Wie schreibe ich einen Auftrag für eine Geschäftsreise? Probeabfüllung t 9 Geschäftsreise

10.09.2019

Eine Geschäftsreise ist die Reise eines Mitarbeiters an einen anderen Standort, um bestimmte Produktionsziele zu erreichen, die ihm von seinen Vorgesetzten vorgegeben wurden.

Für dieses Ereignis ist eine entsprechende Dokumentation erforderlich.

Das einzuhaltende Verfahren ist in der Arbeitsdokumentation der Russischen Föderation und den im Hoheitsgebiet eines bestimmten Unternehmens geltenden Vorschriften enthalten.

Ist es notwendig, einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken?

Ein Dienstreiseauftrag ist eines der wichtigsten Dokumente, die für eine Dienstreise erstellt werden. Der Auftrag muss in jedem Einzelfall erstellt werden, unabhängig von der Art der Geschäftsreise.

Vor einigen Jahren haben viele Reisedokumente ihren Pflichtstatus verloren. Zum Beispiel ein Geschäftsreiseauftrag.

Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass dies bei der Bestellung zur Versendung auf eine Geschäftsreise nicht der Fall war. Dieses Dokument ist eines der wenigen, das einer Registrierungspflicht unterliegt.

Mit der Erteilung einer solchen Anordnung wird das weitere Verfahren eingeleitet. Der Rest der Dokumentation wird vorbereitet, Tickets werden gekauft.

Grundlage für die Registrierung

Bevor mit der Ausführung eines Auftrages zur Entsendung auf eine Dienstreise fortgefahren wird, erhält der Arbeitgeber ein Dokument oder erstellt es selbstständig, das anschließend als Grundlage für die Auftragserteilung dient.

Laden Sie ein Muster zum Ausfüllen einer Bestellung für die Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise herunter -

Wie melde ich mich für mehrere Personen an?

Wenn eine Gruppe von Personen eine Geschäftsreise unternimmt, werden in der Bestellung Informationen zu jedem Mitarbeiter erfasst. In diesem Fall wird die Bestellung unter Berücksichtigung der Standardanforderungen erstellt. Die einzige Ausnahme besteht darin, dass Daten zu entsandten Arbeitnehmern in der Tabelle enthalten sind.

Im Bestellformular T-9 gibt es eine Tabelle, in die Sie Daten zu 3 Mitarbeitern eingeben können. Bei Bedarf kann es auf weitere Personen ausgeweitet werden.

Laden Sie das Bestellformular für die Entsendung mehrerer Mitarbeiter auf eine Reise herunter, Formular T-9a -.

Beispiel einer Zusammenstellung in freier Form

Wenn in einem Unternehmen in irgendeiner Form ein Auftrag zur Beförderung einer Dienstreise erteilt wird, muss ein entsprechender Vermerk in der unternehmensinternen Dokumentation vorhanden sein.

Laden Sie einen Muster-Reiseauftrag in beliebiger Form herunter -

Eine ungefähre Auftragsstruktur könnte so aussehen:

OKUD-Formular 012345

OKPO 456789123

Gesellschaft mit beschränkter Haftung „Vasilek“

(Vasilek LLC)

Bestell-Nr. 111

über die Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise

Schicken Sie Maxim Dmitrievich Nikitin, einen Spezialisten der Marketingabteilung, auf eine Geschäftsreise. Personalnummer – 1234567. Zielort – Region Moskau, Stadt Sergiev Posad. Firma „Quadra“.

Die Gesamtdauer der Reise beträgt 4 Tage. Abreisedatum: 1. November 2019, Rückreisedatum: 4. November 2019.

Der Zweck der Arbeitsreise besteht darin, einen Plan für die weitere Arbeit mit dem Partnerunternehmen LLC „Quadra - Power Generation“ zu vereinbaren. Die Kosten für die Dienstreise übernimmt der Arbeitgeber.

Grund der Reise – Memo des Leiters der Marketingabteilung vom 28. Oktober 2019 – R. Yu.

Generaldirektor von Vasilek LLC Komsomolov V.Yu. Unterschrift

Ich habe die Bestellung gelesen. Mitarbeiter der Marketingabteilung Nikitin M.Yu. Unterschrift

Eine Reise eines Arbeitnehmers im Auftrag des Arbeitgebers für einen bestimmten Zeitraum zur Erfüllung eines offiziellen Auftrages außerhalb des Ortes seiner ständigen Arbeitsstätte wird als Dienstreise bezeichnet (Artikel 166 Teil 1 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Aufgrund des entsprechenden Auftrages wird ein Mitarbeiter auf eine Dienstreise geschickt. Wie Sie einen Dienstreiseauftrag erstellen, erklären wir Ihnen in unserem Beratungsgespräch und stellen Ihnen auch ein Muster für einen Dienstreiseauftrag 2018 – 2019 zur Verfügung.

