Giornale degli ordini di cassa in entrata e in uscita. Giornale di registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscita Giornale delle transazioni degli ordini di cassa in entrata e in uscita

Gli ordini di ricevute e spese sono i principali documenti primari nella cassa di qualsiasi organizzazione. Come tenere traccia e controllare questi documenti importanti e come compilare il registratore di cassa senza errori? Leggi in questo articolo.

Assolutamente tutte le organizzazioni che dispongono di un registratore di cassa e di operazioni su di esso sono tenute a compilare i documenti del registratore di cassa relativi alla ricezione e alla spesa di contanti. Si tratta della stragrande maggioranza, perché nonostante la diffusione dei mezzi elettronici per i pagamenti diversi dai contanti, i contanti sono solitamente necessari per le piccole necessità domestiche. Ciò significa che la maggior parte delle organizzazioni ha bisogno giornale per la registrazione degli ordini di cassa in entrata e in uscita. Conosciamolo quindi più nel dettaglio.

Modulo rivista

Giornale di registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscitaè un libro contabile in cui è necessario inserire informazioni e dettagli di tutti i documenti emessi dalla cassiera. La sua forma unificata è stata approvata con decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 18 agosto 1998 n. 88. Si chiama No. KO-3, ma se lo si desidera, le organizzazioni non possono utilizzarlo e sviluppare la propria versione. Dal 2013, infatti, è stato raccomandato l’utilizzo di tali forme unificate di documenti contabili primari. Sebbene i restanti documenti di cassa, in particolare gli stessi registratori di cassa, secondo le informazioni del Ministero delle Finanze n. PZ-10/2012, siano obbligatori nel modulo approvato.

Il registro è un regolare registro contabile consolidato, quindi puoi svilupparlo tu stesso. In virtù dell'articolo 10 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità", l'approvazione dei registri contabili è prerogativa del capo dell'organizzazione su raccomandazione del capo contabile. La cosa principale è indicare l'opzione utilizzata nella politica contabile. Ma se lo desideri, puoi anche utilizzare un modulo unificato (questo dovrebbe essere menzionato anche nel principio contabile). Tuttavia, questo è sempre un libro che deve essere numerato dall'inizio alla fine e cucito. In genere, l'interno del modulo di giornale per la registrazione degli ordini in entrata e in uscita è costituito da due metà di uguale volume:

1. Per ordini con ricevuta.
2. Per ordini di spesa.

Vengono eseguiti simultaneamente. Le informazioni sulle entrate sono solitamente posizionate sul lato destro del foglio e le informazioni sulle spese sono a sinistra. La normativa consente di tenere un registro non solo su supporto cartaceo, ma anche in formato elettronico. In questo caso dovrebbe essere possibile stampare il modulo compilato e generarlo entro un certo periodo di tempo. Inoltre, non è necessario utilizzare copie cartacee se la persona responsabile (commercialista o cassiere) è dotata di firma elettronica qualificata con la quale può certificare le registrazioni.

Compilazione del registratore di cassa: esempio

Sulla copertina del titolo, indipendentemente dal fatto che venga utilizzato un modulo di giornale auto-sviluppato o consigliato per la registrazione delle entrate e delle uscite, deve esserci il nome dell'organizzazione, la sua unità strutturale in cui si trova la cassa e il nome del modulo stesso . Inoltre, è necessario annotare la data di inizio della manutenzione del modulo e i dettagli della persona responsabile (posizione e nome completo). Apparirà così:

All'interno del modulo è necessario prevedere delle colonne in cui indicare per ciascun ordine di cassa le seguenti informazioni:

• numero dell'ordine e data della sua preparazione;
• importo delle spese o delle entrate;
• una nota che indica una breve causale dell'importo di denaro emesso o ricevuto.

I numeri per gli ordini in entrata e in uscita devono essere assegnati separatamente per ciascuno di questi tipi di documenti contanti. Non è consentita la numerazione continua delle entrate e delle uscite.

