Офис администратор: отговорности и тенденции в развитието на професията. Примерна длъжностна характеристика на администратор Какво трябва да знае един офис администратор

Отдел „Счетоводство и отчетност“ по въпросите на представянето на: § заключения за спазване на лимитите за доставка на материални ресурси и тяхното разходване в структурните подразделения на Дружеството по предназначение; § предложения за продажба на излишно оборудване и др.; § отчетни данни за движението на материалните ресурси в складовете на Дружеството; § оценка на разходите за поддръжка на сгради и помещения, в които се намират структурните подразделения на Компанията, включително оборудване (асансьори, осветление, отопление, вентилационни системи и др.); § разчети на разходите за закупуване на мебели, битови материали, оборудване, инвентар и др. § установена отчетност. 6.6. Правен отдел за получаване на: § консултации по правни въпроси; § разяснения на действащото законодателство; § заключения за съответствието на представените за правна експертиза документи с действащото законодателство. 6.7.

Длъжностна характеристика на администратора

Офис администраторът трябва да познава: -етика на взаимоотношенията в работната група; - норми за работа в офиса; -разположение на офис помещения; -принципи на планиране и проектиране на офис помещения; -правила и методи за организиране на деловодството; -сфера на дейност на офис служителите; -принципи на организиране на офис консумативи; -основи на естетиката, етиката и социалната психология; - правилник за вътрешния трудов ред; -основи на трудовото законодателство; -законови изисквания към стопански договори и реда за сключването им; -техническо оборудване на офиса; -правила за използване на офис техника; - принципи на взаимоотношения с администрацията (комендантството) на сградата, в която се намират служебните помещения; - правила и норми за защита на труда; - правила за безопасност, противопожарна защита и промишлена санитария. 2.

Длъжностна характеристика на администратор

Изпълнява индивидуални служебни задания от прекия си ръководител. 16. Подготвя офиса за затваряне (изключва осветлението и офис оборудването, активира СОТ и др.).

III. Права Администраторът на офиса има право: 1. Самостоятелно и на своя отговорност да управлява средствата, предназначени за снабдяване на офиса с необходимия инвентар. 2. Внася предложения за подобряване на работата на офиса и предприятието като цяло за разглеждане от ръководителя на предприятието.

Запознайте се с документите, определящи неговите права и отговорности за длъжността, критерии за оценка на качеството на изпълнение на служебните задължения. 4. Подписвайте и заверявайте документи от Вашата компетентност.

5.
Одобрявам……………………………………………………………………….(име на организация) …………………………… ………… …….(длъжност) ………………….…………………………………(пълно име) “…..” …………………. 20... g.t. ……………………………………………………………………………………………..(име, предприятие, организация) 1. Общи разпоредби 1.1 . Администраторът се назначава и освобождава със заповед на директора на предприятието.
1.2.

внимание

На длъжността администратор се назначава лице със средно професионално образование без изисквания за трудов стаж или основно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко ……………. години. 1.3. Администраторът се отчита директно на …………………………………………………………………………………………………………… (директор на предприятието / ръководител на структурно звено / друго длъжностно лице) 1.4.

Длъжностна характеристика на администратора на търговски етаж

Осигурява правилна поддръжка и експлоатация на офис помещенията в съответствие с правилата и нормите за промишлена санитария и противопожарна защита. 9. Организира поръчката на самолетни и железопътни билети за офис служителите, експедиционните превозни средства.

10. Организира деловодство, приемане на входящи и управление на изходящи повиквания. 11. Организира ефективно и културно обслужване на посетителите, осигурява създаването на комфортни условия за тях, консултира ги по административни въпроси, предоставя информационни и други материали (визитки, ценови листи, брошури и др.). 12. Подготвя материално-техническата база за провеждане на комплексни преговори с партньори, клиенти и други категории посетители. 13. Води отчет на посетителите. 14. Предприема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации. 15.

