Състояние и развитие на облачно базираните редакции в публичния сектор. Облачни технологии и техните възможности в областта на автоматизацията на документооборота Облачен документооборот

Разговорите за управление на документи чрез облачни ИТ модели започнаха преди около пет години, когато започнаха да се появяват първите оферти на пазара. В този момент много експерти казаха, че именно посоката на EDMS може да стане един от лидерите сред различните видове корпоративни приложни системи по отношение на използването на облачни услуги, но бързо стана ясно, че тези прогнози не се сбъдват. Тук, разбира се, имаше известен напредък, но изобщо не толкова бърз, колкото се виждаше първоначално.

Какво е сегашното състояние на използването на облачни системи за управление на документи? Какви са тенденциите, какви са предизвикателствата и как се справят с тях? За отговор на тези въпроси се обърнахме към експерти – разработчици и потребители на EDMS/ECM инструменти.

Облачни модели на използване на EDMS

Cloud computing е общо понятие, което предполага, че клиентът в една или друга степен и в определени формати използва определени изчислителни ресурси на ИТ доставчика на лизинг. Тази формулировка показва, че нивото на облачност на ИТ системите може да варира в доста значителен диапазон и това ниво често не се определя от нито една характеристика, а е многопараметрично.

Вероятно тази многопараметричност е особено характерна за областта на документооборота. В крайна сметка тук могат да се използват различни опции за облачни модели, например SaaS (готови облачни услуги, за които облачните доставчици са изцяло отговорни) или поставяне на традиционни локални решения в облачна IaaS инфраструктура (тогава доставчикът е отговорен за инфраструктурата, но не и за самото софтуерно решение). Възможни са и хибридни схеми, когато EDMS решението се внедрява на място на клиента, а облакът се използва като хранилище на документи. И така, какво разбираме под определението „облачен EDMS“ или „документопоток в облака“, кои модели са най-търсени на пазара?

Маркетинг директорът на DIRECTUM Василий Бабинцев потвърждава търсенето сред клиентите на различни облачни опции, основната от които е SaaS решение в публични и частни облаци. Според него клиентите обмислят както IaaS решения в частен облак, базиран на конвенционална локална система, така и хибридни схеми с премахване на някои бизнес функции извън облака (като сканиране и разпознаване на документи, изготвяне на сложни отчети, обмен на документи с контрагенти, дългосрочно съхранение на документи). Отделно той отбелязва, че като част от внедряването на облачни модели доставчиците на EDMS могат да използват партньорства с доставчици на услуги, но все още не се вижда широко търсене на EDMS решения чрез доставчици.

Мениджърът за бизнес развитие на DoxVision Алексей Рождественски смята, че е по-правилно терминът „облачен EDMS“ да се разбира като SaaS модел, който в сравнение с традиционната локална опция фундаментално променя връзката между потребител и доставчик, включително внедряването и експлоатацията на системата. В този случай облачният EDMS става по-скоро като онлайн версия на пакетно абонаментно решение, което не изисква инсталация, конфигурация, продължително обучение или поддръжка. Да, отбелязва той, клиентите понякога прехвърлят onpremis решението в облачната инфраструктура, но това практически няма ефект върху принципите на работа със самата EDMS. Доставчици на SaaS решения могат да бъдат както доставчици, така и техни партньори, като възможностите за тяхното взаимодействие могат да бъдат различни. Най-често доставчикът на облак днес са традиционни партньори за внедряване, които се фокусират върху кутийни версии на EDMS, а не върху сложни персонализирани проекти.

Като се има предвид разнообразието от обхват на EDMS приложенията и фактът, че пазарът на облачни EDMS все още е в етап на формиране, доставчиците трябва да са готови да работят с различни модели в зависимост от нуждите на клиента, е сигурен Иля Ипатов, водещ консултант в InterTrust. Според него основната посока все още е опцията SaaS, когато продуктът се намира на външни ресурси (в частен или публичен облак) и се използва чрез уеб интерфейс или дебел клиент, инсталиран на работното място на потребителя. Потребителят трябва само да премине през идентификация и да започне работа със своето копие на системата - в конфигурацията, която е поръчал. Той може да конфигурира системата самостоятелно или с помощта на специалисти на доставчика. Основното предимство на опцията SaaS, според Иля Ипатов, е, че по същество автоматично решава всички аспекти на мащабирането на системата (увеличаване на капацитета, осигуряване на допълнително дисково пространство или свързване на нови потребители), като същевременно не е необходимо да се сключва нов договор и изчакайте предоставянето на лицензи от доставчика - в облака За това има прости настройки за системата за таксуване.

