Esempio di compilazione di un foglio presenze a scuola. La modulistica del foglio presenze: regole e sanzioni. Possibili situazioni insolite durante la compilazione del modulo

In qualsiasi organizzazione, è obbligatorio tenere un foglio presenze. Le regole per la progettazione di questo documento, il suo scopo e un esempio già pronto che può essere utilizzato come campione: tutto questo verrà discusso di seguito.

È possibile scaricare un modulo di esempio alla fine dell'articolo.

La durata pianificata del turno e il numero totale di giorni lavorativi in ​​un mese differiranno quasi sempre dalle ore e dai giorni effettivamente lavorati. Per registrare il fatto viene tenuto un foglio presenze: esso permette di raccogliere tutte le informazioni relative all'orario di lavoro effettivamente svolto.

Lo scopo di questo documento è duplice:

1. Ottieni informazioni sull'intero periodo di tempo lavorato.
2. Ottieni i dati sulle mancate presentazioni per lo stesso periodo.

Tali informazioni saranno utili, prima di tutto, a un contabile. Alcuni ispettori avranno bisogno anche di informazioni: la descrizione corrispondente è riportata nella tabella.

Forma: forma e campione

Ogni azienda ha la facoltà di utilizzare un proprio campione oppure di tenere traccia degli orari di lavoro tramite apposito modulo T-12. Puoi prendere la sua forma come base (è riportata di seguito) e adattarla alle esigenze dell'azienda.

Il documento è composto da 3 parti principali:

1. Il frontespizio contiene un sistema unificato di codici, che servono per indicare, ad esempio, giorni di riposo aggiuntivi (per straordinari), assenze per malattia, inattività per colpa del datore di lavoro, ecc. Ogni circostanza ha un codice alfabetico e numerico.
2. La seconda parte (tabellare) è la registrazione vera e propria delle ore di lavoro. Viene effettuato su base giornaliera (compresi i fine settimana e i giorni festivi).
3. E anche la terza parte si presenta sotto forma di tabella. Fornisce informazioni sui pagamenti degli stipendi (importi, ore e giorni, tariffa).

Ecco come appare un modulo T-12 vuoto.

Insieme al modulo T-12 esiste anche il modello T-13. Manca l'ultima (terza) parte, ovvero questo documento è un semplice foglio presenze per la registrazione delle ore di lavoro, senza calcolo dello stipendio. Di seguito è mostrato un documento di esempio completato.

Procedura

Il documento è conservato da dipendenti appositamente incaricati: registrano le ore di lavoro per ogni giorno. Di norma, la persona responsabile della corretta registrazione è il direttore di un'unità strutturale (ad esempio un reparto vendite). Anche il suo vice può condividere la responsabilità. Se l'azienda è abbastanza grande, viene introdotta una posizione speciale di cronometrista, che registra tutte le informazioni.

In ogni caso, i responsabili vengono sempre nominati dal responsabile, sul quale viene emesso un apposito ordine (campione gratuito) - ad esempio il documento riportato di seguito.

NOTA. Tutte le persone responsabili devono leggere il testo dell'ordinanza e firmarlo e datarlo.

In generale, l'ordine è questo:

1. La persona responsabile registra le informazioni per ogni giorno.
2. Una volta completato (dopo un mese), il documento viene inviato al dipartimento Risorse umane.
3. Dopo il reparto risorse umane, entra nel reparto contabilità.
4. L'ultima firma spetta al capo dell'unità strutturale.

NOTA. Una volta compilato e firmato da tutte le persone responsabili, il documento viene archiviato e inviato all'archivio per la conservazione. La durata minima di conservazione è di 5 anni. Ma se il lavoro in un'impresa viene svolto in condizioni pericolose e dannose, il tempo di conservazione aumenta in modo significativo, almeno 75 anni.

Come compilare una scheda attività: istruzioni passo passo

Durante la compilazione viene utilizzato un sistema di notazione unificato. La scheda attività registra il tempo lavorato secondo la regola "una posizione è assegnata a una posizione". Vengono presi in considerazione solo i dipendenti che hanno un contratto di lavoro, compresi i lavoratori interni a tempo parziale - per loro, in particolare, le informazioni devono essere inserite due volte.

Non vengono presi in considerazione i dati dei seguenti dipendenti:

• lavoratori ufficiosamente;
• lavoratori esterni a tempo parziale;
• lavorare sulla base di un contratto civile.

La procedura di compilazione richiede la corretta progettazione del frontespizio e della parte tabellare vera e propria.

