Habilidades profesionales en un currículum de secretaria administrativa. Muestra de currículum de secretaria. Experiencia profesional y laboral.

En relación con el cambio de lugar del secretario en la estructura de gestión de una empresa moderna, han aparecido mayores requisitos para el nivel de educación del secretario asistente, su erudición profesional, sus habilidades comunicativas y su capacidad para resolver diversos problemas comerciales. Hoy en día, la profesión de secretaria-asistente requiere que una persona esté altamente preparada, toda una gama de cualidades personales y comerciales, determinadas por las particularidades del trabajo de secretaría.

Pasemos a los numerosos anuncios que invitan a trabajar a asistentes de secretaría. Se imponen los siguientes requisitos a los solicitantes de este puesto: conocimiento del trabajo de oficina (esto implica conocimiento de las reglas para la elaboración y procesamiento de los principales tipos de documentos de gestión y las reglas básicas para organizar el trabajo con documentos); Habilidades de PC (implica conocimiento de un editor de texto) MS Word, sistemas de hojas de cálculo Excel y familiaridad general con el sistema operativo. ventanas); conocimiento hasta cierto punto de una lengua extranjera, más a menudo inglés, menos frecuentemente alemán o francés.

En realidad, las calificaciones y otros requisitos para las secretarias modernas son mucho más amplios. Desafortunadamente, al contratar una secretaria, el gerente no siempre puede formular claramente estos requisitos. Y la descripción del puesto, cuando existe, no ofrece una imagen completa de las funciones del subsecretario.

Una secretaria-asistente profesional debe tener ciertos conocimientos y habilidades, y poseer ciertas cualidades comerciales y personales. La profesión de secretaria-asistente requiere un alto nivel de educación básica.

Conocimientos y habilidades profesionales., necesario para una secretaria asistente moderna, se puede dividir en tres grupos:

1. Conocimientos necesarios para el soporte documental e informativo de la dirección y de la empresa en su conjunto. El subsecretario debe saber:

Documentos reglamentarios y metodológicos sobre soporte documental de la gestión,

Principios básicos de la organización del flujo de documentos.

Fundamentos del archivo,

Programas de aplicación básicos.

Idioma ruso, uno o más idiomas extranjeros (según el perfil de la empresa).

Redactar y ejecutar los principales tipos y variedades de documentos de gestión;

Organizar racionalmente el trabajo con documentos de gestión y mantener un archivo;

Buscar, organizar y almacenar información;

Utilice una máquina de escribir, una computadora personal, una impresora y otros medios para redactar, producir y copiar documentos.

2. Conocimientos necesarios para el soporte comunicativo de las actividades de la empresa y su administración:

Reglas para llevar a cabo una conversación comercial;

Principios de organización de la recepción de visitantes, reuniones, viajes de negocios;

Medios de comunicación modernos;

Fundamentos de la ética profesional.

Con base en este conocimiento, el secretario debería poder:

Realizar conversaciones comerciales y conversaciones telefónicas;

Organizar reuniones, presentaciones, viajes de negocios;

Utilice medios de comunicación modernos;

Organizar la recepción de visitas y la atención telefónica;

Planifique su trabajo, planifique y ahorre tiempo a su gerente.

3. Conocimientos relacionados con las principales actividades de la empresa, su estructura interna y relaciones externas:

Principios de organización del trabajo directivo, fundamentos legales de la gestión;

Fundamentos de derecho administrativo, laboral y económico;

Actos legales y normas que regulan las actividades de la empresa y sus empleados.

Con base en este conocimiento, el secretario debe poder garantizar el trabajo eficaz del gerente.

Para convertirse en una buena secretaria asistente, los conocimientos y las habilidades por sí solos no son suficientes. Es necesario poseer una serie de cualidades comerciales y personales que son parte integral de la profesión.

Básico cualidades comerciales requerido por el secretario:

Habilidades de organización: capacidad para organizar su trabajo, el trabajo de su gerente y el trabajo de la oficina, capacidad para organizar reuniones, presentaciones, viajes de negocios, recepciones de delegaciones y otros eventos;

Responsabilidad, confiabilidad: la capacidad de asumir la responsabilidad, utilizar siempre únicamente información cuidadosamente verificada;

Puntualidad y diligencia: ejecución oportuna y precisa de las órdenes, capacidad de no olvidarse nunca de nada y nunca llegar tarde a nada;

Iniciativa e independencia: capacidad de tomar decisiones independientes en el marco de sus competencias, sin esperar instrucciones del gerente en cada ocasión;

Devoción a la empresa, lealtad: sentido de implicación en los asuntos de la empresa, capacidad de mostrar tacto y cautela, capacidad de mantener información confidencial;

Capacidad para mantener secretos oficiales e información confidencial;

Previsión: capacidad de anticipar las instrucciones del gerente, liberándolo de la necesidad de una planificación detallada y una explicación escrupulosa de los pequeños detalles del encargo.