Wir erstellen einen Auftrag, einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken

Ein Auftrag zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise wird in beliebiger Form erstellt. Der Einfachheit halber können Sie standardisierte Formulare verwenden, deren Verwendung derzeit nicht verpflichtend ist (Information des Finanzministeriums Nr. PZ-10/2012). Als Musterauftrag für eine Dienstreise eines Mitarbeiters können Sie daher das einheitliche Formular Nr. T-9 „Antrag (Anweisung) zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Dienstreise“ verwenden. Und wenn Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf eine Geschäftsreise schicken müssen, verwenden Sie bequem das Formular Nr. T-9a (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses vom 5. Januar 2004 Nr. 1).

Unabhängig davon, ob der Auftrag in einheitlicher oder eigenständig entwickelter Form erstellt wird, muss ein Musterauftrag für die Versendung auf eine Dienstreise insbesondere folgende Angaben enthalten:

• VOLLSTÄNDIGER NAME. und die Position des entsandten Arbeitnehmers;
• Ort der Geschäftsreise;
• Reisezeitraum.

Um die wirtschaftliche Berechtigung von Dienstreisekosten zu bestätigen, empfiehlt es sich, in der Bestellung den Zweck der Entsendung des Arbeitnehmers auf eine Dienstreise anzugeben.

Der Dienstreiseauftrag ist dem zuständigen Mitarbeiter gegen Unterschrift vorzulegen.

Für den Auftrag zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Dienstreise stellen wir Ihnen ein Musterformular zur Verfügung.

Für eine Geschäftsreisebestellung (Muster 2018 - 2019) können Sie das Formular über den untenstehenden Link herunterladen.

Sollte eine Dienstreise aus irgendeinem Grund abgesagt werden, können Sie einen entsprechenden Auftrag in dem in einem gesonderten Abschnitt angegebenen Formular erstellen.

In Fällen, in denen die ständige Tätigkeit von Arbeitnehmern unterwegs ausgeübt wird oder einen Reisecharakter hat, handelt es sich nicht um Dienstreisen, sondern um Dienstreisen (Artikel 166 Teil 1 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Gleichzeitig kann die Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Dienstreise auch mit der Erstellung eines Auftrags in der oben genannten Form einhergehen.

Bitte beachten Sie, dass für die ertragsteuerliche Anerkennung von Aufwendungen für eine Dienstreise bzw. Geschäftsreise die Erstellung eines Auftrages zwingend erforderlich ist.

Das Formular T-9 wird als Standardformular für eine Anordnung zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Dienstreise, also auf eine Geschäftsreise, verwendet. Grundlegende Informationen, die in diesem Dokument enthalten sein sollten: Datum der Fertigstellung, persönliche Daten des Mitarbeiters, Zielort (muss vom ständigen Arbeitsort des Reisenden abweichen) und Zweck der Reise. Das T-9-Formular wird vom Leiter der Organisation und dem Mitarbeiter, der auf Geschäftsreise geht, unterzeichnet.

Laden Sie den Auftrag zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise mit dem T-9-Formular herunter

DATEIEN

Wer erstellt den Reiseauftrag?

Das Formular T-9 muss entweder von einem Personalspezialisten oder einem Unternehmensbuchhalter ausgefüllt werden. Dazu muss ihnen jedoch eine entsprechende Anordnung des Organisationsleiters vorliegen.

Füllfunktionen

Das Formular T-9 ist nur für diejenigen Mitarbeiter der Organisation auszufüllen, die die meiste Zeit an ihrem Hauptarbeitsplatz verbringen. Für diejenigen Mitarbeiter, zu deren Aufgaben ständiges Reisen gehört (z. B. Fahrer), ist das Verfassen von Dienstreiseaufträgen nicht erforderlich.

Es ist zu beachten, dass für eine Geschäftsreise keine vorherige Zustimmung der Mitarbeiter eingeholt werden muss – die Geschäftsleitung hat das Recht, jeden Mitarbeiter nach eigenem Ermessen auf eine Geschäftsreise zu schicken.

Ausnahmen bilden Personen mit Kindern unter drei Jahren sowie Mütter und alleinerziehende Väter – diese Kategorien von Arbeitnehmern dürfen nur mit vorheriger Zustimmung auf eine Geschäftsreise geschickt werden.

