Journal der ein- und ausgehenden Geldbestellungen. Journal der Registrierung eingehender und ausgehender Bargelddokumente Journal der Transaktionen eingehender und ausgehender Bargeldaufträge

Belege und Spesenabrechnungen sind die wichtigsten Dokumente in der Kasse einer Organisation. Wie behalten Sie den Überblick und die Kontrolle über diese wichtigen Papiere und füllen die Kasse fehlerfrei aus? Lesen Sie in diesem Artikel.

Absolut alle Organisationen, die über eine Registrierkasse verfügen und diese betreiben, sind verpflichtet, Kassendokumente über den Empfang und die Ausgabe von Bargeld auszufüllen. Dies ist die überwiegende Mehrheit, denn trotz der Verbreitung elektronischer Zahlungsmittel für den bargeldlosen Zahlungsverkehr wird Bargeld in der Regel für den Bedarf kleiner Haushalte benötigt. Dies bedeutet, dass die meisten Organisationen Folgendes benötigen Journal zur Erfassung eingehender und ausgehender Bargeldbestellungen. Lernen wir ihn deshalb genauer kennen.

Magazinform

Journal der Registrierung eingehender und ausgehender Bargeldbelege ist ein Buchhaltungsbuch, in das Informationen und Einzelheiten aller vom Kassierer ausgestellten Dokumente eingetragen werden müssen. Seine einheitliche Form wurde durch das Dekret Nr. 88 des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 18. August 1998 genehmigt. Es heißt Nr. KO-3, aber auf Wunsch können Organisationen es nicht verwenden und eine eigene Version entwickeln. Tatsächlich wird seit 2013 die Verwendung solcher einheitlichen Formen primärer Buchhaltungsdokumente empfohlen. Allerdings sind die übrigen Kassenpapiere, insbesondere die gleichen Kassen, gemäß Auskunft des Finanzministeriums Nr. PZ-10/2012 in der genehmigten Form zwingend erforderlich.

Das Logbuch ist ein reguläres konsolidiertes Buchhaltungsregister, sodass Sie es selbst erstellen können. Gemäß Artikel 10 des Bundesgesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“ ist die Genehmigung von Rechnungslegungsregistern das Vorrecht des Leiters der Organisation auf Empfehlung des Hauptbuchhalters. Die Hauptsache besteht darin, die in den Rechnungslegungsgrundsätzen verwendete Option anzugeben. Auf Wunsch können Sie aber auch ein einheitliches Formular verwenden (dies sollte auch in der Rechnungslegungsrichtlinie erwähnt werden). Allerdings handelt es sich immer um ein Buch, das durchgehend nummeriert und geheftet werden muss. Typischerweise besteht das Innere des Journalformulars zur Erfassung eingehender und ausgehender Bestellungen aus zwei gleich großen Hälften:

1. Für Quittungsbestellungen.
2. Für Spesenaufträge.

Sie werden gleichzeitig durchgeführt. Informationen zu Einnahmen werden normalerweise auf der rechten Seite des Blattes platziert, Informationen zu Ausgaben auf der linken Seite. Die Gesetzgebung erlaubt die Führung eines Registers nicht nur in Papierform, sondern auch in elektronischer Form. In diesem Fall sollte es möglich sein, das ausgefüllte Formular auszudrucken und innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu generieren. Darüber hinaus müssen Sie nicht auf Papierkopien zurückgreifen, wenn die verantwortliche Person (Buchhalter oder Kassierer) über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügt, mit der sie die Unterlagen beglaubigen kann.

Ausfüllen der Kasse: Muster

Unabhängig davon, ob ein selbst entwickeltes oder empfohlenes Journalformular zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben verwendet wird, müssen auf dem Titelcover der Name der Organisation, ihre Struktureinheit, in der sich die Kasse befindet, und der Name des Formulars selbst angegeben werden . Darüber hinaus müssen Sie das Datum angeben, an dem mit der Pflege des Formulars begonnen wurde, sowie die Angaben zur verantwortlichen Person (Position und vollständiger Name). Es wird so aussehen:

Innerhalb des Formulars müssen Spalten bereitgestellt werden, in denen für jede Baranweisung die folgenden Informationen angegeben werden:

• Bestellnummer und Datum der Erstellung;
• Höhe der Ausgaben bzw. Einnahmen;
• eine Notiz, die einen kurzen Zweck des ausgegebenen oder erhaltenen Geldbetrags angibt.

