Personalo pareigūno pareigybės aprašymas. Kokios yra personalo pareigūno pareigos? Papildomos funkcinės pareigos

Kasdienes personalo pareigūno pareigas reglamentuoja Rusijos Federacijos darbo ministerijos 1998 m. rugpjūčio 21 d. nutarimas. Jame detalizuojamos specialisto atsakomybės sritys, pavaldumo ribos, nurodoma, kokia norminė bazė yra būtina Rusijos Federacijos darbuotojui. personalo skyrius, dokumentacijos pateikimo ir tvarkymo tvarka. Vieningas kvalifikacijų žinynas apibrėžia 17 profesijų, kurios, eidamos tarnybines pareigas, vadovaujasi personalo darbuotojo pareigybės aprašymu. Darbuotojų veiklą reglamentuojančio skyriaus struktūra atsispindi atitinkamuose „Dėl Personalo skyriaus“ nuostatuose.

HR specialistas – pareigos

Personalo skyriaus specialisto pareigybės aprašymas nustato darbo santykių tvarką, pareigų spektrą, darbuotojui priskirtas funkcijas, jam keliamus reikalavimus, reikiamą išsilavinimo lygį ir pavaldumą. Specialistas – asmuo, turintis pakankamą profesinį pasirengimą, išsilavinimą ir ne mažesnę kaip 12 mėnesių patirtį.

Už instrukcijų rengimą ir turinį atsako personalo skyriaus vadovas, jį tvirtina įmonės vadovas. Tai atspindi visas personalo specialisto darbo pareigas. Jų sudėtis, vykdymo taisyklės ir įgaliojimai yra detalizuoti įmonės administraciniuose aktuose, vidaus taisyklėse, federaliniuose ir regioniniuose teisės aktuose. Jie susideda iš šių užduočių atlikimo:

darbuotojų priėmimo ir atleidimo, personalo perkėlimo į kitus personalo padalinius dokumentacija pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso normas ir valdymo įsakymus;
visų lygių - nuo direktoriaus iki budėtojo - darbuotojų veiklos ir asmens duomenų pasikeitimų fiksavimas pagal apskaitos dokumentų standartus su informacinių bazių pakeitimais;
duomenų rinkimas sertifikavimui ir kvalifikacijos kėlimui;
paskatų ir nuobaudų mechanizmo sukūrimas;
asmens bylų kaupimas ir tvarkymas, asmens duomenų rinkimas ir tvarkymas;
darbo knygelių registravimas - įrašų darymas, registravimas, apskaita ir saugojimas;
darbo patirties formavimas;
atostogų stebėjimas ir grafiko kontrolė;
savalaikis dokumentacijos archyvui parinkimas ir jos registravimas;

Personalo specialisto veikla suteikia prieigą prie konfidencialių duomenų – asmens bylų, komercinių paslapčių. Jei dėl darbuotojo veiksmų organizacijai buvo padaryta turtinė ar finansinė žala, jis bus patrauktas atsakomybėn pagal įstatymus.

Personalo specialistas gali atlikti savo pareigas viršvalandžius. Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 152 straipsniu, viršvalandžių tarifą nustato įmonė.

HR inspektorius – darbo pareigos

Kaip teigiama Vieningame kvalifikacijų žinyne, į personalo inspektoriaus pareigas svarstomi pretendentai, turintys vidurinį išsilavinimą, profesinės patirties buvimas neturi reikšmės. Visa personalo inspektoriaus darbo pareigų apimtis yra apibrėžta vidinėse instrukcijose. Tai apima kanceliarinių užduočių atlikimą:

Į personalo inspektoriaus pareigas, be biuro darbų, įeina ir darbuotojų atranka į laisvas darbo vietas pagal profesinius reikalavimus ir bendravimo įgūdžių lygį. Personalo pareigūnas talpina skelbimus spaudoje, interneto portaluose, pateikia prašymą užimtumo centrui, veda pokalbį. Jo užduotis – ne tik atrinkti profesionalą, bet surasti žmogų, kuris lengvai įsilies į kolektyvą ir netaptų konfliktų šaltiniu. Vadovybė gali numatyti inspektoriaus pareigą organizuoti pretendentų konkursą. Atrankos renginius ir išlaikymo kontrolę atsako personalo pareigūnas.

Personalo skyriaus vadovo darbo pareigos

Personalo pareigūnams gali vadovauti tik aukštojo mokslo diplomą turintis darbuotojas, ne mažiau kaip 3 metus dirbęs panašiose pareigose. Jo kandidatūrą nustato tik įmonės vadovas. Valdymo veikla vykdoma remiantis įmonės vidaus įstatais, griežtai laikantis Rusijos darbo ir civilinės teisės bei personalo darbuotojo pareigybės aprašymo. OK vadovas atskaitingas tik aukščiausiai įmonės vadovybei.

Personalo skyriaus vadovo pareigos apima šias pareigas:

personalo politikos reglamentų rengimas;
organizacijos personalo atnaujinimo poreikio įvertinimas;
personalo valdymas pagal įgaliojimus ir kompetenciją;
metodinė ir informacinė pagalba sertifikavimui, jos rezultatų organizavimui ir analizei;
personalo perkėlimo, atleidimo ar įdarbinimo procesų derinimas;
pataisos veikla;
nuolatinis personalo skyriaus specialistų darbo pareigų vykdymo stebėjimas;
užsakymų dėl atlygių ir paskatų vykdymo kontrolė.

Į personalo vadovo pareigas įeina darbo drausmės įtvirtinimo ir komandos motyvacijos didinimo priemonių įgyvendinimas. Vadovas rengia ir tvirtina direktoriui skirtą oficialią informaciją. Vadovybė yra atsakinga už personalo konsultavimą aktualiais personalo klausimais.