Cualidades personales, necesario para la secretaria:

Habilidades de comunicación, capacidad de adaptación: la capacidad de establecer contactos fácilmente con las personas, cambiar rápidamente de un tipo de actividad a otra;

Buena voluntad, cortesía, cortesía, capacidad de respuesta, atención sincera a las personas, voluntad de ayudar a los demás, especialmente en situaciones tensas y, en última instancia, la capacidad de crear comodidad psicológica en la oficina;

Inteligencia: cultura del habla, apariencia, lugar de trabajo;

Tacto, diplomacia: delicadeza, la capacidad de resolver con tacto cualquier problema, responder cualquier pregunta sin ofender el orgullo del interlocutor;

Trabajo duro, escrupulosidad;

Modestia, precisión;

Curiosidad: deseo de mejorar constantemente el nivel de conocimientos, dominar áreas de actividad relacionadas y estar al tanto de los últimos avances en el campo del trabajo secretarial y de las actividades de la empresa.

Entonces, podemos afirmar que a principios de los siglos XX y XXI. En Rusia, se ha formado un nuevo tipo de profesión de secretaria: la secretaria-asistente, que combina no solo las responsabilidades de un subdirector y su asistente, sino también muchas otras funciones gerenciales. En diferentes organizaciones, las responsabilidades del secretario asistente varían significativamente, pero se puede rastrear una tendencia general: el alcance de sus actividades se expande constantemente y su papel en la estructura de gestión de una organización moderna aumenta constantemente. Al mismo tiempo, también aumentan los requisitos que se imponen a los candidatos a este puesto.

Una secretaria-referente es un especialista de alto nivel que se dedica al trabajo creativo con personas, documentos e información.

El trabajo de una secretaria-asistente se caracteriza por la diversidad de tareas realizadas, una situación dinámica, la necesidad de resolver rápidamente problemas y realizar simultáneamente varios tipos de actividades. Por esta razón, a un candidato que intenta encontrar trabajo se le presentan una serie de requisitos personales y comerciales.

El solicitante puede tener requisitos de calificación importantes (perfecto conocimiento del trabajo de oficina, educación superior, conocimiento de idiomas extranjeros). Por lo tanto, para ser escuchado, es importante formatear correctamente el currículum de su secretaria.

Responsabilidades laborales

Por lo general, una secretaria participa en la planificación de la jornada laboral de su gerente, las conversaciones telefónicas y el procesamiento de las cartas recibidas por correo electrónico y correo postal. Además, es responsable de seguir las instrucciones de una persona superior y mantener un registro taquigráfico de las reuniones de la empresa.

Notificar a los empleados de la empresa y a los supervisores inmediatos sobre las próximas reuniones de negocios, eventos, plazos para la presentación de documentación y cambios en el calendario es solo una pequeña adición a las funciones del secretario.

Requisitos para los candidatos

El solicitante para el puesto de secretario ejecutivo debe ser sociable, tener un habla oral y escrita competente, pulcro, diligente, atento y conocer un idioma extranjero. La rápida adaptación al equipo y la voluntad de resolver rápidamente situaciones difíciles son rasgos muy valorados por la dirección de empresas de renombre.

¿Qué escribir en el currículum de una secretaria asistente?

Debe comenzar a redactar este documento enumerando las habilidades comerciales y personales que serán útiles en la nueva empresa.

Uno de los puntos principales del currículum de una secretaria es la educación recibida. Si te graduaste de la Facultad de Humanidades con especialización en idiomas extranjeros, esto solo te ayudará a encontrar un trabajo decente más rápido.

Es muy importante describir su experiencia laboral existente. También deberá mencionar las responsabilidades funcionales que debió desempeñar en los cargos que ocupó anteriormente.

Si dejó su último trabajo con dignidad, puede proporcionar de forma segura la información de contacto de su antiguo gerente. El departamento de recursos humanos de la empresa puede comprobar la información especificada en el currículum de la secretaria y su exjefe seguramente facilitará la rápida consideración de su solicitud.

Las cartas de recomendación de trabajos anteriores serán una excelente adición a tu currículum.

Ejemplo de currículum

Arriba describimos la información principal que debe incluirse en el currículum de una secretaria, de la cual ahora demostraremos una muestra.

Nombre completo: Pavlenko Oksana Viktorovna.

Objetivo: obtener el puesto de secretaria-asistente en la empresa “Tecnología X”.

Fecha de nacimiento: 12/06/1969.

Teléfono de contacto: xxx-xx-xx-xx.

Educación:

1980-1984 - Universidad Pedagógica Estatal de Moscú, especializada en psicología educativa.

2001-2006 - Cursos de perfeccionamiento de los idiomas francés e inglés en KhSU.

Experiencia:

1985-2009 - Banco comercial "Golden Vein". Cargo ocupado: subdirector, secretaria-asistente. Responsabilidades: negociaciones con socios extranjeros, mantenimiento de documentación de oficina, traducción de normativas, participación en negociaciones, elaboración de un plan de trabajo para el gerente, reserva de habitaciones en hoteles extranjeros para empleados en viajes de negocios.

