Ettevõtete portaal: kuidas, miks ja miks. Ettevõtte teabeportaal Ettevõtteportaalide ja -lahenduste tootjad

Ettevõtte teabeportaal(Enterprise Information Portal, EIP) – tuntud ka kui ettevõtte portaal. Automatiseeritud infosüsteem, mis pakub töötajatele ühtselt vajalikke teenuseid. Ettevõtete portaalil on nii piiratud juurdepääs töötajatele kui ka (kui ettevõte ise soovib) kõigile tasuta juurdepääs. Igal juhul tagab EIP-süsteem turvalise juurdepääsu ühele ressursile (enamasti veebiliidese kaudu) ja üldiselt on ettevõtte portaal teabe koondamise ja isikupärastamise vahend.

Selle mõiste esimene definitsioon räägib ühemõtteliselt esimeste portaalide eesmärgist: „Ettevõtete teabeportaalid (EIP) on rakendused, mis võimaldavad ettevõtetel avalikustada organisatsiooni sees ja väljaspool talletatud teavet ning pakkuda igale kasutajale ühtset juurdepääsupunkti. talle mõeldud teave. teadlike juhtimisotsuste tegemiseks vajalik teave” (Christopher C. Shilakes ja Julie Tylman, „Enterprise Information Portals”, november 1998).

Esimese perioodi portaale kasutati juhtkonnalt ettevõtte töötajateni info avaldamise vahendina. Need olid ettevõtte kohta käiva infoga sait, mille ühel lehel sai korraldada lihtsa sisefoorumi. Portaalist sai infot viimaste organisatsiooniliste muudatuste kohta ettevõttes, lugeda uudiseid. Lisaks toimis portaal lihtsa failisalvestusena.

Tehnoloogia arenguga on portaalide funktsioonid laienenud. Alates 2000. aastast hakkasid ettevõtte töötajad portaali kasutama vajaliku teabe otsimiseks ja oma küsimustele vastuste saamiseks. Portaalitehnoloogiad on arendatud andmete struktureerimise ja klassifitseerimise suunas, suurendades vajaliku info otsimise kiirust ja efektiivsust, samuti pakkudes tulemuste esitamiseks vajalikku vormingut. Sel perioodil hakkasid ettevõtete portaalid toimima teadmistebaasidena erinevates ettevõtte tegevusega seotud ainevaldkondades.

Gartneri määratlused

EIP: valik ja rakendamine

Ettevõtete portaalide ja lahenduste tootjad

Ettevõttesisene info- ja suhtlusvõrk Intranet pakub ainulaadseid võimalusi töös personaliga. See on tõhus tööriist ettevõtte kultuuri kujundamiseks, ettevõtte standardite levitamiseks, teabevoogude ja äriprotsesside haldamiseks. See artikkel tutvustab tõelisi kogemusi ettevõtteportaali loomisel suures valdusettevõttes.

Miks me vajame ettevõtte portaali?

Ettevõte, kuhu ma aasta tagasi tööle tulin, on struktuur, millel on filiaalide võrk mitmes riigi piirkonnas, aga ka sidusettevõtteid (sh välismaal asuvaid). Organisatsioon on noor, dünaamiliselt areneva ettevõttekultuuri, tärkavate traditsioonide ja äriprotsessidega, mis vajavad süstematiseerimist.

See on hea ettevõtetele, kus töötajate arv on väike. Ta kolis kontorist kontorisse, kogus kõik korporatiivpeole, surus kõigiga kätt ja lahendas kõik probleemid mitteametliku suhtluse kaudu. Ja kui teil on palju rohkem kui sada töötajat? Õige, igaühega kätt suruda ei saa... Seetõttu oli minu töös üheks prioriteediks efektiivse ettevõttesisese suhtluse arendamine. Eesmärgid olid loomulikult infovoogude ja ettevõttekultuuri arendamise protsesside juhitavaks muutmine, ühtsete standardite ja tegevuspõhimõtete levitamine, töötajate tööga rahulolu taseme tõstmine, töötajate ja administratsiooni vahelise sotsiaalse partnerluse põhimõtete arendamine. Seetõttu otsustasime nende ülesannete täitmise ühe tööriistana kasutada ettevõtte portaali.

Plaani järgi pidi portaali kasutajabaasiks olema ... suhtlus ja sellel võiksid põhineda ka kõik muud protsessid. Tõenäoliselt olete üllatunud, sest tavaliselt hakkab enamik ettevõtteid moodustama ettevõtte "virtuaalset keskkonda" just äriprotsessidega. Kuid kui esimeses etapis võetakse portaali kaudu kasutusele näiteks dokumendivoog või aruandlussüsteem, peab enamik töötajaid seda "kohustuslikuks" ja "tehingute mahu suurendamiseks". (Pole juhus, et kõikvõimalikke "APCS-e" – automatiseeritud personalijuhtimissüsteeme on nii raske juurutada.) Kui esmalt pakkuda inimestele sotsiaalvõrgustiku analoogi, mille kasutamist igati soodustatakse, siis protsess läheb täiesti erinevalt.

