Competenze professionali nel curriculum di una segretaria d'ufficio. Esempio di curriculum della segretaria. Esperienze professionali e lavorative

In connessione con il cambiamento del posto del segretario nella struttura gestionale di un'azienda moderna, sono comparsi requisiti più elevati per il livello di istruzione dell'assistente segretario, la sua erudizione professionale, capacità di comunicazione e capacità di risolvere vari problemi aziendali. Oggi, la professione di assistente di segreteria richiede che una persona sia altamente preparata, tutta una serie di qualità personali e aziendali, determinate dalle specificità del lavoro di segreteria.

Passiamo ai numerosi annunci che invitano gli assistenti di segreteria a lavorare. Per i candidati a questa posizione sono imposti i seguenti requisiti: conoscenza del lavoro d'ufficio (ciò implica la conoscenza delle regole per la redazione e l'elaborazione delle principali tipologie di documenti gestionali e delle regole di base per l'organizzazione del lavoro con i documenti); Conoscenza del PC (implica la conoscenza di un editor di testo MS Parola, sistemi di fogli di calcolo MS Excel e familiarità generale con il sistema operativo Finestre); conoscenza in una certa misura di una lingua straniera, più spesso inglese, meno spesso tedesco o francese.

In realtà, le qualifiche e gli altri requisiti per i moderni segretari sono molto più ampi. Sfortunatamente, quando assume una segretaria, il manager non è sempre in grado di formulare chiaramente questi requisiti. E la descrizione del lavoro, laddove esiste, non fornisce un quadro completo dei compiti dell'assistente segretario.

Un assistente di segreteria professionista deve possedere determinate conoscenze e abilità e possedere determinate qualità aziendali e personali. La professione di assistente segretario richiede un elevato livello di istruzione di base.

Conoscenze e competenze professionali, necessario per un moderno assistente segretario, può essere diviso in tre gruppi:

1. Conoscenze necessarie al supporto documentale e informativo del management e dell'azienda nel suo insieme. Il vicesegretario deve sapere:

Documenti normativi e metodologici sul supporto documentale del management,

Principi di base dell'organizzazione del flusso di documenti,

Fondamenti di archiviazione,

Programmi applicativi di base

Lingua russa, una o più lingue straniere (a seconda del profilo dell'azienda).

Comporre ed eseguire le principali tipologie e varietà di documenti gestionali;

Organizzare razionalmente il lavoro con documenti gestionali e mantenere un archivio;

Trovare, organizzare e archiviare informazioni;

Utilizzare una macchina da scrivere, un personal computer, una stampante e altri mezzi per comporre, produrre e copiare documenti.

2. Conoscenze necessarie per il supporto comunicativo delle attività dell'azienda e della sua amministrazione:

Regole per condurre una conversazione d'affari;

Principi di organizzazione dell'accoglienza di visitatori, riunioni, viaggi di lavoro;

Mezzi di comunicazione moderni;

Fondamenti di etica professionale.

Sulla base di queste conoscenze, il segretario dovrebbe essere in grado di:

Condurre conversazioni d'affari e conversazioni telefoniche;

Organizzare meeting, presentazioni, viaggi di lavoro;

Utilizzare i moderni mezzi di comunicazione;

Organizzare l'accoglienza dei visitatori e il servizio telefonico;

Pianifica il tuo lavoro, pianifica e fai risparmiare tempo al tuo manager.

3. Conoscenze relative alle principali attività dell'azienda, alla sua struttura interna e alle relazioni esterne:

Principi di organizzazione del lavoro manageriale, fondamenti giuridici della gestione;

Fondamenti di diritto amministrativo, del lavoro e dell'economia;

Atti giuridici e regolamenti che regolano le attività della società e dei suoi dipendenti.

Sulla base di questa conoscenza, il segretario deve essere in grado di garantire l'efficace lavoro del manager.

Per diventare un buon assistente di segreteria, le conoscenze e le competenze da sole non sono sufficienti. È necessario possedere una serie di qualità aziendali e personali che sono parte integrante della professione.

