Företagsportal: hur, varför och varför. Företagsinformationsportal Tillverkare av företagsportaler och lösningar

Företagsinformationsportal(Enterprise Information Portal, EIP) - även känd som företagsportalen. Ett automatiserat informationssystem som ger anställda nödvändiga tjänster på ett enhetligt sätt. Företagsportalen har både begränsad tillgång för anställda och (om företaget själv så önskar) fri tillgång för alla. I vilket fall som helst ger EIP-systemet säker åtkomst till en enskild resurs (oftast via ett webbgränssnitt), och i allmänhet är företagsportalen ett sätt att aggregera och personifiera information.

Den första definitionen någonsin av termen talar entydigt om syftet med de första portalerna: "Enterprise Information Portals (EIP) är applikationer som gör det möjligt för företag att avslöja information lagrad inom och utanför organisationen och ge varje användare en enda åtkomstpunkt till information avsedd för honom, information som behövs för att fatta välgrundade ledningsbeslut” (Christopher C. Shilakes och Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", november 1998).

Den första periodens portaler användes som ett verktyg för att publicera information från ledningen till företagets anställda. De var en sida med information om företaget, på en av sidorna där ett enkelt internt forum kunde organiseras. På portalen kunde man få information om de senaste organisationsförändringarna i företaget, läs nyheterna. Dessutom fungerade portalen som en enkel fillagring.

Med teknikens utveckling har portalernas funktioner utökats. Från och med 2000 började företagets anställda använda portalen för att söka efter nödvändig information, för att få svar på sina frågor. Portalteknologier har utvecklats i riktning mot att strukturera och klassificera data, öka hastigheten och effektiviteten för att söka efter nödvändig information, samt tillhandahålla det nödvändiga formatet för att presentera resultaten. Under denna period började företagsportaler fungera som kunskapsbaser inom olika ämnesområden med anknytning till företagets verksamhet.

Gartners definitioner

EIP: Urval och implementering

Tillverkare av företagsportaler och lösningar

Intranät, ett företagsinterna informations- och kommunikationsnätverk, ger unika möjligheter att arbeta med personal. Detta är ett effektivt verktyg för att forma en företagskultur, sända företagsstandarder, hantera informationsflöden och affärsprocesser. Den här artikeln presenterar den verkliga upplevelsen av att skapa en företagsportal i ett stort holdingbolag.

Varför behöver vi en företagsportal

Företaget jag kom att jobba för för ett år sedan är en struktur som har ett filialnät i ett antal regioner i landet, samt anslutna företag (inklusive de utomlands). Organisationen är ung, med en dynamiskt utvecklande företagskultur, framväxande traditioner och affärsprocesser som behöver systematiseras.

Det är bra för företag där antalet anställda är litet. Han flyttade från kontor till kontor, samlade alla på en företagsfest, skakade hand med alla och löste alla frågor i informell kommunikation. Och när man har många fler än hundra anställda? Det stämmer, man kan inte skaka hand med alla... Därför var en av prioriteringarna i mitt arbete utvecklingen av effektiv kommunikation inom företaget. Givetvis var målen att göra informationsflöden och föhanterbara, att sända enhetliga standarder och verksamhetsprinciper, att öka graden av medarbetarnas tillfredsställelse med arbetet, att utveckla principerna för socialt partnerskap mellan anställda och förvaltning. Och så, som ett av verktygen för genomförandet av dessa uppgifter, bestämde vi oss för att använda företagsportalen.

Enligt planen skulle användarbasen för portalen vara ... kommunikation och alla andra processer skulle kunna utgå från detta. Du är förmodligen förvånad, för vanligtvis börjar de flesta företag bilda en företags "virtuell miljö" bara med affärsprocesser. Men om, i det första skedet, genom portalen, till exempel, ett dokumentflöde eller ett rapporteringssystem införs, kommer de flesta anställda att betrakta detta som en "obligatorisk" och en "ökning av transaktionsvolymen". (Det är ingen slump att det är så svårt att införa alla typer av "APCS" - automatiserade personalhanteringssystem.) Om du först erbjuder människor en analog till ett socialt nätverk, vars användning uppmuntras på alla möjliga sätt, då processen kommer att gå helt annorlunda.

I sig är kommunikation – både affärsmässigt och informell – oerhört viktig för människor. Det ligger i vårt intresse att göra denna kommunikation strukturerad och säker. När allt kommer omkring, om anställda kompenserar för bristen på kommunikation genom att "prata" om affärsämnen på Odnoklassniki-webbplatsen (och vi kan inte förbjuda dem att besöka sociala nätverk efter arbetstid), är detta en enorm risk för att läcka kommersiell information.

