Avancore: Oficina intermedia. Definición de términos de front, middle y back office. ¿Cómo es trabajar en el back office de un banco? Comparación de front y back office

Para eliminar la brecha de información entre el front y el back office, en los años 90 del siglo pasado aparecieron en los bancos mundiales las middle office. En Rusia, hasta la fecha sólo unos pocos cuentan con una estructura organizativa de este tipo.

Hace dos o tres años, en la mayoría de los grandes bancos rusos prevalecía una estructura simplificada: front y back office. Pero recientemente, la misteriosa frase “oficina intermedia” se ha escuchado cada vez más. Misterioso porque una simple traducción del nombre no siempre permite comprender completamente las tareas de esta unidad. Hoy en día, las oficinas intermedias de los principales bancos del mundo son departamentos que deben evaluar de forma independiente las carteras del banco, controlar el cumplimiento de diversos límites y preparar informes diarios para los gestores de riesgos.

En Rusia, hasta hace poco, las funciones del middle office estaban “repartidas” entre los empleados del front y back office. "Nuestros "intermedios" en los bancos comenzaron a aparecer con la transición de las estructuras formales de gestión de riesgos creadas para cumplir con los requisitos de las autoridades supervisoras a estructuras centralizadas que gestionan los riesgos de acuerdo con los estándares internacionales", dice Semyon Alperin, subdirector del departamento de límites. y posiciones de Prom-Svyazbank.

La frecuente discrepancia entre las tareas desempeñadas y las habituales de “back office” y “front office” dio lugar a numerosos conflictos sobre el tema: “Debería negociar y no introducir “tickets” en el sistema” o “back office”. procesa “transacciones ya hechas, pero no las incorpora a su propio sistema”. Desacuerdos de este tipo dieron lugar al lógico e inevitable surgimiento de una nueva división: el middle office.

Hoy en día, en los bancos rusos, la oficina intermedia suele realizar dos funciones: controlar las operaciones de préstamos comerciales y controlar las operaciones en los mercados financieros. El "medio" se diferencia del back office en la generalización de datos y una visión más amplia de la imagen de la estructura de los pasivos y activos del banco.

El aumento del volumen de negocios en los mercados financieros y la experiencia adquirida por los banqueros como resultado de las primeras crisis bancarias graves, especialmente como resultado de los acontecimientos de 1998, influyeron en la organización de las oficinas intermedias en algunos bancos rusos. Las pérdidas y quiebras de varios bancos nos hicieron pensar en la gestión de riesgos y en la introducción de una unidad como la gestión de riesgos en la estructura organizativa, ante lo cual antes la actitud era bastante fría. En muchos bancos no había ningún analista de riesgos. Con la aparición de divisiones en los bancos responsables del análisis y la previsión, surgió la necesidad de controlar las restricciones establecidas por la gestión de riesgos sobre la magnitud de los riesgos crediticios y de mercado.

"Varios bancos decidieron separar las funciones de control en una estructura separada, ya que la gestión de riesgos (RM) sigue siendo un departamento analítico", dice a BO Igor Shiyanov, jefe del departamento de seguimiento de límites y posiciones de Alfa-Bank. - Como resultado, surgió una oficina intermedia, responsable de monitorear la ejecución de las órdenes de gestión de riesgos por parte de los comerciantes, así como de generar informes de posiciones. Podemos decir que RM realiza la gestión de riesgos a través del middle office. Considerando que idealmente el middle office debería controlar los límites en todos los mercados en los que está presente, esta división comenzó a acumular operativamente un resumen de todas las posiciones bancarias, así como el resultado financiero actual, lo que finalmente resultó útil no sólo para la gestión de riesgos, sino también para los altos directivos del banco”.

El nombre de la división, middle office, refleja plenamente su esencia: ya no se trata de un front office, pero tampoco de un back office ni de un departamento de contabilidad. Está justo en el medio, como su nombre indica. Por ejemplo, un comerciante (front office) concluye un acuerdo para comprar valores, el middle office debe ingresarlo en el sistema, el back office debe pagar y el departamento de contabilidad debe preparar los estados financieros. U otra opción: el front office acordó otorgar un préstamo al cliente, el back office transfiere el dinero y el middle office prepara la base para la transferencia (el acuerdo y todos los documentos que lo acompañan).

"La mayoría de los bancos y empresas avanzados han creado sus oficinas intermedias basándose en la experiencia occidental", dice Irina Fedorova, jefa del departamento de operaciones de Renaissance Investment Management. - En ambos casos, se trata de una división que realiza una función auxiliar en el procesamiento de transacciones. En las transacciones “estructurales”, el middle office participa en su desarrollo, correcta ejecución y posterior control, y si se realizan transacciones estándar, el middle office escribe “tickets”, ingresa las transacciones en el sistema y controla la posterior ejecución”.

