Пример за попълване на график в училище. Формуляри за отчитане на работното време: правила и санкции. Възможни необичайни ситуации при попълване на формуляра

Във всяка организация е задължително да се води график за работното време. Правилата за дизайна на този документ, неговата цел и готов пример, който може да се използва като проба - всичко това е разгледано по-долу.

Можете да изтеглите примерен формуляр в края на статията.

Планираната продължителност на смяната и общият брой работни дни в месеца почти винаги ще се различават от реално отработените часове и дни. За да се запише фактът, се води лист за време: той ви позволява да съберете цялата информация за действително отработеното работно време.

Целта на този документ е двойна:

1. Получете информация за целия период на работа.
2. Получаване на данни за неявяванията за същия период.

Такава информация ще бъде полезна преди всичко за счетоводител. Някои инспектори също ще се нуждаят от информация - съответното описание е дадено в таблицата.

Формуляр: формуляр и образец

Всяка компания има право да използва собствена извадка или да следи работното време чрез специален формуляр Т-12. Можете да вземете формата му за основа (дадена е по-долу) и да я адаптирате към нуждите на компанията.

Документът се състои от 3 основни части:

1. Заглавната страница съдържа единна система от кодове, които се използват за обозначаване например на допълнителни почивни дни (за извънреден труд), отпуск по болест, престой по вина на работодателя и др. Всяко обстоятелство има буквен и цифров код.
2. Втората (таблична) част е фактическото отчитане на работното време. Извършва се ежедневно (включително почивни и празнични дни).
3. И третата част също е представена под формата на таблица. Предоставя информация за плащания на заплати (суми, часове и дни, процент).

Ето как изглежда празен формуляр T-12.

Заедно с формуляр T-12 има и T-13. Липсва последната (трета) част - тоест този документ е обикновен график за отчитане на работното време, без изчисления на заплатите. Примерен завършен документ е показан по-долу.

Процедура

Документът се поддържа от специално назначени служители: те записват работното време за всеки ден. По правило лицето, отговорно за правилната регистрация, е директорът на структурно звено (например отдел продажби). Неговият заместник също може да сподели отговорността. Ако фирмата е достатъчно голяма, въвеждат специална позиция на хронометрист, който записва цялата информация.

Във всеки случай отговорните лица винаги се назначават от управителя, за което се издава съответна заповед (безплатен образец) - например документът, показан по-долу.

ЗАБЕЛЕЖКА. Всички отговорни лица трябва да прочетат текста на заповедта и да я подпишат и датират.

Най-общо редът изглежда така:

1. Отговорното лице записва информация за всеки ден.
2. След попълване (след месец) документът се изпраща в отдел Човешки ресурси.
3. След отдел "Човешки ресурси" влиза в счетоводството.
4. Последният подпис остава при ръководителя на структурното звено.

ЗАБЕЛЕЖКА. Когато документът е попълнен и подписан от всички отговорни лица, той се архивира и изпраща в архива за съхранение. Минималният срок на годност е 5 години. Но ако работата в предприятието се извършва в опасни и вредни условия, времето за съхранение се увеличава значително - най-малко 75 години.

Как да попълните график: инструкции стъпка по стъпка

При попълване се използва унифицирана система за означение. В графика се записва отработеното време в съответствие с правилото „една позиция се назначава на една позиция“. Вземат се предвид само служителите, които имат трудов договор, включително вътрешните работници на непълно работно време - за тях по-специално информацията трябва да се въвежда два пъти.

Не се вземат предвид данни за следните служители:

• работници неофициално;
• външни работници на непълно работно време;
• работи на граждански договор.

Процедурата по попълване изисква правилен дизайн на заглавната страница и на действителната таблична част.

