Descrizione del lavoro di un ufficiale del personale. Quali sono le responsabilità di un funzionario del personale? Ulteriori responsabilità funzionali

Rispondi alla domanda:

I requisiti per le responsabilità lavorative di un funzionario del personale sono previsti nell'Elenco delle qualifiche delle posizioni per dirigenti, specialisti e altri dipendenti, approvato con Risoluzione del Ministero del Lavoro russo del 21 agosto 1998 n. 37 ( vedi sotto nel testo ).

Le responsabilità di un dipendente delle risorse umane possono variare a seconda dell'organizzazione. Da qualche parte, le funzionalità di un ufficiale del personale possono essere ampliate a discrezione della direzione.

In genere, le responsabilità di un dipendente delle risorse umane includono:

• Mantenimento e registrazione del personale dell'impresa e delle sue divisioni secondo forme unificate di documentazione contabile primaria.
• Registrazione dell'ammissione, del trasferimento e del licenziamento dei dipendenti in conformità con la legislazione sul lavoro, i regolamenti e gli ordini del capo dell'impresa, nonché altra documentazione del personale stabilita.
• Formazione e mantenimento dei fascicoli personali dei dipendenti, apportando modifiche agli stessi legati alle attività lavorative.
• Preparazione dei materiali necessari per la qualificazione, la certificazione, le commissioni di gara e la nomina dei dipendenti per incentivi e premi.
• Compilazione, registrazione e archiviazione dei libri di lavoro, calcolo dell'anzianità di servizio, rilascio di certificati delle attività lavorative attuali e passate dei dipendenti.
• Inserisce nei libri di lavoro voci su incentivi e premi per i dipendenti.
• L'inserimento di informazioni sulla composizione quantitativa e qualitativa dei lavoratori e il loro movimento nella banca dati sul personale dell'impresa, ne monitora l'aggiornamento e il rifornimento tempestivi.
• Tenere un registro della fornitura di ferie ai dipendenti, monitorare la preparazione e il rispetto dei regolari programmi di ferie.
• Registrazione di una tessera di assicurazione pensionistica, altri documenti necessari per l'assegnazione delle pensioni ai dipendenti dell'impresa e alle loro famiglie, stabilendo benefici e compensi.
• Studiare le cause del turnover del personale, partecipando allo sviluppo di misure per ridurlo.
• Preparazione dei documenti dopo la scadenza dei periodi stabiliti di conservazione corrente per il deposito nell'archivio.
• Effettuare il lavoro di raccolta organizzazioni personale delle professioni richieste,
  specialità e qualifiche.
• Partecipare al reclutamento, selezione e collocamento del personale.
• Condurre uno studio e un'analisi delle qualifiche lavorative e professionali
  strutture del personale organizzazioni e le sue divisioni, hanno stabilito la documentazione in merito
  anagrafiche del personale relative ad assunzioni, trasferimenti, assunzioni e licenziamenti
  dipendenti, i risultati della certificazione dei dipendenti e la valutazione delle loro qualità aziendali al fine di
  determinare le esigenze attuali e future del personale, preparare proposte per
  coprire i posti vacanti e creare una riserva per la promozione.
• Partecipare a ricerche sul mercato del lavoro per identificare le fonti di soddisfazione
  esigenze di personale, stabilire e mantenere collegamenti diretti con le istituzioni educative,
  contatti con organizzazioni profilo simile.
• Informare i dipendenti organizzazioni sui posti di lavoro disponibili.
• Partecipare allo sviluppo di piani di lavoro attuali e a lungo termine.
• Monitorare il posizionamento e il collocamento di giovani specialisti e
  giovani lavoratori in conformità con la professione acquisita presso l'istituto scolastico e
  specialità, conducendo i loro stage, prendendo parte al lavoro di adattamento
  lavoratori neo assunti per attività produttive.
• Partecipare alla preparazione di proposte per lo sviluppo del personale, la pianificazione aziendale
  carriera, formazione e sviluppo del personale, nonché nella valutazione delle prestazioni
  formazione.
• Partecipare all'organizzazione del lavoro, metodologica e informativa
  provvedimento di qualificazione, certificazione, commissioni di concorso, registrazione delle stesse
  decisioni.
• Analizzare lo stato della disciplina del lavoro e le prestazioni dei dipendenti
  organizzazioni Norme sul lavoro, movimento del personale, partecipazione allo sviluppo
  misure per ridurre il turnover e migliorare la disciplina del lavoro.
• Monitorare il tempestivo trattamento delle procedure di ammissione, trasferimento e licenziamento
  dipendenti, rilasciando certificati sulle loro attività lavorative attuali e passate,
  rispetto delle regole per l'archiviazione e la compilazione dei libri di lavoro, la preparazione dei documenti
  determinazione di benefici e compensi, registrazione delle pensioni per i dipendenti e altro stabilito
  documentazione del personale, nonché l'inserimento delle informazioni rilevanti nella banca dati
  personale organizzazioni.
• Preparare i rapporti prescritti.

