Perché è necessario costituire la riserva del personale di un’azienda? La procedura per formare una riserva di personale in un'organizzazione Fasi di lavoro sulla formazione di una riserva di personale

Affari russi "guerra per il talento" preferisce guidare cercando e attraendo specialisti qualificati dal mercato del lavoro. In alcune aziende, gli investimenti nella selezione del personale e nello sviluppo del marchio HR prevalgono sui costi di mantenimento e sviluppo del personale esistente. Se in una situazione di crescita economica, la competizione per i dipendenti di talento era determinata dall’entità del pacchetto retributivo offerto, ora le opportunità di “superare” il personale della concorrenza sono state significativamente ridotte. Diventa sempre più difficile coprire i posti vacanti: in un contesto di calo della popolazione in età lavorativa, cresce la percentuale di specialisti qualificati che si classificano come “lavoratori autonomi” o “liberi professionisti”. È vicino il giorno in cui i “raid” e le “battaglie” per i talenti si sposteranno dal mercato del lavoro alle retrovie, al territorio dell’impresa stessa. Quindi l'azienda avrà bisogno di un sistema interno per la formazione e lo sviluppo dei dipendenti. Non potrai acquistarlo e installarlo come modulo di produzione: ci vuole tempo per crearlo. Per essere preparate alle sfide future, le aziende devono iniziare a costruire un sistema di questo tipo adesso.

La formazione mirata di manager altamente efficaci che conoscono le specificità del lavoro dell'organizzazione e condividono i valori e la cultura aziendale dell'azienda è una condizione necessaria per il funzionamento di un'organizzazione moderna.

Nonostante riserva del personale solo uno degli elementi ciclo di gestione del talento, svolge diverse importanti funzioni HR contemporaneamente. La presenza di una riserva di personale presso un'impresa non solo riduce i rischi del personale, contribuisce al buon funzionamento dell'azienda e allo sviluppo del business in condizioni di carenza di personale nel mercato del lavoro, ma aumenta anche la lealtà, il coinvolgimento e il livello di motivazione del personale.

La formazione di una riserva di personale inizia con la determinazione di un elenco di posizioni chiave. Le posizioni chiave sono posizioni che hanno un impatto particolare sui risultati aziendali dell'azienda. Un dipendente che ricopre questa posizione ha una serie di competenze preziose e ha un'influenza significativa sul raggiungimento degli obiettivi dell'impresa. Di norma, trovare in breve tempo un sostituto per un dipendente di questo tipo sul mercato del lavoro può essere difficile o impossibile.

L'inclusione nella riserva del personale per tali posizioni implica che i candidati possiedano determinate qualità personali e il rispetto di una procedura formale. La riserva del personale è composta da dipendenti ad alto potenziale, che possiedono le qualità e competenze aziendali necessarie, hanno completato la formazione professionale necessaria e sono in grado di assumere una posizione chiave a breve termine.

Viene anche chiamata riserva del personale bacino di talenti O "Pozzo di talenti". Creare pool di talenti per stare al passo con la necessità di dipendenti con le giuste qualifiche in conformità con la rotazione prevista e i piani strategici dell'impresa. La riserva del personale funge da nastro trasportatore delle risorse umane, poiché implica la formazione anticipata di specialisti che meglio soddisfano le esigenze dell'impresa.

È ottimale se l'80% dei posti vacanti viene coperto promuovendo e ruotando la riserva di personale all'interno dell'organizzazione e il 20% attirando nuovi dipendenti dal mercato del lavoro. Questo rapporto ci consente di preservare i valori e le conoscenze aziendali e, allo stesso tempo, garantisce una “infusione” di nuove conoscenze e un rinnovamento del team.

Grazie alle nuove tecnologie, la creazione di una riserva di personale richiede risorse significativamente inferiori. Questo lavoro consiste nell'identificare i dipendenti ad alto potenziale, valutando i loro punti di forza e di debolezza, nonché le competenze necessarie per occupare una posizione chiave. La riserva del personale fa parte della strategia HR dell’azienda nel campo della gestione dei talenti, che viene implementata attraverso una sequenza di passaggi:

Pertanto, la riserva del personale è uno degli elementi della strategia di “gestione dei talenti” dell’azienda, che è una proiezione della strategia aziendale complessiva.

FASI PER LA COSTRUZIONE DI UNA RISERVA DI PERSONALE

Principi per l’assegnazione delle posizioni chiave:

criticità della posizione - elevato impatto sui risultati aziendali;

un candidato con le competenze richieste è difficile da trovare sul mercato del lavoro e ci vuole molto tempo per formare un dipendente tra i riservisti interni;

Per individuare quali posizioni potrebbero diventare vacanti nel prossimo futuro è necessario condurre un’analisi in diversi ambiti:

valutare il livello di organico delle divisioni strutturali della società al fine di evitare posti vacanti in posizioni dirigenziali;

analizzare i rischi per i dipendenti in posizioni chiave (età prepensionamento, bassa fedeltà, incoerenza con il modello di competenze, ecc.);

tenere conto dei piani di espansione aziendale della società in termini di creazione di nuove divisioni e posizioni;

È necessario determinare il numero ottimale di riservisti per ciascuna posizione, tenendo conto del rischio di abbandono, licenziamento di un riservista, ecc. Di solito si tratta di 2-3 persone per posizione.

Creare un profilo professionale è il primo passo per identificare il candidato giusto. Il profilo lavorativo comprende:

descrizione dettagliata delle funzionalità e degli indicatori chiave di prestazione;

competenze aziendali (comuni all'azienda);

competenze professionali e abilità necessarie;

caratteristiche comportamentali e competenze personali (determinate dalle specificità di questa posizione);

requisiti formali e particolari.

Nello sviluppo del profilo, insieme allo specialista delle risorse umane, dovrebbero partecipare capi dipartimento e specialisti in un particolare campo, poiché questo modello verrà utilizzato sia per i candidati al momento dell'assunzione sia per valutare il personale esistente, pianificare lo sviluppo e formare piani di carriera.

L'utilizzo di profili professionali (modelli di competenze) nella gestione del personale garantisce che il collocamento del personale venga effettuato in conformità con le qualità professionali e personali dei dipendenti e, di conseguenza, ciò avrà un impatto positivo sulla crescita dei risultati aziendali.

