Kommerzielles Angebot mit Stempel und Unterschrift. Kommerzielles Angebot: Erstellung, Muster und Beispiele erfolgreicher kommerzieller Vorschläge. Wir erstellen ein kommerzielles Verkaufsangebot

Ich habe nicht nach den technischen Spezifikationen gefragt. Ich meinte kommerzielle Angebote, die Kunden an Lieferanten senden. Sollten Lieferanten mit Briefkopf und Stempel antworten? Geht das auch ohne Siegel?

Antwort

Ohne Druck möglich. Das Siegel ist weder für das kommerzielle Angebot selbst noch für die schriftliche Antwort des Lieferanten zwingend erforderlich. Für solche Dokumente gibt es keine strengen Anforderungen. In der Praxis ist es üblich, die Korrespondenz auf dem vom Manager unterzeichneten Firmenbriefkopf zu führen.

Die Begründung für diese Position wird weiter unten in den Materialien der Version des „Glavbukh-Systems“ für Haushaltsinstitutionen dargelegt.

1. VERORDNUNG DES MINISTERIUMS FÜR WIRTSCHAFTLICHE ENTWICKLUNG RUSSLANDS VOM 02.10.2013 Nr. 567

„3.7. Um Preisinformationen zu einem Produkt, einer Arbeit oder einer Dienstleistung zur Ermittlung des NMCC zu erhalten, wird empfohlen, mehrere der folgenden Verfahren durchzuführen:

3.7.1. Senden Sie Anfragen nach Preisinformationen an mindestens fünf Lieferanten (Auftragnehmer, Künstler)* mit Erfahrung in der Lieferung relevanter Waren, Arbeiten, Dienstleistungen, deren Informationen öffentlich zugänglich sind (insbesondere in der Presse veröffentlicht, auf Websites im Internet veröffentlicht) ) ;".

2. Schreiben des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung der Russischen Föderation vom 8. April 2014 Nr. D28i-443

„Die Abteilung für die Entwicklung des Vertragssystems des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung der Russischen Föderation prüfte eine Berufung zur Frage der Klarstellung der Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 5. April 2013 Nr. 44-FZ „Über das Vertragssystem in.“ im Bereich der Beschaffung von Gütern, Bauleistungen und Dienstleistungen zur Deckung staatlicher und kommunaler Bedürfnisse“ (im Folgenden Gesetz Nr. 44-FZ genannt) und Berichte.

Gemäß Artikel 22 Teile 1-6 des Gesetzes Nr. 44-FZ ist der anfängliche (Höchst-)Preis des Vertrags und in den im angegebenen Bundesgesetz vorgesehenen Fällen der Preis des mit einem einzigen Lieferanten geschlossenen Vertrags ( Auftragnehmer, Leistungserbringer) werden vom Auftraggeber unter Anwendung der folgenden Methode oder mehrerer der folgenden Methoden ermittelt und begründet:

1) Methode vergleichbarer Marktpreise (Marktanalyse);

2) normative Methode;

3) Tarifmethode;

4) Entwurfs- und Schätzungsmethode;

5) Kostenmethode.

Gleichzeitig mit Beschluss des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung Russlands vom 2. Oktober 2013. Nr. 567 genehmigte methodische Empfehlungen zur Verwendung von Methoden zur Bestimmung des anfänglichen (maximalen) Vertragspreises, des Preises eines mit einem einzelnen Lieferanten (Auftragnehmer, Leistungserbringer) geschlossenen Vertrags (im Folgenden „Empfehlungen“ genannt).*

Die Empfehlungen erläutern mögliche Möglichkeiten zur Bestimmung des anfänglichen (maximalen) Vertragspreises (ICP), des Preises eines mit einem einzelnen Lieferanten geschlossenen Vertrags, unter Verwendung der im Gesetz Nr. 44-FZ festgelegten Methoden.

Der Kunde muss das NMCC unter Berücksichtigung der Notwendigkeit, die festgelegten Ziele zur Erfüllung staatlicher und kommunaler Bedürfnisse zu erreichen, sowie des Grundsatzes der Verantwortung für deren Erreichung festlegen.

Unter Berücksichtigung des Vorstehenden hat der Kunde bei Anwendung der Methode vergleichbarer Marktpreise das Recht, Waren, Arbeiten, Dienstleistungen von einem einzigen Lieferanten (Auftragnehmer, Leistungserbringer) zum niedrigsten Vertragspreis zu beziehen.

Bitte beachten Sie, dass Klarstellungen einer Regierungsbehörde Rechtskraft haben, wenn diese Stelle gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation mit einer besonderen Zuständigkeit für die Abgabe von Klarstellungen zur Anwendung der Bestimmungen von Regulierungsrechtsakten ausgestattet ist. Das Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung der Russischen Föderation ist ein föderales Exekutivorgan; die geltenden Rechtsakte der Russischen Föderation, einschließlich der Verordnungen über das Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung der Russischen Föderation, genehmigt durch ein Dekret der Regierung der Russischen Föderation 5. Juni 2008 Nr. 437, sind nicht befugt, die Gesetzgebung der Russischen Föderation zu klären.

Guten Tag! Heute werden wir über ein kommerzielles Angebot und dessen Ausarbeitung sprechen. Ähnliche Fragen wurden mir mehr als einmal gestellt, daher ist der Artikel „zum Thema“. Beginnen wir ganz am Anfang damit, was ein kommerzielles Angebot ist, wie man es erstellt, und am Ende werde ich Beispiele/Muster eines kommerziellen Angebots geben. Dieser Artikel enthält Empfehlungen vieler Experten, daher habe ich keinen Zweifel an der Zuverlässigkeit der Informationen.

