Попълване на формуляр T 7 график на ваканцията. Как да попълните график за почивка? Кои служители трябва да бъдат включени в документа?

Формулярът за график на отпуските е един от най-важните местни разпоредби на всяка организация. Управителят е длъжен да го състави. Напомняме, че този местен акт трябва да бъде одобрен не по-късно от 16 декември (2 седмици преди края на годината). И не забравяйте за новите правила, въведени от членове 185.1 и 262.2 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Според Член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация, графикът трябва да бъде одобрен две седмици преди новата година. За да не правите грешки при попълването, препоръчваме ви да използвате примера, представен в статията, за попълване на график за ваканции с помощта на унифицирания формуляр T-7. Одобряването му през последните две седмици на декември - след 16 декември 2019 г., е нарушение на трудовото законодателство. Затова го одобрете преди тази дата.

Има унифициран формуляр Т-7, съдържащ се в албума на унифицираните формуляри (Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1). Но от 01.01.2013 г. тези формуляри не са задължителни за използване (клауза 4 на член 9 от закон 402-FZ, информация на Министерството на финансите на Русия № PZ-10/2012). Всяко предприятие има право самостоятелно да разработи първичен отчет със задължителното включване в него на подробностите, установени в клауза 2 на чл. 9 от Закон № 402-FZ.

Или одобрете попълнения формуляр по нареждане на мениджъра, или го помолете да подпише в полето „Одобрявам“ на формуляра T-7.

фигурира в Кодекса на труда на Руската федерация. В съответствие с него служителите, които имат три или повече деца до 12-годишна възраст, имат предимство при избор на време за почивка. Ето защо, преди да разпределите ваканционни дни на всички служители, попитайте кога тези привилегировани служители планират да почиват.

Освен това се появиха допълнителни дни почивка за служителите за преминаване на медицински преглед (за „редовни“ служители под 39 години - 1 ден на всеки 3 години, за служители над 40 години и предпенсионери - 2 дни годишно) ( Изкуство. 185.1 от Кодекса на труда на Руската федерация). Условията за медицински преглед се определят от Заповед на Министерството на здравеопазването на Русия от 13 март 2019 г. N 124n „За одобряване на процедурата за провеждане на профилактичен медицински преглед и медицински преглед на определени групи възрастно население“. През 2020 г. медицински прегледи преминават гражданите, родени през 2002, 1999, 1996, 1993, 1990, 1987, 1984, 1981 г., а по-възрастните - ежегодно. Все още няма ясни ведомствени инструкции дали е необходимо тези дни да бъдат включени в плана за ваканция, но е необходимо да се вземе предвид това обстоятелство.

Попълнете формата стъпка по стъпка

Формулярът трябва да бъде одобрен с попълнени колони 1-6. Нека да разгледаме как да попълним и одобрим график за отпуск за 2020 г. стъпка по стъпка. За пример за попълване използваме унифицирания формуляр T-7 (формулярът, както вече беше споменато, е взет от албума с унифицирани формуляри). Но също така е позволено да използвате график за ваканции в Excel (програмата ви позволява да създадете удобен плановик - интелигентен график за ваканции, който автоматизира счетоводството, той е даден в приложението към статията).

Етап 1

Попълнете полето „Име на организацията“. За да направите това, запишете пълното име на организацията без съкращения.

Ако има синдикална организация, попълнете полето „Становище на избрания синдикален орган”: въведете датата и надписа „Взема се предвид”. Ако няма такъв, се посочва „Първичната синдикална организация не е създадена (или липсва)“.

Присвояваме номер на документа, датата на изготвяне и посочваме за коя година е съставен.

Попълнете колони 1-6: имена на структурни звена, длъжност, пълно име. Наемаме служители без съкращаване. В 5-та колона числата показват продължителността в календарни дни. В гр. 6 се поставя датата, от която започва.

Ако почивката е разделена на няколко части, всяка част се записва на отделен ред.

В колона 6 също е разрешено да се посочи продължителността, а не началната дата.

Документът се подписва от ръководителя на отдел "Човешки ресурси".

Утвърждаваме графика и запознаваме служителите с него

След като попълните всички полета и колони, трябва да одобрите документа на самия формуляр - формулярът T-7 съдържа специално поле за одобрение. Или можете да издадете заповед за одобряване на графика за ваканции за 2019 г. (пробата показва най-често срещаната формулировка).

Законът изисква служителите да са запознати с графика на отпуските. Потвърждение за това е личният подпис на всеки служител - или в декларацията за запознаване с поръчките, или в графика за отпуск. Допълнете го с колона, в която служителите ще подписват и поставят дата на запознаването и няма да се налага да изготвяте отделни листове за запознаване.

Колони 7-10 се попълват ръчно, тъй като служителите действително излизат на почивка. Ако са настъпили промени и времето за почивка не е предоставено, когато е планирано, колона 8 посочва основата за прехвърляне - подробности за заповедта за прехвърляне или заявлението на служителя. В колона 9 се посочва планираната начална дата на ваканцията.

