Quanti francobolli dovrebbero esserci in congedo per malattia? Sigillo come attributo del documento. Quali documenti sono timbrati con il sigillo ufficiale? Timbro del datore di lavoro sul modulo di invalidità: è necessario e in quali casi?

Sembrerebbe che sulla stampa sia già stato detto tutto, ed è improbabile che si possa aggiungere qualcosa. Cosa c'è di più semplice che “timbrare” i documenti che hai portato? Tuttavia, di fronte alla formazione dei tirocinanti, mi sono reso conto che anche una manipolazione così semplice a volte solleva difficoltà e domande, e quindi richiede alcuni chiarimenti.

Su quali documenti e in quali casi è necessario apporre un sigillo?

Innanzitutto è necessario ricordare che il sigillo principale dell'organizzazione è certificato solo dalle firme delle prime persone: il manager, il suo vice, il capo contabile.

Per certificare le firme dei capi dipartimento/dipartimento/divisione nella struttura dell'organizzazione, vengono utilizzati sigilli ausiliari: sigilli di divisioni strutturali, ad esempio "Dipartimento Risorse umane", "Dipartimento credito", ecc. In questo caso, il il nome del dipartimento sul sigillo e nella struttura organizzativa dell'organizzazione deve essere identico.

L'elenco dei documenti di base che devono essere certificati da un sigillo è stato sviluppato da VNIIDAD negli anni '80 del secolo scorso. Puoi fare affidamento su di esso quando sviluppi regole interne per l'utilizzo dei sigilli della tua organizzazione. Tuttavia, non dobbiamo dimenticare che in tre decenni molto è cambiato. Inoltre, l'elenco contiene documenti soggetti a certificazione da parte del sigillo principale e ignora i loro colleghi ausiliari: i sigilli delle divisioni strutturali.

Accordi;

Controllare i libri;

Ordini di pagamento, istruzioni per il trasferimento di fondi, altri documenti contabili attestanti il ​​passaggio di fondi (ordinanze commemorative, ecc.);

Carte bancarie e altri documenti con firme campione di persone autorizzate presentate alle organizzazioni competenti per le transazioni eseguite dall'organizzazione;

Certificati d'archivio che confermano l'esperienza lavorativa, copie (estratti) di documenti d'archivio;

Rapporti nella forma prescritta, ecc.

Le istruzioni dipartimentali interne possono prevedere la presenza obbligatoria di un sigillo sulle richieste inviate a organizzazioni terze (ad esempio, richieste delle forze dell'ordine alle banche sul flusso di fondi nei conti di organizzazioni sospette).

Ma gli ordini e le istruzioni per le attività principali, così come le lettere, ad eccezione delle lettere finanziarie e di garanzia, non sono certificati da sigilli.

Elenco dei documenti certificati sigillature delle divisioni strutturali, dovrebbe essere specificato nel documento amministrativo locale dell'organizzazione.

Va ricordato che la maggior parte dei documenti del personale (ordini, istruzioni, ecc.) non sono timbrati. Un'eccezione è il libro di lavoro, in cui devono essere sigillati il ​​frontespizio (in caso di compilazione o modifiche) e il verbale di licenziamento.

Il sigillo del servizio di istruzione prescolare certifica copie di documenti interni replicati.

Nota

Ci sono molte controversie riguardo alla stampa sulle fatture. La questione è stata messa a tacere dal Decreto del Governo della Federazione Russa del 16 febbraio 2004 n. 84, il cui paragrafo 12 includeva il requisito "M.P." è stato rimosso dal modulo di fattura standard.

Dove mettere il timbro?

Indipendentemente dal tipo di sigillo, esistono regole universali per l'apposizione sui documenti: il sigillo viene apposto o in un luogo appositamente designato (M.P.), oppure in modo tale da coprire la fine della qualifica professionale della persona che ha firmato il documento. Questo requisito è sancito nella clausola 2.6.22 delle Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali, approvate con Ordinanza del Ministero della Cultura russo dell'8 novembre 2005 n. 536.

Se è necessario certificare una scritta di certificazione su un documento rilegato, l'impronta del sigillo deve coprire sia parte del foglio di certificazione che la superficie su cui è incollato il foglio.

L'impronta del sigillo sulla ricevuta dell'ordine di ricevuta di cassa dovrebbe coprire anche quella parte del documento che rimane nella tua organizzazione.

È inaccettabile apporre un timbro sopra una firma personale.

Come timbrare?