Per quanto riguarda la seconda domanda:

Non esiste un unico elenco di documenti che dovrebbero trovarsi nel dipartimento Risorse umane: ogni organizzazione ha il proprio. Tuttavia, il Codice del lavoro nomina i documenti la cui presenza è obbligatoria nel dipartimento del personale (ad esempio un contratto di lavoro, un programma di ferie, normative locali).

Pertanto, i documenti obbligatori del dipartimento Risorse umane includono:

1. Contratto di lavoro. Sulla base dell'art. 56 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un contratto di lavoro è un accordo tra un datore di lavoro e un dipendente, in base al quale il datore di lavoro si impegna a fornire al dipendente lavoro per una determinata funzione lavorativa, a pagare la retribuzione in tempo e per intero, e il dipendente si impegna a svolgere personalmente la funzione lavorativa determinata dal presente accordo e a rispettare le regole della routine lavorativa interna.

2. Documenti di lavoro. In virtù dell'art. 66 del Codice del lavoro della Federazione Russa, costituiscono il documento principale sull'attività lavorativa e sull'anzianità di servizio del dipendente. Tutti i datori di lavoro (ad eccezione dei datori di lavoro - individui che non sono imprenditori individuali) sono tenuti a conservare i libri di lavoro per ciascun dipendente che ha lavorato per loro per più di cinque giorni, se questo lavoro è quello principale per il dipendente. Ricordiamo che la procedura per la conservazione e l'archiviazione dei libri di lavoro è approvata dal decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225 “Sui libri di lavoro”. Allo stesso tempo, la correttezza dell'iscrizione nei libri è determinata dalle Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro, approvate con Risoluzione del Ministero del Lavoro russo del 10 ottobre 2003 n. 69.

3. Libro delle ricevute e delle spese sulla contabilità dei moduli del libro di lavoro e degli inserti in esso contenuti, nonché Registro del movimento operaio libri e inserti in essi contenuti. Questi libri devono essere numerati, allacciati, certificati dalla firma del capo dell'organizzazione e anche sigillati con sigillo di cera o sigillati (clausola 41 delle Regole per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro).

4. Personale e programma delle ferie. L'obbligo di redigere un programma di ferie è fuori dubbio, ciò è direttamente affermato nell'art. 123 Codice del lavoro della Federazione Russa. Ma il Codice del lavoro non prevede il mantenimento obbligatorio di una tabella del personale, sebbene il suo modulo n. T-3 sia stato approvato con la Risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1.

Il 01/01/2013 è entrata in vigore la nuova legge federale 06/12/2011 n. 402-FZ “Sulla contabilità” e ogni organizzazione ha il diritto di sviluppare le proprie forme di documenti contabili primari. I moduli unificati obbligatori rimarranno solo per le organizzazioni di bilancio.