Quando si conduce una procedura di valutazione del personale per selezionare i candidati per la riserva del personale, il criterio, di norma, è la presenza e la manifestazione delle competenze aziendali di base necessarie (ad esempio: leadership, orientamento ai risultati, attenzione al cliente, ecc.). Le valutazioni dei dipendenti vengono effettuate anche per identificare il loro potenziale, le competenze e le abilità esistenti, nonché per determinare la loro disponibilità a sviluppare e seguire un programma di formazione.

Questa tecnica consente di valutare l'efficacia del candidato.

Procedura Valutazione delle prestazioni in base al metodo di gestione degli obiettivi. Implica il monitoraggio dei risultati sulla base di obiettivi/compiti stabiliti e completati, il rispetto di indicatori quantitativi, con commenti di un manager o esperto. Sulla base della matrice degli indicatori dei dipendenti, viene calcolato il coefficiente di prestazione personale.

Il potenziale (dal latino potentia - forza, potere, opportunità) è un insieme di caratteristiche umane, le sue riserve interne, che predicono il suo successo nella risoluzione di nuovi problemi professionali.

Un dipendente con un alto potenziale, o un dipendente di talento, dimostra costantemente risultati ad alte prestazioni e mostra disponibilità allo sviluppo e alla formazione e, di conseguenza, potenzialmente, è un dipendente della riserva del personale.

Nella pratica gestionale esiste un numero sufficiente di metodi per valutare il potenziale dei dipendenti. Assessment center, test attitudinali professionali, sondaggi e interviste, test QI, test della personalità, valutazione manageriale, metodo a 360 gradi. Per un risultato oggettivo, è possibile utilizzare diversi metodi.

Oltre a ciò, un buon modo per identificare il potenziale di un dipendente è osservarlo e valutare le sue qualità nell’ambiente di produzione appropriato e in un nuovo posto di lavoro. Si riferisce alla rotazione dei candidati tra le divisioni dell'azienda, sostituzione temporanea, che consente di valutare le capacità per specifici tipi di lavoro. Per gli stessi scopi, viene praticato coinvolgere brevemente il dipendente valutato nel lavoro in un gruppo di progetto innovativo.

Al termine della procedura di valutazione del personale possono essere utilizzate le modalità per nominare i candidati alla riserva valutazioni dei dipendenti sulla base di uno o più criteri, che semplificheranno la decisione finale sull'approvazione della lista dei riservisti. I criteri universali saranno la “performance” del dipendente e il suo “potenziale di sviluppo”. Ciò aiuterà a identificare i dipendenti che cresceranno e saranno in grado di diventare successori.

Pertanto, i concetti di “potenziale”, “competenza” e “talento” si spostano nel regno delle quantità misurabili. Con uno strumento automatizzato diventa possibile gestire integralmente il processo di individuazione e sviluppo dei talenti.

Automazione della valutazione del personale e della gestione delle riserve del personale

La fase prevede lo sviluppo di piani di formazione individuali per ciascun dipendente, tenendo conto delle capacità e competenze sottosviluppate in conformità con il profilo della posizione chiave.

Il programma generale può includere la preparazione di competenze universali (aziendali) importanti per qualsiasi posizione. Le forme di preparazione possono essere qualsiasi: sotto forma di seminari, master class, corsi di formazione, ecc.

Piano di sviluppo individuale dovrebbe mirare a sviluppare il riservista, tenendo conto delle sue caratteristiche, delle qualità deboli e forti e dei requisiti della posizione target. Forme di preparazione:

acquisire esperienza sul campo;

assegnazione di nuovi compiti lavorativi finalizzati allo sviluppo dei dipendenti;

partecipazione a progetti di sviluppo;

lavorare con mentore;

sostituzione temporanea di un manager superiore con un riservista, ecc.

Durante questa fase è importante monitorare l’efficacia della formazione e gli adeguamenti tempestivi al programma. Sviluppa i tuoi dipendenti di talento in modo che il loro potenziale possa essere utilizzato per soddisfare le esigenze della tua azienda.

Tipicamente il programma di formazione dura un anno.

Per determinare il grado di preparazione del riservista per la nomina a una nuova posizione, è necessaria un'ulteriore valutazione. Tale valutazione dovrebbe essere effettuata in combinazione:

valutazione dei risultati di produzione di ciascun riservista;

cambiamenti nelle competenze professionali e manageriali rispetto agli indicatori in fase di selezione;

risultati del lavoro di progetto.

Sulla base dei risultati della valutazione si decide chi resta nella riserva del personale e deve essere incoraggiato e chi abbandona. Tale valutazione può essere effettuata nell'ambito di una regolare valutazione del personale, che viene effettuata nella fase di inclusione nella riserva del personale.

Se ci sono posti vacanti target:

considerazione dei candidati provenienti dai riservisti di successo;

misure per l’ingresso del dipendente in una nuova posizione.

Se non ci sono posti vacantiè necessario valutare i rischi del personale e adottare una serie di misure per trattenere i riservisti. Il fatto che la formazione sia stata completata con successo e che il potenziale accresciuto non possa essere utilizzato nella posizione precedente può ridurre la motivazione e portare il dipendente, per il quale sono state spese così tante risorse, a lasciare l'azienda.

Metodi di detenzione:

incarico di gestione di qualsiasi progetto;

supplemento salariale;

fornitura di benefici aggiuntivi;

nomina come mentore per i dipendenti meno esperti;

ad esempio, svolgere temporaneamente le funzioni di un dirigente durante la sua assenza.

Una forma abbastanza forte di mantenimento dei riservisti può essere rappresentata dai programmi di formazione e sviluppo dei dipendenti che l'azienda può offrire, inclusa l'inclusione nella riserva del personale per altre posizioni chiave.

Anche il sostegno del management e gli incontri informali per discutere gli obiettivi attuali e strategici hanno un effetto motivante.

Il lavoro con la riserva del personale riguarda l'intera azienda. L'automazione dei processi sopra descritti consente di renderli regolari, trasparenti, facilmente controllabili ed economici. Sistema automatizzato “TopFactor: Talent Management” basato su 1C ti permette di:

ampliare l'area di responsabilità del dipendente, le sue responsabilità funzionali e il livello del processo decisionale;

gestione delle riserve del personale aziendale;

identificare dipendenti altamente efficaci;

formazione di piani di successione;

formazione avanzata delle risorse aziendali attraverso piani di sviluppo individuali.

