Presupuesto de costes del servicio de RRHH. Presupuestación de costes de personal: primeros pasos. Costos de atraer personal.

¿Qué es un presupuesto? Este es un documento financiero que refleja (por supuesto, desde el lado “monetario”) una serie de eventos planificados que sucederán en el futuro. Un presupuesto ayuda a distribuir de manera óptima los recursos de una organización a lo largo del tiempo.

El peso de cualquier puesto en una empresa también viene determinado, en primer lugar, por el tamaño del presupuesto que gestiona la persona que ocupa ese puesto. En este caso, "el tamaño importa".

Etapa preparatoria

Entonces, ¿qué debes hacer cuando empiezas a presupuestar? Mi experiencia lo demuestra: entre las tareas que deben resolverse al final del año, el presupuesto, aunque está en el podio, de ninguna manera ocupa el primer lugar; este es un procedimiento para la segunda o tercera etapa de planificación. en la organización... Primero es necesario encontrar respuestas a las preguntas "fundamentales":

• ¿Cómo debería ser nuestra organización mañana, pasado mañana, dentro de un mes, dentro de un año, dentro de varios años?
• ¿Por qué existe?
• ¿Qué valores compartimos?
• ¿Qué problemas deben resolverse en un futuro próximo?
• ¿Cuáles son los objetivos prioritarios?
• ¿A qué tareas deberías renunciar?
• ¿Cómo se interconectarán los objetivos?

Por regla general, los propietarios y directivos de la empresa buscan respuestas a estas preguntas cuando se reúnen en una sesión estratégica. Si la organización no realiza sesiones estratégicas, no importa. Eichar también puede convertirse en legislador de las tradiciones correctas, tomar la iniciativa, comenzar con una sesión de este tipo, por ejemplo, en su departamento.

¿Cómo prepararse para la planificación estratégica? Sugiero trabajar según el plan:

1. Describimos la situación actual en el ámbito de la gestión de recursos humanos. Para hacer esto, puede utilizar herramientas de gestión listas para usar: análisis FODA ( solicitud), métricas de RRHH, análisis de problemas existentes.

Por ejemplo, utilizamos activamente métricas de recursos humanos para preparar un presupuesto ( mesa 1). La mayoría de las empresas que forman parte del grupo de empresas NIKO son del mismo tipo (concesionarios de automóviles), lo que permite comparar su desempeño entre sí, establecer estándares e indicadores planificados.

Mesa 1. Métricas de recursos humanos

Si no es posible realizar evaluación comparativa externa(comparar información sobre sus propias actividades con las mejores prácticas de la industria), es muy útil evaluación comparativa interno: compare el desempeño de divisiones similares o evalúe el desempeño de una división a lo largo del tiempo (mes a mes, trimestre a trimestre, año a año).

1. Aclaramos con los directivos los planes y objetivos de las direcciones para el próximo año (necesariamente con los “centros de beneficio”). Además, conocemos pronósticos y tendencias en el desarrollo de la industria y el mercado local para el próximo año.
2. A partir de la información recopilada, formulamos las metas y objetivos del departamento de RRHH.
3. Aprobamos metas y objetivos con el jefe inmediato.
4. Comencemos a planificar su presupuesto.

Desarrollo presupuestario

Nuestra empresa ha adoptado la siguiente secuencia de etapas presupuestarias:

1. Se asignan personas responsables para cada centro de responsabilidad financiera (FRC - centros de beneficio, centros de costos). Esto significa que cada uno de los jefes del Distrito Federal Central es responsable de planificar y monitorear toda la lista de ingresos y gastos asignados a su centro.
2. Los responsables de RRHH de nuestras empresas analizan gastos para personal de periodos anteriores(mesa 2).

Mesa 2. Análisis de costes de personal
(realizado para cada empresa por separado)

1. Los administradores acuerdan con las contrapartes clave los indicadores cuantitativos y de desempeño de precios para el próximo año. Por ejemplo, para un departamento de recursos humanos esto podría ser:

• convenios con empresas de contratación para la colocación de vacantes, con empresas de formación sobre servicios de formación;
• costos de brindar beneficios adicionales (seguro médico, comidas, servicios de gimnasio, etc.), etc.

En ausencia de información de las contrapartes, la unidad de negocio está obligada a proporcionar su propia pronóstico ingresos o gastos (mesa 3).

Mesa 3. Partidas de gastos del departamento de RR.HH. (ejemplo)

1. Los presupuestos departamentales son consolidados por el director financiero, discutidos en una reunión de gestión, acordados o enviados para revisión. El presupuesto aprobado por el director de la empresa se envía a la empresa.
2. Los gerentes del consorcio responsables de las áreas funcionales revisan los presupuestos del Distrito Federal Central en su área de responsabilidad.
3. Los cambios en los costos de personal asociados con el fondo salarial se consideran por separado en una reunión del Comité de Compensación.
4. La aprobación final de los presupuestos de las empresas se produce en una reunión del Comité de Presupuesto.

Elaborar un presupuesto de RR.HH. no es una tarea fácil y requiere mucha responsabilidad. Así es exactamente como se debe tratar: como un asunto complejo y responsable.

