Analisi del sistema di comunicazione in azienda. Analisi delle comunicazioni in un'organizzazione - astratto Le macrobarriere nel processo di comunicazione creano ostacoli al successo della comunicazione in generale. Questi sono solitamente indicati come

Questa sezione descrive la circolazione delle informazioni organizzative, gestionali, tecnologiche ed economiche nel sistema di gestione aziendale secondo il seguente schema:

Fonte (ovvero tipologia di documentazione);

Mittente (posizione o unità strutturale);

Destinatario (posizione o unità strutturale).

Contratti, richieste di fornitura

Consegna dei pagamenti

Le applicazioni riportano i rapporti

Per consegna e spedizione

Accordi per

Fornitura

Richieste di consegna

Rapporti di consegna

Di seguito è riportata una descrizione dei dipartimenti che partecipano al sistema di comunicazione di RASCO LLC:

1. Contabilità. In conformità con la legge, la contabilità è un'unità strutturale separata dell'impresa, il suo capo (capo contabile) riferisce direttamente al capo dell'impresa. La razionalità dell'organizzazione contabile dipende in gran parte dalla corretta determinazione della struttura dell'apparato contabile. La composizione quantitativa del reparto contabilità, il suo personale e la struttura ufficiale dipendono da: dimensione dell'entità aziendale, tipo di attività e appartenenza al settore, organizzazione e tecnologia di produzione, presenza, numero e ubicazione di divisioni separate, esperienza e le qualifiche dei contabili, il grado di automazione del lavoro contabile.

Il principale compito gestionale della contabilità è la raccolta e l'elaborazione di informazioni complete e affidabili sulle attività dell'impresa. Tali informazioni vengono utilizzate principalmente per due scopi:

1. Prendere decisioni basate sull'analisi economica di tali informazioni.

2. Attuazione del controllo finanziario.

Presso RASKO LLC sono state create le seguenti divisioni:

1. Dipartimenti contabili

· dipartimento di liquidazione - calcolo dei salari e delle prestazioni sociali,

· cassa - transazioni con contanti, titoli,

· dipartimento generale: raccolta e raggruppamento di informazioni, generazione di report.

2. Dipartimenti compresi nel reparto contabilità

· Dipartimento del lavoro e dei salari: registrazione degli orari di lavoro, dei turni, delle ferie, dei congedi per malattia, ecc.

· dipartimento di pianificazione ed economia - pianificazione tecnica ed economica della produzione, analisi dei risultati delle attività produttive,

· dipartimento stime - calcolo oggetto per oggetto delle entrate e delle uscite imminenti,

3. Divisioni indipendenti con le quali la contabilità interagisce più strettamente

· Dipartimento risorse umane - contabilità del personale,

· servizio legale - verifica e approvazione di progetti di accordi commerciali e normative locali.

· servizio di controllo interno - ispezione delle divisioni strutturali di un'entità economica.

2. Ufficio vendite. Il reparto vendite è un reparto impegnato a garantire l'attuazione dei piani di consegna dei prodotti in tempo e in base alla gamma in conformità con i contratti stipulati. Le funzioni dell'ufficio commerciale sono:

v Preparazione e conclusione di contratti con i clienti per la fornitura di prodotti fabbricati.

v Partecipazione, insieme ai servizi pertinenti dell'impresa, alla formazione di piani di produzione della nomenclatura annuale, trimestrale, mensile e programmi giornalieri per la consegna dei prodotti finiti per garantire consegne puntuali e nomenclatura.

v Garantire il rispetto degli standard per i bilanci dei prodotti finiti, organizzare il corretto stoccaggio dei prodotti finiti, il loro smistamento, imballaggio, conservazione, imballaggio e spedizione ai consumatori.

v Effettuare la contabilità e il controllo sull'attuazione dei piani di consegna dei prodotti nel contesto dei contratti conclusi.

v Presentazione di reclami alle officine di produzione per mancato adempimento degli obblighi interni allo stabilimento per la produzione e la consegna dei prodotti.

v Preparazione di report settimanali sulla spedizione di prodotti e pezzi di ricambio per l'esportazione, ecc.