Was ist ein kommerzielles Angebot?

Jeder Geschäftsmann, der möglichst viele Kunden gewinnen möchte, denkt darüber nach, ein kommerzielles Angebot zu entwickeln. Dies ist es, was einen potenziellen Verbraucher dazu ermutigt, das Produkt oder die Dienstleistung eines Unternehmens zu kaufen. Es wird oft mit einer Produktspezifikation verwechselt, die dem Kunden lediglich ein bestimmtes Produkt vorstellt, ohne ihn zum Kauf zu ermutigen.

Arten von kommerziellen Angeboten

Es gibt zwei Arten von kommerziellen Angeboten:

1. Personalisiert. Es wird für eine bestimmte Person erstellt; im Inneren des Dokuments findet sich ein persönlicher Appell an den Adressaten.
2. Nicht personalisiert. Ein anderer Name für diese Art von kommerziellem Angebot ist „kalt“. Das Dokument richtet sich nicht an einen bestimmten Verbraucher oder potenziellen Partner; die Informationen werden anonymisiert und direkt an eine große Anzahl potenzieller Kunden gerichtet.

Welche Funktionen erfüllt ein kommerzielles Angebot?

Bevor Sie mit dem Schreiben eines kommerziellen Angebots beginnen, müssen Sie verstehen, welche Funktionen es erfüllt. In mancher Hinsicht ähneln sie den Aufgaben von Werbebotschaften:

• Aufmerksamkeit erregen.
• Interesse.
• Zum Kaufen drängen.
• Wecken Sie den Wunsch, ein Produkt zu kaufen.

Basierend auf diesen Aufgaben wird ein kommerzielles Angebot entwickelt. Typischerweise werden gleich zu Beginn visuelle Elemente wie das Logo der Organisation verwendet.

Wenn einem potenziellen Kunden ein kommerzielles Angebot in gedruckter Form vorgelegt wird, wird besonderes Augenmerk auf die Qualität des Papiers gelegt, auf dem das Angebot gedruckt wird. Für eine größere Wirkung beim Kunden können Sie dem Dokument spezielle Wasserzeichen hinzufügen. Laminiertes Papier hinterlässt beim Verbraucher des Produkts einen angenehmen Eindruck.

Standardstruktur für kommerzielle Angebote (Vorlage)

• Ein Titel, der ein grafisches Bild (normalerweise ein Logo) enthält.
• Eine Unterüberschrift, die das Produkt/die Dienstleistung identifiziert.
• Aufmerksamkeit erregen, Dienstleistungen und Produkte bewerben.
• Alle Vorteile einer Zusammenarbeit.
• Kontaktdaten des Absenders, Marken.

Bei der Ausarbeitung eines kommerziellen Angebots müssen Sie verstehen, dass jedes Strukturelement seine eigenen Funktionen erfüllt. Beispielsweise wird der Titel verwendet, um Aufmerksamkeit zu erregen und zum weiteren Studium des Dokuments zu motivieren. Dieser Teil des kommerziellen Angebots kann als der wichtigste bezeichnet werden. Der Untertitel sollte den Kunden noch mehr interessieren und der Haupttext sollte die oben geschriebenen Informationen begründen. Aber am Ende des Satzes müssen Sie in der Regel das Kaufbedürfnis des Verbrauchers bestätigen.

Wie ein gutes kommerzielles Angebot aussehen sollte

Um ein Angebot zu erstellen, das den größtmöglichen Nutzen bringt, müssen Sie verstehen, dass das Dokument:

• seien Sie spezifisch und klar;
• alle möglichen Vorteile nachweisen, die der Empfänger erhalten wird;
• in keinem Fall Fehler enthalten;
• Seien Sie gebildet und strukturiert;
• Informationen über Sonderangebote für den Kunden enthalten;
• so abgefasst sein, dass alle Zweifel beim Käufer verschwinden.

Regeln für die Erstellung eines kommerziellen Angebots

Bevor Sie mit dem Verfassen eines Vorschlags beginnen, müssen Sie festlegen, wer die Zielgruppe dieses Dokuments sein soll. Anschließend werden die Wünsche und Fähigkeiten potenzieller Kunden ermittelt. In dieser Phase ist es sehr wichtig, die tatsächlichen Bedürfnisse des Käufers herauszufinden.

Sobald die notwendigen Informationen vorliegen, gilt es, diese zu strukturieren. Zu diesem Zweck wird ein grober Angebotsplan erstellt, der die Vorteile der Unternehmen und verschiedene durchgeführte Werbeaktionen aufzeigt. Der Inhalt dieses Dokuments kann aus den folgenden Abschnitten bestehen:

• Klare Definition des Problems.
• Optionen für seine Lösung.
• Argumente, die die Notwendigkeit belegen, die Dienste Ihrer Organisation in Anspruch zu nehmen.
• Beschreibung verschiedener Aktionen und Angebote, die den Käufernutzen steigern.
• Aufruf zum Handeln.

Der Titel sollte die Lösung für ein bestimmtes Verbraucherproblem erwähnen. Es ist wichtig, ihm das Endprodukt zu zeigen, bei dessen Herstellung die Produkte Ihres Unternehmens helfen werden.

Sie sollten in Ihrem kommerziellen Angebot keine Informationen über die Erfolge des Unternehmens angeben. Es ist notwendig, lange Geschichten darüber zu vermeiden, wie alles begann. Ein potenzieller Verbraucher wird daran wahrscheinlich kein Interesse haben.