Registratori di cassa online

Alla domanda Hai bisogno di un registratore di cassa per registratori di cassa online? La risposta è chiara: no. Le transazioni vengono registrate e i numeri degli scontrini vengono assegnati automaticamente dal dispositivo di archiviazione fiscale del dispositivo. Pertanto, in questa situazione non vengono forniti registri contabili aggiuntivi. Prima dell'introduzione delle apparecchiature di cassa con la funzione di trasferimento dati online, gli operatori di cassa tenevano dei giornali per registrare gli ordini di entrate e di spesa, in cui registravano i dati sulle entrate, ora per loro questo obbligo è stato abolito; Le spiegazioni pertinenti in merito sono state fornite dal Ministero delle finanze russo nella lettera del 16 giugno 2017 n. 03-01-15/37692.

Responsabilità

Sebbene tale registro contabile sia obbligatorio per tutte le organizzazioni, la legge non prevede alcuna responsabilità amministrativa separata per dirigenti o contabili in caso di sua assenza. Ma se non viene mantenuto, ciò può essere considerato una violazione della procedura contabile nell'organizzazione.

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Allestimento della copertina

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Incollaggio cuci-adesivo ? Rilegatura da cucire

(rende la rilegatura più durevole)

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Il nome della rivista è completamente riportato in rilievo sulla copertina; viene utilizzata principalmente lamina d'oro (ma sono disponibili anche argento, blu e rosso). Puoi imprimere: il nome dell'organizzazione, il logo, qualsiasi combinazione di lettere, numeri e disegni.

Il costo del lavoro di goffratura è di 80 rubli.

Se hai caricato il logo della tua azienda, possiamo imprimerlo insieme al nome della rivista

? Secondo il decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 N 225 "Sui libri di lavoro" Libro delle ricevute e delle spese per la contabilità dei moduli del libro di lavoro e degli inserti in esso contenuti E libro di movimento dei libri di lavoro e inserti in essi deve essere numerato, allacciato, certificato dalla firma del capo dell'organizzazione, nonché sigillato con sigillo di ceralacca o sigillato.

Maggiori informazioni sulla copertina morbida Copertina morbida- uno degli attacchi più economici e di rapida produzione.

La copertina della rilegatura è realizzata in carta spessa con densità di 160 g/m2; su richiesta la copertina può essere laminata.

Dopo che la copertina è pronta e il blocco è stato stampato, vengono fissati con una graffetta e, se ci sono più di 60 pagine nel blocco, l'incollaggio viene eseguito utilizzando una macchina adesiva a caldo.

La rilegatura morbida, grazie alla sua facilità di esecuzione e al prezzo accessibile, è la tipologia di rilegatura più popolare e più conveniente.

Colore copertina: bianco

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Laminazione- Questo è il rivestimento dei prodotti stampati con pellicola. La laminazione manterrà a lungo l'aspetto attraente dei prodotti stampati e li proteggerà in modo affidabile da contaminazione e danni meccanici. Eseguiamo la laminazione su un lato e su due lati fino al formato A1 utilizzando dispositivi speciali: laminatori. Lo scopo principale della laminazione a caldo è proteggere l'immagine da vari agenti esterni, che possono includere caffè versato, tutti i tipi di tentativi di stropicciare, raschiare, graffiare l'immagine, pulizia a umido dei locali, pioggia, neve. Ma gli utenti esperti conoscono anche un'altra preziosa proprietà della laminazione: può migliorare significativamente la qualità dell'immagine. Quando si utilizzano pellicole lucide, l'immagine “appare” e i colori diventano più contrastanti e più ricchi. L'effetto "sviluppo" conferisce alla carta laminata economica l'aspetto di una lussuosa carta fotografica.

