Berufliche Fähigkeiten im Lebenslauf einer Bürosekretärin. Beispiel für einen Lebenslauf einer Sekretärin. Berufs- und Berufserfahrung

Im Zusammenhang mit der Veränderung des Platzes der Sekretärin in der Führungsstruktur eines modernen Unternehmens sind höhere Anforderungen an den Bildungsstand des Sekretär-Assistenten, seine berufliche Gelehrsamkeit, seine Kommunikationsfähigkeiten und seine Fähigkeit zur Lösung verschiedener geschäftlicher Probleme entstanden. Heutzutage erfordert der Beruf des Sekretärsassistenten eine hohe Vorbereitung sowie eine ganze Reihe persönlicher und geschäftlicher Qualitäten, die durch die Besonderheiten der Sekretariatsarbeit bestimmt werden.

Wenden wir uns den zahlreichen Anzeigen zu, in denen Sekretariatsassistenten zur Arbeit eingeladen werden. An Bewerber für diese Stelle werden folgende Anforderungen gestellt: Kenntnisse in der Büroarbeit (dies setzt Kenntnisse der Regeln für die Erstellung und Bearbeitung der wichtigsten Arten von Verwaltungsdokumenten sowie der Grundregeln für die Organisation der Arbeit mit Dokumenten voraus); PC-Kenntnisse (setzt Kenntnisse eines Texteditors voraus MS Word, Tabellenkalkulationssysteme MS Excel und allgemeine Vertrautheit mit dem Betriebssystem Windows); Teilweise Kenntnisse einer Fremdsprache, häufiger Englisch, seltener Deutsch oder Französisch.

Tatsächlich sind die Qualifikationen und sonstigen Anforderungen an moderne Sekretärinnen deutlich umfangreicher. Leider gelingt es der Führungskraft bei der Einstellung einer Sekretärin nicht immer, diese Anforderungen klar zu formulieren. Und die Stellenbeschreibung, sofern vorhanden, vermittelt kein vollständiges Bild der Aufgaben des stellvertretenden Sekretärs.

Eine professionelle Sekretärin/Assistentin muss über bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen und über bestimmte geschäftliche und persönliche Qualitäten verfügen. Der Beruf des/der Sekretär/in-Assistent/in erfordert eine hohe Grundausbildung.

Fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten, die für einen modernen Sekretär-Assistenten notwendig sind, lassen sich in drei Gruppen einteilen:

1. Kenntnisse, die zur Dokumentation und Informationsunterstützung des Managements und des gesamten Unternehmens erforderlich sind. Die stellvertretende Sekretärin muss wissen:

Regulatorische und methodische Dokumente zur Dokumentationsunterstützung des Managements,

Grundprinzipien der Dokumentenflussorganisation,

Grundlagen der Archivierung,

Grundlegende Anwendungsprogramme

Russische Sprache, eine oder mehrere Fremdsprachen (je nach Unternehmensprofil).

Die wichtigsten Arten und Varianten von Verwaltungsdokumenten verfassen und ausführen;

Organisieren Sie die Arbeit mit Verwaltungsdokumenten rational und führen Sie ein Archiv;

Informationen finden, organisieren und speichern;

Verwenden Sie eine Schreibmaschine, einen PC, einen Drucker und andere Hilfsmittel zum Verfassen, Produzieren und Kopieren von Dokumenten.

2. Kenntnisse, die zur kommunikativen Unterstützung der Tätigkeit des Unternehmens und seiner Verwaltung erforderlich sind:

Regeln für die Führung eines Geschäftsgesprächs;

Grundsätze für die Organisation des Besucherempfangs, Tagungen, Geschäftsreisen;

Moderne Kommunikationsmittel;

Grundlagen der Berufsethik.

Basierend auf diesem Wissen sollte die Sekretärin in der Lage sein:

Geschäftsgespräche und Telefongespräche führen;

Organisieren Sie Meetings, Präsentationen, Geschäftsreisen;

Nutzen Sie moderne Kommunikationsmittel;

Organisation des Besucherempfangs und des Telefondienstes;

Planen Sie Ihre Arbeit, planen Sie und sparen Sie die Zeit Ihres Managers.