OC vadovo profesinį lygį liudija Rusijos Federacijos darbo ir civilinių įstatymų išmanymas, darbuotojų vertinimo metodų išmanymas, įmonės struktūra, popierizmo reikalavimai, priešgaisrinės saugos ir darbo apsaugos standartai.

Instrukciją su personalo pareigūno – viršininko, inspektoriaus ar specialisto – pareigomis pasirašo pretendentas, kreipiantis dėl darbo. Dokumentas surašomas kiekvienai darbuotojų kategorijai pagal standartinį šabloną.

Gerbiamieji kolegos, parašykite, ką personalo darbuotojas turėtų daryti organizacijoje nuo A iki Z, kokius privalomus dokumentus saugoti?

Atsakymas

Atsakymas į klausimą:

Reikalavimai personalo pareigūno darbo pareigoms numatyti Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikaciniame žinyne, patvirtintame Rusijos darbo ministerijos 1998 m. rugpjūčio 21 d. nutarimu Nr. 37 ( žr. žemiau esančiame tekste ).

HR darbuotojo pareigos gali skirtis priklausomai nuo organizacijos. Kai kur personalo pareigūno funkcionalumas gali būti išplėstas vadovybės nuožiūra.

Paprastai žmogiškųjų išteklių darbuotojo pareigos apima:

Įmonės ir jos padalinių personalo priežiūra ir apskaita pagal suvienodintas pirminės apskaitos dokumentacijos formas.
Darbuotojų priėmimo, perkėlimo ir atleidimo registravimas vadovaujantis darbo teisės aktais, įmonės vadovo nuostatais ir įsakymais, taip pat kita nustatyta personalo dokumentacija.
Darbuotojų asmens bylų formavimas ir tvarkymas, jų pakeitimų, susijusių su darbine veikla, darymas.
Reikalingos medžiagos kvalifikavimui, atestavimui, konkursų komisijoms rengimas ir darbuotojų skyrimas paskatinimams ir apdovanojimams.
Darbo knygelių pildymas, įrašymas ir saugojimas, darbo stažo skaičiavimas, darbuotojų esamos ir buvusios darbinės veiklos pažymų išdavimas.
Darbo knygose daro įrašus apie darbuotojų paskatinimus ir apdovanojimus.
Įvesdama informaciją apie kiekybinę, kokybinę darbuotojų sudėtį ir jų judėjimą į duomenų banką apie įmonės personalą, stebi jo savalaikį atnaujinimą ir papildymą.
Veda darbuotojų atostogų suteikimo apskaitą, stebi reguliarių atostogų grafikų rengimą ir laikymąsi.
Pensijų draudimo kortelės įregistravimas, kiti dokumentai, reikalingi pensijoms įmonės darbuotojams ir jų šeimoms skirti, išmokoms ir kompensacijoms nustatyti.
Darbuotojų kaitos priežasčių tyrimas, dalyvavimas kuriant priemones jai mažinti.
Dokumentų rengimas pasibaigus nustatytiems einamojo saugojimo terminams deponuoti archyve.
Atlikti rinkimo darbus organizacijose reikiamų profesijų personalas,
specialybes ir kvalifikacijas.
Dalyvaukite įdarbinant, atrenkant ir įdarbinant personalą.
Atlikti darbo ir profesinės kvalifikacijos tyrimą ir analizę
personalo struktūros organizacijose ir jos padaliniai, nustatyta dokumentacija apie
personalo įrašai, susiję su įdarbinimu, perkėlimu, įdarbinimu ir atleidimu
darbuotojai, darbuotojų atestavimo rezultatai ir jų verslo savybių įvertinimas, siekiant
esamų ir būsimų personalo poreikių nustatymas, pasiūlymų rengimas
laisvų darbo vietų užpildymas ir rezervo paaukštinimui sudarymas.
Dalyvauti darbo rinkos tyrimuose, siekiant nustatyti pasitenkinimo šaltinius
darbuotojų poreikių, tiesioginių ryšių su švietimo įstaigomis užmezgimas ir palaikymas,
kontaktai su organizacijose panašus profilis.
Informuokite darbuotojus organizacijose apie laisvas darbo vietas.
Dalyvauti kuriant ilgalaikius ir esamus darbo planus.
Stebėti jaunųjų specialistų įdarbinimą ir įdarbinimą ir
jaunieji darbuotojai pagal mokymo įstaigoje įgytą profesiją ir
specialybę, atlieka praktiką, dalyvauja adaptacijos darbuose
naujai samdomi darbuotojai gamybinei veiklai.
Dalyvauti rengiant pasiūlymus dėl personalo tobulinimo, verslo planavimo
karjeros, mokymo ir personalo tobulinimo, taip pat veiklos vertinimo srityje
mokymas.
Dalyvauti darbo organizavime, metodiniame ir informavime
kvalifikacijos, atestavimo, konkurso komisijų teikimas, jų registravimas
sprendimus.
Išanalizuoti darbo drausmės būklę ir darbuotojų veiklą
organizacijose Darbo reglamentas, personalo judėjimas, dalyvauti kuriant
apyvartos mažinimo ir darbo drausmės gerinimo priemonės.
Stebėti priėmimo, perkėlimo ir atleidimo iš darbo tvarkymą laiku
darbuotojai, išduodantys pažymas apie esamą ir buvusią darbo veiklą,
darbo knygelių saugojimo ir pildymo, dokumentų rengimo taisyklių laikymasis
išmokų ir kompensacijų nustatymas, darbuotojų pensijų registravimas ir kitos nustatytos
personalo dokumentaciją, taip pat atitinkamos informacijos įvedimą į duomenų banką
personalas organizacijose.
Paruoškite nustatytas ataskaitas.

