Дейности по адаптация на персонала. Адаптация на нов служител: значението на периода, етапите на процеса и план за адаптация. Пример за изготвяне на сценарий за адаптация „Курс за млад боец“ за начинаещи

Програмата за адаптиране на персонала е набор от мерки, насочени към по-ефективно интегриране на новоназначените служители в трудовия процес, което включва запознаване с нормите и правилата на корпоративната етика, методите за извършване на професионални дейности и установяването на неформални връзки в екипа. . Ще ви кажем от какво се състои и как да го организирате.

Какво е адаптация на персонала

Всеки е изправен пред необходимостта да си намери нова работа и да се присъедини към екипа. Този процес на езика на трудовото законодателство се нарича трудова адаптация.

Колкото по-бързо върви процесът на адаптация на персонала, толкова по-лесно и логично ще бъде нов човек да се присъедини към работната сила. В противен случай човек, който се задържа във фазата на привикване, няма да може да установи отношения с работния екип и впоследствие ще се превърне в изгнаник сред колегите си. Ситуацията, разбира се, зависи от самия служител, от способността му да намира общ език с други хора, да изгражда взаимоотношения с колеги, от неговите професионални знания и умения, от нивото на неговата психологическа подготовка.

Успешно завършената професионална адаптация на персонала показва високо ниво на морално и материално възнаграждение в бъдеще, получаване на социално признание и други предимства.

Цели и задачи на адаптацията на персонала в организацията

Организирането на управлението на кариерното ориентиране и адаптирането на персонала е работа на службата за персонал и ръководителя на отдела, в който работи новият служител.

Адаптацията е важен момент в управлението на персонала, който определя какъв персонал ще работи в организацията, какъв е психологическият климат в екипа и колко добре и продуктивно служителите ще изпълняват задълженията си.

Целите на адаптацията на новите служители са:

• ускоряване на процеса на въвеждане на нов служител в работата, запознаването му със служебните му задължения;
• пълно премахване или намаляване на текучеството на персонала в организацията;
• мотивиране на служителите да се интересуват от резултата, да бъдат мотивирани да изпълняват по-добре служебните си задължения и да дават максимална възвръщаемост от работата си;
• повишаване на производителността на труда;
• подобряване на психологическия климат в екипа.

Само отчитането на всички изброени фактори и работата в тази посока ще даде най-добър резултат.

Етапи на адаптация на персонала

Адаптирането на персонала в предприятието е деликатен и многоетапен процес. Всяка организация има програма и свои собствени разработени подходи за решаване на този проблем.

Но всички възможни етапи на адаптация на персонала могат да бъдат разделени на:

1. Първичен (подготвителен). След като наеме нов служител, мениджърът го запознава с останалата част от екипа. Представя служителя на новото му работно място, назначава куратор (по-опитен служител, който ще помогне на новодошлия в началото на работата му) и завършва подготовката на всички необходими документи. Този етап може да включва запознаване с историята на предприятието, неговата структура, мисия, продукти, процедури и правила на корпоративната етика.
2. Теоретичен (обучение). На този етап служителят се запознава с теоретичната част на основната си работа, функционалните отговорности и изискванията за по-нататъшно изпълнение на работата.
3. Практически (прилагане на знания). Директно изпълнение на някои практически задачи: първо под наблюдението на наставник, след това самостоятелно.
4. Окончателно (преминаване на изпитателния срок). Състои се в обобщаване на работата на новия служител. Оценява се доколко успешно се е адаптирал в новия екип, успял е да овладее нови умения и да се интегрира в екипа. На този етап вече се виждат силните и слабите страни на служителя, неговите успехи и неуспехи. Въз основа на всичко взето заедно ръководството взема решение за бъдещата му съдба. Дали е преминал теста и ще продължи да работи или не, и компанията вече няма нужда от услугите му.

Въз основа на гореизложеното може да се разбере колко важно и сериозно нещо е трудовата адаптация на персонала и че това е един от показателите, въз основа на които се взема решение дали кандидатът ще остане в организацията или ще търси работа. другаде.

Успешен пример за адаптация

Адаптирането на персонала в организацията, използвайки примера на една от компаниите, се случи по следния начин. По-опитните служители получиха ролята на ментори. Служителят, отговарящ за системата за адаптиране на новодошлите, ежедневно изтегляше данни от счетоводната система за хора, които трябваше да се върнат на работа скоро. На всеки човек ръчно беше назначен различен ментор. Те трябваше да работят по двойки. Менторите бяха избрани от всеки отдел, с изключение на този, в който новодошлият щеше да работи в бъдеще. По-удобно е да работите по двойки, като вземете предвид различните графици на натоварване и е по-лесно да общувате с непознати. След като менторите бяха одобрени, към тях бяха изпратени автоматични известия и в календара беше добавено напомняне за деня, в който новият служител ще започне.

Предишния ден наставникът се обади на новодошлия за кореспондентско запознаване и така че в бъдеще новодошлият да се свърже с него при пристигането си в офиса, за да се срещне и да обсъди работни въпроси. Менторът трябва да провери дали всичко е готово за приемане на нов служител, да се увери, че работното място е организирано и да напомни на ръководителя на отдела, където новодошлият получава работа, за напускането на новия служител.

През първия ден двойка ментори се срещат с новопостъпилия сутринта, разговаряйки за наличната информация на корпоративния портал. Това отнема няколко часа. Тази среща ясно показва на служителя, че той е бил очакван. През всички останали дни, ако възникнат въпроси, той може да се свърже със своите ментори, да им зададе въпроси за разрешаване на всяка ситуация, от счупен стол до конфликтна ситуация с друг колега, и те помагат за разрешаването им. В края на изпитателния срок служителят трябва да оцени работата на менторите и тяхната помощ. Наставниците получават точки за това, които впоследствие се отразяват на техните финансови стимули.

Методи за адаптиране на персонала

Програмата за изследване на системата за адаптиране на персонала идентифицира следните форми на адаптация на персонала:

• наставничество (осигуряване на помощ в началния етап на работа от по-опитен служител чрез консултиране, въвеждане, помощ при опознаване на екипа);
• посещаване на обучения и семинари (обучение и развитие на определени умения на служителите, например комуникация, умения за публично говорене, подготовка на презентации, развитие на устойчивост на стрес и др.);
• разговор (въвеждащ разговор между новодошъл и мениджър по човешки ресурси, ръководител или служител на отдела по човешки ресурси, по време на който служителят получава отговори на своите въпроси);
• специализирана програма (например образователни филми или екипни ролеви игри, насочени към изграждане на екип);
• екскурзия (обиколка на организацията, нейните структурни подразделения, територия, запознаване с историята на компанията, служители, корпоративна култура);
• искане за обратна връзка (в края на периода на адаптация и завършване на изпитателния период служителят е помолен да попълни въпросник за обратна връзка);
• други методи (корпоративни събития, сертифициране, тестване, обучение и др.).

Видове адаптация на персонала

Адаптацията може да бъде от следните видове:

• професионален включва усвояване на нови специални умения, придобиване на нови или подобряване на съществуващо умение или професионално умение. Този тип зависи от желанието и способността на начинаещия да учи, желанието за нови знания и способността му да учи. Това включва и подготовка на работното място и осигуряване на всички необходими материали;
• социално-психологическият предполага адаптивност на човек към работа в нов екип, под ръководството на нов шеф, подчинение на традициите, нормите и правилата на поведение, които са се развили в организацията;
• организационната се основава на разбирането на служителя какво се изисква от него, работата с длъжностните характеристики, определянето на мястото му в структурата на предприятието и участието в производствения процес.