L'ufficio commerciale interagisce con divisioni strutturali quali:

Ø Con il dipartimento per la protezione del lavoro. Riceve: ordini e istruzioni per eliminare le violazioni delle norme e dei regolamenti in materia di protezione del lavoro, sicurezza e igiene industriale, requisiti per lo svolgimento, se necessario, di perizie tecniche e conclusioni sulle condizioni di attrezzature, accessori, veicoli, il loro grado di sicurezza e innocuità di processi tecnologici, programmi di indagini complesse sullo stato della protezione del lavoro dei dipartimenti e ispezioni mirate di strutture ad alto rischio, letteratura normativa sulle questioni relative alla protezione del lavoro. Presenta: rapporti sull'attuazione di regolamenti e istruzioni di altre autorità di regolamentazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro e sull'eliminazione delle violazioni di norme e regolamenti in materia di protezione del lavoro, rapporti sull'attuazione di un piano globale per migliorare le condizioni di protezione del lavoro e le misure sanitarie.

Ø Con reparto trasporti. Riceve: piani mensili, decennali e giornalieri per la spedizione di prodotti finiti con tutte le modalità di trasporto, programmi per la consegna di pezzi di ricambio, componenti, ecc. ai magazzini di distribuzione. Rappresenta: piani di nomenclatura annuali, trimestrali e mensili per la spedizione di prodotti finiti, modifiche pianificate ai piani di spedizione, richieste di fornitura di materiale rotabile ferroviario, contenitori e veicoli per un mese, trimestre, anno.

Ø Con il dipartimento finanziario. Riceve: notifiche bancarie sulle lettere di credito emesse dai clienti (per l'esecuzione), standard di capitale circolante approvati per i prodotti finiti, comprese le merci spedite secondo i documenti non presentati per l'incasso. Rappresenta: contratti e accordi per la fornitura di prodotti finiti (per approvazione), piani per la spedizione di prodotti commerciali, dati sulle scorte di prodotti finiti e sulla loro conformità agli standard, documentazione per i prodotti spediti entro la prima metà del giorno successivo la spedizione dei prodotti, i certificati giornalieri di spedizione e il saldo dei prodotti finiti nei magazzini. Emissione di fatture per la riscossione delle imprese, per la riscossione di importi per prodotti di bassa qualità da fornitori di pezzi di ricambio.

Ø Con il dipartimento di pianificazione economica. Riceve: piani di produzione, standard tecnici ed economici e indicatori per pianificare e valutare le attività per il periodo pianificato, istruzioni, raccomandazioni metodologiche su questioni di contabilità economica, pianificazione e uso efficiente delle risorse, piani di produzione per la conclusione di contratti con i clienti, contabilità dei costi pianificati indicatori del dipartimento, prezzi approvati per i prodotti. Presenta: un rapporto sui principali indicatori di autocontabilità, prodotti finiti nei magazzini del reparto vendite, dati sulle carenze nella consegna dei prodotti, la quantità di prodotti sottoconsegnati in base ai contratti per il mese di riferimento e cumulativamente dall'inizio del trimestre (anno), una relazione sull'attuazione del piano di fornitura tenendo conto dei contratti conclusi, dei saldi dei prodotti finiti.

Ø Con il dipartimento delle risorse umane. Riceve: piani annuali e pluriennali per il fabbisogno di personale, istruzioni in materia di selezione, collocamento e formazione del personale. Rappresenta: rendicontazione su questioni di spostamento, selezione, collocamento e formazione del personale, riserva per promozioni a incarichi dirigenziali, richieste di fabbisogni di personale, fogli presenze o altri documenti per la registrazione dell'orario di lavoro. E con molti altri dipartimenti.

