Registro del uso del tiempo de trabajo. Mantener hojas de horas de los empleados de las organizaciones. Enfermedad durante las vacaciones

hoja de tiempo es un documento establecido que contiene información sobre el cumplimiento de la jornada laboral por parte de cada empleado.

Cada empresa debe tener dicho documento en una sola copia; su diseño tiene una serie de matices, que discutiremos en detalle en este artículo, y también proporcionaremos una muestra de cómo completar una hoja de tiempo.

¡Querido lector! Nuestros artículos hablan de formas típicas de resolver problemas legales, pero cada caso es único.

Si quieres saber cómo resolver exactamente su problema: comuníquese con el formulario de asesor en línea a la derecha o llame por teléfono.

Cómo llenar una hoja de horas

Está permitido completar una hoja de tiempo general para toda la organización o para cada unidad estructural por separado.
Refleja información confiable sobre el uso del tiempo de trabajo por parte de los empleados de esta empresa. El cronometrador anota tanto el tiempo realmente trabajado como el tiempo no trabajado. Esto podría ser: tiempo de inactividad, enfermedad, viajes de negocios.

La hoja de horas se puede mantener de dos maneras.

Existen formularios unificados ya preparados aprobados por las autoridades pertinentes:

• Si la empresa ha introducido salarios basados ​​en el tiempo, se utilizan los formularios T-13 y T-12.
• Si existe, entonces la empresa tiene derecho a desarrollar sus propios formularios y formularios de contabilidad y control.

Formulario T-12: completado manualmente.

Formulario T-13: se utiliza cuando es posible automatizar el procesamiento de datos contables.

En el formulario T-12, las anotaciones se realizan con bolígrafo, con cuidado, sin hacer borrones, a mano. No se puede utilizar corrector.

La sección 1 (columnas 1 a 6) tiene el formato de tabla.

La cuarta columna contiene 2 líneas para marcar la asistencia o ausencia del empleado. Característica de llenado:

• la primera línea está llena de letras mayúsculas (símbolos);
• la segunda línea contiene una cifra que indica el número de horas trabajadas durante un período determinado;

La sección 2 la completa un contador.

Esta sección se presenta en forma de tabla donde se ingresa el número de hoja de horas trabajadas de cada empleado, su salario y horas trabajadas. A partir de estos datos se calculan los salarios.
En la cuarta página del formulario, ingresa datos que lo ayudarán a compilar informes estadísticos. Se completa según instrucciones especiales.

Segunda forma de realizar

En el formulario T-13, algunas columnas ya se completan automáticamente: departamento, apellido y profesión del empleado, número de hoja de horas.

Convenciones aceptadas.

La lista completa se puede ver en el formulario T - 12. Algunos de los principales se presentan en la tabla:

• Horas de trabajo Designación de letras Código digital.
• Asistencia regular I 01.
• Horario nocturno N 02.
• Estreno en festivos y fines de semana RP 03.
• Reciclaje A partir del 05.
• Viaje de negocios K 06.
• Vacaciones a partir del 09.
• Licencia adicional OD 10.
• Licencia de estudios U 11.
• Jornada laboral reducida para estudiantes en el puesto de trabajo LV 12.
• Licencia de estudios por cuenta propia UD 13.
• Licencia de maternidad R 14.
• Licencia para cuidar de un niño hasta los 3 años de edad 15.
• Vacaciones por cuenta propia seguro médico 17.
• Baja por enfermedad B 19.
• Jornada laboral reducida para la Champions League 21.
• Ausentismo PR 24.
• Días no laborables, día libre a las 26.
• Ausencia por motivo desconocido NN 30.

Formas básicas de hojas de tiempo.

Figura 1. Formulario T-12.

La Figura 1 muestra un ejemplo de registro horario correcto para esa categoría de trabajadores cuya jornada laboral ha sido reducida legalmente.

Así, en vísperas de días festivos, la jornada laboral es una hora más corta de lo habitual. Todos los empleados de las organizaciones disfrutan de este derecho. El número siete se ingresa en la boleta de calificaciones.
Ejemplo. Del empleado Sidorov V.P. La jornada laboral es de 7 horas. Antes del feriado serán 6 horas y en la boleta de calificaciones se ingresará el número seis. Este punto debe ser observado para evitar el reciclaje.

Figura 2. Formulario T-13.

¿Quién tiene derecho a completar la hoja de horas?

