Bürooadministraator: kohustused ja suundumused eriala arengus. Administraatori näidise töökirjeldus Mida peaks teadma kontoriadministraator

Raamatupidamise ja aruandluse osakond esitab: § järeldused materiaalsete ressurssidega varustamise ja nende kulutuste piirmäärade järgimise kohta Seltsi struktuuriüksustes sihtotstarbeliselt; § ettepanekud üleliigse tehnika müügiks jms; § raamatupidamisandmed materiaalsete ressursside liikumise kohta Seltsi ladudes; § kulukalkulatsioonid hoonete ja ruumide, kus asuvad Ettevõtte struktuuriüksused, ülalpidamiseks, sh seadmete (liftid, valgustus, küte, ventilatsioonisüsteemid jne); § kulukalkulatsioonid mööbli, majapidamismaterjalide, seadmete, inventari jms ostmiseks. § kehtestatud aruandlus. 6.6. Õigusosakond, et saada: § konsultatsioone juriidilistes küsimustes; § kehtivate õigusaktide täpsustused; § järeldused õiguslikuks ekspertiisiks esitatavate dokumentide vastavuse kohta kehtivatele õigusaktidele. 6.7.

Administraatori ametijuhend

Bürooadministraator peab teadma: -suhete eetikat töörühmas; - kontoritöö standardid; -büroopindade asukoht; -bürooruumide planeerimise ja projekteerimise põhimõtted; -bürootöö korraldamise reeglid ja meetodid; -bürootöötajate tegevusala; -bürootarvete organiseerimise põhimõtted; -esteetika, eetika ja sotsiaalpsühholoogia alused; - sisemised tööeeskirjad; -tööseadusandluse alused; -ärilepingutele esitatavad juriidilised nõuded ja nende sõlmimise kord; -büroo tehniline varustus; -bürootehnika kasutamise reeglid; - suhete põhimõtted selle hoone administratsiooniga (komandöriga), kus bürooruumid asuvad; - töökaitse eeskirjad ja eeskirjad; - ohutusnõuded, tulekaitse ja tööstuslik kanalisatsioon. 2.

Administraatori töökirjeldus

Täidab oma vahetu ülemuse individuaalseid ametlikke ülesandeid. 16. Valmistab kontori ette sulgemiseks (kustutab valgustuse ja kontoritehnika, aktiveerib valvesignalisatsiooni jms).

III. Õigused Büroohalduril on õigus: 1. Iseseisvalt ja omal vastutusel hallata büroole vajalike inventarivarude varustamiseks eraldatud vahendeid. 2. Esitada ettepanekud büroo ja ettevõtte kui terviku töö parendamiseks ettevõtte juhile läbivaatamiseks.

Tutvuda dokumentidega, mis määratlevad tema õigused ja kohustused ametikohal, ametiülesannete täitmise kvaliteedi hindamise kriteeriumid. 4. Allkirjastage ja kinnitage oma pädevuse piires dokumendid.

5.
Kiidan ………………………………………………………………………….(organisatsiooni nimi) ………………………………………… …….(positsioon) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (täisnimi) “…..” ……………………. 20... g. ………………………………………………………………………………………………..(nimi, ettevõte, organisatsioon) 1. Üldsätted 1.1. . Administraator võetakse tööle ja vabastatakse ametist ettevõtte direktori korraldusega.
1.2.

Tähelepanu

Administraatori ametikohale nimetatakse isik, kellel on keskeriharidus ilma töökogemuse või algkutsehariduse nõueteta ja töökogemus erialal vähemalt ……………. aastat. 1.3. Administraator annab aru otse …………………………………………………………………………………………………………… (ettevõtte direktorile / struktuuriüksuse juht / muu ametnik) 1.4.

Müügikorruse administraatori ametijuhend

Tagab bürooruumide nõuetekohase hoolduse ja toimimise vastavalt tööstusliku sanitaar- ja tulekaitse eeskirjadele ja eeskirjadele. 9. Korraldab lennu- ja raudteepiletite tellimist kontoritöötajatele, dispetšersõidukitele.

10. Korraldab kontori paberimajandust, sissetulevate kõnede vastuvõtmist ja väljaminevate kõnede haldamist. 11. Korraldab külastajate tõhusat ja kultuurset teenindamist, tagab neile mugavate tingimuste loomise, nõustab neid asjaajamisküsimustes, jagab informatsiooni ja muid materjale (visiitkaardid, hinnakirjad, brošüürid jms). 12. Valmistab ette materiaal-tehnilise baasi keerukate läbirääkimiste pidamiseks partnerite, klientide ja teiste külastajate kategooriatega. 13. Peab külastajate üle arvestust. 14. Rakendab abinõusid konfliktsituatsioonide ennetamiseks ja kõrvaldamiseks. 15.