Iseenesest on suhtlemine – nii äriline kui ka mitteametlik – inimeste jaoks ülimalt oluline. Meie huvides on muuta see suhtlus struktureeritud ja turvaliseks. Lõppude lõpuks, kui töötajad korvavad puuduliku suhtluse, "rääkides" Odnoklassniki veebisaidil äriteemadel (ja me ei saa keelata neil pärast tööaega sotsiaalvõrgustikke külastada), on see suur äriteabe lekkimise oht.

Kulutusi ei saa säästa

Olles veendunud korporatiivportaali juurutamise olulisuses, otsustasime enne projekti rahastamise ettepanekutega juhtkonna poole pöördumist analüüsida võimalusi, mida turg meile pakub. Selgus, et neid oli kolm. Esimene on kutsuda veebiarendajaid üles looma nullist vastuvõetavat kesta; seejärel palgake mitu programmeerijat, et luua portaali uusi jaotisi. Sisekoha väljatöötamise tähtaeg ei ole sel juhul lühike. Lisaks on palgafondi suurendamine, eriti kriisi ajal, kahtlane ettevõtmine.

Teine võimalus on osta platvorm, kus ettevõtteportaali loomiseks on juba teatud alused laotud. Oma praktikas ühes organisatsioonis pidin juba sarnase lahendusega tegelema: nad paigaldasid platvormi, juhtkond nõudis aruandlust selle ressursi kaudu, kuid see polnud populaarne, kuna see ei olnud sotsiaalse suunitlusega.

Jah, see platvorm saab olema funktsionaalne (näiteks erinevate kontorirakendustega suhtlemise osas), kuid selle "inimnäoga" ettevõtteportaaliks muutmine nõuab veidi tööd. Vaja on spetsialiste - "kitsad plussid" ja nende päev tulega ... Nad saavad sellest ise aru ja ettevõte on sunnitud neile rohkem maksma. Selliste lahenduste rakendamise maksumus võib olla umbes 1,3 miljonit rubla.

Kolmas võimalus on osta valmis portaalilahendus, mis põhineb omamoodi intuitiivse liidesega konstruktoril, mis võimaldaks hallata ettevõtte portaali ilma eriteadmisteta programmeerimisest ja html-paigutusest. Installige see "konstruktor" ise (või müüja tehnilise toe abil), integreerige kasutajad ning täitke ja täiendage seda lahendust järk-järgult vastavalt oma ideedele ja vajadustele. Sellise ettevõtmise maksumus on alates 35 tuhandest rublast. ja sõltub ressursi kasutajate arvust.

Täpselt nii läksimegi – valisime veebitehnoloogiate baasil välja töötatud portaali valmislahenduse selles valdkonnas ennast tõestanud tarnijalt.

Tehniline olemus

Ma ei "koorma" oma kolleege terminoloogia ja tehniliste detailidega. Võin vaid öelda, et meie soetatud “veebikonstruktor” koosneb kõigile Interneti-kasutajatele tuttavatest elementidest – nagu otsing, sildid, ajaveebid, sotsiaalteenused jne. Need on lihtsad ja tuttavad tööriistad peaaegu igale inimesele, kuid mitte kellelegi. pole kunagi õpetanud, kuidas töötada otsinguvõrgustike või sotsiaalvõrgustikega. Nii selgus, et need samad põhimõtted kanduvad kergesti üle ka ettevõtte keskkonda, aidates infoga töötada – seda koguda, avaldada, otsida, kasutada.

Üldiselt tungivad Internetis kasutatavad tehnoloogiad praegu aktiivselt personalijuhtimise ja ettevõtete teadmiste juhtimise valdkonda. Muide, läänes sai see suund isegi eraldi nime - Enterprise 2.0.

Majanduslik põhjendus

1. Tööaja kokkuhoid:
   • vähenevad konkreetsel hetkel vajaliku teabe otsimise kulud;
   • ettevõtte teabe kaod on viidud miinimumini;
   • ettevõtte äriprotsesse kiirendatakse oluliselt;
   • töötajatevahelised suhtlemisprobleemid kaovad;
   • uued töötajad kohanevad kiiremini.
2. Äriprotsesside optimeerimine:
   • töötajad töötavad koos dokumentidega, kasutades dokumendihaldussüsteemi;
   • ettevõte säästab tõsiselt tegevuse kiirust;
   • horisontaalne suhtlus divisjonide vahel muutub palju tõhusamaks;
   • töölähetuste vajadus on ettevõtte geograafiliselt hajutatud struktuuriga minimaalne.
3. Juhtimisotsuste kvaliteedi parandamine:
   • töörühmades on võimalik ühiseid plaane arutada ja kohandada;
   • töötajate ja osakondade töö tulemused muutuvad läbipaistvaks;
   • töötajad suudavad leida lahendusi tüüpilistele äriprobleemidele ettevõtte teadmistebaasis.
4. Töötajate efektiivsuse tõstmine:
   • töötajad on kursis ettevõttes ja osakondades toimuvaga;
   • töökogemus koguneb ettevõtte teadmistebaasi;
   • teadmisi hakatakse ettevõtte sees taaskasutama ja edasi kandma;
   • töörühmad saavad töötada koos projektide ja dokumentidega;
   • töötajaid koolitatakse pidevalt ja nad läbivad erialase ümberõppe.
5. Kontrolli ja juhitavuse tagamine:
   • ettevõtte kõigi osakondade tööprotsess muutub läbipaistvaks;
   • kontrolli all on töötajate sisemine kirjavahetus;
   • Interneti-juurdepääsu saab piirata;
   • portaali sisemine sõnumsidesüsteem asendab ICQ ja muud Interneti piiparid;
   • on võimalik kontrollida töötamist ja töötajate puudumist;
   • töötajatelt saadav tagasiside muutub kiiremaks ja tõhusamaks.
6. Äritegevuse tulemuslikkus:
   • parandada ettevõtte töö ja klienditeeninduse kvaliteeti;
   • tõsta ettevõtte konkurentsivõimet turul;
   • tõuseb ettevõtte maine töötajate, klientide, partnerite ja investorite silmis.

