Какво има в името? Професионални изисквания за различни категории секретари Секретарят се нарича по различен начин

Секретарят се нарича лоялен асистент и дясна ръка на шефа и по основателна причина, защото задълженията на секретаря на мениджъра включват осигуряване на ефективно управление и административни дейности. Секретарят на управителя се занимава с подготовката и изпълнението на бизнес документи и документи, помага на шефа в бизнеса и решава много организационни въпроси.

Длъжността секретар -помощник също може да се счита за представителна, тъй като той е лицето на компанията - той среща гости, отговаря на обаждания и писма. Подобна работа изисква много хладнокръвие, комуникативни умения и организация. Поради тази причина професията секретар може да обещава големи перспективи - в бъдеще специалист може да стане офис мениджър, а след това и един от директорите или топ мениджърите.

Позицията на изпълнителен секретар се изисква в почти всяка компания, която има офис за клиенти и посетители. Това могат да бъдат както големи предприятия, така и малки бизнес организации.

История на професията

С течение на времето правомощията на секретаря се разшириха значително и днес те могат да изпълняват голямо разнообразие от функции. Така възникна необходимостта от специалисти с тясна специализация, в резултат на което се появи професията секретар-помощник, чиновник, секретар-преводач и офис мениджър.

Задължения на секретаря

Задълженията на помощник -секретаря включват:

• приемане на посетители;
• приемане на телефонни обаждания;
• водене на отчетност;
• планиране на работния ден на управителя;
• организация на срещи;
• резервиране на билети и резервация на хотели за мениджъра и други служители по време на командировка;
• поръчка на офис консумативи;
• изпълнение на исканията на ръководителя.

Понякога функциите на изпълнителния секретар включват кореспонденция на английски език.

Изисквания към секретаря

Изискванията за изпълнителен секретар включват:

• средно или висше образование;
• Собственост на персонален компютър;
• познаване на основите на деловодството;
• владеене на английски (понякога).

Освен това длъжността секретар предполага следните умения:

• точност;
• способността да изглеждате добре (представим);
• организация.

Образец на автобиография на секретар

Проба от резюме

Как да стана секретар

Как да стана секретар? Това може да бъде собственик на всяко висше образование, което е завършило курсове на секретарски помощници или е преминало обучение директно на работното място. По правило работодателите не налагат специални изисквания към специалността на кандидата, а се фокусират върху това да гарантират, че кандидатът притежава необходимите лични качества и може да изпълнява задължения на подходящо ниво.

Секретарска заплата

Заплатата на секретаря може да бъде различна - от 15 до 45 хиляди рубли. Доходът зависи от обхвата на отговорностите на служителя и региона, в който той работи. Средната заплата на помощник секретар е 30 хиляди рубли.

Обратно към лидерските отговорности

Секретарят изпълнява следните работни задължения:

- Осъществява работа по организационно -техническото осигуряване на административно -административните дейности на ръководителя.

- Приема кореспонденцията, пристигаща за разглеждане от ръководителя, предава я в съответствие с взетото решение на структурните подразделения или конкретен изпълнител за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.

- Приема документи и лични заявления за подпис на ръководителя.

- Отговаря на телефонни обаждания, записва и предава служебна информация на ръководителя, организира телефонни разговори на ръководителя.

- От името на ръководителя изготвя писма, запитвания и други документи.

- Осъществява работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на срещата, дневен ред, тяхната регистрация), поддържа и съставя протоколи от срещи и срещи.

- Осъществява контрол върху изпълнението на издадените заповеди и заповеди от служителите на предприятието, както и за спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя, взети под контрол.

- Осигурява работното място на мениджъра с необходимото организационно оборудване, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната работа на мениджъра.

- Организира приема на посетители, насърчава ефективността при разглеждане на искания и предложения на служители.

- Формира дела в съответствие с одобрената номенклатура, гарантира тяхната безопасност и ги изпраща в архива своевременно.

- Организира командировки за ръководителя: поръчва самолетни и влакови билети, резервации на хотели.

- Изпълнява индивидуални сервизни задачи на своя непосредствен ръководител.

Секретарят има право:

- Получаване на информация, включително поверителна, в размер, необходим за решаване на възложените задачи.

- Подайте предложения към ръководството за подобряване на тяхната работа и работата на компанията.

- Изисквайте информация и документи, необходими за изпълнение на служебните му задължения лично или от името на ръководителя от поделенията на предприятието и други специалисти.

- Изисквайте от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в резултат на дейността на компанията.

- Вземат решения от своята компетентност.

Секретарят отговаря за:

- За неизпълнение и / или ненавременно, небрежно изпълнение на задълженията си.

- За неспазване на настоящите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговската тайна и поверителна информация.

- За нарушаване на правилата на вътрешните трудови разпоредби, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и пожарната безопасност.

Задължения на директора
Бивш директор
Външен контрол
Оперативно управление
Контролна система

Назад | | Нагоре

© 2009-2018 Център за финансово управление. Всички права запазени. Публикуване на материали
разрешени със задължително посочване на връзка към сайта.

Това, което секретарят трябва да знае и може да направи, е посочено в профила на квалификацията.

Характеристика на квалификацията- Това е регулаторен документ, който установява какво трябва да прави конкретен служител в работата си, какво трябва да знае и може да направи за това и какво трябва да бъде нивото му на обучение.

Работни отговорности (секретарят трябва да може)Изпълнявайте технически функции, за да осигурите и поддържате работата на ръководителя на предприятието (или отдела), помагайте за планирането на работния ден на ръководителя. За да получи необходимата за ръководителя информация от отдели или изпълнители, да извика от негово име служители. Организирайте телефонни разговори на ръководителя, приемайте и предавайте телефонни съобщения, записвайте получени съобщения в негово отсъствие и довеждайте тяхното съдържание до вниманието на ръководителя. Организирайте пътувания и командировки за главата. Извършвайте работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа, мястото и дневния ред на срещата или срещата, тяхната регистрация), водене и съставяне на протокол. Осигурете на работното място на мениджъра офис консумативи, организационни технологии, създайте условия, благоприятстващи неговата ефективна работа. Предавайте и получавайте информация за приемни и комуникационни устройства, бързо отпечатвайте различни материали по посока на главата. Провеждане на документационна работа, приемане на кореспонденция, получена на името на ръководителя, организиране в съответствие с процедурата, приета в предприятието, и прехвърляне след разглеждане на ръководителите на отдели или конкретни изпълнители за използване в процеса на тяхната работа или за подготовка на отговор. Поддържайте информационни услуги за мениджъра и служителите (устни, документални, съставяйте рецензии за пресата, предоставяйте копия на интересни статии). Следете сроковете за изпълнение на заповеди от ръководителя по лични заявления на граждани. Да организира приема на посетители, като същевременно проявява такт и внимание към тях, да улесни бързото разглеждане на искания и предложения от служители, да формира дела в съответствие с утвърдената номенклатура на делата, да гарантира тяхната безопасност и да ги предаде в архива на време. Създаване и използване на бази данни (включително интернет информация).

Секретарят трябва да знае:дейностите на компанията и задълженията и компетенциите на служителите; наредби и инструкции за документация; машинопис; работа на персонален компютър, съвременни компютърни редактори (Word, Excel и др.); правописни и пунктуационни правила; реда на подреждане на материала при отпечатване на различни документи; правила за работа с офис техника (факсове, мини-автоматични телефонни централи, копирни машини, диктофони, магнетофони); правила за използване на домофонни системи; стандарти за единна система от организационна и административна документация; вътрешни трудови разпоредби; основи на научната организация на секретарската работа; човешката психология и законите на ефективната комуникация; сервизен етикет; правила и норми за охрана на труда, безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита; чужд език на клиенти и партньори; Кодекс на труда на Руската федерация.

За разработване и конкретизиране на квалификационните характеристики в предприятията (фирми) се разработват длъжностни характеристики.

Длъжностна характеристика - основният организационен и правен документ, регламентиращ дейността на секретаря, определящ неговите права, позиция в организацията, характер на работата. Секретарят разчита на този документ в отношенията си със служители. Това, което е написано в длъжностната характеристика, след това ще бъде попитано какви права са дадени в нея, има секретарката.

Длъжностната характеристика на секретаря е индивидуален документ, тъй като длъжността секретар има много степени. В малка организация (или фирма) ще има само един секретар (помощник -секретар). В по -големите организации секретарите могат да бъдат начело и неговите заместници във всяко структурно звено. Има секретари на бордове, научни секретари на научни съвети и пр. Всеки секретар винаги, въз основа на обема и спецификата на дейността на организацията, изискванията на лидера и доверието му към секретаря, има свой собствен набор от отговорности и права, различни комбинации от творчески, логически и технически видове работа. В същото време има типичен набор от операции за управление на документи и не-документи, които се извършват от всички секретари. В допълнение, особеността и сложността на изготвянето на длъжностната характеристика на секретаря се дължи на многостранността на неговите дейности. Следователно е невъзможно да се говори за някакъв единствен стандарт от длъжностната характеристика на секретаря (секретар-помощник).

Въпреки това, както при всяка длъжностна характеристика, към нея се налагат общи изисквания. На първо място, той има вече установена единна структура на текста, а именно разделите:

1. Общи разпоредби;

2) функции;

3) служебни задължения;

5) отговорност;

6) отношения;

7) връзки по позиция.

Може да се добави раздел, наречен „Оценка на работата“, а през последните години все по -често се появява раздел „Организация на работата (ежедневие)“.

Разделът „Общи разпоредби“ съдържа точното наименование на длъжността в съответствие с щатното разписание, мястото в системата за управление, тоест наименованието на структурното звено и подчинението, процедурата за назначаване и уволнение и процедурата за замяна . В големите организации, които имат предучилищна образователна институция, секретарят има двойно подчинение - директно на главата си и ръководителя на предучилищната образователна институция. Секретарите се назначават и освобождават със заповед на ръководителя (в голяма организация - по предложение на ръководителя на предучилищната образователна институция).

Същият раздел определя изискванията за професионално обучение и трудов опит. Днес отношението към секретаря и изискванията към него се промениха драстично. Фирмите търсят секретар с висше или средно специализирано образование, който знае чужд език и владее компютърно. Все по -често от секретаря, както и от чужбина, се изисква да знае не един, а два или повече чужди езика, тъй като фирмите имат многобройни контакти с чуждестранни партньори и секретарят комуникира с тях. Той съдържа и инструкции относно основните законодателни и регулаторни, регулаторни, методологически, организационни, административни документи, от които секретарят се ръководи в работата си.

Разделът „Функции“ изброява основните дейности на секретаря (помощник -секретар), например: информационно -документационно подпомагане на ръководителя, организационно подпомагане на ръководителя, участие в подготовката на изложби и презентации и др.

