Пример за официално писмо на английски език. Основи на бизнес кореспонденцията на английски език. Име и адрес на изпращача

Ще говорим за нюансите на бизнес кореспонденцията и типичните фрази, които ще ви помогнат да направите писмото учтиво и естествено.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Бизнес кореспонденцията е в основата на комуникацията във всеки бизнес. Дори и днес, когато комуникацията се осъществява чрез имейли, правилата на бизнес кореспонденцията остават непроменени.

Когато пишете бизнес писмо, е важно да спазвате редица формалности. Води се кореспонденция между непознати или напълно непознати; Правилата помагат писането да стане учтиво и ефективно.

Общ стил на бизнес писмо

Бизнес кореспонденцията е много формална, така че е важно да поддържате уважителен тон на писмото. Дори когато напишете саркастична жалба.

За да изглежда писмото учтиво, често се използват модални глаголи. Например, вместо фразата „Моля, напишете ми отговор“ (моля, изпратете ми отговор), можете да използвате „Ще бъда благодарен, ако можете да ми напишете отговор“ (ще се радвам, ако ми изпратите отговор) .

Жаргонните фрази и жаргонните изрази не трябва да се използват в бизнес стил. Също така не трябва да използвате думи със силен емоционален фон - terrible (ужасно), marvelous (невероятно), боклук (глупости) и други подобни.

Съкращенията също не са разрешени - всички фрази трябва да се използват изцяло.

• Не би - не би
• Аз съм - аз съм
• Искам - бих искал

Не трябва да използвате и фразови глаголи. По-добре е да ги замените със синоними. Например, вместо „откажете се“ - „предайте се“, вместо „сглобете“ - „съставете“. Фразовите глаголи са прерогатив на разговорния стил, а в деловия стил са неподходящи.

Експертите от школата по английски език EnglishDom съветват да използвате в бизнес кореспонденцията само онези конструкции и фрази, в чието значение сте 100% сигурни. Не бива да се увличате и с многостепенни композитни приложения - лесно е да направите грешки в тях, което ще се отрази негативно на вашето изображение.

Всичко обаче не е толкова сложно, колкото може да изглежда на пръв поглед. Нека разгледаме всяка част от едно бизнес писмо.

Обжалване в бизнес писмо

Поздравът е първата част от писмото, от която получателят ще си състави впечатлението за Вас. Направете само една грешка в поздрава си и ефективността на писмото ще падне почти до нула.

Уважаеми Господине или Госпожо

Използвайте този адрес, когато не знаете името на получателя. Такова обжалване е приемливо, например, ако изпратите имейл до корпоративен имейл акаунт, използван от няколко служители.

Уважаеми г-н Блек (г-жо Блек, г-жо Блек)

Стандартно обръщение към адресата. Използва се в повечето бизнес писма:

• Mr - обръщение към мъж;
• Mrs - на омъжена жена;
• Ms - на жена без посочване на семейно положение;
• Мис - на неомъжена жена.

Призивът трябва да се използва само в съкратена форма. Не пишете Мистър или Господарка изцяло.

Когато се обръщате по фамилия, е приемливо да посочите собственото име: Mr John Black. Но в кореспонденцията между непознати или малко познати бизнес партньори е напълно възможно да се ограничите само до фамилията.

Ако адресатът има научна степен, препоръчваме да я посочите в съобщението си вместо Mr and Ms:

Уважаеми д-р. черен

Уважаеми проф. черен.

Скъпи Джон

Личен адрес. Може да се използва само при комуникация с близки бизнес или работни партньори. И само след взаимно съгласие да се наричат ​​по име.

Не забравяйте, че обаждането по име не премахва формалностите на бизнес кореспонденцията - то е само един от начините да покажете уважение и доверие.

Уважаеми уважаеми клиенти

Безличен адрес най-често се използва в стандартизирани писма, предназначени за изпращане до група хора.

Също така е приемливо да го използвате, когато искате да подчертаете конкретната позиция на дадено лице: г-н главен редактор.

Въпреки факта, че такова лечение се счита за правилно, препоръчваме да използвате персонализирано, ако е възможно - то работи по-добре.

Пунктуация и правопис в обръщение

В британския и американския английски правилата за пунктуация в служебните адреси са малко по-различни.

В британската версия няма препинателни знаци след Mr или Ms, но се изисква запетая в края на адреса:

г-н Блек,

Американският английски изисква точка след Mr, Mrs и Ms и двоеточие в края на адресите.

Г-н. Черно:

Приемливо е обаче изобщо да не се използва пунктуация в обръщението. Тази опция е много популярна в онлайн кореспонденцията.

г-н Блек

Не забравяйте да проверите дали името на получателя е изписано правилно. Това важи особено за сложните и дълги фамилни имена. В крайна сметка грешка в името може значително да развали впечатлението за кореспонденция.

Тяло на писмото

Първо изречение
Първото изречение трябва да посочи причината за написването на писмото. За да направите това, препоръчваме да използвате следните фрази:

• Пиша ви, за да попитам за... (Пиша ви, за да разбера за...)
• В отговор на вашето искане... (В отговор на вашето искане...)
• В допълнение към нашия разговор... (Продължение на нашия разговор)
• Ще бъда благодарен, ако... (ще се радвам много, ако)
• Получих вашия адрес от... и бих искал да... (Дадоха ми вашия адрес... и бих искал...)
• Благодарим ви за имейла ви от 14 май... (Благодарим ви за писмото ви от 14 май)

Преди това в бизнес кореспонденцията се смяташе за лош тон веднага да се стигне до точката, така че често се използваха уводни фрази „за нищо“. Беше обичайно да се споменават предишни срещи или разговори с адресата, да се пишат неутрални фрази за времето или въпроси за семейството.

Днес такива фрази не се възприемат много добре, защото не носят семантичен товар. Препоръчваме да ограничите писмото си до кратка уводна фраза и незабавно да преминете към същността на проблема, без ненужно разбъркване.