Заглавна страница

Тук се записва следната информация:

1. Име на фирмата (разрешена е кратка версия, например Alpha LLC).
2. Кодове за OKUD и OKPO.
3. Номер – фирмата избира собствена система за номериране. Например, често срещана опция е да се задават номера последователно през цялата календарна година.
4. Отчетен период – т.е. месец с начална и крайна дата на поддържане на документи.
5. Под дата на съставяне разбираме последния ден, след който трябва да бъде подписан от всички отговорни служители. След това документът отива в архива.

Таблична част

Тук трябва да попълните всички полета:

Информация за изчисляване на заплата

Ако се поддържа формуляр T-12, този раздел също се попълва. Тук се записва информация основно за 2 форми на плащане:

1. Действителната заплата (обозначена с 4-цифрен код 2000).
2. Плащания за ваканционни дни (обозначени с код 2012).

Всички суми се дебитират от така наречената кореспондентска сметка - тя ще бъде една и съща, независимо от вида на плащането.

Както обикновено, работните часове се записват въз основа на общия брой дни и часове.

В края на документа всички упълномощени служители подписват:

• лице, поддържащо документа (ако има такова)
• HR представител;
• началник отдел.

Видео инструкции за регистрация

Видео коментар за попълване:

Допълнителен лист

Има няколко случая, когато самият график не е достатъчен, тъй като счетоводството включва записване на допълнителна информация. След това трябва да съставите друг лист:

1. Ако служител напусне в средата на месеца или в началото. В този случай всички действително отработени дни и часове се записват на допълнителен лист. И във формуляра записват „Уволнен” точно на датата, на която е уволнението. След това документът се предава заедно с допълнителен лист.
2. Ще е необходимо и когато служителят не е работил, но не е осъществил контакт и не е уведомил причините за отсъствието си. Ако той никога не се е явил (или не е взел документи, потвърждаващи основателната причина) и е настъпил моментът за предаване на документа, се въвежда код 30 (буквено обозначение „NN“).

В такива случаи е по-добре да направите всички маркировки с молив. Ако по-късно се окаже, че служителят например е получил отпуск по болест, той трябва да постави знак на код 19 (буква „B“).

Обобщено счетоводство: особености на изчисление

Ако нормалният брой часове (8 часа на ден и 40 часа седмично) не може да бъде спазен, тогава общото количество действително отработено време се определя като проста сума. Тази процедура съществува в предприятия, които:

• работа денонощно, на смени;
• използвайте гъвкав график;
• организиране на ротационна работа.

След това основното понятие става счетоводният период. – календарен месец, 1-во тримесечие или цяла година. Конкретният интервал се избира в зависимост от характеристиките на предприятието. Например, ако се очаква работа в опасни и вредни условия, тогава за основа се взема период от 1 тримесечие.

Ако за определен период от време служителят не е работил по уважителни причини, тогава това време не се взема предвид (т.е. напълно се изключва).

Нестандартни ситуации: какво да правя

В повечето случаи изготвянето на документ е доста просто, тъй като счетоводството се основава на равномерно, равномерно разпределение на работното време за всеки служител. Този ред обаче често се нарушава поради определени обстоятелства, например:

1. Ако колега поиска отпуск и ръководителят не възрази, тогава се записват само действително отработените часове (в цели числа). Отсъствието се обозначава със знака „I” или две цифри „01”.
2. Ако е болен, тогава те поставят "B" и оставят полетата в долната част празни. Разбира се, наличието на болничен е задължително условие за такава бележка.
3. Ако е планирано и служителят го е взел по споразумение, в съответствие с настоящата процедура, те поставят обозначението „NV“ (в цифровата версия, код „28“). Има моменти, когато истинските причини за отсъствието са временно неизвестни. След това можете да поставите „NN“, но ако ситуацията стане ясна, се избира подходящото обозначение и „NN“ се зачертава.
4. Ако колега е бил в командировка, отбележете „К“. Когато той официално се завръща и започва обичайните си задължения, те поставят буквата "I".

Как да направите промени

Записването на работното време включва записване на информация, която може да се промени през деня или седмицата, поради което графикът на работното време предвижда възможност за извършване на промени. Трябва да се направят корекции, за да се отрази фактическата ситуация, чиято истинност е документирана.