17 декември е последният ден за одобрение на графика за отпуск, тъй като той трябва да бъде подписан от ръководителя на организацията не по-късно от две седмици преди началото на календарната година (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация). Остава много малко време, за да имате време да го съставите правилно.

Организираме работа по планиране

Графикът отразява информация за разпределението на годишния платен отпуск на служителите на организацията за календарната година по месеци. Разработването на график за отпуск отнема много време от отдела по човешки ресурси. Работата по събиране и обработка на необходимите данни може да бъде организирана по различни начини. За някои е удобно да поверят това на отделен специалист по човешки ресурси, който ще бъде зает с графика „от до до“. За други е по-удобно да разпределят отговорностите: задайте едно или повече структурни звена на всеки служител на отдела за човешки ресурси.

Съставянето на график е отговорен въпрос, трябва да се вземат предвид много: желанията на служителите относно датите на ваканция, нуждите на производствения процес и трудовото законодателство. Препоръчително е да се отрази процедурата за разработване на график, условията и правилата за предоставяне на ваканции в местните разпоредби на организацията (вътрешен трудов правилник или колективен договор). Инструкциите за управление на досиетата на персонала могат да опишат подробно процедурата за попълване на графика за отпуск както на етапа на неговото създаване, така и по време на процеса на поддържането му през цялата година. Ако местните разпоредби на организацията не предвиждат процедурата за разработване на график за ваканции, струва си да започнете подготовката му, като издадете заповед, в която трябва да посочите:

• кой е отговорен за изготвянето на графика за ваканции (графикът се подписва от ръководителя на отдела по човешки ресурси, но подготвителната работа може да се извърши от специалист по човешки ресурси);
• в какъв срок служителите трябва да представят желанията си за отпуски;
• крайният срок, в който ръководителите на структурни подразделения трябва да съгласуват желанията на служителите с производствените планове на отделите;
• срокът, в който проектът на графика трябва да бъде представен на управителя за утвърждаване.

Графикът на отпуските трябва да отчита особеностите на производствения процес на организацията, да осигурява неговата непрекъснатост и взаимозаменяемостта на работниците. Кодексът на труда предоставя всички възможности за това, тъй като редът за предоставяне на ваканции се определя от работодателя (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация). За да се избегнат спорове и разногласия със служителите, процедурата за определяне на приоритета на ваканциите трябва да бъде предписана в местен регулаторен акт (PVTR или колективен трудов договор). Така например трябва да се предвиди, че ръководителите на структурни подразделения не трябва да са в отпуск по едно и също време със своите заместници. В някои организации може да се установи, че годишният отпуск се предоставя на служителите само в определени месеци (например в образователна институция предоставянето на отпуск през есенно-зимния и пролетния период ще се отрази негативно на учебния процес). Може да възникне ситуация, когато за работодателя е изгодно да изпрати голяма група служители на почивка едновременно (например производител на прозоречни конструкции, поради ниското търсене на продукти, може да насрочи ваканция за всички служители на производствен отдел за периода от 12 януари до 8 февруари). За повечето организации най-добрият вариант е да разпределят отпуските на служителите равномерно през цялата година.

Проектът на графика за ваканции се изготвя от службата за персонал на организацията. Най-удобно е да направите това, като използвате модифициран формуляр за график на ваканцията (Приложение 1). На първо място, е необходимо да се анализират „историите на ваканциите“ и да се определи колко дни ваканция всеки служител има право да разчита през следващата година, дали има служители от преференциални категории, които се ползват с предимства при установяване на приоритета на ваканциите. След това данните за служителите се прехвърлят на ръководителите на структурни подразделения, които трябва да разберат желанията на служителите относно времето за излизане във ваканция и разделянето на ваканцията на части, както и да координират тези желания с плановете на отдела за годината. , установяване на оптимална последователност от отпуски. Въз основа на проектите на структурните звена службата за персонал изготвя консолидиран график за ваканции за организацията и го представя на ръководителя за одобрение.

Между другото!За да създадете точно график за отпуск, използвайте онлайн услугата „Моят бизнес“. Услугата също така ще ви помогне автоматично да изчислите аванси, заплати, обезщетения, компенсации, като вземете предвид всички законови изисквания. Като предприемате действия стъпка по стъпка, няма да правите грешки и няма да се налага да плащате глоби. Отчитането се генерира стъпка по стъпка въз основа на вашите данни и се наблюдава на всяка стъпка. Изготвените доклади могат да се подават през Интернет. Без специални знания и умения можете да поддържате и най-сложните кадрови досиета. Шаблоните на документи съдържат съвети за попълване, ключовите форми се генерират автоматично. Във вашия личен акаунт ще намерите всички необходими инструкции и съвети. Можете да получите безплатен достъп до услугата в момента, като следвате тази връзка.