Tuttavia, le autorità di regolamentazione e i tribunali richiedono quasi sempre questo documento quando esaminano le controversie di lavoro. La presenza di una tabella del personale e i cambiamenti nella stessa ci danno la giustificazione per licenziare i lavoratori per ridurre il numero o l'organico dei lavoratori. La tabella del personale consentirà al datore di lavoro di preventivare i costi relativi alla retribuzione del personale.

5. Foglio presenze. Presso ogni organizzazione deve essere conservato un foglio presenze sulla base dell'art. 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa, che obbliga il datore di lavoro a registrare accuratamente l'orario di lavoro svolto da ciascun dipendente.

6. Tessere personali e ordini per il personale. La forma di questi documenti è stabilita dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1. È necessaria una carta personale (modulo T-2) a causa dei requisiti delle Regole per la conservazione e l'archiviazione dei libri di lavoro, poiché il datore di lavoro duplica le voci nel libro di lavoro al suo interno ed è obbligato a familiarizzare il dipendente con ciascuna di tali voci (clausola 12). Inoltre, questo documento contiene i dati personali del dipendente, quindi dovrebbe essere conservato in una cassaforte in modo che persone non autorizzate non possano accedervi.

Anche gli ordini (di assunzione (moduli T-1, T-1a), di trasferimento (moduli T-5, T-5a), di promozione (moduli T-11, T-11a), ecc.) sono obbligatori, perché sulla loro base, al dipendente viene concesso un congedo, viene inviato in viaggio d'affari, il reparto contabilità calcola ed effettua i pagamenti, ecc.

7. Disposizioni sulle principali attività. In primo luogo, tali ordini devono essere conservati separatamente dagli ordini per il personale e, in secondo luogo, devono riportare la firma del manager e, in alcuni casi, i visti di approvazione.

8. Descrizioni del lavoro dei dipendenti. Il Codice del lavoro non contiene alcuna menzione delle descrizioni delle mansioni, sebbene costituiscano uno strumento integrale per la regolamentazione dei rapporti di lavoro. Rostrud nella lettera n. 3042-6-0 del 08/09/2007 ha osservato che questo non è solo un documento formale, ma un documento che definisce i compiti, i requisiti di qualificazione, le funzioni, i diritti, le responsabilità e le responsabilità del dipendente. Inoltre, questo dipartimento ha raccomandato di svilupparli per ciascuna posizione (comprese quelle vacanti) disponibile nella tabella del personale, sottolineando che la descrizione del lavoro può essere un allegato al contratto di lavoro o un documento separato.

9. Registro di controllo. L'obbligo di tenuta di tale giornale è previsto dall'art. 16 della legge federale del 26 dicembre 2008 n. 294-FZ "Sulla tutela dei diritti delle persone giuridiche e dei singoli imprenditori nell'esercizio del controllo statale (supervisione) e del controllo municipale". In tale registro le autorità di regolamentazione registrano l'ispezione effettuata. La forma standard della rivista è approvata dall'Ordine del Ministero dello Sviluppo Economico della Russia del 30 aprile 2009 n. 141. Ricorda che la rivista deve essere cucita, numerata e certificata con il sigillo di una persona giuridica o di un imprenditore individuale.

10. Diario di bordo dei dipendenti in partenza per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio (domanda n). Registro dei dipendenti che arrivano presso l'organizzazione presso la quale sono distaccati(Appendice n. 3). L'obbligo di conservare questi registri è stabilito dalla Procedura per la registrazione dei dipendenti in partenza per viaggi d'affari dall'organizzazione di invio e in arrivo presso l'organizzazione a cui vengono inviati, approvata con Ordinanza del Ministero della Sanità e dello Sviluppo Sociale della Russia dell'11 settembre 2009 n.739n.

