Бизнес процес как да пишем правилно. Как бързо да опишем бизнес процес. Променете, като запазите същността

Създаването на бизнес процеси започва с тяхното описание. Описанието на бизнес процесите може да се направи по различни начини. Всеки има както плюсове, така и минуси. Има 3 вида описания: текстови, таблични и графични. Естествено, те рядко се срещат в чист вид. В повечето случаи ние комбинираме тези методи под една или друга форма. Но ако се съсредоточите върху, вземете като основа един от 3 елемента - описание в текст, таблици или диаграма на бизнес процес, тогава вие избирате един от видовете описание.
Управлението на бизнес процесите без тяхното описание е изключително трудно.

Текстово описание на бизнес процеси

Може би най-лесният за изпълнение и най-често срещаният вариант. Всичко, което се случва в бизнес процеса, се описва с думи, т.е. В резултат на това получаваме текст. Изграждането на бизнес процеси изисква описание на доста голям брой елементи и възможности за развитие на бизнес процес, текстът може да се окаже доста тромав. Наистина си спомням процеса, чието текстово описание отне 32 страници, а диаграмата - само 3.

Предимства на описанието на бизнес процеси в текст

• Много е лесно да се направи - просто седнете и пишете.
• Не изисква специални умения - тъмните времена свършиха, сега всеки може да пише :)

минуси

• Текстът е труден за обработка - работата с масиви от текст е много трудна, защото трябва да открием същността, скрита зад думите.
• Това затруднява цялостното възприемане на процеса - четейки втората страница, вече можете да забравите какво е било на първата. Много е трудно да се чете текст, който описва сложен, разклонен процес. Трябва постоянно да се връщаш назад, за да разбереш за какво става дума. В резултат на това възприемането на картината е напълно нарушено.
• По принцип е трудно за разбиране - ако текстът е подготвен от човек без умения за писане, четенето му ще се превърне в мъчение. Всеки има свой собствен език и понякога той може да бъде много сложен. Срещали ли сте „лоши“ книги? Описанието на процеса може да е още по-лошо :)
• Труден за структуриране и анализиране – процесът може да има много пътища на развитие. Това означава, че в зависимост от резултатите, събитията и условията, ние извършваме различни действия в процеса. Сега си представете какво е да го опишете в текст. Много е трудно да поддържате проста структура, когато имате десетки „ако“ на една страница. В резултат на това анализът ще изисква от вас огромни усилия и титанична предварителна работа.

Съвет – използвайте структурирани списъци

Описание на бизнес процесите под формата на таблици

Масата е страхотна! Обичам маси. Можеш да ги разглеждаш с часове... и да не намериш отговора на въпроса си :) Шегувам се. Всъщност описването на бизнес процесите на компанията под формата на свързани таблици не е толкова лоша идея. Поне много по-добре от текстовото описание. Най-голямата трудност е да се подготви добър шаблон на таблица, в който всъщност данните ще бъдат въведени.

Предимства на описанието на бизнес процесите в текст под формата на таблици

• Сравнително лесен за подготовка – подготовката на шаблона не е толкова трудна. Основното е, че е ясно за тези, които ще го попълнят. Освен това всички програми за електронни таблици (като Excel) ви позволяват да добавяте описания към клетките на таблицата. Използвайте тази възможност, за да обясните данните.
• Сравнително лесно е да попълните шаблона - отново, ако шаблонът е ясен, не би трябвало да е твърде трудно за попълване. Това не изисква специални умения или знания.
• Наличие на структура - самата маса вече предполага някаква структура.
• Удобство при обработка на цифрови данни - най-добре е да работите с числа в таблица. Така че за този тип данни този тип описание е най-подходящ. Данните в таблица, дори текстът, са много по-удобни за сравнение и анализ.

минуси

• Не е компактен - описанието на големи процеси, с всичките много подпроцеси и елементи, ще изглежда като „лист“. Трудно е да се нарече този тип компактен.
• Липсва необходимата подробност - за да има по-компактен вид таблицата, количеството данни трябва да бъде ограничено. Това означава, че дори да въведете текст в таблица, той трябва да бъде ограничен. Това означава, че постигането на необходимия детайл може да не е лесно.
• Няма цялост на възприятието - голямо количество данни не допринасят за това. Въпреки това, ако трябва да прегледате данните от една операция (подпроцес) в ред или данни от един тип в колона, тогава не можете да се сетите за по-добра таблица.
• Трудно показване на клонове - същият проблем като с текста. Голям брой клонове и, което е важно, развитието на процеса въз основа на условията на разклоняване е доста трудно да се визуализира.
• Изисква подготовка – трябва да отделите време за подготовка на добър шаблон.

Съвет - поставете подпроцеси, операции в редове и данни в колони. Това го прави по-лесно за разбиране. Вместо една голяма таблица, използвайте свързани таблици.

Описание под формата на диаграма, модел на бизнес процес

Няма да влача котката през март. Графичното описание на бизнес процесите на предприятието под формата на диаграма или модел е най-добрият тип описание. Повечето експерти отдавна предпочитат графичния тип описание. Просто вижте плюсовете и минусите на този тип.

Предимства на описанието на бизнес процесите под формата на модел

• Лекота на възприемане - мозъкът ни е устроен по такъв начин, че възприемаме картина по-бързо от всичко друго. Следователно диаграмата е много лесна за разбиране. Мозъкът „снима“ схемата и я обработва на несъзнателно ниво, в пъти по-бързо от нашето съзнание. Диаграмата е лесна за възприемане, защото веднага виждаме взаимовръзките на елементите.
• Цялост на възприятието – 1 диаграма е модел на процеса на определено ниво. Това означава, че диаграмата веднага ни дава представа за процеса като цяло. По-специално за неговите граници, основни елементи и т.н. Ако процесът е детайлизиран на няколко нива, тогава диаграмите остават свързани.
• Необходимо и достатъчно детайлизиране - в същото време на диаграмата могат да бъдат показани сравнително голям брой детайли, без да се губи качеството на възприятие.
• Визуално показване на клоновете и пътищата на развитие на процеса - правилно изградената диаграма веднага дава представа по какъв начин трябва да се развие процесът в правилната версия. Както и други варианти за развитие на събитията.
• Лесна автоматизация - много софтуерни инструменти ви позволяват да превеждате диаграми на езици за програмиране, което значително опростява живота на разработчиците и внедрителите на софтуер.

минуси

• Изисква специални умения - трябва да знаете как да изграждате правилно диаграми. Познавайте различни обозначения. А понякога дори направете свой собствен набор от елементи, които ще използвате за описания и правила.
• Относително повече време е необходимо за изготвяне на описание - добре изграденият модел на процеса трябва да бъде прост и разбираем. За да направите такава схема, трябва да отделите много време. Всеки глупак може да направи нещо сложно, но простотата изисква умение;)

Инвестициите в графичен тип описание се изплащат доста добре.

Съвет: 3-5 графични елемента (форми) може да са достатъчни, за да опишат бизнес процесите.

В крайна сметка

В крайна сметка ще използвате всички видове описания. Документ, наречен „Описание на бизнес процес...“ ще съдържа графична диаграма, таблици и текст. Това е добре. Но моят съвет към вас е да се фокусирате върху графичните модели и да избягвате текста. Добрият модел не е необходимо да бъде придружен с текст. В повечето случаи.
Създаването на бизнес процеси започва с тяхното описание.

