Ametliku sekretäri ametialased oskused jätkuvad. Sekretäri CV näidis. Erialane ja töökogemus

Seoses sekretäri koha muutumisega kaasaegse ettevõtte juhtimisstruktuuris on kerkinud kõrgemad nõudmised sekretär-assistendi haridustasemele, erialasele eruditsioonile, suhtlemisoskusele, erinevate äriprobleemide lahendamise oskusele. Tänapäeval nõuab sekretär-assistendi elukutse inimeselt kõrget ettevalmistust, tervet rida isiku- ja äriomadusi, mille määrab sekretäritöö spetsiifika.

Pöördume arvukate sekretäriabisid tööle kutsuvate kuulutuste juurde. Sellele ametikohale kandideerijatele esitatakse järgmised nõuded: kontoritöö tundmine (see tähendab peamiste juhtimisdokumentide vormistamise ja töötlemise reeglite ning dokumentidega töö korraldamise põhireeglite tundmist); Arvutioskused (see tähendab tekstiredaktori tundmist MS Word, arvutustabelisüsteemid MS Excel ja operatsioonisüsteemi üldine tundmine Windows); mõnel määral võõrkeele, sagedamini inglise, harvem saksa või prantsuse keele oskus.

Tegelikkuses on tänapäevaste sekretäride kvalifikatsioon ja muud nõuded palju ulatuslikumad. Kahjuks ei oska juht sekretäri palkades alati neid nõudeid selgelt sõnastada. Ja ametijuhend, kus see on, ei anna täit pilti abisekretäri tööülesannetest.

Professionaalsel sekretär-assistendil peavad olema teatud teadmised ja oskused ning teatud äri- ja isikuomadused. Sekretär-assistendi kutse eeldab kõrget põhiharidust.

Professionaalsed teadmised ja oskused, mis on vajalik kaasaegsele sekretär-assistendile, võib jagada kolme rühma:

1. Juhtkonna ja ettevõtte kui terviku dokumenteerimiseks ja infotoeks vajalikud teadmised. Abisekretär peab teadma:

Juhtkonna dokumentatsiooni toetavad regulatiivsed ja metoodilised dokumendid,

Dokumendivoo korraldamise põhiprintsiibid,

Arhiveerimise põhialused,

Põhilised rakendusprogrammid

vene keel, üks või mitu võõrkeelt (olenevalt ettevõtte profiilist).

Koostada ja täita juhtimisdokumentide põhitüüpe ja sorte;

Ratsionaalselt korraldada tööd juhtimisdokumentidega ja pidada arhiivi;

Otsige, korraldage ja salvestage teavet;

Kasutage dokumentide koostamiseks, tootmiseks ja kopeerimiseks kirjutusmasinat, personaalarvutit, printerit ja muid vahendeid.

2. Ettevõtte tegevuse ja asjaajamise kommunikatiivseks toetamiseks vajalikud teadmised:

Ärivestluse läbiviimise reeglid;

Külastajate vastuvõtu, koosolekute, töölähetuste korraldamise põhimõtted;

Kaasaegsed sidevahendid;

Kutse-eetika alused.

Nende teadmiste põhjal peaks sekretär suutma:

Juhtida äri- ja telefonivestlusi;

Korraldada koosolekuid, esitlusi, ärireise;

Kasutada kaasaegseid sidevahendeid;

Korraldada külastajate vastuvõttu ja telefoniteenindust;

Planeerige oma tööd, planeerige ja säästke oma juhi aega.

3. Ettevõtte põhitegevuse, sisemise struktuuri ja välissuhetega seotud teadmised:

Juhtimistöö korraldamise põhimõtted, juhtimise õiguslikud alused;

Haldus-, töö- ja majandusõiguse alused;

Ettevõtte ja selle töötajate tegevust reguleerivad õigusaktid ja määrused.

Nendele teadmistele tuginedes peab sekretär suutma tagada juhi tulemusliku töö.

Heaks sekretär-assistendiks saamiseks teadmistest ja oskustest üksi ei piisa. On vaja omada mitmeid ärilisi ja isikuomadusi, mis on elukutse lahutamatu osa.