Di base qualità imprenditoriali richiesto dal segretario:

Capacità organizzative: capacità di organizzare il proprio lavoro, il lavoro del proprio manager e il lavoro d'ufficio, la capacità di organizzare riunioni, presentazioni, viaggi di lavoro, ricevimenti di delegazioni e altri eventi;

Responsabilità, affidabilità: capacità di assumersi la responsabilità, utilizzare sempre e solo informazioni attentamente verificate;

Puntualità e diligenza: esecuzione tempestiva e accurata degli ordini, capacità di non dimenticare mai nulla e di non arrivare mai in ritardo per nulla;

Iniziativa e indipendenza: capacità di prendere decisioni indipendenti nell'ambito dei propri poteri, senza attendere istruzioni dal manager su ogni questione;

Devozione all'azienda, lealtà: senso di coinvolgimento negli affari dell'azienda, capacità di mostrare tatto e cautela, capacità di mantenere informazioni riservate;

Capacità di mantenere segreti ufficiali e informazioni riservate;

Lungimiranza: la capacità di anticipare le indicazioni del manager, liberandoti dalla necessità di una pianificazione dettagliata e di una scrupolosa spiegazione dei piccoli dettagli dell’incarico.

Qualità personali necessari per il segretario:

Abilità comunicative, capacità di adattamento: capacità di stabilire facilmente contatti con le persone, passare rapidamente da un tipo di attività all'altra;

Buona volontà, gentilezza, gentilezza, reattività, sincera attenzione alle persone, disponibilità ad aiutare gli altri, soprattutto in situazioni di tensione, in definitiva: la capacità di creare conforto psicologico in ufficio;

Intelligenza: cultura della parola, dell'apparenza, del posto di lavoro;

Tatto, diplomazia: delicatezza, capacità di risolvere con tatto qualsiasi problema, rispondere a qualsiasi domanda senza offendere l'orgoglio dell'interlocutore;

Duro lavoro, coscienziosità;

Modestia, accuratezza;

Curiosità: il desiderio di migliorare costantemente il livello delle proprie conoscenze, padroneggiare aree di attività correlate e tenersi al passo con gli ultimi progressi nel campo del lavoro di segreteria e delle attività dell'azienda.

Quindi, possiamo affermarlo a cavallo tra il XX e il XXI secolo. In Russia è stato formato un nuovo tipo di professione di segretaria: l'assistente segretario, che combina non solo le responsabilità di un vicedirettore e del suo assistente, ma anche molte altre funzioni gestionali. In diverse organizzazioni, le responsabilità dell'assistente segretario variano in modo significativo, ma si può tracciare una tendenza generale: la portata delle loro attività è in costante espansione e il suo ruolo nella struttura gestionale di un'organizzazione moderna è in costante aumento. Allo stesso tempo aumentano anche i requisiti imposti ai candidati per questa posizione.

Un segretario-referente è uno specialista di alta classe impegnato nel lavoro creativo con persone, documenti e informazioni.

Il lavoro di un assistente segretario è caratterizzato dalla diversità dei compiti svolti, da una situazione dinamica, dalla necessità di risolvere rapidamente i problemi e impegnarsi contemporaneamente in diversi tipi di attività. Per questo motivo, al candidato che cerca di trovare lavoro vengono presentati una serie di requisiti personali e aziendali.

Il richiedente può avere seri requisiti di qualificazione (perfetta conoscenza del lavoro d'ufficio, istruzione superiore, conoscenza delle lingue straniere). Pertanto, per essere ascoltati, è importante formattare correttamente il curriculum della propria segretaria.

Responsabilità lavorative

In genere, una segretaria è coinvolta nella pianificazione della giornata lavorativa del suo manager, nelle conversazioni telefoniche e nell'elaborazione delle lettere ricevute tramite posta elettronica e posta ordinaria. Inoltre è responsabile dell'esecuzione delle istruzioni del superiore e della tenuta di un verbale stenografico delle riunioni aziendali.

