Descrierea postului unui ofițer de personal. Care sunt responsabilitățile unui ofițer de personal? Responsabilități funcționale suplimentare

Răspunde la întrebare:

Cerințele pentru responsabilitățile postului unui ofițer de personal sunt prevăzute în Directorul de calificare a posturilor pentru manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 21 august 1998 nr. 37 ( vezi mai jos în text ).

Responsabilitățile unui angajat HR pot varia în funcție de organizație. Undeva, funcționalitatea unui ofițer de personal poate fi extinsă la discreția conducerii.

De obicei, responsabilitățile unui angajat HR includ:

• Menținerea și evidența personalului întreprinderii și al diviziilor acesteia în conformitate cu forme unificate de documentație contabilă primară.
• Înregistrarea admiterii, transferului și concedierii salariaților în conformitate cu legislația muncii, regulamentele și ordinele conducătorului întreprinderii, precum și alte documente de personal stabilite.
• Formarea si intretinerea dosarelor personale ale angajatilor, efectuarea modificarilor acestora legate de activitatile de munca.
• Pregatirea materialelor necesare pentru calificare, certificare, comisii de concurs si nominalizarea angajatilor pentru stimulente si premii.
• Completarea, înregistrarea și stocarea cărților de muncă, calcularea vechimii în muncă, eliberarea certificatelor de activitate curentă și trecută a angajaților.
• Înregistrează în cărțile de muncă despre stimulente și premii pentru angajați.
• Introducerea de informații despre compoziția cantitativă, calitativă a lucrătorilor și mișcarea acestora în banca de date a personalului întreprinderii, monitorizează actualizarea și completarea în timp util a acesteia.
• Păstrează evidența acordării concediilor de odihnă angajaților, monitorizează pregătirea și respectarea programelor regulate de vacanță.
• Înregistrarea unui card de asigurare de pensie, alte documente necesare pentru atribuirea pensiilor angajaților întreprinderii și familiilor acestora, stabilirea beneficiilor și compensațiilor.
• Studierea cauzelor fluctuației de personal, participarea la elaborarea măsurilor de reducere a acesteia.
• Întocmirea documentelor după expirarea perioadelor stabilite de păstrare curentă pentru depozitare în arhivă.
• Efectuați lucrări de cules organizatii personalul cu profesiile solicitate,
  specialități și calificări.
• Participa la recrutarea, selectia si plasarea personalului.
• Efectuați un studiu și o analiză a postului și a calificărilor profesionale
  structurile de personal organizatiiși diviziile sale, au stabilit documentația privind
  evidențele de personal legate de recrutare, transfer, angajare și concediere
  angajaților, rezultatele certificării angajaților și evaluarea calităților lor de afaceri pentru a
  determinarea nevoilor de personal curente si viitoare, pregatirea propunerilor pentru
  ocuparea posturilor vacante si crearea unei rezerve pentru promovare.
• Participați la cercetarea pieței muncii pentru a identifica sursele de satisfacție
  nevoi de personal, stabilirea și menținerea legăturilor directe cu instituțiile de învățământ,
  contacte cu organizatii profil similar.
• Informați angajații organizatii despre posturile disponibile.
• Participați la elaborarea planurilor de muncă pe termen lung și actuale.
• Monitorizează plasarea și plasarea tinerilor specialiști și
  tineri muncitori în concordanţă cu profesia dobândită la instituţia de învăţământ şi
  specialitate, efectuând stagiile de practică, participând la lucrări de adaptare
  muncitori nou angajați pentru activități de producție.
• Participa la pregatirea propunerilor de dezvoltare a personalului, planificarea afacerii
  cariera, pregătirea și dezvoltarea personalului, precum și în evaluarea performanței
  Instruire.
• Participați la organizarea muncii, metodologice și informaționale
  asigurarea de calificare, certificare, comisii de concurs, înregistrarea acestora
  decizii.
• Analizați starea disciplinei muncii și a performanței angajaților
  organizatii Reglementările muncii, circulația personalului, participă la dezvoltare
  măsuri pentru reducerea cifrei de afaceri și îmbunătățirea disciplinei muncii.
• Monitorizează procesarea la timp a admiterii, transferului și concedierii
  angajaților, eliberând certificate despre activitățile lor curente și anterioare,
  respectarea regulilor de păstrare și completare a cărților de muncă, întocmirea documentelor pt
  stabilirea beneficiilor și compensațiilor, înregistrarea pensiilor salariaților și a altor stabilite
  documentația privind personalul, precum și introducerea informațiilor relevante în banca de date privind
  personal organizatii.
• Întocmește rapoarte prescrise.

