Unternehmensportal: wie, warum und warum. Unternehmensinformationsportal Hersteller von Unternehmensportalen und -lösungen

Unternehmensinformationsportal(Enterprise Information Portal, EIP) - auch als Unternehmensportal bekannt. Ein automatisiertes Informationssystem, das den Mitarbeitern die erforderlichen Dienste einheitlich zur Verfügung stellt. Das Unternehmensportal hat sowohl einen eingeschränkten Zugang für Mitarbeiter als auch (wenn das Unternehmen selbst dies wünscht) einen kostenlosen Zugang für alle. In jedem Fall bietet das EIP-System sicheren Zugriff auf eine einzelne Ressource (meistens über eine Webschnittstelle), und im Allgemeinen ist das Unternehmensportal ein Mittel zum Sammeln und Personalisieren von Informationen.

Die erste Definition des Begriffs spricht eindeutig über den Zweck der ersten Portale: „Enterprise Information Portals (EIP) sind Anwendungen, die es Unternehmen ermöglichen, innerhalb und außerhalb der Organisation gespeicherte Informationen offenzulegen und jedem Benutzer einen einzigen Zugangspunkt zu bieten Informationen, die für ihn bestimmt sind Informationen, die benötigt werden, um fundierte Managemententscheidungen zu treffen“ (Christopher C. Shilakes und Julie Tylman, „Enterprise Information Portals“, November 1998).

Die Portale der ersten Periode wurden als Werkzeug zur Veröffentlichung von Informationen vom Management an die Mitarbeiter des Unternehmens genutzt. Es handelte sich um eine Website mit Informationen über das Unternehmen, auf deren einer Seite ein einfaches internes Forum eingerichtet werden konnte. Auf dem Portal konnte man sich über die neuesten organisatorischen Veränderungen im Unternehmen informieren, Neuigkeiten lesen. Außerdem diente das Portal als einfache Dateiablage.

Mit der Entwicklung der Technologie haben sich die Funktionen von Portalen erweitert. Ab dem Jahr 2000 begannen die Mitarbeiter des Unternehmens, das Portal zu nutzen, um nach den erforderlichen Informationen zu suchen und Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Portaltechnologien wurden entwickelt, um Daten zu strukturieren und zu klassifizieren, die Geschwindigkeit und Effizienz der Suche nach den erforderlichen Informationen zu erhöhen und das erforderliche Format für die Präsentation der Ergebnisse bereitzustellen. In dieser Zeit begannen Unternehmensportale als Wissensdatenbanken in verschiedenen Themenbereichen im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Unternehmens zu fungieren.

Gartner-Definitionen

EIP: Auswahl und Umsetzung

Hersteller von Unternehmensportalen und -lösungen

Das Intranet, ein unternehmensinternes Informations- und Kommunikationsnetz, bietet einzigartige Möglichkeiten in der Personalarbeit. Dies ist ein wirksames Instrument zur Bildung einer Unternehmenskultur, zur Verbreitung von Unternehmensstandards, zur Steuerung von Informationsflüssen und Geschäftsprozessen. Dieser Artikel stellt die reale Erfahrung bei der Erstellung eines Unternehmensportals in einer großen Holdinggesellschaft vor.

Warum brauchen wir ein Unternehmensportal?

Das Unternehmen, für das ich vor einem Jahr gearbeitet habe, ist eine Struktur, die ein Filialnetz in mehreren Regionen des Landes sowie verbundene Unternehmen (auch im Ausland) hat. Die Organisation ist jung, mit einer sich dynamisch entwickelnden Unternehmenskultur, aufkommenden Traditionen und Geschäftsprozessen, die systematisiert werden müssen.

Es ist gut für Unternehmen, in denen die Anzahl der Mitarbeiter gering ist. Er zog von Büro zu Büro, versammelte alle auf einer Firmenfeier, schüttelte allen die Hand und löste alle Probleme in informeller Kommunikation. Und wenn Sie weit über hundert Mitarbeiter haben? Richtig, man kann nicht jedem die Hand geben... Deshalb war einer der Schwerpunkte meiner Arbeit die Entwicklung einer effektiven unternehmensinternen Kommunikation. Natürlich waren die Ziele, Informationsflüsse und unternehmenskulturelle Entwicklungsprozesse beherrschbar zu machen, einheitliche Standards und Handlungsgrundsätze auszustrahlen, die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der Arbeit zu steigern, die Grundsätze der Sozialpartnerschaft zwischen Mitarbeitern und Verwaltung weiterzuentwickeln. Als eines der Werkzeuge zur Umsetzung dieser Aufgaben haben wir uns daher für das Unternehmensportal entschieden.

Die Nutzerbasis des Portals sollte laut Plan … die Kommunikation sein, alle weiteren Prozesse könnten darauf aufbauen. Sie werden wahrscheinlich überrascht sein, denn normalerweise beginnen die meisten Unternehmen damit, eine unternehmensweite „virtuelle Umgebung“ nur mit Geschäftsprozessen zu bilden. Wenn aber im ersten Schritt über das Portal beispielsweise ein Dokumentenfluss oder ein Meldesystem eingeführt wird, dann wird dies von den meisten Mitarbeitern als „Muss“ und „Steigerung des Transaktionsvolumens“ empfunden. (Es ist kein Zufall, dass es so schwierig ist, alle Arten von "APCS" - automatisierten Personalverwaltungssystemen - einzuführen.) Wenn Sie den Menschen zuerst ein Analogon eines sozialen Netzwerks anbieten, dessen Nutzung auf jede erdenkliche Weise gefördert wird, dann die Prozess wird völlig anders verlaufen.

