Yrkeskunskaper i ett cv för sekreterare. Sekreterare CV prov. Professionell och arbetslivserfarenhet

I samband med förändringen av sekreterarens plats i ledningsstrukturen för ett modernt företag har högre krav dykt upp på utbildningsnivån för sekreterareassistenten, hans professionella kunskap, kommunikationsförmåga och förmåga att lösa olika affärsproblem. Idag kräver yrket som sekreterare-assistent att en person är mycket förberedd, en hel rad personliga och affärsmässiga egenskaper, som bestäms av detaljerna i sekreterararbetet.

Låt oss vända oss till de många annonserna som bjuder in sekreterarassistenter att arbeta. Sökande till denna tjänst är föremål för följande krav: kunskap om kontorsarbete (detta innebär kunskap om reglerna för att upprätta och behandla huvudtyperna av ledningsdokument och de grundläggande reglerna för att organisera arbetet med dokument); PC-färdigheter (innebär kunskap om en textredigerare MS Word, kalkylbladssystem MS Excel och allmän förtrogenhet med operativsystemet Windows); kunskaper i viss utsträckning i ett främmande språk, oftare engelska, mer sällan tyska eller franska.

I verkligheten är kvalifikationerna och andra krav för moderna sekreterare mycket mer omfattande. Tyvärr, när man anställer en sekreterare kan chefen inte alltid tydligt formulera dessa krav. Och arbetsbeskrivningen, där den finns, ger inte en fullständig bild av den biträdande sekreterarens arbetsuppgifter.

En professionell sekreterare-assistent måste ha vissa kunskaper och färdigheter, och besitta vissa affärsmässiga och personliga egenskaper. Yrket som sekreterarebiträde kräver en hög grundutbildning.

Professionella kunskaper och färdigheter, nödvändig för en modern sekreterare-assistent, kan delas in i tre grupper:

1. Kunskaper nödvändiga för dokumentation och informationsstöd för ledningen och företaget som helhet. Den biträdande sekreteraren måste veta:

Reglerande och metodologiska dokument om dokumentationsstöd för ledningen,

Grundläggande principer för dokumentflödesorganisation,

Grunderna för arkivering,

Grundläggande applikationsprogram

Ryska språket, ett eller flera främmande språk (beroende på företagets profil).

Komponera och utföra huvudtyperna och varianterna av ledningsdokument;

Rationellt organisera arbetet med ledningsdokument och underhålla ett arkiv;

Hitta, organisera och lagra information;

Använd en skrivmaskin, persondator, skrivare och andra sätt att komponera, producera och kopiera dokument.

2. Kunskaper nödvändiga för kommunikativt stöd till företagets verksamhet och dess administration:

Regler för att genomföra ett affärssamtal;

Principer för att organisera mottagandet av besökare, möten, affärsresor;

Moderna kommunikationsmedel;

Grunderna i yrkesetiken.

Utifrån denna kunskap bör sekreteraren kunna:

Föra affärssamtal och telefonsamtal;

Organisera möten, presentationer, affärsresor;

Använd moderna kommunikationsmedel;

Organisera mottagning av besökare och telefonservice;

Planera ditt arbete, planera och spara din chefs tid.

3. Kunskaper relaterade till företagets huvudsakliga verksamhet, dess interna struktur och externa relationer:

Principer för att organisera ledningsarbete, juridiska grunder för ledningen;

Grunderna i administrativ, arbetsrätt och ekonomisk rätt;

Lagar och förordningar som reglerar företagets och dess anställdas verksamhet.

Utifrån denna kunskap ska sekreteraren kunna säkerställa chefens effektiva arbete.

För att bli en bra sekreterare-assistent räcker det inte med enbart kunskap och färdigheter. Det är nödvändigt att ha ett antal affärsmässiga och personliga egenskaper som är en integrerad del av yrket.

Grundläggande affärskvaliteter som krävs av sekreteraren:

Organisatoriska färdigheter: förmågan att organisera ditt arbete, din chefs och kontorets arbete, förmågan att organisera möten, presentationer, affärsresor, mottagningar av delegationer och andra evenemang;

Ansvar, pålitlighet: förmågan att ta ansvar, använd alltid endast noggrant verifierad information;

Punktlighet och flit: snabb och korrekt utförande av order, förmågan att aldrig glömma någonting och aldrig komma för sent till någonting;

Initiativ och oberoende: förmågan att fatta självständiga beslut inom ramen för sina befogenheter, utan att vänta på instruktioner från chefen vid varje tillfälle;

Hängivenhet till företaget, lojalitet: en känsla av engagemang i företagets angelägenheter, förmågan att visa takt och försiktighet, förmågan att hålla konfidentiell information;

Förmåga att upprätthålla officiella hemligheter och konfidentiell information;

Framsyn: förmågan att förutse chefens instruktioner, vilket befriar dig från behovet av detaljerad planering och noggrann förklaring av de små detaljerna i uppdraget.