3. SIG. SGI (magazzino vendite) è un locale destinato allo stoccaggio dei prodotti finiti e alla fornitura di servizi di magazzinaggio. In questi magazzini si effettuano l'accumulo e lo stoccaggio dei prodotti finiti, la selezione dell'assortimento secondo il piano di vendita stabilito dal contratto, l'imballaggio dei prodotti, l'etichettatura dei contenitori, la preparazione dei documenti di accompagnamento e la spedizione. Sono gestiti dai reparti vendite dell'impresa. Conservano i prodotti finiti dell'impresa, soggetti a spedizione ai consumatori secondo il piano di vendita del prodotto stabilito. Il magazzino dei prodotti finiti dovrebbe essere situato dopo i reparti di produzione. Ad essi dovranno essere collegate anche le vie di trasporto esterne. Questa disposizione dei magazzini è necessaria per ridurre i costi di trasporto, nonché per ridurre i costi inutili per le operazioni di carico e scarico. I magazzini di vendita sono i destinatari dei prodotti dell'impresa e attraverso di essi viene organizzata la loro consegna ai consumatori. Grazie a ciò, i magazzini di distribuzione possono avere un'influenza organizzativa sul processo di produzione, ottenendo una consegna uniforme dei prodotti da parte dei laboratori di produzione e la loro buona qualità.

4. Dipartimento dei trasporti dell'impresa. Il dipartimento dei trasporti è un'unità strutturale indipendente dell'impresa e fa capo al vicedirettore per le questioni commerciali. Il suo compito è trasportare le forniture di prodotti finiti nei tempi richiesti e ai migliori prezzi. Funzioni del Dipartimento:

ü Sviluppo di programmi annuali, trimestrali, mensili e operativi di trasporto basati sul piano di spedizione dei prodotti finiti e sull'attuazione del piano di produzione da parte delle divisioni strutturali dell'impresa.

ü Monitorare la puntuale attuazione dei piani di consegna dei veicoli, degli imballaggi e dei piani di carico e scarico.

ü Garantire l'accettazione in magazzino, la preparazione, lo stoccaggio e la spedizione dei prodotti finiti nella nomenclatura e nei tempi stabiliti dai contratti. Preparazione della documentazione accompagnatoria delle operazioni di trasporto.

ü Realizzazione di una contabilità consolidata dell'attuazione del piano da parte delle divisioni dei trasporti secondo i principali indicatori tecnici ed economici. Redigere i rapporti necessari per i dipartimenti dei trasporti e presentarli entro il termine prescritto alle organizzazioni superiori.

ü Sviluppo di misure organizzative e tecniche per migliorare e un uso più razionale dei veicoli, aumentare la produttività del lavoro, introdurre modalità di trasporto avanzate e ridurre i costi di trasporto.

ü Preparazione e conclusione secondo le modalità prescritte di contratti con organizzazioni terze per la gestione dei binari ferroviari di accesso, per il trasporto pubblico, l'esecuzione di lavori di trasporto e carico e scarico e altri tipi di servizi di trasporto.

ü Monitoraggio dell'approvazione tempestiva del trasporto di carichi di grandi dimensioni e calcolo della loro messa in sicurezza, effettuato dai dipartimenti che hanno rilasciato la domanda per il loro trasporto.

ü Garantire la sicurezza dei prodotti finiti.

ü Determinazione delle esigenze ed elaborazione dei calcoli e dei preparativi per i veicoli richiesti dall'impresa (locomotive, vagoni, automobili, trattori, rimorchi, caricatori, automobili elettriche), officine e attrezzature meccaniche, nonché i pezzi di ricambio necessari per tutti i tipi di attrezzature di trasporto e carico e scarico, nel bilancio delle divisioni di trasporto dell'impresa, materiali per la loro riparazione. Presentare le domande alle organizzazioni pertinenti secondo le modalità prescritte e monitorarne l'attuazione.

Come gli altri dipartimenti, interagisce:

§ Con i dipartimenti di logistica, cooperazione esterna, strumentale, costruzione di capitali. Riceve: piani e volumi per la consegna di materiali, componenti, strumenti, materiali da costruzione; volumi di lavori di sterro. Rappresenta: richieste di materiali, pezzi di ricambio, strumenti, attrezzature da garage necessarie per il servizio di trasporto dell'impresa.