Длъжностни характеристики

Администраторът трябва да знае: - решения, заповеди, заповеди, други ръководни и регулаторни документи, свързани с работата на предприятието; - структурата на управлението на предприятието, правата и отговорностите на служителите, техния работен график; и методи за организиране на обслужването на посетителите;-основи на маркетинга и дизайна на помещенията;-основи на естетиката и социалната психология; Икономика, организация и управление на труда; Правила за вътрешна охрана на труда, безопасност на труда и противопожарна защита; 1.5.
Можете да изтеглите безплатно длъжностната характеристика на офис администратора. Длъжностни задължения на офис администратора Утвърждавам (фамилия, инициали) (наименование на организацията, нейната организационно-правна форма) (директор; друго лице, упълномощено да утвърждава длъжностната характеристика) 00.00.201_g. т.т. ДЛЪЖНОСТНА ХАРАКТЕРИСТИКА НА ОФИС АДМИНИСТРАТОРА (име на институцията) 00.00.201_г. № 00 1. Общи положения 1.1 Тази длъжностна характеристика установява отговорностите, правата и длъжностните задължения на офис администратора (наричано по-нататък „предприятието“).
Наименование на институцията 1.2 На длъжността офис администратор се назначава лице с професионално образование (висше; средно) и опит в икономическата и административна работа минимум (1 година; 2 години; 3 години; и др.). 1.3. Администраторът на офиса се назначава на длъжността и се освобождава със заповед на ръководителя на организацията.

Описание на длъжността за офис администратор

Информация

Консултира посетителите по въпроси, свързани с предоставяните услуги. 4. Предприема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации.

Осигурява чистота и ред в помещението и прилежащата му територия или сградата. 8. Следи за спазването от подчинените служители на трудовата и производствената дисциплина, правилата и нормите за защита на труда, изискванията за промишлена санитария и хигиена.

9. Информира ръководството за съществуващите недостатъци в обслужването на посетителите и предприетите мерки за отстраняването им. 10.
Отговорност Администраторът носи отговорност: - за последиците от взетите от него решения, които излизат извън границите на неговите правомощия, установени от действащото законодателство на Руската федерация, устава на предприятието и други нормативни правни актове; - за неизпълнение (неправилно изпълнение) на служебните си задължения, предвидени в тези инструкции, в рамките, определени от действащото трудово законодателство на Руската федерация - за извършване на престъпление в процеса на извършване на тяхната дейност - в рамките, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация - за причиняване на материални щети и увреждане на бизнес репутацията на предприятието - в рамките, определени от действащото трудово, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация. 5. Условия на труд 5.1.
В рамките на вашата компетентност информирайте прекия си ръководител за всички недостатъци, установени в хода на вашата дейност, и правете предложения за тяхното отстраняване. 4. Да изисква лично или от името на ръководството на организацията от подразделения на предприятието и други специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на служебните му задължения. 5. Включете специалисти от всички (отделни) структурни подразделения за решаване на възложените му задачи (ако това е предвидено в правилника за структурните подразделения, ако не, тогава с разрешение на ръководителя на предприятието). 6. Да изискват от ръководството на предприятието съдействие при изпълнение на служебните им права и задължения. IV. Отговорност Администраторът носи отговорност: 1.
Сред отговорностите на офис мениджъра може да бъде работа с комунални услуги и представители на организации, които обслужват офис оборудване. Основната и съществена разлика между офис мениджър и офис администратор е лидерската власт - администраторът по правило не управлява офис служителите, а е просто един от тях и изпълнява работата си в сътрудничество с офис персонала. Офис мениджърът и офис администраторът трябва да притежават такива лични качества като комуникационни умения, енергия, способност за ясно и ясно изразяване на мислите си, увереност, способност за убеждаване, способност за самоорганизиране (за администратор) и способност за управление на екип (за ръководител), владеене на чужд език и др. I. Общи положения 1. Офис администраторът е от категорията специалисти. 2.