Beim Verfassen eines Antrags sollten Sie auf technische Aspekte verzichten und keine wissenschaftlichen Begriffe verwenden. Informationen müssen in einer einfachen und für den Käufer verständlichen Sprache übermittelt werden.

Es lohnt sich, klare und verständliche Argumente zu verwenden, die dem Kunden wirklich helfen, seine Kaufentscheidung für das Produkt zu bestätigen.

Sie sollten Ihr kommerzielles Angebot nicht zu umfangreich gestalten. Es sollte kurz, knackig und klar sein. Es ist unwahrscheinlich, dass ein potenzieller Kunde mehrseitige Dokumente lesen möchte; eine solche Fülle an Informationen kann ihn einfach abschrecken.

Es ist sehr wichtig, dass der Vorschlag qualitativ hochwertig präsentiert wird. Es lohnt sich, die Dienste eines professionellen Designers in Anspruch zu nehmen. Schönes Design kann die Aufmerksamkeit der Verbraucher auf sich ziehen.

Als Argument können Sie verwenden:

1. Bewertungen anderer Kunden. Dieser Beweis kann als der vielleicht wertvollste bezeichnet werden. Vor allem, wenn dieser Kunde ziemlich berühmt und maßgeblich ist. Es ist sehr wichtig, dass die Antwort des Käufers dieselbe Bedeutung hat wie das kommerzielle Angebot selbst. Das heißt, es ist wichtig, dass diese beiden Texte dem Leser ein Verständnis dafür vermitteln, dass das Unternehmen in einem bestimmten Bereich wirklich effektiv ist.
2. Erzählen Sie uns von Ihrer Erfolgsgeschichte. Sie müssen auf jeden Fall Ihr eigenes Unternehmen oder sich selbst in den Mittelpunkt der Geschichte stellen. Dies sollte eine Verkaufsgeschichte sein, die den Käufer wirklich interessiert und ihn dazu ermutigt, aktiv zu handeln.

Es versteht sich, dass ein kommerzielles Angebot verkaufsfördernd sein muss und sein Autor als Verkäufer fungiert. Es ist sehr wichtig, sich in die Lage des Verkäufers zu versetzen, um möglichst genau zu verstehen, was der Käufer von dem Produkt oder der Dienstleistung erwartet. Sie müssen die richtigen Argumente verwenden und die Kommunikation mit dem Kunden aufbauen. Nur so kann ein kommerzielles Angebot wirklich zu einem positiven Ergebnis führen.

So erhöhen Sie die Lesbarkeit eines kommerziellen Angebots

Sie können die Lesbarkeit Ihres kommerziellen Angebots auf folgende Weise erhöhen:

• Teilen Sie die Informationen in Absätze auf, machen Sie sie nicht zu Leinwänden.
• Unterüberschriften verwenden.
• Verwendung verschiedener grafischer Elemente, einschließlich Illustrationen und Listen mit Aufzählungszeichen.
• Verwendung einer Serifenschrift im Druck.
• Verwendung verschiedener Textstile (Kursivschrift, Fettschrift oder Unterstreichung, um die erforderlichen Informationen hervorzuheben).

Noch ein paar Regeln (Beispielentwurf)

Titel. Es ist dieser Teil des kommerziellen Angebots, der für den Verbraucher am interessantesten ist. Wenn er daran interessiert ist, ist es wahrscheinlicher, dass der potenzielle Kunde alle Informationen bis zum Ende liest. Es lohnt sich abzuschätzen, wie sich die Wörter „neu“ und „kostenlos“ auf den Käufer auswirken. In manchen Fällen können sie den Kunden verärgern.

Sie sollten nicht viele Negative oder verallgemeinernde Informationen verwenden. Die Schriftart des Textes muss identisch sein. Es ist erwiesen, dass fast ein Drittel der Leser auf Zitate und in Anführungszeichen eingeschlossene Informationen achtet. Der Titel sollte nicht prägnant oder informativ sein.

Haupt Text. An diesem Teil des Verkaufsvorschlags ist es sehr wichtig, dass der Leser nicht das Interesse verliert. Es ist am besten, die Informationen in einem kleinen Absatz unterzubringen. Und dann achten Sie auf bestimmte Details. Es lohnt sich, die Vorteile des Produkts hervorzuheben und den Leser unbedingt mit „Sie“ anzusprechen. Das Schreiben langer und komplexer Sätze kann einschüchternd sein. Von der Verwendung von Fachbegriffen ist abzuraten.

Es lohnt sich, im Präsens über das Produkt zu sprechen und seinen Preis anzugeben. Es ist notwendig, dem Kunden Argumente zu liefern – die Ergebnisse von Umfragen, Recherchen und vielleicht auch eine der Verbraucherbewertungen. Es ist unerwünscht, Superlative und Vergleiche zu verwenden. Spezifität und Klarheit sind die Hauptvoraussetzungen für die Ausarbeitung eines guten kommerziellen Angebots.

Beim Verfassen wurden Fehler gemacht

Unnatürliches Lob des Kunden.

Es besteht keine Notwendigkeit, Vorlagen und Standardphrasen zu verwenden, die einen potenziellen Kunden nur verunsichern.

Kritische Bemerkungen gegenüber dem Adressaten verwenden.

Dies ist absolut nicht erforderlich, auch wenn das Ziel des Unternehmens darin besteht, einem potenziellen Verbraucher zu helfen. Dies kann beim Klienten äußerst negative Emotionen hervorrufen. Am besten verwenden Sie Zuckerbrot und Peitsche – heben Sie zunächst die Vorteile hervor und weisen Sie dann auf ganz kleine Mängel hin.

Übersättigung des Angebots mit allgemeinen Informationen über den Kunden.