Само интегрираният подход към професионалната и психологическата адаптация води до успешното завършване на изпитателния период от служителя и спестява разходите на компанията за търсене, обучение и оценка на персонала.

От какво се състои програмата за адаптация?

Програмата за адаптиране на служителите е план за въвеждане на служител в позиция. Този документ е необходим за прилагане на единен подход към процедурата за адаптиране в отделите на организацията. Документът е обширен списък от действия за адаптиращия се служител и за неговия ръководител, който ще помогне за адаптирането към новите условия на работа.

За един служител най-трудният период са първите два-три месеца, които обикновено съвпадат с неговия изпитателен срок. Често продължителността на програмата е равна на този период.

Оптимално съставената програма се характеризира със следните характеристики:

• ясно планиране;
• ясно съдържание;
• стриктно разпределение на ролите и задачите.

Документът се състои от две части: обща и индивидуална.

Приблизителната структура е следната:

1. Общата част, която помага да се формира обща представа за предприятието, неговите характеристики, йерархия, установени взаимоотношения между отделите, разпределение на функционалност, условия на труд и др.

Състои се от:

• ориентировъчен опознавателен разговор;
• лично запознаване с предприятието и персонала;
• опознаване на мястото, където се изпълняват трудовите задължения;
• ориентационен разговор с ръководителя, ръководещ структурното звено.

2. Индивидуалната част, която се формира от непосредствения ръководител, който ръководи въвеждането на служителя. Съгласува се с ръководителя на сферата на дейност и ръководителя на отдел "Човешки ресурси". Този компонент помага на служителя да получи подробна информация за дейността на организацията и преките функционални отговорности на служителя.

Състои се от:

• план за откриване;
• план за входяща оценка;
• определения за куратор-наставник;
• доклад на служителите за резултатите от извършената работа, информация за оценки и обратна връзка от ментори и супервайзори.

Как изглежда планът?

Няма установен единен алгоритъм за разработване на документи. Причината е необходимостта документът да бъде ориентиран към конкретни условия в организацията.

Съществуват обаче редица функции, общи за различните програми:

• включва няколко етапа;
• имат подобни цели.

Планът включва следните елементи:

Резултатът от успешно изпълнена програма за адаптация ще бъде показател за продължителността на работа на служител в определена институция. Успехът на адаптационната процедура до голяма степен зависи от втората страна, участваща в процеса – мениджър или ментор. желанието им да помогнат на новодошлия ще помогне на последния да свикне с организацията възможно най-бързо.

Правила за адаптиране на персонала, образец

Задавайте въпроси и ние ще допълним статията с отговори и обяснения!

Преместването на нова работа винаги е свързано с голямо безпокойство и стрес. Това не зависи от опита, уменията и квалификацията на човека.
Как правилно да съставите проект за адаптиране на нови служители и да го приложите, за целите на проекта и характеристиките на развитието, прочетете материала по-долу.

Пример и характеристики на програма за адаптиране на персонала в организация

Програмата за адаптация е въвеждащ план. Необходимо е да се създаде единен процес за адаптиране към новите условия във всички компании. Експертите казват, че служителят най-накрая се „аклиматизира“ само след една година работа на ново място.

Най-трудният период за начинаещ са първите три месеца. Често този срок съвпада с изпитателния срок. Ако проектът е изготвен правилно, периодът на „аклиматизация“ на персонала в предприятието може да бъде намален до шест месеца.

Планът за изпълнение на нова позиция трябва да има следните характеристики:

• Ролите на всички участници в процеса са ясно определени;
• Проектът е внимателно планиран;
• Съдържанието му е много ясно.

Структура на програмата за адаптиране на нови служители

Включването на нови служители се състои от две части. Общи и индивидуални.

обща част – има за цел да формулира определена обща представа за организацията, характеристиките, условията на труд, екипа и др. Включва запознаване с работното място, лично запознаване с всички служители на организацията и разговор с ръководството.

Индивидуална част - като правило се изготвя от прекия ръководител, след което трябва да бъде съгласуван с началника на отдела и началника на отдела за персонал. Включва план за адаптиране, план за оценка на позицията и назначаване на ръководител.

10 дни преди края на изпитателния срок докладът на служителя за извършената работа за целия период се изпраща до отдела по човешки ресурси. В допълнение, индивидуален план с обратна връзка и оценки от куратор и мениджър.

Цел на програмата

Основно е необходим проект за адаптиране на персонала в организацията, за да има ясно установена процедура за наемане на нови служители. Най-важната цел е лесно и бързо въвеждане в бизнеса, запознаване с новите отговорности, устава на предприятието и екипа. Правилно изготвеният план минимизира грешките, намалява първоначалния дискомфорт и повишава нивото на уменията на служителя още през първата седмица.

Характеристики на разработването на програма за адаптация

Няма конкретен алгоритъм за компилиране на програма. Документът трябва да бъде фокусиран върху спецификата на компанията. Обединява ги само съдържанието на няколко етапа и сходни цели.

Кой е отговорен за подготовката на програмата?

Планът за адаптиране на новите служители обикновено се изготвя от мениджъра по наемането заедно с ръководството, но в някои компании това се прави от самите мениджъри. Често те изготвят само план за адаптиране на нов служител; това се отнася повече за индивидуалната част от програмата.

Проектът включва:

• Ръководител;
• специалист по човешки ресурси;
• Уредник;
• Кандидат за свободна длъжност.

Планът за адаптация в предприятието трябва да се прилага от:

• Началник отдели;
• Ръководител направления;
• Отдел човешки ресурси;
• ИЗПЪЛНИТЕЛЕН ДИРЕКТОР;
• Куратор.

резултати

Ако планът е съставен правилно, резултатът няма да чака дълго.

• Разходите през периода на въвеждане на новодошъл в работния процес ще бъдат сведени до минимум;
• Текучеството на персонала ще бъде намалено с 20%;
• Новият служител ще развие чувство на удовлетворение от работния процес;
• Загубата на време от ръководството и други специалисти също ще бъде сведена до минимум.

Примерна програма за въвеждане на нови служители

Процесът на адаптация се състои от 4 етапа. Всеки от тези етапи включва решаване на определени задачи, всяка от които е възложена на конкретен участник. Проект за адаптиране на персонала в организация може да бъде изготвен въз основа на примера по-долу.

Струва си да се отбележи, че процедурата за адаптиране на нов персонал в компанията не се регулира от законодателството на Руската федерация.

• Какви цели могат да бъдат постигнати с помощта на адаптирането на персонала в организацията.
• Как да приложим система за адаптиране, която да намали текучеството на персонала.
• Какви етапи включва адаптацията на персонала?
• Какви методи се използват за адаптиране на служителите.
• Как да оценим ефективността на системата за адаптиране.

Адаптирането на персонала е придобиването на нови стереотипи, умения, знания и навици, които позволяват на служителя да изпълнява трудовите си задължения и функции възможно най-ефективно. Този процес често включва адаптиране на нов персонал.