I dipendenti di talento e con un alto potenziale sono una condizione determinante per il successo sul mercato. Il compito dei leader aziendali non è solo identificare tali dipendenti e creare le condizioni per liberare il loro potenziale, ma anche includerli nel processo di formazione dei nuovi arrivati.

L'efficacia, la motivazione, il coinvolgimento e la lealtà di un dipendente sono in definitiva determinati dalle condizioni che l'azienda crea per lui. Le motivazioni trainanti di queste persone sono il desiderio di sviluppo professionale e autorealizzazione, lo svolgimento di compiti complessi e l'indipendenza nel processo decisionale. Ciò può essere raggiunto solo attraverso una gestione coordinata dei talenti, che è una condizione necessaria per raggiungere gli obiettivi strategici di qualsiasi impresa.

Cosa significa riserva del personale?

La riserva del personale (HR) è divisa in due tipi: esterna e interna. Di solito si tratta di un gruppo di persone preselezionate per qualsiasi posizione all'interno dell'organizzazione, il più delle volte in posizioni di middle o senior management. Gli specialisti vengono valutati con particolare attenzione e vengono individuate le qualità personali, professionali ed aziendali necessarie per lo svolgimento delle loro mansioni lavorative.

Riserva del personale esternoè costituito dai curriculum di candidati che soddisfano i requisiti e che possono quindi essere invitati in qualsiasi momento a coprire un posto vacante. Lo svantaggio principale del database è che diventa obsoleto, perché le persone crescono, si sviluppano, trovano lavoro e non hanno più bisogno delle tue proposte.

Riferimento: a volte la riserva del personale esterno è composta da specialisti che di volta in volta partecipano a progetti e svolgono determinati compiti.

Riserva del personale interno- dipendenti già occupati che abbiano un elevato potenziale di crescita professionale e abbiano capacità gestionali. Di norma, si tratta di specialisti di lunga data che sono riusciti ad affermarsi e a dimostrare la propria affidabilità.

Tavolo. Caratteristiche comparative delle fonti interne ed esterne di selezione del personale

La riserva interna comprende:

• dipendenti altamente professionali con conoscenze uniche, capaci di leadership, nonché di crescita professionale in direzione orizzontale (riserva di specialisti chiave);
• subordinati che possano dimostrare una crescita verticale (personale amministrativo);
• manager formati che possono iniziare immediatamente le loro funzioni (personale operativo);
• potenziali manager (pool di talenti strategici).

Il processo di formazione di una riserva interna di personale richiede almeno 2 anni, quindi deve essere avviato dal giorno della fondazione dell'organizzazione. Osserva attentamente tutti i dipendenti, prendi appunti per te stesso in modo che, se necessario, sposta uno specialista.

Nelle piccole aziende raramente viene creato un sistema di riserva del personale. In genere, i dipendenti vengono spostati da una posizione all'altra o parenti, amici o conoscenti vengono accettati in azienda, evitando formalità: valutazione, test, ecc. Va notato che a volte ciò può portare a seri problemi, inclusa la chiusura dell'azienda.

Scopi e obiettivi della formazione delle riserve

Il compito principale della Repubblica del Kirghizistan è migliorare e stabilizzare la posizione finanziaria dell'organizzazione. Avendo dipendenti "di riserva", l'azienda è protetta da situazioni impreviste dovute all'assenza di specialisti chiave. I processi aziendali procedono come al solito, i clienti sono soddisfatti della collaborazione e la redditività aziendale non diminuisce.

La formazione della riserva di personale di un'organizzazione è necessaria anche per raggiungere altri obiettivi affrontati dalla direzione. Di solito, utilizzando il database “di riserva”, cercano di:

• ridurre il numero di errori nella selezione e nel collocamento del personale;
• valutare il personale in modo adeguato e lento;
• prevedere il fabbisogno di dipendenti;
• fornire all'azienda una riserva di specialisti efficaci che sappiano come sviluppare il business in conformità con la strategia approvata;
• trattenere e motivare manager di talento;
• ridurre i costi di reclutamento e adattamento del personale;
• mantenere una reputazione positiva.

Scopi, obiettivi, risultati desiderati, meccanismi per lo sviluppo dei riservisti, ecc. includere nel Regolamento sulla creazione di una riserva di personale. Registrare la sequenza di ciascuna fase per ridurre e facilitare il lavoro dei manager che saranno coinvolti nella formazione di una riserva di personale.

Esempio di regolamento

La formazione di una riserva di personale (HRR) di un'organizzazione avviene con la partecipazione dell'alta dirigenza. Raccomandiamo di aderire al principio di apertura e trasparenza. Cioè, non nascondere agli altri dipendenti che hanno iniziato a selezionare specialisti nella Repubblica del Kirghizistan. È possibile che alcuni si mettano alla prova per ottenere una promozione.

Se non disponi di risorse sufficienti per formare un CG, assumi specialisti di terze parti dalle agenzie di reclutamento che si assumeranno alcuni dei compiti da soli o svolgeranno il lavoro chiavi in ​​mano. Rispetta l'algoritmo fornito e assicurati che nessun dipendente promettente venga trascurato.

Fase n. 1. Determina le tue esigenze di riserva

La prima fase è la più importante, quindi è necessario affrontarla nel modo più responsabile possibile. Se non presti attenzione alle sfumature, il processo FCR sarà più lungo e più costoso.

Prima di iniziare a lavorare sulla creazione di una riserva, identificare:

• richieste di personale strategico e tattico;
• lo stato attuale della Repubblica del Kirghizistan, il grado di preparazione dei dipendenti;
• diminuzione percentuale del numero dei dipendenti “di riserva” negli ultimi anni;
• il numero di unità amministrative rilasciate che possono realizzarsi in altri dipartimenti;
• posizioni da cui possono essere trasferiti gli specialisti;
• persone incaricate di collaborare con la Repubblica del Kirghizistan, collocamento del personale.

Determina quanti soldi possono essere spesi per creare una riserva di personale e concordalo con il direttore finanziario. Se il budget è limitato, è razionale impegnarsi nello sviluppo dei dipendenti già occupati e non selezionare specialisti esterni per la Repubblica del Kirghizistan.

