Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке. Образец записки. Что делать, если чек выбит с ошибкой Неверно пробита сумма по кассе

Акт по форме КМ-3 используется для того, чтобы оформить факт возврата покупателю денежных средств. В практике КМ-3 связана с неправильно пробитой суммой, возвратом товара или неотоваренными накладными.

Заполненный документ в обязательном порядке сопровождается чеком (кассовым или товарным), а также другими материалами, включая заявления и объяснительные сотрудника. Все ошибочно выбитые чеки должны иметь отметку “Погашено” и подпись либо руководителя предприятия, либо старшего кассира. Чеки возврата и РКО для таких случаев не формируются.

Обязательное условие для заполнения КМ-3 — возврат в день операции. Если же Z-отчет за смену уже был снят, то вместо означенного акта заполняется расходно-кассовый ордер.

Образец заполнения и пустой бланк формы КМ-3

ФАЙЛЫ

Заполнение полей формы КМ-3

В шапке формы заполняем реквизиты предприятия. Если оно не является структурным подразделением и не располагает ими, это поле оставляем пустым. Однако для случаев, когда в сеть объединены несколько магазинов, целесообразно указывать название и адрес конкретной торговой точки.

Обязательно указываем наименование контрольно-кассовой машины.

Прикладную программу и тип операции можно не уточнять. Кассира, ответственного за возврат, можно указывать по ФИО или табельному номеру.

Уточнение “в том числе по ошибочно пробитым чекам” следует понимать так: основанием для заполнения КМ-3 является допущенная кассиром ошибка, когда сумма больше, чем фактическая стоимость товара и предприятие возвращает “разницу”, возникшую в результате этого.

На примере: допустим, что кассир Светлова, оформляя покупку книги, не учла акцию, по которой новая цена — 159 руб. В итоге был пробит чек на 1749 руб. Покупатель обнаружил ошибку и указал на нее, в результате чего ему вернули 1590 руб. По регламенту покупатель представил заявление на возврат средств. Старший кассир Ефремов О.А. затребовал у кассира объяснительную записку, которую также приложили к КМ-3 от 26.08. 2016.

Если неправильно выбили несколько чеков, в форме указывается детализация по каждому из них. Однако в отчете по возврату средств в КМ-4 будет приведена только итоговая цифра.

Заполнение таблицы в КМ-3

Акт КМ-3, как правило, заполняют от руки, однако нет отсылок на то, что его нельзя оформлять с помощью компьютера. В любом случае, документ должен быть заверен подписями комиссии, иначе проверка может определить его как неверно составленный.

Данные можно сокращать — особенно это касается должностей в графе 6.

Когда оформлять акт КМ-3

Поскольку этот документ заполняется только в ряде случаев, ежедневно форму сдавать не нужно. Однако, если за день произошло несколько возвратов, то оформляют всего один КМ-3.
Происходит это в конце смены после снятия Z-отчета. Данные из КМ-3 используются для форм КМ-4 и КМ-7.

Срок давности для документа составляет 2 календарных месяца .
По прошествии этого времени проверка не может предъявить претензии к неправильно оформленному акту. В архиве бухгалтерии КМ-3 хранится 5 лет .

Главная / Как сделать возврат, чек коррекции, отменить ошибочный чек? В этой статье мы рассмотрим, как правильно проводить возвраты и ошибочные чеки на онлайн-кассах, чтобы не вызвать вопросов со стороны налоговой инспекции. Раньше было просто: возврат в день смены – через ККТ, в другой день – только через главную кассу предприятия и РКО. К возврату полагалось заявление от покупателя и акт КМ-3. Что касается ошибочных чеков, то их предлагалось просто сохранять и вместе с объяснительной от кассира прикалывать к акту КМ-3 и отправлять в бухгалтерию. Сейчас, с появлением онлайн-касс, появились кроме возвратов и чеки коррекции. Все запутались. Попробуем разобраться, приведя примеры из жизни. Для начала определения: Основная цель чеков возврата – Возврат денежных средств покупателю. Основная цель чеков коррекции – Исправление ошибок.