Какво да включите в графика

Вашият график за почивка трябва да включва:

• годишен основен платен отпуск;
• годишен допълнителен платен отпуск;
• ваканция, която не е била използвана от служителя през текущата година и е прехвърлена за следващата година.

Продължителността на годишния основен платен отпуск по правило е 28 календарни дни (член 115 от Кодекса на труда на Руската федерация). За някои категории служители законодателството предвижда по-дълги отпуски - удължен основен отпуск. Тези категории включват по-специално:

• работници под 18 години. Те имат право на отпуск от 31 календарни дни (член 267 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• хора с увреждания. Те получават ваканция от най-малко 30 календарни дни (член 23 от Федералния закон № 181-FZ от 24 ноември 1995 г. „За социалната защита на хората с увреждания в Руската федерация“);
• преподавателски състав. Продължителността на техния отпуск зависи от длъжността и вида на образователната институция и варира от 42 до 56 календарни дни (член 334 от Кодекса на труда на Руската федерация; Постановление на правителството на Руската федерация от 1 октомври 2002 г. № 724 „За продължителността на годишния основен платен отпуск, предоставен на педагогическия персонал“);
• държавните държавни служители имат право на отпуск от 30 до 35 календарни дни в зависимост от длъжността им (член 46 от Федералния закон от 27 юли 2004 г. № 79-FZ „За държавната държавна служба на Руската федерация“).

В допълнение към основния, някои служители могат да получат годишен допълнителен платен отпуск (член 116 от Кодекса на труда на Руската федерация). Такива отпуски се предоставят на служителите:

• заети на работа с вредни и (или) опасни условия на труд;
• със специален характер на работа;
• с ненормиран работен ден;
• работа в Далечния север и еквивалентни райони;
• в други случаи, предвидени от Кодекса на труда на Руската федерация и други федерални закони.

В допълнение към ваканциите, предвидени в законодателните актове, работодателите, като вземат предвид техните производствени и финансови възможности, могат самостоятелно да установят допълнителни ваканции за служителите, като одобрят процедурата за тяхното предоставяне в колективен трудов договор или друг местен нормативен акт, които се приемат, като взема предвид мнението на избрания орган на първичната синдикална организация (част 2, член 116 от Кодекса на труда на Руската федерация).

При изчисляване на общата продължителност на платения годишен отпуск допълнителните отпуски се сумират с основния (член 120 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Пример.Държавен служител Тропинин В.В. има право да:

• удължен отпуск (30 календарни дни);
• допълнителен отпуск за прослужено време (8 календарни дни);
• допълнителен отпуск за ненормирано работно време (3 календарни дни);
• допълнителен отпуск за работа при вредни условия на труд (7 календарни дни).

Това означава, че в графика трябва да планирате ваканция с продължителност 48 календарни дни (пълно или, по споразумение със служителя, разделяне на ваканцията на части).

Когато изготвяте график, трябва да проверите дали организацията има служители, които имат право на годишен платен отпуск в удобно за тях време - техният отпуск е планиран първо в графика. Такива служители включват по-специално:

• непълнолетни на възраст под 18 години (член 267 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• работници на непълно работно време (отпускът се дава едновременно с отпуска за основната работа) (член 286 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• служители, чиито съпрузи са военнослужещи (отпускът се предоставя едновременно с отпуска на съпруга) (клауза 11, член 11 от Федералния закон от 27 май 1998 г. № 76-FZ „За статута на военния персонал“);
• жени преди или непосредствено след отпуск по майчинство, както и в края на родителския отпуск (член 260 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• служители, чиито съпруги са в отпуск по майчинство (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Въпреки това си струва да запомните, че дори ако ваканцията е била планирана в графика за отпуск стриктно в съответствие с желанията на служител, принадлежащ към горната категория, той има право по всяко време на годината да промени решението си и да напише заявление до работодателя с искане за ваканция от друга дата. На такъв служител не може да бъде отказано прехвърляне на ваканция.

Графикът на отпуските е обобщаващ документ. И въпреки че се съставя за календарна година (в случая 2015 г.), планираният отпуск на всеки служител се отнася за неговата индивидуална работна година.

Пример.Секретар Петрова И.В. назначен на 19.06.2014г. Графикът на ваканциите трябва да включва ваканцията й за периода от 19.06.2014 г. до 18.06.2015 г. Ваканцията за следващата работна година (от 19.06.2015 г. до 18.06.2016 г.) може да бъде предоставена по всяко време на работната година (член 122 от Кодекса на труда на Руската федерация). Може да се планира:

• в графика на отпуските за 2015 г. (след 19.06.2015 г.);
• По споразумение със служителя част от ваканцията може да бъде включена в графика за 2015 г. (след 19.06.2015 г.), а част може да бъде оставена за 2016 г.;
• в графика на отпуските за 2016 г. (до 18.06.2016 г.).