Ausfüllen einer Bestellung im Formular T-9

Teil 1

Herkömmlicherweise kann das T-9-Formular in drei Teile unterteilt werden. Das erste, was im Dienstreiseauftrag angegeben werden muss: der Name des Unternehmens mit Angabe seines organisatorischen und rechtlichen Status (IP, LLC, CJSC, JSC). Anschließend wird der OKPO-Code in die Bestellung eingegeben (er wird den Titeldokumenten entnommen), die Bestellnummer für den internen Dokumentenfluss sowie das Datum, an dem sie ausgefüllt wurde.

Teil 2

Der zweite Teil dieses Dokuments enthält grundlegende Informationen. Hier müssen Sie persönliche Daten des Mitarbeiters eingeben: vollständiger Name (vollständiger Name), Personalnummer, Position und Struktureinheit (Abteilung), zu der er gehört. Geben Sie als Nächstes das Ziel (Land und Stadt), die Dauer der Geschäftsreise (in Kalendertagen) und das Start- und Enddatum an.

Achten Sie darauf, die Tage zu zählen

Beim Ausfüllen des T-9-Formulars ist es wichtig, die Reisetage richtig zu berechnen – die Reise muss vom Abreisetag bis zum Ankunftstag berechnet werden. Das heißt, wenn laut Reisedokument die Abreisezeit 23:45 Uhr ist, muss dieser Tag in den Dienstreisezeitraum einbezogen werden (dasselbe gilt für den Anreisetag). Wenn ein Geschäftsreisender nachts um 00:05 Uhr anreist, sollte dieser Tag ebenfalls in die Reise einbezogen werden.

Teil 3

Im dritten Abschnitt müssen Sie den Zweck der Geschäftsreise angeben und unbedingt angeben, auf wessen Kosten diese bezahlt wird.

Die Zwecke der Reise können in zwei Arten unterteilt werden.

Gemeinsame Ziele:

• Kauf von Rohstoffen, Ausrüstung und Materialien für die Aktivitäten der Organisation;
• Verhandlungen mit Partnern, Abschluss neuer Geschäfte, Vereinbarungen, Verträge;
• persönliche Beteiligung eines Unternehmensvertreters an kontroversen Verhandlungen;
• Suche nach neuen Lieferanten und Kennenlernen neuer Märkte;
• Erwerb neuer Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten, wissenschaftliche Forschung.

Eng fokussierte Ziele

• Kontrolle über die Arbeit einer Zweigstelle, Struktureinheit;
• Ausbildung junger Fachkräfte;
• Reparatur und Wartung von Maschinen und Anlagen in Branchen und Strukturabteilungen.

Direkt darunter müssen Sie nach den Zeilen über den Zweck und die Bezahlung der Reise einen Link zu dem Dokument hinzufügen, das als Grundlage für die Geschäftsreise diente. Nachdem die Bestellung gemäß allen Regeln abgeschlossen wurde, muss sie dem Direktor der Organisation zur Unterschrift vorgelegt werden. Zu guter Letzt muss das Dienstreiseformular T-9 von dem auf Dienstreise entsandten Mitarbeiter unterschrieben werden. Gegenüber seiner Unterschrift steht das Datum der Auftragserstellung.

Benötige ich einen Stempel auf dem T-9-Formular?

Wie GOST „Unified Documentation System“ bezeugt, ist es nicht erforderlich, einen Dienstreiseauftrag zu stempeln, da es sich bei diesem Dokument um die interne Dokumentation des Unternehmens handelt und keine Echtheitsbescheinigung erforderlich ist.

Bestätigung der Reisekosten

Bei der Rückkehr von einer Geschäftsreise ist ein Mitarbeiter verpflichtet, der Buchhaltung der Organisation alle Belege über seine Ausgaben vorzulegen. Es kann sein:

• Fahrkarten, Quittungen für Mautstraßen, Parkplätze usw.;
• Quittungen von Tankstellen über die für Benzin ausgegebenen Beträge (bei Fahrten mit dem Privatwagen);
• Schecks, Rechnungen, Quittungen von Hotels oder Hotels über Ausgaben für die Zimmermiete;
• alle anderen Zahlungsbelege, die die mit der Geschäftsreise verbundenen Kosten abdecken.

Auf der Grundlage dieser Schecks und Quittungen müssen Sie entweder einen Teil der im Voraus erhaltenen Reisekostenerstattung zurückerstatten oder eine Entschädigung für die über den Vorschuss hinausgehenden Beträge erhalten.

