Длъжностна характеристика на служител по персонала. Какви са отговорностите на служителя по персонала? Допълнителни функционални отговорности

Отговор на въпроса:

Изискванията за длъжностните задължения на служителя по персонала са предвидени в Квалификационния указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, одобрен с Решение на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. № 37 ( виж по-долу в текста ).

Отговорностите на служител по човешки ресурси може да варират в зависимост от организацията. Някъде функционалността на служител по персонала може да бъде разширена по преценка на ръководството.

Обикновено отговорностите на служител по човешки ресурси включват:

• Поддържане и регистриране на персонала на предприятието и неговите поделения в съответствие с унифицирани форми на първична счетоводна документация.
• Регистрация на приемане, преместване и освобождаване на служители в съответствие с трудовото законодателство, наредби и заповеди на ръководителя на предприятието, както и друга установена кадрова документация.
• Формиране и поддържане на лични досиета на служители, извършване на промени в тях, свързани с трудовата дейност.
• Подготовка на необходимите материали за квалификация, атестация, конкурсни комисии и номиниране на служители за поощряване и награждаване.
• Попълване, водене и съхраняване на трудови книжки, изчисляване на трудов стаж, издаване на удостоверения за текуща и минала трудова дейност на служителите.
• Прави записи в трудовите книжки за стимули и награди за служителите.
• Въвеждането на информация за количествения, качествен състав на работниците и тяхното движение в базата данни за персонала на предприятието, следи за нейното навременно актуализиране и попълване.
• Води записи за предоставянето на ваканции на служителите, следи подготовката и спазването на редовните графици за ваканции.
• Регистрация на пенсионноосигурителна карта, други документи, необходими за назначаване на пенсии на служители на предприятието и техните семейства, установяване на обезщетения и компенсации.
• Проучване на причините за текучеството на персонала, участие в разработването на мерки за намаляването му.
• Подготовка на документи след изтичане на установените срокове на текущо съхранение за депозиране в архива.
• Извършете работа по бране организацииперсонал от необходимите професии,
  специалности и квалификации.
• Участвайте в набирането, подбора и разполагането на персонал.
• Провеждане на проучване и анализ на длъжността и професионалните квалификации
  кадрови структури организациии неговите поделения, установена документация по
  кадрови досиета, свързани с наемане, преместване, наемане и уволнение
  служители, резултатите от сертифицирането на служителите и оценката на техните бизнес качества, за да
  определяне на настоящи и бъдещи потребности от персонал, изготвяне на предложения за
  заемане на вакантни позиции и създаване на резерв за повишение.
• Участвайте в проучване на пазара на труда, за да идентифицирате източниците на удовлетворение
  потребности от персонал, създаване и поддържане на директни връзки с учебни заведения,
  контакти с организацииподобен профил.
• Информирайте служителите организацииотносно наличните свободни позиции.
• Участва в разработването на дългосрочни и текущи трудови планове.
• Следи за настаняването и назначаването на млади специалисти и
  млади работници в съответствие с придобитата в учебното заведение професия и
  специалност, провеждане на техните стажове, участие в адаптационна работа
  новоназначени работници за производствена дейност.
• Участва в изготвянето на предложения за развитие на персонала, бизнес планиране
  кариера, обучение и развитие на персонала, както и при оценка на изпълнението
  обучение.
• Участва в организацията на работата, методологията и информацията
  осигуряване на квалификационни, сертификационни, конкурсни комисии, регистрация на техните
  решения.
• Анализирайте състоянието на трудовата дисциплина и работата на служителите
  организацииПравила на труда, движение на персонала, участие в разработването
  мерки за намаляване на текучеството и подобряване на трудовата дисциплина.
• Следете навременната обработка на приемане, преместване и уволнение
  служители, издаване на удостоверения за текущата и минала трудова дейност,
  спазване на правилата за съхранение и попълване на трудови книжки, изготвяне на документи за
  установяване на обезщетения и обезщетения, регистриране на пенсии за служители и други установени
  документация за персонала, както и въвеждане на съответната информация в базата данни на
  персонал организации.
• Подгответе предписани доклади.

Относно втория въпрос:

Няма единен списък с документи, които трябва да бъдат в отдела по човешки ресурси: всяка организация има свой собствен. Въпреки това Кодексът на труда назовава документи, чието присъствие е задължително в отдела за персонал (например трудов договор, график за отпуски, местни разпоредби).

Следователно задължителните документи на отдел "Човешки ресурси" включват:

1. Трудов договор.На основание чл. 56 от Кодекса на труда на Руската федерация, трудовият договор е споразумение между работодател и служител, според което работодателят се задължава да осигури на служителя работа за определена трудова функция, да изплаща заплатите навреме и в пълен размер, и служителят се задължава лично да изпълнява трудовата функция, определена от това споразумение, и да спазва правилата на вътрешния трудов ред.