Dėl antrojo klausimo:

Nėra vieno sąrašo dokumentų, kurie turėtų būti žmogiškųjų išteklių skyriuje: kiekviena organizacija turi savo. Tačiau Darbo kodekse įvardijami dokumentai, kuriuos privalo turėti personalo skyrius (pavyzdžiui, darbo sutartis, atostogų grafikas, vietos teisės aktai).

Todėl privalomi personalo skyriaus dokumentai apima:

1. Darbo sutartis. Remiantis str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 56 straipsniu, darbo sutartis yra darbdavio ir darbuotojo susitarimas, pagal kurį darbdavys įsipareigoja suteikti darbuotojui darbą tam tikrai darbo funkcijai atlikti, laiku ir visą darbo užmokestį mokėti ir darbuotojas įsipareigoja asmeniškai atlikti šia sutartimi nustatytą darbo funkciją ir laikytis vidaus darbo tvarkos taisyklių.

2. Darbo įrašai. Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 straipsniu, jie yra pagrindinis dokumentas apie darbuotojo darbo veiklą ir stažą. Visi darbdaviai (išskyrus darbdavius – asmenis, kurie nėra individualūs verslininkai) privalo vesti darbo knygeles kiekvienam darbuotojui, pas juos išdirbusiam ilgiau nei penkias dienas, jeigu šis darbas darbuotojui yra pagrindinis. Primename, kad darbo knygų tvarkymo ir saugojimo tvarka patvirtinta Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. įsakymu Nr. 225 „Dėl darbo knygelių“. Tuo pačiu metu įrašų knygose teisingumą nustato Darbo knygelių pildymo instrukcijos, patvirtintos Rusijos darbo ministerijos 2003 m. spalio 10 d. nutarimu Nr. 69.

3. Kvitų ir išlaidų knygelė dėl darbo knygų blankų ir įdėklų joje apskaitos, taip pat Darbo judėjimo apskaitos knyga knygos ir intarpai jose. Šios knygos turi būti sunumeruotos, suraižytos, patvirtintos organizacijos vadovo parašu, taip pat užantspauduotos vaško antspaudu arba antspauduotos (Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo taisyklių 41 punktas).

4. Personalo ir atostogų grafikas. Prievolė sudaryti atostogų grafiką nekelia abejonių, tai tiesiogiai nurodyta 2005 m. 123 Rusijos Federacijos darbo kodeksas. Tačiau Darbo kodeksas nenumato privalomo personalo lentelės tvarkymo, nors jos forma Nr. T-3 buvo patvirtinta Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu Nr. 1.

2013-01-01 įsigaliojo naujas federalinis įstatymas 2011-12-06 Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“ ir kiekviena organizacija turi teisę kurti savo pirminių apskaitos dokumentų formas. Privalomos suvienodintos formos liks tik biudžetinėms organizacijoms.

Tačiau reguliavimo institucijos ir teismai beveik visada paprašo šio dokumento nagrinėdami darbo ginčus. Personalo lentelės buvimas ir jos pakeitimai leidžia mums pateisinti darbuotojų atleidimą iš darbo, siekiant sumažinti darbuotojų skaičių ar personalą. Personalo lentelė leis darbdaviui numatyti savo išlaidas, susijusias su darbuotojų apmokėjimu.

5. Laiko žiniaraštis. Kiekvienoje organizacijoje turi būti saugomas darbo laiko apskaitos žiniaraštis, remiantis 2 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 straipsnis, įpareigojantis darbdavį tiksliai registruoti kiekvieno darbuotojo dirbtą darbo laiką.

6. Personalo asmeninės kortelės ir užsakymai.Šių dokumentų formos nustatytos Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. dekretu Nr. 1. Asmens kortelė (forma T-2) reikalinga dėl Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklių reikalavimų, kadangi darbdavys joje dubliuoja darbo knygelės įrašus ir privalo su kiekvienu tokiu įrašu supažindinti darbuotoją (12 punktas). Be to, šiame dokumente yra darbuotojo asmens duomenys, todėl jie turi būti saugomi seife, kad pašaliniai asmenys prie jų negalėtų susipažinti.

Taip pat privalomi užsakymai (dėl įdarbinimo (formos T-1, T-1a), perkėlimo (formos T-5, T-5a), paaukštinimo (formos T-11, T-11a) ir kt.), nes jų pagrindu darbuotojui suteikiamos atostogos, jis siunčiamas į komandiruotę, buhalterija apskaičiuoja ir atlieka mokėjimus ir kt.

7. Įsakymai dėl pagrindinės veiklos. Pirma, tokie įsakymai turi būti laikomi atskirai nuo įsakymų personalui, antra, juose turi būti vadovo parašas ir kai kuriais atvejais patvirtinimo vizos.

8. Darbuotojų pareiginiai aprašymai. Darbo kodekse apie pareigybių aprašymus neužsimenama, nors jie yra neatsiejama darbo santykių reguliavimo priemonė. Rostrud 2007-09-08 rašte Nr.3042-6-0 pažymėjo, kad tai ne tik formalus dokumentas, o dokumentas, apibrėžiantis darbuotojo užduotis, kvalifikacinius reikalavimus, funkcijas, teises, pareigas ir pareigas. Be to, šis skyrius rekomendavo juos parengti kiekvienai etatų lentelėje pateiktai pareigybei (taip pat ir laisvai), pažymint, kad pareigybės aprašymas gali būti arba darbo sutarties priedas, arba atskiras dokumentas.