Описанието на бизнес процесите на предприятието е един от методите за борба с неефективността. Дейностите на всяка компания могат да бъдат описани като сбор от много процеси, които се извършват последователно и паралелно. Веднъж формализирани на хартия, става по-лесно да ги планирате и да си представите „как трябва да бъде“. Прочетете статията как да ги опишете и вижте пример за описание на бизнес процеси на финансова услуга.

Защо да описваме бизнес процеси

Всяко предприятие среща различни загуби в своята дейност (време, недостатъци, липса на управление, пропуснати възможности) и понася загуби.

След като изчислите размера на щетите в края на годината, понякога има силно желание да се върнете назад във времето и да коригирате грешка, да свършите част от работата по различен начин. Но не можете да върнете миналото и колко често има случаи, когато на следващата година предприятието прави същата грешка? Грешки, които не са правилно анализирани и съобщени на персонала, се появяват отново и отново и засягат печалбите.

Един от методите за борба с неефективността е въвеждането на процесно-ориентиран подход и описание на бизнес процесите на предприятието. Дейностите на всяко предприятие могат да бъдат описани като сбор от много бизнес процеси, които се извършват последователно и паралелно.

Защо е необходимо това?

1. Когато една хаотична идея за дейността на предприятието се формира в бизнес процеси и се формализира на хартия, става кристално ясно кои действия се извършват правилно и навреме, кои трябва да бъдат коригирани и кои могат да бъдат напълно изоставени. Точките - генератори на грешки - стават забележими.
2. Веднъж формализирани на хартия, става по-лесно да ги планирате и да си представите „как трябва да бъде“.
3. Всеки бизнес процес има собственик и всяко действие в него се възлага на служител (група). Ако бъде открита грешка, ще бъде лесно да се идентифицира „виновникът“ и заедно да се предотврати повторната й поява.
4. Използвайки описаните бизнес процеси, е много по-лесно да приведете нови служители в бързина. И дори да се сменят 60% от екипа, заплахата за бизнеса ще е минимална.
5. Внедряването на интегрирана информационна система винаги е придружено от писане на бизнес процеси.
6. Бизнес с описаните процеси е несравнимо по-лесен за мащабиране. Откриване на клонове (), подразделения, партньорства, продажба на франчайзи - всякакви възможности са отворени за вас.

Какво е бизнес процес

Бизнес процесът е набор от действия, които трябва да бъдат извършени, за да се произведе продукт или да се предостави услуга. В този случай действията се извършват не хаотично, а като се поддържа определена последователност.

Удобно е да ги представите графично под формата на блокови диаграми - потоци. Всеки бизнес процес има потребители, независимо дали са вътрешни или външни. Потребителят поставя изисквания към бизнес процеса и крайния резултат. Потребителят също може да повлияе на съществуването на самия бизнес процес. На входа на всеки ще има изискване (търсене) от потребителя, на изхода - удовлетворението на това изискване.

Един бизнес процес има собственик - едно длъжностно лице в компанията, което отговаря за резултата от процеса. В големите компании може да бъде назначен и мениджър на процеса – човек, който управлява изпълнението на процеса, но не носи отговорност за резултата.

Например потребителите биха били финансовият директор и търговският директор. Резултатът ще бъде сумата на просрочения дълг в края на периода и сумата, която е събрана от длъжниците. Собственикът ще бъде финансовият контрольор. Потребителите могат да задават изисквания за процеса, като честота на проверка, набор от действия за събиране на дългове и планирана сума на връщане.

Бизнес процесите са:

1. Основен.
2. Помощни.
3. Мениджъри.

Основните са тези, които създават продукт (произвежда се продукт, предоставя се услуга). Без тяхното внедряване съществуването на едно предприятие е невъзможно, така че те не могат да бъдат елиминирани, а само оптимизирани.

Спомагателните се извършват успоредно с основните и са необходими за поддържане дейността на предприятието. Те включват подбор на персонал, заплати, контрол на качеството и др. Източникът на спестявания е в спомагателните процеси. Те могат да бъдат оптимизирани, синхронизирани, комбинирани и дори понякога елиминирани.

Контролните бизнес процеси са най-трудната група процеси за описване и най-подходящи за оптимизация. Те отговарят на изискванията за контрол, планиране и прогнозиране и развитие на фирмата. От една страна, мениджмънтът е много творческа сфера, която не винаги е възможно да се документира. Но от друга страна има много процеси в управлението, които могат и трябва да бъдат формализирани и оптимизирани. Това. Например:

1. Съставяне на годишен бюджет.
2. Планиране на паричните потоци.
3. Проверка на потенциални партньори и др.

Те формират значителна част от разходите за управление, поради което трябва да бъдат анализирани и доведени до оптимален резултат.

Как да опишем бизнес процесите

Описанието винаги трябва да започва със списък на функциите „както е“ (това, което действително се изпълнява). И за предприятие, което за първи път се сблъсква с процесния подход, и за такова, в което някои от процесите вече са описани.

Списъкът се изготвя на три стъпки:

1. Проучете (създайте) организационната структура на предприятието.
2. За всеки отдел запишете функциите и дейностите, в които участва. Важно е да се отбележи, че за да изброите всички процеси, извършвани от служителите, трябва да общувате лично с тези служители. Само в процеса на комуникация лице в лице можете да получите адекватна картина.
3. Разгледайте списъка, за да видите дали има дублирани функции или липсват. Има ситуации, когато два отдела вършат една и съща работа, например изчисляването на KPI за служители на отдел продажби се извършва от финансовата служба и самия отдел продажби. Случва се функция да има, но да няма служители, които да я изпълняват.

В резултат на това трябва да имате списък: функция - служител (група), в който няма пресичания или празни полета.

За да формирате бизнес процеси от набор от функции, трябва да решите на каква база да ги групирате. Основната цел на бизнес процеса е да създаде „завършен продукт” и да задоволи изискванията на потребителите. Ако се вгледате внимателно, целта на всяка функция също ще бъде да създаде конкретен „продукт“. Следователно бизнес процесите се създават от функции, както е показано на фигура 1.

Снимка 1. Как да създадем бизнес процес от функция

След като изпълните тези стъпки, ще получите списък:

• Бизнес процес 1 и други функции
• Бизнес процес 2 и други функции
• И така нататък.

Дайте на всеки процес име, което отразява неговата същност. Подготвителната работа вече е завършена и е време да начертаете карта на процеса.

Картата на процеса донякъде напомня на воден поток, който започва с малки източници, след което се допълва с нови потоци, които се сливат и се вливат в морето като пълноводна река.

Подредете фигурите на слайда в реда, в който са изпълнени. Обичайно е да се рисува карта отляво надясно, като се използват фигури - стрелки - за обозначаване на процеса.

Фигура 2. Обозначаване

Поставете тези процеси, които могат да се извършват паралелно над и под основните.

Свържете ги със стрелки. Не е необходимо да използвате само стрелката за един процес. Влизането в процеса може да бъде от един или няколко. Подобно е положението и при изходите.

Сега, когато картата е готова, входовете и изходите за всички процеси са ясни. Можете да започнете да изобразявате всеки конкретен процес.

