¿Cómo redactar un pedido para ir de viaje de negocios? Muestra de llenado t 9 viaje de negocios
10.09.2019
Un viaje de negocios es el viaje de un empleado a otro lugar para lograr ciertos objetivos de producción establecidos por sus superiores.
Este evento requiere la documentación adecuada.
El procedimiento que se debe seguir se refleja en la documentación laboral de la Federación de Rusia y en la normativa vigente en el territorio de una determinada empresa.
¿Es necesario enviar a un empleado a un viaje de negocios?
La orden para realizar un viaje de negocios es uno de los principales documentos redactados para un viaje de trabajo. El pedido deberá redactarse en cada caso, independientemente de la naturaleza del viaje de negocios.
Hace varios años, muchos documentos de viaje perdieron su carácter obligatorio. Por ejemplo, un encargo de viaje de negocios.
Es importante tener en cuenta que esto no sucedió con el pedido para enviar en un viaje de negocios. Este documento es uno de los pocos que está sujeto a registro obligatorio.
La emisión de una orden de esta naturaleza inicia el proceso posterior. Se está preparando el resto de la documentación, se están comprando las entradas.
Base para el registro
Antes de continuar con la ejecución de una orden de envío a un viaje de negocios, el empleador recibe o redacta de forma independiente un documento, que posteriormente sirve como base para emitir la orden.
Descargue una muestra de cómo completar un pedido para enviar a un empleado a un viaje de negocios.
¿Cómo registrarse para varias personas?
Si un grupo de personas se va de viaje de negocios, en el pedido se ingresa información sobre cada empleado. En este caso, el pedido se elabora teniendo en cuenta los requisitos estándar. La única excepción es que los datos sobre los trabajadores desplazados se reflejan en el cuadro.
En el formulario de pedido T-9 hay una tabla en la que puede ingresar datos sobre 3 empleados. Si es necesario, se puede ampliar para cubrir a más personas.
Descargue el formulario de pedido para enviar a varios empleados de viaje, formulario T-9a -.
Ejemplo de compilación en forma libre.
Si en una empresa se emite de cualquier forma un pedido para enviar en un viaje de negocios, debe estar presente una nota al respecto en la documentación interna de la empresa.
Descargue una orden de viaje de muestra en cualquier formato:
Una estructura de pedido aproximada podría verse así:
Formulario OKUD 012345
OKPO 456789123
Sociedad de responsabilidad limitada "Vasilek"
(LLC Vasilek)
Orden No. 111
sobre enviar a un empleado a un viaje de negocios
Envíe a Maxim Dmitrievich Nikitin, especialista del departamento de marketing, a un viaje de negocios. Número de personal: 1234567. Destino: región de Moscú, ciudad de Sergiev Posad. Empresa "Quadra".
La duración total del viaje es de 4 días. Fecha de salida: 1 de noviembre de 2019, fecha de regreso: 4 de noviembre de 2019.
El objetivo del viaje de trabajo es acordar un plan de trabajo futuro con la empresa asociada LLC "Quadra - Power Generation". El viaje de negocios corre a cargo del empleador.
Motivo del viaje: memorando del jefe del departamento de marketing del 28 de octubre de 2019: R. Yu.
Director general de Vasilek LLC Komsomolov V.Yu. Firma
He leído el pedido. Nikitin M.Yu, empleado del departamento de marketing. Firma
Un viaje de un empleado por orden del empleador durante un cierto período de tiempo para realizar una tarea oficial fuera del lugar de trabajo permanente se denomina viaje de negocios (Parte 1 del artículo 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Se envía a un empleado a un viaje de negocios según el pedido correspondiente. En nuestra consulta le diremos cómo redactar un pedido para un viaje de negocios y también le proporcionaremos una muestra de un pedido para un viaje de negocios de 2018 - 2019.
Elaboramos un pedido para enviar a un empleado a un viaje de negocios.
Una orden para enviar a un empleado a un viaje de negocios se redacta en cualquier forma. Para su comodidad, puede utilizar formularios estandarizados, cuyo uso actualmente no es obligatorio (Información del Ministerio de Finanzas No. PZ-10/2012). Por lo tanto, como modelo de pedido para un viaje de negocios de un empleado, puede utilizar el formulario unificado No. T-9 "Orden (instrucción) para enviar a un empleado a un viaje de negocios". Y si necesita enviar a varios empleados a un viaje de negocios a la vez, es conveniente utilizar el formulario No. T-9a (Decreto del Comité Estatal de Estadística del 5 de enero de 2004 No. 1).