Töökirjeldus

Administraator peab teadma: - ettevõtte tööga seotud kõrgemate ja muude organite otsuseid, korraldusi, korraldusi, - ettevõtte juhtimise struktuuri, töötajate õigusi ja kohustusi, - reegleid; ning külastajate teenindamise protsessi korraldamise meetodid - turunduse ja reklaami alused - esteetika, eetika ja sotsiaalpsühholoogia alused; majandus, töökorraldus ja juhtimine - Vene Föderatsiooni töö- ja töökaitsealased eeskirjad; 1.5.
Kontori administraatori ametijuhendi saate tasuta alla laadida. Bürooadministraatori tööülesanded Kinnitan (Perenimi, initsiaalid) (organisatsiooni nimi, organisatsiooniline ja juriidiline vorm) (direktor; muu ametijuhendi kinnitamiseks volitatud isik) 00.00.201_g. s.t. KONTORI ADMINISTRATORI TÖÖKIRJELDUS (asutuse nimi) 00.00.201_g. Nr 00 1. Üldsätted 1.1 Käesolev ametijuhend kehtestab bürooadministraatori (edaspidi „ettevõte“) kohustused, õigused ja töökohustused.
Asutuse nimi 1.2 Bürooadministraatori ametikohale võetakse erialase haridusega (kõrgem; kesk) ja vähemalt majandus- ja haldustöö kogemusega (1 aasta; 2 aastat; 3 aastat; jne). 1.3.Büroohaldur määratakse ametikohale ja vabastatakse ametist organisatsiooni juhi korraldusega.

Kontoriadministraatori ametijuhend

Info

Konsulteerib külastajaid pakutavate teenustega seotud küsimustes. 4. Rakendab abinõusid konfliktsituatsioonide ennetamiseks ja kõrvaldamiseks.

Tagab puhtuse ja korra ruumides ja sellega või hoonega piirneval alal. 8. Jälgib, et alluvad töötajad järgiksid töö- ja tootmisdistsipliini, töökaitse-, tööstus- ja sanitaar- ja hügieeninõudeid.

9. Teavitab juhtkonda olemasolevatest puudustest külastajate teenindamisel ja nende kõrvaldamiseks rakendatud meetmetest. 10.
Vastutus Haldur vastutab: - tema tehtud otsuste tagajärgede eest, mis ületavad tema volituste piire, mis on kehtestatud Vene Föderatsiooni kehtivate õigusaktidega, ettevõtte põhikirjaga ja muude regulatiivsete õigusaktidega - täitmata jätmise eest (ebaõige täitmine) nendes juhistes sätestatud ametikohustuste piires, mis on määratud Vene Föderatsiooni kehtivate tööseadustega - süüteo toimepanemise eest oma tegevuse käigus - kehtivate haldusorganite kehtestatud piirides; Vene Föderatsiooni kriminaal- ja tsiviilõigusaktid - materiaalse kahju tekitamise ja ettevõtte ärilise maine kahjustamise eest - RF kehtivate töö-, kriminaal- ja tsiviilseaduste piires. 5. Töötingimused 5.1.
Teavita oma pädevuse piires oma vahetut juhti kõigist oma tegevuse käigus tuvastatud puudustest ja tee ettepanekud nende kõrvaldamiseks. 4. Nõuda isiklikult või organisatsiooni juhtkonna nimel ettevõtte allüksustelt ja teistelt spetsialistidelt oma ametiülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente. 5. Kaasake talle pandud ülesannete lahendamisse spetsialiste kõigist (üksikute) struktuuriüksustest (kui see on ette nähtud struktuuriüksuste eeskirjaga, kui mitte, siis ettevõtte juhi loal). 6. Nõuda ettevõtte juhtkonnalt abi oma ametiõiguste ja -kohustuste täitmisel. IV. Vastutus Administraator vastutab: 1.
Büroojuhi kohustuste hulka võib kuuluda töö kommunaalteenuste ja kontoriseadmeid teenindavate organisatsioonide esindajatega. Peamine ja oluline erinevus büroojuhi ja kontoriadministraatori vahel on juhtimisõigus – administraator reeglina ei juhi kontoritöötajaid, vaid on lihtsalt üks neist ja teeb oma tööd koostöös kontoritöötajatega. Büroojuhil ja kontoriadministraatoril peavad olema sellised isikuomadused nagu suhtlemisoskus, energilisus, oskus selgelt ja selgelt väljendada oma mõtteid, enesekindlus, veenmisvõime, eneseorganiseerumisvõime (administraatoril) ja oskus juhtida meeskonda (juhil), võõrkeele oskust jne I. Üldsätted 1. Bürooadministraator kuulub spetsialistide kategooriasse. 2.

