Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo sąlygos ir ypatybės. Perėjimas prie elektroninių sąskaitų faktūrų: kaip perjungti Kaip pasirašyti ir išsiųsti elektroninę sąskaitą

Tarp įmonių jis atsirado dar 2002 m., kai buvo priimtas „Elektroninio skaitmeninio parašo“ įstatymas. Sutartis, sąskaita faktūra, darbų atlikimo pažymėjimas, važtaraštis, važtaraštis, taip pat didžioji dauguma kitų Rusijos įmonių naudojamų dokumentų šiandien gali būti naudojami elektronine forma. Tokie dokumentai siunčiami ne paštu ar per kurjerį, o telekomunikacijų kanalais (internetu).

Ilgą laiką vienintelė šio proceso išimtis buvo elektroninės sąskaitos faktūros, kurios turėjo tik popierinę formą. 2010 m. teisė išrašyti sąskaitas faktūras elektroniniu būdu buvo įtvirtinta 229-FZ (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio pakeitimai).

Po to buvo parengti Finansų ministerijos ir Federalinės mokesčių tarnybos įsakymai, kuriuose aprašomas elektroninių sąskaitų faktūrų rinkinių išrašymo ir gavimo procesas, kai įmonės sąveikauja, bei vėlesnis tokių elektroninių dokumentų pateikimas mokesčių auditui. Tačiau ilgą laiką elektroninių sąskaitų faktūrų formatai nebuvo nustatyti.

Galiausiai, gegužės 12 d., „Rossijskaja gazeta“ paskelbė įsakymą „Dėl sąskaitos, gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalo, pirkimo knygelės ir pardavimo knygelės, papildomų pirkimo knygos lapų ir pardavimo knygos formatų patvirtinimo elektronine forma. forma“ (įregistruota Rusijos teisingumo ministerijos 2012 m. balandžio 11 d. Nr. 23791, įsigaliojo gegužės 23 d.). Tai reiškia, kad elektroninių dokumentų naudojimo reglamentavimo bazė dabar yra visiškai suformuota. Teisės aktai leidžia išrašyti ir gauti sąskaitas faktūras elektronine forma, taip pat aprašomas darbo su tokiu dokumentu mechanizmas.

Dokumentai be klaidų

Kas yra elektroninė sąskaita faktūra (ESF)? Tai pilnavertis dokumentas, kaip ir jo popierinis atitikmuo. ESF pateikiami tie patys rekvizitai ir duomenys, turi būti pasirašyti vadovo ar įgalioto atstovo ir perduoti per penkias dienas. Elektroninė sąskaita faktūra taip pat turi būti įrašyta į žurnalą ir apskaitos knygas. Jis gali būti pateiktas kaip pagrindas PVM atskaitai gauti.

Elektroninių sąskaitų faktūrų naudojimas turi keletą privalumų. Pirma, pristatymo greitis dokumentus. Visi žino, kad dokumentų pristatymas paštu gali užtrukti mėnesius. Elektroniniai dokumentai internetu pristatomi akimirksniu, šviesos greičiu, bet kuriuo paros metu. Tai taip pat yra pristatymo garantija, jei naudojatės kvalifikuoto operatoriaus, kuris pateiks pristatymo patvirtinimą, paslaugomis.

Antra, elektroniniai dokumentai reiškia buhalterinės apskaitos darbų automatizavimas. Pavyzdžiui, šiandien gaunami popieriniai dokumentai į apskaitos sistemas įvedami rankiniu būdu. Jei įmonėje yra šimtai tokių dokumentų, tai įprastą darbą priversti atlikti dešimtys buhalterijos darbuotojų. Elektroniniai dokumentai, pasirašyti elektroniniu skaitmeniniu parašu, yra teisiškai reikšmingi. Jie gali egzistuoti tik elektronine forma, jų nereikia spausdinti, antspauduoti ar laikyti popieriniame archyve. Visi dokumentai gali būti saugomi kompiuteryje arba Jūsų elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje (jei operatorius garantuoja saugumą).

Trečias svarbus pranašumas: ESF pašalina nepatikimumą pildant dokumentus. Pavyzdžiui, parašų autentiškumas. Juk dokumentas pasirašomas tik vienu skaitmeniniu parašu – vadovo ar kito darbuotojo, įgalioto pasirašyti sąskaitas faktūras (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio 6 punktas). Vyriausiojo buhalterio parašas nereikalingas (žr. nutarimą Nr. 1137).

Be to, įvestis ESF leidžia sumažinti mokesčių riziką. Tai labai svarbu Rusijos organizacijoms. Faktas yra tas, kad daugelis įmonių susiduria su daugybe pristatymų, kurių kiekvienas yra dokumentuojamas dokumentais, įskaitant sąskaitas faktūras. Jei sąskaita faktūra surašyta neteisingai arba jos nėra, mokesčių inspekcija turi teisę papildomai apmokestinti PVM. Papildomų mokesčių sumos gali būti nemažos ir sumažinti įmonės pelną. Jei naudojate elektroninius dokumentus, daug lengviau stebėti jų prieinamumą ir paruošimo teisingumą.

Elektroninių sąskaitų faktūrų ypatumai

Darbo su elektroninėmis sąskaitomis procesas gerokai skiriasi nuo darbo su popierinėmis sąskaitomis. Įmonių elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo ir gavimo proceso reikalavimai nustatyti „Sąskaitų elektronine forma išrašymo ir gavimo per TKS naudojant elektroninį parašą tvarka“. Be parašo dizaino pakeitimų, yra keletas kitų pagrindinių darbo su sąskaitomis faktūrų skirtumų.

Išdavimo ir gavimo data sąskaitos pirkėją operatorius įrašo Patvirtinime. Būtent ši data yra laikoma sąskaitos faktūros išrašymo/gavimo data ir pagal ją nurodo mokestinį laikotarpį. Sąskaitos faktūros išrašymo datos fiksavimas reiškia, kad dokumentų „atgaline data“ išrašyti elektronine forma neįmanoma. Ši sąlyga gali sukelti tam tikrų sunkumų organizacijoms, kurios, pavyzdžiui, realiai gali įvertinti teikiamų paslaugų kainą tik praėjus tam tikram laikui.

Išdavimo ir gavimo faktas– dar vienas naujosios tvarkos skirtumas. Sąskaita laikoma išrašyta tik tada, kai pardavėjas gauna pirkėjo pasirašytą pranešimą apie jos gavimą. Ši nuostata iš esmės įpareigoja pardavėją stebėti pirkėjų pranešimų gavimą, nes jei pranešimas nebuvo sugeneruotas arba pardavėjas jo negavo, elektroninė sąskaita faktūra neišrašoma, o pardavėjas turės atsispausdinti popierinį sąskaitą faktūrą ir išsiųsti ją gavėjui popieriuje. Svarbu pabrėžti, kad šio pranešimo gavimo data neturi jokios įtakos sprendimui priskirti sąskaitą faktūrą mokestiniam laikotarpiui.

Darbo su naujai įdiegtomis koreguojančiomis sąskaitomis faktūromis (CFI) ir sąskaitų faktūrų (IF) taisymo elektronine ir popierine tvarka yra identiška, nes EDI operatoriai savo sistemose diegia teisinius reikalavimus (Nutarimas Nr. 11376). Atvejai, kai parengiama taisomoji sąskaita faktūra ir kai pataisomi esama sąskaita, skiriasi. Koreguojanti sąskaita faktūra išrašoma pasikeitus parduotų prekių, atliktų darbų, suteiktų paslaugų savikainai (kitaip tariant, pasikeitus mokesčio bazei). Sąnaudų sumažėjimą arba padidėjimą (sąskaitos faktūros 5 stulpelis) gali lemti, be kita ko, kainos pasikeitimas (4 skiltis), prekių, darbų ar paslaugų kiekio ar apimties patikslinimas (3 skiltis). Jei savikaina mažėja, surašoma sumažinimo koreguojanti sąskaita. Pardavėjui toks dokumentas gali būti pagrindas atskaityti permokėto PVM skirtumą, o pirkėjas pagal tokį dokumentą turės prievolę apmokestinti PVM skirtumą. Jei kaina didėja, CSF sudaromas papildomam mokėjimui. Čia situacija bus priešinga. Visi deltai (bendrieji skirtumai), skirti sumažinimui ar papildomai išmokai, CSF įrašomi teigiamu ženklu. Tai daroma tam, kad įrašant CSF į pirkimo ir pardavimo knygas sumos nebūtų išskaičiuojamos. Kita svarbi CSF sudarymo sąlyga pagal 10 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 172 straipsniu, yra tam tikras šalių susitarimas, kad kaina bus pakeista. Šis sutikimas gali būti įforminamas papildomo susitarimo forma (sutartimi, kaip dvišalis dokumentas) arba pranešimu (kaip pirminis vienašalis dokumentas). Kiekvienu konkrečiu atveju galite daryti taip, kaip patogiau pardavėjui ir pirkėjui.

Taisymas sąskaitoje faktūroje atliekama, jei dokumente aptinkama klaida (pavyzdžiui, rašybos klaida, neteisingas mokesčio tarifas, klaida rekvizituose), taip pat kai skiriamos premijos nekeičiant parduotų prekių kainos. Koregavimo proceso metu atsiranda naujas sąskaitos faktūros egzempliorius – pataisyta sąskaita. CSF ir ISF numeracija. CSF ir sąskaitų numeravimas per vieną mokestinį laikotarpį yra ištisinis, o pataisymų numeravimas vienoje sąskaitoje visada prasideda nuo 1, o taisymų skaičius neribojamas.
Svarbus klausimas: kaip ESF apskaita žurnale ir knygose? Anksčiau gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų registravimo taisyklės nebuvo nustatytos. Trūko ir rekomenduojamos spausdintinės Žurnalo formos. Naujajame nutarime Nr.1137, kuris pakeitė 914 nutarimą, šie trūkumai yra pašalinti. Mokesčių mokėtojai nuo šiol ves vieną Žurnalą, susidedantį iš 2 dalių: 1 dalis „išrašytos sąskaitos faktūros“ ir 2 dalis „gautos sąskaitos“. Be sąskaitos faktūros rekvizitų, Žurnale dabar turi būti nurodytas išdavimo būdas – ar dokumentas buvo išrašytas popierine ar elektronine forma.
Atkreipkite dėmesį, kad Išrašytų sąskaitų faktūrų žurnale yra du stulpeliai – sąskaitos faktūros parengimo data ir išrašymo data. Jei popieriniam dokumentui šios datos ne visada atskiriamos, tai išrašant sąskaitą faktūrą elektroniniu būdu, išrašymo datą fiksuoja nepriklausoma trečioji šalis – operatorius.
Kitas svarbus elektroninių sąskaitų faktūrų registravimo Žurnale ypatumas yra pranešimo apie kvitą buvimas. Tas pats technologinis dokumentas, kurį pirkėjas automatiškai surašo patvirtindamas gavimą. Jeigu įspėjimo nėra, tai nei pardavėjas, nei pirkėjas neturi teisės registruoti elektroninio dokumento žurnale.