Independientemente de si el pedido se redacta de forma unificada o desarrollada de forma independiente, un modelo de pedido para su envío en viaje de negocios debe contener, en particular, la siguiente información:
- NOMBRE COMPLETO. y la posición del trabajador desplazado;
- lugar de viaje de negocios;
- periodo de viaje.
Para confirmar la justificación económica de los gastos de viaje de negocios, es recomendable indicar en la orden el motivo del envío del empleado en viaje de negocios.
La orden de viaje de negocios debe presentarse al empleado correspondiente contra firma.
Le proporcionaremos un formulario de muestra para un pedido para enviar a un empleado a un viaje de negocios.
Para un pedido de viaje de negocios (muestra 2018 - 2019), puede descargar el formulario desde el siguiente enlace.
Si un viaje de negocios se cancela por cualquier motivo, puede redactar el pedido correspondiente utilizando el formulario que se encuentra en una sección separada.
En los casos en que el trabajo permanente de los empleados se realice en la carretera o tenga un carácter itinerante, no estamos hablando de viajes de negocios, sino de viajes de negocios (Parte 1 del artículo 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Al mismo tiempo, el envío de un empleado a un viaje de negocios también podrá ir acompañado de la redacción de un pedido en el formulario indicado anteriormente.
Tenga en cuenta que para reconocer los gastos de un viaje de negocios o un viaje de negocios a efectos del impuesto sobre las ganancias, es obligatorio redactar un pedido.
El formulario T-9 se utiliza como formulario estándar para una orden para enviar a un empleado a un viaje de negocios, en otras palabras, a un viaje de negocios. La información principal que debe contener este documento: fecha de finalización, datos personales del empleado, destino (debe ser diferente al lugar de trabajo permanente del viajero) y propósito del viaje. El formulario T-9 lo firman el director de la organización y el empleado que se va de viaje de negocios.
Descargue la orden para enviar a un empleado a un viaje de negocios utilizando el formulario T-9
ARCHIVOS
¿Quién redacta la orden de viaje?
El formulario T-9 debe ser completado por un especialista en recursos humanos o un contador empresarial. Pero para ello deberán contar con la correspondiente orden del responsable de la organización.
Funciones de llenado
El formulario T-9 está destinado a ser completado únicamente por aquellos empleados de la organización que pasan la mayor parte de su tiempo en su lugar de trabajo principal. Para aquellos empleados cuyas funciones incluyen viajes constantes (por ejemplo, conductores), no es necesario escribir órdenes de viaje de negocios.
Cabe señalar que no es necesario solicitar el consentimiento previo de los empleados para un viaje de negocios; la gerencia tiene el derecho de enviar a cualquier empleado a un viaje de negocios a su discreción.
Las excepciones son aquellos que tienen hijos menores de tres años, así como madres y padres solteros; estas categorías de trabajadores pueden ser enviados en viajes de negocios solo con consentimiento previo.
Completar un pedido en el formulario T-9
Parte 1
Convencionalmente, el formulario T-9 se puede dividir en 3 partes. Lo primero que debe indicarse en la orden de viaje de negocios: el nombre de la empresa indicando su situación organizativa y jurídica (IP, LLC, CJSC, OJSC). Luego, se ingresa en el pedido el código OKPO (se toma de los documentos de título), el número de pedido para el flujo de documentos interno y la fecha en que se completó.
Parte 2
La segunda parte de este documento incluye información básica. Aquí debe ingresar información personal sobre el empleado: nombre completo (nombre completo), número de personal, puesto y unidad estructural (departamento) a la que pertenece. A continuación, escribe el destino (país y ciudad), la duración del viaje de negocios (en días naturales), indicando su fecha de inicio y finalización.
Presta atención a contar los días.
Al completar el formulario T-9, es importante calcular correctamente los días de viaje; el viaje debe calcularse desde el día de salida hasta el día de llegada. Es decir, si según el documento de viaje la hora de salida son las 23:45, este día debe incluirse en el período del viaje de negocios (lo mismo aplica para el día de llegada). Si un viajero de negocios llega por la noche a las 00:05, este día también deberá incluirse en el viaje. 
parte 3
En la tercera sección, debe indicar el propósito del viaje de negocios y asegurarse de indicar a costa de quién se pagará.
Los objetivos del viaje se pueden dividir en dos tipos.