9. Audito žurnalas. Pareiga tvarkyti šį žurnalą nustatyta 2008 m. 2008 m. gruodžio 26 d. Federalinio įstatymo Nr. 294-FZ „Dėl juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių apsaugos vykdant valstybės kontrolę (priežiūrą) ir savivaldybių kontrolę“ 16 str. Tokiame žurnale reguliavimo institucijos įrašo atliktą patikrinimą. Standartinė žurnalo forma patvirtinta Rusijos ekonominės plėtros ministerijos 2009 m. balandžio 30 d. įsakymu Nr. 141. Atminkite, kad žurnalas turi būti susiūtas, sunumeruotas ir patvirtintas juridinio asmens arba individualaus verslininko antspaudu.

10. Žurnalas darbuotojams, išvykstantiems į komandiruotes iš siunčiančios organizacijos (paraiška Nr). Žurnalas darbuotojams, atvykusiems į organizaciją, į kurią jie yra komandiruoti(Priedas Nr. 3). Pareiga tvarkyti šiuos žurnalus nustatyta Darbuotojų, išvykstančių į komandiruotes iš siunčiančiosios organizacijos ir atvykusių į organizaciją, į kurią jie siunčiami, registravimo tvarka, patvirtinta Rusijos sveikatos ir socialinės plėtros ministerijos rugsėjo 11 d. 2009 Nr.739n.

11. Vietos taisyklės. Tai gana didelis dokumentų blokas, nes būtent šiais aktais darbdavys reguliuoja savo veiklą ir tam tikrus procesus įmonės viduje. Tačiau vietiniai reglamentai organizacijoje gali būti arba nebūti. Tačiau yra aktų, kuriuos darbdavys privalo parengti ir įgyvendinti bet kurioje organizacijoje:

- Vidaus darbo taisyklės- pirmasis ir svarbiausias lokalinis norminis aktas, reglamentuojantis darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo tvarką, pagrindines darbo sutarties šalių teises, pareigas ir atsakomybę, darbo laiką, poilsio laiką, darbuotojams taikomas skatinimo ir nuobaudas bei kitus klausimai, reglamentuojantys darbo santykius su konkrečiu darbdaviu (Rusijos Federacijos darbo kodekso 189 straipsnis). Jo prašoma beveik bet kokio pobūdžio darbo ginčuose.

- Darbo apmokėjimo nuostatai(papildomai galima surašyti atskirą nuostatą dėl priedų, jei darbo apmokėjimo nuostatuose ar vidaus darbo reglamentuose nėra priedų, priedų ir papildomų išmokų skyriaus). Tai būtina pagal str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 135 str., pagal kurį nustatomos darbo užmokesčio sistemos, įskaitant tarifų tarifus, atlyginimus (oficialius atlyginimus), papildomus mokėjimus ir kompensacinio pobūdžio priedus, įskaitant už darbą, kurio sąlygos skiriasi nuo įprastų, papildomų priemokų ir paskatų sistemos. priedų ir premijų sistemos nustatomos kolektyvinėmis sutartimis, sutartimis ir vietiniais teisės aktais.

- Asmens duomenų saugojimo ir apsaugos nuostatai. Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 87 straipsniu, darbdavys turi turėti vietinį aktą, nustatantį darbuotojų asmens duomenų saugojimo ir naudojimo tvarką.

Taigi aukščiau išvardinome visus dokumentus, kurie turėtų būti bet kuriame personalo skyriuje. Tačiau yra ir tokių, kurios kuriamos ir tvirtinamos tik konkrečioje organizacijoje, priklausomai nuo veiklos specifikos. Taigi, be vietinių norminių aktų, gali būti parengtos nuostatos dėl komercinių paslapčių, tarnybinių tyrimų, atestavimo, bandomųjų laikotarpių ir kt. Be to, priklausomai nuo darbo sąlygų, pamainų grafikas, pareigybių sąrašas darbuotojams, dirbantiems nereguliariai darbo valandas ir kt. sutartys gali atsirasti dėl kolektyvinės ar individualios finansinės atsakomybės ir pan.

1. dokumentų registravimo žurnalų blankai;

Vykdydamos savo veiklą organizacijos tvarko įvairius apskaitos ir registravimo žurnalus, taip pat ir tiesiogiai personalo skyriuje.

Žurnalų tvarkymas padeda, jei reikia, palengvinti reikiamos informacijos paiešką arba atlikti bet kokios analizės pasirinkimą.

Daugiau informacijos apie žurnalus, jų paskirtį, privalomą priežiūrą ir saugojimo terminus rasite lentelėje žemiau.

Žurnalo dizaino pavyzdžius galite peržiūrėti paspaudę nuorodas:

Privaloma

Išsami informacija Personalo sistemos medžiagoje:

1. Atsakymas:Kaip personalo tarnyboje sudaryti atvejų sąrašą

Bylų nomenklatūros paskirtis

Paprastai bylų sąrašas sudaromas kaip vienas dokumentas visai organizacijai. Be to, jame yra atskirų skyrių nomenklatūros. Pavyzdžiui, biuras, sekretoriatas, finansų skyrius, administracijos skyrius, žmogiškųjų išteklių skyrius.

Bylų sąrašų rūšys

Yra trijų tipų bylų nomenklatūra: standartinė, apytikslė ir individuali.

Standartinėje bylų nomenklatūroje pateikiamas privalomas bylų, kurios pradedamos panašiose organizacijose, sąrašas. Paprastai standartinė nomenklatūra kuriama institucijose, kurios turi platų pavaldžių organizacijų tinklą.

Apytikslė bylų nomenklatūra pagal paskirtį yra panaši į standartinę nomenklatūrą. Jis taip pat kuriamas to paties tipo organizacijoms, tačiau yra tik patariamojo pobūdžio. Tai reiškia, kad pavaldžioms įmonėms suteikiama teisė pačioms nuspręsti, ar priimti dokumentą kaip pavyzdį, ar sukurti savo darbo eigos schemą.