Има 2 начина за извършване на корекции:

1. Възможно е да има неточности, но документът е допълнен с така наречения формуляр за корекция. Двата документа се подават за проверка заедно.
2. Оригиналният документ се коригира, но не се съставя допълнителен формуляр. След това трябва внимателно да задраскате всички грешни данни. Това се прави с помощта на хоризонтална линия. Ако в съседни полета се съдържа грешна информация, един ред се зачертава.

В този случай трябва да се направи подходящо вписване, което да обяснява подробно ситуацията, например.

Воденето на график се извършва от всяка компания, тъй като отразява важна информация за всички служители, което ви позволява да контролирате трудовата дисциплина. Графикът съдържа информация за времето, отработено от всеки служител. Въз основа на тях ръководството решава кого да награди, кого да накаже с намаляване на бонусите, а счетоводителят изчислява заплатите.

За работно време се счита разпределението на това време в рамките на един календарен период. Той стриктно регламентира продължителността на работната седмица, която е както следва: пет работни дни/два почивни дни; шест работни дни/един почивен ден; плъзгащ се (сменен) график; както и ненормирано работно време, начален и краен час на работа, последователни работни/неработни дни и много други.

Специалният режим включва ненормирано работно време. Той предвижда възможност служител да бъде ангажиран от началниците си да изпълнява задълженията си извън установеното работно време.

Друг режим е g гъвкав график. Тук работното време се определя по споразумение на страните. Контролът върху работното време на персонала се осъществява от администрацията.

На практика се използват три вида счетоводство:

• ежедневно— продължителността на ежедневната работа е в съответствие с установеното законодателство. Началото, краят и продължителността на работния ден не се променят;
• седмично- дневното работно време може да варира, но седмичните стандарти ще се спазват стриктно;
• обобщени- подобно на предходния, само отчетният период е месец, тримесечие и т.н.

Правила за поддържане на график за време или как правилно да съставите график за време

Графичен лист: как да го попълня? По-долу ще отговорим подробно на този въпрос. Графиците се водят както на електронен носител, така и на хартиен носител, като последният е задължителен. Попълването на данни само на компютър не е приемливо.

Можете да изтеглите безплатно график, неговия формуляр, образец или формуляр в Интернет. Пример за попълване на лист за работно време, както и попълнен лист за работно време, можете да видите и в програми като Консултант Плюс и Гарант.

Графикът се отваря на първия ден от всеки месец. Обикновено се предоставя на счетоводния отдел два пъти: преди да се изчисли аванса и след това преди да се изчисли заплатата.

На всички служители на организацията се присвоява персонален номер, който се използва в документите за контрол на труда и заплащането.

Промени поради наемане на нови или освобождаване на стари служители се извършват само въз основа на официални заповеди от ръководството.

Временно наетите работници и стажантите, на които е осигурено възнаграждение, също се включват в разписанието. Но! Работещите по граждански договор не се записват, а на непълно работно време се предоставя отделен личен номер.

Графикът трябва да се попълва всеки ден в продължение на цял месец, а в последния работен ден се сумира общата сума за всеки служител: колко отсъствия има и колко отработени часове. За да попълните график, имате нужда от формуляр T-12 или T-13 по отношение на подробностите, те са почти идентични.

Нека да разгледаме инструкциите стъпка по стъпка за изготвяне и изпълнение на график въз основа на тези формуляри.