§ Con il dipartimento di pianificazione economica. Riceve: programma di produzione annuale e trimestrale per l'impresa; piano approvato per le attività produttive ed economiche del servizio di trasporto dell'impresa; linee guida su temi di pianificazione e contabilità dei costi di stabilimento; prezzi dei prodotti spediti; l'importo approvato degli stanziamenti massimi per la manutenzione delle auto ufficiali. Rappresenta: un progetto di piano per le attività produttive ed economiche del servizio di trasporto dell'impresa nell'ambito delle officine; relazioni sull'attività produttiva ed economica del servizio di trasporto dell'impresa; piani e relazioni sull'attuazione di piani e misure organizzative e tecniche per il servizio di trasporto dell'impresa; informazioni sul ritmo di spedizione dei prodotti finiti; stime dei costi per la manutenzione delle autovetture.

§ Con il dipartimento contabile principale. Riceve: istruzioni sulla tenuta dei registri nel servizio di trasporto dell'impresa. Rappresenta: documenti necessari per la contabilità e il controllo sulle attività economiche delle officine di trasporto.

§ Con il dipartimento del capo tecnologo e il dipartimento di automazione e meccanizzazione della produzione. Riceve: un progetto di percorso tecnologico per la fabbricazione di parti e assiemi (per approvazione); documentazione tecnica per le operazioni di trasporto, carico e scarico all'interno dello stabilimento, meccanizzazione e automazione nei reparti di trasporto dell'impresa; calcoli della quantità di trasporto richiesta per il trasporto intra-fabbrica; analisi del livello e del grado di meccanizzazione del lavoro nelle operazioni di carico e scarico, trasporto e stoccaggio. Presenta: per approvazione un piano di misure organizzative e tecniche e singole specifiche tecniche per la progettazione finalizzata all'eliminazione dei colli di bottiglia.

Per studiare il sistema di comunicazione, condurremo uno studio sull'unità di orientamento al valore (COE) dell'impresa.

Per determinare il COE del collettivo di lavoro si utilizza un elenco di 24 qualità: 1 – costanza; 2 – esposizione; 3 – libertà d'azione; 4 – socievolezza; 5 – diligenza; 6 – variabilità; 7 – sensibilità; 8 – conoscenza delle proprie capacità; 9 – rispetto delle tradizioni familiari; 10 – tendenza a immaginare; 11 – presunzione; 12 – abilità; 13 – frugalità; 14 – organizzazione; 15 – intraprendenza; 16 – iniziativa; 17 – determinazione; 18 – perseveranza; 19 – capacità di ascolto dell'interlocutore; 20 – sincerità; 21 – indipendenza; 22 – erudizione; 23 – desiderio di successo; 24 – professionale.

Tabella 3

Tabella riepilogativa del sondaggio sui dipendenti

Il livello COE sarà determinato dalla formula: , dove n è la somma delle scelte per 5 qualità che hanno ricevuto la massima preferenza nel gruppo; m è la somma delle scelte per le 5 qualità che hanno ricevuto la preferenza minore; N – numero totale di selezioni.

Sulla base dei risultati ottenuti, possiamo concludere che il gruppo ha le stesse opinioni sui fattori di valore.

Per concludere questa sezione, voglio descrivere funzionamento del dipartimento risorse umane . Dipartimento delle risorse umane – una divisione funzionale separata della società, che riporta al presidente della società e svolge i compiti principali:

· organizzazione del lavoro per sviluppare la politica del personale;

· selezione, selezione, inserimento, studio e impiego di maestranze, dirigenti e specialisti;

· partecipazione alla formazione di una squadra stabile;

· creare una riserva di personale e lavorare con essa;

· organizzazione delle anagrafiche del personale.

Le norme generali sul lavoro del dipartimento Risorse umane sono presentate nell'Appendice 2.

Da tutto quanto sopra, puoi farlo conclusione che nel sistema di gestione la circolazione delle informazioni avviene in modo tempestivo e che i problemi sorti durante il funzionamento dell'azienda possono essere eliminati attraverso il feedback dei lavoratori e dei dipendenti subordinati.

Nell'organizzazione in esame è stata definita una procedura di coordinamento che prevede la gestione diretta degli interventi sotto forma di istruzioni, ordini e proposte. Tutte le decisioni gestionali vengono prese solo al livello più alto. Per quanto riguarda le norme e le forme di comunicazione, l'organizzazione oggetto di studio pratica prevalentemente la forma scritta.