Изречението след уводната фраза трябва да разкрива темата и същността на писмото. То трябва да е кратко и сбито, за да не отвлича вниманието на получателя от основната идея на съобщението.

Главна част
Трябва да посочите целта на писмото, като използвате кратки абзаци. Кратките изречения са добре дошли, но не са задължителни.

Не се опитвайте да разрешите няколко различни проблема наведнъж в едно писмо. Следвайте правилото: „Едно писмо - едно искане“. Можете обаче да зададете няколко свързани въпроса, които засягат една и съща тема.

Ако основната идея се побира в един абзац, не се опитвайте да я разширявате, освен ако не е абсолютно необходимо.

В бизнес писмо трябва да напишете всичко само по същество. Това е игра на думи.

Последна мисъл
Последната фраза в тялото на писмото действа като учтив жест и завършва мисълта. В бизнес кореспонденцията препоръчваме да използвате една от стандартните фрази:

• Очаквам вашия отговор. (очаквам с нетърпение вашия отговор)
• Очаквам с нетърпение вашия отговор. (Чакам вашия отговор.)
• Ако имате нужда от повече информация, моля свържете се с мен. (Ако имате нужда от повече информация, пишете ми за това.)
• Моля, отговорете при първа възможност. (Моля, отговорете възможно най-бързо.)
• Чувствайте се свободни да се свържете с мен по имейл. (Можете свободно да се свържете с мен по имейл.)
• Благодаря ви, че го взехте предвид. (Благодаря, че взехте предвид това.)
• Ще се радвам незабавно да обърнете внимание на този въпрос. (Ще бъда благодарен за бързия ви отговор.)

Последната фраза трябва да изразява уважение. Неговата формулировка обаче може да бъде произволна. Можете да използвате различни версии на фразата за различни получатели или да изберете една стандартна за всички видове писма.

В последната фраза можете също да направите връзка към допълнителни материали, които са приложени към писмото.

• Приложено ще намерите... (Приложено към писмото...)
• Към писмото е приложено... (Към писмото е приложено...)
• Моля, вижте приложеното... (Моля, вижте в приложението...)

Край на писмото
Няколко стандартни фрази се използват за завършване на бизнес писмо. Руският език използва фразата "с уважение" навсякъде, но на английски е малко по-сложно.

Искрено Ваш(с уважение) - тази фраза трябва да се използва, ако не сте запознати с адресата. Този край трябва да се изпише и ако сте написали „Уважаеми господине или госпожо“ във вашия адрес.

Искрено Ваш(искрено ваш) - използвайте фразата, ако адресатът ви е познат и той ви познава.

Ако познавате добре получателя или комуникирате в кореспонденция от дълго време, можете леко да намалите степента на формалност и да използвате по-топли окончания:

Най-добри пожелания

Поздрави

Най-сърдечни поздрави

И трите фрази се превеждат като „най-добри пожелания“.

Остава само да напишете пълното си име - и писмото е готово.

Пример за добре написано бизнес писмо:

Използвайте тези правила и съвети, когато водите бизнес кореспонденция, и вашите писма ще бъдат възможно най-ефективни.

Бонуси за читателите

В съвременния свят имейлът вече не е толкова популярен за лична кореспонденция - тази ниша е заета от социалните мрежи и месинджърите. Въпреки това, той все още се използва широко за бизнес комуникация и няма да се оттегли. От тази статия ще научите основните характеристики на воденето на бизнес кореспонденция на английски език, от какви елементи се състои имейлът и какво трябва да избягвате в бизнес комуникацията.

Два вида бизнес кореспонденция на английски език

Кой трябва да знае как да пише бизнес писма на английски? Като правило, хората, които се нуждаят от него за работа. Да предположим, че получавате работа в определена компания, вашите отговорности включват кореспонденция на английски по различни работни въпроси. Всички бизнес писма могат да бъдат разделени на две големи категории:

1. Писма в свободна форма.
2. Образци на писма: приложения, доклади и др.

Според мен има смисъл да се научиш да пишеш писма в свободна форма, а шаблонните букви се научават по-лесно по време на работа, защото навсякъде са различни и просто няма смисъл да се опитвате да научите всички шаблони. По правило всяко предприятие има определена „установена“ представа за това как да пише различни приложения-доклади, дори поздравления, а в 90% от случаите има просто набор от готови формуляри във формат doc или xls , в който трябва да въведете само номера и фамилии.

Какво представлява имейлът на английски?

Подател на писмото на английски език изпращач, получател - получател, технически един имейл се състои от няколко елемента:

• Предмет- предмет на писмото. Пише се кратко и ясно, например: Payment Confirmation - Потвърждение на плащането. Ако съдържанието на писмото е обвързано с дата, те също се опитват да го включат в темата: Прощално парти на 21 април - Прощално парти на 12 април.
• Тяло– тялото на писмото, тоест съдържанието, самият текст. Нека го разгледаме по-подробно по-долу.
• Прикачен файл– прикачен файл, прикачен файл. Опитайте се да не правите прикачени файлове с тежки файлове.
• CC- копие от писмото. Ако добавите адрес към полето „CC“, този получател също ще получи съобщението.
• BCC- скрито копие. Получателят, добавен в полето „BCC“, ще получи съобщението, но другите получатели няма да знаят за него.

Между другото, CCозначава въглеродно копие- машинописно копие. На пишещи машини, ако е необходимо да се направят два еднакви документа, под основния лист се поставят копирна хартия и втори лист. Резултатът беше два идентични документа. Карбоновото копие се наричаше карбоново копие.

Съкращенията "CC" и "BCC" - здравей от ерата на пишещите машини

BCCозначава скрито копие. При пишещите машини понякога е било необходимо да се направят два еднакви документа, но за различни получатели. В този случай документът е направен изцяло като копие, но полето с името на получателя е оставено празно. Попълваше се отделно на всеки екземпляр. Такова копие без име се нарича сляпо копие, буквално „сляпо машинописно копие“.

Как да прочетем имейл адрес на глас на английски?