Einschüchterung des Kunden oder sogenannte „Horrorgeschichten“.

Auf keinen Fall sollten Sie den Verbraucher verängstigen oder ihm sagen, dass ohne Ihre Hilfe etwas Schreckliches passieren könnte. Keine Negativität oder Stereotypen. Es lohnt sich, die Vorteile der Verwendung des Produkts hervorzuheben, es beiläufig mit dem zu vergleichen, was wir jetzt haben (verwenden Sie die Worte: bequemer, profitabler, effektiver) und geben Sie nur spezifische Informationen an.

Ein Angebot gleichzeitig an eine große Anzahl von Personen senden.

Nicht personalisierte Informationen wecken bei potenziellen Käufern weniger Interesse. Die Rendite solcher Angebote wird minimal sein. Es besteht keine Notwendigkeit, auf einmal ein großes Publikum zu erreichen. Es ist besser, den Sektor hervorzuheben, der am wahrscheinlichsten hervorragende Ergebnisse liefert. Es ist wichtig, einen Geschäftsvorschlag so zu verfassen, dass der Leser das Gefühl hat, mit ihm privat gesprochen zu werden. Es ist möglich, zusätzliche Informationen zu verwenden, die darauf hinweisen, dass die Kommunikation speziell mit diesem Kunden durchgeführt wird. Es lohnt sich, Informationen über frühere Kommunikation zu nutzen, sofern es diese natürlich gab.

Missverständnis des Konzepts eines „langen“ Briefes.

Viele sind sich sicher, dass der Kunde kein Interesse an großen Informationsmengen hat. Sie sollten jedoch verstehen, dass der Leser jeden langweiligen und völlig uninteressanten Brief als lang empfinden wird. Der Umfang eines eingängigen und wirklich interessanten kommerziellen Angebots wird den Verbraucher nicht abschrecken, da er alle verfügbaren Informationen auf einmal liest.

Nicht umsonst werden sehr kurze Filme oft als langweilig und langwierig bezeichnet und ein dreistündiger Film als der spannendste bezeichnet, ohne seine Dauer zu erwähnen. Das Gleiche gilt für Kunstwerke, Nachrichten, Bücher, Briefe. Der Leser wird 5 Blatt kommerzielles Angebot nicht negativ wahrnehmen, wenn sie wirklich informativ und eingängig sind.

Die erste Priorität besteht darin, den Satz in Übereinstimmung mit den grammatikalischen Regeln zu formulieren.

Diese Einstellung zum Schreiben von Texten kann sich bereits in der Schule entwickeln, wo die grammatikalische Komponente im Vordergrund stand. Im Leben ist alles völlig anders. Für den Leser ist es viel wichtiger zu verstehen, worüber geschrieben wird. Es ist notwendig, dass die Informationen vom Kunden leicht und informell gelesen und wahrgenommen werden können. Es lohnt sich, das Angebot so zu gestalten, dass es einer echten Kommunikation zwischen Verkäufer und Käufer ähnelt. Hier ist die Verwendung von Satz- und Phrasenfragmenten durchaus akzeptabel, manchmal sogar wünschenswert.

Geben Sie dem Kunden einen Grund, sich nicht mit Ihrem Geschäftsvorschlag zu befassen.

Sie sollten nicht naiv davon ausgehen, dass der Leser ein großes Interesse an Informationen über Ihr Unternehmen, insbesondere an dessen Geschichte, haben wird. So ist es überhaupt nicht. Dies ist für einen potenziellen Käufer am wenigsten interessant. Es ist notwendig, seine Aufmerksamkeit mit einer Art Provokation, einer ungewöhnlichen Aussage zu erregen – kurz gesagt, mit allem, was ihn aus dem Gleichgewicht bringt und ihn dazu zwingt, das kommerzielle Angebot bis zum Ende zu lesen. Es ist zu bedenken, dass die Aufrechterhaltung des Interesses ein ebenso wichtiger Aspekt ist. Sie müssen sich auf das konzentrieren, was eine Person motivieren kann. Am häufigsten entstehen Bedürfnisse aufgrund von Angst, dem Wunsch, individuell zu werden, einem Schuldgefühl, dem Wunsch, schön oder gesund zu werden. In diesem Sinne lohnt es sich, das Problem zu betrachten und ihm einen kommerziellen Vorschlag zu unterbreiten. Und dann zeigen Sie, dass das vorgeschlagene Produkt alle Bedürfnisse erfüllen kann.

Es ist unwahrscheinlich, dass der Kunde für Ihr kommerzielles Angebot aufgeschlossen sein wird. Es ist zwingend erforderlich, die Informationen mit ganz konkreten Beweisen zu untermauern. Es lohnt sich, die klarsten Argumente vorzubringen. Dieser Ansatz kann den Leser davon überzeugen, das Produkt zu kaufen oder zu kooperieren.

Prüfung des kommerziellen Angebots

Es gibt mehrere ziemlich einfache Möglichkeiten, um zu verstehen, welche Auswirkungen ein Angebot auf den Empfänger haben wird.

