Administrador de oficina: responsabilidades y tendencias en el desarrollo de la profesión. Muestra de descripción del trabajo de un administrador Lo que debe saber un administrador de oficina

El Departamento de Contabilidad e Informes sobre la presentación de: § conclusiones sobre el cumplimiento de los límites en el suministro de recursos materiales y su gasto en las divisiones estructurales de la Compañía para el propósito previsto; § propuestas para la venta de equipos sobrantes, etc.; § datos contables para el movimiento de recursos materiales en los almacenes de la Compañía; § estimaciones de costos para el mantenimiento de edificios y locales en los que se encuentran las divisiones estructurales de la Compañía, incluidos equipos (ascensores, iluminación, sistemas de calefacción, ventilación, etc.); § estimaciones de costos para la compra de muebles, materiales para el hogar, equipos, inventario, etc. § informes establecidos. 6.6. Departamento Jurídico para obtener: § consultas sobre cuestiones legales; § aclaraciones de la legislación vigente; § conclusiones sobre la conformidad de los documentos presentados para examen legal con la legislación vigente. 6.7.

Descripción del puesto de administrador

El administrador de la oficina debe conocer: -ética de las relaciones en el grupo de trabajo; - normas de trabajo de oficina; -ubicación de los locales de oficinas; -principios de planificación y diseño de locales de oficinas; -reglas y métodos de organización del trabajo de oficina; -campo de actividad de los trabajadores de oficina; -principios de organización del material de oficina; -fundamentos de estética, ética y psicología social; - normativa laboral interna; -conceptos básicos de la legislación laboral; -requisitos legales para los contratos comerciales y el procedimiento para su celebración; -equipo técnico de la oficina; -reglas para el uso de equipos de oficina; -principios de relación con la administración (oficina del comandante) del edificio en el que se encuentran las oficinas; - normas y reglamentos de protección laboral; - normas de seguridad, protección contra incendios y saneamiento industrial. 2.

Descripción del puesto de administrador

Realiza asignaciones oficiales individuales de su superior inmediato. 16. Prepara la oficina para el cierre (apaga la iluminación y el equipo de oficina, activa los sistemas de alarma de seguridad, etc.).

III. Derechos El administrador de la oficina tiene derecho a: 1. Administrar de forma independiente y bajo su propia responsabilidad los fondos asignados para dotar a la oficina de los elementos necesarios del inventario. 2. Presentar propuestas de mejora del trabajo de la oficina y de la empresa en su conjunto para la consideración del titular de la empresa.

Familiarizarse con los documentos que definen sus derechos y responsabilidades para su cargo, criterios para evaluar la calidad del desempeño de las funciones oficiales. 4. Firmar y visar documentos de su competencia.

5.
Apruebo………………………… …………………………………………….(nombre de la organización) …………………………… ………… …….(cargo) ………………….……………………………………(nombre completo) “…..” …………………. 20….. p.f. ………………………………………………………………………………………………..(nombre, empresa, organización) 1. Disposiciones generales 1.1 . El administrador es contratado y despedido por orden del director de la empresa.
1.2.

Atención

Para el cargo de administrador se designa a una persona que tenga educación vocacional secundaria sin requisitos de experiencia laboral o educación vocacional primaria y experiencia laboral en la especialidad de al menos ……………. años. 1.3. El administrador reporta directamente a ………………………………………………………………………………………………………… (director de la empresa / jefe de la unidad estructural / otro funcionario) 1.4.

Descripción del puesto del administrador del piso de ventas.

Garantiza el correcto mantenimiento y funcionamiento de los locales de oficinas de acuerdo con las normas y reglamentos de saneamiento industrial y protección contra incendios. 9. Organiza el pedido de billetes de avión y ferrocarril para los empleados de oficina, despachando vehículos.

10. Organiza trámites de oficina, recepción de llamadas entrantes y gestión de llamadas salientes. 11. Organiza un servicio eficaz y cultural para los visitantes, garantiza la creación de condiciones cómodas para ellos, les asesora sobre cuestiones administrativas, les proporciona información y otros materiales (tarjetas de visita, listas de precios, folletos, etc.). 12. Prepara la base material y técnica para llevar a cabo negociaciones complejas con socios, clientes y otras categorías de visitantes. 13. Mantiene registros de los visitantes. 14. Toma medidas para prevenir y eliminar situaciones de conflicto. 15.