Разделът „Работни отговорности“ изброява всички видове работа, операции и технологии, използвани при тяхното изпълнение. Той изброява работата, извършена от секретаря в логическа последователност. Всички видове работа са разделени на операции с указание за технологията на изпълнение. Например функцията "информация и поддръжка на документация" е разделена на две части: документация и работа с документи. Документацията от своя страна включва съставяне на писма (писма с покана, писма с напомняне и т.н.), телеграми и т.н., по инструкции на ръководителя на проекта; отпечатване на компютъра на документите на мениджъра; проверка на правилността на документите, когато се представят на ръководителя за подпис (визи, наличността и правилността на детайлите в съответствие с изискванията на стандарта и др.); вземане и заверяване на копия от документи и др. Работата с документи включва получаване на входящи документи (посочени са часове, например: в 09:00 и 16:00), получаване на факсове и електронна поща (през деня); първична обработка на получените документи в съответствие с изискванията на инструкциите за работа в офиса; предварителен преглед на документи (ако са поверени на секретаря); регистрация на документи съгласно правилата, установени в организацията; докладване на документи до ръководителя и др.

Разделът „Права“ е може би най -важният. Той подчертава мястото на секретаря в системата за управление, неговото значение, позиция в организацията. Чрез правата са видими правомощията, делегирани от ръководителя на секретаря, и степента на неговата независимост. Този раздел позволява на секретаря да освободи времето на мениджъра за решаване на основните стратегически и тактически задачи.

Именно този раздел от длъжностната характеристика дава на секретаря (секретар-помощник) повече или по-малко правомощия и определя степента на неговите възможности.

Разделът „Отговорност“ е съставен в строго съответствие със закона.

Разделът "Връзки (връзки по длъжност)" също е много важен за организирането на работата на всеки член на ръководния персонал и на първо място това се дължи на активното внедряване на автоматизирани системи, които изискват подробно посочване на каква информация, под каква форма , на кого е предадено и от кого е получено. ...

През последните години в описанието на длъжността често се появява раздел „Оценка на работа“. Обикновено се посочват критериите за навременност на работата и нейното качество, например: няма оплаквания, претенции и оплаквания; липса на грешки в документите; спазване на сроковете за изпълнение на инструкции от ръководството и др.

По правило длъжностната характеристика завършва с посочване на процедурата за нейното преразглеждане. Условията за преразглеждане на длъжностната характеристика могат да бъдат промени в структурата на организацията, които са довели до преразпределение на задълженията на служителите, промяна във видовете работа, извършвани от секретаря, въвеждане на компютърни технологии. Но много по-често те посочват периода на задължително преразглеждане или повторно одобрение на инструкцията (3 години или 5 години).

Незадължителен раздел е „Организация на работата“, но напоследък е много популярен и все по -често срещан. Той осигурява приблизително ежедневие за секретар. Може да изглежда така.

ПЪРВАТА ПОЛОВИНА НА РАБОТНИЯ ДЕН:

1) дойдете на работа 10 минути преди ръководителя, за да проверите състоянието на работните места (вашето и главата), да се подредите, да съставите или изясните план за предстоящия ден;

2) изберете необходимите документи и файлове в съответствие с плана;

3) получаване на кореспонденция, запознаване със съдържанието, отлагане на документи, изискващи решение от първостепенен приоритет на ръководителя;

4) незабавно прехвърляне на телеграми, спешни факсове и телефонни съобщения до ръководителя;

5) за останалите документи подгответе варианти за възможни отговори или решения, разпределете между изпълнителите;

6) преглед на получени отзиви, доклади, покани и др.

и др .; запишете датите и часовете на всички събития във вашия дневник-календар;

7) съхранява документите, необходими за текущата информация и справочна работа;

8) докладва на ръководителя на получената кореспонденция;

9) изясняват заедно с ръководителя съдържанието на планираните дейности за текущия ден;

10) предава по телефона и лично указанията на ръководителя на съответните изпълнители и напомня за изтичащите срокове за изпълнение на документите.

ВТОРА ПОЛОВИНА НА ДНЯ:

1) събиране и подготовка за подписване на изпълнени документи;

2) докладвайте на ръководителя за изпълнените документи, вземете обработените от него документи от ръководителя;

3) обработва и изпраща изходящи документи;

4) насрочете дейности за следващия ден.

През целия работен ден се извършват следните дейности:

а) работа с посетители, телефонни разговори;

б) вписване на изпълнени документи във файлове;

в) извършване на работа на компютър;

г) организиране на копиране на документи в съответствие с указанията на ръководителя.

КРАЙ НА РАБОТНИЯ ДЕН:

1) прегледайте дневника си и информирайте съответните отдели за необходимостта от подготовка за определени събития;

2) ако управителят остане да работи след края на работния ден, е необходимо да му се предостави цялата необходима информация и материали;

3) подредете работното си място, премахнете документи, затворете сейфа и всички шкафове с документи, изключете електронното и техническото оборудване от мрежата.

Длъжностната характеристика е неразделна част от целия пакет документи, необходими за организиране на работата на апарата за управление.

СЪВЕТ.Организирайте работния си ден така, че да можете да правите всичко и да бъдете полезни за всички. Отдайте се на работата си, но не забравяйте, че има въпроси, които не са във вашата компетентност. Така че правете само това, което трябва.

Обобщаване:следва да се отбележи още веднъж, че длъжностната характеристика на секретар е индивидуален документ, тъй като длъжността секретар има много степени. Всеки секретар, въз основа на обема и спецификата на дейността на организацията, изискванията на ръководителя и доверието му към секретаря, има свой набор от отговорности и права, различни комбинации от творчески, логически и технически видове работа.

Главният инженер на предприятие обикновено се счита за дясната ръка на директора, а заместникът по търговия е лявата, но когато секретарят отсъства, директорът изобщо няма ръце.

Концепция и разновидности на секретаря
Секретардостатъчно широк. В превод от латински думата „секретариус“ означава „доверено лице“.

Обикновено отношенията между секретаря и мениджъра са доста доверчиви и трябва да е така, защото задължават официалните правомощия.

Концепцията за секретар днес е доста сложна и има много градации, ще дам пример за някои от тях:
Технически секретар- работи с офис техника (факс, многофункционално устройство, персонален компютър), използва интернет, изпълнява поръчки от мениджъри и служители, звъни на фирми и институции от името на мениджъра, получава и изпраща съобщения чрез комуникация.
Рецепционист- приема входящи писма и факсове, имейл съобщения, отговаря на телефонни обаждания, пренасочва ги към отдели или конкретни служители, среща посетители.
Служебен секретар- приема и анализира кореспонденцията, изпълнява заповеди на ръководителя и неговите заместници, набира документи, поддържа документация.
Секретар-помощник- не само секретар, но и специалист, който е добре запознат с дейността на компанията, която в някои случаи може да вземе някои самостоятелни решения. Секретарят-помощник изготвя докладите на ръководителя, търси необходимата документация за ръководителя, планира работния ден на ръководителя, решава административни въпроси от неговата компетентност.
Офис мениджър- осигурява функционирането на целия офис: подготвя материали за презентации, осигурява непрекъснато транспортно обслужване, ясна комуникация, гарантира работата на офис техниката и наличието на канцеларски материали. Офисният мениджър е отговорен за външния вид на офиса; в малка институция той може едновременно да изпълнява функциите на служител по персонала.
В малките търговски организации секретарите, както и да се наричат, се различават по това, че трябва да вършат универсална работа.
Професията секретар е може би най -близката до професията на актьора. Специфичността и сложността на работата на секретаря се дължи на факта, че той винаги е на лице, в центъра на комуникацията с ръководството, колегите, клиентите. Усмивка, приятен глас, изряден външен вид, уверени жестове и добра воля, независимо от настроението, създават специална атмосфера в офиса.

Длъжностна характеристика на секретаря

ОДОБРЕН
Управител
Фамилия I.O. ________________
"________" _____________ ____ Г.

1. Общи разпоредби

1.1. Секретарят принадлежи към категорията технически изпълнители.
1.2. Секретарят се назначава и освобождава със заповед на генералния директор на дружеството.
1.3. Секретарят докладва директно на генералния директор / ръководител на структурното звено на дружеството.
1.4. По време на отсъствието на секретаря правата и задълженията му се прехвърлят на друго длъжностно лице, което се обявява в заповедта за организацията.
1.5. На поста секретар се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше, непълно висше или средно специализирано, опит на подобна работа от шест месеца, познаване на офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), програми на Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарят се ръководи в своята дейност от:
- законодателни актове на Руската федерация;
- Устав на компанията, Вътрешни трудови разпоредби, други фирмени наредби;
- заповеди и заповеди на ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Служебни задължения на секретаря

Секретарят изпълнява следните работни задължения:
2.1. Осъществява работа по организационно -техническото осигуряване на административно -административните дейности на ръководителя.
2.2. Приема кореспонденцията, получена за разглеждане от ръководителя, предава я в съответствие с взетото решение на структурните отдели или конкретен изпълнител за използване в процеса на работа или подготовка на отговорите.
2.3. Приема документи и лични заявления за подпис на ръководителя.
2.4. Отговаря на телефонни обаждания, записва и предава служебна информация на ръководителя, организира телефонни разговори на ръководителя.
2.5. От името на ръководителя изготвя писма, запитвания и други документи.
2.6. Осъществява работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на събитието, дневен ред, тяхната регистрация), води и съставя протоколи от срещи и срещи.
2.7. Осъществява контрол върху изпълнението на издадените заповеди и заповеди от служителите на предприятието, както и за спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя, взети под контрол.
2.8. Осигурява работното място на мениджъра с необходимите организационни инструменти, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната работа на мениджъра.
2.9. Организира приемането на посетители, насърчава ефективността при разглеждане на искания и предложения на служители.
2.10. Формира дела в съответствие с одобрената номенклатура, гарантира тяхната безопасност и ги изпраща своевременно в архива.
2.11. Организира командировки за ръководителя: поръчва самолетни и влакови билети, резервации на хотели.
2.12.

Изпълнява индивидуални сервизни задачи на своя непосредствен ръководител.

3. Права на секретаря

Секретарят има право:
3.1. Получавайте информация, включително поверителна, в размер, необходим за решаване на възложените задачи.
3.2. Подайте предложения към ръководството за подобряване на тяхната работа и работата на компанията.
3.3. Искайте информация и документи, необходими за изпълнение на служебните му задължения лично или от името на ръководителя от поделенията на предприятието и други специалисти.
3.4. Изисквайте от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в резултат на дейността на компанията.
3.5. Вземайте решения от своята компетентност.

