Descripción del puesto de oficial de personal. ¿Cuáles son las responsabilidades de un oficial de personal? Responsabilidades funcionales adicionales

Respuesta a la pregunta:

Los requisitos para las responsabilidades laborales de un oficial de personal se establecen en el Directorio de calificaciones de puestos para gerentes, especialistas y otros empleados, aprobado por Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia del 21 de agosto de 1998 No. 37 ( ver abajo en el texto ).

Las responsabilidades de un empleado de recursos humanos pueden variar según la organización. En algún lugar, la funcionalidad de un oficial de personal se puede ampliar a discreción de la dirección.

Normalmente, las responsabilidades de un empleado de RR.HH. incluyen:

• Mantener y registrar el personal de la empresa y sus divisiones de acuerdo con formas unificadas de documentación contable primaria.
• Registro de admisión, traslado y despido de empleados de acuerdo con la legislación laboral, reglamentos y órdenes del titular de la empresa, así como demás documentación de personal establecida.
• Formación y mantenimiento de expedientes personales de los empleados, realizándoles modificaciones relacionadas con las actividades laborales.
• Elaboración de materiales necesarios para calificación, certificación, comisiones de competencia y nominación de empleados para incentivos y premios.
• Llenar, registrar y almacenar libros de trabajo, calcular la antigüedad en el servicio, emitir certificados de actividades laborales actuales y pasadas de los empleados.
• Realiza anotaciones en los libros de trabajo sobre incentivos y premios para los empleados.
• Al ingresar información sobre la composición cuantitativa y cualitativa de los trabajadores y su movimiento en el banco de datos sobre el personal de la empresa, se monitorea su actualización y reposición oportuna.
• Mantener registros de la provisión de vacaciones a los empleados, monitorea la preparación y cumplimiento de los cronogramas regulares de vacaciones.
• Registro de una tarjeta de seguro de pensiones, otros documentos necesarios para asignar pensiones a los empleados de la empresa y sus familias, estableciendo beneficios y compensaciones.
• Estudiar las causas de la rotación de personal, participando en el desarrollo de medidas para reducirla.
• Elaboración de documentos una vez transcurridos los plazos establecidos de almacenamiento vigente para su depósito en el archivo.
• Realizar trabajos de recolección. organizaciones personal de las profesiones requeridas,
  especialidades y titulaciones.
• Participar en el reclutamiento, selección y colocación de personal.
• Realizar un estudio y análisis de puestos de trabajo y cualificaciones profesionales.
  estructuras de personal organizaciones y sus divisiones, documentación establecida sobre
  Registros de personal relacionados con la contratación, traslado, empleo y despido.
  empleados, los resultados de la certificación de los empleados y la evaluación de sus cualidades comerciales para
  determinar las necesidades de personal actuales y futuras, preparar propuestas para
  cubrir puestos vacantes y crear una reserva para ascensos.
• Participar en investigaciones del mercado laboral para identificar fuentes de satisfacción.
  necesidades de personal, establecimiento y mantenimiento de conexiones directas con instituciones educativas,
  contactos con organizaciones perfil similar.
• Informar a los empleados organizaciones sobre las vacantes disponibles.
• Participar en el desarrollo de planes laborales vigentes y de largo plazo.
• Supervisar la colocación y colocación de jóvenes especialistas y
  trabajadores jóvenes de acuerdo con la profesión adquirida en la institución educativa y
  especialidad, realizando sus prácticas, participando en trabajos de adaptación
  trabajadores recién contratados para actividades productivas.
• Participar en la elaboración de propuestas de desarrollo de personal, planificación de negocios.
  carrera, formación y desarrollo del personal, así como en la evaluación del desempeño
  capacitación.
• Participar en la organización del trabajo, metodológica y de información.
  provisión de calificación, certificación, comisiones de competencia, registro de sus
  decisiones.
• Analizar el estado de la disciplina laboral y el desempeño de los empleados.
  organizaciones Regulaciones laborales, movimiento de personal, participar en el desarrollo.
  medidas para reducir la rotación y mejorar la disciplina laboral.
• Monitorear el procesamiento oportuno de admisión, traslado y despido
  empleados, emitiendo certificados sobre sus actividades laborales actuales y pasadas,
  cumplimiento de las reglas para almacenar y completar libros de trabajo, preparar documentos para
  establecimiento de beneficios y compensaciones, registro de pensiones de empleados y otros establecidos
  documentación del personal, así como ingresar información relevante en el banco de datos sobre
  personal organizaciones.
• Elaborar informes prescritos.