1. За да направите това, поставете входа и изхода на процеса върху празен слайд.
2. Разделете листа хоризонтално на области – ролите на участниците.
3. Според ролите на участниците подредете основните блокове – функциите на процеса. Поддържайте последователност.
4. Добавете вилици и допълнителни функции.
5. Поставете върху диаграмата документите, които трябва да бъдат генерирани по време на изпълнение. Имейл, таблица в ексел също са документи от гледна точка на процеса.
6. Идентифицирайте използваните програми и бази данни. Препоръчително е да пишете не името на програмата, а конкретен софтуерен блок (например не 1C, а 1C Payment Calendar и т.н.).
7. Добавете показатели за ефективност към процеса, където те се проверяват.
8. Свържете получената диаграма с други процеси.

След като направите всички тези стъпки, ще получите пълна диаграма (вижте Фигура 3).

Фигура 3. Пример за описание на бизнес процес

Когато описвате бизнес процес, основната ви цел е да гарантирате, че дори „човекът от улицата“ може да го прочете. Ето защо, детайл, ръководен от принципа на ефективността. Бизнес процес, написан с общи щрихи, неясен, ще бъде неразбираем без допълнително обяснение. И твърде много подробности ще доведат до много допълнителна работа за вас (и за читателя), но малко добавена стойност.

И в заключение, нека добавим едно много важно правило: никога не трябва да смесвате понятията „както е“ и „както трябва да бъде“ в описанието. Много служители, които участват в събирането на данни, са склонни да разкрасяват реалността и да добавят функции, които според тях трябва да присъстват, но в действителност не се изпълняват. Стремете се да разграничавате ясно тези „желания“.

На първия етап пишете бизнес процеси „както е“, на втория етап ги променяте на „както трябва да бъде“.

Как да намерим нерентабилни бизнес процеси

За да идентифицирате бизнес процесите на компанията, които носят допълнителни загуби и да идентифицирате отговорните, използвайте управленско отчитане. Разделете го на бизнес процеси и назначете отговорен топ мениджър за всеки. По този начин можете да разберете кой е отговорен за успеха или провала на даден процес и да координирате управленския екип за бъдещи периоди.

Вижте алгоритъма стъпка по стъпка как да действате, за да откриете и елиминирате неефективни бизнес процеси. Финансовият директор на продуцентската компания STAN споделя своя опит.

Недостатъци на описанието на бизнес процесите

Освен много предимства, описанието на бизнес процесите носи и редица недостатъци.

Първият и най-важен е високата цена за прилагане на процесния подход. Можете да опишете процесите сами или с помощта на поканени консултанти, но и в двата случая разходите за изпълнение ще достигнат значителна сума. Ръководството на предприятието трябва да се интересува от описанието и да знае как да прилага резултатите от процесния подход. В противен случай парите на компанията ще бъдат пропилени.

Второто, не по-малко важно, е развитието на предприятието и неговите бизнес процеси, които също ще трябва да бъдат описани. Решението „описано - получих резултата - забравих“ не е подходящо за процесния подход. В противен случай след шест месеца до една година процесите ще станат без значение и парите отново ще бъдат пропилени. Бъдете готови за текущи разходи за поддръжка.

Третият недостатък е продължителността на изпълнение. Проектът може да отнеме от 6 месеца до 1 година.

Четвъртият недостатък е съпротивата на служителите и мениджърите. Както всички проекти за подобряване на ефективността, въвеждането на процесния подход води до оптимизиране на разходите на предприятието, включително намаляване на персонала и увеличаване на натоварването на служителите.

Станислав Тулчински

Генерален директор и партньор на LLC "b2b.Development Technologies"

В сегашната практика на работа, особено след като икономиката излезе от острата фаза на кризата, нашата компания доста често трябва да се справя с искания от потенциални клиенти за помощ при описание на бизнес процеси. Самата идея за извършване на такава работа, както всеки друг опит за промяна, може да донесе както големи ползи на тези, които инициират тези промени, така и да има неприятни странични ефекти. Нашата компания има богат опит в развитието и усъвършенстването на предприятията и затова сме се заели да класифицираме и опишем някои от характеристиките на организацията на работа и използваните подходи. Възможно е нашата работа да помогне на тези, които решат да подобрят дейността на своята компания, да избегнат най-честите грешки при започване на работа по описване на бизнес процеси, да не говорим за последващата оптимизация и практическа реализация на променените процеси.

Откъде най-често започва?

Както вече споменахме, неправилната организация на работа за описване, оптимизиране и внедряване на променени бизнес процеси може в крайна сметка да донесе на компанията, започнала такава работа, или положителен резултат в движението й към светло бъдеще, или финансови, морални загуби и дълбоко разочарование за всички, които са предприели част от това. Защо все пак започват такива проекти?

Има няколко най-чести причини, поради които ръководството (собствениците) на една организация стигат до идеята, че трябва да опишат своите бизнес процеси. За себе си ги разделям на три групи.

Първият от тях е описан от мениджърите на компанията в първоначалните разговори по следния начин: „Нашият бизнес напоследък се разрасна значително (увеличи се), но нещо в него започна да се случва по различен начин от обикновено.“ Най-често цитираните проблеми са приблизително еднакви:

• Увеличил се е броят на конфликтите, които могат да бъдат разрешени само с участието на собственици (топ мениджъри);
• Разходите са се увеличили непропорционално на растежа на бизнеса, но причината за това изобщо не е ясна;
• Увеличиха се броя на проблемите, свързани с производството и обслужването на клиентите, като пропуснати срокове, дефекти, безразличие, грубост на персонала на фронт офиса;
• Компанията започва да губи от по-малките си конкуренти по отношение на качеството и скоростта на пускане на нови продукти на пазара.

Втората група е описана приблизително по следния начин: „Много е трудно да се разбере кой за какво е отговорен в компанията, какво е мотивирано от това в случай на кризи в компанията, абсолютно невъзможно е да се разбере кой е виновен и какво трябва да се направи, за да не се случи това отново. Трябва да подобрим управляемостта и прозрачността на бизнеса.“

Третата група е описана по следния начин: „Решихме значително да подобрим нашата информационна система (да внедрим нова), това трябва да даде значителен тласък на развитието на нашия бизнес.“

Този списък вероятно може да бъде разширен. Важен извод от такава самодиагностика е заключението, което компанията прави за себе си: трябва да опишем нашите текущи бизнес процеси („както е“), за да се отървем от проблемите, идентифицирани в самите нас.

Няколко бележки относно постановката на проблема

Още в самото формулиране на проблема има няколко „слаби“ момента, които могат да доведат до неприятни последици.

На първо място, описанието на бизнес процесите в повечето случаи се счита от клиента за магическо заклинание, което определено ще предизвика дъжд. Има мнение, че просто трябва да опишете бизнес процесите и проблемите ще бъдат решени сами. Всъщност това далеч не е така. Описанието на бизнес процеса може да помогне за решаването на горните проблеми (и често е това, което трябва да използвате), но само по себе си то не е магически куршум. За да разрешим тези проблеми, се нуждаем от програма за действие, интегриран подход, един от компонентите на който може да бъде описание на бизнес процесите.

