Geschäftsbericht: Vorbereitung, Fertigstellung, Präsentation. Wie schreibe ich einen Bericht über die geleistete Arbeit? Wie schreibe ich einen Jahresbericht?

Ein Bericht über die geleistete Arbeit ermöglicht es dem Manager, die Qualität und Geschwindigkeit der Arbeit der Sekretärin zu beurteilen. Der Artikel enthält Beispiele von Berichten über die geleistete Arbeit. Nutzen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihren Bericht korrekt zu verfassen.

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Warum benötigen Sie einen Fortschrittsbericht?

Der Vorgesetzte stellt eine Aufgabe, der Mitarbeiter erledigt sie – das ist die Essenz des Arbeitsprozesses. Die Tatsache, dass die Aufgabe erledigt wurde, wird in Form eines Berichts über die geleistete Arbeit festgehalten. Jeder Mitarbeiter erstellt regelmäßig ein solches Dokument. Die Häufigkeit und Form der Meldungen richtet sich nach den unternehmensinternen Regelungen.

Wer braucht einen Fortschrittsbericht und warum? Der Anführer braucht ihn. Mit diesem Dokument können Sie beurteilen, wie gut und wie schnell ein Mitarbeiter eine Aufgabe erledigt. Berichtsunterlagen aller Mitarbeiter bieten die Möglichkeit, sich ein Gesamtbild der Unternehmensarbeit zu verschaffen und taktische und strategische Planungen zu erleichtern.

Auch der Mitarbeiter selbst benötigt den Bericht. Erstens hilft ein gut geschriebenes Abschlussdokument dabei, die Ergebnisse Ihrer Arbeit positiv gegenüber dem Management zu präsentieren. Zweitens ist der Bericht ein nützliches Instrument zur Selbstkontrolle. Am Ende des Berichtszeitraums sehen Sie Ihre Erfolge und Misserfolge. Dadurch werden Ihnen die Richtungen aufgezeigt, in die Sie sich weiterentwickeln müssen.

Bericht über die von einem Mitarbeiter mit Reisetätigkeit geleistete Arbeit: Muster

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Was in einen Fortschrittsbericht zu schreiben ist

Es gibt keinen einheitlichen Musterbericht über die geleistete Arbeit. Das Dokument wird in freier Form erstellt. Dies hängt von der Art der ausgeführten Aufgaben ab. Der Nachteil der freien Form besteht darin, dass viele Arbeitnehmer nicht wissen, wie man einen Fortschrittsbericht schreibt. Ein Mitarbeiter erhält keine angemessene Beurteilung seiner Arbeit, wenn er nicht über die Fähigkeiten verfügt, einen Bericht kompetent zu verfassen.

Sie können Mitarbeiter nicht zwingen, wahrheitsgetreue Berichte zu verfassen, aber Sie können ihnen beibringen, ihre Erfolge und Erfolge kompetent darzustellen. Es gibt keine Schwierigkeiten bei der Erstellung eines Berichtsdokuments. Sie müssen die Fehler vermeiden, die viele Menschen machen.

Schauen wir uns ein Beispiel eines falsch erstellten Berichts über die in der Woche geleistete Arbeit an und schauen wir uns typische Fehler an.

Schlechte Option

Warum ist dieser Bericht schlecht? Nach der Lektüre eines solchen Dokuments wird der Manager den Eindruck gewinnen, dass die Sekretärin nicht mit Arbeit überlastet ist. Zudem ist der Text schwer lesbar – der Aufbau des Berichts lässt zu wünschen übrig.

Berichtsstruktur

Im obigen Beispiel fehlen die wesentlichen Elemente eines guten Berichts. Es sollte enthalten:

• eine Liste der Aufgaben, die der Mitarbeiter ausführen muss;
• Spezifikation dieser Anleitung;
• Analyse der geleisteten Arbeit;
• Pläne für den nächsten Berichtszeitraum;
• Vorschläge, was man ändern, verbessern, optimieren kann.

Die Menge der Strukturelemente hängt von der Länge des Berichtszeitraums ab. Ein täglicher oder wöchentlicher Fortschrittsbericht muss keine Analysen und Vorschläge enthalten, ein monatlicher Fortschrittsbericht oder ein Jahresberichtsdokument sollte diese Elemente jedoch enthalten.

Ein guter Bericht über die geleistete Arbeit

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So reichen Sie einen Bericht ein

Liegen keine anderen Anforderungen vor, wird ein Bericht über die geleistete Arbeit gemäß GOST 7.32-2001 erstellt. GOST regelt die Grundvoraussetzungen für die Erstellung eines Berichtsdokuments. Es enthält Standards, die Formatierungsmethode, Schriftart und -größe, Abstand und Randgröße festlegen.

Welche Anforderungen können an einen Fortschrittsbericht gestellt werden?

Da es keine standardisierten Anforderungen an die Dokumentenerstellung gibt, besteht die Hauptaufgabe des Mitarbeiters darin, die Wahrnehmung des Textes zu verbessern und seine Lesbarkeit zu erhöhen. Dafür:

• Verwenden Sie nicht mehr als 5 Sätze in einem Absatz.
• abwechselnd lange und kurze Sätze;
• Teilen Sie den Text auf, sodass die Tabelle oder Grafik nicht die gesamte Seite einnimmt.
• Lassen Sie Platz für Kommentare zu Tabellen und Grafiken.
• Wenn der Bericht lang ist, ziehen Sie am Ende ein Fazit.

Beachten Sie! Um einen Bericht über die während einer Geschäftsreise geleistete Arbeit zu erstellen, verwenden Sie ein spezielles Muster. Dies ist eine einheitliche Formular Nr. T-10a. Laden Sie das fertige Formular herunter

Formular Nr. T-10a:offizieller Auftrag zur Entsendung auf eine Geschäftsreise und ein Bericht über deren Durchführung

Laden Sie das Formular und das Muster zum Ausfüllen im Personalsystem herunter

So schreiben Sie einen Bericht: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1. Erstellen Sie einen groben Überblick über das Dokument. Ein Bericht über einen kurzen Zeitraum sollte nicht mehr als 1-2 Seiten umfassen. Wenn Sie regelmäßig berichten, erstellen Sie für jeden Fall eine elektronische Dokumentvorlage:

• Beispiel eines täglichen Fortschrittsberichts;
• Beispiel für einen wöchentlichen Fortschrittsbericht;
• Musterbericht über die im Monat geleistete Arbeit.

Schritt 2. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben. Wenn es viele Aufgaben gibt, gruppieren Sie diese in semantische Blöcke.

Schritt 3. Listen Sie die Werkzeuge und Ressourcen auf, die bei der Erledigung der Aufgaben verwendet wurden – zusätzliche Arbeit, finanzielle Kosten, Reisen, Materialien.

