La numerazione delle decisioni cambia ogni anno? Regole per la redazione del verbale dell'assemblea generale dei partecipanti LLC. L'organizzazione paga i dividendi redigendo il verbale dell'assemblea generale dei partecipanti: come numerare correttamente i verbali, iniziare a contare ogni anno

Il quadro organizzativo per le attività delle società a responsabilità limitata (SRL) e le procedure decisionali non sono regolamentati in modo così dettagliato come le attività delle società per azioni (JSC). L'articolo 39 della legge federale del 02/08/1998 n. 14-FZ “Sulle società a responsabilità limitata” stabilisce solo che “le decisioni su questioni di competenza dell'assemblea generale dei partecipanti alla società sono prese individualmente dall'unico partecipante alla società e sono redatti per iscritto." La legge prevede inoltre che l'assemblea generale dei partecipanti alla LLC si tenga almeno una volta all'anno, non prima di 2 mesi e non oltre 4 mesi dopo la fine dell'anno finanziario, vale a dire nel periodo dal 1 marzo al 30 aprile dell'anno solare successivo.

Così, decisione dell'unico partecipante della LLC può essere considerato come un tipo di documento che registra le decisioni su questioni di competenza di assemblee generali dei partecipanti alla LLC (quando ci sono più proprietari di LLC, sono documentati da verbali). E ogni anno deve essere emessa almeno 1 decisione dell'unico partecipante alla LLC, ma di solito ce ne sono diverse.

La risposta alla domanda posta può essere data sulla base delle regole generali del lavoro d'ufficio. La numerazione dei documenti fa parte dell'operazione burocratica registrazione. La registrazione di un documento è l'assegnazione di un numero di registrazione ad esso e l'inserimento dei dati su di esso nel modulo di registrazione e contabilità (secondo GOST 7.0.8-2013 “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteca e l'editoria. Gestione e archiviazione dei documenti . Termini e definizioni"). Durante il processo di registrazione, solitamente viene trasferito da un libro/rivista o altro modulo di registrazione al documento. numero di serie successivo documento e le informazioni sul suo contenuto principale, nome del tipo, autore, ecc. vengono trasferite dal documento al modulo di registrazione. La data di questa transazione è data di registrazione del documento, che è registrato sia sul documento stesso che nella registrazione dello stesso nel modulo di registrazione.

Si consiglia alla società di tenere un giornale di registrazione delle decisioni dell'unico partecipante della società (Esempio 3), i cui fogli sono numerati nel modo consueto, il giornale è cucito e certificato con l'apposita iscrizione identificativa o dalla direzione dell'ufficio servizio o anche l'unico partecipante stesso e il sigillo della società (se presente).

Poiché la normativa prevede un ciclo decisionale annuale minimo, le iscrizioni al giornale possono essere effettuate in sezioni annuali all'interno di ogni anno, numero in ordine lordo dal n. 01(per i numeri ad una cifra è meglio anteporre il numero “0”). Il numero di serie della rivista costituirà il numero di registrazione (indice), che dovrà essere rilasciato in sede di decisione. Vedi Esempio 1.

Per identificare in modo più accurato una decisione come documento nella pratica, possono essere utilizzati indici complessi, che comprende anche l'anno in cui è stata presa la decisione (cfr. esempio 2).

Esempio 1

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Esempio 2

“Capo” della decisione dell'unico partecipante di una LLC con un indice complesso

Questo articolo è una guida visiva alla preparazione dei protocolli. Ti aiuterà a creare un protocollo correttamente e rapidamente. Ti tornerà utile anche quando deciderai di insegnarlo ai tuoi colleghi per evitare di dover correggere gli errori che commettono.

Nome del tipo e affiliazione con sistemi e sottosistemi di documentazione

Il verbale è un documento che registra lo svolgimento di una riunione e l'iter decisionale di un organo collegiale.

Sono soggetti all’obbligo di registrazione:

riunioni di organi collegiali permanenti del potere e dell'amministrazione statale, organi di governo municipale, organi di gestione di imprese e organizzazioni (assemblee generali dei fondatori, azionisti, riunioni dei consigli di amministrazione, consigli di comitato, commissioni, direzioni, ecc.) e
conferenze, riunioni, riunioni convocate una tantum o periodicamente.

Riflessione allo scopo di creare un documento di gestione principio di collegialità, il processo decisionale collegiale ci consente di parlare di protocollo come forma di documento indipendente.

Il protocollo è un documento relativo principalmente al sistema di documentazione organizzativa e amministrativa. I protocolli sono gestionali documenti amministrativi(appartengono al sottosistema della documentazione amministrativa), che svolgono funzioni gestionali e legali, e la funzione giuridica del protocollo è prioritaria e viene in primo piano.

Ma un documento con il nome del tipo “PROTOCOLLO” viene utilizzato nel processo di documentazione di molti altri tipi di attività.

Nelle istituzioni educative e scientifiche, i protocolli registrano risultati e scoperte scientifiche, ammissione alla formazione, apertura di specialità, standard educativi, assegnazione di qualifiche professionali, gradi e titoli accademici, elezione a posizioni e altre questioni. Tali protocolli si riferiscono a sistemi di ricerca scientifica o documentazione educativa e metodologica (a determinati sottosistemi di essi, a seconda dello scopo della creazione del protocollo e del suo contenuto).

Nella pratica aziendale vengono redatti protocolli di riunioni aziendali, protocolli di intenti, protocolli per il trasferimento di informazioni riservate, protocolli di disaccordo e altri, che registrano non decisioni del management, ma accordi e quanto è stato raggiunto dalle parti (cioè collegiale, collettivo, e non “commissione”, come talvolta erroneamente si dice) accordo nella risoluzione di questioni di reciproco interesse. Tali protocolli possono essere ricondotti al sottosistema delle informazioni e dei documenti di riferimento del sistema della documentazione organizzativa e amministrativa ovvero al sottosistema della documentazione contrattuale civilistica del medesimo sistema, in quanto documentano lo stato di avanzamento dell'esecuzione di contratti e accordi, confermano gli interessi e le possibili aree di cooperazione e fissano anche le condizioni di base per la conclusione di transazioni specifiche in futuro.