Referitor la a doua întrebare:

Nu există o listă unică de documente care ar trebui să fie în departamentul de HR: fiecare organizație are propria sa. Cu toate acestea, Codul Muncii denumește documente a căror prezență este obligatorie în departamentul de personal (de exemplu, un contract de muncă, un program de vacanță, reglementări locale).

Prin urmare, documentele obligatorii ale departamentului de resurse umane includ:

1. Contract de munca.În baza art. 56 din Codul Muncii al Federației Ruse, un contract de muncă este un acord între un angajator și un angajat, conform căruia angajatorul se obligă să furnizeze angajatului muncă pentru o anumită funcție de muncă, să plătească salariul la timp și în întregime și salariatul se obligă să îndeplinească personal funcția de muncă determinată prin prezentul acord și să respecte regulile de rutină internă a muncii.

2. Înregistrări de lucru.În virtutea art. 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, acestea sunt documentul principal privind activitatea de muncă a angajatului și vechimea în muncă. Toți angajatorii (cu excepția angajatorilor - persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali) sunt obligați să țină carnetele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat pentru ei mai mult de cinci zile, dacă această muncă este cea principală pentru angajat. Vă reamintim că procedura de păstrare și păstrare a cărților de muncă este aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”. În același timp, corectitudinea înregistrării în cărți este determinată de Instrucțiunile de completare a cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.

3. Carnetul de chitanță și cheltuieli privind contabilizarea formularelor de carte de muncă și a inserărilor în acesta, precum și carnetul de evidență al mișcării muncii cărți și inserturi în ele. Aceste cărți trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului organizației și, de asemenea, sigilate cu sigiliu de ceară sau sigilate (clauza 41 din Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă).

4. Personal și program de vacanță. Obligația de a întocmi un program de vacanță este fără îndoială aceasta este menționată direct la art. 123 Codul Muncii al Federației Ruse. Dar Codul Muncii nu prevede menținerea obligatorie a unui tabel de personal, deși formularul său nr. T-3 a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

La 1 ianuarie 2013, a intrat în vigoare noua lege federală din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” și fiecare organizație are dreptul de a dezvolta propriile forme de documente contabile primare. Formularele unificate obligatorii vor rămâne doar pentru organizațiile bugetare.

Cu toate acestea, autoritățile de reglementare și instanțele solicită aproape întotdeauna acest document atunci când iau în considerare conflictele de muncă. Prezența unui tablou de personal și modificările acestuia ne oferă o justificare pentru concedierea lucrătorilor pentru a reduce numărul sau personalul lucrătorilor. Tabelul de personal va permite angajatorului să își bugeteze costurile pentru plata personalului.

5. Foaia de pontaj. O fișă de pontaj trebuie păstrată în fiecare organizație în baza art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, obligând angajatorul să înregistreze cu exactitate timpul de lucru lucrat de fiecare angajat.

6. Carduri personale și comenzi pentru personal. Formularele acestor documente sunt stabilite prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1. Este necesar un card personal (formularul T-2) din cauza cerințelor Regulilor pentru menținerea și stocarea cărților de muncă, întrucât angajatorul dublează înregistrările din carnetul de muncă din acesta și este obligat să familiarizeze salariatul cu fiecare astfel de înscriere (clauza 12). În plus, acest document conține datele personale ale angajatului, așa că ar trebui să fie stocat într-un seif, astfel încât persoanele neautorizate să nu aibă acces la el.

Comenzile (la angajare (formulare T-1, T-1a), la transfer (formulare T-5, T-5a), la promovare (formulare T-11, T-11a) etc.) sunt de asemenea obligatorii, deoarece pe baza acestora, angajatului i se acordă concediu, este trimis într-o călătorie de afaceri, departamentul de contabilitate calculează și efectuează plăți etc.

7. Comenzi privind principalele activități.În primul rând, astfel de comenzi trebuie păstrate separat de comenzile pentru personal, iar în al doilea rând, trebuie să aibă semnătura managerului și, în unele cazuri, vize de aprobare.