11. Norme locali. Si tratta di un blocco di documenti abbastanza ampio, perché è con questi atti che il datore di lavoro regola le proprie attività e alcuni processi all'interno dell'azienda. Tuttavia, le normative locali possono o meno esistere nell'organizzazione. Tuttavia, ci sono atti che il datore di lavoro è obbligato a sviluppare e attuare in qualsiasi organizzazione:

- Normativa interna del lavoro- il primo e più importante atto normativo locale che regola la procedura di assunzione e licenziamento dei dipendenti, i diritti fondamentali, i doveri e le responsabilità delle parti di un contratto di lavoro, l'orario di lavoro, i periodi di riposo, gli incentivi e le sanzioni applicate ai dipendenti, nonché altri questioni che regolano i rapporti di lavoro con un determinato datore di lavoro (articolo 189 del Codice del lavoro della Federazione Russa). È richiesto in quasi ogni tipo di controversia di lavoro.

- Regolamento in materia di remunerazione(è inoltre possibile redigere una disposizione separata sui bonus se non esiste una sezione sui bonus, indennità e pagamenti aggiuntivi nella normativa sulla remunerazione o nella normativa interna sul lavoro). È necessario in forza dell'art. 135 del Codice del lavoro della Federazione Russa, secondo cui i sistemi di remunerazione, comprese le tariffe, gli stipendi (stipendi ufficiali), i pagamenti aggiuntivi e le indennità di natura compensativa, anche per il lavoro in condizioni diverse dal normale, i sistemi di pagamenti aggiuntivi e incentivi indennità e sistemi di bonus sono stabiliti da contratti collettivi, accordi e normative locali.

- Regolamento sulla conservazione e protezione dei dati personali. In virtù dell'art. 87 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro deve disporre di un atto locale che stabilisca la procedura per l'archiviazione e l'utilizzo dei dati personali dei dipendenti.

Pertanto, sopra abbiamo elencato tutti i documenti che dovrebbero trovarsi in qualsiasi dipartimento delle risorse umane. Tuttavia, ci sono anche quelli che vengono sviluppati e approvati solo in un'organizzazione specifica, a seconda delle specificità dell'attività. Pertanto, oltre alle normative locali, possono essere sviluppate disposizioni su segreti commerciali, indagini ufficiali, certificazione, periodi di prova, ecc. Inoltre, a seconda delle condizioni di lavoro, un programma di turni, un elenco di posizioni per i dipendenti con orario di lavoro irregolare e i contratti possono figurare sulla responsabilità finanziaria collettiva o individuale, ecc.

1. forme di giornale di registrazione dei documenti;

Nel corso delle sue attività, le organizzazioni mantengono vari registri contabili e di registrazione, anche direttamente nel dipartimento del personale.

La tenuta dei log aiuta, se necessario, a facilitare la ricerca delle informazioni necessarie o ad effettuare una selezione per eventuali analisi.

Per ulteriori informazioni sui giornali, sul loro scopo, sulla manutenzione obbligatoria e sui periodi di conservazione, vedere la tabella seguente.

Esempi di design di riviste possono essere visualizzati seguendo i collegamenti:

Necessario

Dettagli nei materiali del Sistema del Personale:

1. Risposta:Come creare un elenco di casi nel servizio del personale

Scopo della nomenclatura delle cause

In genere, l'elenco dei casi viene compilato come un unico documento per l'intera organizzazione. Inoltre, include nomenclature dei singoli dipartimenti. Ad esempio, ufficio, segreteria, dipartimento finanziario, dipartimento amministrativo, dipartimento delle risorse umane.

Tipi di elenchi di casi

Esistono tre tipi di nomenclatura dei casi: standard, approssimativa e individuale.

La nomenclatura standard dei casi fornisce un elenco obbligatorio di casi aperti in organizzazioni simili. Di norma, la nomenclatura standard è sviluppata in istituzioni che dispongono di un'ampia rete di organizzazioni subordinate.