4. Отговорност на секретаря

Секретарят отговаря за:
4.1. За неизпълнение и / или ненавременно, небрежно изпълнение на задълженията си.
4.2. За неспазване на настоящите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговската тайна и поверителна информация.
4.3. За нарушаване на правилата на вътрешните трудови разпоредби, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и пожарната безопасност.

Ако след като прочетете тази статия не получите категоричен отговор, помолете за бърза помощ.

Секретарски дела, кратка историческа информация

Нека забравим за известно време генералния секретар на ООН, многобройни научни секретари на високо уважавани академии, други жители на висшите етажи на властта, наречени секретари. Това е от друга област. Ще става дума за „секретарския чин“, създаден през 1720 г. от Петър Велики. Според Общите правила, приети от царя -реформатор, които поставят основите на руската офис работа, това е името на длъжностно лице, на което са поверени широка гама от отговорности в областта, да използва съвременна терминология, поддръжка за управление на документални материали. Дарен със значително доверие, той трябваше да изпълнява дълга си без „забавяне и неяснота в бизнеса“. Днес „секретарският чин“ у нас преживява прераждане. Това е продиктувано от навлизането на руската икономика в пазарни отношения и широкото използване на високи технологии в бизнеса. Делът на отговорността на служителя на секретаря в новите условия се е увеличил значително, летвата на неговото значение в ежедневните дейности на компанията се е повишила. Успехът на компанията и състоянието на психологическия климат в екипа до голяма степен зависят от неговата професионална подготовка, опит, отношение към бизнеса. За съжаление официалният статут на секретар в много руски фирми не съответства на увеличения обем на извършената работа. Неговата роля, правно и финансово положение са неоправдано омаловажавани. Доста често има неадекватно отношение към служителя секретар от страна на мениджърите, които гледат на тази позиция през призмата на остарели стереотипи. Подценяването на значението на секретаря и неговото място в общия производствен процес в условията на пазара и свободната конкуренция се отразява. За разлика от развитите капиталистически страни, задълженията и правата на секретар, който понякога се нарича секретар-помощник или офис мениджър, по същество не са ясно определени до днес. Самият секретарски отдел остава фрагментиран. Секретарите не са професионално обединени. Те нямат национални организации, с които да се съобразяват управляващите и работодателите и които биха били готови да защитават техните интереси, да се грижат за тяхното професионално образование и кариерно израстване.

Американците вярват, че затвърждаването на официална позиция и успешната й работа се основават на синтез на две качества: трудолюбие и инициативност. Пътят започва да постига върховете на кариерно израстване и да получава основно образование на прилично ниво. В съвременната ера на електрониката това задължително включва развитието на основите на информационните технологии, управлението и икономиката, правото, бизнес етиката, чуждите езици. Но можете да станете пълноправен секретар само ако сте натрупали определен опит и стаж.

Що се отнася до позицията на секретар у нас на настоящия етап, в Квалификационния наръчник за длъжностите на мениджъри, специалисти и други служители, одобрен с постановление на Министерството на труда и социалното развитие на Руската федерация от 21 август, 1998 г. № 37 (с допълнителни допълнения и изменения), той е даден от допълнения: секретар-стенограф, секретар-машинописец, секретар на сляп специалист, секретар на ръководителя, научен секретар. Списъкът на длъжностите секретар, даден в Наръчника за квалификация, показва, че понятието „секретар” е доста сложно и наистина има много градации - от научния секретар до секретаря -машинописец. Следователно има голямо разнообразие от функции, изпълнявани от секретарите, набор от отговорности и права, различни изисквания за образование, трудов опит и умения.

Длъжността секретар на управителя изисква висше професионално образование, а позицията секретар -машинописец - „основно професионално образование или средно общо образование и специално обучение по установената програма“.

В речниците думата „секретар“ се определя като „лице, водещо бизнес кореспонденция на физическо лице или някаква институция, както и отговарящо за работа в офиса“, а в речника на С. И. Ожегов - „служител, отговарящ за бизнес кореспонденцията , текущи дела на физическо лице или институция ". Така дефинициите подчертават, че секретарят може да обслужва както физическо лице (управител), така и институция.

Думата „секретар“ идва от средновековната френска дума „секретар“ и първоначално означава довереник (тайна на френски). Добрият секретар по същество остава такъв и днес. В Русия длъжността секретар се появява през 18 век, първоначално точно като длъжността на личния секретар на императора, а в Тълкувателния речник В. Дал определя: „държавният секретар, довереният служител на писмото на суверена“. През първата четвърт на 18 век. секретарят става длъжностно лице на институцията и в законодателните актове от този период се очертава обхватът на неговата дейност и служебните задължения. Така в дефинициите се подчертава работата с документи. Освен това подчертават, че секретарят може да обслужва както физическо лице (управител), така и институция. Секретарят винаги трябва да е в „униформа“: внимателно и обмислено облечен, спретнат, готов бързо и ефективно да изпълнява дадените му инструкции, да може спокойно, без объркване, грубост, суетене и с достойнство да разрешава въпроси от неговата компетентност . Той се нуждае от дарбата да усеща „нюансите“ на случая, което му позволява свободно да излезе от трудни ситуации, по -специално, да не вижда или чува това, което не трябва да се вижда или чува. Секретарят винаги е на лице и е наясно с много неща: работи с документи, участва в бизнес срещи и преговори, отговаря на телефонно обаждане и сам прави поръчка от името на ръководството, уговаря среща с посетители. Но понякога се налага да изпълнявате еднократни задачи, например прехвърляне на пари, разговор по телефона на дълги разстояния, посещение на болен колега и т.н.

Ролята на помощник -секретаря в структурата на управленската документация. Категории секретар.

Секретарят е една от най -разпространените професии на съвременния пазар на труда. Нито една организация не може без секретар. Секретарят е дясната ръка на мениджър, служител, който притежава оперативна информация и е запознат с текущите дела на компания, фирма, организация, предприятие или институция.

През последните години професията секретар претърпя значителни промени. Ако наскоро беше прието да се нарича секретарят „лицето на компанията“, то днес той вече може да бъде сравнен с дясната ръка на лидер, регулиращ различни производствени процеси. У нас търсенето на квалифицирани секретари нарасна драстично. Това се дължи преди всичко на появата на голям брой структури.

International Professional Secretaries International даде следното определение на съвременния секретар: „Той е предприемчив и разумен помощник на началника, притежаващ всички професионални умения, необходими за една служба, взема решения в рамките на своята компетентност и, ако е необходимо, поема контрола над себе си . "

Днес в организациите и предприятията с различни организационни и правни форми има много разновидности на секретарската професия. Отговорностите на различните секретарски служители са много разнообразни.

Операторът по телефона в големи организации приема всички телефонни обаждания и се свързва с необходимите абонати. Секретарят по телефона приема телефонни поръчки и съобщения, дава по телефона необходимата информация за асортимента от стоки или услуги, предоставяни от компанията, от името на ръководителя, контактува по телефона със собствените си служители и представители на организации на трети страни. Техническият секретар работи с офис техника. Рецепционистът приема писма, факсове, имейли, отговаря на телефонни обаждания и ги препраща до местоназначението, приема посетители. Секретарят на канцеларията получава и анализира кореспонденцията, подготвя проекти на документи, организира работа с документи, изпълнява заповеди на ръководителя и неговите заместници, е координатор и диспечер на службата.

В Наръчника за квалификация на длъжностите на мениджъри, специалисти и други служители (одобрен с Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. № 37) длъжността секретар се дава с допълненията: секретар -типист, секретар на сляп специалист, секретар на ръководителя, секретар-стенограф, академичен секретар. Всички те се отличават с голямо разнообразие от функции, набор от отговорности и права, различни изисквания за образование, трудов опит и умения. Квалификационните характеристики на тези специалисти са представени в Приложение А.

Развитието на нови социално-икономически отношения в Русия предизвика бързия растеж на различни видове недържавни предприятия и фирми. Ръководителят на всяка такава организация има секретар. Секретарите работят и за представители на свободните професии - адвокати, нотариуси, както и за малки частни предприятия.

Ръководният състав на неправителствените търговски организации като правило е много малък. Лидерите на тези фирми се занимават основно с решаване на основни производствени въпроси, стратегически проблеми на развитието на техните предприятия и възлагат значителна част от управленската (преди всичко административна) работа на техните секретари. Секретарят на ръководителя на съвременна компания трябва не само бързо да отпечатва и правилно да съставя документи, но и да съставя текстовете на различни документи, да редактира проекти, не само рационално да организира приемането на посетители и телефонната услуга, но и самостоятелно да решава много въпроси в съответствие с инструкциите от главата.

Този нов вид секретарска професия се нарича помощник -секретар.

Както знаете, секретар и помощник са доста различни разновидности на секретарската професия. Секретарят на ръководителя на организацията е помощник, който организира дейността на първия ръководител, подготвя документи за него, организира срещи, преговори, командировки и предоставя телефонни услуги. Асистент е специалист не само в областта на секретарските дела, но и в областта на основната дейност на фирмата; изготвя решения, доклади, доклади, изказвания на ръководителя, аналитични документи; анализира ситуацията и участва в разработването на стратегията и тактиката на фирмата.

Думата „секретар“ идва от латинската дума secret („тайна, тайна“), а думата „референт“ означава „човек, който съобщава нещо“. Произходът на името „секретар-помощник“ отчасти обяснява ролята и значението на секретаря в управленската структура.

Секретар-помощник е доверен човек на мениджър, който притежава определена информация и освобождава шефа си от текущата работа, за да му позволи да се съсредоточи върху решаването на основните въпроси на предприятието. Благодарение на работата на секретаря-помощник, мениджърът може да се концентрира максимално върху изпълнението на своите професионални задачи.

Помощник секретар е професия, която включва много функции. Многобройните и разнообразни задължения на съвременния секретар-помощник могат (с достатъчна степен на условност) да бъдат разделени на две големи групи:

Функции за управленска документация;

Функции за т. Нар. Безхартиена услуга за управление.

Изпълнявайки функциите по поддръжка на документация за управление, секретарят-помощник се занимава с подготовката и изпълнението на официални документи, организацията на работния процес, съхранението и използването на документи в текущите дейности на организацията. Трябва да се отбележи, че в недържавни структури, където работят секретари-помощници, като правило не се създава специална канцеларска единица, функциите за канцеларски услуги са концентрирани в секретариата. В същото време работното място на секретаря-помощник обикновено е оборудвано със съвременни технически средства и поддържано от софтуер. Това ви позволява оптимално, с най -малко разходи за работно време, да организирате офис услуги, съчетавайки го с изпълнението на други многобройни задължения.