Paruošimo forma ir tvarka Pirkimų ir pardavimų knygos iš esmės nepasikeitė. Pardavėjas pardavimų knygelėje registruoja sąskaitą, kurią išrašo pirkėjui, o pirkėjas šią sąskaitą įregistruoja Pirkimo knygelėje. Koreguojamąją sąskaitą už papildomą apmokėjimą pardavėjas ir pirkėjas registruoja įprastai - atitinkamai Pardavimo ir Pirkimo knygelėse. Pardavėjo sumažinimo koregavimo sąskaitą faktūrą turi įrašyti Pirkimo knygelė, o pirkėjas – Pardavimo knygelę. Dokumentas registruojamas skirtumo sumai.

Kaip pradėti dirbti su EDI?

Kad galėtų dirbti su elektroninėmis sąskaitomis faktūromis, organizacija turi:

1. Užpildykite paraišką svetainėje www.diadoc.ru. Diadoc specialistai padės pasirinkti tinkamą tarifą ir patars, kaip pradėti dirbti sistemoje.
2. Svetainėje www.diadoc.ru galioja elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo Diadoc elektroninių dokumentų valdymo sistemoje nuostatai. Ji teikiama visiems EPF dalyviams. Jei organizacija nusprendžia dirbti su elektroniniais dokumentais, ji turi pasirašyti pareiškimą, kad laikosi šio reglamento. Taip pat pasirašoma sutartis dėl teisės naudotis kompiuterine programa Diadoc (pavyzdys yra svetainėje).
3. Operatorius priskiria įmonei identifikatorių ir registruoja organizaciją sistemoje.
4. Toliau įmonė perka elektroninio parašo sertifikatą iš bet kurio SKB Kontur aptarnavimo centro. Dabar kiekvienas dokumentas turės juridinę galią. Prašymą EDS sertifikatui gauti galima siųsti ir tiesiai iš Diadoc sistemos. Jei organizacija jau turi sertifikatą, galite juo pasinaudoti.
5. Raskite rangovus Diadoc ir pradėkite dirbti.

Tavo žiniai

Pirmaujančios Rusijos įmonės suprato elektroninių sąskaitų faktūrų pranašumus. Prekybos tinklas BILLA, UAB „Kirov Plant“, didžiausias vaistų platintojas „Protek“ ir kitos organizacijos bandomuosius projektus pradėjo įgyvendinti dar prieš patvirtinant elektroninių sąskaitų faktūrų formatus.
— Pirminės dokumentacijos apimtys mūsų gamykloje yra milžiniškos. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas leis, pirma, sutrumpinti uždarojo laikotarpio terminus. Antra, tai leis padidinti keitimosi pirminėmis prekėmis tarp įmonių efektyvumą ir skaidrumą. Be to, tikrai sumažinsime tiek tiesiogines, tiek netiesiogines dokumentų srauto sąnaudas“, – EDI diegimo perspektyvas įvertino Sergejus Kulabukhovas, UAB „Kirov Plant“ IT direktorius.

„Technologinis ir techninis apsikeitimo elektroninėmis sąskaitomis procesas buvo įmanomas dar iki įsakymo Nr.ММВ-7-6/138 patvirtinimo. Tačiau anksčiau nebuvo įstatyminės bazės, leidžiančios tai naudoti mokesčių tikslais, ty mokesčių administratorius turėjo turėti „gyvą“ dokumentą su antspaudu ir parašu. Dabar reglamentavimo bazė yra visiškai suformuota. Mokesčių mokėtojas užduoda klausimą: kas pasikeis bendraujant su mokesčių institucijomis? Juk tai iš esmės naujas darbo būdas. Ar nuo to man bus blogiau? Ar bus kokių problemų? Atsakymas akivaizdus: neturėtų būti blogiau, elektroninis dokumentas yra tas pats, kas popierinis. Be to, mokesčių institucijos nurodė, kad skatina naudoti elektronines sąskaitas faktūras. Kitas klausimas: kaip elektroninės sąskaitos paveiks mokesčių audito atlikimo pobūdį ir rezultatus? Manau, kad mokesčių audito pobūdis neturėtų keistis. Darbas taps patogesnis: nebereikės neštis tonų dokumentų į mokesčių inspekciją. Tarptautinė patirtis taip pat rodo, kad mokesčių administratoriai vis daugiau dėmesio skiria analitinei mokestinių auditų procedūrai, vis mažiau skundų kyla dėl techninio dokumentų įforminimo. Labiausiai tikėtina, kad pokyčiai paskatins efektyvesnę sąveiką su reguliavimo institucijomis. Taigi santykiuose su mokesčių institucijomis iškyla nauja realybė. Mes pradedame su jais kalbėti kitaip“.

Nuo 2019 m. dirbant su elektroninėmis sąskaitomis faktūromis (EFI) reikia vadovautis.

Pildant ESF 2019 m

Skyriuje pateikiami dokumento identifikavimui reikalingi duomenys, duomenys apie išrašymo datą ir elektroninės sąskaitos tipą.

Eilutes, kuriose nurodomas ESF registracijos numeris ir išrašymo data, Elektroninių sąskaitų faktūrų informacinė sistema (IS ESF) užpildo automatiškai, jos negali redaguoti rankiniu būdu.

Likusias eilutes savarankiškai pildo atsakingas asmuo, išduodantis ESF.
Jeigu išduodamas papildomas ar pataisytas dokumentas, skiltyje pateikiama informacija apie ESF rūšį, taip pat duomenys apie dokumento originalą, kuriam išduotas dabartinis.

Linija „Pareiškimo popieriuje data“ pildomas šiais atvejais:

1. Jeigu prie popieriuje išrašytos sąskaitos faktūros, kurios nėra ESF IS sistemoje ir išrašymo metu nekilo prievolė ją išrašyti elektronine forma, išrašomas papildomas ar pataisytas ESF;
2. Jeigu jis yra pagamintas, kuris išduodamas popieriuje ir nėra įtrauktas į ESF IS, prievolė išduoti elektronine forma taip pat nekilo jo vykdymo metu;
3. Jeigu išdavimo ESF IS laikotarpiu iškyla techninių nesklandumų, tuomet sąskaita išrašoma popieriuje. Pašalinus technines klaidas, ESF išrašomas nurodant popierinės sąskaitos faktūros išrašymo datą.

Skyriuje pateikiama informacija apie prekių, darbų ir paslaugų tiekėją, leidžiančią jį identifikuoti tarp kitų mokesčių mokėtojų (pavadinimas, BIN/IIN, vietos adresas, informacija apie PVM mokėtojo pažymėjimą ir kt.). Jei ESF išduoda struktūrinis padalinys, eilutėje 6.0 Gali būti nurodytas juridinio asmens struktūrinio padalinio BIN.

Be to, skyriuje pateikiama informacija apie tiekėjo kategoriją, kuri turi įtakos ESF užbaigimui. Dokumente gali būti nurodyta, kad tiekėjas yra atstovaujamasis, komisinis, ekspeditorius, nuomotojas, produkcijos pasidalijimo sutarties dalyvis, jungtinės veiklos sutarties dalyvis, nurodant kiekvieno dalyvavimo dalį, teikia tarptautinio pervežimo paslaugas, yra direktorius ir kt.

Jeigu nustatomas ženklas, kad tiekėjas yra produkcijos pasidalijimo sutarties ar jungtinės veiklos sutarties šalis, tada papildomai nurodomas dalyvių skaičius. Priklausomai nuo nurodytų dalyvių skaičiaus, skaičius didėja Skiltyje „Išsami tiekėjo informacija“, B1 „Tiekėjo banko duomenys“ ir , kuriame nurodyta informacija apie kiekvieną dalyvį.

Nurodant informaciją, kad tiekėjas yra produkcijos pasidalijimo sutarties šalis, eksportuotojas ar tarptautinis vežėjas, leidžiama išduoti ESF užsienio valiuta, jeigu tai neprieštarauja.

Skyriuje taip pat yra specializuota eilutė "Papildoma informacija", kuriame galite nurodyti papildomą informaciją, kurios reikalauja sandorio šalys. Papildomos informacijos nurodymo eilutės yra ir kituose skyriuose, juose atspindinčių duomenų sudėtį tiekėjas nustato savarankiškai.

Tiekėjo banko rekvizitai talpinami atskiroje skiltyje, kurioje nurodomas banko sąskaitos numeris, banko, kuriame ji atidaryta, pavadinimas, banko BIC ir kiti duomenys.

Skyrius turi būti užpildytas, jei šio sandorio prekių, darbų ar paslaugų gavėjas yra valstybinė įstaiga (skiltyje SU gavėjo kategorija pažymėta – E "Vyriausybės institucija"). Parduodant kitų kategorijų gavėjams skyrius pildomas tiekėjo nuožiūra.

Skyriuje SU nurodoma informacija apie prekių, darbų ir paslaugų gavėją: gavėjo IIN/BIN, jo vardas, pavardė, vietos adresas ir kiti duomenys. Jeigu GWS gavėjas yra juridinio asmens struktūrinis padalinys, tai ESF nurodomas struktūrinio padalinio BIN.