2. Трудови досиета.По силата на чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, те са основният документ за трудовата дейност и трудовия стаж на служителя. Всички работодатели (с изключение на работодатели - физически лица, които не са индивидуални предприемачи) са длъжни да водят трудови книжки за всеки служител, който е работил за тях повече от пет дни, ако тази работа е основната за служителя. Нека ви напомним, че процедурата за поддържане и съхранение на трудови книжки е одобрена с Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“. В същото време правилността на извършване на записи в книгите се определя от Инструкциите за попълване на трудови книжки, одобрени с Решение на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69.

3. Приходно-разходна книгаотносно отчитането на формуляри за трудови книжки и вложки в тях, както и книга за трудовото движениекниги и вложки в тях. Тези книги трябва да бъдат номерирани, завързани, заверени с подписа на ръководителя на организацията, а също и запечатани с восъчен печат или запечатани (клауза 41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки).

4. Персонал и график на отпуските.Задължението за изготвяне на график за отпуски е категорично посочено в чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация. Но Кодексът на труда не предвижда задължително поддържане на щатно разписание, въпреки че неговият формуляр № Т-3 е одобрен с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1.

На 1 януари 2013 г. влезе в сила новият федерален закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ и всяка организация има право да разработва свои собствени форми на първични счетоводни документи. Задължителните унифицирани формуляри ще останат само за бюджетните организации.

Регулаторните органи и съдилищата обаче почти винаги изискват този документ, когато разглеждат трудови спорове. Наличието на щатно разписание и промените в него ни дава основание за освобождаване на работници с цел намаляване на броя или персонала на работниците. Таблицата с персонала ще позволи на работодателя да планира разходите си за заплащане на персонала.

5. График за време.Във всяка организация трябва да се води график на работното време на основание чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, който задължава работодателя да регистрира точно работното време на всеки служител.

6. Лични карти и заповеди за личния състав.Формулярите на тези документи са установени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1. Изисква се лична карта (формуляр Т-2) поради изискванията на Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, тъй като работодателят дублира вписванията в трудовата книжка в нея и е длъжен да запознае служителя с всяко такова вписване (клауза 12). Освен това този документ съдържа личните данни на служителя, така че трябва да се съхранява в сейф, така че неупълномощени лица да нямат достъп до него.

Заповедите (за наемане (формуляри Т-1, Т-1а), за преместване (формуляри Т-5, Т-5а), за повишаване (формуляри Т-11, Т-11а) и др.) също са задължителни, т.к. на тяхна основа се дава отпуск на служителя, изпраща се в командировка, счетоводният отдел изчислява и извършва плащания и др.

7. Заповеди по основна дейност.Първо, такива заповеди трябва да се съхраняват отделно от заповедите за персонала, и второ, те трябва да имат подпис на ръководителя и, в някои случаи, визи за одобрение.

8. Длъжностни характеристики на служителите.Кодексът на труда не съдържа никакво споменаване на длъжностни характеристики, въпреки че те са неразделен инструмент за регулиране на трудовите отношения. Rostrud в писмо № 3042-6-0 от 09.08.2007 г. отбеляза, че това не е просто официален документ, а документ, определящ задачите, квалификационните изисквания, функциите, правата, задълженията и отговорностите на служителя. Освен това този отдел препоръча разработването им за всяка позиция (включително свободни), налична в щатното разписание, като отбеляза, че длъжностната характеристика може да бъде както приложение към трудовия договор, така и отделен документ.

9. Одитен дневник.Задължението за поддържане на този дневник е установено от чл. 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. № 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол“. В такъв дневник регулаторните органи записват извършената проверка. Стандартната форма на списанието е одобрена със заповед на Министерството на икономическото развитие на Русия от 30 април 2009 г. № 141. Не забравяйте, че списанието трябва да бъде зашито, номерирано и заверено с печата на юридическо лице или индивидуален предприемач.

10. Дневник за служители, напускащи командировки от изпращащата организация (приложение № 2). Дневник за служителите, пристигащи в организацията, в която са командировани(Приложение № 3).Задължението за поддържане на тези дневници е установено от Процедурата за записване на служители, които напускат командировки от изпращащата организация и пристигат в организацията, в която са изпратени, одобрена със Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 11 септември 2009 № 739n.

11. Местни разпоредби.Това е доста голям пакет от документи, тъй като именно с тези актове работодателят регулира дейността си и определени процеси в компанията. Въпреки това местните разпоредби могат или не могат да съществуват в организацията. Има обаче актове, които работодателят е длъжен да разработи и приложи във всяка организация:

- Правилник за вътрешния трудов ред- първият и най-важен местен регулаторен акт, който регулира процедурата за наемане и освобождаване на служители, основните права, задължения и отговорности на страните по трудов договор, работно време, периоди на почивка, стимули и наказания, прилагани към служителите, както и други въпроси, регулиращи трудовите отношения с даден работодател (член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация). Иска се при почти всякакъв вид трудови спорове.