Frontespizio

Qui vengono registrate le seguenti informazioni:

1. Nome dell'azienda (è consentita una versione breve, ad esempio Alpha LLC).
2. Codici per OKUD e OKPO.
3. Numero: l'azienda sceglie il proprio sistema di numerazione. Ad esempio, un'opzione comune consiste nell'assegnare i numeri in sequenza durante l'anno solare.
4. Periodo di riferimento – ad es. mese con le date di inizio e fine della manutenzione dei documenti.
5. Per data di compilazione si intende l'ultimo giorno dopo il quale dovrà essere sottoscritto da tutti i dipendenti responsabili. Quindi il documento entra nell'archivio.

Parte tabellare

Qui è necessario compilare tutti i campi:

Informazioni per il calcolo dello stipendio

Se viene mantenuto il modulo T-12, anche questa sezione verrà compilata. Qui vengono registrate informazioni principalmente su 2 forme di pagamento:

1. Lo stipendio effettivo (indicato dal codice 2000 a 4 cifre).
2. Pagamenti per giorni di ferie (indicati dal codice 2012).

Tutti gli importi vengono addebitati sul cosiddetto conto corrispondente: sarà lo stesso, indipendentemente dal tipo di pagamento.

Come di consueto, le ore lavorative vengono registrate in base al numero totale di giorni e ore.

Alla fine del documento tutti i dipendenti autorizzati firmano:

• persona che conserva il documento (se presente)
• rappresentante delle risorse umane;
• capo del Dipartimento.

Istruzioni video per la registrazione

Video commento sulla compilazione:

Foglio aggiuntivo

Esistono diversi casi in cui il foglio presenze in sé non è sufficiente, poiché la contabilità implica la registrazione di informazioni aggiuntive. Quindi dovresti redigere un altro foglio:

1. Se un dipendente si licenzia a metà mese o all'inizio. In questo caso tutti i giorni e le ore effettivamente lavorate vengono registrati su un foglio aggiuntivo. E sul modulo scrivono “Licenziato” esattamente la data in cui è avvenuto il licenziamento. Quindi il documento viene inviato insieme a un foglio aggiuntivo.
2. Sarà necessario anche quando il dipendente non ha lavorato, ma non ha preso contatto e non ha comunicato i motivi della sua assenza. Se non si è mai presentato (o non ha preso documenti che confermano la validità del motivo), ed è giunto il momento di consegnare il documento, viene inserito il codice 30 (designazione della lettera “NN”).

In questi casi è meglio fare tutti i segni a matita. Se in seguito si scopre che il dipendente, ad esempio, ha ricevuto un congedo per malattia, è necessario apporre un segno utilizzando il codice 19 (lettera "B").

Contabilità di sintesi: caratteristiche di calcolo

Se non è possibile mantenere il normale numero di ore (8 ore al giorno e 40 ore alla settimana), il tempo totale effettivamente lavorato viene determinato come semplice somma. Questa procedura esiste nelle imprese che:

• lavorare 24 ore su 24, a turni;
• utilizzare un programma flessibile;
• organizzare il lavoro a rotazione.

Quindi il concetto principale diventa il periodo contabile. – mese solare, 1° trimestre o intero anno. L'intervallo specifico viene selezionato in base alle caratteristiche dell'impresa. Ad esempio, se si prevede di lavorare in condizioni pericolose e dannose, viene preso come base un periodo di 1 trimestre.

Se per un qualsiasi periodo di tempo il dipendente non ha svolto il lavoro per validi motivi, tale tempo non viene preso in considerazione (cioè è completamente escluso).

Situazioni non standard: cosa fare

Nella maggior parte dei casi, redigere un documento è abbastanza semplice, poiché la contabilità si basa su una distribuzione uniforme ed equa dell'orario di lavoro per ciascun dipendente. Tuttavia, questo ordine viene spesso violato a causa di determinate circostanze, ad esempio:

1. Se un collega chiede ferie e il responsabile non si oppone, vengono registrate solo le ore effettivamente lavorate (in numero intero). L'assenza è segnalata dal segno “I” o da due cifre “01”.
2. Se è malato, mettono "B" e lasciano vuoti i campi in basso. Naturalmente, avere un congedo per malattia è un requisito obbligatorio per tale nota.
3. Se era previsto e il dipendente lo ha accettato di comune accordo, secondo la procedura attuale, viene apposta la designazione “NV” (nella versione digitale, codice “28”). Ci sono momenti in cui i veri motivi dell'assenza sono temporaneamente sconosciuti. Quindi puoi inserire "NN", ma se la situazione diventa chiara, viene selezionata la designazione appropriata e "NN" viene barrato.
4. Se un collega è andato in viaggio d'affari, contrassegnare "K". Quando ritorna ufficialmente e inizia i suoi soliti compiti, mettono la lettera "I".