1. Най-отгоре трябва да посочите името на фирмата. То трябва напълно да съответства на името, посочено в учредителните документи.
2. След това попълнете разделите „Дата на съставяне“ (често това е последният ден на отчетния месец) и „Номер на документа“.
3. Клетката „Отчетен период“ съдържа диапазона от 1-ви до последния ден на месеца.
4. Първата колона на първия раздел („Отчитане на работното време“) съдържа серийните номера на персонала.
5. Колони 2 и 3 се попълват въз основа на лични карти (формуляр № T-2)
6. 4-та и 6-та колона са кодът на разходите и дневният брой отработени часове.
7. 5-та и 7-ма колона са междинни резултати съответно за първата половина на месеца и втората. Горната клетка съдържа отработените дни, долната клетка съдържа отработените часове.
8. Колони от 8 до 17 се попълват в края на месеца. Общият брой отработени дни не включва почивните дни, командировките, отсъствията на служителите, т.е. тези дни, когато лицето действително не е било на работното място.
9. 8-та колона е сумата от горните клетки от петата и седмата колона.
10. 9-та колона е сумата от долните клетки на петата и седмата колона.
11. 14-та и 16-та колона са броят на часовете и дните.
12. Колона 15 съдържа кода на причината за неявяване.
13. Колона 17 - общият брой почивни дни за месеца.

Вторият раздел на графика се поддържа от счетоводния отдел.

График на работното време: символи, кодове и съкращения

Има общо 36 кода в графика на служителите. Всеки индикатор има буквено и цифрово обозначение. По-долу е дадена разбивка на графика за време:

Програми за поддържане на графики

За да попълните графики на компютър, има много програми, които могат да бъдат поръчани в Интернет. Благодарение на тях създаването на електронен график няма да бъде трудно. Нека да разгледаме най-популярните сред потребителите.

Всички операции, функции и възможности са максимално опростени и са предназначени да намалят такъв трудоемък и отнемащ време процес като отчитането на работните часове.

Програмата има интуитивен интерфейс и ви позволява да създавате графици на смени. За да научите как да го използвате, не са необходими курсове. Програмата за разписание е написана в Excel. Има счетоводни възможности:

• работни часове;
• нощно работно време;
• дневно работно време;
• време на неработоспособност на служителя;
• отработени часове през почивните дни и празниците;
• отсъствие от работа;
• дефекти или преработка.

Програма за разписание

Тази програма също е проектирана да отчита работното време. Може да се поръча онлайн за 700-800 рубли. За да се запознаете с това как работи, можете да изтеглите безплатно пробна версия на графика. Ако има всичко необходимо, тогава можете да го купите. Това ще изисква регистрация и плащане, след което ще получите регистрационен ключ, който премахва всички ограничения.

Напишете въпрос във формата по-долу:

График за времее установен документ, който съдържа информация за спазването на работното време от всеки служител.

Всяко предприятие трябва да има такъв документ в един екземпляр; неговият дизайн има редица нюанси, които ще обсъдим подробно в тази статия, а също така ще предоставим образец за попълване на график.

Уважаеми читателю! Нашите статии говорят за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е уникален.

Ако искате да знаете как да решите точно вашия проблем - свържете се с формата за онлайн консултант вдясно или се обадете по телефона.

Как да попълните график за време

Допустимо е да се попълни един общ график за цялата организация или за всяко структурно звено поотделно.
Той отразява надеждна информация за използването на работното време от служителите на това предприятие. Хронометристът отбелязва както действително отработеното, така и неотработеното време. Това може да бъде: престой, болест, командировки.

Графикът може да се поддържа по два начина

Има готови унифицирани формуляри, одобрени от съответните органи:

• Ако предприятието е въвело заплати, базирани на време, тогава се използват формуляри T-13 и T-12.
• Ако съществува, тогава предприятието има право да разработи свои собствени форми и форми за счетоводство и контрол.

Формуляр Т-12 - попълва се ръчно.

Формуляр Т-13 - използва се там, където е възможно да се автоматизира обработката на счетоводни данни.

Във формуляра T-12 записите се правят с химикал, внимателно, без да се правят петна, на ръка. Коректорът не може да се използва.

Раздел 1 (колони 1–6) е форматиран в таблица.

Четвъртата колона съдържа 2 реда за отбелязване на присъствието или отсъствието на служителя. Функция за пълнене:

• първият ред се попълва с главни букви (символи);
• вторият ред съдържа цифра, показваща броя на отработените часове за определен период;

Раздел 2 се попълва от счетоводител.