Skyriuje taip pat pateikiama informacija apie gavėjo šalies kodą pagal pasaulio šalių klasifikatorių, patvirtintą Muitų sąjungos komisijos 2010 m. rugsėjo 20 d. sprendimu Nr. 378. Ši eilutė pildoma parduodant eksportui arba vienam juridiniam asmeniui pervežant prekes už Kazachstano Respublikos ribų. Kitais atvejais eilutė automatiškai užpildoma verte "KZ".

Skyriuje pateikiama nuoroda, kuriai kategorijai priklauso gavėjas. Skiriamos šios kategorijos: atstovaujamasis, komisinis, nuomininkas, jungtinės veiklos sutarties šalis, valstybinė įstaiga, VPS dalyvis, vykdytojas, nerezidentas, fizinis asmuo (su KKM čekiu, atsiskaitant elektroniniais pinigais, parduodant prekes asmeniui, kuris taip pat yra registruotas kaip individualus verslininkas, darbuotojas pagal darbo užmokestį) ir kt.

Jei gavėjas nepriklauso nė vienai iš šių kategorijų, eilutė nepildoma.

Jei pažymima, kad gavėjas yra nerezidentas (stulpelyje nustatyta vėliavėlė F), eilutė, nurodanti IIN/BIN, neužpildyta.

Jei pirkėjas yra jungtinės veiklos sutarties dalyvis arba produkcijos pasidalijimo sutarties dalyvis, patikrinus atitinkamą vertę, atsiranda dalyvių skaičiaus nurodymo eilutė. Šiose kategorijose sekcijų skaičius didėja Iš "Gavėjo informacija" Ir N „Duomenys apie jungtinės veiklos dalyvių prekes, darbus, paslaugas“ nurodyti informaciją apie kiekvieną dalyvį.

Ši skiltis pildoma tik tuo atveju, jei šio sandorio prekių, darbų ar paslaugų gavėjas yra valstybinė įstaiga (skiltyje SU 20 eilutėje langelis pažymėtas E Valstybės agentūra).

Skyriuje pateikiama informacija apie mokėjimo paskirtį, centrinės įgaliotos biudžeto vykdymo įstaigos BIC kodas ir kita informacija.

Skyrius skirta informacijai apie prekių siuntėją ir gavėją nurodyti. Skiltyje atskirai nurodomi reikalingi siuntėjo duomenys: IIN/BIN, pavadinimas, adresas, iš kurio buvo išsiųstos prekės. Taip pat atskirai nurodoma informacija apie prekių gavėją: pavadinimas, IIN/BIN, adresas, kuriuo buvo pristatytos parduodamos prekės.

Jei prekės parduodamos už Kazachstano Respublikos ribų (eksportui), taip pat perkeliamos vieno juridinio asmens viduje už Kazachstano Respublikos ribų, tada eilutė papildomai pildoma "Šalies kodas". Eilėje nurodomas šalies, į kurią buvo parduotos (perkeltos) prekės, raidinis kodas pagal patvirtintą pasaulio šalių klasifikatorių. Kitais atvejais eilutė automatiškai užpildoma verte "KZ".

Ši eilutė yra būtina. Likusios skilties eilutės pildomos tiekėjo nuožiūra.

Šioje skiltyje pateikiama informacija apie sudarytos prekių tiekimo, darbų, paslaugų teikimo sutarties buvimą ar nebuvimą, apmokėjimo sąlygas, informaciją apie pristatymą pagal įgaliojimą ir kt.

Prekių siuntimo būdas nurodomas skaitmeninio žymėjimo forma pagal transporto rūšių ir prekių gabenimo klasifikatorių. Šis klasifikatorius patvirtintas Muitų sąjungos komisijos 2010 m. rugsėjo 20 d. sprendimu Nr. 378.

Išvežant prekes iš Kazachstano Respublikos teritorijos, informacija apie prekių paskirties vietą pildoma skiltyje - administracinis-teritorinis vienetas, į kurio teritoriją prekės pristatomos.

Informacija apie pristatymo sąlygas pildoma pagal pristatymo sąlygų klasifikatorių, patvirtintą Muitų sąjungos komisijos 2010-09-20 sprendimu Nr.378. Pristatymo sąlygos nurodytos 3 didžiosiomis lotyniškos abėcėlės raidėmis.

Vykdant tarptautinius sandorius, pristatymo sąlygos pildomos vadovaujantis verslo papročiais (Incoterms).

Šioje dalyje eilutė "Išvykimo būdas" privaloma užpildyti. Likusios eilutės pildomos tiekėjo nuožiūra.

Skyriuje pateikiama informacija apie prekių tiekimą, darbų atlikimą ir paslaugų teikimą patvirtinantį dokumentą: jo numeris ir data.

Skyriuje pateikiama visa informacija apie parduodamas prekes, darbus, paslaugas: jų pavadinimas, matavimo vienetas, parduotas kiekis, kaina, informacija apie akcizų tarifą ir dydį, informacija apie PVM ir kita.

Registruojantis skiltyje nurodomas valiutos kodas ir jos kursas. Valiutos kodas pildomas pagal valiutų klasifikatorių, patvirtintą Muitų sąjungos komisijos 2010-09-20 sprendimu Nr.378. Pagal numatytuosius nustatymus eilutė užpildyta tenge valiutos kodu ir yra neaktyvi redaguoti. Galite pakeisti dokumento valiutą, jei tiekėjas kategorijose pažymėjo varnelę „VPS arba pagal VPS sudaryto sandorio dalyvis“, „Eksportuotojas“ arba „Tarptautinis vežėjas“, arba jei pirkėjas kategorijoje pažymėjo varnelę „VPS arba pagal VPS sudaryto sandorio dalyvis“.

Skyriuje turi būti informacija apie parduodamų prekių kilmę. Stulpelis, skirtas prekių, darbų, paslaugų kilmės požymiui nurodyti, pildomas skaitmenine verte pagal šias taisykles:

Informacija apie parduodamų prekių, darbų, paslaugų pavadinimus atsispindi specialiuose stulpeliuose.

Jei registruojamas Kazachstano Respublikos teritorijoje pagamintų prekių pardavimas, darbų ar paslaugų pardavimas, stulpelyje įrašomas pavadinimas „Prekių, darbų, paslaugų pavadinimas“. Stulpelyje nurodomas pavadinimas, naudojamas tiekėjo apskaitos sistemose.

Jei į Kazachstano Respublikos teritoriją įvežamų prekių pardavimas registruojamas (kilmės ženklas = 1 arba 2 ), pavadinimas taip pat užpildomas stulpelyje „Prekių pavadinimas pagal Prekių deklaracija arba Prašymas dėl prekių importo ir netiesioginių mokesčių mokėjimo“. Duomenys skiltyje pildomi pagal pavadinimą, kuris atsispindi (31 stulpelis) arba Prašyme įvežti prekes ir sumokėti netiesioginius mokesčius (2 skiltis). Prekėms, esančioms modulyje „Virtualusis sandėlis“, stulpelio duomenys pildomi automatiškai.

Prekėms, įvežamoms į Kazachstano Respublikos teritoriją (kilmės ženklas = 1 arba 2 ), būtina užpildyti informaciją ant kodų „CN VED EAEU“. EAEU HS kodai pildomi pagal nurodytus kodus (33 skiltis) arba Prašyme dėl prekių importo ir netiesioginių mokesčių mokėjimo (3 skiltis). Stulpelis taip pat pildomas parduodant prekes, pagamintas Kazachstano Respublikos teritorijoje (kilmės ženklas 3 Ir 4 (eksportuoti į EAEU)). Prekėms, esančioms modulyje „Virtualusis sandėlis“, stulpelio duomenys pildomi automatiškai. Išskyrus EAEU HS kodą, šioje eilutėje nurodomas kodas, galiojantis ESF išdavimo dieną.

Stulpelyje "Matavimo vienetas" nurodomas parduotų prekių, darbų ir paslaugų matavimo vienetas. Ši eilutė pildoma prekėms, darbams ir paslaugoms stulpelio pildymas neprivalomas. Prekėms, esančioms modulyje „Virtualusis sandėlis“, stulpelio duomenys pildomi automatiškai.

Suskaičiuoti "PVM tarifas" PVM už kiekvieną prekę (darbą, paslaugą). Jei ESF išduodamas neapmokestinamai apyvartai arba mokesčių mokėtojas nėra registruotas PVM mokėtoju, vertė nurodoma stulpelyje „Be PVM“. Atspindint duomenis apie pardavimą už Kazachstano Respublikos ribų ESF, vertė turi būti nurodyta stulpelyje - „Be PVM – ne Kazachstano Respublika“.

Suskaičiuoti „Nr. Prekių deklaracija, prekių importo ir netiesioginių mokesčių mokėjimo išrašai, ST-1 arba ST-KZ“ pildoma informacija, priklausomai nuo nurodytos prekės kilmės nuorodos.

1. Jei nurodytas ženklas 1 (prekės, įtrauktos į Sąrašą, importuotos į Kazachstano Respubliką iš EAES arba iš trečiųjų šalių) stulpelis užpildomas:

• Tuo atveju - nurodomas prekių kilmės sertifikato (CT-1) 13 skaitmenų registracijos numeris;
• Eksportuojant teritorijoje ar laisvuosiuose sandėliuose pagamintas prekes, nurodomas prekių kilmės sertifikato (CT-KZ) 11 skaitmenų registracijos numeris.

• Arba 20 skaitmenų Prekių deklaracijos registracijos numeris;
• Arba Prašymo įvežti prekes ir sumokėti netiesioginius mokesčius 18 skaitmenų registracijos numeris.

Prekėms, esančioms modulyje „Virtualusis sandėlis“, stulpelio duomenys pildomi automatiškai.