Põhiline ärilised omadused sekretär nõuab:

Organiseerimisoskused: oskus korraldada oma tööd, oma juhi tööd ja büroo tööd, oskus korraldada koosolekuid, esitlusi, lähetusi, delegatsioonide vastuvõtte ja muid üritusi;

Vastutustundlikkus, usaldusväärsus: võime võtta vastutust, kasutada alati ainult hoolikalt kontrollitud teavet;

Täpsus ja hoolsus: tellimuste õigeaegne ja täpne täitmine, oskus mitte kunagi midagi unustada ja mitte kunagi millegi jaoks hiljaks jääda;

Algatusvõime ja sõltumatus: võime teha oma volituste piires iseseisvaid otsuseid, ootamata igas küsimuses juhilt juhiseid;

Pühendumus ettevõttele, lojaalsus: osalustunne ettevõtte asjades, oskus üles näidata taktitunnet ja ettevaatust, oskus hoida konfidentsiaalset teavet;

Ametisaladuse ja konfidentsiaalse teabe hoidmise oskus;

Ettenägelikkus: võime ette näha juhi juhiseid, vabastades teid üksikasjaliku planeerimise ja ülesande pisiasjade täpsema selgitamise vajadusest.

Isikuomadused, sekretärile vajalik:

Suhtlemisoskused, kohanemisvõime: võime hõlpsasti luua kontakte inimestega, kiiresti lülituda ühelt tegevuselt teisele;

Heatahtlikkus, viisakus, viisakus, vastutulelikkus, siiras tähelepanu inimeste vastu, valmisolek teisi aidata, eriti pingelistes olukordades, lõppkokkuvõttes – oskus luua kontoris psühholoogilist mugavust;

Intelligentsus: kõnekultuur, välimus, töökoht;

Taktilisus, diplomaatia: delikaatsus, oskus taktikaliselt lahendada kõik probleemid, vastata kõigile küsimustele, ilma vestluspartneri uhkust riivamata;

Töökus, kohusetundlikkus;

Tagasihoidlikkus, täpsus;

Uudishimu: soov pidevalt tõsta oma teadmiste taset, valdada sellega seotud tegevusvaldkondi ning olla kursis viimaste edusammudega sekretäritöö vallas ja ettevõtte tegevuses.

Seega võib väita, et 20. – 21. sajandi vahetusel. Venemaal on moodustatud uut tüüpi sekretäri elukutse - sekretär-assistent, mis ühendab mitte ainult juhiabi ja tema assistendi kohustusi, vaid ka paljusid muid juhtimisfunktsioone. Erinevates organisatsioonides on sekretär-assistendi kohustused märkimisväärselt erinevad, kuid jälgitav on üldine tendents: nende tegevusala laieneb pidevalt ning tema roll kaasaegse organisatsiooni juhtimisstruktuuris kasvab pidevalt. Samal ajal tõusevad ka sellele ametikohale kandideerijatele esitatavad nõuded.

Sekretär-referent on kõrgetasemeline spetsialist, kes tegeleb loomingulise tööga inimeste, dokumentide ja infoga.

Sekretär-assistendi tööd iseloomustab täidetavate ülesannete mitmekesisus, dünaamiline olukord, vajadus kiiresti lahendada probleeme ja tegeleda samaaegselt mitut tüüpi tegevustega. Sel põhjusel esitatakse kandidaadile, kes üritab tööd leida, mitmeid isiklikke ja ärilisi nõudeid.

Taotlejal võivad olla tõsised kvalifikatsiooninõuded (täiuslikud teadmised kontoritööst, kõrgharidus, võõrkeelte oskus). Seetõttu on selleks, et teid ära kuulataks, oma sekretäri CV õigesti vormistada.

Töökohustused

Tavaliselt on sekretär kaasatud oma juhi tööpäeva planeerimisse, telefonivestlustesse ning e-posti ja tavapostiga saabunud kirjade menetlemisse. Lisaks vastutab ta kõrgemalseisva isiku juhiste täitmise ja ettevõtte koosolekute stenogrammi pidamise eest.

