Libro de referencia de cualificación para puestos de directivos, especialistas y otros empleados. Descripción del puesto de un especialista en documentos: competencias y responsabilidades básicas Requisitos de educación de especialistas en documentos

lo apruebo

[cargo, firma, nombre completo.

Gerente u otro

Oficial autorizado

Aprobar

[forma organizativa y jurídica, descripción del puesto]

nombre de la organización, [día, mes, año]

empresas] M.P.

Descripción del trabajo

especialista en documentos de categoría I [nombre de la organización, empresa, etc.]

Esta descripción de puesto ha sido desarrollada y aprobada de conformidad con las disposiciones del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, aprobado el Directorio Unificado de Calificación de Puestos para Gerentes, Especialistas y Empleados, 4ª edición. Resolución del Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia de 21 de agosto de 1998 N 37 y otros actos jurídicos que regulan las relaciones laborales.

1. Disposiciones generales

1.1. El especialista en documentos de categoría I pertenece a la categoría de especialistas y está directamente subordinado a [nombre del puesto del supervisor inmediato].

1.2. Una persona con una educación profesional superior y experiencia laboral en el puesto de examinador de documentos de categoría II durante al menos 3 años es designada para el puesto de examinador de documentos de categoría I.

1.3. Especialista en documentos de la categoría que debo saber:

Actos legales legislativos y reglamentarios, resoluciones, órdenes, órdenes, otros documentos rectores y reglamentarios de autoridades superiores relacionados con el soporte documental para la gestión;

El procedimiento de planificación, diseño y tecnología del trabajo basado en tecnología organizativa e informática para los servicios de soporte de documentación de gestión; métodos de investigación, análisis, diseño y desarrollo de sistemas de documentación;

El procedimiento de registro, clasificación, almacenamiento, examen del valor de los documentos;

Organización de asuntos de archivos;

Documentos reglamentarios y metodológicos sobre el diseño y operación de sistemas automatizados de gestión de información;

Conceptos básicos de programación;

Métodos para diseñar y actualizar bases de datos y bancos de datos; fundamentos de ergonomía, psicología social, sociología; documentación;

Experiencia nacional y extranjera en el campo del soporte documental para la gestión; fundamentos de economía, organización y gestión laboral;

Legislación laboral;

Reglamento interno de trabajo;

Normas y reglamentos de protección laboral.

2. Responsabilidades laborales

Especialista en documentos de 1ª categoría:

2.1. Desarrolla e implementa procesos tecnológicos para el trabajo con documentos e información documental basados en el uso de tecnología organizacional e informática (contabilidad, control de ejecución, almacenamiento operativo, trabajos de referencia).

2.2. Participa en la planificación, organización y mejora de las actividades del servicio de soporte documental de gestión y realiza el seguimiento del estado del trabajo de oficina.

2.3. Elabora propuestas para garantizar las condiciones ergonómicas de trabajo, racionalizando los lugares de trabajo de los empleados del servicio de soporte de documentación de gestión.

2.4. Desarrolla sistemas de documentación unificada y hojas de tiempo de documentos para diversos fines y niveles de gestión, clasificadores de información documental.

2.5. Organiza la implementación de sistemas de documentación.

2.6. Toma medidas para agilizar la composición de documentos e indicadores de información, reducir su número y optimizar los flujos de documentos.

2.7. Participa en la selección de documentos transferidos para almacenamiento estatal, organización del almacenamiento y examen del valor de los documentos.

2.8. Participa en el establecimiento de tareas, diseño, operación y mejora (en términos de soporte de información) de sistemas de información y sistemas de gestión automatizados, así como en el desarrollo de las últimas tecnologías de la información (incluida la tecnología sin papel), basadas en el uso de tecnología informática y de microprocesadores. , diseño y actualización de bases de datos y bancos de datos.

2.9. Estudia y resume la experiencia avanzada nacional y extranjera en el campo del soporte documental para la gestión, desarrolla documentos normativos y metodológicos sobre temas de soporte documental.