Respecto a la segunda pregunta:

No existe una lista única de documentos que deberían estar en el departamento de RR.HH.: cada organización tiene la suya propia. Sin embargo, el Código del Trabajo menciona documentos que el departamento de recursos humanos debe tener (por ejemplo, un contrato de trabajo, un calendario de vacaciones, regulaciones locales).

Por tanto, los documentos obligatorios del departamento de RR.HH. incluyen:

1. Contrato de trabajo. Basado en el art. 56 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, un contrato de trabajo es un acuerdo entre un empleador y un empleado, según el cual el empleador se compromete a proporcionar al empleado trabajo para una función laboral específica, pagar el salario a tiempo y en su totalidad, y el empleado se compromete a realizar personalmente la función laboral que determina este convenio y a cumplir con las normas de rutina laboral interna.

2. Registros de trabajo. En virtud del art. 66 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, son el documento principal sobre la actividad laboral y la duración del servicio del empleado. Todos los empleadores (con excepción de los empleadores, personas que no son empresarios individuales) están obligados a llevar libros de trabajo de cada empleado que haya trabajado para ellos durante más de cinco días, si este trabajo es el principal del empleado. Le recordamos que el procedimiento para mantener y almacenar libros de trabajo está aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 No. 225 "Sobre libros de trabajo". Al mismo tiempo, la exactitud de las anotaciones en los libros está determinada por las Instrucciones para completar los libros de trabajo, aprobadas por Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia del 10 de octubre de 2003 No. 69.

3. Recibo y libro de gastos sobre la contabilidad de los formularios del libro de trabajo y sus encartes, así como libro de registro del movimiento obrero libros y encartes en ellos. Estos libros deben estar numerados, atados, certificados con la firma del titular de la organización, así como sellados con lacre o sellados (cláusula 41 del Reglamento para el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo).

4. Dotación de personal y calendario de vacaciones. La obligación de elaborar un calendario de vacaciones está fuera de toda duda, así se establece directamente en el art. 123 Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Pero el Código del Trabajo no prevé el mantenimiento obligatorio de una plantilla, aunque su formulario No. T-3 fue aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1.

El 01/01/2013 entró en vigor la nueva ley federal 12/06/2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad” y cada organización tiene derecho a desarrollar sus propias formas de documentos contables primarios. Los formularios unificados obligatorios seguirán siendo solo para las organizaciones presupuestarias.

Sin embargo, las autoridades reguladoras y los tribunales casi siempre solicitan este documento cuando consideran conflictos laborales. La presencia de una plantilla y sus cambios nos justifica el despido de trabajadores para reducir el número o la plantilla de trabajadores. La plantilla permitirá al empleador presupuestar sus costos de remuneración del personal.

5. Hoja de horas. Se debe llevar una hoja de tiempo en cada organización en base al art. 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, que obliga al empleador a registrar con precisión el tiempo de trabajo trabajado por cada empleado.

6. Tarjetas personales y pedidos de personal. Los formularios de estos documentos están establecidos por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1. Se requiere una tarjeta personal (formulario T-2) debido a los requisitos de las Reglas para mantener y almacenar libros de trabajo. ya que el empleador duplica las entradas del libro de trabajo y está obligado a familiarizar al empleado con cada una de dichas entradas (cláusula 12). Además, este documento contiene datos personales del empleado, por lo que debe guardarse en una caja fuerte para que personas no autorizadas no tengan acceso al mismo.

Los pedidos (sobre contratación (formularios T-1, T-1a), sobre transferencia (formularios T-5, T-5a), sobre promoción (formularios T-11, T-11a), etc.) también son obligatorios, porque en sobre su base, al empleado se le conceden vacaciones, se le envía a un viaje de negocios, el departamento de contabilidad calcula y realiza los pagos, etc.