Schritt 4. Präsentieren Sie die Ergebnisse Ihrer Arbeit. Beschreiben Sie, wie sie die Ziele erreichen. Wenn die Aufgabe nicht erledigt ist, erläutern Sie den Grund. Geben Sie Ihre Einschätzung der Situation ab. Schlussfolgerungen.

Schritt 5. Formulieren Sie Ziele und Vorgaben für den nächsten Berichtszeitraum.

Schritt 6. Fügen Sie Tabellen, Grafiken und Diagramme in den Text ein. Oft überfliegt der Manager das Berichtsdokument. Versuchen Sie, die Tabelle oder Grafik als Gelegenheit zur Bewertung Ihrer Arbeit zu nutzen.

Verwenden Sie Google Docs, um Diagramme zu erstellen

So erstellen Sie ein Diagramm in Google Docs

Schritt 7 Lesen Sie den Text noch einmal sorgfältig durch und achten Sie auf Grammatik und Stil. Heben Sie wichtige Fakten fett oder kursiv hervor. Bereiten Sie eine elektronische Version des Dokuments und eine gedruckte Version vor. Wenn Sie mündlich oder in einer Präsentation berichten müssen, bereiten Sie vorab eine kurze Textfassung mit den wichtigsten Punkten vor.

Persönliche Angaben:

Beratung im Bereich der regulären Führung von mehr als 70 Unternehmen: von 10 bis 9.000 Personen (darunter: Holdinggesellschaften, Handelsketten, Fabriken, Dienstleistungsunternehmen, Bauunternehmen, Regierungsbeamte, Webagenturen, Online-Shops). Schüler von Alexander Friedman.

Einer der Co-Autoren des Buches „Soziale Technologien der Tallinn School of Managers. Erfahrung mit erfolgreicher Nutzung im Geschäfts-, Management- und Privatleben“: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Präzision ist eine Höflichkeit der Könige, für ihre Untertanen jedoch eine Pflicht

Ludwig XVIII

an wen: Eigentümer, Top-Manager

Wie eine Simulation hektischer Aktivität von einer Führungskraft als Ergebnis der Arbeit akzeptiert werden kann

„Was haben meine Untergebenen heute gemacht? Welche Aufgaben haben sie erledigt? Wie lange hat es gedauert und welche Ergebnisse wurden erzielt?“- Solche aufregenden Gedanken verfolgen den Anführer oft. Woher würden sie kommen?

Von außen ist alles super. Sobald der Chef das Büro betritt, sind alle sofort beschäftigt: Der Smalltalk endet mitten im Satz, jemand beginnt fieberhaft am Computer zu tippen, andere verschieben eifrig Unterlagen von einem Ort zum anderen, wieder andere rufen sofort alle Auftragnehmer hintereinander an. Warum löst ein so glückseliges Bild „aufregende Gedanken“ aus?

Tatsache ist, dass ein erfahrener Anführer das vollkommen gut versteht Unterschied zwischen „Fakten“ und „Meinung über Tatsachen“. Um jedoch zu verstehen, was die ihm anvertrauten Untergebenen taten, ist es notwendig, eine detaillierte mündliche Befragung zu „Was“, „Wie“, „Wann“, mit „welchen Ergebnissen“ und „Wer“ zu veranlassen. Dies nimmt sowohl dem Vorgesetzten als auch dem Mitarbeiter viel Zeit in Anspruch. Daher löst der Manager dieses Problem nach dem Residualprinzip. Und wer wird fragen, während er im Urlaub oder krankgeschrieben ist?

In diesem Artikel geht es um ein Tool, mit dem Sie „Fakten“ von „Meinungen zu Fakten“ trennen und die Effektivität und Produktivität von Untergebenen messen können. Triff mich. Tägliche Arbeitsberichte in formalisierter Form für jeden Mitarbeiter.

Arbeitsberichte: Beschreibung der Technologie und Vorteile

Die Technologie der Arbeitsberichte ist so einfach wie zwei und zwei. Am Ende seines Arbeitstages muss jeder Mitarbeiter einen Bericht mit einer vollständigen Liste der erledigten Aufgaben und der dafür aufgewendeten Zeit sowie einen Link zum Arbeitsergebnis vorlegen.

Ich möchte Sie daran erinnern, dass Arbeitsberichte Teil einer größeren Technologie sind – „Organisation der Arbeit von Mitarbeitern, Berücksichtigung der Arbeitszeit nach Aufgaben mithilfe von Plänen und Berichten und deren Analyse durch den Manager.“ Die allgemeine Technologie besteht aus folgenden Elementen:

• Tagesplanung für Mitarbeiter: Organisations- und Formatvorgaben. Lesen Sie mehr im Artikel „“.
• Analyse, Bewertung und Anpassung der Mitarbeiterpläne, Besprechung der Pläne mit der Führungskraft. Siehe Artikel „“.
• Tägliches Reporting für Mitarbeiter: Organisations- und Formatanforderungen. Darüber spreche ich in diesem Artikel.
• Analyse, Auswertung und Schlussfolgerungen aus Mitarbeiterberichten. Weitere Details in „“.

Grundprinzipien von Arbeitsberichten

1. Mitarbeiter müssen täglich über ihre Arbeit berichten, unabhängig von ihrer Qualifikation, Position oder anderen Faktoren.
2. Berichte müssen unbedingt am Ende des aktuellen Tages (dem der Bericht entspricht) gesendet werden.
3. Der Bericht muss elektronisch übermittelt und gespeichert werden, damit der Manager die Möglichkeit hat, ihn im Detail einzusehen.
4. Jeder leitende Manager sollte in der Lage sein, die Berichte aller seiner Untergebenen einzusehen.
5. Der Bericht sollte so detailliert wie nötig sein, um ohne zusätzliche Diskussion mit dem Mitarbeiter Transparenz über die geleistete Arbeit zu schaffen.
6. Der Manager behält sich das Recht vor, den Bericht zu analysieren, Fragen zu Methoden der Aufgabenerfüllung zu stellen und die Qualität und Wirksamkeit der geleisteten Arbeit zu bewerten.