2.10. Participa en la selección, colocación y formación avanzada del personal para el servicio de soporte documental de la gestión.

3. Derechos

El especialista en documentos de categoría I tiene derecho:

3.1. Por todas las garantías sociales previstas por la ley.

3.2. Familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección [de una empresa, institución, organización] relacionados con sus actividades.

3.3. Presentar propuestas de mejora del trabajo relacionadas con las responsabilidades previstas en este instructivo para consideración de la dirección.

3.4. Firmar y visar documentos de su competencia.

3.5. Interactuar con los jefes de servicios estructurales [empresas, instituciones, organizaciones], obtener información y documentos necesarios para el cumplimiento de sus funciones oficiales.

3.6. Exigir a la dirección [de una empresa, institución, organización] que le brinde asistencia en el desempeño de sus deberes y derechos oficiales.

3.7. Mejora tus cualificaciones profesionales.

3.8. Otros derechos previstos por la legislación laboral.

Responsabilidades laborales. Desarrolla e implementa procesos tecnológicos para el trabajo con documentos e información documental basados en el uso de tecnología organizacional e informática (contabilidad, control de ejecución, almacenamiento operativo, trabajos de referencia). Participa en la planificación, organización y mejora de las actividades del servicio de soporte documental de gestión y realiza el seguimiento del estado del trabajo de oficina. Elabora propuestas para garantizar las condiciones ergonómicas de trabajo, racionalizando los lugares de trabajo de los empleados del servicio de soporte de documentación de gestión. Desarrolla sistemas de documentación unificada y hojas de tiempo de documentos para diversos fines y niveles de gestión, clasificadores de información documental. Organiza la implementación de sistemas de documentación. Toma medidas para agilizar la composición de documentos e indicadores de información, reducir su número y optimizar los flujos de documentos. Participa en la selección de documentos transferidos para almacenamiento estatal, organización del almacenamiento y examen del valor de los documentos. Participa en el establecimiento de tareas, diseño, operación y mejora (en términos de soporte de información) de sistemas de información y sistemas de gestión automatizados, así como en el desarrollo de las últimas tecnologías de la información (incluida la tecnología sin papel), basadas en el uso de tecnología informática y de microprocesadores. , diseño y actualización de bases de datos y bancos de datos. Estudia y resume la experiencia avanzada nacional y extranjera en el campo del soporte documental para la gestión, desarrolla documentos normativos y metodológicos sobre temas de soporte documental. Participa en la selección, colocación y formación avanzada del personal para el servicio de soporte documental de la gestión.

Debe saber: actos legales legislativos y reglamentarios, resoluciones, órdenes, órdenes, otros documentos rectores y reglamentarios de autoridades superiores relacionados con el soporte documental de la gestión; el procedimiento de planificación, diseño y tecnología del trabajo sobre la base de tecnología organizativa e informática para los servicios de soporte de documentación de gestión; métodos de investigación, análisis, diseño y desarrollo de sistemas de documentación; el procedimiento de registro, clasificación, almacenamiento, examen del valor de los documentos; organización de asuntos de archivos; documentos reglamentarios y metodológicos sobre el diseño y operación de sistemas automatizados de gestión de información; conceptos básicos de programación; métodos para diseñar y actualizar bases de datos y bancos de datos; fundamentos de ergonomía, psicología social, sociología; documentación; experiencia nacional y extranjera en el campo del soporte documental para la gestión; fundamentos de economía, organización y gestión laboral; legislación laboral; reglamento interno de trabajo; normas y reglamentos de protección laboral.

En sus actividades, el especialista en documentos se guía por:

legislación de la Federación de Rusia,
Estatuto (reglamentos) de la organización,
Órdenes e instrucciones (director general, director, gerente) de la organización,
esta descripción de trabajo,
Normativa laboral interna de la organización.