• Quando “stampate” i documenti, soprattutto quelli di pagamento, cercate di assicurarvi che la stampa non risulti opaca o sfocata. Un'impronta di sigillo scarsamente leggibile o parzialmente stampata può diventare un motivo per cui un notaio si rifiuta di certificare una copia di un documento e una banca per rifiutarsi di accettare un ordine di pagamento per l'esecuzione. Pertanto, sostituire (riempire) il tampone di inchiostro in modo tempestivo.
• Dopo aver sostituito o ricaricato il tampone di inchiostro, prima di apporre un timbro sul documento, effettuare un'impronta di controllo sulla bozza. A volte è necessario asciugare la stampa dall'inchiostro in eccesso per evitare che la stampa risulti sfocata o sbavata.
• Quando ti prepari a “timbrare” un documento, assicurati che non ci sia nulla sotto. Una graffetta, fogli piegati in modo non uniforme di un documento di più pagine o un altro oggetto estraneo posto sotto una risma di documenti potrebbero interferire con la stampa. Di conseguenza, ne otterrai la metà o una stampa macchiata.

Cura della stampa

Come risultato dell'uso, il cliché di gomma si intasa di sporco, le lettere diventano come macchie. Un sigillo trascurato sui documenti non solo non fa bella figura all'organizzazione, ma è anche motivo di rifiuto di accettare determinati documenti, come ad esempio gli ordini di pagamento. Puoi mantenere il sigillo nella forma corretta utilizzando un normale spazzolino da denti, che può pulire delicatamente il cliché senza danneggiare il disegno applicato. Dopo la pulizia, la guarnizione deve essere sciacquata sotto l'acqua corrente e asciugata.

Sistema statale di supporto documentale per la gestione. Disposizioni fondamentali. Requisiti per i documenti e i servizi di supporto alla documentazione (approvati dal consiglio dell'Archivio principale dell'URSS il 27 aprile 1988; ordine dell'Archivio principale dell'URSS del 23 maggio 1988 n. 33).

A volte le organizzazioni con filiali, delegando poteri al proprio rappresentante, redigono una procura in modo errato: al posto del sigillo della società madre, mettono il timbro della divisione. Tale procura non è valida.

Secondo la clausola 2.2 delle Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro, approvate con decreto del Ministero del Lavoro russo del 10 ottobre 2003 n. 69.

Secondo la clausola 35 delle Regole per la conservazione e l'archiviazione dei libri di lavoro, la produzione dei moduli dei libri di lavoro e la loro fornitura ai datori di lavoro, approvate con decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225 (modificato il 19 maggio 2008 ).

Il congedo per malattia rilasciato erroneamente non può essere pagato né dal datore di lavoro né dal Fondo delle assicurazioni sociali. Di conseguenza, la persona non riceve l'indennità dovuta durante il periodo di incapacità. L'assenza di almeno un sigillo o di una firma nell'apposita sede è motivo di ritenere non corretto e non valido il congedo per malattia. Ecco perché è necessario sapere quanti timbri dovrebbero essere presenti su un certificato di congedo per malattia e in quali luoghi dovrebbero essere apposti.

Importo minimo

In caso di errore

Se ci sono correzioni sul certificato di assenza per malattia (solo da parte del datore di lavoro), tutte vengono annotate sul retro del certificato di inabilità al lavoro e certificate dalle firme del direttore e del contabile, nonché certificate da il sigillo dell'organizzazione.

Secondo le regole stabilite, in un istituto ospedaliero in cui un cittadino ha temporaneamente perso la capacità di lavorare, sul modulo vengono apposti due timbri: all'apertura del foglio di congedo per malattia e alla chiusura dello stesso. Dopo l'effettuazione del primo timbro, il foglio non viene consegnato alla persona ma viene conservato dal medico curante insieme alla cartella clinica fino alla dimissione. Al termine del congedo per malattia, il medico o la persona responsabile della tenuta dei registri di rigorosi moduli di segnalazione appone il sigillo dell'istituto medico, lo firma, inserisce la questione nel diario e lo consegna personalmente al destinatario. Un cittadino è tenuto a fornire un certificato di incapacità al lavoro sul luogo di lavoro entro sei mesi di calendario (scopri per quanto tempo deve essere pagato il congedo per malattia). Non possono esserci meno di due timbri su un nuovo tipo di certificato di congedo per malattia.

Quali timbri mette l'istituto medico?

Sigilli triangolari o rotondi

Non secondo le regole

Se sono stati violati o commessi determinati errori, il Fondo delle assicurazioni sociali potrebbe non accettare tale certificato di incapacità al lavoro e potrebbe non risarcire il dipendente per il congedo per malattia. Tali errori includono, tra l'altro: l'assenza di un sigillo o la sua stampa di scarsa qualità (e, di conseguenza, l'illeggibilità) o la presenza di un sigillo sulle celle del campo informazioni, quando ciò impedisce la lettura del testo .

Il Ministero della Salute ha stabilito chiaramente quali timbri debbano comparire sul certificato di congedo per malattia: rotondi o triangolari. Ogni istituzione medica ha diversi tipi di sigilli. Il certificato di congedo per malattia in luoghi appositamente designati è certificato con segni triangolari, in cui è scritto il nome dell'organizzazione o la frase "per congedo per malattia". È consentito che le organizzazioni con un profilo specifico (narcologia o ospedali psichiatrici) possano utilizzare sigilli triangolari senza il nome dell'istituto medico. L'angolo superiore sinistro del modulo deve essere certificato con il timbro dell'ospedale. Un timbro rotondo viene apposto solo se il cittadino ha presentato domanda non nel luogo di residenza permanente o di registrazione temporanea. Tutti i timbri devono essere chiari, identici, leggibili e di colore blu. L'istituto medico che effettua l'esame medico e sociale appone un timbro triangolare nel luogo appropriato.