An sich ist die Kommunikation – sowohl geschäftlich als auch informell – für Menschen extrem wichtig. Es liegt in unserem Interesse, diese Kommunikation strukturiert und sicher zu gestalten. Denn wenn Mitarbeiter den Mangel an Kommunikation dadurch ausgleichen, dass sie auf der Odnoklassniki-Website über geschäftliche Themen „sprechen“ (und wir ihnen nicht verbieten können, nach Feierabend soziale Netzwerke zu besuchen), dann besteht die große Gefahr, dass kommerzielle Informationen preisgegeben werden.

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Überzeugt von der Wichtigkeit der Implementierung eines Unternehmensportals, haben wir uns entschieden, die Möglichkeiten zu analysieren, die uns der Markt bietet, bevor wir mit Vorschlägen zur Projektfinanzierung an die Geschäftsleitung gehen. Es stellte sich heraus, dass es drei waren. Die erste besteht darin, Webentwickler einzuladen, eine akzeptable Shell von Grund auf neu zu erstellen; stellen Sie dann mehrere Programmierer ein, um neue Abschnitte des Portals zu erstellen. Der Begriff für die Entwicklung einer internen Website ist in diesem Fall nicht kurz. Zudem ist eine Erhöhung der Lohnsumme gerade in Krisenzeiten ein unseriöses Unterfangen.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Plattform zu kaufen, auf der bereits gewisse Grundlagen für die Erstellung eines Unternehmensportals gelegt wurden. In meiner Praxis in einer der Organisationen musste ich mich bereits mit einer ähnlichen Lösung auseinandersetzen: Sie installierten eine Plattform, das Management forderte die Berichterstattung über diese Ressource, aber sie war nicht beliebt, weil sie nicht sozial ausgerichtet war.

Ja, diese Plattform wird funktionieren (z. B. in Bezug auf die Interaktion mit verschiedenen Office-Anwendungen), aber es wird einige Arbeit erfordern, um daraus ein Unternehmensportal mit einem „menschlichen Gesicht“ zu machen. Spezialisten werden benötigt - "schmale Profis" und ihr Tag mit Feuer ... Sie selbst verstehen das und das Unternehmen ist gezwungen, sie zu überbezahlen. Die Kosten für die Implementierung solcher Lösungen können etwa 1,3 Millionen Rubel betragen.

Die dritte Möglichkeit besteht darin, eine fertige Portallösung zu kaufen, die auf einer Art Konstruktor mit einer intuitiven Oberfläche basiert, mit der Sie ein Unternehmensportal ohne spezielle Kenntnisse in Programmierung und HTML-Layout verwalten können. Installieren Sie diesen „Konstruktor“ selbst (oder mit Hilfe des technischen Supports des Herstellers), binden Sie Benutzer ein und füllen und erweitern Sie diese Lösung nach und nach nach Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen. Die Kosten für ein solches Unternehmen betragen 35.000 Rubel. und hängt von der Anzahl der Ressourcenbenutzer ab.

Wir sind genau diesen Weg gegangen – wir haben uns für eine fertige, auf Basis von Webtechnologien entwickelte Portallösung eines Anbieters entschieden, der sich in diesem Bereich bewährt hat.

Technische Essenz

Ich werde meine Kollegen nicht mit Terminologie und technischen Details "belasten". Ich kann nur sagen, dass der von uns erworbene „Web-Konstruktor“ aus Elementen besteht, die allen Internetnutzern bekannt sind – wie Suche, Tags, Blogs, soziale Dienste usw. Dies sind einfache und vertraute Werkzeuge für fast jede Person, aber niemanden hat nie gelehrt, wie man mit Suchnetzwerken oder sozialen Netzwerken arbeitet. Es stellte sich also heraus, dass dieselben Prinzipien leicht auf die Unternehmensumgebung übertragen werden können und dabei helfen, mit Informationen zu arbeiten - sie zu sammeln, zu veröffentlichen, danach zu suchen, sie zu verwenden.

Generell dringen die im Internet eingesetzten Technologien nun aktiv in den Bereich des Personalmanagements und des betrieblichen Wissensmanagements vor. Übrigens erhielt diese Richtung im Westen sogar einen eigenen Namen - Enterprise 2.0.

Ökonomische Begründung

1. Arbeitszeit sparen:
   • die Kosten für die Suche nach den Informationen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, werden reduziert;
   • Verluste von Unternehmensinformationen werden minimiert;
   • Geschäftsprozesse des Unternehmens werden deutlich beschleunigt;
   • Kommunikationsprobleme zwischen Mitarbeitern werden verschwinden;
   • neue Mitarbeiter werden sich schneller anpassen.
2. Geschäftsprozessoptimierung:
   • Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an Dokumenten mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems;
   • das Unternehmen wird ernsthaft an der Betriebsgeschwindigkeit sparen;
   • die horizontale Kommunikation zwischen den Abteilungen wird viel effektiver;
   • der Bedarf an Dienstreisen wird durch die geografisch verteilte Struktur des Unternehmens minimiert.
3. Verbesserung der Qualität von Managemententscheidungen:
   • in Arbeitsgruppen können gemeinsame Pläne diskutiert und angepasst werden;
   • die Ergebnisse der Arbeit von Mitarbeitern und Abteilungen werden transparent;
   • In der Wissensdatenbank des Unternehmens können Mitarbeiter Lösungen für typische Geschäftsprobleme finden.
4. Verbesserung der Effizienz der Mitarbeiter:
   • die Mitarbeiter wissen, was im Unternehmen und in den Abteilungen passiert;
   • Arbeitserfahrung wird in der Wissensbasis des Unternehmens gesammelt;
   • Wissen wird innerhalb des Unternehmens wiederverwendet und weitergegeben;
   • Arbeitsgruppen können gemeinsam an Projekten und Dokumenten arbeiten;
   • Das Personal wird laufend geschult und fachlich weitergebildet.
5. Gewährleistung von Kontrolle und Verwaltbarkeit:
   • der Arbeitsprozess aller Abteilungen des Unternehmens wird transparent;
   • die interne Korrespondenz der Mitarbeiter wird kontrolliert;
   • Der Internetzugang kann eingeschränkt werden;
   • das interne Messaging-System auf dem Portal wird ICQ und andere Internet-Pager ersetzen;
   • Beschäftigung und Abwesenheit von Mitarbeitern können kontrolliert werden;
   • Feedback von Mitarbeitern wird schneller und effektiver.
6. Geschäftsleistung:
   • Verbesserung der Arbeitsqualität und des Kundendienstes des Unternehmens;
   • Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt;
   • Das Image des Unternehmens wird in den Augen von Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Investoren steigen.