Descripciones de trabajo

El administrador debe conocer: - resoluciones, órdenes, órdenes y otros documentos rectores y reglamentarios de órganos superiores y de otro tipo relacionados con el trabajo de la empresa - la estructura de la gestión empresarial, los derechos y responsabilidades de los empleados, su horario de trabajo; y métodos para organizar el proceso de atención a los visitantes; - tipos de servicios prestados por la empresa; - conceptos básicos de marketing y publicidad; - principios de planificación y diseño de locales, escaparates - conceptos básicos de estética, ética y psicología social; economía, organización y gestión laboral; - legislación laboral y de protección laboral de la Federación de Rusia - normas reglamentaciones laborales internas - normas y reglamentos de protección laboral, medidas de seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios; 1.5.
Puede descargar la descripción del puesto de administrador de la oficina de forma gratuita. Responsabilidades laborales del administrador de la oficina Apruebo (Apellido, iniciales) (nombre de la organización, su forma organizativa y jurídica) (director; otra persona autorizada para aprobar la descripción del puesto) 00.00.201_g. m.p. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DEL ADMINISTRADOR DE OFICINA (nombre de la institución) 00.00.201_g. No. 00 1. Disposiciones generales 1.1. Esta descripción de funciones establece las responsabilidades, derechos y responsabilidades laborales del administrador de oficina (en adelante, la “empresa”).
Nombre de la institución 1.2 Se contrata para el cargo de administrador de oficina a una persona con formación profesional (superior; secundaria) y experiencia en labores económicas y administrativas de al menos (1 año; 2 años; 3 años; etc.). 1.3.El administrador de la oficina es designado para el cargo y destituido por orden del titular de la organización.

Descripción del trabajo para administrador de oficina

Información

Consulta a los visitantes sobre temas relacionados con los servicios prestados. 4. Toma medidas para prevenir y eliminar situaciones de conflicto.

Vela por la limpieza y el orden en el local y en la zona adyacente al mismo o al edificio. 8. Supervisa el cumplimiento por parte de los empleados subordinados de la disciplina laboral y productiva, las normas y reglamentos de protección laboral, los requisitos de saneamiento e higiene industrial.

9. Informa a la dirección sobre las deficiencias existentes en el servicio a los visitantes y las medidas adoptadas para eliminarlas. 10.
Responsabilidad El administrador es responsable: - de las consecuencias de las decisiones que tome que vayan más allá de los límites de sus poderes establecidos por la legislación vigente de la Federación de Rusia, los estatutos de la empresa y otros actos legales reglamentarios - por el incumplimiento; (desempeño indebido) de sus funciones oficiales previstas en estas instrucciones, dentro de los límites determinados por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia - por cometer un delito en el desempeño de sus actividades - dentro de los límites determinados por la legislación administrativa vigente; legislación penal y civil de la Federación de Rusia - por causar daños materiales y daños a la reputación comercial de la empresa - dentro de los límites determinados por la legislación laboral, penal y civil vigente. 5. Condiciones de trabajo 5.1.
Dentro de su competencia, informe a su supervisor inmediato sobre todas las deficiencias identificadas en el curso de sus actividades y haga propuestas para su eliminación. 4. Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la organización a las divisiones de la empresa y otros especialistas la información y los documentos necesarios para el cumplimiento de sus funciones oficiales. 5. Involucrar a especialistas de todas las divisiones estructurales (individuales) en la resolución de las tareas que se le asignen (si así lo prevé el reglamento sobre divisiones estructurales, si no, con el permiso del jefe de la empresa). 6. Exigir que la dirección de la empresa le preste asistencia en el desempeño de sus derechos y deberes oficiales. IV. Responsabilidad El administrador es responsable: 1.
Entre las responsabilidades de un gerente de oficina puede estar trabajar con servicios públicos y representantes de organizaciones que dan servicio a equipos de oficina. La principal y significativa diferencia entre un gerente de oficina y un administrador de oficina es la autoridad de liderazgo: el administrador, por regla general, no dirige a los trabajadores de oficina, sino que es simplemente uno de ellos y realiza su trabajo en colaboración con el personal de la oficina. Un gerente de oficina y un administrador de oficina deben tener cualidades personales como capacidad de comunicación, energía, capacidad de expresar los pensamientos de forma clara y clara, confianza, capacidad de persuasión, capacidad de autoorganización (para un administrador) y capacidad de gestionar un equipo (para un directivo), conocimiento de una lengua extranjera, etc. I. Disposiciones generales 1. El administrador de oficina pertenece a la categoría de especialistas. 2.