Personliga kvaliteter, nödvändigt för sekreteraren:

Kommunikationsförmåga, förmåga att anpassa: förmågan att enkelt etablera kontakter med människor, snabbt byta från en typ av aktivitet till en annan;

Goodwill, artighet, artighet, lyhördhet, uppriktig uppmärksamhet på människor, vilja att hjälpa andra, särskilt i spända situationer, i slutändan - förmågan att skapa psykologisk komfort på kontoret;

Intelligens: talkultur, utseende, arbetsplats;

Taktfullhet, diplomati: delikatess, förmågan att taktfullt lösa eventuella problem, svara på frågor utan att förolämpa samtalspartnerns stolthet;

Hårt arbete, samvetsgrannhet;

Blygsamhet, noggrannhet;

Nyfikenhet: önskan att ständigt förbättra sin kunskapsnivå, behärska relaterade verksamhetsområden och hålla sig à jour med de senaste framstegen inom området sekreterararbete och företagets verksamhet.

Så vi kan konstatera att vid 1900-talets – 2000-talsskiftet. I Ryssland har en ny typ av sekreteraryrke bildats - sekreterare-assistenten, som kombinerar inte bara ansvarsområden för en assisterande chef och hans assistent, utan också många andra ledningsfunktioner. I olika organisationer varierar ansvaret för sekreterare-assistenten avsevärt, men en allmän trend kan spåras: omfattningen av deras verksamhet expanderar ständigt och hans roll i ledningsstrukturen i en modern organisation ökar stadigt. Samtidigt ökar också kraven på sökande till denna tjänst.

En sekreterare-referent är en högklassig specialist som engagerar sig i kreativt arbete med människor, dokument och information.

Arbetet som en sekreterare-assistent kännetecknas av mångfalden av utförda uppgifter, en dynamisk situation, behovet av att snabbt lösa problem och samtidigt engagera sig i flera typer av aktiviteter. Av denna anledning presenteras ett antal personliga och affärsmässiga krav för en kandidat som försöker hitta ett jobb.

Den sökande kan ha allvarliga kvalifikationskrav (perfekta kunskaper om kontorsarbete, högre utbildning, kunskaper i främmande språk). Därför, för att bli hörd, är det viktigt att formatera din sekreterares CV korrekt.

Jobbansvar

Vanligtvis är en sekreterare involverad i att planera arbetsdagen för sin chef, telefonsamtal och behandla brev som mottas via e-post och vanlig post. Dessutom ansvarar han för att utföra instruktioner från en överordnad person och föra en stenografi över företagsmöten.

Att meddela företagets anställda och närmaste chefer om kommande affärsmöten, evenemang, deadlines för inlämning av dokumentation och ändringar i kalenderschemat är bara ett litet tillägg till sekreterarens uppgifter.

Krav på kandidater

En sökande till tjänsten som chefssekreterare måste vara sällskaplig, ha kompetent skriftligt och muntligt tal, snygg, flitig, uppmärksam och kunna ett främmande språk. Snabb anpassning till teamet och viljan att snabbt lösa svåra situationer är egenskaper som värderas högt av ledningen i välrenommerade företag.

Vad ska man skriva i CV:t för en sekreterare-assistent?

Du bör börja skriva detta dokument genom att lista de affärsmässiga och personliga färdigheter som kommer att vara användbara i det nya företaget.

En av huvudpunkterna i en sekreterares CV är den utbildning som erhållits. Om du tog examen från humanistiska fakulteten med inriktning på främmande språk, kommer detta bara att hjälpa dig att hitta ett anständigt jobb snabbare.

Det är mycket viktigt att beskriva din befintliga arbetslivserfarenhet. Du bör också nämna det funktionella ansvar som du var tvungen att utföra i dina tidigare befattningar.

Om du lämnade ditt senaste jobb med värdighet kan du säkert lämna kontaktuppgifterna till din tidigare chef. Företagets HR-avdelning kan kontrollera informationen som anges i sekreterarens CV, och din före detta chef kommer säkerligen att underlätta en snabb behandling av din ansökan.

Rekommendationsbrev från tidigare jobb kommer att vara ett utmärkt komplement till ditt CV.

Exempel på CV

Ovan beskrev vi huvudinformationen som bör inkluderas i sekreterarens CV, ett urval som vi nu kommer att visa.

Fullständigt namn: Pavlenko Oksana Viktorovna.

Mål: erhålla tjänsten som sekreterare-assistent i företaget "Technology X".

Födelsedatum: 1969-06-12.

Kontaktnummer: xxx-xx-xx-xx.

Utbildning:

1980-1984 - Moscow State Pedagogical University, specialiserat på pedagogisk psykologi.

2001-2006 - Förbättringskurser för franska och engelska språk vid KhSU.

Erfarenhet:

1985-2009 - Kommersiella bank "Golden Vein". Befattning innehas - biträdande chef, sekreterare-biträde. Ansvarsområden: förhandlingar med utländska partners, upprätthålla kontorsdokumentation, översättning av regelverk, medverkan i förhandlingar, upprätta en arbetsplan för chefen, boka rum på utländska hotell för anställda på tjänsteresor.