Stulpelyje „Prekės prekės numeris iš Prekių deklaracijos arba prašymo įvežti prekes ir sumokėti netiesioginius mokesčius“ nurodomas Prekių deklaracijoje arba Prašyme įvežti prekes nurodytas prekių serijos numeris. Ši eilutė būtina produktams su atributu 1 Ir 2 (nuo 2019 m. liepos 1 d.) . Prekėms, esančioms modulyje „Virtualusis sandėlis“, stulpelio duomenys pildomi automatiškai.

Skyriuje taip pat yra stulpelis, kuriame nurodoma papildoma informacija apie parduodamas prekes, darbus ir paslaugas, kurios reikalingos sandorio šalims.

Šią skiltį galima pildyti, jei tiekėjo kategorijos rodo, kad jis yra jungtinės veiklos sutarties arba produkcijos pasidalijimo sutarties šalis.

Skyrius pildomas kiekvienam sutarties (sutarties) dalyviui, atsižvelgiant į jo dalyvavimo dalį.

Skyriuje rodomi duomenys yra panašūs į skyriaus duomenis G Duomenys apie prekes, darbus, paslaugas.

Ši dalis pildoma, jei ESF išduoda juridinis asmuo, kuris pagal atstovavimo sutartį yra tiekėjo advokatas (operatorius).

Skyriuje nurodomi pagrindiniai įgalioto asmens duomenys: jo BIN, vardas, pavardė, vietos adresas, informacija apie dokumentą, kuriuo paskiriamas įgaliotas asmuo ir kt.

Šioje skiltyje pateikiama informacija apie pirkėjo advokatą ir ji pildoma panašiai kaip ir skyrius aš.

Formoje yra specializuota skiltis, skirta papildomai informacijai apie sandorį, kuri reikalinga sandorio šalims. Skyriuje gali būti savavališkų duomenų.

Skyriuje atsispindi elektroninę sąskaitą išrašiusio ir patvirtinusio asmens informacija: informacija apie elektroninį skaitmeninį parašą ir dokumentą išrašiusio asmens vardas, pavardė.

Priminsime, kad elektroninė sąskaita, kaip ir popierinė jos versija, yra pagrindas atskaityti pardavėjo pirkėjui pateiktas PVM sumas (Tvarkos 1.2 p.).

Elektroninių dokumentų valdymo operatorius

Sąskaitų faktūrų elektroninio dokumentų valdymo operatorius – tai organizacija, užtikrinanti pirkėjo ir pardavėjo apsikeitimą nustatyto formato elektroniniu būdu išrašytomis sąskaitomis per elektroninę sąskaitų faktūrų dokumentų valdymo sistemą (EDI).

Sąskaitų faktūrų elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDF) – tai automatizuota sistema (programa, žiniatinklio sąsaja), leidžianti per elektroninę sąskaitų faktūrų dokumentų valdymo sistemą kurti, siųsti ir gauti sąskaitas, surašytas elektroniniu būdu nustatytu formatu.

Patikimų EDI operatorių registrą galite rasti Federalinės mokesčių tarnybos svetainėje www.nalog.ru (Mokesčiai Rusijos Federacijoje → Mokesčių ir apskaitos ataskaitų teikimas → Elektroninės sąskaitos faktūros → Elektroninių dokumentų valdymo operatorių sąrašas).

Organizacija gali pasirinkti bet kurią iš jų. Ir visai nebūtina, kad sandorio šalį, su kuria įvedamas elektroninis sąskaitų faktūrų keitimas, aptarnautų tas pats operatorius. Svarbu tik tai, kad norint apsikeisti elektroninėmis sąskaitomis, sandorio šalys turi turėti suderinamas technines priemones (Tvarkos 1.3 p.). Tai reiškia, kad jie turi būti suderinami tarp operatorių. Todėl renkantis EDF operatorių reikia pasidomėti, su kuriuo iš kitų operatorių jis turi techninių galimybių apsikeisti sąskaitomis faktūromis.

Savo ruožtu, sudarydama sutartį su operatoriumi, organizacija turi nurodyti, sutinka ar ne perduoti informaciją kitam operatoriui („b punktas“, Tvarkos 2.1 p.).

EDI sąskaitų faktūrų operatoriai, kaip tarpininkai, išsprendžia dvi problemas vienu metu.

Pirma, organizacijai nereikia savarankiškai rūpintis elektroninių sąskaitų faktūrų gavimo ir apdorojimo įrankių, suderinamų su sandorio šalies, su kuria ji pereina prie elektroninio keitimosi sąskaitomis faktūromis, techninio tobulinimo. Jums tereikia įdiegti EDF operatoriaus pateiktą programą (naudoti žiniatinklio sąsają).

Antra, EDI operatoriai generuoja technologinius dokumentus, patvirtinančius elektroninių sąskaitų keitimo faktą (išsiuntimo, gavimo datos ir kt.). Ir tai svarbu siekiant išvengti ginčų tarp mokesčių mokėtojo ir Federalinės mokesčių tarnybos. Į tai nurodo ir pačios mokesčių institucijos (Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2015 m. balandžio 30 d. laiškas Nr. BS-18-6/499@).

Sandorio šalių sutikimas

Jūs arba jūsų sandorio šalis galite patvirtinti savo sutikimą naudoti elektronines sąskaitas faktūras bet kokia forma. Tai gali būti specialiai nukreiptas laiškas arba tiesiog faktas, kad jūs ir jūsų sandorio šalis įtraukėte vienas kitą į sandorio šalių sąrašą EDI sistemoje (Rusijos finansų ministerijos 2011 m. rugpjūčio 1 d. laiškas Nr. 03-07-09 /26).

Pardavėjo veiksmai

Norėdami išrašyti elektroninę sąskaitą, pardavėjas per penkias kalendorines dienas nuo išsiuntimo ar avanso gavimo (Tvarkos 2.4 p.) privalo:

• nustatyto formato elektroninę sąskaitą ir pasirašyti ją elektroniniu parašu;
• atsiųsti pirkėjui sąskaitos faktūros failą per TKS per EDI operatorių.

Tada pardavėjas gaus EDF operatoriaus patvirtinimą, kuriame bus nurodyta sąskaitos faktūros failo gavimo data ir laikas. Atsakydamas į šį patvirtinimą, ne vėliau kaip kitą darbo dieną jis turi išsiųsti pranešimą, kad patvirtinimas gautas.

Pagal Tvarką, gavus šį EDF operatoriaus patvirtinimą, sąskaita jau laikoma išrašyta (Tvarkos 2.7 p.). Pirkėjo pranešimo apie sąskaitos gavimą per TKS siuntimas per EDI operatorių yra tik sandorio šalių susitarimo dalykas (Tvarkos 2.9 punktas). Tai nėra būtina.

Pirkėjui išrašytos elektroninės sąskaitos faktūros negalima kopijuoti popieriuje. Bet jei yra poreikis, pavyzdžiui, įvykus techniniam gedimui su EDF operatoriumi, pirkėjui galite išrašyti ne elektroninę, o popierinę sąskaitą faktūrą (Tvarkos 2.20 p.).

Pardavimo knygelėje elektroninė sąskaita faktūra registruojama bendra tvarka tą ketvirtį, į kurį patenka prekių išsiuntimo ar avanso gavimo data (Pardavimo knygos vedimo taisyklių (patvirtintos Vyriausybės nutarimu) 2 p. Rusijos Federacijos 2011 m. gruodžio 26 d. Nr. 1137), Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2013 m. birželio 17 d. raštas Nr. ED-4-3/10769).

Pirkėjo veiksmai

Pirkėjas iš EDF operatoriaus gauna failą su elektronine sąskaita ir jos išsiuntimo patvirtinimu, nurodant jos datą ir laiką. Ne vėliau kaip kitą darbo dieną jis turi išsiųsti operatoriui pranešimą apie patvirtinimo gavimą.

Tai turėtų būti daroma tik esant tokiam susitarimui su pardavėju (Tvarkos 2.9, 2.12 punktai).

Pirkimo knygelėje bendra tvarka registruojama ir elektroninė sąskaita (Tvarkos 1.11 punktas).

Elektroninis dokumentų srautas keičiantis sąskaitas vykdomas kiekvienai sąskaitai faktūrai atskirai.

Kaip pataisyti elektroninę sąskaitą faktūrą

Norėdami pataisyti elektroninę sąskaitą faktūrą, pirkėjas per EDF operatorių išsiunčia pardavėjui pranešimą, kad jis patikslintų sąskaitą.

Pardavėjas, gavęs pranešimą, ištaiso jame nurodytas klaidas ir per EDI operatorių pirkėjui išsiunčia pataisytą elektroninę sąskaitą (Tvarkos 1.12 p.).

Tolimesnių šalių veiksmų tvarka yra panaši į tą, kuri naudojama siunčiant pirminę sąskaitą.

Beje, Finansų ministerijos teigimu, jeigu išrašoma elektroninė sąskaita, jos koregavimas gali būti surašytas popieriuje (2018 m. vasario 7 d. raštas Nr. 03-07-09/7269).

Kaip derinti popierines ir elektronines sąskaitas faktūras

Popierinės ir elektroninės sąskaitos faktūros įrašomos į pirkimo ir pardavimo žurnalus bendra chronologine tvarka.

Mokesčių mokėtojas, išrašydamas sąskaitą faktūrą elektroniniu būdu, įveda sąskaitos faktūros bylos EDF operatoriui gavimo iš pardavėjo datą, nurodytą šio operatoriaus patvirtinime. Gavus - data, kurią EDF operatorius išsiuntė pirkėjui pardavėjo sąskaitos faktūros bylą, nurodyta operatoriaus patvirtinime (Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2014 m. gegužės 7 d. laiškas Nr. GD-4-3/8815).

Įvykis, kurio laukė daugelis PVM mokėtojų, pagaliau įvyko – Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2012 m. kovo 5 d. įsakymu Nr. ММВ-7-6/138@1 patvirtinti elektroniniai sąskaitų faktūrų formatai. Dabar įmonės turi galimybę ne tik apsikeisti elektroninėmis sąskaitomis faktūromis (įskaitant koreguojamąsias) su sandorio šalimis, bet ir pateikti jas mokesčių inspekcijai TKS kanalais. Straipsnyje apžvelgsime tiek teigiamus, tiek neigiamus šio apsikeitimo dokumentais būdo puses (iš karto pasakykime, kad privalumų yra daug daugiau).