Perché è necessario un registro per la registrazione di PKO e RKO

La normativa esistente sulla circolazione del contante (legge n. 86-FZ del 10 luglio 2002) prevede norme uniformi che sono obbligatorie sia per le organizzazioni che per le banche. Secondo l'art. 34 di questa legge, la Banca di Russia stabilisce la procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti da parte delle aziende che devono disporre di una cassa per ricevere ed emettere contanti. I fondi non utilizzati dovrebbero essere conservati in una banca.

Quando si paga in contanti per beni e servizi, l'organizzazione che riceve il denaro deve utilizzare un registratore di cassa per registrare l'importo ricevuto. Allo stesso tempo viene redatto un ordine di ricevuta di cassa (PKO, modulo KO-1). Se l'importo ricevuto supera il limite del saldo in contanti, l'eccedenza dovrà essere depositata presso la banca. Per fare ciò, emettere un ordine di ricevuta di cassa (RKO, modulo KO-2). I PKO vengono emessi anche al ricevimento dei fondi dalla banca per il pagamento degli stipendi, degli importi contabili e delle spese di viaggio. Gli RKO vengono emessi quando viene emesso denaro per questi scopi a dipendenti specifici dell'azienda.

La procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti è stabilita nell'istruzione della Banca Centrale della Federazione Russa del 03/11/14 n. 3210-U, entrata in vigore il 01/06/2014. Secondo queste istruzioni, tutte le transazioni per l'emissione o la ricezione di denaro sono registrate nei documenti primari (PKO e RKO), dopodiché devono essere riportate nel giornale di registrazione (modulo KO-3). Tutti questi moduli sono approvati dal Comitato statale di statistica (delibera n. 88 del 18 agosto 1998).

I requisiti per i documenti primari si trovano nell'articolo "Documento primario: requisiti per la forma e conseguenze della sua violazione".

Regole per la registrazione di un giornale degli ordini di cassa in entrata e in uscita

Requisiti legali di base per la compilazione di PKO e RKO:

• l'ordine deve essere accompagnato da un documento primario che serva da base per la sua esecuzione;
• non sono ammesse macchie e correzioni negli ordini;
• garantire la numerazione continua degli ordini per ciascuna tipologia fin dall'inizio dell'anno;
• registrazione obbligatoria degli ordini sul giornale;
• gli ordini sono validi solo il giorno in cui vengono emessi.

La contabilità degli incassi e degli incassi è responsabilità di ogni azienda. Le transazioni in contanti vengono eseguite dal capo contabile o dalla sua persona autorizzata. Gli ordini vengono emessi a mano o stampati su una stampante.

La ricevuta dell'ordine di ricevuta viene consegnata alla persona che ha depositato il denaro e l'ordine stesso rimane al cassiere. Il cassiere registra le informazioni complete su di lui nel registratore di cassa KO-3.

L'emissione di contanti viene effettuata con l'esecuzione di un ordine di ricevuta di cassa. Allo stesso tempo, viene registrato nel diario. Riflette anche i dati sulle buste paga. E sulle dichiarazioni stesse hanno messo un segno (timbro) con i dettagli dell'RKO.

La polizza di versamento riporta i dati del passaporto del destinatario del denaro. Sulle buste paga è consentito indicare un ordine di spesa.

Quando si effettuano pagamenti in contanti tra persone giuridiche, è necessario ricordarsi di rispettare l'importo massimo consentito. Nel 2019 sono 100.000 rubli. sotto un unico contratto. Il mancato rispetto di questa regola comporterà sanzioni. L'azienda può utilizzare il denaro ricevuto alla cassa solo per pagare gli stipendi e pagare i beni acquistati. Dovrà depositare presso la banca gli importi rimanenti eccedenti il ​​limite stabilito.

Risultati

Il registratore di cassa registra informazioni su tutte le entrate e le spese emesse. Deve essere eseguito secondo la forma stabilita KO-3.

Il registro dei documenti di cassa consente di organizzare i documenti primari redatti in relazione alla circolazione di contanti presso la cassa dell'impresa. Tutti i documenti di cassa di nuova creazione sono soggetti a registrazione in un giornale speciale. E solo dopo vengono trasferiti alla cassa per l'adeguata elaborazione.