Det går inte att spara pengar

Övertygade om vikten av att implementera en företagsportal, innan vi gick till ledningen med förslag på projektfinansiering, bestämde vi oss för att analysera de alternativ som marknaden erbjuder oss. Det visade sig att det var tre. Det första är att bjuda in webbutvecklare att skapa ett acceptabelt skal från grunden; anställ sedan flera programmerare för att skapa nya delar av portalen. Termen för att utveckla en intern sajt i detta fall är inte kort. Dessutom är en höjning av lönesumman, särskilt under en kris, ett tvivelaktigt åtagande.

Det andra alternativet är att köpa en plattform där vissa grunder redan har lagts för att skapa en företagsportal. I min praktik i en av organisationerna var jag redan tvungen att hantera en liknande lösning: de installerade en plattform, ledningen krävde rapportering via denna resurs, men den var inte populär eftersom den inte var socialt orienterad.

Ja, den här plattformen kommer att vara funktionell (till exempel när det gäller interaktion med olika kontorsapplikationer), men det kommer att krävas en del arbete för att göra den till en företagsportal med ett "mänskligt ansikte". Specialister kommer att krävas - "smala proffs", och deras dag med eld ... De förstår själva detta, och företaget tvingas betala för mycket för dem. Kostnaden för att implementera sådana lösningar kan vara cirka 1,3 miljoner rubel.

Det tredje alternativet är att köpa en färdig portallösning baserad på en slags konstruktör med ett intuitivt gränssnitt som låter dig hantera en företagsportal utan speciella kunskaper om programmering och html-layout. Installera denna "konstruktör" själv (eller med hjälp av säljarens tekniska support), integrera användare och gradvis fyll och uppgradera denna lösning i enlighet med dina idéer och behov. Kostnaden för ett sådant företag kostar från 35 tusen rubel. och beror på antalet resursanvändare.

Vi gick precis så här – vi valde en färdig portallösning utvecklad på basis av webbteknologier från en leverantör som har bevisat sig inom detta område.

Teknisk essens

Jag kommer inte att "ladda" mina kollegor med terminologi och tekniska detaljer. Jag kan bara säga att den "webbkonstruktör" vi har skaffat består av element som alla internetanvändare känner igen - som sökning, taggar, bloggar, sociala tjänster etc. Det är enkla och välbekanta verktyg för nästan alla personer, men ingen har aldrig lärt ut hur man arbetar med söknätverk eller sociala nätverk. Så det visade sig att samma principer lätt överförs till företagsmiljön, vilket hjälper till att arbeta med information - att ackumulera den, publicera den, söka efter den, använda den.

Generellt sett tränger de tekniker som används på Internet nu aktivt in inom området personalledning och företagens kunskapshantering. Förresten, i väst fick denna riktning till och med ett separat namn - Enterprise 2.0.

Ekonomisk motivering

1. Sparar arbetstid:
   • kostnaden för att söka efter den information du behöver vid ett visst tillfälle kommer att minska;
   • förluster av företagsinformation minimeras;
   • företagets affärsprocesser kommer att påskyndas avsevärt;
   • kommunikationsproblem mellan anställda kommer att försvinna;
   • ny personal kommer att anpassa sig snabbare.
2. Affärsprocessoptimering:
   • anställda kommer att arbeta tillsammans med dokument med hjälp av dokumenthanteringssystemet;
   • företaget kommer på allvar att spara på hastigheten på verksamheten;
   • horisontell kommunikation mellan divisionerna kommer att bli mycket effektivare.
   • behovet av tjänsteresor minimeras med företagets geografiskt fördelade struktur.
3. Förbättra kvaliteten på förvaltningsbeslut:
   • i arbetsgrupper kommer det att vara möjligt att diskutera och justera gemensamma planer;
   • resultaten av de anställdas och avdelningarnas arbete kommer att bli transparenta;
   • anställda kommer att kunna hitta lösningar på typiska affärsproblem i företagets kunskapsbas.
4. Att förbättra effektiviteten hos de anställda:
   • personalen kommer att vara medveten om vad som händer på företaget och avdelningarna;
   • Arbetslivserfarenhet kommer att samlas i företagets kunskapsbas;
   • kunskap kommer att återanvändas och överföras inom företaget;
   • arbetsgrupper kommer att kunna arbeta tillsammans om projekt och dokument;
   • personal kommer ständigt att utbildas och genomgå professionell omskolning.
5. Säkerställa kontroll och hanterbarhet:
   • arbetsprocessen för alla avdelningar i företaget kommer att bli transparent;
   • intern korrespondens för anställda kommer att vara under kontroll;
   • Internetåtkomst kan begränsas;
   • det interna meddelandesystemet på portalen kommer att ersätta ICQ och andra Internet-personsökare;
   • anställning och frånvaro av anställda kan kontrolleras;
   • feedback från personalen kommer att bli snabbare och mer effektiv.
6. Affärsprestation:
   • förbättra kvaliteten på företagets arbete och kundservice;
   • öka företagets konkurrenskraft på marknaden;
   • bilden av företaget kommer att stiga i ögonen på anställda, kunder, partners och investerare.