Teisinė bazė

Taigi Rusijos federalinės mokesčių tarnybos įsakymas Nr. ММВ-7-6/138@ iš tikrųjų užbaigė elektroninio dokumentų valdymo, naudojamo PVM apskaičiavimui, paleidimo reguliavimo sistemos formavimą. Dabar tam, kad šis dokumentų mainų būdas visiškai veiktų praktiškai, tereikia tam tikrų įmonių ir jų sandorio šalių pastangų.

Pirmasis žingsnis šiuo keliu buvo 2010 m. liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 229-FZ, kuriame buvo Mokesčių kodekso papildymai, suteikiantys mokesčių mokėtojams galimybę išrašyti sąskaitas faktūras elektroniniu būdu. Kaip sakoma pastraipoje. 2 p. 1 str. Pagal Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnį PVM mokėtojas gali išrašyti sąskaitą faktūrą elektronine forma. Čia taip pat nurodomos sąlygos, kurių laikantis mokesčių mokėtojas gali realizuoti šią galimybę (apie jas plačiau pakalbėsime šiek tiek vėliau).

Po kurio laiko Rusijos finansų ministerijos 2011 m. balandžio 25 d. įsakymu Nr. 50n buvo patvirtinta Elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo ir gavimo tvarka (toliau – Tvarka).

Pačios sąskaitos faktūros forma, įskaitant koreguojamąją, ir jos pildymo taisyklės, šiuo metu taikomos, patvirtintos Rusijos Federacijos Vyriausybės 2011 m. gruodžio 26 d. dekretu Nr. 1137.

Naujausias iš daugybės norminių teisės aktų šiuo klausimu buvo Rusijos federalinės mokesčių tarnybos įsakymas Nr. ММВ-7-6/138@, kuriuo buvo patvirtinti elektroniniai formatai (parengti pagal šių dokumentų formas, patvirtintas 2011 m. Rusijos Federacijos Vyriausybės Nr. 1137):

• sąskaitos faktūros (įskaitant koreguojamąsias);
• gautų ir išrašytų sąskaitų faktūrų žurnalus;
• pirkimų ir pardavimų knygos bei papildomi lapai prie jų.

Čia reikia pridurti, kad mėnesiu anksčiau Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2012 m. sausio 30 d. įsakymu Nr. ММВ-7-6/36@ buvo pateikti elektroniniai dokumentų, patvirtinančių elektroninių sąskaitų siuntimo ir gavimo mainų būdu faktus, formatus. dalyviai buvo patvirtinti.

Elektroninės sąskaitos faktūros: privalumai

Neabejotinas elektroninio dokumentų valdymo privalumas – efektyvumas. Jei anksčiau originalių (popierinių) dokumentų siuntimas kitame regione esančiai sandorio šaliai užtrukdavo nemažai laiko (dienų ar net savaičių), tai dabar įmonei tai tiesiogine prasme užtruks vos kelias minutes. Be to, pagal elektroninių dokumentų valdymo taisykles sandorio šalis turi nedelsdama (tai taip pat svarbu) pranešti apie vieno ar kito elektroninio dokumento gavimą. Nuo šiol inspektoriams elektronines sąskaitas faktūras galima siųsti ir TKS kanalais, kas taip pat gerokai supaprastina mokesčių kontrolės veiklos vykdymo tvarką.

Be to, elektroninių sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų keitimas leis įmonėms pereiti prie popierinės darbo formos, o tai savo ruožtu leis sumažinti mažiausiai dvi sąnaudas – kanceliarines ir pašto išlaidas. Iš tiesų, tokiu atveju įmonei nereikės išrašyti daug popierinių sąskaitų faktūrų ir leisti pinigų jų pristatymui (perdavimui) sandorio šalims paštu ar per kurjerį. Be to, elektroninio dokumentų valdymo naudojimas leis įmonei optimizuoti vidinį dokumentų srautą ir pagerinti valdymo kokybę, o tai galiausiai gali neturėti įtakos jos verslo pelningumui.

Be akivaizdžios ekonominės ir laiko naudos, kurią PVM mokėtojai gali gauti keisdamiesi elektroniniais dokumentais, yra dar vienas svarbus veiksnys, rodantis neabejotiną šio dokumentų keitimosi būdo pranašumą. Tai leis išvengti daugybės surašant sąskaitas faktūras daromų klaidų, kurios dažnai tampa mokėtojo atsisakymo atskaityti „pirkimo“ PVM priežastimi. Tačiau prieš analizuodami šias klaidas, pasakykime keletą žodžių tiesiai apie patį mainų proceso organizavimą.

Elektroninė sąskaita faktūra: keitimo procesas

Sprendimą pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo ar ne, turi priimti pati įmonė, toks perėjimas nėra prievolė. Kaip pabrėžiama Rusijos finansų ministerijos 2011-08-01 rašte Nr.03-07-09/26, panaudotame 1 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnyje formuluotė „sandorio šalių abipusiu susitarimu“ reiškia savanorišką elektroninės formos naudojimą sąskaitai faktūrai parengti ir išrašyti. Kitaip tariant, jei sprendimas yra teigiamas, įmonė šiuo klausimu turi susitarti su savo sandorio šalimis, kurioms ji planuoja siųsti sąskaitas per TKS. Tuo pačiu Mokesčių kodeksas nereglamentuoja sandorių šalių tarpusavio sutikimo dėl sąskaitų faktūrų elektronine forma išreiškimo būdo. Vadinasi, toks sutikimas gali būti įforminamas atsižvelgiant į verslo veikloje taikomas taisykles ir verslo papročius, tai yra pasikeičiant atitinkamais dokumentais, iš kurių aiškiai išplaukia šalių valia šiuo klausimu.

Tačiau tai nėra vienintelė sutartis, kurią turi sudaryti įmonė, nusprendusi tapti elektroninių dokumentų mainų dalyve. Taip pat yra ir trečiasis proceso dalyvis – operatorius, be kurio elektroninių sąskaitų keitimas neįmanomas (Tvarkos 1.3 p.). Šalys, dalyvaujančios keičiantis elektroniniais dokumentais, turi teisę sudaryti sutartį su vienu operatoriumi arba su skirtingais (tai yra, keitimosi procese gali būti du tarpininkai - pardavėjo operatorius ir pirkėjo operatorius). Bet kokiu atveju, norint sėkmingai keistis elektroninėmis sąskaitomis faktūromis, operatoriai ir mainų dalyviai turėtų suderinamas technines priemones ir galimybes gauti ir apdoroti informaciją (ši sąlyga nurodyta Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio 1 dalyje). ). Neabejotina, kad įmonė turi iš anksto išsiaiškinti šį klausimą, kitaip mainai gali tiesiog neįvykti.

Akivaizdu, kad elektroninio dokumentų valdymo galimybės ir toliau plėsis. Pavyzdžiui, Rusijos finansų ministerijos 2012-01-11 rašte Nr.03-02-07/1-2 pabrėžiama, kad pirminis dokumentas, išduotas elektronine forma ir pasirašytas elektroniniu parašu, yra visavertis dokumentas, patvirtinantis mokesčių mokėtojo patirtas išlaidas. Tokią pareigūnų išvadą pagrindžia 2014 m. 63-FZ federalinio įstatymo 6 str. Jame visų pirma nurodyta, kad kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyta elektroninės formos informacija pripažįstama elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu popieriniam dokumentui. Pridurkime, kad naujajame Buhalterinės apskaitos įstatyme 4, kuris įsigalios nuo 2013 m. sausio 1 d., nebeliko reikalavimo naudoti oficialiai patvirtintas pirminių dokumentų formas. Liko tik privalomi rekvizitai, jie pateikti 1 str. 9. O šio straipsnio 5 dalyje aiškiai leidžiama naudoti elektroninį parašą pasirašant pirminę apskaitos dokumentaciją. Tuo pačiu išlieka pareiga kitos sandorio šalies prašymu padaryti elektroninio dokumento popierinę kopiją (tai apibrėžta minėto įstatymo 5 9 straipsnio 6 punkte). Tačiau negalima tikėtis, kad elektroninio dokumentų valdymo įvedimo procesas bus paprastas ir greitas. To priežastis yra ir sandorio šalių (ir operatorių) techninės bazės trūkumai (trūkumas), ir tam tikros psichologinės kliūtys – skaitmeninis dokumento formatas sukelia tam tikrą nepasitikėjimą, nes paneigia jau nusistovėjusį principą dėl „privalomo gabalėlis popieriaus". Todėl kurį laiką įmonės, nusprendusios pereiti prie naujo dokumentų srauto formato, matyt, turės derinti elektronines technologijas ir popierinį dokumentų keitimosi su sandorio šalimis variantą.

Kokių problemų dėl PVM atskaitos galima išvengti?

Dabar, kaip buvo žadėta anksčiau, analizuosime, kokių dažnai pasitaikančių sąskaitų faktūrų surašymo klaidų galite išvengti (įgyvendindami PVM mokėtojo teisę į atskaitą), jei naudojate elektronines sąskaitas faktūras.

1. Neteisingas reikalingų detalių nurodymas

Praktikoje pildant sąskaitą faktūrą (taip pat ir koreguojančią) galima padaryti įvairių klaidų, tačiau tik kai kurios iš jų yra pagrindas atsisakyti atskaityti PVM pirkėjui ar pardavėjui. Pagal 2 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsniu, išskaitymas gali būti atmestas, jei sąskaitoje faktūroje (patikslinimo sąskaitoje faktūroje) mokesčių administratorius negali nustatyti pardavėjo ar pirkėjo patikrinimų metu (Rusijos finansų ministerijos balandžio 24 d. laiškas). , 2012 Nr.03-07-09/41). Visų pirma, sąskaitoje faktūroje turi būti nurodytas pardavėjo ir pirkėjo TIN (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 2 punktas, 5 punktas, 169 straipsnis). Tokios klaidos, žinoma, nėra sistemingos, tačiau mokesčių mokėtojai jas daro. Ir tokios klaidos dažnai aptinkamos ne iš karto. Geriausiu atveju tai reiškia (jei jas nustato pačios sandorio šalys) išrašytų sąskaitų faktūrų taisymą (arba pakeitimą tinkamai įformintais dokumentais), blogiausiu atveju tokias klaidas (jei jas nustato mokesčių administratorius mokesčių auditas) yra kupinas garantuoto atsisakymo atskaityti.