Tali documenti includono:

• richieste di emissione di fondi;
• dichiarazioni sui salari per i salari;
• E così via.

I mandati di spesa redatti a libro paga per il pagamento delle retribuzioni e altri pagamenti simili sono soggetti a registrazione nel giornale dopo la loro emissione.

Mantenere

Esiste una forma unificata del giornale per la registrazione dei documenti in contanti. Il suo numero è KO-3 e il codice secondo la directory OKUD è 0310003. È consentito mantenere un giornale in formato elettronico utilizzando la tecnologia informatica.

Il modulo N KO-3 include una copertina sulla quale sono indicati il ​​nome dell'organizzazione, i tempi di tenuta del giornale, nonché la posizione e il nome completo della persona responsabile della sua preparazione. Oltre alla copertina, il modulo KO-3 include un foglio staccabile, che funge da campione per il design di tutte le altre pagine della rivista. La foglia sciolta è divisa in due parti. Sul lato sinistro (colonne 1-4) viene effettuata la registrazione dei documenti di cassa in entrata, a destra (colonne 5-8) - documenti di spesa.

Le colonne 1 e 5 indicano la data di redazione del documento di cassa.
Nelle colonne 2 e 6 il numero di serie assegnato a questo documento.
Le colonne 3 e 7 mostrano informazioni sull'importo del documento in rubli e kopecks.
Le colonne 4 e 8 sono chiamate "Nota"; di norma indicano informazioni sullo scopo previsto dei fondi e informazioni sul destinatario o pagatore.

I moduli unificati di documentazione primaria hanno perso il loro status di moduli obbligatori diversi anni fa, nel 2013. Tuttavia, questa modifica non ha interessato i documenti di cassa (Informazione del Ministero delle Finanze n. PZ-10/2012). Allo stesso tempo, la forma unificata del registro per la registrazione dei documenti di contante in entrata e in uscita (di seguito denominato anche registro) non è obbligatoria, perché tale documento costituisce un registro contabile consolidato e, pertanto, la sua forma può essere approvata dall'impresa in modo autonomo.

Forma unificata

La forma unificata del giornale di registrazione n. KO-3 è stata approvata con la Risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 18 agosto 1998 n. 88.

Questo modulo viene utilizzato dall'ufficio contabilità per registrare gli ordini di cassa o i documenti utilizzati in loro vece (ad esempio, buste paga) prima di trasferirli alla cassa dell'impresa.

Si compone di due parti. La prima parte (situata a sinistra) mostra le informazioni sugli ordini di contanti in entrata, la seconda (situata a destra) - sugli ordini di contanti in uscita.

Il giornale registra le informazioni su ciascuno dei documenti di cassa specificati, tra cui:

• data e numero del documento;
• somma;
• note (ad esempio, puoi scrivere brevemente l'essenza dell'operazione).

Si tenga presente che la procedura di assegnazione dei numeri agli ordini in entrata e in uscita deve essere separata per ciascuna di queste tipologie di documentazione di cassa.

Modulo del giornale di bordo approvato dall'impresa

Sulla base della parte 5 dell'articolo 10 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità", l'approvazione di tali moduli di registri consolidati è una prerogativa del capo dell'impresa su raccomandazione del capo contabile o altra persona autorizzata a tenere la contabilità.

Secondo la Parte 6 di questo articolo, tale registro è mantenuto su supporto cartaceo e (o) elettronico. Il mantenimento di un modulo elettronico è consentito solo se firmato con firma elettronica.

Quando si sceglie tra un modulo unificato per il giornale di registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscita (il modulo e il campione di compilazione possono essere scaricati qui) e quello approvato in modo indipendente, l'impresa deve stimare solo il tempo e i costi di manodopera per creare e approvare il proprio modulo.

Notiamo inoltre che se l'impresa non conserva il documento specificato, ciò non può comportare una responsabilità amministrativa.