Administratiivse ärihoone ametijuhendi administraator

Haldur peab teadma: § Seltsi tööga seotud kõrgemate võimuorganite otsuseid, korraldusi, korraldusi, muid juht- ja normdokumente; § juhtimisstruktuur, töötajate õigused ja kohustused ning nende töögraafik § külastusteenuste korraldamise reeglid ja meetodid; § osutatavate teenuste liigid § majanduse, töökorralduse ja juhtimise alused; § turunduse ja reklaami korraldamise alused; § ruumide paigutus ja kaunistamise järjekord; § esteetika ja sotsiaalpsühholoogia alused; § tööseadusandlus; § töökaitse eeskirjad ja eeskirjad. 1.6. Oma tegevuses juhindub Haldaja: — Seltsi põhikirjast; — Ettevõtte juhtkonna korraldused, juhised; — Ettevõtte sisemised tööeeskirjad; — See ametijuhend.

1. Üldsätted

spetsialistid

Bürooadministraator määratakse ametisse ja vabastatakse ametist kehtiva tööseadusandlusega kehtestatud korras reisibüroo direktori korraldusega.

1. kontori administraator

3.1 Välised dokumendid:

3.2 Sisedokumendid:

Reisibüroo põhikiri, Reisibüroo direktori korraldused ja juhised; Reisibüroo määrused, Ametijuhendkontori administraator

1. Töökohustused kontori administraator

Kontori administraator täidab järgmisi ülesandeid:

4.1 Tagab büroo ettevalmistamise tööpäevaks (valvesignalisatsiooni väljalülitamine, kontoritehnika ühendamine ja tööks ettevalmistamine, kontori varustamine kirjatarvete ja kulumaterjalidega).

4.2 Koostab kalkulatsioonid büroo logistikale.

4.3 Vormistab vajalikud dokumendid büroo tööks vajalike kirjatarvete, tarbekaupade ja muude inventaritarnete, kontoritehnika hoolduse ja remondi ning muude teenuste lepingute sõlmimiseks.

4.4 Jälgib ruumide kujundust, jälgib klientidele jagamiseks mõeldud reklaami ja muude infomaterjalide koostamist ja väljastamist.

4.5 Tagab puhtuse ja korra bürooruumides.

4.6 Jälgib kontoritehnika korrektset toimimist ning kirjatarvete ja kulumaterjalide ratsionaalset kasutamist kontoris.

4.7 Loob kontakte operatiivteenistustega ja kommunaalorganisatsioonidega, et varustada büroopindu, teostada remondi- ja muid töid.

4.8 Tagab bürooruumide nõuetekohase hoolduse ja toimimise vastavalt tööstusliku sanitaar- ja tulekaitse eeskirjadele.

4.9.Korraldab bürootöötajatele lennu- ja raudteepiletite tellimist, sõidukite lähetamist.

4.11.Korraldab külastajate tõhusat ja kultuurset teenindamist, tagab neile mugavate tingimuste loomise, nõustab neid asjaajamisküsimustes, annab informatsiooni ja muid materjale (visiitkaardid, hinnakirjad, brošüürid jms).

4.12 Valmistab ette materiaal-tehnilise baasi keerukate läbirääkimiste pidamiseks partnerite, klientide ja teiste külastajate kategooriatega, peab külastajate arvestust;

4.14.Kasutab abinõusid konfliktsituatsioonide ennetamiseks ja kõrvaldamiseks.

4.15.Täidab oma vahetu juhi individuaalseid ametlikke ülesandeid.

4.16.Valmistab kontori ette sulgemiseks (kustutab valgustuse ja kontoritehnika, aktiveerib valvesignalisatsiooni jms).

Kontori administraator

1. Üldsätted

Käesolev ametijuhend määratleb bürooadministraatori funktsionaalsed kohustused, õigused ja kohustused.

Kontori administraator kuulub kategooriasse spetsialistid

Büroohaldur määratakse ametisse ja vabastatakse ametist kehtiva tööseadusandlusega kehtestatud korras ettevõtte direktori korraldusega.

Suhted ametikoha järgi:

1. Kontoriadministraatori kvalifikatsiooninõuded:

1. Tegevust reguleerivad dokumendid kontori administraator

3.1 Välised dokumendid:

Tehtud töödega seotud õigustloovad aktid.

3.2 Sisedokumendid:

Ettevõtte põhikiri, ettevõtte direktori korraldused ja juhised; Määrused kohtaorganisatsiooniline ja analüütilineosakond, ametijuhendkontori administraator, Sisemised tööeeskirjad.

1. Töökohustused kontori administraator

Kontori administraator:

4.1. Tagab kontori ettevalmistamise tööpäevaks (valvesignalisatsiooni väljalülitamine, kontoritehnika ühendamine ja kasutamiseks ettevalmistamine, kontori varustamine kirjatarvete ja kulumaterjalidega).