Този раздел е представен под формата на таблица, в която се въвеждат номера на графика за всеки служител, неговата заплата и отработените часове. Въз основа на тези данни се изчисляват заплатите.
На четвъртата страница на формуляра въвеждате данни, които ще ви помогнат при съставянето на статистически отчети. Попълва се съгласно специални инструкции.

Втори начин на провеждане

Във формуляра T-13 някои колони вече се попълват автоматично: отдел, фамилия и професия на служителя, номер на графика.

Приети конвенции.

Пълният списък можете да видите във формуляр Т - 12. Някои основни са представени в таблицата:

• Работно време Буквено означение Цифров код.
• Редовно посещение I 01.
• Нощни часове N 02.
• Пускане в празнични и почивни дни RP 03.
• Рециклиране от 05.
• Командировка K 06.
• Почивка от 09.
• Допълнителен отпуск ОД 10.
• Учебен отпуск U 11.
• Съкратено работно време за ученици по време на работа LV 12.
• Учебен отпуск за ваша сметка UD 13.
• Отпуск по майчинство R 14.
• Отпуск за отглеждане на дете до 3 г. ОВ 15.
• Почивка за ваша сметка здравна застраховка 17.
• Отпуск по болест B 19.
• Съкратено работно време за Шампионска лига 21.
• Отсъствие от работа PR 24.
• Неработни дни, почивен ден 26.
• Отсъствие по неизвестна причина NN 30.

Основни форми на разписание

Фигура 1. Формуляр T-12.

Фигура 1 показва пример за правилно записване на времето за тази категория работници, чието работно време е законово намалено.

Така в навечерието на официалните празници работният ден е по-кратък от обичайното с един час. Всички служители на организации се ползват от това право. Числото седем е вписано в отчетната карта.
Пример. От служител Сидоров В.П. Работният ден е 7 часа. Преди ваканцията ще са 6 часа и в отчета ще се впише числото шест. Тази точка трябва да се спазва, за да се избегне рециклирането.

Фигура 2. Формуляр T-13.

Кой има право да попълва ведомостта

Може да се попълни от всеки служител, определен със съответната заповед. Например:

• Хронометрист - при наличие на длъжност в щатното разписание. Попълването на графика ще бъде негово пряко задължение.
• Друг член на персонала. За него воденето на разписания е едно от основните му задължения. Следователно, наред с други, той е предписан или в трудовия договор, или в длъжностната му характеристика.
• инспектор по човешки ресурси.
• Всеки друг служител, на който са възложени тези задължения.

Типични грешки, открити в отчетните карти

Ситуация 1.

Служителят отива в пореден отпуск. Спомняме си, че ваканционните дни са включени в броя на календарните дни и не са отбелязани с буквата „B“ (почивен ден). Можете да поставите символ под формата на “OT”, или число – “09”.

внимание! Ако по време на ваканцията има неработен(и) празник(и), той(ите) не се считат за календарен ден. В отчета той е посочен като почивен ден: използва се символът „B“ или числото „26“.

Пример. Служителят Ричков В.В. ползва отпуск за 14 календарни дни от 04.06 до 18.06. Имайте предвид, че 12 юни е официален празник. Графикът ще бъде попълнен, както е показано на фигура 3.

Ситуация 2.

Служителят, докато бил в отпуск от 1 до 15 юни, се разболял. Той уведомява администрацията на предприятието за заболяването си от 4 юни до 9 юни (6 дни). Има болничен лист.
Отпускът му ще продължи 6 дни, които не е използвал поради заболяване.

В този пример служителят е използвал три календарни дни отпуск, след което се е разболял и са му останали още 11 календарни дни. Той трябва да се върне на работа на 22 юни.