Длъжностна характеристика на администратор на административна търговска сграда

Администраторът трябва да знае: § решения, заповеди, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши органи, свързани с работата на Дружеството; § структура на управление, права и отговорности на служителите и техния работен график § правила и методи за организиране на обслужване на посетителите; § видове предоставяни услуги § основи на икономиката, организацията на труда и управлението; § основи на маркетинга и организацията на рекламата; § оформление и ред на декориране на помещенията; § основи на естетиката и социалната психология; § трудово законодателство; § норми и правила за охрана на труда. 1.6. В своята дейност Администраторът се ръководи от: — Устава на Компанията; — Заповеди, инструкции на ръководството на дружеството; — правилник за вътрешния трудов ред на дружеството; — Тази длъжностна характеристика.

1. Общи положения

специалисти

Администраторът на офиса се назначава и освобождава от длъжност по реда на действащото трудово законодателство със заповед на директора на туристическата агенция.

1. офис администратор

3.1 Външни документи:

3.2 Вътрешни документи:

Устав на туристическа агенция, Заповеди и инструкции на директора на туристическа агенция; Правилник за туристическата агенция, Длъжностна характеристикаофис администратор

1. Служебни задължения офис администратор

Администраторът на офиса изпълнява следните задължения:

4.1 Осигурява подготовка на офиса за работния ден (деактивиране на СОТ, свързване на офис оборудване и подготовка за работа, осигуряване на офиса с канцеларски материали и консумативи).

4.2.Изготвя разчети за логистиката на офиса.

4.3.Оформя необходимите документи за сключване на договори за доставка на канцеларски материали, консумативи и други инвентари, необходими за функционирането на офиса, поддръжка и ремонт на офис оборудване и други услуги.

4.4 Следи за оформянето на помещенията, следи за изготвянето и пускането на рекламни и други информационни материали в офиса, предназначени за разпространение на клиенти.

4.5 Осигурява чистота и ред в служебните помещения.

4.6.Следи за правилната експлоатация на офис техниката и рационалното използване на канцеларски материали и консумативи в офиса.

4.7 Установява контакти с оперативни служби и комунални организации за обезпечаване на офис помещения, извършване на ремонтни и други работи.

4.8 Осигурява правилна поддръжка и експлоатация на офис помещенията в съответствие с правилата и нормите за промишлена санитария и противопожарна защита.

4.9.Организира поръчката на самолетни и железопътни билети за офис служители, изпращане на превозни средства.

4.11. Организира ефективно и културно обслужване на посетителите, осигурява създаването на комфортни условия за тях, консултира ги по административни въпроси, предоставя информация и други материали (визитки, ценови листи, брошури и др.).

4.12 Подготвя материално-техническата база за провеждане на комплексни преговори с партньори, клиенти и други категории посетители, води отчет на посетителите;

4.14.Взема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации.

4.15.Изпълнява индивидуални служебни задания от прекия си ръководител.

4.16. Подготвя офиса за затваряне (изключва осветлението и офис оборудването, активира СОТ и др.).

Офис администратор

1. Общи положения

Тази длъжностна характеристика определя функционалните задължения, права и отговорности на офис администратора.

Офис администратор принадлежи към категориятаспециалисти

Администраторът на офиса се назначава и освобождава от длъжност по реда, установен от действащото трудово законодателство със заповед на директора на предприятието.

Връзки по длъжност:

1. Квалификационни изисквания за офис администратор:

1. Документи, регламентиращи дейността офис администратор

3.1 Външни документи:

Законодателни и подзаконови актове, свързани с извършената работа.

3.2 Вътрешни документи:

Устав на предприятието, Заповеди и инструкции на директора на предприятието; Наредби заорганизационни и аналитичниотдел, длъжностна характеристикаофис администратор, Правила за вътрешния трудов ред.

