Професионални умения в автобиография на секретар. Образец на автобиография на секретар. Професионален и трудов опит
Във връзка с промяната на мястото на секретаря в управленската структура на модерна компания се появиха по-високи изисквания към нивото на образование на помощник-секретаря, неговата професионална ерудиция, комуникационни умения и способност за решаване на различни бизнес проблеми. Днес професията на секретар-помощник изисква от човек висока подготовка, цял набор от лични и делови качества, обусловени от спецификата на секретарската работа.
Нека се обърнем към многобройните реклами, канещи секретарски асистенти на работа. На кандидатите за тази длъжност се налагат следните изисквания: познаване на офис работата (това предполага познаване на правилата за съставяне и обработка на основните видове управленски документи и основните правила за организиране на работа с документи); Компютърни умения (предполага познаване на текстов редактор MS Word, системи за електронни таблици MS Excelи общо познаване на операционната система Windows); владеене в известна степен на чужд език, по-често английски, по-рядко немски или френски.
В действителност квалификацията и другите изисквания към съвременните секретарки са много по-обширни. За съжаление, когато наема секретар, мениджърът не винаги е в състояние ясно да формулира тези изисквания. А длъжностната характеристика, където я има, не дава пълна представа за задълженията на помощник-секретаря.
Професионалният секретар-помощник трябва да притежава определени знания и умения, да притежава определени бизнес и лични качества. Професията на секретар-помощник изисква високо ниво на основно образование.
Професионални знания и умения, необходими за модерен секретар-помощник, могат да бъдат разделени на три групи:
1. Знания, необходими за документално и информационно осигуряване на управлението и фирмата като цяло. Помощник-секретарят трябва да знае:
Нормативни и методически документи за документация за управление,
Основни принципи на организация на документооборота,
Основи на архивирането,
Основни приложни програми
Руски език, един или повече чужди езици (в зависимост от профила на фирмата).
Съставя и изпълнява основните видове и разновидности управленски документи;
Рационално организирайте работата с управленски документи и поддържайте архив;
Намерете, организирайте и съхранявайте информация;
Използвайте пишеща машина, персонален компютър, принтер и други средства за съставяне, създаване и копиране на документи.
2. Познания, необходими за комуникативна поддръжка на дейността на фирмата и нейната администрация:
Правила за провеждане на делови разговор;
Принципи на организиране на приема на посетители, срещи, командировки;
Съвременни средства за комуникация;
Основи на професионалната етика.
Въз основа на това знание секретарят трябва да може:
Провеждане на бизнес разговори и телефонни разговори;
Организиране на срещи, презентации, бизнес пътувания;
Използвайте съвременни средства за комуникация;
Организира приемане на посетители и телефонно обслужване;
Планирайте работата си, планирайте и спестете времето на вашия мениджър.
3. Познания, свързани с основните дейности на фирмата, нейната вътрешна структура и външни отношения:
Принципи на организация на управленския труд, правни основи на управлението;
Основи на административното, трудовото и стопанското право;
Законови актове и разпоредби, регулиращи дейността на компанията и нейните служители.
Въз основа на тези знания секретарят трябва да може да осигури ефективната работа на мениджъра.
За да станеш добър секретар-асистент не са достатъчни само знания и умения. Необходимо е да притежавате редица бизнес и личностни качества, които са неизменна част от професията.
Основен бизнес качестваизисква се от секретаря:
Организационни умения: способност да организирате собствената си работа, работата на вашия мениджър и работата на офиса, способност за организиране на срещи, презентации, бизнес пътувания, приеми на делегации и други събития;
Отговорност, надеждност: способност за поемане на отговорност, винаги използвайте само внимателно проверена информация;
Точност и старание: навременно и точно изпълнение на поръчките, способност никога да не забравяте нищо и никога да не закъснявате за нищо;
Инициативност и независимост: способността да се вземат самостоятелни решения в рамките на правомощията, без да се чакат инструкции от ръководителя по всяко време;
Преданост към компанията, лоялност: чувство за участие в делата на компанията, способност за проявяване на такт и предпазливост, способност за запазване на поверителна информация;
Способност за опазване на служебна тайна и поверителна информация;
Прогноза: способността да предвиждате инструкциите на мениджъра, освобождавайки ви от необходимостта от подробно планиране и стриктно обяснение на малките детайли на заданието.
