Как да напиша заповед за командировка? Примерно попълване t 9 командировка

10.09.2019

Командировката е пътуването на служител до друго място за постигане на определени производствени цели, поставени му от неговите началници.

Това събитие изисква подходяща документация.

Процедурата, която трябва да се следва, е отразена в трудовата документация на Руската федерация и действащите разпоредби на територията на конкретна компания.

Необходимо ли е да изпратите служител в командировка?

Заповедта за командировка е един от основните документи, изготвяни за командировка. Заповедта трябва да бъде съставена за всеки отделен случай, независимо от естеството на командировката.

Преди няколко години много документи за пътуване загубиха статута си на задължителни. Например командировка.

Важно е да се има предвид, че това не се случи със заповедта за командировка. Този документ е един от малкото, които подлежат на задължителна регистрация.

Издаването на подобна заповед инициира по-нататъшния процес. Подготвя се останалата документация, закупуват се билети.

Основание за регистрация

Преди да пристъпи към изпълнение на заповед за изпращане в командировка, работодателят получава или самостоятелно изготвя документ, който впоследствие служи като основа за издаване на заповедта.

Изтеглете образец за попълване на заповед за изпращане на един служител в командировка -

Как да се регистрирам за няколко души?

Ако група хора отиват в командировка, в заповедта се въвежда информация за всеки служител. В този случай поръчката се изготвя, като се вземат предвид стандартните изисквания. Единственото изключение е, че данните за командированите работници се отразяват в таблицата.

Във формуляра за поръчка Т-9 има таблица, в която можете да въведете данни за 3 служители. При необходимост може да се разшири, за да обхване повече хора.

Изтеглете формуляра за поръчка за изпращане на няколко служители на пътуване, формуляр T-9a -.

Пример за компилация в свободна форма

Ако в предприятието е издадена заповед за изпращане в командировка под каквато и да е форма, бележка за това трябва да присъства във вътрешната документация на компанията.

Изтеглете примерна командировъчна заповед във всякаква форма -

Приблизителната структура на поръчката може да изглежда така:

OKUD формуляр 012345

OKPO 456789123

Дружество с ограничена отговорност "Василек"

(Василек LLC)

Заповед № 111

за изпращане на служител в командировка

Изпратете Максим Дмитриевич Никитин, специалист в маркетинговия отдел, в командировка. Личен брой – 1234567. Дестинация – Московска област, град Сергиев Посад. Фирма "Куадра".

Общата продължителност на пътуването е 4 дни. Дата на отпътуване: 01.11.2019 г., дата на връщане: 04.11.2019 г.

Целта на работното пътуване е да се съгласува план за по-нататъшна работа с партньорската компания LLC „Quadra - Power Generation“. Командировъчните се заплащат от работодателя.

Причина за пътуването - бележка от ръководителя на маркетинговия отдел от 28 октомври 2019 г. - Р. Ю. Соловьов.

Генерален директор на Vasilek LLC Komsomolov V.Yu. Подпис

Прочетох заповедта. Служител на маркетинговия отдел Никитин М.Ю. Подпис

Пътуването на служител по нареждане на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянна работа се нарича командировка (част 1 от член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация). Служител се изпраща в командировка въз основа на съответната заповед. Ще ви кажем как да съставите заповед за командировка в нашата консултация, а също така ще предоставим образец на заповед за командировка от 2018 - 2019 г.

Изготвяме заповед за изпращане на служител в командировка

Заповедта за изпращане на служител в командировка се съставя във всякаква форма. За улеснение можете да използвате стандартизирани формуляри, които към момента не са задължителни за използване (Информация на МФ № ПЗ-10/2012 г.). По този начин, като примерна заповед за командировка на служител, можете да използвате унифицирания формуляр № T-9 „Заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка“. И ако трябва да изпратите няколко служители в командировка наведнъж, е удобно да използвате формуляр № Т-9а (Постановление на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г. № 1).