Както можете да видите, ваканцията на служителя може да бъде планирана изцяло или на части. При разделянето на ваканцията на части е необходимо да се спазват изискванията на член 125 от Кодекса на труда на Руската федерация. Първо, поне една част от ваканцията трябва да бъде най-малко 14 календарни дни. Това изискване се дължи на медицински причини: за да се възстанови от трудовите постижения, човек се нуждае от пълна, дълга почивка. Второ, разделянето на отпуска на части е възможно само ако се постигне споразумение между служителя и работодателя. Ако една от страните по трудовото правоотношение е против това, тогава ваканцията не може да бъде разделена. Съгласието на работодателя за разделянето на ваканциите се потвърждава от подписа на ръководителя върху графика (или върху заповедта за ваканция, ако ваканцията не е предоставена според графика). Законът не установява какъв документ трябва да отразява съгласието на служителя. На практика организациите използват различни методи за получаване на потвърждение за съгласието на служител:

Метод 1. Преди да одобри графика на ваканцията, служителят пише заявление с искане за разделяне на ваканцията на части, посочва началните дати и продължителността на частите от ваканцията, а работодателят поставя резолюцията „Разрешаване. Подпис. Дата на". Добър начин е, ако инициативата за споделяне на почивката идва от служителя. В противен случай говорим за принуда, което е недопустимо.

Метод 2. При разработване на график за ваканция, работодателят изпраща на служителя предложение за разделяне на ваканцията на части, посочва датите на частите от ваканцията и тяхната продължителност, а служителят проверява „Прочетох и съм съгласен. Подпис. Пълно име. Дата на". Този вариант е за предпочитане, когато инициативата за разделяне на ваканцията идва от работодателя и е напълно в съответствие с духа на закона: има предложение, има отговор на него, има споразумение между страните. За съжаление, този метод е най-отнемащ време.

Метод 3. Формулярът за график на ваканцията се допълва с колона „Прочетох и съм съгласен. Подпис. Пълно име". Предполага се, че с един подпис служителят е съгласен както с началните дати на ваканцията, така и със самия факт на разделяне на ваканцията на части. Това е доста често срещан метод, който изисква минимално време. Въпреки това не е съвсем правилно. Представете си: десет служители на отдела подписаха колоната, но един категорично отказва, не иска да разделя ваканцията на части. Нямате право да го насилвате. Какво да правя? Създаване на нов график? Повторно събиране на подписи на служители? Освен това графикът вече е одобрен от управителя (в края на краищата те въвеждат влезлия в сила документ). И как може да бъде одобрен документ, ако не е спазено законовото изискване за постигане на споразумение между работника и работодателя?

Някои организации предвиждат във вътрешния си трудов правилник, че служителите получават отпуск два пъти годишно за 14 календарни дни. Предполага се, че подписът на служителя, потвърждаващ запознаването с PVTR, е неговото съгласие за разделяне на отпуска на части. Това обаче влошава положението на служителя в сравнение с трудовото законодателство и следователно не може да се прилага в съответствие с член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация. Не забравяйте, че PVTR е документ, съдържащ правилата, установени от работодателя и изразяващ неговата воля, а не споразумение между страните по трудовото правоотношение. Фактът, че се приема, като се взема предвид становището на представителния орган на работниците, не променя ситуацията, тъй като например заповедите за уволнение, издадени с отчитане на становището на синдиката, все още остават административни документи на работодателя и не не стават споразумения за прекратяване на трудовия договор.

Въпрос.Савелиев А.В. назначен на 12.12.2014г. Трябва ли да се включи в графика за отпуски за 2015 г.?

Отговор. Правото на служител на платен отпуск възниква след 6 месеца непрекъсната работа в организацията (член 122 от Кодекса на труда на Руската федерация). По споразумение на страните работодателят може да предостави годишен отпуск преди изтичането на този период. По тяхно искане работодателят е длъжен да предостави на някои категории служители годишен отпуск, независимо от трудовия стаж в организацията (непълнолетни, работници на непълно работно време и др.). В този случай служителят ще има право на отпуск от 12.06.2015 г. В графика за отпуски за 2015 г. трябва да планирате почивката му след горната дата. Ваканцията може да бъде планирана изцяло (28 календарни дни) или по споразумение със служителя да бъде разделена на части (например 14 календарни дни могат да бъдат планирани през 2015 г., а останалите дни през 2016 г.).

Въпрос.Как да планирате ваканция за работещ на непълно работно време?

Отговор. Може да бъде трудно да се планира ваканцията на работник на непълно работно време, тъй като точната дата на заминаването му на почивка от основното му място на работа не винаги е известна (например, ако разработването на графици за ваканции се извършва паралелно в организации или въпросът за отпуските се разглежда официално на основната работа). В този случай Кодексът на труда е категоричен: отпускът трябва да бъде предоставен едновременно с отпуска за основната работа (член 286 от Кодекса на труда на Руската федерация). Планирайте началото на ваканцията според служителя, но бъдете подготвени за факта, че вероятно ще трябва да бъде пренасрочена и вземете това предвид, когато планирате ваканции за други служители в същия отдел.