Kiekviena organizacija kuria individualią bylų nomenklatūrą. Šiuo atveju bylų antraštės ir dokumentų saugojimo terminai į jį visiškai perkeliami iš standartinės arba apytikslės nomenklatūros. Jei organizacija neturi standartinės ar apytikslės bylų nomenklatūros, ji savarankiškai kuria individualią nomenklatūrą.

Šios bylų nomenklatūros rūšys yra numatytos Valstybės Dūmos patvirtintoje Valstybės biudžetinėje švietimo įstaigoje.

Bylų sąrašo patvirtinimo terminai

Bylų nomenklatūra turi būti parengta ir patvirtinta organizacijoje kiekvienų kalendorinių metų pabaigoje, o įsigalioti nuo kitų metų sausio mėnesio. Paprastai už nomenklatūros kūrimą yra atsakinga organizacijos dokumentų tvarkymo tarnyba (biuras, sekretoriatas). Pagrindinis šiam struktūriniam padaliniui vadovaujančio pareigūno uždavinys – iš visų organizacijos padalinių surinkti būsimos vieningos nomenklatūros dalis, jas apibendrinti, atlikti reikiamus pakeitimus ir suteikti dokumentui nustatytą formą. Tada dokumentas turi būti suderintas su įmonės ekspertų komisija ir archyvų tarnyba (dokumento vertei nustatyti organizacijoje sudaroma ekspertų komisija, kurią paprastai sudaro etatiniai darbuotojai). Bylų nomenklatūros projektui gavus specialistų pritarimą, biuro valdymo tarnybos vadovas turi pasirašyti. Galutinėje versijoje dokumentą turi patvirtinti organizacijos vadovas, uždėdamas patvirtinimo antspaudą.

Personalo aptarnavimo reikalų nomenklatūra

Bylų sąrašo pildymas

Stulpelius pildykite tokia seka - Nr. 1, Nr. 2, Nr. 4, Nr. 5. Duomenis stulpelyje Nr. 3 įveskite paskutiniai, būtent kalendorinių metų pabaigoje, kai tiksliai nurodytas saugyklų skaičius vienetai (tomai, aplankai, knygos, žurnalai) tampa žinomi ).

Bylų sąrašo stulpelis Nr

Nomenklatūros stulpelyje Nr.1 įrašykite kiekvieno atvejo rodykles. Rodyklė susideda iš dviejų dalių: struktūrinio padalinio numerio (kodas) pagal organizacijos personalo lentelę ir personalo tarnyboje suformuoto bylos eilės numerio. Atvejų indeksai žymimi arabiškais skaitmenimis. Pavyzdžiui, 05-07, kur 05 – personalo tarnybos kodas pagal personalo lentelę, 07 – bylos (aplanko) eilės numeris pagal bylų nomenklatūrą. Rodyklės skaičių grupes atskirkite brūkšneliu. Vėliau bylų rodykles iš nomenklatūros perkelti į aplankų (segtuvų) stuburus, o teikiant bylas į archyvą – į bylos viršelį. Bylos, kuriose yra problemų, kurios nebuvo išspręstos per vienerius metus, turėtų būti įtrauktos į kitų metų sąrašą su tuo pačiu indeksu. Tokie atvejai yra, pavyzdžiui, asmeninės kortelės, darbo knygos ir apskaitos žurnalai.

Bylų sąrašo stulpelis Nr

Nomenklatūros stulpelyje Nr.2 nurodykite visų dokumentų, su kuriais dirbate (gaunamų, siunčiamų, vidinių), bei informacinės ir registracijos medžiagos (kortelių bylos, žurnalai (knygos) apskaitai ir išdavimui) bylų (aplankų) antraštes. dokumentus). Į nomenklatūrą neįtraukti spausdintų leidinių pavadinimų (biuletenių, tarifų ir kitos informacinės medžiagos).

Išdėstykite bylų antraštes tam tikra seka. Ši seka priklauso nuo į bylą įtrauktų dokumentų svarbos. Pirmiausia išvardykite bylų, kuriose yra organizacinė dokumentacija, pavadinimus – Personalo skyriaus nuostatai ir darbuotojų pareigybių aprašymai. Toliau įveskite bylų, kuriose yra administracinė dokumentacija, antraštes - įsakymus dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo ir atleidimo iš darbo, nuobaudas, paskatinimus, komandiruotes. Tada nurodykite bylų antraštes su apskaitos ir informaciniais dokumentais - personalo grafikai, asmens kortelės, atostogų grafikai, į komandiruotes išsiųstų darbuotojų žurnalai ir kt. Sąrašą pildykite oficialia vidine korespondencija (ataskaitomis, aiškinamaisiais raštais, pareiškimais).

Redaktoriaus patarimas : surašę visų esamų nomenklatūroje esančių bylų pavadinimus, stulpelyje Nr.1 įdėkite dar kelis indeksus kaip atsarginius numerius, o stulpelyje Nr.2 palikite laisvos vietos. Tai būtina atsižvelgiant į naujus, anksčiau nenumatytus atvejus, kurie per metus gali iškilti personalo tarnyboje.