La elección de un elemento en particular y su peso en los costos totales de personal está determinada tanto por los objetivos estratégicos de la empresa como por las prioridades de desarrollo empresarial para el futuro próximo. Por ejemplo, si la tarea más importante de una empresa para el próximo año es abrir una oficina de representación en otra ciudad, entonces la prioridad en el presupuesto de recursos humanos será el "reclutamiento", y si el lanzamiento de productos completamente nuevos, entonces la "capacitación". , etc.

La mayoría de las partidas de costes del presupuesto de RRHH son un reflejo de las principales funciones de RRHH (contratación, adaptación, evaluación y formación/desarrollo de los empleados) en el plano financiero. Considere qué recursos serán necesarios para implementar eficazmente cada función. Solo tu sabes:

• ¿Cuál es la mejor manera de seleccionar personal, usted mismo o recurriendo a agencias de contratación?
• ¿Están previstos viajes durante el período de adaptación, por ejemplo, a plantas de fabricación?
• ¿La evaluación del personal será realizada por directivos de la empresa o consultores externos?
• ¿Cómo planea capacitar a su personal?

Otra función importante de la gestión de recursos humanos, la formación de una cultura corporativa, se encuentra en la intersección de las esferas de influencia de los servicios de recursos humanos y relaciones públicas, por lo que al preparar el presupuesto se deben tener en cuenta los costos de todo tipo de eventos corporativos, concursos. , felicitaciones, etc.

Indicamos anteriormente que la mayoría de los costos de personal están determinados por las funciones de recursos humanos, pero hay una excepción: el fondo salarial (nómina). Para la mayoría de las empresas, los salarios son el principal elemento (tanto en importancia como en tamaño) de los costos de personal. Por supuesto, dependiendo de la práctica de la empresa, estos costos pueden reflejarse tanto en el presupuesto de RR.HH. como en los presupuestos de otros departamentos (por ejemplo, contabilidad). Pero en cualquier caso, el departamento de RRHH interviene en la conformación de la nómina, su aprobación y ajuste. El cálculo y justificación de los costes de este rubro no es solo la parte más importante, sino también la más difícil del trabajo de elaboración de un presupuesto, porque es necesario tener en cuenta muchos aspectos diferentes:

• expansión planificada del personal;
• pago de compensación en caso de reducción de personal;
• la presencia de partes constantes y variables en la estructura salarial (esta última es un valor variable, por lo que su tamaño sólo puede predecirse de forma aproximada);
• el nivel proyectado de inflación y el nivel promedio de salarios en el mercado industrial (si estos indicadores cambian, es posible que sea necesaria la indexación de los pagos);
• gastos del paquete social (viajes, alimentación, límites a las comunicaciones móviles, seguro médico), así como diversos pagos de incentivos.

Desafortunadamente, es imposible planificar los costos laborales con una precisión del 100%: los empleados renuncian, se toman bajas por enfermedad, se van de vacaciones, realizan viajes de negocios, etc. Todas estas circunstancias afectan la precisión de los cálculos de las previsiones. Según las recomendaciones de los expertos, la desviación permitida de la nómina durante la planificación anual no debe exceder el 10%.

Aprobación del presupuesto

Supongo que en muchas empresas los directivos autorizados se reúnen en comités de presupuesto. La mayoría de ellos se guían por el dicho "el dinero no crece en los árboles" (este es uno de mis favoritos), por lo que ni un solo centavo "extra" pasará por alto. Y dado que la nómina es uno de los gastos más importantes de cualquier empresa, creo que los empleados de RR.HH. tendrán que prepararse seriamente para proteger su presupuesto.

¿Cómo nos preparamos para la protección del presupuesto?

Paso 1. Mostramos la dinámica de los cambios en los costos de personal y los indicadores de productividad. A veces, esta información es suficiente para evaluar qué planeamos hacer exactamente y qué recibirán finalmente los propietarios. Si la dinámica de los indicadores no es muy optimista, pasamos al siguiente paso.

Paso 2. El análisis realizado anteriormente nos ayuda a detallar el aumento de los costes de personal: el cuadro 4 muestra claramente las razones del aumento de los costes (por ejemplo, un aumento de los salarios, un aumento de los impuestos debido a cambios en la legislación fiscal, etc.). Si el aumento de costos está asociado con un aumento de salarios, pase al siguiente paso: análisis Necesidades de cambios en los salarios..

Mesa 4. Análisis de costes de personal, detallando

Centro de investigación del portal Superjob

Gestión de personal 2016: principales tendencias

Se reduce el presupuesto de RRHH y se analizan más detenidamente los gastos
 En el 13% de las empresas, el presupuesto de RR.HH. para 2016 es superior al del año pasado. En el 35% de las empresas el importe previsto de los costes de personal no cambió, en el 26% disminuyó.
 El análisis de recursos humanos está cada vez más presente en la práctica empresarial: en 2016, el 74% de las empresas ya utiliza determinadas métricas de recursos humanos (un año antes, el 70%).
 Las empresas comenzaron a trabajar más en optimizar los costos de recursos humanos (el costo de cubrir una vacante lo registra el 16% de los empleadores, en comparación con el 12% del año anterior) y retener empleados valiosos (la duración promedio de servicio en una empresa se mide en 23 % de organizaciones, en 2015 – 16%).
 Los indicadores financieros más comunes son el coste de contratación de un empleado (se calcula en el 22% de las empresas), los costes de personal o nómina por empleado (21%) y los costes de personal o nómina como porcentaje de los ingresos (16%).
 A lo largo del año, el coste medio de cubrir una vacante en Rusia disminuyó un 15% y ascendió a 3.900 rublos. Ha disminuido el porcentaje de empresas que gastan entre 5.000 y 10.000 rublos para cubrir una vacante. (en 2015, el 18%, en 2016, solo el 11%). Al mismo tiempo, ha aumentado el número de empresas en las que el coste de cubrir una vacante oscila entre 1.000 y 3.000 rublos. (35%
frente al 24% en 2015).
 Los costes de formación por empleado ascienden en promedio a 8.000 rublos. por año, gastos de