В същото време не бива да забравяме, че понякога е необходима адаптация за по-възрастните служители, особено при промяна в технологичния цикъл на компанията или поради някакви иновации.

Цели и задачи на адаптацията на персонала

Трудовата адаптация на персонала в организацията включва взаимна адаптация на предприятието и служителя, която се основава на систематичното включване на работника в производствения процес при възникване на нови условия на труд и почивка. Това означава не само професионални условия на труд, но и психофизиологични, социално-психологически, организационно-административни, икономически, санитарно-хигиенни, битови и др.

По правило професионалната адаптация обикновено се разглежда като процес на въвеждане на служител в работа в рамките на професия, което включва неговото включване в производствения процес, усвояване на условията на труд и постигане на ефективност в тези условия.

Не бива обаче да се приема, че адаптацията предполага изключително владеене на специалност. В допълнение към всичко изброено по-горе, този процес включва адаптиране на нов служител към вече установени норми на поведение в екипа на предприятието, установяване на доверителни отношения с екипа, което ще повиши ефективността на труда и т.н. Има определени цели и задачи за адаптиране на персонала.

Цели на трудовата адаптация на персонала

• намаляване на разходите при започване на работа, тъй като докато начинаещият служител не свикне с работното място, ефективността на работата му е ниска и изисква допълнителни разходи;
• намаляване на чувството на несигурност сред новодошлите;
• елиминиране на текучеството на персонала, защото ако новите служители се чувстват неудобно дълго време, най-вероятно те ще изберат да напуснат;
• възможност за спестяване на време както на служители, така и на мениджъри;
• формиране на положително отношение към трудовата им дейност от страна на служителите, удовлетворение от работния процес.

Задачи на специалист по управление на адаптацията на персонала в предприятието

• провеждане на семинари и различни курсове за адаптация;
• организиране на индивидуални разговори между началници или ментори и нови служители;
• организиране на краткосрочни и интензивни курсове за топ мениджъри, заемащи позиции за първи път;
• организиране и провеждане на специализирани курсове за обучение на ментори;
• използване на метода за постепенно увеличаване на сложността на задачите, изпълнявани от начинаещ;
• своевременно изпълнение на еднократни задачи с цел установяване на контакт между екипа и новия служител;
• подготовка на заместници при ротация на персонала;
• организиране на колективни ролеви и тренировъчни игри, насочени към сплотяване на екипа.

За информационно осигуряване на процесите на адаптация е необходимо да се съберат и оценят основните показатели за нивото на адаптация и нейната продължителност. Натрупването и обработката на информация се извършва като част от бизнес оценката на персонала. В местните организации, например, възниква проблем с информационната поддръжка на процеса на адаптация поради необходимостта от събиране на стандартни показатели за нивото и продължителността на адаптацията.

Компетентният мениджър ще може да направи определени заключения за екипа като цяло, като оцени процеса на адаптация. Можете да научите как да изградите компетентна система за адаптиране на.

Пример за програма за адаптиране на персонала, която ще намали текучеството

Редакторите на списание General Director са разработили алгоритъм стъпка по стъпка, който ще ви помогне да организирате първите дни на нова работа възможно най-ефективно.

Основни видове адаптация на персонала

Първичната адаптация включва въвеждането на новодошъл, който няма опит в работата и комуникацията в работната сила. По правило това са млади професионалисти и завършили специализирани университети и колежи, завърнали се от отпуска по майчинство на майка си. Именно тези кандидати преминават през периода на адаптация доста трудно и не започват да работят ефективно толкова бързо.

Вторичната адаптация включва въвеждането на новодошъл, който вече има трудов опит и знае как правилно да организира комуникацията в работен екип. Такива служители понасят много по-лесно процеса на влизане. Това може да са хора, които са сменили позиции в една компания или са се преместили в друг град за подобна работа.

Какво е система за адаптиране на персонала?

В рамките на посоката „адаптиране на персонала“ си струва да се разбере, че човек винаги ще се стреми към стандарта, но не винаги ще може да го постигне. Новите служители трябва да бъдат третирани по подобен начин. Колкото и да се опитват да ускорят интеграцията в екипа и работния процес, все пак ще има период на адаптация. От грамотността на мениджъра обаче зависи колко време ще отнеме: три до четири месеца или един или два.

Управлението на адаптацията на персонала в една организация включва разработването на специфична система. Тя е индивидуална за всяка компания и включва програма от дейности, които се допълват благоприятно и допринасят за адаптирането на служителите.

Процесът на адаптиране на персонала може да включва:

• добре дошли обучения за нови служители;
• наставническа система;
• програма за адаптация;
• адаптационен план за различни категории длъжности;
• трудова книжка;
• система за оценка въз основа на резултатите от мерките за адаптиране.

Системата за наставничество осигурява бърз трансфер на стандарти на работа, знания и опит от „старите” към „новодошлите”, без да се прекъсва производственият процес. Тези взаимоотношения се регулират от Правилника за наставничеството.

В рамките на такава програма се определят цели, задачи и срокове, както и лица, отговорни за адаптирането на персонала. Установява се и последователност от конкретни действия, насочени към постигане на програмните цели и задачи.

Плановете за адаптиране на различни позиции се съставят, като правило, за мениджъри на компанията и ключови служители. Личните планове за адаптация включват специални събития, стажове и други дейности, които помагат за ускоряване на адаптацията на персонала.

Персонален план за адаптация на персонала може да бъде разработен с точност до един ден. Книгата на служителите като част от плана за адаптиране на персонала включва основна информация: история на предприятието, оформление на отдели и офиси, правила на работния процес и т.н.

Като правило, след приключване на дейностите, насочени към адаптиране на персонала, се извършва оценка на резултатите. Системата за оценка ви позволява да вземете информирано решение за включването на служител в персонала, за неговите характеристики и умения, способности и потенциал.

Системата за адаптиране на персонала ще помогне на новодошлите да се интегрират възможно най-бързо в работния процес, да се присъединят към персонала и да се научат да изпълняват задачите и изискванията на мениджърите.

Основни етапи на адаптация на персонала

Основните етапи на адаптация на персонала започват да се оформят извън стените на компанията. Например, наемането на човек вече е началото на движение един към друг между служителя и работодателя. Мениджърът се опитва да подбере член на екипа въз основа на представите си за неговите професионални и лични качества. В същото време кандидатът определя и работодателя и този избор, като правило, се основава на желанието за работа в това конкретно предприятие. Като част от адаптацията на персонала могат да се разграничат следните етапи.

Етап 1.Предварителен.

Този етап на адаптация на персонала започва с появата на интерес между работодателя и кандидата един към друг. Това се изразява в търсенето на работа от страна на кандидата и в решението за наемане на нов служител с определен набор от качества от страна на мениджъра.

Етап 2.Активно производство.

Този етап включва директна адаптация на персонала в производствения процес. Тук служителите не само разбират новата си роля и нов набор от функции, но и се стремят да овладеят всички нюанси на новата работа.

Етап 3.Активен психологически.

Социалната и психологическата адаптация на персонала протича, разбира се, успоредно с трудовата адаптация. Въпреки това, поради факта, че изпълнението на основните функции в рамките на работния процес е придружено от формален контрол, психологическата адаптация на персонала може значително да се забави в сравнение с трудовата адаптация.