- Правилник за възнагражденията(допълнително е възможно да се изготви отделна разпоредба за бонуси, ако няма раздел за бонуси, надбавки и допълнителни плащания в правилника за възнагражденията или вътрешния трудов правилник). Необходимо е по силата на чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който системите за възнаграждение, включително тарифни ставки, заплати (служебни заплати), допълнителни плащания и обезщетения с компенсаторен характер, включително за работа в условия, отклоняващи се от нормалните, системи за допълнителни плащания и стимули надбавките и системите за бонуси се установяват с колективни договори, споразумения и местни разпоредби.

- Правила за съхранение и защита на личните данни. По силата на чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят трябва да има местен акт, установяващ процедурата за съхраняване и използване на личните данни на служителите.

Така по-горе изброихме всички документи, които трябва да има във всеки отдел по човешки ресурси.Има обаче и такива, които се разработват и утвърждават само в конкретна организация, в зависимост от спецификата на дейността. По този начин, в допълнение към местните разпоредби, могат да бъдат разработени разпоредби относно търговската тайна, официалните разследвания, сертифицирането, изпитателните срокове и др. Освен това, в зависимост от условията на труд, график на смените, списък на длъжностите за служители с ненормирано работно време и могат да се появят договори за колективна или индивидуална финансова отговорност и др.

1. форми на дневници за регистрация на документи;

В хода на своята дейност организациите поддържат различни счетоводни и регистрационни дневници, включително директно в службата за персонал.

Поддържането на регистрационни файлове помага, ако е необходимо, да се улесни търсенето на необходимата информация или да се направи избор за всеки анализ.

За повече информация относно дневниците, тяхното предназначение, задължителна поддръжка и периоди на съхранение вижте таблицата по-долу.

Примери за дизайн на списание можете да видите, като следвате връзките:

Задължително

Подробности в материалите на Системата за персонал:

1. Отговор:Как да създадете списък със случаи в службата за персонал

Предназначение на номенклатурата на делата

Обикновено списъкът със случаи се съставя като един документ за цялата организация. Освен това включва номенклатури на отделни отдели. Например офис, секретариат, финансов отдел, административен отдел, отдел човешки ресурси.

Видове списъци с дела

Има три вида номенклатура на делата: стандартна, приблизителна и индивидуална.

Стандартната номенклатура на делата предоставя задължителен списък на случаите, които се отварят в подобни организации. По правило стандартната номенклатура се разработва в институции, които имат широка мрежа от подчинени организации.

Приблизителната номенклатура на делата е подобна по предназначение на стандартната номенклатура. Той също се разработва за организации от същия тип, но има само консултативен характер. Това означава, че подчинените предприятия получават правото сами да решават дали да приемат документа като образец или да разработят своя собствена схема на работния процес.

Всяка организация разработва индивидуална номенклатура на случаите. В този случай заглавията на делата и периодите на съхранение на документи се прехвърлят изцяло към него от стандартната или приблизителната номенклатура. Ако организацията няма стандартна или приблизителна номенклатура на случаите, тя разработва индивидуална номенклатура самостоятелно.

Тези видове номенклатура на случаите са предвидени в Държавната бюджетна образователна институция, одобрена от Държавната дума.

Срокове за утвърждаване на описа на делата

Номенклатурата на делата трябва да бъде разработена и одобрена от организацията в края на всяка календарна година и въведена в сила от януари на следващата година. По правило службата за управление на архивите на организацията (офис, секретариат) отговаря за разработването на номенклатурата. Основната задача на длъжностното лице, ръководещо това структурно звено, е да събере части от бъдещата унифицирана номенклатура от всички отдели на организацията, да ги обобщи, да направи необходимите промени и да придаде на документа установената форма. След това документът трябва да бъде съгласуван с експертната комисия на компанията и с архивната служба (в организацията се създава експертна комисия за определяне на стойността на документа и се състои по правило от служители на пълен работен ден). След като проектът на номенклатурата на делата получи одобрението на специалистите, началникът на службата за управление на офиса трябва да постави своя подпис върху него. В окончателния вариант документът трябва да бъде одобрен от ръководителя на организацията, като върху него се постави печат за одобрение.

Номенклатура на кадрово обслужващите дела

Попълване на списъка с дела

Попълнете колоните в следната последователност - № 1, № 2, № 4, № 5. Данните в колона № 3 се въвеждат последни, а именно в края на календарната година, когато точният брой складове единици (томове, папки, книги, списания) стават известни).