Los cambios salariales son un mecanismo importante para implementar la estrategia de recursos humanos
 Los salarios para 2015 cambiaron de manera diferente para diferentes categorías de empleados. Más a menudo que otros, se aumentaron los salarios de los programadores y desarrolladores (46% de las empresas), especialistas en implementación y mantenimiento (43%) y especialistas en soporte técnico (34%).
 Las categorías más controvertidas incluyen a los empleados de recepción: el 28% de las empresas aumentaron los salarios de dichos especialistas y el 18% los redujeron. Esto se debe a los procesos multidireccionales en el comercio minorista, los bancos y otros sectores donde intervienen personal de ventas y especialistas en atención al cliente. Algunas empresas no han podido adaptarse a los cambios del mercado: están perdiendo ingresos y la capacidad de pagar a los empleados las mismas bonificaciones. Otros, por el contrario, han construido una estrategia clara, que incluye atraer y retener empleados eficaces, precisamente en tales

 Las empresas entienden lo importante que es mantener la nómina reteniendo a los mejores empleados.

Fue esta partida del presupuesto de recursos humanos la que las empresas aumentaron con mayor frecuencia. El 17% de las empresas decidió reducir su nómina, mientras que entre el 25% y el 31% de los empresarios decidieron reducir otras partidas presupuestarias de recursos humanos.
Contratar personal es cada vez más difícil
 El 41% de los especialistas en recursos humanos están convencidos de que el proceso de contratación será más difícil en los próximos cinco años. Un tercio confía en que la dificultad de la contratación no cambiará, el 26% espera que la contratación de personal sea más fácil.
 El 28% de los reclutadores considera eficaz contratar especialistas en TI a través de las redes sociales. El mismo número busca personal de recepción a través de las redes sociales. A pesar de la aparente superposición, en realidad estamos hablando de mecánicas diferentes: en el caso de los especialistas en TI, la selección específica se realiza a través de recursos profesionales, en el caso del front office, publicando una vacante en las redes sociales con la máxima cobertura de usuarios.
 El front office es la categoría de personal más difícil en términos de la relación entre la complejidad de la contratación y la retención: con un nivel de rotación correspondiente a la rotación del personal de trabajo (10%), el período para cubrir una vacante para esta categoría es 8 días más.

Automatización de procesos de RRHH

 El 86% de las empresas tienen automatizados uno o más procesos de RRHH. Las empresas suelen dar preferencia al software de terceros, pero la mitad de las organizaciones rusas todavía tienen sus propios desarrollos.
Algunas empresas combinan sus propios programas con productos ya preparados.

La gestión de registros de recursos humanos está automatizada en el 71% de las empresas, mientras que los análisis e informes de recursos humanos están automatizados en el 39%. Los procesos de adaptación y evaluación de personal son los menos automatizados, lo que no es sorprendente: en primer lugar, no están formalizados en todas las empresas y, en segundo lugar, son los menos susceptibles de automatización.

Presupuesto de recursos humanos

En el 13% de las empresas, el presupuesto de RR.HH. para 2016 es superior al del año pasado. En el 35% de las empresas el importe previsto de los costes de personal no cambió, en el 26% disminuyó.

La proporción de empresas que presupuestan gastos de personal se mantuvo en el nivel del año pasado: 83%. Al mismo tiempo, las empresas comenzaron a presupuestar con mayor frecuencia aquellos gastos que antes no estaban sujetos a una planificación estricta: el número de empresas que presupuestaban los costos de contratación aumentó en 8 puntos porcentuales y la proporción de empresas con un presupuesto para la contratación aumentó a 63. %.
El clima económico desfavorable obliga a las empresas a planificar sus gastos de forma más estricta. Esto es precisamente lo que se asocia con el aumento de la proporción de empresas que planifican diversas partidas presupuestarias.

En 2015-2016 El mercado laboral tiene que adaptarse activamente a las condiciones económicas cambiantes. Esto conduce a cambios en la estructura de la oferta y la demanda, así como a una revaluación de los salarios de mercado para muchas categorías de especialistas. Para los especialistas en masa, los salarios suelen permanecer en el nivel del año pasado y pueden reducirse mediante bonificaciones y bonificaciones; al mismo tiempo, para los especialistas raros, los empleados clave y los gerentes, el nivel salarial aumenta.
Las empresas comprenden lo importante que es mantener la nómina reteniendo a los mejores empleados. Fue esta partida del presupuesto de recursos humanos la que las empresas aumentaron con mayor frecuencia. El 17% de las empresas decidió reducir su nómina, mientras que entre el 25% y el 31% de los empresarios decidieron reducir otras partidas presupuestarias de recursos humanos.