Неправильно пробит чек по онлайн-кассе — что делать?

Ситуация: Что должен делать кассир: Пример: Возврат в день покупки (наличный расчет)

1. Взять заявление от покупателя.
2. Выбить чек с признаком «возврат прихода» на возвращаемые позиции и отдать его покупателю.

Покупатель купил ботинки за наличный расчет, возвращается в тот же день с чеком, хочет вернуть деньги. Кассир берет заявление с покупателя, выбивает чек возврата и отдает вместе с деньгами, забрав товар.

Как сделать возврат, чек коррекции, отменить ошибочный чек?

В чем бред-то? leosoft 9 — 05.11.06 — 20:07 (6) У Вас другое объяснение? Интерсно было бы почитать. VZ 10 — 05.11.06 — 20:07 В контрольке. Рекламное место пустует lalex23 11 — 05.11.06 — 20:41 (8) «До закрытия кассовой смены данные о продажах еще не записаны в фискальную память кассового аппарата»ВОТ В ЭТОМ И БРЕДкак только чек пробит и на нём нарисован фискальный логотип, данные о продажах попали в ЭКЛЗ и в ФП(9)имхо: в ТиС и в УТ сделан такой механизм с целью: что бы при закрытии кассовой смены не производить оприходование товаров, т.к.
если товар был продан и возвращён в пределах одной кассовой смены — при закрытии количество сведётся на ноль, а регламент кассовых операций тут сам по себе…имха канечно leosoft 12 — 05.11.06 — 20:45 (10) Контрольки могут и отсутствовать. Насколько я знаю — достаточно ЭКЛЗ.

Что делать, если неправильно пробит чек по онлайн-кассе

Чтобы понять алгоритм исправления ошибочно пробитого чека, необходимо обратиться к положениям закона «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ/ККМ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Для изменений в уже осуществленных расчетах понадобится их коррекция или возврат прихода.

Инфо

С этой целью предусмотрены отдельные операции по онлайн-кассе с одноименными названиями, сопровождающиеся изготовлением специальных документов - чека коррекции или чека возврата прихода. Поэтому ответ на вопрос: «Как оформить ошибочно пробитый чек» - таков: необходимо осуществить операцию по коррекции ранее произведенных расчетов или возврату прихода.

Как сделать чек на возврат при закрытой кассовой смене?

В фискальной памяти фиксируются все суммы продаж (без учета возвращенных сумм).Также необходимо отметить, что, согласно ст.2 Закона, организации обязаны выдавать покупателю вместе с покупкой чек, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли — продажи; за данного рода нарушения предусмотрена ответственность. Если покупатель возвращает товар, но чек у него не сохранился, то он обязательно должен написать заявление о возврате денег и указать свои паспортные данные.

При этом вернуть деньги можно только, оформив расходный кассовый ордер с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность, отразив эту операцию в кассовой книге (книге доходов и расходов).

Неправильно пробили чек

Внимание

ЛЗ — год, регламент…(19) » чеки ККТ на приобретение товара действительны только в день их выдачи»ну вот и открылась правда… незаострял внимание на этом, спасибо leosoft 21 — 05.11.06 — 21:36 (19) Спасибо, интересная ссылочка. Правда не сосвсем понятно:»Возвратный чек пробивать не рекомендуется», но при этом:В процессе эксплуатации ККТ в ее фискальную память автоматически заносятся все суммы …а также суммы, которые впоследствии выданы покупателю (клиенту) по возвращенным чекам».Как же в кассу ввести операцию возврата денег покупателю, если не пробить чек возрата? leosoft 22 — 05.11.06 — 21:43 Я так и не понял: — ЭКЛЗ и ФП физически разные устройства? или ФП сидит в ЭКЛЗ?- В АМС-100Ф без ЭКЛЗ в ФП тоже пишем информацию о каждом пробитомчеке или только итоги? ВНИМАНИЕ! Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку «Обновить» в браузере.Ветка сдана в архив.