Fase n. 2. Seleziona i dipendenti per la riserva

Il reclutamento dei dipendenti richiede molto tempo, poiché in questa fase viene svolto un lavoro complesso, costituito da procedure complementari. Se più manager lavorano sull'IC, delineare le responsabilità e definire i criteri di selezione.

In generale, quando si seleziona un pool di “riserva” è necessario:

• conoscere le informazioni provenienti dai file personali, dai curriculum e dalle autobiografie dei dipendenti;
• condurre una conversazione con i riservisti;
• simulare situazioni vicine alle condizioni di lavoro reali, osservare una persona;
• valutare i risultati del lavoro in un certo periodo di tempo;
• analizzare se le qualità del dipendente soddisfano i requisiti per la posizione.

L'obiettivo principale da raggiungere è raccogliere la maggior quantità possibile di informazioni su ciascun dipendente, sulle sue qualità e competenze personali, professionali e aziendali. Crea una scheda con requisiti e criteri in modo da non perdere dettagli importanti quando lavori con i candidati per la Repubblica del Kirghizistan.

Requisiti per i candidati all'inclusione nella Repubblica del Kirghizistan:

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Quando selezioni un pool di talenti, determina le motivazioni dei potenziali dipendenti, i loro obiettivi e valori. Non immergerti nello studio di fatti inutili e della vita personale, perché queste informazioni non hanno molto significato, ma richiedono il tuo tempo per analizzarle.

Fase n. 3. Creare un elenco di riserva del personale

Dopo aver valutato i candidati e confrontati tra loro, stilare un elenco preliminare di “riserve”. Dividilo in 2 parti. Nella prima rientrano i lavoratori assegnati all'unità operativa, ovvero per ricoprire posizioni chiave in questo momento o nel prossimo futuro. Il secondo gruppo comprende coloro che costituiranno la riserva strategica. In genere si tratta di giovani dipendenti con capacità di leadership che acquisiranno gradualmente esperienza.

Quando si compila un elenco di riservisti, attenersi alle seguenti regole:

• determinare le posizioni da sostituire secondo la nomenclatura delle posizioni e la tabella del personale, tenendo conto della gerarchia;
• indicare i dati personali di ciascuna unità del personale;
• registrare l'ora di iscrizione nella Repubblica del Kirghizistan;
• prendere nota dei risultati della valutazione della qualità, annotare suggerimenti e raccomandazioni per l'auto-miglioramento e lo sviluppo dei dipendenti.

Creare una riserva di personale con diversi anni di anticipo. Presenta l'elenco a un senior manager per la revisione: ha il diritto di cancellare alcune persone se, a suo avviso, non soddisfano i criteri necessari. Poiché l'elenco diventa obsoleto, è necessario aggiornarlo. Rimuovi gli abbandoni e aggiungi nuovi arrivi.

Importante! Quando si iscrivono riservisti qualificati, preparare una petizione per la nomina a una posizione se diventa vacante. Presentare il documento al direttore per l'approvazione.

Modulo di richiesta del candidato per la riserva del personale

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Formazione e riqualificazione dei candidati

Dopo aver eliminato i dipendenti chiaramente inadatti e aggiunto specialisti promettenti al pool di talenti, inizia a lavorare con coloro che sono generalmente adatti alla posizione, ma necessitano di formazione aggiuntiva. Scegli il programma migliore per loro, tenendo conto del loro budget.

Solitamente vengono utilizzati i seguenti metodi:

Il programma di formazione dipende dall'attuale esperienza e conoscenza del riservista. Quando lo scegli, pensa a cosa deve sviluppare il dipendente, se il programma aiuterà a raggiungere il risultato desiderato. Se stai creando una riserva di personale per ricoprire posizioni dirigenziali e non è possibile concedere congedi di studio, presta attenzione ai programmi a distanza. Puoi visualizzare il contenuto approssimativo di alcuni corsi e scoprire le caratteristiche di questa forma di formazione.

Risposte alle domande più frequenti

1. Chi dovrebbe essere nominato responsabile del lavoro con la riserva del personale?

In genere, la gestione della riserva del personale di un'organizzazione è responsabilità del capo o dello specialista ordinario del servizio. Le grandi organizzazioni creano un dipartimento speciale. Per ottenere risultati nella collaborazione con la Repubblica del Kirghizistan, coinvolgere immediatamente manager e riservisti in questa questione.

Dovrebbero esserci circa 2-3 persone per ogni posizione. Fai una lista, conta il numero di potenziali lavori.

3. Come informare il personale sullo sviluppo e sull'attuazione del programma?

Informare i dipendenti dei piani per creare un CI per iscritto o di persona. Spiegare gli scopi e gli obiettivi del programma, trasmetterne l'importanza ai dipendenti e all'organizzazione nel suo insieme. Si prega di notare che un'informazione insufficiente da parte del personale sull'innovazione potrebbe dar luogo a voci e timori negativi.

4. Quali sono le diverse modalità per nominare i candidati per il personale di riserva?

Esistono tre principali modalità di nomina: da parte del diretto superiore, da parte di un dirigente superiore e mediante autonomina del dipendente.

5. Quali sono i possibili problemi quando si lavora con una riserva di personale?

Quando si lavora con il CD vengono identificati i seguenti errori:

• il lavoro procede senza un adeguato supporto gestionale sotto la pressione del servizio del personale e del dipartimento di formazione;
• le restrizioni finanziarie non consentono l'utilizzo di una serie di aree di formazione per i riservisti;
• viene formalizzata la riserva per la copertura degli incarichi dirigenziali;
• criteri di selezione vaghi;
• non esistono criteri chiari per valutare i riservisti.

6. E' possibile predisporre una riserva per i top?

Sì, molte aziende addestrano i riservisti appositamente per ricoprire le posizioni di vertice nell'organizzazione. La procedura per lavorare con loro differisce in quanto agli specialisti vengono poste richieste più elevate.

7. Come pianificare ulteriori lavori con la riserva del personale?

Dopo una valutazione positiva della preparazione dei riservisti, decidi cosa fare dopo, ad esempio:

• se ci sono posti vacanti, considerare i candidati per la sostituzione tra i riservisti vincitori;
• pianificare e organizzare misure di adattamento ;
• Se al termine del programma di formazione dei riservisti non ci sono posti vacanti, pianificare misure per trattenere i dipendenti promettenti.