Come apportare modifiche

La registrazione dell'orario di lavoro comporta la registrazione di informazioni che possono cambiare nel corso della giornata o della settimana, pertanto il foglio presenze prevede la possibilità di apportare modifiche. È necessario apportare modifiche per riflettere la situazione di fatto, la cui verità è documentata.

Esistono 2 modi per apportare correzioni:

1. È possibile che vi siano delle inesattezze, ma il documento è integrato con un cosiddetto modulo di correzione. Entrambi i documenti vengono sottoposti insieme per la verifica.
2. Il documento originale viene corretto, ma non viene redatto alcun modulo aggiuntivo. Quindi è necessario cancellare attentamente tutti i dati errati. Questo viene fatto usando una linea orizzontale. Se nei campi adiacenti sono contenute informazioni errate, viene barrata una sola riga.

In questo caso è necessario inserire una voce corrispondente che spieghi, ad esempio, la situazione in dettaglio.

La tenuta di un foglio presenze viene effettuata da qualsiasi azienda, poiché riflette informazioni importanti su tutti i dipendenti, consentendo di controllare la disciplina del lavoro. La scheda attività contiene informazioni sulla quantità di tempo lavorato da ciascun dipendente. Sulla base di essi, la direzione decide chi premiare, chi punire con una riduzione dei bonus e il contabile calcola i salari.

Per orario di lavoro si intende la distribuzione di tale tempo nell'arco di un periodo solare. Regola rigorosamente la durata della settimana lavorativa, che è la seguente: cinque giorni lavorativi/due giorni liberi; sei giorni lavorativi/un giorno libero; programma scorrevole (turno); nonché orari di lavoro irregolari, orari di inizio e fine lavoro, giornate lavorative/non lavorative consecutive e molto altro ancora.

Il regime speciale comprende orario di lavoro irregolare. Prevede la possibilità che un dipendente venga assunto dai suoi superiori per svolgere le proprie mansioni al di fuori dell'orario di lavoro stabilito.

Un'altra modalità è g programma flessibile. In questo caso l'orario di lavoro è determinato previo accordo tra le parti. Il controllo sull'orario di lavoro del personale è esercitato dall'amministrazione.

In pratica vengono utilizzati tre tipi di contabilità:

• quotidiano— la durata del lavoro quotidiano è conforme alla legislazione vigente. L'inizio, la fine e la durata della giornata lavorativa non cambiano;
• settimanalmente— gli orari di funzionamento giornalieri potranno variare, ma verranno rigorosamente rispettati gli standard settimanali;
• riassunto- simile al precedente, solo il periodo di riferimento è mese, trimestre, ecc.

Regole per il mantenimento di un foglio presenze o come redigere correttamente un foglio presenze

Foglio presenze: come compilarlo? Di seguito risponderemo in dettaglio a questa domanda. Le schede attività vengono conservate sia in formato elettronico che cartaceo, quest'ultima forma obbligatoria. La compilazione dei dati solo su un computer non è accettabile.

È possibile scaricare gratuitamente un foglio presenze, il relativo modulo, campione o modulo su Internet. Un esempio di compilazione di un foglio orario di lavoro, nonché un foglio orario di lavoro completato, può essere visualizzato anche in programmi come Consultant Plus e Garante.

La scheda attività viene aperta il primo giorno di ogni mese. Di solito viene fornito al reparto contabilità due volte: prima che venga calcolato l'anticipo e poi prima che venga calcolato lo stipendio.

A tutti i dipendenti dell'organizzazione viene assegnato un numero del personale, che viene utilizzato nei documenti di controllo del lavoro e dei pagamenti.

I cambiamenti dovuti all'assunzione di nuovi o al licenziamento di vecchi dipendenti vengono effettuati solo sulla base di ordini ufficiali della direzione.

Nel foglio presenze sono inclusi anche i lavoratori temporanei e i tirocinanti a cui viene pagata la retribuzione. Ma! Coloro che lavorano con contratto civile non vengono registrati e ai lavoratori part-time viene assegnato un numero di personale separato.

La scheda attività deve essere compilata ogni giorno per un mese intero e nell'ultimo giorno lavorativo viene riepilogato il totale di ciascun dipendente: quante assenze ci sono state e quante ore lavorate. Per compilare un foglio presenze di lavoro è necessario un modulo T-12 o T-13 in termini di dettagli, sono quasi identici;

Diamo un'occhiata alle istruzioni passo passo per la stesura e l'esecuzione di un foglio presenze basato su questi moduli.