Етап 4.Стабилна работа.

На този етап служителят окончателно се включва в работния процес. Професионалната и организационна адаптация на персонала е завършена, когато всеки служител започне да се разпознава като част от всички структурни подразделения на компанията, когато всеки новодошъл стане свой. Ако такова завършване не се случи, тогава в бъдеще незавършената адаптация на персонала ще се превърне в проблем на ниво управление на предприятието.

Така че успехът на адаптацията на персонала като цяло и на всеки етап поотделно зависи пряко от професионалните и личните качества на служителя, общия климат в работния екип и усилията на ръководството на организацията. За да може цялата компания да работи ефективно и всички производствени процеси да протичат гладко, е необходимо да има ефективна система за адаптиране на персонала.

Методи за адаптиране на персонала

Няма единна методика за адаптиране на персонала. Важно е да се разбере, че всичко ще зависи от ситуацията и от входните параметри на конкретна организация, от методите, използвани от ръководството. Във всеки случай обаче адаптирането на персонала трябва да се основава на взаимните интереси на служителя и работодателя. Освен това системата за въвеждане на персонал трябва да бъде цялостна и целенасочена.

Прието е да се разграничават шест метода за адаптация.

1. Метод на неформална подкрепа.

При прилагането на тази техника ефективността на адаптирането на персонала се увеличава само ако се предприемат определени мерки, насочени към конкретна цел. Този метод за адаптиране на персонала включва насочване на служителя, което води до някои временни загуби.

Когато се изготвя план за адаптиране на персонала, мениджърът по човешки ресурси трябва ясно да изчисли времето, необходимо за неговото изпълнение. В същото време всеки аспект от въвеждането на нов служител се взема предвид в рамките на системата за материално стимулиране. И служителят по персонала е длъжен да запознае новодошлия с останалите служители и основните нюанси на работата.

2. Метод на провеждане на събития.

Мениджърът по човешки ресурси организира различни корпоративни събития, на които новият служител се запознава лично с останалите служители. Такава адаптация улеснява взаимоотношенията в екипа. Когато измине известно време след пристигането на нов служител, обикновено се организира пътуване след работно време до ресторант или парти в чест на рождения ден на организацията. Ако предприятието е много голямо, тогава може да се организира малко събитие за определени отдели. В същото време, преди да присъства на корпоративно събитие, мениджърът трябва да даде на новодошлия някои препоръки:

• какви дрехи да изберете, подходящ ли е хуморът;
• как да изберете тема за разговор и да започнете разговор;
• дали си струва да правите тостове на конкретно събитие.

Ако е обичайно компанията да провежда самопредставяне, тогава е необходимо да помогнете на новия служител в неговата организация. Освен това трябва да му дадете съвет с кого да говори по време на почивката.

Адаптирането на нов служител към персонала на организацията може да се извърши като част от събитие, посветено на затварянето на тримесечието или на постигането на всякакви показатели през даден месец. Важно е да запомните, че преди корпоративно събитие трябва предварително да представите новодошлия на останалата част от персонала. В противен случай новият служител само ще изпита стрес, вместо да се наслаждава на празника.

3. Корпоративен PR метод.

Този метод включва съставянето на конкретен справочник, който изброява основните правила на поведение в работния колектив. Всяка организация съставя свой индивидуален списък, който се основава на характеристиките на нейната дейност и установения модел на поведение на персонала. Този списък може да включва код за облекло, работно време с почивки, правила за дизайн на работното място и т.н.

4. Екипно обучение.

Този метод не се използва толкова често, колкото другите. Например, ако персоналът отдавна е сплотен екип, тогава когато пристигне новодошъл - професионалист в своята област, отношението на останалите служители е очевидно негативно. Екипните обучения помагат за премахване на това напрежение и позволяват на новия мениджър да разбере съществуващата система на отношения в работния екип.

Като част от екипното обучение всеки служител може да покаже недоволство от новодошлия. Преди такова събитие е изключително важно да проведете брифинг за всички участници, където трябва да им кажете за правилата и разпоредбите. В идеалния случай резултатът от подобно обучение е подобряване на междуличностните отношения между служителите.

Този тип събитие може да бъде бизнес игра или метод на казус. Като правило е обичайно да се канят опитни треньори за провеждане на такива класове.

5. Методи за организационна адаптация.

Служител, който идва на работа, трябва да разбере какво ще се изисква от неговата специалност. Ако той може да научи основните правила и компетентно да изгради комуникация с останалата част от персонала, тогава адаптацията ще се извърши доста бързо и без проблеми. Например, ако служител отива в командировка, той трябва да събере информация как да си купи билет, откъде да вземе пари и какви документи да вземе със себе си. След като служителят вече се е запознал с останалата част от персонала, въпроси от този вид няма да създадат никакви затруднения.

6. Инструктаж по отделите.

Този метод за адаптиране на персонала включва предоставяне на новодошлия на цялата необходима информация за основните изисквания на всеки отдел. Във всеки отдел има определени правила, които целият персонал трябва да спазва.

Всичко това трябва да бъде записано и структурирано, така че всеки служител да може да усвои тази информация. Ако персоналът не възприема добре изискванията, тогава това е изпълнено с определени последствия - служителят ще прекара твърде много време, за да разбере нюансите на работния процес. Ето защо е много важно да се създаде регистър на правилата, така че да е прост и разбираем за целия персонал. Самият персонал има нужда от помощ.

Най-фундаменталните изисквания на организацията трябва да бъдат предадени на новодошлия по време на първия брифинг и едва след това новият служител може самостоятелно да се опита да се запознае с други работни нагласи, формирани в един или друг отдел на компанията.

Оценка на адаптацията на персонала във фирма: 3 подхода

Адаптирането на персонала може да бъде не само процес, но и резултат. Ако анализираме адаптацията на персонала по отношение на първия аспект, тогава говорим за ефективността на използването на различни инструменти от компанията за създаване на благоприятни условия на работа за новодошлите. Ако говорим за резултата, можем да кажем, че добре развитата система за адаптация е ефективен начин за управление и дава възможност да се получат значителни резултати, които се разделят на обективни и субективни.

Обективните резултати обикновено включват:

• намаляване на разходите за намиране на нов персонал;
• намаляване на служителите, напуснали по време на изпитателния срок (по собствено желание или по решение на ръководството);
• намаляване на времето, необходимо за дейността на един служител, за да повлияе на конкурентоспособността на цялата организация;
• намаляване на времето, прекарано от останалия персонал за адаптиране на новодошлите, което позволява на служителите да отделят повече време за изпълнение на непосредствените си задължения.

Субективните резултати включват подобряване на климата в организацията, лоялно отношение от страна на новодошлия към работата му и желание да остане в компанията за дълго време, удовлетворение от дейността му като цяло.

Ако организацията има добре организирана система за адаптиране на персонала и новите служители бързо се мотивират за успех и дългосрочна работа, тогава такъв новодошъл е отличен ресурс за предприятието от първите дни и неговите дейности веднага оказват положително въздействие върху конкурентоспособността на компанията.

Основната задача на службите за персонал във всяко предприятие е да разработят системи за оценка на адаптацията на персонала в организацията. Има някои подходи, които са типични за руските компании при анализа на ефективността на адаптирането на персонала.

Подход 1.Оценка чрез удовлетворение.