Въпрос.Необходимо ли е жените, които са в отпуск по майчинство, да бъдат включени в графика за отпуск?

Отговор. Много организации включват всички служители в своя график за отпуск, включително жени в отпуск по майчинство. Това не е забранено от закона, но и не е задължително. Всъщност е невъзможно да планират реалистично отпуската си, тъй като те могат да прекъснат отпуска си по всяко време и не се знае кога ще искат да използват годишния си отпуск. Ако такава жена се върне на работа, по-удобно е да й бъде предоставен отпуск при поискване.

Въпрос.Какво да правим с неизползваните отпуски? Например инженер-технологът Петров В.Г. Не съм ходил на почивка от две години. Възможно ли е тези ваканции да бъдат включени в графика? И вярно ли е, че неизползваната почивка в рамките на две години „изгаря“?

Отговор. Предишните неизползвани ваканции могат да бъдат включени в графика на ваканциите или предоставени по споразумение със служителя по негово заявление (писмо на Rostrud от 1 март 2007 г. № 473-6-0). Включването в графика е по-удобно, тъй като ви позволява ясно да прецените колко такива ваканции са натрупани в организацията. Отпускът трябва да се предоставя на служителя ежегодно (член 122 от Кодекса на труда на Руската федерация), в изключителни случаи на прехвърляне на отпуск за следващата работна година, той трябва да се използва не по-късно от 12 месеца след края на работната година за което се предоставя (част 3 от член 124 от Кодекса на труда на Руската федерация). Например, ако служител е назначен на 01.02.2014 г., отпускът трябва да му бъде предоставен (и служителят трябва да го използва) не по-късно от 31.01.2016 г. Непредоставянето на годишен платен отпуск в продължение на две години подред е забранено, а работниците под 18-годишна възраст и работниците, ангажирани с работа с вредни и (или) опасни условия на труд, трябва да ползват отпуск годишно (част 4 от член 124 от Кодекса на труда). на Руската федерация). Разбира се, ако отпускът не е бил предоставен по някаква причина, той изобщо няма да „изгори“, служителят ще запази правото на него, но работодателят в този случай може да бъде наказан по време на проверка на Държавната инспекция по труда или в съда.

След като графикът на отпуските бъде одобрен, той става задължителен (част 2 на член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация). Това означава, че работодателят е длъжен да предостави на работника или служителя отпуск в посочения в графика срок, а работникът или служителят е длъжен да ползва този отпуск. Всички отклонения от графика трябва да бъдат документирани в съответния организационно-разпорядителен документ и маркировка в графика. Служителите, наети след одобрение на графика, могат да бъдат включени в графика за отпуск въз основа на заповед или на такива служители може да бъде предоставен отпуск при поискване.

Подготвяме документа

Организацията може да разработи формуляр за график на ваканцията самостоятелно, но е необходимо да се спазват изискванията на член 9 от Федералния закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г. „За счетоводството“. Тази статия съдържа списък на задължителните реквизити на първичния счетоводен документ. Когато разработвате своя формуляр за график, препоръчително е да вземете за основа унифицирания формуляр № Т-7, одобрен с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1, ако е необходимо, като премахнете ненужната информация от него и добавяне на необходимите колони. Например, можете да премахнете кодовете за OKUD, OKPO и подробностите за вземане под внимание на становището на профсъюзния орган (ако няма такъв) от формуляра за график на ваканциите. Можете да допълните графика с виза, за да координирате документа с правната служба или други структурни подразделения на организацията. В писмото на Rostrud от 30 юли 2014 г. № 1693-6-1 се посочва, че е допустимо да се допълва формуляр № Т-7 с колони 11, 12. В една от тях служителят ще може да подпише, че началото датата на ваканцията му е известна, а в другата - посочете датата на уведомяване за началото на ваканцията (образец за попълване на такъв формуляр е даден в Приложение 2). Разработеният формуляр трябва да бъде одобрен от ръководителя на организацията по препоръка на счетоводителя (клауза 4 на член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“).

На етапа на планиране служителят на персонала попълва колони 1–6. Името на организацията, структурните подразделения, длъжностите, фамилиите, собствените имена и бащините имена на служителите се посочват без съкращения. В колона 5 се отразява продължителността на ваканцията в календарни дни. Ако отпускът се предоставя на части, информацията за всяка част от отпуска се записва на отделен ред. В колона 6 се посочва началната дата на ваканцията. В някои организации е обичайно да се посочва не началната дата на ваканцията, а целият й период, например 01.04.2015–28.04.2015 г. Това не е нарушение.