Come risultato del lavoro precedentemente completato sulla creazione e lo sviluppo di una riserva, realizzare gli obiettivi per i quali è stato creato il CD, sviluppare ulteriori misure per trattenere dipendenti di valore. Non dimenticare che la gestione delle riserve del personale non è solo una procedura formale, ma un lavoro reale che deve essere sistematicamente dedicato al tempo.

Nella moderna attività economica domestica, in relazione alla fornitura di personale, si è sviluppata una tendenza che ricorda un circolo vizioso. Da un lato la domanda dei candidati è chiaramente superiore al numero dei posti vacanti accettabili. D'altra parte, il middle management sperimenta una vera e propria “carenza di personale”; non ci sono abbastanza specialisti veramente qualificati;

Il problema è che, "superando" il tetto del personale e non avendo l'opportunità di crescere, molto probabilmente un dipendente utile se ne andrà perché non riceve un'adeguata autorealizzazione. E il denaro non è più l’unico incentivo a restare in un lavoro altrimenti non redditizio.

Un'opzione per uscire da questo circolo potrebbe essere la formazione di una riserva di personale. Consideriamo cosa questo può offrire a un imprenditore, da dove iniziare e come organizzare questo processo nell'impresa.

Riserva del personale: uno strumento di gestione del personale

Riserva del personaleÈ consuetudine nominare un certo numero di dipendenti ordinari che saranno potenzialmente in grado, se necessario, di occupare posizioni di leadership grazie alla preselezione e alla formazione specifica e qualificata.

IMPORTANTE! Tutti i dipendenti che compongono la riserva dirigenziale devono possedere i requisiti di qualificazione previsti per gli incarichi dirigenziali.

Chi può fungere da fonte di personale:

• principali specialisti;
• giovani promettenti;
• dipendenti che hanno completato con successo uno stage speciale;
• persone che ricoprono incarichi di capi di divisioni strutturali più piccole;
• dipendenti e management delle società controllate.

NOTARE CHE! A seconda del settore di attività, il personale necessario può essere formato da quasi tutte le categorie di lavoratori. Ad esempio, non è raro che un semplice lavoratore venga gradualmente “promosso” a capoturno o caposquadra senior.

Funzioni di riserva del personale

La formazione di una "riserva aurea" di dipendenti aiuterà a risolvere i seguenti compiti di gestione:

• ridurre il turnover del personale;
• garantire la continuità nel passaggio delle redini del governo;
• aumentare la motivazione dei dipendenti di tutte le categorie;
• rafforzamento della cultura aziendale;
• risparmio finanziario e di tempo nella ricerca, selezione, adattamento e formazione del personale per posizioni chiave;
• accrescere il senso di responsabilità e lealtà dei dipendenti;
• stabilizzazione generale della situazione del personale.

Principi per creare una riserva di personale

Quando inizi a organizzare una riserva di personale presso un'impresa, dovresti essere guidato dai seguenti principi che determinano l'efficacia di questo processo:

1. Bisogno. La necessità di creare una riserva di personale dovrebbe essere davvero rilevante per una determinata organizzazione.
2. Conformità alla qualifica. Un candidato a “riservista” per una determinata posizione deve essere idoneo a questo secondo le caratteristiche principali di questa qualifica.
3. Soddisfare le aspettative. Un dipendente selezionato per la riserva deve essere promettente in termini di principali indicatori determinanti:
   • età;
   • ha ricevuto un'istruzione;
   • qualifiche attuali;
   • durata del servizio;
   • salire la scala della carriera;
   • orientamento al miglioramento e alla crescita, ecc.
4. Trasparenza. La creazione di una riserva deve essere trasparente. Le informazioni sulle esigenze di personale e sui candidati dovrebbero essere aperte.
5. Concorrenza. Per scegliere il migliore e stimolare una concorrenza ragionevole, e quindi il desiderio di miglioramento, per ogni posto vacante dovrebbero essere previsti non uno, ma 2-3 “riservisti”.
6. Iniziativa. Tutti i partecipanti al processo devono essere attivi, in particolare quelli responsabili della selezione dei candidati per la riserva.

Cosa occorre chiarire prima di iniziare a costituire una riserva

Prima di iniziare il processo di creazione o aggiornamento di uno stock di dipendenti per posizioni chiave, è necessario definirne chiaramente la logica futura. Per fare ciò, è necessario condurre un'analisi preliminare della situazione del personale nell'impresa. Sarà necessario prestare particolare attenzione ai seguenti fattori:

• analisi della strategia aziendale complessiva: ad esempio, lo sviluppo di nuove tipologie di prodotti o di nuovi mercati di vendita richiede una formazione del personale diversa rispetto all'aumento dei volumi di produzione in un assortimento stabile;
• in caso di forte “turnover”, è importante stabilirne la vera causa, identificare le posizioni più “acute”, determinare le caratteristiche approssimative dei dipendenti che non vengono trattenuti in esse e delineare un “ritratto” di coloro che sono ottimamente idonei;
• risolvere i principali problemi di personale prima di iniziare a colmare le “lacune” con l’aiuto di una riserva.

Algoritmo per la preparazione di una riserva di personale in un'impresa

Il complesso processo di formazione di una riserva di personale si svolge in più fasi.

Passo 1 “Di chi abbiamo bisogno?” Preparazione per l'inizio dei lavori sulla formazione di una riserva di personale:

• analisi del reale fabbisogno di riserva di personale;
• previsione della dinamica del personale dell'apparato gestionale;
• determinazione dei livelli di personale per le posizioni chiave;
• compilare un elenco di posizioni che necessitano di ricostituzione o creazione di una riserva.