• Der sogenannte „Quick-Scan“-Check. Dazu müssen Sie sich lediglich das Dokument ansehen. Es ist wichtig zu verstehen, welche Textteile so hervorstechen, dass man sie tatsächlich lesen möchte. Dies sind Überschriften, Logos, Texthervorhebungen, Fotos. Wenn die dort verwendeten Informationen dazu beitragen könnten, ein ganzheitliches Bild vom Wesen des kommerziellen Angebots zu erstellen, dann wurde alles richtig gemacht.
• Auf Verständnis achten. Es ist wichtig, unter Ihren Freunden und Bekannten eine Person zu finden, die zur Zielgruppe Ihres Vorschlags passt. Wenn er nach der ersten Lektüre alle Hauptgedanken des Dokuments erfasst und die Vorteile des vorgestellten Produkts erkannt hat, können wir daraus schließen, dass der Vorschlag korrekt ausgearbeitet wurde.
• Fingerkontrolle. Es lohnt sich, den Text ohne Worte über das Produkt wie „am besten“, „einzigartig“ zu lesen. Wenn der Satz interessant zu lesen ist und in dieser Form vorliegt, dann wurde alles richtig gemacht. Es ist sehr wichtig, dass alle Lobreden über Ihr Unternehmen durch korrekte Daten, Bewertungen, Geschichten und Zertifikate untermauert werden.

Beispiele/Muster eines kommerziellen Angebots

Es gibt viele Beispiele und Beispiele für kommerzielle Vorschläge, die gegeben werden können. Sie sind alle auf ihre Art gut. Ich zeige Ihnen einige der meiner Meinung nach erfolgreichsten, die von Denis Kaplunov entwickelt wurden.

Externe gedruckte Form des kommerziellen Angebots für Standardkonfigurationen 1C: Trade Management (Rev. 10.3), Integrated Automation, Manufacturing Enterprise Management. Das gedruckte Formular enthält einen Mechanismus, der es Ihnen ermöglicht, die Art des kommerziellen Angebots zu ändern (Formatieren und Text ändern, Logo einfügen, Kontaktinformationen), ohne den Konfigurator öffnen zu müssen.

Somit kann ein kommerzielles Angebot die folgende Form annehmen:

oder zum Beispiel so:

Der Anschluss einer externen Druckform kann entweder auf herkömmliche Weise (über den Mechanismus zum Hinzufügen weiterer Druckformen) oder über die Verarbeitung „ “ und „ “ erfolgen. Bei Anbindung über ALANN-Verarbeitung:

• es ist möglich, das Siegel der Organisation und die Unterschrift des Managers in das kommerzielle Angebot einzufügen (jeder Manager hat seine eigene Unterschrift);
• es ist möglich, ein kommerzielles Angebot direkt von 1C aus zu senden, sowohl im XLS- als auch im PDF-Format;
• Es ist möglich, die Art des kommerziellen Angebots zu ändern (Text formatieren und ändern, Logo einfügen, Kontaktinformationen).

Um das Formular mit den Parametern des kommerziellen Angebots zu öffnen (in dem Sie das Erscheinungsbild bearbeiten können), müssen Sie auf die Schaltfläche „Formularparameter drucken“ klicken:

Ausgedruckte Zahlungsrechnung mit Stempel und Unterschrift . Externes gedrucktes Formular „Rechnung zur Zahlung mit Stempel und Unterschrift“ ist für Standardkonfigurationen 1C 8.2 und 8.3 gedacht: Handelsmanagement (Release 11) – externes gedrucktes Rechnungsformular für 1C herunterladen: UT 11 Verwaltung eines Kleinunternehmens – externes gedrucktes Rechnungsformular herunterladen für 1C: UNF Enterprise Accounting (Release 3.0) - Laden Sie das gedruckte Formular des Kontos herunter... [

Die Frage, ob Briefe gestempelt werden müssen und wenn ja, welche Briefe gestempelt werden müssen, stellt sich in der Praxis häufig. Seine Entscheidung wird noch dadurch erschwert, dass es hierzu keine klaren gesetzlichen Vorgaben gibt. In diesem Artikel haben wir versucht, eine vollständige Antwort auf diese Fragen zu geben, geleitet von Zweckmäßigkeit und gesundem Menschenverstand.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Warum wird ein Brief oder ein anderes Dokument mit einem Stempel versehen?

Bevor Sie fragen, ob ein Ausdruck erforderlich ist Briefe,Zuerst müssen Sie verstehen, was es ist. Hierbei handelt es sich um ein spezielles Gerät mit einer flachen Basis aus Hartgummi. Ein Spiegelbild des Siegels eines Unternehmens oder einer Organisation wird in eine Gummischicht geschnitten. Wenn diese Schicht mit einem speziellen Farbstoff beschichtet wird und der Druck auf ein Blatt Papier gepresst wird, erscheint darauf sein exaktes Abbild. Solche Siegelklischees sind in manchen Fällen obligatorische Angaben zu Dokumenten und werden auf der Unterschrift der Person angebracht, die das Dokument unterzeichnet hat, um die Echtheit dieser Unterschrift und des Dokuments als Ganzes zu bestätigen.

Beachten Sie: Die grundlegenden technischen Anforderungen und Beschreibungen der Form und Größe von Siegeln sowie die Regeln für die Platzierung von Text darauf sind in GOST R 51511-2001 „Siegel mit der Wiedergabe des Wappens der Russischen Föderation“ enthalten. Form, Abmessungen und technische Anforderungen“, genehmigt durch das Dekret des Staatlichen Standards Russlands vom 25. Dezember 2001 Nr. 573-st.

Anforderungen auf staatlicher Ebene werden nur für solche Siegel festgelegt, die das Wappen der Russischen Föderation und insbesondere die Wappen der Teilstaaten der Föderation, kommunaler und ländlicher Einheiten tragen. Für die Siegel gewerblicher Bauten gibt es keine derartigen allgemeinen Regelungen. Wenn ein Unternehmen daher aktiv das Drucken auf ausgehenden Briefen und anderen Geschäftsdokumenten zur Beglaubigung von Unterschriften nutzt, ist es ratsam, ein lokales Regulierungsgesetz zu entwickeln, das folgende Themen regelt:

• welche Arten von Siegeln werden in der Organisation verwendet?
• das Verfahren und die Regeln für die Verwendung von Abdrücken verschiedener Siegeltypen;
• wie sie aufbewahrt werden und wer für ihre Sicherheit verantwortlich ist;
• Verfahren zur Aktualisierung von Siegeln und deren Entsorgung usw.