Som allierade för implementeringen av företagsportalen i företaget har vi lockat utvecklarna av den köpta produkten, såväl som deras metoder för att beräkna effektivitet.

Våra kollegor resonerade så här: en företagsportal är en lösning för att spara resurser, för att öka produktiviteten hos de anställda. Hur kan besparingar mätas? I pengar förstås. Sparade pengar är intjänade pengar. Om vi ​​talar om anställdas arbete, då är pengar deras tid. När människor lägger mindre tid på att söka efter den information de behöver för att få jobbet gjort och mer tid på att göra själva jobbet, vinner företaget. När varje anställd sparar minst 5 minuter tid per dag genom att använda portalens möjligheter... Beräkna själv hur mycket 5 minuters arbetstid kostar, beroende på löneuttag.

Jämför hur mycket det kommer att kosta att implementera en företagsportal med effekten av att spara endast 5 minuters arbetstid för alla anställda per år och du kan beräkna lönsamheten för att implementera denna lösning. Detta är naturligtvis kasuisti, men du måste prata med ledningen och ekonomer på fakta och siffror.

I skärningspunkten mellan yrken

Hur mycket behöver HR-ansvariga – initiativtagare till portalimplementeringen för att förstå tekniska problem? Jag kommer att svara på detta: det är nödvändigt, åtminstone ytligt. Detta kommer att hjälpa till att kringgå eventuella hinder från både dina egna IT-tjänster och leverantörer. Vi måste på något sätt motstå deras "shamanism". Föreställ dig: en specialist kommer, "slår tamburinen", uttalar fraser på ett språk som är obegripligt för personalofficeraren, påminner mer om trollformler, och kräver anständiga pengar för detta enligt principen - "det är inte klart - det betyder smart , och därför dyrt.”

Nej, mina kära, allt genialt är enkelt. Leverantörer med självrespekt är extremt transparenta. Dessutom försöker kompetenta utvecklare att förenkla uppgiften för framtida användare så mycket som möjligt, och särskilt professionella företag skapar till och med ett virtuellt laboratorium som låter dig "känna" deras produkt. Men vi måste förstå vad vi ska "känna", eller hur?

En annan viktig punkt är uppdateringssystemet. Om du köper en produkt och får veta att omedelbart efter integrationen kommer alla korrigeringar och uppdateringar att betalas, då är det bättre att vägra en sådan produkt. Detta kommer säkerligen att medföra merkostnader och missnöje med ledningen. En ansedd leverantör tillhandahåller uppdateringar kostnadsfritt under en viss period – vanligtvis ett år.

* * * När det gäller personaltjänstemannen är det bättre för honom att glömma ett lugnt liv (om han hade ett) under införandet av en företagsportal. Denna process kräver tålamod, intresse för innovation, kreativitet och vilja att arbeta övertid. Förresten, i gengäld kan du förvärva nya användbara färdigheter och återuppliva intresset för arbete.

Låt oss nu prata om "fyllningen" av företagsnätverket.

Bra för företag med liten personal. Han flyttade från kontor till kontor, samlade alla på en företagsfest, skakade hand med alla och löste alla frågor i informell kommunikation. Och när antalet anställda översteg hundra? Och det är ingen hemlighet för någon att kommunikationen, förutom att utföra arbetsuppgifter, är oerhört viktig för människor – både informella och affärsmässiga. Det är här intranätet kommer till undsättning.