Il datore di lavoro deve apporre un timbro sul modulo?

La parte inferiore del modulo viene compilata dal datore di lavoro dopo aver ricevuto un congedo per malattia dal dipendente. Il sigillo viene apposto se l'organizzazione ne è dotato. La legge, infatti, non obbliga il modulo ad essere certificato con il sigillo di tutti i datori di lavoro, quindi la Cassa delle assicurazioni sociali riceve spesso fogli certificati dalla firma del gestore. Poiché il certificato ospedaliero con il sigillo di un'organizzazione medica è il documento principale per il trasferimento dell'indennità per perdita di capacità lavorativa, il datore di lavoro è tenuto a verificare che tutti i campi siano compilati correttamente prima di presentarlo al Fondo delle assicurazioni sociali. I timbri della clinica o dell'ospedale devono trovarsi in un luogo rigorosamente designato e non essere inclusi nei campi informativi del modulo. È consentito che i francobolli oltrepassino i limiti dello spazio assegnato se i campi da compilare rimangono invariati.

Requisiti per i francobolli

Le organizzazioni mediche sono tenute ad avere sigilli triangolari per la compilazione dei fogli di congedo per malattia, nonché sigilli rotondi, che certificano inoltre altri dati. Se sul modulo viene annotata che la persona assicurata non ha presentato domanda nel luogo di registrazione permanente o temporanea, questo marchio viene certificato con un sigillo rotondo. Deve contenere le seguenti informazioni: nome dell'organizzazione, indirizzo legale, TIN. È consentito certificare un sigillo rotondo o triangolare con la firma "per assenza per malattia" sul modulo del certificato di incapacità, a condizione che il resto dei dati richiesti sia specificato nel timbro dell'organizzazione. L'eccezione sono le cliniche psichiatriche e di trattamento della droga.

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All'inizio di aprile 2015 è stata emanata la legge federale n. 82-FZ, secondo la quale la stampa cessa di essere un attributo obbligatorio delle organizzazioni.

Cosa dovrebbe essere?

Indipendentemente dalla forma organizzativa, il cliché dell'organizzazione deve contenere il suo nome completo e indirizzo. È consentita l'indicazione in lingua straniera. Gli atti normativi non regolano né la dimensione del cliché né il suo colore.

Inoltre, non è noto se sia possibile indicare il nome abbreviato della società, nonché integrare il sigillo con dettagli come le iscrizioni “per documenti” o “per fatture”. Si può concludere che la legislazione lasciava alla discrezione degli imprenditori l'apposizione del nome abbreviato e delle iscrizioni.

La dimensione generalmente accettata è 38-42 mm. In genere il timbro dell'azienda è blu o viola. In caso di smarrimento o usura l'azienda dovrà produrne una nuova copia. Lo stesso vale per le situazioni in cui i dettagli dell’organizzazione indicati sulla stampa (ad esempio indirizzo o nome) sono cambiati.

La legge federale n. 82-FZ prevede la possibilità che un'organizzazione non abbia un sigillo, tuttavia, la legge obbliga l'uso di un sigillo su moduli di segnalazione rigorosi, nei libri di lavoro e negli ordini di cassa. Ne consegue che finché permane nella normativa la menzione dell'apposizione obbligatoria su una certa documentazione, l'azienda è tenuta ad averla.

Naturalmente, ci sono alcune eccezioni alle regole di cui sopra. Pertanto, l'iscrizione nel libro di lavoro di un dipendente può essere certificata non solo con il timbro blu dell'azienda, ma anche con il timbro del servizio del personale.

L'uso dei sigilli è obbligatorio qualora l'azienda non abbia iscritto nel contratto con una specifica controparte una clausola relativa al suo eventuale mancato utilizzo. Se non esiste tale clausola, la transazione potrebbe essere considerata non valida.

Sui documenti viene apposto un timbro per conferire loro valore legale. Tuttavia, non tutta la documentazione lo richiede. Su alcuni documenti del personale Potresti perdere l'aggiunta di questo dettaglio.

Alcuni sono certificati con un timbro documenti contabili(ad esempio, preventivi e istruzioni). Anche tutta la documentazione costitutiva, i contratti e gli accordi aggiuntivi devono essere certificati.

L'impronta è posta in fondo al testo accanto alla firma del funzionario. In nessun caso il timbro dovrà figurare sulla trascrizione della firma. A volte il marchio “M.” è posto nel punto in cui è stato apposto il sigillo. P." o "Luogo del sigillo" e l'impronta deve essere apposta su di esso.