I protocolli creati per confermare i regolamenti fanno parte del sottosistema delle transazioni in contanti del sistema di documentazione bancaria.

Per alcune funzioni di gestione del personale vengono redatti verbali delle riunioni delle commissioni di certificazione e qualificazione, che sono inseriti in un apposito sottosistema di documentazione del personale.

Verbali delle assemblee generali degli azionisti (e relativi documenti), la cui composizione obbligatoria delle informazioni è stabilita dal Codice Civile della Federazione Russa, dalla Legge Federale "Sulle società per azioni" e dai requisiti dell'autorità di regolamentazione - la Federal Servizio Mercati Finanziari, costituiscono un sottosistema di documenti organizzativi, sulla base dei quali è già stato formato un apposito sottosistema di documentazione costitutiva, e attualmente si può parlare di processo di formazione di un sottosistema/sistema di documentazione che assicuri le procedure di governo societario.

Classificazione del protocollo

Tutti i tipi e le varietà di protocolli, indipendentemente dall'appartenenza a un sistema o sottosistema di documentazione, sono classificati in base a due criteri: il metodo di documentazione e il grado di completezza della registrazione degli atti della riunione, che operano simultaneamente. Pertanto, a seconda del grado di completezza della registrazione, i protocolli vengono suddivisi in breve e completo.

I protocolli completi possono esserlo testo dettagliato(metodo di documentazione testuale), abbreviazione(metodo testuale che utilizza simboli speciali che devono essere decifrati durante la preparazione del protocollo), fonografico(registrazione del suono), protocolli video(viene utilizzata la registrazione video e audio, soprattutto quando si conducono videoconferenze). Contengono la registrazione dell'intera riunione, comprese osservazioni, domande, commenti, discorsi e informazioni durante la riunione, rumore, applausi, ecc. a seconda del metodo di documentazione.

Protocollo breve registra costantemente solo i nomi del presidente, del segretario, la composizione dei presenti, l'elenco delle questioni trattate e delle decisioni prese. Una tipologia di protocollo breve è un protocollo redatto in forma abbreviata, che prevede una breve presentazione sequenziale delle questioni considerate secondo lo schema “questione - decisione”.

I verbali delle riunioni sono tenuti da persona appositamente scelta o incaricata o dal segretario di un organo collegiale permanente d'ufficio, mentre i verbali delle riunioni operative, presiedute da dirigenti, sono tenuti e redatti da segretari o vicedirettori.

Nella redazione del verbale, il segretario della riunione si avvale di documenti preventivamente predisposti per la riunione: ordine del giorno, elenchi degli invitati, elenchi dei membri dell'organo collegiale, testi di relazioni, discorsi, schede informative, progetti di deliberazioni, ecc.

Il verbale redatto direttamente in riunione costituisce una bozza. Deve essere chiarito, confrontato con la trascrizione o il fonogramma (se la trascrizione è stata fatta durante la riunione o registrata su un dittafono), modificata e emessa entro 3 o 5 giorni dalla data della riunione. Queste scadenze o altri standard per i tempi di preparazione del protocollo per la firma - "il giorno della riunione", "entro il giorno lavorativo successivo", ecc. - regolato, di norma, dai regolamenti dei competenti organi collegiali e dal mansionario/regolamento delle mansioni del segretario di uno specifico organo collegiale.

Modulo di protocollo

Il protocollo è il principale documento amministrativo della direzione collegiale ed è quasi sempre redatto come un documento multipagina. Pertanto, quando si redige il primo foglio del protocollo, è necessario utilizzare il modulo generale dell'ente o impresa e, se non esiste un modulo generale, il protocollo viene redatto su fogli di carta A4 con i dettagli disposti secondo il modello della forma generale.

Se non viene utilizzato un modulo per preparare il primo foglio del protocollo, i dettagli vengono solitamente compilati longitudinalmente (lungo il margine superiore del foglio) centrati.

Il modulo di protocollo standard include i seguenti dettagli obbligatori:

nome completo dell'organizzazione o impresa;
nome del tipo di documento (PROTOCOLLO);
data di;
indice (nei protocolli che riguardano atti amministrativi);
luogo di compilazione;
titolo;
testo;
firme.

Ulteriori dettagli del protocollo sono:

nome dell'unità strutturale;
timbro di approvazione;
contrassegnare la presenza di applicazioni;
luogo (stanza, ufficio) e ora della riunione;
cognome e iniziali del presidente dell'assemblea;
data della firma del protocollo;
modalità di votazione (aperta, segreta, per corrispondenza).

Le caratteristiche della registrazione dei dettagli obbligatori del protocollo, nonché la presenza, la quantità e le regole per la registrazione dei dettagli aggiuntivi, le caratteristiche del modulo sono determinate dai requisiti della legislazione vigente, dalle consuetudini commerciali o da una situazione gestionale specifica. Ma tutte le funzionalità di progettazione sono basate su algoritmo generale, che storicamente si è sviluppato nel processo di elaborazione ed emissione di un protocollo come uno dei principali tipi di documenti amministrativi.

Intestazione del protocollo

Per garantire la forza giuridica del protocollo, è necessario redigerlo correttamente nome completo dell'organizzazione o dell'impresa, che è riconosciuto come il nome della persona giuridica iscritta nel Registro delle persone giuridiche dello Stato unificato in conformità con i suoi documenti costitutivi e la sua carta (vale a dire con un'indicazione obbligatoria della forma organizzativa e giuridica):

Esempio 1

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Società a responsabilità limitata "Il tuo partner"

Esempio 2

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Società per azioni chiusa "ABVGD"

Nome dell'unità strutturale(ulteriori dettagli del protocollo) viene solitamente redatto su un documento nei seguenti casi:

il protocollo registra tutte le tipologie di attività collegiali in una divisione separata dell'impresa (vedi Esempio 3);
I verbali vengono utilizzati per formalizzare le riunioni (principalmente di natura operativa) che si tengono in una delle divisioni strutturali interne dell'impresa (vedere Esempio 4).