Функциите на секретаря-помощник за документално обслужване включват: организиране на приемане на посетители, телефонна услуга, осигуряване на работна почивка на ръководителя, контакти с персонала на компанията и грижа за гостите на компанията, организиране на срещи и преговори за ръководителя, изготвяне на командировки за ръководителя, организиране и участие в срещи, наблюдение на изпълнението на инструкции на ръководството, организация на работния ден на мениджъра, резервация на време, организация на работното място на мениджъра, контрол върху изправността и правилната работа на офис техниката.

Често секретарските функции за управление без документи се определят като функции за организационно подпомагане на дейностите на мениджъра. Това не е съвсем точно. Всъщност секретарят-помощник е надежден помощник на мениджъра. В същото време всички (или повечето от тях) вътрешни и външни отношения на организацията са затворени върху нея, тя е връзката между мениджъра и служителите, както и бизнес партньорите. По този начин значително място във функциите на секретар-помощник за документални услуги заемат комуникационните функции. Днес секретарят-помощник на изпълнителния директор не само често се нарича „дясната ръка“ на мениджър, но и се сравнява с „централната нервна система“ на една компания, което още веднъж подчертава значението на комуникационния компонент в безхартиените услуги.

Специална група от функции на секретаря-помощник се състои от референтни функции, които е трудно да се определят еднозначно като документални или недокументални. С известна степен на условност тези функции понякога се определят като функции за информационно подпомагане на дейностите на мениджъра. Референтният компонент включва преди всичко:

Разглеждане на специална литература и периодични издания по профила на компанията,

Търсене и обработка на необходимата за ръководителя информация,

Познаване на книги, справочници и други източници, които съдържат информация, необходима в ежедневните дейности на мениджъра.

Обхватът на референтните функции в различните организации е много различен, но всеки секретар-референт трябва да може компетентно да организира работа с информация. Секретарят-помощник трябва да разполага с изчерпателна информация за служителите на компанията (телефонни номера, адреси и т.н.), да може да намери служителя, необходим на мениджъра не само по време на работа, но и в свободното си време, да знае за най-много важни събития в личния живот на служителите (годишнини, други тържества).

В допълнение към традиционните задължения на помощник и помощник на мениджъра, днес на помощника секретар се делегират различни функции, които никога преди не са били част от секретарската дейност. Обхватът на тези отговорности е доста широк и варира в различните фирми.

Често някои административни функции и незначителни счетоводни операции се прехвърлят на секретаря-помощник. Задълженията на секретаря-помощник включват приемане на клиенти и гости на компанията, дейности в рамките на връзките с обществеността (връзки с обществеността), формиране на архиви и пр. Секретарят-помощник преглежда кореспонденцията на ръководителя, изпращайки част от документите директно на специалисти и мениджъри; той записва и контролира изпълнението на всички заповеди на ръководителя, както писмени, така и устни. Дневникът му записва всички факти, документи, инструкции, свързани с дейността на ръководителя.

В малките търговски организации секретар-помощникът по правило взаимодейства със службата за сигурност, персонала и икономическите служби. При липса на длъжностите на ръководители на тези служби, той понякога директно координира дейността на тези звена. Често секретарите-рефери се прехвърлят на определени функции на служители, ангажирани в работата с персонала (например документиране на трудовите правоотношения). В някои малки фирми задълженията на секретар-помощник са по-близки до тези на заместник-ръководителя по общи въпроси.

Често служител, който изпълнява задълженията на младши секретар, е подчинен на помощника секретар.

Всеки изпълнителен секретар трябва да може да взема решения, да дава указания и да представлява своя мениджър в бизнес ситуации.

Значението на помощниците секретари в управленската структура непрекъснато се увеличава. Според списание "Профил" днес секретарката-помощник е една от двадесетте най-популярни професии. Нещо повече, според степента на престиж и перспективи за следващите пет години тази професия получи максимална оценка. Жива и интересна работа, добрите заплати (особено в големите градове) правят тази професия доста привлекателна. Търсенето на професионални секретари-помощници се поддържа независимо от кризи, политически колебания и обменни курсове.

Формирането на нова секретарска професия се основава еднакво на вътрешния и чуждестранния опит в организирането на секретарски услуги.

Трябва да се отбележи, че в Съединените щати и Западна Европа работата на дипломиран секретар отдавна се счита за доста уважавана и съответно платена. Секретарите се обучават в специализирани образователни институции с високо ниво на преподаване. Много държави въведоха специален изпит за титлата професионален секретар, без който е невъзможно да се разчита на позиция на върховен секретар.

Работата на помощник секретар на съвременна руска компания има свои специфики:

Голямо разнообразие от задачи със значителни разлики в тях по отношение на сложността, важността и др.;

Много натоварен работен ден;

Необходимостта от извършване на няколко работи паралелно;

Постоянен извънреден труд, непланирани задачи, необходимостта да останете до късно след края на работния ден в случай на спешна работа;

Специални условия на работа: телефонни обаждания, обаждания и др.

Специфичността и сложността на секретарската работа се свързват и с факта, че секретарят винаги е на лице, в центъра на комуникацията с ръководството, колегите, клиентите. Неслучайно казват, че „секретарят е лицето на компанията“. Помощник секретар е обслужваща професия. Във вътрешната практика длъжността помощник -секретар се заема предимно от жени, които е по -вероятно да се реализират като асистент.

Във връзка с промяната на длъжността секретар в управленската структура на съвременна компания се появиха и по-високи изисквания към нивото на образование на секретаря-помощник, неговата професионална ерудиция, комуникативни умения и способност за решаване на различни бизнес проблеми.

Днес професията секретар-асистент изисква човек да бъде силно подготвен, цяла гама от лични и бизнес качества, поради спецификата на секретарската работа.

Нека се обърнем към многобройните реклами, които канят секретари-помощници да работят. Към кандидатите за тази позиция се налагат следните изисквания: познаване на деловодството (това предполага познаване на правилата за подготовка и изпълнение на основните видове документи за управление и основните правила за организиране на работа с документи); Компютърни умения (което означава познаване на текстовия редактор на Microsoft World, системата за електронни таблици на Microsoft Excel и общо познаване на операционната система Windows); познания в определени граници на чужд език, по -често английски, по -рядко немски или френски.

Всъщност квалификациите и другите изисквания към съвременните секретари са много по -широки. За съжаление, когато наема секретар, мениджърът не винаги е в състояние ясно да формулира тези изисквания. А длъжностната характеристика, където е налична, не дава пълна представа за задълженията на помощник секретар.

Професионалният секретар-помощник трябва да притежава определени знания и умения, да притежава определени бизнес и лични качества.

Професионалните знания и умения, необходими за съвременния секретар-помощник, могат грубо да се разделят на три групи:

1. Знания, необходими за документацията и информационното осигуряване на ръководството и на компанията като цяло.

Помощникът на секретаря трябва да знае:

Регулаторни и методически документи за документационно подпомагане на ръководството,

Основни принципи за управление на документи,

Основи на архивирането,

Основни приложни програми,

Руски език,

Един или повече чужди езици (в зависимост от профила на компанията).

Изготвя и изпълнява основните видове и разновидности на управленските документи;

Рационално организирайте работата с управленски документи, съхранявайте архив;

Намиране, организиране и съхраняване на информация;

Използвайте пишеща машина, персонален компютър, принтер и други средства за съставяне, изработване, копиране на документи.

2. Знания, необходими за комуникативна подкрепа на фирмата и нейната администрация:

Правила за бизнес разговори;

Принципите на организиране на приемането на посетители, срещи, командировки;

Съвременни средства за комуникация;

Основи на професионалната етика.

Въз основа на тези знания секретарят трябва да може:

Водете бизнес разговори и телефонни разговори;

Организиране на срещи, презентации, командировки;

Използвайте съвременни средства за комуникация;

Организирайте приема на посетители;

Планирайте работата си, планирайте и спестете времето на мениджъра.

3. Знания, свързани с основните дейности на компанията, нейната вътрешна структура и външни отношения:

Принципи на организацията на управленската работа, правни основи на управлението;

Основи на административното, трудовото и търговското право;

Правни актове и разпоредби, регулиращи дейността на компанията и нейните служители.

Въз основа на тези знания секретарят трябва да може да осигури ефективната работа на лидера.

Освен това можем да кажем за тези специални знания, които трябва да притежава научен секретар, който обикновено има не само висше образование, но и академична степен.

Научният секретар трябва да знае:

Научни проблеми от съответната област на знанието, науката и технологиите;

Направления на икономическо развитие в конкретна сфера на дейност на институцията;

Вътрешни и чуждестранни постижения в подобна област на знанието;

Установената процедура за организиране, планиране, финансиране, провеждане и внедряване на научни изследвания и разработки, както и тяхното патентоване;

Приложимо законодателство, регулиращо авторското право и патентната защита;

Методи за организиране на работата на учените и управление на научните изследвания и разработки и др.

По този начин секретарят-помощник трябва да може да изпълнява всички видове работа: от най-простата техническа до творческата. Но работата му се различава от работата на другите секретари преди всичко с най -високия професионализъм, наличието на референтни видове работа, свързани със събирането, анализа, подаването на материали и подготовката на документи, владеенето на чужди езици и безупречното познаване на компютърна технология. Секретар-асистент е високообразован, творчески надарен, високопрофесионален асистент на мениджъра, на когото винаги се доверява и на когото може напълно да разчита при изпълнение на задачи от всякаква сложност.

Професионални изисквания за различни категории секретари

Квалификационен указател на длъжности на служители относно категориите секретари. Секретар-машинописец. Секретар-стенограф. Секретарят на слепия специалист. Главен секретар. Общи изисквания за различни категории секретари. Етапи на кариерата на съвременния секретар. Секретар-помощник. Офис мениджър. Секретар-помощник на ръководителя. Категории секретар. Дейностите на секретаря в структурата на управленския апарат. Квалификационни изисквания за работа на секретар, образователно ниво, трудов опит, практически умения. Регламентиране на служебните отговорности на секретаря в организационните и правните документи. Назначаване, съдържание, процедура за разработване на длъжностни характеристики и инструкции за обучение за секретар от определена категория. Зависимостта на функциите на секретаря от нивото на ръководителя, посоката на организацията, обема на работния процес, системата за поддръжка на документация. Взаимодействие на секретаря с персонала на организацията.

Делови и лични качества на помощник -секретаря.

Съвременната психология разбира личността като повече или по -малко автономна, стабилна система от социално значими индивидуални психологически характеристики на човек, правейки го абсолютно същият, и не определящ неговата идентичност, поведение, способности, творчески възможности, отношение към себе си и другите хора, с една дума - целият му външен вид, нивото на стремежите и реалното поведение. Тези характеристики се дължат на естествените характеристики на хората, например възраст, пол, темперамент и т.н., техните настоящи нужди, интереси, ценностни ориентации и социални роли в обществото, но в същото време, опит от миналия живот, придобит чрез придобитите знания, умения, навици., културата на предишните поколения, семейните традиции и др.