Existen otros enfoques para la funcionalidad del middle office en la práctica rusa, que aún no está completamente formada. Dado que esta división es poco común en la estructura de los bancos, su definición sigue siendo vaga. Además de las funciones de supervisión directa, al “intermedio” a menudo se le confían una variedad de tareas no básicas: desde funciones de ventas hasta una unidad responsable de desarrollar un marco regulatorio.

¿O tal vez no deberíamos destacarlo?

La práctica mundial, que se superpone a la realidad rusa, a menudo plantea interrogantes y dudas. Entonces, con respecto a las oficinas intermedias, una parte importante de la comunidad bancaria se pregunta: ¿vale la pena separar este componente en una estructura completamente separada?

La necesidad de esta distinción se puede fundamentar en el ejemplo específico de un banco de inversión: la oficina principal concluye transacciones, sus especialistas trabajan con conceptos como "posición", "valor", "resultado financiero actual". El back office trabaja con los conceptos de “transacción”, “confirmación”, “registro”, “”. Al mismo tiempo, al front office, es decir, a los comerciantes, les interesan poco los límites. Si calculan algún riesgo, lo hacen sólo para ellos mismos, consideran su potencial. Los comerciantes no coordinan las transacciones entre sí de ninguna manera, y si individualmente la cartera de cada comerciante puede estar bastante diversificada, entonces, cuando se considera la cartera del banco en su conjunto, puede resultar que juntos los comerciantes compraron un montón de acciones de Gazprom.

Es el middle office el que debería sumar estas carteras y observar la concentración de determinadas acciones o bonos y calcular los límites para el conjunto. Además, esto debe hacerse en el modo actual. El mismo back office no está interesado en saber por qué se compraron con una cotización determinada; solo participa en el procesamiento de las transacciones; Resulta entonces que entre el comerciante, que piensa en su propio beneficio, y el back office, que sólo piensa en el registro, debe existir un middle office que coordine sus actividades.

El middle office es necesario como componente organizativo, una estructura independiente que no tiene nada que ver con el negocio y no está interesada en el resultado financiero. Se trata de una “cabeza fría” dedicada e independiente que lleva a cabo el control interno actual.

Al mismo tiempo, ser independiente no significa estar aislado de los demás. Por el contrario, la oficina intermedia es el vínculo de conexión; su función importante es optimizar la interacción entre las divisiones del banco y comunicarse con todas las divisiones. Esto es especialmente importante cuando se realizan transacciones “estructuradas” complejas. Las funciones de seguimiento y control actuales se delegan hasta cierto punto en el middle office; resulta que el middle office se ve obligado a racionalizar las actividades del banco.

La presencia de una gran cantidad de empleados bancarios a veces genera dificultades para los comerciantes; no saben con qué empleado del back office, del depositario o del departamento de contabilidad deben contactar si tienen preguntas. Por ello, para ahorrar tiempo, los traders prefieren resolver cualquier duda relativa a sus operaciones contactando a un empleado del middle office. También existe una conexión en la dirección opuesta. Esto impone ciertas obligaciones sobre las calificaciones de los empleados “intermedios”, quienes deben resolver diversos problemas.

Sólo los grandes bancos necesitan una oficina intermedia

No todos los bancos tienen la necesidad de organizar una middle office. En la práctica rusa, la middle office se encuentra principalmente en bancos con capital extranjero, donde la gestión la llevan a cabo gerentes occidentales, o en bancos que utilizan ampliamente la experiencia occidental. Casi siempre, en la estructura de las sociedades de inversión existe una oficina intermedia. En los bancos pequeños, esta función se distribuye entre el front y el back office, pero los de tamaño mediano y, sobre todo, los grandes son absolutamente necesarios.

“La mayoría de las veces, estas estructuras son creadas por bancos de inversión y universales”, señala Igor Shiyanov (Alfa-Bank). - Tener una oficina central en un banco que opera principalmente en el segmento de préstamos es exótico. Creo que en Rusia el número de bancos que tienen divisiones de middle office en su estructura no supera el 5%”.