3. Kenntnisse im Zusammenhang mit den Hauptaktivitäten des Unternehmens, seiner internen Struktur und externen Beziehungen:

Grundsätze der Organisation der Führungsarbeit, rechtliche Grundlagen der Führung;

Grundlagen des Verwaltungs-, Arbeits- und Wirtschaftsrechts;

Rechtsakte und Vorschriften, die die Aktivitäten des Unternehmens und seiner Mitarbeiter regeln.

Basierend auf diesem Wissen muss die Sekretärin in der Lage sein, die effektive Arbeit der Führungskraft sicherzustellen.

Um eine gute Sekretärin/Assistentin zu werden, reichen Kenntnisse und Fähigkeiten allein nicht aus. Es ist notwendig, über eine Reihe geschäftlicher und persönlicher Qualitäten zu verfügen, die ein wesentlicher Bestandteil des Berufs sind.

Basic Geschäftsqualitäten vom Sekretariat verlangt:

Organisatorische Fähigkeiten: die Fähigkeit, Ihre Arbeit, die Arbeit Ihres Vorgesetzten und die Arbeit des Büros zu organisieren, die Fähigkeit, Besprechungen, Präsentationen, Geschäftsreisen, Empfänge von Delegationen und andere Veranstaltungen zu organisieren;

Verantwortung, Zuverlässigkeit: die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen, stets nur sorgfältig geprüfte Informationen zu verwenden;

Pünktlichkeit und Sorgfalt: pünktliche und genaue Ausführung von Aufträgen, die Fähigkeit, nie etwas zu vergessen und nie zu spät zu kommen;

Initiative und Unabhängigkeit: die Fähigkeit, im Rahmen der eigenen Befugnisse unabhängige Entscheidungen zu treffen, ohne in jeder Angelegenheit auf Anweisungen des Vorgesetzten warten zu müssen;

Hingabe an das Unternehmen, Loyalität: ein Gefühl der Beteiligung an den Angelegenheiten des Unternehmens, die Fähigkeit, Fingerspitzengefühl und Vorsicht zu zeigen, die Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu bewahren;

Fähigkeit, Amtsgeheimnisse und vertrauliche Informationen zu wahren;

Voraussicht: Die Fähigkeit, die Anweisungen des Managers vorherzusehen, wodurch Sie von der Notwendigkeit einer detaillierten Planung und einer gewissenhaften Erläuterung der kleinen Details des Auftrags befreit werden.

Persönlichen Eigenschaften, für die Sekretärin notwendig:

Kommunikationsfähigkeit, Anpassungsfähigkeit: die Fähigkeit, leicht Kontakte zu Menschen aufzubauen, schnell von einer Tätigkeitsart zur anderen zu wechseln;

Wohlwollen, Höflichkeit, Höflichkeit, Reaktionsfähigkeit, aufrichtige Aufmerksamkeit gegenüber Menschen, Hilfsbereitschaft für andere, insbesondere in angespannten Situationen, letztendlich – die Fähigkeit, im Büro psychologische Behaglichkeit zu schaffen;

Intelligenz: Sprach-, Erscheinungs-, Arbeitsplatzkultur;

Taktgefühl, Diplomatie: Feingefühl, die Fähigkeit, Probleme taktvoll zu lösen, Fragen zu beantworten, ohne den Stolz des Gesprächspartners zu verletzen;

Fleiß, Gewissenhaftigkeit;

Bescheidenheit, Genauigkeit;

Neugier: der Wunsch, den eigenen Wissensstand ständig zu verbessern, verwandte Tätigkeitsbereiche zu beherrschen und über die neuesten Entwicklungen im Bereich der Sekretariatsarbeit und der Aktivitäten des Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben.