6. El administrador de documentos depende directamente de: (cargo) 7. Durante la ausencia del administrador de documentos (viaje de negocios, vacaciones, enfermedad, etc.), sus funciones son realizadas por una persona designada (cargo) de la organización en la forma prescrita, quien adquiere los derechos, deberes correspondientes y es responsable de la ejecución de las funciones que le sean asignadas. 2. Responsabilidades laborales de un administrador de documentos Especialista en documentos: 1.

Descripción del trabajo de un especialista en documentos (opción 2)

Atención

El puesto tiene variedades:

especialista en documentos;
especialista en documentos de 1ª categoría;
especialista en documentos 2ª categoría.

La calificación de especialista en documentos supone que un empleado con una educación profesional superior puede ocupar un puesto sin categoría y no existen requisitos de antigüedad. Para obtener la segunda categoría es necesario, además del prof. educación, tener al menos 3 años de experiencia laboral en un puesto postdoctoral sin categoría. Requisitos de calificación de especialista en documentos de 1ª categoría: es necesario trabajar como especialista de segunda categoría durante al menos tres años.

Todos los tipos requieren educación superior profesional. Lo que debes saber El directorio de calificaciones solo brinda instrucciones generales y requisitos para el nivel de conocimiento de un especialista de este tipo.

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Participa en la selección, colocación y formación avanzada del personal para el servicio de soporte documental de la gestión. 3. Derechos del gestor documental El especialista documental tiene derecho a: 1. Presentar propuestas para consideración de la dirección:

mejorar el trabajo relacionado con las responsabilidades previstas en esta instrucción,
sobre el estímulo de los distinguidos empleados subordinados a él,
sobre la responsabilidad material y disciplinaria de los trabajadores que violaron la disciplina productiva y laboral.

2. Solicitar a las divisiones estructurales y empleados de la organización la información necesaria para el desempeño de sus funciones laborales.
3. Conocer los documentos que definen sus derechos y responsabilidades para su cargo, criterios para evaluar la calidad del desempeño de las funciones oficiales. 4.

Descripción del puesto de especialista en documentos.

procedimiento de registro, clasificación, almacenamiento, examen del valor de los documentos
organización de asuntos de archivo
documentos reglamentarios y metodológicos sobre el diseño y operación de sistemas automatizados de gestión de la información.
conceptos basicos de programacion
métodos para diseñar y actualizar bases de datos y bancos de datos
fundamentos de ergonomía, psicología social, sociología
gestión de documentos
Experiencia nacional y extranjera en el campo del soporte documental para la gestión.
fundamentos de economía, organización y gestión del trabajo
legislación laboral
reglamento interno de trabajo
normas y reglamentos de seguridad laboral

Requisitos de calificación Especialista en documentos de categoría I: formación profesional superior y experiencia laboral como especialista en documentos de categoría II durante al menos 3 años.

Especialista en documentos

métodos de investigación, análisis, diseño y desarrollo de sistemas de documentación;
el procedimiento de registro, clasificación, almacenamiento, examen del valor de los documentos;
organización de asuntos de archivos;
documentos reglamentarios y metodológicos sobre el diseño y operación de sistemas automatizados de gestión de información;
conceptos básicos de programación;
métodos para diseñar y actualizar bases de datos y bancos de datos;
fundamentos de ergonomía, psicología social, sociología;
documentación;
experiencia nacional y extranjera en el campo del soporte documental para la gestión;
fundamentos de economía, organización y gestión laboral;
legislación laboral;
reglamento interno de trabajo;
normas y reglamentos de protección laboral.

Especialista en documentos del directorio de cualificaciones 1.ª categoría

Toma medidas para agilizar la composición de documentos e indicadores de información, reducir su número y optimizar los flujos de documentos. 2.7. Participa en la selección de documentos transferidos para almacenamiento estatal, organización del almacenamiento y examen del valor de los documentos. 2.8. Participa en el establecimiento de tareas, diseño, operación y mejora (en términos de soporte de información) de sistemas de información y sistemas de gestión automatizados, así como en el desarrollo de las últimas tecnologías de la información (incluida la tecnología sin papel), basadas en el uso de tecnología informática y de microprocesadores. , diseño y actualización de bases de datos y bancos de datos.

