Fișa postului secretarului grefierului în căminul cultural. Descrierea postului unui secretar-grefier: care sunt îndatoririle și drepturile secretarului? Care este meseria unei secretare?

Secretarul de birou îndeplinește o funcție importantă în orice întreprindere: într-o școală, într-o grădiniță, într-o organizație comercială, într-o administrație municipală, în instanță etc. Prin urmare, angajatorii au cerințe speciale pentru alegerea sa. Cum reglementează fișa postului munca unui astfel de angajat? Ce îndatoriri ar trebui să îndeplinească și ce responsabilități are? Să ne uităm la aceste întrebări în continuare.

Exemplu de fișă tipică a postului pentru un secretar de serviciu

Funcția principală a secretarului grefierului este de a fi asistent al managerului. Este munca acestui angajat care determină cât de competent va fi întocmit programul de lucru al managerului, directorului, adjunctului etc. El înregistrează clar toate întâlnirile, pregătește documentația pentru rezolvarea problemelor de afaceri, primește corespondență, apeluri etc. majoritatea companiilor, aceasta înseamnă combinarea a două posturi deodată: direct la secretar și manager de birou. Adesea, acest angajat trebuie să cunoască limbi străine. Este important ca un specialist HR să aibă un eșantion de instrucțiuni standard pentru astfel de angajați, așa că vă sugerăm să luați în considerare conținutul documentului standard.

Prevederi generale

În documentul tip care reglementează procedura de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu, secretarul și funcționarul aparțin categoriei „muncitorilor tehnici”. Superiorul său imediat este directorul general. Cerințe de bază:

având cel puțin studii medii de specialitate;
un an de experiență;
angajatul trebuie să cunoască elementele de bază ale programelor de calculator – word, excel etc.;
trebuie să dețină organizarea muncii de birou.

În funcție de nevoile lor, organizațiile pot extinde lista de cerințe din fișa postului pentru un secretar de serviciu. De exemplu, pentru un astfel de angajat în instanță, sunt prezentate cerințe suplimentare pentru abilitățile de tastare de mare viteză, inclusiv. dactilografiate, ai nevoie si de capacitatea de a manevra orice tip de echipament care poate fi folosit in sala de judecata etc.

Responsabilitățile postului

Conform fișei standard a postului, secretarul grefier este obligat să:

primiți vizitatori și urmăriți orele de primire;
primiți apeluri și corespondență;
acceptați documentația și trimiteți-o managerului dumneavoastră pentru semnătură;
întocmește diverse solicitări, efectuează lucrări tehnice privind organizarea programului de lucru;
organizați călătorii de afaceri pentru șeful dvs. - cumpărați bilete, rezervați hoteluri etc.;
executa ordinele personale ale supervizorului tău imediat etc.

Prevederile de bază pot fi ajustate în funcție de nevoile organizației: pentru organizațiile comerciale, aceasta este nevoia de cunoaștere a limbilor străine, iar pentru un secretar în domeniul medical, cunoștințe de terminologie etc.

Drepturi

Pe lângă atribuțiile secretarului grefier, fișa postului conține informații despre ceea ce are dreptul secretarul grefier. De exemplu, drepturile sale includ decizia de a nu începe să-și îndeplinească îndatoririle imediate dacă există cea mai mică amenințare la adresa vieții sau sănătății sale. De asemenea, este liber să ia decizii în mod independent în limitele competenței sale și să facă propuneri raționale pentru a-și îmbunătăți condițiile de muncă - achiziționarea de noi echipamente de birou etc.

Responsabilitate

Instrucțiunile pentru îndeplinirea sarcinilor oficiale directe ale secretarului grefierului conțin avertismente cu privire la responsabilitate. De exemplu, un secretar-grefier este responsabil pentru: rezultatele deciziilor luate în mod independent, pentru divulgarea secretelor comerciale etc. Există și responsabilitatea pentru încălcări ale siguranței, pentru întârziere, absenteism, abuz de autoritate etc.

Conditii de munca

Condițiile de lucru din fișa postului pentru un secretar de serviciu sunt prescrise individual în fiecare organizație, dar nu trebuie să contravină prevederilor de bază ale Codului Muncii al Federației Ruse și să nu încalce drepturile și libertățile angajatului.