Vorteile täglicher Berichte für Manager

• 100 % Transparenz der Handlungen jedes Mitarbeiters anhand der Ergebnisse des Arbeitstages, der Woche, des Monats usw. Jetzt ist keine mündliche Befragung mehr nötig: „Was haben Sie gemacht?“
• Möglichkeit der verzögerten Überprüfung der Mitarbeiteraktivitäten. Es ist nicht immer möglich, alle auf einmal zu überprüfen. Jetzt können Sie Arbeitsberichte öffnen und herausfinden, was Manager Ivan Petrov in den letzten zwei Wochen an jedem Arbeitstag getan hat.
• Eine spürbare Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, denn jetzt können Sie alle „zehn Minuten“ eines 8-Stunden-Arbeitstages abfragen.
• Erhebliche Zeitersparnis sowohl für den Vorgesetzten als auch für den Untergebenen, da stundenlange Befragungen darüber entfallen, wer was getan hat.
• Eine schnelle Gelegenheit, schwache, überlastete und nicht fleißige Mitarbeiter unter den Neueinstellungen und in der Probezeit auszusortieren. Jetzt sind ihre Ergebnisse „vollständig sichtbar“, basierend auf den Ergebnissen jedes Tages.
• Auch die „alten Hasen“ des Unternehmens werden sich nicht auf ihren Lorbeeren ausruhen können. Ihre Arbeitsberichte verraten ihnen alles.
• Reduzierung des Stresslevels des Managers aufgrund der „Unfähigkeit, eine Inspektion durchzuführen“, weil Jetzt können Sie die Ergebnisse jedes Mitarbeiters zu einem geeigneten Zeitpunkt auswerten.

Vorteile täglicher Berichte für Untergebene

• Ein kontinuierlicher Prozess, bei dem Sie von Ihrem Vorgesetzten Wissen und Erfahrungen sammeln. Das Ergebnis: eine starke Weiterentwicklung sowohl der beruflichen als auch der persönlichen Fähigkeiten. Tatsächlich wird der Leiter zum Lehrer-Mentor, mit dem Sie regelmäßig gemeinsam nachdenken: über neue und effektivere Wege zur Problemlösung; wie Sie Ihre „Wachstumspunkte“ weiterentwickeln und Ihre „Schwachstellen“ stärken können; über gemachte Fehler und die Verhinderung neuer Fehler.
• Die Gewohnheit, „professionell“ zu arbeiten, wird auf dem Arbeitsmarkt immer sehr geschätzt: Planungsfähigkeiten, Zeitmanagement und das Maß an Verantwortung für das eigene Handeln werden verbessert.
• Die Fähigkeit, Ihre Wirksamkeit unabhängig zu beurteilen. Ein Mitarbeiter kann jederzeit seinen eigenen Arbeitsbericht einsehen, ihn analysieren und Schritte für seine weitere Entwicklung skizzieren.
• Schnelleres Karrierewachstum für diejenigen, die fleißig sind und qualitativ hochwertige Arbeit leisten. Klare und transparente Darstellung des Ergebnisses gegenüber dem Manager. Jetzt müssen Sie bei ihm nicht mehr regelmäßig Bier trinken und ein Dampfbad nehmen, um über Ihre Erfolge zu sprechen – alles ist klar sichtbar. Das Meldesystem in der Organisation reduziert den Einfluss von Meistern versteckter Spiele und „Favoriten“ erheblich.

Anforderungen an die Erstellung des Arbeitsberichts

1. Name der abgeschlossenen Aufgabe. Es sollte klar sein, welche Arbeiten durchgeführt wurden. Zum Beispiel: „Bezahlen Sie eine Rechnung für den Kauf von Bürogeräten für die Buchhaltung.“
2. Ergebnis erreicht. (Beispiel: „Die Rechnung wurde teilweise bezahlt, weil der Verkäufer nicht zwei Scanner auf Lager hatte“). Wenn das Ergebnis NICHT erreicht wird, sollten neben den Informationen über das Auftreten und die Reaktion auf das aufgetretene Problem/die aufgetretene Aufgabe auch Informationen darüber enthalten sein, wie und wann dieses Problem gelöst werden soll und wie es in Zukunft vermieden werden kann. Es ist auch notwendig, anzugeben, welche Vorschriften/Normen Ergänzungen/Änderungen/Erstellung erfordern, und sofort entsprechende Aufgaben in Ihren Plan aufzunehmen. Neue Aufgaben müssen einen Link zur aktuellen als Basisquelle haben.

• Grundprinzip: Jede Aufgabe muss ein Ergebnis haben. Das Ergebnis sollte nach Möglichkeit in formalisierter Form vorliegen (zum Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter ein Vorstellungsgespräch führt, dann als Ergebnis der Arbeit: eine Liste der ausgewählten Kandidaten und kurze Informationen über sie + eine Liste derjenigen, mit denen er gesprochen hat) .
• Wenn es sich bei der Aufgabe um die Arbeit mit Dokumenten, Dateien oder anderen Informationen handelt, müssen Sie einen direkten Link zu diesen Dokumenten oder zum Ordner oder Speicherort bereitstellen, in dem sie gespeichert sind.
• Wichtig für Führungskräfte! Stellen Sie bei allen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Management (z. B. Studieren von Plänen und Berichten anderer Mitarbeiter, Kontrolle usw.) sicher, dass Sie kurze Ergebnisse angeben: Erfolge, Mängel, Trends usw. Beispiel „Aufgabe: Analysieren Sie die Berichte des Mitarbeiters Ivan Petrov für 2 Wochen. Schlussfolgerungen: „Für einige Aufgaben zur Verbesserung der Vorschriften liegen keine Vorschläge vor. Petrov hat sich mit den Schlussfolgerungen vertraut gemacht und es sich zur Aufgabe gemacht, aufmerksam zu sein und seine Vorschläge detaillierter zu formulieren.“
• Beim Studium von Materialien, der Teilnahme an Konferenzen, Treffen mit Partnern usw. Es muss eine kurze Zusammenfassung erstellt werden + im Bericht muss ein Link dazu angegeben werden.

• Wenn der Ausführende das Gefühl hat, dass die Gesamtzeit, die er für eine Aufgabe aufgewendet hat, eine Frage seitens des Managers auslösen könnte, muss er sofort erklären, „warum so viel Zeit aufgewendet wurde“. (Beispiel: Aufgabe: Ausstellen und Versenden einer Rechnung an den Kunden. Zeit: 1 Stunde. Erläuterung: Für die Ausstellung einer Rechnung wurde 1 Stunde Zeit aufgewendet, da der Wortlaut auf eigene Initiative des Kunden dreimal neu vereinbart werden musste)

Beispiel eines Arbeitsberichts

Das Beispiel zeigt eine Aufgabenliste aus einem in Bitrix24 erstellten Bericht (das System ermöglicht Ihnen, zentral im Unternehmen zu arbeiten und die Zeit nach Aufgabe zu verfolgen). Bei richtiger Organisation der Planung und Erfassung der Arbeitszeit nach Aufgaben werden alle Berichte automatisch erstellt.

Beispiel-Aufgabenergebnis

Nachtrag zum Arbeitsbericht

Am Ende jedes Arbeitsberichts muss der folgende Satz stehen (TT – Datum; MM – Monat; JJ – Jahr; HH:MM – Stunden- und Minutenformat).