7. Órdenes sobre actividades principales. En primer lugar, dichas órdenes deben mantenerse separadas de las órdenes de personal y, en segundo lugar, deben tener la firma del gerente y, en algunos casos, visas de aprobación.

8. Descripciones de puestos de trabajo de los empleados. El Código del Trabajo no contiene ninguna mención a las descripciones de puestos, aunque son una herramienta integral para regular las relaciones laborales. Rostrud en Carta No. 3042-6-0 del 09/08/2007 señaló que este no es solo un documento formal, sino un documento que define las tareas, requisitos de calificación, funciones, derechos, responsabilidades y responsabilidades del empleado. Además, este departamento recomendó desarrollarlos para cada puesto (incluidos los vacantes) disponibles en la plantilla, señalando que la descripción del puesto puede ser un anexo al contrato de trabajo o un documento separado.

9. Registro de auditoría. La obligación de llevar este diario está establecida por el art. 16 de la Ley Federal de 26 de diciembre de 2008 No. 294-FZ “Sobre la protección de los derechos de las personas jurídicas y empresarios individuales en el ejercicio del control estatal (supervisión) y el control municipal”. En dicho registro, las autoridades reguladoras dejan constancia de la inspección realizada. La forma estándar de la revista está aprobada por Orden del Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia del 30 de abril de 2009 No. 141. Recuerde que la revista debe estar cosida, numerada y certificada con el sello de una persona jurídica o empresario individual.

10. Libro de registro de los empleados que salen en viajes de negocios de la organización de envío (solicitud número 2). Libro de registro de los empleados que llegan a la organización a la que están destinados.(Apéndice No. 3). La obligación de llevar estos registros está establecida por el Procedimiento para registrar a los empleados que salen en viajes de negocios de la organización de envío y llegan a la organización a la que son enviados, aprobado por Orden del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia de 11 de septiembre. 2009 núm. 739n.

11. Regulaciones locales. Se trata de un bloque de documentos bastante grande, porque es con la ayuda de estos actos que el empleador regula sus actividades y determinados procesos dentro de la empresa. Sin embargo, las regulaciones locales pueden existir o no en la organización. Sin embargo, existen actos que el empleador está obligado a desarrollar y poner en vigor en cualquier organización:

- Normativa laboral interna- el primer y más importante acto normativo local que regula el procedimiento de contratación y despido de empleados, los derechos, deberes y responsabilidades básicos de las partes de un contrato de trabajo, las horas de trabajo, los períodos de descanso, los incentivos y sanciones aplicados a los empleados, así como otros cuestiones que regulan las relaciones laborales con un empleador determinado (artículo 189 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Se solicita en casi cualquier tipo de conflicto laboral.

- Normas sobre remuneración.(Además, es posible elaborar una disposición separada sobre bonificaciones si no existe un apartado sobre bonificaciones, bonificaciones y pagos adicionales en la normativa sobre remuneraciones o en la normativa laboral interna). Es necesario en virtud del art. 135 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, según el cual los sistemas de remuneración, incluidas las tasas arancelarias, los salarios (salarios oficiales), los pagos adicionales y las asignaciones de carácter compensatorio, incluso para el trabajo en condiciones que se desvían de las normales, los sistemas de pagos adicionales e incentivos Los sistemas de asignaciones y bonificaciones se establecen mediante convenios colectivos, convenios y normas locales.

- Normativa sobre almacenamiento y protección de datos personales.. En virtud del art. 87 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador debe disponer de una ley local que establezca el procedimiento para almacenar y utilizar los datos personales de los empleados.

Así, arriba hemos enumerado todos los documentos que deberían estar en cualquier departamento de recursos humanos. Sin embargo, también existen aquellos que se desarrollan y aprueban únicamente en una organización específica, dependiendo de las particularidades de la actividad. Así, además de las normativas locales, se podrán desarrollar disposiciones sobre secretos industriales, investigaciones oficiales, certificaciones, periodos de prueba, etc. Además, dependiendo de las condiciones de trabajo, se podrá establecer un horario de turnos, una relación de puestos para empleados con jornada irregular, y pueden aparecer contratos sobre responsabilidad financiera colectiva o individual, etc.

1. formularios de diarios de registro de documentos;

En el curso de sus actividades, las organizaciones mantienen diversos registros contables y de registro, incluso directamente en el servicio de personal.