Esempio 3

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Società a Responsabilità Limitata "Società "Quinto Elemento"
Ramo "Nord-Ovest"

Esempio 4

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Società per azioni aperta "Remmekhanizatsiya"
Dipartimento di contabilità e rendicontazione fiscale

I nomi delle divisioni strutturali nel protocollo devono corrispondere ai nomi esatti sanciti nell'organigramma, nella tabella del personale o in altri documenti interni dell'organizzazione.

Nome del tipo di documento (PROTOCOLLO) scritto sempre in maiuscolo e posto una o due righe sotto il nome dell'impresa o dell'unità strutturale (se i dettagli sono disposti longitudinalmente, in modo centrato).

data Il verbale rappresenta la data della riunione e non l'esecuzione definitiva e la firma del documento. Se una riunione di un organo collegiale è durata più giorni, il verbale ne indica la data di inizio e la data di fine. I metodi di formattazione della data possono variare. Ad esempio, modo digitale:

Esempio 5 Formattazione digitale della data

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Esempio 6 Modalità digitale per registrare la data di una riunione durata 2 giorni

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04.05.2011 - 05.05.2011

Il metodo digitale viene utilizzato principalmente per la registrazione delle date di riunioni e riunioni operative.

Per la registrazione delle date nei protocolli degli organi collegiali (organi direttivi supremi ed organi esecutivi) è preferibile il metodo alfanumerico.

Esempio 7 Formattazione della data alfanumerica

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Esempio 8 Registrazione della data di una riunione durata 2 giorni

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La data si trova una riga sotto il nome del tipo di documento o sopra una riga limite speciale nel modulo generale.

Indice numero) del verbale è redatto sulla stessa riga della data dell'adunanza, al di sopra della linea di delimitazione del modulo generale ovvero nell'area complessiva destinata alla data e all'indice nella parte di intestazione del documento. L'indice del protocollo è il numero progressivo della riunione avvenuta entro l'anno solare o entro il mandato dell'organo collegiale. Va notato che quando si progettano gli indici da 1 a 9, è necessario utilizzare almeno due caratteri. Ad esempio, gli indici più semplici sono designati correttamente: "N. 01", "N. 07", ecc. (Vedi esempi 7 e 8).

Oggetti di scena "luogo di composizione o pubblicazione"è redatto su una riga separata sotto la data e l'indice (se i dettagli sono disposti longitudinalmente - al centro della riga successiva).

Tale dettaglio contiene il nome del luogo geografico dove si è effettivamente svolta la riunione dell'organo collegiale. Le abbreviazioni convenzionali utilizzate nella designazione dei nomi geografici devono essere conformi alle norme per la fornitura dei servizi postali.

Esempio 9

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Kolomna, regione di Mosca.

Esempio 11

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Con. Distretto di Maleevo Kolomna
La regione di Mosca

COME intestazione viene redatto il protocollo breve descrizione del tipo di incontro(tipo di attività collegiale) al genitivo, che è coerente con il nome del tipo di documento (PROTOCOLLO - cosa?), il nome dell'organo collegiale e inizia con la lettera maiuscola.

Esempio 12 Collocazione angolare dei dettagli della parte formale del protocollo

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Esempio 13 Disposizione longitudinale dei dettagli della parte formale del protocollo

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Il titolo del verbale come tipologia di riunione è redatto una o due righe sotto la dicitura “luogo di compilazione o pubblicazione”, necessariamente dal bordo del margine sinistro o nell'area contrassegnata nel modulo generale con angoli delimitanti nella parte angolo superiore sinistro del foglio di carta. Questa disposizione è necessaria per il posizionamento sia longitudinale che angolare dei dettagli (vedi Esempi 12 e 13).

Il testo del protocollo è il requisito più complesso e si compone di due parti: introduttiva e principale. La parte introduttiva del testo è rigorosamente formalizzata. Contiene informazioni sulla composizione dei presenti alla riunione e sull'ordine del giorno (l'elenco delle questioni sottoposte alla discussione), che costituiscono elementi del tutto indipendenti dal testo e sono formulati secondo regole standard.

Composizione dei presentiè redatto due righe sotto la tipologia di riunione dal bordo del campo sinistro e inizia con l'indicazione del presidente e del segretario della riunione. I cognomi del presidente e del segretario sono scritti dopo il trattino, le iniziali seguono il cognome.

Esempio 14

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Presidente - Markov S.V.
Segretario - Petrova A.I.

I cognomi e le iniziali dei membri permanenti degli organi collegiali (eletti o di diritto del collegio) presenti alla riunione sono elencati in ordine alfabetico per cognome senza il titolo della carica dopo la parola “Presente:”, che è scritto due righe sotto, sempre dal bordo del margine sinistro, e termina con i due punti. I nomi dei presenti sono scritti su tutta la larghezza della riga con un'interlinea.

Esempio 15

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Presenti: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Se i membri di un organo collegiale sono più di 15 persone, allora la composizione dei presenti è indicata quantitativamente, e al protocollo è allegato un elenco di nominativi, sul quale è redatta una nota.

Esempio 16

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Presenti: 20 persone (elenco allegato)

I nomi e le iniziali dei funzionari invitati che non fanno parte dell'organo collegiale, ma sono stati presenti alla riunione, sono elencati dopo la parola “Invitato:”. È redatto dal bordo del margine sinistro due righe sotto la parola “Presente:” e termina con i due punti. È consuetudine indicare le posizioni di queste persone.

Esempio 17

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Invitati: manager clienti Ageeva N.O., capo del dipartimento servizio clienti Kotova L.P.

Dopo le parole è redatto l'elenco delle questioni sottoposte alla discussione e alla deliberazione dell'organo collegiale "Ordine del giorno:", che si trovano dal confine del margine sinistro due linee sotto la composizione di quelle presenti e terminano con i due punti.