Важен момент, който понякога се пренебрегва. Понякога трябва да продиктувате имейл устно, например по телефона. Ето какво трябва да знаете:

• символ ' @’ чете като при, при никакви обстоятелства куче!
• Точката в имейл адреса се извиква точка, но не точка, точкаили Период(прочетете за разликата между тези думи).
• Символ ‘-‘ чете като тире,понякога не се наричат ​​съвсем правилно тире(тирето е тире, тоест по-дълга версия на тире).
• символ ' _’ чете като Долна черта, по-рядко: understrike, ниско тире, ниска линия.

[имейл защитен]– поддръжка на hotmail dot com

[имейл защитен]– помогнете ми с тире в gmail точка com (gmail се чете като „gmail“, а не „gmail“)

Както можете да видите, думите в адресите се четат просто като думи, а не изписани, както е в случая с имената и фамилиите. Ако обаче имейлът съдържа или неразбираеми набори от букви, по-добре е да ги прочетете буква по буква:

[имейл защитен]– a l y o n u s h k a в nomail dot net

Мисля, че ако четете статия за бизнес кореспонденция, определено знаете :)

Добре познатите домейн зони com, net, org се четат като дума, а не като букви. Обикновено се изписват по-малко известни, като ru.

[имейл защитен]– примерен адрес с долна черта при поща точка r u

Съставяне на текст на имейл на английски език

Имейлът е по-дълъг от „текст“ (както обикновено се наричат ​​SMS и съобщенията в месинджърите; самият процес на кореспонденция е изпращане на текстови съобщения) и съдържа традиционни съобщения, но не трябва да се заобикаляте, изразявайте мислите си по-ясно.

Основни елементи на имейла:

• Поздравления– може да включва наричане на адресата по име, ако е известно.
• Въведение– ако не познавате получателя на писмото, представете се накратко.
• Цел на съобщението– преминете към въпроса и обяснете защо се свързвате.
• Подробности– ако е необходимо, споменете важни подробности. Ако се подразбира, че получателят на писмото трябва да направи нещо, след като го прочете (да следва инструкциите, да се обади на някого, да отговори, да препрати писмото и т.н.), пишете за това учтиво, но недвусмислено.
• Подпис– писмото традиционно завършва с някаква прощална формула на учтивост, вашето име, фамилия, понякога посочване на вашето работно място, адрес и телефонен номер, ако е подходящо.

Нека разгледаме по-отблизо поздрава и подписа - те са написани по формулен начин.

Опции за поздрав в имейл на английски език

Най-често те просто пишат „Здравей + име“:

По-официално:

„Скъпи“ не е „скъпи“, както при обръщение към съпруг или съпруга, а аналог на нашето „уважаеми“. Моля, имайте предвид, че няма запетая след „здравей“ или „скъпи“. Ако адресатът е неизвестен, например, пишете на определен „отдел по човешки ресурси“, можете просто да се обърнете към „Здравейте“, „Уважаеми колеги“ (ако това са колеги), „Уважаеми всички“ (група колеги), „Уважаеми отдел „Човешки ресурси“.

Има и общоприети обръщения към непознат мъж или жена: Уважаеми господине, Уважаема госпожо или Уважаеми господине или госпожо (ако не познавате господин или госпожо), За когото може да се отнася (до всички, които може да се интересуват). Първите две са нежелателни, тъй като може случайно да се свържете с някого с грешен пол; вторите две се използват, но се считат за малко старомодни, много официални. Ако е възможно, по-добре е да се обръщате към тях по име (Уважаема Маргарет) или отдел/отдел (Уважаеми маркетингов отдел).

Често се използва по име без „поздравителна дума“, само „Джеймс“. Така пишат на познати колеги (човека на съседната маса) или когато това не е първото писмо в кореспонденцията и няма смисъл всеки път да се поздравявате.

Как да прекратите имейл

Писмото може да бъде попълнено, като просто напишете собственото си име или име и фамилия, но обикновено преди това се добавя някакво учтиво пожелание. Най - известен:

• С Най-Добри Пожелания! (или просто „Поздрави!“) – Най-добри пожелания!
• Поздрави! - същото.
• Най-добри пожелания/топли пожелания – пак същото.

В някои ръководства се споменава и „Sincerely yours“ или „Faithfully yours“ (искрено ваш), но лично аз почти никога не съм виждал подобни подписи, а от чужденци съм чувал, че тези формулировки звучат не само смешно, но и много старомодно. Всъщност, като „искрено ваш“ на руски. Но доста често те просто пишат „С уважение“ в края на бизнес писмо.

Полезни фрази за бизнес кореспонденция на английски език

В допълнение към шаблонните поздравления и сбогом има още няколко фрази, които могат да се използват в кореспонденция.

• Надявам се да си добре- "Надявам се, че си добре". Прост, макар и изтъркан начин да започнете писмо. Писмен аналог на стандартната фраза „Как си?“ Още официална версия: Надявам се, че този имейл те намира добре.
• Просто исках да ви информирам за... –„Просто исках да добавя, че...“ Добър начин да предоставите допълнителна информация за нещо, което получателят вече знае.
• Просто исках да ви кажа, че...- „Просто исках да ви информирам, че...” Подобно на предишния: допълваме вече известната информация. Може да се използва и като универсално въведение към кратко съобщение за някои важни факти и подробности.
• Моля, бъдете информирани/посъветвани- "Моля обърнете внимание".
• FYI– съкр. от За ваша информация, което също може грубо да се преведе като „вземете под внимание“. Съкращенията са подходящи за използване между колеги, когато общувате по рутинни работни въпроси. По-добре е да не пишете на непознат или клиент по този начин.
• Моля, намерете (вижте) приложено- буквално „намерете в прикачения файл“ (така че, разбира се, никой не говори руски). Това ви уведомява, че имейлът има прикачен файл. Например: Моля, намерете прикачен доклада - Докладът е прикачен.
• За бъдещи подробности– „по-подробно“, „за по-подробна информация“. Подходящо е в края на писмото да има връзка към лицето за контакт: За бъдещи подробности, моля, свържете се с моя асистент – За по-подробна информация, моля, свържете се с моя асистент.
• Очаквам с нетърпение вашия отговор / чуване от вас- "Очаквам вашия отговор". Учтив начин да им кажете, че би било хубаво да отговорят на писмото ви.
• Благодаря ви за отделеното време –„Благодаря ви за отделеното време.“ Универсална формула, която би било подходящо да се постави преди подписа.