L'analisi del processo di gestione è molto importante, poiché caratterizza la dinamica delle attività di vari elementi nella vita reale del sistema di gestione o il progresso dell'implementazione del sistema delle funzioni di gestione, ad es. composizione e stato del sistema di controllo nel tempo. Pertanto, è necessario valutare la correttezza di ciascuna delle quattro fasi del processo di gestione presso Freshtail LLC.

Una delle prime fasi è la definizione dell'obiettivo, cioè la determinazione dell'immagine ideale dello stato desiderato, possibile e necessario del sistema controllato.

Il vantaggio è che l'impresa porta avanti il ​​processo di sviluppo e giustificazione degli obiettivi di sviluppo, ma questi obiettivi sono di natura a breve termine e ciò non è sufficiente in un ambiente in costante cambiamento. Inoltre, la definizione degli obiettivi prevede un ampio volume di letteratura analitica e di ricerca sulla gestione efficace e comprende molte operazioni: analisi, ricerca di informazioni, ecc., Tuttavia, nell'impresa analizzata non viene eseguita un'analisi completa delle attività attuali e soprattutto, non viene effettuata un'analisi dei risultati e delle prospettive di sviluppo.

La seconda fase del processo di gestione consiste nel valutare lo stato del sistema gestito rispetto all'obiettivo, ma poiché Freshretail LLC non implementa un approccio mirato al programma, ad es. Se non viene elaborato un programma d'azione, è impossibile discostarsi dal programma. Tuttavia, lo stato del sistema gestito non può mai essere uguale all'obiettivo (se lo è, l'obiettivo non è valido) e in una determinata organizzazione viene seguita questa regola.

Nella terza fase del processo di gestione, viene determinato il problema, cioè la principale contraddizione tra l'obiettivo e la situazione, la cui risoluzione determinerà il cambiamento della situazione nella direzione dell'obiettivo accettato.

La differenza tra una situazione e un obiettivo di solito implica molte contraddizioni diverse. Risolverli avvicina la situazione all'obiettivo. Tutte le contraddizioni sono interconnesse. Pertanto, è necessario trovare la contraddizione principale, la cui risoluzione garantirà la risoluzione di tutte le altre. Questa organizzazione ha riscontrato il problema principale, ovvero l'aumento della pressione competitiva.

La fase finale del processo di gestione è la risoluzione delle contraddizioni tra la situazione e l'obiettivo, ovvero una soluzione pratica al problema.

La tecnologia per lo sviluppo delle decisioni gestionali può essere considerata come un insieme dinamico di cinque processi gestionali interconnessi. Questi processi seguono (o seguono) logicamente l'uno dall'altro. Tuttavia, esiste un feedback stabile e, di conseguenza, un'influenza inversa di ciascun processo sugli altri e sull'intero set.

La prima fase consiste nell’analizzare l’ambiente interno ed esterno. Freshtail LLC esegue un'analisi dettagliata solo dell'ambiente interno. Lo studio dell'ambiente esterno è effettuato parzialmente. Questo è un enorme svantaggio nelle attività dell'organizzazione in studio, poiché ciascuna organizzazione, avendo il proprio potenziale di sviluppo, le proprie condizioni per la sua attuazione, è soggetta alle leggi dello sviluppo ciclico dell'intero sistema socio-economico. Pertanto, è in uno stato di certa relazione con i cicli generali dell'economia, pur avendo i propri cicli e lo sviluppo della crisi. Qualsiasi situazione in cui un'impresa non ha tempo per prepararsi ai cambiamenti può essere considerata una crisi. Per evitare che ciò accada è necessario comprendere in tempo le ragioni per cui l’economia dell’impresa è in crisi e adottare misure ancor prima che le difficoltà si manifestino all’esterno. Pertanto, è necessario introdurre la posizione di marketer presso Freshtail LLC o ricorrere periodicamente ai servizi di un'agenzia specializzata.