Importante

Desarrolla e implementa procesos tecnológicos para el trabajo con documentos e información documental basados en el uso de tecnología organizacional e informática (contabilidad, control de ejecución, almacenamiento operativo, trabajos de referencia). 2. Participa en la planificación, organización y mejora de las actividades del servicio de soporte documental de gestión y realiza el seguimiento del estado del trabajo de oficina. 3. Elabora propuestas para asegurar condiciones ergonómicas de trabajo, racionalizar el trabajo de los empleados del servicio de soporte de documentación de gestión.

4. Desarrolla sistemas de documentación unificada y hojas de tiempo de documentos para diversos fines y niveles de gestión, clasificadores de información documental. 5. Organiza la implantación de sistemas de documentación. 6.

Instrucciones de servicio para un especialista en documentos de categoría I

Familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección de la organización relacionados con sus actividades. 5. Exigir a la dirección de la organización que brinde asistencia, incluido el aseguramiento de las condiciones organizativas y técnicas y la ejecución de los documentos establecidos necesarios para el desempeño de las funciones oficiales. 6. Otros derechos que establezca la legislación laboral vigente.

4. Responsabilidad del especialista en documentos El especialista en documentos es responsable en los siguientes casos: 1. Por desempeño inadecuado o incumplimiento de sus deberes laborales previstos en esta descripción de trabajo, dentro de los límites establecidos por la legislación laboral de la Federación de Rusia. 2. Por delitos cometidos en el curso de sus actividades, dentro de los límites establecidos por la legislación administrativa, penal y civil vigente de la Federación de Rusia.
3.

Descripción del puesto de un especialista en documentos: competencias y responsabilidades básicas

Información

Requisitos de calificación. Especialista en documentos de categoría I: formación profesional superior y experiencia laboral en el puesto de especialista en documentos de categoría II de al menos 3 años. Especialista en documentos de categoría II: formación profesional superior y experiencia laboral como especialista en documentos de al menos 3 años. Especialista en documentos: formación profesional superior sin requisitos de experiencia laboral.

Disposiciones generales 1. Un especialista en documentos pertenece a la categoría de especialistas. 2. Se acepta como gestor de documentos a una persona con formación profesional superior sin presentar requisitos de experiencia laboral. 3. Un especialista en documentos es contratado y destituido (por el director, jefe) de la organización tras su nombramiento (puesto) 4.

Temas:
Flujo de documentos
Documentos de oficina

El puesto de especialista en documentos suele introducirse en grandes empresas, donde trabajar con documentos es una funcionalidad independiente y separada. Se requiere una descripción del trabajo para dicho empleado. Hablaremos de sus características. Del artículo aprenderás:

por qué se introduce la unidad de especialistas en documentos, responsabilidades laborales;
¿Cuáles son los requisitos para un administrador de documentos?
¿Cuál es la descripción del trabajo de un administrador de documentos?

Requisitos de calificación El libro de referencia de calificación para puestos de gerentes, especialistas y otros empleados, aprobado por Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia del 21 de agosto de 1998 N 37, contiene el puesto de especialista en documentos, los requisitos de un empleado para este puesto.

El especialista en documentos de 1ª categoría es

Participa en la planificación, organización y mejora de las actividades del servicio de soporte documental de gestión y realiza el seguimiento del estado del trabajo de oficina. Elabora propuestas para garantizar las condiciones ergonómicas de trabajo, racionalizando los lugares de trabajo de los empleados del servicio de soporte de documentación de gestión. Desarrolla sistemas de documentación unificada y hojas de tiempo de documentos para diversos fines y niveles de gestión, clasificadores de información documental.
Organiza la implementación de sistemas de documentación. Toma medidas para agilizar la composición de documentos e indicadores de información, reducir su número y optimizar los flujos de documentos. Participa en la selección de documentos transferidos para almacenamiento estatal, organización del almacenamiento y examen del valor de los documentos.