1. In alto è necessario indicare il nome dell'azienda. Deve corrispondere pienamente al nome specificato nei documenti costitutivi.
2. Successivamente, compila le sezioni "Data di compilazione" (spesso questo è l'ultimo giorno del mese di riferimento) e "Numero del documento".
3. La cella "Periodo di reporting" contiene l'intervallo dal 1° all'ultimo giorno del mese.
4. La prima colonna della prima sezione (“Contabilità dell'orario di lavoro”) contiene i numeri di serie del personale.
5. Le colonne 2 e 3 sono compilate in base alle carte personali (modulo n. T-2)
6. La quarta e la sesta colonna rappresentano il codice di costo e il numero di ore lavorate giornaliere.
7. La quinta e la settima colonna rappresentano rispettivamente i risultati intermedi della prima e della seconda metà del mese. La cella superiore contiene i giorni lavorati, la cella inferiore contiene le ore lavorate.
8. Le colonne da 8 a 17 vengono completate alla fine del mese. Il totale dei giorni lavorati non comprende i fine settimana, i viaggi di lavoro, l'assenteismo dei dipendenti, ovvero quei giorni in cui la persona non si trovava effettivamente sul posto di lavoro.
9. L'ottava colonna è la somma delle celle superiori della quinta e della settima colonna.
10. La nona colonna è la somma delle celle inferiori della quinta e della settima colonna.
11. Le colonne 14 e 16 rappresentano il numero di ore e giorni.
12. La colonna 15 contiene il codice motivo della mancata visualizzazione.
13. Colonna 17: il numero totale di giorni liberi per il mese.

La seconda sezione della scheda attività è gestita dal reparto contabilità.

Foglio presenze: simboli, codici e abbreviazioni

Sono presenti un totale di 36 codici nel foglio presenze del dipendente. Ogni indicatore ha una designazione di lettere e numeri. Di seguito il dettaglio del time sheet:

Programmi per la gestione dei fogli presenze

Per compilare le schede attività su un computer, ci sono molti programmi che possono essere ordinati su Internet. Grazie a loro, creare un foglio presenze elettronico non sarà difficile. Diamo un'occhiata al più popolare tra gli utenti.

Tutte le operazioni, funzioni e capacità sono semplificate il più possibile e sono progettate per ridurre un processo così laborioso e dispendioso in termini di tempo come il conteggio delle ore di lavoro.

Il programma ha un'interfaccia intuitiva e consente di creare orari dei turni. Per imparare ad usarlo non sono necessari corsi. Il programma della scheda attività è scritto in Excel. Ha capacità contabili:

• ore lavorative;
• orario di lavoro notturno;
• orario di lavoro diurno;
• periodo di inabilità del dipendente;
• ore lavorate durante i fine settimana e i giorni festivi;
• assenteismo;
• difetti o rilavorazioni.

Programma di schede attività

Questo programma è progettato anche per tenere conto dell'orario di lavoro. Può essere ordinato online per 700-800 rubli. Per familiarizzare con il suo funzionamento, puoi scaricare gratuitamente una versione di prova del foglio presenze. Se ha tutto ciò di cui hai bisogno, puoi acquistarlo. Ciò richiederà la registrazione e il pagamento, dopodiché riceverai una chiave di registrazione che rimuove tutte le restrizioni.

Scrivi una domanda nel modulo sottostante:

Foglio presenzeè un documento consolidato che contiene informazioni sul rispetto dell'orario di lavoro da parte di ciascun dipendente.

Ogni impresa deve disporre di tale documento in un'unica copia; il suo design presenta una serie di sfumature, di cui parleremo in dettaglio in questo articolo e forniremo anche un esempio di compilazione di un foglio presenze.

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Come compilare un foglio presenze

È consentito compilare una scheda attività generale per l'intera organizzazione o per ciascuna unità strutturale separatamente.
Riflette informazioni affidabili sull'utilizzo dell'orario di lavoro da parte dei dipendenti di questa impresa. Il cronometrista annota sia il tempo effettivamente lavorato che il tempo non lavorato. Potrebbero essere: tempi di inattività, malattia, viaggi di lavoro.

La scheda attività può essere gestita in due modi

Esistono moduli unificati già pronti approvati dalle autorità competenti:

• Se l'impresa ha introdotto salari basati sul tempo, vengono utilizzati i moduli T-13 e T-12.
• Se esiste, l'impresa ha il diritto di sviluppare propri moduli e moduli per la contabilità e il controllo.

Modulo T-12: compilato manualmente.

Modulo T-13 - utilizzato laddove è possibile automatizzare l'elaborazione dei dati contabili.

Nel modulo T-12, le registrazioni vengono effettuate con una penna a sfera, con attenzione, senza macchie, a mano. Non è possibile utilizzare il correttore.

La sezione 1 (colonne 1–6) è formattata in una tabella.

