Come scrivere un ordine per partire in viaggio d'affari? Compilazione campione t 9 viaggio d'affari
10.09.2019
Un viaggio d'affari è il viaggio di un dipendente in un'altra sede per raggiungere determinati obiettivi di produzione stabiliti per lui dai suoi superiori.
Questo evento richiede una documentazione adeguata.
La procedura da seguire si riflette nella documentazione del lavoro della Federazione Russa e nelle normative in vigore nel territorio di una determinata azienda.
È necessario mandare un dipendente in viaggio d'affari?
L'ordine di partire per un viaggio d'affari è uno dei principali documenti redatti per un viaggio di lavoro. L'ordine deve essere redatto in ogni caso, indipendentemente dalla natura del viaggio d'affari.
Diversi anni fa, molti documenti di viaggio hanno perso il loro status obbligatorio. Ad esempio, un viaggio d'affari assegnato.
È importante tenere presente che ciò non è avvenuto con l'ordine da inviare in viaggio d'affari. Questo documento è uno dei pochi soggetti a registrazione obbligatoria.
L'emissione di un ordine di questo tipo avvia l'ulteriore processo. Il resto della documentazione è in preparazione, i biglietti si stanno acquistando.
Base per la registrazione
Prima di procedere con l'esecuzione di un ordine di invio in viaggio d'affari, il datore di lavoro riceve o redige autonomamente un documento, che successivamente funge da base per l'emissione dell'ordine.
Scarica un esempio di compilazione di un ordine per l'invio di un dipendente in viaggio d'affari -
Come registrarsi per più persone?
Se un gruppo di persone parte in viaggio d'affari, nell'ordine vengono inserite le informazioni su ciascun dipendente. In questo caso, l'ordine viene redatto tenendo conto dei requisiti standard. L'unica eccezione è che i dati sui lavoratori distaccati si riflettono nella tabella.
Nel modulo dell'ordine T-9 è presente una tabella in cui è possibile inserire i dati su 3 dipendenti. Se necessario, può essere ampliato per coprire più persone.
Scarica il modulo d'ordine per l'invio di più dipendenti in viaggio, modulo T-9a -.
Esempio di compilazione in forma libera
Se in un'impresa viene emesso in qualsiasi forma un ordine da inviare in viaggio d'affari, una nota in merito deve essere presente nella documentazione interna dell'azienda.
Scarica un esempio di ordine di viaggio in qualsiasi forma -
Una struttura approssimativa dell'ordine potrebbe assomigliare a questa:
Modulo OKUD 012345
OKPO456789123
Società a responsabilità limitata "Vasilek"
(Vasilek LLC)
Ordine n. 111
sull'invio di un dipendente in viaggio d'affari
Invia Maxim Dmitrievich Nikitin, uno specialista del dipartimento marketing, in viaggio d'affari. Numero del personale – 1234567. Destinazione – Regione di Mosca, città di Sergiev Posad. Azienda "Quadra".
La durata totale del viaggio è di 4 giorni. Data di partenza: 1 novembre 2019, data di ritorno: 4 novembre 2019.
Lo scopo del viaggio di lavoro è concordare un piano per ulteriori lavori con la società partner LLC “Quadra - Power Generation”. Il viaggio d'affari è pagato dal datore di lavoro.
Motivo del viaggio - nota del capo del dipartimento marketing del 28 ottobre 2019 - R. Yu.
Direttore generale di Vasilek LLC Komsomolov V.Yu. Firma
Ho letto l'ordinanza. Il dipendente del dipartimento marketing Nikitin M.Yu. Firma
Un viaggio di un dipendente su ordine del datore di lavoro per un certo periodo di tempo per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente è chiamato viaggio d'affari (parte 1 dell'articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Un dipendente viene inviato in viaggio d'affari in base all'ordine pertinente. Nella nostra consulenza ti spiegheremo come redigere un ordine per un viaggio d'affari e forniremo anche un campione per un ordine di viaggio d'affari dal 2018 al 2019.