Yrkeskunskaper: upprätta ett arbetsschema, organisera mottagningar för kollegor och företagspartners, föra mötesprotokoll, kontorsarbete i enlighet med lagkrav.

Ytterligare information: flytande nivå av talad engelska; flytande kunskap om Lotus, MS Office, WinFaxPro-program; skrivhastighet - 240 tecken per minut.

Registreringsadress: Moskva, st. Oktyabrskaya, 64, lägenhet. 247.

Civilstånd: gift, dotter 5 år.

Önskad lön: från 34 tusen rubel.

Detta är bara ett exempel på en sekreterares CV, men dess utförande ligger nära de verkliga kraven.

Kunskapen om sekreteraryrket är ofta begränsad till information som erhållits från filmer och observationer av fragment av sekreterares arbete vid skola, högskola och olika kommunala institutioner.

Men det är väldigt ansvarsfullt och kräver specifika kunskaper och färdigheter. Allt beror på tillämpningsområdet för denna kunskap. Låt oss titta på exempel på en sekreterares CV, eller snarare, kraven för det.

Sekreterare till sekreterare oenighet

Låt oss säga att du tog examen från ett universitet och vill arbeta som sekreterare i ett stort företag. HR-avdelningen kommer att be dig fylla i ett CV där du måste berätta allt om dig själv.

  1. Ange dina passuppgifter, inklusive registrering och civilstånd;
  2. Ange syftet med att få denna position.
  3. Visa varför du är bättre än andra sökande till den här tjänsten (du behöver inte vara blygsam här. Osäkerheten är värst. Det är bättre att skriva: Jag kan, jag äger, jag söker, jag vet.)
  4. Kunskaper i främmande språk är alltid välkomna.
  5. Datorkunskaper diskuteras inte ens. Användarnivå är inte lämplig. Du ska vara trygg i att arbeta i olika program: Word, Excel, Power Point m.m.
  6. Högre utbildning i företag på denna nivå är som regel obligatorisk.
  7. Arbetslivserfarenhet, körkort, recensioner är välkomna.

Dessutom måste du karakterisera dig själv. Ange hur punktlig, kompetent, återhållsam etc. du är.

Låt oss försöka göra ett exempel på CV för en sekreterare

Pavlova Galina Sergeevna Mål: erhålla tjänsten sekreterare-assistent/biträdande chef Kontakttelefonnummer: xxx-xx-xx-xx Födelsedatum: 1978-09-10 Utbildning: 1996-2001 Khabarovsk Pedagogical State University Inriktning: pedagogisk psykolog 2001-20003. Engelska språkförbättringskurser på KSU. Arbetslivserfarenhet: 2006 - 2009 Affärsbank "Progress" Befattning: sekreterare-assistent, biträdande chef Ansvarsområden: sköta affärskorrespondens och dokumentflöde i enlighet med myndighetskrav; arbeta med utländska partners på engelska; översättning av engelsk dokumentation till ryska och vice versa; deltagande i förhandlingar som; upprätta arbetsplaner för chefen; boka utländska hotell och beställa biljetter via Internet. Professionella Färdigheter:

  • registerföring i enlighet med lagkrav;
  • skriftliga översättningar av alla dokument;
  • mötesanteckningar;
  • Jag gör upp ett arbetsschema för chefen för en vecka, en månad;
  • Jag organiserar mottagningar och förhandlingar, inklusive VIP-gäster;

Ytterligare information: Engelska - gratis PC - kunskap om MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML-program; kontors material; Typskript 230 tecken/min. Anmälan: Kirov, st. Amurskaya, 18, lägenhet. 10. " Civilstånd: gift, son 4 år gammal. Önskad lön: från 30 000 rubel. Detta är bara ett exempel på en sekreterares CV, men det är nära de verkliga kraven.

Arbetet som sekreterare är intressant, omväxlande och mycket ansvarsfullt. Denna person ska utföra olika typer av chefsuppgifter, anordna möten för besökare och gäster, arbeta med dokumentation och alltid ha en presentabel framtoning. Innan du skriver ditt CV för en sekreterartjänst, gå igenom följande viktiga riktlinjer.

Hur ska en bra sekreterare vara?

För det mesta sysslar sekreteraren med "pappersarbete", så han måste vara försiktig och uppmärksam. Färdigheter i att arbeta med dator, grundläggande kontorsapplikationer och kontorsutrustning krävs.

En ytterligare fördel är kunskaper i ett främmande språk, särskilt om det anställande företaget har utländska partners.

Specialisering av utbildning är inte särskilt viktig. Huvudsaken är att dess huvudsakliga väsen korsar med att underhålla dokument, analysera information och förmågan att snabbt hitta ett förhållningssätt till människor.

Bland de viktiga personliga egenskaperna hos en sekreterare är:

  • sällskaplighet;
  • vänlighet;
  • lugn;
  • presentabelt utseende;
  • organisation.

Se till att inkludera ett foto med ditt CV. Sekreteraren måste ha affärsklädsel, lämplig manikyr och snygg frisyr.

Relaterade publikationer