Той отбеляза, че днес малко руски разработчици на EDMS могат да създадат свой собствен център за данни, за да внедрят SaaS услуга. Обикновено продавачът самостоятелно намира и наема капацитет на центъра за данни и след това продължава да рекламира и продава услуги и да копира системата. Но в същото време собственикът на център за данни може да стане партньор - тогава, след обучение на своя персонал, центърът за данни действа като доставчик на услуги, продавайки решение от даден доставчик и може би няколко продукта от различни разработчици. Според Иля Ипатов моделът изглежда доста обещаващ, когато доставчикът използва ресурсите на външен център за данни, но преди да внедри системата, провежда специално проучване на клиента на своя уебсайт. В допълнение, клиентът може да бъде и доставчик на EDMS в облака, ако създаде частен облак и впоследствие предоставя услугата на собствените си дъщерни дружества или външни организации.

Дмитрий Шмайлов, ръководител на отдела за развитие на ECM решения в ELAR, е съгласен, че концепцията за „облачни EDMS“ все още се свързва предимно със SaaS и смята, че ключовата иновация на облачните схеми е аутсорсингът на самите системи за управление на документи. „Днес този подход намира все повече и повече разбиране и приемане от страна на бизнеса, главно поради перспективата за намаляване на разходите въз основа на критерия за обща цена на притежание“, казва той. „На руския пазар има ИТ компании, които имат опит да осигурят безопасна и надеждна услуга; в повечето случаи доставчиците на такива решения са интегратори, които обикновено работят в тясно сътрудничество с доставчици и разполагат с набор от услуги, от които клиентът се нуждае. ” Експертът отбелязва, че внедряването на хибридна схема и интегрирането на облачна услуга с локална архитектура може да се превърне в алтернатива за онези клиенти, които искат да оставят последната дума за себе си. Обещаващ вариант също е използването на облака като електронно хранилище. Но изборът на модел на внедряване обикновено зависи от CIO и услугата за информационна сигурност на предприятието.

Текущото състояние на нещата с използването на облачни EDMS

Колко популярни са облаците сред клиентите днес? Съдейки по отговорите на нашите експерти, тази посока е по-скоро в началната фаза на формиране, но има все по-стабилен ръст на дела на облака на пазара на EDMS.

Алексей Рождественски говори за това по-специално: „Пазарът на облачни EDMS в Русия все още е в начален стадий и днес има много малко играчи на него. Това се дължи на факта, че все още има много малко търсене от страна на клиентите на такива решения; много гледат само на облаците и най-много правят малки пилотни проекти там; все още не се говори за големи внедрявания на облак. Ако говорим за тенденции, бих отбелязал, че облакът започва да се приема сериозно, нашите клиенти все по-често искат да изготвим изчисление на разходите за наемане на облачна инфраструктура за техните проекти. Според него сега облачните решения са от интерес предимно за търговски компании, които нямат строги изисквания за сигурност, като например в публичния сектор, и които по време на криза трябва да оптимизират разходите си възможно най-много, без да губят ефективност.

Василий Бабинцев подчертава, че при внедряването на EDMS проекти клиентите се ръководят предимно от въпросите на икономическата ефективност, като в същото време показват разбираема предпазливост по отношение на новите идеи. Той цитира данни от проучване, проведено от неговата компания сред клиенти през 2014–2016 г.: най-голям интерес към SaaS моделите проявяват представители на сектора на малкия и среден бизнес и московски организации (няма значение дали използват EDMS или не). Предприятията, които вече имат EDMS, са по-консервативни, когато става въпрос за промяна на архитектурата и предпочитат да останат в модела на място. Големите фирми обмислят използването на SaaS, когато свързват нови бизнес функции. Всички компании, независимо от категорията и размера, все още се притесняват да прехвърлят част от своите бизнес процеси навън (публични облаци), особено във финансовия сектор. Но малките предприятия, поради ограниченията в ИТ инфраструктурата, в някои случаи налагат прехода към облачен обмен на електронни документи с бизнес контрагенти. Тези големи клиенти, които използват облачни услуги, все още съхраняват документи в своите затворени корпоративни системи.

Дмитрий Шмайлов дава по-оптимистична оценка: „В Русия много компании преминават към облака“. В същото време той потвърждава, че малките и средни клиенти правят това по-активно; Тенденцията за включване на облачни услуги в ИТ стратегията на големия бизнес и държавните агенции се забелязва едва напоследък.

Има обаче и други гледни точки. „Вярваме, че големите и средните предприятия не са готови за класическия облачен EDMS модел“, казва Виктор Вайнщайн, главен изпълнителен директор на Business Logic (IT Group). - Класическата реализация на модерна EDMS първоначално е облачно решение; частният облак, в който се намира, „живее“ с клиента в неговия център за данни. От технологична гледна точка облачно решение означава, че то се мащабира с помощта на облачния модел чрез добавяне на изчислителна мощност и системи за съхранение. Що се отнася до малките компании, те всъщност не се нуждаят от специализирана EDMS, дори и от облачна, в момента. Според мен малките предприятия ще обърнат внимание на специализираните EDMS (облак), ако имат вградена функционалност за правно значим документооборот, включително, разбира се, електронен подпис. Сега в сегмента на големия бизнес няма нужда от базирани на облак EDMS, а времето за малкия бизнес все още не е дошло.”