Как да попълните график за работници на непълно работно време

Ако работникът на непълно работно време „идва“ от друго предприятие, тогава той се вписва на отделен ред в графика и му се присвоява личен номер на персонала.
На основния служител, който изпълнява допълнителна работа като работник на непълно работно време, се определят два номера на персонала според два различни графика за работно време.
Или като опция се води един лист за работно време, но за всяка длъжност, която заема, има отделен ред и два различни лични номера.

Специални случаи на регистриране на командировка в график

Когато определяте продължителността на командировки, ваканции или други моменти, можете да използвате следните препоръки:

1. Командировката се отбелязва с буквата “К”. Продължителността на командировката се отбелязва в съответната заповед.
2. Ако, докато служителят е в командировка, има почивен ден или празник, тогава той ще бъде заплатен в двойна ставка. Отчетната карта е отбелязана с „K M“, а не с изхода „B“.

Как правилно да маркирате командировка, ако служител е в отпуск по болест? Казус от практиката.

По производствени причини администрацията на предприятието решава да го извика и да го изпрати в командировка още преди „закриването“ на отпуска му по болест. В тази ситуация действията на администрацията и служителя са нарушение на трудовото законодателство.

Хронометристът всъщност попълва графика по следния начин:

1. Фактът на отсъствие (заболяване) преди началото на командировката се обозначава със символ „Б“.
2. Със символ “К” се отбелязват дните на командировката.
3. След като се върнем от него, поставяме или „B“ (ако отпускът по болест все още не е затворен), или „I“ - ако отпускът по болест е затворен.

Но ако попълните отчета по този начин, може да има последствия.

Риск 1.Ако записите изглеждат така: „Б“ (болест), „К“ (командировка), след него – „Аз“ (явяване на работа), без покриване на отпуск по болест, тогава FSS на Русия няма да признае броя на дни служителят е бил в командировка част от обезщетението за болест.

Риск 2.Ако отчетът е попълнен по следния начин: „B“ (болест), „K“ (командировка) и след него - продължаване на болестта „B“ - тогава FSS ще откаже да компенсира цялата сума на обезщетението .

Трябва да се помни, че обезщетението се изплаща за болест. Ако един служител се върне на работа, това означава, че е работоспособен.

1. Хронометристът попълва формуляра само ако има основание: заповед или писмена заповед или други документи.
2. В унифицираната форма се въвеждат всички предвидени в нея реквизити и се попълват всички редове. Непопълнените редове трябва да бъдат задраскани.
3. На месец се съставят два графика за работно време, за първото полугодие и второто, ако заплатите се изчисляват два пъти месечно.
4. Грешките, направени при попълване на отчетната карта, се коригират съгласно строго установени правила: първо неправилните записи се задраскват с един ред, а правилните се записват над тях. Служителят, който попълва графика, полага своя подпис и всички лица, отговорни за този документ, се подписват.
5. Ако хронометристът все още не знае защо служителят не се е появил на работа, тогава графикът ще бъде маркиран като NN. При предоставяне на подкрепящи документи отчетната карта се коригира.

Кой има нужда от справка и защо?

Той, като основен документ, е необходим:

1. Счетоводство.Въз основа на този документ се изчислява заплатата на служителя. Отчетната карта потвърждава факта, че служителят изпълнява задълженията си.
2. Данъчен инспекторат.Проверява се правилността на изчисляване или удържане на данъци от заплати. Извършва се сравняване на отработените часове, отбелязани в ведомостта, с данните за изплащане на заплатите.
3. Докладната карта може да се изисква от специалисти от Руския фонд за социално осигуряване.Проверява се коректността на изплащане на обезщетенията от фонда.
4. Органи на Федералната миграционна служба.При проверка на работодатели, които наемат на работа чужди граждани.
5. Специалисти от Инспекцията по труда.Инспекторът, проверявайки отчета, ще може да установи факта. Така при проверка на спазването на нормата за извънреден труд се предвижда глоба за констатирани отклонения. При повторно нарушаване на мандата управителят може да бъде освободен от длъжност.
6. Докладът може да се използва като доказателство в съда, ако възникне такъв.Например законността на уволнението на служител поради отсъствие.
7. Статистически органи.По отчетната карта се съставят множество отчети. Например отчет във формуляр P-4.