Liitlastena ettevõtte portaali juurutamisel ettevõttes oleme meelitanud ostetava toote arendajaid ja nende efektiivsuse arvutamise meetodeid.

Meie kolleegid põhjendasid seda nii: korporatiivportaal on lahendus ressursside kokkuhoiuks, töötajate tootlikkuse tõstmiseks. Kuidas säästmist mõõta? Rahas muidugi. Säästetud raha on teenitud raha. Kui rääkida töötajate tööst, siis raha on nende aeg. Kui inimesed kulutavad vähem aega töö tegemiseks vajaliku teabe otsimisele ja rohkem aega töö tegemiseks ise, võidab ettevõte. Kui iga töötaja hoiab portaali võimalusi kasutades kokku vähemalt 5 minutit aega päevas ... Arvutage ise, kui palju maksab 5 minutit tööaega, olenevalt palgaarvestusest.

Võrrelge, kui palju maksab ettevõtteportaali juurutamine, mille tulemusel säästate kõigi töötajate jaoks aastas vaid 5 minutit tööaega ja saate arvutada selle lahenduse rakendamise tasuvuse. See on muidugi kasuistika, kuid juhtkonna ja majandusteadlastega tuleb rääkida faktide ja arvude keeles.

Kutsealade ristumiskohas

Kui palju peavad personaliametnikud – portaali juurutamise algatajad mõistma tehnilisi küsimusi? Vastan sellele: see on vajalik, vähemalt pealiskaudselt. See aitab vältida võimalikke takistusi nii teie enda IT-teenuste kui ka pakkujate poolt. Peame kuidagi vastu seisma nende "šamanismile". Kujutage ette: tuleb spetsialist, “lööb parmupilli”, hääldab fraase personaliametnikule arusaamatus keeles, mis meenutab rohkem loitse, ja nõuab selle eest korralikku raha põhimõttel - "ei ole selge - see tähendab tark ja seetõttu kallis."

Ei, mu kallid, kõik geniaalne on lihtne. Ennast lugupidavad pakkujad on äärmiselt läbipaistvad. Veelgi enam, pädevad arendajad püüavad tulevaste kasutajate jaoks ülesannet võimalikult palju lihtsustada ja eriti professionaalsed ettevõtted loovad isegi virtuaalse labori, mis võimaldab teil nende toodet "tunnetada". Kuid me peame mõistma, mida "tunda", eks?

Teine oluline punkt on värskendussüsteem. Kui ostate toote ja teile öeldakse, et kohe pärast integreerimist makstakse kõik parandused ja värskendused, siis on parem sellisest tootest keelduda. See toob kindlasti kaasa lisakulutusi ja rahulolematust juhtkonnaga. Mainekas teenusepakkuja pakub värskendusi teatud perioodiks – tavaliselt aastaks – tasuta.

* * * Mis puutub personaliametnikku, siis on tal parem unustada vaikne elu (kui tal see oli) ettevõtteportaali tutvustamise ajaks. See protsess nõuab kannatlikkust, huvi uuenduste vastu, loovust ja valmisolekut ületunde teha. Muide, vastutasuks saate omandada uusi kasulikke oskusi ja äratada huvi töö vastu.

Nüüd räägime ettevõtte võrgu "täidisest".

Hea nendele ettevõtetele, kus töötajate arv on väike. Ta kolis kontorist kontorisse, kogus kõik korporatiivpeole, surus kõigiga kätt ja lahendas kõik probleemid mitteametliku suhtluse kaudu. Ja kui töötajate arv ületas saja? Ja kellelegi pole saladus, et lisaks tööülesannete täitmisele on inimeste jaoks ülimalt oluline suhtlemine – nii mitteformaalne kui ka äriline. Siin tuleb appi sisevõrk.

Ettevõtteportaali jaotisi ja funktsioone saab tinglikult ühendada järgmisteks plokkideks:

1. Ettevõtte tutvustus:
   • üldine teave ettevõtte, selle ajaloo, ülesannete, väärtuste ja ettevõtte kultuuri kohta;
   • ametlikud uudistevood (korraldused, korraldused, reeglid);
   • ettevõtte sündmuste kalender;
   • foto- ja videoreportaažid ettevõtte tegevusest;
   • valdkonna oluliste uudiste voog;
   • ettevõttesisesed vabad töökohad;
   • kontaktid ja üksikasjad kiireks juurdepääsuks.
2. Ettevõtte töötajate esindamine:
   • ettevõtte töötajate ühtne kataloog;
   • kiire infootsing töötaja kohta (tähestikulises järjekorras, struktuuri, parameetrite järgi);
   • kohandatav töötaja kaart (foto, kontaktid, tegevusala);
   • kiire kontakt töötajaga (veebivestlus, e-post);
   • töötaja portaalis viibimise jälgimine;
   • info töötajate puudumise kohta, puudumiste kalender;
   • uute töötajate nimekirjad ja personalimuudatused, aunõukogu, sünnipäevad;
   • Täiustatud funktsioonidega töötaja isiklik konto (isiklikud dokumendid, foto- ja videomaterjalid, ajaveeb, isiklik kalender jne).
3. Ettevõtte teabehaldus:
   • kontoridokumentide raamatukogud, millel on kollektiivne juurdepääs ja võimalus töötada brauseri ja exploreri kaudu;
   • portaali dokumentidega töötamine Microsoft Office'i abil;
   • portaali materjalide dokumendihaldussüsteem;
   • portaali dokumentide versioonikontroll;
   • juurdepääsu kontroll dokumentidele;
   • multimeedia materjalide (foto, video) haldamine.
4. Ettevõtte otsing:
   • täisteksti otsing kogu portaali postitatud teabe kohta vene ja inglise keeles;
   • sildiotsing ja sildipilv;
   • vene ja inglise morfoloogia tugi;
   • uuendatud ja uute dokumentide kohene indekseerimine;
   • töötajate juurdepääsuõiguste arvestamine otsingutulemuste kuvamisel;
   • täpsema otsingu päringu keel;
   • liitotsing: erinevat tüüpi otsingutulemuste väljastamine päringu kohta (uudised, töötajad, dokumendid jne).
5. Meeskonnatöö ja sotsiaalsed võrgustikud:
   • tootmis- ja tootmisväliste ülesannete ühiseks aruteluks ja lahendamiseks töö- või projektirühmade loomine;
   • sotsiaalvõrgustiku põhimõtete kasutamine ühistöö korraldamisel;
   • rühmade funktsionaalsuse paindlik konfigureerimine ja neile juurdepääsuõigused erinevatele töötajate rühmadele;
   • rühma ja selle liikmete sündmuste kalender;
   • rühmakoosolekute korraldamine;
   • tööküsimuste arutamine (foorumid, veebisõnum);
   • ülesanded ja juhised rühmaliikmetele, planeerimine, täitmise kontroll;
   • rühmaliikmete ülesannete täitmise aruanded;
   • grupi dokumenditeek, versiooni ja muudatuste juhtimine, töö rühma dokumenditeegiga läbi Windows Exploreri ja kontorirakenduste;
   • grupifotod.
6. Äriprotsessid:
   • portaali sisu dokumentide liikumine;
   • kohandatavad veebivormid (kohustuslike väljadega elektrooniliste päringute loomine), töötlemise eest vastutavate töötajate määramine;
   • taotluste töötlemise automatiseerimine Help Deski süsteemis, taotluste läbimise kontroll;
   • töö(projekti)rühmade organiseerimine koos ülesannete andmisega ja kontrolliga nende täitmise üle;
   • koosolekute korraldamine, kutsete jagamine ja kinnitusmehhanism, koosolekute aruanded;
   • koosolekuruumide (ja muude ruumide) broneerimine.
7. Ettevõtte sisekommunikatsioon:
   • kiirsõnumid portaalis (sarnaselt ICQ-ga);
   • erineva tasemega sündmuste kalendrid vastastikuse lõimimise võimalusega;
   • koosolekud/hoiatused;
   • avatud ja suletud temaatilised foorumid;
   • isiklikud ja avalikud fotogaleriid;
   • töötajate küsitlused ja küsitlused;
   • interaktiivsed funktsioonid: küsitlused, aruanded, portaali välised RSS-kanalid;
   • automatiseeritud süsteem päringute vastuvõtmiseks ja töötlemiseks oleku vaatamise võimalusega.
8. Töötajate koolitus ja testimine:
   • piiramatu arvu koolituste loomine;
   • küsimused tunni lõpus, test enesekontrolliks;
   • personali testimise logi, võttes arvesse kasutaja poolt testi läbimisel kogutud punkte, katsete loend;
   • tulemuste automaatne määramine;
   • koolituskursustele juurdepääsuõiguste jagamise paindlik süsteem.

Loomulikult ei vaja iga töötaja seda kõike korraga, seega on meie ettevõtte portaalis paindlik konfiguratsioonifunktsioon – iga kasutaja saab lihtsalt infoplokke lohistades või peites luua oma individuaalse töölaua.

Kui ettevõttel on vertikaalselt integreeritud struktuur, siis saate portaalis luua sektsioonid ema- ja organisatsiooni-alluva struktuuri jaoks ning piirata iga struktuuri juurdepääsu portaali jaotistele. Portaali saab paigutada aruandlussüsteemi, fikseerida aruandluse ajastust ja kvaliteeti. Sellise idee esitanud personaliametnikule hinda ei määrata.