Si hablamos de la escala del negocio, entonces una oficina intermedia la necesitan principalmente solo los grandes bancos, los bancos con un fuerte componente de inversión o los bancos con un gran volumen de negocios en los mercados financieros. En este caso, es aconsejable asignar a los empleados responsables del control de límites a un departamento separado. Además, sólo un banco grande puede afrontar los costos operativos de mantener personal adicional y comprar software especial. Un middle office suele aparecer en la etapa de crecimiento o expansión del negocio de una empresa. Y si el banco no es indiferente a la calidad del servicio al cliente y quiere evitar confusiones en el trabajo del front y back office, entonces el middle office se convierte en un vínculo necesario. Algunos expertos creen que una oficina intermedia es imprescindible para los veinte principales bancos rusos, pero en otros casos esta estructura no puede considerarse generalizada ni necesaria. Para un banco pequeño que realiza dos transacciones por semana con letras, cuatro con acciones y cinco con bonos y emite varios préstamos, un empleado de otra especialidad puede procesar una pequeña cantidad de datos: back office o gestión de riesgos. Podrán hacer frente a todas las tareas por completo y todavía habrá tiempo para completar las transacciones.

Todo banquero quiere saber dónde se encuentra la oficina intermedia.

"Si se dispone de un buen sistema informático, la ubicación de la middle office no importa en absoluto, ya que permite una comunicación completa entre el front y el back office", afirma Semyon Alperin (Promsvyazbank). - Pero en la práctica, la mayoría de las veces la oficina intermedia se encuentra al lado de la oficina administrativa. Desde el punto de vista organizativo, el middle office forma parte del departamento de operaciones o del departamento de gestión de riesgos. En Promsvyazbank está incluido en el bloque “Finanzas y Riesgos”, es decir, se relaciona con la gestión de riesgos”.

Hasta ahora no ha habido una respuesta clara a la cuestión de a qué división pertenece el middle office; todo depende de la naturaleza primaria de sus actividades; Si la middle office no se “sienta” físicamente en el territorio de la front office, los clientes, por regla general, no deberían visitarla. A veces, los empleados intermedios se comunican directamente con los clientes, pero esta es la excepción y no la regla. A pesar de que la funcionalidad "intermedia" no permite la comunicación directa con las personas, esto no excluye la interacción con las contrapartes utilizando una variedad de medios de comunicación.

Pero si una middle office prácticamente no necesita una habitación separada, entonces sus tecnologías y equipamiento son muy específicos e independientes. Por las particularidades de su trabajo, los empleados del middle office deben tener el más alto nivel de acceso a los sistemas de información del banco, permitiéndoles obtener cualquier información sobre las transacciones sujetas a control, la base de contrapartes, cotizaciones, etc. En la organización normal del proceso tecnológico, el control se realiza de forma automática, interviniendo un empleado del middle office en el proceso de autorización de transacciones en casos excepcionales.

Por tanto, el middle office necesita un software especializado que le permita cubrir todos los mercados en los que opera el banco. Esto se debe al hecho de que a menudo los sistemas de front y back office no permiten recibir toda la información necesaria en un volumen suficiente y en el formato requerido. Al mismo tiempo, el sistema en la arquitectura debe ocupar una posición intermedia entre el software de front y back office y no permitir que las transacciones que no hayan pasado el control límite ingresen al back office para su posterior procesamiento.

Un punto de vista interesante es el de algunos expertos que creen que el mismo nombre “middle office” podría haber surgido precisamente de los desarrolladores de soluciones informáticas para la gestión de riesgos. Fueron ellos quienes pudieron dividir las soluciones en tres niveles: las tecnologías para realizar transacciones se clasificaron en soluciones para el front office, para el middle office (para controlar los límites y riesgos) y para el back office (para procesar transacciones). Según la hipótesis, tal división era natural y, por lo tanto, se arraigó fácilmente.

Césares del mundo bancario

En su trabajo, los empleados de middle office siempre se encuentran en algún punto intermedio, en la intersección de algún tipo de “conflicto de intereses” entre el front y el back office. “Las tareas que deben resolver los empleados intermedios son encontrar al mismo tiempo un compromiso y una solución aceptable para la parte delantera, trasera y para el cliente”, revela los detalles del trabajo Irina Fedorova (Renaissance Investment Management). - Al mismo tiempo, se respetan los intereses de la empresa y la ley. Entonces, si un empleado de la oficina principal sabe cómo negociar en el sistema RTS, y un empleado de la oficina administrativa puede ser un especialista limitado en un área específica, por ejemplo, sabe cómo transferir valores a los depositarios, entonces un empleado "intermedio" debería ser mas versatil. Necesita conocer, al menos en términos generales, el ciclo completo de una operación en particular, desde el momento de su conclusión hasta el cálculo de los impuestos sobre las ganancias recibidas. De lo contrario, no podrá coordinar eficazmente el proceso”.