Независимо дали заповедта е съставена в унифицирана или независимо разработена форма, примерна заповед за изпращане в командировка трябва да съдържа по-специално следната информация:

ПЪЛНО ИМЕ. и длъжността на командирования работник;
място на командировка;
период на пътуване.

За да потвърдите икономическата обосновка на разходите за командировка, препоръчително е в заповедта да посочите целта на изпращане на служителя в командировка.

Заповедта за командировка трябва да се представи срещу подпис на съответния служител.

Ще предоставим примерен формуляр за заповед за изпращане на служител в командировка.

За командировъчна заповед (образец 2018 - 2019 г.) можете да изтеглите формуляра от линка по-долу.

Ако командировката е отменена по някаква причина, можете да съставите съответна заповед, като използвате формуляра, даден в отделен раздел.

В случаите, когато постоянната работа на служителите се извършва на път или има пътнически характер, не говорим за командировки, а за командировки (част 1 от член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация). В същото време изпращането на служител в командировка може да бъде придружено и от изготвяне на заповед във формата, дадена по-горе.

Обръщаме внимание, че за признаване на разходи за командировка или командировка за целите на данъка върху печалбата съставянето на заповед е задължително.

Формуляр T-9 се използва като стандартен формуляр за заповед за изпращане на служител в командировка, с други думи, в командировка. Основната информация, която трябва да съдържа този документ: дата на попълване, лични данни на служителя, дестинация (трябва да е различна от постоянното място на работа на пътуващия) и цел на пътуването. Формулярът T-9 се подписва от ръководителя на организацията и служителя, който отива в командировка.

Изтеглете заповедта за изпращане на служител в командировка чрез формуляр T-9

ФАЙЛОВЕ

Кой съставя командировъчната заповед?

Формуляр T-9 трябва да бъде попълнен или от специалист по човешки ресурси, или от счетоводител на предприятието. Но за това те трябва да имат съответната заповед от ръководителя на организацията.

Функции за пълнене

Формуляр T-9 е предназначен да се попълва само за онези служители на организацията, които прекарват по-голямата част от времето си на основното си място на работа. За тези служители, чиито задължения включват постоянни пътувания (например шофьори), не е необходимо да пишете командировъчни заповеди.

Трябва да се отбележи, че не е необходимо да се иска предварително съгласие на служителите за командировка - ръководството има право да изпрати всеки служител в командировка по свое усмотрение.

Изключение правят тези, които имат деца под тригодишна възраст, както и майките и самотните бащи - тези категории работници могат да бъдат изпратени в командировка само с предварително съгласие.

Попълване на поръчка на формуляр Т-9

Част 1

Условно формулярът T-9 може да бъде разделен на 3 части. Първото нещо, което трябва да бъде посочено в заповедта за командировка: името на компанията, посочващо нейния организационен и правен статут (IP, LLC, CJSC, OJSC). След това в поръчката се въвежда ОКПО кода (взима се от документите за собственост), номера на поръчката за вътрешен документооборот, както и датата на попълване.

Част 2

Втората част на този документ включва основна информация. Тук трябва да въведете лична информация за служителя: пълно име (пълно име), номер на персонала, длъжност и структурно звено (отдел), към който принадлежи. След това напишете дестинацията (държава и град), продължителността на командировката (в календарни дни), като посочите началната и крайната дата.

Обърнете внимание на броенето на дните

Когато попълвате формуляра T-9, е важно да изчислите правилно дните за пътуване - пътуването трябва да се изчисли от деня на заминаване до деня на пристигане. Тоест, ако според документа за пътуване часът на заминаване е 23:45, този ден трябва да бъде включен в периода на командировка (същото важи и за деня на пристигане). Ако бизнес пътник пристигне през нощта в 00:05, този ден също трябва да бъде включен в пътуването.

Част 3

В третия раздел трябва да посочите целта на командировката и задължително да посочите за чия сметка ще бъде изплатена.

Целите на пътуването могат да бъдат разделени на два вида.

Общи цели:

закупуване на суровини, оборудване, материали за дейността на организацията;
преговори с партньори, сключване на нови сделки, споразумения, договори;
лично участие на представител на фирмата в спорни преговори;
търсене на нови доставчици и опознаване на нови пазари;
получаване на нови умения, знания и умения, научни изследвания.