Puede ser cumplimentado por cualquier empleado designado por la orden correspondiente. Por ejemplo:

• Cronometrador: si hay un puesto en la plantilla. Llenar la hoja de horas será su responsabilidad directa.
• Otro miembro del personal. Para él, llevar las hojas de tiempo es una de sus principales responsabilidades. Por tanto, entre otras cosas, está prescrito ya sea en el contrato de trabajo o en la descripción del puesto.
• Inspectora de recursos humanos.
• Cualquier otro empleado al que se le asigne estas funciones.

Errores típicos encontrados en las boletas de calificaciones.

Situación 1.

El empleado se va de vacaciones de nuevo. Recordamos que los días de vacaciones están incluidos en el número de días naturales y no están marcados con la letra “B” (día libre). Puede poner un símbolo en forma de "OT" o un número: "09".

¡Atención! Si hay un feriado no laborable durante el período de vacaciones, entonces no se considera un día calendario. En la boleta de calificaciones se indica como día libre: se utiliza el símbolo “B” o el número “26”.

Ejemplo. Empleado Rychkov V.V. toma licencia por 14 días naturales del 4.06 al 18.06. Tenga en cuenta que el 12 de junio es un día festivo. La hoja de horas se completará como se muestra en la Figura 3.

Situación 2.

El empleado, mientras estaba de vacaciones del 1 al 15 de junio, cayó enfermo. Informa a la administración de la empresa sobre su enfermedad del 4 al 9 de junio (6 días). Hay un certificado de baja por enfermedad.
Sus vacaciones durarán 6 días, los cuales no utilizó por enfermedad.

En este ejemplo, el empleado usó tres días calendario de vacaciones, luego se enfermó y le quedaron 11 días calendario más. Debe regresar a trabajar el 22 de junio.

Cómo completar una hoja de horas para trabajadores a tiempo parcial

Si un trabajador a tiempo parcial "viene" de otra empresa, se le ingresa en una línea separada en la hoja de tiempo y se le asigna un número de personal personal.
Al empleado principal, que realiza un trabajo adicional como trabajador a tiempo parcial, se le asignan dos números de personal según dos hojas de tiempos diferentes.
O, como opción, se mantiene una hoja de tiempo, pero para cada puesto que ocupa hay una línea separada y dos números de personal diferentes.

Casos especiales de registro de un viaje de negocios en una hoja de horas

A la hora de determinar la duración de viajes de negocios, vacaciones u otros momentos, puede utilizar las siguientes recomendaciones:

1. El viaje de negocios está marcado con la letra “K”. La duración del viaje de negocios se indica en el orden correspondiente.
2. Si, mientras un empleado se encuentra en un viaje de negocios, hay un día libre o feriado, se le pagará una tarifa doble. La boleta de calificaciones está marcada como "KM", no como salida "B".

¿Cómo marcar correctamente un viaje de negocios si un empleado está de baja por enfermedad? Caso de la práctica.

Por motivos de producción, la administración de la empresa decide llamarlo y enviarlo en viaje de negocios incluso antes del “cierre” de su baja por enfermedad. En esta situación, las acciones de la administración y del empleado constituyen una violación de las leyes laborales.

En realidad, el cronometrador completa la hoja de horas así:

1. El hecho de la ausencia (enfermedad) antes del inicio del viaje de negocios se indica con el símbolo “B”.
2. El símbolo “K” marca los días del viaje de negocios.
3. Después de regresar, ponemos "B" (si la baja por enfermedad aún no está cerrada) o "I", si la baja por enfermedad está cerrada.

Pero si completa la boleta de calificaciones de esta manera, puede haber consecuencias.

Riesgo 1. Si las entradas tienen el siguiente aspecto: “B” (enfermedad), “K” (viaje de negocios), después – “I” (presentarse a trabajar), sin cubrir la baja por enfermedad, entonces el FSS de Rusia no reconocerá el número de días que el empleado estuvo en viaje de negocios esta parte de la prestación por enfermedad.

Riesgo 2. Si la boleta de calificaciones se completa de esta manera: "B" (enfermedad), "K" (viaje de negocios) y, después, la continuación de la enfermedad "B", entonces el FSS se negará a compensar el monto total del beneficio. .

Hay que recordar que la prestación se paga por enfermedad. Si un empleado regresa a trabajar, significa que puede trabajar.