Keičiant elektronines sąskaitas, tokia klaida iš esmės neįmanoma, nes siųsdama dokumentą programa patikrins jame nurodytą informaciją su Vieningo valstybės juridinių asmenų registro žinynu. Be to, programinė įranga neleis siųsti dokumento, jei nebus užpildyti visi privalomi rekvizitai (laukeliai) arba juos pildant bus padarytos kitos klaidos. Pavyzdžiui, nurodomas 10% mokesčio tarifas, o mokesčio suma apskaičiuojama pagal 18% tarifą arba numatomą 18/118 tarifą. Rengiant sąskaitas rankiniu būdu, tokių klaidų tikimybė yra gana didelė.

2. Parašų ar jų dekodavimo trūkumas

Paprastai sąskaitą faktūrą turi pasirašyti organizacijos vadovas ir vyriausiasis buhalteris arba kiti įgalioti asmenys (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio 6 punktas).

Pastaba:

Jeigu dokumentą gali pasirašyti ir kiti įgalioti asmenys, ši teisė turi būti užtikrinama pavedimu ar įgaliojimu įmonės vardu. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 21 skyrius nedraudžia sąskaitose faktūrose nurodyti papildomus rekvizitus (informaciją), įskaitant atitinkamą sąskaitą pasirašiusio įgalioto asmens pareigas (Rusijos finansų ministerijos 2012 m. balandžio 23 d. laiškas). Nr.03-07-09/39).

Tačiau vyriausiojo buhalterio parašo nebuvimas gali atimti iš įmonės galimybę taikyti atskaitą (Federalinės antimonopolinės tarnybos 2011-19-05 nutarimas Nr. A65-20359/2010, FAS Šiaurės Kaukazo regionas 2010-09-04 Nr. A15-2130/2008). Išimtis yra situacija, kai mokesčių mokėtojas neturi savo darbuotojų pareigų (žr. Federalinės antimonopolinės tarnybos VSO 2011 m. balandžio 12 d. nutarimą Nr. A19-11133/08). Be paties parašų buvimo fakto patikrinimo, reguliavimo institucijos dažnai lygina parašus ant pirkėjo ir tiekėjo kopijų (žr., pavyzdžiui, Maskvos srities federalinės antimonopolinės tarnybos 2010 m. kovo 10 d. nutarimą Nr. KA-A40/1521-10).

Situacija dėl faksimilinių parašų naudojimo sąskaitose faktūrose taip pat yra dviprasmiška – mokesčių institucijos dažnai atsisako atskaityti tokius dokumentus, o jiems pritaria teismai (žr., pvz., Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo prezidiumo nutarimus d. 2011-09-27 Nr.4134/11, FAS SZO 2012-11-04 Nr.A56-69600/2010, FAS VVO 2011-07-11 Nr.A11-4080/2010). Tai paaiškinama tuo, kad mokesčių teisės aktai nenumato galimybės naudoti faksimilę, dėl ko reguliavimo institucijos faksimilės buvimą sąskaitoje faktūroje laiko DK 6 punkto pažeidimu. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnis. Be minėtų sprendimų, išvada apie tokio sąskaitų faktūrų pasirašymo neteisėtumą yra Rusijos finansų ministerijos 2010-01-06 rašte Nr.03-07-09/33. Tačiau arbitražo praktikoje vis dar pasitaiko priešingų sprendimų (žr., pvz., Maskvos srities federalinės antimonopolinės tarnybos 2012-07-03 nutarimą Nr. A40-128912/10-127-739).

Elektroninėje sąskaitoje faktūroje neįmanoma padaryti visų minėtų klaidų. Ant elektroninio dokumento dedamas tik vienas elektroninis parašas – organizacijos vadovas arba įgaliotas asmuo. Toks parašas iš pradžių yra unikalus kiekvienam savininkui ir jame yra išsami informacija apie dokumentą pasirašiusį asmenį – pilnas vardas, pavardė, pareigos, kurios užpildomos išduodant elektroninį parašą savininkui. Tokia informacija leidžia patikimai identifikuoti sąskaitą faktūrą pasirašiusį asmenį. Tai reiškia, kad pretenzijos dėl neatitikimų to paties įgalioto asmens parašuose yra visiškai pašalintos. Be to, elektroninė sąskaita surašoma vienu egzemplioriumi, nors prie jos turi prieigą visi elektroninių dokumentų srauto dalyviai. Tačiau net jei yra dvi dokumento kopijos, prie jų pritvirtinti vieno savininko elektroniniai parašai bus visiškai identiški.

Elektroninis dokumentų valdymas taip pat leis išvengti reguliavimo institucijų pretenzijų, kad dokumentą pasirašė asmuo, neturintis teisės atlikti tokius veiksmus (ypač nesant įsakymo ar įgaliojimo, patvirtinančio jo įgaliojimus), nes elektroninis parašas pažymėjimas išduodamas atitinkamą instituciją turinčio asmens vardu. Iki šiol ginčai šiuo klausimu sprendžiami abiejų mokesčių mokėtojų naudai (Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo prezidiumo 2010 m. balandžio 20 d. nutarimai Nr. 18162/09, FAS UO 2012 m. vasario 13 d. Nr. F09- 10074/11, FAS SZO 2012-01-25 Nr. A05-2340/ 2011, FAS TsO 2011-08-05 Nr. A64-4898/2010 6), ir mokesčių administratorius (FAS PO.202 2071 2071 nutarimai. A55-11080/2011, FAS FEB 2011-08-29 Nr. F03-3821/2011 7, FAS MO 2011 m. gegužės 20 d. Nr. KA-A40/4356-11). Pridurkime, kad tokių ginčų baigtis teisme priklauso nuo konkrečių jų aplinkybių, taip pat nuo to, kiek įtikinamus argumentus pateikia kiekviena šalis.

3. „Pavėluotos“ sąskaitos faktūros

Praktikoje gana dažnai pasitaiko situacijų, kai sąskaitas pirkėjas gauna pavėluotai, tai yra mokestiniu laikotarpiu, einantį po to laikotarpio, kai prekes (darbus ir paslaugas) jis įsigijo ir kapitalizavo. Mokesčių kodeksas šio momento (atskaitos taikymo laikotarpio atžvilgiu) neapibrėžia. Oficiali Finansų ministerijos pozicija šiuo klausimu yra tokia: atskaita turi būti deklaruojama tuo mokestiniu laikotarpiu, kai faktiškai buvo gauta sąskaita. Sąskaitų faktūrų išrašymo ir prekių (darbų, paslaugų) gavimo datos šiuo atveju nėra svarbios (2011-02-03 raštai Nr. 03-07-09/02, 2010-12-22 Nr. 03-03-06 /1/794). Tokio požiūrio teisėtumą patvirtina ir arbitražo praktika, kurioje išreiškiama nuomonė, kad į „pirkimo“ mokesčio atskaitą galima pretenduoti tik tuo laikotarpiu, kai viskas, kas nurodyta 2005 m. 172 Rusijos Federacijos mokesčių kodekso sąlygas (žr. Šiaurės Kaukazo federalinės antimonopolinės tarnybos 2011 m. balandžio 21 d. nutarimus Nr. A53-14613/2010, FAS Maskvos srities 2011 m. rugpjūčio 24 d. Nr. KA-A41/9191- 11). Pavyzdžiui, Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2010 m. liepos 19 d. nutarime Nr. VAS-8735/10 išreiškiamas toks požiūris: 2010 m. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 171 ir 172 straipsniais, mokesčių mokėtojas neturi teisės taikyti mokesčio atskaitos, kol neįvykdo tam tikrų sąlygų: sąskaitos faktūros gavimo ir prekių priėmimo į apskaitą. Šie įvykiai gali nesutapti laike, tačiau išrašytos sąskaitos faktūros gavimas ne mokestiniu laikotarpiu, kuriuo buvo sudaryta operacija, o vėlesniu, neatmeta galimybės taikyti mokesčių atskaitą (taip pat žr. Federalinės antimonopolijos nutarimą). Šiaurės Kazachstano tarnyba 2012 m. balandžio 4 d. Nr. A20-246/2011).

Bet kuriuo atveju, kaip atskaitos taikymo teisėtumo įrodymą (ypač mokestinių laikotarpių sandūroje), mokesčių mokėtojas turi saugoti vokus su pašto spaudu ir vesti gaunamos korespondencijos žurnalus. PVM mokėtojui sunkiau įrodyti savo teisę į atskaitą ginčytinoje situacijoje, jei šie dokumentai yra pamesti arba jų visai trūksta.

Išskaitymo už „pavėluotą“ sąskaitą problema gana lengvai išsprendžiama, jei naudojate elektroninį dokumentų formatą. Tvarkos 1.11 punkte įvedama sąvoka „sąskaitos faktūros gavimo data“ - tai data, kurią operatorius įrašo patvirtinime, siųsdamas pirkėjui elektroninę sąskaitą. Būtent tai turi būti nurodyta gautų sąskaitų faktūrų žurnale, tai bus dokumento gavimo momento įrodymas. Tokiu atveju atsižvelgiama į sąskaitą faktūrą gavo jei yra pirkėjo pranešimas (pasirašytas elektroniniu parašu) apie šio dokumento gavimą, patvirtintas operatoriaus.

4. Pavėluotas sąskaitų faktūrų išrašymas

Žinoma, pažeidimas nustatytas 3 str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 168 straipsniu, sąskaitos faktūros išrašymo terminas negali būti vadinamas tipine priežastimi, dėl kurios mokesčių administratorius atsisako pirkėjui atskaityti „pirkimo“ mokestį. Tačiau teismų praktika mus įtikina, kad tokių ginčų pasitaiko. Jų esmė tokia.