4.2. Koostab kalkulatsioonid kontorilogistika jaoks.

4.3. Vormistab vajalikud dokumendid lepingute sõlmimiseks: kantselei tööks vajalike kirjatarvete, tarbekaupade ja muude inventari esemete tarnimiseks; kontoriseadmete hooldus ja remont; muud teenused.

4.4. Jälgib ruumide kujundust, jälgib külastajatele jagamiseks mõeldud reklaami ja muude infomaterjalide koostamist ja väljastamist kontoris.

4.5. Tagab puhtuse ja korra bürooruumides.

4.6. Jälgib kontoritehnika nõuetekohast toimimist ning kontoritarvete ja kulumaterjalide ratsionaalset kasutamist kontoris.

4.7. Loob kontakte operatiivteenistuste ja kommunaalorganisatsioonidega, et varustada büroopindu, teostada remonti ja muid töid.

4.8. Tagab bürooruumide nõuetekohase hoolduse ja toimimise vastavalt tööstusliku sanitaar- ja tulekaitse eeskirjadele ja eeskirjadele.

4.9. Korraldab lennu- ja raudteepiletite tellimist kontoritöötajatele, väljasaatmissõidukitele.

4.10. Korraldab kontoripaberimajandust, võtab vastu sissetulevaid kõnesid ja haldab väljaminevaid kõnesid.

4.11. Korraldab külastajate tõhusat ja kultuurset teenindamist, tagab neile mugavate tingimuste loomise, nõustab neid haldusküsimustes, jagab teavet ja muid materjale (visiitkaardid, hinnakirjad, brošüürid jne).

4.12. Valmistab ette materiaal-tehnilise baasi keerukate läbirääkimiste pidamiseks partnerite, klientide ja teiste külastajate kategooriatega.

4.13. Peab külastajate üle arvestust.

4.14. Võtab meetmeid konfliktiolukordade ennetamiseks ja kõrvaldamiseks.

4.15. Täidab oma vahetu ülemuse individuaalseid ametlikke ülesandeid.

4.16. Valmistab kontori ette sulgemiseks (kustutab valgustuse ja kontoritehnika, aktiveerib valvesignalisatsiooni jms).

1. Õigusedkontori administraator &n

Büroojuht on iga kaasaegse ettevõtte töös üks vajalikumaid töötajaid. Tööülesannete lai valik hõlmab organisatsiooni- ja järelevalvespetsialisti ülesandeid. See ühendab korraga kuni kolm volitatud esindajat: sekretär, tarnejuht, administraator. Büroojuhi kohustused hõlmavad eelkõige suurt vastutust ja kõrget efektiivsust.

Nõuded spetsialistile

Büroojuhi ametijuhend sisaldab vajalikke juhiseid töölevõtmiseks ja selle edaspidiseks rakendamiseks. Esimene asi, mida sellele ametikohale kandideerijal peab olema, on vastav haridus ja kutseoskused. Töötajal peab olema erialakesk-, mittetäieliku kõrg- või kõrghariduse lõpetamise diplom.

Oskused peavad sisaldama teadmisi büroo ülesehitusest ja selle töö eripäradest. Ruumi tsoneerimine on funktsionaalsuse oluline tegur. Kui büroojuht on kursis tegevuste korraldamise põhimõtetega, ei ole tal keeruline üksikuid tööpositsioone kontrollida. Töötajad tuleks määrata oma kohtadele vastavalt kohustustele, et muud tööd ei segataks. Büroojuht peab teadma iga spetsialisti töö ulatust ja vastutuse määra.

Kontori administraatori kohustused

Juhataja on kohustatud korraldama bürooruumides optimaalselt mugava tootmise. Lisaks tsoneerimisele peab juht juhtima töötajaid nii, et iga raami kõiki funktsioone täidetaks järjepidevalt. Bürootegevuse aluspõhimõtted kehtestab administraator vastavalt järgmistele punktidele:

• Spetsialistide valik ja paigutamine.
• Planeerimisstrateegia ja taktika töös.
• Büroo organisatsioonilise struktuuri ülesehitamine.

Stabiilseks tööseisundiks kontoris on vaja tagada, et iga inimene saaks oma tegevuses edu. Positiivsed töötulemused saavutatakse motivatsioonimeetodite ja selle strateegia juhtimisega. Progressiivsete lähenemisviiside väljatöötamine ja rakendamine kvaliteedi parandamiseks ja tootlikkuse suurendamiseks on büroojuhi kohustus.

Ärisuhtlus töökollektiivis põhineb moraalil ja kutse-eetikal. Büroojuht on see, kes on eeskujuks viisakuse ja töötajate austamise osas.