Welcher Stempel wird auf Briefen und Dokumenten angebracht?

Unter Berücksichtigung der Bestimmungen von GOST R 51511-2001 können alle Druckvorgänge in drei Typen unterteilt werden:

Briefmarke;

gleichwertig mit Stempeln;

Zu den Briefmarken gehören alle Siegel, die das Wappen der Russischen Föderation darstellen. Solche Klischees können nur von staatlichen Stellen sowie Organisationen und Institutionen verwendet werden, die Staatsstatus haben oder die Befugnis haben, den Staat zu vertreten. Staatliche Behörden verfügen beispielsweise über private Notariate.

Ein einem amtlichen Stempel gleichwertiger Brief kann erscheinen, wenn der Absender eine kommerzielle Organisation ist. Auf den Drucken solcher Klischees ist es in Mode, das Firmenlogo, sein Emblem oder einfach nur den Namen zu sehen. Verfügt ein Privatunternehmer über ein eigenes Siegel, hat dieses auch einen stempeläquivalenten Status. In diesem Fall stehen anstelle des Firmennamens der Nachname, der Vorname und das Vatersname des Unternehmers im Mittelpunkt.

Offizielle Stempel und ähnliche Siegel auf Briefen und Dokumenten müssen eine runde Form haben und Angaben zur Organisation, zum Unternehmen oder zum einzelnen Unternehmer enthalten wie:

• individuelle Steuerzahlernummer (TIN);
• Nummer der staatlichen Zulassungsbescheinigung.

Beachten Sie: Kürzlich hat die Regierung die Verabschiedung eines Gesetzes initiiert, das das obligatorische Vorhandensein eines runden Siegels, das einem offiziellen Siegel entspricht, abschafft, das zuvor für alle juristischen Personen erforderlich war. Wenn ein Unternehmen bei seiner Tätigkeit ein solches Klischee nicht verwendet, ist es sinnvoll, ein Bestätigungsschreiben über das Fehlen eines Siegels auszustellen, um die Interaktion mit Banken und anderen staatlichen Stellen zu erleichtern.

Zu den einfachen gehören solche Siegel, die von einzelnen Strukturabteilungen von Unternehmen verwendet werden, sowie solche, die nur für eine Art von Dokument bestimmt sind. Ihre Form kann beliebig sein – quadratisch, rund, dreieckig. Solche Siegel werden nicht auf offiziellen Briefen und Dokumenten angebracht; sie werden zur Beglaubigung von Kopien, Zertifikaten, Ausweisen usw. verwendet.

Die Tabelle zeigt einige Arten von Dokumenten und Arten von Siegeln, die darauf angebracht sind.

Position des Siegels auf dem Brief

Siegel auf einem offiziellen Schreiben ist eine Bestätigung der rechtlichen Bedeutung dieses Dokuments. Seine Präsenz und sein Standort werden durch GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ festgelegt. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen."

Beachten Sie: Diese Regelung wird in diesem Jahr ersetztGOST R 7.0.97-2016 , das am 1. Juli in Kraft tritt.

Gemäß der Norm ist das Impressum ein obligatorisches Detail mit der Seriennummer 25, das sich am Ende des Dokuments befindet, direkt unter der Zeile, die die Position und den Nachnamen der Person angibt, die das Dokument unterzeichnet hat. Das Impressum sollte so angebracht werden, dass es die Positionsbezeichnung teilweise überdeckt, jedoch nicht die Unterschrift und den Nachnamen der Person, die das Dokument unterzeichnet hat.

In einigen Fällen wird die Stelle, an der das Siegel auf Briefen oder anderen Dokumenten angebracht wird, durch die Buchstaben „MP“ angegeben. Dies legt nahe, dass der Aufdruck direkt über diesen Buchstabenbezeichnungen angebracht werden sollte.

Lesen Sie auch:

Welcher Brief ist mit einem Siegel beglaubigt?

Gemäß der allgemeinen Regel von GOST R 6.30-2003, Siegel, das die Echtheit der Unterschrift des Beamten bescheinigt, der das Dokument unterzeichnet hat, wird in drei Fällen angebracht:

• auf Dokumenten, die die Rechte des Inhabers bescheinigen;
• auf diejenigen, die Fakten im Zusammenhang mit Cashflows erfassen;
• in anderen Fällen ist eine Beglaubigung der Echtheit der Unterschrift erforderlich.

Das Gesetz legt keine klare Liste der Dokumente fest, auf denen dieses oder jenes Siegel angebracht ist. Wenn Sie jedoch den Empfehlungen des oben genannten GOST folgen, wird der Brief mit einem Stempel versehen, wenn:

1. ist garantiert;
2. bestätigt die Erfüllung bisher übernommener oder die Übernahme neuer Zahlungsverpflichtungen;
3. erstellt einen Lieferplan oder beispielsweise einen gestaffelten Zahlungsplan.

Brauche ich einen Stempel auf einem offiziellen Brief?