Als Verbündete für die Implementierung des Unternehmensportals im Unternehmen haben wir die Entwickler des gekauften Produkts sowie ihre Methoden zur Berechnung der Effizienz gewonnen.

Unsere Kollegen argumentierten wie folgt: Ein Unternehmensportal ist eine Lösung zur Einsparung von Ressourcen, zur Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter. Wie können Einsparungen gemessen werden? In Geld natürlich. Gespartes Geld ist verdientes Geld. Wenn wir über die Arbeit der Mitarbeiter sprechen, dann ist Geld ihre Zeit. Wenn die Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringen, nach den Informationen zu suchen, die sie für die Erledigung der Arbeit benötigen, und mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit verbringen, gewinnt das Unternehmen. Wenn jeder Mitarbeiter täglich mindestens 5 Minuten Zeit durch die Nutzung der Möglichkeiten des Portals einspart ... Rechnen Sie selbst aus, wie viel 5 Minuten Arbeitszeit je nach Gehaltsabrechnung kosten.

Vergleichen Sie die Kosten für die Implementierung eines Unternehmensportals mit dem Effekt, nur 5 Minuten Arbeitszeit für alle Mitarbeiter pro Jahr einzusparen, und Sie können die Rentabilität der Implementierung dieser Lösung berechnen. Das ist natürlich Kasuistik, aber Sie müssen mit dem Management und den Ökonomen in der Sprache der Fakten und Zahlen sprechen.

An der Schnittstelle der Berufe

Wie viel brauchen Personalverantwortliche - Initiatoren der Portalimplementierung, um technische Probleme zu verstehen? Ich werde darauf antworten: Es ist zumindest oberflächlich notwendig. Dies hilft, mögliche Hindernisse sowohl von Ihren eigenen IT-Diensten als auch von Anbietern zu umgehen. Wir müssen ihrem „Schamanismus“ irgendwie widerstehen. Stellen Sie sich vor: Ein Spezialist kommt, „schlägt das Tamburin“, spricht Sätze in einer für den Personalreferenten unverständlichen Sprache aus, die eher an Zaubersprüche erinnern, und verlangt dafür anständiges Geld nach dem Grundsatz: „Es ist nicht klar – es bedeutet klug , und daher teuer.“

Nein, meine Lieben, alles Geniale ist einfach. Anbieter mit Selbstachtung sind äußerst transparent. Darüber hinaus versuchen kompetente Entwickler, die Aufgabe für zukünftige Benutzer so weit wie möglich zu vereinfachen, und insbesondere professionelle Unternehmen erstellen sogar ein virtuelles Labor, in dem Sie ihr Produkt „fühlen“ können. Aber wir müssen verstehen, was wir „fühlen“, richtig?

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Update-System. Wenn Sie ein Produkt kaufen und erfahren, dass sofort nach der Integration alle Fixes und Updates bezahlt werden, sollten Sie ein solches Produkt besser ablehnen. Dies wird sicherlich zusätzliche Kosten und Unzufriedenheit mit dem Management nach sich ziehen. Ein seriöser Anbieter stellt Updates für einen bestimmten Zeitraum – in der Regel ein Jahr – kostenlos zur Verfügung.

* * * Für den Personalreferenten ist es besser, für die Zeit der Einführung eines Unternehmensportals auf ein ruhiges Leben (falls er eines hatte) zu verzichten. Dieser Prozess erfordert Geduld, Interesse an Innovationen, Kreativität und die Bereitschaft, Überstunden zu machen. Im Gegenzug können Sie sich übrigens neue nützliche Fähigkeiten aneignen und das Interesse an der Arbeit wiederbeleben.

Lassen Sie uns nun über die „Füllung“ des Unternehmensnetzwerks sprechen.

Gut für die Unternehmen, deren Mitarbeiterzahl gering ist. Er zog von Büro zu Büro, versammelte alle auf einer Firmenfeier, schüttelte allen die Hand und löste alle Probleme in informeller Kommunikation. Und als die Zahl der Mitarbeiter hundert überschritten hat? Und es ist für niemanden ein Geheimnis, dass neben der Erfüllung der Arbeitspflichten die Kommunikation für Menschen äußerst wichtig ist – sowohl informell als auch geschäftlich. Hier kommt das Intranet zur Hilfe.