Графикът на отпуските се подписва от ръководителя на отдела по човешки ресурси и се одобрява от ръководителя на организацията. Ако има профсъюз, е необходимо да се вземе предвид мотивираното становище на избрания профсъюзен орган (част 1 от член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация). Процедурата за вземане под внимание на мнението на избрания орган на служителите е установена в член 372 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Кодексът на труда не задължава пряко работодателя да запознае служителите с графика на отпуските. Експертите имат различни мнения по този въпрос. Някои експерти смятат, че графикът на отпуските е местен регулаторен акт и следователно е необходимо служителите да бъдат запознати с него. Други смятат, че местен регулаторен акт установява общи норми за неопределен брой хора, а в графика за отпуск посочваме имената на конкретни служители, следователно графикът не може да бъде приписан на местни регулаторни актове и не е необходимо служителите да се запознават с то. На практика повечето организации все още събират подписи на служителите, тъй като това има практическо значение: запознаването с одобрения график дава на служителя възможност да разбере дали неговото мнение относно датата на отпуска е взето под внимание и, ако не, да планира ваканцията си по различен начин . Можете да запознаете служителите по различни начини: като включите допълнителна колона в графика, събирате подписи на отделен лист за запознаване или публикувате графика на информационния щанд на организацията.

Колони 7–10 се попълват на ръка през цялата година, тъй като се предоставят ваканции. Ако отпускът не е предоставен по график, в колона 8 се посочва името и датата на заповедта, въз основа на която се прехвърля отпускът. В някои организации е обичайно да се посочва молбата на служителя като основа за отлагане на отпуск по инициатива на служителя. Това е неправилно, направете промени в утвърдения график, необходим е административен документ, т.е. В колона 9 се посочва датата на очакваната ваканция (тази или следващата година). Колона 7 се попълва, тъй като ваканциите действително се използват от служителите (в края на краищата, в различни ситуации ваканциите могат да бъдат предоставени предсрочно, по график или по-късно от крайния срок, установен от графика).

Колона 10 „Забележка“ може да съдържа всякаква информация, основното е, че тя е разбираема за служителя на персонала. Тук по-специално можете да посочите причината за отлагане на ваканцията (например по искане на служителя; част 2 на член 125 от Кодекса на труда на Руската федерация - отзоваване от ваканция; част 3 на член 124 от Труда Кодекс на Руската федерация - ако отпускът не е предоставен, тъй като това ще се отрази неблагоприятно на нормалната работа на организацията).

Оригиналният график за отпуск обикновено се съхранява в отдела за персонал. Копие от графика може да бъде изискано от счетоводния отдел или финансовата служба за нуждите на счетоводството или управленското счетоводство (за да се прецени колко средства трябва да бъдат резервирани за заплащане на отпуск през различните периоди от годината). За други структурни подразделения на организацията можете да подготвите извлечения от графика - това ще ги направи по-удобни да организират дейността си през цялата година.

Срокът за съхранение на графика за отпуск е една година (клауза 693 от „Списък на стандартните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи периодите на съхранение“, одобрен със заповед на Министерството на Култура на Русия от 25 август 2010 г. № 558). Този период се изчислява от 1 януари на годината, следваща годината на завършване на служебната му работа, т.е. графикът за отпуск за 2015 г. трябва да се съхранява до 31 декември 2016 г.

Графикът на отпуските е задължителен документ за персонала, който установява реда, по който персоналът отива в основната си платена ваканция. Съставя се в края на годината за следващата календарна година.

Единната форма на графика за ваканции е Т-7. Като пример попълнихме формуляра T-7; попълненият образец може да бъде изтеглен от връзката в края на статията.

Както знаете, Кодексът на труда на Руската федерация дава право на всеки служител на почивка от 28 календарни дни за всяка отработена година. Това е минималната продължителност на основния платен отпуск; определени категории служители имат право на по-дълъг отпуск. Служителят придобива право да отиде на почивка след шест месеца работа.

Графикът на отпуските се изготвя от служителя по персонала не по-късно от 2 седмици преди края на годината. Графикът показва планираните дати за излизане на служителите във ваканция през следващата година. Графикът се одобрява от ръководителя на организацията и може да бъде променян само ако има основателни причини за това.

Примерен пълнеж

Инструкции за пълнене:

Най-отгоре е номерът и датата на попълване на формуляр T-7, като се посочва за коя година е изготвен графикът.

Попълване на таблицата с графика на отпуските:

1 - наименование на структурното звено на организацията;

2 – длъжността на служителя, за който се определя датата за излизане в платен отпуск;

3 – трите имена на служителя;

4 – личен номер на този служител;

5 - броят на календарните дни ваканция (ваканционният период може да бъде разделен на няколко, но продължителността на поне един от тях трябва да бъде най-малко 14 календарни дни);

6 – датата на излизане в отпуск се вписва, като се вземат предвид желанията на самия служител, както и в съответствие с нуждите на организацията, работният процес не трябва да бъде прекъсван или нарушен, поради което становищата на всички заинтересовани страни се вземат предвид).

На етапа на изготвяне на графика за ваканции за следващата година не е необходимо да попълвате нищо друго в таблицата.

Служителят от персонала, който попълва формуляра T-7, поставя своя подпис и изпраща формуляра за одобрение на ръководството, което поставя визата си в горната част на формуляра.