Тясно фокусирани цели

контрол върху работата на клон, структурно звено;
обучение на млади специалисти;
ремонт и поддръжка на машини и съоръжения във филиали и структурни поделения.

Точно по-долу, след редовете за целите и плащането на пътуването, трябва да добавите връзка към документа, послужил като основа за командировката. След като поръчката бъде попълнена в съответствие с всички правила, тя трябва да бъде предадена на директора на организацията за подпис. Не на последно място командировъчната форма Т-9 трябва да бъде подписана от командирования служител. Срещу неговия подпис стои датата на създаване на поръчката.

Имам ли нужда от печат върху формуляр T-9?

Както свидетелства ГОСТ „Единна система за документация“, не е необходимо да се поставя печат върху заповедта за командировка, тъй като този документ се отнася до вътрешната документация на предприятието и не е необходимо да се удостоверява неговата автентичност.

Потвърждение на пътните разходи

Когато се връща от командировка, служителят е длъжен да предостави на счетоводния отдел на организацията всички документи, потвърждаващи разходите му. Не може да бъде:

билети за пътуване, квитанции за платени пътища, паркинг и др.;
квитанции от бензиностанции за изразходваните суми за бензин (при пътуване с личен автомобил);
чекове, сметки, разписки от хотели или хотели за разходи за наемане на стаи;
всякакви други платежни документи, които покриват разходи, свързани с командировката.

Въз основа на тези чекове и разписки ще трябва или да върнете част от предварително получените пътни надбавки, или да получите компенсация за средства, изразходвани над аванса.

Какво се случва, ако изпратите служител в командировка без заповед?

В този случай са възможни следните последствия:

невъзможност на служителя да потвърди официално пътните разходи;
глоби при внезапна данъчна ревизия.

Служител, изпратен в командировка, трябва да получи основния документ за пътуване - удостоверение за пътуване. Той потвърждава факта, че служител на организацията е бил изпратен в командировка, а също така показва пристигане на местоназначението и след изпълнение на възложените функции своевременно заминаване обратно.

Този документ се попълва съгласно стандартния унифициран формуляр Т-10 и е задължителен документ за всички служители, изпратени в командировки. Въз основа на тях счетоводител на предприятието може да отпише пътни разходи, включително дневни пари, и да ги използва за намаляване на данъчната основа при изчисляване на данъка върху дохода.

внимание!От 2015 г. издаването на удостоверение за служебно пътуване престана да бъде задължително (Резолюция на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г.), но все още се препоръчва за използване.

Кой издава разрешение за пътуване?

Попълването на формуляр T-10 трябва да се извърши или от специалист от службата за персонал на предприятието, или от счетоводен служител, или от друго упълномощено лице. Регистрацията се извършва въз основа на издадена заповед за командировка, подписана от ръководителя на организацията.

ФАЙЛОВЕ

Процедура за регистрация на Т-10

Стандартният формуляр T-10 е документ с две страни. Заглавната страница съдържа обща информация за организацията, служителя и командировката, а на задната страница се поставят подписите и печатите на организациите, в които е изпратен пътникът.

Част 1

Първото нещо, което трябва да напишете на предната страна на удостоверението за пътуване, е пълното име на предприятието, в което пътуващият работи, със задължително посочване на организационния и правния статут (IP, LLC, OJSC, CJSC). След това трябва да въведете (от документите за регистрация на фирмата). Точно отдолу е номерът на документа за вътрешен документооборот, както и датата на изготвянето му.

Част 2

Втората част на удостоверението за пътуване съдържа информация, отнасяща се лично до служителя: трите имена, персонален номер, който му е присвоен при работа, структурно звено или отдел, към който принадлежи, длъжност. Тук трябва да посочите мястото, към което отива (държава, населено място, организация). Точно по-долу е целта на командировката, както и нейните условия (според броя на календарните дни) с ясно посочване на началната и крайната й дата - тази информация е точно копирана от заповедта, подписана от ръководителя.