За оценка на удовлетвореността се използват два критерия: „удовлетвореност от работата“ и „организационна удовлетвореност от служителя“. Благодарение на специален въпросник можете да диагностицирате различни трудности, възникващи по време на работния процес, да разберете професионалните интереси на служителя и скоростта на формиране на тези интереси. Резултатът от анализа на отговорите на въпросника ще бъдат три индексни показателя: „удовлетвореност от работата“, „интерес към работата“ и „удовлетвореност от професията“. Интегралният показател за адаптивност е определена средна стойност на всички показатели.

Основното ограничение в тази методология е сложността на анализа на индикатора за удовлетвореност, тъй като той е доста субективен. Въпреки тази характеристика, степента на удовлетвореност от работата се използва активно в съвременните компании като част от оценката на ефективността на адаптацията на персонала. Освен това този показател е не само много важен, но и практически най-важен. От традиционна гледна точка степента на удовлетворение от работата на служителя е мярка за неговата адаптивност към компанията. Освен това, колкото по-висока е степента на задоволяване на потребностите, толкова по-високо е нивото на пряка адаптация във вътрешната среда на организацията.

Подход 2.Оценка чрез разработване на показатели за изпълнение.

Защо е необходима адаптация на персонала? Ефективността на работния процес зависи от степента на адаптация на всеки служител. Въз основа на идеята, че всеки работен процес може да бъде целесъобразен само когато е ефективен, експертите започнаха да използват в практиката оценка на ефективността на адаптацията на персонала с помощта на два вида показатели: обективни и субективни. От своя страна обективните показатели представляват оценка на ефективността на трудовата дейност и могат да бъдат разделени на групи въз основа на принадлежност към някой от аспектите: професионални (съответствие на квалификацията с изискванията на работното място), социално-психологически (степен на съответствие на човешкото поведение с нормите и правилата организация), психофизиологични (степен на умора, ниво на претоварване, стрес).

Субективните показатели включват оценката на служителя за взаимоотношенията му с останалата част от персонала, неговата компетентност и др.

Подход 3.Интегрална система за оценка на ефективността на програмите за адаптация.

При използването на такава система основният акцент не само се поставя върху идентифицирането на критерии за ефективност на процеса на адаптация, но също така се извършва анализ на влиянието на тези критерии върху процесите, протичащи в организацията. С други думи, тази система помага да се определи зависимостта на резултатите от адаптирането на персонала от дейността на компанията и обратно.

Струва си да се отбележи, че субективните критерии за ефективност са подобни на критериите за удовлетворение. Но в рамките на втория подход оценката на ефективността на адаптацията има двойствен характер (както субективни показатели, така и обективни). Благодарение на обективните критерии можем да заключим, че резултатът от процеса на адаптация се измерва с количествени показатели и се интерпретира ясно, а субективният фактор при оценката на степента на удовлетвореност е донякъде намален.

Интегрираният подход помага да се подчертае механизмът на взаимодействие между основните елементи на инструментите за управление на персонала (в конкретния случай говорим за адаптация) и общата ефективност на компанията (включително конкурентоспособност), което е доста прозрачно за съвременните мениджъри. Основният показател за ефективна адаптация на персонала е цялостна система за оценка на тази адаптация.

Подобряване на адаптацията на персонала: разработване на стандарт и програма

За да подобри процеса на адаптация, компанията разработва стандарт и програма за адаптация на персонала. Освен това може да се въведе длъжността специалист по адаптация.

Стандартът за адаптиране на персонала е подробен процес на адаптация стъпка по стъпка.

Длъжностната характеристика на специалист по адаптация на персонала описва неговите дейности и основните изисквания към него. Този документ е съставен според определени раздели: общи разпоредби, цели и функции, допълнителна информация, права и задължения, отговорност.

Програмата за адаптиране на персонала се състои от следните етапи.

Етап 1.Запознаване с основните характеристики на производството, изучаване на комуникационни мрежи и включване в тях, запознаване със служителите и особеностите на корпоративната комуникация, с корпоративната етика, стандарти и правила.

Етап 2.Директно запознаване на новодошлия с неговите функции и отговорности.

Шефът запознава новите служители с историята на компанията, кадровата политика и основните правила, включително условията на труд. Основните му функции и задачи са обяснени на начинаещия.

Повишената адаптация на персонала се осъществява чрез малки лекции, екскурзии и семинари (работа на индивидуални работни места или с определено оборудване). Трябва да има инструкции по здравословни и безопасни условия на труд.

Като част от програмата за адаптиране на персонала трябва да бъдат отразени основните проблеми.

1. Обща представа за организацията (основни цели, приоритетни области, проблемни въпроси, традиции и стандарти, продукти и техните основни потребители, етапи на довеждането им до потребителите, описание на дейностите, структура на компанията и информация за нейните лидери).
2. Фирмена политика (кадрова политика и процес на набиране на персонал, области на професионално обучение и повишаване на квалификацията, правила за използване на работното време, характеристики на защитата на търговските тайни и важна техническа документация).
3. Заплати и механизми на възнаграждение (стандарти и форми на заплащане, заплащане за работа през почивните и празнични дни, заплащане на извънреден труд).
4. Допълнителни придобивки (плащания за трудов стаж, осигуровки, обезщетения по различни причини, възможности за обучение, оборудвано кафене за персонала и други фирмени услуги за служителите).
5. Защита на труда и спазване на правилата за безопасност (където се предоставя първа помощ, основни мерки за безопасност, предупреждения за производствени опасности, правила за промишлена безопасност и правила за поведение при извънредни ситуации).
6. Служителят и неговите взаимоотношения със синдиката (условия и условия за наемане на работа, продължителност на изпитателния срок, права и отговорности на служителя, управление и оценка на извършената работа, основни канали за комуникация, дисциплина и дисциплинарни наказания, синдикални решения и скоро).
7. Икономически фактори (цена на оборудване и труд, щети от отсъствия, закъснения и производствени аварии).

След завършване на общата насочваща програма може да се проведе специална програма, която може да съдържа отговори на по-специализирани и тесни въпроси.

1. Функции на отдела (основни цели и приоритети на отдела, неговата организационна структура и основни области на дейност, взаимоотношения с други отдели и т.н.).
2. Длъжностни задължения и отговорности (подробно описание на работата и очакваните резултати от текущата работа, обяснение колко важна е тази работа и как е свързана с други видове работа в предприятието, основни стандарти за качество на извършената работа и база за оценка, продължителност на работния ден и неговия график, допълнителни очаквания).
3. Докладване, което се изисква (съдействие и основните му видове, как може да бъде поискано и в какви ситуации, взаимоотношения с местни и държавни съдебни органи).
4. Основни процедури, правила и разпоредби (правила, които се прилагат само за определен вид работа, основно поведение в случай на авария, спазване на правилата за безопасност и методи за докладване на трудови злополуки, хигиенни стандарти, проблемни въпроси, свързани с кражби и сигурност, взаимоотношения със служители на други отдели, основни правила за поведение на работното място, време за почивки, използване на оборудване и телефонни разговори за лични цели, контрол на нарушенията и др.).

Етап 3.Ефективна адаптация.