Ако организацията има синдикален орган, тогава трябва да се вземе предвид и неговото мнение.

7 – колона се попълва, когато служителят излиза в отпуск, вписва се действителната дата на напускане;

Ваканцията е период на почивка за служител от неговите задължения, време, което той може да похарчи за всякакви лични въпроси. Датата, на която дадено лице получава отпуск, се определя преди всичко от желанието на служителя, както и от решението на администрацията въз основа на производствените нужди.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

Най-често служителите получават отпуск на ред, така че всеки, който иска например лятна ваканция, да не напуска работата си едновременно.

Процедурата за предоставяне на годишен отпуск се регулира от членове 114-125 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Графикът на отпуските е документ, който се разпространява само в компанията.

Той посочва и одобрява от ръководството информация за датите на напускане на всеки служител в годишния платен отпуск, изискван от закона.

По правило графикът се представя под формата на сложна таблица, която посочва административните подразделения на организацията, лицата, необходимата информация за служителите и разпределя реда на целия персонал на почивка по месеци на следващата година.

Защо е необходим документът?

Необходим е график за отпуск, за да се рационализира и регулира отсъствието на служителите на организацията от работното място в съответствие с действащото законодателство.

Това е вътрешен документ и не излиза извън организацията. График на отпуските се съставя за всяка структурна единица на организацията поотделно. В същото време администрацията трябва да вземе предвид желанията на служителите и да ги съпостави с работните планове на организацията.

След това този документ се подписва от профсъюза (ако има такъв), ръководството на предприятието или службата за персонал.

Графикът на отпуските е задължителен за изпълнение както от служителя, така и от работодателя и позволява промени и допълнения в случай на отлагане на датата на отпуска на служителя.

Форма (t 7)

Формулярът за единен график за отпуск, одобрен от Държавния комитет по статистика на Русия за всички предприятия, е формуляр, който отразява следните точки: името и кода на организацията, поставени в заглавната част на документа, който посочва данните, съответстващи на учредителните документи на организацията, датата на изготвяне на графика, периода, когато е валиден, номер на документ (обикновено № 1).

В табличен вид се попълват следните данни:

Характеристики на компилация и попълване

За да бъде съставен документът правилно и да отразява реалното състояние на нещата, е необходимо да се систематизира цялата информация, да се извърши компетентно планиране по отношение на последователността на периодите на ваканция на служителите, както и да се вземат предвид различни фактори, които могат да повлияят на продължителност на ваканционния период и неговото документално осигуряване.

Какви видове ваканции са включени в графика?

• Годишен платен отпуск.
• Допълнителен годишен отпуск. Освен това в графика не е включен допълнителен отпуск без заплащане.
• Неизползвани отпуски за изминалата година.

Как да попълня, ако отпускът е отложен поради болест на служител?

Ако служител се разболее по време на ваканция, той може да я удължи или отложи за друга дата.

В същото време той трябва да напише заявление за прехвърляне на ваканцията на друга дата, в което трябва да посочи причините за прехвърлянето и да го предостави за потвърждение.

Администрацията на организацията, след като ръководството подпише заявлението на служителя, въвежда нови данни в графика за отпуск в колони 8 и 9.

Как да организираме трансфер поради производствени нужди?

Ако текущата ситуация в организацията изисква служителят да вземе ваканция в друг период от текущата година, тогава работодателят има право да отложи ваканцията.

Това обаче трябва да се случи само ако служителят не възрази. Всичко това се отразява във формуляра: в колони 8 и 9 се въвежда номерът на нареждането за превод и новата дата на ваканция.

Необходимо ли е в графика да се включват служители, които са в отпуск по майчинство, вкл. работа на непълен работен ден?

Ако служителката е в отпуск по майчинство, тогава тя не трябва да бъде включвана в графика за отпуск. Ако обаче млада майка съчетава отглеждането и грижите за дете с работа на непълно работно време, тогава тя, както и другите служители, има право на годишен платен отпуск.

В същото време продължителността на отпуска и процедурата за предоставянето му, както и образецът за попълване на графика не се различават от условията за предоставяне на годишен отпуск на друг персонал.

Единствената разлика е, че тя ще получи по-малко заплащане за отпуск, тъй като този параметър зависи от нейната заплата, която за работа на непълно работно време е пропорционално по-малка от тази на пълно работно време.

Трябва ли да се направят промени, ако служител реши да вземе отпуск в различно време?

Ако служител на организация по някаква лична причина желае да отиде на почивка в друго време, тогава той трябва да напише изявление за желанието си.

Написана е в свободна форма, тъй като такава не е предвидена.

Ако ръководството на организацията е съгласно с тази процедура, тогава се правят подходящи промени в графика на отпуските в колони 8 и 9.

Те трябва да включват данните на заповедта, въз основа на която се премества отпускът, датата на изготвяне на заповедта и новата дата, на която служителят излиза в отпуск.