Gesamt für TT.MM.JJ:
1) Im Büro gearbeitet: HH:MM
2) Von zu Hause aus gearbeitet: HH:MM
3) Gesamtarbeitszeit: HH:MM
4) Krankheitsurlaub: HH:MM
5) Stunden auf eigene Kosten: HH:MM

Regeln für die Ergänzung des Berichts (am Beispiel meines Unternehmens)

• Innerhalb eines Arbeitstages (Tages) dürfen „Gesamtarbeitszeit“ und „Krankheitsurlaub“ nur dann 8 Stunden überschreiten, wenn der Krankenstand Null ist.
• Innerhalb eines Arbeitstages (Tages) sollten „Gearbeitete Gesamtarbeitszeit“ und „Auf eigene Kosten geleistete Stunden“ insgesamt 8 Stunden ergeben, nicht mehr.
• Ich habe zum Beispiel um 01:19 Uhr um freie Zeit gebeten, das Mittagessen wurde auf 00:25 Uhr statt auf 01:00 Uhr reduziert, die Arbeitszeit am Ende des Tages war 07:19 Uhr. Schreiben Sie in „Stunden auf eigene Kosten“ „00:41“ und einen Kommentar: Urlaub wird um 01:19 Uhr beantragt, Mittagessen um 00:25 Uhr statt um 01:00 Uhr (d. h. alle Abweichungen von den Arbeitszeitstandards erfassen).
• In der Zeile „Im Büro gearbeitet“ wird auch die Zeit erfasst, die Sie auf einer Geschäftsreise oder einer Dienstreise aufwenden.
• Geben Sie in die Zeile, in der die Zeit Null ist, 0:00 ein
• Um eine Phrase schnell hinzuzufügen, müssen Sie sie aus früheren Berichten kopieren und einfügen und dabei die Zeit ändern.

Reihenfolge der Umsetzung der Arbeitsberichte

Es kann äußerst schwierig und manchmal unmöglich sein, tägliche Berichte in die tägliche Arbeit einer Abteilung/eines Unternehmens einzuführen, ohne dass parallel dazu ein Projekt zur Einführung einer regulären Verwaltung durchgeführt wird. Lesen Sie mehr über das reguläre Management im Artikel „.“ Hier werde ich kurz zwei Hauptphasen skizzieren:

1. Erste Stufe(Dauer: 2-3 Wochen): Die Mitarbeiter sind verpflichtet, in Berichten die fünf größten erledigten Aufgaben unter Angabe der dafür erforderlichen Zeit festzuhalten. Umsetzung: GoogleDocs oder Texteditoren, ggf. ein System zur Aufgabenstellung.
2. Zweite Phase(Dauer: 3 Wochen und länger): Die Mitarbeiter sind verpflichtet, alle Aufgaben in Berichten mit Angabe des Zeitaufwands zu erfassen. Umsetzung: Bitrix24 oder ein anderes Aufgabenstellungssystem.

Wenn ein Arbeitsbericht möglicherweise unnötig ist

Für Berufe, in denen die gleiche Art von wiederholbaren Tätigkeiten ausgeführt wird, ist es sinnvoll, anstelle eines Berichts einen Standard für die Anzahl der erledigten Aufgaben einzuführen. Zunächst wird die gewünschte durchschnittliche Zeit zur Erledigung einer Aufgabe geschätzt. Anschließend wird die Norm mit einem einfachen Verfahren berechnet:<количестов рабочих часов>Teilen durch<норма времени на выполнение одной задачи>.

Beispielsweise kann ein Callcenter-Betreiber einen Standard haben: 90 Anrufe pro Tag, 4 Verkäufe usw. In diesem Fall betrachtet der Manager die Abweichung von der Norm und nicht den Arbeitsbericht. Ähnlich verhält es sich mit einem Arbeiter, der gleichartige Teile herstellt.

Mir wird regelmäßig folgende Frage gestellt: „Wie oft wird empfohlen, die Arbeitsberichte eines Mitarbeiters durchzusehen?“ Die Antwort ist banal: „So viel wie nötig, um sicherzustellen, dass die Leistung eines bestimmten Mitarbeiters für das Unternehmen und den Manager akzeptabel ist.“.

In der Anfangsphase (1–1,5 Monate) der Implementierung ist es wichtig, die Arbeitsberichte aller Beteiligten täglich zu überprüfen. Anschließend reicht es für einige Mitarbeiter aus, sie alle 1-2 Wochen einmal zu überprüfen, für andere jeden Tag.

Wenn eine Person seit einem Jahr mit Berichten arbeitet und Sie gezwungen sind, jeden Tag seinen Bericht zu überprüfen, arbeiten Sie nicht als Manager: Sie üben nicht den richtigen Einfluss auf einen Untergebenen aus oder Sie behalten einen ineffektiven Mitarbeiter.

Die Aktivitäten einer Organisation oder eines Unternehmens beinhalten immer auch die Berichterstattung. Auch wenn das Unternehmen völlig unabhängig ist und kein höheres Management hat, ist ein Bericht über die Aktivitäten eines solchen Unternehmens für die Unternehmensleitung selbst erforderlich, um die Wirksamkeit der Arbeit über einen bestimmten Zeitraum zu beurteilen und weitere Entwicklungsperspektiven aufzubauen der Kampagne.

Das Verfassen eines Berichts scheint wie das Verfassen eines Geschäftsbriefs eine einfache Frage zu sein ... aber wo können Schwierigkeiten auftreten?

Normalerweise haben diejenigen, die es zum ersten Mal tun, Schwierigkeiten, einen Bericht über die geleistete Arbeit zu erstellen. Nachdem ein solcher Bericht ein- oder zweimal erstellt und entsprechend den eingegangenen Kommentaren angepasst wurde, hat der erstellende Fachmann keine besonderen Schwierigkeiten mehr bei der Erstellung des nächsten Berichts.
Das erste Mal einen Fortschrittsbericht zu erstellen und ihn richtig zu formulieren, ist keine so einfache Aufgabe, wie es auf den ersten Blick scheint.

Ein wenig über den Buchhaltungsbericht

Die einfachste Variante hinsichtlich der Ausführung ist ein Buchhaltungsbericht. Es kann sehr umfangreich und zeitaufwändig zu erstellen sein, es erfordert Präzision und Genauigkeit bei der Zusammenstellung und ist dennoch etwas einfacher zu erstellen als ein Textbericht über die geleistete Arbeit. Bei der Erstellung eines Buchhaltungsberichts gibt es in der Regel eine streng definierte Form der Berichterstattung, ausgedrückt in verschiedenen Tabellen.

Sie müssen diese Tabellen mit digitalen Indikatoren für die Aktivitäten der Organisation ausfüllen, und das war's. Natürlich müssen alle Indikatoren zuverlässig und miteinander kombinierbar sein, aber es ist immer noch einfacher, Zahlen zu berechnen und in die entsprechenden Spalten einzufügen, als einen Textbericht über die geleistete Arbeit zu erstellen, wenn Sie alle Aspekte der Aktivitäten der Organisation beschreiben müssen in Worten.