Графикът не само отразява броя на отработените часове от всеки служител, но също така ви позволява да записвате информация за присъствие и отсъствие от работа на дневна база. Някои от служителите се разболяха, някои отсъстваха по неизвестни причини, а други излязоха в отпуск. Нека видим как правилно да маркираме всички тези случаи в отчетната карта.

Всички организации са задължени да поддържат графики за работно време. Този документ е необходим, за да:

• ежедневно отчита как служителите използват работното си време, дали спазват установения работен график;
• получават данни за отработените часове;
• изчисляване на заплата;
• съставя статистически отчети за труда за статистическите органи.

Държавният комитет по статистика на Русия одобри два унифицирани формуляра за отчитане на работното време - Т-12 и Т-13*. Формулярите се различават по това, че T-12 е универсална опция, а T-13 се извършва, ако организацията има автоматична система за наблюдение на присъствието и отсъствието на работа (турникет). В този случай данните се въвеждат във формата чрез компютър. Най-често, разбира се, те използват формуляра T-12, тъй като системите за достъп не са инсталирани във всички организации.

Отчетната карта се съставя в един екземпляр. В края на месеца попълнената отчетна карта трябва да бъде подписана от ръководителите на структурни подразделения и служителя по човешки ресурси. След това документът се изпраща в счетоводния отдел за изчисляване на заплатите.

Кой води графика

Преди това много организации имаха специална позиция - хронометрист. Сега мениджърите смятат, че е нерационално да поддържат отделна щатна единица само за записване на излизания и отсъствия от работа. Най-често отговорността за водене на графики се възлага на специалист по човешки ресурси, счетоводител или ръководители на структурни звена в допълнение към основните им функции. Не забравяйте, че тази отговорност трябва да бъде заложена в трудовия договор и длъжностната характеристика на служителя или да му бъде възложена със заповед на директора на организацията.

Как да отразим използването на работното време в ведомост

Формулярите T-12 и T-13 практически не се различават по състава на детайлите, така че ще разгледаме попълването на графика с помощта на примера на един формуляр - T-12. Или по-скоро първият му раздел, който се нарича „отчитане на използването на работното време“. Пример за попълване на графика е даден на страница ....

Табельът се съхранява един месец, като в края на този период се обобщава броят на отработените часове от всеки служител. Отбелязват се и междинни резултати (за първата и втората половина на месеца). Присъствията и отсъствията от работа се отчитат по метода на непрекъсната регистрация. Това означава, че за всеки ден от месеца в съответната клетка се въвежда определено обозначение - явяване или неявяване по определени причини (или поради неизяснени обстоятелства). Но също така е възможно да не се отбелязва присъствие, а да се регистрират само отклонения от работния график (неявявания, закъснения и др.). Ако през месеца не е имало отклонения, тогава отчетната карта ще отразява само окончателните данни за резултатите от работата за първата и втората половина на месеца и общия резултат, а останалите клетки ще останат празни.

Сега нека видим как точно да въвеждаме обозначенията в отчетната карта.

В колони 4 и 6 на формуляра T-12 има два реда. Горният ред съдържа буквено обозначение на видовете работно време, изразходвано за всеки ден от месеца (явяване, отпуск, командировка, отпуск по болест и др.). Броят часове за тях е записан най-отдолу. Обозначенията на буквите са дадени на заглавната страница на формуляр T-12. Например, ако служител дойде на работа на 13 юни и присъстваше на пълен работен ден, тогава в отчета за юни в клетката с номер 13 срещу фамилията на служителя ще поставим „I“ и 8 работни часа. Ако този ден е бил в командировка, тогава е необходимо да поставите „К“. Но той нямаше работно време във вашата организация този ден, така че поставихме нула в долния ред. Уикендите и празниците също имат свое собствено обозначение. Горният ред е отбелязан с "in", а долният ред с нули.