Responsabilidades laborales El especialista en documentos realiza las siguientes funciones: 3.1. Desarrolla e implementa procesos tecnológicos para el trabajo con documentos e información documental basados en el uso de tecnología organizacional e informática (contabilidad, control de ejecución, almacenamiento operativo, trabajos de referencia). 3.2. Participa en la planificación, organización y mejora de las actividades del servicio de soporte documental de gestión y realiza el seguimiento del estado del trabajo de oficina.

3.3. Elabora propuestas para garantizar las condiciones ergonómicas de trabajo, racionalizando los lugares de trabajo de los empleados del servicio de soporte de documentación de gestión. 3.4. Desarrolla sistemas de documentación unificada y hojas de tiempo de documentos para diversos fines y niveles de gestión, clasificadores de información documental. 3.5. Organiza la implementación de sistemas de documentación. 3.6.

Este empleado se refleja en instrucciones especiales. Cada institución educativa tiene esa posición. Echemos un vistazo más de cerca a los poderes y responsabilidades de dicho especialista.

Puntos de instrucción

Las responsabilidades laborales de un administrador de documentos en una institución educativa constan de varios puntos:

posición general;
responsabilidades profesionales;
derechos;
responsabilidad.

Consideremos cada punto por separado. Identifiquemos las principales áreas de actividad.

Responsabilidades laborales de un administrador de documentos.

Empecemos por los puntos principales. Responsabilidades laborales de un administrador de documentos en una institución:

1. Este empleado se dedica al desarrollo e implementación de procesos tecnológicos para actividades con papeles importantes, información basada en ellos utilizando tecnología informática. Está obligado a llevar registros y almacenar documentos. Monitorear la ejecución, participar en actividades de referencia.

2. Es el documentalista quien formula propuestas para la modernización de las condiciones de trabajo. Las responsabilidades laborales de este empleado implican planificar y mejorar la gestión dentro de la organización.

3. Este empleado toma medidas efectivas para sistematizar la composición de indicadores de información y documentos importantes, reducir su número y optimizar el flujo.

4. Las responsabilidades laborales de un administrador de documentos en la escuela incluyen emitir certificados para que los estudiantes viajen en trenes de larga distancia y presentarlos en el lugar de solicitud.

5. Participa en la selección de los papeles que se transfieren al depósito estatal, organiza la seguridad y el examen de su valor.

6. Estudia y sistematiza la posibilidad de utilizar sistemas automatizados de gestión y tecnologías de la información en el trabajo de oficina moderno.

7. El desarrollo de actos normativos y metodológicos relacionados con la organización es realizado por un especialista en documentos.

Las responsabilidades laborales de este especialista se desarrollan individualmente en cada organización, teniendo en cuenta su especialización.

¿Qué es importante saber?

Para afrontar con éxito las responsabilidades que se exigen a los empleados, es necesario poseer cierta información. La descripción del puesto de un especialista en documentos contiene varios puntos relacionados con el nivel de formación de dichos especialistas. Este:

posesión de actos normativos y legislativos, órdenes, resoluciones, órdenes y otros documentos rectores de los órganos relacionados con el soporte documental para la gestión;
conocimiento del orden de planificación, diseño, tecnología de las actividades basadas en la gestión;
aplicación de métodos de investigación, diseño, análisis, formación de sistemas de documentación;
conocimiento de los conceptos básicos de programación, métodos de actualización de bases de datos;
conocimiento de los conceptos básicos de psicología social, sociología;
uso de experiencia nacional y extranjera en el campo del soporte documental de gestión;
conocimiento de los fundamentos de la economía y la legislación laboral;
cumplimiento de la normativa interna de la organización;
conocimiento de las normas y reglamentos de seguridad laboral.