Какво привлича клиентите в облака?

Според нашите експерти основната привлекателност на облачните EDMS за клиентите е способността да се намалят общите разходи за притежание. Въпреки че е вероятно тази идея за предимствата на облаците да не е напълно правилна и това създава определени проблеми, тъй като реалността не винаги отговаря на очакванията. Всъщност е много важно компаниите ясно да разбират предимствата и недостатъците на новите модели, за да не направят грешен избор при избора на опцията за автоматизация, от която се нуждаят.

Ръководителят на отдела на Финансовия университет към правителството на Руската федерация Владимир Соловьов сред възможните предимства на облаците вижда преди всичко финансовия компонент: „Основният двигател на прехвърлянето към облака е икономическата осъществимост. Тоест облачният документооборот като заместител на локалния може да се разглежда или ако закупуването на облачна услуга ще бъде по-евтино от внедряването й в инфраструктурата на организацията, или ако при сравнима цена производителността на работниците се увеличава, например чрез намаляване на EDMS престой или чрез увеличаване на скоростта му работа. Изобщо не е очевидно, че облачната опция е по-евтина... Всъщност, затова имаме EDMS за 1300 потребители, разположени в университета. Но ако облачната опция беше поне четири пъти по-евтина, тогава, разбира се, бих гласувал за облака.“

Алексей Рождественски формулира три облачни предимства, с които всички експерти са съгласни: 1) намаляване на разходите за закупуване и поддръжка на оборудване; 2) по-гъвкава ИТ инфраструктура, която може бързо да се променя, за да отговаря на нуждите на бизнеса по всяко време; 3) гаранция за сигурно съхранение на данни, предоставена от доставчика (бекъп, системи за сигурност и др.).

Изяснявайки тези тези, Дмитрий Шмайлов подчертава, че облачните решения определено осигуряват намаляване на капиталовите разходи и по-гарантиран успешен резултат при внедряване на EDMS. Що се отнася до оперативните разходи, отговорът не е толкова ясно положителен и във всеки случай е необходимо да се вземат предвид не само чисто финансовите разходи, но и качествената печалба за клиента. По-специално спестяването на пари може да бъде постигнато чрез плащане само за използваните ресурси и своевременно придобиване на капацитет за конкретни задачи. Качествените подобрения могат да бъдат свързани с гарантиране на безопасността на документите и сигурен достъп до тях. Едва сега руските клиенти започват да осъзнават други, може би по-важни предимства на облаците, като поддържане на мобилността на съвременния бизнес чрез гъвкавостта и мащабируемостта на облачните решения (свързване на необходимия брой потребители, териториална и времева независимост). Предимствата на облачния документооборот, използващ модела SaaS, включват също предоставянето от страна на доставчика на устойчиво на грешки решение, унифицирано управление на версиите за потребителите и в резултат на това стандартизиране на документооборота и работа в интерфейс, който е разбираем за участниците.

Минимизирането на капиталовите разходи е особено интересно за малките и средни компании, които по правило нямат собствена ИТ инфраструктура и големи бюджети за закупуване и внедряване на софтуер, но има ограничения за разширяване на ИТ услугите, отбелязва Василий Бабинцев . В същото време те имат възможност да получат достъп до решения на корпоративно ниво, които преди това бяха практически недостъпни за тях (по отношение на цена и сложност на внедряване). Големите клиенти, според него, са привлечени от облаците от възможността да изпробват нови процеси. Облачните услуги ви позволяват, без да променяте текущата архитектура, да тествате нови бизнес решения на ECM системи и, ако се окажат удобни и ефективни, да ги внедрите във вашата инфраструктура. Ако новите процеси са свързани с работа с външни изпълнители, тогава такива бизнес решения от край до край могат да се задържат на ниво облак, докато настоящите потребители няма да забележат това, продължавайки да работят в интерфейса на познатата ECM система.

Клиентите обаче трябва да имат предвид проблемните аспекти на облачните EDMS. Говорейки за това, Иля Ипатов обръща внимание на факта, че възможността за персонализиране на облачно решение е значително по-малка, отколкото в случая на традиционни проекти за внедряване, когато могат да бъдат изпълнени почти всякакви изисквания на клиента. Уникалните подобрения в облачно решение са практически невъзможни - ще струва твърде много. Но за базирана в облака EDMS няма нужда да наемате администратори. „Целевата аудитория на облачните EDMS е среден и малък бизнес, както и държавни организации на общинско ниво“, смята той. - Тази категория клиенти е готова да се примири с някои ограничения във функционалността, за да получи минималната цена на услугите. Но големите клиенти обикновено се интересуват от това да гарантират, че функционалността на EDMS е възможно най-широка и в същото време отговаря на уникалните изисквания и традиции на документооборота, които са се развили в организацията. Едва ли е възможно да се приложи този подход в облаците.