Nella seconda fase vengono determinati la missione e gli obiettivi dell'organizzazione. Come accennato in precedenza, l'organizzazione in esame definisce chiaramente la sua missione, ovvero realizzare profitto e soddisfare la domanda della popolazione. Lo svantaggio è che il secondo sottoprocesso di questa fase non viene completato, ovvero la mancanza di definizione di obiettivi a lungo termine. Cioè, gli obiettivi di questa organizzazione sono solo di natura a breve termine. Un altro aspetto negativo delle attività di Freshtail LLC è che il processo di definizione degli obiettivi avviene prevalentemente a livello centrale, quindi esiste il pericolo che il rifiuto di questi obiettivi e la resistenza possano sorgere ai livelli inferiori dell'organizzazione. Per eliminare tutte queste carenze, è necessario effettuare una pianificazione inversa, che prevede la creazione da parte del capo dell'impresa di un piano standard iniziale (preliminare), sulla base del quale vengono sviluppati piani privati, cioè un approccio retrogrado . I piani privati ​​vengono poi esaminati rispetto alla loro attuazione e quindi coordinati dal livello di pianificazione più basso a quello più alto (approccio progressivo).

La terza fase è scegliere una strategia. Il vantaggio di questa organizzazione è la capacità di scegliere una strategia di sviluppo grazie al potenziale interno dell'organizzazione. Tuttavia, a causa di conclusioni distorte sullo sviluppo dell’ambiente esterno, esiste il pericolo di fare la scelta sbagliata della strategia e, di conseguenza, di non raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione.

La fase successiva è l'implementazione della strategia. Il vantaggio principale nell'implementazione di questo processo presso Freshtail LLC è che la strategia è quasi sempre adeguata alle risorse dell'impresa grazie ad un'analisi accurata delle capacità interne. Tuttavia, parte della strategia potrebbe non essere realizzabile a causa di conclusioni errate nell’analisi dell’ambiente esterno o a causa di cambiamenti incerti in esso. Pertanto, è necessario prestare attenzione allo studio dell'ambiente esterno.

Valutare e monitorare l’attuazione della strategia è il logico processo finale. Il controllo strategico non ha lo scopo di scoprire se la strategia viene implementata correttamente o in modo errato. Il suo compito è capire se l’attuazione della strategia porterà al raggiungimento dei suoi obiettivi. Lo svantaggio nell'organizzazione in studio è che il controllo strategico non viene effettuato in modo sufficientemente completo, ciò può portare a risultati distorti. È necessario individuare i responsabili dell'organizzazione del lavoro di controllo. La direzione di Freshtail LLC deve avere una posizione chiara riguardo al ruolo e al luogo del sistema di controllo in modo che possa affrontare efficacemente la risoluzione dei problemi che soddisfano gli obiettivi generali della gestione strategica.

Allo stesso tempo, il middle manager dovrebbe capire che per un manager ricopre il ruolo di partner, interprete e avversario nella risoluzione del problema che si è presentato. Pertanto, nel processo di comunicazione, deve mostrare flessibilità comportamentale: essere in grado di cambiare il suo stile di comportamento in base alla situazione, mettere al primo posto non le proprie ambizioni, ma gli interessi dell'azienda, difendere con sicurezza e convinzione le sue punto di vista. Dopotutto, sono l'unica e “più economica” fonte di informazioni sulla situazione nel team, sulla base della quale viene pianificato tutto il lavoro. I field manager implementano le politiche e le idee sviluppate dal manager e dal consiglio.

Pertanto, le comunicazioni all’interno dell’organizzazione dovrebbero essere effettuate in diversi modi, come ad esempio:

• 1. Conversazione personale con i dipendenti,
• 2. Diffusione delle circolari.
• 3. Diffusione delle informazioni mediante canali di comunicazione elettronica.

Per creare un'immagine positiva nella mente del personale e trasmettere messaggi chiave ai dipendenti, è necessario utilizzare i seguenti moduli all'interno delle comunicazioni organizzate:

• 1. Foglio di notizie.
• 2. Rapporti trimestrali e annuali dei dipendenti (analoghi al rapporto dell'intera organizzazione).
• 3. Bacheca.
• 4. Pagina dell'organizzazione su Internet.
• 5. Assemblee generali dei dipendenti.

Quando si comunica con i dipendenti, vengono risolti compiti chiave come la delega dell’autorità e instillare un senso di orgoglio nella propria organizzazione.