Bereiche und Funktionen des Unternehmensportals können bedingt zu folgenden Blöcken zusammengefasst werden:

1. Unternehmensvorstellung:
   • allgemeine Informationen über das Unternehmen, seine Geschichte, Aufgaben, Werte und Unternehmenskultur;
   • offizielle Newsfeeds (Befehle, Befehle, Regeln);
   • Firmenveranstaltungskalender;
   • Foto- und Videoberichte über die Aktivitäten des Unternehmens;
   • Feed mit wichtigen Branchennachrichten;
   • interne Stellenangebote des Unternehmens;
   • Kontakte und Details für den schnellen Zugriff.
2. Vertretung der Betriebsangehörigen:
   • ein einziges Verzeichnis der Mitarbeiter des Unternehmens;
   • schnelle Suche nach Informationen über einen Mitarbeiter (alphabetisch, nach Struktur, nach Parametern);
   • personalisierbare Mitarbeiterkarte (Foto, Kontakte, Tätigkeitsbereich);
   • schneller Kontakt mit einem Mitarbeiter (Web-Chat, E-Mail);
   • Überwachung der Anwesenheit eines Mitarbeiters auf dem Portal;
   • Informationen über die Abwesenheit von Mitarbeitern, Abwesenheitskalender;
   • Listen von neuen Mitarbeitern und personellen Veränderungen, Ehrentafel, Geburtstage;
   • persönliches Konto eines Mitarbeiters mit erweiterten Funktionen (persönliche Dokumente, Foto- und Videomaterial, Blog, persönlicher Kalender usw.).
3. Unternehmensinformationsmanagement:
   • Bibliotheken von Office-Dokumenten mit kollektivem Zugriff und der Möglichkeit, über einen Browser und Explorer zu arbeiten;
   • Arbeiten mit Portaldokumenten mit Microsoft Office;
   • Dokumentenverwaltungssystem für Portalmaterialien;
   • Versionskontrolle von Portaldokumenten;
   • Zugangskontrolle zu Dokumenten;
   • Verwaltung von Multimedia-Materialien (Foto, Video).
4. Unternehmenssuche:
   • Volltextsuche nach allen auf dem Portal veröffentlichten Informationen in russischer und englischer Sprache;
   • Tag-Suche und Tag-Cloud;
   • Unterstützung für russische und englische Morphologie;
   • sofortige Indexierung von aktualisierten und neuen Dokumenten;
   • Berücksichtigung der Zugriffsrechte von Mitarbeitern bei der Anzeige von Suchergebnissen;
   • erweiterte Suchabfragesprache;
   • Föderierte Suche: Ausgabe von Suchergebnissen unterschiedlicher Art pro Abfrage (News, Mitarbeiter, Dokumente etc.).
5. Teamarbeit und soziale Netzwerke:
   • Bildung von Arbeits- oder Projektgruppen zur gemeinsamen Diskussion und Lösung von Produktions- und Nichtproduktionsaufgaben;
   • Anwendung der Prinzipien eines sozialen Netzwerks bei der Organisation gemeinsamer Arbeit;
   • flexible Konfiguration der Funktionalität von Gruppen und Zugriffsrechten darauf für verschiedene Mitarbeitergruppen;
   • einen Veranstaltungskalender für die Gruppe und ihre Mitglieder;
   • Organisation von Gruppentreffen;
   • Diskussion von Arbeitsthemen (Foren, Web-Messenger);
   • Aufgaben und Anweisungen an Gruppenmitglieder, Planung, Kontrolle der Ausführung;
   • Aufgabenabschlussberichte von Gruppenmitgliedern;
   • Dokumentenbibliothek für die Gruppe, Versionskontrolle und Änderungen, Arbeiten mit der Dokumentenbibliothek der Gruppe über Windows Explorer und Office-Anwendungen;
   • Gruppenfotos.
6. Arbeitsprozesse:
   • Dokumentenfluss von Inhalten auf dem Portal;
   • anpassbare Webformulare (Erstellen elektronischer Anfragen mit den erforderlichen Feldern), Zuweisung von Mitarbeitern, die für die Bearbeitung verantwortlich sind;
   • Automatisierung der Bearbeitung von Anträgen im Helpdesk-System, Kontrolle über den Durchgang von Anträgen;
   • Organisation von Arbeits(projekt)gruppen mit Aufgabenverteilung und Kontrolle über deren Umsetzung;
   • Organisation von Meetings, Versand von Einladungen und Bestätigungsmechanismen, Meetingberichte;
   • Buchung von Tagungsräumen (und anderen Räumlichkeiten).
7. Interne Unternehmenskommunikation:
   • Instant Messaging innerhalb des Portals (ähnlich ICQ);
   • Veranstaltungskalender verschiedener Ebenen mit der Möglichkeit der gegenseitigen Integration;
   • Besprechungen/Warnungen;
   • offene und geschlossene thematische Foren;
   • Fotogalerien persönlich und öffentlich;
   • Erhebungen und Befragungen von Mitarbeitern;
   • interaktive Features: Umfragen, Berichte, externe RSS-Feeds auf dem Portal;
   • automatisiertes System zum Empfangen und Bearbeiten von Anfragen mit der Möglichkeit, den Status anzuzeigen.
8. Schulung und Prüfung der Mitarbeiter:
   • Erstellung einer unbegrenzten Anzahl von Schulungen;
   • Fragen am Ende der Lektion, ein Test zur Selbstprüfung;
   • persönliches Testprotokoll unter Berücksichtigung der vom Benutzer beim Bestehen des Tests erzielten Punkte, eine Liste der Versuche;
   • automatische Ergebnisermittlung;
   • flexibles System der Verteilung von Zugangsrechten zu Schulungen.

Da das natürlich nicht jeder Mitarbeiter auf einmal braucht, enthält unser Unternehmensportal eine flexible Konfigurationsfunktion – jeder Nutzer kann sich durch einfaches Verschieben oder Ausblenden von Informationsblöcken seinen individuellen Desktop erstellen.

Wenn das Unternehmen eine vertikal integrierte Struktur hat, können Sie auf dem Portal Abschnitte für die übergeordnete und organisatorisch-untergeordnete Struktur erstellen und den Zugriff jeder der Strukturen auf die Abschnitte des Portals begrenzen. Sie können das Meldesystem auf dem Portal platzieren, den Zeitpunkt und die Qualität der Berichterstattung festlegen. Der Personalreferent, der eine solche Idee eingereicht hat, erhält keinen Preis.