Manchmal ist bei der Erstellung eines Buchhaltungsberichts eine Erläuterung erforderlich. Der Umfang ist normalerweise nicht groß und einige Zahlen werden darin erklärt. Zum Beispiel, warum einige Indikatoren gesunken sind, was den Anstieg anderer Indikatoren verursacht hat, was laut den Berichtszahlen der allgemeine Trend zu Wachstum und Entwicklung ist.

Klassifizierung von Fortschrittsberichten

Berichte werden nach zwei Kriterien klassifiziert

• Nach Berichtszeitraum: täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich.
• Nach Zusammensetzung und Umfang: ein Bericht über die Arbeit einer Abteilung der Organisation und ein Bericht über die Arbeit der gesamten Organisation.

Das Erstellen eines täglichen oder wöchentlichen Fortschrittsberichts ist selten schwierig. Typischerweise bestehen sie aus mehreren digitalen Indikatoren, die die Hauptaktivitäten der Organisation widerspiegeln. Das Volumen der monatlichen Fortschrittsberichte ist größer, wird aber auch hauptsächlich in Zahlen ausgedrückt. Und vierteljährliche, halbjährliche und jährliche Berichte umfassen meist Textversionen von Berichten über die geleistete Arbeit.

Textbericht über die geleistete Arbeit – ein kreativer Prozess

Einen Bericht in Zahlen zu verfassen ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, aber einfacher als die Erstellung eines kompetenten, qualifizierten Textberichts über die geleistete Arbeit. Das Verfassen eines Berichts in Textform ist eine Art Kreativität.

Es sollte die Aktivitäten einer Abteilung oder der gesamten Organisation als Ganzes widerspiegeln, es sollte in Dokumentensprache verfasst, aber leicht lesbar sein, es sollte kein unnötiges „Wasser“ enthalten, der Text sollte durch Zahlen untermauert sein, es sollte a widerspiegeln Vergleich mit den vorherigen Indikatoren des Berichtszeitraums oder Indikatoren des gleichen Zeitraums des letzten Jahres, und es sollte mit einigen Schlussfolgerungen enden.

Die Erstellung eines Berichts über die Aktivitäten der gesamten Organisation als Ganzes, die Arbeit aller ihrer Abteilungen und Abteilungen wird in der Regel dem Leiter der Organisation übertragen. Die allgemeine Praxis der Bereitstellung von Berichten geht davon aus, dass eine höhere Behörde der Organisation, die einen Bericht über die geleistete Arbeit vorlegen muss, die Struktur des bevorstehenden Berichts sendet, aus der hervorgeht, was im Bericht über die geleistete Arbeit konkret abgedeckt werden muss und welche Zahlen Indikatoren und Tätigkeitsbereiche sollten sich im kommenden Bericht widerspiegeln.

Der Leiter der Organisation führt die Abteilungen in die Struktur des Berichts jeder Abteilung ein und jede Abteilung erstellt einen eigenen Bericht über die geleistete Arbeit. Der Manager prüft alle Berichte, korrigiert sie gegebenenfalls und erstellt einen Gesamtbericht über die Aktivitäten der Organisation.

Grundvoraussetzungen für die Erstellung eines Fortschrittsberichts

Und obwohl die Erstellung eines Berichts über die geleistete Arbeit ein kreativer Prozess ist und alle Aspekte der Aktivitäten der Organisation widerspiegeln muss, handelt es sich dennoch um ein Dokument und nicht um einen Aufsatz zu einem bestimmten Thema, sondern muss alle Anforderungen eines Unternehmens erfüllen dokumentieren. Daher sollte der Fortschrittsbericht keine Sätze mit Personalpronomen enthalten, zum Beispiel „Ich sagte, sie haben es geschafft, wir haben es erreicht“ und ähnliches. Hier ist ein kleines Beispiel dafür, welches Vokabular im Text des Berichts enthalten sein sollte:

„Die Zahl der Verkäufe in der Technologieabteilung betrug im 2. Quartal 2014 205.000, was 27 % der Gesamtzahl der Verkäufe ausmachte. Das sind 10 % mehr als die Anzahl der Verkäufe im entsprechenden Vorjahreszeitraum. Der Umsatz im Bereich Technik stieg im 2. Quartal um 7 % im Vergleich zum gleichen Wert im 1. Quartal. Dieser Anstieg des Umsatzniveaus ist auf die Ausweitung des Absatzmarktes zurückzuführen (Schaffung neuer Verkaufsstellen, Intensivierung der Agentenarbeit).“

Wenn es um die Verbesserung einiger Indikatoren geht, können Sie in den Bericht über die geleistete Arbeit keine Sätze einfügen wie „Dank der harten Arbeit des Managers, dank der Verbesserung der Teamarbeit.“ Erstens ist dies ein falscher Stil bei der Erstellung eines Geschäftsdokuments, und zweitens spiegeln solche Vorschläge nicht den wahren Grund für die Erhöhung des Indikatorenniveaus wider. Was, bevor der Manager nicht hart gearbeitet hat, aber irgendwie? Das Team hat vor diesem Berichtszeitraum schlecht gearbeitet und dann aus irgendeinem Grund begonnen, gut zu arbeiten?

Wenn Sie einen Bericht über die geleistete Arbeit erstellen, können Sie in den entsprechenden Abschnitten des Berichts eine Beschreibung einiger spezifischer Ereignisse, Aktionen und Präsentationen einfügen, die zur Verbesserung der Arbeit und zur Leistungssteigerung beigetragen haben.

Abschnitte des Fortschrittsberichts

Welche Abschnitte sollte also ein Textbericht über die geleistete Arbeit enthalten, wenn seiner Erstellung keine bestimmte Berichtsstruktur beigefügt ist?

• Ein einleitender Teil, der eine kurze Beschreibung der Organisation, ihre Position unter ähnlichen Organisationen in der Stadt oder Region oder andere Informationen über die Organisation oder Region enthält, in der ihre Aktivitäten durchgeführt werden
• Anschließend erfolgt ein Bericht über die geleistete Arbeit der einzelnen Einheiten (Abteilungen). Wenn die Organisation klein ist und keine Abteilungen hat, wird der Hauptteil des Berichts über die geleistete Arbeit vom Leiter der Organisation auf der Grundlage der von jedem Spezialisten der Organisation bereitgestellten Daten erstellt.
• Der letzte Teil fasst die Ergebnisse der Organisationsarbeit für den Berichtszeitraum zusammen, zieht Schlussfolgerungen über Erfolge und Misserfolge und gibt Prognosen für zukünftige Aktivitäten.