Sisekontroll

Kõiki tehtud otsuseid peab haldur ise kontrollima. Kontrolli teostatakse järgmistes professionaalsetes valdkondades:

• Töösiseste eeskirjade tutvustamine ja jõustamine.
• Konkreetsete suhtlusstandardite järgimine ettevõttes.
• Kontroll kõnekultuuri üle klientide ja äripartneritega suhtlemisel.
• Riietuskood on ettevõtte töös oluline punkt. Töötajad peavad kandma vastavat vormiriietust, mis on kehtestatud ärikeskkonna standardite ja ettevõtte põhikirja nõuetega.

Büroojuht, kelle tööülesannete hulka kuulub personalijuhtimine ja tegevuskontroll, peab välja töötama oma organisatsioonilise metoodika ja struktuuri töö kvaliteedi hindamiseks. Iga töötaja suhtes kohaldatakse distsiplinaarvastutust tööeeskirjade ja tööeetika rikkumiste eest. Juht ise kannab seda vastutust. Administraator töötab välja meetmete süsteemi rikkumiste ennetamiseks, juhtkonna ja teiste töötajatega tekkinud konfliktide lahendamise viisid ning moraalsete stiimulite meetodid.

Hooldaja kohustused

Juhataja ülesandeid võib täita ka büroojuht. Sel juhul peab ta varustama personali ja ruumid vajalike tarbekaupadega. Igal töötajal peab olema märk ja visiitkaardid, et tema isik, nimi, ametikoht ja kontaktandmed oleksid alati õigesti äratuntavad ja adresseeritud. Spetsialisti nägu on kontori ja ettevõtte nägu.

Kontoritarvetega varustamine toimub regulaarselt ja selle eest vastutab büroo juhataja. Kaupade hankimiseks koostatakse äriplaanid, võttes arvesse ettevõttele tarnitud toodete kogust, hulgiostude maksumust ja allahindlussüsteeme. Kontorimaterjalide, sealhulgas paberi ja seadmete tarvikute pidev tarnimine toimub tarnijate ja teenindusettevõtetega tehingute tegemisel kontorijuhi otsesel osalusel. Kauba kättesaamist kontrollitakse makse- ja. Kirjatarvete ja varustuse väljastamine personalile toimub vastutavate isikute määramisel ning majandusvara jaotamise skeemide ja protseduuride olemasolul.

Kõiki seadmeid kontrollib tarnejuht, antud juhul büroojuht. Tööülesannete hulka kuulub tehniliste seadmete ja kommunikatsioonide hea seisukorra jälgimine. Seadmete ja masinate rikke korral kutsutakse kohale teenindusettevõte või remondispetsialist ja kontrollitakse tema töö tulemusi. Selline kontroll toimub ka uute seadmete kontorisse tarnimisel.

Seadmete ja kulumaterjalide inventuuri viib läbi büroojuhataja, kontrollides perioodiliselt raamatupidamisandmetega ärivara saadavust ja tehnilist seisukorda.

Majandustoetuse juht haldab omal vastutusel büroole ettevõttele vajalike kaupade ostmiseks ja ruumide tehniliste vajaduste rahuldamiseks eraldatud vahendeid. Hooldaja korraldab arutlevate ürituste, konverentside ja läbirääkimiste logistikat.

Sekretär ja tema ülesanded

Kõik loetletud võtmeprotsessid juhi töös ja tema otsused peavad olema ametlikult dokumenteeritud ning seetõttu kuulub büroojuhi ja sekretäri kohustuste hulka ühes isikus ka organisatsiooniliste tegevuste dokumenteerimise tugi. Igal dokumendil on olenevalt selle eesmärgist oma vorm ja struktuur. Alles siis on tehtud otsusel või plaanil õiguslik alus ja see eeldab kõigi punktide ranget rakendamist. Nii toimib ettevõte selgelt ja koordineeritult.

Koostöö ja integratsioon

Sekretär-juhataja korraldab koosolekuid ja külaliste vastuvõttu. Delegatsioonid ja komisjonid, partnerid, kliendid on ettevõtte olulised külastajad. Neist sõltub otseselt ettevõtte tegevus ja selle areng. Suhtlemine toimub äritasandil vormisõbralikku eetikat kasutades, lülitumata üle isiklikele sidemetele ja suhtlemisele – ainult töö. Büroojuht peaks sümboliseerima kultuuri ja austust mitte ainult kõrgema esindajana, vaid ka ettevõtte kui terviku suhtes. Kontaktandmete vastuvõtmise ja edastamisega tegeleb otse sekretär. Koostööks ja oluliste suhtlusprobleemide lahendamiseks vahetatakse, analüüsitakse ja säilitatakse osakonnas visiitkaarte. Ärikirjade pidamine partnerite ja filiaalidega on büroojuhi kohustus. Nad teostavad vajaliku materjali elektroonilist ja kulleriga saatmist, teabe vastuvõtmist ja analüüsi ning ärikirjavahetust.