¿Qué métricas de recursos humanos se utilizan? El análisis de recursos humanos está cada vez más presente en la práctica empresarial: en 2016, el 74% de las empresas ya utiliza una u otra métrica de recursos humanos (un año antes, el 70%).
Las métricas de RR.HH. más populares son la rotación (la mide el 45% de las empresas), el tiempo de cierre de vacantes (40%) y el porcentaje de quienes han superado el período de prueba (29%).
Las empresas comenzaron a trabajar más en optimizar los costos de recursos humanos (el costo de cubrir una vacante lo registra el 16% de los empleadores, en comparación con el 12% del año anterior) y retener a los empleados valiosos (la duración promedio de servicio en una empresa se mide en un 23%). de organizaciones, en 2015 – 16%).

Indicadores financieros de la efectividad de los procesos de RRHH.

Los indicadores financieros más comunes son el coste de contratación de un empleado (calculado en el 22% de las empresas), los costes de personal o nómina por empleado (21%) y los costes de personal o nómina como porcentaje de los ingresos (16%).
El 36% de las empresas no utiliza indicadores financieros de la eficacia de los procesos de RRHH.

Volumen de negocios y hora de cierre de vacantes

Es útil analizar conjuntamente la rotación de personal y el plazo para cubrir una vacante. La relación entre estas dos métricas es obvia: cuanto más rápido se cubre la vacante, mayor es la rotación. Un período relativamente corto para cubrir una vacante es típico de la contratación masiva: generalmente hay muchos candidatos, los requisitos para ellos son estándar y simples. En estos segmentos, por regla general, encontrar trabajo no supone un gran problema para el solicitante: hay muchas vacantes y encontrar un lugar adecuado es relativamente fácil. Si la empresa no hace lo suficiente para retener a los empleados, estos se marchan fácilmente en cuanto ya no están satisfechos con algo o aparece una vacante un poco más interesante.
Por otro lado, la búsqueda de trabajo para directivos y especialistas altamente cualificados suele ser más larga y compleja: las necesidades de los empresarios son heterogéneas y hay muchas más. Para estas categorías de solicitantes, es importante encontrar una empresa donde puedan utilizar su experiencia existente. Para una empresa, la búsqueda de este tipo de especialistas también requiere más recursos, tanto de tiempo como de materiales. Pero la tasa de rotación entre directivos y especialistas altamente cualificados es entre 2 y 3 veces menor que en el segmento de masas.
La categoría de recepción se distingue de las demás. En este estudio, el front office se refiere al personal comercial y a los especialistas que trabajan directamente con los clientes: vendedores, cajeros, directores comerciales, gestores de crédito, etc. A un nivel de rotación correspondiente a la rotación de personal en activo, el plazo para cubrir una vacante para esta categoría es 8 días más. Es la oficina principal la categoría de personal más difícil en términos de la relación entre la complejidad de la contratación y la retención.

Costo promedio para cubrir una vacante

Durante el año, el coste medio de cubrir una vacante en Rusia disminuyó un 15% y ascendió a 3.900 rublos.
Ha disminuido el porcentaje de empresas que gastan entre 5.000 y 10.000 rublos para cubrir una vacante. (en 2015, el 18%, en 2016, solo el 11%). Al mismo tiempo, ha aumentado el número de empresas en las que el coste de cubrir una vacante oscila entre 1.000 y 3.000 rublos. (35% frente al 24% en 2015).
La disminución del coste medio de cubrir una vacante está asociada a la tendencia hacia la optimización de los costes de personal, en la que las empresas abandonan los canales de búsqueda más caros en favor de otros más económicos. A menudo, los responsables de recursos humanos simplemente se ven obligados a limitar la gama de herramientas de contratación habituales (por ejemplo, pagando por el acceso a un número menor de portales de empleo), porque el presupuesto disminuyó en comparación con el año pasado (esto sucedió en el 30% de las empresas rusas).
Con el aumento en el número de candidatos que buscan explorar todas las vías posibles de empleo, el proceso de contratación se ha vuelto más fácil en algunos segmentos. Se trata principalmente de puestos de trabajo masivos, mientras que cubrir las vacantes para especialistas altamente calificados sigue siendo difícil.

Gastos de formación y paquete de compensación.

Los costes de formación por empleado ascienden en promedio a 8.000 rublos. por año, gastos de
paquete de compensación – 10.000 rublos. en el año.

Indexación salarial

Los salarios para 2015 cambiaron de manera diferente para las diferentes categorías de empleados. Más a menudo que otros, se aumentaron los salarios de los programadores y desarrolladores (46% de las empresas), especialistas en implementación y mantenimiento (43%) y especialistas en soporte técnico (34%).
La reducción de salarios afectó más a los ingenieros y trabajadores de la construcción (21% de las empresas). Los representantes del back office (contadores, abogados, empleados de secretaría, etc.) mantuvieron más a menudo que otros el mismo nivel de ingresos.
Las categorías más controvertidas incluyen a los empleados de recepción: el 28% de las empresas aumentaron los salarios de dichos especialistas y el 18% los redujeron. Esto se debe a los procesos multidireccionales en el comercio minorista, los bancos y otros sectores donde intervienen personal de ventas y especialistas en atención al cliente. Algunas empresas no han podido adaptarse a los cambios del mercado: están perdiendo ingresos y la capacidad de pagar a los empleados las mismas bonificaciones. Otros, por el contrario, han construido una estrategia clara, que incluye atraer y retener empleados eficaces, precisamente en tales
empresas, los ingresos de los empleados de front office podrían aumentar.
Cabe señalar que la fuerza de la tendencia positiva todavía está un poco por detrás de la negativa: si entre las empresas que aumentaron los salarios de los especialistas de front office el aumento fue en promedio del 7%, entonces la disminución de los salarios en otras empresas alcanza el 10%.