Was passiert, wenn Sie einen Mitarbeiter ohne Auftrag auf eine Geschäftsreise schicken?

In diesem Fall sind folgende Konsequenzen möglich:

• die Unfähigkeit des Arbeitnehmers, die Reisekosten offiziell zu bestätigen;
• Strafen im Falle einer plötzlichen Steuerprüfung.

Einem auf eine Geschäftsreise entsandten Mitarbeiter muss das wichtigste Reisedokument – ​​eine Reisebescheinigung – vorgelegt werden. Es bestätigt die Tatsache, dass ein Mitarbeiter der Organisation auf eine Geschäftsreise geschickt wurde, und zeigt auch die Ankunft am Zielort und nach Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben die rechtzeitige Abreise an.

Dieses Dokument wird gemäß dem einheitlichen Standardformular T-10 ausgefüllt und ist ein Pflichtdokument für alle auf Geschäftsreisen entsandten Mitarbeiter. Auf dieser Grundlage kann ein Unternehmensbuchhalter Reisekosten, einschließlich Tagegelder, abschreiben und diese zur Reduzierung der Steuerbemessungsgrundlage bei der Berechnung der Einkommensteuer verwenden.

Aufmerksamkeit! Seit 2015 ist die Ausstellung einer Geschäftsreisebescheinigung nicht mehr verpflichtend (Beschluss der Regierung der Russischen Föderation vom 29.12.2014), die Verwendung wird aber weiterhin empfohlen.

Wer stellt eine Reisegenehmigung aus?

Das Ausfüllen des T-10-Formulars sollte entweder von einem Spezialisten des Personaldienstes des Unternehmens, einem Mitarbeiter der Buchhaltung oder einer anderen autorisierten Person durchgeführt werden. Die Anmeldung erfolgt auf Grundlage eines vom Leiter der Organisation unterzeichneten ausgestellten Dienstreiseauftrags.

DATEIEN

Verfahren zur Registrierung von T-10

Das Standardformular T-10 ist ein Dokument mit zwei Seiten. Auf der Titelseite finden sich allgemeine Informationen zur Organisation, zum Mitarbeiter und zur Dienstreise, auf der Rückseite sind die Unterschriften und Siegel der Organisationen angebracht, zu denen der Reisende entsandt wurde.

Teil 1

Auf der Vorderseite des Reisezertifikats müssen Sie zunächst den vollständigen Namen des Unternehmens, in dem der Reisende arbeitet, mit zwingender Angabe des organisatorischen und rechtlichen Status (IP, LLC, OJSC, CJSC) vermerken. Als nächstes müssen Sie sich anmelden (aus den Firmenregistrierungsunterlagen). Direkt darunter finden Sie die Dokumentennummer für den internen Dokumentenfluss sowie das Datum seiner Erstellung.

Teil 2

Der zweite Teil der Reisebescheinigung enthält Angaben zur Person des Arbeitnehmers: vollständiger Name, ihm bei der Anstellung zugewiesene Personalnummer, Struktureinheit oder Abteilung, zu der er gehört, Position. Hier sollten Sie den Ort angeben, zu dem er geht (Land, Ort, Organisation). Unten finden Sie den Zweck der Geschäftsreise sowie deren Bedingungen (entsprechend der Anzahl der Kalendertage) mit einer klaren Angabe des Start- und Enddatums – diese Informationen werden genau aus dem vom Manager unterzeichneten Auftrag übernommen.

Hier müssen Sie Identifikationsdaten aus einem beliebigen persönlichen Dokument des Reisenden eingeben (Name des Dokuments, Serie, Nummer).

Alles oben Geschriebene muss vom Leiter der Organisation oder einer anderen autorisierten Person zertifiziert werden.

Teil 3

Auf der Rückseite des T-10-Formulars finden Sie Informationen zu allen Städten und Organisationen, die der Reisende aus offiziellen Gründen besucht.

In der oberen linken Ecke steht der Name der Organisation, die der Arbeitnehmer verlässt (d. h. sein ständiger Arbeitsplatz), das Austrittsdatum sowie die Unterschrift der verantwortlichen Person mit einer Niederschrift und dem Siegel des Unternehmens .

Darüber hinaus muss ein Arbeitnehmer, der auf eine Dienstreise entsandt wird, dieses Dokument bei Bedarf stets bei allen Betrieben vorlegen, die er im Rahmen der Dienstreise besucht hat. Hier erstellen autorisierte Mitarbeiter dieser Unternehmen die Rückseite seines amtlichen Ausweises in den erforderlichen Abschnitten (Zeilen „angekommen bei“, „abgefahren von“).