Какво пречи и какво помага на доставчиците и клиентите да внедрят облачни EDMS

Самото създаване на облачно базирана EDMS не създава технически проблеми, казват експерти. Вече съществуващите локални решения са добре прехвърлени в облака и това обикновено е достатъчно, за да отговори на днешните нужди на клиентите, въпреки че тогава все още трябва да оптимизирате системната архитектура за облачната опция.

Но, както отбелязва Дмитрий Шмайлов, сериозен въпрос за доставчиците е, че те или трябва да станат доставчици, или да се научат да си сътрудничат с доставчиците; основните задачи са да се осигури устойчивост на бедствия на предложените решения, непрекъснатост на достъпа до услугата и съответствие с нивото на качество на услугите според изискванията на клиента. Също така, от регулаторна гледна точка, като се вземат предвид постоянно променящите се икономически и политически условия, важна роля се дава на желанията за разполагане на центрове за данни в Русия и спазването на изискванията за поверителност.

Необходими са и нови формати за формализиране на договорните отношения с клиента. „Създадохме нов организационен модел за бързи продажби от първия контакт с потребителя до фактуриране и автоматично създаване на облачна инстанция на EDMS. Тоест преминаха нормативно към модела на договор за присъединяване (оферта)“, казва Василий Бабинцев. - В този случай процесът протича по електронен път, клиентът започва работа в системата в деня на кандидатстване. Вярно е, че си струва да се признае, че не всички клиенти са готови да работят безхартиено, но това е въпрос на време.

Основният проблем по пътя на облаците е недоверието на клиентите. Разбира се, вече няма рязко негативно отношение към облаците, както беше само преди няколко години, но повечето компании все още са предпазливи, а понякога и явно прекалени. „Въпреки факта, че напоследък много проблеми със сигурността бяха премахнати и доставчиците участват в редовни одити и инспекции, за да потвърдят съответствието с изискванията на стандартите и законодателството, техническата и психологическа съпротива не е напълно премахната“, обяснява Василий Бабинцев. - Един от аргументите е пълната зависимост от интернет доставчиците (и тук трябва да признаем, че ще е необходимо да се разположат резервни комуникационни канали). Понякога се сблъскваме и с неподготвеността на отделни ИТ специалисти, които са предубедени към технологиите, появяващи се на пазара, и дори явните предимства в рентабилността не винаги могат да променят техните приоритети за сигурност. Той обаче признава, че подобни проблеми са чисто технически аргумент срещу облачните решения поради факта, че ИТ инфраструктурата на компанията клиент съдържа специфични настройки за сигурност. Например, клиентите могат да използват прокси сървъри с много ограничения, а някои облачни приложения поддържат специфични протоколи и не могат да работят с всички видове прокси сървъри. Освен това инструментите за наблюдение на трафика и течовете въвеждат значителни забавяния в облачните приложения, намалявайки производителността и в някои случаи ги правят неизползваеми.

Компаниите са изправени пред дилема: да изоставят облака или да адаптират собствената си ИТ инфраструктура към изискванията на облачните доставчици. По същия начин клиентите трябва да приемат или да не приемат стандартните условия на SLA (гарантирана наличност на услугата, време за работа по график, информация за резервно съхранение на информация и др.). Този въпрос възниква например в случаите, когато съществуващото SLA не е подходящо за клиентите и специалните условия ще струват много повече, което затруднява започването на работа. Но, според Василий Бабинцев, практиката показва, че много проблеми са напълно разрешими; доставчиците на облачни системи и клиентите се придвижват един към друг, опитвайки се да приближат изискванията възможно най-близо и да развиват обща инфраструктура.

Алексей Рождественски е убеден, че за да се премахне недоверието в облачните EDMS, индустрията трябва да натрупа критична маса от облачни проекти, демонстрирайки тяхната надеждност и сигурност. В същото време той отбелязва, че въпросът за нестабилността на комуникационните канали все още е актуален, поради което може да има трудности с достъпа до облака.

В разговорите за използването на облаци обаче често се чува идеята, че при преминаване от локален модел към облак основният проблем не е просто прехвърлянето на някои ИТ функции към аутсорсинг, а необходимостта от вътрешна трансформация на самата компания. Според Иля Ипатов, преди да аутсорсне документооборот или съхранение на данни, клиентът трябва да въведе ред в своите бизнес процеси и регулации. В същото време, за да използва облака, той често трябва да изостави собствените си уникални „изобретения“ (за организиране на бизнес процеси) в полза на някои стандартни схеми. „Един от основните проблеми е, че клиент с дълбоко персонализиран EDMS не е готов да се откаже от обичайните модели на работа, за да намали разходите за притежание. Следователно облачните EDMS услуги ще бъдат по-търсени от нови клиенти, които внедряват електронно управление на документи от нулата“, казва той.