Elaboriamo un ordine per inviare un dipendente in viaggio d'affari
Un ordine di invio di un dipendente in viaggio d'affari viene redatto in qualsiasi forma. Per comodità è possibile utilizzare moduli standardizzati, il cui utilizzo attualmente non è obbligatorio (Informativa del Ministero delle Finanze n. PZ-10/2012). Pertanto, come ordine di esempio per un viaggio d'affari per un dipendente, è possibile utilizzare il modulo unificato n. T-9 "Ordine (istruzione) per inviare un dipendente in viaggio d'affari". E se è necessario inviare più dipendenti in viaggio d'affari contemporaneamente, è conveniente utilizzare il modulo n. T-9a (decreto del Comitato statistico statale del 5 gennaio 2004 n. 1).
Indipendentemente dal fatto che l'ordine sia redatto in una forma unificata o sviluppata in modo indipendente, un ordine campione per l'invio in viaggio d'affari deve contenere, in particolare, le seguenti informazioni:
- NOME E COGNOME. e la posizione del lavoratore distaccato;
- luogo del viaggio d'affari;
- periodo di viaggio.
Per confermare la giustificazione economica delle spese di viaggio d'affari, è consigliabile indicare nell'ordine lo scopo dell'invio del dipendente in viaggio d'affari.
L'ordine di viaggio d'affari deve essere presentato al dipendente interessato contro firma.
Forniremo un modulo campione per un ordine di invio di un dipendente in viaggio d'affari.
Per un ordine di viaggio d'affari (esempio 2018 - 2019), è possibile scaricare il modulo dal collegamento sottostante.
Se per qualsiasi motivo un viaggio d'affari viene annullato, è possibile redigere un ordine corrispondente utilizzando il modulo riportato in una sezione separata.
Nei casi in cui il lavoro a tempo indeterminato dei dipendenti viene svolto in viaggio o ha natura itinerante, non si tratta di viaggi di lavoro, ma di viaggi di lavoro (Parte 1 dell'articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Allo stesso tempo, l'invio di un dipendente in viaggio d'affari può essere accompagnato anche dalla redazione di un ordine nel modulo sopra riportato.
Si prega di notare che per riconoscere le spese per un viaggio d'affari o un viaggio d'affari ai fini dell'imposta sugli utili, è obbligatoria la redazione di un ordine.
Il modulo T-9 viene utilizzato come modulo standard per un ordine di inviare un dipendente in viaggio d'affari, in altre parole, in viaggio d'affari. Le principali informazioni che dovrebbero essere contenute in questo documento: data di completamento, dati personali del dipendente, destinazione (deve essere diversa dal luogo di lavoro permanente del viaggiatore) e scopo del viaggio. Il modulo T-9 è firmato dal capo dell'organizzazione e dal dipendente in viaggio d'affari.
Scarica l'ordine per inviare un dipendente in viaggio d'affari utilizzando il modulo T-9
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Chi redige l'ordine di viaggio?
Il modulo T-9 deve essere compilato da uno specialista delle risorse umane o da un contabile aziendale. Ma per questo devono avere un ordine corrispondente dal capo dell'organizzazione.
Funzionalità di riempimento
Il modulo T-9 è destinato a essere compilato solo per i dipendenti dell'organizzazione che trascorrono la maggior parte del loro tempo nel luogo di lavoro principale. Per quei dipendenti le cui mansioni prevedono viaggi costanti (ad esempio gli autisti), non è necessario scrivere ordini di viaggio d'affari.
Va notato che non è necessario chiedere il consenso preventivo ai dipendenti per un viaggio d'affari: la direzione ha il diritto di inviare qualsiasi dipendente in viaggio d'affari a sua discrezione.