Descripción del puesto de administrador de un edificio comercial administrativo

El administrador debe conocer: § resoluciones, órdenes, órdenes, otros documentos rectores y reglamentarios de autoridades superiores relacionados con el trabajo de la Compañía; § estructura de gestión, derechos y responsabilidades de los empleados y su horario de trabajo § reglas y métodos para organizar los servicios a los visitantes; § tipos de servicios prestados; § conceptos básicos de economía, organización y gestión laboral; § conceptos básicos de organización de marketing y publicidad; § distribución y orden de decoración del local; § fundamentos de la estética y la psicología social; § legislación laboral; § normas y reglamentos de protección laboral. 1.6. En sus actividades, el Administrador se guía por: — los Estatutos de la Sociedad; — Órdenes, instrucciones de la dirección de la Sociedad; — reglamento laboral interno de la Compañía; — Esta descripción del trabajo.

1. Provisiones generales

especialistas

El administrador de la oficina es nombrado y destituido de acuerdo con el procedimiento establecido por la legislación laboral vigente por orden del director de la agencia de viajes.

1. Oficina del administrador

3.1 Documentos externos:

3.2 Documentos internos:

Carta de una agencia de viajes, Órdenes e instrucciones del director de una agencia de viajes; Reglamento de la agencia de viajes, descripción del puesto.Oficina del administrador

1. Responsabilidades laborales Oficina del administrador

El administrador de la oficina realiza las siguientes funciones:

4.1 Garantiza que la oficina esté preparada para la jornada laboral (desactivando el sistema de alarma de seguridad, conectando los equipos de oficina y preparándolos para su funcionamiento, dotando a la oficina de material de oficina y consumibles).

4.2 Elabora presupuestos para la logística de la oficina.

4.3 Redacta los documentos necesarios para la celebración de contratos de suministro de material de oficina, consumibles y otros artículos de inventario necesarios para el funcionamiento de la oficina, mantenimiento y reparación de equipos de oficina y otros servicios.

4.4 Supervisa el diseño del local, supervisa la preparación y publicación de publicidad y otros materiales informativos en la oficina destinados a su distribución a los clientes.

4.5. Vela por la limpieza y el orden en las instalaciones de la oficina.

4.6 Vigila el correcto funcionamiento del material ofimático y el uso racional del material de oficina y consumibles de la oficina.

4.7 Establece contactos con servicios operativos y organizaciones de servicios públicos para proporcionar recursos a las instalaciones de oficinas, realizar reparaciones y otros trabajos.

4.8 Garantiza el correcto mantenimiento y funcionamiento de los locales de oficinas de acuerdo con las normas y reglamentos de saneamiento industrial y protección contra incendios.

4.9.Organiza el pedido de billetes de avión y ferrocarril para los empleados de oficina, despacho de vehículos.

4.11.Organiza un servicio eficaz y cultural para los visitantes, garantiza la creación de condiciones cómodas para ellos, les asesora sobre cuestiones administrativas, les proporciona información y otros materiales (tarjetas de visita, listas de precios, folletos, etc.).

4.12 Prepara la base material y técnica para llevar a cabo negociaciones complejas con socios, clientes y otras categorías de visitantes, mantiene registros de los visitantes;

4.14.Toma medidas para prevenir y eliminar situaciones de conflicto.

4.15.Realizar encargos oficiales individuales de su superior inmediato.

4.16.Prepara la oficina para el cierre (apaga la iluminación y los equipos de oficina, activa los sistemas de alarma de seguridad, etc.).

Oficina del administrador

1. Provisiones generales

Esta descripción del trabajo define los deberes, derechos y responsabilidades funcionales del administrador de la oficina.

Administrador de oficina pertenece a la categoría especialistas

El administrador de la oficina es nombrado y destituido de acuerdo con el procedimiento establecido por la legislación laboral vigente por orden del director de la empresa.

Relaciones por puesto:

1. Requisitos de calificación para un administrador de oficina:

1. Documentos que regulan las actividades. Oficina del administrador

3.1 Documentos externos:

Actos legislativos y reglamentarios relacionados con el trabajo realizado.

3.2 Documentos internos:

Estatuto de la empresa, Órdenes e instrucciones del director de la empresa; Regulaciones sobreorganizacional y analíticodepartamento, descripción del trabajoOficina del administrador, Normativa interna de trabajo.