Optionen für Fortschrittsberichte

Die Struktur des Fortschrittsberichts kann einige andere Optionen im Zusammenhang mit den Besonderheiten der Aktivitäten der Organisation aufweisen, er muss jedoch die folgenden Daten enthalten:

• Ein vollständiger und objektiver Bericht über alle Bereiche der Organisationsaktivitäten, mit digitalen Indikatoren, ggf. Diagrammen
• Schlussfolgerungen zur Arbeit der Organisation für den Berichtszeitraum
• Wege und Perspektiven für die Entwicklung der Organisation für den kommenden Berichtszeitraum.

Der Arbeitsprozess besteht aus der Festlegung von Aufgaben durch den Vorgesetzten und deren Umsetzung durch den Mitarbeiter des Unternehmens. Von Zeit zu Zeit verfasst jeder Mitarbeiter einen Bericht über die geleistete Arbeit. Die Häufigkeit hängt von den internen Regeln des Unternehmens sowie der Form ab. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung dieses Dokuments für das Management.

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie man einen Bericht über die geleistete Arbeit richtig erstellt, ein Muster zum Ausfüllen des Dokuments und einige Tipps zum Verfassen.

Warum Sie in der Lage sein müssen, über Ihre Arbeit korrekt zu berichten

Der Arbeitsprozess kann als komplexer Mechanismus dargestellt werden, in dem jeder Mitarbeiter des Unternehmens ein Zahnrad ist. In diesem Beispiel fungiert der Leiter der Organisation als Ingenieur, der dafür verantwortlich ist, dass alle Mechanismen reibungslos und schnellstmöglich funktionieren.

Im wirklichen Leben ist es für Chefs ziemlich schwierig zu beurteilen, wie gut Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, wenn sie die Ergebnisse ihrer Arbeit nicht sehen. Daher verpflichtet die Geschäftsführung in fast allen Unternehmen jeden Mitarbeiter, regelmäßig einen Bericht über die geleistete Arbeit zu erstellen. Oftmals wird dieses Dokument im Abstand von 1 Woche erstellt. Auf diese Weise kann das Management sehen, was die Mitarbeiter getan haben und welchen Nutzen sie für das Unternehmen hatten.

Falsches Beispiel

Das Dokument wird in freier Form erstellt. Vielleicht gibt es deshalb eine große Anzahl von Berichten, die dem Management nichts sagen oder den Eindruck erwecken, dass der Arbeitnehmer mit den ihm übertragenen Aufgaben nicht zurechtkommt. Gleichzeitig kann ein bestimmter Mitarbeiter ein wirklich harter Arbeiter sein und seine Pläne übertreffen. Schuld daran ist ein falsch erstellter Bericht über die geleistete Arbeit. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines solchen Dokuments.

Art des Dokuments: Bericht über die geleistete Arbeit für den Zeitraum vom 15.02.16 bis 19.02.16.

Folgendes wurde gemacht:

• die Arbeitszeiten der Produktionswerkstatt wurden zeitlich festgelegt;
• die Ergebnisse der Zeitmessung wurden in das Arbeitsprogramm eingetragen;
• neue Zeitstandards wurden berechnet;
• reagierte auf Anfragen von Arbeitssicherheitsinspektoren sowie mehreren Kunden;
• nahm an einer Konferenz zur Verbesserung der Arbeitseffizienz im Unternehmen teil.

Erstellungsdatum: 19.02.16

Unterschrift: Petrov Yu. R.“

Wenn ein Mitarbeiter auf diese Weise einen Bericht über die geleistete Arbeit erstellt, geht die Geschäftsführung davon aus, dass er nicht ausreichend beschäftigt ist.

Was sind die Fehler?

Das obige Beispiel zeigt deutlich die Standardfehler bei der Erstellung solcher Dokumente.

Die wichtigsten sind:

Die oben genannten Anforderungen müssen sowohl bei der Erstellung wöchentlicher Formulare als auch bei der Erstellung eines Berichts über die für das Jahr geleistete Arbeit beachtet werden.

Geeignete Option

Es ist wahrscheinlich, dass Sie beim ersten Mal keinen qualitativ hochwertigen Bericht erstellen können. Um Ihnen dies zu erleichtern, geben wir ein Beispiel dafür, wie es notwendig war, dem Vorgesetzten einen Bericht über die geleistete Arbeit zu verfassen, wie im ersten Beispiel angegeben:

„An: Leiter der Planungsabteilung Ivanov P.M.

Von: Ökonom der 1. Kategorie der Planungsabteilung Yu. R. Petrov.

Bericht über die Arbeitsergebnisse für (15.02.16-19.02.16)

Für die Berichtswoche wurden mir folgende Aufgaben übertragen:

Alle zugewiesenen Aufgaben wurden erledigt, nämlich:

• Es wurden 5 Timing-Tests durchgeführt und ebenso viele neue Standards für die Arbeit der Produktionswerkstatt erstellt;
• an der Konferenz teilgenommen haben, ist ein Memo mit Vorschlägen beigefügt.

Es wurde auch mit der eingehenden Dokumentation gearbeitet, und zwar:

• Es wurden 2 Antworten auf IOT-Anfragen zusammengestellt.
• Antworten auf Briefe von Gr. Yuryeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.

Für den Zeitraum vom 22.02.16 bis 26.02.16 ist eine Dienstreise geplant, um die Arbeit der Struktureinheit der Niederlassung Petschersk zu überprüfen.

Erstellungsdatum: 19.02.16

Unterschrift: Petrov Yu.R.“

Stimmen Sie zu, dass diese Version des Berichts besser lesbar ist und das Management sehen kann, wie gut einer der Mitarbeiter arbeitet.

Wie schreibe ich Berichte über längere Zeiträume?

Natürlich ist es nicht schwer, einen Zeitraum von einer Woche schön auf Papier zu schreiben. Schwieriger ist es, einen Bericht über die geleistete Arbeit für sechs Monate oder sogar ein Jahr zu erstellen. Dies ist jedoch einfacher, als es auf den ersten Blick scheint. Wenn Sie beispielsweise wöchentliche Berichte für den erforderlichen Zeitraum haben, können Sie diese bedenkenlos verwenden.

Maximales Volumen - 1 Blatt im A4-Format

Gleichzeitig lohnt es sich, die Informationen etwas zu vergrößern, damit das Ergebnis auf 1-2 Seiten passt. Für den Fall, dass die Organisation keine wöchentlichen Ergebnisse vorlegt, Sie aber einen Bericht über die für das Jahr geleistete Arbeit erstellen müssen, geraten Sie nicht in Panik und werden Sie nicht hysterisch.

Alle Informationen sind um Sie herum verfügbar: Sehen Sie sich den Nachrichtenverlauf in Dokumentenprotokollen oder in E-Mails an, öffnen Sie den Ordner mit Ihren Berichten, studieren Sie Reiseberichte. All dies wird Ihnen helfen, sich an die Leistungen zu erinnern, die Sie im Laufe des Arbeitsjahres erbracht haben.

Fassen wir es zusammen

Oben haben wir einige Beispiele für das Verfassen eines Fortschrittsberichts gegeben. Die Hauptsache besteht darin, die durchgeführten Vorgänge zu beschreiben und quantitative Merkmale anzugeben (so oft oder so und so viele Stücke usw.). Auf diese Weise teilen Sie dem Management genau mit, wie viel Arbeit Sie erledigt haben.

Wir dürfen nicht vergessen, am Anfang des Berichts eine Liste der konkreten Aufgaben anzugeben, die Sie erledigen mussten. Ein wichtiger Teil ist die Fertigstellung des Berichts. Schreiben Sie unbedingt auf, was Sie in naher Zukunft bei der Arbeit umsetzen möchten. Damit zeigen Sie, dass Sie einen breiteren Blickwinkel haben als nur den Bereich Ihrer unmittelbaren Verantwortlichkeiten und Funktionen, die laut Stellenbeschreibung wahrgenommen werden müssen.

Sie können auch das obige Beispiel betrachten.

Um die Erstellung solcher Berichte zu erleichtern, können Sie die täglich geleistete Arbeit in einem Notizbuch oder einem elektronischen Dokument festhalten. Sie werden nur 3-5 Minuten am Tag mit dieser Kleinigkeit verbringen. Es ist nicht so viel. Dank solcher Aufzeichnungen können Sie jedoch problemlos einen Bericht über Ihre Arbeit für einen beliebigen Zeitraum in der Zukunft erstellen.

Es gibt keinen Anführer, der von seinen Untergebenen nicht mindestens einmal im Jahr einen Bericht über die geleistete Arbeit verlangt. Und das Problem ist, dass die Entwicklung eines solchen Dokuments bei Routinearbeiten eine ziemlich schwierige Aufgabe zu sein scheint. Und aus irgendeinem Grund ist es uns peinlich, unsere Vorgesetzten nach Beispielberichten über die geleistete Arbeit zu fragen. Was ist, wenn er entscheidet, dass wir für die Position, die wir besetzen, nicht geeignet sind?

Wer braucht es

Diese Frage stellt der Darsteller, der den Auftrag zur Berichterstattung erhalten hat. Meistens fühlen sich Firmenmitarbeiter durch solche Forderungen geradezu beleidigt. Aber alles hat eine Bedeutung.

Zunächst benötigt der Auftragnehmer selbst einen Bericht über die geleistete Arbeit. Eine nicht formale, aber interessierte Einstellung zu diesem Prozess ermöglicht es Ihnen, Engpässe und Schwächen in Ihren Qualifikationen zu erkennen. Dies bedeutet, dass die Richtungen identifiziert sind, in die eine Entwicklung möglich (und notwendig) ist. Schließlich lernen wir alle aus unseren Fehlern.

Zweitens braucht der Anführer es. Mithilfe eines Fortschrittsberichts können Sie die Qualität und Geschwindigkeit der Lösung der gestellten Aufgaben objektiv beurteilen. Dank dieses Dokuments werden viele Fragen verschwinden – von der primitivsten Frage „Was machen Sie die ganze Zeit“ bis zur komplexen Frage „Warum sollte ich Ihren Computer auf einen moderneren umstellen?“ Denn der Bericht weist darauf hin, dass das Speichern von Änderungen am Dokument viel Zeit in Anspruch nimmt. Und das hängt nicht vom Auftragnehmer ab – veraltete Bürogeräte können nicht schneller arbeiten. Tatsächlich scheint es, als ob der Mitarbeiter ständig Tee trinkt – er wartet lediglich darauf, dass die Operation abgeschlossen ist.

Und die Frage: „Warum muss man einen Bericht über die geleistete Arbeit des Monats schreiben?“ selbst ist falsch. Denn das Sammeln und Füllen von Datenbanken ist für Strategen sinnvoll und nicht für sie. Es ist einfach einfacher, ein Problem zu lösen, als über Methoden zu seiner Lösung zu sprechen.

Was zu schreiben

Beispiele für Fortschrittsberichte zeigen, dass Sie sehr detailliert schreiben müssen. Alles, was wie eine Kleinigkeit oder unbedeutende Körperbewegung erscheint, kann sich als Schlüsselelement für die Ausführung bestimmter Funktionen erweisen. Das Verständnis dafür wird jedoch erst nach dem Studium mehrerer schriftlicher Berichte erlangt.

Handelt es sich bei der Arbeit um Routinearbeiten, beispielsweise um den Abgleich von Dokumenten und die Identifizierung von Inkonsistenzen, ist es sinnvoll, eine tabellarische Form zu entwickeln. Auch in diesem Fall sollte die Tabelle zunächst sehr detailliert sein und viele Spalten enthalten; Mit der Zeit wird die Notwendigkeit einiger Spalten nicht mehr erforderlich sein und die Berichtsform wird eine normale (sprich: vernünftige) Form annehmen.

In manchen Fällen ist es bei der Erstellung eines Berichts über die geleistete Arbeit (z. B. bei Lehrern) unmöglich, sich formal mit dem Thema Selbstanalyse zu befassen. Tatsächlich engagiert sich die Schule neben der geplanten pädagogischen und methodischen Belastung und dem Studium des notwendigen Materials auch in pädagogischen Aktivitäten. Dies erfordert einen besonderen Ansatz bei der Ausarbeitung des Dokuments: Es ist notwendig, die Gründe für die Verzögerung einer Reihe von Schülern zu verstehen und Wege zu finden, Kinder für ihr Fach zu interessieren. Und gleichzeitig dürfen wir die leistungsstarken (oder sogar begabten) Schüler nicht vergessen.

Zwecke von Berichten

Für eine ordnungsgemäße Vorbereitung und minimalen Zeitaufwand ist es notwendig, von Anfang an zu entscheiden, zu welchem ​​Zweck und warum der Jahresbericht erstellt wird. Nennen wir die beliebtesten:

Begründung der tatsächlichen Vorteile einer bestimmten Position in der Organisation;

Bestätigung der Qualifikation eines bestimmten Mitarbeiters;

Demonstration effektiver Arbeit gegenüber dem Management;

Beschaffung von Mitteln für den nächsten Berichtszeitraum;

Einholung der Zustimmung zur Entwicklung einer Richtung (Idee);

Begründung für die Verwendung zugewiesener Ressourcen und Finanzen usw.

Die bekannte Formulierung – die richtige Formulierung des Problems liefert 50 % der Lösung – funktioniert auch in diesem Fall. Je besser wir verstehen, warum ein Bericht benötigt wird, desto einfacher fällt es uns, ihn zu verfassen. Bis zu dem Punkt, dass das Dokument „nur zur Schau“ überhaupt keinen kreativen Ansatz von uns erfordert. Und zeitaufwändig.