Примерно бизнес писмо на английски език

Ето няколко примера за писма, написани с различна степен на формалност. В имейла ще информирам получателя, че срещата в петък е пренасрочена от 9:00 на 10:30. Темата за всички имейли ще бъде една и съща: Времето на срещата е променено на 10:30 сутринта.

1. Много официално.

Уважаеми г-н. Джеферсън

Надявам се, че този имейл те намира добре. Това е Сергей Ним от Roga and Kopyta Inc. Исках да ви информирам за срещата, която ще проведем във вторник. Поради метеорологичните условия се измества от 9:00ч. до 10:30ч.

Ще бъдете ли така любезен да ме уведомите дали ще можете да присъствате? Моля, приемете моите извинения за неудобството.

На Ваше разположение,

Сергей Ним

Roga и Kopyta Inc.

Официалността на това писмо се определя от:

• Обжалване Уважаеми г-н. Джеферсън.
• фраза Надявам се, че този имейл те намира добре– по-официална версия на фразата Надявам се да си добре.
• Оборот бихте ли били така добри като – би ли бил така добър.
• Извинение Моля, приемете моите извинения -Моля, приемете моите извинения.
• на Ваше разположениев края на писмото името на фирмата.

2. По-малко формално.

Здравей Алекс,

Това е Сергей от Roga and Kopyta Inc. Исках да ви информирам за срещата, която ще проведем във вторник. Поради метеорологичните условия срещата се измества от 9:00 ч. до 10:30ч.

Моля, уведомете ме дали ще можете да присъствате. Съжалявам за неудобството.

С Най-Добри Пожелания,

Формалността е намалена поради:

• По-просто обаждане, обаждане по име.
• съжалявамвместо „приеми моите извинения“.
• По-малко тържествено заключение на писмото: С Най-Добри Пожелания.

Повечето бизнес писма са написани с този тон. Всъщност вече никой не се нуждае от средновековни формули на учтивост.

3. Неофициално, но в рамките на приличието на бизнес кореспонденция, например с познат колега.

Просто исках да ви уведомя, че петъчната среща се премести за 10:30 сутринта. м. Наистина съжалявам за това. Уще можеш ли да присъстваш

Кратко и по същество. Колегите, които виждате на работа всеки ден, не питат непременно как са всеки път, когато пишете.

В заключение ще дам някои общи съвети, които не се вписват в нито една от точките по-горе.

1. Посочете същността на писмото в темата.

Темата трябва да бъде изключително информативна и в същото време кратка. Човек идва в офиса, отваря Outlook и вижда 20 имейла. Той бързо „сканира“ темите с очи - още на този етап трябва да му е ясно защо сте му писали. Много лоша идея е да пишете теми за нищо: „Моля, прочетете“, „Важно“, „Здравей“. Напишете по-конкретно: „Одобрение на резервацията“, „Полетът е отложен до 12:00 ч.“, „Ориентиране в 9:00 ч. във вторник“, „График за май“.

2. Бъдете учтиви.

В деловото общуване учтивостта е задължителна. Важно е да спазвате етикета, да пишете „благодаря“ и „моля“, в противен случай ако не развалите отношенията си с хората, то ще ги направите малко по-напрегнати. Има достатъчно напрежение в света на бизнеса; няма нужда от повече.

Моля, имайте предвид също, че на английски повелителното наклонение без „моля“ в много случаи може да се разглежда като заповед, особено в писмена форма, където, за разлика от говоримия език, интонацията не се отразява.

• Изпратете ми годишния отчет. – Изпратете ми годишния отчет (заповед).
• Моля, изпратете ми годишния отчет. – Моля, изпратете ми годишния отчет (искане).

Когато поискате нещо, предложите нещо или дадете поръчка (а това е съдържанието на 90% от писмата), е прието да го правите в рамките на приличието, без да приемате деспотичен заповеден тон.

3. Избягвайте двусмислието, бъдете точни.

В деловата кореспонденция няма място за остроумие и сарказъм, особено когато има комуникация между хора от различни страни. Бизнес езикът е изключително стерилен, защото всякакви хумористични вицове могат да бъдат разбрани погрешно. Също така, не се въртете насам-натам дълго време; изразете същността на съобщението ясно и конкретно.

4. Пишете кратко и просто. Не ставай акъл!

Опитайте се да избягвате дълги изречения и сложни формулировки. Пишете с прости думи без сложни изречения с десетки подчинени изречения. Колкото по-сложно пишете, толкова по-вероятно е да направите грешки и да объркате получателя.

Не се опитвайте да покажете, че знаете „умни“ думи и фрази. Това няма полза. Ако използвате куп умни думи правилно, ще звучи някак арогантно, ако ги използвате неправилно, ще звучи смешно.

5. Ако е необходимо, структурирайте писмото.

Например, трябва да очертаете списък с желания за дизайна на сватбена зала. Напишете ги като списък, вместо да ги обедините в един лист с абзаци. Използвайте номериран списък или точки (точки).

6. Изяснете на читателя какво искате от него.

Понякога има писма, след като ги прочетете, не можете да разберете дали искат някакво действие от вас или просто ви информират? Ако от читателя се очаква да отговори, да препрати писмото, да стане и да отиде някъде и т.н., уверете се, че писмото (в началото, в края, в началото и в края) ясно посочва какво трябва да се направи .

7. Проверете писмото преди изпращане.

След като напишете съобщение, прочетете го отново. Уверете се, че писмото е написано учтиво, без двусмислие и същността му е ясно ясна. Всичко е наред, ако текстът е несъвършен и се съмнявате в запетая. Дори говорещите език (както на руски) много рядко могат да пишат на английски със 100% грамотност, но се опитайте да не правите поне очевидни грешки и грешки.