Отменяем ошибочно пробитый по онлайн-кассе чек

Если чек найти не получится то кассир-операционист пишет объяснительную записку на имя генерального директора.Попросите специалиста из ЦТО, где стоит на обслуживании Ваш кассовый аппарат, чтобы он распечатал из блока ЭКЛЗ копию данного чека. На чеке будет его номер и сумма. (Это делается в том случае если перед Z-отчётом не выходит контрольная лента).В журнале кассира-операциониста в графе № 10 указать сумму с учётом ошибочно выбитого чека.В графе № 11 следует указать сумму реально сданную.В графе № 15 необходимо указать сумму ошибочно выбитого чека.

Заверенную директором магазина объяснительную, с чеком, приложить к заполненному акту КМ-3 и передать в бухгалтерию.Возврат по кассе делать не нужно.

Ошибки в чеках, возврат товаров и онлайн-ккт

Нужны ли ему дополнительные документы, помимо двух чеков? - С одной стороны, действующей редакцией Закона № 54-ФЗ это не предусмотрено. А с другой, любая ошибка в чеке - это административный проступок.

Чтобы за него не оштрафовали, мало исправить чек, нужно еще сообщить об этом в налоговую инспекцию. - Если позволите, перейдем к оформлению возврата товаров. Старая процедура зависела от того, когда покупатель решил вернуть товар - в день приобретения или после.

В первом случае деньги в обмен на товар отдавали из ящика ККТ. Чек у покупателя забирали и наклеивали на акт КМ-3. Во втором случае деньги выдавали строго из кассы по РКО на основании заявления и паспорта покупателя.

Плюс выписывали накладную на возврат в двух экземплярах. Каков порядок сейчас? - Теперь не важно, решил человек вернуть товар в день покупки или позже.

Возвраты (стр. 2)

К примеру, документ, составленный 11.10.17 для корректировки ошибки, допущенной 02.09.17, может содержать описание исправления в виде: «Кассовый чек с неверно указанной суммой был сформирован в 10:10 02.09.2017». Информирование налоговых структур о корректировках Налогоплательщики обязаны осуществлять передачу в отделения ФНС информации и документов в электронном виде посредством кабинетов ККТ в соответствии с законодательством о применении контрольно-кассовой техники (ст.
5 ФЗ № 54). Но законодательные нормы не содержат обязанности для пользователей ККТ по информированию налогового органа о выполненной самостоятельно корректировке фискальных данных. Все фискальные документы, включая корректировочные, подлежат передаче в налоговую структуру через специального оператора фискальных данных (ст.
1 ФЗ № 54).
При получении предписания налоговой структуры, поучившей информацию о неучтенных продажах, формируется чек коррекции с указанием в качестве основания предписания НС, который пересылается оператору и в НС вместе с обязательством организации по уплате штрафа (ст. 14 КоАП РФ). Ситуация 2. Если кассиром пробит кассовый документ на сумму больше фактически полученной, образуется превышение выручки от продажи над фискальными данными (недостача). Создание чека коррекции при этом не является обязательным из-за отсутствия подозрений в неиспользовании кассового оборудования. Кассиру следует пробить документ на возврат поступления на недостающую сумму и подготовить пояснительную записку с объяснением причины недостачи денег в кассе. Когда пробитие чека на неверную сумму имело место в присутствии покупателя, также можно не создавать чек коррекции.

По кассовому аппарату и второй раз ошибочно по онлайн-кассе. Как можно исправить данную ситуацию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Некорректные фискальные данные онлайн-кассы, возникающие в результате ошибочно пробитого кассового чека, исправляются путем формирования кассового чека коррекции, который может быть сформирован в любой момент независимо от даты формирования ошибочного кассового чека.

При этом должностным лицом, в обязанности которого входит контроль соответствия остатка денежных средств с данными отчетов о закрытии смены, должен быть оформлен оправдательный документ, в котором указывается причина необходимости проведения корректировки фискальных данных, записанных в фискальном накопителе и в базе фискальных данных.

На основании оправдательного документа формируется чек коррекции, в котором указывается кратко причина коррекции, номер и дата данного документа.