Sektioner och funktioner i företagsportalen kan villkorligt kombineras i följande block:

1. Företagsintroduktion:
   • allmän information om företaget, dess historia, uppgifter, värderingar och företagskultur;
   • officiella nyhetsflöden (ordrar, order, regler);
   • företagshändelsekalender;
   • foto- och videoreportage om företagets verksamhet;
   • flöde av viktiga industrinyheter;
   • interna vakanser i företaget;
   • kontakter och detaljer för snabb åtkomst.
2. Representation av företagets anställda:
   • en enda förteckning över företagets anställda;
   • snabb sökning efter information om en anställd (alfabetiskt, efter struktur, efter parametrar);
   • anpassningsbart anställdskort (foto, kontakter, verksamhetsområde);
   • snabb kontakt med en anställd (webchatt, e-post);
   • övervaka närvaron av en anställd på portalen;
   • information om anställdas frånvaro, frånvarokalender;
   • listor över nyanställda och personalförändringar, hedersnämnd, födelsedagar;
   • personligt konto för en anställd med avancerade funktioner (personliga dokument, foto- och videomaterial, blogg, personlig kalender, etc.).
3. Företagsinformationshantering:
   • bibliotek med kontorsdokument med kollektiv åtkomst och möjlighet att arbeta via en webbläsare och utforskare;
   • arbeta med portaldokument med hjälp av Microsoft Office;
   • dokumenthanteringssystem för portalmaterial;
   • versionskontroll av portaldokument;
   • åtkomstkontroll till dokument;
   • hantering av multimediamaterial (foto, video).
4. Företagssökning:
   • fulltextsökning efter all information som publiceras på portalen på ryska och engelska;
   • taggsökning och taggmoln;
   • stöd för rysk och engelsk morfologi;
   • omedelbar indexering av uppdaterade och nya dokument;
   • redovisning av anställdas åtkomsträttigheter vid visning av sökresultat;
   • språk för avancerad sökning;
   • federerad sökning: utfärdande av sökresultat av olika typer per fråga (nyheter, anställda, dokument, etc.).
5. Lagarbete och sociala nätverk:
   • skapande av arbets- eller projektgrupper för gemensam diskussion och lösning av produktions- och icke-produktionsuppgifter;
   • använda principerna för ett socialt nätverk för att organisera gemensamt arbete;
   • flexibel konfiguration av funktionaliteten hos grupper och åtkomsträttigheter till dem för olika grupper av anställda;
   • en evenemangskalender för gruppen och dess medlemmar;
   • anordnande av gruppmöten;
   • diskussion om arbetsfrågor (forum, webbbudbärare);
   • uppgifter och instruktioner till gruppmedlemmar, planering, kontroll av utförande;
   • rapporter om slutförande av uppgifter från gruppmedlemmar;
   • dokumentbibliotek för gruppen, versionskontroll och ändringar, arbeta med gruppdokumentbiblioteket genom Windows Explorer och kontorsapplikationer;
   • gruppfotografier.
6. Affärsprocesser:
   • dokumentflöde av innehåll på portalen;
   • anpassningsbara webbformulär (skapa elektroniska förfrågningar med de obligatoriska fälten), tilldela anställda ansvariga för bearbetning;
   • automatisera behandlingen av applikationer i Help Desk-systemet, kontroll över applikationens passage;
   • organisation av arbetsgrupper (projekt) med tilldelning av uppgifter och kontroll över deras genomförande;
   • organisering av möten, distribution av inbjudningar och bekräftelsemekanism, mötesrapporter;
   • bokning av mötesrum (och eventuella andra lokaler).
7. Intern företagskommunikation:
   • snabbmeddelanden inom portalen (liknande ICQ);
   • kalendrar för evenemang på olika nivåer med möjlighet till ömsesidig integration;
   • möten/varningar;
   • öppna och slutna tematiska forum;
   • fotogallerier personliga och offentliga;
   • undersökningar och förhör av anställda;
   • interaktiva funktioner: omröstningar, rapporter, externa RSS-flöden på portalen;
   • automatiserat system för att ta emot och behandla förfrågningar med möjlighet att se status.
8. Personalutbildning och testning:
   • skapande av ett obegränsat antal utbildningskurser;
   • frågor i slutet av lektionen, ett test för självrannsakan;
   • personaltestningslogg, med hänsyn till de poäng som användaren fick när han klarade testet, en lista över försök;
   • automatisk bestämning av resultat;
   • flexibelt system för distribution av åtkomsträttigheter till utbildningar.

Naturligtvis behöver inte varje anställd allt detta på en gång, så vår företagsportal innehåller en flexibel konfigurationsfunktion - varje användare kan skapa sitt eget individuella skrivbord genom att helt enkelt dra eller dölja informationsblock.

Om företaget har en vertikalt integrerad struktur kan du på portalen skapa sektioner för den överordnade och organisatoriska underordnade strukturen och avgränsa åtkomsten för var och en av strukturerna till sektionerna i portalen. Du kan placera rapporteringssystemet på portalen, fixa tidpunkten och kvaliteten på rapporteringen. Den personalhandläggare som lämnat in en sådan idé kommer inte att prissättas.