La quarta colonna contiene 2 righe per contrassegnare la presenza o l'assenza del dipendente. Caratteristica di riempimento:

• la prima riga è compilata in maiuscolo (simboli);
• la seconda riga contiene una cifra che indica il numero di ore lavorate per un determinato periodo;

La sezione 2 è completata da un contabile.

Questa sezione si presenta sotto forma di tabella in cui vengono inseriti il ​​numero della scheda attività di ciascun dipendente, il suo stipendio e le ore lavorate. Sulla base di questi dati vengono calcolati gli stipendi.
Nella quarta pagina del modulo inserisci i dati che ti aiuteranno a compilare rapporti statistici. È compilato secondo istruzioni speciali.

Secondo modo di condurre

Nel modulo T-13 alcune colonne sono già compilate automaticamente: dipartimento, cognome e professione del dipendente, numero della scheda attività.

Convenzioni accettate.

L'elenco completo può essere visualizzato nel modulo T - 12. Alcuni dei principali sono presentati nella tabella:

• Orario di lavoro Designazione della lettera Codice digitale.
• Frequenza regolare I 01.
• Orario notturno N 02.
• Uscita nei giorni festivi e nei fine settimana RP 03.
• Riciclaggio Dal 05.
• Viaggio d'affari K 06.
• Vacanze dal 09.
• Congedo aggiuntivo OD 10.
• Congedo di studio U 11.
• Orario di lavoro ridotto per gli studenti in mobilità LV 12.
• Permesso di studio a proprie spese UD 13.
• Congedo di maternità R 14.
• Congedo per accudire un bambino fino a 3 anni di età 15.
• Assicurazione sanitaria per le vacanze a proprie spese 17.
• Congedo per malattia B 19.
• Orario di lavoro ridotto per Champions League 21.
• Assenteismo PR 24.
• Giorni non lavorativi, giorno libero alle 26.
• Assenza per motivo sconosciuto NN 30.

Forme base di schede attività

Figura 1. Modulo T-12.

La Figura 1 mostra un esempio di registrazione corretta dell'orario per quella categoria di lavoratori il cui orario di lavoro è stato ridotto per legge.

Pertanto, alla vigilia dei giorni festivi, la giornata lavorativa viene ridotta di un'ora rispetto al normale. Tutti i dipendenti delle organizzazioni godono di questo diritto. Sulla pagella si scrive il numero sette.
Esempio. Dal dipendente Sidorov V.P. La giornata lavorativa è di 7 ore. Prima della vacanza mancheranno 6 ore e in pagella verrà inserito il numero sei. Questo punto deve essere rispettato per evitare il riciclaggio.

Figura 2. Modulo T-13.

Chi ha il diritto di compilare la scheda attività

Può essere compilato da qualsiasi dipendente designato dalla relativa ordinanza. Per esempio:

• Cronometrista - se c'è una posizione nella tabella del personale. La compilazione della scheda attività sarà sua diretta responsabilità.
• Un altro membro dello staff. Per lui, tenere un registro delle presenze è una delle sue principali responsabilità. Pertanto, tra l'altro, è prescritto nel contratto di lavoro o nella descrizione del lavoro.
• Ispettore delle risorse umane.
• Qualsiasi altro dipendente incaricato di tali compiti.

Errori tipici riscontrati nelle pagelle

Situazione 1.

Il dipendente va in un'altra vacanza. Ricordiamo che i giorni di ferie sono compresi nel numero dei giorni di calendario e non sono contrassegnati dalla lettera “B” (giorno libero). Puoi inserire un simbolo sotto forma di “OT” o un numero – “09”.

Attenzione! Se durante il periodo di ferie sono presenti giorni festivi non lavorativi, essi non sono considerati giorni di calendario. In pagella è indicato come giorno libero: viene utilizzato il simbolo “B” oppure il numero “26”.

Esempio. Il dipendente Rychkov V.V. prende ferie per 14 giorni di calendario dal 4.06 al 18.06. Si prega di notare che il 12 giugno è un giorno festivo. La scheda attività verrà compilata come mostrato nella Figura 3.

Situazione 2.

Il dipendente, mentre era in ferie dal 1 giugno al 15 giugno, si è ammalato. Informa l'amministrazione aziendale della sua malattia dal 4 giugno al 9 giugno (6 giorni). C'è un certificato di assenza per malattia.
Le sue ferie dureranno 6 giorni, di cui non ha usufruito per malattia.

In questo esempio, il dipendente ha utilizzato tre giorni di ferie, poi si è ammalato e gli rimanevano altri 11 giorni di calendario. Il rientro al lavoro è previsto per il 22 giugno.