Колона No 1 от описа на делата

В колона No 1 от номенклатурата се вписват индексите на всеки случай. Индексът се състои от две части: номера (кода) на структурното звено в съответствие с щатното разписание на организацията и серийния номер на делото, образувано в службата за персонал. Индексите на случаите са обозначени с арабски цифри. Например 05-07, където 05 е кодът на службата за персонал според таблицата с персонала, 07 е поредният номер на делото (папката) според номенклатурата на делата. Разделете групите индексни номера с тире. Впоследствие пренасяйте индексите на делата от номенклатурата върху гръбчетата на папки (класьори), а при предаване на делата в архива - върху корицата на делото. Случаите, съдържащи проблеми, които не са решени в рамките на една година, трябва да бъдат включени в списъка за следващата година със същия индекс. Такива случаи включват например лични карти, трудови книжки и счетоводни дневници.

Колона No 2 от описа на делата

В колона № 2 от номенклатурата посочете заглавията на файлове (папки) на всички документи, с които работите (входящи, изходящи, вътрешни), както и справочни и регистрационни материали (картотеки, дневници (книги) за счетоводство и издаване документи). Не включвайте в номенклатурата заглавия на печатни издания (бюлетини, тарифи и други справочни материали).

Подредете заглавията на казусите в определена последователност. Тази последователност зависи от важността на включените в делото документи. Първо избройте заглавията на случаите, съдържащи организационна документация - Правилник за отдела по човешки ресурси и длъжностни характеристики на служителите,. След това въведете заглавията на случаите, съдържащи административна документация - заповеди за наемане, преместване и освобождаване на служители, наказания, стимули, командировки. След това посочете заглавията на случаите със счетоводна и справочна документация - щатни разписания, лични карти, графици за отпуски, дневници за служители, изпратени в командировки и др. Попълнете списъка с официална вътрешна кореспонденция (доклади, обяснителни бележки, представителства).

Съвет на редактора : след като изброите заглавията на всички съществуващи дела в номенклатурата, в колона №1 поставете още няколко индекса като резервни номера, а в колона №2 оставете свободно място. Това е необходимо, за да се вземат предвид нови, непредвидени преди това случаи, които могат да възникнат в службата за персонал през годината.

Колона No 4 от номенклатурата на делата

В колона № 4 от номенклатурата се посочва срокът на съхранение за всеки файл и номерата на съответните артикули, както са одобрени. Когато попълвате тази колона, имайте предвид, че номенклатурата трябва да съдържа заглавията на всички дела, открити през годината. В същото време въведете личните досиета на служителите, независимо от техния брой, в номенклатурата като един файл или като два файла, например „Лични досиета на ръководни служители“ и „Лични досиета на служители“. Основата за това разделение са различни срокове на съхранение: личните досиета на ръководителите се съхраняват постоянно, а личните досиета на служителите са с ограничен срок - 75 години (утвърден списък). Като едно нещо, включете личните карти на служителите, както и трудовите книжки, в номенклатурата. Отделен въпрос в номенклатурата ще бъде всеки дневник или счетоводна книга, поддържана от отдела за персонал.

Колона No 5 от описа на делата

В колона № 5 от номенклатурата направете бележки за създаването на дела, за прехвърлянето на дела, за разпределянето на дела за унищожаване, за лицата, отговорни за образуването на дела, за прехвърлянето на дела на друга организация, и т.н. Например бележка може да изглежда така: „Делото е образувано на 13.01.06 г.“, „Оригиналните документи се съхраняват в общия отдел“ и т.н. Такива бележки могат да се поставят през целия период на валидност на вещ.

Обобщена справка за броя на делата

В края на календарната година службата за управление на записи на организацията (друга служба, отговорна за съставянето на номенклатурата на файловете) трябва да изготви окончателен запис за броя на отворените файлове (томове, части) за постоянно и временно съхранение (GSDOU, одобрен ).

Нина Ковязина,
Заместник-директор на Департамента по образование и човешки ресурси на руското Министерство на здравеопазването

2. Отговор:Какви счетоводни и регистрационни дневници трябва да се водят в службата за персонал

Видове списания

В хода на своята дейност организациите поддържат различни счетоводни и регистрационни дневници, включително директно в службата за персонал. Като цяло, всички дневници имат за цел да водят записи и да структурират някое от следните:

Поддържането на регистрационни файлове помага, ако е необходимо, да се улесни търсенето на необходимата информация или да се направи избор за всеки анализ. Например, можете бързо да определите кога за последен път дойде инспектор от Rostrud.

Всички счетоводни и регистрационни дневници, използвани от службата за персонал, могат да бъдат разделени:

• задължително за поддръжка;
• до препоръчан.