Informare i dipendenti dell'azienda e i supervisori immediati sui prossimi incontri di lavoro, eventi, scadenze per la presentazione della documentazione e cambiamenti nel programma del calendario è solo una piccola aggiunta ai compiti del segretario.

Requisiti per i candidati

Un candidato alla posizione di segretario esecutivo deve essere socievole, avere un discorso scritto e orale competente, accurato, diligente, attento e conoscere una lingua straniera. Il rapido adattamento al team e la disponibilità a risolvere rapidamente situazioni difficili sono caratteristiche molto apprezzate dal management di aziende rispettabili.

Cosa scrivere nel curriculum di una segretaria-assistente?

Dovresti iniziare a scrivere questo documento elencando le competenze aziendali e personali che saranno utili nella nuova azienda.

Uno dei punti principali del curriculum di una segretaria è l'istruzione ricevuta. Se ti sei laureato alla Facoltà di Lettere e Filosofia con specializzazione in lingue straniere, questo ti aiuterà solo a trovare un lavoro dignitoso più velocemente.

È molto importante descrivere la tua esperienza lavorativa esistente. Dovresti anche menzionare le responsabilità funzionali che dovevi svolgere nelle posizioni precedentemente ricoperte.

Se hai lasciato il tuo ultimo lavoro con dignità, puoi tranquillamente fornire le informazioni di contatto del tuo ex manager. Il dipartimento Risorse umane dell'azienda può verificare le informazioni specificate nel curriculum della segretaria e il tuo ex capo faciliterà sicuramente la rapida considerazione della tua candidatura.

Le lettere di raccomandazione di lavori passati saranno un'ottima aggiunta al tuo curriculum.

Esempio di curriculum

Sopra abbiamo descritto le principali informazioni che dovrebbero essere incluse nel curriculum della segretaria, di cui ora dimostreremo un esempio.

Nome completo: Pavlenko Oksana Viktorovna.

Obiettivo: ottenere la posizione di assistente segretario nella società “Technology X”.

Data di nascita: 06/12/1969.

Numero di telefono di contatto: xxx-xx-xx-xx.

Istruzione:

1980-1984 - Università pedagogica statale di Mosca, specializzata in psicologia dell'educazione.

2001-2006 - Corsi di perfezionamento per le lingue francese e inglese presso KhSU.

Esperienza:

1985-2009 - Banca commerciale "Vena d'Oro". Posizione ricoperta: vicedirettore, assistente segretario. Responsabilità: trattative con partner stranieri, mantenimento della documentazione d'ufficio, traduzione dei regolamenti, partecipazione alle trattative, elaborazione di un piano di lavoro per il manager, prenotazione di camere in alberghi esteri per dipendenti in viaggio d'affari.

Competenze professionali: redazione dell'orario di lavoro, organizzazione di ricevimenti per colleghi e partner aziendali, tenuta dei verbali delle riunioni, lavoro d'ufficio nel rispetto dei requisiti di legge.

Ulteriori informazioni: livello fluente di inglese parlato; conoscenza fluente dei programmi Lotus, MS Office, WinFaxPro; velocità di scrittura: 240 caratteri al minuto.

Indirizzo di registrazione: Mosca, st. Oktyabrskaya, 64 anni, app. 247.

Stato civile: sposato, figlia 5 anni.

Stipendio desiderato: da 34 mila rubli.

Questo è solo un esempio del curriculum di una segretaria, ma la sua realizzazione è vicina ai reali requisiti.

La conoscenza della professione di segretaria è spesso limitata alle informazioni ottenute da film e osservazioni di frammenti del lavoro delle segretarie a scuola, all'università e in varie istituzioni municipali.

Ma è molto responsabile e richiede conoscenze e abilità specifiche. Tutto dipende dall'area di applicazione di questa conoscenza. Diamo un'occhiata agli esempi di curriculum di una segretaria, o meglio, ai suoi requisiti.

Segretario alla discordia del segretario

Diciamo che ti sei laureato in un'università e vuoi lavorare come segretario in una grande azienda. Il dipartimento Risorse umane ti chiederà di compilare un curriculum in cui dovrai raccontare tutto di te.