Ogni punto dell'ordine del giorno è formulato con la preposizione “O” e risponde alla domanda “Su cosa?” e contiene l'indicazione della carica, del cognome e delle iniziali del parlante. Inoltre, nel protocollo non viene utilizzata la parola "relatore", la formula vocale corretta è: "Rapporto - (di chi?) posizione, cognome, iniziali".

Gli argomenti sono numerati in numeri arabi, disposti all'ordine del giorno secondo il grado di importanza (o secondo il tempo previsto per la discussione) e sono segnalati con una linea rossa.

Esempio 18

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Ordine del giorno:

In merito all'approvazione del Principio Contabile per l'anno 2011
Rapporto del vice capo contabile Krasnov A.I.
Sulla preparazione di una richiesta di prestito alla filiale di Mosca della Banca Nord-Ovest (OJSC).
Rapporto del capo dell'ufficio legale Smolin A.G.

I punti dell'ordine del giorno devono essere formulati in modo chiaro e specifico, poiché sono attuali titoli del successivo testo del protocollo, che sarà presentato punto per punto nella sequenza di esame delle questioni durante la riunione.

La dicitura “Varie” nell'ordine del giorno del protocollo completato è considerata inappropriata, perché il documento viene redatto dopo la riunione, quando è già possibile formulare con precisione tutte le questioni considerate.

Anche nei casi in cui l'ordine del giorno della riunione è redatto come autonomo documento informativo e preventivamente trasmesso ai partecipanti alla riunione e ai membri dell'organo collegiale, il testo del verbale deve contenere il testo di tutte le materie trattate. La nota nel testo del protocollo: “L'ordine del giorno è allegato” è inaccettabile, anche quando l'ordine del giorno è depositato insieme al protocollo come documento informativo separato.

La parte principale del testo del protocollo, cioè tutto lo svolgimento dell'assemblea e le decisioni prese, viene compilata dal segretario dell'assemblea, che lavora quasi come un interprete simultaneo, solo il discorso viene “tradotto” dalla forma orale (spesso spontaneo, emotivo e non sempre preparato) in forma scritta, cioè . ordinato, costruito su schemi linguistici, principalmente con l'ordine diretto delle parole e l'uso di vocaboli speciali e termini di stile commerciale.

La parte principale del testo del protocollo è strutturata secondo i punti all'ordine del giorno per sezioni. Ogni sezione, che riflette lo svolgimento dell'incontro, è composta da tre parti: ASCOLTATO - PARLATO - DECISO (DECISO).

La parola “ASCOLTO” è numerata secondo il numero del punto all'ordine del giorno, tracciata dal bordo del margine sinistro in lettere maiuscole e termina con i due punti. Successivamente, dalla linea rossa, il cognome e le iniziali dell'oratore vengono scritti nel caso genitivo (ASCOLTATO - chi?), viene inserito un trattino e dopo di esso viene scritto brevemente o in dettaglio il contenuto del rapporto. La presentazione è solitamente alla terza persona singolare al passato:

Esempio 19

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1. ASCOLTATO:

Krasnova A.I. - ha riferito sulle principali disposizioni della politica contabile dell'impresa per il 2011. Ha osservato che è stata completamente rivista in relazione alle modifiche apportate al Codice fiscale della Federazione Russa. Proposto di approvare la politica contabile dell'impresa per il 2011.

Se il testo della relazione principale è stato preparato in anticipo e, dopo aver esaminato la questione, è stato trasferito al segretariato/segretario della riunione, allora quando si presenta il testo è conveniente utilizzare un'altra tecnica: formulare brevemente l'argomento della relazione secondo l'ordine del giorno e dopo il punto annotare: “Si allega il testo della relazione”.

Esempio 20

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1. ASCOLTATO:

Krasnova A.I. - sulle principali disposizioni della politica contabile dell'impresa per l'anno 2011. In allegato il testo della relazione.

In questo caso, il rapporto pre-preparato deve essere redatto, firmato e datato dall'autore, affinché possa effettivamente essere rilasciato come documento autonomo allegato al protocollo.

La parola "PARLATO" è scritta dal bordo del margine sinistro in lettere maiuscole e termina con i due punti. Il cognome e le iniziali di ciascun parlante sono scritti su una linea rossa e sono indicati al nominativo (PARLATO - chi?). Dopo il trattino, un contenuto breve o dettagliato del discorso viene scritto sotto forma di discorso indiretto.

Tutte le domande al relatore e ai relatori, nonché le risposte ad esse, vengono registrate nell'ordine in cui sono state ricevute e vengono anche registrate sulla linea rossa. È possibile che non sia indicato il nome della persona che pone la domanda.

Esempio 21

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Domanda: Tutti i gruppi contabili delle immobilizzazioni si riflettono nel criterio contabile?

Sì, tutti i gruppi necessari per riflettere correttamente le immobilizzazioni nella contabilità della nostra azienda.

Soluzioni, adottati collettivamente su ciascuna delle questioni discusse, sono scritti dopo la parola “DECISO” o “DECISO”. Queste parole sono termini di stile aziendale che riflettono il processo decisionale collegiale (implicando il pronome “noi”). Nella pratica aziendale, ogni termine ha il proprio ambito di utilizzo nella stesura dei protocolli. Così, nei verbali delle assemblee generali degli azionisti, dei fondatori, delle riunioni dei consigli di amministrazione, delle riunioni dei collettivi di lavoro, delle riunioni dei dipendenti (nell'ambito dell'autogoverno stabilito e consentito dal codice di condotta aziendale), dei gruppi di iniziativa, dei si ritiene corretto l’uso del termine “DECISO” (viene formalizzata l’attività dei massimi organi collegiali, “potere”). Nei verbali delle riunioni di comitati, consigli di amministrazione, gruppi di lavoro, riunioni operative e di altri organi esecutivi collegiali (formulati come “direzione operativa”), si ritiene corretta la dicitura “RISOLTO”.