8. Учете се от колегите си, четете кореспонденцията във фирмата.

Този съвет е за тези, които се нуждаят от умения за бизнес писане за работа. Различните компании може да имат свои собствени местни странности по отношение на кореспонденцията. Например на някои места се смята за лошо възпитание да се обръщате към някого по име, но на други ще се изсмеят, ако напишете „Скъпи Пол“ вместо „Здрасти Пол“. Питайте колегите си какво и как правите, четете ежедневната им кореспонденция - това работи по-добре от всеки учебник по бизнес английски.

Приятели! В момента не съм преподавател, но ако имате нужда от учител, препоръчвам този прекрасен сайт- там има учители по роден (и немайчин) език 👅 за всички поводи и за всеки джоб 🙂 Самият аз взех повече от 50 урока с учителите, които намерих там!

Трябва ли да използваме съкратени форми на глаголи, като I'm вместо I am? По принцип това е позволено, с изключение на самите жаргонни изрази gonna и wanna. Но всичко ще бъде малко по-добре, ако не сте твърде мързеливи да напишете пълните форми на такива фрази с отделни думи.

Националните и регионалните различия определено трябва да се вземат предвид, но това е по-скоро въпрос на стил, отколкото на речник. Правилата за бизнес тон или обичайната учтивост се различават дори когато английският е чужд език за местните хора. Все пак хората очакват чужденецът да спазва местния етикет. След това ще разгледаме най-големите региони на земното кълбо.

1. Великобритания, Германия, други страни от Северна Европа, говорещи езици от германската група. Тук етикетът е най-близо до британската традиция. Това е класическа бизнес кореспонденция на английски език, примери за която са дадени в тази статия. Необходима е известна учтивост, кратка и ясна, често стандартна, в скромен, умерен стил. Прилага се правилото „не“ - по-добре е да се откажете от моделите на реч, които пораждат съмнения, и да не пишете ненужни неща. Подходящи са леко неразбираеми фрази като „Ако имате въпроси“, „Ще оценя усилията ви“, „Моля, не се колебайте“. По принцип си представете, че сте в колежа, в който е учил Хари Потър.

1. САЩ и в по-малка степен Канада, Австралия и Нова Зеландия. Традиционно имигрантските държави са свикнали с по-проста комуникация. Учтивите изрази са необходими само при общуване със старши колеги или важни служители, които решават човешките съдби. В други случаи необходимо е ясно и ясно да се изложи същността . Вербалните конструкции, използващи ще, трябва, може и може би са нежелателни.

1. Азиатски страни - Китай, Япония, Корея, Индия, Иран, Арабия. Тук са добре дошли най-учтивите форми на обръщение, чак до малко раболепие и дълги многословия. Особено при общуване с непознати хора, установяване на нови контакти. Струва си да използвате фрази, които подчертават заетостта на получателя, вашата загриженост за усилията и времето, изразходвани от негова страна. Например: „Надявам се това писмо да ви намери добре“, „Съжалявам, че ви безпокоя“, „Може ли да отделя малко от времето ви“. Това прави благоприятно впечатление за жителите на Южна и Източна Азия.

1. Африка и Южна Америка. Тези от другата страна на екватора и по-близо до него са свикнали на по-оживен, семеен стил. Но без особени грубости и фамилиарничене. Би било добре да попитате как се справя партньор или колега, когото вече познавате, и дали семейството му е добре. Умереният интерес към личния живот на събеседника помага за установяване на топли отношения.

Структура на бизнес писмо на английски език

• Името на създателя или името на организацията с адреса в горния ляв ъгъл.
• Името на адресата или името на институцията е след празния ред.
• Адрес на получателя - пропускането на празен ред след предишните данни обикновено заема няколко реда.
• Дата на заминаване – 1-3 реда под или в горния десен ъгъл.
• Основният текст е в централната част на страницата.
• Благодарност и поздрав - без пропускане на ред или с пропуск след "тялото" на писмото.
• Подпис.
• Името на отделния автор или името на изпращащата организация.
• Позиция на текстосъставителя.

Няма нужда да правите отстъп в началото на нов блок или параграф. Основният текст е разделен на части по смисъл и за улеснение на четенето.

По правило текстът се състои от следните части:

• поздравления;
• основно съобщение;
• закриване на темата;
• сбогом на вашия събеседник.

Препоръчително е да започнете всяка структурна част на нов ред. Добре структурираното послание се чете лесно и смисълът се възприема по-лесно. Единственият проблем е спестяването на място, ако трябва да го поберете в една или две страници. По-често тази необходимост възниква, когато писмото е предназначено да бъде отпечатано на хартия. Няма ограничения за дължината на имейл съобщенията и удобството за читателя е на първо място по важност.

Трябва ли да използвате списъци? Да, ако улесняват разбирането или ви позволяват да изберете една опция като отговор. Много по-лесно е да отговорите, като посочите само номер от списъка, отколкото да напишете дълго съобщение, като следвате всички правила на етикета. Зает човек, за когото не сте много важен, може просто да не отговори, ако трябва да се обяснява на събеседника дълго време.

Препоръчително е бързо да посочите причината за писане на писмото, какво искате и каква реакция очаквате. Това също увеличава шансовете текстът да бъде прочетен до края и да бъде отговорено по същество. Те няма веднага да изхвърлят дълго, неясно съобщение в кошчето. Друг е въпросът, ако събеседникът е ваш добър приятел, който вероятно ще прочете и ще отговори. В този случай са позволени някои волности.

Обръщение и поздрав

Тъй като в английския език няма полове, не можете да разберете какъв пол е човек, като погледнете фамилното му име. Можете да разберете по име, но все още е обичайно да се обръщате с изрично посочване на пола. Според традиционния етикет това е много по-добре от всяко безполово отношение, което скоро може да се разпространи поради нарастващия брой транссексуални хора.