Come compilare una scheda attività per i lavoratori part-time

Se un lavoratore part-time "proviene" da un'altra impresa, viene inserito in una riga separata nella scheda attività e gli viene assegnato un numero personale personale.
Al dipendente principale, che svolge lavoro aggiuntivo come lavoratore a tempo parziale, vengono assegnati due numeri di personale in base a due diversi fogli presenze.
Oppure, come opzione, viene tenuto un foglio presenze, ma per ogni posizione occupata c'è una riga separata e due diversi numeri di personale.

Casi particolari di registrazione di un viaggio d'affari su una scheda attività

Quando si determina la durata di viaggi di lavoro, vacanze o altri momenti, è possibile utilizzare i seguenti consigli:

1. Il viaggio d'affari è contrassegnato dalla lettera “K”. La durata del viaggio d'affari è indicata nel relativo ordine.
2. Se, mentre un dipendente è in viaggio d'affari, c'è un giorno libero o una vacanza, verrà pagato il doppio. La pagella è contrassegnata con “K M”, non con l'output “B”.

Come contrassegnare correttamente un viaggio d'affari se un dipendente è in congedo per malattia? Un caso pratico.

Per motivi di produzione, l'amministrazione aziendale decide di chiamarlo e mandarlo in viaggio d'affari ancor prima della “chiusura” del suo congedo per malattia. In questa situazione, le azioni dell'amministrazione e del dipendente costituiscono una violazione delle leggi sul lavoro.

Il cronometrista compila effettivamente la scheda attività in questo modo:

1. Il fatto di assenza (malattia) prima dell'inizio del viaggio d'affari è indicato con il simbolo “B”.
2. Il simbolo “K” segna i giorni del viaggio d'affari.
3. Al ritorno, inseriamo "B" (se il congedo per malattia non è ancora chiuso) o "I" - se il congedo per malattia è chiuso.

Ma se compili la pagella in questo modo, potrebbero esserci delle conseguenze.

Rischio 1. Se le voci appaiono così: "B" (malattia), "K" (viaggio d'affari), dopo di essa - "I" (presentarsi per lavoro), senza coprire il congedo per malattia, l'FSS russo non riconoscerà il numero di giorni in cui il dipendente è stato in viaggio d'affari.

Rischio 2. Se la pagella è compilata in questo modo: "B" (malattia), "K" (viaggio d'affari) e successivamente - continuazione della malattia "B" - l'FSS si rifiuterà di risarcire l'intero importo dell'indennità .

Va ricordato che l'indennità viene corrisposta in caso di malattia. Se un dipendente ritorna al lavoro significa che è in grado di lavorare.

1. Il cronometrista compila il modulo solo se esiste un motivo: un ordine o un'istruzione scritta, o altri documenti.
2. Nel modulo unificato vengono inseriti tutti i dettagli in esso previsti e tutte le righe vengono compilate. Le righe non compilate devono essere cancellate.
3. Vengono redatte due schede attività al mese, per la prima metà e per la seconda, se le retribuzioni vengono calcolate due volte al mese.
4. Gli errori commessi durante la compilazione della pagella vengono corretti secondo regole rigorosamente stabilite: in primo luogo, le voci errate vengono cancellate con una riga e quelle corrette vengono scritte sopra di esse. Il dipendente che compila il foglio presenze appone la sua firma e tutte le persone responsabili di questo documento firmano.
5. Se il cronometrista non sa ancora perché il dipendente non si è presentato al lavoro, la scheda attività verrà contrassegnata come NN. Quando vengono forniti i documenti giustificativi, la pagella viene adeguata.

Chi ha bisogno di una pagella e perché?

Come documento principale è necessario:

1. Contabilità. Sulla base di questo documento, viene calcolato lo stipendio del dipendente. La pagella conferma il fatto che il dipendente adempie ai suoi doveri.
2. Ispettorato fiscale. Viene verificata la correttezza del calcolo o della trattenuta delle imposte sugli stipendi. Viene effettuata una riconciliazione delle ore lavorate, annotate nella scheda attività, con i dati relativi ai pagamenti delle retribuzioni.
3. La pagella può essere richiesta dagli specialisti del Fondo russo delle assicurazioni sociali. Viene verificata la correttezza del pagamento delle prestazioni del fondo.
4. Organi del Servizio federale della migrazione. Quando si controllano i datori di lavoro che assumono cittadini stranieri come dipendenti.
5. Specialisti dell'Ispettorato del lavoro. L'ispettore, controllando la pagella, potrà accertare il fatto. Pertanto, verificando il rispetto della norma sugli straordinari, è prevista una sanzione per le deviazioni rilevate. In caso di ripetuta violazione dei termini di riferimento, il dirigente può essere licenziato dalla sua posizione.
6. La pagella può essere utilizzata come prova in tribunale, se si presenta. Ad esempio, la legalità del licenziamento di un dipendente per assenteismo.
7. Autorità statistiche. Secondo la pagella, vengono compilati numerosi rapporti. Ad esempio, un rapporto sul modulo P-4.