Portaali normaalseks toimimiseks on vaja võtta meetmeid, et tagada sellele teaberessursile juurdepääsukanalite turvalisus ja kaitse. Kui personaliametnikud seda ette ei näe, saavad nad turvateenistuse vastuseisu ja kui seda ei ole, siis riskivad nad lihtsalt oma ettevõtte kahjustamisega. Seega, kui selle projekti elluviimisse on kaasatud välised pakkujad, peaksite tehnilise kaugtoe saamiseks samaaegselt lepingu allkirjastamisega sõlmima lepingu või kohustuse oma portaalis postitatud isikuandmete ja teabe mitteavaldamise kohta.

Pärast selle projekti kinnitamist, raha eraldamist ja kõigi vajalike komponentide soetamist paigaldasime selle ressursi serverisse ning edasine töö jagunes mitmeks etapiks.

Esimeses etapis moderniseerisime arendaja pakutud valmisstruktuuri meie poolt, kasutades süsteemi põimitud ja sisuga täidetud konstruktorit. Pärast seda integreeriti emaorganisatsiooni kasutajad portaalisüsteemi.

Järgmises etapis töötas ettevõtte portaal testrežiimis. Proovitöö käigus kohandati portaali funktsioone lähtuvalt ettevõtte struktuuriüksuste vajadustest äriprotsesside optimeerimisel. IT-spetsialisti osalusel sai portaal täiendust uute võimaluste ja lahendustega.

Kolmas etapp on kaugkasutajate ühendamine filiaalidest. Seega soovisime järk-järgult kujundada kõikide töötajate seas terviklikku ettekujutust käimasolevatest äriprotsessidest ning suurendada iga töötaja kuuluvustunnet ettevõtte poolt elluviidavatesse ülesannetesse.

Tegelikult on praegu loomisel ettevõtte virtuaalkontor, kuhu töötajad pääsevad igalt poolt ja igal ajal.

Kas olete pidevalt hiljaks jäänud? Me näitame teile!

Kui keegi arvab, et piisab seadmete hankimisest, sellele lehtede, funktsioonide ja teenuste süsteemi juurutamisest ning kõik läheb ümber, pöördub ümber, kõigist saavad personaliosakonnast tööriista õnnelikud omanikud, siis ta eksib.

Lisaks erinevatele tehnilistele probleemidele võib ettevõttesisese kultuuri muutmisega kaasneda raskusi. Nagu iga uuendus, nõuab ka portaal töötajate arusaamade kohandamist, et kasutada oma võimalusi tööl. Kõik on harjunud töötama "nagu enne" ja võtab aega, enne kui rohkem töötajaid mõistavad rakendatava süsteemi eeliseid.

Kuna ettevõttekultuuri muutmise protsess on üsna pikaajaline asi, siis ka praegu püüame kasutada kõiki vorme ja meetodeid portaali ettevõtte ellu "kinnitamiseks". Väldime "katte all" meetodeid, kuid täiendame seda ressurssi mugavate teenustega ning integreerime portaali kasutamise järk-järgult reeglitesse ja eeskirjadesse. Näiteks mitte väga kaua aega tagasi saatsime portaalist kõigile töötajatele sõnumi: “Kas jääte pidevalt hiljaks? Me näitame teile! ”… Aruanded registreerisid külastuste arvu kasvu. Töötajad tormasid vaatama – kas tööle hilinemise eest kehtestatakse karistusmeetmed? Linki järgides leidsid nad uudise, et ettevõtete portaali on lisandunud uus teenus - ühistranspordi marsruudid, mis näitavad, kuidas saab kiiremini punktist A punkti B.

Jõudsime järeldusele (ükskõik kui tülgastav me ka poleks), et töötajad oleksid rohkem valmis minema korporatiivportaali söökla menüüd uurima kui "majanduslike aluste lähenemise taustal ekstrapoleeritud strateegiliste ülesannete esitlemine, ja moodsa majanduse eksistentsiaalsete sümbolite klastrikeskne analüüs" , Näiteks. Töötajad on inimesed ja inimesed tahavad tunnustust. Seetõttu korraldasime soovijatele võimaluse rääkida oma hobidest, andsime kõigile võimaluse avaldada oma “autoriteetset arvamust” mitmes küsimuses, panime üles fotodega autahvli.

Tasapisi koos kõigi nende väliste atribuutidega täitub portaal komponentidega, mis on äri arendamiseks palju olulisemad. Meie partnerid on selle lahenduse vastu juba huvi tundnud – nad meelitavad meid kogemusi vahetama, et sama tööriista juurutada.

• Ärikultuuri

Märksõnad:

1 -1

Ettevõtteportaal on automatiseeritud süsteem organisatsiooni sisemiste inforessursside haldamiseks, aga ka kollektiivseks tööks projektide, ülesannete, dokumentide kallal ning töötajate ja ettevõtte klientide vaheliseks suhtluseks.

Ettevõtteportaale saab installida nii ettevõtte serveritesse kui ka pilve. Kuna ettevõtte portaal on teabe koondamiseks ja sellega töötamiseks üksainus ressurss, võib seda julgelt nimetada ettevõttesiseseks sotsiaalseks võrgustikuks koos kõigi sellele omaste funktsioonide komplektiga.