1. Responsabilidades laborales Oficina del administrador

Oficina del administrador:

4.1. Se asegura de que la oficina esté preparada para la jornada laboral (desactivando el sistema de alarma de seguridad, conectando los equipos de oficina y preparándolos para su uso, dotando a la oficina de material de oficina y consumibles).

4.2. Elabora presupuestos para la logística de oficinas.

4.3. Redacta los documentos necesarios para la celebración de contratos de: suministro de material de oficina, consumibles y otros elementos de inventario necesarios para el funcionamiento de la oficina; mantenimiento y reparación de equipos de oficina; otros servicios.

4.4. Supervisa el diseño de las instalaciones, supervisa la preparación y publicación de publicidad y otros materiales informativos en la oficina destinados a ser distribuidos a los visitantes.

4.5. Vela por la limpieza y el orden en las instalaciones de la oficina.

4.6. Vigila el correcto funcionamiento del equipo de oficina y el uso racional de los materiales y consumibles de oficina en la oficina.

4.7. Establece contactos con servicios operativos y organizaciones de servicios públicos para proporcionar recursos a las instalaciones de oficinas, realizar reparaciones y otros trabajos.

4.8. Garantiza el correcto mantenimiento y funcionamiento de los locales de oficinas de acuerdo con las normas y reglamentos de saneamiento industrial y protección contra incendios.

4.9. Organiza el pedido de billetes de avión y ferrocarril para empleados de oficina, despacho de vehículos.

4.10. Organiza trámites de oficina, recibe llamadas entrantes y gestiona llamadas salientes.

4.11. Organiza un servicio eficaz y cultural para los visitantes, garantiza la creación de condiciones cómodas para ellos, les asesora sobre cuestiones administrativas, les proporciona información y otros materiales (tarjetas de visita, listas de precios, folletos, etc.).

4.12. Prepara la base material y técnica para llevar a cabo negociaciones complejas con socios, clientes y otras categorías de visitantes.

4.13. Mantiene registros de los visitantes.

4.14. Toma medidas para prevenir y eliminar situaciones de conflicto.

4.15. Realiza asignaciones oficiales individuales de su superior inmediato.

4.16. Prepara la oficina para el cierre (apaga la iluminación y el equipamiento de oficina, activa los sistemas de alarma de seguridad, etc.).

1. Derechosadministrador de oficina &n

Un gerente de oficina es uno de los miembros del personal más necesarios en el trabajo de cualquier empresa moderna. Una amplia gama de responsabilidades incluye las funciones de un especialista en organización y supervisión. Combina simultáneamente hasta tres representantes autorizados: secretario, responsable de suministros, administrador. Las responsabilidades de un director de oficina implican principalmente una gran responsabilidad y una alta eficiencia.

Requisitos para un especialista.

La descripción del puesto del gerente de oficina incluye las instrucciones necesarias para la contratación y su implementación en el futuro. Lo primero que debe tener un solicitante para este puesto es una educación y habilidades profesionales adecuadas. El empleado debe tener un diploma de finalización de educación secundaria especializada, superior incompleta o superior.

Las habilidades deben incluir conocimientos sobre la estructura de la oficina y las características de su trabajo. La zonificación de una habitación es un factor importante en la funcionalidad. Si el director de la oficina está familiarizado con los principios de organización de actividades, no le resultará difícil controlar los puestos de trabajo individuales. El personal debe asignarse a sus lugares de acuerdo con las responsabilidades para que no se interrumpan otros trabajos. El responsable de la oficina debe conocer el alcance del trabajo y el grado de responsabilidad de cada especialista.

Responsabilidades del administrador de oficina

El director está obligado a organizar una producción óptimamente cómoda en las instalaciones de la oficina. Además de la zonificación, el gerente debe controlar a los trabajadores para que todas las funciones de cada cuadro se realicen de manera consistente. Los principios básicos de la actividad de la oficina los establece el administrador según los siguientes puntos:

• Selección y colocación de especialistas.
• Planificación de estrategias y tácticas en el trabajo.
• Construcción de la estructura organizativa de la oficina.

Para lograr un estado de trabajo estable en la oficina, es necesario garantizar que cada persona tenga éxito en sus actividades. Los resultados laborales positivos se logran mediante métodos de motivación y gestión de su estrategia. El desarrollo y la implementación de enfoques progresivos para mejorar la calidad y aumentar la productividad son responsabilidades del gerente de la oficina.