1. El cronometrador completa el formulario solo si hay un motivo: una orden o instrucción escrita u otros documentos.
2. En el formulario unificado se ingresan todos los detalles previstos en el mismo y se completan todas las líneas. Las líneas vacías deben tacharse.
3. Se elaboran dos hojas de tiempo por mes, para la primera mitad y la segunda, si los salarios se calculan dos veces al mes.
4. Los errores cometidos al completar la boleta de calificaciones se corrigen de acuerdo con reglas estrictamente establecidas: primero, las entradas incorrectas se tachan con una línea y las correctas se escriben encima de ellas. El empleado que llena la hoja de tiempo pone su firma y todas las personas responsables de este documento firman.
5. Si el cronometrador aún no sabe por qué el empleado no se presentó a trabajar, la hoja de tiempo se marcará como NN. Cuando se proporcionan los documentos de respaldo, se ajusta la boleta de calificaciones.

¿Quién necesita una boleta de calificaciones y por qué?

Como documento principal, se necesita:

1. Contabilidad. A partir de este documento se calcula el salario del empleado. La boleta de calificaciones confirma el hecho de que el empleado está cumpliendo con sus funciones.
2. Inspección de Impuestos. Se comprueba la exactitud del cálculo o la retención de impuestos sobre los salarios. Se realiza una conciliación de las horas trabajadas, anotadas en la hoja de tiempo, con los datos sobre pagos de salarios.
3. La libreta de calificaciones puede ser solicitada por especialistas de la Caja de Seguro Social de Rusia. Se comprueba la exactitud del pago de las prestaciones del fondo.
4. Órganos del Servicio Federal de Migración. Al verificar a los empleadores que contratan a ciudadanos extranjeros como empleados.
5. Especialistas de la Inspección del Trabajo. El inspector, al comprobar la boleta de calificaciones, podrá establecer el hecho. Así, al comprobar el cumplimiento de la norma de horas extraordinarias, se prevé una multa por las desviaciones detectadas. Si se vuelven a violar los términos de referencia, el gerente podrá ser destituido de su cargo.
6. La libreta de calificaciones se puede utilizar como prueba en el tribunal si surge. Por ejemplo, la legalidad de despedir a un empleado por ausentismo.
7. Autoridades estadísticas. Según la libreta de calificaciones, se elaboran varios informes. Por ejemplo, un informe en el formulario P-4.

Hoja de horas: llenado de muestraPuede descargarlo (según un formulario unificado) en nuestro portal; debe ser mantenido por el empleador. Estudiemos las características de su estructura con más detalle.

Establecemos el procedimiento de registro de jornada: qué formularios utilizar

Para registrar el tiempo de trabajo de los empleados, este es un procedimiento obligatorio debido a las normas contenidas en el art. 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia: la empresa tiene derecho a utilizar:

1. Sistemas automatizados que:

• registrar la asistencia de los especialistas y su jornada de trabajo en expedientes especiales;
• Dichos archivos reflejan motivos conocidos (almacenados en la base de datos del programa) de la ausencia de un especialista (por ejemplo, si está de vacaciones o de baja por enfermedad).

Cuando se utiliza una plataforma automatizada, el formulario T-13 se puede utilizar como formulario de documento en el que se registran las credenciales especificadas.

2. Documentos contables “manuales”.

A estos efectos se puede utilizar el formulario T-12.

3. También existen varios métodos de contabilidad "semiautomáticos": cuando el empleado responsable completa parcialmente la hoja de horas y el resto lo hace la computadora.

Puede obtener más información sobre las características estructurales de los formularios T-12 y T-13 en el artículo. .

Formularios contables: características de llenado.

La cumplimentación de estos formularios se puede realizar según 2 principios:

• “continuo” - cuando todos los eventos relacionados con el registro de visitas se registran en las tablas del formulario: asistencia, ausencia, salidas de vacaciones y otros;
• “por desviaciones”: cuando las tablas reflejan solo aquellos eventos que difieren de los típicos, por ejemplo, llegar tarde o no presentarse.

El procedimiento interno de contabilidad (mediante uno de los métodos especificados: automatizado o manual) está establecido por las regulaciones locales del empleador.

Los formularios especificados para registrar las visitas de los empleados eran de uso obligatorio hasta 2013, después de lo cual los empleadores tienen derecho a utilizar cualquier otro formulario. Sin embargo, los formularios T-12 y T-13 siguen siendo familiares para los especialistas en recursos humanos y todavía se utilizan activamente en la actualidad.

Cómo completar correctamente la boleta de calificaciones T-13

Si la empresa prefirió el primer método de contabilidad basado en archivos, al programar módulos automatizados para ingresar datos en el formulario T-13, será útil que los especialistas de la empresa presten atención a los siguientes matices:

1. En la columna "Número de documento", se ingresa automáticamente un indicador ordinal.

2. La columna “Fecha de compilación” refleja el último día del mes si el documento se elabora con base en los resultados del mes, u otra fecha de compilación si la hoja de horas se elabora para fines específicos.