För att portalen ska fungera normalt är det nödvändigt att vidta åtgärder för att säkerställa säkerheten och skyddet av åtkomstkanaler till denna informationsresurs. Om personaltjänstemän inte förutser detta får de motstånd från säkerhetstjänsten och om det inte finns riskerar de helt enkelt att skada sitt företag. Därför, om externa leverantörer är inblandade i genomförandet av detta projekt, för att få teknisk support på distans, samtidigt med att du undertecknar kontraktet, bör du underteckna ett avtal eller en skyldighet om icke-utlämnande av personuppgifter och information som publiceras på din portal.

Efter godkännandet av detta projekt, tilldelningen av medel och förvärvet av alla nödvändiga komponenter, installerade vi denna resurs på servern, och ytterligare arbete delades upp i flera steg.

I det första skedet moderniserades den färdiga strukturen som föreslagits av utvecklaren av oss med hjälp av konstruktören inbäddad i systemet och fylld med innehåll. Därefter integrerades moderorganisationens användare i portalsystemet.

I nästa steg fungerade företagsportalen i testläge. Under provdriften anpassades portalfunktionerna utifrån de behov som företagets strukturella divisioner har för att optimera affärsprocesser. Med medverkan av en IT-specialist kompletterades portalen med nya funktioner och lösningar.

Det tredje steget är att ansluta fjärranvändare från filialer. Därmed ville vi successivt bilda en helhetsuppfattning om pågående affärsprocesser bland alla medarbetare och öka varje medarbetares känsla av att tillhöra de uppgifter som företaget genomför.

Faktum är att nu ett virtuellt kontor för företaget skapas, dit anställda kan ta sig från var som helst och när som helst.

Är du ständigt sen? Vi ska visa dig!

Om någon tror att det räcker att skaffa utrustning, distribuera ett system med sidor, funktioner och tjänster på den, och allt kommer att vända, vända, alla kommer att bli lyckliga ägare av ett verktyg från personalavdelningen, då har han fel.

Utöver olika tekniska problem kan det finnas svårigheter förknippade med att förändra den interna företagskulturen. Liksom alla innovationer kräver portalen att man anpassar medarbetarnas uppfattning för att använda dess förmåga på jobbet. Alla är vana vid att arbeta "som tidigare", och det kommer att ta tid för fler arbetare att förstå fördelarna med det system som implementeras.

Eftersom processen att förändra företagskulturen är en ganska lång sak, försöker vi redan nu använda alla former och metoder för att "bädda in" portalen i företagets liv. Vi undviker "under huven"-metoder, men kompletterar denna resurs med bekväma tjänster och integrerar gradvis användningen av portalen i reglerna och förordningarna. Till exempel skickade vi för inte så länge sedan ett meddelande från portalen till alla anställda: ”Är du ständigt sen? Vi kommer att visa dig!..." Rapporter registrerade en ökning av antalet besök. Anställda skyndade för att titta – införs straffåtgärder för att komma för sent till jobbet? Efter länken hittade de nyheten att en ny tjänst har lagts till på företagsportalen - kollektivtrafikstråk, som ska visa dem hur man tar sig snabbare från punkt A till punkt B.

Vi kom till slutsatsen (oavsett hur äcklade vi är) att anställda skulle vara mer villiga att gå till företagsportalen för att studera menyn i matsalen än "presentationen av strategiska uppgifter extrapolerade mot bakgrund av konvergensen av ekonomiska baser, och klusterfokusanalys av den moderna ekonomins existentiella symboler", till exempel. Anställda är människor och människor vill ha erkännande. Därför organiserade vi ett tillfälle att berätta för de som önskade om våra hobbyer, gav alla möjlighet att uttrycka sin "auktoritativa åsikt" i ett antal frågor, satte upp en hedersnämnd med fotografier.

Gradvis, tillsammans med alla dessa externa attribut, fylls portalen med komponenter som är mycket viktigare för affärsutveckling. Våra partners har redan blivit intresserade av denna lösning - de lockar oss att utbyta erfarenheter för att implementera samma verktyg.

• Företagskultur

Nyckelord:

1 -1

En företagsportal är ett automatiserat system för att hantera interna informationsresurser i en organisation, såväl som för kollektivt arbete med projekt, uppgifter, dokument och kommunikation mellan anställda och företagskunder.

Företagsportaler kan installeras både på företagsservrar och i molnet. Eftersom företagsportalen är en enda resurs för att aggregera och arbeta med information, kan den säkert kallas ett internt företagssocialt nätverk med alla dess inneboende funktioner.