Dokumentenstruktur

Wenn das Unternehmen kein solches entwickelt hat, muss es unabhängig entwickelt werden. Wenn man den Zweck des Dokuments kennt, muss man über seine Struktur nachdenken. Beispiele für Fortschrittsberichte legen nahe, dass eine klare und einfache Gliederung erforderlich ist.

Gleich zu Beginn sollten der Zweck und die Logik der Informationsdarstellung erläutert werden. Erklären Sie den Ablauf der Präsentation und erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis. Für die Tabelle ist es notwendig, kurz zu erläutern, warum diese spezielle Form gewählt wurde.

Auch innerhalb von Abschnitten und Unterabschnitten sollte die Einheitlichkeit der Darstellung gewahrt bleiben. Dadurch wird das Dokument verständlicher und damit leichter verständlich. Bei einem Bericht über einen längeren Zeitraum sind Illustrationen und Grafiken durchaus angebracht, um das Verständnis zu erleichtern. Aber hier gilt es, sich an die Regel der „goldenen Mitte“ zu halten: Sowohl solide Texte als auch ausschließlich visuelle Materialien werden sehr schnell langweilig.

Stilistik

Für einen normalen Mitarbeiter sind Terminologie und Wortlaut vielleicht das Schwierigste, was es zu schreiben gilt. Ein prätentiöser Bericht sieht unnatürlich aus und löst eine negative Reaktion des Managements aus. Auch zu einfache Formulierungen (z. B. 25 Dokumente wurden xeroxiert) verunsichern den Leser.

Auf Vorlagen sollten Sie jedoch verzichten. Die einzige Ausnahme ist das Dokument, das niemand jemals lesen wird. Wir stoßen manchmal auf solche Probleme, aber in diesem Artikel interessieren wir uns für echte (nicht für Pro-forma erstellte) Berichte.

Auf jeden Fall sollte man nicht nur über Erfolge reden. Um sie hervorzuheben, ist es notwendig, über die Schwierigkeiten zu sprechen, mit denen wir während der Arbeit konfrontiert waren. Bei der Komplexitätsanalyse geht es unter anderem darum, die Arbeit für Führungskräfte zu optimieren. Beispiele für Berichte über die geleistete Arbeit legen nahe, dass Sie keine vereinfachten Formulierungen wie „unbefriedigender Zustand“, „aufgetretene Schwierigkeiten“ usw. verwenden sollten. Es ist besser, alles beim richtigen Namen zu nennen: „kaputter Fotokopierer“, „fehlender Zugang zum Internet“, „fehlender oder nicht rechtzeitiger Erhalt von Informationen von der zuständigen Abteilung“. All dies ermöglicht es uns, die aktuelle Situation im Unternehmen angemessen und objektiv einzuschätzen.

Auswertung der Ergebnisse

Jedes erzielte Ergebnis muss durch Zahlen belegt werden. Eine solche Spezifikation vermittelt ein Verständnis für die Dynamik der Entwicklung.

Darüber hinaus ist es notwendig, Kriterien zur Bewertung der Ergebnisse festzulegen. Ob es sich um den vorherigen handelt (z. B. wenn es sich um einen Quartalsbericht handelt) oder umgekehrt um den Prozentsatz der Erfüllung der gesetzten Ziele, bleibt dem Verfasser des Dokuments überlassen.

Im Allgemeinen können indirekte Indikatoren viel über den Prozess der Lösung zugewiesener Aufgaben aussagen. Hier finden Sie auch viele Informationen zur weiteren Analyse. Von der Ermittlung der Arbeitskosten bis zum Verständnis der Richtigkeit der Zielsetzung.

Vom Problem zur Lösung

Die meisten Berichte werden nach dem Prinzip der Beschreibung des Arbeitsfortschritts erstellt. Ein Dokument, das die Problem-Lösungs-Beziehung klar aufzeigt, sieht vorteilhafter aus. Der Leser versteht sofort, mit welchen Methoden und Techniken (falls erforderlich) der Ausführende die Aufgabe termingerecht und qualitativ hochwertig erledigt hat.

Eine noch detailliertere Kette „ein konkretes Problem – die Gründe für sein Auftreten – Aufgabenstellung – Lösung“ legt sofort die Notwendigkeit nahe, einen täglichen Bericht in tabellarischer Form darzustellen. Darüber hinaus sind die Namen der Graphen bereits bekannt. Die so präsentierten Informationen sind leicht zu lesen und zu analysieren.

Darstellung quantitativer Indikatoren

In Fällen, in denen der Bericht hauptsächlich aus digitalen Daten besteht, kann die tabellarische Form sehr schwer zu verstehen sein. Ein fortlaufender Zahlenstrom langweilt den Leser bereits nach wenigen Minuten im wahrsten Sinne des Wortes. Eine andere Sache sind mehrfarbige Diagramme und Grafiken. Sie sind klar, verständlich und leicht zu lesen.

Jedes Diagramm muss kommentiert werden. Darüber hinaus muss angegeben werden, wie die verschiedenen Diagramme miteinander verbunden sind. Die Klärung der Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge wird die Analyse des Berichts zusätzlich erleichtern.

Wenn bei der Arbeit materielle Ressourcen aufgewendet wurden, sollten Sie diese nicht einfach alle aufzählen. Stattdessen ist die erworbene Ware anzugeben. Der trockene Satz „Büroausstattung wurde angeschafft“ hört sich völlig anders an, wenn man schreibt: „Es wurden 2 Arbeitsplätze geschaffen, wodurch die Leistung der Abteilung gesteigert werden konnte.“

So erstellen Sie ein Dokument

Obwohl es keine einheitliche Form der Vorbereitung gibt, kann ein Bericht über die geleistete Arbeit nach GOST erstellt werden, das die Hauptkriterien für wissenschaftliches Arbeiten festlegt. Es legt die Anforderungen an Formatierung, Schriftart und -größe usw. fest.

Bezüglich der Lesbarkeit des Dokuments hier einige Tipps:

Versuchen Sie, nicht mehr als 5 Sätze in einem Absatz zu halten;

Schlüsselindikatoren können in Schriftart oder Farbe hervorgehoben werden;

Teilen Sie den Text auf, sodass die Tabelle oder Grafik nicht die gesamte Seite einnimmt. Lassen Sie unbedingt Platz für Kommentare dazu.

Schreiben Sie eine klare und prägnante Zusammenfassung des Berichts.

Diese Tipps tragen dazu bei, dass Ihr Bericht leichter lesbar ist und wecken beim Leser zunächst eine loyale Haltung gegenüber dem Autor des Dokuments. Stellen Sie sich vor, Sie wären der Chef. Und machen Sie den Bericht zu etwas, das für Sie nützlich und interessant ist.