Primario

La documentazione primaria in un'azienda si riferisce alla cosiddetta contabilità primaria, che significa la primissima fase di riepilogo delle operazioni in un'organizzazione. I documenti primari sono quelli che possono confermare l'esistenza di una transazione commerciale. Tutte le informazioni contenute nel “primario” devono riflettersi nella contabilità.

Il timbro viene apposto su quelle carte primarie realizzate in una forma unificata. Un esempio di documento primario unificato è una bolla di consegna redatta utilizzando . Se la società stessa approva la forma di un documento primario, l'apposizione di un timbro non è obbligatoria.

Ordini

L'ordine è un documento interno all'organizzazione, vale a dire non va oltre. Pertanto, la stampa dell'ordine non è obbligatoria e nella maggior parte dei casi viene omessa. Se un dipendente chiede di fornire una copia dell'ordine, la copia viene certificata secondo tutti gli standard, con apposto un sigillo e altri dettagli rilevanti.

Il timbro non viene apposto su alcuna documentazione interna all'azienda. L'unico dato obbligatorio che deve essere presente sull'ordine è la firma del responsabile.

Carta intestata dell'organizzazione

Il timbro viene apposto sulla carta intestata dell’organizzazione a seconda di come è stato realizzato il modulo. Pertanto, se la carta intestata dell'azienda appartiene a moduli di segnalazione rigorosi, è necessaria un'impronta su tale carta. Se la carta intestata dell'organizzazione viene emessa su carta multicolore con il logo dell'azienda, non viene apposta alcuna stampa.

Per certificare una regolare lettera informativa su carta intestata dell’organizzazione è sufficiente apporre la firma di un funzionario. In alcuni casi è necessaria un'impronta sulla carta intestata dell'azienda. Il sigillo viene apposto sulle lettere di garanzia, nonché sulle procure (ad esempio, per rappresentare gli interessi della società in tribunale o per ricevere beni materiali).

Altro

L'apposizione del timbro su un documento sul quale non è apposto non darà luogo ad alcun procedimento. Tuttavia, se non si inserisce questo dettaglio nei documenti necessari per essere certificati in questo modo, le conseguenze potrebbero essere sfavorevoli.

Un documento non adeguatamente certificato perderà la sua forza legale e non potrà più essere considerato prova in tribunale.

Oltre ai documenti sopra indicati è richiesta la certificazione i seguenti tipi di documenti:

Quando si compila un libro di lavoro, è necessario tenere conto dei seguenti punti. Il timbro dell'organizzazione deve essere sul lato del titolo del libro. Se i dati personali del dipendente sono cambiati - nella copertina interna. In caso di licenziamento, la comunicazione di licenziamento deve essere sempre accompagnata dal sigillo blu dell'organizzazione.

Impressioni tipiche

A seconda della forma organizzativa dell'impresa Le impronte dei sigilli possono variare nell'aspetto. Pertanto, l'impronta di un singolo imprenditore è un po' più semplice di quella di una LLC o CJSC e contiene meno elementi obbligatori. Diamo un'occhiata alle tipiche impronte dei francobolli a seconda del tipo e della forma dell'azienda.

1. Semplice. Contiene al centro il nome dell'organizzazione e al bordo c'è una forma di attività organizzativa, oltre a ORGN e KPP. Nel bordo può essere inserito anche l'indirizzo dell'azienda.
2. Con microtesto. In tali sigilli, a differenza dei precedenti, è presente un bordo più complesso, che corre lungo il bordo in 2 strati. Lo strato esterno contiene un testo più piccolo, che indica, ad esempio, il numero di registrazione. Nello strato interno della bordatura, oltre che nella stampa semplice, si trovano l'indirizzo, l'OGRN e la forma organizzativa dell'azienda.
3. Con bordo ornamentale. Le grandi aziende preferiscono utilizzare stampe fantasia nelle loro attività, in cui è presente uno schema tra gli strati interno ed esterno del bordo.
4. Per imprenditori individuali. Di norma, al centro contiene il nome completo dell'imprenditore e lungo il bordo sono presenti dettagli come l'indirizzo e il TIN.

Puoi scoprire quali documenti sono timbrati da questo video.

Caratteristiche di apposizione

Il sigillo deve essere apposto su tutti i contratti, sulla maggior parte dei documenti del personale, nonché su. Le lettere e gli atti di garanzia non hanno valore legale se non sono timbrati. Non succederà nulla di male se lo metti su un documento su cui non è richiesto il timbro. Tuttavia, dovrebbe sempre essere collocato dove la sua presenza potrebbe essere successivamente necessaria durante i procedimenti legali.

Alcune aziende sviluppano regolamenti o istruzioni speciali per l'utilizzo del sigillo. Di norma, è approvato dal gestore e contiene sezioni come un elenco dei timbri utilizzati nell'organizzazione, il loro luogo di archiviazione e la procedura per l'utilizzo.