La comunicación empresarial en un equipo de trabajo se basa en la moral y la ética profesional. El director de la oficina es la persona que da ejemplo de cortesía y respeto a los empleados.

Control interno

Todas las decisiones tomadas deben ser controladas por el propio administrador. El control se realiza en las siguientes áreas profesionales:

• Introducción y aplicación de normas laborales internas.
• Cumplimiento de estándares de comunicación específicos en la empresa.
• Control sobre la cultura del habla al comunicarse con clientes y socios comerciales.
• El código de vestimenta es un punto importante en el trabajo de la empresa. Los empleados deben usar el uniforme adecuado, que está establecido por los estándares del entorno empresarial y los requisitos de los estatutos de la empresa.

Un gerente de oficina, cuyas responsabilidades laborales incluyen la gestión de personal y el control de actividades, debe desarrollar su propia metodología y estructura organizacional para evaluar la calidad del trabajo. Cada empleado está sujeto a responsabilidad disciplinaria en caso de violaciones de las normas laborales y la ética laboral. El propio director asume esta responsabilidad. El administrador desarrolla un sistema de medidas para prevenir violaciones, formas de resolver conflictos con la gerencia y otros empleados y métodos de incentivos morales.

Responsabilidades del cuidador

Las funciones de gerente también pueden ser realizadas por un gerente de oficina. En este caso, deberá dotar al personal y al local de los consumibles necesarios. Cada empleado debe tener una credencial y tarjetas de presentación para que su identidad, nombre, puesto y datos de contacto siempre puedan ser reconocidos y abordados correctamente. El rostro de un especialista es el rostro de la oficina y de la empresa.

El suministro de material de oficina se realiza periódicamente y es responsabilidad del director de la oficina. Los planes de negocio se elaboran para el suministro de bienes, teniendo en cuenta la cantidad de productos suministrados a la empresa, el coste de las compras al por mayor y los sistemas de descuento. Los suministros constantes de material de oficina, incluido papel y consumibles para equipos, se realizan mediante la celebración de transacciones con proveedores y empresas de servicios con la participación directa del director de la oficina. La recepción de mercancías se controla mediante documentación de pago y contabilidad. La entrega de material de oficina y útiles al personal se realiza con el nombramiento de responsables y la disponibilidad de esquemas y procedimientos para la distribución de los activos económicos.

Todo el equipo está controlado por el responsable de suministros, en este caso el jefe de oficina. Las responsabilidades laborales incluyen el seguimiento del buen estado de los equipos técnicos y las comunicaciones. En caso de avería de aparatos y máquinas, se llama a una empresa de servicios o a un especialista en reparaciones y se comprueban los resultados de su trabajo. Este control también se produce cuando se entregan nuevos equipos a la oficina.

El gerente de la oficina realiza el inventario de equipos y consumibles verificando periódicamente la disponibilidad y el estado técnico de la propiedad comercial con datos contables.

Bajo su propia responsabilidad, el responsable de apoyo económico gestiona los fondos asignados a la oficina para la compra de bienes necesarios para la empresa y para satisfacer las necesidades técnicas del local. El cuidador organiza la logística para eventos deliberativos, conferencias y negociaciones.

Secretario y sus deberes.

Todos los procesos clave enumerados en el trabajo del gerente y sus decisiones deben estar documentados oficialmente y, por lo tanto, las responsabilidades del gerente de oficina y del secretario en una sola persona incluyen el soporte de documentación para las actividades de la organización. Cada documento, según su finalidad, tiene su propia forma y estructura. Sólo entonces la decisión o plan adoptado tendrá una base legal e implicará una estricta implementación de todos los puntos. Así es como la empresa opera de forma clara y coordinada.

Colaboración e integración

El secretario-gerente organiza la reunión y recepción de los invitados. Delegaciones y comisiones, socios y clientes son visitantes importantes de la empresa. De ellos dependen directamente las actividades de la empresa y su desarrollo. La comunicación se lleva a cabo a nivel empresarial utilizando una ética amigable con lo formal, sin recurrir a conexiones e interacciones personales: solo trabajo. El director de la oficina debe simbolizar la cultura y el respeto no sólo como alto representante, sino también hacia la empresa en su conjunto. La recepción y transmisión de la información de contacto la realiza directamente la secretaria. Para colaborar y resolver importantes cuestiones de interacción, las tarjetas de visita se intercambian, analizan y almacenan en el departamento. La correspondencia comercial con socios y sucursales es responsabilidad del director de la oficina. Realizan el envío electrónico y por mensajería del material necesario, reciben y analizan información y realizan correspondencia comercial.