Reclutamiento

El 41% de los especialistas en recursos humanos está convencido de que el proceso de contratación será más difícil en los próximos cinco años. Un tercio confía en que la dificultad de la contratación no cambiará, el 26% espera que la contratación de personal sea más fácil. Canales de selección: Los canales de selección más habituales son los sitios de búsqueda de empleo y las recomendaciones de compañeros y conocidos: según los especialistas de RR.HH., funcionan para todas las categorías de personal, a excepción de los trabajadores, cuya selección tiene sus propias particularidades.
Para los trabajadores, los canales de contratación más eficaces son los anuncios en los medios impresos (el 57% de los especialistas en recursos humanos así lo cree), seguidos de los sitios de búsqueda de empleo y los anuncios en la calle (37% y 31%, respectivamente).
Para buscar gerentes, con más frecuencia que cuando seleccionan otras categorías de personal, recurren a los servicios de agencias de contratación.
El 28% de los reclutadores considera eficaz contratar especialistas en TI a través de las redes sociales. El mismo número busca personal de recepción a través de las redes sociales. A pesar de la aparente superposición, en realidad estamos hablando de mecánicas diferentes: en el caso de los especialistas en TI, la selección específica se realiza a través de recursos profesionales, en el caso del front office, publicando una vacante en las redes sociales con la máxima cobertura de usuarios.

Automatización de procesos de RRHH

El 86% de las empresas tiene automatizados uno o más procesos de RRHH. Las empresas suelen dar preferencia al software de terceros, pero la mitad de las organizaciones rusas todavía tienen sus propios desarrollos. Algunas empresas combinan sus propios programas con productos ya preparados.

La gestión de registros de recursos humanos está automatizada en el 71% de las empresas, mientras que los análisis e informes de recursos humanos están automatizados en el 39%. Los procesos de adaptación y evaluación de personal son los menos automatizados, lo que no es sorprendente: en primer lugar, no están formalizados en todas las empresas y, en segundo lugar, son los menos susceptibles de automatización.

"Departamento de Recursos Humanos de una Organización Comercial", 2009, N 11

Presupuestación de costes de personal: primeros pasos

No es ningún secreto que para muchos especialistas en recursos humanos, presupuestar los costos de personal y, a veces, planificar el trabajo de su departamento por un período de hasta un año, siguen siendo picos de profesionalismo inalcanzables. Muy a menudo esto no es culpa de esta persona en particular, sino un indicador del nivel de desarrollo de la empresa u organización. Simplemente no hay necesidad de tales formas de trabajo ni de comprensión de su necesidad. Como resultado, "ayer" se necesita un nuevo empleado (o un equipo completo), pero no hay dinero para las actividades de contratación y no está claro cuándo aparecerán.

¿La introducción del presupuesto ayudará en tal situación? Muchos oficiales de personal, sabios por amarga experiencia, darán una serie de razones por las que no debería “involucrarse en esto”: de alguna manera trabajaron antes sin eso; no hay tiempo libre (empleados); es difícil convencer a los mandos intermedios y superiores de que esto es necesario y controlar el trabajo en una nueva dirección; seremos los culpables si algo no funciona o no funciona bien; etc. etcétera. El resultado no está garantizado, pero el trabajo y los problemas adicionales son inevitables. ¿Pero es? Intentemos resolverlo, comparar costos y resultados, pros y contras...

Presupuesto y elaboración de presupuestos: un poco de teoría

La planificación, como sabemos, es un medio eficaz para lograr los objetivos de una organización. En las condiciones modernas, se ha convertido en una de las partes más importantes de la gestión. En la práctica occidental, cuando se habla de planes financieros, se suele utilizar la palabra "presupuesto". En muchas empresas nacionales, junto con el concepto de "elaboración presupuestaria", se utiliza el término "presupuestación". El presupuesto se considera como un plan financiero que refleja una serie de eventos planificados que sucederán en el futuro, es decir, una previsión de transacciones financieras futuras. El sistema presupuestario permite al gerente evaluar de antemano la efectividad de las decisiones de gestión, distribuir de manera óptima los recursos entre departamentos, delinear caminos de desarrollo y evitar situaciones de crisis. La encarnación material de dicho plan, el presupuesto, es un documento directivo, que es una lista de gastos e ingresos planificados distribuidos por partidas para el período de tiempo correspondiente.

Para un especialista en recursos humanos es más fácil: solo necesita planificar los gastos (en este artículo no abordaremos la cuestión del cálculo del valor agregado del capital humano). En esencia, presupuestar recursos humanos es el proceso de planificar los costos de personal, monitorear los fondos y analizar sus gastos. Este proceso consta de tres etapas principales:

1. Elaboración de presupuestos: planificación de costes de personal.

2. Ejecución presupuestaria: contabilidad y control del gasto de fondos.

3. Análisis de la ejecución presupuestaria.

El presupuesto del departamento de RRHH se diseña en base al plan anual de RRHH, que, a su vez, se elabora teniendo en cuenta el plan de negocio de la empresa. En pocas palabras, surge el siguiente algoritmo:

El propietario de la empresa (gerente) determina los objetivos de la empresa para un período específico (misión de la empresa);

Los gerentes de línea, bajo el liderazgo de los "superiores", descubren qué recursos (incluida la mano de obra) se necesitarán para esto, qué se debe hacer y qué resultados específicos lograr (plan de negocios);

RRHH desarrolla un plan de acción para dotar a la empresa de recursos laborales adecuados (plan de RRHH);

RRHH planifica las actividades necesarias para implementar el plan de RRHH y calcula su coste (presupuesto de costes de personal).