Descrierea postului pentru inginer energetic

Dacă personalul unei organizații sau întreprinderi asigură o astfel de poziție ca inginer energetic, apare sarcina - de a crea...

Fișa postului secretarului-asistent - drepturi și responsabilități

Un asistent secretar este un asistent manager care trebuie să aibă o gamă largă de cunoștințe și abilități pentru a...

Descrierea postului de administrator de sistem

Munca unui administrator de sistem depășește un anumit loc de muncă și afectează activitățile întregii organizații...

Descrierea postului de depozitar depozitar

Depozitul este considerat o facilitate cheie în producție. Iar cel mai important angajat din acest departament poate fi numit...

Descrierea postului de director tehnic

Multe afaceri sunt împărțite în mai multe departamente. Fiecare dintre aceste departamente trebuie să aibă propriul său lider...

Descrierea postului pentru Office Manager

Fișa postului reglementează atribuțiile și atribuțiile angajatului. Acest document este elaborat pentru subalterni de către șeful departamentului sau...

Ce ar trebui să facă orice organizație, indiferent de specificul și domeniul său de activitate? Desigur, păstrați documentația. Fluxul de documente este ceea ce are orice instituție, așa că este clar de unde provine și de ce este importantă o astfel de profesie ca funcționar.

Poziție importantă

Mulți spun că nu are rost să angajezi un funcționar dacă există deja o secretară sau chiar mai multe secretare în personal. Această abordare este absolut greșită, deoarece responsabilitățile acestor două profesii complet diferite includ îndeplinirea unor sarcini diferite: secretarul trebuie să ajute la monitorizarea programului managerului, să răspundă la apeluri, să aducă cafea, să efectueze mici comisioane, iar responsabilitățile funcționarului includ controlul asupra tuturor. documentația organizației.

Control documentar complex

Funcționarul responsabil nu trebuie doar să controleze circulația documentelor în organizație, el este și principalul îngrijitor al arhivei. Responsabilitățile grefierului includ următoarele funcții:

Efectuarea corespondenței de afaceri pentru conducere;
formarea unei baze de documentare structurată;
monitorizarea punerii în aplicare a prevederilor specificate într-un anumit document.

Contabilitatea corespondenței (atât la intrare, cât și la ieșire) este, de asemenea, responsabilitatea funcționarului.

Diferențele de responsabilități în companiile mici și mari

După cum arată practica, cu cât organizația este mai mare, cu atât mai mulți funcționari vor fi în personal. În organizațiile mici, în care pur și simplu nu este posibil să angajați un funcționar, dar nu se poate face fără serviciile sale, acestea atrag o persoană care va ocupa postul de secretar-grefier. Responsabilitățile unui secretar-grefier, așa cum este deja clar, sunt un amestec al responsabilităților acestor două posturi. O persoană are suficient timp pentru a face față tuturor, deoarece fluxul de documente în întreprinderile mici nu este la fel de bogat și variat ca în mega-companii.

Cerințe specifice care pot fi prezentate unui potențial angajat

Responsabilitățile funcționarului depind de specificul activităților organizației. De exemplu, organizațiile internaționale sau companiile care au parteneri străini pot solicita funcționarilor lor să traducă corespondența, de exemplu, din engleză și invers.

O persoană cu experiență în muncă este adesea angajată pentru o astfel de poziție, pentru că aici trebuie să ai un nivel ridicat de perseverență și să fii o persoană cu adevărat scrupuloasă cu câțiva ani de practică în spate. Tinerii care tocmai au absolvit instituțiile de învățământ în acest domeniu și care nu au experiență ar trebui să încerce să impresioneze un potențial viitor angajator cu dorința lor de a munci, atunci poate că există șansa de a obține un astfel de post chiar și într-o organizație mare, promițătoare.

Trebuie să înțelegeți specificul activităților companiei, cu documentația cu care va trebui să lucrați. O cunoaștere destul de profundă a cadrului legislativ care guvernează întreprinderea este, de asemenea, un mare plus pentru un potențial angajat.

Ce organizații nu se pot descurca fără funcționari?