Обоснование вывода:

Порядок применения контрольно-кассовой техники и порядок ведения кассовых операций в настоящее время регулируются*(1):

Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ);

Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Исходя из пп. 4 п. 4.1 Закона N 54-ФЗ при использовании онлайн-касс оформляются, в частности, фискальные документы:

отчет об открытии смены;

кассовый чек (бланк строгой отчетности);

кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);

отчет о закрытии смены.

Одним из обязательных реквизитов кассового чека, указанных в п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, является признак расчета, который имеет четыре значения:

"приход" - указывается при получении средств от покупателя (клиента);

"возврат прихода" - указывается при возврате покупателю (клиенту) средств, полученных от него ранее;

"расход" - указывается при выдаче средств покупателю (клиенту);

"возврат расхода" - указывается при получении средств от покупателя (клиента), выданных ему ранее.

То есть кассовый чек (бланк строгой отчетности) с признаком расчета "возврат прихода" или "возврат расхода" оформляется только в случаях фактического возврата клиенту или получения от клиента денежных средств в кассу (смотрите также письма Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28920, от 24.05.2017 N 03-01-15/31944).

Для исправления ошибок, допущенных при оформлении расчетных операций (корректировки расчетов), которые были произведены ранее, пунктом 4 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ предусмотрен фискальный документ "кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции)" (далее - чек коррекции). То есть в ситуациях, когда денежные средства не выдаются и не принимаются (их остаток в кассе не изменяется), но меняются только фискальные данные, оформляется чек коррекции.

Читайте также

При этом в п. 4 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ указано, что чек коррекции формируется "после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены" (письмо Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28914). По нашему мнению, это не означает, что чек коррекции оформляется только в день допущения ошибки. Данная фраза означает, что нельзя корректировать расчеты после формирования отчета о закрытии смены. То есть в день выявления ошибки, требующей внесения изменений в данные, переданные оператором фискальных данных в налоговый орган, пользователь после открытия смены (формирования отчета об открытии смены) может сформировать чек коррекции до закрытия смены*(2).

Дело в том, что в силу п. 1 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ при закрытии смены фискальный накопитель формирует итоговые сведения о суммах расчетов, указанных в кассовых чеках (бланках строгой отчетности) и кассовых чеках коррекции (бланках строгой отчетности коррекции), для формируемых отчетов о закрытии смены. То есть данные из чека коррекции учитываются в отчете о закрытии смены.

Подобным образом рассуждают и специалисты*(3). Приведем также мнение представителя налоговых органов в материале "Когда потребуется чек коррекции ККТ" на сайте http://54fz.ru: "Чек коррекции (или бланк строгой отчетности, БСО коррекции) формируется для корректировки расчетов, произведенных ранее. Открыв смену, пользователь ККТ может пробить чек коррекции за любое время, указав дату (скажем, смена открыта 20 марта, а чек коррекции пробивается за 3 марта)".

Таким образом, в случае ошибочно пробитого чека на онлайн-кассе следует сформировать чек коррекции для корректирования данных, внесенных в фискальный накопитель и переданных в налоговый орган ранее.

При этом чек коррекции должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 5 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ.

В соответствии с абзацем двенадцатым п. 4, абзацем шестым п. 5 статьи 4.1 Закона N 54-ФЗ приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ (далее - Приказ) утверждены дополнительные реквизиты фискальных документов и форматы фискальных документов, обязательные к использованию. На официальном сайте ФНС России должны быть размещены методические рекомендации по использованию данного приказа (письмо Минфина России от 16.03.2017 N 03-01-15/15261)*(4).

Пунктом 5 Приказа установлены следующие дополнительные реквизиты чека коррекции (бланка строгой отчетности коррекции) (примечания к ним указаны в п.п. 9 и 36 Приказа):

а) идентификационный номер налогоплательщика - кассира (ИНН лица, уполномоченного пользователем на формирование чека коррекции);

б) тип коррекции (принимает значения "0" - самостоятельно, "1" - по предписанию налогового органа);

в) основание для коррекции (указывается краткое описание коррекции, номер и дата документа - основания коррекции);

г) фискальный признак сообщения для архива (сообщения долговременного хранения, хранящиеся в архиве фискального накопителя).