Questa parola è scritta dal margine sinistro in lettere maiuscole e termina con i due punti. Dalla linea rossa vengono formulate in modo breve e preciso le azioni amministrative punto per punto, che deve essere numerato in base al numero della questione all'ordine del giorno. Il numero della decisione adottata è composto da due parti separate da un punto, la prima cifra corrisponde al numero della questione all'ordine del giorno e la seconda è il numero della decisione su questa questione (dopo tutto, spesso accade che su uno stesso argomento all'ordine del giorno vengano prese più decisioni e istruzioni). Vedi Esempio 22.

La clausola che stabilisce una norma legale (“normativa”) è formulata secondo un modello di discorso standard: cosa fare - a che ora (da che ora o per quale periodo)? Vedi la soluzione 1.1 nell'Esempio 22.

a chi - cosa fare - entro quando? (vedi soluzione 1.2 nell'Esempio 22) oppure

Se la decisione è stata presa mediante votazione, i risultati sono presentati nella forma: "A favore - 10, contro - 0, astenuti - 2" o "All'unanimità". Il rispetto del presente modulo è obbligatorio quando si prendono decisioni sulla nomina, elezione o approvazione dei candidati o sulla composizione personale di commissioni, comitati, ecc.

Leggi il voto cumulativo nell'articolo di Sergei Rossol "

Parte formale del protocollo

Firme l'attività del presidente e del segretario della riunione risulta documentata da verbali redatti e verificati. Si trovano da tre a quattro righe sotto il testo dal bordo del margine sinistro e sono separati da una riga. Nelle trascrizioni delle firme le iniziali sono anteposte al cognome. Sul protocollo originale sono apposte le firme personali del presidente e del segretario.

Esempio 24

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Poiché il protocollo è un documento amministrativo interno dell'impresa, esso Di solito non è richiesta l'identificazione del timbro.

Le copie (fotocopie) del protocollo sottoscritto e firmato o gli estratti del protocollo, necessari nel processo di invio dell'atto per l'esecuzione, hanno il diritto di attestare con la propria firma il segretario (segretario dell'assemblea o segretario dell'organo collegiale d'ufficio), redigendo correttamente una nota di autentica della copia. Se una copia o un estratto del protocollo viene utilizzato all'interno dell'organizzazione, su di essa (così come sul protocollo stesso) non viene apposto alcun sigillo. Se un estratto o una copia del protocollo è destinato ad essere utilizzato al di fuori delle mura dell'organizzazione domestica, vale la pena apporre un sigillo.

Esempio 25 Marchio sull'autenticazione di una copia del protocollo

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Alcuni tipi di protocolli sono soggetti all'approvazione del primo capo dell'impresa o dell'organizzazione. Ad esempio, vengono approvati i verbali delle riunioni della commissione di esperti dell'organizzazione, la commissione di esperti per l'assegnazione/rimozione delle restrizioni all'accesso alle informazioni e ai documenti dell'organizzazione, i verbali delle riunioni dei gruppi di progetto/uffici di progetto nella gestione del progetto, ecc.

L'approvazione viene rilasciata con un timbro con firma, che si trova nell'angolo in alto a destra del documento e consiste nella parola "APPROVA", il nome abbreviato della posizione del manager (poiché il nome completo dell'organizzazione o impresa è indicato nel nell'intestazione del documento o nel modulo generale), firma personale, sua trascrizione e date di approvazione.

L'articolo di Sergei Rossol “Verbale dell'assemblea generale degli azionisti e dei partecipanti” nella rivista “Lavoro d'ufficio e flusso di documenti nell'impresa” n. 4” 2011 a pagina 33 è dedicato alle peculiarità della redazione del verbale dell'assemblea generale riunione dei partecipanti a una LLC e verbali degli azionisti a una JSC.

Per informazioni su come tenere un'assemblea generale degli azionisti/partecipanti in una società per azioni e in una LLC, leggere l'articolo di Sergei Rossol "Assemblea annuale nelle società commerciali" nella rivista "Lavoro d'ufficio e flusso di documenti in un'impresa" No 3” 2011 a pagina 62

Riunioni dei partecipanti e registrazione dei loro risultati

L'organo supremo della LLC, in conformità con le disposizioni della parte 1 dell'art. 32 della legge "Sulle società a responsabilità limitata" del 02/08/1998 n. 14-FZ (di seguito denominata legge federale n. 14), è l'assemblea generale dei suoi partecipanti.

Prende decisioni:

Per tutti i poteri di sua competenza in forza di legge.
Sulle questioni di sua competenza secondo lo statuto dell’organizzazione.

In virtù della parte 1 dell'art. 32 Legge federale n. 14, le decisioni possono essere prese sia in assemblee ordinarie che straordinarie. Allo stesso tempo, è inaccettabile considerare durante la riunione questioni che inizialmente non erano all'ordine del giorno.

L'unico documento ufficiale che conferma il fatto di tenere riunioni, registrando le questioni trattate in esse e le decisioni prese al riguardo, è, ai sensi della parte 6 dell'art. 37 Legge federale n. 14, protocollo. La tenuta dei verbali dell'assemblea generale dei partecipanti alla LLC deve essere organizzata dall'organo esecutivo (collegiale o unico) dell'organizzazione.

Requisiti per il contenuto del protocollo

La legislazione non stabilisce requisiti per il verbale dell'assemblea generale dei partecipanti alla LLC, tuttavia, l'art. 181.2 del Codice Civile (di seguito denominato Codice Civile della Federazione Russa) regola le questioni relative al processo decisionale nelle riunioni della LLC.

In forza di tale norma, nel verbale dell'assemblea o della decisione esclusiva di un partecipante aziendale vengono inserite le seguenti informazioni:

data e ora di inizio e fine della riunione dell'organo supremo della LLC;
indicazione del luogo in cui si terrà l'adunanza;
informazioni sui partecipanti aziendali che sono venuti alla riunione;
ordine del giorno e decisioni prese sulle questioni identificate;
informazioni sui membri della commissione di conteggio;
informazioni su coloro che hanno votato contro una particolare questione, se l'inserimento di tali dati è necessario a causa dei requisiti dell'organizzazione.