Requisitos básicos de calificación

Echemos un vistazo más de cerca a la pregunta: especialista en documentos: ¿responsabilidades laborales? El directorio de calificaciones sugiere dos categorías de dichos empleados en instituciones educativas (y otras).

Provisiones generales

La descripción del puesto de administrador de documentos se desarrolla individualmente en cada organización en base a una plantilla estándar.

Este empleado pertenece a la categoría de especialista.
Para este puesto se contrata a una persona con formación superior profesional. En ausencia de competencia, no existen requisitos especiales de experiencia laboral.
El jefe (director) de la organización acepta al empleado y lo destituye de su cargo.
En sus actividades, el especialista en documentos se guía por la legislación vigente de la Federación de Rusia, la Carta, las órdenes y órdenes del director (director general) de la organización y las descripciones de puestos.
El especialista en documentos depende directamente del director (jefe) de la organización. En ausencia de un gerente, este especialista ejecuta las órdenes del suplente u otra persona autorizada por el titular de la organización.

Derechos

¿Qué derechos tiene un especialista en documentos? Hablamos de las responsabilidades laborales anteriormente. Ahora echemos un vistazo más de cerca a los derechos de esta categoría de empleados.

Este empleado podrá presentar a la consideración del gerente las siguientes propuestas:

modernizar las actividades laborales directamente relacionadas con las responsabilidades laborales;
sobre bonificaciones para los subordinados que hayan demostrado un alto nivel de calificaciones en el desempeño de determinadas tareas;
sobre la responsabilidad disciplinaria y financiera de aquellos empleados que violaron la disciplina laboral

El especialista en documentos puede solicitar a varias divisiones estructurales y a otros empleados de la empresa (organización) cualquier información que necesite para el desempeño de sus responsabilidades funcionales directas.

El especialista en documentos tiene derecho a trabajar con órdenes, instrucciones, instrucciones que indiquen sus deberes y derechos, así como criterios para analizar la calidad del desempeño de sus funciones oficiales.

Un especialista en documentos puede estudiar los proyectos de decisiones del director (gerente) de una organización relacionados con sus actividades.

El especialista en documentos tiene derecho a solicitar asistencia del director de la empresa, incluso proporcionándole las condiciones y recursos técnicos y organizativos para la preparación de determinados documentos, es decir, el desempeño directo de sus funciones oficiales.

Responsabilidad de los especialistas.

El gestor documental es responsable en las siguientes situaciones:

en caso de desempeño inadecuado (incumplimiento) de sus funciones oficiales directas, que están previstas en las instrucciones dentro de los límites establecidos por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia;
en el caso de delitos cometidos en el curso de una actividad profesional, en el marco establecido por la legislación penal, civil y administrativa vigente de la Federación de Rusia;
al causar daños materiales a la organización, dentro de los límites establecidos por las leyes laborales civiles de la Federación de Rusia.

Conclusión

Cualquier agencia gubernamental tiene un especialista en documentos en su personal. Sus responsabilidades directas incluyen mantener toda la documentación de la organización, emitir certificados, imprimir borradores de pedidos e instrucciones. Es el especialista en documentos de las escuelas rusas quien controla la gestión de los expedientes personales de los estudiantes y la entrega oportuna de las copias de los certificados solicitados por los empleados al director de la organización.

El horario de trabajo del administrador de documentos: duración, pausa para el almuerzo y días libres se establecen por orden del director de la organización de acuerdo con las normas de la legislación laboral vigente en la Federación de Rusia. En una palabra, el trabajo no es fácil, pero sí bastante interesante.

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CUALIFICACIONES DIRECTORIO DE PUESTOS PARA DIRECTORES DE ESPECIALISTAS Y OTROS EMPLEADOS (aprobado por Resolución del Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia de fecha... Relevante en 2018

DOCUMENTALISTA

Especialista en documentos: formación profesional superior sin requisitos de experiencia laboral.