Después del acuerdo con todas las partes interesadas y su aprobación, el presupuesto adquiere fuerza de acto normativo local rector. Se puede ajustar en el futuro.

¿Por qué RR.HH. necesita elaborar un presupuesto para la empresa y personalmente?

La presupuestación tiene tres propósitos principales: previsión, coordinación y control. Tanto la gerencia como los empleados reciben importantes beneficios como resultado de la implementación del presupuesto (siempre que este trabajo se realice de buena fe y sin errores). Aquí hay una lista no exhaustiva de beneficios:

Capacidad para detallar el concepto de desarrollo empresarial;

Planificación clara de actividades financieras y económicas;

Previsión de beneficios;

Informar a los empleados sobre los planes de trabajo de la empresa y coordinar las actividades de sus departamentos;

Seguimiento y evaluación del desempeño de gerentes y departamentos;

Identificación temprana de las necesidades de recursos de la empresa;

Optimización de los flujos financieros y asignación de recursos;

La capacidad de utilizar la experiencia de ejecutar presupuestos anteriores para ajustar el trabajo de la empresa en el futuro.

El servicio de RR.HH. tampoco se quedará desaprovechado. El presupuesto le da lo siguiente:

1. Una excelente herramienta de planificación del trabajo, que minimiza las órdenes repentinas de contratación o capacitación de personal.

2. Posibilidad de aprobar los gastos de las actividades del departamento (servicio) una vez. No es necesario justificar los costos estándar ante la gerencia cada vez.

3. Aceleración real de la implementación de medidas de gestión de personal. Las partidas y montos de gastos ya han sido aprobados, inmediatamente transfieres las facturas al departamento de contabilidad (claro, si no te excedes del presupuesto).

4. Priorización clara en el trabajo del servicio de gestión de personal, la presencia de un sistema de criterios objetivos para su evaluación.

5. El servicio de RR.HH. gana mayor autoridad entre los directivos y los altos directivos.

6. Es muy importante que RR.HH., utilizando el sistema presupuestario, comience a hablar el idioma de sus eternos oponentes en cualquier organización: el departamento de contabilidad y servicios financieros.

¿Qué dificulta la implementación de un sistema presupuestario?

1. Complejidad y costo.

2. Si el nivel de desarrollo de las comunicaciones y de la cultura corporativa en general es bajo, la elaboración de presupuestos no tendrá un impacto positivo en la motivación y los resultados laborales, pero será percibida como un medio para monitorear y evaluar el desempeño de los empleados.

3. El presupuesto exige una alta productividad laboral de los empleados que, por el contrario, se esfuerzan por minimizar su carga de trabajo, lo que genera conflictos y, en consecuencia, reduce la eficiencia del trabajo.

4. Si el presupuesto se prepara una vez al año, esto suprime en gran medida la iniciativa de los empleados: la consideración de muchos proyectos e ideas se pospondrá cuando se revise el presupuesto para el próximo año.

5. Es posible que se forme un ambiente corporativo especial, que se caracterizará por la manipulación de los hechos para proponer mejores planes presupuestarios, una creciente desconfianza y el deterioro de las relaciones entre departamentos.

6. La mayoría de los especialistas en recursos humanos tienen poca o ninguna formación económica y se resisten internamente a la implementación del presupuesto por miedo a no poder hacer frente.

Elaboración de un presupuesto de costes de personal.

Si se ha decidido introducir la elaboración de presupuestos en una empresa, ¿por dónde empezar? Idealmente, el procedimiento para elaborar el presupuesto de una empresa debería estar previsto en las normas pertinentes. Este documento establece preliminarmente el régimen de intercambio de información y los plazos para las aprobaciones necesarias, regula el uso de los presupuestos (por ejemplo, la posibilidad de redistribuir montos entre partidas de gastos) y monitorea su implementación.

En el proceso de elaboración del presupuesto se distinguen las siguientes etapas:

1. Determinación de partidas de costos con base en el plan de personal.

2. Elaboración de un presupuesto de costes de personal.

3. Coordinación del presupuesto con los servicios interesados.

4. Presentación y aprobación del presupuesto de gastos de personal.

Determinar las partidas de gastos no es tan sencillo como podría parecer a primera vista. En diferentes empresas, la competencia del director de recursos humanos puede incluir temas y áreas de responsabilidad completamente diferentes. Por ejemplo, ¿la compra de material de oficina para el servicio de recursos humanos la planifica su jefe o el jefe del departamento administrativo? ¿Qué pasa con los gastos de viaje de los empleados enviados a recibir capacitación? Es obvio que ya desde el comienzo del trabajo de elaboración del presupuesto es necesario coordinar sus acciones con las acciones de los jefes de otros departamentos de la empresa.