3. La columna “Código de tipo de salario” puede reflejar valores determinados de acuerdo con las regulaciones locales. Una guía para los valores correspondientes aquí puede ser la tabla contenida en la orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 10 de septiembre de 2015 No. ММВ-7-11/387 (contiene los códigos indicados en el certificado 2-NDFL ).

4. Los códigos condicionales de la tabla (sobre apariciones, ausencias, vacaciones y otros eventos), que el programa completa en la hoja de tiempo, deben usarse de acuerdo con la lista proporcionada en el formulario T-12.

¿Dónde puedo descargar un ejemplo de cómo completar los formularios T-12 y T-13?

Puede descargar muestras de cómo completar las hojas de tiempo de los empleados utilizando los formularios que hemos revisado en nuestro sitio web:

Utilizando, por ejemplo, un modelo de formulario T-13 elaborado por nuestros especialistas, el empleado responsable de la empresa podrá:

1. Configurar el software incluido en la plataforma de contabilidad automatizada.

Saber cómo completar las hojas de horas en la práctica es esencial para que un especialista en software de automatización de recursos humanos pueda configurar correctamente dicho software.

2. Utilice una muestra de cómo completar una hoja de horas como ejemplo de un documento de personal ya preparado cuando prepare una hoja de horas basada en el formulario "manual" T-12 en su empresa.

Si su empresa desea utilizar un formulario contable propio, diferente a los formularios unificados, también puede descargar una muestra del mismo en nuestra web mediante el siguiente enlace:

Resultados

El Código del Trabajo de la Federación de Rusia exige que todos los empleadores lleven registros de indicadores que reflejen la asistencia de los empleados al trabajo y el número de horas de trabajo. Para estos fines, se utiliza una hoja de tiempo. El empleador puede realizarlo manualmente o mediante soluciones automatizadas. En el primer caso, se utiliza el formulario T-12, en el segundo, el formulario T-13. El formulario exacto que deben utilizar los responsables de recursos humanos se especifica en las normativas locales.

Puede obtener más información sobre el uso de documentos relacionados con registros de personal en una organización en los artículos:

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hoja de tiempo– sirve como base para calcular los salarios de los empleados. Este documento contiene información sobre la presencia de los empleados en sus lugares de trabajo o su ausencia, indicando el motivo. Para completar, puede utilizar el formulario unificado T-13 o el formulario T-12. En el marco de este artículo, analizaremos en detalle las características de completar la hoja de tiempo T-13 y proporcionaremos un ejemplo de cómo completar una hoja de tiempo usando el formulario T-13 como ejemplo. También puede descargar ambos formularios a continuación.

Una hoja de tiempo es una tabla en la que se tienen en cuenta la asistencia y ausencia del trabajo de cada empleado de la empresa. Se muestra el número total de días y horas trabajadas durante el mes. Además, se indican códigos de los motivos de ausencia del trabajo.

Formulario de hoja de horas T-13: muestra de llenado

En primer lugar, cabe señalar que la cumplimentación del formulario se puede realizar de dos formas:

• Todas las asistencias y ausencias al trabajo se registran diariamente;
• Sólo se contabilizan el ausentismo, las tardanzas y otras desviaciones de la jornada laboral normal.

Nuestra hoja de horas de muestra utiliza el método de seguimiento por primera vez.

En primer lugar, debe ingresar en la hoja de horas los datos sobre los empleados que van a trabajar durante el mes. El formulario T-13 para este propósito tiene una tabla en la que se completa una línea separada para cada empleado.

Las columnas 2 y 3 incluyen el nombre completo, el puesto del empleado y su número de personal.

La columna 4 registra la asistencia y ausencia del trabajo. Para cada día calendario del mes hay una celda separada, la designación del código se indica en la parte superior y la cantidad de horas trabajadas para ese día se indica a continuación. Es posible que la celda inferior no esté completa, pero las horas de trabajo se registran en días.

Las designaciones de códigos se pueden encontrar en la página de título de la boleta de calificaciones, formulario T-12.

En el siguiente ejemplo para completar el formulario T-13, se utilizaron los siguientes códigos de letras para registrar las horas de trabajo:

• I – el día ha sido trabajado plenamente;
• B – día libre;
• K – el empleado se encuentra en viaje de negocios;
• B – de baja por enfermedad;
• OT - de vacaciones.