1. Fornisci i dettagli del tuo passaporto, inclusa la registrazione e lo stato civile;
2. Indicare lo scopo per ottenere questa posizione.
3. Mostra perché sei migliore degli altri candidati per questa posizione (non c'è bisogno di essere modesti qui. L'incertezza è la cosa peggiore. È meglio scrivere: posso, possiedo, faccio domanda, lo so.)
4. La conoscenza delle lingue straniere è sempre gradita.
5. Le competenze informatiche non vengono nemmeno discusse. Il livello utente non è appropriato. Devi essere sicuro di lavorare con diversi programmi: Word, Excel, Power Point, ecc.
6. L'istruzione superiore nelle aziende di questo livello è, di norma, obbligatoria.
7. Esperienza lavorativa, patente di guida, recensioni sono benvenute.

Inoltre, dovrai caratterizzarti. Indica quanto sei puntuale, competente, sobrio, ecc.

Proviamo a creare un esempio di curriculum per una segretaria

Pavlova Galina Sergeevna Obiettivo: ottenere la posizione di segretaria-assistente/vicedirettore Numero di telefono di contatto: xxx-xx-xx-xx Data di nascita: 09/10/1978 Istruzione: 1996-2001 Specializzazione dell'Università Pedagogica Statale di Khabarovsk: psicologo dell'educazione 2001-20003. Corsi di miglioramento della lingua inglese presso KSU. Esperienza lavorativa: 2006 - 2009 Banca commerciale "Progress" Posizione: assistente segretario, vicedirettore Responsabilità: condurre la corrispondenza commerciale e il flusso di documenti in conformità con i requisiti normativi; lavorare con partner stranieri in inglese; traduzione della documentazione inglese in russo e viceversa; partecipazione ai negoziati come; elaborazione di piani di lavoro per il manager; prenotazione di hotel stranieri e ordinazione di biglietti via Internet. Competenze professionali:

• tenuta dei registri in conformità con i requisiti legali;
• traduzioni scritte di eventuali documenti;
• verbali delle riunioni;
• Elaboro un programma di lavoro per il manager per una settimana, un mese;
• Organizzo ricevimenti e trattative, compresi ospiti VIP;

Altre informazioni: inglese - libero PC - conoscenza programmi MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML; apparecchiature per ufficio; Dattiloscritto 230 caratteri/min. Registrazione: Kirov, st. Amurskaya, 18 anni, appartamento. 10. "Stato civile: sposato, figlio di 4 anni. Stipendio desiderato: da 30.000 rubli. Questo è solo un esempio di curriculum di una segretaria, ma è vicino ai requisiti reali.

Il lavoro di segretaria è interessante, vario e molto responsabile. Questa persona deve svolgere vari tipi di compiti gestionali, organizzare riunioni per visitatori e ospiti, lavorare con la documentazione e avere sempre un aspetto presentabile. Prima di scrivere il tuo curriculum per una posizione di segretaria, rivedi le seguenti importanti linee guida.

Come dovrebbe essere una brava segretaria?

Per lo più il segretario si occupa di lavoro “cartaceo”, quindi deve stare attento e attento. Sono richieste competenze nell'uso del computer, applicazioni di base per ufficio e attrezzature per ufficio.

Un ulteriore vantaggio sarà la conoscenza di una lingua straniera, soprattutto se l'azienda datrice di lavoro ha partner stranieri.

La specializzazione dell’istruzione non è particolarmente importante. La cosa principale è che la sua essenza principale si interseca con la conservazione dei documenti, l'analisi delle informazioni e la capacità di trovare rapidamente un approccio con le persone.

Tra le qualità personali importanti di un segretario ci sono:

• socievolezza;
• cordialità;
• compostezza;
• aspetto presentabile;
• organizzazione.

Assicurati di includere una foto nel tuo curriculum. La segretaria deve avere un abbigliamento da lavoro, una manicure adeguata e un'acconciatura curata.