Bylų nomenklatūros stulpelis Nr

Nomenklatūros stulpelyje Nr. 4 nurodykite kiekvienos bylos saugojimo terminą ir patvirtintų atitinkamų straipsnių numerius. Pildydami šį stulpelį nepamirškite, kad nomenklatūroje turi būti visų per metus pradėtų bylų antraštės. Tuo pačiu metu darbuotojų asmens bylas, neatsižvelgiant į jų skaičių, įveskite į nomenklatūrą kaip vieną arba dvi bylas, pavyzdžiui, „Vadovybės darbuotojų asmens bylos“ ir „Darbuotojų asmeninės bylos“. Šio skirstymo pagrindas – skirtingi saugojimo terminai: vadovų asmens bylos saugomos nuolat, o darbuotojų asmens bylos turi ribotą laikotarpį – 75 metus (patvirtintas sąrašas). Viena vertus, į nomenklatūrą įtraukite asmenines darbuotojų korteles, taip pat darbo knygas. Savarankiškas reikalas nomenklatūroje bus kiekvienas personalo skyriaus tvarkomas žurnalas ar apskaitos knyga.

Bylų sąrašo stulpelis Nr

Nomenklatūros stulpelyje Nr.5 daryti pastabas apie bylų steigimą, apie bylų perdavimą, apie bylų skyrimą sunaikinti, apie asmenis, atsakingus už bylų formavimą, apie bylų perdavimą kitai organizacijai, Pvz., užrašas gali atrodyti taip: „Byla atidaryta 2006-01-13“, „Dokumentų originalai saugomi bendrame skyriuje“ ir tt Tokie ženklai gali būti dedami per visą dokumento galiojimo laiką. daiktas.

Bylų skaičiaus suvestinė

Pasibaigus kalendoriniams metams, organizacijos dokumentų tvarkymo tarnyba (kita tarnyba, atsakinga už bylų nomenklatūros sudarymą) turi surašyti galutinį atidarytų nuolatinio ir laikinojo saugojimo bylų (tomų, dalių) skaičiaus įrašą (GSDOU, patvirtintas). ).

Nina Kovyazina,
Rusijos sveikatos apsaugos ministerijos Švietimo ir žmogiškųjų išteklių departamento direktoriaus pavaduotojas

2. Atsakymas:Kokius apskaitos ir registracijos žurnalus reikia vesti personalo tarnyboje

Žurnalų rūšys

Vykdydamos savo veiklą, organizacijos tvarko įvairius apskaitos ir registracijos žurnalus, taip pat tiesiogiai personalo tarnyboje. Apskritai visų žurnalų tikslas yra vesti įrašus ir struktūrizuoti bet kurį iš šių dalykų:

Žurnalų tvarkymas padeda, jei reikia, palengvinti reikiamos informacijos paiešką arba atlikti bet kokios analizės pasirinkimą. Pavyzdžiui, galite greitai nustatyti, kada paskutinį kartą atvyko inspektorius iš Rostrudo.

Visus personalo tarnybos naudojamus apskaitos ir registracijos žurnalus galima suskirstyti:

privaloma priežiūrai;
į rekomenduojamą.

Pagrindinė įmonės personalo skyriaus užduotis – darbas su personalu. Jei į tai neįsigilinsi, gali atrodyti, kad personalo pareigūno funkcijos apsiriboja dokumentų tvarkymu. Bet ar tikrai taip? Šiame straipsnyje panagrinėsime pagrindinius klausimus apie personalo darbuotojo darbą: pareigas, funkcionalumą, teises ir pareigas.

Iš straipsnio sužinosite:

Personalo pareigūno darbo pareigos

Žodis „personalo pareigūnas“ yra tvirtai įsitvirtinęs įmonės leksike - beveik kiekvienoje įmonėje yra darbuotojas, kuris taip vadinamas. Be to, personalo pareigūno funkcionalumas įvairiose įmonėse gali skirtis. Vienur į jo pareigas įeina tik dokumentacijos rengimas, kitur – generalistas, užsiimantis personalo paieška, atranka, mokymu ir integravimu.

Taip yra todėl, kad „personalo pareigūnas“ yra apibendrintas kasdienis pavadinimas visai specialybių šeimai. Vieningame Kvalifikacijų žinyne (patvirtintas 1998 m. rugpjūčio 21 d. nutarimu Nr. 37) personalo reikalams priskirta 17 profesijų. Juos vienija panašūs kvalifikaciniai reikalavimai, tačiau detaliau personalo darbuotojo pareigos priklauso nuo konkrečios įmonės specifikos, darbuotojų skaičiaus, personalo valdymo politikos ir daugelio kitų faktorių.

Be to, nuo 2015 metų galioja profesinis standartas „Žmogiškųjų išteklių valdymo specialistas“ (įteisintas 2015 m. spalio 6 d. įsakymu Nr. 691n), kuriame, be kita ko, aprašomos ir funkcinės pareigos.

Išvardinti dokumentai yra pagrindas formuojant personalo skyriaus pareigybių aprašymus ir reikalavimus konkrečias pareigas užimantiems darbuotojams.

Mokymo programas rengia gerbiami darbo santykių srities ekspertai. Įgijęs papildomą profesinį išsilavinimą, galėsite pasirengti naujiems VMI, Roskomnadazor ir prokuratūros patikrinimų formatams, surašyti dokumentus pagal naujus Rostrud reikalavimus, atleisti darbuotojus be pretenzijų ir teisminių ginčų, daug daugiau.

Apibendrinant galima pasakyti, kad tai, ką dirba personalo pareigūnas, galima suskirstyti į kelias dideles kategorijas:

Dokumentų srauto organizavimas ir priežiūra:

Įdarbinimo, perkėlimo ir atleidimo iš darbo registravimas (užsakymų ruošimas, darbo knygelių ir asmens kortelių tvarkymas ir saugojimas).
Darbo valandų įrašymas į darbo laiko apskaitos žiniaraščius, atostogų, komandiruočių, nedarbingumo atostogų suteikimas.
Atostogų grafiko sudarymas ir laikymasis.
Privalomų ataskaitų rengimas ir teikimas reguliavimo institucijoms.