Für jede dieser Kassenpapierarten müssen Nummern für eingehende und ausgehende Bestellungen separat vergeben werden. Eine fortlaufende Nummerierung von Einnahmen und Ausgaben ist nicht zulässig.

Online-Kassen

Zur Frage Benötigen Sie eine Registrierkasse für Online-Kassen? Die Antwort ist klar: Nein. Transaktionen werden aufgezeichnet und Belegnummern werden automatisch vom Fiskalspeichergerät des Geräts zugewiesen. Daher werden in dieser Situation keine zusätzlichen Buchhaltungsregister bereitgestellt. Vor der Einführung von Registrierkassengeräten mit der Funktion der Online-Datenübertragung führten Kassierer-Betreiber Journale zur Erfassung von Einnahmen- und Ausgabenaufträgen, in denen sie nun Daten zu den Einnahmen aufzeichneten; Die entsprechenden Erläuterungen hierzu wurden vom russischen Finanzministerium mit Schreiben vom 16. Juni 2017 Nr. 03-01-15/37692 abgegeben.

Verantwortung

Obwohl dieses Buchhaltungsregister für alle Organisationen obligatorisch ist, sieht das Gesetz keine gesonderte Verwaltungsverantwortung für Manager oder Buchhalter für sein Fehlen vor. Wenn es jedoch nicht eingehalten wird, kann dies als Verstoß gegen das Rechnungslegungsverfahren in der Organisation angesehen werden.

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? Gemäß dem Erlass der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225 „Über Arbeitsbücher“ Quittungs- und Spesenbuch zur Abrechnung von Arbeitsbuchformularen und darin enthaltenen Beilagen Und Bewegungsbuch der Arbeitsbücher und Beilagen darin müssen nummeriert, geschnürt, durch die Unterschrift des Leiters der Organisation beglaubigt und zusätzlich mit einem Wachssiegel oder versiegelt sein.

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Warum benötigen Sie ein Logbuch für die Registrierung von PKO und RKO?

Die bestehende Regelung zum Bargeldumlauf (Gesetz Nr. 86-FZ vom 10. Juli 2002) sieht einheitliche Regeln vor, die sowohl für Organisationen als auch für Banken verbindlich sind. Gemäß Art. 34 dieses Gesetzes legt die Bank von Russland das Verfahren für die Durchführung von Bargeldtransaktionen durch Unternehmen fest, die über eine Kasse für den Empfang und die Ausgabe von Bargeld verfügen müssen. Nicht verwendete Gelder sollten auf einer Bank aufbewahrt werden.

Bei der Barzahlung von Waren und Dienstleistungen muss die Organisation, die das Geld erhält, eine Registrierkasse verwenden, um den erhaltenen Betrag zu erfassen. Gleichzeitig wird eine Kasseneingangsbestellung (PKO, Formular KO-1) erstellt. Übersteigt der erhaltene Betrag die Barguthabengrenze, muss der Überschuss bei der Bank hinterlegt werden. Erteilen Sie dazu eine Geldeingangsbestellung (RKO, Formular KO-2). PKOs werden auch nach Erhalt von Geldern von der Bank für die Zahlung von Gehältern, abrechnungspflichtigen Beträgen und Reisekosten ausgestellt. RKOs werden ausgegeben, wenn für diese Zwecke Geld an bestimmte Mitarbeiter des Unternehmens ausgegeben wird.