Früher, als die Formulare von Organisationen und Unternehmen ausschließlich durch Druck erstellt wurden und jede von ihnen eine eigene Registrierungsnummer hatte, gab es eine Regel, nach der ein auf dem Formular gedruckter Brief nicht mit einem Siegel versehen wurde. Ausgenommen natürlich Briefe mit finanziellem Inhalt. Um Zeit und Geld zu sparen, werden heutzutage jedoch in fast allen Unternehmen Formulare in gewöhnlichen Texteditoren erstellt, die auf jedem Computer installiert sind, und sofort auf einem Drucker ausgedruckt. Es gibt keine besonderen Schwierigkeiten, irgendeine Form zu fälschen.

Beachten Sie: Wenn der Brief nicht abgestempelt und auf einem Formular ausgedruckt ist, aber Zweifel an seiner Echtheit bestehen, müssen Sie die sendende Organisation unter den in der Kopfzeile des Formulars angegebenen Kontaktnummern kontaktieren und klären, ob sie ein solches Dokument gesendet hat.

Sinnvoll ist es, ein örtliches Ordnungsgesetz zu erarbeiten, das die Vorgehensweise bei der Verwendung von Siegeln im Unternehmen regelt und klar festlegt, welche Briefe mit einem Siegel beglaubigt werden müssen. Dieses Dokument definiert eine Liste von Geschäftspapieren, die unbedingt einer Zertifizierung bedürfen, und legt außerdem fest, in welchen Fällen und auf welchen Dokumenten ein Stempel oder ein gleichwertiges Siegel angebracht wird und auf welchen – ein einfaches.

Soll ich ein Anschreiben mit einem Stempel versehen?

Das Anschreiben selbst hat keinen Informationsgehalt. Diese Art der Geschäftskorrespondenz wird in Form eines Einleitungsteils erstellt, der in der Regel aus einem Standard-Stempelsatz besteht: „Gleichzeitig senden wir Ihnen …“ und einer nummerierten Liste, in der jedes in der Sendung enthaltene Dokument beschrieben wird Paket.

Es besteht keine direkte Notwendigkeit, das Anschreiben zu stempeln, auch wenn das Dokumentenpaket einige Geschäftspapiere enthält, die den Charakter von Finanz- und Garantieverpflichtungen haben, beispielsweise dieselben Verträge.

Beachten Sie: Es ist strengstens verboten, leere Briefbögen oder leere Blätter mit einem Stempel zu versehen – dies ist ein direkter Weg zu Missbrauch und Betrug.

Dankesbriefe drucken

In der Regel werden für die Erstellung von Dankesbriefen, insbesondere wenn diese für eine feierliche Übergabe an einen Mitarbeiter gedacht sind, anstelle von Standard-Briefköpfen des Unternehmens vorgefertigte gedruckte Farbpostkarten verwendet. In diesem Fall macht es direkt Sinn, die Unterschrift des Managers unter dem Dankesschreiben zu stempeln.

Wird ein solcher Brief an einen Kunden, Mandanten oder Geschäftspartner verschickt, wird zum Ausfüllen in der Regel das Standardformular der Organisation verwendet. In diesem Fall ist es nicht erforderlich, ein solches Dankesschreiben mit einem Stempel oder einem gleichwertigen Siegel zu versehen.

Es ist notwendig, Geschäftspartner zu finden, da Ideen oder Projekte entstehen können, die viele neue Möglichkeiten mit sich bringen. Es kommt jedoch häufig vor, dass der Leiter eines großen Unternehmens oder Unternehmens nicht genügend Zeit hat, sich mit potenziellen Partnern zu treffen, und bittet darum, ihnen ein kommerzielles Angebot (CP) zuzusenden.

Warum Dienstleistungen anbieten?

Sie sollten wissen, wie Sie ein kommerzielles Angebot richtig verfassen, da der Erfolg der Transaktion von dessen Inhalt abhängen kann. Oft möchten Sie so viele Informationen wie möglich über Ihr Unternehmen oder Ihre Dienstleistung in Ihr kommerzielles Angebot aufnehmen, aber zu viel Text kann einen potenziellen Partner oder Kunden abschrecken. Es ist notwendig, den Vorschlag so zu verfassen, dass die Person, die ihn liest, Interesse weckt und die Zusammenarbeit fortsetzen möchte.

Zu wissen, wie man einen Geschäftsvorschlag verfasst, ist sowohl für Geschäftsneulinge als auch für diejenigen mit mehr Erfahrung wichtig. Egal, ob Sie Inhaber eines Großunternehmens oder Start-up-Unternehmer sind, jeder braucht gut geschriebene Vorschläge.

Wie man lernt, solche Briefe zu schreiben

Die wichtigsten Fragen, die sich beim Verfassen eines CP stellen, beziehen sich darauf, wo mit dem Schreiben begonnen werden soll, welche Informationen enthalten sein sollen und wie der Abschluss erfolgen soll. Mustergeschäftsvorschläge ermöglichen die Fehlerbeseitigung.

Grundregeln

1. Zunächst müssen Sie das Marktsegment definieren.
2. Es ist wichtig, den CP zu spezifizieren – um zu schreiben, welche Art der Zusammenarbeit besprochen wird.
3. Sie sollten versuchen, die Person, an die sich der Vorschlag richtet, von den ersten Zeilen an zu interessieren.
4. Es ist notwendig, die Vorteile des Unternehmens zu beschreiben.
5. Es ist wichtig, die Hauptideen des kommerziellen Angebots in einfacher Sprache und ohne Fanatismus darzustellen. Es ist zu berücksichtigen, dass die Person, die den Text liest, nicht über ausreichende Kenntnisse über die Besonderheiten des angebotenen Produkts oder der angebotenen Dienstleistung verfügt. Informationen müssen auf zugängliche Weise präsentiert werden. Auch von werblichen Phrasen ist abzuraten, da dieser Ansatz abschreckend wirken kann.
6. Sie sollten nicht auf mögliche Risiken hinweisen; es ist besser, sie zu ignorieren.
7. Der Text sollte im Business-Stil verfasst sein, gleichzeitig aber auch schlicht sein; es empfiehlt sich auch, starke emotionale Untertöne auszuschließen.
8. Unabhängig davon, wie sehr Sie möglichst viele Informationen in den Brieftext integrieren möchten, sollten Sie nur die Hauptpunkte hervorheben und die restlichen Daten als Ankündigung präsentieren.
9. Sie sollten Antworten auf mögliche Fragen und Zweifel des Kunden in Betracht ziehen.