Тук трябва да въведете идентификационни данни от всеки личен документ на пътуващия (име на документа, серия, номер).

Всичко написано по-горе трябва да бъде заверено от ръководителя на организацията или друго упълномощено лице.

Част 3

Обратната страна на формуляра T-10 съдържа информация за всички градове и организации, посетени от пътника по официални причини.

В горния ляв ъгъл се изписва името на организацията, от която служителят напуска (т.е. постоянното му място на работа), датата на напускане, както и подписът на отговорното лице с препис и печат на предприятието. .

Освен това служител, изпратен в командировка, трябва, ако е необходимо, последователно да представя този документ във всички предприятия, които е посетил като част от командировката. Тук упълномощените служители на тези предприятия попълват обратната страна на официалния си документ за самоличност в задължителните секции (редове „пристигнал“, „заминал от“).

Може да има няколко такива организации, но всяка от тях трябва да посочи пълното си име, датата на пристигане и заминаване на пътуващия, печат и подпис на отговорното лице.

Действия на служители след командировка

След като служителят се върне в родната си организация, той трябва да даде удостоверението за пътуване на отговорното лице, което ще въведе информация за пристигането му с дата, подпис и печат върху него.

След това удостоверението за пътуване заедно с останалата част от пакета документи (заповед от ръководителя на предприятието за командировка, чекове, разписки и др. Плащания, потвърждаващи пътните разходи) се прехвърлят в счетоводния отдел на предприятието. Въз основа на тях счетоводителят прави подробна калкулация на направените разходи и при необходимост възстановява на командировката изразходваната над предварително издадената сума или приема остатъка от излишъка на касата. Същите тези документи служат като основа за намаляване на данъчната основа по позицията „разходи“.

Трябва ли да регистрирам документи за пътуване?

Формуляр T-10 е счетоводен документ, поради което подлежи на задължителна регистрация във вътрешния документооборот. За записване на удостоверения за пътуване се използват специални регистрационни дневници.

Икономическата дейност на един стопански субект не може да бъде ограничена до едно населено място. Понякога, за да изпълнят определена задача, нейните служители трябва да пътуват в командировка. В съответствие с действащото законодателство изпращането на служител в такова пътуване включва изготвяне на такава заповед като заповед за изпращане на служителя в командировка.

В следващите редове трябва да запишете номера на служителя според графика за време, който му е назначен в предприятието при приемане, както и пълното му име.

След това се посочва обозначението на отдела, в който работи служителят, както и длъжността или професията, която заема в организацията.

Формулярът T-9 по-долу изисква въвеждане на информация за мястото, където отива служителят. Тук можете да въведете държавата, града или името на приемащата организация.

След това се въвежда продължителността на командировката, като малко по-долу са посочени началната и крайната дата на командировката.

В следващия раздел е необходимо да се отрази целта на предстоящата командировка, както е посочено в отчета или одобрения план.

След това в заповедта се отразява източникът, от който ще се финансират разходите за предстоящата командировка.
След това трябва да запишете името на документа и неговите подробности, въз основа на които се генерира поръчката на мениджъра.

След това поръчката трябва да бъде одобрена от ръководството на компанията, като се посочват длъжността и нейните данни.

внимание!Командированият служител следва да се запознае с тази заповед, като трябва да направи бележка върху заповедта под формата на виза и да запише датата, на която е прочетена заповедта.

Въз основа на издадената заповед отговорните лица изплащат преди командировка сумите за разходи по време на командировка, включително дневни пари за командировка.

Пример за попълване на заповед за командировка чрез формуляр T-9a

Когато е необходимо да изпратите няколко служители в командировка наведнъж, тогава в този случай се използва формулярът за поръчка t-9a. Стандартният формуляр включва колони за отразяване на пътуването на трима души. Ако е необходимо, формата може да бъде разширена, за да побере необходимия брой служители.

Документът се попълва по следния начин. В горната част се въвежда пълното име на фирмата, а до нея в колоната вдясно е кодът й според общия указател на OKPO.