Passo 2 “Chi è giusto per noi?” Compilando un elenco di presunti “riservisti”:

• selezione dei candidati idonei in base a criteri stabiliti (età, esperienza, prospettive, ecc.);
• redigere una lista sotto forma di potenziali candidati per determinate posizioni dirigenziali che richiedono una riserva;
• verifica dei candidati inseriti nella lista: psicodiagnostica, conversazioni, colloqui, business game, ecc.;
• chiarimento della graduatoria, cancellando coloro che non hanno superato la selezione;
• screening naturale: esonero dei candidati che per qualche motivo non vogliono essere inseriti nella riserva;
• la formulazione finale della lista secondo lo schema: una posizione che necessita di una riserva di personale - due o tre candidati per la sua futura sostituzione;
• specificazione della graduatoria: quali dei candidati avranno bisogno di una formazione specialistica, come organizzarla al meglio, come monitorare il risultato, ecc.

NOTA! Nelle grandi organizzazioni, questo elenco deve essere approvato dal senior management, ovvero approvato dal direttore generale.

Fase 3 “Crescere”. Preparazione e formazione dei "riservisti" in conformità con i requisiti della posizione prevista, selezione della metodologia ottimale e sua applicazione pratica:

• formazione individuale supervisionata da un vero e proprio supervisore;
• stage in una potenziale posizione futura nella propria o in un'altra organizzazione;
• ottenere un'istruzione speciale in corsi di riqualificazione o presso un istituto di istruzione specializzato;
• pratica produttiva.

Formazione professionale dei riservisti del personale

Dopo aver deciso l'elenco delle esigenze del personale e dei candidati, è necessario iniziare a lavorare sulla loro formazione specializzata. Ciò richiede un piano speciale.

Il programma di formazione del candidato può avere diversi livelli di copertura:

• generale– prevede una formazione di base sulle capacità di leadership, il reintegro e l'aggiornamento dei fondamenti teorici;
• speciale– creati separatamente per ciascuna area di attività in cui sono suddivisi i candidati;
• individuale– il più laborioso, ma il più efficace, poiché è progettato per ogni specialista specifico, tenendo conto delle sue caratteristiche personali, della base di conoscenze e delle competenze esistenti, nonché della posizione futura prevista.

IMPORTANTE! Il programma di formazione è accettato e approvato dall'amministrazione aziendale.

Nell'ambito della formazione individualizzata possono essere organizzate per il candidato le seguenti forme di lavoro:

• corsi di aggiornamento;
• ottenere un'istruzione aggiuntiva, inclusa l'istruzione superiore, se necessario;
• conferenze, conversazioni, seminari, altri eventi formativi;
• partecipazione a corsi di formazione;
• tirocinio professionale.

Termine per la preparazione di una riserva di personale

I tempi dell'addestramento dei riservisti possono essere previsti dal programma approvato dall'impresa, ma possono variare a seconda della situazione individuale. Quindi, ad esempio, potrebbe verificarsi una situazione in cui dopo aver completato la formazione di un riservista, la posizione proposta non viene lasciata vacante, in questo caso è possibile creare un posto vacante per un deputato e inserirvi un dipendente formato; Se, dopo aver completato la formazione, appare una posizione, ma il candidato non è pronto, puoi prolungare la formazione o prendere un altro candidato dalla riserva. La fattibilità è determinata in ogni caso specifico.

L’obiettivo è aumentare l’efficienza nell’utilizzo delle risorse umane dell’Azienda; soddisfare le esigenze della Società di candidati per ricoprire posizioni a vari livelli; attuazione di una politica del personale unificata in materia di carriera e crescita professionale dei dipendenti della Società.

Disposizioni generali

Gli obiettivi principali della formazione di una riserva di personale nella Società sono:

• riduzione del turnover del personale;
• identificare e trattenere i dipendenti ad alto potenziale di sviluppo;
• assicurare la copertura prioritaria dei posti vacanti che si presentano in Azienda con candidati formati dalla riserva interna;
• assicurare l'avanzamento di carriera verso posizioni chiave dei dipendenti più formati tra coloro che possiedono le conoscenze professionali necessarie per la Società;
• garantire la continua crescita professionale del personale;
• rafforzare una cultura aziendale che stimoli la responsabilità personale, la lealtà, l’orientamento al raggiungimento dei risultati e la formazione di valori aziendali comuni.

La riserva del personale comprende le riserve interne ed esterne

La riserva del personale interno è costituita tra i dipendenti della Società. Si divide in riserva operativa e strategica

La riserva operativa è una riserva di candidati tra specialisti, manager di linea, quadri intermedi e dirigenti apicali per ricoprire determinate posizioni che hanno sviluppato competenze e sono pronti a iniziare a lavorare immediatamente.

La riserva strategica è composta da candidati per posizioni che diventeranno vacanti nei prossimi 1-2 anni e richiederanno una formazione dei candidati a lungo termine.

L'inclusione nella riserva del personale interno e l'aggiornamento della sua composizione vengono effettuati annualmente, all'inizio del quarto trimestre.

La riserva del personale esterno è costituita da:

• candidati che hanno superato un colloquio con i partner HR, ma non hanno iniziato a lavorare in Azienda dopo aver superato un colloquio di lavoro a causa dell'attuale mancanza di posti vacanti;
• candidati i cui dati sono stati ottenuti sulla base del monitoraggio del mercato del lavoro per la disponibilità di specialisti chiave nel segmento industriale.

L'inserimento nella riserva del personale esterno e l'aggiornamento della sua composizione avviene con cadenza periodica, in quanto i candidati esterni sono sottoposti a colloqui e procedure di selezione. Per rispettare l'alternativa di copertura delle posizioni chiave, la riserva del personale può essere composta, secondo le norme, da più persone per ciascuna posizione. Un candidato può essere incluso nella riserva del personale per più posizioni. Le informazioni sul funzionamento del sistema di riserva del personale, sul modello di sviluppo della carriera in azienda (mappa dei movimenti di carriera) e sugli elenchi dei riservisti sono aperte e pubblicate sul portale aziendale (elenco dei riservisti)

Organigramma del sistema del personale di riserva

L'organo principale per la gestione del sistema di riserva del personale è il Comitato del Personale, che comprende stabilmente: Responsabile della direzione Commercio, Responsabile della direzione Vendite, Responsabile della direzione Tecnologie di Gestione, Responsabile del Dipartimento Risorse Umane

Le funzioni del Comitato del Personale comprendono:

• determinare annualmente il livello di influenza di ciascuna posizione e dipendente sullo sviluppo dell'azienda
• approvazione annuale della necessità di riserva di personale per l'anno
• attuazione della pianificazione generale e standardizzazione dei vari aspetti del sistema di riserva del personale, tenendo conto degli obiettivi strategici e attuali della Società una volta ogni sei mesi
• monitorare gli elenchi dei riservisti dell'azienda, prendere decisioni sull'esclusione dei dipendenti dalla riserva del personale una volta ogni sei mesi
• revisione trimestrale dei piani di sviluppo individuali per i riservisti
• prendere decisioni sui movimenti del personale e sulla rotazione della riserva del personale secondo i programmi attuali

Il Responsabile della Direzione Risorse Umane ha la responsabilità di supportare organizzativa e metodologica l'attività del Comitato del Personale, di gestire il calendario delle riunioni e di convocare le riunioni straordinarie del Comitato. Il lavoro attuale per creare la necessità di una riserva di personale, ricostituire e sviluppare la riserva di personale (identificazione di potenziali candidati, valutazione, selezione, formazione) è svolto dai partner HR delle Divisioni Vendite, dalla Direzione Risorse Umane, insieme ai Direttori Generali di le Divisioni Vendite e i Capi Divisione, Capi Dipartimento, Servizi e dipartimenti dell’Ufficio Centrale. Per coordinare il lavoro in corso, il Responsabile del Dipartimento Risorse Umane nomina un curatore tra i dipendenti del dipartimento.

La procedura per generare la necessità di personale di riserva

Per determinare la composizione quantitativa e qualitativa della riserva del personale per l'anno solare, viene svolto il seguente lavoro:

• Analisi dell'attuale tabella del personale per identificare le posizioni chiave;
• Analisi della tabella del personale per identificare la necessità di riservisti in relazione all'imminente rotazione/licenziamento del personale esistente;
• Standardizzazione del livello di organico della riserva di personale per ricoprire posizioni chiave;
• Analisi del fabbisogno di riservisti per posizioni di nuova creazione o previste nella tabella del personale, in conformità con la strategia di sviluppo dell’azienda.
• Approvazione del piano del fabbisogno di riserva di personale per l'anno da parte del Comitato del Personale.

La procedura per la selezione e l'inserimento nel personale interno

L'iscrizione alla riserva del personale interno può avvenire mediante:

• esame della domanda di inclusione del candidato nella riserva del personale (autonomina);
• sulla base della raccomandazione del gestore;
• sulla base dei risultati delle procedure di valutazione annuali, comprese procedure di valutazione aggiuntive. in base al raggiungimento della percentuale richiesta di efficacia del programma, il mentore.

Tutti i candidati che risultano candidati alla Riserva del Personale, al momento dell'immatricolazione, devono essere in possesso degli esiti di una valutazione condotta ai sensi del Regolamento “Sulla Valutazione del Personale” da non più di 12 mesi dalla data di esame della domanda. Se tale valutazione non è stata effettuata nei confronti del candidato, o è stata effettuata da più di un anno, il candidato dovrà sottoporsi a procedure di valutazione prima di essere iscritto nella riserva del personale. Lo scopo dello svolgimento delle procedure di valutazione nella fase di inclusione dei riservisti nella riserva del personale è quello di garantire che i riservisti siano formati per la posizione, tenendo conto delle loro caratteristiche individuali, dei loro punti di forza e di debolezza.

Entro il quarto trimestre dell'anno in corso: il capo del dipartimento di formazione e sviluppo del personale crea elenchi di riservisti sulla base dei risultati delle procedure di valutazione per ciascuna posizione per l'ulteriore invio di riservisti per l'addestramento e li trasferisce al curatore della riserva del personale . Il supervisore del sistema di mentoring crea un elenco di mentori con un'alta percentuale di prestazioni e lo trasferisce al curatore del sistema di riserva del personale. Il curatore della riserva del personale, sulla base delle liste pervenute, dell'elenco dei dipendenti autonominati e dei dipendenti segnalati dai dirigenti, costituisce un elenco generale dei riservisti e lo sottopone all'approvazione del Comitato del Personale.

Formazione e sviluppo

Sulla base degli esiti delle procedure di valutazione, viene redatto un piano di sviluppo individuale per i riservisti, nel quale sono indicate le attività volte allo sviluppo professionale e competenze personali necessarie per lavorare con successo nella posizione target. Un piano di sviluppo individuale viene avviato e approvato dal curatore della riserva del personale e viene sviluppato dal partner HR della divisione insieme al riservista. Viene concordato con il capo del dipartimento di formazione e sviluppo del personale e con il supervisore immediato del riservista. Un piano di sviluppo individuale prevede attività specifiche volte a sviluppare le competenze personali e professionali richieste per la posizione ricoperta: formazione: corsi di formazione, seminari, masterclass; studio autonomo; rotazioni orizzontali; stage; tutoraggio; sostituzioni temporanee in caso di assenza dei dirigenti con responsabilità strategiche; partecipazione a gruppi di progetto.

Corsi di formazione, seminari, master class vengono svolti secondo un programma formato secondo il piano formativo generale dell'anno dell'azienda. Se necessario, viene aggiunta una formazione specifica, che comprende sia un portafoglio di programmi di formazione “interni” dei dipendenti sia programmi di formazione appositamente selezionati di fornitori “esterni”.

Autoapprendimento. Questa fase della formazione si svolge secondo un piano di sviluppo individuale, utilizzando una selezione di letteratura professionale (libri, istruzioni, regolamenti, ecc.), webinar esterni, materiali video (film, webinar), materiali della biblioteca elettronica aziendale.

Rotazioni orizzontali. Gli obiettivi di questa procedura sono:

• espandere gli orizzonti professionali del riservista;
• acquisizione di nuove esperienze, conoscenze, competenze e capacità, miglioramento e ottimizzazione dei processi aziendali della divisione di appartenenza e della Società nel suo insieme.

Il periodo di mantenimento di una nuova posizione a seguito della rotazione secondo la matrice dei requisiti per la posizione. Gli stage sono attività per acquisire esperienza lavorativa o migliorare le qualifiche in un'area di attività prescelta. La durata dello stage è determinata in base all'obiettivo e si riflette nel piano di sviluppo individuale. Mentoring: l'organizzazione del processo viene effettuata sulla base del regolamento “Mentoring; la scelta di un mentore si riflette nel piano di sviluppo individuale del dipendente ed è approvata dal curatore del sistema di riserva del personale. Le sostituzioni temporanee durante l'assenza dei dirigenti con responsabilità strategiche vengono effettuate solo tra i riservisti iscritti nella riserva operativa. . I dipendenti delle riserve interne sia operative che strategiche possono essere coinvolti nella partecipazione a gruppi di progetto su decisione del Comitato del Personale.