Al final del mes, debes calcular la cantidad de días y horas trabajadas en la primera y segunda mitad del mes, para esto la hoja de tiempo tiene las columnas 5, 6. En la quinta, la celda superior refleja la cantidad de días trabajados. para la primera y segunda mitad del mes, en la celda inferior, el número de horas trabajadas para cada mitad del mes. En la sexta se indica el número de días trabajados (celda superior) y horas (celda inferior) para todo el mes. La siguiente figura muestra un ejemplo de cómo completar las columnas 1 a 6 de una hoja de horas.

Un ejemplo de cómo completar las columnas 1 a 6 de una hoja de horas (formulario T-13)

Las columnas 7 a 9 del formulario T-13 contienen información que será útil para.

Para cada tipo de remuneración existe una designación de código separada, por ejemplo:

• 2000 es un código para salarios y asignaciones de viaje;
• 2012 – código de la hoja de tiempo para el pago de vacaciones;
• 2300 – código al pagar la baja por enfermedad, etc.

Nuestro ejemplo de cómo completar una hoja de tiempo contiene los tres códigos indicados anteriormente.

Si se utiliza solo un tipo de remuneración para todos los empleados, se deberán completar los siguientes datos:

• código de tipo de salario: columnas 7 a 9 en la parte superior, el mismo para todos los empleados;
• cuenta corresponsal: una cuenta a la que se atribuyen los costos de un determinado tipo de remuneración;
• Las columnas 7 y 8 permanecen vacías;
• 9 – número de días (horas) trabajados por mes para cada empleado.

Si se utilizan varios tipos de remuneración, se deben completar las tres columnas: 7, 8, 9.

El séptimo contiene el código de remuneración laboral, el octavo la cuenta de imputación de costos para este tipo de pago, el noveno el número de días u horas correspondientes a este tipo de pago. Estos datos se cumplimentan para cada empleado indicado en la hoja de horas.

Las columnas restantes de la tabla contienen información sobre los motivos de las ausencias y tardanzas de los empleados.

También cuenta con códigos propios para los motivos de ausencias, por ejemplo:

• K – viaje de negocios;
• B – baja por enfermedad;
• TO – vacaciones, etc.

Junto al código de motivo se indica el número de horas o días de ausencia del empleado por este motivo. Completar las hojas de horas suele ser responsabilidad de los jefes de departamento o división o de los empleados de recursos humanos.

Llenar una hoja de horas según el formulario T-13 (columnas 7-13)

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Descargue la hoja de horas (formulario T-13). Muestra y formulario en Excel.

A continuación puede descargar un formulario de hoja de horas en una sola hoja y, como ejemplo, a continuación puede ver un documento de muestra completo.

Lección en vídeo “Hoja de tiempos. Formulario T-13”

Este video tutorial muestra un ejemplo detallado de cómo completar una hoja de horas utilizando el formulario T-13.

En este artículo encontrarás:

• Descripción detallada de cómo completar una hoja de horas
• Hoja de tiempo de muestra

El mantenimiento de una hoja de tiempo es responsabilidad del empleador, según lo establece el artículo 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Se deberá conservar la hoja de tiempo T 12 para cada empleado indicando el tiempo realmente trabajado. Para este uso:

• hoja de tiempo T 12;
• Hoja de horas T 13.

Puede utilizar formularios unificados aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 5 de enero de 2004 No. 1, o formularios desarrollados de forma independiente.

¿Para qué sirve la boleta de calificaciones?

Se requiere una hoja de horas para:

• tener en cuenta diariamente cómo los empleados utilizan su tiempo de trabajo, si cumplen con el horario de trabajo establecido;
• recibir datos sobre las horas trabajadas;
• calcular el salario;
• compilar informes estadísticos sobre el trabajo para las autoridades estadísticas.

Dos formas de mantener una hoja de horas

Las hojas de horas y los cálculos de salarios se pueden mantener utilizando uno de dos métodos:

1) método de registro continuo de asistencias y ausencias al trabajo. Se utiliza para el registro acumulativo del tiempo de trabajo, cuando varía el número de horas trabajadas.

2) un método para registrar las desviaciones (ausencias, retrasos, horas extras, etc.). Este método se utiliza cuando la duración de la jornada laboral (turno) es constante.

Ejemplos de hojas de horas

La boleta de calificaciones se redacta en una sola copia. Al final del mes, la boleta de calificaciones completada debe ser firmada por los jefes de las divisiones estructurales y el empleado de recursos humanos. Luego el documento se envía al departamento de contabilidad para el cálculo de la nómina.