Кассовый чек коррекции (БСО коррекции) содержит реквизиты, перечень которых приведен в таблице 30 Приказа. В частности, для кассового чека коррекции (БСО коррекции) указывается также реквизит "Признак расчета", который может принимать только одно из двух следующих значений: "1" - приход, "3" - расход (п. 30 Приказа).

Например, в ситуации, когда ошибочно пробит чек с признаком "1" - "приход", необходимо исправить ошибку путем оформления чека коррекции с признаком "3" - "расход" на сумму, указанную в ошибочно сформированном чеке.

При выявлении ошибки при пересчете остатка денежных средств и выявлении расхождения с данными онлайн-кассы необходимо оформить оправдательный документ. Например, в виде справки, составляемой сотрудником, ответственным за ведение и оформление кассовых операций (главным кассиром и т.п.), о выявлении ошибки в проведенных расчетах. Данная справка будет служить документом - основанием для коррекции для кассира-операциониста или иного должностного лица, в обязанности которого входит оформление чека коррекции.

Организация может разработать собственную форму такой справки, содержащей все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Номер и дата из справки указываются в чеке коррекции.

Отметим, что при использовании онлайн-касс пользователи не обязаны (но могут) применять формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

В случае ошибки кассира-операциониста, например при завышении суммы чека или ошибочном пробитии чека, пользователи онлайн-касс не обязаны заполнять утвержденные ранее унифицированные формы КМ-1-КМ-9, включая КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ткач Ольга

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Что касается постановления Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций", то Минфин России в письме от 04.04.2017 N 03-01-15/19821 разъяснил, что данное постановление не подлежит обязательному применению (смотрите также письма Минфина России от 16.09.2016 N 03-01-15/54413, ФНС России от 26.09.2016 N ЕД-4-20/18059@). При этом ФНС России уточняет, что данные разъяснения касаются организаций и индивидуальных предпринимателей, перешедших на новый порядок применения контрольно-кассовой техники, предусмотренный Законом N 54-ФЗ.

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила), также не подлежат обязательному применению (письмо Минфина России от 01.06.2017 N 03-01-15/34152).

Однако, как и ранее, необходимо оформлять кассовые документы, предусмотренные Указанием N 3210-У:

приходные кассовые ордера 0310001,

расходные кассовые ордера 0310002 и

кассовую книгу 0310004.

*(2) Фискальные документы формируются в электронном виде и передаются автоматически в технические средства оператора фискальных данных (далее - ОФД), и при положительных результатах проверки ими достоверности, технические средства ОФД формируют подтверждение, защищают его фискальным признаком подтверждения и немедленно направляют его в контрольно-кассовую технику (п. 3 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ).

*(3) Смотрите материал: "Применение онлайн-ККТ: как исправить ошибку кассира при помощи чека коррекции", размещенный по адресу: http://kktspb.ru/news/primenenie_onlajn_kkt_kak_ispravit_oshibku_kas si .

Отметим, что на указанном официальном форуме размещена справочная информация о новом порядке применения ККТ, в частности, о моделях и экземплярах ККТ, соответствующей требованиям нового регулирования, сведения о выданных разрешениях на обработку фискальных данных, ответы на часто задаваемые вопросы и иные информационные материалы.

ИНСТРУКЦИЯ: что делать если выбит ошибочный чек?

Никто не застрахован от ошибок, и кассиры в этом смысле – не исключение. Нет, нет, да случится ситуация, когда он выбьет чек с ошибочной суммой. Что делать в такой ситуации?

Узнать о том, что чек пробит на неверную сумму, можно по-разному: на это сразу обратит внимание покупатель или, спустя время, когда все выяснится при расхождении данных по сверке. От того, когда факт неправильно выданного чека будет выявлен, зависят и дальнейшие действия по исправлению ошибки.