Für das normale Funktionieren des Portals müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die Sicherheit und den Schutz der Zugangskanäle zu dieser Informationsquelle zu gewährleisten. Sehen die Personaler das nicht vor, stoßen sie auf Widerstand des Sicherheitsdienstes, und wenn nicht, riskieren sie einfach, ihrem Unternehmen zu schaden. Wenn externe Anbieter an der Umsetzung dieses Projekts beteiligt sind, sollten Sie daher gleichzeitig mit der Vertragsunterzeichnung eine Vereinbarung oder Verpflichtung zur Geheimhaltung der auf Ihrem Portal veröffentlichten personenbezogenen Daten und Informationen unterzeichnen, um technische Fernunterstützung zu erhalten.

Nach der Genehmigung dieses Projekts, der Zuweisung von Mitteln und der Beschaffung aller erforderlichen Komponenten haben wir diese Ressource auf dem Server installiert und die weitere Arbeit in mehrere Phasen unterteilt.

Im ersten Schritt wurde die vom Entwickler vorgeschlagene fertige Struktur von uns mit Hilfe des im System eingebetteten Konstruktors modernisiert und mit Inhalten gefüllt. Danach wurden Benutzer der Muttergesellschaft in das Portalsystem integriert.

Im nächsten Schritt arbeitete das Unternehmensportal im Testmodus. Im Probebetrieb wurden die Portalfunktionen an die Bedürfnisse der Strukturbereiche des Unternehmens zur Optimierung der Geschäftsprozesse angepasst. Unter Beteiligung eines IT-Spezialisten wurde das Portal um neue Features und Lösungen ergänzt.

Die dritte Stufe besteht darin, entfernte Benutzer von Zweigstellen zu verbinden. So wollten wir nach und nach eine ganzheitliche Wahrnehmung laufender Geschäftsprozesse bei allen Mitarbeitern herausbilden und das Zugehörigkeitsgefühl jedes Mitarbeiters zu den vom Unternehmen umgesetzten Aufgaben steigern.

Tatsächlich wird jetzt ein virtuelles Büro des Unternehmens geschaffen, in das die Mitarbeiter von überall und jederzeit gelangen können.

Sind Sie ständig zu spät? Wir zeigen es Ihnen!

Wenn jemand denkt, es reicht aus, Ausrüstung zu besorgen, ein System von Seiten, Funktionen und Diensten darauf bereitzustellen, und alles dreht sich um, dreht sich um, jeder wird glücklicher Besitzer eines Tools aus der Personalabteilung, dann irrt er sich.

Neben diversen technischen Problemen können auch Schwierigkeiten bei der Veränderung der internen Unternehmenskultur auftreten. Wie jede Innovation erfordert das Portal eine Anpassung der Wahrnehmung der Mitarbeiter, um seine Fähigkeiten bei der Arbeit zu nutzen. Jeder ist daran gewöhnt, „wie bisher“ zu arbeiten, und es wird einige Zeit dauern, bis mehr Arbeitnehmer die Vorteile des eingeführten Systems verstehen.

Da der Prozess der Veränderung der Unternehmenskultur ein ziemlich langwieriger Prozess ist, versuchen wir schon jetzt, alle Formen und Methoden zu nutzen, um das Portal in das Unternehmensleben „einzubetten“. Wir vermeiden Methoden „unter der Haube“, sondern ergänzen diese Ressource um komfortable Services und integrieren die Nutzung des Portals schrittweise in das Regelwerk. Vor nicht allzu langer Zeit haben wir beispielsweise eine Nachricht aus dem Portal an alle Mitarbeiter gesendet: „Sind Sie ständig zu spät? Wir zeigen es Ihnen!...“ Berichte verzeichneten einen Anstieg der Besuche. Mitarbeiter beeilten sich, nachzusehen – werden Strafmaßnahmen für Verspätung zur Arbeit eingeführt? Dem Link folgend, fanden sie die Nachricht, dass ein neuer Service zum Unternehmensportal hinzugefügt wurde – öffentliche Verkehrsrouten, die ihnen zeigen, wie sie schneller von Punkt A nach Punkt B kommen.

Wir kamen zu dem Schluss (egal wie angewidert wir sind), dass Mitarbeiter eher bereit wären, auf das Unternehmensportal zu gehen, um den Speiseplan in der Kantine zu studieren, als „die Darstellung strategischer Aufgaben hochgerechnet vor dem Hintergrund der Konvergenz der wirtschaftlichen Grundlagen, und clusterfokussierte Analyse der existentiellen Symbole der modernen Ökonomie" zum Beispiel. Mitarbeiter sind Menschen und Menschen wollen Anerkennung. Deshalb haben wir eine Gelegenheit organisiert, denen, die es wünschten, von unseren Hobbys zu erzählen, jedem die Möglichkeit gegeben, seine „maßgebliche Meinung“ zu einer Reihe von Themen zu äußern, und eine Ehrentafel mit Fotos aufgestellt.

Neben all diesen externen Attributen wird das Portal nach und nach mit Komponenten gefüllt, die für die Geschäftsentwicklung viel wichtiger sind. Unsere Partner haben sich bereits für diese Lösung interessiert - sie locken uns zum Erfahrungsaustausch, um das gleiche Tool zu implementieren.

• Unternehmenskultur

Stichworte:

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Ein Unternehmensportal ist ein automatisiertes System zur Verwaltung interner Informationsressourcen einer Organisation sowie zur gemeinsamen Bearbeitung von Projekten, Aufgaben, Dokumenten und zur Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Unternehmenskunden.