Ettevõtete töötajate ja vahetute ülemuste teavitamine eelseisvatest ärikohtumistest, üritustest, dokumentide esitamise tähtaegadest ja muudatustest kalendrigraafikus on vaid väike täiendus sekretäri tööülesannetesse.

Nõuded kandidaatidele

Tegevsekretäri kohale kandideerija peab olema seltskondlik, pädeva kirjaliku ja suulise kõnega, korralik, hoolas, tähelepanelik ning oskama võõrkeelt. Kiire meeskonnaga kohanemine ja valmisolek keerulisi olukordi kiiresti lahendada on tunnused, mida mainekate ettevõtete juhtkond kõrgelt hindab.

Mida kirjutada sekretär-assistendi CV-sse?

Selle dokumendi kirjutamist peaksite alustama äriliste ja isiklike oskuste loetlemisest, mis uues ettevõttes kasuks tulevad.

Sekretäri CV üks põhipunkte on omandatud haridus. Kui olete humanitaarteaduskonna lõpetanud võõrkeelte rõhuasetusega, siis see aitab teil vaid kiiremini korraliku töökoha leida.

Väga oluline on kirjeldada oma olemasolevat töökogemust. Peaksite mainima ka funktsionaalseid kohustusi, mida pidite oma varasematel ametikohtadel täitma.

Kui lahkusite viimaselt töökohalt väärikalt, võite julgelt edastada oma endise juhi kontaktandmed. Ettevõtte personaliosakond saab kontrollida sekretäri CV-s toodud andmeid ja kindlasti aitab teie endine ülemus teie avalduse kiirele läbivaatamisele.

Eelmiste töökohtade soovituskirjad on teie CV-le suurepäraseks lisandiks.

Näidis CV

Eespool kirjeldasime peamist teavet, mis tuleks lisada sekretäri CV-sse, mille näidist me nüüd demonstreerime.

Täisnimi: Pavlenko Oksana Viktorovna.

Eesmärk: saada ettevõttes “Tehnoloogia X” sekretär-assistendi koht.

Sünniaeg: 12.06.1969.

Kontakttelefon: xxx-xx-xx-xx.

Haridus:

1980-1984 - Moskva Riiklik Pedagoogikaülikool, mis on spetsialiseerunud hariduspsühholoogiale.

2001-2006 - Prantsuse ja inglise keele täienduskursused KhSU-s.

Kogemus:

1985-2009 - Kommertspank "Kuldsoon". Töötav ametikoht - juhataja abi, sekretär-assistent. Tööülesanded: läbirääkimised välispartneritega, büroodokumentatsiooni pidamine, määruste tõlkimine, läbirääkimistel osalemine, juhi tööplaani koostamine, välisriikide hotellides ruumide broneerimine töölähetusel olevatele töötajatele.

Erialased oskused: töögraafiku koostamine, vastuvõttude korraldamine kolleegidele ja ettevõtte partneritele, koosolekute protokollimine, bürootöö vastavalt seaduse nõuetele.

Lisainfo: ladus inglise keele tase kõnes; Lotus, MS Office, WinFaxPro programmide ladus tundmine; kirjutamiskiirus - 240 tähemärki minutis.

Registreerimisaadress: Moscow, st. Oktjabrskaja, 64, eluk. 247.

Perekonnaseis: abielus, tütar 5-aastane.

Soovitud palk: alates 34 tuhandest rublast.

See on vaid näide sekretäri CV-st, kuid selle täitmine on lähedane tegelikele nõuetele.

Teadmised sekretäri ametist piirduvad sageli filmidest saadud teabega ning sekretäride töö katkendite vaatlustega koolis, kolledžis ja erinevates munitsipaalasutustes.

Kuid see on väga vastutustundlik ja nõuab spetsiifilisi teadmisi ja oskusi. Kõik sõltub nende teadmiste rakendusalast. Vaatame näiteid sekretäri CV või õigemini sellele esitatavatest nõuetest.

Sekretär sekretäride vahel ebakõla

Oletame, et olete lõpetanud ülikooli ja soovite töötada suures ettevõttes sekretärina. Personaliosakond palub teil täita CV, milles peate enda kohta kõik rääkima.