Das können wir also an der Wende vom 20. zum 21. Jahrhundert sagen. In Russland hat sich eine neue Art von Sekretariatsberuf herausgebildet – der Sekretär-Assistent, der nicht nur die Aufgaben eines stellvertretenden Geschäftsführers und seines Assistenten, sondern auch viele andere Führungsfunktionen vereint. In verschiedenen Organisationen variieren die Aufgaben des Sekretärs-Assistenten erheblich, aber ein allgemeiner Trend lässt sich erkennen: Der Umfang ihrer Tätigkeiten erweitert sich ständig und seine Rolle in der Führungsstruktur einer modernen Organisation nimmt stetig zu. Gleichzeitig steigen auch die Anforderungen an Bewerber für diese Stelle.

Ein Referentensekretär ist ein hochqualifizierter Spezialist, der sich mit der kreativen Arbeit mit Menschen, Dokumenten und Informationen beschäftigt.

Die Arbeit einer Sekretärin-Assistentin zeichnet sich durch die Vielfalt der ausgeführten Aufgaben, eine dynamische Situation, die Notwendigkeit, Probleme schnell zu lösen und gleichzeitig mehrere Arten von Tätigkeiten auszuüben, aus. Aus diesem Grund werden an einen Bewerber, der einen Job finden möchte, eine Reihe persönlicher und geschäftlicher Anforderungen gestellt.

An den Bewerber können erhebliche Qualifikationsanforderungen gestellt werden (perfekte Kenntnisse im Büroberuf, Hochschulbildung, Fremdsprachenkenntnisse). Um gehört zu werden, ist es daher wichtig, den Lebenslauf Ihrer Sekretärin richtig zu formatieren.

Amtliche Verpflichtungen

Normalerweise ist eine Sekretärin an der Planung des Arbeitstages ihres Vorgesetzten, an Telefongesprächen und an der Bearbeitung von Briefen beteiligt, die per E-Mail und Post eingehen. Darüber hinaus ist er dafür verantwortlich, den Weisungen eines Vorgesetzten Folge zu leisten und die Firmenbesprechungen stenographisch zu protokollieren.

Die Benachrichtigung der Mitarbeiter des Unternehmens und der unmittelbaren Vorgesetzten über bevorstehende Geschäftstreffen, Ereignisse, Fristen für die Einreichung von Unterlagen und Änderungen im Kalenderplan ist nur eine kleine Ergänzung zu den Aufgaben der Sekretärin.

Anforderungen an Kandidaten

Ein Bewerber für die Position des Geschäftsführers muss kontaktfreudig sein, über kompetente schriftliche und mündliche Rede verfügen, ordentlich, fleißig, aufmerksam sein und eine Fremdsprache beherrschen. Schnelle Einarbeitung in das Team und die Bereitschaft, schwierige Situationen schnell zu lösen, sind Eigenschaften, die von der Führung namhafter Unternehmen sehr geschätzt werden.

Was soll man in den Lebenslauf einer Sekretär-Assistentin schreiben?

Sie sollten mit dem Schreiben dieses Dokuments beginnen, indem Sie die geschäftlichen und persönlichen Fähigkeiten auflisten, die im neuen Unternehmen nützlich sein werden.

Einer der Hauptpunkte im Lebenslauf einer Sekretärin ist die erhaltene Ausbildung. Wenn Sie einen Abschluss an der Fakultät für Geisteswissenschaften mit Schwerpunkt Fremdsprachen erworben haben, wird Ihnen das nur dabei helfen, schneller einen guten Job zu finden.

Es ist sehr wichtig, Ihre bisherige Berufserfahrung zu beschreiben. Erwähnen Sie auch die fachlichen Aufgaben, die Sie in Ihren bisherigen Positionen wahrzunehmen hatten.

Wenn Sie Ihren letzten Job in Würde verlassen haben, können Sie bedenkenlos die Kontaktdaten Ihres ehemaligen Vorgesetzten angeben. Die Personalabteilung des Unternehmens kann die Angaben im Lebenslauf der Sekretärin prüfen und Ihr Ex-Chef wird Ihnen mit Sicherheit eine zügige Prüfung Ihrer Bewerbung ermöglichen.