Huvudfunktioner för företagsportalen

Företagsportaler har blivit utbredda på grund av deras rika uppsättning funktioner som täcker nästan alla områden som är nödvändiga för samarbetet mellan anställda i organisationen. Först och främst är det:

• Intern och extern kommunikation

Med portaler kan du påskynda kommunikationsprocessen mellan anställda och med kunder tack vare de vanliga budbärarna och andra verktyg som vi känner till från sociala nätverk. Såsom "live feed", varningar osv. Möjligheten att skapa olika affärschattar för affärsområden eller projekt påskyndar processen för kommunikation och att fatta rätt beslut. Många portaler låter dig ringa telefonsamtal till de kollegor som inte är online. Moderna företagsportaler låter dig också kommunicera i arbetsgrupper och med företagets kunder om pågående projekt och lösa aktuella problem.

• Uppgifts- och projektledning

Uppgifter och projekt är en integrerad del av arbetsflödet i alla organisationer. I företagsportaler finns det som regel ett brett utbud av praktiska verktyg för att arbeta med dem. Börja med att sätta en uppgift, hantera kalenderdeadlines, delegeringsmekanismer, checklistor, färdiga mallar, sluta med olika konstruktörer och filter. Allt detta låter dig kontrollera att uppgifter slutförs i tid och utvärdera anställdas arbete och få relevanta rapporter från dem.

• Dokumentsamarbete

Funktionaliteten hos många företagsportaler gör det mycket bekvämt att arbeta med dokument. Skapa, redigera, lagra, ställ in åtkomstnivåer för dokument, etc. Samtidigt, mycket ofta, för att arbeta med ett dokument behöver du inte ladda ner det till din dator, utan ladda upp den uppdaterade versionen tillbaka efter att det är klart. Tredjeparts onlinetjänster som Google Docs och MS Office låter dig arbeta med dokument direkt på portalen. Företagsportalen låter dig enkelt dela dokument med kollegor, skapa externa länkar till dokument, både för åtkomst av kollegor och kunder.

• Planering och redovisning av arbetstid

En organisations prestanda beror till stor del på arbetsdisciplinen. Med hjälp av företagsportaler kan du hålla koll på de anställdas arbetstid. De kommer att markera början och slutet av arbetsdagen, samt alla typer av raster, frånvaro, affärsresor, etc. All denna information kommer att hjälpa till att optimera tiden som spenderas på projekt och uppgifter. Många portaler innehåller en bra uppsättning mötesverktyg. Massutskick av inbjudningar, schemaläggning av möten i kalendrar, samt avisering av alla deltagare och mötets resultat och uppgifter.

• CRM:Kunder och försäljning

Många företagsportaler erbjuder funktioner i CRM-system, vilket gör att du kan upprätthålla en databas med kontakter med kunder och partners som du samarbetar med. Möjligheten att spela in alla samtal och brev tillåter dig inte att missa de viktigaste ögonblicken, och försäljningstratten hjälper dig att spåra försäljningsavdelningens prestanda.

• HR:Personaladministration

Företagsportaler gör det enkelt att presentera och hantera strukturen i ett företag. All nödvändig information om anställda, såsom kontaktnummer, anknytningsnummer, e-post och så vidare, kommer alltid att finnas till hands. Det är lätt att se vem som är på arbetsplatsen, vem som är frånvarande, vem som är på tjänsteresa och vem som tillfälligt ersätter vem och vem som fyller år idag.

• Automatisering av affärsprocesser

Ingenting påskyndar företagets arbete och sparar tid, eftersom det görs av automatiserade affärsprocesser. Företagsportalen erbjuder att automatisera viktiga affärsprocesser som finns i företaget. Rutinmässiga operationer som tjänsteresor, semestrar, godkännande och betalning av fakturor kan utföras många gånger snabbare.

Vem behöver en företagsportal och varför?

Företagsportalen är först och främst ett mycket bekvämt verktyg för företag med ett stort antal distansanställda eller en filialstruktur. Där människor inte befinner sig inom samma kontor eller rör sig mycket på grund av deras verksamhet. Företagsportalen kan fungera som en mobil arbetsplats för dem. Men även för företag med fast personal och en enda plats kommer en företagsportal att vara mycket användbar av följande skäl:

1. Sparar arbetstid

Hitta och bearbeta den information du behöver snabbare. Kommunicera mer effektivt med kollegor och påskynda slutförandet av uppgifter.

1. Förbättra de anställdas produktivitet

Med hjälp av företagsportalen kommer alla alltid att vara medvetna om vad de behöver göra och inom vilken tidsram. Arbetsgrupper ska göra det möjligt att göra detta mer effektivt och all samlad kunskap kommer att samlas och överföras inom företaget.