8. Fișele postului angajaților. Codul Muncii nu conține nicio mențiune despre fișele postului, deși acestea reprezintă un instrument integral pentru reglementarea relațiilor de muncă. Rostrud, în Scrisoarea nr. 3042-6-0 din 08/09/2007, a remarcat că acesta nu este doar un document formal, ci un document care definește sarcinile, cerințele de calificare, funcțiile, drepturile, responsabilitățile și responsabilitățile angajatului. Mai mult, acest departament a recomandat dezvoltarea acestora pentru fiecare post (inclusiv pentru cele vacante) disponibile în tabelul de personal, menționând că fișa postului poate fi fie o anexă la contractul de muncă, fie un document separat.

9. Jurnal de audit. Obligația de a păstra acest jurnal este stabilită de art. 16 din Legea federală din 26 decembrie 2008 nr. 294-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale întreprinzătorilor individuali în exercitarea controlului de stat (supravegherea) și controlului municipal”. Într-un astfel de jurnal, autoritățile de reglementare înregistrează inspecția efectuată. Formularul standard al revistei este aprobat prin Ordinul Ministerului Dezvoltării Economice al Rusiei din 30 aprilie 2009 nr. 141. Rețineți că revista trebuie să fie cusută, numerotată și certificată cu sigiliul unei persoane juridice sau al unui antreprenor individual.

10. Jurnal de bord pentru angajații care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația de trimitere (cererea nr.2). Jurnal de bord pentru angajații care sosesc la organizația la care sunt detașați(Anexa nr. 3). Obligația de a menține aceste registre este stabilită prin Procedura de înregistrare a angajaților care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația de trimitere și sosesc la organizația la care sunt trimiși, aprobată prin Ordin al Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 11 septembrie, 2009 Nr. 739n.

11. Reglementări locale. Acesta este un bloc de documente destul de mare, pentru că tocmai cu aceste acte angajatorul își reglementează activitățile și anumite procese din cadrul companiei. Cu toate acestea, reglementările locale pot exista sau nu în organizație. Cu toate acestea, există acte pe care angajatorul este obligat să le dezvolte și să le pună în aplicare în orice organizație:

- Reglementări interne ale muncii- primul și cel mai important act de reglementare local care reglementează procedura de angajare și concediere a salariaților, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile de bază ale părților la un contract de muncă, programul de lucru, perioadele de odihnă, stimulentele și penalitățile aplicate salariaților, precum și alte probleme care reglementează relațiile de muncă cu un anumit angajator (articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este solicitat în aproape orice tip de conflict de muncă.

- Reglementări privind remunerarea(în plus, este posibil să se întocmească o prevedere separată privind sporurile dacă nu există o secțiune privind sporurile, indemnizațiile și plățile suplimentare în reglementările privind remunerarea sau regulamentele interne de muncă). Este necesar în temeiul art. 135 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia sistemele de remunerare, inclusiv ratele tarifare, salariile (salariile oficiale), plăți suplimentare și indemnizații de natură compensatorie, inclusiv pentru munca în condiții care abate de la normal, sisteme de plăți suplimentare și stimulente sistemele de indemnizații și bonusuri sunt stabilite prin convenții colective, acorduri și reglementări locale.

- Reglementări privind stocarea și protecția datelor cu caracter personal. În virtutea art. 87 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul trebuie să aibă un act local care stabilește procedura de stocare și utilizare a datelor cu caracter personal ale angajaților.

Astfel, mai sus am enumerat toate documentele care ar trebui să fie în orice departament de HR. Există însă și cele care sunt dezvoltate și aprobate doar într-o anumită organizație, în funcție de specificul activității. Astfel, pe lângă reglementările locale, pot fi elaborate prevederi privind secretele comerciale, investigațiile oficiale, certificarea, perioadele de probă etc. În plus, în funcție de condițiile de muncă, un program de schimburi, o listă de posturi pentru angajații cu program de lucru neregulat și pot apărea contracte privind răspunderea financiară colectivă sau individuală etc.

1. formulare ale jurnalelor de înregistrare a documentelor;

În cursul activităților sale, organizațiile mențin diverse registre de contabilitate și înregistrare, inclusiv direct în serviciul de personal.

Păstrarea jurnalelor ajută, dacă este necesar, la facilitarea căutării informațiilor necesare sau la efectuarea unei selecții pentru orice analiză.