Postul de funcționar este întotdeauna disponibil în școlile și grădinițele din orașele mari. Acest lucru se datorează faptului că este imposibil să faci fără o persoană care poate ține evidența întregii documentații și, dacă este necesar, să furnizeze imediat oricare dintre documentele stocate.

Responsabilitățile unui funcționar într-o școală sunt ușor diferite de responsabilitățile unui funcționar, de exemplu, într-o organizație comercială. Aici se va lucra cu documentele fiecărui student. La sfârșitul perioadei de raportare, va trebui să trimiteți informații despre munca depusă. Este mai bine dacă o persoană care lucrează în astfel de organizații poate găsi cu ușurință un limbaj comun atât cu copiii, cât și cu părinții lor, deoarece problemele în gestionarea documentelor și prezența inconsecvențelor care trebuie clarificate sunt destul de frecvente.

Orice grădiniță mare are și propriul său funcționar. Responsabilitățile postului de aici sunt similare cu cele ale angajaților din acest profil din școli. Acest lucru se explică prin concentrarea uniformă a activităților unor astfel de organizații publice sau private. Astfel de instituții își doresc și un funcționar responsabil și calificat care să lucreze pentru ele. Responsabilitățile acestui specialist în grădiniță rămân aceleași: lucrul cu baza de documente și arhive.

Câteva calități personale pe care un bun funcționar ar trebui să le posede

O persoană care vrea să devină un deținător de evidențe de înaltă clasă trebuie să aibă o memorie foarte bună. Emoționalitatea este un dușman care trebuie luptat și împiedicat să permită schimbărilor de dispoziție să afecteze cumva performanța la muncă.
Toleranța este o adevărată comoară pe care ar trebui să o aibă un funcționar. Responsabilitățile sale de serviciu sunt completate de funcția de a explica multor oameni „dintr-o privire” semnificația multor documente și importanța fiecărei „frunze”, fără de care va fi imposibil să se realizeze vreo dorință.
Autocontrolul este la fel de important ca toleranța. În acest domeniu, apar destul de des situații care pot enerva o persoană nepregătită. Trebuie să te controlezi constant.
Abilitățile de comunicare în afaceri vă vor ajuta să rezolvați rapid problemele în curs cu oamenii care lucrează în aceeași organizație sau care au contacte de afaceri cu compania.
Organizare la nivel de manie. Într-adevăr, un bun funcționar nu amână niciodată chestiunile și documentele „pentru mai târziu”, pentru că înțelege perfect că acest lucru poate duce la greșeli sau la un haos total, care nu ar trebui să fie permis în lucrul cu documentele sub nicio formă.

Munca de secretară este minuțioasă și responsabilă, necesitând muncă pregătitoare serioasă și caracteristici individuale extraordinare: inteligență, calm, calm și dăruire. O persoană care este capabilă să facă față funcției de secretar-grefier este adesea un om de familie exemplar, iar șeful respectă un asistent atât de valoros fără nicio vulgaritate. Fișa postului, care este destinată secretarului grefierului, este întocmită cu deosebită scrupulozitate.

Ce este o descriere a postului?

O fișă a postului este unul dintre documentele principale pentru un angajat, care descrie în detaliu obligațiile, responsabilitățile, programul subordonat și interschimbabilitatea acestuia. Datorită acestei documentații, limitele responsabilităților secretarului - funcționar, inginer și alți angajați ai organizației sunt clar definite și sunt asigurate condiții favorabile procesului de lucru. În fiecare companie trebuie întocmite instrucțiuni pentru managerul de departament.

Persoanele care elaborează și aprobă documente precum Fișele postului trebuie să verifice cu atenție respectarea tuturor punctelor și standardizărilor legislației muncii. În acea situație, dacă se ține un proces între șef și angajat în instanță, atunci dacă actele sunt întocmite greșit, instanța va lua o decizie în favoarea salariatului.