Enumeremos las principales partidas de gastos del servicio de gestión de personal (puede variar dependiendo, por ejemplo, del tipo de actividades que realice su empresa):

1. Fondo de Nómina (WF): parte fija del salario, bonificaciones, primas, pago adicional por horas extras, remuneración de los trabajadores a tiempo parcial.

2. Impuestos sobre la nómina.

3. Programas sociales de la empresa: paquete social, ayudas económicas, eventos intraempresariales.

4. El coste de atracción, adaptación, despido y rotación de personal.

5. Equipamiento de nuevos lugares de trabajo.

6. Formación y desarrollo del personal.

7. Gastos de viaje relacionados con formación y prácticas.

8. Suscripción, costos de literatura, software.

9. Implicación de especialistas externos (consultores, reclutadores, formadores).

Parece que, teniendo un plan de RRHH aprobado, crear un presupuesto es bastante sencillo. Pero en esta etapa del trabajo es necesario concentrarse en garantizar que la planificación de posibles costos sea lo más completa posible. Si de repente su departamento de contabilidad decide comprar nuevos equipos, aprobar estos gastos no planificados no será fácil.

Existe otro peligro: la inflación constante. El aumento de los gastos relacionados con ello debe tenerse en cuenta a la hora de elaborar el presupuesto, pero este valor no se conoce de antemano. ¿Quizás, por si acaso, deberías presupuestar cantidades mayores de las que realmente necesitas? No, porque, recordemos, la introducción de la elaboración de presupuestos en una empresa tiene como objetivo obtener información de gestión fiable.

Pongamos un ejemplo de presupuesto para el servicio de RR.HH. con detalle trimestral.

¿Tu empresa necesita un presupuesto?

Como cualquier otra herramienta de gestión, no siempre se utiliza la elaboración de presupuestos. ¿Tu empresa necesita esta herramienta? ¿El nivel de su desarrollo permite el uso de la presupuestación? Para ayudarle a responder estas preguntas, aquí hay una lista de condiciones que obstaculizarán la implementación del presupuesto. Es poco probable que sea eficaz si están presentes uno o más de los siguientes factores:

1. Todas las decisiones estratégicas y operativas son tomadas por la primera persona de la empresa (por regla general, entre los propietarios), no hay delegación de autoridad y responsabilidad a niveles inferiores de gestión.

2. No existen metas formalizadas ni valores objetivo de los indicadores clave de desempeño. Esto priva al presupuesto de cualquier significado, convirtiendo una herramienta poderosa en un “síndrome de actividad vigorosa” para los gerentes individuales.

3. No existe una distribución clara de poderes y responsabilidades para lograr los valores objetivo de los indicadores clave de desempeño y la distribución de recursos dentro de las estructuras de gestión financiera y organizacional. Como resultado, no existen mecanismos para motivar a los empleados a lograr un alto desempeño y cumplir con los límites de gasto de recursos.

4. Los jefes de departamento (incluido el jefe del servicio de gestión de personal) no tienen los conocimientos económicos ni las habilidades de gestión adecuados.

5. Existe una lucha entre los jefes de departamento por la distribución de las esferas de influencia. En este caso, la elaboración de presupuestos se convertirá en una herramienta de conflicto y no tendrá ningún efecto positivo para el negocio.

Por tanto, tomar la decisión de introducir la elaboración de presupuestos en una empresa es un paso serio que requerirá un extenso trabajo preliminar. Por ejemplo, puede recomendar crear un presupuesto de personal basado en materiales estadísticos de años anteriores. Esto le ayudará a elegir las formas más eficaces, regular el proceso presupuestario, desarrollar la interacción con otros departamentos e identificar áreas problemáticas.

Resumamos. La elaboración de presupuestos es una herramienta poderosa para la gestión de personal, pero debe utilizarse con mucho cuidado, ya que brinda muchas oportunidades, pero también impone una serie de restricciones. Con esta herramienta de gestión moderna, el director de personal se posiciona como un líder profesional que resuelve de forma independiente sus diversos problemas, es responsable de la implementación de los planes y tiene en cuenta todos los aspectos de la vida de la empresa.

A.A.Shakhbazov

Experto en revistas

"Departamento de Recursos Humanos

organización comercial"

Firmado para sellar

En las empresas modernas, el departamento de recursos humanos presta cada vez más atención al tamaño y la estructura del presupuesto. La preparación de este documento financiero era antes prerrogativa exclusiva del departamento financiero, pero hoy en día se requieren especialistas en recursos humanos para planificar de manera competente y efectiva los costos de personal.

De este material aprenderás:

• ¿Qué es el presupuesto de recursos humanos?
• Cómo organizar el presupuesto de recursos humanos;
• Cómo realizar el presupuesto de recursos humanos;
• Cómo ahorrar su presupuesto de personal durante una crisis.

¿Qué es el presupuesto de recursos humanos?

Un presupuesto es un documento financiero que refleja una serie de eventos planificados para el futuro, es decir, una previsión

transacciones financieras futuras (gastos e ingresos). La elaboración de presupuestos de recursos humanos o desarrollo de presupuestos es el proceso de planificar un presupuesto para los costos de personal de la empresa, organizar los costos, monitorear los fondos y analizar sus gastos.