Juht juhtimisstruktuuris

Juht annab enamasti aru otse ettevõtte tegevjuhile ja kõrgemale juhtkonnale. Kohustused ja õigused näevad ette ülemused, kes jälgivad nende täitmist. Büroojuhi kohustuste hulka CV koostamisel on aruanne läbiviidud büroosisese korralduse, tootlikkuse tulemuste saavutamise ning töös ja tegevuste korrashoidmisel tekkinud raskuste kohta. Nad teevad ettepanekuid tingimuste parandamiseks, majandus- ja äriküsimused seoses seadmete ja materjalide ostmisega, taotlevad ümberpaigutamist, edutamist, töötajate vallandamist. Arutamisele esitatakse väljapaistvate spetsialistide distsiplinaarkaristused ja preemiad.

Spetsialistide juhised

Uue juhi töölevõtmisega kaasneb kohustuste, õiguste ja vastutuste kogumi ettevalmistamine ja vastuvõtmine. Büroojuhi juhised sisaldavad täielikku loetelu kõigist ülalkirjeldatud töö ja korralduse normidest ja reeglitest, see hõlmab ka administraatorile alluvaid isikuid või ametikohti.

Karjääriredel

Juhi karjäär on üles ehitatud sisemisele arengule ja professionaalsele kasvule, mis seisneb oskuste parandamises. Mõju muutumine toimub koos volituste suurenemise või vähenemisega alluvate ja teiste töötajate silmis. Ametikoha vertikaalse positiivse mobiilsuse määravad edukus ettevõtte seatud eesmärkide saavutamisel, algatus- ja suhtlemisoskus, uuenduslikud võimed ning efektiivsed töövõtted.

Büroojuht on üks nõutumaid ameteid. Tõhus spetsialist peab pöörama märkimisväärset tähelepanu inimressursile, see nõue sisaldub büroojuhi CV kohustuste hulgas. Korralikult valitud ja kõrgelt kvalifitseeritud personal, mis põhineb sisemistel juhiomadustel, avaldab positiivset mõju ettevõtte arengu dünaamikale.

Enamiku suurte ja tõsiste ettevõtete jaoks on büroojuhi ametikoha juurutamine juba pikka aega olnud edukaks toimimiseks vajalik meede. Veelgi enam, enamik keskmiste ja väikeettevõtete kategooriasse kuuluvaid ettevõtteid hakkas tänapäeval üha enam seda struktuuriüksust oma töötajatele tutvustama. Sellest tulenevalt on viimasel ajal üha aktuaalsemaks muutunud kontorijuhi ametijuhend, mis paljastab täielikult selle töötaja funktsionaalsuse.

Mis on büroojuhi ülesanne?

Mis tahes ettevõtte juhtkontori ametikoht hõlmab sageli paljude erinevate funktsioonide täitmist. Seetõttu tuleb tihtipeale töölepingu lisana vormistada büroojuhi ametijuhend, kus on selgelt kirjas kõik sellise töötaja kohustused. Kõigepealt on vaja mõista, et sellisele töötajale esitatavad peamised nõuded on ettevõtte haldusjaotuse juhtimine ja kontroll. Seega ei tähenda “kontor” konkreetset ruumi, vaid ettevõtte osakonda, mille spetsialistid tegelevad haldus- ja juhtimisfunktsioonide täitmisega. Büroojuhi ametijuhend peaks hõlmama kõiki vastavale spetsialistile pandud järelevalvekohustusi. Eelkõige võivad need sisaldada järgmisi funktsioone:

• haldusosakonna töötajate tegevuse planeerimine;
• ettevõtte vastaspooltega suhtlemise korporatiivse kultuuri ja eetika kujundamine ja juurutamine ettevõtte spetsialistide seas;
• ettevõtte allüksuste vahel moodustatud büroojuhtimissüsteemi korraldamine ja toimimise kontroll;
• büroo täielikuks toimimiseks vajalike materjalide olemasolu pidev jälgimine;
• aruannete koostamine juhtkonna jaoks varem kehtestatud vormide abil.

Erinevus kontorijuhi ja administraatori vahel

Büroojuhi ametijuhendit saab ettevõtte juhtkonna äranägemisel laiendada ja täiendada kõigi vajalike tööülesannetega, mida on kohustatud täitma vastaval ametikohal töötav spetsialist olemasoleva haldusüksuse normaalseks toimimiseks. Selline dokument on vormistatud mõnevõrra teisiti kui kontoriadministraatori ametijuhend. Viimasel juhul tuleks spetsialistile reeglina usaldada üksuse töö korraldamisega seotud majandusfunktsioonid. Tuleb meeles pidada, et juht täidab eelkõige töötajate tegevuse juhtimisega seotud kohustusi.