Въз основа на данните, получени от природата (и, ако е необходимо, леко ги коригира) можете да се оформите като човек, способен да овладее желаната професия,да облагодетелствате обществото и себе си и да получите удовлетворение от извършената работа. V напълно всичко казано принадлежи към професията секретарка.

Говорим за секретаря на предприятие, институция, организация на всякаква форма на бизнес. Тази професия е много разпространена в целия свят, особено сред момичета и млади жени, но мъжете също са заети с секретарска работа. В чужбина позицията секретар на компания за млад мъж се счита за престижна и доста високо платена. Популярността на тази професия в съвременна Русия се увеличава във връзка с прехода към пазарна икономика и появата на маса нови бизнес и други структури. Но в същото време нивото на професионални и други изисквания към личността на секретаря също се увеличава.

Секретарят е лицето на институцията. Фирмата се оценява по неговата работа и поведение. Секретарят трябва да се придържа към "бизнес корпоративната идентичност". Точност, компетентност, коректност, ефективност, лаконизъм, учтивост и доброжелателност - това са основните му принципи и те трябва да се спазват в работата.

Средният продавач се фокусира върху всяка дейност, различна от тази, която му прави по -голямата част от парите. На тренировките рядко ме питат: „Кой е най -добрият начин да започнем разговор? Какви думи да кажа? " - но винаги, когато се появи разговор за студени обаждания, чувам: "Ами ако ни кажат" не "?" Умението за компетентно започване на разговор и установяване на контакт носи 80% от резултатите, а умението да се реагира на отхвърляне - само 20%. Да вложиш основната си енергия и да се съсредоточиш върху работата с откази е като да извикаш „Запази!“ Вместо тренировка по плуване. Затова ще анализираме подробно как да преминем през секретаря.

Всички методи за преминаване през секретаря могат да бъдат разделени на три типа.

1. Честни приемисе основават на нашето доверие и отношение, познаване на бизнес процесите и други характеристики на работата както на самия секретар, така и на компанията като цяло.

2. Техники с елементи на измама или манипулациясе основават на известно подвеждане на секретаря. Не съм привърженик на тези техники, но те съществуват и работят, така че те си заслужават да бъдат споменати.

3. Техники с елементи на интрига и разбиване на шаблона- техники, при които думите ни не се вписват в мислещия модел на секретаря, неговата „програма“ се проваля и той ни пропуска.

Първият честен метод за преминаване през секретаря е да разберете предварително името на вземащия решение. Толкова е лесно, че мнозина не го правят! Познаването на името е един от основните ключове за контакт с вземащите решения!

Има няколко лесни начина да разберете името.

Метод номер 1. Подготовка.Докато се подготвяте за поканата, можете да разберете името на вземащия решения на уебсайта на компанията, в нейните новини или в медиите.

Метод номер 2. Обаждане от колега или методът на две обаждания.Вашият колега първо се обажда на вашия контакт, научава името на вземащия решение, дава ви го и вие се обаждате, използвайки името на вземащия решение. Между другото, вашият колега трябва да осъществи разговора възможно най -ефективно и да е готов да го завърши, ако неочаквано е свързан с вземащия решения ☺. Обаждането на колега изглежда стандартно:

– Добър ден! Игор Сталеваров, компания Unicstream. Моля, свържете се с директора.

- И по какъв въпрос?

– По въпроса за сътрудничеството. Бихме искали да Ви доставим нашите продукти.

- Изпращане на информация до имейл.

– Да, добре, готов съм за запис!(Записва имейла.)

– Какво е името на режисьора? Ще отбележа тази информация за него. (Или „На чие име трябва да изпратя писмото?“)

- Андрей Иванович Ипатов. (Записва името).

– Благодаря много! Кога трябва да се обадя въз основа на резултатите?

- Обадете се в петък след два.

– Да, добре! Всичко най-хубаво!

И така, вашият колега разбра името на директора, сега след няколко часа можете да се обадите. Разбира се, препоръчително е вашият колега да измисли друго име на компанията, така че когато се обадите, секретарят няма да се съмнява. Понякога опитен асистент на въпроса: „Как се казва директорът? На чие име трябва да бъде изпратено писмото? " ще отговори: „Пишете в името на компанията. Той така или иначе ще дойде при мен. " В този случай опитът ви се провали.

Метод номер 3. Обаждане до районния полицай.В този случай, разбира се, това е манипулация. Разглеждате уебсайта за юридическия адрес на компанията, обаждате се от името на окръжния полицай и разберете името на вземащия решение. Случи се така, че у нас повечето хора се отнасят към органите на реда с известен страх и първо отговарят на въпросите им, а чак след това си мислят защо. Секретарят най -често не прави изключение. Основното е, че трябва да знаете позицията на вземащия решения и да измислите предварително всяко име и фамилия на директора. Обаждането е кратко, то е направено с абсолютно сериозен, но безразличен тон, без излишни думи, емоции и уважителни думи, които обикновените хора използват:

– Окръжен милиционер за такъв окръг Гордеев! Посочете името и фамилията на вашия директор (пауза), Сергей Лещински? (Пауза.)

- Не. Ипатов Андрей Иванович. (Внимателно.)

– Аха, Андрей Ипатов. Благодаря... (Затваря телефона.)

В повечето случаи секретарят, без колебание, диктува името на вземащия решение. Освен това по същия начин можете да поискате и директен номер, тъй като сте се „обърнали“ за помощ към районния полицай.

Метод номер 4. Обаждане на данъчен инспектор.Приемът напълно повтаря предишния, но се извършва от името на данъчния инспектор.

– Инспектор данъчен номер на такъв и такъв район Гордеев. Това е Unicstream LLC, нали?

- Да защо?..

– Проверка на подробности: Вие сте LLC "Unicstream", юридически адрес улица 5-я Столбовая, 7, и понастоящем директорът на компанията Лещински Сергей Иванович?(Казваме всяко име и фамилия.)

Не не. (Или тя веднага казва правилното име и фамилия.)

– Така че, трябва да поправите ... И кой?

- Ипатов Андрей Иванович. (Внимателно.)

– И така, аз-па-тов Андрей Ива-но-вич. Дали телефонът му остана същият?

– Диктувайте, ще проверя.

- Седемстотин двадесет и три ... (Секретарят диктува номера.)

– Да. Всичко е правилно. Благодаря!

Метод номер 5. Обади се на секретарката си.По -удобно е да направите тази техника с помощта на партньор. Вашият колега трябва да се обади в интересуващата ви компания от името на личния ви секретар. По този начин вашият статус се превръща в една стъпка с нейния шеф и за „вашата секретарка“ е много по -лесно да преговаря с колега. Той може едновременно да разбере името на лицата, вземащи решения, и да организира вашата среща или, ако имате нужда, около часа на обаждането ви до шефа й, тогава контактът ще се очаква и няма да е студен!

Как може да изглежда:

- Добър ден, фирма "Unicstream", помощник -директор Иванова Светлана. Бих искал да уговоря среща (контакт) на моя директор с вашия. Кога е удобно да го направите?

- Здравейте! .. И посочете кой сте и по какъв въпрос?

- Аз съм асистент на Сергей Владимирович Никифоров, директор на Unicstream, ние планираме определени проекти заедно с вас и моят директор ме инструктира да направя среща с вашия директор, кога би било удобно да го направя? Сергей Владимирович има време, например, утре следобед. Какво имаш?

- Така-ак. Нека да видя. Е, в 16:00 можете. Как да те запиша?

- "Unicstream", Сергей Никифоров. Между другото, какво е правилното име на вашия директор?

- Андрей Ипатов.

- И така, Ипатов Андрей Иванович. Добре. Това означава, че утре Сергей ще бъде при вас в 16:00. Всичко най-хубаво.

Разбира се, трябва да говорите абсолютно уверено, сякаш вие (или вашият колега) всъщност сте асистент и не „парате“ с проблеми с връзката.

Важно е да се отбележи как работи фразата „ние планираме определени проекти с вас“. Това е точно случаят, когато не сме навреме, но секретарят сам решаваче вече си сътрудничим. Поне той може да реши това, защото фразата се казва в сегашно време - „планиране“ и неясно - „определени проекти“. В същото време изглежда много впечатляващо.

Метод номер 6. Обадете се директно на трета страна.Този метод се основава на "Подготовка". Когато изучавате уебсайта на потенциален клиент, понякога намирате имена, фамилии и телефонни номера на някои служители на него. Можете да се обадите на един от тях, да разговаряте и да получите името на директора, препоръка от „трета страна“, или може би веднага да отидете при вземащия решение:

- Сергей Иванович?

- Сергей Иванович, добър ден, казвам се Сергей Никифоров, компанията "Unicstream". Търся човек, който се занимава с покупки от вас, разгледа информацията на вашия уебсайт и реши, че това може да сте вие ​​(пауза).

- Не не. Вероятно някаква грешка ...

- Сергей Иванович, моля, помогнете ми и кой се занимава с покупки от вас? Планираме да работим с вас и за мен е важно да изясня някои въпроси сега.

Нека ви напомня, че трета страна не е обременена с тежестта на отговорността и ако звучим благоприятно, нищо не ни пречи да получим информация.

- Това е Андрей Николаевич, търговски директор, той взема решение, а след това мениджърите се занимават с технически въпроси.

- Харламов.

-Хар-ла-мов. Как може да ми бъде по -лесно да се свържа с него?

- Така. Сега ще ви кажа ... 975 31 10, ще бъдете отведени при секретаря Андрей Николаевич.

- Виждам, благодаря, Сергей Иванович! Мога ли да кажа, че сте ми препоръчали да се свържа с него?

- За Бога.

- Между другото, как се казва секретарката?

- Албина.

- Благодаря ви много, Сергей Иванович!

Така научихме името на вземащия решения, името на секретаря, а също така получихме псевдопрепоръки, които ще помогнат за общуването с Албина. Понякога самата трета страна може да се свърже директно с вземащия решения. Тогава има смисъл да се каже една фраза по различен начин:

- Виждам: Андрей Николаевич. Как е фамилията му?

- Харламов.

-Хар-ла-мов. Сергей Иванович, можете ли да ме свържете с Андрей Николаевич?

Разбира се, никога няма 100% гаранция, че трета страна ще може да се свърже, но не забравяйте, че при студени разговори, както при активни продажби, важно е просто да използвате всички възможности!Правилото на статистиката не е отменено!

изводи

1. Всички методи за преминаване през секретаря могат да бъдат разделени на три типа.

- Честно казано.

- С елементи на измама или манипулация.

- С елементи на интрига и разчупване на модела.

2. Първият начин да се свържете с лицата, вземащи решения, е да разберете името предварително. Сега имаме поне шест начина да разберем името.