Лични качества,необходимо за секретаря:
Комуникативни умения, способност за адаптиране: способност за лесно установяване на контакти с хора, бързо преминаване от един вид дейност към друг;
Добронамереност, учтивост, учтивост, отзивчивост, искрено внимание към хората, желание за помощ на другите, особено в напрегнати ситуации, в крайна сметка - способност за създаване на психологически комфорт в офиса;
Интелигентност: култура на речта, външен вид, работно място;
Тактичност, дипломатичност: деликатност, способност тактично да разрешава всякакви проблеми, да отговаря на всякакви въпроси, без да накърнява гордостта на събеседника;
Трудолюбие, добросъвестност;
Скромност, точност;
Любопитство: желанието постоянно да подобрява нивото на знанията си, да овладява свързани области на дейност и да бъде в крак с най-новите постижения в областта на секретарската работа и дейността на компанията.
И така, можем да кажем, че в началото на 20-21 век. В Русия се формира нов тип секретарска професия - секретар-помощник, съчетаващ не само отговорностите на помощник-мениджър и неговия помощник, но и много други управленски функции. В различните организации отговорностите на помощник-секретаря се различават значително, но може да се проследи обща тенденция: обхватът на дейността им непрекъснато се разширява и ролята му в управленската структура на модерна организация постоянно се увеличава. В същото време се увеличават и изискванията към кандидатите за тази позиция.
Секретар-референтът е висококласен специалист, занимаващ се с творческа работа с хора, документи и информация.
Работата на секретар-асистент се характеризира с разнообразие от изпълнявани задачи, динамична ситуация, необходимост от бързо решаване на проблеми и едновременно участие в няколко вида дейности. Поради тази причина към кандидата, който се опитва да си намери работа, се предявяват редица лични и бизнес изисквания.
Кандидатът може да има сериозни квалификационни изисквания (перфектни познания по деловодство, висше образование, владеене на чужди езици). Ето защо, за да бъдете чути, е важно да форматирате правилно автобиографията на вашия секретар.
Служебни задължения
Обикновено секретарката участва в планирането на работния ден на своя мениджър, телефонните разговори и обработката на писма, получени по електронната и обикновената поща. Освен това той отговаря за изпълнението на инструкциите на висшестоящо лице и поддържането на стенографски запис на срещите на компанията.
Уведомяването на служителите на компанията и преките ръководители за предстоящи бизнес срещи, събития, крайни срокове за подаване на документи и промени в календарния график е само малко допълнение към задълженията на секретаря.
Изисквания към кандидатите
Кандидатът за длъжността изпълнителен секретар трябва да бъде общителен, да има компетентна писмена и устна реч, спретнат, усърден, внимателен и да знае чужд език. Бързата адаптация към екипа и готовността за бързо разрешаване на трудни ситуации са качества, които се ценят високо от ръководството на реномирани компании.
Какво да напиша в автобиографията на секретар-асистент?
Трябва да започнете да пишете този документ, като изброите бизнес и личните умения, които ще бъдат полезни в новата компания.
Една от основните точки на автобиографията на секретаря е полученото образование. Ако сте завършили Факултета по хуманитарни науки с акцент върху чуждите езици, тогава това само ще ви помогне да намерите прилична работа по-бързо.
Много е важно да опишете съществуващия си трудов опит. Трябва да споменете и функционалните отговорности, които е трябвало да изпълнявате на предишните си позиции.
Ако сте напуснали последната си работа с достойнство, можете спокойно да предоставите информацията за контакт на бившия си мениджър. Отделът за човешки ресурси на компанията може да провери информацията, посочена в автобиографията на секретаря, а бившият ви шеф със сигурност ще улесни бързото разглеждане на вашата кандидатура.
Препоръчителните писма от предишни работни места ще бъдат отлично допълнение към вашата автобиография.
Примерна автобиография
По-горе описахме основната информация, която трябва да бъде включена в автобиографията на секретаря, извадка от която сега ще демонстрираме.
Пълно име: Павленко Оксана Викторовна.
Цел: получаване на длъжността секретар-помощник във фирма “Technology X”.
Дата на раждане: 06/12/1969.
Телефон за връзка: xxx-xx-xx-xx.
образование:
1980-1984 г - Московски държавен педагогически университет, специализирана в педагогическата психология.
2001-2006 г - Курсове за усъвършенстване на френски и английски език в KhSU.
Опит:
1985-2009 г - Търговска банка "Златна жила". Заемана длъжност - помощник управител, секретар-пом. Отговорности: преговори с чуждестранни партньори, поддържане на офис документация, превод на нормативна уредба, участие в преговори, съставяне на работен план на управителя, резервация на стаи в чуждестранни хотели за служители в командировка.