Administraator vastutab tingimuste korraldamise eest, mis võimaldavad kõigil spetsialistidel neile määratud funktsionaalsust täielikult rakendada.

Personalispetsialisti kohustused

Lisaks on olemas ka selline dokument nagu personaliosakonna ametijuhend. Käesolevas dokumendis toodud kohustused on seotud ka personalitöö korraldusega. Erinevus seisneb selles, et personaliosakonna töötaja vastutab eelkõige töötajate palkamise eest ja kontrollib spetsialistide tööliikumist ettevõtte sees. Valdkonna töötajate töö korraldamine ei ole tema kohustus.

Kontoriadministraator on paljude suurettevõtete personalitabelisse kantud juhtiva ametikoht. Uurige, kuidas ta büroo tööd mõjutab, mille poolest erineb tavalisest sekretärist ja millised on tema kohustused.

Artiklist saate teada:

Kaasaegse kontoritöö üheks peamiseks trendiks on automatiseerimise kasvav tempo. Kaasaegsed tehnoloogiad võivad sekretäri tööd oluliselt lihtsustada. Arvutitehnoloogia abil saab nüüd täita paljusid rutiinseid ja isegi intellektuaalseid funktsioone. Ainus, mida masinad pole veel valmistama õppinud, on aktiivne osalemine ärijuhtimises. Suurettevõtted ei saa praegu hakkama ilma kontoriadministraatorita, kes koordineerib nende tööd ja loob selleks optimaalsed tingimused.

Mille poolest erineb kontoriadministraator sekretärist ja büroojuhist?

Sarnane positsioon ilmus kodumaises äris suhteliselt hiljuti. Selle kasutuselevõtt sai enamiku suurettevõtete edukaks toimimiseks vajalikuks meetmeks. Bürooadministraatori vaba ametikoha avanemisel esitatakse reeglina samad nõuded, mis büroojuhataja või büroojuhi ametikohale kandideerijatele. :

• haldus- ja majandustöö kogemus ning personalijuhtimise oskused;
• juhtimisalane lisaharidus;
• teadmised kontoritehnikast;
• Võõrkeelte oskus;
• ettevõtte tegevuse spetsiifika mõistmine;
• ärisuhtlusoskused ja ärietiketi tundmine;
• täpsus, tõhusus, pingetaluvus;

Nende kahe ameti vahel on endiselt erinevusi. Bürooadministraator tegutseb sageli juhina, s.t. ta juhib organisatsiooni haldusjaotust. Tema volituste ring on palju laiem, nagu ka kohustuste loetelu. See sisaldab mitmeid juhtimis- ja isegi juhtimisfunktsioone. Sellele töötajale, nagu ka kontorijuhile, võidakse määrata ärifunktsioone, kuid need ei ole prioriteetsed.

Kontorijuhist projektiadministraatoriks: elukutsete trendid

Praegu on kontoritöötajate haldustegevuses tekkimas . Abifunktsioonidest liigub see järk-järgult juhtimistegevuste kategooriasse.

Haldustöötajatele määratakse üha enam traditsioonilisi projektiadministraatori kohustusi:

1. Konkreetsete projektide planeerimine ja elluviimine;
2. Osalemine ettevõtte strateegiliste küsimuste lahendamiseks loodud erinevate komisjonide tegevuses;

Projektiadministraator on töötaja, kes vastutab dokumentatsiooni korrashoiu, projektijuhi tegevuse toetamise eest tööde planeerimisel ja jälgimisel ning osalejatele töö edukaks sooritamiseks vajaliku teabe edastamise eest. Paljud juhid suurtes organisatsioonides on infovoogude ristumiskoha keskmes ning pakuvad ettevõtte juhile ja töötajatele operatiivset teabetuge.

Kontoriadministraatori ametijuhend

Peamine bürooadministraatori tööd reguleeriv kohalik normatiivdokument on ametijuhend. See määratleb selgelt tema töökohustused, õigused ja vastutusvaldkonna. Lisaks täpsustatakse käesolevas dokumendis kandidaadile esitatavad nõuded haridustaseme ja kutseoskuste osas.

Paljudes ettevõtetes töötatakse ametijuhendid välja olemasolevate sekretäri ja büroojuhi juhiste põhjal, lisades seda , mis kirjeldab selle töötaja haldusülesandeid. Juhi oluline erinevus seisneb selles, et tal on mitmeid juhtimisõigusi: ta juhib kontoritöötajaid, kontoritööd ja logistikat.