Ако името на получателя на кореспонденцията е известно, то обикновено се адресира по следния начин:

• Dear Mr – на мъж (Mr);
• Dear Mrs – на омъжена жена (любовница);
• Dear Ms - на неомъжено момиче (госпожица).

Ако не е известно името на адресата, Уважаеми господине се обръща към мъжете, Уважаема госпожо е адресирано към жените. Ако полът е неизвестен, двете опции се поставят с наклонена черта между тях - Уважаеми господине / госпожо. Неразбираемото положение на жената задължава третира като неомъжена жена . В учтивото общество липсата на брачна халка дава основание да се предположи, че този човек не е женен. В писмената кореспонденция също по подразбиране жената е свободна от брачни връзки.

Обръщайте се към хората, които познавате, с първото им име, без фамилията. Например „Скъпи Джон“ или „Скъпа Мери“.

Основен текст

След това трябва накратко да посочите причината за написването на писмото, да посочите бъдещата тема или да актуализирате паметта си за предишни контакти.

Често срещаните уводни фрази изглеждат така:

• Пиша, за да информирам / потвърдя / попитам;
• Свързвам се с вас за;
• В отговор на (или в съответствие с) вашето искане;
• В отговор на въпроса ви за - в отговор на въпроса;
• След нашата среща (след това посочете часа на последната среща);
• Във връзка с Вашето писмо/телефонен разговор (след това идва датата на пристигане на кореспонденцията или телефонното обаждане);

Кратка благодарност би била полезна, ако има нещо за това. След това е време да стигнете до основната точка на съобщението, особено ако ще поискате нещо.

Може да се наложи да изразите своите съмнения или неразбиране относно текущата ситуация.

Например:

• We are a little unsure about – изразява леки съмнения;
• Не разбираме напълно – непълно разбиране;
• Може ли да ми обясните - желание за разбиране на ситуацията.

Ако отговориш, положителен отговор нещо като това:

• Имам удоволствието/радвам се да ви информирам (или да съобщя), че;
• Ще се радвате да научите;
• Имаме удоволствието да разкажем за;
• Мога да потвърдя.

Често се налага подаването на жалби. Те използват фразите „да изразят недоволство“, „да се оплачат“.

Ето как да привлечете вниманието:

• Бих искал да подчертая (или да привлека вниманието ви);
• Моля, обърнете внимание – по-директно желание за отбелязване;
• Моля, обърнете внимание – много кратко напомняне.

Заключителна част

Тук трябва отново да подтикнете адресата към желаните действия и да прекратите комуникацията по културен начин.

Следните изрази ви помагат да излезете от кореспондентски разговор:

• Ще оценим вашето незабавно внимание към този въпрос - напомняне, че въпросът изисква спешна намеса или вземане на решение;
• Ако имате нужда / нужда от допълнителна информация, моля не се колебайте да се свържете с нас - желание за продължаване на кореспонденцията, ако събеседникът има въпроси;
• Очаквам с нетърпение вашия отговор - по-директно напомняне, че чакате отговор.

Напомнете за насрочената среща, като използвате един от следните изрази:

• очаквам с нетърпение - очаквам с нетърпение;
• Надявам се да се чуя скоро - надявам се скоро да се чуя;
• среща / ще се видим следващия понеделник / неделя - да се срещнем / ще се видим в такъв и такъв ден от седмицата.

Стандартните фрази се използват широко като последни редове преди подписа. На събеседник с непознато име пишат С уважение или С вяра. Ако името на получателя е известно, С уважение или С уважение (с уважение). Популярното „С уважение“ е преведено на английски с „С уважение“. „С най-добри пожелания“ се превежда от англоговорящата публика като най-добри пожелания. Често се използват и по-топлите изрази Най-добри пожелания и Топли пожелания.

Изрази, които придават учтив и официален тон на вашето писане

Можете да се извините за забавянето на писането на отговор, както следва: Извинявам се, че не се свързах с вас досега. Също така не пречи да споменете накратко причината, ако е сериозна и основателна. Почти всеки обаче може да се позовава на това, че е зает. Дори ако в действителност човекът е прекарал цялото време в легнало положение на дивана или в курорт.

Благодарност

За получена кореспонденция, онлайн контакт или телефонен разговор, благодарим по следния начин: Благодаря ви за писмо (за връзка с мен) от (датата следва). Препоръчително е да благодарите за предишното писмо, като посочите точната дата на неговото изпращане. Получателят може да има обширна кореспонденция с много хора и ще му бъде трудно веднага да си спомни казаното. По-учтива и дълга форма на благодарност: Бих искал да ви благодаря за вашето писмо. Този вид красноречие е по-подходящ, когато имате работа с британски благородници и азиатски граждани.

Събитията от реалния живот се помнят с благодарност така: За мен беше удоволствие да се запознаем с вас (на такава и такава дата или в такава и такава обстановка). Благодарим ви за запитването за проявения интерес.

Споразумение с условия

Можете да изразите съгласието си по следния начин: Ще се радваме (или ще се радваме) да... Ако все пак трябва да се съгласите, обикновено е по-добре да се преструвате, че това е ваше лично решение, което ви предизвиква положителни емоции.

Заявка

Заявките и запитванията изглеждат по следния начин:

• Бихте ли ми казали;
• Бихте ли могли да ни позволите;
• Моля, бихте ли ми изпратили;
• Интересуваме се;
• Бихме искали да получим/получим;
• Мога ли да ви помоля за услуга;
• Бих оценил;
• Ще съм благодарен (или би било полезно), ако можете.

Доставяне на лоши новини

Отрицателният отговор трябва да бъде възможно най-учтив:

• Съжалявам да съобщя (или да информирам);
• Страхуваме се, че няма да е възможно;
• Съжалявам, че общувам с вас;
• Моля, приемете нашите извинения за;
• Благодаря за разбирането;
• За съжаление не мога (или не мога).

Такава сравнително дълга фраза като „След внимателно обмисляне решихме“ може да предхожда както съгласието, така и отказа.