Il timbro viene apposto solo accanto alla firma del funzionario che ha il diritto di firmare questo tipo di documentazione. Di norma, questo è il capo dell'azienda o un rappresentante di fiducia.

Il significato giuridico di questo dettaglio è quello di certificare la firma di quel funzionario che fa parte della cerchia dirigenziale delle persone che lavorano nell'azienda il cui nome è indicato sul sigillo.

L'impronta non può essere apposta accanto alla firma di un normale dipendente dell'azienda. È auspicabile che il sigillo non si sovrapponga alla firma del funzionario, sia leggibile e permetta di distinguere tutte le informazioni su di esso.

Un certificato di incapacità lavorativa è una conferma ufficiale che un dipendente non si reca sul posto di lavoro a causa di malattia. Per garantire che questo documento non susciti dubbi tra le autorità e il Fondo di pagamento assicurativo, deve essere adeguatamente certificato con sigilli. Che tipo di timbri vanno apposti sul certificato di assenza per malattia?

Timbro in congedo per malattia: tondo o triangolare?

Il tipo di sigillo su un particolare documento - rotondo o triangolare - è stabilito dal Ministero della Salute della Federazione Russa.

La maggior parte delle istituzioni mediche ha sigilli sia rotondi che triangolari. Eppure, il più delle volte, il certificato di incapacità al lavoro è confermato da un timbro triangolare, lungo il cui contorno interno è presente la scritta "per congedo per malattia", e sul timbro è presente anche il nome dell'istituto medico .

Se il foglio è certificato da organizzazioni di natura specifica (dispensario farmaceutico, ospedale psichiatrico), in questo caso il nome dell'istituto potrebbe non essere sul sigillo (di forma triangolare), è sufficiente solo la scritta "per congedo per malattia" .

Sono possibili situazioni in cui il foglio contiene anche un francobollo rotondo. Ciò però avviene solo nel caso in cui il paziente si sia recato in un ospedale diverso dal suo luogo di residenza/registrazione o se siano necessarie ulteriori informazioni per un certificato di incapacità lavorativa.

Requisiti generali per i bolli in congedo per malattia

La stampa del certificato di inabilità al lavoro deve soddisfare i seguenti requisiti (secondo il Ministero della Salute):

• l'impronta del sigillo si trova rigorosamente nell'angolo inferiore e superiore destro;
• è consentito il ritiro oltre l'area designata;
• il timbro tipografico deve avere contorni chiari e regolari con nomi chiaramente visibili;
• Il sigillo non deve sovrapporsi alle colonne del modulo informativo.

Quanti francobolli dovrebbero esserci?

Il modulo ha tre posti per tre timbri, che l'istituto medico utilizza per confermare l'autenticità del documento. Ulteriori informazioni su come determinare l'autenticità di un certificato di congedo per malattia.

Il primo sigillo è posto nella parte superiore del modulo. Serve come conferma dell'autenticità e della correttezza delle informazioni specificate in tutti i campi compilati. In queste colonne sono riportati i dati del paziente e il motivo della sua richiesta.

Il secondo sigillo viene apposto al termine del congedo per malattia. Il luogo per l'impostazione è situato nella colonna che indica quando il dipendente potrà tornare a svolgere le proprie mansioni.

Potrebbe non esserci un terzo sigillo. Viene inserito solo se il paziente è stato sottoposto a visita medica.

Ecco come si presenta un certificato di incapacità lavorativa con tutti i timbri necessari:

È obbligatorio avere 2 timbri sul certificato di assenza per malattia.

Possibili violazioni

Ci sono spesso casi in cui il congedo per malattia non viene accettato a causa della sua esecuzione errata. Il motivo potrebbe anche essere un errore con i sigilli.

1. Un certificato di congedo per malattia non è valido se ha un solo timbro.
2. Il foglio non sarà accettato se è certificato con sigilli obsoleti o inappropriati per una particolare istituzione medica.
3. Se sul sigillo è stampato il nome dell'istituzione, che non corrisponde al nome effettivo, il sigillo non è valido.

Il timbro deve contenere la dicitura “per assenza per malattia”; se è assente il modulo è considerato nullo.

Timbro del datore di lavoro sul modulo di invalidità: è necessario e in quali casi?

Per quanto riguarda i voti sul foglio del gestore, sono compilati in fondo allo stesso e si trovano dopo le informazioni principali. Non è necessario avere il timbro del datore di lavoro, è sufficiente la sua firma. Tuttavia, alcune organizzazioni dispongono di timbri speciali per i congedi per malattia. In questo caso, oltre alla firma del datore di lavoro, viene apposto anche il timbro.

Dopo aver controllato attentamente i campi compilati, il datore di lavoro invia il foglio al Fondo delle assicurazioni sociali in modo che il dipendente riceva pagamenti materiali per compensare la sua incapacità temporanea.