Същата идея е изразена от Дмитрий Шмайлов: „Промяната на бизнес процесите, свързани с прехода към облачно управление на документи, включва работа по организационни промени - както показва практиката, всякакви трансформации в бизнес процесите срещат съпротива в компанията от ИТ потребителите. Изпълнителят трябва не само да разработи оптимална стратегия за прехвърляне на документооборот към облачна услуга, но и да поеме отговорност за нейното внедряване.“

Проблемът с доверието в облачните EDMS е пряко свързан с увеличаването на доверието в конкретни доставчици, уверен е Владимир Соловьов: „Въпросът какво ще се случи, ако доставчикът загуби всички данни, остава актуален поради факта, че доставчиците на облачно управление на документи не са сравними в мащаб на Microsoft, AWS, Google "

„Има много малко чисто технически проблеми при мигриране към облачно ниво, ако преходът е към подобна система, а в случай на мигриране към нова система няма повече проблеми, отколкото при всяка локална миграция“, казва Сергей Авдалян, независим експерт с богат опит като ИТ мениджър - услуги от страна на клиента. - Основните техники за прехвърляне на данни са съвсем стандартни и не представляват особени затруднения за специалистите на ниво системни администратори и администратори на бази данни. Много повече проблеми се крият в областта на организационните, регулаторните и сигурността. Много мениджъри, особено в руски компании, открито не се доверяват на съхраняването на основните основни данни на компанията за клиенти, продукти, услуги, технологии, ноу-хау (които по същество представляват стойността на предприятието) на трети страни, осъзнавайки, че рисковете от загуба и изтичане на тези данни могат да бъдат последната стъпка към унищожаването на бизнес.

Типични погрешни схващания на клиентите (според доставчиците) относно облачните EDMS услуги

· облачните EDMS са със силно намалена функционалност, трудно е да се адаптират към изискванията на клиента и да се интегрират със съществуващи локални решения (главно в сравнение с безплатните потребителски облачни услуги, въпреки че корпоративният облачен софтуер за управление на документи съдържа мощна функционалност, която вече е в кутията);

· недостатъчно ниво на защита на информацията при работа в облака, възможни са течове (това изисква сериозна работа за обясняване на принципите на функциониране на облачния софтуер и анализ на опита от използването му);

· цялостното използване на модела SaaS е по-скъпо от локалната опция (клиентите често забравят да вземат предвид всички компоненти в цената на локалните решения, например собствеността върху инфраструктурния софтуер и необходимостта да имат своя собствени платени IT специалисти);

· облачните технологии не могат да се използват в държавни организации (те забравят за комуналния, ведомствен облачен модел).

Няма съмнение, че облачните технологии променят бизнеса. Малките компании ценят възможността да съхраняват документи в облака и да ги управляват удобно, докато големите бизнес играчи ценят възможността да спестят пари за закупуване и поддържане на собствена инфраструктура за съхранение на данни.

Какво ни предлагат облаците

Най-важните - съхранение в облака. Цифровите документи са винаги достъпни от всяка точка на света и не заемат място в офиса под формата на файлове. Някои облачни услуги ви позволяват да съхранявате файлове и документи без ограничения в размера. Има и услуги, които предоставят достъп до различни облаци през един портал, т.е. При достъп до данни няма да забележите, че преминавате от сървър на сървър.

Организиране на сътрудничество с данни. Това е един от най-важните аспекти на работата в облака. Всеки служител има достъп до услугите от всяко устройство, което позволява подобрено сътрудничество по проект, намаляване на времето, прекарано в работа и безкрайна кореспонденция по имейл. Що се отнася до сигурността на данните, документите могат да бъдат защитени с парола или да бъдат настроени да бъдат изтрити след определен период от време (няколко минути, часове или дни).

Нова тенденция - облачен CRM, ERP иECM-системи. Този вид локална система се използва в почти всяка компания, независимо от нейния размер. Те разполагат с всички предимства на облачното съхранение и сътрудничество, като в същото време имат единна структурирана база данни за съхранение на информация. Предимствата на облачната система са, че винаги имате достъп до важни данни. В същото време сте защитени от загуба на данни, ако вашият вътрешен сървър внезапно се повреди.

Няма нужда да разполагате сървъри директно в офиса. Можеш да използваш услуги на трета компания, който ще ви предостави пълна компютърна инфраструктура: сървъри, системи за съхранение на данни, мрежово оборудване, както и софтуер за управление на тези ресурси. Контролът и управлението на инфраструктурата остават при доставчика, което ви позволява да спестите пари за поддръжка на оборудването.