Además, para realizar funciones de control, un empleado del middle office debe tener un conocimiento suficientemente detallado de las características del front office como para hablar el mismo idioma que los comerciantes. Por supuesto, debe comprender los algoritmos para calcular posiciones, que se definen de manera diferente en diferentes tipos de transacciones. Al mismo tiempo, el especialista debe comprender, al menos en un grado mínimo, los detalles del trabajo del back office y del depositario, ya que los representantes de estas divisiones bancarias también pueden tener preguntas sobre las transacciones. Si el banco no cuenta con un sistema informático perfecto que permita generar informes tanto detallados como consolidados, el empleado está sujeto a requisitos adicionales por trabajar con grandes cantidades de datos. A menudo, los antiguos analistas y comerciantes trabajan en oficinas intermedias.

“Para un empleado de middle office también son importantes las cualidades personales: resistencia, concentración, comunicación”, continúa la lista de requisitos Alexey Kuzmin, jefe de middle office de FINAM Investment Company. - Durante el día hay que comunicarse bastante con los clientes y de forma bastante intensa. Por ejemplo, si hablamos de cierre forzoso de una posición cuando no hay fondos suficientes en la cuenta de corretaje”.

Dado que los empleados de middle office trabajan con una variedad de sistemas de información automáticos, no solo deben conocer los productos bancarios, sino también comprender la programación, conocer el lenguaje SQL y poder trabajar con bases de datos.

Dada una determinada organización, la middle office requiere no sólo empleados universales y omniscientes, sino también simples "trabajadores duros". Por ejemplo, en una de las middle office rusas hay empleados que desempeñan las funciones de asistente comercial. Los comerciantes les brindan información sobre las transacciones que realizan en sistemas externos y los asistentes ingresan las transacciones con todos los parámetros en el sistema contable del banco, donde, a su vez, se controlan los límites. Este es un trabajo bastante mecánico, pero también puede aplicarse a la middle office.

Serguéi Rybin,
Vicepresidente de la junta directiva de Stroykredit Bank:

El middle office admite servicios no estándar

A medida que se expande la línea de productos, cada vez más instituciones de crédito crean oficinas intermedias completas. La necesidad de ellos la experimentan principalmente los bancos que ofrecen activamente servicios que no están completamente estandarizados. La promoción de dichos productos implica una interacción activa con el cliente para determinar con precisión sus necesidades y analizar su solvencia. En algunos casos, es necesario proporcionar documentos e informes adicionales. Los empleados de las oficinas intermedias deben resolver con éxito estos problemas. A menudo también son responsables del análisis de riesgos. En Stroykredit Bank, las principales actividades del middle office son el trabajo activo con los clientes atraídos por el front office, el apoyo a las transacciones y el análisis de riesgos.

Maxim Markov,
Jefe del Departamento de Instituciones Financieras de Globex Bank:

La oficina intermedia es el departamento de contabilidad de tesorería.

En esencia, la oficina intermedia es el departamento de contabilidad de tesorería. Como saben, una de las principales tareas de la tesorería de cualquier banco es mantener la liquidez y solvencia del banco, incluso mediante diversas operaciones en diferentes sectores del mercado financiero. En este sentido, una de las principales tareas del middle office es mantener la posición de pagos del banco en diferentes perspectivas temporales, basándose en información de las divisiones del banco: cliente, crédito, liquidación y otras, incluida la propia tesorería. A partir de esta información, el middle office elabora un plan de pagos para el banco. Con su ayuda, la tesorería del banco gestiona su liquidez: coloca el exceso de liquidez en los mercados financieros o, por el contrario, refuerza la liquidez del banco mediante el uso de diversos instrumentos financieros. Además, el middle office registra y controla las operaciones de la propia tesorería para cumplir con el límite de posiciones de divisas abiertas y gestionar los riesgos de las posiciones abiertas.

Valery Naumov,
Vicepresidente del Consejo de Administración del Banco Soyuz:

El middle office brinda soporte total a las transacciones

En el pasado reciente no existía una definición clara de las funciones del middle office. Y su papel lo desempeñaban los departamentos o departamentos de apoyo crediticio. Con un pequeño volumen de transacciones, este modelo “intermedio” es posible incluso ahora, cuando una división procesa, emite y administra el préstamo. Pero en el contexto del desarrollo empresarial, los bancos se esfuerzan por separar las funciones de “frente”, “medio” y “detrás”. En nuestro banco, el middle office es un departamento responsable de las transacciones de crédito minorista en términos de control de riesgos en la etapa de emisión del préstamo y soporte posterior de la transacción hasta el reembolso total. "Middle" proporciona información sobre las transacciones del banco y, en esencia, es una herramienta para aumentar la capacidad de gestión del banco. Los empleados intermedios, además de sus funciones, deben conocer los conceptos básicos de los aspectos legales y contables de las transacciones crediticias.