Запомнете: за да въведете този или онзи код, трябва да имате основателни причини. Например, можете да отбележите отпуск по болест в отчета си само ако знаете със сигурност, че служителят има удостоверение за временна неработоспособност. Таблицата на стр. ... предоставя списък с документи за всички случаи на отсъствия и отклонения от установения работен график. Ако нямате документи, потвърждаващи причината за отсъствието на служителя, тогава можете да отбележите само отсъствие по неизвестни причини в отчета („NN“).

Символите за отработено и неотработено време, които са представени на заглавната страница на формуляр T-12, се използват и във формуляр T-13

Как да обобщим

В края на месеца трябва да изчислите общия брой отработени дни и часове. В същото време почивните дни, отсъствията, отсъствията по неизвестни причини, болничните дни, командировките са изключени от изчисляването на отработените дни - като цяло всички онези дни, когато служителят е отсъствал от работа. За да изчислите броя на отработените часове, трябва просто да съберете числата във втория ред на колони 4 и 6 и да въведете резултатите в колона 5 (за първата половина на месеца), колона 7 (за втората половина на месеца) и колони 8-13 (за месеца като цяло).

Отделно трябва да изчислите броя на дните на неявяване и да въведете информация за тях в колони 14-16. В колона 15 се записват цифрови кодове за причините за неявяване (тези кодове са посочени на заглавната страница на формуляра, заедно с буквените означения). Например кодът за следващата ваканция е 09, а отсъствията по неизвестни причини са 30. И накрая, трябва да определите общия брой почивни дни за всеки служител за месеца и да го въведете в колона 17.

Графикът на работното време е основният документ за наблюдение на трудовия процес.

Използва се от счетоводители при изчисляване на заплати, бонуси, глоби;

служители на отдел Човешки ресурси за изготвяне на компетентни вътрешни политики на организацията; лидери на компанията.

Документът служи и за предоставяне на данъчна отчетност, систематизиране и организиране на информация за работния процес.

Формулярът за попълване на графика е официално установен и има две модификации - T12 и T13.

Ръководството на организацията самостоятелно решава кой да избере.

Разликата е в метода на записване на данни, формулярът T-12 е най-често срещаният формуляр и включва ръчно попълване на графика, модификацията T-13 се използва за автоматично попълване. Можете да изтеглите техните образци от интернет. За да попълните формуляр T-13, можете да използвате всяка удобна програма за счетоводители.

От 01.01.2013 г., с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация, организацията има право да въвежда допълнителни колони и страници в документа, да променя графика в рамките на действащото законодателство по свое усмотрение.

Маркировките на установения формуляр се въвеждат в отчетната карта, която е придружена от документи, които ги обясняват.

Такива знаци включват:

1. Закъснявам. Трябва да бъде придружено от обяснителна бележка. 2. Отсъствие от работа. Придружено с обяснителна записка и разпореждане за вида на наказанието.
2. Отсъствия по болест, отпуск по майчинство, дни на донорство, отсъствия, свързани с преминаване на медицински преглед по указание на службата за военна регистрация и вписване. Издава се при наличие на своевременно представен и попълнен болничен лист или друг документ.
3. Ваканции. Знакът се поставя при наличие на заявление от служител или удостоверение от учебното заведение и заповед, подписана от директора или лицето, което го замества.
4. Обработка. Придружава се с документ, подписан от началник отдел, звено, отдел или бригадир.
5. Ходи на работа през уикендите и празниците. Придружено с писмена декларация от служителя за неговото съгласие, подписана от прекия му началник.
6. Бизнес пътувания. В този случай на счетоводния отдел се предоставя удостоверение за пътуване с печата на организацията и датата на пристигане и заминаване на служителя.

Ако служител бъде уволнен, клетките за отработеното време в листа за работно време остават празни

Заповедта за уволнение, подписана от ръководителя на организацията, е приложена към отчета.