Valutazione dei risultati dell'addestramento dei riservisti

I riservisti vengono valutati secondo le modalità stabilite dal Regolamento “Sulla valutazione del personale”. A seconda della posizione, la valutazione può includere test professionali, giochi aziendali, risoluzione di casi, problemi aziendali, colloqui basati sulle competenze e una valutazione a 360 gradi delle capacità gestionali. Le informazioni sui risultati della valutazione del riservista sono pubblicate in un apposito modulo di rapporto in conformità con il Regolamento "Sulla valutazione del personale": "Passaporto della carriera professionale del dipendente nella carta 1C" in un database unificato per il personale di riserva. Il curatore presenta al comitato delle risorse umane un rapporto (“Fornitura di personale di riserva”, “Elenco dei riservisti con% di attuazione dell'IPR”) sulla composizione, movimento, risultati del raggiungimento degli obiettivi fissati dalla riserva del personale sistema, l'attuazione del piano di sviluppo individuale da parte dei riservisti, almeno 2 volte all'anno o quando se ne presenta la necessità.

Condizioni per l'avanzamento nel programma

L’occupazione di un posto target da parte di un riservista è possibile se vi è una valutazione positiva della preparazione del riservista secondo un concorso per riservisti. Il concorso per riservisti è uno strumento di selezione del programma, condotto al verificarsi della necessità di un candidato per un posto vacante. Le condizioni del concorso sono stabilite tenendo conto delle specificità della posizione da parte del comitato del personale.

Sono decisivi i seguenti indicatori di valutazione:

• conformità del livello di sviluppo delle sue competenze con la posizione target;
• progressi nello sviluppo delle competenze; esecuzione efficace dei compiti lavorativi immediati;
• passaporto della carriera professionale del dipendente;
• attuazione efficace del Piano di Sviluppo Individuale di almeno l'80%, tenendo conto del periodo in esame;
• rispetto della matrice dei requisiti per la posizione in questione;
• percentuale della prestazione del dipendente come mentore.

La decisione di accettare un candidato per una posizione target viene presa dal comitato del personale. Un pacchetto completo di documenti per ciascun riservista viene fornito all'esame del comitato del personale. Questo pacchetto di documenti comprende: tessera personale del dipendente; piano di sviluppo individuale; passaporto della carriera professionale del dipendente;

La procedura per prendere decisioni sui movimenti del personale

Le questioni relative al movimento verticale dei riservisti sono di esclusiva competenza del comitato. Le riunioni del Comitato Risorse Umane su tali tematiche si svolgono in formato allargato - con invito obbligatorio del Responsabile, che è responsabile delle questioni relative al personale per la posizione di nomina (in conformità con le Matrici Decisionali). Un partecipante invitato ad una riunione del comitato del personale ha gli stessi diritti di voto dei partecipanti effettivi. Le decisioni sul movimento verticale dei riservisti vengono prese durante una votazione aperta dei partecipanti a una riunione del comitato del personale a maggioranza semplice dei voti.

Le questioni relative alla rotazione orizzontale dei riservisti vengono sottoposte a una riunione del comitato del personale su proposta del capo del dipartimento delle risorse umane, nel caso in cui la decisione di trasferire un riservista per qualche motivo non possa essere presa di routine. Possono essere invitati all'assemblea gli interessati – un riservista, il suo superiore gerarchico, un dirigente preposto alle questioni del personale per l'incarico di nomina – con diritto di voto consultivo. Le opinioni dei partecipanti invitati vengono prese in considerazione nelle decisioni del Comitato del Personale. Le decisioni sulle questioni relative alla rotazione orizzontale esaminate in una riunione del comitato del personale vengono prese mediante voto palese dei partecipanti. La decisione di trasferire un riservista si considera adottata se vota a favore almeno il 50% del personale del Comitato del Personale.

Procedura per l'esclusione dalla squadra riserve

Un riservista può essere escluso dal personale di riserva per i seguenti motivi:

• risultati negativi delle procedure di valutazione;
• mancato completamento delle attività lavorative immediate;
• mancata sistematica attuazione del Piano di Sviluppo Individuale.

La decisione di escludere un candidato dal programma viene presa dalla commissione.

Applicazione:

1. Caratteristiche per l'immatricolazione, modulo tipo;
2. Domanda di iscrizione;
3. Piano di sviluppo individuale (IDP);
4. Disponibilità del personale, modulo di segnalazione;
5. Passaporto di carriera professionale;
6. Piano per la necessità di personale di riserva;
7. Esecuzione del rapporto IPR;
8. Rapporto sulla rotazione delle riserve del personale.

Riserva del personale è un gruppo di manager e specialisti che hanno la capacità di svolgere attività manageriali, soddisfano i requisiti per una specifica posizione di leadership e sono stati sottoposti a selezione e formazione sistematica di qualificazione mirata.

La riserva del personale viene creata al fine di preparare in anticipo i candidati ai posti di lavoro vacanti e di nuova creazione, per pianificare e attuare tutte le fasi della loro preparazione (formazione, stage, rotazione).

Tre fasi di lavoro con la riserva del personale: 1) formazione di una riserva del personale; 2) preparare i dipendenti inclusi nella riserva a lavorare in una nuova posizione; 3) nomina di un dipendente a una posizione vacante.

Formazione della riserva del personale. In questa fase si effettua:

analisi del fabbisogno di riserva: previsione di eventuali cambiamenti nel gruppo dirigente, determinazione del grado di disponibilità di riserva per le posizioni dirigenziali;

reclutamento preliminare dei candidati per la riserva o individuazione delle fonti per la formazione della riserva;

selezione dei candidati e formazione della riserva di personale. Criteri per la selezione nella riserva: livello adeguato di istruzione e formazione; esperienza di lavoro; abilità comunicative; capacità organizzative; qualità personali;

stato di salute; età.

Analisi del fabbisogno di riserva

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