Sistemi automatizzati di gestione finanziaria per le imprese. Automazione “pacifica” della gestione finanziaria Acquista un sistema di gestione finanziaria automatizzata per un'impresa

Parte della gestione finanziaria generale sono i sistemi di controllo automatizzato (ACS), basati sull'uso di metodi economici e matematici e della tecnologia informatica elettronica. Le ACS diventano un elemento integrante della struttura delle autorità finanziarie e di altre strutture di gestione finanziaria, contribuendo a un funzionamento migliore e più efficiente della finanza.

Un’economia di mercato, basata su una varietà di forme di proprietà, sulla concorrenza tra i produttori di materie prime e su un sistema finanziario sviluppato, genera un aumento delle informazioni economiche e finanziarie. Tutto ciò richiede la capacità di navigare nel campo dell'informatica come sistema per la raccolta, l'organizzazione dell'archiviazione e l'elaborazione delle informazioni. Una gestione finanziaria competente da parte degli specialisti delle autorità finanziarie è impossibile senza i loro servizi di informazione basati sull'uso di sistemi automatizzati di regolamento finanziario (AFS) e di sistemi di gestione finanziaria (AFMS).

La finanza dell'ACS- è un insieme di metodi economici e matematici, tecnologia informatica elettronica, apparecchiature per ufficio e moderni mezzi di comunicazione. Funziona come un sottosistema del sistema automatizzato nazionale per la raccolta e l'elaborazione delle informazioni per la contabilità, la pianificazione e la gestione dell'economia nazionale.

Utilizzato nella gestione delle finanze pubbliche sistemi automatizzati di regolamento finanziario(ASFR). In particolare, nel sistema del Ministero delle Finanze della Federazione Russa esiste un ASFR, che è diventato parte integrante della struttura delle autorità finanziarie. Questo sistema aiuta a migliorare l’efficienza della gestione finanziaria riducendo l’intensità del lavoro, raccogliendo, elaborando e analizzando le informazioni, garantendo calcoli multivarianti dei piani finanziari e il loro migliore coordinamento tra loro e razionalizzando la struttura dell’apparato delle autorità finanziarie. La sua applicazione richiede il miglioramento del sistema di indicatori finanziari, lo sviluppo di nuovi metodi per identificare e mobilitare reddito e risparmio, la formazione di riserve finanziarie nell’economia nazionale e la spesa razionale delle risorse finanziarie.

ASFR contiene 4 sottosistemi in cui viene risolta una serie di compiti: secondo i calcoli del budget consolidato; reddito e tasse; spese delle istituzioni di bilancio; finanza di settori dell’economia nazionale. Oltre a risolvere problemi nel campo della pianificazione, l'ASUF aiuta a risolvere problemi nel campo dell'esecuzione del bilancio statale attraverso la stesura di un programma di bilancio, apportando modifiche agli indicatori di bilancio e contabilizzando l'esecuzione del bilancio in base alle entrate e alle uscite.

Attualmente, un compito urgente è quello di introdurre l’automazione dei calcoli finanziari nel lavoro degli organismi finanziari di base. Ciò è particolarmente vero per il lavoro degli ispettorati fiscali che si occupano di numerosi dati sui contribuenti in continua evoluzione. Questo lavoro dovrebbe essere intensificato e svolto in collegamento organico con l'ASFM del Ministero delle Finanze della Federazione Russa.

Nonostante tutto il significato positivo e l'importanza dell'ASUF, le sue capacità non possono essere esagerate. Non sono illimitati. Alcuni compiti di gestione finanziaria non possono essere formalizzati e richiedono l'esperienza dei dipendenti delle autorità finanziarie e i metodi tradizionali del loro lavoro. ACS for Finance non può fare ciò che è insolito per loro, vale a dire migliorare le relazioni finanziarie stesse e le loro forme. In questi sistemi, gli specialisti stabiliscono obiettivi e li adeguano. L'informazione primaria proviene da una persona. Monitorano costantemente il funzionamento del sistema. Un dipendente di un'autorità finanziaria sceglie le soluzioni tra le possibili opzioni predisposte dal sistema di controllo automatizzato. Ma questo richiede le sue elevate qualifiche.

Le ACS rappresentano un passo qualitativamente nuovo nel miglioramento della gestione economica e finanziaria. Per aumentare l’efficienza del loro funzionamento sono necessarie misure per attrezzare tecnicamente i lavoratori dei servizi finanziari e migliorare continuamente il sistema di gestione.

Parte della gestione finanziaria complessiva sono sistemi di controllo automatizzati(ACS), basato sull'uso di metodi economici e matematici e di tecnologie informatiche elettroniche. Le ACS sono un elemento integrante della struttura delle autorità finanziarie e di altre strutture di gestione finanziaria e contribuiscono a un funzionamento migliore e più efficiente della finanza.

La finanza dell'ACS- Si tratta di un insieme di metodi economici e matematici, tecnologia informatica elettronica, apparecchiature per ufficio e moderni mezzi di comunicazione. Funziona come un sottosistema del sistema automatizzato nazionale per la raccolta e l'elaborazione delle informazioni per la contabilità, la pianificazione e la gestione dell'economia nazionale.

I sistemi automatizzati di regolamento finanziario (AFS) sono utilizzati nella gestione delle finanze pubbliche. In particolare, all'interno del sistema del Ministero delle Finanze della Federazione Russa esiste un ASFR, che è diventato parte integrante della struttura degli organismi finanziari. Questo sistema aiuta a migliorare l’efficienza della gestione finanziaria riducendo l’intensità del lavoro di raccolta, elaborazione e analisi delle informazioni, garantendo calcoli multivarianti dei piani finanziari e il loro migliore coordinamento tra loro e razionalizzando la struttura dell’apparato delle autorità finanziarie. La sua applicazione richiede un costante miglioramento del sistema di indicatori finanziari, lo sviluppo di nuovi metodi per identificare e mobilitare reddito e risparmio, la formazione di riserve finanziarie nell’economia nazionale e l’uso razionale delle risorse finanziarie.

ASFR contiene una serie di sottosistemi in cui viene risolta una serie di attività per i calcoli del budget consolidato; reddito e tasse; spese delle istituzioni di bilancio; finanza di settori dell’economia nazionale. L'ASFR aiuta anche a risolvere i problemi nel campo dell'esecuzione del bilancio statale attraverso la preparazione

elencare il budget, apportare modifiche agli indicatori di budget, contabilizzare l'esecuzione del budget in base alle entrate e alle spese.

Attualmente, un compito urgente è l’introduzione dell’automazione dei calcoli finanziari nelle autorità finanziarie di base. Ciò è particolarmente vero per gli ispettorati fiscali che si occupano di numerosi dati sui contribuenti in costante cambiamento. Questo lavoro dovrebbe essere svolto in collaborazione con l'ASFM del Ministero delle Finanze della Federazione Russa.

Nonostante tutto il significato positivo e l'importanza dell'ASFR, le sue capacità non possono essere esagerate. Non sono illimitati. Alcuni compiti di gestione finanziaria non possono essere formalizzati e richiedono l'esperienza dei dipendenti delle autorità finanziarie e i metodi tradizionali del loro lavoro. ACS for Finance non può fare ciò che è insolito per loro, vale a dire il miglioramento dei rapporti finanziari stessi e delle loro forme. In questi sistemi, gli specialisti stabiliscono obiettivi e li adeguano. Le informazioni primarie provengono da una persona che monitora costantemente il funzionamento del sistema. Un dipendente di un'autorità finanziaria sceglie le decisioni tra le possibili opzioni predisposte dal sistema di controllo automatizzato. Ma questo richiede le sue elevate qualifiche.

Domande di controllo

1. Rivelare l'essenza della gestione finanziaria.

2. Nominare e caratterizzare gli elementi funzionali nella gestione finanziaria.

3. Qual è l'essenza della gestione strategica e chi la attua?

4. A chi sono affidate le funzioni di gestione finanziaria operativa?

5. Nominare i fattori che determinano la necessità di migliorare la gestione finanziaria.

6. Giustificare la necessità di pianificazione finanziaria e parlare delle forme di pianificazione finanziaria in varie parti del sistema finanziario.

7. Nominare e caratterizzare i principali metodi di previsione e calcolo pianificato degli indicatori finanziari.

8. Che posto occupa un sistema automatizzato nella gestione finanziaria?

9. Cosa determina la necessità di introdurre l’ASFM nella gestione finanziaria?

Capitolo 6. Controllo finanziario

Il monitoraggio dello stato dell'economia e dello sviluppo dei processi socioeconomici nella società è un'importante area di attività nella gestione dell'economia nazionale. Uno degli anelli del sistema di controllo è il controllo finanziario. Il suo scopo è promuovere l’attuazione efficace della politica finanziaria dello Stato, garantendo il processo di formazione e l’uso efficace delle risorse finanziarie in tutte le sfere e livelli dell’economia nazionale.

Il ruolo del controllo finanziario in un’economia di mercato aumenta molte volte, poiché è una forma di attuazione della funzione di controllo della finanza, che ne determina lo scopo e il contenuto. Allo stesso tempo, a seconda della situazione socioeconomica dello Stato, dell’espansione dei diritti delle entità imprenditoriali nello svolgimento di attività finanziarie e dell’emergere di varie forme organizzative e giuridiche di imprenditorialità, il contenuto del controllo finanziario si arricchisce in modo significativo .

Il controllo finanziario è un insieme di azioni e operazioni per verificare le questioni finanziarie e correlate alle attività degli enti aziendali e gestionali (stato, imprese, istituzioni, organizzazioni) utilizzando forme e metodi specifici della sua organizzazione.È effettuato da autorità legislative ed esecutive di tutti i livelli, nonché da istituzioni appositamente create e comprende: controllo sul rispetto della legislazione finanziaria ed economica nel processo di formazione e utilizzo dei fondi monetari

fondi; valutazione dell’efficienza economica delle operazioni finanziarie e aziendali e della fattibilità delle spese sostenute.

Il controllo finanziario, a differenza di altri tipi di controllo (ambientale, sanitario, amministrativo, ecc.), è associato all'utilizzo di categorie di costi. Oggetto delle ispezioni sono indicatori finanziari (di costo) come profitto, reddito, redditività, costi, costi di distribuzione, imposta sul valore aggiunto, detrazioni per vari scopi e fondi. Questi indicatori sono di natura sintetica, pertanto il controllo sulla loro attuazione, dinamica e tendenza copre tutti gli aspetti delle attività produttive, economiche e commerciali delle imprese, nonché il meccanismo delle relazioni finanziarie e creditizie. L'oggetto del controllo finanziario sono i processi monetari e di distribuzione nella formazione e nell'utilizzo delle risorse finanziarie, anche sotto forma di fondi di fondi a tutti i livelli dell'economia nazionale.

Forme e metodi specifici di organizzazione del controllo finanziario sono l'incarnazione pratica della proprietà di controllo che è oggettivamente inerente alla finanza come categoria economica. Poiché il sistema finanziario statale copre tutti i tipi di fondi monetari (sia a livello federale che regionale, sia a livello delle singole entità economiche), il controllo finanziario è multilivello e globale.

Il controllo finanziario è finalizzato a garantire gli interessi e i diritti sia dello Stato e delle sue istituzioni, sia di tutte le altre entità economiche; le violazioni finanziarie comportano sanzioni e multe.

Controllo finanziario statale progettato per attuare la politica finanziaria dello Stato e creare le condizioni per la stabilizzazione finanziaria. Si tratta, innanzitutto, dello sviluppo, dell'approvazione e dell'esecuzione dei bilanci a tutti i livelli e dei fondi fuori bilancio, nonché del controllo sulle attività finanziarie delle imprese e istituzioni statali, delle banche statali e delle società finanziarie. Controllo finanziario con cento

ron dello stato della sfera non statale dell'economia riguarda solo la sfera dell'adempimento degli obblighi monetari verso lo stato, comprese le tasse e altri pagamenti obbligatori, il rispetto della legge e l'opportunità nella spesa dei sussidi di bilancio e dei prestiti loro assegnati, come nonché le regole stabilite dal governo per l'organizzazione dei regolamenti monetari, della contabilità e della rendicontazione.

Comprende anche il controllo finanziario sulle attività delle imprese controllo da parte degli enti creditizi, degli azionisti e controllo interno: verificare l'efficacia e la fattibilità dell'utilizzo delle risorse finanziarie - proprie, prese in prestito e attratte; analisi e confronto dei risultati finanziari effettivi con quelli previsti; valutazione finanziaria dei risultati dei progetti di investimento; correttezza e affidabilità dei rendiconti finanziari; controllo sulle condizioni finanziarie e sulla liquidità.

Un manager finanziario in una grande struttura commerciale controlla l'intero processo di investimento del capitale. Si tratta del cosiddetto post-audit, che prevede il confronto dei risultati finanziari effettivi in ciascuna fase delle attività di produzione e di investimento con quelli previsti nella sezione finanziaria del piano aziendale; analisi ed eliminazione delle cause della loro non conformità; alla ricerca di modi per ridurre i costi e migliorare i metodi di previsione finanziaria.

Pertanto, il controllo finanziario è un elemento importante del sistema di gestione finanziaria.

Trasformazioni economiche e politiche nella Federazione Russa all'inizio degli anni '90. ha comportato una significativa ristrutturazione del sistema degli organi di controllo. In particolare, nel 1990, furono aboliti gli organi di controllo popolare, in connessione con la nascita del nuovo governo politico guidato dal Presidente della Federazione Russa controllo presidenziale.

Sono comparsi nuovi organi di controllo finanziario: il Tesoro federale, il Servizio fiscale federale, la Camera dei conti, ecc. La struttura del Ministero delle finanze della Federazione Russa è stata ristrutturata e le sue funzioni sono cambiate. Sorsero controllo di revisione. Acquisito nuove forme controllo finanziario pubblico.

La denazionalizzazione del sistema bancario e l'emergere di banche commerciali e di altri organismi creditizi hanno dato origine a nuovi metodi di controllo finanziario da parte delle banche commerciali sia sulla situazione finanziaria delle imprese clienti sia sulle attività delle stesse banche commerciali da parte della Banca Centrale della Federazione Russa e sulle attività della stessa Banca di Russia da parte degli organi legislativi.

Nel contesto della transizione al mercato, il contenuto e le modalità di controllo subiscono significativi chiarimenti causati dal cambiamento del ruolo dello Stato nell'economia, in particolare, la portata del controllo finanziario statale si sta restringendo. Si concentra sempre più sulla sfera dei processi macroeconomici, compreso il controllo sulle proporzioni dei costi del movimento del PIL, sull’offerta di moneta, sulla formazione e sull’uso dei fondi a disposizione dello Stato. Allo stesso tempo, la portata del controllo finanziario non statale da parte delle società di revisione e di assicurazione, degli organismi di credito, ecc. si amplia e il suo contenuto cambia; Si registra un certo spostamento dal controllo successivo al controllo preliminare.