В случай на повреда на системата винаги ще имате план за възстановяване след бедствие. Компаниите, които съхраняват информацията си на ресурси на трети страни, не трябва да се притесняват от загуба на тази информация в случай на пожар или природно бедствие (наводнение и др.), т.к. всички необходими данни могат да бъдат получени чрез интернет.

Когато се оценяват възможностите на новите технологии, е необходимо да се разгледат критично потенциалните рискове:

● Вашите данни са в ръцете на трети страни, така че преди да изберете доставчик, трябва внимателно да проверите проблема със сигурността.

● Доставчиците на облачни услуги се появяват бързо и изчезват също толкова бързо. В този случай съществува риск от загуба на всички данни. Ще го избегнете, ако имате няколко резервни копия.

● Надеждна и висококачествена интернет връзка. Ако има проблеми с комуникацията, ще трябва да работите с хартиени документи (или локални копия).

● Повишените разходи също могат да бъдат изненада, ако процесът на миграция в облак не е бил внимателно планиран. Необходимо е да се вземе предвид мащабируемостта на системата за в бъдеще и в същото време да остане в рамките на бюджета.

● Може също да срещнете различни федерални закони за съхранение на данни, ако вашето облачно хранилище се намира физически в друга държава. Трябва да знаете в коя държава се намира вашата информация.

Недоверието към облаците е свързано предимно с проблеми със сигурността. Струва си да се отбележи, че някои доставчици позволяват на компаниите да използват вашите ключове за криптиране. Можете също така да шифровате файлове, преди да ги прехвърлите в облачно хранилище. Шифроването ще гарантира, че само оторизирани потребители имат достъп до поверителна информация. Освен това:

● Повечето доставчици защитават информацията, използвайки AES с дължина на ключовете от 128 или 256 бита.

● Облачните доставчици винаги архивират данните, което гарантира безопасността на файловете, дори ако не са били достъпвани известно време.

● Облачното съхранение е добре защитено и пази вашите данни в безопасност, докато външен твърд диск или USB устройства, съдържащи информация, могат лесно да бъдат откраднати.

Защо облаци?

Отговорът на този въпрос е прост: най-големият фактор при мигрирането към облака е лекотата на използване на инфраструктурата и спестяването на разходи*.

*Според AIIM. В анкетата участваха 362 респонденти, като можеха да бъдат избрани до 3 отговора.

Хибридни облаци и бъдещето

Много експерти в тази област на пазара виждат бъдещето в хибридните облаци, имайки предвид сигурността на споделянето на информация. В хибриден облак ИТ ресурсите са комбинирани: част от тях се намират във вътрешния (частен) облак на организацията, а други са в публичния облак, който се предоставя от търговски доставчик. По този начин се увеличава броят на ресурсите и се засилва вътрешният контрол на приложенията. „Ако хибридните облаци се развият, това ще бъде правилното решение за много компании. Те тепърва ще набират скорост“,

Документооборот в облака – решаване на проблемите на средния и малък бизнес

Проблемът с организирането на електронно управление на документи е от значение за компания от всякакъв размер. Решенията на пазара обаче са предназначени предимно за големи и средни предприятия и не могат да помогнат на SMBs. Малките предприятия се нуждаят от леки, прости и евтини EDMS. Време е да се обърнем към „облаците“.

Внедряването на сътрудничество с документи за малкия бизнес е също толкова важна задача, колкото и за средния и големите. Често се усложнява от факта, че някои от служителите на такива компании (например счетоводител) са „отдалечени“ и нямат работни места в офиса. Случва се да няма офис като такъв и всички служители работят от вкъщи. В същото време е очевидно, че преобладаващите на пазара големи системи със скъпо внедряване не са подходящи за SMBs - няма смисъл ръководителят на малко предприятие да плаща за допълнителна функционалност, няма сайт с мощен сървър и администратори, готови да конфигурират и поддържат такъв EDMS.

Малките и средни предприятия трябваше да се задоволят с работа с документи, използвайки обикновени офис редактори и имейл. Изпращането, съвместното разработване и одобряването на документи по този начин обаче не само не помага за решаването на основните проблеми на малкия бизнес, но и значително ги усложнява. Мениджърът няма ясно разбиране къде и в какво състояние се намира необходимата версия на документа, кога и какви промени са направени в него. Всичко това създава хаос и ви принуждава да отделяте допълнително време за нареждане и контрол.

Благодарение на развитието на облачните услуги на руския пазар започнаха да се появяват системи, предназначени да решат проблема с организирането на сътрудничество с документи специално за малки предприятия. Едно такова решение е облачната система за управление на електронни документи Docloud.

Как "облаците" променят EDMS

Облачните технологии (на английски cloud computing, използва се и терминът „cloud computing“) е технология за обработка на данни, при която компютърните ресурси и мощност се предоставят на потребителя като услуга, достъпна през Интернет. Потребителят има достъп до собствените си данни и не трябва да се притеснява за инфраструктурата, операционната система и реалния софтуер, с който работи.