5 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnyje pateikiamas privalomų rekvizitų, kuriuos reikia nurodyti sąskaitoje faktūroje, sąrašas. Tarp jų nurodoma tik viena data - sąskaitos faktūros parengimo (pirmesnės dalies 1 punktas), tai yra dokumento surašymo ar išrašymo data. Ir 3 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 168 straipsnyje nustatyta, kad reikia laikytis penkių dienų termino nuo prekių išsiuntimo (darbų atlikimo, paslaugų suteikimo) sąskaitos faktūros pirkėjui išrašymo.

Minėtose normose vartojami veiksmažodžiai „kompiliuoti“ ir „eksponuoti“, būdami tos pačios šaknies, vis tiek turi skirtingus semantinius krūvius, todėl teoriškai datos gali ir nesutapti. Dėl to, apdorojant popierines sąskaitas, kyla ginčų dėl to, ar per penkias dienas sąskaita faktūra buvo išrašyta (išsiųsta) gavėjui.

Finansų ministerija savo ruožtu 2011-11-09 rašte Nr.03-07-09/39 išreiškė nuomonę, kad sąskaita faktūra, išrašyta nesilaikant penkių dienų termino nuo išsiuntimo dienos, negali būti tinkamu patvirtinimu. pirkėjo teisės į atskaitą (taip pat žr. 2011 m. vasario 17 d. raštą Nr. 03-07-08/44). (Tiesa, laiškai buvo apie dokumento išdavimą prieš išsiunčiant prekes pirkėjui). Tačiau Rusijos finansų ministerijos 2010 m. rugpjūčio 26 d. rašte Nr. 03-07-11/370 panašios išvados padarytos, nenurodant konkrečių aplinkybių, dėl kurių buvo pažeistas BPK 3 dalyje nustatytas terminas. . 168 Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas. Tai reiškia, kad paskutiniame laiške padarytas išvadas galima laikyti universalesnėmis.

Vis dėlto esama teismų praktika paprastai rodo tokių argumentų nenuoseklumą. Teismai, priimdami PVM mokėtojams palankų sprendimą, jį grindžia tuo, kad penkių dienų sąskaitos faktūros išrašymo termino pažeidimas nėra nurodytas PVMĮ 2 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 str., kaip pagrindą atsisakyti atskaityti „pirkimo“ mokestį (žr., pavyzdžiui, Federalinės antimonopolinės tarnybos 2010-08-09 nutarimus Nr. A55-14066/2009, FAS Šiaurės Kaukazas Regionas Nr. A53-19676/2008-C5-23 2009-08-24 9).

Nepaisant to, kad teismų praktika šiuo klausimu dažniausiai yra palanki mokesčių mokėtojams, elektroninių dokumentų naudojimas padės tokių problemų apskritai išvengti. Taigi Tvarkos 1.10 punkte nustatyta, kad elektroninės sąskaitos faktūros išrašymo data yra laikoma sąskaitos bylos gavimo elektroninių dokumentų valdymo operatoriui diena. Tai yra, elektroninės sąskaitos faktūros duomenyse nurodoma parengimo data, o išrašymo data nustatoma ir įrašoma į žurnalą remiantis informacija, nurodyta operatoriaus, per kurį dokumentas buvo išsiųstas, patvirtinime. Šiuo atveju sąskaita laikoma išrašyta, jei pardavėjas gauna operatoriaus patvirtinimą ir pirkėjo pranešimą, kad byla su sąskaita faktūra yra gauta.

Kalbant apie popierinį sąskaitų faktūrų apdorojimą, PVM mokėtojas taip pat gali minimizuoti minėtą riziką, jei naudosis Rusijos finansų ministerijos 2012 m. gegužės 16 d. rašte Nr. 03-07-09/57 pateiktais paaiškinimais. Jame, visų pirma, pareigūnai rekomenduoja sąskaitos faktūros žurnalo 10 stulpelyje „Išrašymo data“ nurodyti sąskaitos faktūros datą.

5. Sąskaitos faktūros taisymas

Kaip žinia, sąskaita faktūra išrašoma (popierine forma) dviem egzemplioriais: vienas pirkėjui, kitas – pardavėjui. Abu turi tą pačią juridinę galią ir yra sandorio faktą patvirtinantis dokumentas kiekvienai jo šaliai. Žinoma, abi kopijos turi būti identiškos. Tai yra, sąskaita faktūra, kurioje pirkėjas prašo atskaityti PVM, turi visiškai atitikti sąskaitą faktūrą, pagal kurią pardavėjas apmokestina mokestį į biudžetą (2008 m. sausio 30 d. Maskvos federalinės mokesčių tarnybos laiškas Nr. 19-11). /007720, 2007 m. birželio 14 d. Nr. 19-11/055846).

Tačiau praktika rodo, kad juose nurodyta informacija gali skirtis. Jeigu pardavėjo ir pirkėjo sąskaitų-faktūrų kopijos nėra tapačios dėl vienos iš sandorio šalių padarytų juose pataisymų, mokesčių administratorius gali atsisakyti atskaityti, tačiau tik tuo atveju, jei pateikiama punkto reikalaujama informacija. 2 p. 2 str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnis nurodomas kaip atsisakymo atlikti atskaitą pagrindas (pavyzdžiui, prekės pavadinimo, jo kainos, mokesčio tarifo neatitikimai). Jeigu neatitikimai nedideli, teismai nemato pagrindo atsisakyti atskaityti „pirkimo“ mokestį. Kaip pabrėžiama Maskvos srities federalinės antimonopolinės tarnybos 2010-09-03 nutarime Nr. KA-A40/1449-10, galiojantys mokesčių teisės aktai nenustato mokesčių mokėtojo pareigų ir nesuteikia jam galimybės. patikrinti kitos sandorio šalies sąskaitos faktūros kopijos teisingumą.

Taigi, jei daromi pataisymai, tai abiem egzemplioriais (Rusijos finansų ministerijos 2010 m. rugpjūčio 20 d. raštas Nr. 03-07-11/359). Tačiau net ir tokiu atveju PVM mokėtojui nėra garantuojamas ginčų su kontrolieriais nebuvimas, nes kyla kitas klausimas: kokiu mokestiniu laikotarpiu taikyti atskaitą už pataisytą sąskaitą faktūrą?

Finansų ministerija tvirtina, kad pirkėjo teisė į „pirkimo“ PVM atskaitą atsiranda tik tuo mokestiniu laikotarpiu, kai buvo gauta pataisyta (popierinė) sąskaita faktūra. Tuo pačiu metu pareigūnai mano, kad bet koks sąskaitos faktūros taisymas turi būti atliktas taikant jos anuliavimo procedūrą ir papildomus pirkimo knygos lapus (Rusijos finansų ministerijos 2011 m. liepos 26 d. laiškas Nr. 07-03-03- 11/196, 2010-11-13 Nr.03-07-11 /436, 2010-07-23 Nr.03-07-11/305). Tas pats pasakyta Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2010-01-04 rašte Nr.3-0-06/63.

Arbitražo praktiką šiuo klausimu atstovauja sprendimai, kuriuose išreiškiamos skirtingos nuomonės dėl atskaitos taikymo termino. Yra sprendimų, kuriuose teismai remia pareigūnus (žr. FAS PO 2010 m. lapkričio 30 d. nutarimus Nr. A65-17164/2009, FAS VSO 2010 m. liepos 2 d. Nr. A19-4798/10). Kitoks požiūris (susijęs su tuo, kad mokesčių atskaitų taikymo momentas nesusijęs su sąskaitų faktūrų taisymo momentu) atsispindi, pavyzdžiui, Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2010 m. liepos 12 d. Nr. VAS-9262/10, Federalinės antimonopolinės tarnybos 2011 m. gegužės 24 d. nutarimai Nr. F09-1652/11-S2, FAS Šiaurės Kaukazo regionas 2010 m. kovo 11 d. Nr. A15-1709/2009). Anksčiau panašias išvadas vyresnieji arbitrai padarė 2008-03-06 sprendimuose Nr.615/08, 2008-03-04 Nr.14227/07.

Elektroninio dokumento atveju sukuriamas vienas failas su sąskaita, prie kurio turi prieigą abu dokumentų srauto dalyviai. Todėl techniškai negali būti jokių neatitikimų joje atspindintoje informacijoje. Pirkėjas gauna pardavėjo parengtą ir išsiųstą dokumento versiją. Kalbant apie sąskaitos faktūros taisymo tvarką, tai reglamentuoja Tvarkos 1.12 punktas ir yra vykdoma abiem elektroninių dokumentų mainų dalyviams žinant. Taigi pirkėjas, norintis pataisyti gautą dokumentą, per operatorių siunčia pranešimą apie patikslinimą. Pardavėjas, savo ruožtu, ištaisęs pranešime nurodytas klaidas, išsiunčia pirkėjui pataisytą sąskaitą faktūrą, dar kartą atlikęs visus šioje Tvarkoje numatytus veiksmus. Tokiu atveju operatorius dokumentuoja kiekvieną derinimo etapą (Tvarkos 2.16, 2.18, 2.20, 2.23 punktai).