Alexéi Kuzmín,
Jefe de la oficina intermedia de IC "FINAM":

Middle office en una sociedad de inversión

Tradicionalmente, el objetivo funcional del middle office de una sociedad de inversión es realizar operaciones de corretaje y intermediación en los mercados de valores cambiarios y extrabursátiles. Los comerciantes de la empresa FINAM trabajan en todas las plataformas de intercambio rusas: RTS, MICEX, MSE, intercambio de San Petersburgo. El middle office acepta y envía órdenes de clientes para la compra y venta de valores, monitorea las posiciones de los clientes, incluido el control del nivel de margen al momento del cierre de la sesión de negociación y el monto de la deuda del cliente con el corredor. Los empleados de la oficina central monitorean los riesgos que surgen durante las transacciones y brindan información sobre la interacción con todos los clientes en cuyo interés se realizan las transacciones. El middle office ha creado un sistema de gestión de riesgos que le permite ganar dinero con cualquier movimiento del mercado de valores, incluso durante su caída.

"Avancore: oficina central"— la solución proporciona control diario de los indicadores clave de las actividades de la organización en los mercados financieros y bursátiles.
El sistema automatiza todas las funciones necesarias que realiza el Middle Office e interactúa con los módulos Avancore: Trust Management y Avancore: Mutual Funds. El sistema fue desarrollado sobre la plataforma 1C:Enterprise 8, compatible con la arquitectura Cliente-Servidor y cliente ligero.

Objetivos clave:

• Garantizar que la contabilidad de gestión de las inversiones financieras del fondo esté separada de la contabilidad;
• Recopilación y procesamiento de datos primarios;
• Utilizar un diseñador flexible para preparar informes por parte del usuario;
• Seguimiento de la eficiencia de las actividades en los mercados financieros;
• Control de restricciones y límites establecidos a las inversiones financieras.

Diagrama de interacción del sistema

Descripción del esquema:

1. Información sobre transacciones y operaciones en el mercado inmobiliario.
2. Información sobre transacciones en el mercado.
Datos de corredores y operaciones extrabursátiles. Información sobre precios y datos de referencia
3. Información sobre cuentas abiertas, depósitos, transacciones INO.
4. Traducción de datos primarios a MIDL.
5. Informes a los clientes

Funciones desempeñadas:

Fondo mutuo Avancore:
1. Contabilidad de accionistas;
2. Contabilidad de transacciones;
3. Reporting a clientes.

Avancore DU:
1. Tratamiento de datos de mercado;
2. Contabilidad;
3. Cargar y almacenar datos de referencia;
4. Elaboración de informes para clientes.

Avancore MIDL:
1. Post-control de límites;
2. Evaluar la eficacia de las inversiones;
3. Contabilidad de gestión;
4. Contabilidad interna.

Directorios de activos

Los siguientes tipos de activos se pueden utilizar en el sistema:

• acciones y bonos;
• acciones de inversión;
• recibos de depósito;
• certificados de participación hipotecaria;
• futuros y opciones;
• productos estructurados;
• objetos inmobiliarios;
• requisitos y obligaciones;
• cuentas corrientes, cuentas de depósito, cuentas de corretaje, incl. en moneda extranjera.

Hay información detallada sobre el problema disponible para cada activo en el directorio.

Detalles disponibles para activos:

• ES EN;
• reg. número;
• valor nominal y número de valores en la emisión;
• industria del emisor;
• bolsas en las que el valor pasó el procedimiento de cotización;
• flujos de efectivo en el “cuerpo” del bono y cupón;
• información de activos subyacentes para productos estructurados;
• especificaciones para contratos de futuros;

Es posible completar los datos automáticamente utilizando varios servicios de suministro de información.

La configuración puede recibir y almacenar datos sobre eventos corporativos (incumplimientos, ofertas, reorganizaciones, asambleas generales, etc.)

Lista de principalestransacciones yoperaciones:

• Operaciones en los mercados de valores, de divisas y de derivados;
• Reembolso, incluso parcial y anticipado (de valores, depósitos, transacciones INO);
• Pago de costos de transacción;
• Recibos, salidas y transferencias entre cuentas de efectivo;
• Conversión de emisiones de valores;
• transacciones REPO;
• Compensación (recepción/cancelación del margen de variación);
• Reflexión de requisitos y obligaciones;

No mercadooperaciones:

• Entrada/salida a la gestión de activos, transferencia entre carteras de activos;
• Descarga de cotizaciones, tipos de cambio y eventos corporativos;
• Cálculo del costo justo y amortizado de los activos;
• Ingreso de saldos iniciales al sistema.

Operaciones de pronóstico

Es posible crear una transacción/operación prevista con un activo.

Al mismo tiempo, los indicadores analíticos (incluidos los costos amortizados) se calculan para el período de pronóstico, teniendo en cuenta los valores de pronóstico ingresados ​​​​y los flujos esperados de depósitos y bonos.