1. Служебни задължения офис администратор

Офис администратор:

4.1. Осигурява подготовка на офиса за работния ден (деактивиране на СОТ, свързване на офис оборудване и подготовка за работа, осигуряване на офиса с канцеларски материали и консумативи).

4.2. Изготвя разчети за офис логистиката.

4.3. Оформя необходимите документи за сключване на договори за: доставка на канцеларски материали, консумативи и други инвентарни стоки, необходими за дейността на офиса; поддръжка и ремонт на офис оборудване; други услуги.

4.4. Следи за оформянето на помещенията, следи за изготвянето и пускането на рекламни и други информационни материали в офиса, предназначени за разпространение сред посетителите.

4.5. Осигурява чистота и ред в офисните помещения.

4.6. Следи за правилната експлоатация на офис техниката и рационалното използване на канцеларските материали и консумативи в офиса.

4.7. Установява контакти с оперативни служби и комунални организации за осигуряване на ресурси за офис помещения, извършване на ремонти и други дейности.

4.8. Осигурява правилна поддръжка и експлоатация на офис помещенията в съответствие с правилата и нормите за промишлена санитария и противопожарна защита.

4.9. Организира поръчването на самолетни и железопътни билети за офис служители, диспечерски превозни средства.

4.10. Организира офисната документация, приема входящи и управлява изходящи повиквания.

4.11. Организира ефективно и културно обслужване на посетителите, осигурява създаването на комфортни условия за тях, консултира ги по административни въпроси, предоставя информация и други материали (визитки, ценови листи, брошури и др.).

4.12. Подготвя материално-техническата база за провеждане на комплексни преговори с партньори, клиенти и други категории посетители.

4.13. Води отчет на посетителите.

4.14. Предприема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации.

4.15. Изпълнява индивидуални служебни задания от прекия си ръководител.

4.16. Подготвя офиса за затваряне (изключва осветлението и офис оборудването, активира алармени системи и др.).

1. праваофис администратор &n

Офис мениджърът е един от най-необходимите кадри в работата на всяка съвременна компания. Широк кръг от отговорности включва функциите на организационен и надзорен специалист. Той съчетава едновременно до трима упълномощени представители: секретар, мениджър доставки, администратор. Отговорностите на офис мениджъра включват преди всичко голяма отговорност и висока ефективност.

Изисквания към специалист

Длъжностната характеристика на офис мениджъра включва необходимите инструкции за наемане и изпълнението й в бъдеще. Първото нещо, което кандидатът за тази позиция трябва да има, е подходящо образование и професионални умения. Служителят трябва да има диплома за завършено средно специално, незавършено висше или висше образование.

Уменията трябва да включват знания за структурата на офиса и характеристиките на неговата работа. Зонирането на стаята е важен фактор за функционалността. Ако офис мениджърът е запознат с принципите на организиране на дейностите, няма да му е трудно да контролира отделните работни позиции. Персоналът трябва да бъде разпределен по местата си според отговорностите, така че да не се прекъсва другата работа. Офис мениджърът трябва да познава обхвата на работата и степента на отговорност на всеки специалист.

Отговорности на офис администратора

Управителят е длъжен да организира оптимално комфортно производство в офис помещенията. В допълнение към зонирането, мениджърът трябва да управлява работниците, така че всички функции на всяка рамка да се изпълняват последователно. Основите на офис дейността се установяват от администратора съгласно следните точки:

• Подбор и разположение на специалисти.
• Планиране на стратегия и тактика в работата.
• Изграждане на организационната структура на офиса.

За стабилно работно състояние в офиса е необходимо да се гарантира, че всеки човек успява в своите дейности. Положителните резултати от труда се реализират чрез методи за мотивация и управление на неговата стратегия. Разработването и прилагането на прогресивни подходи за подобряване на качеството и повишаване на производителността са отговорност на офис мениджъра.

Деловото общуване в работния екип се основава на морал и професионална етика. Офис мениджърът е човекът, който дава пример за вежливост и уважение към служителите.