Il foglio presenze non solo riflette il numero di ore lavorate da ciascun dipendente, ma consente anche di registrare quotidianamente informazioni sulle presenze e sulle assenze dal lavoro. Alcuni dipendenti si sono ammalati, altri sono assenti per motivi sconosciuti e altri sono andati in vacanza. Vediamo come contrassegnare correttamente tutti questi casi in pagella.

Tutte le organizzazioni sono tenute a mantenere i fogli presenze. Questo documento è necessario per:

• tenere conto quotidianamente del modo in cui i dipendenti utilizzano il proprio orario di lavoro, se rispettano l'orario di lavoro stabilito;
• ricevere i dati sulle ore lavorate;
• calcolare lo stipendio;
• compilare rapporti statistici sul lavoro per le autorità statistiche.

Il Comitato statistico statale della Russia ha approvato due moduli unificati per i fogli presenze: T-12 e T-13*. I moduli differiscono in quanto il T-12 è un'opzione universale e il T-13 viene eseguito se l'organizzazione dispone di un sistema automatico per il monitoraggio delle presenze e delle mancate presentazioni al lavoro (tornello). In questo caso i dati vengono inseriti nel modulo tramite un computer. Molto spesso, ovviamente, utilizzano il modulo T-12, poiché i sistemi di accesso non sono installati in tutte le organizzazioni.

La pagella è compilata in unica copia. Alla fine del mese la pagella compilata dovrà essere firmata dai responsabili delle divisioni strutturali e dall'addetto alle risorse umane. Il documento viene quindi inviato al reparto contabilità per il calcolo delle buste paga.

Chi conserva la scheda attività

In precedenza, molte organizzazioni avevano una posizione speciale: cronometrista. Ora i manager ritengono irrazionale mantenere un'unità di personale separata solo per registrare le uscite e le assenze dal lavoro. Molto spesso, la responsabilità della tenuta dei fogli presenze è affidata a uno specialista delle risorse umane, a un contabile o ai capi delle divisioni strutturali in aggiunta alle loro funzioni principali. Ricordare che questa responsabilità deve essere sancita nel contratto di lavoro e nella descrizione del lavoro del dipendente o assegnargli per ordine del direttore dell'organizzazione.

Come riflettere l'utilizzo dell'orario di lavoro in una scheda attività

I moduli T-12 e T-13 praticamente non differiscono nella composizione dei dettagli, quindi considereremo la compilazione della scheda attività utilizzando l'esempio di un modulo: T-12. O meglio, la sua prima sezione, che si chiama “contabilità dell’utilizzo dell’orario di lavoro”. Un esempio di compilazione della scheda attività è riportato a pagina ....

Il foglio presenze viene conservato per un mese e al termine di tale periodo riepiloga il numero di ore lavorate da ciascun dipendente. Vengono inoltre riportati i risultati intermedi (della prima e della seconda metà del mese). Le presenze e le assenze dal lavoro vengono registrate utilizzando la modalità di registrazione continua. Ciò significa che per ogni giorno del mese nella cella corrispondente viene inserita una designazione: presenza o mancata presentazione per determinati motivi (o per circostanze poco chiare). È però anche possibile non registrare le presenze, ma registrare solo le deviazioni dall'orario di lavoro (mancate presentazioni, ritardi, ecc.). Se non ci sono state deviazioni durante il mese, la pagella rifletterà solo i dati finali sui risultati del lavoro per la prima e la seconda metà del mese e il risultato complessivo, e le altre celle rimarranno vuote.

Vediamo ora esattamente come inserire le designazioni in pagella.

Nelle colonne 4 e 6 del modulo T-12 ci sono due righe. La riga superiore contiene una lettera che designa i tipi di orario di lavoro trascorso ogni giorno del mese (apparizione, ferie, viaggio d'affari, congedo per malattia, ecc.). Il numero di ore per loro è registrato in basso. Le designazioni delle lettere sono riportate sul frontespizio del modulo T-12. Ad esempio, se un dipendente è venuto al lavoro il 13 giugno ed era presente a tempo pieno, nella pagella di giugno nella cella con il numero 13 accanto al cognome del dipendente inseriremo "I" e 8 ore lavorative. Se quel giorno era in viaggio d'affari, è necessario inserire "K". Ma quel giorno non aveva orari di lavoro nella tua organizzazione, quindi abbiamo messo zero nel risultato finale. Anche i fine settimana e i giorni festivi hanno una propria designazione. La riga superiore è contrassegnata con "in" e la riga inferiore con zeri.