Angajatorul sau adjunctul acestuia aprobă fișa postului. În cazul unei rețele de sucursale, documentul se aprobă de către directorul sucursalei. Totuși, aici este îndeplinită o condiție importantă: clauza corespunzătoare trebuie să fie indicată în împuternicirea directorului. În mod ideal, fișa postului este elaborată de șeful departamentului, deoarece acesta este cel care cunoaște complexitatea activităților angajaților săi. Acest tip este perfect pentru o organizație mare în care a fost creat un departament de secretariat și există un șef desemnat al acestui departament. Pentru organizațiile mai mici unde lucrează un singur secretar, raportând direct directorului organizației, iar instrucțiunile sunt întocmite de specialiști din cadrul departamentului de personal.

Acest tip de document pentru un secretar-grefier este agreat și avizat de următoarele sisteme organizatorice: departament juridic, departament muncă, specialiști departament personal etc.

Prevederi prescrise

Dupa dezvoltare si aprobare se pune in functiune cu comanda corespunzatoare. Elementele necesare includ:

Data la care a fost introdus documentul.
Poziția angajatului care răspunde de completarea documentației.
Anularea unei instrucțiuni învechite.

În fiecare caz, diverse articole se încadrează în lista de obligații ale secretarului-grefier, totuși, cel mai bine este să luăm ca bază standardizarea deja dezvoltată de la Ministerul Muncii. Pentru dreptate, este de remarcat faptul că toate informațiile conținute acolo sunt consultative.

Înainte de a începe elaborarea unei fișe a postului, este descrisă postul de secretar-grefier. Aici ar trebui să oferiți o descriere clară a tuturor cerințelor care sunt prezentate angajatului. Cerințele obligatorii includ:

Dispoziții generale. Aici sunt scrise titlul complet al postului și unitatea structurală, obligațiile și obiectivele, un program subordonat, procedurile pentru numiri și concedieri, documentația de reglementare, vechimea în muncă, abilitățile și cunoștințele.
Responsabilitățile postului. Lista activităților desfășurate de angajat este descrisă în detaliu. Fiecare companie pune provocări diferite. În plus, toate sunt împărțite în categorii. De exemplu, cerințe pentru pregătirea și executarea documentației; organizarea procesului de lucru cu documentatie etc. Puteți găsi adesea următoarele obligații ale unui secretar-grefier într-o organizație: va fi introdus fluxul de documente al companiei; procesează corespondența de intrare și de ieșire; apelurile telefonice sunt redirecționate; urmărește executarea la timp a documentației în companie; se păstrează arhivele etc.

Drepturi. Descrie puterile angajatului care sunt folosite în îndeplinirea cu eficiență maximă a responsabilităților sale de serviciu.
Responsabilitate. Acest alineat prevede măsura răspunderii individuale a salariatului în cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii necorespunzătoare a obligațiilor sale. De asemenea, oferă criterii în funcție de care sunt evaluate calitatea și eficacitatea activităților sale.
Relații. Sunt prescrise toate sursele de informare puse la dispoziție angajatului în procesul de îndeplinire a obligațiilor sale. Dacă obligațiile angajatului includ activități cu companii terțe, atunci acest lucru trebuie să fie indicat în același alineat.
Aplicație. Acest articol nu este obligatoriu, însă, dacă este prezent, angajatului îi va fi mai ușor să-și îndeplinească obligațiile în procesul de muncă cât mai eficient posibil. Aici pot fi înregistrate diverse materiale din director, inclusiv documentație, protocol, mostre scrise, amprente de sigiliu etc.

O fișă a postului, dacă este bine și competent dezvoltată, este un document pe termen lung. Se poate modifica dacă este necesar, făcând o ajustare semnificativă a obligațiilor secretarului-grefier, de exemplu, împreună cu o schimbare structurală în legislația muncii, standardizarea de stat și alte documente de reglementare.

Este de remarcat faptul că toate obligațiile secretarilor în diferite etape sunt similare între ele, cu toate acestea, este dificil să se realizeze un set specific, detaliat de obligații, prin urmare activitățile sale sunt reglementate de un document de reglementare, care trebuie respectat cu strictețe, nu numai de angajat, dar și de angajator însuși.

Fișa postului secretarului conține cerințe pentru calificarea salariatului, stabilește procedura de subordonare, numire și concediere a acestuia. Documentul descrie responsabilitățile funcționale, drepturile angajatului și responsabilitățile acestuia. Atribuțiile secretarului sunt determinate de specificul organizației.