Ettevõtteportaali põhifunktsioonid

Ettevõtete portaalid on laialt levinud tänu oma rikkalikule funktsioonide komplektile, mis hõlmab peaaegu kõiki organisatsiooni töötajate koostööks vajalikke valdkondi. Esiteks on see:

• Sise- ja väliskommunikatsioon

Portaalid võimaldavad kiirendada suhtlust töötajate vahel ja klientidega tänu tavapärastele sõnumitoojatele ja teistele suhtlusvõrgustikest meile tuttavatele tööriistadele. Nagu "reaalajas voog", märguanded jne. Võimalus luua ärivaldkondade või projektide jaoks erinevaid ärivestlusi kiirendab suhtlust ja õigete otsuste langetamist. Paljud portaalid võimaldavad helistada neile kolleegidele, kes pole võrgus. Samuti võimaldavad kaasaegsed ettevõtete portaalid suhelda töörühmades ja ettevõtte klientidega pooleliolevate projektide osas ning lahendada jooksvaid probleeme.

• Ülesannete ja projektijuhtimine

Ülesanded ja projektid on iga organisatsiooni töövoo lahutamatu osa. Ettevõtete portaalides on nendega töötamiseks reeglina lai valik mugavaid tööriistu. Alustades ülesande seadmisest, kalendritähtaegade haldamisest, delegeerimismehhanismidest, kontrollnimekirjadest, valmis mallidest, lõpetades erinevate konstruktorite ja filtritega. Kõik see võimaldab teil kontrollida ülesannete õigeaegset täitmist ja hinnata töötajate tööd, saades neilt asjakohaseid aruandeid.

• Dokumentide koostöö

Paljude ettevõtteportaalide funktsionaalsus muudab dokumentidega töötamise väga mugavaks. Looge, redigeerige, salvestage, seadistage dokumentidele juurdepääsutasemeid jne. Samal ajal ei pea väga sageli dokumendiga töötamiseks seda oma arvutisse alla laadima, vaid pärast valmimist laadige värskendatud versioon tagasi. Kolmandate osapoolte võrguteenused, nagu Google Docs ja MS Office, võimaldavad teil dokumentidega töötada otse portaalis. Ettevõtteportaal võimaldab mugavalt kolleegidega dokumente jagada, dokumentidele välislinke luua nii kolleegidele kui ka klientidele juurdepääsuks.

• Tööaja planeerimine ja arvestus

Organisatsiooni tulemuslikkus sõltub suuresti töödistsipliinist. Ettevõtete portaalide abil saate jälgida töötajate tööaega. Need hakkavad tähistama tööpäeva algust ja lõppu, aga ka igasuguseid vaheaegu, puudumisi, lähetusi jne. Kogu see teave aitab optimeerida projektidele ja ülesannetele kuluvat aega. Paljud portaalid sisaldavad häid koosolekutööriistu. Kutsete masspostitus, koosolekute ajastamine kalendrites, samuti kõikide osalejate ning koosoleku tulemuste ja ülesannete teavitamine.

• CRM:Kliendid ja müük

Paljud ettevõtete portaalid pakuvad CRM-süsteemide funktsioone, mis võimaldavad teil pidada andmebaasi klientide ja partnerite kontaktidest, kellega koostööd teete. Kõigi kõnede ja kirjade salvestamise võimalus ei lase sul kõige olulisematest hetkedest ilma jääda ning müügilehter aitab jälgida müügiosakonna tegevust.

• HR:Personali juhtimine

Ettevõtete portaalid muudavad ettevõtte struktuuri esitlemise ja haldamise lihtsaks. Kogu vajalik teave töötajate kohta, nagu kontaktnumbrid, laiendusnumbrid, e-posti aadress ja nii edasi, on alati käepärast. On hästi näha, kes on töökohal, kes puudub, kes on komandeeringus ja kes keda ajutiselt asendab ning kellel on täna sünnipäev.

• Äriprotsesside automatiseerimine

Miski ei kiirenda ettevõtte tööd ega hoia aega kokku, kuna seda teevad automatiseeritud äriprotsessid. Ettevõtteportaal pakub automatiseerida ettevõttes saadaolevaid peamisi äriprotsesse. Rutiinsed toimingud nagu töölähetused, puhkused, arvete kinnitamine ja tasumine saab kordades kiiremini tehtud.

Kellele on vaja ettevõtteportaali ja miks?

Ettevõtete portaal on ennekõike väga mugav tööriist ettevõtetele, kus on palju kaugtöötajaid või filiaali struktuur. Kus inimesed ei asu ühes kontoris või ei liigu oma tegevuse iseloomu tõttu palju ringi. Ettevõtteportaal võib olla nende jaoks mobiilne töökoht. Kuid isegi püsiva personali ja ühe asukohaga ettevõtete jaoks on ettevõtte portaal väga kasulik järgmistel põhjustel:

1. Tööaja kokkuhoid

Otsige ja töötlege vajalikku teavet kiiremini. Suhtle tõhusamalt kolleegidega ja kiirenda ülesannete täitmist.

1. Parandage töötajate tootlikkust

Ettevõtlusportaali abil on kõik alati teadlikud, mida ja millise aja jooksul nad tegema peavad. Töörühmad võimaldavad seda teha tõhusamalt ning kõik kogutud teadmised kogutakse ja kantakse üle ettevõtte sees.

1. Optimeerige äriprotsesse

Laske oma dokumentidel ja teabel sõna otseses mõttes oma organisatsioonis ringi lennata, selle asemel, et kontorist kontorisse roomata.