Ricorda: per inserire questo o quel codice devi avere dei buoni motivi. Ad esempio, puoi contrassegnare un congedo per malattia sulla pagella solo se sai per certo che il dipendente ha un certificato di inabilità temporanea al lavoro. La tabella a pagina ... fornisce l'elenco dei documenti per tutti i casi di assenze e deviazioni dal programma di lavoro stabilito. Se non si dispone di documenti che confermino il motivo dell'assenza del dipendente, è possibile annotare nella pagella solo l'assenza per motivi sconosciuti ("NN").

I simboli del tempo lavorato e non lavorato, presentati sul frontespizio del modulo T-12, sono utilizzati anche nel modulo T-13

Come riassumere

Alla fine del mese è necessario calcolare il numero totale di giorni e ore lavorate. Allo stesso tempo, dal calcolo dei giorni lavorati sono esclusi i fine settimana, l'assenteismo, le assenze per motivi sconosciuti, i giorni di malattia, i viaggi di lavoro - in generale, tutti quei giorni in cui il dipendente era assente dal lavoro. Per calcolare il numero di ore lavorate è sufficiente sommare i numeri nella seconda riga delle colonne 4 e 6, e inserire i risultati nella colonna 5 (per la prima metà del mese), colonna 7 (per la seconda metà del mese) e colonne 8-13 (per l'intero mese) .

A parte è necessario calcolare il numero di giorni di mancata presentazione e inserire le informazioni a riguardo nelle colonne 14-16. La colonna 15 contiene i codici numerici per i motivi della mancata presentazione (questi codici sono riportati sul frontespizio del modulo, insieme alle designazioni delle lettere). Ad esempio, il codice per le prossime ferie è 09 e le assenze per motivi sconosciuti sono 30. Infine, è necessario determinare il numero totale di giorni liberi per ciascun dipendente nel mese e inserirlo nella colonna 17.

Un foglio presenze è il documento principale per il monitoraggio del processo lavorativo.

Viene utilizzato dai contabili per il calcolo di salari, bonus, multe;

Dipendenti del dipartimento Risorse umane per elaborare politiche interne competenti dell'organizzazione; leader aziendali.

Il documento serve anche a fornire rendiconti fiscali, sistematizzare e organizzare le informazioni sul processo di lavoro.

Il modulo per la compilazione della scheda attività è ufficialmente stabilito e presenta due modifiche: T12 e T13.

La direzione dell'organizzazione decide autonomamente quale scegliere.

La differenza sta nel metodo di registrazione dei dati, il modulo T-12 è il modulo più comune e prevede la compilazione manuale della scheda attività, la modifica T-13 viene utilizzata per il riempimento automatico. Puoi scaricare i loro campioni da Internet. Per compilare il modulo T-13, puoi utilizzare qualsiasi programma conveniente per contabili.

Dal 01/01/2013, con decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa, l'organizzazione ha il diritto di introdurre colonne e pagine aggiuntive nel documento, modificare il foglio presenze entro i limiti della normativa vigente a sua discrezione.

I segni del modulo stabilito vengono inseriti nella pagella, che sono accompagnati da documenti che li spiegano.

Tali marchi includono:

1. Essere in ritardo. Deve essere accompagnato da una nota esplicativa. 2. Assenteismo. Accompagnato da una nota esplicativa e da un'ordinanza sul tipo di sanzione.
2. Assenze per malattia, congedo di maternità, giorni di donazione, assenze legate a sottoporsi a una visita medica come indicato dall'ufficio di registrazione e arruolamento militare. Rilasciato previa disponibilità di un certificato di congedo per malattia o altro documento tempestivamente presentato e compilato.
3. Vacanze. Il voto viene assegnato in presenza di una domanda di un dipendente o di un certificato dell'istituto di istruzione e di un ordine firmato dal direttore o dalla persona che lo sostituisce.
4. In lavorazione. Accompagnato da un documento firmato dal capo del dipartimento, unità, dipartimento o caposquadra.
5. Andare a lavorare nei fine settimana e nei giorni festivi. Accompagnato da una dichiarazione scritta del dipendente del suo consenso firmata dal suo diretto superiore.
6. Viaggi d'affari. In questo caso, all'ufficio contabilità viene fornito un certificato di viaggio con il sigillo dell'organizzazione e la data di arrivo e partenza del dipendente.

Se un dipendente viene licenziato, le celle del tempo lavorato nella scheda attività vengono lasciate vuote

Alla pagella è allegato il provvedimento di licenziamento firmato dal responsabile dell'organizzazione.