1. Optimera affärsprocesser

Låt dina dokument och information bokstavligen flyga runt i din organisation istället för att krypa från kontor till kontor.

1. Få kontroll och hanterbarhet

Du kan alltid vara medveten om vem, var de är, vad de jobbar med och hur länge. Feedback från anställda kommer att bli mycket snabbare och effektivare.

1. Förbättra kvaliteten på förvaltningsbeslut och verksamhetens effektivitet

Att rapportera om att slutföra uppgifter och analysera de anställdas arbetsbelastning hjälper dig att fatta bättre beslut. Som ett resultat kommer kvaliteten på företagets arbete och dess konkurrenskraft att öka.

Val och implementering av företagsportal

För närvarande finns det kanske tre alternativ att välja mellan:

1. Köpa nyckelfärdig lösning
2. Företagsportal som molnlösning
3. Portalutveckling från grunden (anpassad lösning)

Vart och ett av alternativen har sina för- och nackdelar, så det slutliga beslutet beror på organisationens storlek, dess mål och genomförandemål.

Letar du efter verktyg för att effektivt samarbeta med ditt team?

Skicka en förfrågan om en kostnadsfri konsultation

Många stora företag har sina egna företagsportal. Detta betyder inte den officiella webbplatsen som skapats för att kommunicera med kunder och partners, utan företagets interna webbplats, avsedd exklusivt för dess anställda. Är det en lyx eller en verklig nödvändighet?

Låt oss börja med att företagsportalen inte precis är en webbplats, även om den ser ut som en sådan. Företagsportalens funktioner är bredare än funktionerna på den genomsnittliga webbplatsen. En sådan portal är ett webbgränssnitt som kombinerar funktionerna hos en informationsresurs, ett socialt nätverk och ett arkiv med dokument och andra filer. Vanligtvis är en företagsportal endast tillgänglig på organisationens interna nätverk (intranät) - en person "utifrån" kommer inte in i den.

Varför behöver ett företag en företagsportal? Först, han tillhandahåller kommunikation mellan olika avdelningar och divisioner i företaget minskar tiden det tar att överföra viktig information. Detta gäller särskilt för banker och andra organisationer som har många divisioner (inom samma stad eller i olika städer). Istället för att meddela varje gren av innovationerna kan du lägga ut informationen på företagsportalen så att alla får den i tid.

För det andra företagsportalen säkerställer effektiv kommunikation av anställda. Detta är särskilt viktigt när man arbetar med gemensamma projekt. Som i föregående fall kan varje anställd snabbt överföra den information som krävs till adressaten. Personalen har enkel tillgång till nödvändig data. Dessutom kompenserar det sociala nätverket som är integrerat i portalen för bristen på kommunikation mellan anställda - det är bättre att låta dem kommunicera på portalen om arbetsfrågor än att sitta på Odnoklassniki.

För det tredje, företagsportal underlättar dokumentflöde och rapportering. Med delad filvärd kan du ladda upp nödvändiga dokument direkt till portalen. Detta underlättar samarbetsredigering av dokument. Dessutom skadar aldrig en säkerhetskopia av arbetsmaterial.

Företagsportalen kan också användas för att utbilda och anpassa ny personal, stärka horisontella kopplingar mellan avdelningarna och minska behovet av tjänsteresor. Processen att arbeta i organisationen kommer att bli mer transparent. Detta är nödvändigt både för anställda (kännedom om detaljerna i företagets aktiviteter är en viktig komponent i motivationen) och för myndigheterna (det är lättare att kontrollera de anställdas arbete).

Företagsportaler har förstås också sina nackdelar. Utveckling, konfigurering och support och administration av portalen ska utföras av en kvalificerad specialist som behöver betalas. Lägg till detta den tid och pengar som spenderas på att utbilda anställda att använda portalen.

Också möjligt läckage av företagsdata till konkurrenter i händelse av ett portalhack. Ibland behöver konkurrenter inte ens använda en hackers tjänster - bara en skrupelfri anställd räcker för att "läcka" insiderinformation till konkurrenter mot en avgift. Så det är mycket viktigt att säkerställa maximal säkerhet för portalen - och detta är återigen en kostnad.

Det finns flera sätt att skapa en företagsportal. Kan beställas portalutveckling från grunden då kommer den bäst att uppfylla dina individuella krav. Men sådan utveckling är inte billig, tar mycket tid, plus att du måste betala utvecklare för löpande support. Burk köpa en färdig plattform, som måste slutföras för att passa dina behov - men för detta kommer troligen specialister med smal profil att behövas.