Objetivos comunes:
- compra de materias primas, equipos, materiales para las actividades de la organización;
- negociaciones con socios, celebración de nuevos acuerdos, convenios, contratos;
- participación personal de un representante de la empresa en negociaciones controvertidas;
- buscar nuevos proveedores y conocer nuevos mercados;
- obtención de nuevas habilidades, conocimientos y habilidades, investigación científica.
Metas estrechamente enfocadas
- control sobre el trabajo de una sucursal, unidad estructural;
- formación de jóvenes especialistas;
- reparación y mantenimiento de maquinaria y equipo en sucursales y divisiones estructurales.
Justo debajo, después de las líneas sobre los objetivos y el pago del viaje, es necesario agregar un enlace al documento que sirvió de base para el viaje de negocios. Una vez completado el pedido de acuerdo con todas las reglas, debe presentarse al director de la organización para su firma. Por último, pero no menos importante, el formulario de viaje de negocios T-9 debe estar firmado por el empleado enviado en viaje de negocios. Frente a su firma está la fecha de creación de la orden.
¿Necesito un sello en el formulario T-9?
Como lo demuestra el "Sistema de documentación unificado" de GOST, no es necesario sellar un pedido de viaje de negocios, ya que este documento se refiere a la documentación interna de la empresa y no es necesario certificar su autenticidad.
Confirmación de gastos de viaje.
Al regresar de un viaje de negocios, el empleado debe proporcionar al departamento de contabilidad de la organización todos los documentos que confirmen sus gastos. Puede ser:
- billetes de viaje, recibos de peajes, aparcamientos, etc.;
- recibos de gasolineras sobre las cantidades gastadas en gasolina (cuando se viaja en un coche personal);
- cheques, facturas, recibos de hoteles u hoteles sobre gastos de alquiler de habitaciones;
- cualquier otro documento de pago que cubra gastos relacionados con el viaje de negocios.
Según estos cheques y recibos, deberá devolver parte de las asignaciones de viaje recibidas por adelantado o recibir una compensación por los fondos gastados en exceso del anticipo.
¿Qué sucede si envía a un empleado a un viaje de negocios sin un pedido?
En este caso, son posibles las siguientes consecuencias:
- la imposibilidad del empleado de confirmar oficialmente los gastos de viaje;
- sanciones en caso de una inspección fiscal repentina.
Un empleado enviado en viaje de negocios debe recibir el documento de viaje principal: un certificado de viaje. Confirma el hecho de que un empleado de la organización fue enviado en viaje de negocios, y también indica la llegada al destino y, luego de realizar las funciones asignadas, el regreso oportuno.
Este documento se completa de acuerdo con el formulario unificado estándar T-10 y es un documento obligatorio para todos los empleados enviados en viajes de negocios. Sobre su base, un contador empresarial puede cancelar los gastos de viaje, incluidas las dietas, y utilizarlos para reducir la base imponible al calcular el impuesto sobre la renta.
¡Atención! Desde 2015, la emisión de un certificado de viaje de negocios ha dejado de ser obligatoria (Resolución del Gobierno de la Federación de Rusia del 29 de diciembre de 2014), pero aún se recomienda su uso.
¿Quién emite un permiso de viaje?
El formulario T-10 debe completarlo un especialista del servicio de personal de la empresa, un empleado de contabilidad u otra persona autorizada. El registro se realiza sobre la base de una orden de viaje de negocios emitida y firmada por el director de la organización.
ARCHIVOS
Procedimiento para el registro de T-10.
El formulario estándar T-10 es un documento de dos caras. La portada contiene información general sobre la organización, el empleado y el viaje de negocios, y en la contraportada están colocadas las firmas y sellos de las organizaciones a las que fue enviado el viajero.
Parte 1
Lo primero que debe escribir en el anverso del certificado de viaje es el nombre completo de la empresa en la que trabaja el viajero, con una indicación obligatoria del estado organizativo y legal (IP, LLC, OJSC, CJSC). A continuación debe ingresar (de los documentos de registro de la empresa). Justo debajo se muestra el número de documento para el flujo de documentos interno, así como la fecha de su elaboración.
Parte 2
La segunda parte del certificado de viaje contiene información sobre el empleado personalmente: nombre completo, número de personal que se le asignó al momento de su empleo, unidad estructural o departamento al que pertenece, cargo. Aquí deberá indicar el lugar al que se dirige (país, localidad, organización). Justo debajo se muestra el propósito del viaje de negocios, así como sus términos (según el número de días calendario) con una indicación clara de sus fechas de inicio y finalización; esta información está exactamente copiada del pedido firmado por el gerente.