Il certificato di inabilità al lavoro deve contenere almeno due timbri triangolari. Le impronte dei timbri devono essere chiare e collocate al loro posto. Il timbro del datore di lavoro sul modulo di assenza per malattia non è obbligatorio.

Quale francobollo dovrei scegliere e in cosa differiscono i francobolli l'uno dall'altro? La legge ti aiuterà in questa faccenda. La procedura per l'utilizzo di sigilli e timbri è stata stabilita 40 anni fa e rimane ancora invariata. Tuttavia, ci sono delle sfumature che devono essere ricordate quando si lavora con sigilli e timbri.

Come utilizzare i timbri in un'organizzazione

Le disposizioni sulla procedura per l'utilizzo del sigillo, registrate nel Sistema statale unificato di gestione dei documenti (USSD), sono state approvate con Risoluzione del Comitato statale per la scienza del Consiglio dei ministri dell'URSS del 04/09/1973 n. 435 e raccomandato per l'uso da parte di tutti i ministeri, dipartimenti e istituzioni, organizzazioni e imprese subordinate per migliorare la gestione dei record. Restano ad oggi valide le disposizioni in materia di stampa registrate nell'Archivio Dati dello Stato Unificato.

Il sigillo è apposto sui documenti autentici attestanti i diritti dei funzionari, sui fatti di spesa di fondi e beni materiali, sugli atti di liquidazione e pagamento, sui certificati, sulle procure, sui documenti organizzativi (ad esempio: regolamenti, statuti, documenti costitutivi, tabelle del personale , eccetera.). Un'impronta di sigillo viene inoltre apposta in tutti i casi in cui è necessario certificare i diritti dei funzionari dell'organizzazione, confermando la spesa di fondi e beni materiali, ecc.

È importante sapere:

1. Sui documenti viene apposta un'impronta di sigillo per certificarne l'autenticità e confermarne il valore legale.
2. I sigilli sono prodotti in quantità strettamente limitate ed esclusivamente per scopi ufficiali.

Principali tipologie di sigilli

In base al loro scopo, i sigilli sono suddivisi in principali (timbri e sigilli di persone giuridiche) e ausiliari (semplici).

Francobolli nelle organizzazioni governative

L'articolo 4 della legge costituzionale federale del 25 dicembre 2000 n. 2-FKZ "Sull'emblema dello stato della Federazione Russa" definisce il diritto di riprodurre l'emblema dello stato della Federazione Russa sui sigilli degli organi del governo federale, di altri organi governativi , organizzazioni e istituzioni, sui sigilli di organismi, organizzazioni e istituzioni, indipendentemente dalla forma di proprietà, investiti di determinati poteri statali, nonché di organismi che effettuano la registrazione statale di atti di stato civile.

Cos'è un timbro? Il sigillo ufficiale ha una forma rotonda. Al centro c'è un'immagine dell'emblema dello stato della Federazione Russa, e attorno al cerchio c'è il nome dell'organizzazione. Lo stemma della città e della regione della Federazione Russa è apposto sui sigilli delle autorità rappresentative ed esecutive della città e della regione in conformità con gli atti normativi di tale città o regione.

Francobolli nelle organizzazioni commerciali

Le organizzazioni non governative utilizzano un sigillo aziendale, che equivale a un timbro. Al centro di tale sigillo è posto l'emblema o l'abbreviazione dell'organizzazione che ne indica il nome, lungo il cerchio - il nome completo dell'organizzazione che indica la sua forma organizzativa e giuridica e il numero di registrazione statale (nel registro di registrazione).

La clausola 7 dell'art. 2 della legge federale del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ “Sulle società per azioni” stabilisce la composizione delle informazioni nel sigillo della società: “La società deve avere un sigillo rotondo contenente la sua ragione sociale completa in russo e un'indicazione della sua posizione. Il sigillo può anche indicare la ragione sociale della società in qualsiasi lingua straniera o nella lingua dei popoli della Federazione Russa."

Le organizzazioni possono avere sigilli semplici (ausiliari). Riproducono il nome dell'organizzazione, la sua divisione strutturale e il tipo di sigillo. In questo caso, il sigillo deve contenere un'iscrizione aggiuntiva: "Segretariato", "Per conti", "Per referenze", "Per pacchi", "Per copie", ecc.

I sigilli semplici (ausiliari) possono essere quadrati, rotondi, rettangolari, triangolari, ovali.

Le persone autorizzate ad apporre un sigillo sui documenti dovrebbero essere consapevoli che l'impronta del sigillo che certifica l'autenticità della firma di un funzionario è collocata in uno spazio privo di testo, senza catturare la firma personale del funzionario.

I documenti di carattere finanziario vengono timbrati senza riportare la qualifica e la firma, in un luogo appositamente designato. Di norma, il luogo in cui viene apposto il sigillo è contrassegnato con il simbolo “M.P.”