Mantener registros ayuda, si es necesario, a facilitar la búsqueda de la información necesaria o a realizar una selección para cualquier análisis.

Para obtener más información sobre los diarios, su finalidad, el mantenimiento obligatorio y los períodos de almacenamiento, consulte la siguiente tabla.

Se pueden ver ejemplos de diseños de revistas siguiendo los enlaces:

Requerido

Detalles en los materiales del Sistema de Personal:

1. Respuesta:Cómo crear una lista de casos en el servicio de personal.

Objeto de la nomenclatura de casos

Normalmente, la lista de casos se elabora como un documento único para toda la organización. Además, incluye nomenclaturas de departamentos individuales. Por ejemplo, oficina, secretaría, departamento financiero, departamento administrativo, departamento de recursos humanos.

Tipos de listas de casos

Hay tres tipos de nomenclatura de casos: estándar, aproximada e individual.

La nomenclatura estándar de casos proporciona una lista obligatoria de casos que se abren en organizaciones similares. Como regla general, la nomenclatura estándar se desarrolla en instituciones que tienen una amplia red de organizaciones subordinadas.

La nomenclatura aproximada de casos tiene un propósito similar a la nomenclatura estándar. También se está desarrollando para organizaciones del mismo tipo, pero tiene únicamente un carácter consultivo. Esto significa que las empresas subordinadas tienen el derecho de decidir por sí mismas si aceptan el documento como muestra o desarrollan su propio esquema de flujo de trabajo.

Cada organización desarrolla una nomenclatura individual de casos. En este caso, los títulos de los casos y los plazos de conservación de los documentos se le transfieren íntegramente desde la nomenclatura estándar o aproximada. Si una organización no tiene una nomenclatura de casos estándar o aproximada, desarrolla una nomenclatura individual de forma independiente.

Este tipo de nomenclatura de casos está previsto en la Institución Educativa Presupuestaria del Estado aprobada por la Duma del Estado.

Plazos para la aprobación de la lista de casos

La nomenclatura de casos deberá ser desarrollada y aprobada en la organización al final de cada año calendario, y entrar en vigencia a partir de enero del año siguiente. Como regla general, el servicio de gestión de registros de la organización (oficina, secretaría) es responsable del desarrollo de la nomenclatura. La tarea principal del funcionario que dirige esta unidad estructural es recopilar partes de la futura nomenclatura unificada de todos los departamentos de la organización, resumirlas, realizar los cambios necesarios y darle al documento la forma establecida. Luego, el documento debe acordarse con la comisión de expertos de la empresa y con el servicio de archivo (se crea una comisión de expertos en la organización para determinar el valor del documento y está formada, por regla general, por empleados de tiempo completo). Una vez que el proyecto de nomenclatura de casos recibe la aprobación de los especialistas, el jefe del servicio de gestión de la oficina deberá firmarlo. En la versión final, el documento debe ser aprobado por el responsable de la organización, poniéndole un sello de aprobación.

Nomenclatura de asuntos de servicios de personal.

Completando la lista de casos.

Complete las columnas en la siguiente secuencia: No. 1, No. 2, No. 4, No. 5. Ingrese los datos en la columna No. 3 al final, es decir, al final del año calendario, cuando se calcula el número exacto de almacenamiento. unidades (volúmenes, carpetas, libros, revistas) se conocen).

Columna No. 1 de la lista de casos

En la columna N° 1 de la nomenclatura, ingrese los índices de cada caso. El índice consta de dos partes: el número (código) de la unidad estructural de acuerdo con la plantilla de la organización y el número de serie del caso formado en el servicio de personal. Los índices de casos se indican con números arábigos. Por ejemplo, 05-07, donde 05 es el código del servicio de personal según la tabla de personal, 07 es el número de serie del caso (carpeta) según la nomenclatura de casos. Separe los grupos de números índice con un guión. Posteriormente, transfiera los índices de casos de la nomenclatura a los lomos de las carpetas (carpetas), y al enviar casos al archivo, a la portada del caso. Los casos que contengan problemas que no se resolvieron dentro de un año deben incluirse en la lista del año siguiente con el mismo índice. Estos casos incluyen, por ejemplo, tarjetas personales, libros de trabajo y diarios contables.