Unternehmensportale können sowohl auf Unternehmensservern als auch in der Cloud installiert werden. Da das Unternehmensportal eine einzelne Ressource zum Sammeln und Arbeiten mit Informationen ist, kann es getrost als internes soziales Unternehmensnetzwerk mit all seinen inhärenten Funktionen bezeichnet werden.

Hauptfunktionen des Unternehmensportals

Unternehmensportale haben sich aufgrund ihres reichhaltigen Funktionsumfangs, der fast alle Bereiche abdeckt, die für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern der Organisation erforderlich sind, weit verbreitet. Zunächst einmal ist es:

• Interne und externe Kommunikation

Portale ermöglichen es Ihnen, den Kommunikationsprozess zwischen Mitarbeitern und mit Kunden zu beschleunigen, dank der üblichen Messenger und anderer Tools, die wir aus sozialen Netzwerken kennen. Wie "Live-Feed", Benachrichtigungen usw. Die Möglichkeit, verschiedene Business-Chats für Geschäftsbereiche oder Projekte zu erstellen, beschleunigt den Kommunikationsprozess und das Treffen der richtigen Entscheidungen. Viele Portale bieten Ihnen die Möglichkeit, Kollegen anzurufen, die nicht online sind. Moderne Unternehmensportale ermöglichen Ihnen zudem, in Arbeitsgruppen und mit den Kunden des Unternehmens über laufende Projekte zu kommunizieren und aktuelle Fragestellungen zu lösen.

• Aufgaben- und Projektmanagement

Aufgaben und Projekte sind ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsablaufs jeder Organisation. In Unternehmensportalen gibt es in der Regel eine Vielzahl bequemer Tools für die Arbeit mit ihnen. Angefangen beim Festlegen einer Aufgabe, Verwalten von Kalenderterminen, Delegierungsmechanismen, Checklisten, vorgefertigten Vorlagen bis hin zu verschiedenen Konstruktoren und Filtern. All dies ermöglicht es Ihnen, die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben zu kontrollieren und die Arbeit der Mitarbeiter zu bewerten, indem Sie relevante Berichte von ihnen erhalten.

• Dokumentieren Sie die Zusammenarbeit

Die Funktionalität vieler Unternehmensportale macht das Arbeiten mit Dokumenten sehr komfortabel. Erstellen, bearbeiten, speichern, Zugriffsebenen für Dokumente einrichten usw. Gleichzeitig müssen Sie sehr oft, um mit einem Dokument zu arbeiten, es nicht auf Ihren Computer herunterladen, sondern nach Fertigstellung die aktualisierte Version wieder hochladen. Online-Dienste von Drittanbietern wie Google Docs und MS Office ermöglichen Ihnen die Arbeit mit Dokumenten direkt im Portal. Über das Unternehmensportal können Sie bequem Dokumente mit Kollegen teilen und externe Links zu Dokumenten erstellen, sowohl für den Zugriff durch Kollegen als auch für Kunden.

• Planung und Abrechnung der Arbeitszeit

Die Leistungsfähigkeit einer Organisation hängt maßgeblich von der Arbeitsdisziplin ab. Mit Hilfe von Unternehmensportalen behalten Sie den Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Sie kennzeichnen den Beginn und das Ende des Arbeitstages sowie alle Arten von Pausen, Abwesenheiten, Dienstreisen usw. All diese Informationen helfen, die für Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit zu optimieren. Viele Portale enthalten eine gute Auswahl an Meeting-Tools. Massenversand von Einladungen, Planung von Meetings in Kalendern sowie Benachrichtigung aller Teilnehmer und der Ergebnisse und Aufgaben des Meetings.

• CRM:Kunden und Vertrieb

Viele Unternehmensportale bieten Funktionen von CRM-Systemen an, mit denen Sie eine Datenbank mit Kontakten von Kunden und Partnern pflegen können, mit denen Sie zusammenarbeiten. Die Möglichkeit, alle Anrufe und Briefe aufzuzeichnen, lässt Sie die wichtigsten Momente nicht verpassen, und der Verkaufstrichter hilft Ihnen, die Leistung der Verkaufsabteilung zu verfolgen.

• HR:Personalmanagement

Unternehmensportale machen es einfach, die Struktur eines Unternehmens darzustellen und zu verwalten. Alle notwendigen Informationen über Mitarbeiter wie Kontaktnummern, Durchwahlnummern, E-Mail usw. sind immer zur Hand. Es ist leicht ersichtlich, wer am Arbeitsplatz ist, wer abwesend ist, wer auf Geschäftsreise ist und wer wen vorübergehend vertritt und wer heute Geburtstag hat.

• Automatisierung von Geschäftsprozessen

Nichts beschleunigt die Arbeit des Unternehmens und spart Zeit, wie es durch automatisierte Geschäftsprozesse erledigt wird. Das Unternehmensportal bietet die Möglichkeit, wichtige Geschäftsprozesse im Unternehmen zu automatisieren. Routinevorgänge wie Dienstreisen, Urlaub, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen können um ein Vielfaches schneller erledigt werden.

Wer braucht ein Unternehmensportal und warum?

Das Unternehmensportal ist vor allem ein sehr komfortables Tool für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Remote-Mitarbeitern oder einer Filialstruktur. Wo Menschen sich nicht im selben Büro befinden oder sich aufgrund der Art ihrer Aktivitäten viel bewegen. Das Unternehmensportal kann ihnen als mobiler Arbeitsplatz dienen. Aber auch für Unternehmen mit festem Personal und einem einzigen Standort wird ein Unternehmensportal aus folgenden Gründen sehr nützlich sein:

1. Arbeitszeit sparen

Finden und verarbeiten Sie die benötigten Informationen schneller. Kommunizieren Sie effektiver mit Kollegen und beschleunigen Sie die Erledigung von Aufgaben.