Därför föredrar de flesta företag köpa färdiga lösningar baserade på ett innehållshanteringssystem (CMS). Sådana system har ett intuitivt gränssnitt, så att efter installation och konfiguration av systemet av specialister kommer nästan alla anställda att kunna administrera företagsportalen. Han behöver inga kunskaper i programmering eller HTML-layout. Men detta betyder inte att portalen kan lämnas utan teknisk support - bara i det här fallet kommer det att kosta dig mindre.

Företagsportalen är effektivt system för intern kommunikation, vilket gör att du kan optimera affärsprocesser i stora företag med många anställda, avdelningar och filialer. Men om du har ett litet företag, vars hela personal ryms i två kontor, är en sådan portal osannolikt användbar för dig - spelet kommer inte att vara värt ljuset.

2. Efter överenskommelse.

• B2C (Business-to-Consumer) -Automatiserade e-handelssystem där en juridisk person (företag, organisation) agerar som säljare och en individ agerar som köpare.
• B2B (Business-to-Business) - Automatiserade e-handelssystem där juridiska personer (företag, organisationer) agerar som föremål för försäljnings- och köpprocesser.
• B2E (Business-to-Employee) - Interna system för att organisera arbetet för företagets personal, enskilda strukturer eller divisioner.

Företagsportaler B2C, B2B, B2E inkluderar företagsportaler EAP, EIP, EKP, men på basis av det senare är det möjligt att bygga andra mycket olika system.

Baserat på det föregående är företagsportalen utformad för att lösa följande huvuduppgifter:

1. Skapande av en informationsbas om företaget med ett system för att klassificera och utvinna information.
2. Tillhandahålla en enhetlig (vanlig webbläsare som inte kräver någon speciell klientprogramvara) personlig realtidsåtkomst till företagsinformation och applikationer till företagets anställda, såväl som auktoriserade kunder, leverantörer och partners till företaget, oavsett var de befinner sig.
3. Säkerställa lagarbete i realtid av företagets anställda, såväl som auktoriserade kunder, leverantörer och partners till företaget, oavsett var de befinner sig.

Första punkten löser frågan om inmatning, lagring och hämtning av information. I många företag överstiger antalet skåp och pärmar med olika information utspridda över olika avdelningar gränsen när det i allmänhet är möjligt att hitta den information som krävs (och ligger i en av mapparna i ett av skåpen på en av avdelningarna) i den tilldelade tiden. Och ännu värre, när du kan hitta föråldrad irrelevant information, acceptera den som relevant och använd den för att fatta beslut.

Andra punkten löser frågan om tillgång till information, tillgång som inte beror på territorium och tid på dygnet, utan är strikt personlig. Varje användare kan bara se och ta emot den information som han har fått tillgång till.

Tredje stycket löser det gemensamma arbetets uppgifter, de uppgifter som traditionella företagssystem inte kan lösa utan användning av internetteknologier, d.v.s. utan att använda företagsportaler. Dessa företagsportaler kan användas som separata delsystem av företagssystem, såväl som fristående applikationer.

Den enda begränsningen för företagsportalen är tillgången till Internet, men mobilt Internet och satellitinternet tar praktiskt taget bort alla territoriella begränsningar. Dessutom är företagsinformationsportalen en plattformsoberoende lösning som inte heller är beroende av hårdvara eller applikationer.

Ovanstående definitioner och de efterföljande problemen har praktiskt taget inga gränser. När allt kommer omkring, i princip, på grundval av en enhetlig webbläsare, kan du skapa ett företagsinformationssystem för ett företag av vilken storlek som helst. Dessutom skulle det kanske ha varit så om internetteknik hade dykt upp tjugo år tidigare.

Baserat på alla kända definitioner, typer av portaler och de uppgifter som är satta för dem kommer vi att ge följande allmänna och korta definition.

Företagsportalen är webb- en företagsportal som innehåller företagsinformation och tjänster och ger personlig åtkomst till dem för företagets anställda och andra auktoriserade användare.

I själva verket ställer denna definition bara upp två obligatoriska kriterier enligt vilka en ansökan kan klassificeras som en företagsportal:

1. webbgränssnitt
2. Personlig åtkomst

I alla andra avseenden ges fullständig frihet, vilket förklarar de många typerna och skalorna för företagsportaler.

Utöver den här artikeln kan du titta på ämnet för det aktuella avsnittet:
6 artiklar i avsnittet "Encyclopedia"
i avsnittet "Artiklar".
i avsnittet "Historik".
__________________