Exemplu de fișă tipică a postului pentru secretarul unui manager

eu. Prevederi generale

1. Secretarul face parte din categoria „interpreți tehnici”.

2. Secretarul raportează direct directorului general/șefului unității structurale.

3. Numirea sau revocarea secretarului se realizează prin ordin al directorului general.

4. În funcția de secretar este numită o persoană cu cel puțin studii medii și cel puțin un an de experiență într-o funcție similară.

5. În absența secretarului, îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile sunt transferate altui funcționar, așa cum este raportat în ordinul organizației.

6. Secretarul trebuie să știe:

structura organizatorica;
norme de comunicare în afaceri și etichetă;
organizarea muncii de birou;
elementele de bază ale legislației civile și ale muncii a Federației Ruse;
reguli de funcționare a echipamentelor organizatorice și informatice;
programe aplicative (Word, Excel etc.);
dactilografiat;
reguli de protectia muncii, siguranta, protectia impotriva incendiilor.

7. Secretarul în activitatea sa este îndrumat de:

Carta organizatiei;
legislația Federației Ruse;
regulamentul intern al muncii, alte acte de conducere ale organizației;
comenzi și instrucțiuni de la conducere;
această fișă a postului.

II. Responsabilitatile postului de secretar

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții funcționale:

1. Primește vizitatori.

2. Primește și transmite către manager documente și declarații personale spre semnare.

3. Primește corespondența trimisă managerului spre considerare. În conformitate cu decizia luată, acesta este trimis către unități structurale sau persoane specifice pentru utilizare în activitatea lor.

4. Efectuează comunicarea folosind mijloace de comunicare, înregistrează și transmite informații oficiale către manager.

5. Desfășoară activități legate de suportul tehnic și organizatoric pentru activitatea managerului.

6. Întocmește cereri, scrisori și alte documente în numele managerului.

7. Implicat in pregatirea intalnirilor si intalnirilor organizate de manager. Colectează informațiile necesare, înregistrează, informează participanții despre locul, ora întâlnirii și ordinea de zi. Conduce și întocmește procesele verbale ale întâlnirilor.

8. Organizează deplasări de afaceri pentru manager: cumpără bilete, închiriază transport, spații.

9. Monitorizează implementarea de către angajați a organizării instrucțiunilor și comenzilor din partea conducerii.

10. Formează dosare, asigură securitatea documentelor, le transferă în arhivă în termenul stabilit.

11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.

III. Drepturi

Secretarul are dreptul:

1. Luați decizii independente în limitele competenței dumneavoastră.

2. Nu începeți să vă exercitați puterile dacă există un pericol pentru viață sau sănătate.

3. Solicită conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale, siguranța bunurilor materiale și a documentelor.

4. Primiți informații oficiale în întregime pentru a-și îndeplini atribuțiile.

5. Trimiteți propuneri de raționalizare către management pentru îmbunătățirea activităților organizației și a propriei activități.

6. Informați managerul despre deficiențele identificate în activitățile organizației, faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

7. Primește de la angajații diviziilor structurale materialele necesare și explicații cu privire la motivele încălcării termenelor limită și calitatea îndeplinirii sarcinilor și instrucțiunilor de management.

IV. Responsabilitate

Secretarul este responsabil pentru:

1. Efectuarea reprezentării neautorizate a intereselor și întâlnirilor organizației.

2. Rezultatele deciziilor luate, acțiuni proprii.

3. Efectuarea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale.

4. Încălcarea cerințelor documentelor de conducere ale organizației.

5. Manipularea ilegală a informațiilor personale, transferul de informații confidențiale, secrete comerciale.

6. Cauzarea de daune organizației, angajaților acesteia, contractorilor sau statului.

7. Încălcarea cerințelor privind disciplina muncii, a reglementărilor interne de muncă, a standardelor de siguranță și a protecției împotriva incendiilor.

8. Încălcarea etichetei și a standardelor de comunicare în afaceri.