1. Hankige kontroll ja juhitavus

Saate alati teada, kes, kus nad on, mille kallal ja kui kaua nad töötavad. Töötajate tagasiside muutub palju kiiremaks ja tõhusamaks.

1. Parandage juhtimisotsuste kvaliteeti ja äritegevuse tõhusust

Tööülesannete täitmise faktist aru andmine ja töötajate töökoormuse analüüsimine aitavad teil teha paremaid otsuseid. Selle tulemusena tõuseb ettevõtte töö kvaliteet ja konkurentsivõime.

Ettevõtteportaali valik ja juurutamine

Hetkel on võimalik valida kolme valiku vahel:

1. Võtmed kätte lahenduse ostmine
2. Ettevõtteportaal pilvelahendusena
3. Portaali arendamine nullist (kohandatud lahendus)

Igal variandil on oma plussid ja miinused, seega sõltub lõplik otsus organisatsiooni suurusest, selle eesmärkidest ja rakendamise eesmärkidest.

Kas otsite tööriistu oma meeskonnaga tõhusaks koostööks?

Saada taotlus tasuta konsultatsiooniks

Paljudel suurettevõtetel on oma ettevõtte portaal. See ei tähenda klientide ja partneritega suhtlemiseks loodud ametlikku saiti, vaid ettevõtte siselehte, mis on mõeldud ainult selle töötajatele. Kas see on luksus või tõeline vajadus?

Alustame sellest, et ettevõtte portaal ei ole just veebisait, kuigi see näeb välja selline. Ettevõtteportaali funktsioonid on laiemad kui keskmise saidi funktsioonid. Selline portaal on veebiliides, mis ühendab endas teaberessursi, sotsiaalse võrgustiku ning dokumentide ja muude failide hoidla funktsioonid. Tavaliselt on ettevõtte portaal saadaval ainult organisatsiooni sisevõrgus (intranetis) – inimene "väljastpoolt" sinna ei sisene.

Miks on ettevõttel vaja ettevõtteportaali? Esiteks, tema tagab suhtluse ettevõtte erinevate osakondade ja allüksuste vahel olulise teabe edastamiseks kuluva aja vähendamine. See kehtib eriti pankade ja muude organisatsioonide kohta, millel on palju osakondi (samas linnas või erinevates linnades). Selle asemel, et iga haru uuendustest teavitada, saate teabe postitada ettevõtete portaali, et kõik saaksid selle õigeaegselt kätte.

Teiseks ettevõtte portaal tagab töötajate tõhusa suhtluse. See on eriti oluline ühisprojektide kallal töötades. Nagu eelmisel juhul, saab iga töötaja nõutud teabe kiiresti adressaadile edastada. Personalil on lihtne juurdepääs vajalikele andmetele. Lisaks korvab portaali integreeritud suhtlusvõrgustik töötajatevahelise suhtluse puudumise - parem on lasta neil tööteemadel portaalis suhelda, kui istuda Odnoklassnikis.

Kolmandaks, ettevõtte portaal hõlbustab dokumentide liikumist ja aruandlust. Jagatud failimajutus võimaldab vajalikud dokumendid otse portaali üles laadida. See hõlbustab dokumentide ühist redigeerimist. Lisaks ei tee töömaterjalide varukoopia kunagi paha.

Ettevõtlusportaali saab kasutada ka uute töötajate koolitamiseks ja kohandamiseks, osakondadevaheliste horisontaalsete sidemete tugevdamiseks ning töölähetuste vajaduse vähendamiseks. Organisatsioonis töötamise protsess muutub läbipaistvamaks. See on vajalik nii töötajatele (ettevõtte tegevuse spetsiifika tundmine on oluline motivatsiooni komponent), kui ka ametiasutustele (töötajate tööprotsessi on lihtsam kontrollida).

Muidugi on ettevõtete portaalidel ka omad miinused. Portaali arendamise, seadistamise ning toe ja halduse peab teostama kvalifitseeritud spetsialist, kes vajab tasu. Lisage sellele aeg ja raha, mis kulub töötajate portaali kasutamise koolitamisele.

Võimalik ka ettevõtte andmete lekkimine konkurentidele portaali häkkimise korral. Mõnikord ei pea konkurendid isegi häkkeri teenuseid kasutama – piisab vaid ühest hoolimatust töötajast, kes on valmis siseteavet tasu eest konkurentidega "liitma". Seega on väga oluline tagada portaali maksimaalne turvalisus – ja see on jällegi kulu.

Ettevõtteportaali loomisel on mitu lähenemisviisi. Saab tellida portaali arendamine nullist siis vastab see kõige paremini teie individuaalsetele vajadustele. Kuid selline arendus pole odav, võtab palju aega, lisaks peate maksma arendajatele pideva toe eest. Saab osta valmis platvorm, mis tuleb teie vajadustele vastavaks vormistada - kuid selleks on tõenäoliselt vaja kitsa profiiliga spetsialiste.

Seetõttu eelistab enamik ettevõtteid osta sisuhaldussüsteemil (CMS) põhinevaid valmislahendusi. Sellistel süsteemidel on intuitiivne liides, nii et pärast süsteemi paigaldamist ja konfigureerimist spetsialistide poolt saab peaaegu iga töötaja ettevõtteportaali hallata. Ta ei vaja teadmisi programmeerimisest ega HTML-paigutusest. Kuid see ei tähenda, et portaal võiks jääda ilma tehnilise toeta - just sel juhul maksab see teile vähem.

Ettevõtte portaal on tõhus ettevõttesisese suhtluse süsteem, mis võimaldab optimeerida äriprotsesse suurtes ettevõtetes, kus on palju töötajaid, osakondi ja filiaale. Kuid kui teil on väike ettevõte, mille kogu personal mahub kahte kontorisse, pole selline portaal teile tõenäoliselt kasulik - mäng ei ole küünalt väärt.

2. Kokkuleppel.

• B2C (ettevõttelt tarbijale) –Automatiseeritud e-kaubandussüsteemid, milles müüjana tegutseb juriidiline isik (ettevõte, organisatsioon) ja ostjana üksikisik.
• B2B (Business-to-Business) – Automatiseeritud e-kaubanduse süsteemid, milles juriidilised isikud (ettevõtted, organisatsioonid) tegutsevad ostu-müügiprotsesside subjektidena.
• B2E (ettevõttelt töötajale) – Ettevõttesisesed süsteemid ettevõtte personali, üksikute struktuuride või allüksuste töö korraldamiseks.

Ettevõtete portaalid B2C, B2B, B2E sisaldama ettevõtete portaale EAP, EIP, EKP, viimase baasil on aga võimalik ehitada teisigi väga erinevaid süsteeme.

Eelneva põhjal on ettevõtte portaal mõeldud järgmiste põhiülesannete lahendamiseks:

1. Ettevõtte infobaasi loomine koos teabe liigitamise ja väljavõtmise süsteemiga.
2. Ühtse (tavalise brauseri, mis ei vaja spetsiaalset klienditarkvara) isikupärastatud reaalajas juurdepääsu ettevõtte teabele ja rakendustele pakkumine ettevõtte töötajatele, samuti ettevõtte volitatud klientidele, tarnijatele ja partneritele, olenemata nende territoriaalsest asukohast.
3. Ettevõtte töötajate, aga ka ettevõtte volitatud klientide, tarnijate ja partnerite reaalajas meeskonnatöö tagamine olenemata nende territoriaalsest asukohast.

Esimene punkt lahendab teabe sisestamise, salvestamise ja otsimise küsimuse. Paljudes ettevõtetes ületab erinevates osakondades hajutatud kappide ja kaustade arv erineva teabega piiri, kui üldiselt on võimalik vajalikku teavet leida (ja lebades mõne osakonna mõne kabineti ühes kaustas) määratud aeg. Ja veelgi hullem, kui leiate aegunud ebaolulist teavet, aktsepteerige seda asjakohasena ja kasutage seda otsuste tegemisel.

Teine lõik lahendab teabele juurdepääsu küsimuse, juurdepääs, mis ei sõltu territooriumist ja kellaajast, vaid on rangelt isikustatud. Iga kasutaja saab näha ja vastu võtta ainult seda teavet, millele tal on juurdepääs antud.

Kolmas lõik lahendab ühistöö ülesandeid, neid ülesandeid, mida traditsioonilised ettevõttesüsteemid ei suuda lahendada ilma internetitehnoloogiaid kasutamata, s.o. ilma ettevõtte portaale kasutamata. Neid ettevõtteportaale saab kasutada nii ettevõttesüsteemide eraldi alamsüsteemidena kui ka iseseisvate eraldiseisvate rakendustena.

Ettevõtteportaali ainsaks piiranguks on Interneti-juurdepääsu kättesaadavus, kuid mobiilne Internet ja satelliit-internet kaotavad praktiliselt kõik territoriaalsed piirangud. Lisaks on ettevõtte teabeportaal platvormideülene lahendus, mis samuti ei sõltu riistvarast ega rakendustest.

Ülaltoodud definitsioonidel ja sellest tulenevatel probleemidel pole praktiliselt piire. Põhimõtteliselt saab ju ühtse brauseri baasil luua ettevõtte infosüsteemi igas suuruses ettevõttele. Pealegi, võib-olla oleks see nii olnud, kui Interneti-tehnoloogiad oleksid ilmunud kakskümmend aastat varem.

Kõigi teadaolevate definitsioonide, portaalitüüpide ja neile seatud ülesannete põhjal anname järgmise üldise ja lühidefinitsiooni.

Ettevõtte portaal on võrk- ettevõtte portaal, mis sisaldab ettevõtte teavet ja teenuseid ning pakub neile personaliseeritud juurdepääsu ettevõtte töötajatele ja teistele volitatud kasutajatele.

Tegelikult seab see määratlus ainult kaks kohustuslikku kriteeriumi, mille alusel saab rakenduse liigitada ettevõtte portaaliks:

1. võrkliides
2. Isikupärastatud juurdepääs

Kõigis muudes aspektides on tagatud täielik vabadus, mis selgitab ettevõtete portaalide arvukaid tüüpe ja mastaape.

Lisaks sellele artiklile saate vaadata praeguse jaotise teemat:
6 artiklit jaotises "Entsüklopeedia"
jaotises "Artiklid".
jaotises "Ajalugu".
__________________