I requisiti di cui sopra sono obbligatori e pertanto devono figurare in ogni verbale dell'assemblea, senza alcuna eccezione.

Oltre ai requisiti di legge, il documento societario in questione, secondo le consuetudini aziendali, deve contenere:

caratteristiche che lo individuano (ad esempio, numero di serie);
informazioni sulle persone che sono intervenute alla riunione (l'oratore principale, i partecipanti che sono intervenuti e hanno posto domande);
distribuzione dei voti (favorevoli, contrari e astenuti);
risultato della votazione (decisione presa, proposta respinta, ecc.);
firme delle persone autorizzate.

Modulo di protocollo, notarile

Codice civile della Federazione Russa al paragrafo 3 dell'art. 181.2 stabilisce che la forma del verbale dell'assemblea generale dei partecipanti LLC deve essere scritta . Allo stesso tempo, in forza del sub. 3 comma 3 art. 67.1 del Codice Civile, per confermare lo svolgimento di tale assemblea e il fatto che è stata presa una decisione su una questione specifica (risultati della votazione su di essa), può essere necessaria l'autenticazione del verbale.

Per intero, se si procede dalla lettera della legge, non viene effettuata l'autenticazione notarile dei verbali delle assemblee generali di una LLC. Solo certificati:

il fatto che la decisione sia stata presa dall'assemblea generale;
un elenco dei partecipanti presenti a una particolare riunione.

Tuttavia, poiché le informazioni specificate sono incluse nel protocollo come parti costitutive, in pratica viene utilizzata l'espressione "certificare il protocollo". Allo stesso tempo, i partecipanti all'azienda possono evitare di dover adempiere all'obbligo di far certificare il protocollo da un notaio, specificando un diverso metodo di certificazione nello statuto dell'organizzazione o prendendo un'apposita decisione unanime di tutti i partecipanti.

Non conosci i tuoi diritti?

Codice Civile della Federazione Russa al sub. 3 comma 3 art. 67.1 consente le seguenti modalità:

Firma del protocollo da parte di tutti i partecipanti.
Firma di un documento da parte dei partecipanti che hanno preso parte alla riunione.
Utilizzando mezzi tecnici di registrazione (in pratica, spesso viene utilizzata la registrazione video).

La norma non limita questo elenco, indicando che per stabilire chiaramente il fatto che viene presa una decisione può essere utilizzato un altro metodo che non contraddice la legge.

Il requisito del comma non si applica. 3 comma 3 art. 67.1 del Codice Civile della Federazione Russa e in relazione a quelle società che hanno un unico partecipante, come indicato direttamente dalla Camera Notarile Federale nella sua lettera del 01.09.2014 n. 2405/03-16-3.

Maggiori dettagli sulla questione in esame possono essere trovati nell’articolo “Autenticazione dei verbali delle assemblee generali di una LLC”.

Individuazione delle caratteristiche e numerazione

La pratica delle relazioni di diritto civile si è sviluppata in modo tale che i documenti ufficiali (soprattutto quelli societari) devono avere caratteristiche individualizzanti. Ciò vale anche per i verbali delle assemblee generali.

Questi segni includono:

Numerazione dei verbali dell'assemblea generale dei partecipanti LLC.
Indicazione delle date di formazione e firma di ciascun documento.

I dettagli specificati consentono di identificare un protocollo particolare, che semplifica la procedura burocratica. Inoltre, par. 2 ore 6 cucchiai. 37 La legge federale n. 14 stabilisce che tutti i protocolli devono essere archiviati in un libro mastro generale, i cui estratti possono essere richiesti dai partecipanti alla LLC in qualsiasi momento. La legislazione non contiene altri requisiti per la procedura di archiviazione dei protocolli.

Chi firma il verbale dell'assemblea generale dei partecipanti LLC?

La risposta alla questione in esame è contenuta nel comma 3 dell'art. 181.2 del Codice Civile della Federazione Russa, secondo il quale sul protocollo devono essere apposte le seguenti firme:

presidente della riunione;
segretario della riunione.

Allo stesso tempo, in base al comma 5 dell'art. 37 Legge federale n. 14, il presidente può essere uno dei partecipanti alla LLC, eletto come tale dopo l'apertura della riunione e prima dell'inizio dell'esame delle principali questioni all'ordine del giorno.

All'elezione del presidente dell'assemblea provvede chi apre la riunione, il quale, ai sensi del comma 4 della presente norma, può essere:

organo esecutivo unico;
Presidente dell'organo collegiale di gestione della società;
Presidente del Consiglio di Amministrazione;
revisore dei conti;
revisore dei conti;
un membro della società tra i promotori dell'incontro.

Regole per l'invio del protocollo ai partecipanti

La persona che ha redatto il verbale dell'assemblea generale dei partecipanti alla LLC, ai sensi del paragrafo. 3 comma 6 art. 37 Legge federale n. 14, è obbligato a inviarne una copia a tutti i partecipanti all'organizzazione. Tale disposizione prevede un termine di 10 giorni per ottemperare alla richiesta di rinvio.

Il protocollo finito viene inviato in conformità con i seguenti requisiti:

Inviato tramite posta raccomandata.
Inviato all'indirizzo di registrazione di ciascun partecipante.

Se lo statuto della LLC specifica eventuali requisiti aggiuntivi o di altro tipo relativi alla procedura di invio di copie dei verbali, si applicano. Quindi, in alternativa, può essere indicata la consegna del documento a mano, tramite corriere, ecc.

Pertanto, il verbale conferma l'incontro e registra il fatto che sono state prese determinate decisioni. Il documento ha forma scritta semplice e deve essere autenticato da un notaio o in altro modo stabilito dallo statuto o da una decisione di tutti i partecipanti. Allo stesso tempo, dovrà avere caratteristiche individualizzanti (numero e data), essere firmato da chi presiede l'assemblea e dal segretario dell'assemblea, e poi inviato ai partecipanti alla LLC entro 10 giorni.