Офисът може да работи без шеф, но не и без секретар

Джейн Фонда

Секретарската професия е една от най -търсените днес. Само преди няколко години една фирма обикновено се нуждаеше само от един секретар. Един човек се грижеше за всичко, включително приемане на обаждания, разпределяне на работа, например цял парк автомобили, отпечатване на документи, чай и кафе за посетителите и съставяне на работния ден на шефа.

Днес е просто невъзможно да се справим с толкова много отговорности само в големите и средни компании. Има много компании, в които един служител изпълнява всички секретарски задължения, а в други организации има цял отдел секретари, които се ръководят от ръководителя на секретариата, всичко зависи от размера на компанията, както и от спецификата на своята дейност.

Опитахме се да идентифицираме и класифицираме всички съществуващи секретарски длъжности в зависимост от изпълняваните функции и мястото на служителя в структурата на организацията.

Ако приемем, че компанията наема максимален брой секретари, тогава работата на отдел секретариат може да изглежда така.

Персоналът на операторите по телефона се обажда на потенциални клиенти с оферта на стоки или услуги. В същото време има поток от обаждания от клиенти, защото фирмата рекламира в медиите. На тези обаждания отговаря секретарят по телефона и той ще определи обаждащите се часа на посещението. Когато посетителите пристигнат в офиса, те са посрещнати от рецепционистка, която ще придружи клиентите до специална стая. Внимателният администратор на офиса ще предложи чай или кафе, докато посетителят чака рецепцията. И ако в един момент потокът от клиенти е спрял, тогава администраторът подрежда нещата в стаята на посетителя, пуска списания, полива цветя. В същото време има мениджър на икономически офис, той изпраща куриери и шофьори и следи за наличието на канцеларски материали, контролира функционирането на офиса. Всеки мениджър има личен секретар, а висшите мениджъри също имат секретари-помощници и лични асистенти. За да завършите картината, можете да добавите компютърни оператори, които попълват бази данни, отпечатват цялата документация, ценови листи, брошури, брошури с постоянно актуализирана информация, както и служители, които поддържат записи, записват и архивират. Всички секретарски услуги се ръководят от началника на отдел секретариат.

И това не е пълен списък на секретарските длъжности, затова ще се опитаме да комбинираме най -близките специализации в определени основни групи, които най -често се срещат на практика, а именно:

телефонен оператор;
рецепционист / администратор / рецепционист;
секретар на отдела;
секретар-помощник;
офис мениджър / ръководител на секретариата;
личен асистент / личен асистент.

Оператор на телефона

Това е може би най -нископлатената, но най -търсената позиция от всички офис услуги. Има много други имена за тази позиция, например служител, по -често служител, за работа по телефона, мениджър за преговори, диспечер по телефона и т.н.

Основната отговорност на такъв служител е да работи с входящи или изходящи повиквания. По правило работата не е свързана с директното обслужване на посетителите или изпълнението на задачите на ръководството.

, способността да имате себе си по време на телефонен разговор
способност за техники за продажби по телефона

Типични функции:

Обаждания от клиенти и клиенти на организацията;
- обаждания до служители на организацията с по -нататъшно препращане;
- обаждания от служители на организацията, участващи в производствените цикли.

2. Осъществяване на продажби по телефона с изходящи обаждания, или с входящи обаждания от клиенти.

3. Прехвърляне на справочна информация по телефона.

4. Показване в специализирани програми за организиране на резултатите от получаване на телефонни обаждания:

Записване на информация за клиента;
- резултати от продажбите;
- Рекламни източници на заявки за обаждания;
- и т.н.

Подобна позиция обикновено съществува в големи компании или в компании, фокусирани върху голям поток от клиенти (услуги, помощ и други услуги). Списъкът с изисквания към този служител не е дълъг и обикновено се ограничава до това да има приятен глас и желание да работи.

Рецепционист / Администратор / Рецепционист

Това име идва от името на рецепцията, зад която се намира работното място на секретаря. Следователно, разнообразие от опции за правопис и произношение: прием, прием, както и името на професията рецепционист. Първоначално такива позиции, като самите рецепции, съществуват само в хотели и козметични салони. Сега в много офиси, където активно работят с посетители, е необходим такъв човек. Подобни отговорности за диспечера, дежурния секретар, секретаря по телефона и т.н.

Свободното място на рецепциониста се отваря от компании, чиито офиси получават голям брой телефонни обаждания и много посетители. Следователно момичетата с добри външни данни обикновено са поканени на длъжността рецепционистка.

Основни изисквания:

уверено използване на компютри и офис техника
владеенето на чужди езици е по избор
добри комуникационни умения

Типични функции:

1. Получаване на обаждания на руски и / или чужди езици:

От клиенти и клиенти на организацията
- обаждания до служители на организацията с по -нататъшно препращане

2. Среща и регистрация на посетителите на рецепцията

3. Получаване на писма, факсове, електронна документация
4. Изпълнява някои други незначителни задачи на ръководството. В някои случаи той води статистика, приема пари в брой, попълва формуляри на документи, отпечатва писма (без да се събира сам).
Най -често тази позиция се среща в чуждестранни компании и руски фирми, фокусирани върху чуждестранни клиенти. По правило едно от основните изисквания към кандидатите за тази свободна длъжност е владеенето на чужд език поне на добро разговорно ниво.

Секретар на отдела

Секретар, работещ като част от всяко структурно подразделение на компанията (отдел, отдел, сектор и т.н.), често притежаващо специални познания относно спецификата на работата на съответното структурно подразделение.

Основни изисквания:

уверено използване на компютри и офис техника

висшето образование е желателно или специални знания, свързани със спецификата на работата на съответното структурно звено
владеене на чужди езици за чуждестранни компании
добри комуникационни умения

Типични функции:

1. Приемане на обаждания, отговаряне на стандартни запитвания в рамките на работата на това структурно звено, препращане на обаждания до конкретни служители.
2. Среща с посетители.
3. Закупуване на канцеларски материали.
4. Провеждане на офис работа на структурното звено.
5. Преглед на поща, избор и структуриране на необходимата кореспонденция.

Тази позиция се среща само в големи компании със структурни подразделения или много отдели.

Секретар-помощник

Секретарят-асистент е по-фокусиран върху работата извън компанията, тоест изпълнява заповедите на шефа относно комуникацията с клиенти и партньори, следователно от него се изисква да владее чужди езици. Компетентността на секретаря на мениджъра включва въпроси, свързани с процесите, протичащи в рамките на компанията, тоест той изпълнява задачи, свързани със самата компания и нейните служители.
Този секретар, както и личен асистент, работи с един човек, но това са най -често вторите лица на компанията (заместник -директори, вицепрезиденти, ръководители на отдели и отдели и др.). Също така помощник -секретарят може да работи с първо лице, без да изпълнява представителни и някои други функции на личен асистент.

Основни изисквания:

висше образование
трудов стаж на подобна позиция от една година
усърдие, отговорност, учене
уверено използване на компютри и офис техника

Типични функции:

1. Самосъчиняващи се букви.
2. Контрол върху изпълнението на документи и задачи, подчинени на непосредствения ръководител на структурното звено / и.
3. Изготвяне на работен график за ръководителя.
4. Преглед и подготовка на информация за ръководителя.
5. Съставяне на аналитични бележки и справки за началника.
6. Подготовка и подкрепа на преговорите.

Офис мениджър / ръководител на секретариата

Офис мениджърът е вид офис администратор. В допълнение към обичайните секретарски задължения, на него може да бъде възложено да координира дейностите на редица фирмени услуги (например автомобилни), да изпълнява нареждания на служители, както ръководни, така и обикновени. Тази позиция изисква повече независимост, отколкото просто да бъдеш секретар или рецепционист. Офис мениджърът има право да изпълнява определени проекти от своята компетентност (проучване на нови продукти и услуги, подобряване на системите на работа на компанията). И често този секретар е отговорен за организирането на корпоративни събития, конференции, доставяне на обеди в офиса и т.н.

Основни изисквания:
висше образование
уверено използване на компютри и офис техника
отговорност, енергия

Типични функции:

1. Осигуряване живота на офиса (организиране на закупуване на канцеларски материали, доставка на вода, контрол върху наличието на хартия в принтери, копирни машини и много други).

2. Решаване на административни въпроси (наемане на сграда, чистачи, шофьори, секретари и много други).
3. Въвеждане на нови форми на организация на труда.
4. Представителни правомощия (в държавни агенции и др.).
5. Подбор, управление и обучение на подчинен персонал.
Позицията е по -характерна за компании с големи офис площи.
Ръководителят на секретариата се среща само в големи компании с персонал от секретари в офиса най -малко 58.

Личен асистент / личен асистент

Една от най -отговорните секретарски длъжности, изискваща висш пилотаж и професионализъм. Добрият помощник, освен професионалните си знания и умения, трябва да има много развити способности за аналитична дейност, да бъде независим при вземането на решения и най -важното, да бъде много добър психолог и да познава характерните навици на шефа си не по -лошо от близките му роднини. Всички документи, преминали през асистента и отиващи до бюрото на мениджъра, трябва да бъдат безупречни. Познаването на бизнес етикета е силно търсено на тази позиция. Способността на личния асистент да се държи на бизнес срещи определя как участниците в тази среща ще възприемат лидера.
С други думи, това е незаменим помощник, който е наясно с всички работни моменти и проблеми на своя мениджър. Предполага се, че този секретар работи изключително с първо лице. Основната задача на такъв специалист е да стане „дясната ръка“ на шефа си, да спести много скъпото му работно време, освобождавайки го максимално от тези рутинни въпроси и проблеми, с които професионален, квалифициран секретар лесно може да се справи.

Основни изисквания:

психологическа съвместимост с лидера
висше образование
трудов стаж на подобна позиция поне две години
усърдие, отговорност, способност за учене, изключителна учтивост
уверено използване на компютри и офис техника

Типични функции:

1. Координира действията на ръководителя.
2. Изготвя документи самостоятелно.
3. Подготвя материали за срещи и преговори.
4. Изготвя аналитични бележки и справки.
5. Води протоколи от заседания, преговори, събрания на акционерите и съвета на директорите.
6. Превежда от чужд език, ако е необходимо.
7. Осъществява подготовката на командировки за ръководителя (подбор, поръчка на хотел, билети за транспорт, таксита и др.).
8. Подчинява се само на непосредствения си ръководител. В редки случаи работата му може да се координира от офис мениджър.

Размерът на заплатите на секретарите зависи от изискванията на секретаря за знания, опит, умения и квалификация. Също така е невъзможно да не се вземе предвид финансовото състояние на определена компания и провежданата от нея политика по отношение на заплатите на нейните служители.
Следните фактори обикновено влияят върху нивото на заплатите на секретарите:

• владеене на един или повече чужди езици;
• трудов стаж на подобна позиция;
• наличие на висше образование;
• специални умения, необходими за конкретна длъжност, както и познаване на специални компютърни програми;
• изисквания за явяване на кандидати.