Quali documenti devono essere certificati con i sigilli principali e ausiliari

Nella pratica d'ufficio, è consuetudine compilare un elenco individuale di documenti timbrati per ciascuna organizzazione. Viene messo in atto per ordine del gestore o è un'appendice alle istruzioni per lavorare con i documenti. L'organizzazione emette inoltre un ordine (istruzione) con un elenco di funzionari (dirigenti) che hanno il diritto di firmare documenti.

• atti (accettazione delle strutture di costruzione completate, attrezzature, lavori eseguiti; cancellazioni; esame, ecc.);
• riferimenti archivistici;
• copie d'archivio;
• procure (per ricevere inventari, condurre casi in arbitrato, ecc.);
• contratti (sulla responsabilità finanziaria, forniture, contratti, cooperazione scientifica e tecnica, locazione di locali, sulla produzione di lavoro, ecc.);
• incarichi (per la progettazione di impianti, strutture tecniche, costruzioni di capitali; tecnici, ecc.);
• conclusioni e revisioni;
• domande (per una lettera di credito; rifiuto di accettazione, ecc.);
• atti di esecuzione;
• certificati di viaggio;
• tassi di consumo;
• campioni di impronte di sigilli e firme di dipendenti che hanno il diritto di effettuare transazioni finanziarie e commerciali;
• lettere di garanzia (per lavori, servizi, ecc.);
• ordini (di bilancio; bancari; pensionistici; pagamenti (consolidati, alla banca; per ricevere e trasferire valuta, per importazioni, ecc.);
• norme sulle organizzazioni;
• istanze e istanze (per l'assegnazione di ordini e medaglie, premi, ecc.);
• registri (assegni; ordini di bilancio presentati alla banca);
• preventivi di spesa (per la manutenzione degli apparati gestionali; per il calcolo del contratto, ecc.);
• accordi;
• certificati (limite; pagamento degli importi assicurativi; utilizzo degli stanziamenti di bilancio per i salari; salari maturati e dovuti, ecc.);
• specifiche (prodotti, prodotti, ecc.);
• elenchi di titoli;
• certificati;
• statuti delle organizzazioni;
• orari del personale.

Le impronte dei sigilli ausiliari sono apposte:

• per la certificazione dei certificati;
• su copie di documenti;
• per estratti di documenti;
• documenti contabili, ecc.

Come utilizzare i timbri in un'organizzazione

Oltre ai sigilli principali e ausiliari, i francobolli vengono utilizzati nel lavoro d'ufficio dell'organizzazione. Un timbro è un tipo di sigillo rettangolare. I timbri sostituiscono formalmente i documenti scritti a mano in situazioni ripetute dello stesso tipo nelle pratiche burocratiche. In questo caso i timbri sono dettagli che contribuiscono a conferire valore legale al documento e ad accelerare il flusso dei documenti.

Esistono diversi tipi di francobolli:

• angolo (indirizzo);
• registrazione;
• restrizioni sui diritti di accesso;
• con i dettagli dell'organizzazione;
• marcatura.

Timbro d'angolo (indirizzo). utilizzato se l'organizzazione non dispone di moduli stampati o "elettronici". Il timbro ad angolo può essere utilizzato per la corrispondenza, l'emissione di certificati correnti, ecc. In questo caso, un timbro d'angolo realizzato secondo i requisiti necessari conferisce al documento un carattere ufficiale. Nei timbri angolari i dati dell'organizzazione sono disposti nella stessa sequenza del modulo. I dettagli indicati nei timbri angolari e nei sigilli devono corrispondere. La dimensione del timbro angolare, di regola, corrisponde alle dimensioni della forma angolare (70x100 mm).

Timbro di registrazione contiene il nome dell'organizzazione, i campi per indicare la data di ricezione e il numero (indice) del documento in entrata. Tale timbro stabilisce la responsabilità dell’organizzazione per il documento e l’inizio del periodo di esecuzione. Il timbro di registrazione non viene apposto sugli allegati al documento, ma solo sul documento stesso.

Timbro di restrizione dell'accessoè affisso nell'angolo superiore destro di ciascun foglio del documento, sui giornali di registrazione dei documenti con diritti di accesso limitati e sui pacchetti con documenti con diritti di accesso limitati. Tale timbro potrà essere integrato con i dati previsti dalla legge sulle informazioni classificate come segreto di Stato e sulle informazioni riservate.

Timbro con i dettagli dell'azienda, solitamente di piccole dimensioni con cornice. Include il nome abbreviato dell'organizzazione, il luogo di registrazione, il TIN.

Timbri di marcatura vengono utilizzati per le esigenze interne dell'azienda (etichettatura di prodotti, contenitori, ecc.) utilizzando inchiostri speciali per timbri. La loro dimensione, forma e contenuto non sono regolamentati.

Come conservare sigilli e francobolli

Sigillo rotondo di base L'organizzazione deve essere custodita dal capo del dipartimento nominato con ordine del capo dell'organizzazione e conservata nella sua cassaforte. Può essere rilasciato contro firma ad altri dipendenti nei casi in cui questo manager è assente per un lungo periodo o è necessario utilizzare il sigillo nei fine settimana e nei giorni festivi o utilizzarlo all'esterno dell'organizzazione.