1. Verbessern Sie die Mitarbeiterproduktivität

Mit Hilfe des Unternehmensportals weiß jeder immer, was er in welchem ​​Zeitrahmen zu tun hat. Arbeitsgruppen werden dies effizienter ermöglichen, und das gesamte gesammelte Wissen wird gesammelt und innerhalb des Unternehmens weitergegeben.

1. Geschäftsprozesse optimieren

Lassen Sie Ihre Dokumente und Informationen buchstäblich durch Ihre Organisation fliegen, anstatt von Büro zu Büro zu kriechen.

1. Gewinnen Sie Kontrolle und Verwaltbarkeit

Sie wissen immer, wer, wo, woran und wie lange gearbeitet wird. Das Feedback der Mitarbeiter wird viel schneller und effektiver.

1. Verbessern Sie die Qualität von Managemententscheidungen und die Unternehmenseffizienz

Die Berichterstattung über die Erledigung von Aufgaben und die Analyse der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter helfen Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen. Dadurch werden die Qualität der Arbeit des Unternehmens und seine Wettbewerbsfähigkeit gesteigert.

Auswahl und Implementierung eines Unternehmensportals

Im Moment gibt es vielleicht drei Optionen zur Auswahl:

1. Kauf einer schlüsselfertigen Lösung
2. Unternehmensportal als Cloud-Lösung
3. Portalentwicklung von Grund auf neu (kundenspezifische Lösung)

Jede der Optionen hat ihre Vor- und Nachteile, sodass die endgültige Entscheidung von der Größe der Organisation, ihren Zielen und Umsetzungszielen abhängt.

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Viele große Unternehmen haben ihre eigenen Firmenportal. Damit ist nicht die offizielle Website gemeint, die für die Kommunikation mit Kunden und Partnern geschaffen wurde, sondern die interne Website des Unternehmens, die ausschließlich für seine Mitarbeiter bestimmt ist. Ist es ein Luxus oder eine echte Notwendigkeit?

Beginnen wir damit, dass das Unternehmensportal nicht gerade eine Website ist, obwohl es so aussieht. Die Funktionen des Unternehmensportals sind breiter als die Funktionen einer durchschnittlichen Website. Ein solches Portal ist eine Webschnittstelle, die die Funktionen einer Informationsressource, eines sozialen Netzwerks und einer Ablage für Dokumente und andere Dateien kombiniert. Typischerweise ist ein Unternehmensportal nur im internen Netzwerk (Intranet) der Organisation verfügbar – eine Person „von außen“ wird es nicht betreten.

Warum braucht ein Unternehmen ein Unternehmensportal? Zuerst er sorgt für die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Abteilungen des Unternehmens Reduzierung der Zeit, die für die Übermittlung wichtiger Informationen benötigt wird. Dies gilt insbesondere für Banken und andere Organisationen mit vielen Abteilungen (innerhalb derselben Stadt oder in verschiedenen Städten). Anstatt jede Niederlassung über die Neuerungen zu informieren, können Sie die Informationen auf dem Unternehmensportal veröffentlichen, damit alle sie rechtzeitig erhalten.

Zweitens das Unternehmensportal sorgt für eine effektive Kommunikation der Mitarbeiter. Dies ist besonders wichtig bei der Arbeit an gemeinsamen Projekten. Wie im vorherigen Fall kann jeder Mitarbeiter die gewünschten Informationen schnell an den Adressaten übermitteln. Das Personal hat einfachen Zugriff auf die notwendigen Daten. Darüber hinaus gleicht das in das Portal integrierte soziale Netzwerk die mangelnde Kommunikation zwischen den Mitarbeitern aus - es ist besser, sie über Arbeitsthemen auf dem Portal kommunizieren zu lassen, als auf Odnoklassniki zu sitzen.

Drittens Unternehmensportal erleichtert den Dokumentenfluss und die Berichterstellung. Shared File Hosting ermöglicht es Ihnen, die notwendigen Dokumente direkt in das Portal hochzuladen. Dies erleichtert die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Außerdem schadet eine Sicherungskopie der Arbeitsmaterialien nie.

Das Unternehmensportal kann auch verwendet werden, um neue Mitarbeiter zu schulen und anzupassen, horizontale Verbindungen zwischen Abteilungen zu stärken und die Notwendigkeit von Geschäftsreisen zu reduzieren. Der Arbeitsprozess in der Organisation wird transparenter. Dies ist sowohl für die Mitarbeiter (das Wissen um die Besonderheiten der Unternehmenstätigkeit ist ein wichtiger Bestandteil der Motivation) als auch für die Behörden (es ist einfacher, den Arbeitsprozess der Mitarbeiter zu kontrollieren).

Natürlich haben Unternehmensportale auch ihre Nachteile. Die Entwicklung, Konfiguration sowie Betreuung und Administration des Portals muss durch einen qualifizierten und kostenpflichtigen Spezialisten erfolgen. Hinzu kommt der Zeit- und Geldaufwand für die Schulung der Mitarbeiter in der Nutzung des Portals.

Auch möglich Durchsickern von Unternehmensdaten an Wettbewerber im Falle eines Portal-Hacks. Manchmal müssen Konkurrenten nicht einmal die Dienste eines Hackers in Anspruch nehmen – ein einziger skrupelloser Mitarbeiter reicht aus, um gegen eine Gebühr Insiderinformationen an Konkurrenten „durchsickern“ zu lassen. Daher ist es sehr wichtig, die maximale Sicherheit des Portals zu gewährleisten – und dies ist wiederum ein Aufwand.