Предлагам вашата помощ

• Ако желаете, ще се радваме да... - ако желаете, ние с удоволствие...
• Искате ли да - искате ли от нас.
• Кажете ни дали искате - уведомете ни, ако искате.

Приложение към писмото с допълнителни материали

Като допълнение към основния текст често се прилагат копия на документи и снимки. Оригинали - визи, самолетни билети - могат да бъдат изпратени и с ценно писмо с обратна разписка. В този случай трябва да изброите или поне да споменете всички прикачени файлове веднъж. Това е продиктувано не само правила за бизнес кореспонденция на английски език, но и елементарна загриженост за безопасността на ценностите.

Те говорят повече или по-малко директно за допълнителни материали:

• Прилагаме – приложено;
• Имаме удоволствието да приложим - правим същото, но с удоволствие;
• Attached you will find – намери такива и такива прикачени файлове;
• Моля, вижте приложеното – моля, намерете такова и такова приложение и се уверете, че не липсва.

Съкращения, използвани в бизнес кореспонденцията на английски език

В бизнес писма трябва да използвате само общоприети съкращения, които са подходящи по стил. Съкращения, приети в неофициален имейл и различни месинджъри . От друга страна, много популярни преди това съкращения са очевидно остарели и миришат на древното Средновековие. Например латинското A.D. (Божия година) или пр.н.е. (преди Рождество Христово). Също така е препоръчително да се въздържате от използването им. Малко вероятно е да описвате събития, случили се преди нашата ера.

Приема се в различни индустрии и сфери на дейност професионални съкращения , които тук няма да засягаме поради обема на фактическия материал.

Географски съкращения

• Ап – апартамент.
• Ave - авеню.
• Bldg – сграда, структура, сграда.
• Бул - бул.
• Dr – пътуване
• R.O. – поща (офис).
• Rd – път.
• Rte – магистрала.
• Rw – ж.п.
• Кв – площ.
• ул. ул.

В Америка има още повече обозначения на локации, съобразени с националните специфики с развитието на всякакви магистрали, къмпинги и други крайпътни хотели. Излишъкът от география и липсата на история оставят своя отпечатък върху местния диалект. Американците също използват съкращения на щатите, които се пишат с две главни букви. Например Ню Йорк е щат Ню Йорк. В Съединените щати има повече от пет дузини държави, така че няма да даваме толкова дълъг списък пълен.

Времева нотация

Англоговорящите рядко използват времева скала с 24 часа на ден. Обичайно е да се посочва само в рамките на 12, с продължение на a.m. – преди обяд или следобед. - следобед. В целия свят е широко разпространено обозначението GMT - Гринуичко време, естествено за лондонското предградие Гринуич, където се намира голяма астрономическа обсерватория. Америка също използва свое собствено стандартно време: CST - Централно, EST - Източно, MST - Планинско, PST - Тихоокеанско време.

Трибуквените съкращения за дните от седмицата и имената на месеците са често срещани.

Примери за готови букви на английски

Ако трябва да пишете често или е много важно и не знаете добре английски, трябва да използвате един от готовите шаблони. Можете дори да съберете цяла папка от тях на диска на вашия компютър. Подайте свои данни и променете текста по свое усмотрение.

Мостра с адрес

30 Киевская ул

Г-н Александър Рошчин

31 Yaroslavskiy Ave

Пиша ви във връзка с вашето запитване. Моля, завършете регистрацията, за да получите пълен достъп. Във връзка с вашето телефонно обаждане във вторник, бих искал да ви съобщя подробности в нов личен разговор. Очаквам с нетърпение да те чуя. Благодаря ви предварително.

Искрено Ваш,

Владимир Нежданов

Личен мениджър

Наемане (за кандидат за работа)

Уважаеми (име на получателя),

За мен беше удоволствие да разбера, че приехте позицията и ще се присъедините към нашия екип на 8 октомври. Ще работите с мен през първия месец, така че ще научите добре задълженията си. Очаквам с нетърпение вашите идеи. Не се колебайте да ми се обадите или да ми пишете, ако имате въпроси. Вашият внимателен шеф и ментор.

Име на изпращача

Длъжност

Уволнение от работа

Скъпи колеги

Трябва да ви информирам, че напускам позицията си в (име на компанията) на (дата). Наслаждавах се на работата си и оценявам възможността да работя с вас. Благодаря ви за подкрепата, която ми оказахте. Въпреки че вие ​​и нашите клиенти ще ми липсвате, очаквам с нетърпение. Дръж ме в течение, моля.

Лично име

Пренасрочване или отмяна на работна среща

Скъпи колеги

Поради неизбежни обстоятелства трябва да пренасрочим срещата си за (дата и час). Надявам се всички да се чувстват добре с новия график. Ако някой има проблем, моля да ме информира. Ще чакам всички вас. Извиняваме се за причиненото неудобство.

Длъжност

Резюме на статията

Статията е обсъдена подробно бизнес кореспонденция на английски език, примерикоето ще ви помогне бързо да съставите необходимото писмо. Стандартните скорости са добри, но не се колебайте да експериментирате малко. Ако останете в рамките на бизнес стил и елементарна учтивост, „аматьорството“ говори само за прилично владеене на чужд език и богат речников запас. За работодателите може да е важно да наемат служител, който може да мисли нестандартно.

В ерата на частния капитал и инвестиции изучаването на чужд език е не само интерес за международната общност, но и практическа необходимост. Много компании си сътрудничат с чуждестранни партньори и следователно трябва да поддържат добре установени контакти и взаимно разбирателство. Основното средство за комуникация за хората в бизнес сферата е официалната кореспонденция. Днес ще разберем как правилно да съставим английско писмо, спазвайки правилата и рамката на бизнес комуникацията. Материалът ще предостави и примери за това как изглежда бизнес кореспонденцията на английски, примери за писма и фрази, необходими за официална комуникация.

Първо, нека решим какви текстови блокове съдържа едно бизнес писмо на английски. Нека разгледаме всяка точка по ред.