Das Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen ist in der Weisung der Zentralbank der Russischen Föderation vom 11.03.14 Nr. 3210-U festgelegt, die am 01.06.2014 in Kraft getreten ist. Gemäß dieser Anweisung werden alle Transaktionen zur Ausgabe oder zum Empfang von Geld in Primärdokumenten (PKO und RKO) erfasst und müssen anschließend im Registrierungsjournal (Formular KO-3) berücksichtigt werden. Alle diese Formulare sind vom Staatlichen Statistikausschuss genehmigt (Beschluss Nr. 88 vom 18. August 1998).

Die Anforderungen an Primärdokumente finden Sie im Artikel „Primärdokument: Anforderungen an die Form und Folgen eines Verstoßes“.

Regeln für die Registrierung eines Journals eingehender und ausgehender Bargeldaufträge

Grundlegende rechtliche Voraussetzungen für das Ausfüllen von PKO und RKO:

• Dem Auftrag muss ein Hauptdokument beigefügt sein, das als Grundlage für seine Ausführung dient.
• Flecken und Korrekturen in Bestellungen sind nicht erlaubt;
• Gewährleistung einer kontinuierlichen Nummerierung der Bestellungen für jeden Typ ab Jahresbeginn;
• obligatorische Registrierung von Bestellungen in einem Journal;
• Bestellungen sind nur am Tag ihrer Ausstellung gültig.

Die Buchhaltung von Geldeingängen und Geldeingängen liegt in der Verantwortung jedes Unternehmens. Bargeldtransaktionen werden vom Hauptbuchhalter oder seiner bevollmächtigten Person durchgeführt. Bestellungen werden von Hand erteilt oder auf einem Drucker ausgedruckt.

Eine Quittung über den Quittungsauftrag wird der Person ausgehändigt, die das Geld eingezahlt hat, und der Auftrag selbst verbleibt beim Kassierer. Der Kassierer erfasst vollständige Informationen über ihn in der Registrierkasse KO-3.

Die Bargeldausgabe erfolgt mit Erteilung eines Kasseneingangsauftrags. Gleichzeitig wird es im Tagebuch festgehalten. Es spiegelt auch Daten zu Gehaltsabrechnungen wider. Und auf den Abrechnungen selbst vermerken sie die Einzelheiten des RKO.

Auf dem Einzahlungsschein werden die Passdaten des Geldempfängers erfasst. Auf Gehaltsabrechnungen ist die Angabe einer Spesenabrechnung zulässig.

Bei Barzahlungen zwischen juristischen Personen müssen Sie darauf achten, deren maximal zulässigen Betrag einzuhalten. Im Jahr 2019 sind es 100.000 Rubel. unter einem Vertrag. Die Nichteinhaltung dieser Regel führt zu Geldstrafen. Das an der Kasse eingegangene Geld kann das Unternehmen ausschließlich zur Zahlung von Gehältern und zur Bezahlung gekaufter Waren verwenden. Die über das festgelegte Limit hinausgehenden Restbeträge muss sie bei der Bank hinterlegen.

Ergebnisse

Die Registrierkasse erfasst Informationen über alle ausgegebenen Geldeingänge und -ausgaben. Sie muss nach dem festgelegten Formular KO-3 durchgeführt werden.

Mit dem Bargelddokumentenregister können Sie die Primärdokumente organisieren, die im Zusammenhang mit dem Bargeldverkehr an der Kasse des Unternehmens erstellt werden. Alle neu erstellten Bargelddokumente unterliegen der Registrierung in einem speziellen Journal. Und erst danach werden sie zur entsprechenden Bearbeitung an die Kasse übergeben.

Zu diesen Dokumenten gehören:

• Anträge auf Ausgabe von Geldern;
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen;
• Und so weiter.

Auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellte Spesenabrechnungen zur Zahlung von Löhnen und anderen ähnlichen Zahlungen unterliegen nach ihrer Ausstellung der Eintragung in das Journal.

Aufrechterhaltung

Für die Registrierung von Bargelddokumenten gibt es eine einheitliche Form des Journals. Seine Nummer lautet KO-3 und der Code laut OKUD-Verzeichnis lautet 0310003. Es ist erlaubt, ein Journal in elektronischer Form unter Einsatz von Computertechnologie zu führen.