За да се повиши ефективността на адаптацията на персонала, на новия служител се назначава ментор. Този метод е много ефективен, защото улеснява процеса на влизане за новодошлите и също така служи като мотивиращ фактор за тези членове на екипа, които действат като куратори. Наставник може да бъде или самият непосредствен ръководител, или опитен служител на отдела. Това не само помага на новодошлия бързо да се адаптира към новия екип и да приеме корпоративната култура на компанията, но и на първо място да овладее по-добре основните си отговорности в рамките на новата позиция. Ръководителите могат да бъдат стимулирани с различни бонуси за управление на такива нови студенти (този момент може да бъде отразен в специален Регламент за наставничеството).

Етап 4.функциониране.

Този етап е последният етап от процеса на адаптация на персонала. Тук производствените и междуличностните проблеми постепенно се преодоляват и започва процесът на стабилна работа.

Човек, който изпълнява функциите на специалист по адаптация на персонала във фирма, трябва да познава отлично нейната организационна структура и всички трудови и етични изисквания. Също така е важно да имате информация за психологическите характеристики на първичната и вторичната адаптация на служителите.

Този човек трябва да познава основите на психологията на този процес, да има способността да вдъхновява и убеждава и да има уменията да разпознава скритите проблемни моменти в процеса на адаптация на персонала.

Такъв специалист трябва да може бързо да идентифицира и разрешава всяка конфликтна ситуация, преди да доведе до развитие на криза, резултатът от която ще бъде уволнението на новодошъл или нарушение на трудовата дисциплина.

Също така, това лице трябва редовно да наблюдава процеса на адаптиране на персонала в компанията, да провежда разяснителна работа с новодошлите, да предоставя консултантска помощ и да изнася лекции.

Примери за адаптиране на персонала от практиката на руски компании

Пример 1. Kaspersky Lab. Тази компания приветства новодошлите с подаръци. Още в първия работен ден нов служител открива приятни подаръци на бюрото си: дневник с корпоративни символи, чаша, химикал и сувенир.

Пример 2. PricewaterhouseCoopers. Ръководителят на компанията кани нов служител на обяд за сметка на организацията.

Пример 3. Philips Electronics. Персоналът получава известие за пристигането на нов служител по имейл; Освен това подобно съобщение е поставено на информационни щандове.

Пример 4. "Radisson-Slavyanskaya". Според традицията на тази компания първият работен ден на новия служител винаги е четвъртък. Благодарение на оставащите два работни дни от седмицата служителят се научава да се ориентира в хотела и се справя с всички въпроси, а от понеделник директно започва да изпълнява основните си задължения.

Редовната адаптация за нови служители често помага на работодателите да въведат нов член в екипа възможно най-бързо, както и да го обучат на всички необходими тънкости на работа.

Съществуващите програми за адаптация, освен професионално обучение за нов служител, включват и психологическа подкрепа, помощ по време на „присъединяване“ към екипа и др.

Основни цели на събитията

Смело можем да кажем, че адаптирането е в интерес и на двете страни по трудовото правоотношение – както на работодателя, така и на новия му служител. Първият се интересува от постигане на резултати възможно най-бързо, докато вторият наистина се нуждае от помощ, за да свикне с новото място на работа.

Общата система от мерки за адаптация включва благоприятен ефект върху следните области на работа:

• минимизиране на разходите за обучение на служителите;
• бързо определяне на най-ефективната роля на служител в конкретна организация;
• намаляване на текучеството на персонала чрез качествено обучение на всеки служител и максимално благосклонно отношение към него;
• създаване на положителна атмосфера в екипа, премахване на възможни конфликтни ситуации, спорове и др.;
• създаване на екипна сплотеност, формиране на опитни служители с най-положително отношение към новодошлите.

Кой може да отговаря за изпълнението на мерките за адаптиране?

По правило отговорността за адаптацията се носи от специалисти от отдела по човешки ресурси. Но в тази процедура могат да участват и други допълнителни лица, например самият директор, ръководителят на отдела, служители на лабораторията и др.

Ако организацията е голяма, тя може да въведе отделна позиция за специалист по адаптация на персонала.

Създайте план за събитие

По правило планът за адаптация се изготвя индивидуално за всяко предприятие. Но в повечето случаи включва следните основни стъпки:

1. Предварително събиране на цялата необходима информация за кандидатите за конкретна позиция.
2. Проучване на конкретни институции, които могат да произведат подходящи млади специалисти.
3. Анализ на текущата система за адаптация. При необходимост на този етап се правят всички необходими корекции и промени в съществуващата схема, което да доведе до по-високи показатели за ефективност.
4. Проверка и анализ на всички документи, въз основа на които фирмата извършва необходимите адаптационни мерки. Такива документи включват вътрешни правила и споразумения на компанията, които също могат да бъдат коригирани и променяни.
5. Разработване на материали за предварителни проверки и тестване на кандидати за определени позиции в организацията. Това може да включва създаване на подходящи тестове, разработване на специални въпросници и други материали за подбор на кандидати.
6. Създаване на ясни критерии за подбор на служители, включително изисквания за необходимо образование, квалификация, особености на характера и др.
7. Директно запознаване с кандидата, устно интервю, което по правило се провежда от мениджъра.
8. Прилагане на всички настоящи разпоредби на практика - прилагане на необходимите мерки за адаптиране.

Съставяне на адаптационни програми

Програмата за адаптиране се разработва от отговорните лица на предприятието. Той трябва да съдържа цялата необходима информация, например за използваните методи, за оценките и критериите за подбор, за допустимите форми на въздействие и др.

При изготвянето на индивидуална програма за адаптация за всеки служител се вземат предвид такива важни обстоятелства като: текущия му трудов стаж, възраст, здравословно състояние, прегледи от предишни места на работа и др.

Има обаче няколко задължителни точки, които се прилагат за всеки нов служител, например:

• предварително запознаване с потенциален кандидат. Това може да бъде както устен разговор с отговорното лице на компанията, така и попълване на специално разработен въпросник и т.н.;
• запознаване с всички вътрешни документи на компанията, които ще бъдат пряко свързани с по-нататъшната професионална дейност на служителя - длъжностна характеристика, споразумение за финансова отговорност, разпоредби за заплати и др.;
• разказ за действащите процедури за безопасност в организацията. Това важи особено за онези предприятия, където са регистрирани специални или опасни условия на труд;
• директно представяне на новия служител пред останалата част от екипа. Това може да бъде запознанство с всички членове на организацията или с отделна структурна единица, към която ще бъде назначен служителят;
• окончателна оценка на уменията и способностите на служителя, например след завършване на задължителен изпитателен срок.

Допълнителните дейности могат също да включват:

1. Постоянен контакт със служител, за да разберете неговите постижения за определен период, например седмица. Този метод на обратна връзка е много ефективен, тъй като позволява възможно най-ясното наблюдение на успеха на новодошлия. Освен това самият служител винаги ще може да задава въпроси относно работата си, които го интересуват.
2. Представяне на нов служител в екипа чрез организиране на специална процедура, например церемония по представяне, малка среща или създаване на благоприятна и спокойна атмосфера по време на представянето.
3. Максимална помощ при организирането на удобно работно място за новодошъл - извършване на необходимите пренареждания, издаване на нови материали, запознаване с експлоатационните характеристики на оборудването и др.
4. Организиране на допълнителни обучения, игри, корпоративни събития, които ще помогнат на служителя да установи взаимна връзка и комуникация с екипа възможно най-скоро.
5. Постоянно повишаване на изискванията, ясно обяснение на възложените задачи, така че служителят да има време да разбере какво точно искат от него.
6. Организиране на допълнително обучение, ако служителят се нуждае от максимална помощ и подкрепа в определена област на работа.