Es gibt mehrere Ansätze zum Erstellen eines Unternehmensportals. Kann man bestellen Portalentwicklung von Grund auf neu dann wird es Ihren individuellen Anforderungen am besten gerecht. Aber eine solche Entwicklung ist nicht billig, nimmt viel Zeit in Anspruch, und Sie müssen Entwickler für den laufenden Support bezahlen. dürfen eine fertige Plattform kaufen, die für Ihre Bedürfnisse finalisiert werden müssen - aber dafür werden höchstwahrscheinlich Spezialisten mit schmalem Profil benötigt.

Daher bevorzugen die meisten Unternehmen fertige Lösungen auf Basis eines Content-Management-Systems (CMS) kaufen. Solche Systeme verfügen über eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass nach Installation und Konfiguration des Systems durch Spezialisten nahezu jeder Mitarbeiter das Unternehmensportal administrieren kann. Er benötigt keine Kenntnisse in Programmierung oder HTML-Layout. Dies bedeutet jedoch nicht, dass das Portal ohne technischen Support bleiben kann - nur in diesem Fall kostet es Sie weniger.

Das Unternehmensportal ist effektives System der unternehmensinternen Kommunikation, mit dem Sie Geschäftsprozesse in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, Abteilungen und Niederlassungen optimieren können. Aber wenn Sie eine kleine Firma haben, deren gesamtes Personal in zwei Büros passt, ist ein solches Portal für Sie wahrscheinlich nicht nützlich - das Spiel wird die Kerze nicht wert sein.

2. Nach Vereinbarung.

• B2C (Business-to-Consumer) -Automatisierte E-Commerce-Systeme, bei denen eine juristische Person (Unternehmen, Organisation) als Verkäufer und eine Einzelperson als Käufer auftritt.
• B2B (Business-to-Business) - Automatisierte E-Commerce-Systeme, in denen juristische Personen (Unternehmen, Organisationen) als Subjekte der Verkaufs- und Kaufprozesse auftreten.
• B2E (Business-to-Employee) - Unternehmensinterne Systeme zur Organisation der Arbeit des Personals des Unternehmens, einzelner Strukturen oder Abteilungen.

Unternehmensportale B2C, B2B, B2E Unternehmensportale umfassen EAP, EIP, EKP, auf der Grundlage der letzteren ist es jedoch möglich, andere sehr unterschiedliche Systeme zu bauen.

Basierend auf dem Vorstehenden soll das Unternehmensportal die folgenden Hauptaufgaben lösen:

1. Erstellung einer Informationsbasis des Unternehmens mit einem System zur Klassifizierung und Extraktion von Informationen.
2. Bereitstellung eines einheitlichen (normaler Browser, der keine spezielle Client-Software erfordert) personalisierten Echtzeitzugriffs auf Unternehmensinformationen und -anwendungen für Mitarbeiter des Unternehmens sowie autorisierte Kunden, Lieferanten und Partner des Unternehmens, unabhängig von ihrem geografischen Standort.
3. Gewährleistung der Echtzeit-Teamarbeit der Mitarbeiter des Unternehmens sowie autorisierter Kunden, Lieferanten und Partner des Unternehmens, unabhängig von ihrem territorialen Standort.

Erster Punkt löst das Problem der Eingabe, Speicherung und Abfrage von Informationen. In vielen Unternehmen übersteigt die Anzahl der Schränke und Ordner mit verschiedenen Informationen, die über verschiedene Abteilungen verstreut sind, die Grenze, wenn es im Allgemeinen möglich ist, die erforderlichen Informationen (und die in einem der Ordner eines der Schränke in einer der Abteilungen liegen) darin zu finden die vorgesehene Zeit. Und noch schlimmer, wenn Sie veraltete irrelevante Informationen finden, akzeptieren Sie sie als relevant und verwenden Sie sie bei der Entscheidungsfindung.

Zweiter Punkt löst das Problem des Zugangs zu Informationen, der nicht von Gebiet und Tageszeit abhängt, sondern strikt personalisiert ist. Jeder Benutzer kann nur die Informationen sehen und erhalten, auf die ihm Zugriff gewährt wurde.

Dritter Absatz löst die Aufgaben der gemeinsamen Arbeit, jene Aufgaben, die traditionelle Unternehmenssysteme ohne den Einsatz von Internet-Technologien nicht lösen können, d.h. ohne Verwendung von Unternehmensportalen. Diese Unternehmensportale können sowohl als separate Subsysteme von Unternehmenssystemen als auch als eigenständige Einzelanwendungen verwendet werden.

Die einzige Einschränkung des Unternehmensportals ist die Verfügbarkeit des Internetzugangs, aber mobiles Internet und Satelliten-Internet heben praktisch alle territorialen Beschränkungen auf. Darüber hinaus ist das Unternehmensinformationsportal eine plattformübergreifende Lösung, die zudem unabhängig von Hardware oder Anwendungen ist.

Den obigen Definitionen und den daraus resultierenden Problemen sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Denn grundsätzlich lässt sich auf Basis eines einheitlichen Browsers ein Unternehmensinformationssystem für Unternehmen jeder Größe erstellen. Außerdem wäre es vielleicht so gewesen, wenn Internet-Technologien zwanzig Jahre früher erschienen wären.

Basierend auf allen bekannten Definitionen, Arten von Portalen und den Aufgaben, die ihnen gestellt werden, geben wir die folgende allgemeine und kurze Definition.

Das Unternehmensportal ist Netz- ein Unternehmensportal, das Unternehmensinformationen und -dienste enthält und Mitarbeitern des Unternehmens und anderen autorisierten Benutzern einen personalisierten Zugriff darauf bietet.

Tatsächlich legt diese Definition nur zwei zwingende Kriterien fest, anhand derer eine Anwendung als Unternehmensportal klassifiziert werden kann:

1. NetzSchnittstelle
2. Personalisierter Zugang

Ansonsten ist völlige Freiheit gegeben, was die zahlreichen Arten und Größenordnungen von Unternehmensportalen erklärt.

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