Como regla general, se conservan hojas de tiempo para los empleados de cada unidad estructural. En su trabajo, puede utilizar tanto la hoja de horas T 12 como la hoja de horas T 13. La hoja de horas T 13 se utiliza para el procesamiento automatizado de la contabilidad de datos.

¿Quién mantiene la hoja de horas?

El llenado de la hoja de horas generalmente se asigna a una persona autorizada. Elabora una boleta de calificaciones en una sola copia, se la entrega al jefe de la unidad estructural, un empleado de recursos humanos, y la transmite al departamento de contabilidad. Según los datos de la hoja de horas, se calculan y pagan los salarios de los empleados.

En la mayoría de los casos, la responsabilidad de llevar las hojas de tiempo se asigna, además de sus funciones principales, a un especialista en recursos humanos, un contador o los jefes de divisiones estructurales.

¿Qué designaciones se utilizan al completar la hoja de horas?

Al completar la hoja de tiempo, puede utilizar códigos alfabéticos y digitales, cuya lista se encuentra en la portada del formulario unificado No. T-12, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 5 de enero de 2004. N° 1.

Las siguientes designaciones se utilizan con mayor frecuencia en la hoja de tiempo:

Soy trabajador diurno;

B – fines de semana y días festivos no laborables;

N – trabajar de noche;

PB – trabajar los fines de semana;

C – horas extraordinarias;

B – baja por enfermedad (período de incapacidad laboral temporal);

K – viaje de negocios;

OT – vacaciones básicas anuales retribuidas;

OZ – licencia sin sueldo;

U – licencia por estudios.

El código de ausencia por motivos en la boleta de calificaciones está marcado con el código de letra “NN” (no presentarse por motivos desconocidos) o el código digital “30”.

Los símbolos generalmente aceptados para indicar cualquier período (por ejemplo, los descansos para alimentar a un niño previstos sobre la base de la Parte 4 del artículo 258 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia) pueden no ser suficientes. En este caso, la organización tiene derecho a emitir una orden para introducir un símbolo adicional con un código alfabético o digital (Procedimiento para el uso de formas unificadas de documentación contable primaria, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de fecha 24 de marzo de 1999 No. 20).

Cómo mantener las hojas de horas sin errores

Completar la hoja de horas parece fácil, pero en la práctica ocurren los siguientes errores:

• solo se indica el apellido e iniciales del empleado sin indicar el cargo;
• un día festivo no laborable se marca como día laborable;
• en un día previo a las vacaciones, la jornada laboral se reduce en 1 hora, por ejemplo, en lugar de 7 horas 8.

Puede descargar y también completar el formulario unificado T-12 sin errores de forma gratuita en el servicio de contabilidad en línea “Mi Negocio”, habiéndose registrado previamente en el servicio mediante . Todos los formularios presentados en el servicio se actualizan periódicamente y cumplen con todos los requisitos legales.

Cómo llevar una hoja de horas para un trabajador a tiempo parcial

El tiempo realmente trabajado por el trabajador a tiempo parcial se anota en la hoja de tiempo. Su duración (en horas y minutos) se indica en la línea inferior (columnas 4 y 6) del formulario No. T-12 o en las líneas 2 y 4 (columna 4) del formulario No. T-13. Si el empleado es un trabajador interno a tiempo parcial, el tiempo trabajado se refleja para cada puesto por separado.

Cómo marcar un viaje de negocios en una hoja de horas

La hoja de tiempo No. T-12 se mantiene para los empleados adscritos. Los días de viaje de negocios están marcados con el código de letra “K” o el número “06”. No se anotan las horas de trabajo en un viaje de negocios.

Para registrar el tiempo realmente trabajado por los empleados en la organización, la legislación laboral prevé la cumplimentación de una hoja de tiempo de trabajo. Esta obligación también se aplica a los empresarios privados y a las personas jurídicas de cualquier forma de organización.

Para organizar el proceso contable, Goskomstat desarrolló y aprobó los formularios contables especiales N° T-12 y N° T-13.

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Mantener una hoja de horas es un procedimiento simple, pero su implementación requiere el cumplimiento de ciertas reglas sobre cómo se deben reflejar los datos, porque los cálculos de los salarios de los empleados dependen de la correcta ejecución del informe. Además, la contabilidad permitirá a la organización evitar costos adicionales por pagar el tiempo realmente no procesado.

¿Qué tipo de documento es este y para qué sirve?

Mediante Decreto del Comité Estatal de Estadística No. 1 de 5 de enero de 2004, se aprobó un formulario especial, el cual es administrado por el departamento de personal y el departamento de contabilidad.

Este formulario le permite hacer lo siguiente:

• mantener registros de las horas trabajadas, así como reflejar información sobre las horas no trabajadas por el empleado;
• monitorear el cumplimiento de la disciplina laboral, reflejar la asistencia/ausencia, los hechos de llegar tarde al trabajo;
• tener información suficiente sobre la cantidad de trabajo realizado por el empleado para poder calcular correctamente los salarios e ingresar información para las estadísticas.

Los formularios No. T-12 y T-13 sirven como base para que el contador cargue a cada empleado los salarios y la compensación adicional. Para el departamento de recursos humanos, la libreta de calificaciones le permitirá controlar la asistencia de los empleados y, si se detectan infracciones, imponer sanciones al empleado infractor.

La legislación fiscal establece el derecho de un empleado, en caso de despido, a solicitar una hoja de tiempo junto con la emisión de otros documentos personales, incluido un libro de trabajo. Esta disposición está consagrada en el art. 84,1 Nueva York.

Los directivos de empresas deben saber que desde 2013 se abolieron los formularios unificados. A pesar de la abolición de los formularios estrictamente establecidos, la obligación de mantener registros del tiempo de trabajo de los empleados en la organización sigue siendo de conformidad con la Parte 4 del art. 91 conocimientos tradicionales. Así, la empresa tiene la oportunidad de realizar ajustes en el diseño del documento para registrar el tiempo trabajado por los empleados.

Dado que el formulario introducido por Goskomstat es conveniente para ingresar datos y procesarlos posteriormente, muchas organizaciones continúan usándolo.

Si los salarios se calculan por separado, la segunda sección del formulario T-12 se deja en blanco.

¿Quién es responsable de mantener el documento?

De acuerdo con el Instructivo para el uso y cumplimentación de la documentación contable primaria vigente en 2019, los formularios son elaborados por un empleado independiente al que se le ha asignado esta acción. El documento debe llevar la firma certificante del gerente y del oficial de personal.

No se requiere un puesto separado de contabilidad en la empresa; este trabajo puede ser realizado por cualquier empleado al que la dirección haya autorizado para hacerlo. Esto ocurre mediante la emisión de una orden que designa a un empleado de un puesto establecido responsable de registrar el tiempo de trabajo.

Además, será necesario introducir una cláusula separada en el contrato de trabajo sobre la concesión de tales poderes al empleado. Si no se hace esto, la dirección no tiene derecho a exigir que el empleado realice tareas contables.

El funcionario designado ingresa los datos dentro de un mes y luego presenta el documento al jefe del departamento y al empleado del departamento de personal para su firma. El oficial de personal verifica los datos, toma la información necesaria para realizar el trabajo de personal del informe proporcionado, luego firma el formulario y lo transmite al departamento de contabilidad para seguir trabajando.

Si la organización no es grande, el seguimiento del tiempo es responsabilidad de un empleado de personal, quien luego entrega el documento al contador para que calcule los salarios.

Muestra de cómo completar el formulario T-13:

Reglas para completar una hoja de horas

La productividad del contador y del responsable de recursos humanos dependerá de lo conveniente que sea trabajar con el informe, y el reflejo correcto de la información sobre el tiempo realmente pasado en el lugar de trabajo permitirá realizar cálculos correctos del pago al empleado, que es beneficioso para ambas partes: el empleado y su empleador.

Por un lado, el empleador tiene derecho a realizar una deducción si el tiempo real trabajado no se corresponde con el tiempo establecido en el contrato. Por otro lado, un vigilante que fue a trabajar en día libre tiene derecho a exigir una compensación adicional por la cantidad de trabajo realizado.

El documento es un acto sobre el trabajo efectivamente realizado por cada empleado y sobre el régimen de trabajo vigente en la empresa, registrando las desviaciones del horario de trabajo establecido.