Вътрешен контрол

Всички взети решения трябва да се контролират от самия администратор. Контролът се осъществява в следните професионални направления:

• Въвеждане и прилагане на правилата за вътрешния трудов ред.
• Спазване на специфични комуникационни стандарти в компанията.
• Контрол върху речевата култура при общуване с клиенти и бизнес партньори.
• Дрескодът е важен момент в работата на компанията. Служителите трябва да носят подходяща униформа, която е установена от стандартите на бизнес средата и изискванията на устава на компанията.

Офис мениджърът, чиито длъжностни задължения включват управление на персонала и контрол на дейността, трябва да разработи собствена организационна методология и структура за оценка на качеството на работа. Всеки служител носи дисциплинарна отговорност при нарушения на трудовите норми и трудовата етика. Управителят сам носи тази отговорност. Администраторът разработва система от мерки за предотвратяване на нарушения, начини за разрешаване на конфликти с ръководството и други служители и методи за морални стимули.

Отговорности на гледача

Функциите на управител могат да се изпълняват и от офис мениджър. В този случай той трябва да осигури персонала и помещенията с необходимите консумативи. Всеки служител трябва да има бадж и визитки, така че неговата самоличност, име, длъжност и данни за контакт винаги да могат да бъдат разпознати и адресирани правилно. Лицето на специалиста е лицето на офиса и фирмата.

Снабдяването с офис консумативи се извършва редовно и е задължение на офис мениджъра. Бизнес плановете се съставят за осигуряване на стоки, като се вземат предвид количеството продукти, доставени на компанията, разходите за покупки на едро и системите за отстъпки. Постоянните доставки на офис материали, включително хартия и консумативи за оборудване, се извършват със сключване на сделки с доставчици и сервизни фирми с прякото участие на офис мениджъра. Получаването на стоките се контролира чрез разплащателна и счетоводна документация. Издаването на канцеларски материали и консумативи на персонала се извършва с назначаването на отговорни лица и наличието на схеми и процедури за разпределение на икономически активи.

Цялото оборудване се контролира от мениджъра по доставките, в случая офис мениджъра. Длъжностните задължения включват следене на доброто състояние на техническото оборудване и комуникациите. При повреда на уреди и машини се извиква сервизна фирма или ремонтен специалист и се проверяват резултатите от работата му. Такъв контрол има и при доставка на ново оборудване в офиса.

Инвентаризацията на оборудването и консумативите се извършва от офис мениджъра чрез периодична проверка на наличността и техническото състояние на служебното имущество със счетоводни данни.

На своя собствена отговорност ръководителят на икономическата поддръжка управлява средствата, отпуснати на офиса за закупуване на стоки, необходими на компанията и за задоволяване на техническите нужди на помещенията. Управителят организира логистиката за съвещателни събития, конференции и преговори.

Секретар и неговите задължения

Всички изброени ключови процеси в работата на мениджъра и неговите решения трябва да бъдат официално документирани, поради което отговорностите на офис мениджъра и секретаря в едно лице включват документална поддръжка на организационните дейности. Всеки документ в зависимост от предназначението си има своя форма и структура. Само тогава взетото решение или план ще има правна основа и ще предполага стриктно изпълнение на всички точки. Така компанията работи ясно и координирано.

Сътрудничество и интеграция

Секретар-управителят организира посрещането и посрещането на гостите. Делегации и комисии, партньори, клиенти са важни посетители на компанията. От тях пряко зависи дейността на фирмата и нейното развитие. Комуникацията се осъществява на бизнес ниво, като се използва формална приятелска етика, без да се преминава към лични връзки и взаимодействие - само работа. Офис мениджърът трябва да символизира култура и уважение не само като висш представител, но и към компанията като цяло. Получаването и предаването на информация за контакт се извършва директно от секретаря. За сътрудничество и разрешаване на важни въпроси на взаимодействието визитните картички се обменят, анализират и съхраняват в отдела. Воденето на бизнес кореспонденция с партньори и клонове е задължение на офис мениджъра. Извършват електронно и куриерно изпращане на необходимите материали, получаване и анализ на информация, водене на бизнес кореспонденция.