Gerente en la estructura de gestión.

En la mayoría de los casos, el gerente reporta directamente al director ejecutivo y a la alta dirección de la empresa. Las responsabilidades y los derechos son prescritos por los superiores, quienes controlan su cumplimiento. Las responsabilidades del gerente de oficina para el currículum incluyen un informe sobre la organización interna de la oficina realizada, el logro de resultados de productividad y las dificultades encontradas en el trabajo y mantenimiento de las actividades. Hacen propuestas para mejorar las condiciones, cuestiones económicas y empresariales en materia de compra de equipos y materiales, solicitudes de reubicación, ascensos, despidos de trabajadores. Se someten a consideración sanciones disciplinarias y premios para especialistas distinguidos.

Instrucciones especializadas

La contratación de un nuevo directivo va acompañada de la preparación y aceptación de un conjunto de deberes, derechos y responsabilidades. Las instrucciones del gerente de la oficina incluyen una lista completa de todas las normas y reglas de trabajo y organización descritas anteriormente, también incluye personas o cargos subordinados al administrador.

Escala de la carrera

La carrera de un directivo se construye sobre el desarrollo interno y el crecimiento profesional, que consiste en la mejora de habilidades. Se produce un cambio de influencia junto con un aumento o disminución de la autoridad a los ojos de los subordinados y otros empleados. La movilidad vertical positiva de un puesto está determinada por el éxito en la consecución de los objetivos marcados por la empresa, la capacidad de iniciativa y comunicación, la capacidad de innovación y los métodos de trabajo eficaces.

El director de oficina es una de las profesiones más demandadas. Un especialista eficaz debe prestar mucha atención a los recursos humanos; este requisito está incluido en las responsabilidades de un gerente de oficina para un currículum. Un personal adecuadamente seleccionado y altamente calificado basado en cualidades de liderazgo interno tendrá un impacto positivo en la dinámica del desarrollo de la empresa.

Para la mayoría de las empresas grandes y serias, la introducción de un puesto de director de oficina ha sido durante mucho tiempo una medida necesaria para funcionar con éxito. Además, la mayoría de las empresas pertenecientes a la categoría de medianas y pequeñas empresas hoy en día comenzaron cada vez más a introducir esta unidad estructural en su plantilla. En consecuencia, últimamente se ha vuelto cada vez más relevante la descripción del puesto de director de oficina, que revela plenamente la funcionalidad de este empleado.

¿Cuál es la función de un gerente de oficina?

Un puesto de oficina de gestión para cualquier empresa a menudo implica realizar muchas funciones diferentes. Por lo tanto, como complemento al contrato de trabajo, a menudo es necesario redactar un documento como una descripción del trabajo del gerente de oficina, que establece claramente todas las responsabilidades de dicho empleado. En primer lugar, es necesario comprender que los principales requisitos para dicho empleado son la gestión y el control de la división administrativa de la empresa. Por tanto, "oficina" no significa un local específico, sino un departamento de una empresa cuyos especialistas se dedican a realizar funciones administrativas y de gestión. La descripción del puesto del director de oficina debe cubrir toda la gama de responsabilidades de supervisión asignadas al especialista correspondiente. En particular, estos pueden incluir la siguiente funcionalidad:

• planificar las actividades de los empleados del departamento administrativo;
• elaborar e implementar una cultura corporativa y una ética de comunicación con las contrapartes de la empresa entre los especialistas de la empresa;
• organización y control del funcionamiento del sistema de gestión de oficinas formado entre las divisiones de la empresa;
• seguimiento constante de la disponibilidad de materiales necesarios para el pleno funcionamiento de la oficina;
• Elaborar informes para la dirección mediante formularios previamente establecidos.

Diferencia entre gerente de oficina y administrador

La descripción del puesto de gerente de oficina puede ampliarse a criterio de la dirección de la empresa y complementarse con todas las funciones necesarias que debe realizar un especialista que ocupe el puesto correspondiente para el normal funcionamiento de la unidad administrativa existente. Un documento de este tipo tiene una estructura algo diferente a la descripción del trabajo de un administrador de oficina. En este último caso, por regla general, al especialista se le deben encomendar funciones económicas relacionadas con la organización del trabajo de la unidad. Debe recordarse que el gerente desempeña principalmente responsabilidades relacionadas con la gestión de las actividades de los empleados.