Преди да одобрите програма за адаптиране, трябва да проверите наличието на следните най-важни критерии, например:

• на служителя наистина беше разказано подробно за бъдещия работен график, както и други важни нюанси;
• съществуващите правила за безопасност бяха ясно обяснени на служителя;
• новодошлият беше официално представен на отбора;
• Много внимание беше отделено на възможните спорове и конфликти с новодошлия, както и начините за възможно най-бързото им разрешаване.

Трябва да се помни, че индивидуалната програма за адаптация трябва наистина да съответства на специалните черти и характеристики на характера на човека. Само в този случай той ще може да донесе най-положителните и високи резултати. Няма да навреди да научите за такива важни моменти като основните черти на характера на новодошлия, наличието на амбиции, степента на общителност, особеностите на мисленето, семейното положение и др. Особено внимание може да се обърне и на предишен трудов опит - причини за уволнение, характеристики на комуникацията с предишния мениджър.

Пример за завършена програма за адаптация

Относно служител в магазина

1 ти ден

Запознаване на служителя със самата фирма, както и с особеностите на нейната работа. Тук можете да разкажете за историята на организацията, за традициите, установени в нея. Следва разяснение за текущия работен график, възможността за работа на смени извънреден труд и др.

2-7 дни

Въведение в актуалния асортимент на магазина, разказ за специални продукти, както и как да постигнете максимален успех в продажбите.

8-10 дни

Инструкции за разрешаване на конфликтни ситуации, поведение и комуникация с посетителите, умения за отговаряне на провокативни въпроси.

11-14 дни

Начало на стажа, преход от теоретичната към практическата част. Осигурете обслужване на клиенти под ръководството на назначен наставник.

15-20 дни

Прави опити за самостоятелна работа под наблюдението на ментор. Откриване на въпроси, които интересуват новодошлия по време на разговор с мениджъра. Упражняване на психологически техники и умения за общуване с клиенти.

21-30 дни

Извършване на самостоятелна работа в съответствие с установения график и изисквания. Създаване на оценка след завършване на предварителните трудови дейности. Съответни заключения на ръководството и отговорното лице за възможността или невъзможността за по-нататъшна работа.

Адаптация на служител на радиостанция

1 седмица

Представяне на членовете на организацията на нов служител. Организирайте малка среща в работно време в спокойна атмосфера. Разказ за историята на възникването и формирането на радиостанцията, информиращ за интересни факти и вътрешни тайни на компанията. Първоначално запознаване с оборудването, на което новият служител ще работи в бъдеще.

Изразяване на допълнителни перспективи и критерии, които имат пряко влияние върху по-нататъшното кариерно израстване.

2 седмица

Запознаване с актуалните вътрешни документи на организацията, включително длъжностната характеристика на служителя. Предоставяне на информация за текущата трудова дисциплина, спецификата на организиране на почивките, общите принципи на разпределение на работното време и др.

3 седмица

Организиране на съвместни игри и занимания за свободното време, изготвяне на мотивационни програми, творчески задачи и създаване на сценки за разрешаване на конфликтни ситуации.

4 седмица

Създаване на индивидуален проект от служител под ръководството на назначен наставник. Обобщаване на междинни резултати с оценка на текущите постижения, както и извършване на малки корекции в работата на новодошлия, ако е необходимо.

5-8 седмица

Независимо изпълнение на всички задължения, които са възложени на новопостъпилия в съответствие с разпоредбите на трудовия договор, както и настоящата длъжностна характеристика. Създаване на друг оригинален проект въз основа на изискванията, представени от мениджъра.

Разговори с други служители, събиране на обратна връзка за ефективността и ефикасността на работата, извършена от новодошлия. Вижте всички записани постижения през миналото време и обобщете.

Вземане на окончателно решение дали сътрудничеството между новия служител и работодателя ще продължи и в бъдеще.

Горните примери ясно потвърждават факта, че всяка програма за адаптиране трябва да има ясни срокове. Само в този случай наистина ще можете да донесете желаните резултати.

Също така би било полезно постоянно да се обобщават предварителните резултати. Този съвет е особено подходящ, ако периодът на адаптация е доста дълъг. В резултат на това отговорното лице може просто да забрави за някои от постиженията на новодошлия, както и за други важни нюанси.

Ето защо е по-добре да правите равносметка на резултатите доста често, например всяка седмица.

Разбира се, адаптацията отдавна се е превърнала в неразделна част от функционирането на почти всяка организация. Ако обърнете внимание на тази процедура, това наистина ще помогне да се увеличи ефективността на труда за сравнително кратко време, като същевременно се намалят разходите.

Новодошъл се присъединява към организацията. Това е стрес за него. Дори ако има опит в дадена професия, специалност или позиция, „дяволът е в детайлите“: всяка организация има свои собствени нюанси, които могат да съсипят живота и да се превърнат в непреодолима пречка по пътя на новодошъл. Тук може да ни помогне трудовата адаптация на персонала. Адаптацията е сложна и отговорна задача в управлението на персонала. Стресовите фактори не са само нюанси в съдържанието на трудовата дейност. Сменя се средата, характеристиките на работния екип и режимът на работа. Дори ако работният график е същият като на предишната ви работа, може да се наложи да пътувате по-дълго и да ставате по-рано, което несъмнено отнема известно време.

Ако не искате да създавате цикъл от новодошли във вашата организация, постоянно да се сбогувате с намерените кандидати и да реорганизирате търсенето, да подавате заявления до мениджърите по наемане на персонал, трябва да се погрижите за добре изградена система за интегриране на нови служители в съществуващата структура и взаимоотношения. Адаптацията е решение, възможност за промяна на стресова ситуация.

По този начин основната цел на адаптацията като инструмент за управление на човешките ресурси е да се намалят разходите на организацията:

• начални, когато новоизсечен колега не работи с пълен капацитет поради съмнение в себе си, страх от провал, лошо познаване на бизнес процесите, организационната структура;
• времеви разходи на мениджъра и служителите, които поради неграмотната организация на процеса или пълното му отсъствие са принудени постоянно да се разсейват от обучение и консултиране на новодошъл (комуникацията трябва да бъде обмислена);
• свързани с високо ниво на текучество на персонала.

Освен това, като адаптирате правилно служител, вие му помагате:

• бързо придобийте увереност във вашите способности;
• започнете да се наслаждавате на работата, което увеличава производителността;
• присъединете се към работния екип, почувствайте се като член на екипа.

И накрая, служителите на организацията също получават своя бонус от участие в процеса на адаптация:

• адаптация осигурява опит в менторство, коучинг, личностно развитие;
• потенциално включване в кадровия резерв на мениджърите.

Как да организираме процеса

Организирането на управлението на кариерното ориентиране и адаптирането на персонала може да бъде поверено на различни структурни звена и служители в зависимост от мащаба на вашата институция (предприятие): отдел по персонала, служба за управление на персонала, отдел по персонала, мениджър по персонала, специалист по персонала и др.