Примерно заявление за ваканция можете да изтеглите от тук:

Трябва ли да регистрирам нови служители?

Тези служители, които работят в предприятието по-малко от една година, не се включват в графика за отпуск, особено ако са били наети след одобрението на графика.

Само начинаещ има право да отиде.

През втората и следващите години на работа новият служител се включва в графика за отпуск на същата основа като всички останали.

Как да планирате и отразите ваканцията на половин работен ден?

Служителите, работещи в предприятието въз основа на съвместимост на работата, предоставят на администрацията данни за датата на излизане на почивка на основното си място на работа.

Работодателят е длъжен да насрочи ваканция на работника на непълно работно време на същата дата.

Информацията за ваканцията се вписва в графика на ваканцията на обща основа.

Трябва ли да включа ваканции, които не са взети в предишни периоди?

Ако служителят има неизползвана ваканция или част от нея през последната година, тогава тези дни трябва да се добавят към основната ваканция.

В същото време в колоната за продължителността на ваканцията се въвежда общият брой дни - основната ваканция + неизползваните дни за предходната година), а в колоната с бележки се посочва колко дни се добавят и за какво година.

Как да запознаете служител?

Администрацията на предприятието е длъжна да предостави на служителя график за отпуск за преглед не по-късно от две седмици преди началната дата.

В този случай се изисква подпис на служителя, с който той потвърждава съгласието си с този документ. За целта работодателят може да изготви отделен лист за запознаване (направен в свободна форма, обикновено в таблица), където всеки служител се подписва, че е прочел графика и не възразява срещу това споразумение.

Друг начин е да добавите съответна колона към унифицирания формуляр Т7, в която всеки служител поставя своя подпис.

В този случай трябва да се издаде заповед в рамките на предприятието, легализираща промяната на унифицирания формуляр T7.

Няма строги правила относно уведомяването на служителя за началната дата на неговия отпуск.

Стандартизираният формуляр № Т-7, приет с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация, се използва като формуляр за писане на график за ваканции. Попълненият график се подписва от ръководителите на отдела по персонала и структурните подразделения и се потвърждава от ръководителя на предприятието или друго упълномощено лице.
Горният график отразява следните видове ваканции:

• годишен отпуск;
• платен годишен отпуск (допълнителен);
• неизползвани отпуски.

• болест на служител;
• служителят изпълнява държавни задължения по време на ваканция, които предвиждат освобождаване от работа;
• късно платен отпуск;
• служителят не е бил предупреден навреме за началото на ваканцията.

• работници на непълно работно време, чиито дати на ваканция са синхронизирани с ваканционните периоди на основното им място на работа (член 286 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• непълнолетни (съгласно член 267 от Кодекса на труда на Руската федерация служителите на възраст под 18 години имат право не само да отложат почивните си дни за удобно за тях време, но и да увеличат продължителността му - най-малко до 31 календарни дни);
• жени непосредствено преди излизане в отпуск по майчинство или непосредствено след него (член 122 и член 260 от Кодекса на труда на Руската федерация), както и мъже, чиито съпруги са в отпуск по майчинство (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);
• служители, осиновили деца на възраст под три месеца (член 122 от Кодекса на труда на Руската федерация); съпруги и съпрузи на военнослужещи (имат право да излязат в непланиран отпуск едновременно с техните съпрузи в съответствие с член 11 от Федералния закон № 76-FZ от 27 май 1997 г.);
• ветерани от войната с увреждания и ветерани от бойни действия (членове 14-19 от Федералния закон № 5-FZ от 12 януари 1995 г.);
• „Жертви на Чернобил“ - лица, изложени на радиация по време на аварията в атомната електроцентрала в Чернобил (Закон на РФ № 1244-1 от 15 май 1991 г.)

Отмяна на планиран отпуск

Може ли служител да откаже отпуск? Съгласно член 122 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да предоставя отпуск на служителя всяка година и служителят не може да го откаже. Прехвърлянето на отпуска е описано в предишната глава.

Период на съхранение на графика за отпуск в организацията

Срокът за съхранение на графика за отпуск е една година от датата на края му (клауза 693 от Списъка на стандартните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи периоди на съхранение, одобрени със заповед на Министерството на културата от 25 август 2010 г. N 558)

Популярни въпроси

Необходимо ли е да се запознаят служителите с графика на отпуските?

Краткият отговор е ДА.

Възможно ли е да посочите само месец в графика за отпуск?

Възможно е, но е по-добре да пишете веднага, защото тогава ще трябва допълнително да координирате датите на ваканция със служителя. Възможно е да не се посочват дати за отпуск, когато фирмата има график на работа на смени и все още не е известно кои смени ще се работят. Когато станат известни смените, се договарят датите за отпуск.

Кой изготвя графика за отпуски според Кодекса на труда?

Графикът се изготвя от работодателя, а именно службата за персонал на предприятието или, ако няма такава, от ръководителя.