Precios de los activos

El sistema proporciona un diseñador de algoritmos para determinar precios justos.

Es posible algoritmizar enfoques complejos para determinar precios justos.

Los formularios de informes integrados se presentan en una amplia gama:

• Rendimiento de las inversiones de cartera;
• Informe sobre las operaciones realizadas;
• Calendario de pago;
• Cálculo de rentabilidad mediante métodos MWR y TWR;
• Informe de desempeño de la gestión de cartera;
• etc.

Gestión de riesgos

Fijación flexible de límites para controlar las restricciones a la estructura de la cartera de inversiones.

Los parámetros clave de los límites los configura el usuario de acuerdo con los requisitos de la legislación de la Federación de Rusia.

o de acuerdo con los requisitos del sistema de gestión de riesgos vigente en la organización.

Figura 1 Estructura de la cartera

Figura 2 Comprobación de límites de cartera

Integracióncon serviciosInterfax

El sistema le permite recibir automáticamente información regulatoria y de referencia (tarjetas de valores, cotizaciones bursátiles, calificaciones de emisores y valores, etc.) del servicio RU DATA y MICEX.

Subir para las pruebas de estrés del Banco de Rusia

El sistema le permite descargar datos en cualquier formato, utilizando un diseñador flexible de formularios de informes.

Administración

El intercambio de datos se produce de forma totalmente automática en segundo plano según un cronograma específico.

Informar sobre fallas en el intercambio de datos mediante el envío de correos electrónicos.

Se han implementado reglas estándar para el intercambio entre sistemas.

Diferenciación flexible de los derechos de acceso de los usuarios a los objetos a nivel de registro.

Qué es un back office: origen y explicación del término + 3 motivos por los que tu empresa lo necesita + ejemplos de tareas de back office en 3 áreas de negocio + 2 tipos de programas informáticos de back office + 3 problemas que resuelven.

Muchas palabras extranjeras en el idioma ruso se han convertido en la definición de algún campo de actividad. A principios de la década de 2000, apareció el concepto de back office en el sector empresarial.

Con el paso de los años, el término comenzó a utilizarse en las ventas, en las instituciones financieras, así como en el mercado de valores.

¿Qué es un back office y qué papel juega en los negocios modernos?, aprenderá de este artículo.

1. Explicación del término “back office”

Esta expresión llegó al ruso del inglés: “back-office” (que puede traducirse literalmente como “back-office”). Hoy en día, su significado es un poco vago, debido a que las divisiones de back office tienen muchas áreas de actividad que son radicalmente diferentes entre sí.

Un back office es un departamento de una empresa cuya tarea es procesar, registrar y registrar transacciones relacionadas con las finanzas de la empresa.

Junto a este, hay otro departamento no menos importante, que se llama front office. ¿Qué es esto? La tarea del front office es cerrar acuerdos y atraer nuevos socios y clientes que influyan en la situación financiera y el desarrollo de la empresa.

El back office incluye los siguientes departamentos:

• contabilidad,
• Departamento de Recursos Humanos,
• administración de empresas,
• servicio de soporte, analistas,
• estadísticas, etcétera.

Básicamente, se ocupa de todos los asuntos administrativos.

El front office, a su vez, es una plantilla de directivos que, a su vez, atraen nuevos socios a la empresa.

2. ¿Cómo surgió el back office?

La historia de la creación de un término tan popular en los negocios se remonta a la planificación ordinaria de la construcción.

Todos los edificios de las grandes empresas fueron construidos según el mismo plan...

La oficina principal fue lo primero- frente del edificio. Era necesario para que un cliente o visitante pudiera encontrar fácilmente el departamento deseado o un empleado específico. Este local tuvo una costosa remodelación, porque es la “cara” de la empresa. Los empleados deben estar siempre bien vestidos, comportarse educadamente con los clientes, etc.

La segunda parte del edificio se llamó back office.. Todo el trabajo productivo y administrativo se llevó a cabo en este territorio. Como los visitantes nunca habían estado aquí, la renovación, la iluminación y el interior no estaban presentables.

Si en el front office los empleados prestaban gran atención a la apariencia, en el back office el papel principal lo desempeñaban las cualidades profesionales del personal de la empresa.

La separación de la distribución de los edificios se ha convertido en un término global para designar las dos divisiones de cualquier empresa. La recepción es una imagen brillante que atrae a los clientes. El back office es el departamento de desarrollo de la empresa, que supervisa todos los procesos.

3. ¿Por qué su empresa necesita un back office?

Los directores de empresas de nueva creación se enfrentan a la pregunta de si necesitan o no una división de este tipo.