El administrador es responsable de organizar las condiciones que permitan a todos los especialistas implementar plenamente la funcionalidad que se les ha asignado.

Responsabilidades de un especialista en recursos humanos.

Además, también existe un documento como la descripción del puesto del departamento de personal. Las responsabilidades especificadas en este documento también están relacionadas con la organización del trabajo del personal. La diferencia es que el empleado del departamento de recursos humanos es el principal responsable de contratar trabajadores y controla los movimientos laborales de los especialistas dentro de la empresa. Organizar el trabajo de los empleados en el campo no es su responsabilidad.

El administrador de oficina es un puesto directivo incluido en la plantilla de muchas grandes empresas. Descubra cómo influye en el trabajo de la oficina, en qué se diferencia de un secretario ordinario y cuáles incluyen sus responsabilidades.

Del artículo aprenderás:

Una de las principales tendencias en el trabajo de oficina moderno es el ritmo creciente de la automatización. Las tecnologías modernas pueden simplificar significativamente el trabajo de la secretaria. Muchas funciones rutinarias e incluso intelectuales ahora se pueden realizar utilizando tecnología informática. Lo único que las máquinas aún no han aprendido a hacer es a participar activamente en la gestión empresarial. Por ahora, las grandes empresas no pueden prescindir de un administrador de oficina que coordine su trabajo y cree las condiciones óptimas para ello.

¿En qué se diferencia un administrador de oficina de una secretaria y un gerente de oficina?

Una situación similar apareció en las empresas nacionales hace relativamente poco tiempo. Su introducción se convirtió en una medida necesaria para el funcionamiento exitoso de la mayoría de las grandes empresas. Como regla general, cuando se abre una vacante para un administrador de oficina, se especifican los mismos requisitos que para los solicitantes para el puesto de gerente de oficina o :

• experiencia en labores administrativas y económicas y habilidades de gestión de personal;
• educación adicional en gestión;
• conocimiento de equipos de oficina;
• Habilidades con el lenguaje extranjero;
• comprender los detalles de las actividades de la empresa;
• habilidades de comunicación empresarial y conocimiento de la etiqueta empresarial;
• puntualidad, eficiencia, resistencia al estrés;

Todavía existen diferencias entre estas dos profesiones. Un administrador de oficina a menudo actúa como gerente, es decir. dirige la división administrativa de la organización. El alcance de sus poderes es mucho más amplio, al igual que la lista de responsabilidades. Incluye una serie de funciones de gestión e incluso de control. A este empleado, al igual que al director de la oficina, se le pueden asignar funciones comerciales, pero no son una prioridad.

De director de oficina a administrador de proyectos: tendencias profesionales

Actualmente, en las actividades administrativas de los trabajadores de oficina, están surgiendo . De las funciones auxiliares, pasa gradualmente a la categoría de actividades de gestión.

A los trabajadores administrativos se les asignan cada vez más responsabilidades tradicionales de administrador de proyectos:

1. Planificación e implementación de proyectos específicos;
2. Participación en las actividades de diversos comités de comisiones creados para resolver temas estratégicos de la empresa;

Un administrador de proyecto es un empleado responsable de mantener la documentación, respaldar las actividades del director del proyecto en términos de planificación y seguimiento del trabajo y proporcionar a los participantes la información necesaria para la finalización exitosa del trabajo. Muchos gerentes de grandes organizaciones están en el centro de la intersección de los flujos de información y brindan apoyo de información operativa al gerente y a los empleados de la empresa.

Descripción del trabajo para administrador de oficina

El principal documento normativo local que regula el trabajo de un administrador de oficina es la descripción del puesto. Define claramente sus responsabilidades laborales, derechos y área de responsabilidad. Además, este documento especifica los requisitos para el candidato en cuanto al nivel de educación y habilidades profesionales.

En muchas empresas, las descripciones de puestos se desarrollan sobre la base de las instrucciones existentes de la secretaria y el gerente de oficina, agregándole , describiendo las funciones administrativas de este empleado. Una diferencia significativa entre un gerente es que tiene varios poderes de gestión: gestiona a los trabajadores de oficina, el trabajo de oficina y la logística.