По -долу е средната заплата в Москва за секретари, в зависимост от длъжността и горните фактори, влияещи върху нивото на заплатите.

Неведнъж сме споменавали, че е много трудно да се определят типичните отговорности на секретар или помощник -мениджър. Много зависи от обхвата на компанията, нейния размер, въображението на ръководителя и практически не се регулира от нищо. Освен това има разделение в самата професия, което, както показва практиката, се разбира по различен начин от работниците и работодателите.

Самите секретари усещат разликата, понякога интуитивно, затова споровете за това кой е „по -важен“, каква йерархия съществува в рамките на професията, което е най -високата стъпка в кариерата на административен работник, не стихват по форумите. Все още няма консенсус по този резултат сред моите колеги.

Независимо от това, ако съществуват тези многобройни имена, трябва да съществуват и явленията, които те описват.

Нека разберем всички тънкости на класификацията на административните длъжности.

Разбиране на понятията

Нека изброим основните административни длъжности: „секретар“, „асистент“, „секретар-асистент“, „помощник-мениджър“, „секретар на рецепцията“, „офис мениджър“. Преди да ги разгледаме по -подробно, нека разберем какво се има предвид под всяка от тези позиции.

Уикипедия не дефинира длъжността „секретар“. Той съдържа само статията „секретар-помощник“, която съдържа следното определение: секретар-помощник- офис служител с широк спектър от отговорности от приемане на телефонни обаждания (рецепционист) до помощник на мениджъра (личен секретар).

Ето списъка със задължения, изпълнявани от секретаря-помощник:

• приемане на телефонни обаждания до мениджъра;
• работа с документи: определяне на важността, подготовка, регистрация, разпространение, получаване, съхранение, систематизация;
• планиране и подготовка на приема на посетители;
• съдействие при планиране на работния график на шефа, понякога - резервиране на хотели и самолетни билети;
• участие в подготовката на бизнес преговори;
• поръчване на канцеларски материали и други неща, необходими за живота на офиса, понякога - предоставяне на мениджъра с продукти.

Нямаше особена яснота след като прочетох тази статия. Всички вече знаем, че обхватът на отговорностите е широк и горепосоченото може да се изпълнява както от секретаря, така и от помощника на управителя. Освен това това далеч не е половината отговорности, които типичните представители на нашата професия трябва да изпълняват. Или може би това е общо име за цялата група професии? Малко вероятно е повечето хора да чуят за „секретарката“, без никакви префикси.

Думата "секретар", както знаете, идва от лат. тайна(„Тайна, тайна“). А в древен Рим пълномощниците се наричали секретари. Заключение: секретарят има достъп до определена информация, която не подлежи на публично разкриване, и за да изпълнява задълженията си, той трябва да спечели доверието на мениджъра.

Що се отнася до произхода на думата „референт“, името също е на латински - „възпроизвежда, комуникира“. Следователно този човек работи с информация. Като цяло произходът на думите несъмнено е свързан със съвременната професия, но не обяснява напълно какво прави този служител в организацията.

Да обобщим: повечето от нас са едни и същи секретари-референти. Това обаче много рядко се отразява в таблицата за персонала и трудовата книжка: много от моите колеги се „наричат“ по различен начин.

За да избегнете объркване

Секретарят включенрецепция- позиция, която в масовото съзнание е свързана с приемането и разпространението на обаждания и кореспонденция. Понякога такива служители могат да извършват и първоначален прием на посетители. Сред секретарските длъжности това е единственото, от името на което веднага става ясно какво ще трябва да се направи. Въпреки че, разбира се, има изключения.
Офис мениджъре проследяваща хартия от английски. офис управител, т.е. офис мениджър. Основните му отговорности са да управлява административни, финансови и други ресурси, за да осигури безпроблемното функциониране на един офис и неговия персонал. Офис мениджърът е една от младите ръководни длъжности.
Подчинението на такъв служител може да бъде шофьори, чистачки и често секретари. Поради факта, че офис мениджърът е отговорен за поддържането на живота на офиса и неговите служители, много хора смятат, че тази позиция е подобна на позицията на мениджър. Имат доста сходни отговорности, но не дай Боже да объркаш и да наречеш офис мениджъра! В последното няма нищо срамно, но степента на отговорност на офис мениджъра е много по -висока и предполага по -висока квалификация.
Помощник на главата- позиция, която мнозина считат за най -високата стъпка в кариерата на административен служител. В западните компании позицията често звучи като „личен асистент“ (буквален превод от английски. лични асистент). Традиционната версия ми харесва повече, защото заглавието на позицията съдържа цялата й същност. Асистент - от думата „помощ“. Асистентът на ръководителя помага на ръководителя му да изпълнява своите отговорности. Какво точно ще бъде включено в помощните функции зависи от много фактори.

По този начин отговорностите на двама професионалисти, които формално заемат една и съща длъжност, могат да бъдат коренно различни: единият от тях работи с документация, разпределя телефонни обаждания и приема посетители, а другият участва в управленски срещи и е оправомощен да взема важни решения. Това, между другото, изобщо не изключва факта, че и единият, и другият шият откъснатите копчета и търсят бавачка за децата на своя водач. Отново няма ред: името в този случай само изяснява целта ви, а как точно ще го изпълните, не е известно.

Изучаваме регулаторни документи

Има документ, описващ всички позиции, представени на територията на нашата страна - "Общоруски класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и заплатите"(OKPDTR, OK 016-94). Ако имате някакви затруднения с дефиницията на която и да е позиция в компанията, тогава можете да се обърнете към този документ и да изберете най -подходящия.

Този класификатор може да бъде намерен на сайтовете: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последния, освен OK 016-94, има „Единна справочна книга за тарифи и квалификации“ (ETKS) и „Общоруски класификатор на професиите“ (OKZ 010-93, OKZ). Това са два раздела на ОК 016-94. Първият включва професиите на работниците, вторият - длъжностите на служителите.

Професиите на работниците (а те са в класификатора 5491) не ни интересуват в този случай, нека се обърнем към позициите на служителите. Те са 2598 и със сигурност всичко, от което се нуждаем, може да се намери тук.

Нека започнем с позицията секретар. В резултат на азбучно търсене получаваме следната таблица (виж Таблица 1).

маса 1

Длъжности в ОК 016-94, съдържащи името „секретар“

Всяка позиция има своя собствена код... Освен това различните позиции имат една Код OKZ, което означава, че те са обединени в една група. Името „секретар на управителя“ се отнася до група 4115 (група „Секретари“). Тази група се състои от следните позиции:

• чиновник;
• секретар на сляп специалист;
• главен секретар;
• съдебен служител;
• секретар на учебното звено;
• секретар-машинописец;
• секретар-стенограф.

Ето какво се казва за секретарите в споменатата група: Секретарите изпълняват технически функции, за да осигурят и поддържат работата на ръководителя на институцията на организация или предприятие, като използват компютър, офис техника и други технически средства.

Техните отговорности включват:

На този сайт има удобно разделяне на длъжностите на групи, от което се вижда, че група 4115 е включена в старшата група 411 „Секретари, оператори на изчислителни (изчислителни) машини и сродни професии“. Последните, освен секретарки, включват компютърни оператори, стенографи, пишещи машини и др.

По принцип горните отговорности не противоречат на реалността, с изключение на това, че споменаването на телетайп и пишеща машина ще накара някого да се усмихне (и някои да трепне). Въпреки това, всеки - дори начинаещ - секретар, разглеждайки предложения списък с отговорности, ще попита: „Как? И всичко ли е? Къде е визовата поддръжка, организацията на командировки, протоколите от срещите? " В крайна сметка неведнъж сме казвали, че секретарката е професия, която предполага, че поне половината от работното ви време отделяте за безхартиеното обслужване на мениджъра и служителите. Редът „приемане на посетители“ не предава цялото разнообразие от задължения, които секретарят трябва да изпълнява. Останалите задължения са чисто технически и са свързани с работа с документи. Разглеждайки наличното описание, може да си помислите, че секретарката седи в отделна стая и просто пише на компютъра и пише нещо в регистъра. Но ние знаем, че това далеч не е така. Следователно подобно определение едва ли ще подхожда на специалистите.

Да се ​​върнем към класификатора: позицията „офис мениджър“, както и „офис мениджър“ и „помощник мениджър“, отсъства. Но има позиция "референт" (код 26088), включена в група 3431 - "Административен и управленски персонал".

Тази група, освен различни имена на администратори, мениджъри, се състои от длъжностите на инспектор за наблюдение на изпълнението на заповедите, помощник, помощник по основната дейност.

Смешен квартал, нали? В същата група с асистента има инспектор за контрол върху изпълнението на заповедите. Много секретари знаят за този контрол от първа ръка, тъй като те самите го извършват.

Сайтът http://www.etks.info/ казва това административният и ръководният персонал и персоналът на сродни професии решават административни и координационни въпроси в дейността на организациите и техните структурни подразделения, поддържат документация и информационна поддръжка.

Техните отговорности включват:

• водене на бизнес кореспонденция, протоколи и друга административна документация;
• планиране и организиране на срещи, срещи, бизнес срещи и пътувания;
• договаряне на времето на различните събития, наблюдение на тяхното спазване;
• съдействие на мениджъри и служители при решаване на въпроси от административен и организационен характер;
• изготвяне на проекти на договори, споразумения, договаряне, организиране на прием на посетители и служители;
• изпълнение на свързани задължения;
• наблюдение на други работници.

Колко отговорности от този списък изпълнявате? Как се казва заглавието ви? "Секретар"? "Офис мениджър"? "Помощник управител"?

Ако си припомним, че традиционно работата на секретаря е разделена на документални и недокументални услуги и повечето от нас изпълняват задължения от списъците за двете разглеждани групи („секретари“ и „административен и управленски персонал“), тогава можем да заключим, че въз основа на отговорности, повечето от нас са изпълнителни асистенти.

Какво означава? Защо класификаторът не отразява такива позиции като „помощник мениджър“ или „офис мениджър“? Защо на практика има позиции, но те не са в класификатора? Може би е остаряло или съставителите не са си направили труда да разберат ситуацията на съвременния пазар на труда?

Разбира се, този класификатор е донякъде консервативен. Но правописните речници също са консервативни. Хората говорят и пишат различно, но има определени правила, норма, приета от специалисти, и грамотните хора се ръководят от нея. Всички инструкции, класификатори и други официални документи, разработени от специалисти, предполагат съществуването на идеална организация, в която секретарят се занимава с документи, инспекторите контролират изпълнението им, а визовата поддръжка и работата с делегации са отговорност на протоколната служба.

Не мислете, че това не се случва. Така е структурирана работата на много големи държавни агенции и корпорации, администрации и фабрики. Първо, тъй като те съществуват повече от дузина години и в своята дейност те се ръководят от длъжностни характеристики и разпоредби, разработени още в СССР, когато беше трудно да си представим ситуацията „кой е в гората, кой е за дърва за огрев“ . Второ, такова разпределение на задълженията има много общо с тайната. Например във фабрики, които изпълняват военни поръчки, изпълнителните секретари нямат достъп до интернет и оставят мобилните си телефони в сейф на входа. В такава ситуация е трудно да се търси информация или да се поръчват билети. Това се прави от отделни специалисти, които имат достъп до мрежата.

Освен това е едно нещо, ако секретар във фирма, в която работят сто души, е „швейцарец, и жътварка, и играч“, и съвсем друго, когато компанията наема няколко хиляди. В този случай повечето от работните процеси са строго регламентирани и централизирани. Един специалист не може да отговаря за тях, има цели отдели.

между другото

Що се отнася до наличието на на пръв поглед остарели имена (например „секретар-машинописец“), у нас и до днес има организации, в които някои документи се отпечатват само на пишеща машина (поради секретност). Освен това присъствието на думата „машинописец“ в това определение най -често показва голям обем работа, свързана специално с подготовката на документи. В съветско време тази работа са извършвали машинописци, а в големи компании с централизирана офис работа това е запазено и до днес.
Може ли тази позиция да се нарече, да речем, „PC оператор“? Разбира се, много компании правят това. Но защо, ако в масовото съзнание определен списък от отговорности вече е възложен на тази концепция? Езикът не харесва никакви изкуствени нововъведения. Когато този термин загуби своята актуалност, той ще изчезне.

Защо на практика има секретари, които изпълняват задълженията както на референтите, така и на инспекторите, за да контролират изпълнението на документите, и дори на преводачите? Защото теорията винаги е различна от практиката. Компаниите, особено малките, се стремят предимно да спестят пари, като възлагат много разнообразни отговорности на един служител. Един от моите колеги даде следното определение на позицията на секретар: „човек, който прави това, което другите служители не искат да правят“. Е, и това се случва. Освен това, както вече казахме, несъответствието в отговорностите често се свързва с невъзможността за въвеждане на определено звено в щатното разписание, както и с неразбирането от работодателите на градациите, които съществуват в рамките на професията.

Сравнете отговорностите

Нека видим какво има предвид работодателят под това или онова име. За да направите това, обърнете се към сайтове за търсене на работа. Нека да изберем няколко реклами с имената: „секретар“, „секретар-асистент“, „помощник-мениджър“, „офис мениджър“, да изберем по три за всяка група и да сравним списъците с изпълняваните задължения (няма да дублираме задълженията, които се повтарят в различни свободни работни места).

Офис мениджър

1. Изпълнение на заповедите на ръководителя.
2. Поддръжка на живота в офиса.
3. Помощ при планиране на работното време на мениджъра.
4. Изготвяне и изпълнение на кореспонденция и вътрешна документация.
5. Прием на гости и посетители на ръководителя, организиране на срещи и преговори.
6. Комуникация с клиенти в офиса, създаване на приятелска и уютна атмосфера за тях. Бележка на автора: този работодател реши да спести пари на мениджъра на акаунта.
7. Получаване на обаждания към рекламната линия и прехвърлянето им в необходимия отдел.
8. Контрол на реда и чистотата в офиса.
9. Систематизиране и класифициране на документи и информация, довеждането им до непосредствените изпълнители. Бележка на автора: това е офис работа? Но не, в тази свободна позиция е посочено на отделен ред.
10. Предоставяне на информация от клиентите на вниманието на мениджърите.
11. Изпълнение на инструкции на служителите в офиса за изпълнение и предаване на необходимите инструкции и информация.
12. Проверка на коректността на документите в съответствие с установените изисквания при наемане на нови служители. Забележка: Знаех, че в компанията няма служител по човешки ресурси!
13. Извършване на копиране и дублиране на произведения.
14. Издаване на пълномощни.
15. Поддържане на график. Бележка на автора: Определено няма служител по човешки ресурси!
16. Изпълнение на документи и изготвяне на доклади за изразходване на средства за икономически нужди.

Секретар

1. Организация на документооборот, бизнес кореспонденция.
2. Изпълнение на заповедите на ръководителя.
3. Изготвяне на необходимата документация и отчетност.
4. Организация и координация на срещи, преговори, срещи.
5. Организиране на бизнес пътувания (поръчка на самолетни и влакови билети, трансфери, резервация на хотели и др.).
6. Организиране на пристигането на партньори (хотелски резервации, трансфери и др.).
7. Приемане и разпространение на входящи повиквания.
8. Подпомагане живота на офиса.
9. Изпълнение на поръчки от ръководството (търсене на информация, изготвяне на доклади, комуникация с доставчици на суровини, често на английски език).
10. Предоставяне на пощенски и куриерски пратки.
11. Осигуряване на вътрешнокорпоративен документооборот.
12. Поща.
13. Административна подкрепа за ръководителя.
14. Контрол върху изпълнението на инструкции от ръководството.
15. Работа с офис техника.
16. Изготвяне на организационни и административни документи.

Секретар-помощник

1. Организация на офис живот.
2. Приемане и разпределение на повиквания.
3. Прием на посетители.
4. Организиране на срещи и преговори.
5. Организиране на бизнес пътувания (резервиране и резервиране на билети, хотели, таксита, визова поддръжка).
6. Делова кореспонденция.
7. Изпращане и получаване на поща, издаване на пълномощни.
8. Офис работа.
9. Изпълнение на инструкции от ръководството.
10. Работа с куриерска служба.
11. Взаимодействие с подразделенията на компанията.
12. Поддържане на реда в офиса, приятелска атмосфера.
13. Осигуряване на административна поддръжка за дневния график на директора.
14. Контрол върху изпълнението на заповедите и одобряване на документация, инициирана от директора.
15. Изготвяне на организационна и административна документация.

Помощник на главата

1. Приемане на входящи / изходящи повиквания.
2. Работа с поща / кореспонденция, бизнес кореспонденция.
3. Анализ на информация, събиране на данни, отчитане.
4. Комуникация с ръководители на отдели.
5. Изпълнение на заповеди на ръководителя в даден период от време.
6. Следене за навременното изпълнение на поръчки / задания за услуги.
7. Съпътстващи бизнес пътувания (обработка на визи, резервация на железопътни и самолетни билети, трансфери, хотели, събития, екскурзии).
8. Организиране и подпомагане на приемането от ръководството на предприятието на делегации, посетители, организиране на срещи, преговори, презентации.
9. Контрол върху разходите за канцеларски материали, ако е необходимо, поръчка.
10. Регистрация, съхраняване на оригинали на информация и организационни и административни документи.
11. Поддръжка на живота в офиса.
12. Офис работа, документооборот.
13. Регистрация на входяща, изходяща, вътрешна документация.
14. Помощ при планирането на работния ден на мениджъра.

Както можете да видите, професионалистите на тези позиции имат много сходни отговорности. Всички те са ангажирани (или вземат участие) в поддържането на живота на офиса, получават и разпределят обаждания, организират работния процес и изпълняват нареждания от ръководителя.

Вижте списъците с отговорности за секретаря, изпълнителния секретар и помощник -мениджъра. Те са почти идентични. Освен ако някоя от компаниите не очаква и аналитична работа от асистента. Позицията на офис мениджър е малко необичайна, от която работодателите очакват да изпълняват функциите на инспектор по персонал и работа. И може би той е единственият, който не се очаква да помогне на лидера (или просто не е посочен в рекламата?). Можем да кажем с увереност, че асистентът на мениджъра ще трябва да помага на мениджъра, което не го освобождава от необходимостта да "поддържа" офиса.

Преди да направим изводи, нека се обърнем към още един параметър: какви са изискванията на работодателите към специалистите на тези длъжности (Таблица 2).

таблица 2

Изисквания за офис мениджър, секретар, изпълнителен секретар, помощник -мениджър

Е, работодателите, избрани на случаен принцип от нас, не изискват добър външен вид и висше образование от офис мениджър. Според нас те не виждат голяма разлика между секретар и офис мениджър. Изискванията за другите три длъжности, както и изпълняваните задължения, са почти идентични. Само от помощник -мениджъра те искат опит да работят като личен асистент, като същевременно не забравят за способността да работят в екип (не е тайна, че много асистенти са склонни да се откъснат от екипа - спецификата на работата изисква това) .

Разбира се, на интервюто се оказва, че половината от отговорностите просто са „забравени“ да се напишат, а от някъде другаде ще се появят две дузини изисквания към кандидата. Но като цяло тенденцията е ясна: работодателят вижда офис мениджъра като човек, който ще се грижи за офиса, всички служители и дори за клиентите. Но няма голяма разлика между секретаря, помощник -секретаря и помощник -управителя.

Тоест теорията и този път се отклони от практиката. Ясно ни е, че секретарят трябва да изпълнява, да речем, техническа функционалност (работа с документи и т.н.), а помощникът или асистентът на мениджъра трябва да изпълнява по -сложни функции (да пише служебни писма, да съставя аналитични рецензии и т.н.). Познавам само една компания, в която отговорностите са разпределени по този начин. Но тя е от категорията идеал. На практика това разделение е по -скоро изключение, отколкото правило.

Подозирам, че в повечето случаи работодателите просто искат да спестят пари, като наемат специалист, който комбинира няколко функции. Освен това въвеждането на допълнителни звена в щатното разписание все още е проблем.

Защо най -често срещаното име за тази група административни длъжности е точно „секретар“? Първо, защото всички са чували за това отдавна. Второ, теоретично асистентът на мениджъра може да откаже да помогне на служителите на отдела, а секретарят няма къде да отиде. Трето, не всеки знае кой е този мистериозен „референт“, затова е по -добре да не създавате излишни усложнения с терминологията.

Очевидно мълчаливо приетото разделение, което поставя изпълнителните асистенти по -високи от секретарите или изпълнителните секретари, всъщност е формалност. Без съмнение „асистент -директор“ звучи по -солидно от „секретар на режисьора“. Може би това е цялата разлика. Работодателят се интересува повече от вашите лични качества и трудов стаж, отколкото от записа в трудовата ви книжка. Разбира се, никога не приключихме с объркването в позициите. Въпреки това, за тези, които се притесняват от факта, че с цялото разнообразие от изпълнявани задължения, неговата длъжност се нарича „секретар“, съветваме ви да изоставите всички комплекси и на въпроса с кого работите, гордо отговорете: „секретар“.