Come notato in precedenza, un indicatore della maturità e dell'efficacia dei processi di comunicazione in una squadra è il clima socio-psicologico. Il clima socio-psicologico favorevole nell'organizzazione Freshretail è attualmente caratterizzato principalmente dalle seguenti disposizioni:

• 1. I valori e le relazioni nella squadra corrispondono, principalmente, ai valori e agli obiettivi della società, cioè sono socialmente approvati, e allo stesso tempo corrispondono ai valori e agli obiettivi dell'organizzazione.
• 2. Esiste una sufficiente consapevolezza reciproca su questioni significative.

È necessario mantenere costantemente un clima socio-psicologico favorevole. L'omissione di questa condizione porta ad un ingrossamento del pensiero, in cui i dipendenti gradualmente si raggruppano, protestando contro la situazione attuale.

Per sviluppare la comunicazione all'interno di un'organizzazione è anche necessario mantenere una cultura della comunicazione, per la quale dovrebbero essere sviluppate le seguenti competenze socio-psicologiche:

• 1) mantenere la comunicazione, stimolare l'attività del partner;
• 2) determinare psicologicamente accuratamente il "punto" di completamento della comunicazione;
• 3) sfruttare al massimo le caratteristiche socio-psicologiche della situazione comunicativa all'interno della quale avviene la comunicazione;
• 4) prevedere le reazioni dei partner alle proprie azioni e sintonizzarsi psicologicamente sul tono emotivo dell'interlocutore;
• 5) prendere e mantenere l'iniziativa nella comunicazione e provocare la “reazione desiderabile” del partner di comunicazione;
• 6) formare e “gestire” l'umore socio-psicologico del partner e superare le barriere psicologiche nella comunicazione;

Per realizzare il compito comunicativo, il manager deve distribuire chiaramente funzioni e responsabilità tra gli esecutori e devono essere implementate misure organizzative volte a garantire l'attuazione della decisione presa;

Consideriamo la correttezza e la completezza dell'implementazione della tecnologia per lo sviluppo di una decisione gestionale nell'ambito della gestione strategica presso Freshtail LLC nella Tabella 2.3.

Tabella 2.3

Valutazione della correttezza e della completezza dell'implementazione della tecnologia per lo sviluppo di una soluzione gestionale nell'ambito della gestione strategica presso Freshtail LLC

La comunicazione è lo scambio di informazioni tra due o più persone. Una rete di comunicazione è una connessione di individui che partecipano in un certo modo al processo di comunicazione utilizzando flussi di informazioni.

In questa analisi, è necessario identificare i collegamenti di comunicazione all'interno della struttura organizzativa. Innanzitutto, esaminiamo ciascun tipo di comunicazione e quindi identifichiamo le difficoltà nello sviluppo di relazioni comunicative.

Comunicazione verticale

Qui è tutto sostanzialmente chiaro. Le comunicazioni fluiscono dall'alto verso il basso. Cioè, l'apparato gestionale impartisce istruzioni e le trasmette ai dipartimenti. Dall'alto verso il basso, dall'amministratore delegato ai dipendenti di livello inferiore.

Comunicazioni orizzontali

Le comunicazioni in questo caso avvengono sia negli apparati di controllo che ai livelli sottostanti, sotto gli apparati di controllo. In genere, le relazioni interpersonali ai livelli inferiori sono condotte indipendentemente dal CEO.

Se prendiamo la forma verticale di comunicazione, ciò vale principalmente per i documenti normativi, gli ordini e la forma orale. Inoltre, le informazioni gestionali vengono inviate sia per iscritto che tramite posta. Presso ZAO Konditerprom gli ordini vengono spesso effettuati per iscritto. È prevista anche una teleconferenza per riunioni presso l'azienda stessa. Anche la posta elettronica e gli scambi telefonici vengono utilizzati in modo efficace. L'impresa ha creato un database elettronico che memorizza informazioni su vari indicatori.

Il sistema informativo e informatico dell'azienda è coordinato dal centro Automatic Control System, che è responsabile della disponibilità di software di alta qualità e dell'eliminazione dei guasti del sistema.