Was muss vor dem Verfassen eines Angebots getan werden?

Zunächst müssen Sie eine Liste derjenigen erstellen, an die diese Vorschläge gesendet werden. Wenn Sie sicher sind, dass einige Organisationen dies ablehnen werden, sollten Sie keine Zeit damit verschwenden. Obwohl, wie die Praxis zeigt, eine Zusammenarbeit mit fast jedem Unternehmen möglich ist.

Es ist notwendig, eine Liste der Organisationen zu erstellen, die das vorgeschlagene Produkt oder die vorgeschlagene Dienstleistung benötigen, und auch anzugeben, was genau das Unternehmen ihnen bieten kann.

Der wichtige Punkt ist, dass zwei Sätze gebildet werden müssen, getrennt für den Manager und für den Spezialisten. Sie sollten darüber nachdenken, wo Sie welche Punkte hervorheben, denn ein Manager ist eine Person, die Entscheidungen trifft, und ein Spezialist ist ein Ausführender, der die Aufgabe ausführt. Daher ist es für letzteren notwendig, diejenigen Punkte hervorzuheben, die seine Arbeit in der zukünftigen Zusammenarbeit vereinfachen (z. B. ein kommerzielles Angebot für die Lieferung von etwas erstellen). Und für den Manager werden Entwicklungsperspektiven und Kosteneinsparungen am wichtigsten sein.

Es wird auch empfohlen, vor dem Verfassen eines kommerziellen Angebots zu üben, indem Sie mehrere Musterbriefe für verschiedene Unternehmen verfassen. In jedem von ihnen sollten Sie die Aktivitäten des Unternehmens darlegen und darlegen, wie Sie ihm helfen können. In einem kommerziellen Angebot eines Versicherungsmaklers an einen großen Versicherer können Sie beispielsweise die folgenden Wörter verwenden:

Lieber Anführer!

In der aktuellen Wirtschaftslage ist es notwendig, die Absatzmengen zu steigern. Ihr Unternehmen ist führend in diesem Dienstleistungssektor. Es besteht immer die Notwendigkeit, neue Kunden zu gewinnen. Unsere Makleragentur steht Ihnen gerne zur Verfügung. Wir möchten Ihre Versicherungsprodukte an unsere Kunden verkaufen. Unsere Agenturspezialisten beraten Sie kompetent im Versicherungsbereich.

Wir antworten immer telefonisch.

Mit freundlichen Grüßen, Name und Position des Mitarbeiters.

Wie man mit dem Schreiben beginnt

Es wird empfohlen, mit der Ausarbeitung des richtigen kommerziellen Angebots direkt von der Essenz aus zu beginnen. Es ist wichtig zu verstehen, dass das Unternehmen, an das es gesendet wird, zusätzlich zu diesem Angebot viele ähnliche Briefe erhält. Daher besteht keine Notwendigkeit, sich mit dem Inhalt zu befassen. Es wird empfohlen, bereits in den ersten Sätzen das Wesentliche des kommerziellen Angebots darzulegen und seine Ziele zu skizzieren. Beginnen Sie einen Brief auf keinen Fall mit abgedroschenen Phrasen, seien Sie originell!

Bevor Sie ein Angebot verfassen, lohnt es sich, das Unternehmen, für das es erstellt wird, zu analysieren und die Bedürfnisse zu ermitteln. Sie können beispielsweise einen Unternehmensvertreter anrufen und mit ihm sprechen. Merken Sie sich während des Gesprächs einige Sätze, die in die Ankündigung des kommerziellen Angebots aufgenommen werden. Das heißt, wenn der Leiter eines Unternehmens sagt, dass er den Büroumsatz steigern möchte, empfiehlt es sich, in der Ankündigung des kommerziellen Angebots zu vermerken, dass Ihre Aktivitäten den Büroumsatz steigern werden.

Wenn Sie nicht mit dem Leiter des Unternehmens sprechen können, können Sie in der Regel die offizielle Website besuchen. Dort werden die Haupttätigkeitsbereiche und Entwicklungsperspektiven aufgeführt.

KP-Schreibstil

Zunächst müssen Sie den Kunden auf sein Problem aufmerksam machen und dann eine Lösung dafür anbieten. Um ein kommerzielles Angebot zu entwickeln, müssen einfache Sätze verwendet werden, die leicht und schnell zu verstehen sind. Wenn Sie der Meinung sind, dass dieser oder jener Satz unnötig ist, ist es besser, ihn zu entfernen.

Es ist notwendig, dass der Text lebendig ist; es wird empfohlen, ihn mit Einzelheiten zu versehen – bestimmte Nummern zu identifizieren, bestehende Partner zu benennen. Sie können auch die Feinheiten der Produktion oder die Besonderheiten der Arbeit angeben. Sagen Sie uns, wie ein Prozess optimiert wird. Es ist nicht erforderlich, tiefer zu gehen und das gesamte Produktionssystem zu beschreiben. Es wird ausreichen, ein paar Arbeitsmomente hervorzuheben.

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