Мениджър в управленската структура

Мениджърът в повечето случаи се отчита директно на главния изпълнителен директор на компанията и висшето ръководство. Отговорностите и правата се определят от началниците, които следят за тяхното спазване. Отговорностите на офис мениджъра за автобиографията включват отчет за извършената вътрешноофисна организация, постигането на продуктивни резултати и срещаните трудности при работа и поддържане на дейностите. Те правят предложения за подобряване на условията, икономически и бизнес въпроси относно закупуване на оборудване и материали, искания за преместване, повишение, освобождаване на работници. Внасят се за разглеждане дисциплинарни наказания и награди на изявени специалисти.

Инструкции за специалист

Наемането на нов мениджър е съпроводено с подготовка и приемане на набор от задължения, права и отговорности. Инструкциите на офис мениджъра включват пълен списък на всички гореописани норми и правила за работа и организация, включително лица или длъжности, подчинени на администратора.

Кариерна стълба

Кариерата на мениджъра се гради върху вътрешното развитие и професионалното израстване, което се състои в подобряване на уменията. Промяна във влиянието настъпва заедно с увеличаване или намаляване на авторитета в очите на подчинените и другите служители. Вертикалната положителна мобилност на позицията се характеризира с успех в постигането на целите, поставени от компанията, инициативност и комуникативни умения, иновативни способности и ефективни методи на работа.

Офис мениджърът е една от най-търсените професии. Ефективният специалист трябва да обърне значително внимание на човешките ресурси, това изискване е включено в отговорностите на офис мениджъра за автобиография. Правилно подбраният и висококвалифициран персонал, базиран на вътрешни лидерски качества, ще окаже положително влияние върху динамиката на развитие на компанията.

За повечето големи и сериозни компании въвеждането на позиция офис мениджър отдавна е необходима мярка за успешно функциониране. Освен това повечето компании, принадлежащи към категорията на средния и малък бизнес, днес все повече започват да въвеждат тази структурна единица в своя персонал. Съответно длъжностната характеристика на офис мениджъра, която напълно разкрива функционалността на този служител, напоследък става все по-актуална.

Каква е функцията на офис мениджъра?

Позицията на мениджърски офис за всяка компания често включва изпълнение на много различни функции. Ето защо, като допълнение към трудовия договор, често е необходимо да се изготви документ като длъжностна характеристика на офис мениджър, в който ясно да се посочват всички отговорности на такъв служител. На първо място, трябва да разберете, че основните изисквания за такъв служител са управлението и контрола на административното подразделение на компанията. По този начин „офис“ не означава конкретно помещение, а отдел на предприятие, чиито специалисти се занимават с изпълнение на административни и управленски функции. Длъжностната характеристика на офис мениджъра трябва да обхваща целия набор от надзорни отговорности, възложени на съответния специалист. По-специално те могат да включват следната функционалност:

• планиране дейността на служителите на административния отдел;
• изготвяне и прилагане на корпоративна култура и етика на комуникация с контрагентите на компанията сред специалистите на компанията;
• организиране и контрол върху функционирането на изградената система за офис управление между отделите на дружеството;
• постоянен мониторинг на наличността на материалите, необходими за пълноценното функциониране на кабинета;
• съставяне на отчети за ръководството с помощта на предварително установени форми.

Разлика между офис мениджър и администратор

Длъжностната характеристика на офис мениджъра може да бъде разширена по преценка на ръководството на фирмата и допълнена с всички необходими задължения, които е необходимо да изпълнява специалист, заемащ съответната длъжност за нормалното функциониране на съществуващото административно звено. Такъв документ се формира малко по-различно от длъжностната характеристика на офис администратор. В последния случай по правило на специалиста трябва да бъдат поверени икономически функции, свързани с организирането на работата на звеното. Трябва да се помни, че мениджърът изпълнява предимно отговорности, свързани с управлението на дейностите на служителите.