Вторият проблем с горните формулировки на проблеми е липсата на бизнес проблем в тях. И всъщност защо да променяте нещо, ако компанията работи и носи някаква печалба, която устройва всички. Да, има някои трудности в комуникацията и решаването на проблеми, но те са само работни проблеми. Описанието на бизнес процесите ще изисква инвестиции (и често много повече, отколкото изглежда в началото) в софтуер, обучение на специалисти, извършване на работа и разсейване на служителите на компанията. Ако компанията не си постави за цел да увеличи бизнес показателите, тогава този проект само ще намали ефективността на компанията (разходите само ще се увеличат).

Третият проблем е надеждата, че новата програма MRP, ERP, CRM, SCM, BPM, DFM и т.н., и т.н. (често флагманът на западната икономика), която (според нейните продавачи) е неизчерпаем източник на мъдрост. и референтни бизнес модели, след внедряване ще направят чудеса. И самият бизнес ще се промени в „правилната“ посока. Приходите ще се увеличат, правилните пазарни сегменти ще бъдат избрани, разходите и конфликтите между служителите ще намалеят. Но, както казват продавачите на „магическата“ програма, за да я приложите, трябва да опишете процесите.

Опитът показва, че краят на проект, който включва такива пропуски, вероятно ще бъде много несигурен. Поемането на такъв проект е като да играете руска рулетка с пистолет ТТ – шансовете са много малки.

Важна забележка относно оптимизацията

Както вече споменахме, често идеята за описване на процеси се възприема като панацея и ръководството на компанията не мисли защо е необходимо просто да се опишат съществуващите бизнес процеси? Каква полза ще има това (освен документите, които се появяват)? Наистина ли подпис върху новите длъжностни характеристики е липсвал на компанията за нейното „завинаги щастливо“? Това най-вероятно не е така. Има сравнително малък брой задачи, които директно ще получат значителен ефект само от описването на процесите; във всички останали случаи това изисква предварителна оптимизация на процесите.

Но дори и в случай, че клиентът припомня в изложението си на проблема оптимизацията на бизнес процесите, това често изглежда като утвърдена лексема, нищо повече. Например, интернет просто е пълен със свободни работни места за специалисти по „описване и оптимизиране на бизнес процеси“, които всъщност трябва просто да рисуват и преначертават картини (боядисвайки ги в различни цветове - и това не е шега) в определена нотация от думи на други техни колеги. Добавянето на думи за „оптимизация“ вече се чете като „кебап-машлик“, „зелени-креда“, оставяйки усещането за плевелна дума, която не носи друго натоварване освен емоционално.

И проблемът дори не е, че самата дума „оптимизация“ е сложна и неразбираема. Самата идея за подобрение (оптимизация), която трябва да донесе избавление и по-надолу в списъка „кой какво има“, е ясна за всички. Проблемът е, че е важен критерият за оптимизация: какво точно и колко искате да подобрите чрез приемливи промени. И като правило, ако няма проблеми с „какво да подобрим“ (обикновено след напомняне): „точно трябва да намалим времето, необходимо за завършване на бизнес процес, неговата цена, да подобрим качеството на услугата, ” тогава в повечето случаи е много трудно с всичко останало .

Нека започнем с факта, че решаването „колко да се подобри“ може да бъде много трудно, тъй като в една организация, като правило, такива „малки неща“, които показват „какво да се подобри“, обикновено просто не се измерват по никакъв начин. Дори и най-простите (като цена, време или отклонение в изпълнението на бизнес процес). Следователно е невъзможно да се определи „колко“ без специален опит и знания. Без това как можете да определите, че има подобрения и те отговарят на клиента (струват си усилията, които е похарчил) - само "на око", на усещане? Но колкото и да е странно, най-трудната част от пъзела за „оптимизация“ не е „колко“, а какви са „допустимите промени“. Защото най-често срещаното желание е: „променете там, във вашите бизнес процеси, можете да го промените и в ИТ, но в бизнеса, продуктите, пазарите, във взаимоотношенията, в областите на отговорност на уважавани хора, не е нужно да докосни всичко. С други думи, трябва да оптимизирате, като използвате само козметични промени.

Описаната логическа задънена улица може да постави голям „кръст“ върху самата идея за описване на бизнес процеси (втората касета е поставена в скобата за добра мярка). Въпреки че всъщност ситуацията с промените по време на оптимизацията не е толкова фатална, колкото я вижда клиентът. Възможно е да се изберат решения, които в рамките на съществуващите (а не въображаеми) ограничения ще позволят постигането на определени цели. Остава да се определи съотношението цена/качество - дали ще паснат на клиента.

Преход към нови (оптимизирани) процеси

Както вече споменахме, описанието на бизнес процесите най-вероятно ще доведе до необходимостта да се промени нещо в компанията. Или установеният начин на дейност на служителите, техните взаимоотношения, редът на комуникация, или продукти/услуги, или пазари, или клиенти на компанията, и най-вероятно, в някаква пропорция, всичко описано. И много често това се превръща в неприятна новина. Описаните бизнес процеси не работят сами по себе си. Но самият клиент, служителите на компанията и особено мениджърите на компанията не са готови и не се стремят към нещо друго, което трябва да се направи. Наистина, добро или лошо, компанията работи, печели нещо, но какво ще стане, ако всичко се промени? Никой не знае. И това се утежнява от факта, че първоначалната задача „просто описване на бизнес процеси“ със сигурност не включва разработването на програма за преход към нови процеси или програма за управление на бизнес процеси в бъдеще. Има опростено мнение: "нека приемем нови разпоредби с една заповед за компанията от първия ден и всичко ще работи." Докато приключи описанието на процесите, става ясно, че поръчката няма да работи. Има много промени, не всеки ги разбира, не всеки е готов за тях, много компоненти за прехода липсват (например, необходимо е да се промени ИТ системата, да се направят промени в инструменти, оборудване, инфраструктура, да се преквалифицира персонал ). И инвестициите в описанието и оптимизацията на бизнес процесите се отписват като загуби.

Избор на инструменти и методология за описание на процеси

Често на този въпрос изобщо не се обръща внимание, когато се взема решение за описанието на бизнес процесите. Това предполага (напълно погрешно), че няма разлика в това какъв софтуер и каква методология се използва.

Колкото и да е странно, определящите фактори при избора на методология и софтуер за описване и оптимизиране на бизнес процесите трябва да бъдат същите прословути цели, които бизнесът е определил за себе си. Има две диаметрални постановки на проблема, които определят коя методология за описание на процесите е най-приемлива.

Може би изложението на проблема звучи по следния начин: „за решаване на възложените проблеми е необходимо да се създаде на един от етапите функционален (процесен) модел на компанията, който показва структурата, връзките и функциите на системата , както и потоците от информация и материални обекти, свързващи тези функции. В този случай акцентът е върху създаването на описание на системата, идентифициране и описание на контролни обекти, проследяване на контролни йерархии и задължително проследяване на връзките между процесите.

Или е възможна малко по-различна задача, която може да звучи по следния начин: „необходими са описания на алгоритми (сценарии) за изпълнение на процеси. На първо място е необходимо да се идентифицират причинно-следствените връзки и времевата последователност от действия, подредена комбинация от събития и функции. В този случай се акцентира върху описването на последователности от действия, идентифициране на начални и крайни събития, идентифициране на участници, изпълнители, материални и документални потоци.