El plan de negocio anual de RR.HH. es un proyecto específico. Y el presupuesto de recursos humanos en este caso significa determinar el costo del trabajo realizado dentro del proyecto, el proceso de formar un presupuesto del proyecto que contiene una distribución establecida de costos por tipo de trabajo, por tiempo de trabajo, rubros de costos u otra estructura. En este caso, está permitido formar un presupuesto tanto en el marco de un plan de cuentas contable regular como utilizando un plan de cuentas especial para la contabilidad de gestión. Los principios del proceso presupuestario son la independencia, la unidad y el método del balance.

El proceso de presupuestación de recursos humanos debe pasar por 4 etapas:

1. Elaboración de un proyecto de presupuesto.
2. Revisión y aprobación por personas autorizadas (gerente).
3. Ejecución y control presupuestario.
4. Elaboración de un informe sobre la ejecución presupuestaria y su análisis.

Cómo organizar el presupuesto de recursos humanos

En primer lugar, antes de planificar el presupuesto para el servicio de personal, es necesario elaborar un plan de negocios para el personal de la empresa. Este documento le permite:

• Con base en los objetivos de la organización, construir de manera competente una estrategia para trabajar con el personal;
• determinar el presupuesto de gastos de personal y acreditar a la dirección la necesidad de cada puesto;
• presentar el plan de trabajo del especialista en RR.HH. a otros departamentos de la empresa;
• hacer una previsión de la posibilidad de alcanzar los objetivos de la empresa desde el punto de vista del desarrollo de los recursos humanos de la empresa;
• establecer prioridades en el trabajo con el personal;
• desarrollar varias opciones de planes dependiendo de diferentes escenarios para el desarrollo de la organización;
• realizar una evaluación del valor de la empresa;
• crear el nivel requerido de relaciones con el entorno social externo (relevante para las empresas que forman ciudades).

Para organizar el presupuesto de recursos humanos, es importante determinar correctamente las partidas de gastos de personal. Dependiendo de la especialización de la empresa y el tamaño de la institución, los jefes del departamento de recursos humanos pueden tener diferentes áreas de responsabilidad y autoridad que agregan partidas a la partida de gastos. Pero, por regla general, las principales posiciones en la presupuestación de recursos humanos permanecen sin cambios:

• fondo salarial (nómina): una parte fija del salario, bonificaciones, bonificaciones, pago de horas extraordinarias, trabajo a tiempo parcial;
• programas sociales de la empresa: asistencia financiera, paquete social, eventos corporativos y otros eventos internos;
• equipamiento de nuevos lugares de trabajo;
• costo de contratación, rotación, despido de personal;
• capacitación y desarrollo de personal;
• gastos de viaje relacionados con formación, prácticas;
• costos de suscripción, compra de literatura.

Al pronosticar los costos de una empresa, es necesario confiar en planes específicos para trabajar con el personal. Se permite utilizar planes de diferentes formatos, ya que cada especialista en RRHH desarrolla formularios que le resultan convenientes a la hora de planificar. Pero es aconsejable empezar a prever los gastos empresariales con una planificación a largo plazo.

Cómo hacer un presupuesto de recursos humanos

El desarrollo del presupuesto incluye una amplia gama de actividades:

Etapa 1. Preparación. En esta etapa se lleva a cabo la recopilación y, si es necesario, la creación de documentos básicos: planes de contratación de empleados, formación de personal, programas de política social, disposiciones sobre incentivos materiales, tutorías, salarios, planes de dotación de personal, etc. Esta etapa también puede incluir las licitaciones de ejecución, recopilación de información, clarificación del coste de los recursos que necesita la empresa, etc.

Etapa 2. Elaboración de un formulario de presupuesto. Normalmente, un documento se desarrolla en formato electrónico; es aconsejable dividir un documento grande en departamentos. Por lo general, se asigna una hoja separada para cada mes; todos los datos importantes se resumen en una hoja resumen basada en los resultados del año.

Etapa 3. Protección presupuestaria. En esta etapa se determina lo siguiente:

• qué especialista supervisará el cumplimiento y ejecución del presupuesto;
• cómo recibir dinero (solicitar pago, etc.);
• al recibir, ¿qué cantidades necesita un especialista de aprobación adicional (posiblemente cuando utiliza los servicios de una agencia de contratación)?
• dónde enviar los fondos no utilizados en el último mes.

Etapa 4. Implementación.

Etapa 5. Ajuste. En esta etapa, el presupuesto está sujeto a ajustes. Las partidas que más frecuentemente se modifican son las relativas a la formación del personal y a los costes de contratación.

Cómo ahorrar su presupuesto de personal durante una crisis

Durante una crisis, cualquier empresa se ve obligada a recortar su presupuesto de personal. Pero el ahorro en recursos humanos puede afectar negativamente el funcionamiento de la empresa en el futuro. Varias soluciones eficaces le ayudarán a ahorrar sabiamente su presupuesto de personal durante una crisis.

En un período difícil para la empresa, es importante maximizar y utilizar intensamente el potencial creativo e intelectual de los empleados, estimular las manifestaciones de racionalización, espíritu empresarial e innovación en todos los niveles de la empresa.

Se puede considerar la posibilidad de reducir cuidadosamente los costos de personal no relacionados con el pago de salarios y pagos sociales obligatorios. Una excelente solución sería trasladar parte del personal de trabajo intelectual al trabajo desde casa o virtual. Esto le permitirá ahorrar significativamente en el alquiler del local.

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