La nomenclatura approssimativa dei casi è simile nello scopo alla nomenclatura standard. È in fase di sviluppo anche per organizzazioni dello stesso tipo, ma è solo di natura consultiva. Ciò significa che le imprese subordinate hanno il diritto di decidere autonomamente se accettare il documento come campione o sviluppare il proprio schema di flusso di lavoro.

Ogni organizzazione sviluppa una nomenclatura individuale dei casi. In questo caso, le intestazioni dei casi e i periodi di conservazione dei documenti vengono completamente trasferiti dalla nomenclatura standard o approssimativa. Se un'organizzazione non dispone di una nomenclatura dei casi standard o approssimativa, sviluppa autonomamente una nomenclatura individuale.

Questi tipi di nomenclatura dei casi sono previsti nell'istituto educativo di bilancio statale approvato dalla Duma di Stato.

Termini per l'approvazione della graduatoria

La nomenclatura dei casi deve essere sviluppata e approvata nell'organizzazione alla fine di ogni anno solare e messa in vigore a partire da gennaio dell'anno successivo. Di norma, il servizio di gestione dei documenti dell'organizzazione (ufficio, segreteria) è responsabile dello sviluppo della nomenclatura. Il compito principale del responsabile ufficiale di questa unità strutturale è raccogliere parti della futura nomenclatura unificata da tutti i dipartimenti dell'organizzazione, riassumerle, apportare le modifiche necessarie e dare al documento la forma stabilita. Successivamente il documento deve essere concordato con la commissione di esperti dell'azienda e con il servizio di archiviazione (nell'organizzazione viene creata una commissione di esperti per determinare il valore del documento ed è composta, di regola, da dipendenti a tempo pieno). Dopo che il progetto di nomenclatura dei casi ha ricevuto l'approvazione degli specialisti, il capo del servizio di gestione dell'ufficio deve apporre la sua firma. Nella versione finale, il documento deve essere approvato dal capo dell'organizzazione, apponendovi un timbro di approvazione.

Nomenclatura degli affari del servizio del personale

Compilazione dell'elenco dei casi

Compila le colonne nella seguente sequenza: N. 1, N. 2, N. 4, N. 5. Inserisci i dati nella colonna N. 3 per ultima, vale a dire alla fine dell'anno solare, quando il numero esatto di archiviazione unità (volumi, cartelle, libri, riviste) diventano note).

Colonna n. 1 dell'elenco dei casi

Nella colonna n. 1 della nomenclatura inserire gli indici di ciascuna fattispecie. L'indice è composto da due parti: il numero (codice) dell'unità strutturale secondo la tabella del personale dell'organizzazione e il numero di serie del caso formato nel servizio del personale. Gli indici delle casse sono indicati da numeri arabi. Ad esempio, 05-07, dove 05 è il codice del servizio del personale secondo la tabella del personale, 07 è il numero di serie del caso (cartella) secondo la nomenclatura dei casi. Separare i gruppi di numeri indice con un trattino. Successivamente, trasferire gli indici dei casi dalla nomenclatura ai dorsi delle cartelle (raccoglitori) e, quando si inviano casi all'archivio, alla copertina del caso. I casi contenenti problemi non risolti entro un anno dovrebbero essere inclusi nell'elenco dell'anno successivo con lo stesso indice. Tali casi includono, ad esempio, carte personali, libri di lavoro e giornali contabili.

Colonna n. 2 dell'elenco dei casi

Nella colonna n. 2 della nomenclatura, indicare le intestazioni dei file (cartelle) di tutti i documenti con cui lavori (in entrata, in uscita, interni), nonché i materiali di riferimento e di registrazione (file di carte, giornali (libri) per la contabilità e l'emissione documenti). Non includere nella nomenclatura i titoli delle pubblicazioni stampate (bollettini, tariffe e altro materiale di riferimento).

Disporre i titoli dei casi in una determinata sequenza. Questa sequenza dipende dall'importanza dei documenti inclusi nella pratica. Innanzitutto, elenca i titoli dei casi contenenti documentazione organizzativa - Regolamento sul dipartimento Risorse umane e descrizioni delle mansioni dei dipendenti. Successivamente, inserisci le intestazioni dei casi contenenti documentazione amministrativa: ordini di assunzione, trasferimento e licenziamento di dipendenti, sanzioni, incentivi, viaggi di lavoro. Quindi indicare le intestazioni dei casi con documentazione contabile e di riferimento: orari del personale, carte personali, orari delle ferie, registri dei dipendenti inviati in viaggio d'affari, ecc. Completare l'elenco con la corrispondenza interna ufficiale (rapporti, note esplicative, rappresentazioni).

Suggerimento dell'editore : dopo aver elencato i titoli di tutti i casi esistenti nella nomenclatura, nella colonna n. 1 inserisci alcuni altri indici come numeri di backup e nella colonna n. 2 lascia spazio libero. Ciò è necessario per tenere conto di casi nuovi e precedentemente imprevisti che potrebbero sorgere nel servizio del personale durante l'anno.

Colonna n. 4 della nomenclatura dei casi

Nella colonna n. 4 della nomenclatura indicare il periodo di conservazione di ciascun fascicolo e i numeri degli articoli corrispondenti approvati. Nel compilare questa colonna, tenere presente che la nomenclatura deve contenere le intestazioni di tutte le pratiche aperte durante l'anno. Allo stesso tempo, inserisci i file personali dei dipendenti, indipendentemente dal loro numero, nella nomenclatura come un file o come due file, ad esempio "File personali dei dipendenti della direzione" e "File personali dei dipendenti". La base per questa divisione sono diversi periodi di conservazione: i file personali dei dirigenti sono archiviati in modo permanente, mentre i file personali dei dipendenti hanno un periodo limitato - 75 anni (elenco approvato). Innanzitutto, includere nella nomenclatura le carte personali dei dipendenti, nonché i libri di lavoro. Ogni giornale o libro contabile conservato nel dipartimento del personale sarà una questione indipendente nella nomenclatura.

Colonna n. 5 dell'elenco dei casi

Nella colonna n. 5 della nomenclatura, prendere nota dell'istituzione dei casi, del trasferimento dei casi, dell'assegnazione dei casi per la distruzione, delle persone responsabili della formazione dei casi, del trasferimento dei casi a un'altra organizzazione, ecc. Ad esempio, una nota potrebbe assomigliare a questa: "Il caso è stato aperto il 13/01/06", "I documenti originali sono conservati nel dipartimento generale", ecc. Tali contrassegni possono essere apposti durante l'intero periodo di validità del articolo.

Registro riepilogativo del numero dei casi

Alla fine dell'anno solare, il servizio di gestione dei registri dell'organizzazione (altro servizio responsabile della compilazione della nomenclatura dei fascicoli) deve redigere un registro definitivo del numero di fascicoli aperti (volumi, parti) di archiviazione permanente e temporanea (GSDOU, approvato ).

Nina Kovyazina,
Vicedirettore del Dipartimento dell'Istruzione e delle Risorse Umane del Ministero della Salute russo

2. Risposta:Quali registri contabili e di registrazione devono essere conservati nel servizio del personale

Tipi di riviste

Nel corso delle sue attività, le organizzazioni mantengono vari registri contabili e di registrazione, anche direttamente nel dipartimento del personale. In generale, tutti i registri hanno lo scopo di tenere registri e strutturare quanto segue:

La tenuta dei log aiuta, se necessario, a facilitare la ricerca delle informazioni necessarie o ad effettuare una selezione per eventuali analisi. Ad esempio, puoi determinare rapidamente quando è arrivato l'ultima volta un ispettore di Rostrud.

Tutti i registri contabili e di registrazione utilizzati dal servizio del personale possono essere suddivisi:

• obbligatorio per la manutenzione;
• da consigliare.