Pentru mai multe informații despre jurnale, scopul lor, întreținerea obligatorie și perioadele de păstrare, consultați tabelul de mai jos.

Exemple de design de reviste pot fi vizualizate urmând link-urile:

Necesar

Detalii în materialele Sistemului de Personal:

1. Răspuns:Cum se creează o listă de cazuri în serviciul de personal

Scopul nomenclatorului cazurilor

De obicei, lista de cazuri este compilată ca un singur document pentru întreaga organizație. Mai mult, include nomenclatoarele departamentelor individuale. De exemplu, birou, secretariat, departament financiar, departament administrativ, departament resurse umane.

Tipuri de liste de cazuri

Există trei tipuri de nomenclatură de caz: standard, aproximativă și individuală.

Nomenclatorul standard de cazuri oferă o listă obligatorie a dosarelor care sunt deschise în organizații similare. De regulă, nomenclatura standard este elaborată în instituțiile care au o rețea largă de organizații subordonate.

Nomenclatura aproximativă a cazurilor este similară ca scop cu nomenclatura standard. De asemenea, este dezvoltat pentru organizații de același tip, dar are doar un caracter consultativ. Aceasta înseamnă că întreprinderile din subordine au dreptul de a decide singure dacă acceptă documentul ca eșantion sau își dezvoltă propria schemă de flux de lucru.

Fiecare organizație elaborează o nomenclatură individuală de cazuri. În acest caz, titlurile de caz și perioadele de stocare a documentelor sunt transferate complet către acesta din nomenclatura standard sau aproximativă. Dacă o organizație nu are o nomenclatură standard sau aproximativă a cazurilor, ea dezvoltă independent o nomenclatură individuală.

Aceste tipuri de nomenclaturi de cazuri sunt prevăzute în Instituția de învățământ bugetară de stat aprobată de Duma de Stat.

Termenele limită pentru aprobarea listei de cazuri

Nomenclatorul cazurilor trebuie elaborat și aprobat în organizație la sfârșitul fiecărui an calendaristic și pus în vigoare din ianuarie a anului următor. De regulă, serviciul de gestionare a evidențelor organizației (oficiu, secretariat) este responsabil de elaborarea nomenclaturii. Sarcina principală a conducerii oficiale a acestei unități structurale este de a colecta părți ale viitoarei nomenclaturi unificate de la toate departamentele organizației, de a le rezuma, de a face modificările necesare și de a da documentului forma stabilită. Apoi, documentul trebuie convenit cu comisia de experți a companiei și cu serviciul de arhivă (în organizație este creată o comisie de experți pentru a determina valoarea documentului și este formată, de regulă, din angajați cu normă întreagă). După ce proiectul de nomenclator de cauze primește avizul specialiștilor, șeful serviciului management birou trebuie să-și pună semnătura pe acesta. În versiunea finală, documentul trebuie să fie aprobat de șeful organizației, punând pe el o ștampilă de aprobare.

Nomenclatorul afacerilor serviciului personal

Completarea listei de cazuri

Completați coloanele în următoarea secvență - Nr. 1, Nr. 2, Nr. 4, Nr. 5. Introduceți datele în coloana nr. 3 ultima, și anume la sfârșitul anului calendaristic, când numărul exact de stocare unități (volume, mape, cărți, reviste) devine cunoscute).

Coloana nr. 1 a listei de cazuri

În coloana nr. 1 a nomenclatorului se înscrie indicii fiecărui caz. Indexul este format din două părți: numărul (codul) unității structurale în conformitate cu tabelul de personal al organizației și numărul de ordine al cazului format în serviciul de personal. Indicii cazurilor sunt indicați cu cifre arabe. De exemplu, 05-07, unde 05 este codul serviciului de personal conform tabelului de personal, 07 este numărul de ordine al cazului (dosarului) conform nomenclatorului cazurilor. Separați grupurile de numere index cu o cratimă. Ulterior, transferați indexurile cazurilor din nomenclatură pe cotoarele mapelor (legatoare), iar la depunerea cazurilor la arhivă, pe coperta carcasei. Cazurile care conțin probleme care nu au fost rezolvate în decurs de un an ar trebui incluse în lista anului următor cu același indice. Astfel de cazuri includ, de exemplu, carduri personale, cărți de muncă și jurnale contabile.