Kontori administraatori kohustused

Bürooadministraatori tööülesanded on reguleeritud ametijuhendiga. Reeglina on tal laialdased volitused ning ta täidab organisatsiooni- ja järelevalvespetsialisti ülesandeid. Paljudes organisatsioonides on sekretäri, varustusjuhi ja juhi funktsioonid ühendatud ühele ametikohale. Suurtes ettevõtetes muutub see spetsialist juhiks, kelle alluvuses on: sekretariaat, kullerid, ametnikud ja teeninduspersonal.

Pakume lühikest kontrollnimekirja kontoriadministraatori kohustustest, mille saab lisada tema ametijuhendisse:

Kontori ettevalmistamine tööpäevaks

Kontoriadministraatori rutiinsed tööülesanded algavad kontori ettevalmistamisest uueks päevaks. Tööle jõudes deaktiveerib ta valvesüsteemi, ühendab kontoritehnika, kontrollib vajalike kulumaterjalide ja kontoritarvete olemasolu. Seejärel tuleb tal analüüsida külastajate nimekirja ja valmistuda nende koosolekuks: kontrollida vastuvõtuala seisukorda, veenduda reklaami- ja muude materjalide olemasolus, valmistada ette koosolekuruumid ja konverentsiruumid.

Loe ka:

Kalkulatsioonide koostamine kontori varustamiseks kõige tööks vajalikuga

Kasulik artikkel:Umbes, , loe elektroonilisest ajakirjast.

Need võivad olla kas perioodilised või ühekordsed vajadused, mille kohta saab teavet kolmel viisil:

Olenevalt olukorrast (kirjatarvete ostmine ilma nende tarbimist arvestamata);

Taotluste alusel (vajadused selgitatakse välja taotluste kogumisel);

Süstemaatiline (arvestatakse mitte ainult personalisoove, vaid ka asjade tegelikku seisu);

Puhtuse ja korra hoidmine

Bürooadministraator on töötaja, kelle tööülesannete hulka kuulub puhastusfirmadega lepingute sõlmimine ja uuesti allkirjastamine ning teeninduspersonali töö koordineerimine. Ta peab kaaluma ettepanekuid, kooskõlastama ettevõtte valiku juhtkonnaga ning koostama lepingu sõlmimiseks vajaliku dokumentatsiooni. Juhataja peab valima sobiva koristussageduse, sätestama selle aja ja kestuse.

Kontaktid operatiivteenistustega

Tihtipeale on bürooadministraatori ametijuhendis toodud üheks kohustuseks kontaktide loomine operatiiv- ja kommunaalteenustega. Ruumide varustamine ressurssidega, remonditööde õigeaegne teostamine, . Ta vastutab selle eest, et ruumide seisukord vastaks tööstusliku sanitaar- ja tulekaitse eeskirjadele ja eeskirjadele.

Transpordi dispetšer

Kui organisatsioonis on juhtimisruum ja , transpordiosakond, kantakse need sageli üle kontori administraatori vastutusalasse. Mõnes ettevõttes vastutab seda ametit pidav töötaja info kiire edastamise, marsruudi optimeerimise, seisukorra jälgimise ja koormuse jaotamise eest, s.t. täidab osaliselt logistikaspetsialisti ülesandeid.

Kontoritöö korraldamine

Kogenud juhi vastutusalasse kuulub sageli ka kontoritöö korraldamine, s.o. optimaalsete tingimuste loomine dokumentide liikumiseks, otsimiseks ja säilitamiseks. Erinevalt sekretärist ta lihtsalt ei tegele ja väljaminevate kõnede haldamine. Ta süstematiseerib, registreerib ja jälgib ametliku dokumentatsiooni täitmist.

Büroohaldur teeb büroohaldusteenusega pidevalt koostööd ja on mõnel juhul isegi selle eestvedaja.

Külastajate teenused

Kontoriadministraatori töökohustuste hulka kuulub sageli ka külastajate teenindamine. Ta vastutab külastajatega külastuse aja kokkuleppimise eest, , võta vastu kõik tulijad, korralda vastuvõtt vastavalt juhtkonna juhistele.

Büroo personalijuhtimine

Bürooadministraatoril on mitmeid tema juhendatava personali juhtimisega seotud kohustusi. Ta tegeleb sekretariaadi spetsialistide valiku ja paigutamisega, kavandab töö strateegiat ja taktikat ning ehitab üles organisatsiooni struktuuri. Juht peab valdama personali motiveerimise meetodeid, teadma meetodeid tootlikkuse tõstmiseks ja olema eeskujuks kutse-eetikast

Sisekontroll

Bürooadministraator mitte ainult ei tee mitmeid olulisi juhtimisotsuseid, vaid jälgib ka nende täitmist. Tema tööülesannete hulka kuulub tööeeskirjade kehtestamine ja tagamine, samuti ettevõtte suhtlusstandardite järgimine. Külastajatega suheldes kontrollib ta oma alluvate kõnekultuuri, , järgides ärietiketi reegleid.