Струва си да се отбележи, че като цяло тези формулировки на проблеми не са взаимно изключващи се; възможни са ситуации, когато има нужда да се решат и двата проблема, но в този случай си струва да преминете от общото към конкретното: първо моделирайте фирмения бизнес и след това използвайте този модел за допълнително описание на отделни алгоритми.

Може би защото тази тема изглежда много тясно специализирана, не й се обръща никакво внимание и напразно. Съществуващите подходи за описване на бизнес процеси, подобно на съществуващия софтуер, с редки изключения, са специализирани и неподходящи за решаване на задачи, за които първоначално не са предназначени. Например, една компания е решила да повиши ефективността си и за това ще създаде взаимосвързан, последователен бизнес модел за цялата компания, описващ система от бизнес процеси, всеки от които е свързан помежду си с резултатите от работата, всеки участник в процеса има KPI показатели, всяко подразделение на компанията има планове и бюджети, насочени към постигане на общи стратегически цели. В този случай решението да се използват методологии и софтуер, предназначени основно да описват алгоритми и връзки на оперативно ниво, ще бъде изключително трудно, скъпо и отнема много време за компанията. И следователно, оставяйки решението на този проблем на тесни (технически) специалисти, компанията рискува да се окаже в не много приятна ситуация: изразходват се значителни финансови ресурси, време, усилия и полученият формален резултат не дава очаквания ефект .

Повърхностният анализ на интернет показва, че тази тема (избор на методология и инструменти) не е достатъчно засегната (анализът на META Group е не само по-фокусиран върху ИТ решенията, но и практически не отчита особеностите на руския пазар, като се има предвид само типични представители на утвърдения западен пазар). Най-често срещаните статии сравняват методологиите ARIS и IDEF. Друга често срещана тема е изброяването на силни и слаби страни (обикновено методологии), без да се отчита проблемът, за който тези качества се анализират. Става малко странно: наистина ли, например, товароносимостта на камиона винаги е неоспоримо предимство, независимо за какво избирам кола?

Детайлният анализ на инструментите (методологии, софтуер), използвани за описание на бизнес процесите, е тема за отделна дискусия. Опитахме се да направим кратък преглед (не за специалисти) само на личния опит на автора и неговите колеги. Следователно списъкът по-долу е конкретен и не е изчерпателен. Без да претендираме за дълбочина, ще дадем общо описание на продуктите в светлината на описаните по-горе задачи:

• CA ERwin Data Modeler (по-рано AllFusion Data Modeler, BPwin). Възможността за описване на взаимосвързани сложни модели е реализирана най-успешно; задачите за описване на алгоритми и последователности от действия се изпълняват значително по-слабо. Прости (сбити) описателни нотации. Допълнителните задачи са трудни или изобщо не се изпълняват (свързване на цели и процеси, създаване на дърво от индикатори, провеждане на симулационно моделиране);
• ARIS (набор от софтуер, модули от IDS Scheer). Самото име (Архитектура на интегрираните информационни системи) предполага, че първоначално софтуерът е бил фокусиран върху решаването на проблема с описанието на алгоритми и последователности от действия. Всичко друго може да се направи в ARIS, но ще бъде много трудно. За да опишете бизнес процесите, ще трябва да използвате голям брой модели (има повече от 80 от тях в ARIS и броят им нараства) с доста сложна семантика, в която дори най-ревностните привърженици се объркват. Без богат опит и значително преосмисляне на основите на методологията не е лесно да се приложат сложни описания на взаимосвързани модели;
• Corporate Modeler (Casewise Systems) е в много отношения по-младият английски аналог на ARIS - не в методология и решения, а в самите идеи на софтуера. Също така се фокусира върху помощ при описване на бизнес процеси за последваща разработка на софтуер. Но средно струва по-малко;
• iGrafx Enterprise Central (подразделение на Corel Inc) все още е по-малко известно в Русия, но много хубаво решение от Канада. Включва цял набор от модули за описание, моделиране на процеси, приложения за планиране и управление на качеството и управление на риска. Същественият му недостатък е липсата на разпространение;
• Бизнес студио (GK "Съвременни технологии за управление"). Най-известната руска разработка от въпросното семейство софтуер. Може би (по наше лично мнение), той успешно съчетава (доколкото е възможно) някои от най-полезните функции на BPwin и ARIS, напомняйки донякъде на iGrafx в своето решение (но не и като цена). Ако съотношението цена/характеристики е важно за клиента, това вероятно е най-добрият избор за руските предприятия. Има един недостатък, тъй като е много тясно интегриран с MS Office (Word, Excel, Visio) и следователно всички груби ръбове на тези решения се прехвърлят автоматично в Business Studio.

Какво може да получи клиентът?

По правило клиентът не взема предвид описаното по-горе. Много често той се води от идеята, че е необходимо да се опишат процеси, които не са били трудно спечелени за него, но са „паднали“ върху него отвън:

• От умна книга (в края на краищата „Портър е написал нещо за това, но ние го нямаме!“) Или по време на обучение, например, по сега модерната степен MBA;
• От ИТ директор или продавачи на скъпи информационни системи („тази програма определено ще реши всички проблеми, вижте списъка с успешни компании, които я използват, това е заслугата на програмата, но за да я внедрите, трябва да опишете процесите“ );
• От млад и енергичен депутат, който също го е чул някъде и успешно е „продал програма за бизнес процеси“ на шефа си, без да предаде най-важните й нюанси.

В този случай крайната задача звучи по следния начин: „трябва да опишем нашите бизнес процеси, нека потърсим специалист по описване и оптимизиране на бизнес процеси“. Ако започнете да се чудите защо, тогава отговорите най-вероятно ще бъдат логически много несвързани с крайната задача. И тогава са възможни два коренно различни варианта.

В първия изпълнителят, без излишни въпроси, които изнервят клиента, съвестно започва да описва процесите. Всеки или тези, които му се предлагат: „да започнем с процеса на издаване и връщане на оправдателни документи на изпълнителите, счетоводният отдел иска това“. Като правило се използват познати и прости нотации за описание на процедурата (или кръстосана диаграма, или EPC). Работата протича много бързо, без излишни въпроси (описваме какво ще кажат или как е). Но в крайна сметка резултатът не е сложен. Както казват ИТ специалистите: „когато се опитате да автоматизирате бъркотия, ще получите автоматизирана бъркотия“, но с процесите се оказва още по-лошо – бъркотия на квадрат. Описаните процеси, които се описват точно както се случват в живота и на хартия, са сложни и объркващи. Следващата стъпка, която изпълнителят може да опита да подобри нещо (уви, те го наричат ​​силно - оптимизиране). Но в същото време, като правило, той взема предвид гледната точка на ограничен кръг от хора, не взема предвид всички възможни връзки с други процеси, характеристиките на корпоративната култура и следователно всъщност прави не подобрява нищо. Но в същото време бяха изразходвани значително време и ресурси. След това най-вероятно клиентът решава, че описанието на процесите не е помогнало.

Вторият вариант обикновено е много по-рядко срещан. Изпълнителят започва да задава въпроси: защо е необходимо да описвате и какво искате да получите в крайна сметка и как това е свързано помежду си чрез причинно-следствени връзки и какви са критериите за оптимизация. И тук най-вероятно „правилният“ изпълнител може да получи сериозна отрицателна обратна връзка от своя клиент. И не само защото той просто няма отговори на въпросите си, но защото задачата, която клиентът рекламира, „виси“ във въздуха, а не се основава на реална причинно-следствена верига от задачи. Изведнъж просто започват да изникват редица пикантни подробности, които всъщност са неприятни за клиента:

• Невъзможно е да се опишат процесите в една компания „както са“ (и това е аксиома за компании, които за първи път мислят за описание на процесите), просто защото компанията често ги няма. Дейностите се извършват въз основа на опита на служителите (и той е различен за всеки), решенията по задачите се вземат ситуативно (и следователно те също не са еднакви в различните случаи). Дори редовно извършваните процеси – и то тези във фирмата се извършват не така, както смята ръководството, а както е удобно на изпълнителите (често изобщо не както смятат мениджърите). Следователно е необходимо не да се описва, а да се създаде поредица от процеси като повтаряща се, стандартизирана дейност;
• При описание на процесите се оказва, че съществуващият бизнес не е оптимален по своята същност (например липсват целеви показатели, някои от необходимите дейности не се изпълняват, а някои се извършват неоптимално, неправилна система за мотивация , няма компетентно счетоводство на разходите);
• Бизнесът е изложен значително на външни и/или вътрешни рискове;
• При описване на бизнес процеси ще е необходимо да се направят значителни промени в бизнес модела (например в области на отговорност, изпълнявани задачи, взаимоотношения между отдели и хора, система за мотивация).

Освен това може внезапно да се окаже, че ако описаните процеси са донякъде модифицирани и не отразяват точно съществуващата реалност (а това най-вероятно ще бъде така, освен ако изпълнителят не реши открито да „измами“), тогава е необходим друг проект: реализация на променени процеси в практиката на тяхното приложение във фирмата на клиента. И този проект ще изисква още по-големи усилия, за да промени реално начина на работа на хората в компанията: от обичайния, установен начин на живот към нов - необичаен, неизмислен от тях.

Не е най-доброто решение

Изправен пред всички гореописани въпроси, когато трябва не само да опишете процесите, но и да промените значителна част от бизнеса, се случва не всеки клиент да има вътрешен мотив за това. В този случай за изпълнителя ще бъде важно първо да открие точно него – този прословут мотив. В противен случай работата по описване на процесите може просто да не започне. Добре ли е или лошо? Ако не търсите „универсална истина“, тогава вероятно е добре и за двете страни:

• Неуспешният клиент не губи време или пари в преследване на мираж. Освен това, докато може би узрее в разбирането защо всъщност се нуждае от описание на бизнес процесите, той няма да има минали негативни преживявания, които могат да го повлекат надолу като камък, пречейки му да започне работата, която може да му бъде от полза;
• Провален изпълнител няма да получи пари за работата си, но в същото време няма да получи очевидно проблемен проект, който няма да отнеме значителна част от живота, нервите, репутацията му, но ще му позволи да направи нещо по-полезно . И неуспешното сътрудничество ще стане възможно, когато неуспешният клиент е готов да изпълни работата.

Въпреки че, разбира се, това е по-скоро задоволително решение, което минимизира непосредствените рискове, но не носи печалби на никого в по-дълъг период. По-доброто решение изисква малко повече от способността да се описват бизнес процеси. Във всеки случай описанието на бизнес процесите е задача, която изисква не само опит и познания от прекия изпълнител, но и знания, готовност и желание за преминаване през този труден път от клиента.

Как можете да избегнете грешките, описани в статията? Всичко е много просто. Не трябва да правиш това. Нека се опитаме да опишем малко по-подробно какво трябва да се направи от гледна точка на автора. По-долу е даден списък със задачи, които трябва да бъдат решени (или да започнат да се решават), преди да бъдат разпределени основните пари (ресурси) и да бъде закупен специален софтуер, да се появят нови хора и да начертаят първите „квадрати“, да напишат първите редове на разпоредбите. Тъй като това е само началото на евентуален проект за промяна, никой не ни спира да отделим малко повече време от обичайното и да помислим какво и как компанията иска да получи и колко е готова да плати. За да направите това, трябва да направите поне следното:

• Определете точно какви бизнес задачи (бизнес показатели) бизнесът иска да подобри. Какво наистина иска да постигне клиентът, когато обмисля промени в своя бизнес? За да направите това, може да се наложи преосмисляне на визията на бизнеса;
• Определете критериите за оптимизация на бизнес процесите: какво компанията иска да подобри в тях и колко да подобри. Важен момент в тази задача ще бъде разбирането на очевидните (не въображаеми) ограничения - какво определено е неприемливо в организацията и какво определено не може да бъде променено;
• Определете програма за действие за постигане на целите, която може да включва или не описание на бизнес процесите. Не забравяйте да разработите подробно в програмата действията за преход към нови (оптимизирани) процеси;
• Изберете достатъчен набор от инструменти за избраната програма за действие и поставените цели (преди всичко необходимия софтуер), който най-добре отговаря на поставените цели;
• Едва след като работата, описана в първите параграфи, е свършена, потърсете достойни изпълнители за задачата.

Както се вижда от списъка с дадени задачи, инициаторът на промените на първия етап не се нуждае дори от технически специалист в описанието, а от бизнес опонент, до известна степен „адвокат на дявола“, може би дори не постоянен служител на компанията. Човекът, който може да зададе правилните въпроси, да възрази и да спори с клиента някъде, но ще му позволи да погледне компанията и задачата си отвън („с отворен“ поглед), ще помогне на клиента да избегне описаните погрешни решения в статията в движението си към подобрение.

1 „За всеки съществуващ продукт ще бъде разработен същият аналог, интегриран с решенията на SAP. С това ще се занимава отделно звено в нашата компания. Следователно можем да кажем, че навлизаме в нов пазарен сегмент в глобален мащаб – клиентите на SAP ще станат наши клиенти.” От интервю с Бърнард Фишър, президент на Casewise.

Разгледахме основните концепции на бизнес процесите. В тази част ще разгледаме моделирането на бизнес процеси и ще дадем пример за моделиране.

Моделиране на бизнес процеси

Моделирането е процес на изучаване на дейностите на една организация, за да се изгради формализирано (графично, таблично, текстово) описание на бизнес процесите на организацията.

• интервюиране;
• работа със законодателство, организационни документи;
• методи на мозъчна атака и др.

Процесът на моделиране на бизнес процеси е уникален в рамките на една организация. Преди започване на работа се препоръчва да се изясни съществуването и съдържанието на този процес в организацията.

По-долу ще разгледаме пример за алгоритъм за моделиране на бизнес процес. И така, за да моделирате бизнес процес, трябва:

1. Определете резултата и собственика на бизнес процеса.
2. Определете набора и реда на действията, които съставят бизнес процеса.
3. Определете изпълнителите на бизнес процеса: на тази стъпка е необходимо да се разделят областите на отговорност, да се идентифицират служителите на кои отдели са отговорни за извършването на действията на процеса и да се свържат изпълнителите с действията.
4. Дефинирайте събития на бизнес процеси. Определете видовете събития: начални, крайни, междинни. Свържете междинните събития с действията.
5. Определете ресурси: документи, информация и т.н., използвани от действията на бизнес процесите. Свържете ресурсите с действията.

Диаграма, илюстрираща алгоритъма за моделиране, е показана на фигурата по-долу:

След завършване на алгоритъма се препоръчва да се извърши анализ „какво ако“. Пример: какво ще се случи, ако въведеното действие съдържа документ с грешки; какво се случва, ако одобряващият мениджър отхвърли документа. Има два начина да се вземат предвид резултатите от анализа:

• допълване на съществуващия модел с клонове;
• предвидете отделно действията на „алтернативния“ процес.

Ако очевидно не можем да предложим разклонение/алтернативно действие на процеса, записваме алтернативното условие в списъка с „отворени въпроси“. След това се препоръчва този списък да бъде предоставен на експертите по предмета и на собственика на процеса.

Не се препоръчва да се анализират всички възможни и невъзможни случаи на процеса. Ситуациите, които не са обхванати от процеса, обикновено се разглеждат от функционалния ръководител на отдела (в чиято зона на отговорност е възникнала ситуацията).

За улавяне на бизнес процесите в графична форма се използва система от символи за елементи (нотация). Най-известните нотации: SADT/IDEF0, IDEF3, DFD, BPMN, ARIS, UML. Прегледът и сравнителният анализ на нотацията са извън обхвата на тази статия; Тези, които се интересуват в Интернет, могат да намерят много статии по темата за сравняване на нотации, например „IDEF срещу ARIS“.

Пример за описание на бизнес процес

Нека дадем пример за описание на бизнес процес. Като пример да вземем процеса на предоставяне на неплатен отпуск. Нека разгледаме реда и работния процес, които възникват по време на горния процес. Метод за събиране на информация: руското законодателство като предварителен материал преди интервюта с експерти по темата и собственика на процеса. Обозначение на описанието: ARIS eEPC.

1. Събиране на изворов материал.

1.1 Предоставянето на отпуск се регулира от Кодекса на труда (при събиране на материали е необходимо да се разчита на последната редакция към момента на писане - изменена на 30 декември 2015 г. № 434-FZ), член 128 Отпуск без заплащане

По семейни причини и други уважителни причини на служител, по негово писмено заявление, може да бъде предоставен отпуск без заплащане, чиято продължителност се определя по споразумение между служителя и работодателя.

Работодателят е длъжен въз основа на писмено заявление от служителя да предостави отпуск без заплащане:

• участници във Великата отечествена война - до 35 календарни дни годишно;
• за работещи пенсионери (по възраст) - до 14 календарни дни годишно;
• родители и съпруги (съпрузи) на военнослужещи, служители на органите на вътрешните работи, федералната противопожарна служба, органите за контрол на движението на наркотични вещества и психотропни вещества, митническите власти, служители на институции и органи на пенитенциарната система, които са починали или починал в резултат на нараняване, сътресение или нараняване, получени по време на изпълнение на задълженията на военна служба (служба) или в резултат на заболяване, свързано с военна служба (служба) - до 14 календарни дни в годината;
• за работещи инвалиди - до 60 календарни дни годишно;
• служители в случай на раждане на дете, регистрация на брак, смърт на близки роднини - до пет календарни дни;

в други случаи, предвидени от този кодекс, други федерални закони или колективен трудов договор.

1.2. Документооборотът при регистриране на отпуск се регулира от Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05 януари 2004 г. N 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“, раздел „Заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск на служител“.

Те се използват за регистриране и отчитане на ваканциите, предоставени на служителя (служителите) в съответствие със закона, колективния договор, местните разпоредби на организацията и трудовия договор.

Те се съставят от служител на службата за персонал или упълномощено от него лице, подписват се от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице и се съобщават на служителя срещу подпис. Въз основа на заповедта (инструкция) за предоставяне на отпуск се правят бележки в личната карта (формуляр N T-2 или N T-2GS(MS)), лична сметка (формуляр N T-54 или N T-54a) и заплати се изчисляват, дължими за ваканция, съгласно формуляр N T-60 „Бележка-изчисление за предоставяне на ваканция на служителя“.

Представяме данните, необходими за моделиране на бизнес процеса (действаме по описаната по-горе схема):

1. Резултат от бизнес процеса- документи, изготвени в съответствие със законодателството на Руската федерация и организационните стандарти.

2. Собственик на бизнес процес: Ръководител ЧР. Как да определите собственика? Собственикът е служител, който разполага с ресурсите за осъществяване на бизнес процеса (в този случай ресурсите са служители от HR) и носи отговорност за резултата от бизнес процеса.

3. Набиране и процедура:

писане на заявление -> съставяне на заповед -> -> –> .

В последователността от действия няма изчисляване на заплатите, т.к Членът от Кодекса на труда, според който се издава отпуск, е отпуск без заплащане.

4. Изпълнители на бизнес процеси.. За да предоставим информацията по-ясно, представяме последователността от стъпки и изпълнители в таблицата:

5.събития. Нека допълним горната таблица с информация за събитията:

6. Ресурси, документи и информация. В този пример не вземаме предвид ресурси като време, материали и оборудване на изпълнителите, т.к Ние се интересуваме от документи, изготвени в съответствие със законодателството на Руската федерация и стандартите на организацията (вижте резултатите от процеса). Трябва да анализираме кои документи участват в процеса. Нека добавим информация към съществуващата таблица:

7. Да изпълним анализ "какво ако".

• Какво става, ако приложението съдържа грешки (вариращи от граматически грешки до неправилни подробности)? Не се изисква инициаторът на заявлението да има достатъчна квалификация, за да попълни правилно заявлението (но трябва да може компетентно да изпълнява непосредствените си задължения). За да елиминираме случая на неправилно попълване на заявление, ще добавим действието за проверка на заявлението към основния процес, т.к. За нас е важно да предотвратим наличието на грешен документ в процеса.
• Ами ако заповедта за отпуск не е написана правилно? защото Тъй като отговорностите на специалиста по човешки ресурси включват изготвяне на кадрови документи, предполагаме, че в голяма част от случаите заповедта е съставена правилно. Това не замества проверката на квалификацията на специалист по обслужване на персонала (процеси на наемане и сертифициране) и периодичната проверка на документите (процесът на одит на документите за персонала).
• Какво става, ако управителят не подпише поръчката и инициаторът:
  • има право на отпуск, съгласно чл.128 от КТ. Ще запишем този въпрос в отворени въпроси за този процес и ще го зададем на собственика на процеса, когато съгласуваме процеса. Собственикът на процеса носи пълната отговорност за изпълнението на процеса; той е този, който определя правилата за извършване на работата в поверения му отдел;
  • няма право на отпуск, съгласно чл.128 от КТ. Ние също ще запишем този въпрос в отворени въпроси.

• Ами ако инициаторът откаже да подпише заповедта (например обстоятелствата, при които е взел отпуск, са се променили)? Спираме процеса.
• Какво става, ако записите в документите за персонала T-2 и T-54a са неправилни? Този въпрос е подобен на въпроса, разгледан в параграф 3.2.