Columna No. 2 de la lista de casos

En la columna No. 2 de la nomenclatura, indique los encabezados de los archivos (carpetas) de todos los documentos con los que trabaja (entrantes, salientes, internos), así como los materiales de referencia y registro (archivadores de tarjetas, diarios (libros) de contabilidad y emisión. documentos). No incluya títulos de publicaciones impresas (boletines, tarifas y otros materiales de referencia) en la nomenclatura.

Organice los títulos de los casos en una secuencia determinada. Esta secuencia depende de la importancia de los documentos incluidos en el caso. Primero, enumere los títulos de los casos que contienen documentación organizacional: Reglamento sobre el departamento de recursos humanos y descripciones de puestos de los empleados. A continuación, ingrese los encabezados de los casos que contienen documentación administrativa: órdenes de contratación, traslado y despido de empleados, sanciones, incentivos, viajes de negocios. Luego indique los encabezados de los casos con documentación contable y de referencia: horarios de personal, tarjetas personales, horarios de vacaciones, libros de registro de empleados enviados en viajes de negocios, etc. Complete la lista con correspondencia interna oficial (informes, notas explicativas, representaciones).

consejo del editor : después de enumerar los títulos de todos los casos existentes en la nomenclatura, en la columna No. 1 coloque algunos índices más como números de respaldo, y en la columna No. 2 deje espacio libre. Esto es necesario para tener en cuenta casos nuevos, imprevistos previamente, que puedan surgir en el servicio de personal durante el año.

Columna No. 4 de la nomenclatura de casos

En la columna N° 4 de la nomenclatura, indicar el plazo de conservación de cada expediente y los números de los artículos correspondientes según aprobado. Al completar esta columna, tenga en cuenta que la nomenclatura debe contener los títulos de todos los casos abiertos durante el año. Al mismo tiempo, ingrese los archivos personales de los empleados, independientemente de su número, en la nomenclatura como un archivo o como dos archivos, por ejemplo, "Archivos personales de los empleados de la gerencia" y "Archivos personales de los empleados". La base de esta división son los diferentes períodos de almacenamiento: los archivos personales de los gerentes se almacenan permanentemente y los archivos personales de los empleados tienen un período limitado: 75 años (lista aprobada). Por un lado, incluir en la nomenclatura las tarjetas personales de los empleados, así como los libros de trabajo. Será materia independiente en la nomenclatura cada diario o libro contable que se lleve en el servicio de personal.

Columna No. 5 de la lista de casos

En la columna No. 5 de la nomenclatura, tome notas sobre el establecimiento de casos, sobre la transferencia de casos, sobre la asignación de casos para destrucción, sobre las personas responsables de la formación de casos, sobre la transferencia de casos a otra organización, etc. Por ejemplo, una nota puede verse así: "El caso se abrió el 13/01/06", "Los documentos originales están almacenados en el departamento general", etc. Dichas marcas se pueden colocar durante todo el período de validez de la artículo.

Registro resumido del número de casos.

Al final del año calendario, el servicio de gestión de registros de la organización (otro servicio responsable de elaborar la nomenclatura de archivos) debe elaborar un registro final del número de archivos abiertos (volúmenes, partes) de almacenamiento permanente y temporal (GSDOU, aprobado ).

Nina Koviazina,
Subdirector del Departamento de Educación y Recursos Humanos del Ministerio de Salud de Rusia

2. Respuesta:¿Qué registros contables y de registro deben llevarse en el servicio de personal?

tipos de revistas

En el curso de sus actividades, las organizaciones mantienen diversos registros contables y de registro, incluso directamente en el servicio de personal. Con carácter general, todos los libros de registro tienen como objetivo llevar registros y estructurar cualquiera de los siguientes:

Mantener registros ayuda, si es necesario, a facilitar la búsqueda de la información necesaria o a realizar una selección para cualquier análisis. Por ejemplo, puede determinar rápidamente cuándo fue la última vez que vino un inspector de Rostrud.

Todos los registros contables y de registro utilizados por el servicio de personal se pueden dividir:

• obligatorio para mantenimiento;
• a recomendado.