Sigilli e timbri semplici (ausiliari). sono custoditi dai dipendenti dell’organizzazione responsabili del loro utilizzo e della sicurezza.

I timbri ausiliari sono memorizzati in tabelle chiudibili a chiave. I sigilli di base e semplici (ausiliari), un timbro d'angolo (indirizzo) sono conservati in casseforti sigillate (armadi metallici ignifughi), il cui accesso è a disposizione del dipendente che ha ricevuto i sigilli e i timbri ed è responsabile della loro sicurezza.

Come tenere un registro di sigilli e timbri

Per registrare sigilli e bolli è necessario tenere un giornale, che viene tenuto dal dipendente responsabile della sicurezza dei sigilli e dei bolli. Il giornale deve essere mantenuto secondo le regole per il mantenimento di documenti di rendicontazione rigorosi. Ogni foglio della rivista è numerato, la rivista è bordata, sigillata (timbro) e firmata dal responsabile dell'organizzazione. La rivista è conservata in un armadio ignifugo (cassaforte).

I sigilli e i timbri ricevuti devono essere immediatamente registrati (vedi).

Per effettuare controlli sullo stato della contabilità e sulla conservazione di sigilli e timbri, nell'organizzazione possono essere create commissioni speciali. Sulla base dei risultati dell'ispezione, viene redatto un certificato (atto) e presentato al gestore per adottare misure volte a garantire adeguate condizioni di contabilità e conservazione di sigilli e timbri. In caso di trasferimento o licenziamento di un dipendente addetto alla registrazione e alla conservazione di sigilli e timbri, il dirigente nomina una commissione per verificare l'effettiva disponibilità di sigilli e timbri.

I risultati dell'ispezione si riflettono nell'atto di accettazione e trasferimento di sigilli e timbri ad un altro dipendente nominato per ordine del responsabile responsabile della loro contabilità e archiviazione. L'atto deve contenere un'appendice con sigilli e timbri.

Sostituzione e acquisizione di sigilli e timbri

La sostituzione e l'acquisizione di sigilli (timbri) vengono effettuate sulla base di un ordine (istruzione) del manager su raccomandazione dei capi delle divisioni strutturali dell'organizzazione. Per produrre sigilli e timbri, viene effettuato un ordine presso l'organizzazione (azienda) che produce sigilli e timbri. I sigilli e i timbri rimangono registrati presso la persona che li ha ricevuti fino al loro trasferimento (resa) o sostituzione (distruzione). I sigilli (timbri) da sostituire vengono distrutti.

Distruzione di sigilli e timbri effettuato da una commissione, creata per ordine del capo dell'organizzazione.

Il metodo di distruzione è determinato dalla commissione. La distruzione dei sigilli e dei francobolli comporta la completa distruzione della loro superficie di stampa e della loro forma, che non consente la possibilità di restauro e di ulteriore utilizzo. I prodotti in gomma, gomma e polimeri vengono tagliati in piccoli pezzi o bruciati, mentre quelli in metallo vengono segati con due linee trasversali. Un atto sulla distruzione di sigilli e timbri viene redatto e approvato dal gestore. Nel giornale viene inserita una nota sulla distruzione dei sigilli (francobolli), indicando il numero e la data dell'atto.

L'atto deve indicare:

• tempo e luogo della distruzione;
• composizione della commissione;
• la base per la distruzione di sigilli e francobolli;
• nome e impronte di sigilli e timbri distrutti;
• metodo di distruzione;
• conclusione della commissione per portare il sigillo (timbro) in uno stato che esclude la possibilità del suo restauro e ulteriore utilizzo;
• firme dei membri della commissione.

Gli atti sono conservati insieme al giornale dei sigilli e dei francobolli.

Chi è responsabile dei sigilli e dei timbri

La produzione, la contabilità, la sostituzione, la conservazione, il trasferimento e la distruzione dei sigilli e dei timbri è assicurata da una persona nominata con ordine del capo dell'organizzazione. Se viene licenziato, l'ordinanza viene nuovamente emessa e viene nominata un'altra persona responsabile.

La responsabilità per l'uso e la conservazione di sigilli e timbri dopo la loro emissione alle unità strutturali è assegnata per ordine del manager ai dipendenti che hanno ricevuto tali sigilli e timbri. La questione di chi nelle organizzazioni dovrebbe essere responsabile della contabilità di sigilli e timbri non è regolata da alcun atto giuridico normativo. In ciascuna organizzazione, questo problema viene risolto in base alle caratteristiche e alla comprensione dell'importanza di questo lavoro.

Sigilli e timbri vengono rilasciati dietro ricevuta su giornale ai dipendenti personalmente responsabili del loro utilizzo.

TV. Voitsekhovich

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