L'organizzazione paga i dividendi redigendo il verbale dell'assemblea generale dei partecipanti. Come numerare correttamente i verbali, ricominciare la numerazione ogni anno o può essere eseguita ininterrottamente? E se l'organizzazione non paga i dividendi, cosa la minaccia? con?

Non esistono requisiti speciali per la numerazione dei protocolli e delle decisioni nella legge. Ciò non influirà sulla validità del documento. L'organizzazione decide autonomamente se iniziare la numerazione dall'inizio dell'anno o proseguire quella esistente. Le regole di numerazione possono essere sancite nello statuto della LLC, quindi saranno vincolanti.

La fonte di pagamento dei dividendi è l'utile netto dell'organizzazione, la cui spesa avviene solo per decisione dei proprietari dell'organizzazione. Di conseguenza, i fondatori hanno il diritto di non prendere decisioni sul pagamento dei dividendi; l'organizzazione non è soggetta ad alcuna responsabilità per questo.

La logica di questa posizione è riportata di seguito nei materiali del Sistema Glavbukh.

Il mancato rispetto dei requisiti relativi alla forma e al contenuto della decisione dell'assemblea generale dei partecipanti, insieme ad altre circostanze, diventa spesso motivo di annullamento della decisione dell'assemblea. L'avvocato della società deve garantire che in caso di conflitto societario la decisione presa non possa essere invalidata.

Obbligo di registrazione del protocollo

La decisione dell'assemblea generale dei partecipanti è documentata nel verbale dell'assemblea generale dei partecipanti.

Non esistono requisiti generali per il contenuto e il formato del verbale dell'assemblea generale dei partecipanti.

La legge contiene alcune indicazioni solo per alcuni casi, in particolare per la decisione con cui i partecipanti approvano un'operazione importante o un'operazione con una parte interessata.

Al riguardo, il protocollo può essere redatto in forma libera nel rispetto delle prescrizioni previste per i singoli casi.

I requisiti per la redazione del verbale dell'assemblea generale degli azionisti sono stabiliti nella legge federale del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ "sulle società per azioni" (di seguito denominata legge sulla JSC) e nella sezione 5 del Regolamento recante requisiti aggiuntivi alla procedura di preparazione, convocazione e svolgimento dell'assemblea degli azionisti approvati.

Sulla base di tali requisiti, il verbale dell'assemblea generale dei partecipanti deve indicare quanto segue:

nome completo della società e sede dell'azienda;
tipologia di riunione (annuale o straordinaria);
la forma di svolgimento dell'assemblea generale è “assemblea” (la legge consente anche che l'assemblea straordinaria si tenga con voto per corrispondenza senza effettiva riunione dei partecipanti);
data della riunione;
l'indirizzo dove si terrà la riunione;
agenda delle riunioni;
l'orario di inizio e di fine della registrazione degli aventi diritto a partecipare all'assemblea;
orari di apertura e chiusura della riunione;
il numero di voti detenuti dalle persone aventi diritto a partecipare all'assemblea generale su ciascun argomento all'ordine del giorno dell'assemblea;
il numero di voti posseduti dalle persone che hanno preso parte alla riunione su ciascun argomento all'ordine del giorno della riunione, indicando se su ciascuna questione è stato raggiunto il quorum;
il numero di voti espressi per ciascuna delle opzioni di voto (“favorevole”, “contrario” e “astenuto”) per ciascun punto all'ordine del giorno dell'assemblea per la quale è stato raggiunto il quorum;
formulazione delle decisioni adottate dall'assemblea su ciascun argomento all'ordine del giorno;
i principali contenuti degli interventi ed i nominativi degli intervenuti su ciascun argomento all'ordine del giorno della riunione;
presidente e segretario della riunione;
persona che conta i voti;
data di stesura del protocollo.

Firma del protocollo

La legge non stabilisce chi deve firmare il verbale dell'assemblea generale dei partecipanti.

Di norma, i verbali dell'assemblea generale dei partecipanti alla LLC sono firmati dal presidente e dal segretario dell'assemblea, per analogia con i verbali dell'assemblea generale degli azionisti (clausola 1, articolo 63 della legge sulla JSC). Tuttavia, in questo caso, esiste il rischio che la società non sia in grado di documentare il fatto della partecipazione di un determinato partecipante all'assemblea se, qualche tempo dopo l'incontro, decide di contestare la decisione in tribunale e dichiara di non è stato presente alla riunione o ha votato contro le soluzioni adottate.

Per ridurre il rischio di impugnazione di una decisione, è possibile raccogliere le firme di tutti i partecipanti presenti nel verbale dell'assemblea generale, sebbene la legge non lo imponga. Va tenuto presente che il verbale della riunione potrebbe non essere redatto immediatamente dopo la riunione; inoltre, un partecipante può rifiutarsi di firmarlo.

Usare le schede elettorali può essere ancora più efficace. Ciò eliminerà completamente la possibilità che un partecipante adduca il fatto di aver votato diversamente o di non aver preso parte affatto alla riunione. La procedura obbligatoria per il voto a scrutinio segreto può essere prevista nel Regolamento dell'assemblea generale dei partecipanti.

Vladislav Kuznetsov

Principale esperto dello Studio Legale "Sistema Lawyer"

S. V. Karulin

Capo consigliere giuridico di OJSC "Reestr"

Vladislav Dobrovolskij

Candidato di scienze giuridiche, responsabile della pratica aziendale del gruppo legale "Yakovlev and Partners" (nel 2001-2005 - giudice del tribunale arbitrale di Mosca)

Per quanto riguarda il pagamento dei dividendi

Documentare

In una LLC, la decisione di spendere l'utile netto è documentata nel verbale dell'assemblea generale dei partecipanti (clausola 1, articolo 28, comma 6, articolo 37 della legge dell'8 febbraio 1998 n. 14-FZ). Non ci sono requisiti obbligatori per i verbali dell'assemblea generale dei partecipanti LLC alla legislazione. Ma ci sono dettagli che è meglio indicare. Si tratta del numero e della data del verbale, del luogo e della data della riunione, dei punti all'ordine del giorno, delle firme dei partecipanti.