По отношение на EDMS това означава, че за използването на системата не е необходимо закупуване на скъпо оборудване, внедряване и изпращане на служители на обучение. За да получите достъп до всички характеристики и функции на услугата, просто се регистрирайте на уебсайта. Потребителят заплаща само количеството ресурси, което му е необходимо и може да влезе в системата от компютър, таблет или смартфон по всяко време, където и да се намира.

Какво може да направи облачен EDMS?

Нека разгледаме основните функционални характеристики на системата.

Нека започнем с факта, че системата ви позволява да съхранявате и организирате всякакви документи по вид или посока. За да направите това, просто трябва да ги прехвърлите от компютър или скенер в системата и, ако е необходимо, да добавите коментари или да посочите допълнителни метаданни. Заслужава да се отбележи, че прикачените файлове от основните текстови формати (TXT, RTF, DOC) могат да се разглеждат директно от системата, без да се изтеглят на устройството и без да имате необходимия софтуер за преглед на файлове от този тип. Например от смартфон, който няма инсталирани програми за управление на файлове, можете да преглеждате файлове на Word и Excel. Това прави работата от таблети и мобилни устройства много по-лесна.

Мениджърите могат също бързо и лесно да конфигурират настройките за достъп, като определят кои служители могат да виждат или редактират определени документи.

За да се опрости работата със стандартни документи, системата предвижда създаване на шаблони. С тяхна помощ можете значително да опростите процеса на създаване и попълване на такива често искани документи като „фактура“ или „акт“.

Важна функция на управлението на документи е координирането и одобрението на документ, така че изпълнението му трябва да бъде ясно и просто. В Docloud документът може да бъде изпратен за одобрение веднага след създаването, като се посочват служителите, от които се изисква одобрение или промени; цялата информация за движението на документа, неговата текуща версия и статус е винаги достъпна за всички потребители, работещи с него.

Бързото и удобно търсене в пълен текст ви позволява да намерите необходимите документи по съдържанието на прикачените към тях файлове, а параметричното търсене в папки ви позволява да избирате според необходимите параметри.

Какво предоставя облачната EDMS?

Нека разгледаме предимствата на облачните решения за малки и средни предприятия. Първо, когато се използва такъв софтуер, компанията не трябва да плаща за внедряване на системата. Docloud вече предоставя решение, което съдържа всичко необходимо. След като влезе в системата, потребителят ще намери папки, конфигурирани според сферите на дейност на компанията, ще види основните, често използвани видове документи и удобно решение за прегледа им. Всички вече включени в системата документи покриват голяма част от нуждите на всяка малка фирма и при необходимост могат да бъдат коригирани.

Второ, интерфейсът Docloud позволява на всеки потребител незабавно да започне работа със системата - той може да научи всички основни действия за работа с документи в първите дни на работа.

Трето, когато се използва облачен софтуер, компанията не трябва да плаща за поддръжка или да наема системен администратор, тъй като този тип услуга вече е включена в цената на лиценза. Ако възникнат проблеми, потребителят може бързо да получи отговор от специалисти, както и да разгледа форума за техническа поддръжка и да се запознае с опциите за решаване на проблема от потребители, които вече са се сблъскали с него.

Четвърто, няма нужда да надплащате за периода на използване на системата. Гъвкавата лицензионна политика ще ви помогне да изберете вашия тип абонамент и да посочите необходимия брой потребители. Ако възникнат проблеми, мениджърът може да спре работа до шест месеца, за да се върне към нея по-късно. В този случай всички настройки и документи за него ще бъдат запазени.

Как "облаците" примамват гиганти

Разгледахме ползите от използването на облачен EDMS за мениджъри на малки компании, но тази функционалност може да представлява интерес не само за тях.

Нека си представим ръководител на един от отделите на голяма компания - неговият отдел се нуждаеше от евтина и проста система за вътрешно одобрение на документи, но EDMS, инсталирана в неговата организация, е твърде претоварена с функционалност или не може да позволи да бъде отделена от цялостната структура. В този случай Docloud ще му подхожда, в който той ще може да изпълнява задачите си, без да разполага допълнителни системи в офисите на компанията и без да харчи много пари за това от бюджета на отдела.

Или си представете проектен екип, състоящ се от служители от няколко различни организации, които трябва да координират документите помежду си. В такава ситуация не е възможно да се внедри локално решение и можете да използвате системата Docloud. В същото време не е нужно да купуват това решение за дълго време - след като са избрали оптималната тарифа за живота на проекта, те могат да спрат да използват системата веднага след нейното завършване.

Анотация:Статията предоставя анализ на текущото състояние на пазара на EDMS в Русия. Установени са предимствата от използването на облачни технологии в публичния сектор. Разглеждат се особеностите на внедряването на облачни EDMS в държавните агенции.