Das Formular N KO-3 enthält ein Deckblatt, auf dem der Name der Organisation, der Zeitpunkt der Führung der Zeitschrift sowie die Position und der vollständige Name der für die Erstellung verantwortlichen Person angegeben sind. Zusätzlich zum Cover enthält das KO-3-Formular ein loses Blatt, das als Muster für die Gestaltung aller anderen Seiten des Magazins dient. Das lose Blatt ist in zwei Teile geteilt. Auf der linken Seite (Spalten 1-4) erfolgt die Erfassung eingehender Bargeldbelege, auf der rechten Seite (Spalten 5-8) - Ausgabenbelege.

In den Spalten 1 und 5 ist das Datum der Erstellung des Kassenbelegs angegeben.
In den Spalten 2 und 6 die diesem Dokument zugeordnete Seriennummer.
In den Spalten 3 und 7 werden Informationen über den Betrag des Dokuments in Rubel und Kopeken angezeigt.
Die Spalten 4 und 8 heißen „Hinweis“ und enthalten in der Regel Angaben zum Verwendungszweck des Geldes sowie Angaben zum Empfänger bzw. Zahler.

Einheitliche Formen der Primärdokumentation haben vor einigen Jahren – im Jahr 2013 – ihren Status als Pflichtformulare verloren. Diese Änderung hatte jedoch keine Auswirkungen auf Bargeldbelege (Information des Finanzministeriums Nr. PZ-10/2012). Dabei ist die einheitliche Form des Logbuchs zur Erfassung ein- und ausgehender Bargeldbelege (nachfolgend auch Logbuch genannt) nicht zwingend, denn Bei diesem Dokument handelt es sich um ein konsolidiertes Buchhaltungsregister und daher kann seine Form vom Unternehmen unabhängig genehmigt werden.

Einheitliches Formular

Die einheitliche Form des Registrierungsjournals Nr. KO-3 wurde durch den Beschluss Nr. 88 des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 18. August 1998 genehmigt.

Dieses Formular dient der Buchhaltung dazu, Zahlungsaufträge oder stattdessen verwendete Belege (z. B. Lohnabrechnungen) zu erfassen und diese an die Kasse des Unternehmens zu übermitteln.

Es besteht aus zwei Teilen. Im ersten Teil (links) werden Informationen zu eingehenden Bargeldbestellungen angezeigt, im zweiten (rechts) Informationen zu ausgehenden Bargeldbestellungen.

Das Journal zeichnet Informationen zu jedem der angegebenen Bargelddokumente auf, darunter:

• Datum und Dokumentennummer;
• Summe;
• Notizen (zum Beispiel können Sie das Wesentliche der Operation kurz aufschreiben).

Dabei ist zu berücksichtigen, dass das Verfahren zur Nummernvergabe für eingehende und ausgehende Bestellungen für jede dieser Arten der Bargelddokumentation getrennt erfolgen muss.

Vom Unternehmen genehmigtes Fahrtenbuchformular

Gemäß Teil 5 von Artikel 10 des Bundesgesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“ ist die Genehmigung solcher Formen konsolidierter Register das Vorrecht des Unternehmensleiters auf Empfehlung des Hauptbuchhalters oder eine andere Person, die zur Führung der Buchhaltung berechtigt ist.

Gemäß Teil 6 dieses Artikels wird ein solches Register auf Papier und (oder) elektronischen Medien geführt. Die Führung eines elektronischen Formulars ist nur zulässig, wenn es mit einer elektronischen Signatur versehen ist.

Bei der Wahl zwischen einem einheitlichen Formular für das Journal der Registrierung eingehender und ausgehender Bargelddokumente (das Formular und das Ausfüllmuster können hier heruntergeladen werden) und einem unabhängig genehmigten Formular muss das Unternehmen nur den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung und Genehmigung veranschlagen bilden.

Wir weisen außerdem darauf hin, dass die Nichtführung des angegebenen Dokuments durch das Unternehmen keine Verwaltungshaftung nach sich ziehen kann.