Personalo formavimas:

Personalo situacijos įmonėje analizė, personalo poreikių nustatymas.
Dalyvavimas formuojant personalo ir personalo politiką.
Darbuotojų paieška ir apklausa, personalo rezervo formavimas.

Darbas su personalu:

Personalo tobulinimo veiklų efektyvumo vertinimas, kūrimas ir įgyvendinimas.
Sertifikatų vykdymas.
Komandos formavimo ir kitų įmonių renginių organizavimas.

Kokios pareigos yra personalo skyriuje?

Kiekviena iš aprašytų kategorijų apima daug darbo, kuriam reikia specialių žinių ir įgūdžių. Vienam žmogui sunku iš karto susidoroti su viskuo. Žmogiškųjų išteklių skyrius (HR) paprastai vienija kelis specialistus:

Viršininkas gerai. Jis koordinuoja tarnybos darbą, vadovauja skyriaus specialistams, kontroliuoja jų veiklą. Atsiskaito įmonės vadovui.
HR inspektorius. Šis specialistas dažniausiai yra atsakingas už biuro darbą ir kitus dokumentus.
Žmogiškųjų išteklių vadybininkas. Į šio personalo pareigūno darbo pareigas įeina darbas su personalu: paieška, atranka, motyvacijos didinimo priemonės.

Kaip saugiai išspręsti septynias amžinas personalo pareigūnų problemas. Valentinos Andreevos atsakymai

Kaip suprasti, kiek personalo specialistų reikia įmonei? Įstatymas niekaip neriboja darbdavių – galite suburti didelę tarnybą darbui su personalu arba apsiriboti vienu generaliniu specialistu darbui visu ar ne visą darbo dieną. Arba galite pasinaudoti Darbo ministerijos rekomendacija (1991 m. lapkričio 14 d. nutarimas Nr. 78), kurioje pateikiami tokie standartai įmonėms, turinčioms darbuotojų:

Iki 500 žmonių – 1 darbuotojas ne visą darbo dieną.
500-2000 žmonių – 1 darbuotojas.
2000-4000 žmonių – 2 darbuotojai (toliau +1 specialistas 3000 žmonių).

Kai kurie vadovai mano, kad pagrindinės personalo pareigūno pareigos įmonėje apima karinę darbuotojų registraciją. Bet tai netiesa. 2006 m. lapkričio 27 d. Vyriausybės potvarkis Nr. 719 numato šiam darbui turėti atskirus specialistus, jeigu kariuomenėje registruotų darbuotojų skaičius viršija 500 žmonių. Tai gali būti darbas ne visą darbo dieną, tačiau funkcijos turėtų būti diferencijuotos.

Personalo pareigūno pareigybės aprašymas

Įstatymiškai patvirtinto DI personalo specialistui nėra – kiekvienas darbdavys sprendžia, ką personalo specialistas veikia savo įmonėje, atsižvelgdamas į savo ekonominės veiklos tikslus ir uždavinius. Būtina sąlyga – atitikti profesinį standartą ir Kvalifikacijos vadovo nuostatas.

Siūlome jums standartinį personalo skyriaus pareigybės aprašymo pavyzdį, kuriuo galėsite remtis ir pritaikyti savo įmonėje.

Reikalavimai personalo pareigūnui priimant į darbą

Minimalūs profesiniai reikalavimai OK darbuotojui nustatomi Kvalifikacijos žinyne ir Profesijos standartu. Kriterijų rinkinys priklauso nuo pareigų, į kurias pretenduoja kandidatas, ir jos numatytų pareigų.

Paprastiems darbuotojams keliami ne tokie griežti reikalavimai. Taigi, pretendentui į personalo inspektoriaus pareigas būtinas minimalus vidurinis arba vidurinis specializuotas išsilavinimas, specializuotas profesinis mokymas (kursai) ir 3 metų darbo su personalu srityje patirtis.

HR darbuotojų teisės ir pareigos

Tarnybinės personalo pareigūno pareigos organizacijoje daugiausia lemia jo teises. Paprastai jie nurodomi pareigybės aprašyme. Paprastai tai yra:

Teisė teikti siūlymus dėl personalo darbo pertvarkymo įmonės vadovui.
Teisė susipažinti su asmenine informacija, reikalinga tarnybinėms pareigoms atlikti.
Teisė atstovauti organizacijos interesus prieš reguliavimo institucijas.

Personalo darbuotojo atsakomybės apimtis, kaip taisyklė, riboja DI ir vidaus taisyklės. Taigi personalo specialistas gali būti atsakingas už:

Turtinės žalos padarymas darbdaviui (dalinė atsakomybė).
Asmens duomenų konfidencialumo pažeidimas.
Reikalingų ataskaitų klaidos arba jų nepateikimas laiku.
Darbo drausmės ir VTR taisyklių pažeidimas.

Pareigų nevykdymas personalo skyriuje.

_____________

(įmonės pavadinimas)

ATTVIRTAU

________________________________

(juridinio asmens organas (steigėjai)

________________________________

(asmuo, įgaliotas tvirtinti

DARBO APRAŠYMASHR inspektorius 00.00.0000 № 00

________________________________

darbo aprašymas)

____________________________________

(parašas) (pavardė, inicialai)

aš. Bendrosios nuostatos

1. HR inspektorius priklauso specialistų kategorijai.

2. Asmuo, turintis vidurinį profesinį išsilavinimą, nereikalaujantis darbo stažo arba pradinio profesinio išsilavinimo, specialų pasirengimą pagal nustatytą programą ir ne trumpesnį kaip 3 metų darbo stažą, iš jų ne trumpesnį kaip 1 metus toje įmonėje. priimtas į personalo inspektoriaus pareigas.