Secretarul ședinței de judecată

Secretarul instanței este funcționar public și lucrează numai în instanțe. El asigură munca documentară a judecătorului, procese și participă la ședințe. Acest funcționar îndeplinește următoarele responsabilități funcționale:

1. Colectează și pregătește materialele de caz pentru a fi examinate la o ședință de judecată.

2. Păstrează procesul-verbal al ședinței de judecată.

3. Pregătește și trimite citații, convoacă participanții la ședință.

4. Pregătește cauzele în justiție în conformitate cu cerințele legale.

Grefier secretar

Secretarul grefier este un funcționar care gestionează fluxul de documente al organizației. Sarcinile sale includ:

1. Conducerea convorbirilor telefonice si lucrul cu clientii.

2. Monitorizarea indeplinirii la timp a obligatiilor consemnate in documente.

3. Înregistrarea și prelucrarea corespondenței.

4. Traducerea documentelor și a corespondenței dintr-o limbă străină.

5. Mentinerea unei arhive de documente.

Un secretar de serviciu la o întreprindere este un post destul de căutat, al cărui post vacant este adesea anunțat de angajatori. Acest angajat îndeplinește funcții destul de importante în procesarea unor volume mari de diverse documentații. Fiecare întreprindere are un flux de documente care necesită o procedură de înregistrare și stocare a documentelor.

Direcția specifică a fiecărei întreprinderi în parte depinde de tipurile activităților sale și de numărul de documente interne și externe care sunt procesate. Tipurile de activități ale întreprinderii sunt stabilite în Statutul acesteia. În structurile guvernamentale - în sfera juridică și municipală, chiar și în domeniul educației (grădinițe, școli) și al medicinei (clinici, spitale) există un volum uriaș de flux de documente. Acest lucru este valabil și pentru activitățile științifice și de personal.

Pentru o organizație, un aspect important al activităților sale este efectuarea corespondenței de afaceri, conducerea negocierilor și semnarea contractelor. Volumul intern al fluxului de documente depinde de acești factori. Prin urmare, cererea și gradul de importanță al muncii unui secretar-grefier este destul de mare.

Ce presupune profesia de secretar de birou?

La prima vedere, această profesie este destul de plictisitoare și de rutină. Cu toate acestea, responsabilitățile imediate ale secretarului de birou includ nu numai lucrul cu documente, ci și comunicarea cu partenerii, clienții și angajații. Mai mult, în companiile mari volumul fluxului de documente este destul de mare și doar un profesionist îl poate gestiona eficient și rapid. Prin urmare, aproape orice întreprindere conține un secretar-grefier cu normă întreagă. Sarcinile sale principale:

structura, procesează și ține evidența fluxului de documente;
efectuați și primiți apeluri, negociați cu clienții;
gestionează corespondența de intrare și de ieșire;
documentatia de control intocmita de alti angajati;
trimite documentația pentru stocare în arhivă.

Un solicitant care aplică pentru postul de secretar-grefier este supus următoarelor cerințe de calificare:

să aibă studii corespunzătoare - studii primare, profesionale sau medii, pregătire teoretică specială, să cunoască normele și regulile muncii de birou;
să aibă abilități profesionale în managementul documentelor;
să poată manipula echipamente de birou, să fie fluent în utilizarea computerului, să cunoască programe de birou;
Comunicați politicos și competent cu clienții, partenerii și angajații.

Asemenea cerințe se aplică funcționarului. Responsabilitățile pentru un CV sunt de obicei furnizate de către angajator într-un anunț pentru un post vacant.

Pe langa cunostinte si aptitudini, un candidat pentru postul de secretar de birou trebuie sa aiba calitati personale adecvate acestui job.

Opțiunea ideală ar fi o persoană al cărei caracter și calități îndeplinesc următoarele cerințe:
o minte analitică care vă va permite să analizați un volum mare de documentație cu viteză maximă și să luați deciziile corecte;
capacitatea de a se concentra pe o singură problemă pentru o perioadă lungă de timp;
capacitatea de a efectua mai multe sarcini simultan, de exemplu, efectuarea de apeluri către clienți și procesarea documentelor;
memorie bună pentru reținerea unei cantități mari de informații;
înalt simț al responsabilității;
bunăvoință;
abilități de comunicare;
vorbire clară competentă;
caracter calm si rezistenta la stres, in cazul in care munca necesita un ritm rapid si volume mari;