Aquí debe ingresar los datos de identificación de cualquier documento personal del viajero (nombre del documento, serie, número).
Todo lo escrito anteriormente debe estar certificado por el jefe de la organización u otra persona autorizada.
parte 3
El reverso del formulario T-10 contiene información sobre todas las ciudades y organizaciones visitadas por el viajero por motivos oficiales.
En la esquina superior izquierda está escrito el nombre de la organización de la que sale el empleado (es decir, su lugar de trabajo permanente), la fecha de salida, así como la firma del responsable con una transcripción y el sello de la empresa. .
Además, un empleado enviado en viaje de negocios debe, según sea necesario, presentar consistentemente este documento en todas las empresas que visitó como parte del viaje de negocios. Aquí, los empleados autorizados de estas empresas completan el reverso de su documento de identidad oficial en las secciones requeridas (líneas “llegó a”, “salió de”).
Puede haber varias organizaciones de este tipo, pero cada una de ellas debe indicar su nombre completo, la fecha de llegada y salida del viajero, el sello y firma del responsable.
Acciones de los empleados después de un viaje de negocios.
Luego de que el empleado regrese a su organización de origen, deberá entregar el certificado de viaje al responsable, quien ingresará la información de su llegada con fecha, firma y sello.
A continuación, el certificado de viaje, junto con el resto del paquete de documentos (orden del director de la empresa sobre un viaje de negocios, cheques, recibos, etc. pagos que confirman los gastos de viaje) se transfiere al departamento de contabilidad de la empresa. Con base en ellos, el contador realiza un cálculo detallado de los gastos incurridos y, si es necesario, reembolsa al viajero de negocios el monto gastado en exceso del monto previamente emitido por adelantado o acepta el excedente restante en caja. Estos mismos documentos sirven de base para reducir la base imponible en el epígrafe “gastos”.
¿Necesito registrar documentos de viaje?
El formulario T-10 es un documento contable, por lo que está sujeto a registro obligatorio en el flujo de documentos interno. Para registrar los certificados de viaje, se utilizan registros de registro especiales.
Las actividades económicas de una entidad comercial no pueden limitarse a una localidad. A veces, para realizar una determinada tarea, sus empleados tienen que realizar viajes de negocios. De acuerdo con la legislación vigente, enviar a un empleado a dicho viaje incluye redactar una orden como una orden para enviar al empleado a un viaje de negocios.
En las siguientes líneas es necesario anotar el número del empleado según la hoja de tiempo que se le asigna en la empresa al momento de su admisión, así como su nombre completo.
Posteriormente se indica la designación del departamento donde labora el empleado, así como el puesto o profesión que ocupa en la organización.
El formulario T-9 a continuación requiere ingresar información sobre el lugar al que se dirige el empleado. Aquí puede ingresar el país, ciudad o nombre de la organización receptora.
Después de esto, se ingresa la duración del viaje de negocios y las fechas de inicio y finalización del viaje de negocios se indican justo debajo.
En la siguiente sección es necesario reflejar el propósito del próximo viaje de negocios tal como se indica en el informe o plan aprobado.
Posteriormente, el pedido refleja la fuente con la que se financiarán los gastos del próximo viaje de negocios.
A continuación, debe anotar el nombre del documento y sus detalles, sobre cuya base se genera la orden del administrador.
Posteriormente, el pedido deberá ser visado por la dirección de la empresa, indicando el cargo y sus datos.
¡Atención! El trabajador desplazado debe estar familiarizado con esta orden y debe anotarla en forma de visa y anotar la fecha en que fue leída.
Con base en la orden emitida, las personas responsables pagan antes del viaje de negocios los montos de los gastos durante el viaje, incluidas las dietas por viajes de negocios.
Muestra de cómo completar una orden de viaje de negocios utilizando el formulario T-9a
Cuando es necesario enviar varios empleados a un viaje de negocios a la vez, en este caso se utiliza el formulario de pedido t-9a. El formulario estándar incluye columnas para reflejar el viaje de tres personas. Si es necesario, el formulario se puede ampliar para dar cabida al número requerido de empleados.
El documento se completa de la siguiente manera. En la parte superior se ingresa el nombre completo de la empresa, y al lado en la columna de la derecha está su código según el directorio general de OKPO.