Responsabilidades laborales de un administrador de oficina

Las funciones del administrador de oficina están reguladas por la descripción del puesto. Por regla general, tiene una amplia gama de poderes y desempeña las funciones de un especialista en organización y supervisión. En muchas organizaciones, las funciones de secretaria, gerente de suministros y gerente se combinan en un solo puesto. En las grandes empresas, este especialista se convierte en gerente, cuya subordinación incluye: secretaría, mensajería, oficinistas y personal de servicio.

Ofrecemos una breve lista de verificación de las responsabilidades de un administrador de oficina que pueden incluirse en la descripción de su trabajo:

Preparando la oficina para la jornada laboral

Las tareas rutinarias de un administrador de oficina comienzan con la preparación de la oficina para un nuevo día. Al llegar al trabajo, desactiva el sistema de seguridad, conecta el equipo de oficina y verifica la disponibilidad de los consumibles y material de oficina necesarios. Luego debe analizar la lista de visitantes y prepararse para su reunión: verificar el estado del área de recepción, asegurarse de la disponibilidad de publicidad y otros materiales, preparar salas de reuniones y salas de conferencias.

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Elaboración de presupuestos para dotar a la oficina de todo lo necesario para el trabajo.

Artículo útil:Acerca de, , leído en la revista electrónica.

Pueden ser necesidades periódicas o puntuales, cuya información se puede obtener de tres formas:

Dependiendo de la situación (compra de material de oficina sin tener en cuenta su consumo);

Basado en solicitudes (las necesidades se determinan mediante la recopilación de solicitudes);

Sistemático (no solo se tienen en cuenta las solicitudes de personal, sino también la situación real);

Mantener la limpieza y el orden.

Un administrador de oficina es un empleado cuyas responsabilidades laborales incluyen celebrar y renovar contratos con empresas de limpieza y coordinar el trabajo del personal de servicio. Debe considerar propuestas, coordinar la elección de la empresa con la dirección y preparar la documentación necesaria para celebrar el contrato. El gerente debe seleccionar una frecuencia adecuada de limpieza, estipular su tiempo y duración.

Contactos con servicios operativos.

A menudo, una de las responsabilidades especificadas en la descripción del trabajo de un administrador de oficina es establecer contactos con los servicios operativos y públicos. El suministro de recursos de las instalaciones, la ejecución oportuna de los trabajos de reparación, . Es responsable de velar por que el estado del local cumpla con las normas y reglamentos de saneamiento industrial y protección contra incendios.

Despacho de transporte

Si la organización dispone de una sala de control y , departamento de transporte, a menudo se transfieren a la responsabilidad del administrador de la oficina. En algunas empresas, un empleado que ocupa este puesto es responsable de la rápida transferencia de información, la optimización de la ruta, el control del estado y la distribución de la carga, es decir. Realiza parcialmente las funciones de especialista en logística.

Organización del trabajo de oficina.

El área de responsabilidad de un gerente experimentado a menudo incluye la organización del trabajo de oficina, es decir. creando condiciones óptimas para el movimiento, búsqueda y almacenamiento de documentos. A diferencia del secretario, él no se limita a ocuparse y gestión de llamadas salientes. Sistematiza, registra y monitorea la ejecución de la documentación oficial.

El administrador de la oficina colabora constantemente con el servicio de gestión de la oficina y, en algunos casos, incluso es su líder.

Servicios para visitantes

Las responsabilidades laborales de un administrador de oficina a menudo incluyen atender a los visitantes. Es responsable de acordar con los visitantes el horario de visita, , recibir a todos los que vengan, organizar la recepción de acuerdo con las instrucciones de la dirección.

Manejo de personal de oficina

Un administrador de oficina tiene una serie de responsabilidades relacionadas con la gestión del personal bajo su supervisión. Participa en la selección y colocación de especialistas de la secretaría, planifica la estrategia y tácticas de trabajo y construye la estructura organizativa. El gerente debe dominar los métodos para motivar al personal, conocer métodos para aumentar la productividad y ser un ejemplo de ética profesional.

Control interno

El administrador de la oficina no sólo toma una serie de decisiones de gestión importantes, sino que también supervisa su implementación. Sus responsabilidades incluyen introducir y velar por la normativa laboral, así como el cumplimiento de los estándares de comunicación corporativa. Controla la cultura del habla de sus subordinados cuando se comunica con los visitantes, , siguiendo las reglas de etiqueta comercial.