Администраторът е отговорен за организирането на условия, които позволяват на всички специалисти да изпълняват напълно възложената им функционалност.

Отговорности на HR специалист

Освен това има и такъв документ като длъжностната характеристика на отдела за персонал. Посочените в този документ отговорности са свързани и с организацията на работата на персонала. Разликата е, че служителят на отдела за човешки ресурси е основно отговорен за наемането на работници и контролира движението на работни места на специалисти в компанията. Организирането на работата на служителите на терен не е негова отговорност.

Офис администратор е ръководна позиция, включена в щатното разписание на много големи компании. Разберете как той влияе върху работата в офиса, с какво се различава от обикновения секретар и какви отговорности включват.

От статията ще научите:

Една от основните тенденции в съвременната офис работа е нарастващата скорост на автоматизация. Съвременните технологии могат значително да опростят работата на секретаря. Много рутинни и дори интелектуални функции вече могат да се изпълняват с помощта на компютърна технология. Единственото нещо, което машините все още не са научили как да правят, е да участват активно в управлението на бизнеса. Големите компании засега не могат без офис администратор, който координира работата им и създава оптимални условия за нея.

С какво се различава офис администратор от секретар и офис мениджър?

Подобна позиция се появи в домашния бизнес сравнително наскоро. Въвеждането му се превърна в необходима мярка за успешното функциониране на повечето големи компании. Като правило, когато се отвори свободна позиция за офис администратор, се определят същите изисквания като за кандидатите за длъжността офис мениджър или :

• опит в административно-икономическата работа и умения за управление на персонала;
• допълнително обучение по мениджмънт;
• познаване на офис оборудване;
• Чуждоезикови познания;
• разбиране на спецификата на дейността на компанията;
• умения за бизнес комуникация и познаване на бизнес етикета;
• точност, ефективност, устойчивост на стрес;

Все още има разлики между тези две професии. Офис администраторът често действа като мениджър, т.е. той ръководи административното подразделение на организацията. Обхватът на правомощията му е много по-широк, както и списъкът с отговорности. Той включва редица управленски и дори контролни функции. На този служител, както и на офис мениджъра, могат да бъдат възложени бизнес функции, но те не са приоритетни.

От офис мениджър до администратор на проекти: тенденции в професията

В момента в административната дейност на офис служителите се появяват . От спомагателни функции постепенно преминава в категорията на управленските дейности.

На административните работници все повече се възлагат традиционни отговорности на администратор на проекти:

1. Планиране и изпълнение на конкретни проекти;
2. Участие в дейността на различни комисии, създадени за решаване на стратегически въпроси на компанията;

Администраторът на проекта е служител, който отговаря за поддържането на документация, подпомага дейността на ръководителя на проекта по отношение на планирането и наблюдението на работата и предоставя на участниците необходимата информация за успешното завършване на работата. Много мениджъри в големи организации са в центъра на пресечната точка на информационните потоци и осигуряват оперативна информационна подкрепа на мениджъра и служителите на компанията.

Описание на длъжността за офис администратор

Основният местен регулаторен документ, регулиращ работата на офис администратора, е длъжностната характеристика. В него ясно се определят неговите служебни задължения, права и сфера на отговорност. Освен това този документ определя изискванията към кандидата по отношение на нивото на образование и професионални умения.

В много компании длъжностните характеристики се разработват въз основа на съществуващите инструкции на секретаря и офис мениджъра, допълвайки ги , описващи административните функции на този служител. Съществена разлика между мениджъра е, че той има редица управленски правомощия: ръководи офис служители, офис работа и логистика.