Es kann mehrere solcher Organisationen geben, aber jede von ihnen muss ihren vollständigen Namen, das Ankunfts- und Abreisedatum des Reisenden sowie das Siegel und die Unterschrift der verantwortlichen Person angeben.

Mitarbeiteraktionen nach einer Geschäftsreise

Nachdem der Mitarbeiter in seine Heimatorganisation zurückgekehrt ist, muss er die Reisebescheinigung der verantwortlichen Person übergeben, die darauf Informationen über seine Ankunft mit Datum, Unterschrift und Siegel einträgt.

Anschließend wird die Reisebescheinigung zusammen mit dem restlichen Dokumentenpaket (Auftrag des Unternehmensleiters für eine Geschäftsreise, Schecks, Quittungen usw., Zahlungen zur Bestätigung der Reisekosten) an die Buchhaltung des Unternehmens übermittelt. Auf dieser Grundlage erstellt der Buchhalter eine detaillierte Berechnung der anfallenden Kosten und erstattet dem Geschäftsreisenden gegebenenfalls den über den zuvor ausgegebenen Betrag hinausgehenden Betrag oder nimmt den verbleibenden Überschuss an der Kasse entgegen. Dieselben Dokumente dienen als Grundlage für die Kürzung der Steuerbemessungsgrundlage unter der Rubrik „Aufwendungen“.

Muss ich Reisedokumente registrieren?

Das Formular T-10 ist ein Buchhaltungsdokument und unterliegt daher der obligatorischen Registrierung im internen Dokumentenfluss. Zur Erfassung von Reisebescheinigungen werden spezielle Registrierungsprotokolle verwendet.

Die wirtschaftliche Tätigkeit eines Unternehmens darf nicht auf einen Ort beschränkt sein. Um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen, müssen die Mitarbeiter manchmal auf Geschäftsreisen gehen. Gemäß der geltenden Gesetzgebung umfasst die Entsendung eines Arbeitnehmers auf eine solche Reise die Erstellung einer solchen Anordnung als Anordnung zur Entsendung des Arbeitnehmers auf eine Dienstreise.

In den folgenden Zeilen müssen Sie die Nummer des Mitarbeiters laut Stundenzettel, die ihm bei der Aufnahme im Unternehmen zugewiesen wird, sowie seinen vollständigen Namen eintragen.

Danach wird die Bezeichnung der Abteilung angegeben, in der der Mitarbeiter arbeitet, sowie die Position oder der Beruf, den er in der Organisation innehat.

Das untenstehende T-9-Formular erfordert die Eingabe von Informationen über den Ort, an den der Mitarbeiter geht. Hier können Sie das Land, die Stadt oder den Namen der empfangenden Organisation eingeben.

Anschließend wird die Dauer der Dienstreise eingetragen und knapp darunter das Start- und Enddatum der Dienstreise angezeigt.

Im nächsten Abschnitt ist es notwendig, den im Bericht oder genehmigten Plan genannten Zweck der bevorstehenden Geschäftsreise darzulegen.

Anschließend wird in der Bestellung angegeben, aus welcher Quelle die Kosten für die bevorstehende Geschäftsreise finanziert werden.
Als nächstes müssen Sie den Namen des Dokuments und seine Details notieren, auf deren Grundlage die Anordnung des Managers erstellt wird.

Danach muss die Bestellung von der Unternehmensleitung unter Angabe der Position und ihrer Daten bestätigt werden.

Aufmerksamkeit! Der entsandte Arbeitnehmer sollte mit dieser Anordnung vertraut gemacht werden und er muss die Anordnung in Form eines Visums vermerken und das Datum vermerken, an dem die Anordnung gelesen wurde.

Auf der Grundlage der erteilten Anordnung zahlen die verantwortlichen Personen vor der Dienstreise die Beträge für die während der Reise angefallenen Auslagen, einschließlich der Tagegelder für Dienstreisen.

Beispiel für das Ausfüllen eines Dienstreiseauftrags mit dem Formular T-9a

Wenn es erforderlich ist, mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf eine Geschäftsreise zu schicken, wird in diesem Fall das Bestellformular T-9a verwendet. Das Standardformular enthält Spalten, die die Reise von drei Personen widerspiegeln. Bei Bedarf kann das Formular entsprechend der benötigten Mitarbeiterzahl erweitert werden.

Das Dokument wird wie folgt ausgefüllt. Im oberen Teil ist der vollständige Name des Unternehmens eingetragen, daneben in der rechten Spalte der Code gemäß dem allgemeinen OKPO-Verzeichnis.