Професионални умения: съставяне на работен график, организиране на приеми за колеги и партньори на фирмата, водене на протоколи от срещи, офис работа в съответствие със законовите изисквания.
Допълнителна информация: свободно ниво на владеене на английски език; свободно владеене на програмите Lotus, MS Office, WinFaxPro; скорост на писане - 240 знака в минута.
Адрес на регистрация: Москва, ул. Октябрьская, 64, ап. 247.
Семейно положение: женен, дъщеря на 5 години.
Желана заплата: от 34 хиляди рубли.
Това е само примерна автобиография на секретар, но нейното изпълнение е близко до реалните изисквания.
Познанията за секретарската професия често се ограничават до информация, получена от филми и наблюдения на фрагменти от работата на секретарите в училище, колеж и различни общински институции.
Но е много отговорно и изисква специфични знания и умения. Всичко зависи от областта на приложение на тези знания. Нека да разгледаме примери за автобиография на секретар или по-скоро изискванията към нея.
Раздор между секретарки
Да приемем, че сте завършили университет и искате да работите като секретар в голяма компания. Отделът по човешки ресурси ще ви помоли да попълните автобиография, в която ще трябва да разкажете всичко за себе си.
- Предоставете вашите паспортни данни, включително регистрация и семейно положение;
- Посочете целта за получаване на тази позиция.
- Покажете защо сте по-добри от другите кандидати за тази позиция (Няма нужда да сте скромни тук. Несигурността е най-лошото. По-добре е да напишете: мога, притежавам, кандидатствам, знам.)
- Знанието на чужди езици винаги е добре дошло.
- Компютърните умения дори не се обсъждат. Потребителското ниво не е подходящо. Трябва да сте уверени в работата с различни програми: Word, Excel, Power Point и др.
- Висшето образование в компании от това ниво по правило е задължително.
- Трудов опит, шофьорска книжка, прегледи са добре дошли.
Освен това ще трябва да се характеризирате. Посочете колко сте точни, компетентни, сдържани и т.н.
Нека се опитаме да направим примерна автобиография за секретар
Павлова Галина Сергеевна Цел: получаване на длъжността секретар-помощник/помощник-мениджър Телефон за връзка: xxx-xx-xx-xx Дата на раждане: 10.09.1978 г. Образование: 1996-2001г Хабаровски педагогически държавен университет Специализация: образователен психолог 2001-20003. Курсове за подобряване на английски език в KSU. Трудов стаж: 2006 - 2009 Търговска банка "Прогрес" Длъжност: секретар-помощник, помощник-управител Отговорности: водене на делова кореспонденция и документооборот в съответствие с нормативните изисквания; работа с чуждестранни партньори на английски език; превод на документация от английски на руски и обратно; участие в преговори като; съставяне на планове за работа на ръководителя; резервация на чуждестранни хотели и поръчка на билети чрез интернет. Професионални умения:
- водене на документация в съответствие със законовите изисквания;
- писмени преводи на всякакви документи;
- протоколи от срещи;
- Изготвям работен график на мениджъра за седмица, месец;
- Организирам приеми и преговори, включително VIP гости;
Допълнителна информация: Английски език - безплатен компютър - познаване на MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML програми; офис техника; Машинопис 230 знака/мин. Регистрация: Киров, ул. Амурская, 18, ап. 10. "Семейно положение: женен, син на 4 години. Желана заплата: от 30 000 рубли. Това е само пример за автобиография на секретар, но е близо до реалните изисквания.
Работата на секретарката е интересна, разнообразна и много отговорна. Този човек трябва да изпълнява различни видове управленски задачи, да организира срещи за посетители и гости, да работи с документация и винаги да има представителен външен вид. Преди да напишете автобиографията си за секретарска позиция, прегледайте следните важни насоки.
Какъв трябва да бъде един добър секретар?
Най-често секретарят се занимава с „хартиена“ работа, така че трябва да бъде внимателен и внимателен. Изискват се умения за работа с компютър, основни офис приложения и офис техника.
Допълнително предимство ще бъде владеенето на чужд език, особено ако фирмата работодател има чуждестранни партньори.
Специализацията на образованието не е особено важна. Основното е, че основната му същност се пресича с поддържането на документи, анализирането на информация и способността за бързо намиране на подход към хората.
Сред важните лични качества на секретаря са:
- общителност;
- дружелюбност;
- спокойствие;
- представителен външен вид;
- организация.
Не забравяйте да включите снимка към автобиографията си. Секретарката трябва да има бизнес облекло, подходящ маникюр и спретната прическа.