Habilidades profesionales: elaboración de un horario de trabajo, organización de recepciones para compañeros y socios de la empresa, redacción de actas de reuniones, trabajo de oficina de acuerdo con los requisitos legales.

Información adicional: nivel fluido de inglés hablado; conocimiento fluido de los programas Lotus, MS Office, WinFaxPro; velocidad de escritura: 240 caracteres por minuto.

Dirección de registro: Moscú, st. Oktyabrskaya, 64 años, apto. 247.

Estado civil: casada, hija de 5 años.

Salario deseado: de 34 mil rublos.

Este es solo un ejemplo del currículum de una secretaria, pero su ejecución se acerca a los requisitos reales.

El conocimiento sobre la profesión de secretaria a menudo se limita a información obtenida de películas y observaciones de fragmentos del trabajo de las secretarias en escuelas, colegios y diversas instituciones municipales.

Pero es muy responsable y requiere conocimientos y habilidades específicas. Todo depende del área de aplicación de este conocimiento. Veamos ejemplos de currículum de secretaria, o mejor dicho, los requisitos para ello.

Discordia de secretario a secretario

Digamos que te graduaste de una universidad y quieres trabajar como secretaria en una gran empresa. El departamento de RRHH te pedirá que rellenes un currículum en el que tendrás que contar todo sobre ti.

1. Proporcione los datos de su pasaporte, incluido el registro y el estado civil;
2. Indique el propósito de obtener este puesto.
3. Demuestre por qué es mejor que otros solicitantes para este puesto (no es necesario ser modesto aquí. La incertidumbre es lo peor. Es mejor escribir: Puedo, soy dueño, postulo, lo sé).
4. El conocimiento de idiomas extranjeros siempre es bienvenido.
5. Ni siquiera se habla de conocimientos informáticos. El nivel de usuario no es apropiado. Debes tener confianza para trabajar en diferentes programas: Word, Excel, Power Point, etc.
6. La educación superior en empresas de este nivel es, por regla general, obligatoria.
7. Experiencia laboral, licencia de conducir, reseñas son bienvenidas.

Además, tendrás que caracterizarte. Indique qué tan puntual, competente, comedido, etc. es usted.

Intentemos hacer un currículum de muestra para una secretaria.

Pavlova Galina Sergeevna Objetivo: obtener el puesto de Secretaria-asistente/subdirectora Número de teléfono de contacto: xxx-xx-xx-xx Fecha de nacimiento: 10/09/1978 Educación: 1996-2001 Universidad Estatal Pedagógica de Khabarovsk Especialización: psicólogo educativo 2001-20003. Cursos de mejora del idioma inglés en KSU. Experiencia laboral: 2006 - 2009 Banco comercial "Progreso" Puesto: secretaria-asistente, subgerente Responsabilidades: realizar correspondencia comercial y flujo de documentos de acuerdo con los requisitos reglamentarios; trabajar con socios extranjeros en inglés; traducción de documentación inglesa al ruso y viceversa; participación en negociaciones como; elaboración de planes de trabajo para el gerente; reservar hoteles en el extranjero y pedir billetes a través de Internet. Habilidades profesionales:

• mantenimiento de registros de acuerdo con los requisitos legales;
• traducciones escritas de cualquier documento;
• minutos de reuniones;
• Elaboré un horario de trabajo para el gerente durante una semana, un mes;
• Organizo recepciones y negociaciones, incluidos invitados VIP;

Información adicional: inglés - PC gratis - conocimiento de programas MS Office, Lotus, WinFaxPro y HTML; equipo de oficina; Texto mecanografiado 230 caracteres/min. Registro: Kirov, st. Amurskaya, 18 años, apto. 10. "Estado civil: casado, hijo de 4 años. Salario deseado: desde 30.000 rublos. Este es sólo un ejemplo de currículum de secretaria, pero se acerca a los requisitos reales.

El trabajo de secretaria es interesante, variado y muy responsable. Esta persona debe realizar diversos tipos de tareas gerenciales, organizar reuniones para visitantes e invitados, trabajar con documentación y tener siempre una apariencia presentable. Antes de escribir su currículum para un puesto de secretaria, revise las siguientes pautas importantes.

¿Cómo debe ser una buena secretaria?

El secretario se ocupa principalmente del trabajo "papeleo", por lo que debe ser cuidadoso y atento. Se requieren habilidades para trabajar con una computadora, aplicaciones básicas de oficina y equipo de oficina.

Una ventaja adicional será el conocimiento de un idioma extranjero, especialmente si la empresa empleadora tiene socios extranjeros.

La especialización de la educación no es particularmente importante. Lo principal es que su esencia principal se cruza con el mantenimiento de documentos, el análisis de información y la capacidad de encontrar rápidamente un acercamiento a las personas.

Entre las cualidades personales importantes de una secretaria se encuentran:

• sociabilidad;
• amabilidad;
• calma;
• apariencia presentable;
• organización.

Asegúrese de incluir una foto con su currículum. La secretaria debe tener vestimenta de negocios, manicura adecuada y peinado cuidado.