Fanno eccezione coloro che hanno figli sotto i tre anni, nonché madri e padri single: queste categorie di lavoratori possono essere inviate in viaggio d'affari solo previo consenso.
Compilazione di un ordine sul modulo T-9
Parte 1
Convenzionalmente, il modulo T-9 può essere diviso in 3 parti. La prima cosa che deve essere indicata nell'ordine del viaggio d'affari: il nome dell'azienda che ne indica lo status organizzativo e giuridico (IP, LLC, CJSC, JSC). Quindi nell'ordine viene inserito il codice OKPO (è preso dai documenti del titolo), il numero dell'ordine per il flusso dei documenti interni e la data di compilazione.
Parte 2
La seconda parte di questo documento contiene informazioni di base. Qui è necessario inserire le informazioni personali del dipendente: nome completo (nome completo), numero del personale, posizione e unità strutturale (dipartimento) a cui appartiene. Successivamente, scrivi la destinazione (paese e città), la durata del viaggio d'affari (in giorni di calendario), indicandone la data di inizio e di fine.
Presta attenzione al conteggio dei giorni
Quando si compila il modulo T-9, è importante calcolare correttamente i giorni di viaggio: il viaggio deve essere calcolato dal giorno di partenza al giorno di arrivo. Cioè, se secondo il documento di viaggio l'orario di partenza è alle 23:45, questo giorno deve essere incluso nel periodo del viaggio d'affari (lo stesso vale per il giorno di arrivo). Se un viaggiatore d'affari arriva di notte alle 00:05, anche questo giorno dovrebbe essere incluso nel viaggio. 
Parte 3
Nella terza sezione è necessario indicare lo scopo del viaggio d'affari e assicurarsi di indicare a spese di chi verrà pagato.
Gli scopi del viaggio possono essere suddivisi in due tipologie.
Obiettivi comuni:
- acquisto di materie prime, attrezzature, materiali per le attività dell'organizzazione;
- trattative con i partner, conclusione di nuovi accordi, accordi, contratti;
- partecipazione personale di un rappresentante dell'azienda a trattative controverse;
- ricercare nuovi fornitori e conoscere nuovi mercati;
- acquisizione di nuove competenze, conoscenze e abilità, ricerca scientifica.
Obiettivi mirati
- controllo sul lavoro di una filiale, unità strutturale;
- formazione di giovani specialisti;
- riparazione e manutenzione di macchinari e attrezzature in filiali e divisioni strutturali.
Appena sotto, dopo le righe relative allo scopo e al pagamento del viaggio, è necessario aggiungere un collegamento al documento che è servito come base per il viaggio d'affari. Dopo che l'ordine è stato completato in conformità con tutte le regole, deve essere presentato al direttore dell'organizzazione per la firma. Ultimo ma non meno importante, il modulo T-9 per il viaggio d'affari deve essere firmato dal dipendente inviato in viaggio d'affari. Di fronte alla sua firma c'è la data di creazione dell'ordine.
Ho bisogno di un timbro sul modulo T-9?
Come testimonia GOST "Unified Documentation System", non è necessario apporre un timbro sull'ordine di un viaggio d'affari, poiché questo documento si riferisce alla documentazione interna dell'impresa e non è necessario certificarne l'autenticità.
Conferma delle spese di viaggio
Al ritorno da un viaggio d'affari, un dipendente è tenuto a fornire al reparto contabilità dell'organizzazione tutti i documenti che confermano le sue spese. Può essere:
- biglietti di viaggio, ricevute di pedaggi autostradali, parcheggi, ecc.;
- ricevute delle stazioni di servizio sugli importi spesi per la benzina (quando si viaggia in un'auto personale);
- assegni, fatture, ricevute di alberghi o alberghi riguardanti spese per l'affitto di camere;
- eventuali altri documenti di pagamento che coprano le spese relative al viaggio d'affari.
Sulla base di questi assegni e ricevute, dovrai restituire parte delle indennità di viaggio ricevute in anticipo o ricevere un risarcimento per i fondi spesi in eccesso rispetto all'anticipo.
Cosa succede se mandi un dipendente in viaggio d'affari senza un ordine?
In questo caso sono possibili le seguenti conseguenze:
- l’incapacità del dipendente di confermare ufficialmente le spese di viaggio;
- sanzioni in caso di verifica fiscale improvvisa.
Un dipendente inviato in viaggio d'affari deve essere dotato del documento di viaggio principale: un certificato di viaggio. Conferma il fatto che un dipendente dell'organizzazione è stato inviato in viaggio d'affari e indica anche l'arrivo a destinazione e, dopo aver svolto le funzioni assegnate, la partenza tempestiva per il ritorno.
Questo documento è compilato secondo il modulo unificato standard T-10 ed è un documento obbligatorio per tutti i dipendenti inviati in viaggio d'affari. Sulla base di essi, un contabile aziendale può ammortizzare le spese di viaggio, comprese le indennità giornaliere, e utilizzarle per ridurre la base imponibile nel calcolo dell'imposta sul reddito.
Attenzione! Dal 2015, il rilascio di un certificato di viaggio d'affari ha cessato di essere obbligatorio (Risoluzione del Governo della Federazione Russa del 29 dicembre 2014), ma ne è comunque consigliato l'uso.
Chi rilascia il permesso di viaggio?
La compilazione del modulo T-10 deve essere effettuata da uno specialista del servizio del personale dell'impresa, da un impiegato contabile o da un'altra persona autorizzata. La registrazione viene effettuata sulla base di un ordine di viaggio d'affari emesso e firmato dal capo dell'organizzazione.
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Procedura per la registrazione del T-10
Il modulo T-10 standard è un documento con due lati. Il frontespizio contiene informazioni generali sull'organizzazione, sul dipendente e sul viaggio d'affari, e sul retro sono apposti le firme e i sigilli delle organizzazioni a cui è stato inviato il viaggiatore.
Parte 1
La prima cosa che devi scrivere sul fronte del certificato di viaggio è il nome completo dell'impresa in cui lavora il viaggiatore, con un'indicazione obbligatoria dello status organizzativo e giuridico (IP, LLC, OJSC, CJSC). Successivamente è necessario inserire (dai documenti di registrazione dell'azienda). Subito sotto è riportato il numero del documento per il flusso di documenti interni, nonché la data della sua preparazione.
Parte 2
La seconda parte del certificato di viaggio contiene informazioni relative alla persona del dipendente: nome completo, numero di personale assegnatogli al momento dell'assunzione, unità strutturale o dipartimento di appartenenza, posizione. Qui dovresti indicare il luogo in cui sta andando (paese, località, organizzazione). Appena sotto c'è lo scopo del viaggio d'affari, nonché i suoi termini (in base al numero di giorni di calendario) con una chiara indicazione delle date di inizio e fine: queste informazioni sono copiate esattamente dall'ordine firmato dal manager.
Qui è necessario inserire i dati identificativi dell'eventuale documento personale del viaggiatore (nome del documento, serie, numero).
Tutto quanto sopra scritto dovrà essere certificato dal responsabile dell'organizzazione o da altra persona autorizzata.
Parte 3
Il retro del modulo T-10 contiene informazioni su tutte le città e organizzazioni visitate dal viaggiatore per motivi ufficiali.
Nell'angolo in alto a sinistra è scritto il nome dell'organizzazione da cui lascia il dipendente (ovvero il suo luogo di lavoro permanente), la data di partenza, nonché la firma della persona responsabile con una trascrizione e il sigillo dell'impresa .
Inoltre, un dipendente inviato in viaggio d'affari deve, se necessario, presentare costantemente questo documento in tutte le imprese che ha visitato durante il viaggio d'affari. Qui, i dipendenti autorizzati di queste imprese redigono il retro del loro documento d'identità ufficiale nelle sezioni richieste (righe “arrivato a”, “partito da”).
Possono esistere diverse organizzazioni di questo tipo, ma ciascuna di esse deve indicare il nome completo, la data di arrivo e partenza del viaggiatore, il timbro e la firma della persona responsabile.
Azioni dei dipendenti dopo un viaggio d'affari
Dopo che il dipendente è tornato alla sua organizzazione di origine, deve consegnare il certificato di viaggio alla persona responsabile, che inserirà le informazioni sul suo arrivo con la data, la firma e il timbro apposti.
Successivamente, il certificato di viaggio, insieme al resto del pacchetto di documenti (ordine del capo dell'impresa in viaggio d'affari, assegni, ricevute, ecc. Pagamenti che confermano le spese di viaggio) viene trasferito al reparto contabilità dell'impresa. Sulla base di essi, il contabile effettua un calcolo dettagliato delle spese sostenute e, se necessario, rimborsa al viaggiatore d'affari l'importo speso in eccesso rispetto all'importo precedentemente emesso in anticipo o accetta alla cassa l'eccedenza rimanente. Questi stessi documenti servono come base per ridurre la base imponibile alla voce “spese”.
Devo registrare i documenti di viaggio?
Il modulo T-10 è un documento contabile, pertanto è soggetto a registrazione obbligatoria nel flusso documentale interno. Per registrare i certificati di viaggio, vengono utilizzati registri di registrazione speciali.
Le attività economiche di un'entità commerciale non possono essere limitate ad una località. A volte, per portare a termine un determinato compito, i suoi dipendenti devono partire in viaggio d'affari. In conformità con la legislazione vigente, l'invio di un dipendente in tale viaggio include la redazione di un ordine come ordine di inviare il dipendente in viaggio d'affari.
Nelle righe seguenti è necessario annotare il numero del dipendente secondo la scheda attività che gli viene assegnata in azienda al momento dell'ammissione, nonché il suo nome completo.
Successivamente vengono indicate la designazione del dipartimento in cui lavora il dipendente, nonché la posizione o professione che occupa nell'organizzazione.
Il modulo T-9 riportato di seguito richiede l'inserimento di informazioni sul luogo in cui si recherà il dipendente. Qui puoi inserire il paese, la città o il nome dell'organizzazione ricevente.
Successivamente viene inserita la durata del viaggio d'affari e subito sotto vengono indicate le date di inizio e fine del viaggio d'affari.
Nella sezione successiva è necessario riflettere lo scopo del prossimo viaggio d'affari come indicato nel rapporto o nel piano approvato.
Successivamente, l'ordine riflette la fonte da cui verranno finanziate le spese per il prossimo viaggio d'affari.
Successivamente, è necessario annotare il nome del documento e i suoi dettagli, sulla base dei quali viene generato l'ordine del gestore.
Successivamente l'ordine dovrà essere vidimato dalla direzione dell'azienda, indicando la posizione ed i suoi dati.
Attenzione! Il lavoratore distaccato dovrebbe conoscere questo ordine e deve annotarlo sotto forma di visto e annotare la data di lettura dell'ordine.
Sulla base dell'ordinanza emessa, le persone responsabili pagano prima del viaggio d'affari gli importi per le spese durante il viaggio, comprese le indennità giornaliere per i viaggi d'affari.
Esempio di compilazione di un ordine di viaggio d'affari utilizzando il modulo T-9a
Quando è necessario inviare più dipendenti in viaggio d'affari contemporaneamente, in questo caso viene utilizzato il modulo d'ordine t-9a. Il modulo standard include colonne per riflettere il viaggio di tre persone. Se necessario, il modulo può essere ampliato per coprire il numero richiesto di dipendenti.
Il documento è compilato come segue. Il nome completo dell'azienda è inserito nella parte superiore e accanto ad esso nella colonna di destra c'è il suo codice secondo la directory generale OKPO.