Порядок оформления

Если «бракованный» чек кассир обнаружит сразу при покупателе, то можно пробить новый документ, на верную сумму, и передать его клиенту. Ошибочный документ нужно будет забрать. В данном случае речь идет о документе, выбитом на большую сумму, чем необходимо. В конце дня работник составит акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым (по форме № КМ-3). В бумаге следует указать номер чека и неверную сумму. «Бракованный» документ нужно погасить. А после необходимо прикрепить чек к листу бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию. Сумму ошибочно пробитого чека занести в графу 15 журнала кассира-операциониста.

Напомню, форма акта № КМ-3 применяется в организациях для оформления возврата сумм покупателям по неиспользованным чекам, в том числе и по ошибочно пробитым. Составляется документ в одном экземпляре. На размер денег по возвращенным покупателями чекам уменьшается выручка кассы она и заносится в журнал кассира-операциониста. Акт подписывают ответственные лица: руководитель, заведующий отделом, старший кассир и кассир-операционист фирмы.

Если чек выбит на меньшую сумму, чем требовалось, кассир-операционист может выбить дополнительный документ на разницу. Если этого не сделать, налоговики имеют право оштрафовать компанию за неприменение ККТ.

В определении от 18 марта 2009 года № ВАС-2583/09 Высший арбитражный суд подтвердил, что чек, выбитый на меньшую сумму, считается невыданным.

Если нет возможности забрать у клиента документ, ошибочно выбитый на большую сумму, чем требовалось, то необходимо приложить к перечисленным выше бумагам объяснительную записку кассира, сделанную на имя генерального директора. В журнале кассира-операциониста, в графе № 15, в этом случае необходимо отразить сумму ошибочно чека. Заверенную директором торговой точки объяснительную записку вместе с чеком необходимо приложить к заполненному акту № КМ-3. Собранный пакет документов передается в бухгалтерию.

Может сложиться и такая ситуация: кассир выбил покупателю чек по наличным расчетам вместо того, чтобы провести операцию по безналу, если клиент расплатился банковской картой. В этом случае сразу нужно выбить правильный чек. Далее необходимо составить акт по форме № КМ-3. К нему также стоит приложить объяснительную записку. Не помешают и копии слипов терминала. Они подтвердят, что в банк была отправлена иная сумма, нежели указанная в Z-отчете. В журнале кассира-операциониста в графе 11 следует отразить фактические данные.

Нарушение и наказание

Как известно, за нарушение порядка ведения кассовых операций компанию могут оштрафовать по статье 15.1 КоАП РФ. Размер санкций для должностных лиц составляет от 4000 до 5000 рублей, для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

УФНС по городу Москве в Письме от 30 июля 2007 года № 34-25/072141 изложила такую позицию: сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте, а также совпадать с суммой, сдаваемой кассиром-операционистом старшему кассиру с итоговым чеком ККТ. При возникновении спорных ситуаций, по мнению налогового органа, организация может представить оправдательные документы, подтверждающие, что покупателю был произведен возврат денег. ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 21 октября 2008 года № Ф04-6523/2008(14724-А27-29) сделал вывод, что документы (акты возврата покупателям денег за товар или сумм, ошибочно пробитых по ККТ), оформленные с нарушением, не свидетельствуют о том, что организация не оприходовала средства.

ФАС Московского округа в Постановлении от 28 февраля 2006 года № КА-А40/619-06 указал, что несоблюдение порядка возврата денег потребителям и ненадлежащее оформление актов формы № КМ-3 сами по себе не образуют состава правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ. Хотя в большинстве случаев арбитры и признают, что нарушение порядка оформления документов не свидетельствует о совершении правонарушения , ответственность за которое предусмотрена названной статьей Кодекса, оформлять бумаги все же следует правильно. Это позволит избежать судебных процессов с ревизорами.

В Постановлении от 24 декабря 2013 года № Ф09-13603/13 по делу № А76-3628/2013 ФАС Уральского округа отказался удовлетворить требования компании, которая пыталась оспорить действия инспекторов по доначислению налогов. Организация хотела доказать, что сумму доходов она имела право уменьшить на суммы ошибочно пробитых кассовых чеков и возвратов за сданные покупателями товары. Однако этот довод суды отклонили, так как записи о возврате средств и об ошибочно пробитых чеках не были отражены в книге кассира-операциониста, отчетах по кассе, что является, по мнению арбитров, нарушением правил ведения кассовых операций.