Su creación en una empresa nueva o incluso en una ya existente es importante por 3 motivos principales:

Reputacion de la compañia.

Hoy en día existe una gran competencia en cualquier campo de actividad. Los empleados del back office mantienen la reputación de la empresa cada día a través de sus acciones.

Por ejemplo, los especialistas del departamento de análisis y estadística realizan sus cálculos todos los días para mejorar el desempeño de la organización.

El departamento administrativo de la empresa se asegura constantemente de que todos realicen su trabajo de manera eficiente y lo más rápido posible.

Mayores ganancias.

Por supuesto, los empleados de recepción atraen nuevos clientes, pero sin apoyo contable, cualquier transacción con dinero puede aumentar los ingresos o, por el contrario, reducirlos.

Además, es en el departamento administrativo donde los empleados desarrollan nuevos planes de desarrollo, que en el futuro pueden aumentar significativamente los beneficios.

Responsabilidad por los riesgos en nuevas transacciones.

El trabajo de los front office se basa en encontrar un gran cliente. Al mismo tiempo, sin que los trabajadores del back office calculen todos los beneficios y posibles riesgos de la transacción, el contrato no se celebrará.

Esta etapa es la más crítica, porque determina si la empresa obtendrá ganancias o pérdidas.

4. Tareas de back office en 3 áreas de actividad diferentes

Aunque la interpretación del término es la misma para cualquier sector empresarial, en la práctica, en diferentes campos de actividad, los trabajadores realizan tareas diferentes.

3 ejemplos de de qué es exactamente responsable el back office en diferentes áreas:

En una institución financiera, esta unidad es el departamento operativo y contable, que es responsable del trabajo de toda la organización. Los especialistas prestan gran atención a las operaciones de crédito.

También sobre sus hombros recae la responsabilidad de realizar transacciones relacionadas con valores, el trabajo del departamento de contabilidad y el control de los activos y pasivos del banco.

Comercio y ventas.

En el ámbito del comercio y las ventas, la división es responsable y controla todas las transacciones financieras, recepción de mercancías, sus ventas, ventas, movimiento, cancelación de saldos, devolución de defectos, evaluación y estudio del mercado comercial, adquisición de equipos, locales para la venta del producto, etc.

Para los trabajadores de servicios de alimentos, todo el trabajo del departamento está relacionado con las operaciones del día a día. El back office se encarga de elaborar informes financieros, mantener registros de productos, controlar la calidad y preparación de los platos para los clientes y contratar personal.

5. Responsabilidades de un empleado de back office

Hay muchos especialistas en este departamento y cada uno de ellos tiene su propia tarea. Es posible que las empresas novatas tengan pocos empleados, a veces puede haber solo entre 5 y 10. Por tanto, hay que buscar un trabajador universal, un especialista que pueda encargarse de varios procesos a la vez.

Si se encuentra exactamente en esta situación, entonces debe comprender qué tareas deberá realizar una persona del departamento administrativo.

Las principales responsabilidades de un especialista en este departamento incluyen:

1. Ejecución y registro de la transacción.
2. Celebración de contratos relacionados con la compra o venta de bienes.
3. Transacciones que implican la transferencia de propiedad del vendedor al comprador.
4. Control sobre los flujos financieros de la empresa.

Casi toda la responsabilidad de la prosperidad de la empresa recae sobre los trabajadores administrativos. Los más mínimos errores de cálculo en transacciones financieras y cuestiones organizativas pueden provocar pérdidas o incluso pérdidas.

6. ¿Es posible sustituir el departamento de back office por un programa?

Digan lo que digan, estamos en el siglo XXI, una época en la que la mayoría de los procesos están automatizados (o al menos tienden a hacerlo). Este destino no perdonó a la subsección back office.

El back-office es un programa informático que controla y ejecuta los procesos tecnológicos de la empresa relacionados con ventas, finanzas, contabilidad, etc.

Muchos directores compran estos programas para ahorrar dinero en los salarios de los empleados del departamento administrativo.

Existen 2 tipos de backoffice para PC:

Aquí, por ejemplo, está el programa "Compact", que está destinado a una tienda. La base de datos contiene toda la información sobre el funcionamiento de la red comercial. Para utilizarlo, bastan 2-3 personas para seguir el trabajo e introducir nuevos datos.

De esta manera, podrás resolver los siguientes problemas mucho más rápido:

Rápida atención al cliente y conclusión de nuevas transacciones.

El programa realiza automáticamente cálculos, determina posibles riesgos, ganancias, pérdidas, etc. En este caso no puede haber errores a priori si se introducen todos los datos correctamente en el programa.

Contabilidad y control automático de la empresa.

Cuando una empresa recibe datos sobre su situación financiera y estadísticas sobre el desempeño de todos los departamentos en cuestión de segundos, esto contribuye al máximo control sobre las actividades de la empresa desde dentro.

Esta información es necesaria para que la dirección pueda monitorear todos los procesos, estudiar las deficiencias y eliminarlas de manera oportuna.

Análisis de cooperación con clientes y socios.

El seguimiento de esta información ayudará a mejorar la estrategia de marketing de la empresa.

De este artículo aprendiste. ¿Qué es un back office?, así como sobre la existencia de programas informáticos que pueden sustituir un departamento completo por empleados activos. El programa acelera muchos procesos organizativos.

Una descripción general del trabajo con un elemento tan importante como

el back office de la empresa - en el siguiente vídeo:

Esto, por supuesto, es una gran ventaja para el trabajo de la empresa, pero entonces no habrá necesidad de algunos especialistas y las personas tendrán que quedarse sin trabajo. Además, con toda su precisión, las máquinas aún no son capaces de superar a los humanos en muchos aspectos.

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Back-office Back-office en inglés

una división de un banco o sociedad de bolsa que realiza operaciones de ejecución, contabilidad y registro de transacciones con valores, liquidaciones con clientes; a diferencia del front office, donde las transacciones se cierran directamente.

Diccionario de términos comerciales. Akademik.ru. 2001.

Vea qué es “Back Office” en otros diccionarios:

Una unidad de contabilidad operativa que garantiza el trabajo de las unidades involucradas en la gestión de los activos y pasivos de una organización que opera en los mercados financieros. La tarea del back office es la tramitación documental y electrónica... Wikipedia

oficina administrativa- La parte de la empresa responsable de las actividades relacionadas con las transacciones realizadas. Dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, el back office puede ser un departamento o constar de muchas divisiones estructurales (por ejemplo: relacionadas con... ... Guía del traductor técnico

oficina administrativa- back office, back office... Juntos. Aparte. Con guión.

"Oficina Trasera"- 1. división bancaria, departamento de una empresa que realiza diversas operaciones documentales en los quirófanos para atender actividades económicas exteriores u operaciones con valores; 2. departamentos de la empresa que recogen, procesan y... ... Gran diccionario de contabilidad

oficina administrativa- servicios auxiliares financieros y de liquidación que respaldan la vida de la empresa (especialmente en un banco) ... Diccionario de jerga empresarial

OFICINA TRASERA- una división bancaria, un departamento de una empresa que realiza en los quirófanos diversas operaciones documentales para dar servicio a la actividad económica exterior u operaciones con valores... Gran diccionario económico

OFICINA TRASERA- (back office en inglés): término utilizado para describir la interfaz interna (medios y reglas de interacción en un sistema informático bancario) en departamentos de un banco u otra institución financiera cuyos empleados no están involucrados... ... Diccionario enciclopédico financiero y crediticio.

Oficina administrativa- Una división de una empresa de corretaje que realiza operaciones de oficina que respaldan, pero no incluyen, la negociación de acciones y otros valores. Estas transacciones incluyen todas las posibles confirmaciones escritas de las transacciones y su liquidación,... ... Diccionario de inversiones

Oficina administrativa- - una división de una empresa de corretaje que asegura la ejecución de las transacciones después de su conclusión y lleva a cabo la contabilidad y el control interno de las transacciones con valores... Mercado de acciones y cuerpos. Glosario de términos y conceptos básicos.

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Libros

• Oficina administrativa de operaciones con valores en un banco y una sociedad de inversión, Yu. 155 págs. El libro está dedicado a las cuestiones de creación y organización del trabajo de un back office de valores. Basado en mis más de diez años de experiencia en la mayor inversión rusa...

Oficina central

Oficina central en el sector financiero, el nombre general de un grupo de departamentos o procesos responsables de verificar y procesar directamente las transacciones de los clientes. A diferencia del front office, los trabajadores del middle office, por regla general, no tienen contacto directo con los clientes, pero al mismo tiempo realizan operaciones directamente relacionadas con la clientela, por ejemplo, verificando la solvencia de los prestatarios, ingresando datos en los sistemas de información obtenidos de front office de forma no estructurada, servicios de facturación, control de riesgos asociados a una transacción específica.

El concepto de middle office se originó en la industria bancaria a principios de la década de 1990 con el objetivo de cerrar la brecha de información entre el front y el back office.

Fundación Wikimedia. 2010.

Vea qué es “Middle Office” en otros diccionarios:

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Front office en arquitectura empresarial Un conjunto de procesos comerciales, procedimientos, documentos normativos (reglamentos), libros de referencia, formularios impresos, unidades organizativas de personal que aseguran la interacción con el cliente por parte de la empresa (en ... Wikipedia

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