Empfehlungsschreiben von früheren Jobs sind eine hervorragende Ergänzung zu Ihrem Lebenslauf.

Beispiel-Lebenslauf

Oben haben wir die wichtigsten Informationen beschrieben, die im Lebenslauf einer Sekretärin enthalten sein sollten, von denen wir nun ein Beispiel zeigen werden.

Vollständiger Name: Pavlenko Oksana Viktorovna.

Ziel: Erlangung der Position eines Sekretärsassistenten im Unternehmen „Technology X“.

Geburtsdatum: 12.06.1969.

Kontakttelefonnummer: xxx-xx-xx-xx.

Ausbildung:

1980-1984 - Moskauer Staatliche Pädagogische Universität, spezialisiert auf Pädagogische Psychologie.

2001-2006 - Verbesserungskurse für Französisch und Englisch an der KhSU.

Berufserfahrung:

1985-2009 - Geschäftsbank „Golden Vein“. Position besetzt - stellvertretender Geschäftsführer, Sekretär-Assistent. Aufgaben: Verhandlungen mit ausländischen Partnern, Führung der Bürodokumentation, Übersetzung von Vorschriften, Teilnahme an Verhandlungen, Erstellung eines Arbeitsplans für den Manager, Buchung von Zimmern in ausländischen Hotels für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen.

Berufliche Fähigkeiten: Erstellen eines Arbeitsplans, Organisieren von Empfängen für Kollegen und Firmenpartner, Führen von Sitzungsprotokollen, Büroarbeiten gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

Zusätzliche Informationen: fließende gesprochene Englischkenntnisse; fließende Kenntnisse der Programme Lotus, MS Office, WinFaxPro; Schreibgeschwindigkeit - 240 Zeichen pro Minute.

Meldeadresse: Moskau, st. Oktyabrskaya, 64, Apt. 247.

Familienstand: verheiratet, Tochter 5 Jahre alt.

Gewünschtes Gehalt: ab 34 Tausend Rubel.

Dies ist nur ein Beispiel für den Lebenslauf einer Sekretärin, aber seine Ausführung kommt den tatsächlichen Anforderungen nahe.

Das Wissen über den Sekretariatsberuf beschränkt sich oft auf Informationen aus Filmen und Beobachtungen von Fragmenten der Arbeit von Sekretärinnen in Schulen, Hochschulen und verschiedenen kommunalen Institutionen.

Aber es ist sehr verantwortungsvoll und erfordert spezifische Kenntnisse und Fähigkeiten. Es hängt alles vom Anwendungsbereich dieses Wissens ab. Schauen wir uns Beispiele für den Lebenslauf einer Sekretärin bzw. die Anforderungen dafür an.

Zwietracht zwischen Sekretärin und Sekretärin

Nehmen wir an, Sie haben einen Universitätsabschluss und möchten als Sekretärin in einem großen Unternehmen arbeiten. Die Personalabteilung wird Sie bitten, einen Lebenslauf auszufüllen, in dem Sie alles über sich selbst erzählen müssen.

  1. Geben Sie Ihre Passdaten an, einschließlich Registrierung und Familienstand;
  2. Geben Sie den Zweck der Erlangung dieser Position an.
  3. Zeigen Sie, warum Sie besser sind als andere Bewerber für diese Position (Hier müssen Sie nicht bescheiden sein. Unsicherheit ist das Schlimmste. Schreiben Sie besser: Ich kann, ich besitze, ich bewerbe mich, ich weiß.)
  4. Fremdsprachenkenntnisse sind jederzeit willkommen.
  5. Computerkenntnisse werden nicht einmal diskutiert. Benutzerebene ist nicht angemessen. Sie müssen sicher sein, in verschiedenen Programmen zu arbeiten: Word, Excel, Power Point usw.
  6. Eine höhere Ausbildung ist in Unternehmen dieser Stufe grundsätzlich verpflichtend.
  7. Berufserfahrung, Führerschein, Bewertungen sind willkommen.