La hoja de horas es necesaria para el funcionamiento de las siguientes estructuras organizativas:

Siguiendo reglas simples, un empleado puede elaborar de manera rápida y competente un informe sobre el tiempo realmente trabajado por los empleados de la empresa durante el mes:

1. La boleta de calificaciones se completa en una sola copia.
2. Puede completar el formulario de muestra manualmente o ingresar información a través de una computadora.
3. Para que un empleado tenga derecho a llevar la contabilidad, el director de la empresa debe emitir una orden adecuada que otorgue al empleado los poderes necesarios. Esta responsabilidad debe incluirse en la descripción del puesto.
4. La preparación de la hoja de horas comienza en la víspera del mes del informe.
5. La página de título contiene información sobre el nombre completo de la empresa, división y la fecha de inicio de la contabilidad. Al final del mes y se cierra la hoja de horas, se ingresa la fecha de finalización del informe.
6. La siguiente hoja tiene la forma de una tabla con información completa sobre los empleados. Es necesario velar por que los apellidos y nombres de los empleados estén correctamente indicados, evitando la posibilidad de confusión entre empleados con el mismo apellido.
7. Para cada empleado se ingresa información sobre su número de expediente personal.
8. Cada columna de la hoja de horas corresponde a un día específico del mes.
9. Las celdas frente a los nombres contienen información sobre las horas trabajadas, el número de turnos y, si hay fines de semana y feriados, se ingresan las calificaciones correspondientes.
10. La información sobre el trabajo realmente realizado se ingresa todos los días, en base a los documentos oficiales aportados (certificados de baja por enfermedad, órdenes, declaraciones, órdenes de gestión).
11. Los casos de tardanza y ausentismo también están sujetos a reflexión en forma de códigos alfabéticos y numéricos.

El documento se considera válido si está firmado por las autoridades. La responsabilidad del ingreso correcto de la información recae enteramente en el empleado designado.

Funciones para organizaciones presupuestarias.

En las empresas que operan con presupuesto, se ha introducido una forma diferente de contabilidad, aprobada en el formulario No. 0504421. El formulario difiere de los formularios generales T-12 y T-13, debido al reflejo de las particularidades del trabajo de los empleados estatales. Se introducen nuevos códigos en la tabla a cumplimentar: días libres de estudio, reposición en grupos de jornada ampliada, bajas de estudio.

El título y las partes tabulares tienen algunas diferencias:

• la portada, además de la información sobre el nombre de la organización, contiene un código digital;
• si no hay cambios, la columna se marca “0”;
• si se realizaron ajustes, se indica el número de serie de los cambios;
• las columnas 20, 37 contienen información sobre los totales intermedios y mensuales del tiempo de trabajo;
• no se realizan cálculos adicionales en el formulario.

De lo contrario, las reglas para completar este formulario difieren poco de los formularios estandarizados.

Muestra de cómo completar el formulario T-12:

Formularios de muestra T12 y T13

Con la muestra, puede ingresar información de manera rápida y correcta, que luego será fácilmente leída y utilizada por el departamento de recursos humanos y el departamento de contabilidad.

La cumplimentación de una hoja de tiempo de trabajo según la muestra implica el uso de designaciones digitales y alfabéticas, con decodificación obligatoria en la portada del informe. Dado que en algunos casos los códigos establecidos no son suficientes, la dirección debería emitir una orden separada aprobando designaciones adicionales (por ejemplo, pausas para la lactancia).

Las principales designaciones de códigos introducidas por Goskomstat No. 20 del 24 de marzo de 1999 son las siguientes:

A la hora de comprobar el llenado de la muestra, se debe prestar atención a los errores más comunes al completar:

• Sólo se ingresa el apellido con iniciales, sin cargo;
• indicar un día festivo no laborable como día laborable;
• indicando la duración del día previo a las vacaciones como completo (“8” en lugar de “7”).

Al registrar el trabajo de un trabajador a tiempo parcial, se debe anotar la duración exacta del trabajo. Las horas y minutos dedicados por dicho empleado al desempeño de sus funciones se indican en la línea inferior de las columnas 4, 6 (en el formulario T-12) o en la segunda y cuarta líneas de la columna 4 (en el formulario T-13). En caso de trabajo interno a tiempo parcial, la duración del trabajo se distribuye según puestos.

Si un empleado se encuentra en un viaje de negocios, se ingresa el código de letra “K” o el código numérico “06” en la hoja de horas sin indicar las horas de trabajo.

Sanciones por manipulación incorrecta

La ejecución adecuada de la boleta de calificaciones está controlada por agencias gubernamentales supervisoras. Si se detectan infracciones durante cualquiera de las auditorías (financiera o fiscal), la organización será sancionada.

Las inconsistencias identificadas con más frecuencia son:

• existe una discrepancia entre los datos de la hoja contable y los informes primarios;
• los datos salariales no corresponden a los cálculos de los documentos de pago;
• se ingresaron códigos con errores, se utilizaron códigos incorrectos sin tener en cuenta las horas extras y las horas extras;
• Cálculo incorrecto de las prestaciones por baja por enfermedad.