Un esempio del verbale di un'assemblea generale dei partecipanti alla LLC. La decisione di spendere l’utile netto per pagare i dividendi

Lo statuto della LLC "Società commerciale "Hermes"" prevede che l'organizzazione paghi i dividendi trimestralmente. Alla fine del primo trimestre del 2011, l'utile netto di Hermes ammontava a 50.000 rubli. In occasione dell'assemblea generale dei partecipanti, tenutasi il 18 aprile 2011, si è deciso di utilizzare l'intero importo per pagare i dividendi. La decisione è stata presa all'unanimità. Sulla base dei risultati è stato redatto il verbale dell'assemblea generale dei partecipanti.

Nelle società per azioni viene redatto il verbale dell'assemblea generale degli azionisti. Si differenzia dal verbale dell'assemblea generale dei partecipanti alla LLC in quanto è redatto in due copie e presenta dettagli obbligatori. Sono elencati nel paragrafo 2 dell'articolo 63 della Legge del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ e nel paragrafo 5.1 del Regolamento approvato con Risoluzione della Commissione Federale dei Titoli della Russia del 31 maggio 2002 n. 17/ps.

Nelle società create da un unico fondatore, i verbali delle assemblee generali non vengono redatti (comma 3 dell'articolo 47 della legge del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ). La direzione della spesa dell'utile netto è determinata dall'unico fondatore mediante la sua decisione scritta *.

S.V. Razgulin

Vicedirettore del Dipartimento di politica fiscale e tariffaria doganale del Ministero delle finanze russo

Le organizzazioni possono pagare ai fondatori (partecipanti, azionisti) una parte degli utili trimestralmente, una volta ogni sei mesi o una volta all'anno (comma 1 dell'articolo 42 della legge del 26 dicembre 1995 n. 208?FZ).

Fonte del pagamento

La fonte di pagamento dei dividendi è l’utile netto dell’organizzazione (utile al netto delle imposte) (clausola 1, articolo 28 della legge dell’8 febbraio 1998 n. 14-FZ)*. Le società per azioni devono determinare questo indicatore sulla base dei rendiconti finanziari (). Non esiste tale obbligo di legge per le LLC. Tuttavia, i rappresentanti del servizio fiscale raccomandano a tutte le organizzazioni di fare affidamento sui dati del Rapporto sui risultati finanziari (lettera del Ministero delle imposte russo del 31 marzo 2004 n. 22-1-15/597, UMTS della Russia per Mosca del 8 ottobre 2004 n. 21-09/64877). L'indicatore dell'utile netto si riflette nella riga Utile (perdita) netta di questo modulo di rendiconto finanziario.

Un esempio di determinazione dell'importo dei dividendi dovuti ai partecipanti alla società

Il capitale sociale di Alfa CJSC è di 40.000 rubli. AV. Lvov possiede il 60% delle azioni dell’organizzazione e Hermes Trading Company LLC il 40%. L'organizzazione paga i dividendi trimestralmente.

Secondo il rapporto sui risultati finanziari del primo trimestre, l’utile al netto delle imposte (utile netto) di Alpha ammontava a 50.000 rubli. I partecipanti hanno deciso di destinare il 40% di questo importo al pagamento dei dividendi.

L’importo totale dei dividendi è:
50.000 rubli. ? 40% = 20.000 rubli.

Di questo importo, Lvov è dovuto:
20.000 rubli. ? 60% = 12.000 rubli.

"Hermes" è dovuto:
20.000 rubli. ? 40% = 8000 rubli.

Situazione:È possibile pagare i dividendi utilizzando gli utili degli anni precedenti?

Si, puoi.

La fonte del pagamento dei dividendi è l'utile netto dell'organizzazione. Né la normativa civilistica né quella fiscale stabiliscono vincoli circa il periodo di formazione dell'utile netto, che costituisce la fonte per il pagamento dei dividendi. Ciò deriva dal Codice Fiscale della Federazione Russa,

3. Articolo:Cosa può fare un fondatore con i soldi dell’azienda e cosa non può fare?

Domanda n. 5. In quale caso il fondatore può ricevere denaro sotto forma di dividendi?

I dividendi sono utili aziendali che i fondatori possono distribuire tra loro. Pertanto, puoi ricevere denaro come dividendi solo quando la società opera senza perdite. L’aliquota dell’imposta sul reddito personale sui dividendi è del 9%.

Se una società non ha registrato profitti nell’ultimo anno o almeno un trimestre, ma ha trattenuto utili degli anni precedenti, può essere utilizzata per pagare i dividendi. Naturalmente, a condizione che ciò non porti a una situazione in cui il pagamento dei dividendi è vietato. E fu allora che venne vietato.

I dividendi non possono essere pagati se il patrimonio netto della società è inferiore al capitale autorizzato e di riserva. Gli ultimi due indicatori sono nel bilancio. E il patrimonio netto viene calcolato utilizzando una formula speciale. In parole povere, si tratta di tutte le attività correnti e non correnti della società meno le sue passività. Tutti questi indicatori sono anche nel bilancio.

Diciamo che l'azienda sta operando con profitto. L'importo del patrimonio netto consente anche il pagamento dei dividendi. Per riceverli, i fondatori dovranno tenere un’assemblea generale dei partecipanti e decidere in essa la distribuzione dei proventi.*

Domanda n. 6. Con quale frequenza posso ricevere i dividendi?

La frequenza dei pagamenti dei dividendi deve essere specificata nello statuto della società. Allo stesso tempo, la legge consente di pagare i dividendi non più di una volta al trimestre. Se i fondatori vogliono esercitare questo diritto, ma la carta specifica un periodo più lungo, devono prima apportare modifiche alla carta. Una decisione in merito deve essere presa all'unanimità durante l'assemblea generale dei partecipanti. Forse i fondatori vogliono ricevere dividendi ogni mese. Da un punto di vista legale questo è impossibile. Tuttavia, nulla impedisce alla società di trasferire gli importi già distribuiti ai fondatori non immediatamente, ma 1/3 ogni mese.