Coloana nr. 2 a listei de cazuri

În coloana nr. 2 a nomenclatorului, indicați rubricile fișierelor (dosarele) tuturor documentelor cu care lucrați (intrare, ieșire, interne), precum și materiale de referință și înregistrare (fișiere, jurnale (cărți) pentru contabilitate și emitere. documente). Nu includeți titlurile publicațiilor tipărite (buletine, tarife și alte materiale de referință) în nomenclatură.

Aranjați titlurile cazurilor într-o anumită secvență. Această secvență depinde de importanța documentelor incluse în caz. Mai întâi, enumerați titlurile cazurilor care conțin documentație organizatorică - Reglementări privind departamentul de resurse umane și fișele posturilor angajaților,. În continuare, introduceți rubricile dosarelor care conțin documentație administrativă - ordine privind angajarea, transferul și concedierea angajaților, penalități, stimulente, călătorii de afaceri. Indicați apoi rubricile cazurilor cu documentație contabilă și de referință - grafice de personal, carduri personale, programe de vacanță, jurnalele de bord pentru angajații trimiși în călătorii de afaceri etc. Completați lista cu corespondența internă oficială (rapoarte, note explicative, reprezentări).

Sfatul editorului : dupa ce enumerati titlurile tuturor cazurilor existente in nomenclator, in coloana nr.1 mai puneti cativa indici ca numere de rezerva, iar in coloana nr.2 lasati spatiu liber. Acest lucru este necesar pentru a lua în considerare cazuri noi, neprevăzute anterior, care pot apărea în serviciul de personal în cursul anului.

Coloana nr. 4 din nomenclatorul cauzelor

În coloana nr. 4 a nomenclatorului, indicați perioada de păstrare pentru fiecare dosar și numerele articolelor corespunzătoare, așa cum au fost aprobate. La completarea acestei rubrici, rețineți că nomenclatorul trebuie să conțină rubricile tuturor dosarelor deschise în cursul anului. În același timp, introduceți în nomenclator dosarele personale ale angajaților, indiferent de numărul acestora, ca un singur fișier sau ca două fișiere, de exemplu, „Fișele personale ale angajaților din conducere” și „Fișierele personale ale angajaților”. La baza acestei diviziuni se află diferite perioade de stocare: dosarele personale ale managerilor sunt stocate permanent, iar dosarele personale ale angajaților au o perioadă limitată - 75 de ani (lista aprobată). Ca un lucru, includeți cardurile personale ale angajaților, precum și cărțile de muncă, în nomenclator. O materie independentă în nomenclatură va fi fiecare jurnal sau carte contabilă ținută de departamentul de personal.

Coloana nr. 5 a listei de cazuri

În coloana nr. 5 a nomenclatorului, faceți notițe despre înființarea cazurilor, despre transferul cazurilor, despre repartizarea dosarelor pentru distrugere, despre persoanele responsabile cu formarea dosarelor, despre transferul cazurilor către o altă organizație, etc. De exemplu, o notă poate arăta astfel: „Cazul a fost deschis 13.01.06”, „Documentele originale sunt stocate în departamentul general”, etc. Astfel de mărci pot fi plasate pe toată perioada de valabilitate a articol.

Înregistrare sumară a numărului de cazuri

La sfârșitul anului calendaristic, serviciul de gestionare a evidențelor organizației (un alt serviciu responsabil cu întocmirea nomenclatorului dosarelor) trebuie să întocmească o evidență finală a numărului de dosare deschise (volume, părți) de stocare permanentă și temporară (GSDOU, aprobat). ).

Nina Kovyazina,
Director adjunct al Departamentului de Educație și Resurse Umane al Ministerului Sănătății din Rusia

2. Răspuns:Ce registre contabile și de înregistrare trebuie să fie păstrate în serviciul de personal

Tipuri de reviste

În cursul activităților sale, organizațiile mențin diverse registre de contabilitate și înregistrare, inclusiv direct în serviciul de personal. În general, toate jurnalele au ca scop păstrarea înregistrărilor și structurarea oricăreia dintre următoarele:

Păstrarea jurnalelor ajută, dacă este necesar, la facilitarea căutării informațiilor necesare sau la efectuarea unei selecții pentru orice analiză. De exemplu, puteți determina rapid când a venit ultima dată un inspector de la Rostrud.

Toate jurnalele de contabilitate și înregistrare utilizate de serviciul de personal pot fi împărțite:

• obligatoriu pentru intretinere;
• la recomandat.