In forma orizzontale tutto è molto più semplice. Non ci sono barriere. Le comunicazioni qui avvengono secondo modelli ben noti. Te è un telefono tramite il quale i dipendenti possono comunicare tra loro senza lasciare il posto di lavoro durante l'orario di lavoro. Inoltre, tutti i dipendenti sono collegati ad un unico operatore cellulare ad un'unica tariffa aziendale, che permette loro di essere contattati telefonicamente localmente ad un costo inferiore rispetto al solito.

Poi viene la posta elettronica, che ai nostri tempi non rappresenta un'innovazione, poiché è anche uno dei mezzi di comunicazione più convenienti. L'azienda dispone anche di una rete locale e i dipendenti possono scambiarsi documenti senza connettersi a Internet.

Un altro mezzo di trasmissione/ricezione di informazioni è il fax, attraverso il quale vengono inviati i documenti necessari alla gestione aziendale, ai bilanci, alla contabilità, ecc.

Tra i metodi di comunicazione non ufficiali vale la pena includere il server di messaggistica veloce ICQ. I dipendenti comunicano tramite ICQ nel tempo libero e anche durante il lavoro. Questo tipo di comunicazione può essere considerato un vantaggio.

Stili di comunicazione

Ufficiale. Ciò include l'uso obbligatorio di abiti formali, un comportamento e una comunicazione corretti.

Attività commerciale. Per molti versi simile a quello ufficiale, ma più rilassato nel comportamento e nel modo di comunicare. Questo non significa parolacce, insulti o discorsi ad alta voce.

Gratuito. Più adatto per abiti larghi e comodi. Questo non significa vestiti sporchi, strappati, jeans o ciò che sei abituato a indossare a casa.

L'azienda in questione non ha un codice di abbigliamento chiaramente definito, ma aderisce a uno stile di abbigliamento business con elementi casual. È richiesta la pulizia, l'ordine dell'abbigliamento e dell'acconciatura.

Come in ogni organizzazione, JSC “Konditerprom” presenta vari ostacoli e sorgono varie difficoltà. Questi includono la consegna prematura di informazioni ai dipendenti e al direttore (più spesso se è in viaggio d'affari, tutto ciò può portare a perdite materiali o qualche tipo di incoerenza);

Introduzione………………………………3

Capitolo 1 La comunicazione nell'organizzazione…..……………………..7

1.1 Comunicazioni – concetto e funzioni…………………………………………..….....7

1.2 Tipologie di comunicazioni…………………….…11

1.3 Processo di comunicazione……………..................18

1.4 Reti e stili di comunicazione……………..………………...25

1.5 Comunicazioni interpersonali e barriere……………..…30

1.6 Comunicazioni organizzative e barriere al loro percorso……….…..36

1.7 Disciplina dei flussi informativi…………………39

Capitolo 2 Sistemi di comunicazione presso Dina-Service LLC……………...…………43

2.1 Caratteristiche dell'impresa………………….……….….43

2.2 Struttura della comunicazione………....…………….…46

2.3 Condurre un'analisi della comunicazione………...………...48

Capitolo 4 Efficienza organizzativa ed economica delle raccomandazioni………..87

Capitolo 5 Supporto ambientale e legale al progetto……………….90

Conclusione…………………..……………

Elenco delle fonti utilizzate………………………98

Introduzione

Uno dei fattori più importanti nell’integrazione della gestione è la comunicazione. La comunicazione è la comunicazione delle persone nel processo delle loro attività congiunte; è lo scambio di idee, pensieri, sentimenti e lo scambio di informazioni. Senza comunicazione è impossibile che esista un gruppo organizzato di persone.

La comunicazione è il mezzo attraverso il quale le attività organizzate sono unite in un unico insieme. Può anche essere visto come il mezzo attraverso il quale i contributi sociali ed energetici vengono introdotti nei sistemi sociali. La comunicazione è il mezzo attraverso il quale si modifica il comportamento, si apportano cambiamenti, le informazioni diventano efficaci e gli obiettivi vengono realizzati. Si tratta, in sostanza, di una sorta di “sistema circolatorio” di un unico organismo aziendale. I leader efficaci sono considerati coloro che comunicano in modo efficace. I manager devono essere fluenti nell’arte della comunicazione, poiché, in senso figurato, svolgono il lavoro “con le mani di qualcun altro”.


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