Длъжностни задължения на офис администратор

Задълженията на офис администратора се регламентират от длъжностната характеристика. По правило той има широк спектър от правомощия и изпълнява функциите на организационен и надзорен специалист. В много организации функциите на секретар, мениджър доставки и мениджър се комбинират в една позиция. В големите компании този специалист се превръща в мениджър, чието подчинение включва: секретариат, куриери, чиновници и обслужващ персонал.

Предлагаме кратък списък със задълженията на офис администратора, които могат да бъдат включени в длъжностната му характеристика:

Подготовка на офиса за работния ден

Рутинните задачи на офис администратора започват с подготовката на офиса за новия ден. Пристигайки на работа, той деактивира системата за сигурност, свързва офис оборудване и проверява наличието на необходимите консумативи и офис консумативи. След това трябва да анализира списъка на посетителите и да се подготви за срещата им: да провери състоянието на рецепцията, да се увери в наличието на рекламни и други материали, да подготви заседателни зали и конферентни зали.

Прочетете също:

Изготвяне на разчети за осигуряване на офиса с всичко необходимо за работа

Полезна статия:Относно, , прочетете в електронното списание.

Това могат да бъдат периодични или еднократни нужди, информация за които може да бъде получена по три начина:

В зависимост от ситуацията (закупуване на канцеларски материали без отчитане на тяхното потребление);

Въз основа на заявки (нуждите се определят чрез събиране на заявления);

Систематичност (отчитат се не само заявките за персонал, но и действителното състояние на нещата);

Поддържане на чистота и ред

Офис администратор е служител, чиито длъжностни задължения включват сключване и преподписване на договори с почистващи фирми и координиране работата на обслужващия персонал. Той трябва да разгледа предложенията, да съгласува избора на компания с ръководството и да подготви необходимата документация за сключване на договор. Управителят трябва да избере подходяща честота на почистване, да определи времето и продължителността му.

Контакти с оперативни служби

Често едно от задълженията, посочени в длъжностната характеристика на офис администратора, е установяването на контакти с оперативните и комунални служби. Ресурсно осигуряване на помещения, навременно извършване на ремонтни дейности, . Той отговаря за осигуряването на съответствие на условията на помещенията с правилата и разпоредбите на промишлената санитария и противопожарната защита.

Транспортна експедиция

Ако организацията разполага с контролна зала и , транспортен отдел, те често се прехвърлят на отговорността на офис администратора. В някои компании служител, заемащ тази позиция, отговаря за бързото предаване на информация, оптимизиране на маршрута, наблюдение на състоянието и разпределение на товара, т.е. частично изпълнява задълженията на специалист логистика.

Организация на деловодството

Областта на отговорност на опитен мениджър често включва организацията на работата в офиса, т.е. създаване на оптимални условия за движение, търсене и съхранение на документи. За разлика от секретарката, той не просто се занимава и управление на изходящи повиквания. Той систематизира, регистрира и контролира изпълнението на служебната документация.

Офис администраторът непрекъснато си сътрудничи със службата за управление на офиса, а в някои случаи дори е неин ръководител.

Услуги за посетители

Работните задължения на офис администратора често включват обслужване на посетители. Той отговаря за съгласуването с посетителите на часа на посещение, , приемат всички дошли, организират приема в съответствие с указанията на ръководството.

Управление на офис персонала

Офис администраторът има редица отговорности, свързани с управлението на персонала под негов надзор. Участва в подбора и разполагането на специалисти от секретариата, планира стратегията и тактиката на работа, изгражда организационната структура. Мениджърът трябва да владее методи за мотивиране на персонала, да знае методи за повишаване на производителността и да бъде пример за професионална етика

Вътрешен контрол

Офис администраторът не само взема редица важни управленски решения, но и следи за тяхното изпълнение. Неговите отговорности включват въвеждане и прилагане на работни процедури, както и спазване на стандартите за корпоративна комуникация. Той контролира речевата култура на своите подчинени при общуване с посетители, , спазвайки правилата на бизнес етикета.