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели вопрос о том, предусматривает ли действующее законодательство оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники. Возвраты бывают разные: ошибочно пробитый кассовый чек, возврат товара от покупателя, неверная сумма в кассовом чеке и т. д.

В первую очередь отметим, что нормативно-правовыми документами не предусмотрено оформление возвратных чеков контрольно-кассовой техники при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке), а также при возврате товара покупателем.

Документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ, регламентированы Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены (далее – Типовые правила)).

В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации, регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У " " (далее – Указание № 3210-У).

Формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9) утверждены .

При этом с 1 января 2013 г. унифицированные формы не являются обязательными для применения компаниями (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ " ", далее – Закон № 402-ФЗ). Однако из этого правила существует исключение – обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (). В частности, обязательными к применению остаются формы кассовых документов, поскольку использование унифицированных форм данных документов предусмотрено нормативными правовыми актами ЦБ РФ (смотрите также , от , ).

Кассовый чек с ошибкой

Порядок действий при ошибке кассира-операциониста приведен в .

Если ошибочная печать кассового чека (в том числе при неверной сумме в кассовом чеке) не связана с продажей товара покупателю и ошибка обнаружена в тот же день, в конце рабочей смены следует составить акт по унифицированной форме № КМ-3. В графах 4 и 5 акта следует указать, соответственно, номер и сумму каждого ошибочного чека. Акт должен быть подписан ответственными лицами комиссии. В состав комиссии должны входить руководитель организации, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист организации.

На ошибочно пробитый кассовый чек необходимо поставить специальный штамп "Погашено". Погашенный чек наклеивается на лист бумаги и вместе с актом по форме № КМ-3 сдается в бухгалтерию, где он должен храниться вместе с иными документами за данное число.

Напомним, сумма выручки определяется по показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец рабочего дня, фиксируемым в фискальной памяти ККТ и на контрольной ленте. Данные о денежной выручке должны соответствовать сумме полученных денег.

Так, указанная в акте по форме № КМ-3 сумма ошибочно пробитого кассового чека отражается в графе 15 журнала кассира-операциониста (унифицированная форма № КМ-4), и на данную сумму уменьшается выручка контрольно-кассовой машины за этот день (смотрите , ).

Таким образом, при ошибке кассира (ошибочно пробитом кассовом чеке, при неверной сумме в чеке) основанием для уменьшения выручки контрольно-кассовой машины является должным образом оформленный акт по форме № КМ-3 с приложенными к нему ошибочно пробитыми кассовыми чеками за этот день.

Кассовый чек при возврате товара

Порядок оформления операций при применении ККТ в случае возврата товара в общем случае будет зависеть от того, когда произошел возврат товара:

• в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета);
• не в день покупки (после того, как выручка, полученная за день, будет занесена в журнал кассира-операциониста и кассовую книгу).

При возврате в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета) товара как надлежащего, так и ненадлежащего качества применяется порядок оформления, аналогичный вышеуказанному.

На сумму возврата оформляется Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3) (смотрите также , ). Указанный акт составляется членами комиссии в одном экземпляре.

Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию, где они должны храниться при текстовых документах за данное число ( , от , от ).

В случае предъявления покупателем кассового чека, содержащего несколько наименований товара, необходимо оформить акт о возврате денежных сумм по форме № КМ-3 в размере стоимости возвращённого товара с приложенным к нему кассовым чеком. При этом организация может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией организации. На это указывает УФНС России по г. Москве в , от .

Отметим, возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора организации (заведующего) или его заместителя ().

Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 15 Журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.

Обращаем Ваше внимание, что выплата (возврат) за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги может производиться из полученной организацией (ИП) выручки (без зачисления ее на расчетный счет) (п. 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 № 3073-У " ").

Федорова Лилия , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российской коллегии аудиторов

Контроль качества ответа:
Горностаев Вячеслав , рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП