Предимства и недостатъци на ERP системите. Внедряване на ERP системи. Основни грешки. Основни грешки при внедряване на ERP система

(32%). След избора популярността на системите остава съпоставима: съответно 21%, 18% и 14% (което означава случаите, когато посочените платформи са избрани за внедряване).

Като цяло графикът на ERP проектите остава един от болезнените проблеми за този пазар: само 36% отбелязват, че са успели да изпълнят предварително определената времева рамка, а 62% значително са го надвишили и само 3% са успели да завършат проекти за изпълнение, планирани по-рано. Проектите, базирани на решения на Microsoft Dynamics, изостават най-много от графика, те продължават средно 12,5 месеца, което е с 4 месеца (47%) повече от планираното.

Проектите, базирани на Oracle, са продължили средно 22,5 месеца, с превишаване на времето в размер на 29% в сравнение със средно планирани 17,5 месеца. Що се отнася до SAP ERP, средната продължителност на такива внедрявания е 18,5 месеца с минимално забавяне от 16% или 2,5 месеца срещу 16 месеца, първоначално планирани.

Средна продължителност на ERP проекти: планирана и действителна

Панорама Консултинг, 2014

Основни причини за забавяне на ERP проекти

Панорама Консултинг, 2014

Основните причини, поради които ERP проектите изостават от графика, както следва от таблицата по-горе, е разширяването на планирания обхват на проектите, както и организационни проблеми, проблеми с данните - всичко това се случва в една трета от проектите, които са забавени.

Може би единствената добра новина е, че между 2012 г. и 2013 г. анализаторите регистрират намаляване на средния период на изплащане на ERP проекти от 2,4 години на средно 1,7 години. Въпреки това, броят на организациите, които изобщо не са успели да възстановят инвестициите си в автоматизирани системи за управление на корпоративни ресурси, се е увеличил от 31% на 38%. Най-дълъг период на изплащане е установен за решенията на Microsoft Dynamics (24 месеца), за SAP е 23 месеца, за Oracle е 16 месеца.

И още един важен момент: действителният бюджет на проектите спрямо планирания в края на 2013 г. отново се увеличи. Най-скъпото внедряване в този случай е внедряването на SAP ERP, средният бюджет на такъв проект е 2,55 милиона долара, следван от Oracle - 2,25 милиона долара, Microsoft Dynamics - 1,8 милиона долара годишния оборот на предприятията %, но делът на разходите за ERP проекти, базирани на Tier II и III, може да бъде значително по-висок в оборота на компаниите, които са ги избрали за внедряване.

Само 66% от компаниите са успели да постигнат поне 50% от целите си

Що се отнася до ERP проектите като цяло (независимо от конкретни доставчици), в края на 2013 г. само 66% от компаниите са успели да постигнат поне 50% от целите си за внедряване. В 72% от случаите проектът се оказа по-дълъг от предварително планирания със средна продължителност от 16,3 месеца. В 54% от случаите са регистрирани преразходи на бюджета, средният бюджет на проекта е 2,8 милиона долара.

Средно представяне на ERP проекти 2012-2013

Панорама Консултинг, 2014

63% признават реализираните ERP проекти за успешни, 21% се затрудняват да оценят ефекта от внедряването, 16% признават, че внедряването е завършило с неуспех.

Руските реалности

Един от докладите на The Standish Group посочва депресираща статистика за състоянието на софтуерната индустрия на американския пазар:

• само 32% от проектите са завършени успешно,
• 44% са имали различни трудности (надвишаване на бюджета, пропуснати срокове и др.),
• 24% от проектите просто се провалиха.

На руския пазар ситуацията едва ли е по-добра, твърдят експерти от First BIT.

Статистиката за „успеха“ на ERP проектите беше споделена от компанията 1C. Според проучване на 555 завършени внедрявания на ERP решения от 1C през 2010-2013 г.:

• 66% от проектите спазиха крайния срок или имаха леко, до 10% отклонение от срока,
• 24% от проектите са се отклонили от крайния срок с 11-30% и
• само 10% от проектите са се отклонили от крайния срок с повече от 30%.

Що се отнася до бюджетите на проекта, ситуацията за клиентите е още по-окуражаваща:

• 78% от проектите са в рамките на бюджета или го надхвърлят с не повече от 10%,
• 19% от проектите са с 11-30% над бюджета и
• само 3% от проектите са над бюджета с повече от 30%.

Сред основните причини за провала на ERP проектите руските интегратори идентифицират:

Завишени очаквания

Голям проблем е, когато няма ясно разбиране за желания резултат, какво иска да постигне клиентът, отбелязва Ефим Фиш, директор по бизнес развитие в Microsoft Dynamics AX Tops Consulting (Tops Consulting). В този случай, ако перифразираме една известна поговорка, проектът не може да бъде завършен, той може само да бъде прекратен. Често клиентите неправилно преценяват своите желания и необходими разходи. И двете страни трябва да се споразумеят за целите на проекта и ключовите точки относно това, което е необходимо за успешното изпълнение на проекта.

„Важно е да се разбере, че процесът на внедряване на ERP е процес на двупосочна усърдна работа. Тук не можете да пиете хапчета за сън и да се събудите, за да разберете, че системата е внедрена и работи от външен доставчик, целият персонал с готовност приема всякакви предложения и с радост приема всички промени, които се внасят в компанията с новата система. И те се въвеждат във всеки случай, защото няма промени само ако нищо не се е случило. А това явно не е целта в случая с ERP“, коментира той.

Човешки фактор, липса на подкрепа от ръководството

Внедряването на ERP система е не само ИТ компонент, то включва и промяна на бизнес процесите в една компания, тъй като по време на внедряването много процеси се подобряват и областите на отговорност се преразпределят. Клиентите трябва да бъдат подготвени и да подкрепят такива промени, за да постигнат резултати. Като се има предвид, че човешките ресурси са един от най-ценните ресурси, доброто приемане на системата, както и личният интерес и участие в цялата организация, е много важно. Липсата на подкрепа от висшето ръководство на компанията по време на изпълнението на проекта е една от основните причини за неуспеха, смятат от 1C.

В 1C, например, за да спазват крайните срокове на проекта, те използват техника, наречена „Технология за бързи резултати“ (RRT). Според статистиката за времето за внедряване на ERP решения от 1C (1420 проекта за 2010-2013 г.), средно минават около 3 месеца, преди първата подсистема да бъде пусната в пробна експлоатация, и от 6 до 10 месеца, преди да бъде пусната последната подсистема пуснат в търговска експлоатация. в зависимост от мащаба на проекта. В особено големи предприятия внедряването може да продължи 1-2 години.

Както изясни Алексей Петрушов, един от основните показатели за неефективност на проекта е забавянето на сроковете. Основната причина за този проблем е, разбира се, човешка грешка, добави той.

* Плащане след изпълнение. Успешна реализация.

„Ние не търсим виновни (и двете страни винаги са виновни) за неуспешни внедрявания; ние вземаме пари от клиента само когато той е доволен от резултата“, казва Сабина Борщевская, eBusinessDrive. Ние извършваме ERP внедряване на практика за наша сметка и ако клиентът не е доволен от резултата, той просто не плаща. В момента такива условия на руския и още повече на световния пазар за внедряване на ERP системи са свежи като въздуха в планините на Швейцария. ела

Недостиг или преразход на бюджета

Диапазонът на цените на руския пазар на ERP системи е значителен: това се определя от факта, че ERP системата е сложен продукт, върху крайния резултат от проекта влияят много фактори, вариращи от функционалността на ERP системата до системата за управление в организацията на клиента.

На първо място, за да се изчисли реалната цена на проекта, е необходимо да се проведе експресно проучване, да се запознаете с текущите бизнес цели на предприятието и да се договорите за целевото състояние на системата за организационно управление на предприятието в крайна сметка , казва Алексей Петрушов. По негови оценки средният бюджет за внедряване на ERP в Русия варира от 1 милион до десетки милиони рубли.

Много компании, с разрастването на бизнеса си, разбират, че имат нужда от някаква ERP система. Ако един малък бизнес успява да се справи без този инструмент, тогава средният бизнес използва такива инструменти все повече и повече всеки ден. Но за да изберете ERP система и дори за да разберете дали този продукт е необходим в бизнеса и какви ползи ще донесе използването му, е важно правилно да разберете какво представлява.

В моите статии често описвам различни концепции. Както знаете, за да продаде каквато и да е услуга, купувачът трябва да разбере какво представлява и защо се нуждае от тази услуга. В същото време е много важно да се договорят условията, само в този случай резултатът ще отговаря на очакванията на клиента. В същото време терминът ERP е един от най-сложните и противоречиви.

Описание на ERP системата

ERP (Enterprise Resource Planning) е организационна стратегия за интегриране на производство и операции, управление на човешки ресурси, финансов мениджмънт и управление на активи, фокусирана върху непрекъснатото балансиране и оптимизиране на ресурсите на предприятието чрез специализиран интегриран приложен софтуерен пакет, който предоставя общ модел на данни и процеси за всички области на дейност. ERP системата е специфичен софтуерен пакет, който реализира ERP стратегия. Уикипедия

ERP е преди всичко информационна система, която ви позволява да съхранявате и обработвате голяма част от данните, които са критични за работата на компанията.

Какво представляват критичните данни? И защо казвам „повечето“? Факт е, че някои ERP системи имат модул „Производство“, докато това е отделен софтуерен продукт, който не е свързан по подразбиране с други системи и блокове. Други се опитват да комбинират всички възможни процеси, необходими за функционирането на компанията. Могат ли различните видове ERP да се считат за полезни? Естествено, по-долу ще се спра по-подробно на този въпрос. Сега да се върнем към условията.

• Критични данни– това е списък с данни, без които работата на компанията е невъзможна. Това включва данни от търговския отдел и производството (ако фирмата е производител). Някои компании използват ERP предимно за управление на производството, тъй като няма по-добри решения за производството. Други компании не са производители, като дистрибутори, но също успешно използват ERP. За тях дистрибуцията, управлението на персонала и продажбите на стоки и услуги стават критични.
• Повечето данни: говорим за списък от процеси и информация, който е оптимален за всяка конкретна компания. Разбира се, идеалното би било да се съберат всички данни и информация за всички процеси. Но това води до по-високи разходи за внедряване. В резултат на това ръководството на бизнеса, заедно със специалистите по внедряване, избират компромисно решение, при което ERP системата събира информацията и процесите, които реално са необходими за оперативен контрол и вземане на управленски решения, а част от данните и процесите се събират в специализирани системи, до които мениджърът има достъп при необходимост.

От какво се състои една ERP система?

• Платформа.Основни възможности и среда за работа на модули и компоненти. Само разработчикът може да прави промени в кода на платформата. Потребителите и изпълнителите нямат достъп до този програмен код. Платформата включва:

  1. Ядро. Софтуерна среда, в която ще се работи, за която могат да бъдат написани някои добавки и компоненти.

  2. Основна функционалност. Списък от справочници и функции, без които нито една компания не може да работи. Това е директория на потребители с права на достъп, директория на клиенти, директория на стоки/услуги и др. Тази функционалност е вградена в платформата; за разлика от модулите, тя не може да бъде деактивирана.

• Управление на данни.База данни, включително съхранение и методи за обработка на данни (интерпретация). Тази категория включва съхранение на данни на сървър, софтуер за бази данни (SQL или друга алтернатива), инструменти за интерпретиране и обработка на данни и изпращането им до софтуерни модули.
• МодулиКомпоненти, които се свързват с платформата според нуждите. Всички те работят с една база данни и прилагат основна функционалност (при необходимост). В противен случай модулите работят независимо един от друг и могат да бъдат „безпроблемно“ свързани и изключвани без проблеми, ако нуждата от тях е изчезнала. Тази модулна структура е важна отличителна черта на ERP системите. Модулите са разделени от своя страна на няколко вида:

  1. Модули за вътрешно ползване. Това ниво се състои от плъгини, които се използват от служителите на компанията. Това са управление на склад, производство, счетоводство, CRM и др. Модулите могат да се свързват, дезактивират и конфигурират от специалисти по внедряване. Стандартният набор обикновено включва – MRP, HR, CRM, Supply and Procurement Management.

  2. Модули за работа с външни потребители. Този слой съдържа модулите, необходими за взаимодействие с външни потребители, потенциални и действителни фирмени клиенти, партньори, потребители на продукти, доставчици и клиенти. Това може да бъде онлайн магазин, лични акаунти за доставчици и купувачи на корпоративен уебсайт и подобни решения. Някои ERP системи съдържат готови CMS системи за създаване на онлайн магазин или корпоративен уебсайт от нулата, други предлагат само отделни инструменти за „добавка“ към сайта и/или клиентски приложения (за мобилни устройства и таблети).

  3. Конектори - готови решения за комуникация с приложения на трети страни. Най-често те използват API от ядрото на платформата. Те ви позволяват да интегрирате телефония, да настроите обмен на данни с уебсайта или всякакви софтуерни продукти и системи. Конекторите са само за обмен на данни и обикновено се използват за обмен на данни с EDI,
  CMS, CAD, BI, OLAP и др. Тоест с тези системи, които не са включени в EPR, но се използват в компанията.

Предимства на модулната ERP структура

• Всеки от модулите на ERP системата работи независимо от другите, може да бъде свързан или изключен по всяко време или просто да не се използва, докато други модули могат да продължат да работят. И за да свържете този или онзи модул, няма нужда да правите промени в програмния код на ядрото или други модули.
• Когато използвате ERP система за разширяване на възможностите и свързване на нов отдел, няма нужда да добавяте програмен код, да създавате нова част от програмата от нулата или да се занимавате със сложна и понякога не много удобна интеграция на различни програми. Просто трябва да изберете модула, от който се нуждаете, да го свържете и конфигурирате, за да отговаря на вашите бизнес нужди. В ERP системите почти всичко, което може да е необходимо за автоматизация на бизнеса, вече е внедрено. В изолирани случаи се изискват самостоятелно написани модификации.

Често чувам от клиенти фразата „разработихме собствена ERP система“. Всъщност в случая не се използва ERP, а някакво подобие, израснало от някаква специализирана система. Например започнахме да работим в CRM, след това добавихме към него модул за складови операции, настроихме обмен на данни със счетоводни програми и т.н. Или започнахме със счетоводна система и уебсайт, а също така извършихме интеграция, добавихме модули и по някакъв начин свързахме всичко това помежду си.

Всичко това не е ERP система. Основната разлика между ERP и всички подобни програми е, че ERP първоначално се създава като конструктор, състоящ се от платформа и модули, които могат да се свързват според нуждите. Тук вече са предоставени различни възможности.

ERP е продукт, който първоначално е създаден, от една страна, за мащабируемост, а от друга, за да предостави максимални възможности.

Тези. ако изберете ERP система, получавате единна система за автоматизиране на различни отдели на вашата компания плюс широк набор от възможности за развитие. Няма да е необходимо да променяте софтуерния продукт за много дълго време, ще бъде достатъчно да се обадите на специалисти, които ще ви помогнат да изберете и свържете готови модулни решения. И има огромен брой от тях за голямо разнообразие от бизнес области и работни характеристики.

За какво се използва една ERP система?

Принципът на единна база данни: контрол, управление, точност и ефективност

Този подход до голяма степен зависи от човешкия фактор, в резултат на което информацията пристига със закъснения, често значителни. Изкривяванията и грешките са често срещани, а в някои случаи някои данни изобщо не влизат в системата поради човешкия фактор, което води до оперативни повреди, необходимост от редовни съпоставяния и др. Освен това всяка грешка и последваща корекция може да доведе до значителни загуби. Например грешка в кода или размерите при прехвърляне на данни от дизайнерския отдел към производството завършва много тъжно, тъй като в крайна сметка това, което се произвежда, изобщо не е това, което е поръчано и проектирано. Има престои, отписвания на дефектни или излишни стоки в склада, неспазване на срокове по договор с клиента и др.

Ако се внедри ERP система, се създава единна база данни, в която се събира цялата информация, използвана от различни отдели. В този случай процентът на грешките е значително намален, тъй като данните се въвеждат в системата веднъж от специалист, след което се четат автоматично от всички отдели във формат и кодиране, необходими за работа.

Освен това скоростта на трансфер на данни при използване на една база данни става мигновена. Тези. веднага след като дизайнерите или специалистите по продажбите въведат поръчка в базата данни, тя се вижда в дизайнерския отдел или производство. Също така, бележка за плащане се появява на нареждането веднага след като счетоводният отдел получи информация от банката. Броят на грешките, свързани с човешкия фактор, е намален, а тези, които се случват, се отстраняват много по-бързо.

Следователно, ERP система е необходима за компании, за които скоростта и точността на трансфер на данни между отделите е критичен фактор.

Гъвкавост в работата на компанията, като се вземат предвид промените на пазара

Малка компания, ако получи нетипични поръчки или промени в обема на покупките на определени стоки, разбира се, може да мине без ERP система. Когато всички служители работят в един малък офис, винаги можете да координирате действията помежду си и да създадете поръчка въз основа на данни от поръчки, дори в таблици на Excel.

В среден бизнес, където има няколко подразделения, клонове и може би собствено производство, единната база данни и бързият обмен на данни в лицето на променящите се нужди на клиентите стават критични. Важно е цялата информация да се събира за кратко време, да се правят навременни покупки и да се правят бързи промени в плана за производство и доставки. Тук е невъзможно да се направи без единна система с обща база данни.

Сложни бизнес процеси: интеграцията вече не помага

Какво печели бизнесът от внедряването на ERP?

• Наличност на данни.Веднъж въведени, данните стават достъпни в рамките на цялата система, без да се изискват съпоставки, допълнителни одобрения или проверки.
• Съгласуваност на данните.Използването на обща база данни ви позволява да избегнете етапите на съгласуване и координиране на данните. Например, ако отделът за проектиране е представил и одобрил проект, отделът за покупки може да използва данните от този проект за работа веднага, без допълнителна стъпка за потвърждение.
• Мониторинг на работата на служителите.В случай, че едно от подразделенията въвежда данни, например, за потреблението (движението) на стоки, тогава другото подразделение незабавно получава информация за това и след като действително получи изброените артикули, го поставя в разписката си. В този случай несъответствията в числата са практически невъзможни, общата база данни елиминира възможността за много злоупотреби, а мениджърът може да идентифицира несъответствията и причините за тях в реално време.
• Значително намаляване на човешките грешки. Единната система няма да позволи изписване на стоки от грешен склад, тъй като общата база данни ще показва, че стоките не са там. Информацията за плащанията ще се предава автоматично на счетоводния отдел и отдела по продажби въз основа на данни от банката или касата, което също елиминира грешките. Техническите параметри и проектните данни също ще се предават автоматично, без изкривяване и т.н.
• Готов набор от взаимосвързани инструменти.Например, ако търговският отдел създаде фактура, то тя е основа за автоматично създаване на счетоводни документи, а след плащане - консумативни документи от склада.

Какво е важно да знаем при избора на ERP система

При ERP системите има абсолютно същия избор, както при внедряването на CRM системи. Можете също така да обърнете внимание на решенията на SAAS или да закупите и внедрите „кутия“. Но има един нюанс, който е много важно да се вземе предвид. Факт е, че ERP сама по себе си е голяма система, включваща голям брой възможности. Всъщност той обединява всички данни за работата на компанията. И ако се използва облак, ще бъде изключително трудно да се промени услугата, ако възникне необходимост. За разлика от CRM системите, които са много популярни във версия SAAS, масивът от данни в ERP е обемист и тромав и в случай на преминаване от един софтуерен продукт към друг възниква въпросът какво да се прави с него.

Следователно има смисъл да се съсредоточите върху закупуването на софтуерен продукт „в кутия“ и последващото му инсталиране на собствени или наети сървъри. И така, на какво първо трябва да обърнете внимание:

• Избор на екип или специалист по внедряване.Ако някои софтуерни продукти, например CRM системи за малка компания, със силно желание, могат да бъдат внедрени дори без специалист или с минимално участие, тогава ERP система без опитен специалист ще остане просто още една „непотърсена кутия“. Сложността на софтуерните продукти от това семейство се дължи на сложността на задачите, които им се възлагат. Единна база данни, интеграция с други програми и много други нюанси на работа не могат да бъдат конфигурирани без участието на професионалист.
• ERP системата не е ключ към всички врати или швейцарски нож.Точно като други системи, те могат да имат специфики и индустриални връзки. Тоест, ако се занимавате с продажби, а не с производство, тогава трябва да вземете ERP предимно за продажби. Същото важи и за модулите.
• Разбиране на бизнес процесите.Много е важно специалистът по внедряване да разбира дълбоко не само характеристиките на софтуерния продукт, но и да има доста широк спектър от бизнес познания, тъй като настройката на работата на счетоводния отдел изисква разбиране за това как и с какво работи счетоводителят . За внедряване на ERP в склад са необходими познания по складово счетоводство. Ето защо тук е особено важно нивото на познаване и разбиране на бизнес процесите на компанията от ръководителя на проекта, който ще поставя задачи на техническите специалисти и ще следи за тяхното изпълнение.
• Бюджет.Една ERP система като софтуерен продукт е сравнително скъпа, независимо от разработчика. Но успешното изпълнение ще изисква сътрудничество с опитни специалисти. И ако бюджетът е достатъчен само за плащане на програмата, тогава в резултат на това „кутията“ се оказва непотърсена, т.е. компанията губи значителна сума пари. Изчислете възможностите си предварително.

Недостатъци на ERP системите

Друг проблем, който много често възниква при внедряването на ERP система е осигуряването на сигурност на данните. Тъй като всички отдели и служители на компанията работят в системата, правата за достъп трябва да бъдат конфигурирани за всеки индивид. И ако при използване на отделни специализирани програми обикновено е необходимо да се създадат няколко нива на достъп (обикновен служител, ръководител на отдел, мениджър), тогава системата за права на достъп в ERP се оказва сложна. Тук трябва да конфигурирате достъпа до модули за различни отдели и да настроите йерархия във всеки отдел. Такава сложна настройка често води до грешки и изисква допълнително време за тестване и отстраняване на грешки.

В допълнение, използването на единна система с единна база данни, с всичките си предимства, съдържа и известен проблем. Ако по една или друга причина ERP системата спре да работи (спре тока или възникнат други проблеми на сървъра), работата на цялата фирма спира. Ето защо е необходимо да се обърне специално внимание на осигуряването на надеждност на сървърната част и навременна поддръжка.

Освен това ERP системата има недостатъци, характерни за всички сложни системи, а именно високо ниво на влизане и съответно високо ниво на разходи за внедряване.

Резюме

Все повече и повече предприятия с различни размери по света се стремят да внедрят в работата си мощен инструмент за управление, известен като ERP система. Използването му има за цел да установи ефективен контрол и планиране на всички бизнес процеси, които са стратегически важни за организацията, и да оптимизира функционирането на основните производствени и спомагателни съоръжения.

Понятие за ERP и ERP система

ERP бизнес стратегията (EntERPrise Resource Planning) е интегрирането на всички отдели и процеси на организацията: производствени мощности, финансови, персонални и клиентски отдели и много други. Тази комбинация е насочена основно към оптимизиране на разпределението на различни ресурси в предприятието.

Ако преди това беше чисто маркетингова концепция, днес ERP система най-често се разбира като клас специализиран софтуер. В широк смисъл това е методология за планиране и управление на всички ресурси на предприятието. Исторически ERP стратегията се формира на базата на своите предшественици:

• MRP - планиране на материалните потребности.
• MRP II - планиране на производствените ресурси.

За разлика от това, ERP система може да се използва за много големи предприятия, често географски разпределени. В този случай говорим за корпоративно планиране на ресурсите, тъй като то обръща внимание не само на производството, но и на цялостното финансово планиране. Съществена характеристика на ERP системата е и възможността за нейното използване в абсолютно всяко предприятие, независимо от спецификата на работата, включително и в тези, които не се занимават с производствена дейност. Разглеждайки го като такъв, трябва да се отбележи, че той е оборудван с по-мощен набор от технически средства, които улесняват или заместват процеса на вземане на решения.

Предназначение на една ERP система в предприятието

За да вземе решение за фундаментални промени в дейността на своята компания, свързани с внедряването на управленска информационна система и прилагането на нова бизнес стратегия, ръководството трябва ясно да разбере необходимостта от тази стъпка, която трябва да се изрази в следните ключови моменти :

• нежелание да се приеме текущото състояние на нещата;
• наличието на необходимост от използване на съвременни технологии за укрепване на позицията на стопанския субект на пазара в конкурентна среда;
• очаквайки да получите значителни ползи от внедряването.

На първо място, използването на ERP система има за цел да улесни успешното прилагане на подобна бизнес стратегия, чието прилагане трябва да осигури ефективно планиране и управление на ресурсите на предприятието. За целта е необходимо да се оптимизира работата на неговите отдели, а именно да се постигне максимална съгласуваност между тях и намаляване на административните разходи. Това може да се постигне чрез предимствата, предоставени от информационната система. това:

• Повишаване на прозрачността на бизнес процесите.
• Решаване на проблеми с организирането и намирането на необходимата информация.
• Повишаване на надеждността и уместността на данните.
• Увеличаване скоростта на документооборота между отделите.
• Организиране на единно информационно пространство между централния офис и отдалечените клонове.
• Намаляване на времето за попълване на документация и отстраняване на възможни грешки.
• Повишена скорост на вземане на решения на всички нива.

ERP системата осигурява повишаване на конкурентоспособността на даден обект не само чрез въвеждането на по-ефективни бизнес процеси в неговата работа. Използването му трябва да доведе и до намаляване на общите разходи на предприятието. Разширените инструменти за планиране, моделиране и анализ помагат за оптимизиране на ресурсите на производствените дейности, финансовия сектор, както и работата на складове, транспорт и други отдели.

Основни характеристики на работата

В различните компании, дори и тези, които се занимават с една и съща дейност, всички бизнес процеси могат да протичат напълно различно. Стандартизираната работна схема, предлагана от информационна система за управление на предприятието, може да се различава значително от използваната преди това тук. Поради тази причина разглеждането му само като софтуерен продукт е фундаментално погрешно, тъй като неговото внедряване изисква компанията да претърпи мащабни вътрешни промени под формата на реорганизация на съществуващите бизнес процеси.

Концептуалните характеристики на тези системи са пряко свързани с тяхната същност. Нека си припомним, че ERP методологията включва консолидиране на всички жизненоважни отдели на предприятието, за да се организира ефективното управление на неговите ресурси. Това обединение се осъществява в рамките на информационната система чрез наличието на единна публично достъпна база данни. Информацията влиза в хранилището само веднъж и впоследствие може да бъде многократно обработвана и използвана от различни вътрешни и външни потребители. В сравнение с реалния живот, в този случай има намаляване на времето и усилията, изразходвани от служителите на предприятието за вземане на решения. Трябва също да се отбележи, че ERP системата не е автоматизирана система за управление на технологични процеси, а интегрирана информационна система, базирана на техния абстрактен модел, в който информацията се въвежда от реални хора.

Структурата на базата данни, както и функционирането на софтуерния комплекс като цяло, трябва да бъдат подредени по такъв начин, че да отразяват дейността на всички отдели без изключение. Този подход позволява да се наблюдава съвкупността от ресурси и бизнес процеси на предприятието в почти реално време и следователно да се извършва оперативно и стратегическо управление на тях.

Една от основните задачи на ERP системите е оптимизиране на процеса на планиране и контрол върху изпълнението на плана. Вградените интелигентни алгоритми значително опростяват решението за потребителите. Например планирането и управлението на производствено предприятие има много специфични характеристики, свързани с разнородността на неговите компоненти. Така в един завод може да има работилници, работещи както непрекъснато, така и дискретно. От тази гледна точка внедрената ERP-клас система трябва да бъде универсална и да съдържа широк набор от специализирани модули.

Тъй като модерните предприятия днес често са географски разпределени, е много важно клоновете, отдалечени от главния офис, да имат пълен достъп до обща информация разграничаване на правата за достъп на потребителите до данни, съхранявани в тяхната информация.

Функционалност на ERP системи от клас

Говорейки за функциите, не трябва да забравяме, че всеки продукт от ERP клас е система за управление на предприятието като цяло. Обхватът на неговите възможности ще зависи преди всичко от мащаба и експлоатационните характеристики на съоръжението, за нуждите на което се използва. Нека разгледаме класическия набор от функции:

производство

• Поддържане на проектни и технологични спецификации на произвежданите стоки или извършените услуги с цел определяне на количеството на необходимите материали и нормите на труд.
• Съставяне на производствени планове.
• Планиране и управление на техническия капацитет на предприятието в различни приближения: от отделни звена до цехове и производствени асоциации.

Финанси

• Оперативно счетоводство, финансово, управленско, данъчно счетоводство и контролинг.
• Управление на активи на предприятието, включително дълготрайни активи, ценни книжа, банкови сметки и др.
• Цялостно планиране на предприятието и контрол на неговите резултати.

Логистика

• Формиране на планови показатели за необходимите обеми материали, суровини, детайли, компоненти в съответствие с производствените планове.
• Управление на доставките и продажбите: отчитане на контрагентите, поддържане на регистър на договорите, управление на веригата на доставки, внедряване на складово планиране и счетоводство.

Персонал

• Управление на процеса по подбор на персонал.
• Оперативен персонал и записи на работното време, поддържане на щатни разписания, изчисляване на заплати.
• Планиране на работната сила.

• Поддържане на планове за продажби.
• Управление на ценообразуването на различни видове пазари, за да се формира адекватна цялостна стратегия за предприятието, прозрачна политика за изчисляване на себестойността на стоките: като се вземат предвид отстъпките и специалните условия за продажба.
• Планиране и контрол на текущите рекламни и маркетингови дейности.

проекти. Докладване

• Предоставяне на богат избор от стандартизирани форми за счетоводна, финансова и управленска отчетност, както и гъвкав механизъм за създаване на такива по поръчка.
• Изготвяне на обща стратегия: поетапно планиране на сроковете, материалните, финансовите и човешките ресурси, необходими за успешното изпълнение.
• Мониторинг на ключови показатели за изпълнение на проекта.

Кои компании могат да използват ERP системи?

На пръв поглед може да изглежда, че системите от този клас са предназначени изключително за мащабни индустрии, тъй като те се характеризират с висока сложност на структурата на ресурсните потоци и процеси от различни видове. Има обаче ситуации, при които използването на класове MRP или MRP II може да не е достатъчно за малко предприятие. Днес на пазара можете да закупите софтуерни продукти с различни възможности. В зависимост от мащаба на предприятието, в което те могат да бъдат ефективно използвани, се разграничават тежки, средни и леки решения.

Що се отнася до непроизводствените организации, ERP клас системите са приложими и за тях. За такива предприятия не е достатъчно широка функционалност. В момента има малки интегрирани или локални разновидности на системи, които могат да отговорят на нуждите на търговски компании или организации, работещи в сектора на услугите. Трябва също да се отбележи, че много разработчици също предлагат специфични за индустрията продукти на своите клиенти.

За методите на класификация

Най-очевидният начин, по който всички ERP системи за управление на предприятието могат да бъдат класифицирани, е мащабът на организацията, в която могат да бъдат приложени. От тази гледна точка, в зависимост от броя на работните места, е обичайно да се идентифицират решения за:

• Големи корпорации (над 10 хиляди души).
• Средни корпорации (от 1 хил. до 10 хил. души).
• Средни предприятия (от 100 до 1 хиляди души).
• Малки предприятия (по-малко от 100 души).

Важна характеристика на систематизацията на такива информационни продукти е функционалността. В зависимост от обема на изпълняваните задачи има следното общоприето разделение на:

• Голям интегриран.
• Средно интегриран.
• Финансови и управленски.
• Местен.

Локалният вариант обикновено е унифициран пакетиран информационен продукт с тесен фокус, който има относително ниска обща цена. Най-често обхваща един или повече блокове в областта на финансите на организацията или нейната счетоводна дейност. Такива системи са подходящи за малки производствени или търговски фирми.

Интегрираните информационни системи, в зависимост от мащаба на целевия обект, могат да бъдат средни и големи. Те обхващат всички бизнес процеси на корпоративните структури, а именно взаимодействие с доставчици и потребители, производство на крайния продукт, потоци от материали и финанси, взаимоотношения с персонала, доставка, съхранение и продажби, изпълнение на проекти и много други.

Съвременен пазар на ERP системи

Всички софтуерни продукти, представени на вътрешния пазар днес, могат да бъдат разделени на две основни категории: руски и вносни. Разликите между тях са не само в мястото на създаване, но и във функционалността.

Мощни западни разработки служат като стандарти за това, което обикновено се нарича ERP-клас системи. Най-ярките примери за това са продукти на SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Всички те могат да се използват върху целеви обекти от всяко ниво, включително много големи. Използването им от руски компании обаче често може да бъде трудно поради възможното възникване на следните проблеми:

• Неподготвеност на предприятията за сериозна реорганизация на съществуващите бизнес процеси. Трудно е да се преувеличи мащабът на подобни промени. Бизнес процесите на системите за управление на чуждестранни предприятия са коренно различни от масово използваните у нас.
• Няма достатъчно специалисти, способни да реализират проекта за въвеждане на внесена ERP система в Русия с необходимото ниво на качество.
• Високата цена на използването на такива решения.

Въпреки общото изоставане от западните аналози, съвременните руски разработки постепенно увеличават своята функционалност. Те са напълно адаптирани към работата на местните предприятия. И те могат да бъдат успешно приложени, ако в конкретен случай не се изисква широко покритие на бизнес процесите, а е достатъчно само да се създаде счетоводство за определени области на дейност с помощта на ERP система. Примери за напреднали вътрешни разработки са продуктите на компаниите 1C и Galaktika.

Поглед към бъдещето - ERP II

Концепцията ERP II, която се появи преди време, е резултат от усъвършенстване на ERP методологията. Планирането и управлението на ресурсите на предприятието остават сред основните задачи тук. Бързото развитие на Интернет обаче, което инициира появата на нова методология, остави своя отпечатък, правейки традиционния бизнес отчасти електронен. ERP II е комбинация от класическа система за управление на предприятието със специфични решения за мрежова търговия.

Сега стана изключително важно да взаимодействате с вашите контрагенти онлайн. Има две важни области за това: и отношенията с клиентите. Вътрешнофирмената информация престава да бъде просто това, излиза във външната среда и се превръща в основа за сътрудничество с други стопански субекти. Новата концепция в случая се формулира като управление на ресурсите и външните връзки на предприятието. В допълнение към идеологическата преориентация, ERP II системите получиха свои собствени технологични характеристики.

Решаване на въпроса за избор на система

Изборът на софтуер от такова ниво е изключително отговорен процес. Неправилното решение по този въпрос, особено за мащабни проекти, може да доведе до значителни времеви и парични разходи при липса на очаквания резултат.

Ефективното внедряване на широкомащабна система, която например трябва да осигури ефективно управление на производствено предприятие, задължително ще изисква реинженеринг на бизнес процесите. Важно е да се предотврати ситуация, при която след приключване на процедурата по изпълнение на програмата тя събира неизползвани данни или не решава необходимите проблеми. Поради тази причина е по-добре да поканите за сътрудничество екип от експерти, доказали се в този въпрос.

Има определен списък от критерии, въз основа на които екипът на проекта, в съгласие с администрацията на целевата компания, може да вземе оптимално, рентабилно решение по въпроса за избора на софтуерен продукт:

• Съответствие на техническите и функционални възможности на системата с основните цели на предприятието.
• Общата цена на притежание трябва да се побере в бюджета, определен за тези цели. В допълнение към разходите за закупуване на системата, това включва оперативни и други видове непреки разходи.
• Внедрената информационна система от клас ERP трябва да отговаря на всички общоприети технически изисквания, което означава да бъде мащабируема, надеждна, устойчива на възможни повреди, да има антивирусна и антихакерска защита.
• Доставчикът трябва да гарантира последваща поддръжка и поддръжка на инсталирания софтуер.

Процесът на внедряване на ERP клас системи

Внедряването на ERP системи в предприятията съпътства прилагането на едноименни стратегии. Тази процедура, в зависимост от мащаба на целевия обект, обикновено продължава от няколко седмици до няколко години. Една организация може да извърши внедряването сама или да използва помощта на фирми, специализирани в това. Могат да се разграничат основните етапи на този процес:

1. Първична организация. Тук е необходимо да се определят стратегически цели, задачи и да се посочи очакваният ефект от изпълнението за конкретна организация. Въз основа на тези данни ще бъде възможно да се изготви технически план за проекта.
2. Разработване на проекта. На този етап се извършва анализ на текущите дейности на организацията: нейната стратегия за промоция, бизнес процеси. Въз основа на неговите резултати се изгражда системен модел и се правят съответните пояснения към работния план.
3. Изпълнение на проекта. Тъй като правилата за провеждане на бизнес процеси се диктуват от внедрената ERP система, тук те се трансформират в съответствие с унифицирани изисквания. При необходимост се разработват отчетни форми и алгоритми за прехвърляне на данни от използвани преди това счетоводни програми. Ако на предишните етапи се установи, че системните функции за обекта са недостатъчни, той се подобрява. Накрая се провежда обучение на потребителите и предварително тестване.
4. Въвеждане в експлоатация. По време на употреба възможните грешки и неизправности се идентифицират и отстраняват.

Системата за управление от клас ERP днес не е просто копие на скъп софтуер, инсталиран на всички компютри в една организация, но и основната движеща сила на една обещаваща бизнес стратегия. Изборът му трябва да се извършва въз основа на съществуващите нужди и възможности на целевия обект. По-нататъшният успех на целия бизнес като цяло зависи от правилността на взетото решение и изпълнението на последващите стъпки за изпълнение.

“1C:ERP Enterprise Management 2” е модерно софтуерно решение за изграждане на автоматизирани системи за управление на дейността на предприятия и фирми. Ниската цена на притежание и възможността за получаване на значителен икономически ефект насърчават предприятията да го използват. Но необходимостта от внедряване на автоматизирани системи за управление понякога предизвиква безпокойство сред ръководството на компанията. Добре е, ако компанията разполага с опитни специалисти, които вече са внедрили ERP на предишни работни места или имат опит в използването му. Но те все още са малко на пазара на труда. Следователно мениджърите, които решават проблемите на повишаване на ефективността на дейността на компанията и чиито интереси са пряко засегнати от автоматизацията на системите за управление, си задават въпроси: как да подходят към внедряването и как да разбират сложна „компютърна играчка“?

На първо място, трябва да разберете, че внедряването на автоматизирана система за управление на ERP на платформата 1C е, макар и технически и организационно сложно, но все пак ПРОЕКТ, тоест общите канони за управление на проекти са приложими към него. Какви са неговите характеристики?
Първо, обектът на автоматизация е системата за управление на предприятието - това е нещо виртуално, тъй като се състои от инструкции, стандарти, стандарти, регламенти, както и опит на персонала. Това усложнява всичко в проекта – планиране, моделиране, изпълнение, управление на проекта.

Второ, внедряването на ERP е сложна симбиоза от хора и информационни технологии и успехът на проекта зависи повече от човешкия фактор, отколкото от техническия компонент. Но ако имате успешно предприятие, ако сте довели производството си до нивото на международните стандарти, можете да се справите с внедряването на 1C:ERP!

В същото време, за да бъде успешно реализиран проектът за внедряване на 1C:ERP, трябва да се разбере неговата специфика преди началото на работата.
Концепцията за ERP буквално означава система за планиране на ресурсите на компанията. Компонентите му са предназначени както за автоматизиране на ежедневните операции на вътрешните бизнес процеси, така и за подпомагане на взаимодействието с бизнес контрагентите, за подпомагане на висшето ръководство и собствениците на компанията. Системата 1C:ERP помага при формулирането и прилагането на стратегията на компанията.

Нека се обърнем към изображенията и да си представим система за поддържане на живота в трудните условия на „космическото пространство на големия бизнес“. Всички системи работят като часовник. Но това не е достатъчно. Ръководният монитор трябва редовно да получава информация за текущото състояние на бизнеса и отклонения от стратегическата посока на движение. Препоръчително е да решавате повечето незначителни проблеми автоматично „на място“ и да не натоварвате мениджъра с това, т.е. освободи го от текущи проблеми.

Тогава собственикът ще има възможност да се концентрира само върху формирането на стратегията за развитие на компанията и да следи напредъка на нейното изпълнение. Това показва колко важни са интегрираните системи за управление за управлението на компанията.

Да преминем към изпълнителния екип, тъй като често участниците в проекта предизвикват най-голяма загриженост за ръководството. Ето защо основното изискване към компанията, изпълняваща проекта, е да има успешен опит в внедряването на 1C:ERP, за предпочитане експертни познания в предметната област на работата на клиента.

Най-добрият вариант е, ако изпълнителят разполага с опитен проектен екип. Преди началото на проекта можете да поискате автобиографиите на тези специалисти и, ако е необходимо, да ги интервюирате.

Опитни специалисти, реализирали няколко проекта, ще могат да идентифицират, класифицират и решават проблеми много по-бързо от „техния“ специалист, работещ в съществуващи бизнес процеси. Нуждата от специалисти при внедряването на ERP системите е максимална, а на етапите на индустриална експлоатация вече е сведена до ниво случайна работа.

Двигатели на успешен проект
Участие в проекта на първия мениджър

Ако главният изпълнителен директор на предприятието участва активно в подготовката и внедряването на 1C: ERP внедряването, тогава той осигурява създаването на условия за постигане на стратегически цели и мотивира персонала и екипа на проекта за успех.

Пренебрегването на участието на първия мениджър в стартирането на ERP може да бъде един от важните проблеми, възникнали по време на процеса на внедряване. Това изглежда като оттегляне на ръководството от вземането на ключови решения по проекта. И поради това на проектната група липсва авторитет, участниците или не искат да поемат отговорност, или решават проблемите с организирането на работа изключително в интерес на „своя“ отдел, стратегическите цели са замъглени.

Сформиране, организация на работа и мотивация на екипа по проекта

Ето пример за типична структура на екипа по проекта.

Екипът на проекта може да се състои от работни групи, формирани според бизнес направленията, състоящи се както от специалисти от изпълнителя, така и от отговорни служители на клиента. Управлява екипа на проекта, като например борд за управление на промените.

Обикновено председателят на борда е собственикът на бизнеса или така нареченият спонсор на проекта - висш топ мениджър, мениджър на ресурси. Работните групи се ръководят от преки ръководители. Функционалните потребители и ИТ специалистите са поканени в работни групи от страна на клиента.

Ако се установят работни отношения на доверие между специалистите на изпълнителя и функционалните потребители на системата, тогава участниците в проекта ще могат да се справят с всички трудности, да разберат причините за грешките и да ги отстранят. Ако служителите на клиента не са мотивирани да участват в изпълнението, тогава взаимодействието може да се сведе до откриване на грешки в работата на специалистите на изпълнителя и саботиране на тяхната корекция, хвърляйки задачи един на друг в търсене на „последна инстанция“.

Професионализъм на ръководителя на проекти

В проект за внедряване на 1C: ERP ефективният мениджър на проекти (PM) е един от основните фактори за успех. Неговата задача е да постига резултати, като организира работата на другите хора. Това се отнася особено за ръководителя на проекта от страна на клиента. При избора му предлагам на клиента:

Използвайте вътрешен ресурс - изберете служител, който вече е реализирал един от вашите проекти благодарение на своята енергия и организационни умения;

Потърсете на пазара ръководител на проекти с опит (или внедряване на подобна система).

Тъй като проектът за внедряване на ERP системи е технологично сложен, задачата на РП е да сформира проектен екип от технически подготвени хора, на които има доверие. Между другото, много зависи от личността на ръководителя на проекта, способността му да обедини и организира екипа на проекта.

Избор на подходяща фирма за внедряване

За да не направите грешка по този въпрос, съветвам ви да обърнете внимание на опита на кандидата в проекта. За това трябва:

Разберете броя и състоянието на реализираните проекти, включително във вашия бранш;
. прочетете прегледи на компании, в които подобни внедрявания са извършени от кандидата;
. преглед на автобиографиите на членовете на екипа по проекта от потенциално изпълняващата се компания;
. обсъдете възможността за личен разговор с всеки специалист;
. проверява наличието на документирана система за управление на качеството.

Трябва да се вземе предвид още един нюанс. Тъй като проектът за внедряване на 1C:ERP включва тясно взаимодействие и буквално интегриране на специалистите на изпълнителя в проблемите на клиента, въпросът за доверието в екипа от изпълнители е много важен.

Внедряването на ERP системи ще изисква задълбочено проучване на бизнес процесите в предприятието, познаване на документооборота, счетоводната и данъчна документация и икономиката на предприятието. Днес има голям избор от различни ERP системи за малки и средни предприятия. Системите се различават една от друга не само по функционалност и цена на внедряване, но и по способността за бързо адаптиране към промените в бизнес процесите в предприятието. Някои системи се модифицират бързо - в рамките на няколко дни, на други ще са необходими няколко месеца.

Характеристики на внедряване на ERP системи

При избора на специализиран софтуер е необходимо да се определи колко ефективно тази система може да автоматизира възможно най-много всички бизнес процеси в предприятието. Трябва да се помни: скъпото не означава ефективно и обратното.

Когато избирате конкретна ERP система, трябва да решите как ще се съхранява съществуващата база данни в системата. Голямо количество данни може да не се побере на обикновен офис компютър, затова се препоръчва да помислите как да свържете и конфигурирате сървъра и необходимото оборудване, обединявайки всички включени компютри в една локална мрежа. Трябва също да помислите за антивирусна защита на системата и защита срещу неразрешено използване и кражба на информация.

Положителни аспекти на внедряването на ERP системи

Внедряването на ERP системи в едно предприятие ще автоматизира бизнес процесите в предприятието. Навременното попълване на суровини и контрол на запасите и ресурсите в предприятието ще повиши ефективността и обема на производството. Контролът на производството на продукта и разходите на всеки етап допринася за ефективно ценообразуване.

Автоматизираното въвеждане на данни в системата, обменът на данни между отделите в реално време ще намали времето, изразходвано за генериране на счетоводни и данъчни отчети, анализиране и планиране на по-нататъшното развитие на предприятието и ще намали вероятността от грешки при въвеждане на данни.

ERP системата позволява на всеки потребител да зададе собствено ниво на достъп до информацията. Данните може да са само за четене за някои потребители и само за въвеждане за други. Автоматичното попълване на някои формуляри ще помогне да се избегне тавтологията. Много ERP системи лесно се интегрират с други бази данни и софтуерни продукти в предприятието.

Отрицателни страни при внедряването на ERP системи

Внедряването на ERP системи в едно предприятие е доста интензивен и технически сложен процес, поради което отнема дълъг период от време. По правило това ще отнеме от няколко месеца до три години. Обикновено разходите за внедряване на ERP системи се възстановяват благодарение на икономическия ефект.

Чуждите ERP системи имат богата функционалност и лесно се адаптират към спецификата на правене на бизнес в предприятието. В такива системи се появяват капани по време на внедряването. Някои характеристики на програмата за проектиране и разработка на продукта може да не отговарят на приетите стандарти GOST в предприятието. Производствените процеси могат да бъдат доста сложни и структурирани по такъв начин, че системата да няма време да подготви цялата необходима техническа документация за целия продукт по време на процеса на проектиране. В този случай производството може да започне паралелно с проектирането само за индивидуални готови дизайни на части. Много често проектирането се извършва от специализирани CAD-CAM програми, които не са интегрирани в повечето чужди ERP решения. А въвеждането на едни и същи данни в две системи е нерационално. За решаване на такива проблеми се препоръчва да се поръчат специализирани решения в съответствие със структурата на технологичните процеси.

Оценка на ефективността на внедряването на ERP система

От ефективността на внедряването на ERP система зависи благосъстоянието и успешното развитие на бизнеса. За оценка на ефективността на внедряването на системата се използват индикаторът за възвръщаемост на инвестицията и анализ на разходите и ползите. За да се определи оптималният вариант на проекта, е необходимо да се сравнят ползите от внедряването на системата и разходите за нейното внедряване. Невъзможно е да се вземе решение въз основа само на една опция за ERP решение.