3. Personalo inspektorius į darbą priima ir atleidžia direktorius organizacijose.

4. Personalo inspektorius turi žinoti:

- įstatyminiai ir norminiai teisės aktai, apskaitos ir personalo judėjimo dokumentacijos tvarkymo metodinė medžiaga;

- darbo teisės aktai;

- įmonės struktūra ir personalas;

- įmonės darbuotojų darbo knygelių ir asmens bylų registravimo, tvarkymo ir saugojimo tvarka;

- darbuotojų profesijų ir pareigybių pavadinimų, bendros ir tęstinio darbo stažo, išmokų, kompensacijų nustatymo, darbuotojų pensijų registravimo tvarka;

- personalo judėjimo fiksavimo ir nustatytų ataskaitų sudarymo tvarka;

- duomenų banko apie įmonės personalą tvarkymo tvarka;

- biuro darbo pagrindai;

- kompiuterinių technologijų, ryšių ir ryšių priemonės;

- vidaus darbo reglamentai;

- darbo apsaugos, saugos, pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės saugos taisyklės ir reglamentai.

5. Personalo inspektorius savo veikloje vadovaujasi:

- Rusijos Federacijos teisės aktai,

- organizacijos įstatai,

- įsakymus ir nurodymusdarbuotojai, kuriems jis yra pavaldus pagal šį nurodymą,

- šį darbo aprašymą,

- Organizacijos vidaus darbo taisyklės,

- __________________________________________________.

6. HR inspektorius Atsiskaito tiesiogiai personalo skyriaus vadovui.

7. Personalo inspektoriaus nesant (komandiruotės, atostogų, ligos ir kt.) jo pareigas atlieka nustatyta tvarka organizacijos direktoriaus paskirtas asmuo, kuris įgyja atitinkamas teises, pareigas ir atsako už jam pavestų pareigų vykdymą.

8. __________________________________________________________.

II. Darbo pareigos.

HR inspektorius:

Veda įmonės ir jos padalinių personalo apskaitą pagal suvienodintas pirminės apskaitos dokumentacijos formas.
Rengia darbuotojų priėmimą, perkėlimą ir atleidimą iš darbo pagal darbo teisės aktus, įmonės vadovo nuostatus ir įsakymus bei kitą nustatytą personalo dokumentaciją.
Formuoja ir tvarko darbuotojų asmens bylas, atlieka jose pakeitimus, susijusius su darbine veikla.
Rengia reikalingą medžiagą kvalifikacijai, atestacijai, konkursų komisijoms ir darbuotojų pristatymui paskatinimams bei apdovanojimams.
Pildo, apskaito ir saugo darbo knygeles, skaičiuoja darbo stažą, išduoda pažymas apie esamą ir buvusią darbuotojų darbinę veiklą.
Darbo knygose daro įrašus apie darbuotojų paskatinimus ir apdovanojimus.
Suveda informaciją apie kiekybinę, kokybinę darbuotojų sudėtį ir jų judėjimą į duomenų banką apie įmonės personalą, stebi, ar jis laiku atnaujinamas ir papildomas.
Veda darbuotojų atostogų suteikimo apskaitą, stebi reguliarių atostogų grafikų rengimą ir laikymąsi.
Rengia pensijų draudimo korteles ir kitus dokumentus, reikalingus pensijų skyrimui įmonės darbuotojams ir jų šeimoms, išmokoms ir kompensacijoms nustatyti.
Tyrinėja darbuotojų kaitos priežastis ir dalyvauja kuriant priemones jai mažinti.
Pasibaigus nustatytiems einamojo saugojimo terminams, rengia dokumentus saugojimui archyve.
Stebi darbo drausmės būklę organizacijos padaliniuose ir darbuotojų vidaus darbo taisyklių laikymąsi.
Rengia nustatytas ataskaitas.

14. Atitinka vidaus darbo reglamentus ir kitus organizacijos vietinius reglamentus.

15. Atitinka darbo apsaugos, saugos, pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės saugos vidaus taisykles ir reglamentus.

16. Užtikrina švarą ir tvarką savo darbo vietoje,

17. Darbo sutarties ribose vykdyti darbuotojų, kuriems jis yra pavaldus, įsakymus pagal šiuos nurodymus.

__________________________________________________________________________.

III. Teisės.

Personalo inspektorius turi teisę:

Pateikite pasiūlymus svarstyti organizacijos direktoriui:

- tobulinti darbą, susijusį su šioje instrukcijoje numatytomis pareigomis,

- jam pavaldžių iškilių darbuotojų paskatinimu,

- dėl jam pavaldžių darbuotojų, pažeidusių gamybos ir darbo drausmę, patraukimo materialinėn ir drausminėn atsakomybėn.

Iš struktūrinių padalinių ir organizacijos darbuotojų reikalauti informacijos, reikalingos jam darbo pareigoms atlikti.

IV. Atsakomybė.

HR inspektorius yra atsakingas šiais atvejais:

1. Už šiame pareigybės aprašyme numatytų tarnybinių pareigų netinkamą atlikimą ar nevykdymą - neviršijant Rusijos Federacijos darbo įstatymų nustatytų ribų.

Už nusikaltimus, padarytus vykdant savo veiklą - neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos administracinių, baudžiamųjų ir civilinių įstatymų nustatytų ribų.

Už materialinės žalos padarymą organizacijai - neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos darbo ir civilinių įstatymų nustatytų ribų.

_____________________________________________________________.

Darbo aprašymas buvo parengtas m

Pagal_________________________________

(dokumento pavadinimas, numeris ir data)

_________________________________________

(darbo pavadinimas)

____________________________________ (parašas) (pavardė, inicialai) 00.00.0000.

SUSITARTA:

Teisės skyriaus vedėjas

__________________________________

(parašas) (pavardė, inicialai)