Адрес на изпращача

Стандартният формуляр започва с данните за подателя, разположени в горния десен ъгъл. Структурата на бизнес писмото предполага строг ред, в който се записват данните, така че писането винаги се извършва в установения ред. В края на редовете няма препинателни знаци.

дата

Датата е с отстъп три реда след данните на подателя. Има няколко приемливи формата за писане на дата:

• 29 октомври 2017 г.;
• 29 октомври 2017 г.;
• 29 октомври 2017 г.;
• 29 октомври 2017 г.;
• 29 окт. 2017 г.;

• 10/12/2017 – 12 октомври 2017 (Европа и Англия)
  
• 10/12/2017 – 10 декември 2017 (Америка)

Данни за получателя

След това преминете към лявата страна на листа и също така попълнете адреса и данните на получателя в строг ред.

*Обжалването е задължителен елемент. При мъжете най-често е Mr, при жените Ms. Също така, когато се обръщат към омъжена жена, те използват г-жа, а когато се обръщат към неомъжена жена, госпожице.

Поздравления

Първото нещо, което трябва да поставите в писмото, е поздравителна фраза. Стилът й зависи от близостта на познанството й със събеседника. Официалното писмо се характеризира със стандартни фрази: Уважаема госпожо/госпожо + фамилното име на получателя. Ако информацията на събеседника е неизвестна, трябва да използвате комбинацията Уважаеми господине или госпожо. Когато съобщението е предназначено за няколко лица, се използва множествено число: Уважаеми господа, Уважаеми колеги и др. Неформалната комуникация ви позволява да използвате името: Скъпа Мери. Важно е да се обърне внимание на пунктуацията: на английски адресът се разделя със запетая, а на американски с двоеточие.

Главна част

Нека да преминем към дизайна на основния информационен компонент на бизнес писмо на английски език.

Най-често основният текст започва с малко уводно изречение, особено ако това не е първото писмо, а отговорна кореспонденция. Ето примери за уводни фрази на английски с превод на руски.

Ако водите строго официална бизнес кореспонденция, никога не пишете съкратени форми на предикатите I’m, you’re и т.н.

След това в логическа последователност се посочват целите и причините за бизнес кореспонденция на английски език и се добавят искания или очаквания за всякакъв отговор. Като правило, за по-лесно четене, текстът е разделен на няколко малки абзаца (без използване на червен ред/табулация). Ще разгледаме този блок по-подробно малко по-късно, като използваме практически примери.

Заключение

Като поддържате учтив тон, трябва да завършите писмото със стандартни изрази на благодарност, уверения за очакване на отговор, предложения за сътрудничество и покана за последваща комуникация. Последната фраза е важен елемент от бизнес комуникацията.

Подпис

Преди да въведете вашите данни, трябва да използвате друга учтива форма - пожелание за всичко най-добро или израз на уважение. По правило бизнес английският има три вида подобни фрази:

• твоя на Ваше разположение – на Ваше разположение(на познат събеседник);
• твоя вярно – на Ваше разположение(до непознат адресат);
• Най-доброто пожелания – Най-добри пожелания(неутрално твърдение);

Последното изявление се отделя със запетая, след което на нов ред се поставя личен подпис с посочване на име, фамилия и длъжност.

Освен това към текста могат да се добавят допълнителни прикачени файлове. Наличието им се посочва в края на писмото, непосредствено след подписа. Фразата започва със съкращението Enc. (приложение – заявление), последвано от списък на приложените документи.

Разгледахме теоретично правилното форматиране на съобщение за бизнес кореспонденция. Сега нека да преминем към практическата част и да разгледаме пример за бизнес писмо за различни цели и фрази, характерни за официална кореспонденция на английски език.

Бизнес кореспонденция на английски език: примери за писма и фрази

Концепцията за официално писмо включва много нюанси. Това може да бъде молба, търговско предложение, жалба, извинение, молба за работа, писмо за ангажимент и др. В този раздел ще разгледаме на практика как се пишат бизнес писма на английски и какви стандартни клишета могат да бъдат идентифицирани в тях. За улеснение ще разпределим образците по жанрове.

Изявление

Работата в чужда компания е мечтата на много млади хора. За да се утвърдите от положителната страна, трябва компетентно да съставите мотивационно писмо - заявление за отговор на свободно работно място. В допълнение към информацията, която вече е представена в материала, в такива заявки често се използват изразите, представени в таблицата.

Пълното изявление е както следва.

Запитвания и заявки

Такава кореспонденция често се използва за искане на издаване на необходими документи. Освен това в света на бизнеса често се пишат писма с искане на допълнителна информация, например продуктов каталог, за да се направи поръчка за доставки. Запитване или искане на английски език може да бъде изразено с помощта на следните клишета за формална кореспонденция.

Нека да разгледаме практически пример за бизнес писмо от този тип. Датите и адресите са еднакви за всички писма, така че ще представим само съдържанието на основната част и подписа.

Жалба

Не е необичайно бизнес писмото да бъде оплакване, например, относно действията на служителите или некачествено предоставените услуги. За да можете да изразите възмущението си в стил, който предполага официална комуникация, английският език предлага следните готови шаблони.

В текста на писмото е необходимо да се посочат подробно всички данни за възникналата ситуация и да се обяснят причините за възмущението.

Отговори и извинения

Последните примери за писма ще бъдат свързани със съобщенията за отговор. Отговорът трябва да започне с благодарност за полученото съобщение. И след това тактично изразете обяснение на текущите обстоятелства, извинете се и посочете начини за решаване на проблема. Нека да разгледаме какви фрази по тази тема съответстват на бизнес английския.

Нека разгледаме един пример.

Ето един вид бизнес разговорник, който съставихме въз основа на резултатите от изучаването на материала: бизнес кореспонденция на английски, примери за писма и фрази за официална комуникация. Надяваме се, че с нашите съвети ще подобрите уменията си за бизнес комуникация и ще постигнете взаимно разбирателство с чуждестранни партньори! Ще се видим в нови класове!

Преглеждания: 1 065