  1. Esitage oma passiandmed, sealhulgas registreerimine ja perekonnaseis;
  2. Märkige selle ametikoha saamise eesmärk.
  3. Näidake, miks olete sellele ametikohale teistest kandidaatidest parem (Siin pole vaja olla tagasihoidlik. Ebakindlus on kõige hullem. Parem on kirjutada: ma saan, ma oman, ma kandideerin, ma tean.)
  4. Võõrkeelte oskus on alati teretulnud.
  5. Arvutioskustest isegi ei räägita. Kasutajatase pole sobiv. Peate olema kindel töötades erinevates programmides: Word, Excel, Power Point jne.
  6. Kõrgharidus sellisel tasemel ettevõtetes on reeglina kohustuslik.
  7. Oodatud on töökogemus, juhiluba, ülevaated.

Lisaks peate ennast iseloomustama. Märkige, kui täpne, pädev, vaoshoitud jne olete.

Proovime teha sekretäri CV näidise

Pavlova Galina Sergeevna Eesmärk: saada sekretär-assistendi/juhiabi koht Kontakttelefon: xxx-xx-xx-xx Sünniaeg: 10.09.1978 Haridus: 1996-2001 Habarovski Riikliku Pedagoogilise Ülikooli eriala: hariduspsühholoog 2001-20003. Inglise keele täienduskursused KSU-s. Töökogemus: 2006 - 2009 Kommertspank "Progress" Ametikoht: sekretär-assistent, juhiabi Tööülesanded: asjaajamise kirjavahetuse ja dokumendivoo pidamine vastavalt regulatiivsetele nõuetele; töö välispartneritega inglise keeles; ingliskeelse dokumentatsiooni tõlkimine vene keelde ja vastupidi; läbirääkimistel osalemine; juhile tööplaanide koostamine; välismaiste hotellide broneerimine ja piletite tellimine Interneti kaudu. Professionaalsed oskused:

  • arvestuse pidamine vastavalt seaduse nõuetele;
  • mis tahes dokumentide kirjalikud tõlked;
  • koosolekute protokollid;
  • Koostan juhatajale töögraafiku nädalaks, kuuks;
  • Korraldan vastuvõtte ja läbirääkimisi, sh VIP-külalisi;

Lisainfo: inglise keel - tasuta PC - MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML programmide tundmine; kontoritehnika; Masinakiri 230 tähemärki/min. Registreerimine: Kirov, tn. Amurskaja, 18, eluk. 10. "Perekonnaseis: abielus, poeg 4-aastane. Soovitav palk: alates 30 000 rubla. See on vaid näide sekretäri CV-st, kuid see on lähedane tegelikele nõuetele.

Sekretäri töö on huvitav, vaheldusrikas ja väga vastutusrikas. See inimene peab täitma erinevaid juhtimisülesandeid, korraldama külastajatele ja külalistele koosolekuid, töötama dokumentatsiooniga ja olema alati esindusliku välimusega. Enne sekretäri ametikoha CV kirjutamist lugege läbi järgmised olulised juhised.

Milline peaks olema hea sekretär?

Enamasti tegeleb sekretär “paberitööga”, seega peab ta olema ettevaatlik ja tähelepanelik. Vajalik on arvutiga töötamise, põhiliste kontorirakenduste ja kontoritehnikaga töötamise oskus.

Võõrkeeleoskus tuleb täiendavaks eeliseks, eriti kui tööd andval ettevõttel on välispartnerid.

Hariduse spetsialiseerumine pole eriti oluline. Peaasi, et selle põhiolemus ristub dokumentide säilitamise, teabe analüüsimise ja võimalusega kiiresti leida inimestele lähenemine.

Sekretäri oluliste isikuomaduste hulgas on:

  • seltskondlikkus;
  • sõbralikkus;
  • rahulikkus;
  • esinduslik välimus;
  • organisatsioon.

Lisage oma CV-le kindlasti foto. Sekretäril peab olema asjalik riietus, vastav maniküür ja korralik soeng.

Seotud väljaanded