"Šaukštas deguto"

Dabar apie žadėtąjį „skraidyklę“. Kaip bebūtų keista, būtent elektroninio dokumentų valdymo privalumai – efektyvumas, patikimumas ir ypatingas skaidrumas – yra ir neigiama (taip sakant) elektroninių dokumentų keitimosi proceso pusė. Faktas yra tas, kad elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo ir siuntimo tvarka, nustatyta tvarka, neleis sandorio šalims išrašyti sąskaitos faktūros atgaline data. Keičiant popierinius dokumentus, šį būdą gana aktyviai naudoja mokesčių mokėtojai (nes leidžia paslėpti tam tikrus dokumentų įforminimo metu padarytus trūkumus), o elektroninių dokumentų keitimosi procesas yra pakankamai skaidrus, be to, visi veiksmai fiksuojami ne tik tiesioginiai mainų dalyviai, bet ir nepriklausoma šalis – operatorius. Todėl mokesčių kontrolei bus prieinamos absoliučiai visos surašytų sąskaitų faktūrų galimybės. Vadinasi, PVM mokėtojai turi atidžiai stebėti, kokia tvarka pataisyti elektroniniai dokumentai atsispindi pirkimų ir pardavimų knygose bei atitinkamuose žurnaluose. Be to, skaitmeninis dokumentų formatas neleis taikyti PVM atskaitos paslaugų (pavyzdžiui, ryšių paslaugų) suteikimo jų pirkėjui mėnesį, nes sąskaita faktūra bet kokiu atveju gaus iš sandorio šalies, greičiausiai kitą mėnesį. mėnesį, o dokumento gavimo data dabar nustatyta Tvarka .

1. Dokumentas buvo paskelbtas „Rossiyskaya Gazeta“ 2012 m. gegužės 12 d. ir įsigaliojo praėjus 10 dienų nuo oficialaus paskelbimo.
2. Tokių centrų akreditavimo tvarka patvirtinta Rusijos telekomunikacijų ir masinių ryšių ministerijos 2011 m. lapkričio 23 d. įsakymu Nr. 320. Šis įsakymas Teisingumo ministerijoje įregistruotas 2012 m. gegužės 4 d.
3. Įsigalioja po 10 dienų nuo oficialaus paskelbimo. Žurnalo leidimo metu užsakymas nebuvo paskelbtas.
4. 2011 m. gruodžio 6 d. federalinis įstatymas Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“.
5. Ši pareiga įtvirtinta ĮBĮ 7 str. Dabartinio 1996 m. lapkričio 21 d. federalinio įstatymo Nr. 129-FZ „Dėl apskaitos“ 9 str.
6. Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2011 m. gruodžio 1 d. sprendimu Nr. VAS-15570/11 buvo atsisakyta perduoti šią bylą Aukščiausiojo arbitražo teismo prezidiumui nagrinėti priežiūros tvarka.
7. Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2011 m. gruodžio 23 d. sprendimu Nr. VAS-14481/11 buvo atsisakyta perduoti šią bylą Aukščiausiojo arbitražo teismo prezidiumui nagrinėti priežiūros tvarka.
8. Ankstesniame leidime buvo nurodyta išleidimo data. Pakeitimai padaryti 2010 m. liepos 27 d. Federaliniu įstatymu Nr. 229-FZ.
9. Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2009 m. gruodžio 17 d. sprendimu Nr. VAS-16581/09 buvo atsisakyta perduoti šią bylą Aukščiausiojo arbitražo teismo prezidiumui nagrinėti priežiūros tvarka.
10. Žurnalo forma patvirtinta Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu Nr.1137.

Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio devintoji pastraipa leidžia pardavėjui ir pirkėjui keistis sąskaitas faktūras elektroniniu būdu. Elektroninės sąskaitos visiškai pakeičia popierinę dokumentaciją, supaprastina ir pagreitina dokumentų keitimosi tvarką.

Privalumai dalyviams naudojant elektronines sąskaitas faktūras

Elektroninė sąskaita faktūra pirkėjui pristatoma beveik akimirksniu po išrašymo, nereikia jos klientui pristatyti popieriuje, užtenka pasinaudoti specializuotų įmonių paslaugomis, kurios užtikrina patikimą ir greitą sandorio šalių ryšį sugeneruotų pinigų perdavimo klausimais. sąskaitas faktūras, jų pakeitimus ir pataisymus. Šios įmonės vadinamos Elektroninių dokumentų valdymo operatoriais ir jungia pardavėją bei pirkėją didelės spartos telekomunikacijų kanalais.

Jei išrašoma popierinė sąskaita, ji turi būti patogiu būdu nugabenta pas klientą, tačiau tai ne visada patogu šalims. Gerai, jei sąskaita faktūra pridedama prie kitų siuntimo dokumentų su siunčiamomis prekėmis ir medžiagomis. Jeigu pirkėjas atlieka avansinį apmokėjimą, į kurį taip pat reikia išrašyti sąskaitą per 5 dienas, tuomet popierinių dokumentų perdavimo procedūra tampa sudėtingesnė – pardavėjui reikia ieškoti būdų, kaip pristatyti popierių klientui, ir tai kainuoja papildomų pinigų ir laiko. Pelninga popierinių sąskaitų faktūrų alternatyva yra elektroninis perdavimas per Operatorių.

Pakeitimai nuo 2016 m. balandžio mėn

Finansų ministerijos 2015-11-10 įsakymu Nr.174n nustatyta, kaip vykdoma dviejų dalykinių santykių dalyvių elektroninio bendravimo tvarka formuojant sąskaitas faktūras. Šio įsakymo nuostatos įsigalioja nuo 2016 metų balandžio mėnesio pradžios.

Kaip pereiti prie elektroninių sąskaitų faktūrų?

Pirmiausia dėl šio klausimo šalys turi susitarti tarpusavyje. Tam geriau sudaryti rašytinę sutartį, kurioje būtų numatytas šalių susitarimas pakeisti popierines sąskaitas elektroninėmis.

Elektroninės sąskaitos: keitimo sutartis

Sutarties dėl keitimosi elektroninėmis sąskaitomis pavyzdys

Jeigu verslo santykių šalys tarpusavyje susitaria dėl sąskaitų faktūrų perdavimo elektroniniu būdu, tuomet:

1. Įsitikinkite, kad abi šalys turi reikiamas technines galimybes abipusiam dokumentų perdavimui ir gavimui elektroniniu būdu;
2. Iš abiejų dalyvių gauti patobulintą kvalifikuotą elektroninį parašą (ECES) sąskaitoms faktūroms ir kitiems elektroninio ryšio procedūroje registruotiniems dokumentams (pranešimams, pranešimams) tvirtinti;
3. Pasirinkti patikimą Elektroninių dokumentų valdymo operatorių (leistinas kelių operatorių naudojimas vienu metu);
4. Sudaryti sutartį su Operatoriumi, išsiųsdamas jam prašymą su Įsakymo Nr. 174n 2.1 punkto b papunktyje nurodytais rekvizitais;
5. Gauti iš Operatoriaus reikalingą informaciją, reikalingą naudojantis elektroninio ryšio kanalais keičiantis sąskaitoms faktūroms (identifikatorius, prieigos parametrai ir kiti duomenys).

UKEP gavimas apima kvalifikuotų elektroninio parašo raktų sertifikatų išdavimą specializuotose įmonėse, šią procedūrą reglamentuoja 2011-06-04 įstatymas Nr. 63-FZ. Sertifikatai išduodami tiems įmonių atstovams, kurie pasirašys sąskaitas faktūras. Teisė patvirtinti atsakingiems asmenims perduotas sąskaitas faktūras turi būti patvirtinta įgaliojimu arba įsakymu.

Informaciją, kad elektroniniu būdu keičiantis sąskaitomis faktūromis dalyvaus du ūkio subjektai, Operatorius perduoda Federalinei mokesčių tarnybai – skyriui, kuriame kiekvienas subjektas yra registruotas. Ši procedūra atliekama per 3 dienas nuo klientų prisijungimo prie elektroninių ryšių kanalų.

Jeigu pasikeičia įmonės rekvizitai, apie tai Operatorius turi būti informuotas per tris dienas atsiųsdamas prašymą. Operatorius, gavęs paraiškos dokumentą, per tris dienas atlieka nurodytus elektroninių ryšių dalyvio duomenų patikslinimus.

Šalys turi atsižvelgti į šiuos dalykus:

• Kiekviena sąskaita turi būti pateikta atskirai kaip nepriklausomas dokumentas;
• Visa procedūros metu sukurta elektroninė dokumentacija turi būti sertifikuota UKEP;
• Sąskaitos faktūros išrašymo diena yra data, nurodyta Operatoriaus patvirtinime apie bylos gavimą iš pardavėjo;
• Sąskaitos faktūros gavimo diena yra diena nuo Operatoriaus patvirtinimo apie bylos su dokumentu perdavimą pirkėjui;
• Techniniai trūkumai ištaisomi sąskaitoje faktūroje, pirkėjui siunčiant pranešimą apie patikslinimus pardavėjui per Operatorių;
• Pataisyta sąskaita faktūra iš naujo siunčiama pirkėjui per Operatorių.

Elektroninės sąskaitos siuntimo pirkėjui procesas nuo 2016 m. balandžio mėn

• Visi dokumentai, pranešimai, patvirtinimai yra patvirtinti UKEP;
• Visus elektroninių dokumentų formatus saugo kiekvienas elektroninių santykių dalyvis.

Pasibaigus sąskaitos faktūros perkėlimo procedūrai, šalys turi turėti šiuos išsaugotus dokumentus iš UKEP.

Pardavėjas:

• Sukurta sąskaita faktūra;
• Operatoriaus pateiktas patvirtinimas, nurodant failo su elektronine s/f gavimo iš pardavėjo dieną;
• Pranešti pirkėjui, kad jam buvo įteikta byla su elektronine s/f (jei šalys susitarė, kad šis dokumentas yra būtinas).

Pirkėjas:

• Pateikta sąskaita faktūra;
• Operatoriaus pateiktas patvirtinimas, nurodant failo su elektroniniu s/f išsiuntimo pirkėjui dieną;
• Operatoriaus pateiktas patvirtinimas apie pristatymo pranešimą, kad pirkėjas pardavėjui gavo s/f.

Elektroninių sąskaitų faktūrų taisymo procesas

Dalyvių veiksmų seka:

Taisomosios sąskaitos išsiunčiamos tokiu pat būdu. Standartinių ir koregavimo formų elektronines formas rasite mokesčių administratoriaus patvirtintame 2015-04-03 įsakyme Nr. ММВ-7-6/93@.

Minėtas elektroninių dokumentų keitimosi procesas yra įtvirtintas įsakyme Nr.174n ir galioja nuo 2016 metų antrojo ketvirčio pradžios.