Darüber hinaus müssen Sie sich charakterisieren. Geben Sie an, wie pünktlich, kompetent, zurückhaltend usw. Sie sind.

Versuchen wir, einen Musterlebenslauf für eine Sekretärin zu erstellen

Pavlova Galina Sergeevna Ziel: Erlangung der Stelle als stellvertretende Sekretärin/stellvertretende Geschäftsführerin. Kontakttelefonnummer: xxx-xx-xx-xx. Geburtsdatum: 10.09.1978 Ausbildung: 1996-2001 Pädagogische Staatliche Universität Chabarowsk Spezialisierung: Bildungspsychologe 2001-20003. Kurse zur Verbesserung der englischen Sprache an der KSU. Berufserfahrung: 2006 - 2009 Geschäftsbank „Progress“ Position: Sekretärin-Assistentin, stellvertretende Geschäftsführerin Aufgaben: Führung von Geschäftskorrespondenz und Dokumentenfluss gemäß den regulatorischen Anforderungen; mit ausländischen Partnern auf Englisch zusammenarbeiten; Übersetzung der englischen Dokumentation ins Russische und umgekehrt; Teilnahme an Verhandlungen als; Erstellung von Arbeitsplänen für den Manager; Buchung ausländischer Hotels und Ticketbestellung über das Internet. Professionelle Fähigkeiten:

  • Führung von Aufzeichnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen;
  • schriftliche Übersetzungen aller Dokumente;
  • Minuten des Treffens;
  • Ich erstelle für den Manager einen Arbeitsplan für eine Woche, einen Monat;
  • Ich organisiere Empfänge und Verhandlungen, auch für VIP-Gäste;

Zusätzliche Informationen: Englisch - kostenloser PC - Kenntnisse der Programme MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML; Büroausstattung; Typoskript 230 Zeichen/Min. Anmeldung: Kirov, st. Amurskaya, 18, Apt. 10. „Familienstand: verheiratet, Sohn 4 Jahre alt. Gewünschtes Gehalt: ab 30.000 Rubel. Dies ist nur ein Beispiel für den Lebenslauf einer Sekretärin, aber er kommt den tatsächlichen Anforderungen nahe.“

Die Arbeit einer Sekretärin ist interessant, abwechslungsreich und sehr verantwortungsvoll. Diese Person muss verschiedene Führungsaufgaben wahrnehmen, Besprechungen für Besucher und Gäste organisieren, mit Dokumentationen arbeiten und stets ein vorzeigbares Erscheinungsbild haben. Bevor Sie Ihren Lebenslauf für eine Stelle als Sekretärin verfassen, lesen Sie die folgenden wichtigen Richtlinien.

Wie sollte eine gute Sekretärin sein?

Meistens erledigt die Sekretärin „Papier“-Arbeit, daher muss sie vorsichtig und aufmerksam sein. Kenntnisse im Umgang mit einem Computer, grundlegenden Büroanwendungen und Bürogeräten werden vorausgesetzt.

Ein weiterer Vorteil sind Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere wenn das Arbeitgeberunternehmen ausländische Partner hat.

Die Spezialisierung der Ausbildung ist nicht besonders wichtig. Die Hauptsache ist, dass sich ihr Hauptinhalt mit Dokumentenmanagement, Informationsanalyse und der Fähigkeit überschneidet, schnell auf Menschen zuzugehen.

Zu den wichtigen persönlichen Eigenschaften einer Sekretärin gehören:

  • Geselligkeit;
  • Freundlichkeit;
  • Gelassenheit;
  • vorzeigbares Aussehen;
  • Organisation.

Fügen Sie Ihrem Lebenslauf unbedingt ein Foto bei. Die Sekretärin muss Geschäftskleidung, eine angemessene Maniküre und eine gepflegte Frisur haben.

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