Lo sviluppo della democrazia e del parlamentarismo in Russia, l'aumento del livello professionale dei deputati di entrambe le camere portano ad un controllo più attento sulle attività finanziarie del ramo esecutivo e ad un'analisi approfondita della fattibilità e dell'efficienza economica dei fondi di spesa in sede di approvazione del bilancio federale progetti e fondi fuori bilancio. Ciò è facilitato dalla creazione di appositi organi di controllo dotati di potere rappresentativo. A livello delle singole entità economiche cresce l'attenzione all'esame finanziario dei progetti di investimento con il coinvolgimento di società di consulenza specializzate e banche di investimento.

Un ruolo importante nell'attuazione del controllo finanziario è svolto dal livello di organizzazione della contabilità nel paese: contabilità, bilancio, fiscale. La documentazione di reporting è l'oggetto principale del controllo finanziario.

L’ulteriore sviluppo del controllo finanziario e la sua efficacia dipendono in gran parte dalla creazione di un nuovo quadro concettuale e legislativo che ne garantisca l’attuazione ad un livello qualitativamente nuovo, tenendo conto dell’attuazione da parte del governo della Federazione Russa delle misure volte a stabilizzare e migliorare la situazione situazione socio-economica del paese.

Il progetto di introdurre un sistema automatizzato di contabilità e bilancio basato sugli standard occidentali è rischioso per qualsiasi azienda. Per evitare possibili perdite, la direzione di SGK LLC ha deciso di ricostruire gradualmente la gestione finanziaria dell'impresa. Di conseguenza, gli attuali problemi dell'azienda relativi alla disciplina dei pagamenti sono stati risolti in breve tempo, è stato creato un sistema automatizzato di contabilità e budgeting gestionale sviluppato, uno strumento per trasformare il reporting gestionale nei formati US GAAP, e il management dell'azienda è stato preparato per l'ulteriore sviluppo del sistema contabile.

All’inizio del 2003, la Siberian Geophysical Company si trovava in una situazione in cui il volume dei servizi forniti era diminuito e erano necessarie misure per migliorare le attività dell’azienda: aumentare i volumi e migliorare la disciplina finanziaria dell’impresa nel suo complesso.

Per migliorare l'efficienza gestionale dell'azienda, è stato invitato un nuovo gruppo dirigente. Per risolvere i compiti prefissati, è stato necessario istituire un sistema di rigorosa gestione finanziaria (pianificazione delle entrate e delle uscite per l'anno, trimestre, mese), gestione della liquidità e aumentare l'efficienza aziendale riducendo il tasso di infortuni sul lavoro e aumentando la qualità del lavoro. servizio fornito. La soluzione di questi problemi era complicata dal fatto che gli addetti alla produzione che lavoravano nelle regioni non avevano familiarità con la “cultura” della pianificazione delle entrate e delle uscite, dei piani finanziari, non erano abituati a valutare il lavoro delle loro divisioni in termini di aumento delle entrate e della redditività. del segmento nel suo complesso e si è posta il compito di realizzare i programmi di produzione ad ogni costo. Era necessario insegnare ai manager di segmento non solo a pensare in termini di "profitti e perdite", a pianificare i flussi di cassa in entrata e in uscita, a elaborare e approvare richieste per l'acquisto di scorte e immobilizzazioni, ma anche a lavorare semplicemente sui computer. Il nuovo gruppo dirigente ha deciso di effettuare la transizione per fasi. Nella prima fase sono state sviluppate le procedure di base relative al processo decisionale, come la politica di gara e la procedura di approvazione del contratto. Inoltre, la gestione della liquidità e dei pagamenti della società sono stati centralizzati.

Riferimento
LLC “Società geofisica siberiana”
(“SGK”) comprende tre filiali: Nefteyugansk, Strezhevsk e Tomsk, la sede centrale si trova a Mosca. Nella Siberia occidentale, SGK fornisce servizi per la perforazione di tutti i tipi di pozzi, riparazioni importanti e attuali, cementazione, telemetria e supporto per il processo di perforazione direzionale. SGK conduce inoltre una gamma completa di indagini geofisiche per le imprese produttrici di petrolio.

Nella seconda fase, questi processi sono stati automatizzati. La terza fase, dopo il passaggio di proprietà della società ad un proprietario straniero, è stata l'automazione della conversione dei dati contabili nel formato US GAAP.

Controllo dei pagamenti

La prima priorità del nuovo team era creare un sistema per la gestione della liquidità dell'azienda attraverso la gestione dei conti fornitori. Questa misura è dovuta principalmente al fatto che nel 2002 le attività dell'azienda non erano redditizie e non c'era speranza di attrarre finanziamenti esterni. Per attuare questo compito, nella prima fase, è stata introdotta una rigorosa procedura di flusso di documenti al momento della stipula dei contratti e dei relativi pagamenti, che successivamente hanno costituito la base della contabilità di gestione dell'azienda. Ora i contratti vengono conclusi entro i limiti degli importi previsti dai budget di entrate e costi; una volta completato il contratto, viene redatto un certificato di accettazione del lavoro, in base al quale viene pagato l'importo specificato nel contratto (tenendo conto della contabilità). dati sugli anticipi). Pertanto, in qualsiasi momento è possibile ottenere informazioni sul grado di esecuzione dei contratti nell'ambito dei budget esistenti dell'azienda, sul saldo dei fondi necessari per il loro completamento e sui fondi per il successivo pagamento. Il database dei contratti è gestito e controllato dall'ufficio legale dell'azienda e la distribuzione dei contratti con la ridistribuzione dei volumi interni tra i budget viene effettuata dal servizio di pianificazione. Senza inserire l'accordo nel database, è impossibile effettuare pagamenti e registrare transazioni.

Poiché all'epoca l'azienda non disponeva di un sistema automatizzato per il flusso dei documenti, si è deciso di "testare" manualmente il flusso dei documenti finanziari in termini di controllo dei pagamenti. I conti delle filiali sono stati chiusi, i pagamenti e gli accordi sono stati effettuati solo tramite Mosca tramite posta elettronica. Sono stati acquistati tre scanner digitali, con l'ausilio dei quali i contratti, nonché i documenti attestanti la loro esecuzione (certificati di accettazione dei lavori, fatture e altri documenti di pagamento), sono stati scansionati e inviati alla sede centrale entro tre mesi (luglio - settembre 2003) office e approvato (circa 1.000-1.500 pagamenti al mese, serviti da due specialisti dell'ufficio di Mosca che svolgono funzioni di tesoreria e finanziarie). Ciò ha permesso di migliorare significativamente la disciplina dei pagamenti in azienda, di abituare il personale alle pratiche burocratiche, alla priorizzazione dei pagamenti e alla pianificazione finanziaria dei fondi a sostegno delle attività produttive. Di conseguenza, i pagamenti non supportati da contratti sono stati interrotti e l’esecuzione errata dei contratti è stata interrotta (in precedenza avrebbero potuto essere scritti a mano o dattiloscritti senza un numero sufficiente di firme di approvazione, il che aumentava significativamente i rischi dell’azienda). Si è gradualmente creata una base di accordi. Per le filiali sono stati previsti modelli contrattuali standard con gara obbligatoria per la selezione dei fornitori e degli appaltatori. Allo stesso tempo nelle filiali sono stati creati i servizi di pianificazione, economici e finanziari, prima assenti.

Naturalmente, l'inasprimento della disciplina finanziaria ha causato una certa insoddisfazione: i capi dei dipartimenti di produzione ritenevano che le innovazioni non aumentassero, ma piuttosto riducessero l'efficienza produttiva, poiché i dipendenti dovevano impegnarsi nella pianificazione finanziaria. Poiché tutti i flussi di cassa erano chiusi alla sede centrale, gli “operai della produzione” dovettero fare i conti con il nuovo sistema e pianificare non solo le attività produttive, ma anche le entrate e le uscite. Nel corso del tempo la situazione si è stabilizzata; con la formazione del personale e lo sviluppo di un sistema automatizzato, il numero di documenti “cartacei” è diminuito. Oggi la procedura per l'elaborazione dei pagamenti è completamente automatizzata: l'ordinante del pagamento inserisce una richiesta di pagamento, selezionando dal database il contratto corrispondente, il certificato di completamento dei lavori, la voce del piano finanziario, e più avanti lungo il percorso questa domanda attraversa le fasi di approvazione ed entra nel registro dei pagamenti, e poi nella “banca - cliente”. Se nella prima fase l'approvazione di tutti i contratti veniva effettuata con la partecipazione di specialisti dell'ufficio di Mosca, ora parte dei poteri è delegata alla filiale. Tutti i contratti e le gare d’appalto condotti vengono analizzati dal vicedirettore finanziario per la sicurezza economica e la logistica e dall’avvocato della società.

Transizione ad un sistema automatizzato

Nel settembre 2003 è iniziato un progetto per automatizzare il sistema di contabilità gestionale e di budgeting che supporta i principali processi di gestione finanziaria, nonché un progetto per trasformare i dati di contabilità gestionale nel formato US GAAP. Poiché le scadenze e il budget erano strettamente limitati, abbiamo deciso di non ritardare la scelta del sistema e di costruire un sistema contabile basato sulla piattaforma 1C:Enterprise 7.7. Un ruolo importante è stato svolto anche dal fatto che la contabilità dell'azienda è stata effettuata nel sistema 1C: Contabilità. Ciò ha contribuito a ridurre sia i tempi di implementazione del progetto che i costi di formazione dei dipendenti. Gli specialisti dell'implementazione sono stati invitati dalla società 1C:Rarus.

In primo luogo, la contabilità dei contratti e il controllo dei pagamenti (attività di tesoreria) sono stati automatizzati per ridurre al minimo le pratiche burocratiche e garantire un uso razionale delle risorse finanziarie. Come già accennato, il sistema si basava sul principio della gestione dei contratti in un'impresa. Successivamente la pianificazione del budget è stata introdotta e automatizzata nel contesto del Distretto Federale Centrale. I centri di responsabilità finanziaria dell'azienda sono i segmenti di attività (ce ne sono otto in totale). Inoltre, nel segmento "Perforazione", vengono evidenziate ulteriori analisi: "Oggetto del lavoro", ovvero pozzi. Tali informazioni dettagliate sono necessarie per la formazione della documentazione di gara e il calcolo del costo dei servizi dell'azienda durante la perforazione di pozzi in determinati campi. Nel caso di progetti di investimento su larga scala (budget da 15 milioni di rubli, ad esempio, restauro o acquisto di un impianto di perforazione), sono considerati un distretto federale centrale separato. Per ciascun centro di responsabilità finanziaria vengono elaborati i seguenti budget principali: entrate, costi, produzione, acquisti, investimenti di capitale, tasse, flusso di cassa (piano finanziario) e saldo previsionale. Vengono predisposti i budget dell'anno con la formazione di un piano annuale dei limiti di ricavi e costi (sezione contabilità annuale). Sono inoltre disponibili piani trimestrali a rotazione (sezione contabilità trimestrale), pianificazione mensile del conto economico e adeguamenti al piano finanziario dell'azienda.

Quelli più complessi sono il budget degli acquisti e il budget dei flussi di cassa. Sulla base dei dati sui saldi nei magazzini e sulla cancellazione pianificata degli articoli di inventario dal magazzino (dal budget dei costi), si forma un saldo materiale nel contesto del classificatore degli articoli di inventario (quantità di articoli di inventario nel magazzino, scrivere -fuori piano, saldo a fine periodo). Pertanto, le scorte di beni e materiali vengono costantemente monitorate, il che garantisce una spesa ottimale dei fondi al momento dell'acquisto. La gestione attuale degli acquisti di immobilizzazioni e articoli di magazzino viene effettuata utilizzando un sistema di richieste. L'esecutore responsabile crea una domanda nel sistema, che segue automaticamente il percorso di approvazione secondo i limiti stabiliti. Una volta completata l'approvazione, passa al reparto logistico, che genera un ordine o una specifica per l'appaltatore. Successivamente, la domanda si considera accettata per l'esecuzione. Con il contraente viene concluso un accordo per l'esecuzione dell'applicazione, anch'esso registrato nel sistema. I pagamenti vengono effettuati in conformità con l'accordo e la domanda approvata.

Poiché la società opera con severi vincoli di liquidità, il principale documento di gestione finanziaria è il budget del flusso di cassa, che viene costantemente monitorato. Per controllare l'esecuzione del BDDS è stato sviluppato un regolamento per la priorità dei pagamenti, sia esterni che interni. Al fine di rafforzare la disciplina finanziaria e una pianificazione finanziaria più accurata, i reparti di produzione calcolano le spese e i flussi di cassa per il mese successivo prima del quindicesimo giorno del mese corrente, formano un bilancio di cassa, il cui indicatore risultante è il flusso di cassa netto di Distretto Federale Centrale, nonché il programma di pagamento settimanale previsto. Secondo gli schemi delle divisioni viene redatto un registro dei pagamenti, che viene approvato dal direttore finanziario della società. Per chiarire la priorità dei pagamenti, si tengono riunioni settimanali del comitato pagamenti con la partecipazione dei direttori delle filiali e del direttore finanziario della società.

La contabilità per l'effettiva attuazione dei progetti di investimento è stata parzialmente automatizzata: oggi per essi viene generato solo un conto profitti e perdite, poiché la creazione del flusso di cassa per ciascun progetto è una procedura ad alta intensità di manodopera.

I dati effettivi sull'esecuzione dei budget, nonché le informazioni non finanziarie necessarie per la gestione aziendale (budget di produzione, compresi indicatori di qualità e indicatori di unità), provengono dai dipartimenti di contabilità e produzione. Per generare reporting gestionale e reporting per gli azionisti, ai conti contabili sono stati aperti ulteriori sottoconti analitici: “Ramo”, “Segmento”, “Progetto di investimento”, “Bene”. Il consolidamento di tutti i dati nel sistema dell'ufficio di Mosca avviene automaticamente ogni ora, quindi non si verificano praticamente perdite temporanee che influiscono negativamente sull'efficienza dei pagamenti o sulla ricezione dei dati di budget.

L’ottenimento di informazioni fattuali sull’esecuzione del bilancio avviene in più fasi. “La chiusura rapida del periodo viene effettuata dai servizi di pianificazione ed economici delle filiali, che dispongono di informazioni sui documenti transitati per loro e sul lavoro svolto fino al 6 del mese successivo. Tiene conto anche delle spese che, per un motivo o per l'altro, potrebbero non essere incluse nei dati contabili sull'esecuzione del bilancio. I risultati finali delle attività dell'impresa, a causa del ritardo nella chiusura dei libri contabili, vengono ricevuti il 15 del mese successivo a quello di riferimento.

Il progetto di automazione è durato 4,5 mesi ed è costato all'azienda 40mila dollari (senza il modulo di conversione). Gran parte del lavoro (soprattutto in fase di implementazione) è stato svolto da soli. Si trattava di un progetto a breve termine e con un budget limitato, progettato principalmente per i propri punti di forza e capacità, e sono proprio tali progetti, secondo l'opinione dell'autore, che portano risultati di successo garantiti. Di conseguenza, la società ha ricevuto un sistema automatizzato di contabilità e budgeting gestionale sviluppato, nonché un apparato per trasformare il reporting gestionale nel formato US GAAP. Ma il risultato più importante è l’aumento delle qualifiche del personale di produzione, l’emergere di capacità di pensiero finanziario e una crescente comprensione dell’importanza della gestione finanziaria dell’azienda.

Reporting secondo gli US GAAP

La rendicontazione secondo gli US GAAP era necessaria per fornire ad un azionista straniero della società. In questa fase si è deciso di predisporre il reporting internazionale trasformando i dati contabili. Per automatizzare questo processo, insieme ad una delle più grandi società di revisione occidentali, è stata sviluppata una tabella di corrispondenze tra il piano dei conti US GAAP, adottato dall'azionista occidentale, e il piano dei conti contabile della società, nonché una metodologia per trasformazioni e aggiustamenti. La trasformazione della contabilità viene effettuata operativamente da due specialisti una volta al mese alla fine del periodo di riferimento utilizzando un sistema automatizzato.

Naturalmente, questo sistema di cronaca occidentale ha i suoi svantaggi. Uno dei principali è il ritardo di un mese nella rendicontazione (i dati di gennaio saranno pronti solo all'inizio di marzo).

È necessario apportare modifiche alla rendicontazione trasformata a causa delle differenze nella metodologia della contabilità russa e occidentale. Pertanto, secondo RAS, gli interessi sono capitalizzati, ma secondo US GAAP no. Pertanto, è necessario monitorare il momento in cui inizia la capitalizzazione degli interessi in RAS e distribuirla secondo le regole GAAP.

Anche gli accordi tra filiali richiedono una correzione, il cui volume è molto elevato nell'azienda. Ad esempio, quando si forniscono servizi per la produzione di sistemi di telemetria della filiale di Tomsk a Nefteyugansk, secondo le regole RAS, viene preso in considerazione il trasferimento dell'intero costo di questi servizi, comprese le spese generali, mentre secondo GAAP, solo diretto vengono presi in considerazione i costi. Di conseguenza, è necessario adeguare il costo dei servizi della filiale in base all'importo delle spese generali.

Oltre al ritardo nel reporting, uno svantaggio significativo è che gli indicatori GAAP pianificati sono formati da specialisti dell'ufficio di Mosca per l'azienda nel suo insieme sulla base delle statistiche dei periodi precedenti (anche il reporting della società per gli ultimi due anni è stato trasformato in Stati Uniti GAAP) e conoscenza delle future fonti di reddito e di spesa dell'azienda. Tale piano non è stato sviluppato in termini di segmenti e filiali. Ma dal luglio 2005, l'azionista straniero si è posto il compito di passare alla pianificazione e al reporting segmento per segmento in conformità con gli standard occidentali. Pertanto, nella seconda metà dell'anno, è necessario preparare i report US GAAP non un mese dopo la fine del periodo di riferimento, ma il quinto giorno lavorativo del mese successivo al periodo di riferimento. Pertanto, nel 2005 l'azienda prevede di cambiare completamente i principi di rendicontazione e inserimento dei dati nel sistema (vedi figura).

Disegno. Sviluppo del CIS presso SGK LLC

2002-2003– la fonte delle informazioni era solo contabile.
2004– l'introduzione della contabilità di gestione e del bilancio ha aumentato significativamente l'efficienza dei metodi di gestione aziendale. Lo svantaggio è che è legato alla metodologia contabile (un fatto gestionale si forma sulla base dei dati contabili, il circuito contabile contiene dati provenienti dall'analisi gestionale) e all'insufficiente efficienza nell'ottenimento delle informazioni. Il modulo di reporting US GAAP funziona solo nell'ufficio di Mosca. Formazione dei dipendenti dei servizi di produzione affinché lavorino con informazioni di natura economica.
2005 anno– creazione di un nuovo sistema basato sulla metodologia US GAAP e spostamento del circuito gestionale ad un livello indipendente da quello contabile. Introduzione della tecnologia del flusso di lavoro (automazione completa del flusso di documenti). Riorganizzazione dei servizi di pianificazione economica e contabilità.

Con il nuovo sistema contabile cambierà il documento primario sulla base del quale vengono rilevati i ricavi/costi. Per generare reporting gestionale e reporting US GAAP, il nuovo sistema introduce i cosiddetti service-ticket - documenti in cui il volume fisico di lavoro svolto sarà registrato e confermato dal cliente e che costituiscono la base per il riconoscimento dei ricavi negli US GAAP. Sono analoghi ai certificati di accettazione del lavoro, ma vengono generati con una determinata frequenza (dal 25 di un mese al 25 di quello successivo). Si prevede che le informazioni effettive sulle spese saranno generate in modo simile al sistema esistente di richieste (ordini di acquisto), che dovranno essere integrate con richieste di lavoro svolto dagli appaltatori (ad esempio, la fornitura di servizi di trasporto), e i costi saranno calcolato in base alle richieste “chiuse” o “aperte”.

La questione più difficile da risolvere nell'ambito di questo progetto sarà la formazione di un bilancio per il segmento, in particolare, la contabilità con la ridistribuzione dei crediti e dei debiti interni a causa dell'elevato volume di servizi interni forniti dalle divisioni. Possono sorgere alcune difficoltà nella ripartizione delle imposte e dei saldi di cassa nei conti dei dipartimenti.

Per attuare questo progetto sarà necessario migliorare ulteriormente la metodologia contabile e di bilancio, ristrutturare il reparto contabilità con l'assegnazione di addetti alle transazioni responsabili dell'inserimento tempestivo delle informazioni nel database. Si presuppone che la base per il futuro sistema sarà “1C:Enterprise 8.0”. Naturalmente, questo sarà un progetto più complesso, ma lo schema per la sua attuazione rimarrà lo stesso: test manuale del nuovo sistema di flusso dei documenti, quindi riorganizzazione del servizio contabile e solo successivamente automazione.

Come avere successo?

La risposta è semplice. Innanzitutto, è necessario sviluppare un sistema di gestione finanziaria metodologicamente corretto che soddisfi le esigenze individuali dell'impresa. L'azienda deve disporre della necessaria struttura finanziaria, sono stati sviluppati budget e indicatori di analisi interna, sono stati descritti i processi di pianificazione e contabilità gestionale e sono stati creati moduli di reporting necessari per proprietari, top manager e investitori che riflettono lo stato delle cose nell'impresa .

Lo sviluppo di una metodologia è solo il primo compito per creare un efficace sistema di gestione finanziaria aziendale, sebbene sia il più importante, perché se il primo passo non viene fatto o viene fatto nella direzione sbagliata, ulteriori movimenti si verificheranno nella direzione sbagliata. Tuttavia, le questioni riguardanti lo sviluppo della metodologia sono un argomento per una discussione separata. Ora immaginiamo di avere già una struttura finanziaria e di bilancio sviluppata, pratiche di contabilità di gestione, un sistema di pianificazione e analisi interna. Questi sviluppi sono sanciti nelle applicazioni, che sono documenti normativi per tutti i dipendenti coinvolti nel processo di gestione del budget. La domanda sorge spontanea: cosa è necessario fare affinché il lavoro inizi e non rimanga sulla carta? Sembra chiaro: iniziare a lavorare secondo le norme sancite nei documenti. Ma per questo abbiamo bisogno di:

Rendi questo lavoro efficace
Ridurre i costi del lavoro dei dipendenti per la definizione del budget e la contabilità di gestione
Aumentare l’efficienza della fornitura dei dati
Garantire completezza e accuratezza
Ridurre i costi di transazione e comunicazione durante l'interazione dei partecipanti al processo di gestione finanziaria

La maggior parte di quanto sopra riguarda gli attuali top manager e proprietari, che comprendono la particolare importanza di aumentare l'efficienza gestionale riducendo sia i costi dei materiali che quelli delle informazioni, e molti oggi stanno iniziando a risolvere intensamente questi problemi utilizzando la tecnologia dell'informazione.

Automazione della finanza. Perché e per cosa?

Quando si pensa all'automazione, è necessario prima decidere gli obiettivi di questo processo e quindi, in base agli obiettivi, presentare i requisiti per il sistema di controllo automatizzato. I requisiti, come dimostra la pratica, possono variare a seconda delle caratteristiche specifiche individuali delle attività dell'azienda. La cosa più importante è che un tale sistema informativo gestionale nel processo di lavoro deve fornire informazioni complete, affidabili e tempestive sul funzionamento dell'impresa, ovvero è un sistema per la raccolta e la pianificazione dei risultati finanziari, in base al quale il manager può effettuare un'analisi decisione informata per la sua attività. Allo stesso tempo, per completezza si intende l'intero elenco di informazioni necessarie contenute nel sistema informativo; affidabilità significa che le informazioni contenute nel sistema possono essere attendibili senza ulteriori controlli e revisioni; L’efficienza implica che le informazioni nel sistema automatizzato riflettano la realtà odierna. Inoltre, tutti i requisiti, gli obiettivi, i criteri di successo e i rischi del progetto di automazione, la situazione "così com'è" e "come dovrebbe essere" con l'allegato di un piano di lavoro devono essere registrati nel project charter, il principale documento normativo che descrive il progetto automatizzare il budgeting e la contabilità di gestione in azienda.

Selezione di una soluzione informatica

Quali sfide devono affrontare i dipendenti responsabili della scelta di una particolare soluzione informatica?

Automazione dell'intero ciclo di gestione finanziaria in un unico ciclo
Garantire l'implementazione della metodologia sviluppata
Flessibilità delle soluzioni IT, capacità di apportare modifiche rapidamente
Fornire una soluzione informativa con un'esperienza user-friendly
Integrazione di soluzioni IT con sistemi informativi che forniscono dati fattuali
Reporting automatico e istantaneo
Pianificazione automatica del budget
Possibilità di preventivazione secondo gli standard internazionali
Integrare la finanza con processi e progetti
Possibilità di accesso remoto al software
Inoltre: pianificazione e contabilità multiscenario e multivaluta, varie opzioni di budgeting.

Esaminiamo ogni punto in modo più dettagliato.

Automazione dell'intero ciclo di gestione finanziaria in un unico circuito. La pianificazione, la contabilità, il controllo in azienda e l'analisi devono essere effettuati in un ambiente informativo unificato per poter infine prendere una decisione deliberata e sistematica e formulare l'influenza della gestione. L'assenza di un sistema di gestione finanziaria unificato e completo che combini tutte le fasi del ciclo finanziario (Fig. 1) porta al fatto che i dipendenti del servizio finanziario dell'impresa sono costantemente costretti a dedicare tempo alla riconciliazione dei dati provenienti da diversi sistemi e dell'IT dell'azienda i dipendenti devono registrare i gateway di trasferimento dati da un sistema all'altro. Questo processo è la causa diretta dei costi di transazione in azienda, espressi sotto forma di perdita di tempo e risorse materiali.

Garantire l'implementazione della metodologia sviluppata. Il prodotto software deve implementare in modo completo e flessibile la metodologia sviluppata per il bilancio e la contabilità di gestione, sancita dalla normativa, con la possibilità di apportare adeguamenti operativi associati ai cambiamenti nei principi, metodi e tecniche di pianificazione interna e contabilità. Questa è una caratteristica molto importante di una soluzione informativa, che dovrebbe essere presa in considerazione, prima di tutto, quando si sceglie un software progettato per automatizzare la contabilità finanziaria di un'azienda, da cui dipende direttamente il costo di implementazione e mantenimento di questo sistema.

Flessibilità delle soluzioni IT, tempestività nei cambiamenti. Tutti i componenti del modello di budget e contabilità devono presentare variabilità, ovvero gli specialisti dei servizi finanziari sono tenuti ad adeguare, modificare e adeguare rapidamente il modello di gestione finanziaria (Figura 2). Ciò è possibile solo quando lo specialista in materia crea personalmente queste impostazioni, nonché gli elementi chiave del sistema come: struttura finanziaria, modelli di budget, conti e regole per ottenere dati effettivi. Non sono costanti del programma “cablate” a livello di codice, ma possono essere create e modificate a livello utente, tenendo conto dei requisiti di sicurezza del sistema.

Il soddisfacimento di questi requisiti per i prodotti software contribuisce in modo significativo alla crescita dell’efficienza gestionale, poiché consente al proprietario diretto del sistema, che nella maggior parte dei casi è il direttore finanziario, di essere il vero “padrone” (cioè di essere competente in istituire) il suo sistema finanziario.

Esempio 1

Consideriamo un caso pratico. In un'azienda impegnata nella produzione di attrezzature tecniche, la pianificazione del budget e la contabilità di gestione sono state implementate dai dipendenti IT in uno dei prodotti software che automatizzano il budget, tenendo conto di tutti i requisiti metodologici degli specialisti del dipartimento finanziario. Le divisioni remote effettuavano la pianificazione su libri MS Excel e inviavano settimanalmente piani e report alla casa madre, il che complicava notevolmente il processo di consolidamento dei dati nei budget consuntivi e portava all'impossibilità pratica di redigere un bilancio di gestione. L'azienda ha sviluppato un sistema di responsabilità finanziaria attraverso i budget, ovvero sono stati sviluppati i moduli documentali necessari per inserire un piano e ricevere report, principi per la generazione automatica dei dati effettivi e le procedure normative necessarie (chiusura dei conti, registrazione delle spese indirette, ecc. .). Dopo due o tre mesi, i cambiamenti nella situazione del mercato hanno comportato la necessità di cambiamenti organizzativi all'interno dell'azienda e, di conseguenza, un cambiamento nella struttura finanziaria e nella metodologia di contabilità gestionale. Gli specialisti dell'azienda, che da circa sei mesi implementavano il sistema di gestione del budget, hanno dovuto riscrivere l'intera logica delle impostazioni del prodotto software. Pertanto, possiamo dire che il budget in prodotti software così rigidi e operativamente non modificabili è simile all'implementazione del budget e della contabilità in Excel, quando si verifica una perdita di efficienza e flessibilità, ed è anche impossibile riflettere pienamente le specificità di le attività dell'azienda.

Fornire una soluzione informativa di facile utilizzo per gli utenti Il prodotto software deve tenere conto delle esigenze degli utenti che lavorano nel sistema per quanto riguarda il contenuto e l'aspetto dei documenti con cui devono lavorare. In altre parole, la soluzione IT deve supportare il principio della pianificazione collettiva in azienda, quando specialisti di vari dipartimenti inseriscono i loro piani finanziari in un unico ambiente informativo.

Integrazione della soluzione IT con i sistemi informativi che presentano dati reali. È molto importante che il software per il budget e la contabilità di gestione abbia la capacità di combinarsi facilmente con una fonte di dati sulle attività effettive dell'azienda, che è la contabilità e la contabilità operativa. Da questa proprietà della soluzione IT dipende in gran parte l’efficienza nell’ottenimento di dati affidabili nella contabilità di gestione e la possibilità di condurre un’analisi dei fatti delle attività dell’azienda, che in ultima analisi influisce sulla velocità con cui vengono prese le decisioni gestionali da parte del top management dell’azienda.

Esempio 2

L'azienda produce prodotti fotografici. La contabilità viene mantenuta nel sistema 1C Enterprise 8.2. C'è un forte staff di programmatori che conoscono bene il proprio business. Il management dell'azienda aveva il compito di “completare” la configurazione standard 1C e creare una base per la contabilità di gestione, che includesse i dati contabili effettivamente “puliti”. Adesso i programmatori hanno scritto le regole per il trasferimento e la trasformazione dei dati nel circuito gestionale, e la modulistica necessaria ai fini della gestione aziendale. La pianificazione viene effettuata in tabelle MS Excel, mentre alcuni piani dell'azienda sono compilati da dipendenti del dipartimento finanziario e altri da dipendenti di altri servizi funzionali (marketing, reparto vendite). Si possono identificare i seguenti problemi:

1. Doppio inserimento dei dati consuntivi ai fini dell'esecuzione dell'analisi piano-fatti (la pianificazione viene effettuata su tabelle MSExcel, i dati gestionali vengono raccolti nella 1C integrata).
2. L'attività dell'azienda si sta sviluppando intensamente e il sistema contabile richiede costantemente nuovi dati per l'analisi, che è difficile da implementare a causa della mancanza di un sistema informativo flessibile:

UN. si perde tempo scrivendo specifiche tecniche per i programmatori;

B. la traduzione dei compiti che devono affrontare i dipendenti dei servizi finanziari dal linguaggio di un finanziere al linguaggio tecnico dei programmatori richiede molto tempo;

C. Il feedback dei programmatori arriva anche in termini tecnici.

3. Difficoltà nel consolidare i dati di bilancio. L'azienda ha sviluppato un elenco di budget (funzionali) piuttosto impressionante, che deve essere riassunto nei budget finali dei flussi di cassa, nel budget delle entrate e delle uscite. Questo processo ha richiesto molto tempo e impegno, poiché richiedeva una verifica costante dei dati di budget pianificati per verificarne la correttezza e la comparabilità tra loro.

4. Non è stato redatto il consuntivo di gestione. Questa versione della gestione del bilancio non può essere un esempio esemplare, sebbene abbia anche il diritto di esistere. Con questo iniziano le piccole imprese con un tipo di attività semplice, quando lo staff di specialisti non è ancora così ampio e i costi di transazione non hanno un impatto diretto e forte sul funzionamento dell'azienda. Se l'azienda si sta sviluppando in modo dinamico sul mercato, questa opzione di automatizzare il sistema di gestione finanziaria porta solo ad un aumento dei problemi e alla perdita di orientamento nello spazio.

Pertanto, idealmente, il sistema di gestione finanziaria dovrebbe fornire dati pianificati affidabili e dati effettivi alla direzione dell'azienda in un unico ambiente software.

Reporting automatico e istantaneo. La soluzione software dovrebbe consentire di ottenere in qualsiasi momento un sistema di reporting gestionale completo. In qualsiasi sezione di interesse per effettuare il controllo operativo sulla condizione finanziaria della società. L'acrobazia più alta sarà la costruzione automatica di un equilibrio gestionale.

Pianificazione automatica del budget. Per ridurre i costi di manodopera per la pianificazione, il prodotto software dovrebbe fornire meccanismi per la generazione automatica dei dati di pianificazione in base a varie condizioni (pianificazione delle entrate dalle spese, varie procedure normative, ecc.)

Esempio 3

Consideriamo un'impresa manifatturiera del settore agroindustriale, che presenta un ciclo produttivo piuttosto complesso con un elevato numero di operazioni aziendali. La contabilità manuale di queste transazioni ha assorbito la maggior parte del tempo dei dipendenti del dipartimento finanziario. Utilizzando la capacità del software di compilare automaticamente le voci di budget in base ai movimenti di altre voci, i costi di manodopera per il mantenimento della contabilità e della pianificazione gestionale nell'azienda sono stati significativamente ridotti e l'efficienza della pianificazione contabile è aumentata, il che alla fine ha portato a una riduzione dei costi dei materiali del 10%.

Capacità di condurre budget e contabilità secondo gli standard internazionali. In connessione con gli intensi processi di integrazione con i paesi della comunità internazionale e la possibilità per le aziende di entrare nel mercato internazionale dei capitali, questa proprietà del prodotto software gioca un ruolo sempre più importante nella scelta di uno strumento per automatizzare un sistema di gestione finanziaria. Il top management nazionale guarda al futuro e molti capiscono che tra due o tre anni sarà urgente ricevere report secondo gli standard IFRS.

Integrazione della finanza con processi e progetti. La gestione dei processi è diventata sempre più popolare di recente. Quando un'impresa costruisce le proprie attività attorno ai processi, questo è considerato il massimo dell'eccellenza. Pertanto, un prodotto software per il budget e la contabilità di gestione dovrebbe automatizzare il processo di budget e di contabilità di gestione, precedentemente sviluppato su carta. Un esempio del processo di pianificazione di un budget per entrate e uscite è mostrato in Fig. 3.

Possibilità di accesso remoto al software. Le aziende con una struttura di filiali distribuite geograficamente non sempre hanno la capacità finanziaria per acquistare un prodotto software per ogni ufficio. E i top manager che sono in viaggio d'affari e in viaggio devono tenere costantemente il polso della gestione aziendale. Pertanto, oggi una delle qualità significative di una soluzione software è la sua capacità di fornire accesso remoto via Internet al database dell'organizzazione.

Pianificazione e contabilità multiscenario e multivaluta, varie opzioni di budgeting. Un'impresa di solito ha diverse opzioni di sviluppo per il futuro, ovvero diversi scenari di pianificazione, ad esempio ottimistico, realistico e pessimistico. Inoltre, quanto più lontano è l’orizzonte temporale della pianificazione, tanto più diverse potrebbero essere le opzioni. Inoltre, un numero significativo di aziende opera non solo nella valuta nazionale, ma anche in altre valute nazionali. Pertanto, per una pianificazione e una contabilità automatizzate ottimali, il software deve supportare tutte le caratteristiche di cui sopra.

Conclusione

Pertanto, se decidi di automatizzare il sistema di gestione finanziaria della tua azienda, per ottenere il massimo effetto da questo processo, devi comprendere quanto segue: una soluzione IT è un mezzo per raggiungere gli obiettivi di gestione finanziaria e deve soddisfare i requisiti per lui specialisti finanziari della società. Solo allora la soluzione IT scelta sarà uno strumento a tutti gli effetti per la pianificazione, la contabilità e l'analisi intra-aziendale, e i costi dell'automazione costituiranno un investimento per migliorare la qualità della governance aziendale.

Ministero dell'Istruzione e della Scienza della Repubblica del Kazakistan

Università degli affari internazionali

Dipartimento delle Finanze e del Credito

LAVORO DEL CORSO

nella disciplina "Finanza"

sul tema: “Sistemi automatizzati per la gestione delle attività finanziarie e dei regolamenti finanziari”

Viene eseguito da uno studente

2 corsi a tempo pieno

specialità "Finanza"

gruppo n. 204, Ligai Alexey Yurievich

Controllato da: Professore Associato del Dipartimento di Finanza e Credito

Madykhanova Kundyz Adilkhanovna

ALMATY, 2011

introduzione

Le imprese e le imprese moderne sono sistemi organizzativi complessi, le cui singole componenti – capitale fisso e circolante, manodopera e risorse materiali, e altre – cambiano costantemente e sono in complessa interazione tra loro. Il funzionamento di imprese e organizzazioni di vario tipo in un'economia di mercato ha posto nuovi compiti per migliorare le attività di gestione basate sull'automazione completa della gestione di tutti i processi produttivi e tecnologici, nonché delle risorse lavorative.

Rilevanzaè determinato dalla diffusa introduzione di sistemi di controllo automatizzati e di posti di lavoro automatizzati in tutti i settori di attività, sia delle organizzazioni che dei singoli individui, senza eccezioni.

Scopo dello studio determinare l'importanza dell'utilizzo di sistemi di gestione automatizzati utilizzando l'esempio dei sistemi di gestione finanziaria automatizzata. Il raggiungimento di questo obiettivo richiedeva:

· Revisione e studio di pubblicazioni e articoli monografici

· Studio del concetto di sistemi di controllo automatizzati

· Analisi dei problemi di implementazione e utilizzo di sistemi di controllo automatizzato nelle imprese

Oggetto di studio– sistemi automatizzati di gestione finanziaria

Struttura dei corsi determinato dal soggetto, oggetto, scopo e obiettivi dello studio. L'opera è composta da un'introduzione, 3 capitoli, una conclusione, un elenco di riferimenti e un'appendice.

1. Sistemi di controllo automatizzati

1.1 Concetti di base sui sistemi di controllo automatizzati

La complicazione intensiva e l’aumento della scala della produzione industriale, lo sviluppo di metodi di controllo economico e matematico, l’introduzione dei computer in tutte le sfere dell’attività produttiva umana, che hanno maggiore velocità, flessibilità logica e una notevole quantità di memoria, sono serviti come base per lo sviluppo di sistemi di controllo automatizzato (ACS), che hanno cambiato qualitativamente la gestione della formula, aumentandone significativamente l'efficienza.

Un sistema di controllo automatizzato è, di norma, un sistema “uomo-macchina” progettato per fornire la raccolta e l'elaborazione automatizzata delle informazioni necessarie per ottimizzare il processo di gestione. A differenza dei sistemi automatici, in cui una persona è completamente esclusa dal circuito di controllo, un sistema di controllo automatizzato presuppone la partecipazione attiva di una persona al circuito di controllo, il che fornisce la necessaria flessibilità e adattabilità del sistema di controllo automatizzato.

Consideriamo uno schema a blocchi semplificato dell'elaborazione dei dati in un sistema di controllo automatizzato (Fig. 1). I numeri indicano le fasi del trattamento dei dati. Dall'analisi del diagramma è chiaro che le fasi 1, 2, 3, 4, 8, 9 possono contenere molte operazioni che non richiedono la partecipazione umana creativa e, quindi, possono essere eseguite con mezzi tecnici. Le fasi 5, 6, 7 richiedono un approccio creativo per risolvere i problemi assegnati; la fase 7 non può essere eseguita affatto senza la partecipazione umana, perché comporta un elemento di responsabilità giuridica.

Riso. 1. Schema semplificato per l'elaborazione delle informazioni in un sistema di controllo automatizzato

Pertanto, non dovremmo parlare di estromettere una persona dal ciclo di controllo di sistemi complessi, ma di distribuzione razionale delle funzioni di controllo tra una persona e mezzi tecnici, liberando una persona dalla risoluzione di problemi di routine e assegnandogli compiti la cui soluzione richiede creatività.

Le caratteristiche essenziali di un sistema di controllo automatizzato sono la presenza di grandi flussi di informazioni, una struttura informativa complessa e algoritmi di elaborazione delle informazioni abbastanza complessi. Le proprietà generali e le caratteristiche distintive dei sistemi di controllo automatizzato come sistemi complessi sono le seguenti:

· la presenza di un gran numero di elementi interconnessi e interagenti e un cambiamento nella natura del funzionamento di uno qualsiasi degli elementi influenza la natura del funzionamento dell'altro e dell'intero sistema nel suo complesso;

· il sistema ed i suoi vari elementi sono prevalentemente multifunzionali;

· l'interazione degli elementi del sistema può avvenire attraverso canali di scambio di informazioni, energia, materia, ecc.;

· la presenza di un obiettivo comune, uno scopo generale per l'intero sistema, che determina l'unità della complessità e dell'organizzazione, pur nella diversità dei suoi elementi;

·variabilità della struttura (connessioni e composizione del sistema), garantendo la multimodalità di funzionamento;

· l'interazione degli elementi del sistema e con l'ambiente esterno nella maggior parte dei casi è di natura stocastica;

·l'automazione ha un livello elevato, in particolare l'uso diffuso dell'automazione e della tecnologia informatica per il controllo flessibile e la meccanizzazione del lavoro mentale e manuale di una persona che lavora nel sistema;

· il controllo nella stragrande maggioranza dei sistemi è di natura gerarchica, prevedendo una combinazione di gestione o controllo centralizzato con l'autonomia delle sue parti.

1. Sistemi informativi che forniscono raccolta e consegna in una forma conveniente di informazioni sull'avanzamento di un processo tecnologico o produttivo. Come risultato dei calcoli corrispondenti, viene determinato quali azioni di controllo dovrebbero essere eseguite affinché il processo controllato proceda nel miglior modo possibile. Il ruolo principale appartiene alla persona e la macchina svolge un ruolo di supporto, fornendogli le informazioni necessarie.

2. Sistemi di controllo che, oltre a raccogliere informazioni, forniscono comandi diretti agli esecutori o agli attuatori. I sistemi di controllo di solito funzionano in tempo reale, vale a dire al ritmo delle operazioni tecnologiche o produttive. Nei sistemi di controllo, il ruolo più importante spetta alla macchina e una persona controlla e risolve i problemi più complessi che, per un motivo o per l’altro, non possono essere risolti dagli strumenti informatici del sistema.

2.1 Sistemi informativi

Lo scopo di tali sistemi è che l'operatore ottenga informazioni con elevata affidabilità per un processo decisionale efficace. Una caratteristica dei sistemi informativi è il funzionamento di un computer in un circuito di controllo ad anello aperto. Inoltre sono possibili sistemi informativi di vari livelli.

I sistemi informativi devono fornire, da un lato, report sul normale andamento del processo produttivo e, dall'altro, informazioni su situazioni causate da eventuali deviazioni dal normale processo.

Esistono due tipi di sistemi informativi: informativi e di riferimento (passivi), che forniscono informazioni all'operatore dopo la sua connessione al sistema su richiesta, e informativi e consultivi (attivi), che a loro volta forniscono periodicamente all'abbonato le informazioni a lui destinate.

Nei sistemi informativi e di riferimento, un computer è necessario solo per raccogliere ed elaborare informazioni sull'oggetto gestito. Sulla base delle informazioni elaborate da un computer e fornite in un formato di facile lettura, l'operatore prende decisioni relative al metodo di controllo dell'oggetto.

I sistemi di raccolta ed elaborazione dei dati svolgono sostanzialmente le stesse funzioni dei sistemi di controllo centralizzato e costituiscono un livello superiore della loro organizzazione. Le differenze sono prevalentemente qualitative.

Nei sistemi informativi e consultivi, oltre alla raccolta e al trattamento delle informazioni, vengono eseguite le seguenti funzioni:

· determinazione di una modalità tecnologica razionale di funzionamento basata sui singoli parametri tecnologici del processo;

· determinazione delle azioni di controllo per tutti o singoli parametri di processo;

· determinazione dei valori (valori) delle impostazioni dei regolatori locali.

I dati sulle modalità tecnologiche e sulle azioni di controllo vengono ricevuti attraverso strumenti di visualizzazione delle informazioni sotto forma di raccomandazioni all'operatore. Il processo decisionale dell'operatore si basa sulla sua comprensione del processo e sulla sua esperienza nella gestione dello stesso. Lo schema del sistema consultivo coincide con lo schema del sistema di raccolta ed elaborazione delle informazioni.

2.2 Sistemi di controllo

Il sistema di controllo svolge funzioni di controllo secondo determinati programmi che predeterminano le azioni che devono essere intraprese in una particolare situazione produttiva. La persona mantiene il controllo generale e l'intervento nei casi in cui si verificano circostanze impreviste dagli algoritmi di controllo. I sistemi di controllo sono disponibili in diverse varietà.

Sistemi di controllo di supervisione. Un sistema di controllo automatizzato che opera in modalità di controllo di supervisione è progettato per organizzare una modalità operativa del computer multi-programma ed è un sistema gerarchico a due livelli con ampie capacità e maggiore affidabilità. Il programma di controllo determina l'esecuzione di programmi e subroutine e controlla il caricamento dei dispositivi informatici.

Sistemi di controllo digitale diretto. Il computer genera direttamente le azioni di controllo ottimali e, con l'ausilio di opportuni convertitori, trasmette i comandi di controllo agli attuatori. La modalità di controllo digitale diretto consente di applicare principi di regolazione e controllo più efficaci e selezionare la loro opzione ottimale; implementare funzioni di ottimizzazione e adattamento ai cambiamenti dell'ambiente esterno e dei parametri variabili dell'oggetto di controllo; ridurre i costi di manutenzione e unificare controlli e controlli.

2.3 Problemi e compiti nell'implementazione di sistemi di controllo automatizzati

L’implementazione di un sistema di automazione gestionale, come ogni grande trasformazione di un’impresa, è un processo complesso e spesso doloroso. Tuttavia, alcuni problemi che sorgono durante l'implementazione del sistema sono abbastanza ben studiati, formalizzati e dispongono di metodologie di soluzione efficaci. Studiare questi problemi in anticipo e prepararsi ad affrontarli facilita notevolmente il processo di implementazione e aumenta l'efficienza dell'ulteriore utilizzo del sistema.

· mancanza di definizione dei compiti di gestione dell'impresa;

· necessità di riorganizzazione parziale o totale della struttura aziendale;

· la necessità di cambiare la tecnologia aziendale sotto vari aspetti;

· resistenza dei dipendenti aziendali;

· aumento temporaneo del carico di lavoro dei dipendenti durante l'implementazione del sistema;

· la necessità di formare un team qualificato per l'implementazione e la manutenzione del sistema, selezionare un forte team leader.

Questi punti sono descritti più dettagliatamente di seguito:

Mancanza di impostazione delle attività di gestione nell'impresa. Questo punto è probabilmente il più significativo e difficile. A prima vista, il suo argomento riecheggia il contenuto del secondo paragrafo, dedicato alla riorganizzazione della struttura aziendale. Tuttavia, in realtà, è più globale e comprende non solo metodologie di gestione, ma anche aspetti filosofici e psicologici. Il fatto è che la maggior parte dei manager gestisce la propria impresa solo sulla base della propria esperienza, intuizione, visione e dati molto non strutturati sulle sue condizioni e dinamiche. Di norma, se a un manager viene chiesto di descrivere in qualche modo la struttura delle attività della sua impresa o l’insieme delle disposizioni in base alle quali prende le decisioni di gestione, le cose finiscono rapidamente in un vicolo cieco.

La corretta formulazione dei compiti di gestione è il fattore più importante che influenza sia il successo dell'impresa nel suo complesso sia il successo del progetto di automazione. Ad esempio, è completamente inutile implementare un sistema di budgeting automatizzato se il budget stesso non viene implementato correttamente nell'azienda, come un certo processo sequenziale.

Sfortunatamente, attualmente in Russia l’approccio nazionale alla gestione non è ancora pienamente sviluppato. Al momento, il management russo è una miscela esplosiva di teoria manageriale occidentale (che per molti versi non è adeguata alla situazione attuale) e di esperienza sovietico-russa, che, sebbene per molti versi si armonizza con i principi generali della vita, non soddisfa più le dure esigenze esigenze della competizione di mercato.

Pertanto, la prima cosa da fare affinché il progetto di implementazione di un sistema di controllo automatizzato abbia successo è formalizzare il più possibile tutti quei cicli di controllo che si intende effettivamente automatizzare. Nella maggior parte dei casi, ciò non può essere raggiunto senza il coinvolgimento di consulenti professionisti, ma per esperienza, i costi dei consulenti semplicemente non sono paragonabili alle perdite derivanti da un progetto di automazione fallito. Tuttavia, non bisogna commettere errori nella scelta dei consulenti.

La necessità di una parziale riorganizzazione della struttura e delle attività dell'impresa. Prima di iniziare a implementare un sistema di automazione in un'impresa, di solito è necessario effettuare una parziale riorganizzazione della sua struttura e delle tecnologie aziendali. Pertanto, una delle fasi più importanti del progetto di attuazione è un esame completo e affidabile dell'impresa in tutti gli aspetti delle sue attività. Sulla base delle conclusioni ottenute a seguito del sondaggio, viene costruito l'intero ulteriore schema per la costruzione di un sistema informativo aziendale. Indubbiamente è possibile automatizzare tutto “così com’è”, tuttavia ciò non dovrebbe essere fatto per una serie di motivi. Il fatto è che a seguito dell'indagine, un gran numero di luoghi in cui sorgono costi aggiuntivi irragionevoli, nonché contraddizioni nella struttura organizzativa, la cui eliminazione ridurrebbe i costi di produzione e logistica, oltre a ridurre significativamente i tempi di esecuzione vengono solitamente registrate le varie fasi dei principali processi aziendali.

La necessità di cambiare la tecnologia di lavoro con le informazioni e i principi del fare affari. Un sistema informativo costruito in modo efficace non può non apportare modifiche alla tecnologia esistente per la pianificazione, il budgeting e il controllo, nonché la gestione dei processi aziendali.

Innanzitutto, una delle caratteristiche più importanti di un sistema informativo aziendale per un manager sono i moduli di contabilità gestionale e di controllo finanziario. Ora ciascuna unità funzionale può essere definita come un centro di contabilità finanziaria con il corrispondente livello di responsabilità finanziaria del suo responsabile. Ciò, a sua volta, aumenta la responsabilità di ciascuno di questi manager e fornisce ai senior manager strumenti efficaci per un controllo chiaro sull’attuazione dei piani e dei budget individuali.

Se esiste un sistema informativo, il manager è in grado di ricevere informazioni aggiornate e affidabili su tutti gli aspetti delle attività dell'azienda senza ritardi e collegamenti di trasferimento non necessari. Inoltre, le informazioni vengono presentate al manager in una comoda forma “dal foglio” in assenza di fattori umani che possano influenzare o interpretare soggettivamente le informazioni durante la trasmissione. Tuttavia, sarebbe giusto notare che alcuni manager non sono abituati a prendere decisioni gestionali sulle informazioni nella loro forma pura, a meno che non siano accompagnate dall'opinione della persona che le ha fornite. Questo approccio, in linea di principio, ha il diritto di esistere anche in presenza di un sistema informativo, ma spesso influisce negativamente sull'obiettività della gestione.

L’implementazione di un sistema di automazione apporta cambiamenti significativi nella gestione dei processi aziendali. Ogni documento che visualizza nel campo informazioni lo stato di avanzamento o il completamento di un particolare processo aziendale end-to-end viene creato automaticamente nel sistema integrato in base al documento principale che ha aperto il processo. I dipendenti responsabili di questo processo aziendale monitorano e, se necessario, apportano modifiche alle posizioni dei documenti generati dal sistema. Ad esempio, un cliente ha effettuato un ordine per prodotti che devono essere completati entro una determinata data del mese. L'ordine viene inserito nel sistema, sulla base di esso il sistema crea automaticamente una fattura (basata sugli algoritmi di prezzo esistenti), la fattura viene inviata al cliente e l'ordine viene inviato al modulo di produzione, dove viene visualizzato il tipo di prodotto ordinato è scomposto in singole componenti. Sulla base dell'elenco dei componenti nel modulo acquisti, il sistema crea gli ordini per l'acquisto e il modulo di produzione ottimizza di conseguenza il programma di produzione in modo che l'ordine venga completato in tempo. Naturalmente, nella vita reale ci sono varie opzioni per interruzioni inevitabili nella fornitura di componenti, guasti alle apparecchiature, ecc., Pertanto, ogni fase di evasione dell'ordine deve essere rigorosamente controllata dalla cerchia di dipendenti ad essa responsabile, che, se necessario, deve creare un impatto gestionale sul sistema al fine di evitare conseguenze indesiderate o ridurle.

Non dovresti dare per scontato che lavorare con un sistema di controllo automatizzato diventerà più semplice. Al contrario, una significativa riduzione delle pratiche burocratiche accelera il processo e migliora la qualità dell'elaborazione degli ordini, aumenta la competitività e la redditività dell'impresa nel suo complesso, e tutto ciò richiede maggiore compostezza, competenza e responsabilità da parte degli esecutori. È possibile che la base produttiva esistente non possa far fronte al nuovo flusso di ordini e sarà anche necessario introdurre riforme organizzative e tecnologiche, che successivamente avranno un impatto positivo sulla prosperità dell'impresa.

Resistenza da parte dei dipendenti dell'azienda. Quando si implementano i sistemi informativi aziendali, nella maggior parte dei casi c'è una resistenza attiva da parte dei dipendenti locali, che rappresenta un serio ostacolo per i consulenti ed è in grado di interrompere o ritardare significativamente il progetto di implementazione. Ciò è causato da diversi fattori umani: la paura comune dell'innovazione, il conservatorismo (ad esempio, un negoziante che ha lavorato per 30 anni con uno schedario cartaceo di solito trova psicologicamente difficile passare a un computer), la paura di perdere il lavoro o perdere la sua insostituibilità, paura di aumentare significativamente la responsabilità delle sue azioni. I dirigenti di un'impresa che hanno deciso di automatizzare la propria attività, in questi casi, devono in ogni modo assistere il gruppo responsabile di specialisti che realizza l'implementazione del sistema informativo, condurre un lavoro esplicativo con il personale e, inoltre:

· creare tra i dipendenti a tutti i livelli un forte sentimento dell'inevitabilità dell'attuazione;

· conferire sufficiente autorità al responsabile del progetto di attuazione, poiché a volte (spesso inconsciamente o come risultato di ambizioni ingiustificate) si verificano resistenze anche a livello dei top manager;

· supportare sempre tutte le decisioni organizzative su questioni di attuazione emanando pertinenti ordini e istruzioni scritte. Aumento temporaneo del carico di lavoro dei dipendenti durante l'implementazione del sistema. In alcune fasi del progetto di implementazione, il carico di lavoro dei dipendenti aziendali aumenta temporaneamente. Ciò è dovuto al fatto che oltre a svolgere le normali mansioni lavorative, i dipendenti devono padroneggiare nuove conoscenze e tecnologie. Durante l'esercizio di prova e durante la transizione all'esercizio industriale del sistema, per qualche tempo è necessario condurre le attività sia nel nuovo sistema sia continuare a svolgerle secondo le modalità tradizionali (mantenimento del flusso documentale cartaceo e dei sistemi preesistenti). A questo proposito, alcune fasi del progetto di implementazione del sistema possono essere ritardate con il pretesto che i dipendenti hanno già abbastanza lavoro urgente per lo scopo previsto e la padronanza del sistema è un'attività secondaria e fonte di distrazione. In questi casi, il capo dell'impresa, oltre a condurre un lavoro esplicativo con i dipendenti che evitano di padroneggiare le nuove tecnologie, deve:

· aumentare il livello di motivazione dei dipendenti a padroneggiare il sistema sotto forma di incentivi e ringraziamenti;

· adottare misure organizzative per ridurre il periodo di gestione aziendale parallela.

Formazione di un team qualificato di implementazione e manutenzione del sistema, team leader. L'implementazione della maggior parte dei grandi sistemi di automazione del controllo viene effettuata utilizzando la seguente tecnologia: presso l'azienda viene formato un piccolo gruppo di lavoro (3-6 persone), che riceve la formazione più completa per lavorare con il sistema, quindi questo gruppo è responsabile di una parte significativa del lavoro sull’attuazione del sistema e il suo ulteriore sostegno. L'uso di tale tecnologia è causato da due fattori: in primo luogo, il fatto che un'impresa è solitamente interessata ad avere a disposizione specialisti in grado di risolvere rapidamente la maggior parte dei problemi operativi durante l'impostazione e il funzionamento del sistema, e in secondo luogo, la formazione dei propri dipendenti e il loro utilizzo è sempre molto più economico dell’outsourcing. Pertanto, la formazione di un forte gruppo di lavoro è la chiave per la riuscita attuazione del progetto di attuazione.

Una questione particolarmente importante è la scelta del leader di tale gruppo e dell'amministratore di sistema. Il manager, oltre alla conoscenza delle tecnologie informatiche di base, deve possedere conoscenze approfondite in ambito aziendale e gestionale. Nella pratica delle grandi aziende occidentali, tale persona ricopre la posizione di CIO (Chief Information Officer), che di solito è il secondo nella gerarchia gestionale dell’azienda. Nella pratica nazionale, quando si implementano i sistemi, questo ruolo è solitamente svolto dal capo del dipartimento dei sistemi di controllo automatizzato o da un ufficio simile. Le regole di base per l'organizzazione di un gruppo di lavoro sono i seguenti principi:

· gli specialisti del gruppo di lavoro devono essere nominati tenendo conto dei seguenti requisiti: conoscenza delle moderne tecnologie informatiche (e desiderio di padroneggiarle in futuro), capacità di comunicazione, responsabilità, disciplina;

· si dovrebbe procedere alla selezione e nomina di un amministratore di sistema con responsabilità particolari, poiché di lui saranno a disposizione quasi tutte le informazioni aziendali;

· l'eventuale licenziamento di specialisti dal gruppo di attuazione durante il progetto può avere un impatto estremamente negativo sui suoi risultati. Pertanto, i membri del team dovrebbero essere selezionati tra dipendenti leali e affidabili e dovrebbe essere sviluppato un sistema per supportare questa lealtà durante tutto il progetto;

· dopo aver identificato i dipendenti inclusi nel gruppo di attuazione, il responsabile del progetto deve descrivere chiaramente la gamma di compiti che ciascuno di essi deve risolvere, le forme dei piani e dei rapporti, nonché la durata del periodo di riferimento. Nel migliore dei casi, il periodo di riferimento dovrebbe essere di un giorno.

Tutti i compiti di cui sopra che sorgono nel processo di costruzione di un sistema informativo e i metodi per risolverli sono i più comuni e, naturalmente, ogni impresa ha le sue specifiche organizzative uniche e durante l'implementazione possono sorgere varie sfumature che richiedono ulteriore considerazione e ricerca per i metodi per risolverli. Questo è in realtà il motivo per cui esistono consulenti aziendali professionali.

2.4 AWS: caratteristiche degli elementi principali

Al fine di garantire la possibilità di interazione tra una persona e un computer in modalità interattiva, è necessario implementare nell'ambito del sistema di controllo automatizzato il cosiddetto posto di lavoro automatizzato - postazione di lavoro automatizzata. Un luogo di lavoro automatizzato è un insieme di software e hardware che garantisce l'interazione umana con un computer, ad es. funzioni come:

· capacità di inserire informazioni in un computer;

· la capacità di trasmettere informazioni da un computer a uno schermo monitor, una stampante o altri dispositivi di output (attualmente l'elenco è piuttosto ampio: plotter, ecc.).

Le cosiddette postazioni di lavoro intelligenti, a loro volta, contengono anche un computer collegato in un modo o nell'altro al computer centrale (VC) del sistema di controllo automatizzato. I dispositivi di input devono anche fornire un'ampia gamma di informazioni di input: testo, coordinate, fax, ecc. Pertanto, le postazioni di lavoro sono dotate, se necessario, di una tastiera universale o speciale, di dispositivi coordinati per l'immissione di informazioni (come un mouse), di vari tipi di scanner, ecc.

Al fine di aumentare la gamma di forme di presentazione delle informazioni emesse dal computer, le postazioni di lavoro erano dotate di monitor a colori, mezzi per creare e gestire segnali audio, fino alla capacità di creare e riprodurre segnali vocali.

Figura 2. Schema di una postazione di lavoro automatizzata

Il posto di lavoro automatizzato deve soddisfare i seguenti requisiti:

· soddisfazione tempestiva delle esigenze informative e informatiche di uno specialista;

· tempi minimi di risposta alle richieste degli utenti;

· adattamento al livello di formazione e alle esigenze professionali dell’utente;

· facilità di padroneggiare le tecniche di lavoro su un posto di lavoro automatizzato e facilità di comunicazione, affidabilità e facilità di manutenzione;

· tolleranza verso l'utente;

· capacità di addestrare rapidamente l'utente;

capacità di lavorare come parte di una rete di computer. 3. Analisi AWS

1. Scopo. Elaborazione statistica e analitica di dati finanziari e di sistema, eventi che si verificano nel sottosistema.

2 Elenco delle sottoattività da risolvere.

Generazione di tabelle statistiche e/o analitiche secondo un determinato algoritmo.

Salvataggio degli algoritmi sviluppati per la costruzione di tabelle statistiche e/o analitiche.

Generazione di tabelle statistiche e/o analitiche utilizzando algoritmi salvati.

Calcolo dell'efficienza finanziaria ed economica del funzionamento del sottosistema.

Presentazione grafica dei risultati dell'elaborazione dei dati statistici e/o analitici.

Stampa di documenti.

È consentito combinare più postazioni di lavoro in una posizione client. Le interfacce utente sono progettate sotto forma di finestre grafiche secondo lo standard GUI.

Il sistema target è implementato sulla base del DBMS Oracle utilizzando tecnologie Internet/Intranet. Come nucleo intellettuale del sistema sono stati utilizzati gli strumenti automatici di analisi del testo prodotti da Garant-Park-Internet con il marchio RCO. Per l'utilizzo nel sistema informativo Cyber-Analyst, la libreria RCO Semantic Network è stata trasferita su Linux e le sue funzionalità supportate dall'interfaccia software sono state ampliate.

Inoltre, basato sulla tecnologia RCO TopNet, è stato implementato un sottosistema di visualizzazione della rete semantica, che fornisce la navigazione della rete in un'interfaccia grafica e una comoda visualizzazione dei frammenti di rete richiesti, aumentando così significativamente l'efficienza del lavoro dell'analista.

RCO KAOT rappresenta una soluzione di base per organizzare una postazione di lavoro automatizzata per analisti e include tecnologie avanzate di elaborazione del testo, algoritmi linguistici e matematici che possono essere utilizzati per risolvere un'ampia classe di problemi: dalla ricerca contestuale di documenti, tenendo conto di tutte le forme di parole, sinonimi e errori di battitura, per supportare le decisioni degli esperti in materia di adozione basate sull'analisi di matrici di informazioni utilizzando l'intelligenza artificiale. Tutti i componenti software inclusi nell'RCO KAOT sono stati utilizzati attivamente nelle forze dell'ordine russe per più di un anno.

RCO KAOT fornisce l'analisi automatica del contenuto di documenti full-text e il supporto per la postazione di lavoro di un analista con la capacità di lavorare in una rete locale utilizzando i protocolli tcp-ip e http. La parte server del complesso funziona con il sistema operativo Windows NT/2000 Server, utilizzando Internet Information Server come server delle applicazioni. Il browser Web Internet Explorer deve essere installato sul computer client. Nel pacchetto RCO base, KAOT funziona con i documenti archiviati nelle cartelle del file system, ma richiede, se necessario, l'adattamento agli archivi di documenti utilizzati. L’RCO KAOT comprende una serie di moduli software, alcuni dei quali possono essere forniti o adattati alle esigenze del cliente indipendentemente dagli altri.

Il pacchetto completo contiene i seguenti moduli:

RCO TopSearch Win: funzionalità di ricerca avanzate. La ricerca contestuale mediante l'analisi morfologica e il dizionario dei sinonimi della lingua russa fornisce una ricerca efficace di documenti in base alle parole e alle frasi in essi contenute. La ricerca fuzzy consente di trovare le informazioni richieste se sono presenti errori di ortografia in un documento o richiesta. La ricerca tematica consente di trovare argomenti correlati nel testo alla query, nonché di cercare documenti per argomento.

RCO TopTree Win – costruzione di rubricatori gerarchici per il monitoraggio operativo e l'instradamento dei flussi di informazioni, nonché la sistematizzazione dei risultati della ricerca contestuale.

RCO TopNet Win – costruzione e visualizzazione di reti semantiche per la navigazione nello spazio informativo basate su oggetti chiave del documento e sulle loro relazioni. Consente di esplorare l'ambiente semantico degli oggetti di interesse, identificare catene e aree di connettività di oggetti in una raccolta di documenti.

RCO TopSOM Win – presentazione del contenuto di una raccolta di documenti su un aereo sotto forma di mappa tematica, visualizzazione della distribuzione dei risultati della ricerca sulla mappa.

RCO TopLine Win - visualizzazione delle modifiche nell'oggetto del flusso di documenti. Consente di studiare il cambiamento delle prospettive in cui il problema target appare nel tempo.

Creazione di una postazione di lavoro automatizzata per l'analista, comprendente sia moduli periodici fissi obbligatori per la presentazione dei risultati, sia una modalità di lavoro con richieste ad hoc.

3. L'essenza dell'informatica e la creazione di sistemi informativi

Nella letteratura scientifica e tecnica vengono spesso utilizzati i termini “sistema”, “sistema di controllo”, “sistema di controllo automatizzato”, “sistemi informativi automatizzati”.

La gestione è la funzione più importante, senza la quale è impensabile l'attività finalizzata di qualsiasi sistema socio-economico, organizzativo e produttivo (impresa, organizzazione, territorio).

Un sistema che implementa funzioni di controllo è chiamato sistema di controllo. Le funzioni più importanti implementate da questo sistema sono la previsione, la pianificazione, la contabilità, l'analisi, il controllo e la regolamentazione.

Il controllo è associato allo scambio di informazioni tra i componenti del sistema, nonché tra il sistema e l'ambiente. Nel processo di gestione si ottengono informazioni sullo stato del sistema in ogni momento, sul raggiungimento (o mancato raggiungimento) di un determinato obiettivo al fine di influenzare il sistema e garantire l'attuazione delle decisioni di gestione.

Pertanto, qualsiasi sistema di gestione di un oggetto economico ha un proprio sistema informativo, chiamato sistema informativo economico.

Sistema informativo economico - si tratta di un insieme di flussi interni ed esterni di comunicazione di informazioni dirette e di feedback di un oggetto economico, metodi, mezzi, specialisti coinvolti nel processo di elaborazione delle informazioni e nello sviluppo di decisioni gestionali.

Il sistema informativo è un sistema di servizi informativi per i dipendenti dei servizi di gestione e svolge funzioni tecnologiche per l'accumulo, l'archiviazione, la trasmissione e l'elaborazione delle informazioni. Si sviluppa, si forma e funziona in conformità con le norme determinate dai metodi e dalla struttura delle attività di gestione adottate in una specifica entità economica e implementa gli scopi e gli obiettivi che si trovano ad affrontare.

L'attuale livello di informatizzazione della società predetermina l'uso degli ultimi strumenti tecnici, tecnologici e software in vari sistemi informativi di oggetti economici.

Un sistema informativo automatizzato è un insieme di informazioni, metodi e modelli economici e matematici, strumenti tecnici, software, tecnologici e specialisti, progettati per elaborare informazioni e prendere decisioni gestionali.

L'uso di sistemi informativi automatizzati è particolarmente importante nella gestione del dipartimento finanziario di un'azienda. L’utilizzo di sistemi informativi automatizzati consente:

· ottimizzare i piani di lavoro,

· sviluppare rapidamente soluzioni,

· manovrare chiaramente le risorse finanziarie, ecc.

i principali fattori che determinano i risultati della creazione e del funzionamento delle tecnologie informatiche automatizzate e dei processi di informatizzazione sono:

· partecipazione umana attiva al sistema di automazione dell'elaborazione delle informazioni e del processo decisionale gestionale;

· interpretazione delle attività informative come uno dei tipi di attività;

· disponibilità di un software su base scientifica e di una piattaforma tecnologica implementata in una struttura economica;

· creazione e implementazione di sviluppi scientifici applicati nel campo dell'informazione in conformità con le esigenze degli utenti;

· formazione delle condizioni per l'interazione organizzativa e funzionale e il suo modello matematico, sistema e software;

· formulazione e soluzione di problemi pratici specifici nel campo della gestione, tenendo conto di criteri di prestazione specificati.

La componente principale di un sistema informativo automatizzato è la tecnologia dell'informazione.

La tecnologia informatica automatizzata è un insieme sistematicamente organizzato di metodi e mezzi per risolvere problemi di gestione per l'attuazione delle operazioni di raccolta, registrazione, trasferimento, accumulazione, ricerca, elaborazione e protezione delle informazioni basate sull'uso di software sviluppato, computer e mezzi di comunicazione utilizzati, nonché i metodi con cui le informazioni vengono offerte ai clienti.

Un sistema automatizzato di gestione finanziaria fa parte dell'attuale sistema di gestione finanziaria, un elemento integrante della struttura delle autorità finanziarie e di altre strutture di gestione finanziaria. Senza ASUF è impossibile migliorare il meccanismo finanziario e le sue componenti, soprattutto durante la transizione verso un'economia di mercato, che ha causato cambiamenti significativi nel volume delle informazioni economiche e nella loro natura: in primo luogo, il flusso di informazioni (volume) è aumentato, in secondo luogo, il contenuto delle informazioni è cambiato (prima era di natura comandata, ora sta diventando sempre più informativo). È impossibile elaborare le informazioni utilizzando vecchi metodi e vecchi mezzi tecnici, e quindi non c'è modo di sviluppare tempestivamente decisioni gestionali basate sulla scienza e di implementarle rapidamente. A sua volta, quando si prendono decisioni di gestione, sorgono domande sul miglioramento delle forme delle relazioni finanziarie, ad es. domande sull'affidabilità delle informazioni sull'oggetto gestito, sulle sue tendenze di sviluppo, nonché sull'impatto della decisione presa sulle prospettive di sviluppo dell'oggetto gestito oggetto e, su questa base, sui risultati aziendali nel loro complesso.

La finanza ACS è intesa come un insieme di metodi di gestione amministrativa, economica e matematica; informatica elettronica, tecnologia organizzativa e moderni mezzi di comunicazione, che consentono una gestione finanziaria scientifica.

Nella creazione dell'ASUF vengono utilizzati i principi teorici della cibernetica finanziaria, ovvero la dottrina del processo di gestione finanziaria, l'organizzazione dello scambio di informazioni finanziarie ed economiche tra gestori e sottosistemi gestiti.

ACS for Finance è, a sua volta, un sottosistema del sistema automatizzato nazionale per la raccolta e l'elaborazione delle informazioni per la contabilità, pianificazione, previsione e gestione dell'economia statale.

Un posto importante nel sistema di gestione finanziaria automatizzata è occupato dal sistema di regolamento finanziario automatizzato (AFSS), che è un sottosistema del sistema di regolamento finanziario automatizzato. Come risultato della creazione e dell'implementazione di questo sistema, l'efficienza della gestione finanziaria è aumentata, poiché l'intensità del lavoro di raccolta, elaborazione e analisi delle informazioni è stata ridotta ed è diventato possibile effettuare calcoli computerizzati multivariati del bilancio del paese principale piano finanziario e la sua attuazione a tutti i livelli. I sottosistemi ASFR risolvono una serie di problemi relativi ai calcoli del bilancio consolidato, al reddito e alle imposte, alle spese delle istituzioni di bilancio e alle finanze dei settori dell'economia nazionale. L'ASFR viene utilizzato non solo nel campo della pianificazione, ma anche nell'esecuzione del bilancio (redazione di un elenco di bilancio, modifica degli indicatori di bilancio, contabilità dell'esecuzione del bilancio in base alle entrate e alle spese, ecc.) - L'ASFR consente di stabilire una struttura razionale dell'apparato degli organismi finanziari. Inoltre, l’uso dell’ASFR richiede il miglioramento del sistema di indicatori finanziari, lo sviluppo di nuovi metodi per identificare e mobilitare il reddito, formare riserve finanziarie e spendere razionalmente le risorse finanziarie.

Nelle condizioni moderne, la finanza locale si sta sviluppando sempre più nel sistema finanziario statale. Pertanto, un compito importante diventa l'introduzione dell'automazione dei calcoli finanziari nel lavoro dei dipartimenti (dipartimenti) regionali, distrettuali e cittadini dei comitati esecutivi. La fase iniziale dell'ASFM ai livelli inferiori prevede l'introduzione di postazioni di lavoro automatizzate (AWS) che utilizzano microcomputer per uso personale, nonché la creazione di centri di informazione e calcolo. Ciò è particolarmente vero per gli ispettori fiscali che hanno a che fare con numerosi dati in costante cambiamento. L'emergere di centri di informazione informatici e postazioni di lavoro automatizzate nella struttura delle istituzioni finanziarie locali porta a un cambiamento nel lavoro dei loro dipendenti, poiché il metodo manuale di raccolta e la tecnologia cartacea per l'elaborazione delle informazioni viene sostituito dalla tecnologia senza carta sotto forma di macchina portatori di informazioni basati sull'informatica.

Migliorare le relazioni finanziarie nel settore assicurativo nelle condizioni moderne è impossibile senza un sistema automatizzato di gestione assicurativa. Qui, la modellazione matematica dei calcoli viene utilizzata per determinare l'importo dei pagamenti assicurativi, delle richieste di indennizzo, ecc.

Nonostante l’importanza di un sistema di gestione finanziaria automatizzato, le sue capacità non possono essere sopravvalutate. Molti compiti di gestione finanziaria non possono essere formalizzati, poiché richiedono l'esperienza dei dipendenti delle autorità finanziarie e metodi di lavoro tradizionali (mentale-analitici). Ad esempio, un sistema automatizzato di gestione finanziaria non può da solo migliorare le forme e le modalità delle relazioni finanziarie. Questo è il campo di attività di uno specialista. Ma per apportare questo miglioramento, uno specialista fissa scopi e obiettivi per il sistema, gli fornisce informazioni primarie, le corregge e monitora costantemente il funzionamento del sistema. Pertanto, uno specialista finanziario, dopo aver ricevuto i dati basati sull'ASSF, sceglie la soluzione tra le opzioni preparate.

Va notato che un sistema di gestione finanziaria automatizzato può funzionare con successo in un’economia stabile. Solo in questo caso sarà possibile modificare in modo significativo il contenuto del lavoro dell'apparato delle autorità finanziarie, poiché gli specialisti avranno tempo libero per analizzare le forme e i metodi stabiliti delle relazioni finanziarie, sviluppare e risolvere i problemi relativi al loro miglioramento .

3.2 ERP (Pianificazione delle risorse aziendali - Gestione delle risorse aziendali)

I concetti di base della gestione della produzione (incluso il termine “ERP”) possono essere considerati abbastanza consolidati. In questo ambito lo "standard de facto" riconosciuto è la terminologia dell'American Inventory and Production Management Association ( Società americana di controllo della produzione e dell'inventario, APICS). I termini e le definizioni di base sono forniti nel dizionario APICS, che viene regolarmente aggiornato man mano che si sviluppano la teoria e la pratica della gestione. È questa pubblicazione che contiene la definizione più completa e accurata di un sistema ERP.

Secondo il dizionario APICS, il termine "sistema ERP" ( Pianificazione delle risorse aziendali– Gestione delle risorse aziendali) può essere utilizzato in due significati.

In primo luogo, un sistema ERP è un sistema informativo per identificare e pianificare tutte le risorse aziendali necessarie per le vendite, la produzione, gli acquisti e la contabilità nel processo di evasione degli ordini dei clienti.

In secondo luogo (in un contesto più generale), un sistema ERP è una metodologia per pianificare e gestire in modo efficace tutte le risorse aziendali necessarie per le vendite, la produzione, gli acquisti e la contabilità per l'esecuzione degli ordini dei clienti nelle aree di produzione, distribuzione e fornitura di servizi. .

Pertanto, il termine ERP può significare non solo un sistema informativo, ma anche la corrispondente metodologia di gestione implementata e supportata da questo sistema informativo.

Funzioni base di un sistema ERP

La maggior parte dei moderni sistemi ERP sono costruiti su base modulare, il che offre al cliente l'opportunità di selezionare e implementare solo i moduli di cui ha realmente bisogno. I moduli di diversi sistemi ERP possono differire sia nei nomi che nei contenuti. Tuttavia, esiste un certo insieme di funzioni che possono essere considerate tipiche dei prodotti software di classe ERP. Queste funzioni tipiche sono:

 mantenimento delle specifiche progettuali e tecnologiche. Tali specifiche definiscono la composizione del prodotto finale, nonché le risorse materiali e le operazioni necessarie per fabbricarlo (incluso il percorso);

 gestione della domanda e formazione dei piani di vendita e di produzione. Queste funzioni sono progettate per la previsione della domanda e la pianificazione della produzione;

 pianificazione dei fabbisogni materiali. Consente di determinare i volumi delle varie tipologie di risorse materiali (materie prime, materiali, componenti) necessari per realizzare il piano di produzione, nonché i tempi di consegna, le dimensioni dei lotti, ecc.;

 gestione del magazzino e attività di acquisto. Consente di organizzare la gestione dei contratti, implementare uno schema di approvvigionamento centralizzato, garantire la contabilità e l'ottimizzazione delle scorte di magazzino, ecc.;

 pianificazione della capacità produttiva. Questa funzione consente di monitorare la disponibilità della capacità disponibile e pianificarne il carico. Include una pianificazione della capacità su larga scala (per valutare la fattibilità dei piani di produzione) e una pianificazione più dettagliata, fino ai singoli centri di lavoro;

 funzioni finanziarie. Questo gruppo comprende le funzioni di contabilità finanziaria, contabilità di gestione, nonché gestione finanziaria operativa;

 funzioni di gestione del progetto. Fornire la pianificazione delle attività del progetto e delle risorse necessarie per la loro attuazione.

Gestione contabile e finanziaria

L’importanza dei compiti di gestione contabile e finanziaria è fuori dubbio. Pertanto, il fatto che le funzioni produttive del sistema ERP siano integrate da funzioni finanziarie sembra del tutto naturale.

Le attività finanziarie risolte utilizzando un sistema ERP possono essere suddivise in tre categorie: contabilità finanziaria , Controllo di gestione E gestione finanziaria .

In conformità con la pratica internazionale, la contabilità ( Contabilità) comprende due aree: contabilità finanziaria ( Contabilità finanziaria), incentrato principalmente sugli utenti esterni delle informazioni finanziarie e della contabilità di gestione ( Contabilità gestionale), incentrato sull'assunzione di decisioni gestionali all'interno dell'azienda.

Contabilità finanziaria

La contabilità finanziaria è mantenuta in conformità con la legislazione vigente, pertanto uno dei criteri per la scelta di un sistema ERP è il grado di localizzazione. Allo stesso tempo, la localizzazione dovrebbe essere intesa non solo come russificazione, ma anche come conformità del sistema ai requisiti della legislazione russa, anche nel campo della contabilità e del reporting. Il problema della localizzazione è rilevante non solo per la Russia, e il fatto che i principali sistemi ERP operino in paesi diversi conferma la loro adattabilità alla legislazione locale. La localizzazione dei sistemi ERP, di norma, è fornita dagli uffici di rappresentanza locale delle aziende fornitrici.

Sfortunatamente, il quadro normativo della contabilità russa difficilmente può essere definito stabile: è in uno stato di riforma ormai da diversi anni. Ma tutti i cambiamenti legislativi che si verificano sono controllati dai fornitori di sistemi ERP (più precisamente, dai loro rappresentanti russi) e si riflettono nella funzionalità dei prodotti software.

In termini di contabilità finanziaria, il sistema ERP fornisce la contabilità delle transazioni con debitori e creditori, inventari, immobilizzazioni e beni immateriali (con ammortamento), contabilità delle operazioni di produzione e altre funzioni contabili. Il sistema fornisce anche funzionalità multivaluta, consentendo di registrare transazioni in valute diverse.

Una qualità importante dei sistemi ERP è che non solo garantiscono la contabilità in conformità con la legislazione nazionale, ma consentono anche la rendicontazione in conformità con gli standard internazionali: IFRS (IAS) e GAAP.

Inoltre, il sistema ERP consente di automatizzare il flusso di lavoro contabile e il reporting. Ciò vale per funzioni quali l'emissione di fatture di pagamento (anche in diverse lingue, a seconda della controparte), i pagamenti con fornitori e clienti (anche in valuta estera), l'elaborazione di transazioni documentali (incasso, lettere di credito, assegni, cambiali ), reporting sui termini di pagamento, riconciliazione delle transazioni dei conti bancari e altro. Queste funzioni sono generalmente accettate, quindi il loro utilizzo nella pratica domestica non causa seri problemi. Alcune caratteristiche specifiche (ad esempio, numeri di conto bancario a 20 cifre) vengono prese in considerazione durante la localizzazione dei sistemi ERP.

Controllo di gestione

Controllo di gestione ( Contabilità gestionale) si rivolge principalmente agli utenti interni delle informazioni, compresi i dirigenti aziendali. Inoltre, se le regole della contabilità finanziaria e dell'informativa finanziaria sono determinate dalla legge, la metodologia di contabilità di gestione è prerogativa dell'impresa stessa.

Gli strumenti di contabilità gestionale sono estremamente diversi: basti ricordare il metodo dell'assorbimento totale dei costi indiretti e il metodo marginale, i metodi di contabilità per ordini e processo per processo, la contabilità per centri di costo, la contabilità dei costi funzionali, nonché diverse metodi per la valutazione delle rimanenze e la determinazione dei costi. Tuttavia, nonostante la diversità, tutti i metodi contabili hanno una cosa in comune: sono strettamente correlati ai processi di produzione e, di conseguenza, al piano di produzione del sistema ERP.

Dal punto di vista di un tipico sistema ERP, un'impresa è considerata costituita da una serie di laboratori di produzione, ciascuno dei quali, a sua volta, comprende diversi centri di lavoro. Ciascun centro di lavoro può eseguire più operazioni di processo e la stessa operazione può essere eseguita in uno o più centri di lavoro.

I costi diretti dei materiali (materie prime, forniture, componenti, ecc.) vengono presi in considerazione in base alle specifiche del prodotto. Anche i costi diretti del lavoro per il personale di produzione vengono imputati direttamente ai prodotti fabbricati, sulla base delle tariffe orarie. Per quanto riguarda i costi generali, essi non possono essere imputati direttamente al costo di produzione e (utilizzando il metodo dell'assorbimento totale) devono essere allocati tra i manufatti sulla base di basi di allocazione e tassi di assorbimento.

Ogni volta che un'unità di prodotto passa attraverso un centro di lavoro, tale unità "assorbe" parte delle spese generali e il tasso di assorbimento è determinato dal tasso di assorbimento moltiplicato per la quota di attività del centro di lavoro attribuibile a quell'articolo. La base di distribuzione è molto spesso: manodopera (numero di ore di manodopera impiegate da un centro di lavoro), attrezzature (numero di ore macchina impiegate) o materiali (quantità o costo dei materiali lavorati). Per garantire tali calcoli, il sistema ERP dispone delle funzionalità appropriate.

I moderni sistemi ERP sono anche in grado di supportare il metodo marginale di contabilizzazione dei costi indiretti e il metodo di contabilità dei costi funzionali.

Gestione finanziaria

Uno dei compiti principali di un gestore finanziario è garantire la liquidità dell'impresa in modo che l'impresa possa adempiere ai propri obblighi finanziari in qualsiasi momento. Le capacità di un sistema ERP in termini di regolazione dei flussi di cassa si basano sul fatto che il sistema contiene tutte le informazioni necessarie a tal fine, compresi i dettagli degli accordi con fornitori, clienti e personale. Tutto ciò consente di automatizzare la preparazione di un calendario di pagamenti e incassi (calendario dei pagamenti).

D’altro canto il finanziatore non dovrebbe consentire un eccesso ingiustificato di liquidità che, come sappiamo, non genera reddito. La liquidità in eccesso dovrebbe essere investita in attività più redditizie o utilizzata per ridurre i fondi presi in prestito (risparmiando così sulle spese per interessi). Tutte queste operazioni vengono eseguite sulla base di calcoli e le informazioni necessarie provengono dal sistema ERP.

I moduli finanziari dei sistemi ERP contengono anche funzioni che supportano il processo di definizione del budget (compresa la formazione di un piano finanziario e il monitoraggio della sua esecuzione), nonché funzioni di pianificazione finanziaria operativa (mantenimento di un calendario di pagamenti)

Sistema di gestione finanziaria, automazione del reporting gestionale

La gestione finanziaria aziendale è uno dei principali processi aziendali. Indipendentemente dalla direzione dell'attività, sono i costi, il reddito e il profitto il vero criterio dell'efficienza del lavoro. La gestione finanziaria razionale di un'impresa, l'automazione del reporting gestionale, la capacità di tracciare rapidamente i movimenti e l'uso mirato dei fondi consentono di pianificare e prevedere lo sviluppo dell'azienda e prendere decisioni gestionali informate.

Caratteristiche e funzioni

La gestione finanziaria all'interno del sistema ERP copre tutte le aree delle attività finanziarie dell'impresa: contabilità, contabilità fiscale e di gestione, supporto per tutti gli standard russi e internazionali accettati (IAS, GAAP), automazione del reporting finanziario e gestionale. Questo approccio alla gestione finanziaria consente al top management e ai proprietari dell’azienda di aumentare la trasparenza aziendale e l’efficienza della governance aziendale.

Il sistema di gestione finanziaria aziendale consente di automatizzare completamente la contabilità.

Il sistema ERP, all'interno di un unico spazio informativo, genera una reportistica parallela che tiene conto dei piani contabili paralleli, del rapporto tra anno finanziario e solare, della contabilità multivaluta, delle versioni personalizzate dello stato patrimoniale e del conto economico. Gli strumenti di consolidamento sviluppati consentono di combinare dati e generare report in base a vari parametri specificati. In particolare, mantenendo contabilità delle immobilizzazioni e il loro ammortamento è possibile in due aspetti contemporaneamente: contabilità per organizzazioni di terze parti e contabilità interna per la gestione. Per le organizzazioni esterne, la contabilità viene effettuata secondo gli standard per il funzionamento delle immobilizzazioni; per i gestori aziendali, il sistema consente loro di mantenere dati reali che tengono conto dell'obsolescenza e dell'effettiva produzione delle attrezzature.

Le funzionalità del sistema di gestione finanziaria consentono di automatizzare un gran numero di calcoli ad alta intensità di lavoro. Pertanto, il sistema offre la possibilità di calcolare il costo dei prodotti fabbricati, controllando automaticamente i costi standard ed effettivi ed effettuando le transazioni necessarie. Inoltre, il sistema di gestione finanziaria fornisce adeguamenti al valore dei prodotti cancellati, aggiornando l'importo della cancellazione alla fine del mese in base al valore medio dei prodotti cancellati alla fine del mese.

La soluzione fornisce funzionalità complete per la manutenzione contabilità fiscale presso l'impresa. Un sistema ERP esegue automaticamente calcoli complessi delle imposte sul reddito. Inoltre, le funzionalità del sistema consentono di automatizzare la contabilità dell'IVA, del sistema fiscale semplificato, dell'imposta sul reddito delle persone fisiche, dell'imposta sociale unificata, ecc.

Formazione della reportistica gestionale interna necessari per la pianificazione, il monitoraggio e la gestione delle attività aziendali. L'automazione della contabilità consente di ricevere report gestionali non solo più velocemente della contabilità, ma fornisce anche una presentazione quotidiana delle informazioni. Allo stesso tempo, il sistema ERP consente l'utilizzo di dati finanziari che riflettono la situazione reale dell'azienda. La funzionalità del sistema di gestione finanziaria offre la possibilità di tenere traccia dei centri di profitto, dei costi e degli ordini interni, della contabilità dei progetti, di pianificare entrate e costi e di calcolare il costo pianificato dei prodotti. Allo stesso tempo, gli strumenti del sistema consentono di controllare rapidamente i costi del prodotto e i risultati del lavoro dell’azienda.

Controllo interno nel corso delle attività dell'impresa, nel sistema di gestione finanziaria vengono presi in considerazione anche gli audit esterni e interni. A supporto dell'elevata qualità della gestione finanziaria aziendale, il sistema prevede strumenti per la gestione dei controlli interni, in particolare, la capacità di rivedere i rendiconti contabili e finanziari, identificare deficit e carenze e monitorare l'efficacia delle procedure di controllo interno stesse.

Informazione sistema di controllo consente ai revisori interni ed esterni di aumentare la propria efficienza lavorativa attraverso report preconfigurati per le attività di audit che riflettono la situazione dell'azienda.

Il sistema fornisce un supporto completo gestione finanziaria, fornendo piena funzionalità per la gestione completa delle attività finanziarie ed economiche della società. Per una gestione efficace delle risorse finanziarie, il sistema offre strumenti per la contabilità e il monitoraggio dei costi e dei risultati, nonché strumenti per la previsione dei costi futuri, l'analisi dei fatti e, soprattutto, la capacità di identificare le cause degli scostamenti.

La funzionalità del sistema consente non solo di gestire le risorse finanziarie, ma anche di modellare la stabilità finanziaria di un'impresa sulla base di rapporti di liquidità, stabilità e attività commerciale. La funzionalità per lo svolgimento delle transazioni nel sistema consente di tenere traccia delle modifiche in ogni fase, dalla fase di negoziazione alla riflessione della transazione nella contabilità finanziaria. Valutazione e controllo del rischio consente alle aziende di tutelarsi il più possibile dagli errori nelle attività finanziarie. Di conseguenza, il sistema ERP fornisce al management dell'azienda informazioni complete sulle attività finanziarie, sulla base delle quali il top management ha l'opportunità di prendere decisioni gestionali informate.

Utilizzando il sistema erp si ottiene:

· Aumentare la trasparenza delle attività finanziarie ed economiche dell’azienda

· Migliorare la qualità e la velocità del processo decisionale

· Ottimizzazione della gestione dei flussi di cassa

· Mantenere tutti i tipi di contabilità in un unico spazio informativo

· Migliorare l'efficienza del governo societario

· Ricezione quotidiana di reportistica gestionale basata su dati accurati e aggiornati

· Ridurre i costi per l'organizzazione della gestione finanziaria

Aumento della redditività attraverso un chiaro controllo e previsione dei costi

Le piattaforme ERP più utilizzate nei paesi della CSI, incluso il Kazakistan, sono 1C e SAP.

Vengono utilizzati anche i prodotti Oracle, Cognos e Microsoft.

Conclusione

Il funzionamento efficace delle imprese e delle organizzazioni imprenditoriali, il ritmo stabile del loro lavoro e la competitività nelle condizioni economiche moderne sono in gran parte determinati dalla qualità della gestione finanziaria. Comprende la pianificazione e previsione finanziaria con elementi obbligatori come il budget e la pianificazione aziendale, lo sviluppo di progetti di investimento, l'organizzazione della contabilità di gestione, un'analisi finanziaria regolare e completa e, sulla base di essa, la risoluzione dei problemi di solvibilità, stabilità finanziaria e il superamento del possibile fallimento dell'impresa. impresa.

I sistemi di controllo automatizzati presentano numerosi vantaggi. Tuttavia, quando li implementano, non bisogna dimenticare gli svantaggi. Affinché i sistemi di controllo automatizzato portino i massimi vantaggi e i minimi svantaggi, è necessario:

· Prima di realizzare un progetto attuativo è necessario formalizzarne il più possibile gli obiettivi;

· Non dovresti mai sacrificare la fase di analisi pre-progetto. È necessario attrarre consulenti professionali per esaminare l'impresa e fissare obiettivi di gestione. I costi saranno sicuramente ripagati. Ma cercate di trattare con aziende rispettabili, poiché purtroppo oltre ai consulenti ci sono anche gli pseudo-consulenti;

· Bisogna fare attenzione quando si sceglie il software per la costruzione, poiché gli errori costano costosi; prova a vedere quanti più sistemi possibile e a vederli "dal vivo" e non dai materiali di marketing degli sviluppatori. Non dovresti provare a sviluppare il sistema utilizzando i tuoi programmatori. I sistemi già pronti vengono sviluppati da molti anni da team specializzati e hanno un costo reale molto superiore a quello di vendita - un noto paradosso caratteristico del software e dei prodotti intellettuali;

· È necessario attribuire un'elevata priorità al processo di implementazione del sistema, tra gli altri processi organizzativi e commerciali, e attribuire elevati poteri al project manager;

· È necessario creare un clima di inevitabilità di attuazione tra tutti i dipendenti dell'impresa e cercare di aumentare il tasso di sviluppo delle nuove tecnologie attraverso misure organizzative;

Va ricordato che l'implementazione del sistema è come una riparazione: non può essere completata, può solo essere interrotta. Quindi l'implementazione, infatti, non avrà mai fine; il sistema dovrà essere costantemente migliorato durante il suo funzionamento industriale insieme al progresso delle tecnologie informatiche e delle metodologie per la gestione delle attività della vostra impresa.

Elenco della letteratura usata

1. Teoria generale della finanza. /Ed. Drobozina L.A. – M.: Banche e cambi, UNITY, 1995.

2. Finanza. /Ed. Kovaleva A.M. Esercitazione. – M.: Finanza e Statistica, 1996.

3. Sistemi e tecnologie dell'informazione in economia./Ed. IN E. Loiko, 2a edizione, M.: Finanza e Statistica, 2005

4. Le tecnologie informatiche automatizzate in economia./ed. prof. G.A. Titorenko, UNITÀ, 1999

5. Finanza./ Ed. Lee V.D., Melnikov...

6. http://sergeeva-i.narod.ru/opp/page24.htm

7. http://www.microtest.ru/software/erp/1258/

Allegato 1

Feedback sul progetto “Implementazione di un sistema automatizzato di gestione finanziaria nella JSC Republican Television and Radio Corporation KAZAKHSTAN”

Un posto speciale tra i media elettronici del paese è occupato dalla società repubblicana televisiva e radiofonica "Kazakistan", che unisce il canale televisivo nazionale "Kazakistan", la radio kazaka, la radio "Shalkar", la radio "Astana" e le società televisive e radiofoniche regionali. Ha una biografia gloriosa ed eredita le migliori tradizioni del giornalismo televisivo e radiofonico kazako. La storia della sua esistenza risale all'inizio delle trasmissioni della radio kazaka nel 1922 e alle trasmissioni televisive regolari del primo canale televisivo della Repubblica, creato nel 1958. Il "Kazakistan" è un'azienda televisiva e radiofonica statale che attua la politica di informazione del nostro stato. In termini di copertura della popolazione della repubblica, occupa una posizione di leadership indiscussa. Il 98,3% della popolazione del paese ha la possibilità di guardare i programmi e l'87,85% dei residenti può ascoltare la radio. Inoltre, i segnali della Corporazione possono essere ricevuti dai residenti delle zone di confine dei paesi vicini (Russia, Cina, Kirghizistan, Uzbekistan, Mongolia). Allo stesso tempo, è importante notare che per almeno la metà della popolazione rurale del Kazakistan, inclusa nella zona di distribuzione sicura dei segnali di NTK “Kazakhstan” e delle compagnie televisive e radiofoniche regionali, la televisione rimane il principale mezzo di soddisfazione bisogni informativi e culturali, acquisizione di conoscenze e organizzazione del tempo libero. L'orgoglio di RTRK Kazakhstan JSC è il "Fondo d'oro", che memorizza più di 10mila programmi televisivi, video e più di 100mila registrazioni uniche della radio kazaka, molte delle quali inestimabili.

Al fine di fornire alla direzione della Republican Television and Radio Corporation KAZAKHSTAN JSC informazioni gestionali di alta qualità, la necessità di generare report di gestione consolidati per le 14 filiali e sedi centrali della società, nonché la presentazione tempestiva di un numero sufficientemente elevato dei vari moduli di reporting alle organizzazioni superiori, era necessario introdurre un sistema completo e automatizzato di gestione finanziaria aziendale. I compiti prioritari in questa direzione sono stati lo sviluppo di una metodologia e l'automazione della pianificazione del budget, della contabilità di gestione, nonché la riduzione dei tempi di preparazione dei rapporti.

Per noi, un criterio importante nella scelta di un partner per risolvere i nostri problemi è stata la disponibilità non solo del software e di una serie di servizi per la sua implementazione. Innanzitutto, il nostro partner doveva avere le competenze per studiare metodologicamente i compiti assegnati e la capacità di trasferire ai nostri dipendenti conoscenze e tecnologie per l'ulteriore manutenzione indipendente del sistema automatizzato unificato creato. Sulla base di questi criteri è stata scelta la società “INTALEV”.

L'inizio della nostra collaborazione è stato un sondaggio sullo stato attuale dell'azienda in termini di compiti fissati, sono stati formulati obiettivi e criteri per il successo del progetto futuro, composizione, durata e sequenza di lavoro in ciascuna delle aree, che sono stati registrati nella Carta del Progetto e sono serviti da linea guida durante l'intero periodo della sua attuazione. Il nostro progetto è stato suddiviso in tre grandi blocchi:

1) Pianificazione del bilancio

2) Contabilità e reporting di gestione

3) Reporting regolamentato

Attualmente abbiamo completato tutti i blocchi del progetto, a seguito dei quali abbiamo ottenuto i seguenti risultati:

è stata sviluppata una metodologia di pianificazione unificata, riflessa in 5 disposizioni.

è stato creato un sistema automatizzato di gestione finanziaria per l'azienda, che consente di inserire rapidamente i dati pianificati e di ricevere i moduli di reporting necessari sia per i dati pianificati che per quelli effettivi. I budget operativi, funzionali e consuntivi vengono formati con qualsiasi frequenza e, nell'ambito delle analisi di cui abbiamo bisogno (CFD, tipologia di attività, tipologia di finanziamento, progetti, voci BDR e BDDS, ecc.), è possibile scomporre eventuali importo del budget al livello di dettaglio richiesto. I dati effettivi entrano automaticamente nel circuito di gestione, eliminando il doppio inserimento di informazioni e consentendo una rapida analisi degli scostamenti rispetto al piano effettivo.

il prodotto software implementa la capacità di generare istantaneamente report regolamentati forniti alle organizzazioni superiori. Questo processo viene implementato utilizzando OLAP e riduce significativamente la complessità della preparazione di questi report.

le filiali pianificano le proprie attività in formati Excel sviluppati e trasmettono via e-mail i dati per il consolidamento automatico alla struttura madre, secondo il regolamento di pianificazione approvato.

i rapporti finanziari ed economici vengono calcolati automaticamente.

Durante l'implementazione delle fasi di questo progetto, i consulenti dell'azienda Intalev hanno formato i nostri dipendenti a lavorare nel sistema personalizzato. Sono state inoltre preparate istruzioni dettagliate per il lavoro nel sistema automatizzato e il sistema automatizzato è stato avviato con successo nella fase di prova.

Separatamente, vorrei evidenziare gli effetti che abbiamo ricevuto grazie alla riuscita attuazione di questo progetto:

un database informativo unificato, che comprende dati contabili, dati di contabilità gestionale, un archivio centralizzato di documenti

controllo dell'attività in tempo reale

possibilità di generazione tempestiva di reportistica gestionale, riduzione di tempi e costi per la formazione dei budget e predisposizione della reportistica agli organismi superiori

L'attuazione del programma nella nostra azienda si è svolta come previsto, senza situazioni di emergenza o “disastri naturali”, e quindi senza problemi e difficoltà significative. L'atteggiamento responsabile di tutti i dipendenti chiave nei confronti del nuovo programma, il lavoro competente e tempestivo dei consulenti INTALEV hanno contribuito al successo del lancio del sistema nell'operazione commerciale.

Vorrei ringraziare il team del progetto INTALEV per aver fornito servizi di qualità e augurare loro una promozione di successo nel mercato del Kazakistan.