Процесът на адаптиране на персонала трябва да бъде определен в местен регулаторен акт, който може да се нарича „Правила за адаптиране на персонала“, „Инструкции за въвеждане на нови служители“, „Правила за преминаване на теста при наемане“ и др.

Това ще бъде основният документ, който предоставя информация за задълженията и отговорностите за различните етапи от периода на приспособяване на служителите на организацията.

Необходимо е също така да се определи кои документи ще се изготвят на всеки етап от процеса, да се разработят техните формуляри и да се одобрят, като се предоставят примерни документи като приложения към местния регулаторен акт.

Помислете дали и как ще възнаградите служителите, които участват в процеса на ангажиране на новите служители. Може би за мениджърите по човешки ресурси тази работа ще бъде част от служебните им отговорности, но за служителите, избрани за ментори, могат да бъдат установени бонуси за менторство или да се осигурят мерки за нефинансова мотивация. Тези разпоредби могат да бъдат включени както в местен регулаторен акт, така и да се разработи независим регламент за наставничеството.

Разбира се, всички длъжностни лица, участващи в привличането на нови служители, трябва да са запознати с тези документи при подписването им.

Форми и видове адаптация

Адаптиране може да се изисква от служител в различни ситуации и към различни фактори, поради което има няколко вида:

• професионална адаптация на персонала: овладяват се знания, умения и способности от определена област на работа;
• психофизиологичен: служителят свиква с нов стрес, както физически, така и психологически, овладява спецификата на условията на труд - нивото на монотонност, ритъм, шум, осветление, вибрации, организация на работното място;
• социално-психологическа адаптация: служителят се включва в живота на екипа, запознава се с неговите традиции, ценности и норми;
• организационно-административен: новодошлият се запознава с организационната структура, взаимодействието на неговото звено с други звена на организацията и разбира своята роля в производствения процес;
• икономически: запознаване със системата за възнаграждение на организацията, системата за материална и нематериална мотивация, свикване с новото ниво на доходи;
• санитарно-хигиенни: служителят овладява новите изисквания на производствената дисциплина, запознава се с правилата за вътрешния трудов ред, свиква да подготвя работното място в нови условия и да спазва изискванията за безопасност и защита на труда, установени в дадено предприятие.

Адаптирането на персонала в предприятието може да се извърши в различни форми. Форми на адаптация на персонала:

• образователни събития под формата на лекции и семинари;
• обучения;
• индивидуални сесии с ментор или коуч;
• Обучение на работното място под ръководството на ментор.

Някои събития могат да се провеждат както в стените на организацията, така и извън нея, например в център за отдих.

Също така дейностите по ангажиране могат да се извършват както от служители на организацията, така и с помощта на поканени обучители и експерти.

Адаптирането на персонала в организация, използвайки примера на чуждестранен опит, ще ви позволи да приложите методи като коучинг, начинаещи, освобождаване от работа, командироване, дистанционно обучение (онлайн курс).

Контрол на адаптацията

Адаптацията е необходим процес. По време на периода на адаптация служителят трябва да бъде под постоянен надзор от длъжностни лица, чиито отговорности включват участие в този процес.

Това означава, че трябва да се прилагат етапи на адаптация на персонала, всеки от които завършва с междинна оценка. Тоест служителят ще действа според определена програма, предназначена за определен период.

Всеки етап е документиран: писмени задачи, доклади за напредъка и оценка от ментор. Тази технология ще помогне, ако стигнете до заключението, че служителят не е издържал теста и решите да го уволните на тази основа.

Освен това програмата за изследване на системата за адаптиране на персонала ще се основава на данните, отразени в тези документи. С помощта на анализите ще видите колко успешно функционира вашата система, къде и как може да се коригира.

Не забравяйте, че има различни категории служители, които трябва да бъдат включени и интегрирани в съществуващата структура на компанията:

• завършили образователни институции, постъпващи на работа за първи път;
• служители, които вече имат професионален опит, влизат във вашата организация;
• служители на вашата организация, прехвърлени на друга позиция;
• жени, връщащи се от отпуск по майчинство;
• работници с увреждания;
• служители, преминали курсове за повишаване на квалификацията и др.

Програма за адаптиране на персонала, образец

Особено мнение

За нас процесът на адаптация започва с оферта, където освен длъжността, отговорностите и заплатата, ние пишем за нашите традиции, някои правила, които сме възприели (например, че е обичайно да се обръщаме към всички с „ вие”, независимо от статуса и възрастта), ясно поставете цели за изпитателния период и опишете достатъчно подробно системата за мотивация.

В процеса на назначаване на нов служител искаме да разрешим три проблема:

• да вземем окончателно решение дали даден човек е подходящ за нас или не;
• доведете до добра ефективност за възможно най-кратко време;
• „заразете“ човек с компанията, кажете му ясно, че е добре дошъл тук и е готов да инвестира в своето развитие и комфорт.

За целта, когато при нас дойде нов служител, в първите часове за него се грижи специалист по персонала – прави му обиколка в офиса, запознава го с хората, от които ще има нужда в първия му работен ден, и с непосредствени съседи. На първия работен ден служителят получава подробен план за действие с контролни точки, презентация за компанията и общи корпоративни ресурси. В края на деня HR специалистът го разпитва за впечатленията му от първия ден.

От друга страна, мениджърът натоварва новия служител със задачи и внимателно наблюдава как служителят се справя с тях, какви въпроси задава и от какво ниво на обучение се нуждае.

В някои отдели молим колегите да отидат на обяд в голяма група предварително и да вземат новия служител със себе си, за да може той да се запознае с всички по-бързо. Това е подобно на приятелската практика, възприета от някои западни компании.

В края на първата седмица събираме кратка обратна връзка от мениджъра, колегите и самия служител и въз основа на резултатите коригираме нещо в набора от задачи, ако е необходимо. След това предоставяме същия вид обратна връзка след месец работа и няколко седмици преди края на изпитателния период вече напълно събираме цялата информация.

За по-малко опитни служители ние допълнително осигуряваме ментор, който им помага да се справят с новите задачи.

В мрежата на World Gym се опитваме да обърнем достатъчно внимание на процеса на адаптация на служителите. В крайна сметка, както знаете, служителят взема решение да продължи сътрудничеството с компанията през първите седмици. Следователно натоварването в началния период е възможно най-високо.

Имаме няколко програми за въвеждане на нови служители в нашата мрежа. На първо място, обучението за добре дошли е въвеждащо обучение за добре дошли, чиято цел е да представи историята на мрежата, марката и ключови събития в мрежата. Тоест, това е толкова емоционална жива история за мрежата. Тук говорим за това какви възможности имат служителите. Например, постигнете титлата „Най-добър служител на най-добрия мрежов клуб“ и отидете на международната конференция на World Gym в Лас Вегас.

Обучението може да се счита за друг важен етап от адаптацията. Този блок е доста голям и дългосрочен. Предаваме на новите служители знания и разбиране за фитнес продуктите на Клуба, работните технологии, комуникационните стандарти и др.

И още един момент, който е важен в процеса на адаптация. Това е задължителното присъствие на наставник наблизо - човек, който ще подкрепя и ръководи новодошлия в тези първи етапи. Не всеки се чувства комфортно с ролята на ментор, така че изборът трябва да е много балансиран.