Нека допълним съществуващата таблица с получената информация. Всъщност получихме предварително описание на процеса в таблична форма:

Отворени въпроси

• Ами ако ръководителят на инициатора откаже да подпише заповедта за отпуск и инициаторът има право на напускане, съгласно член 128 от Кодекса на труда
• Ами ако ръководителят на инициатора откаже да подпише заповедта за отпуск и инициаторът няма право на напускане, съгласно член 128 от Кодекса на труда

Кратко обозначение на елементите на нотацията ARIS eEPC е дадено в таблицата по-долу (описани са не всички елементи на нотацията, а използваните. Графичното обозначение на елементите е взето от пакета MS Visio):

По-долу е показана диаграма, показваща взаимодействието на елементите:

Графичното представяне на предоставения процес е както следва:

Графичното и таблично представяне на процеса подлежат на одобрение от експертите и Собственика на процеса. Анализаторът на бизнес процеси често не може да знае всички тънкости на разглеждания домейн, така че се препоръчва винаги да координират своите модели с експертите по домейна и собственика на процеса.

Вместо заключение

След като написах статията, но преди нейното публикуване, имах възможност да говоря с добър приятел, обясних му темата и същността на статията. Един познат зададе няколко интересни въпроса, реших да публикувам нашия разговор, мисля, че нашият разговор ще бъде интересен за читателите:

- Не се съмнявам, че сте написали интересна статия. Но защо такива трудности? Защо са необходими бизнес процеси, наистина ли е невъзможно без тях?

- Вижте, бизнес процесите намаляват променливостта на резултатите чрез стандартизиране на операциите. Променливост означава намаляване на разпространението на приемливи вариации в резултата от даден процес. Описах прост пример; бизнес процесите се отнасят не само за персонала, но и за дейността на организацията. Представете си, че организация, специализирана в доставката на резервни части, ще произвежда части с различни нива на качество (помним, че качеството е съответствие с характеристиките на продукта). След това ще бъдат монтирани авточасти на автомобили и ще получим... продукти на АвтоВАЗ. Продуктите на AvtoVAZ намират своите купувачи, но напоследък предпочитаме автомобили с висококачествен монтаж.

- Мисля, че всичко е до изпълнителите. Достатъчно е да намерим компетентни изпълнители и ще постигнем добър резултат. Както във вашия пример, трябва да намерите компетентен служител по персонала, това е всичко.

- Добрите изпълнители вече са осигурени с работа, трудът им е скъп. Не мислите за оптимизиране на разходите на организацията, наемане на умни специалисти и предоставяне на специалисти с методологична подкрепа. Друг фактор е мащабирането на работата. Нека си представим, че нашата организация има 2000 служители. В този случай ще имаме няколко HR специалисти и те ще имат различен опит. Нашата задача в случая е да осигурим средство за обучение, изпълнение на операциите и контрол на операциите от началника на отдела.

- Дори да са 2000 души и дори експертите да грешат. Каква е цената на една грешка - просто неправилно оформени кадрови документи, тези листчета.

- Първо дадох пример за бизнес процес. Бизнес процесите могат да обхващат различни дейности на предприятието, било то финанси или производство. Второ, дори неправилно изпълнените документи за персонала могат да доведат до глоби за организацията от регулаторните органи.

Благодаря на читателите, че стигнаха дотук. Може да се каже много допълнително: да се говори за инструментите, използвани за описване на бизнес процеси, да се докоснат до нотациите по-подробно... Но всичко това е продължение на въведението в бизнес процесите.

Евгений Пономарев

Инструкции

Първото е да се формулира точно името на описвания процес, което трябва да бъде разбираемо и да отразява общата същност на последователността от действия, които съставляват процеса. Например, вместо „Изпращане на приложение за производство и наблюдение на неговото изпълнение“, достатъчно е да наименувате процеса „Контрол на продукта“. Второто нещо е правилно да разбиете целия описан процес на по-малки („атомарни“) задачи или подпроцесни функции и определят последователността на тяхното изпълнение. С такова разделение описаният процес ще бъде процес от най-високо ниво. Нивото на детайлност в процеса от най-високо ниво може да варира, но трябва да е достатъчно, за да бъде разбрано от аудиторията, която ще използва вашето описание.

Има няколко начина за описание на бизнес процес. Най-популярният от тях е графичен, използващ, направен в различни обозначения (нотацията е набор от символи за означаване на нещо).
Най-често срещаните типове нотации за описание на бизнес процеси са IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) и др.
Като пример, нека разгледаме диаграма, направена в BPMN (Business Process Modeling Notation) с помощта на инструмента PowerDesigner CASE (фиг. 1). Основните елементи в диаграмата са:
1. “Процес” (функция) - правоъгълник, заоблен в ъглите;
2. “Преход” - стрелка, свързваща процесите;
3. “Решение” - диамант, съдържащ въпрос, на който може да се отговори само с “Да” или “Не”;
4. Условия - текстови изрази, при които се извършва преход от функция към друга. Условията винаги се поставят в квадратни скоби. Понякога е полезно да разделите вашите на „Пътеки“ - вертикални или хоризонтални секции, показващи подразделения на предприятието или служители, отговорни за изпълнението на определена функция. В този случай тази функция трябва да се намира в неговия раздел. В допълнение към изброените елементи, той може да съдържа и списък с данни, които са вход или изход за процеса, както и връзки към правилата или разпоредбите, съгласно които се изпълнява определена функция. Пример за описание на бизнес процеса „Производствен контрол на продукта“ е показан на фиг. 1. Лесно се вижда, че тази диаграма е много подобна на блок-схемата на алгоритъма за решаване на проблема.

Графичното описание на процес може да бъде допълнено и с текстово описание на неговите функции-подпроцеси под формата на таблица, съдържаща следните колони: име на процеса, отдел (собственик на процеса), описание на процеса, резултат от изпълнение на процеса. Пример за такова описание е показано на фиг. 2. Ако се очаква по-нататъшна оптимизация на описания бизнес процес, тогава към таблицата може да се добави още една колона, описваща трудностите или недостатъците на изпълняваните в момента функции-подпроцеси.

Полезен съвет

Винаги се придържайте към правилата на избраната графична нотация за описание на бизнес процеси.

източници:

• М. Рибаков. Оптимизация на бизнес процеси.
• как да създадете бизнес процес

Процесът като явление е качествена промяна, която настъпва с обекта на наблюдение за известно време. Следователно, дори преди да започнете описанието, трябва да посочите обекта и периода от време на наблюдение.

Инструкции

Първо, трябва да опишете същността на процеса, с други думи, качествената промяна, която наблюдавате. Например, запали се, изгоря, изгасна (същността на събитието е процесът на горене). Промяната може да бъде външно видима (цяла кибритена клечка се е превърнала в пръчка), може да се промени структурата на обекта, системата от връзки, в зависимост от това какво точно проследявате. Във всеки случай, когато описвате промяната, ще трябва допълнително да посочите време и скорост (например мачът е изгорял за 20 секунди, скоростта на овъгляване е 2 милиметра в секунда). Понякога към това се добавя характеристика на процеса като „цикличност“ (промяната, която наблюдавате, се случва веднъж или периодично).

След като показаха същността на промяната, те обикновено описват процеса като последователност от „състояния“. За тази цел обикновено през цялото време на наблюдение с