Ключови думи:облачни технологии, EDMS, публичен сектор.

В момента в Русия настъпват значителни промени в областта на офис автоматизацията и документооборота. Експертите отбелязват активния интерес на местните организации да се възползват от предимствата на електронното управление на документи.

Стимулирането на развитието на руския пазар за електронни системи за управление на документи (EDMS) се дължи на такива тенденции като заместване на вноса, създаване на регистър на руски софтуер, развитие на облачни технологии, както и процес на мащабиране или замяна на остарели ИТ решения.

Според TAdviser през 2016 г. EDMS проектите са най-активно реализирани в публичния сектор и социалните структури. Около 19% от почти 4 хиляди внедрявания на този клас системи се отнасят конкретно до държавни агенции. Високо търсене на EDS се регистрира и във финансовата индустрия, строителството, търговията, машиностроенето и енергетиката.

Според данни на TAdviser лидер в внедряването на EDMS в публичния сектор е компанията KS-Consulting, партньор на компанията Electronic Office Systems (разработчик на EDMS Delo). Следва самата компания EOS, Digital Design (интегратор на Docsvision), ELAR и Office-Doc (Фигура 1).

Фигура 1. Дялове на компаниите по брой EDMS проекти в публичния сектор

Бих искал да отбележа, че важна тенденция, която сега се наблюдава от всички експерти и която оказва значително влияние върху цялата местна индустрия за управление на документи, е „управление на документи в облак“.

„Облачно управление на документи“ е модерна технология за управление на документи, при която необходимият софтуер за работа с документи се предоставя на потребителя като интернет услуга. Това е услуга, базирана на модела SaaS (Software as a Service) – софтуер като услуга. Този подход ви позволява да не купувате софтуерен продукт, а да го използвате временно, когато възникне необходимост, като плащате за действителното време на използване на ресурса.

Използването на EDMS във формат SaaS има редица предимства, които се изразяват предимно в спестяване на средства за закупуване, инсталиране и поддръжка на подходящ софтуер. Гъвкавостта и мащабируемостта на облачното решение ви позволява да свържете произволен брой потребители към системата по всяко време от всяка точка на света - необходимост, която е породена от нарастващата мобилност на съвременния бизнес. Използването на облачен документооборот също позволява на компании с клонове и дъщерни дружества да стандартизират документооборота чрез използването на една версия на софтуера от всички фирмени структури. Така за много организации EDMS, базирани на модела SaaS, се превръщат в единствената възможност за интелигентно управление на ресурси и разходи.

Експертите казват, че използването на облачни EDMS ще се увеличава в бъдеще, особено за средния и малък бизнес. Според експерти системите за електронно управление на документи на големите компании ще се развиват в така наречените „частни“ облаци, което позволява централизиране на инструментите за управление на документи на географски разпределени компании в един център за данни.

Бих искал да отбележа, че тенденцията за включване на облачни услуги в ИТ стратегията от страна на държавните агенции стана забележима едва напоследък. Внедряването на софтуер с помощта на облачен модел от руските министерства и ведомства отразява националната специфика в контекста на променящите се международни отношения, от една страна, и усложняването на икономическата ситуация в Русия, от друга. В момента властите са принудени да оптимизират разходите за изпълнение на функциите си, включително спестяване на ИТ услуги на фона на общата тенденция за развитие на електронното правителство.

Като цяло държавните клиенти са по-готови да изградят свои собствени частни облаци, отколкото да наемат обществени услуги. Работата на държавните агенции с публични облаци е възпрепятствана от изискванията за сигурност и регулаторни изисквания, включително ограничения за закупуване на услуги, произведени в чужбина. Използвайки модела SaaS, правителствените агенции днес използват решения в областта на управлението на съдържанието, управлението на електронни документи, сътрудничеството или проектите.

През 2016 г. компанията New Cloud Technologies и аналитичният център TAdviser проведоха проучване „Облачни услуги в държавните агенции“. Според проучването най-често срещаните типове облачен софтуер сред анкетираните органи са системите за електронно управление на документи и услугите за съхранение на данни (около 80%) (Фигура 2).

Фигура 2. Видове софтуер, използван според облачния модел

Най-напредналите региони по отношение на използването на облачни решения в публичния сектор са: Москва, Санкт Петербург, Татарстан, Ханти-Мансийски автономен окръг-Югра, Тулска област (Таблица 1).

Маса 1.

ТОП 5 региона на Руската федерация за миграция към облачни решения по 10-точкова скала

В тези региони миграцията на публичния сектор към облачни EDMS е широко разпространена. По-специално облачната EDMS „Практика“ е внедрена в държавни агенции в Москва и Московска област. Общо това решение се използва от повече от 40 федерални и регионални власти.

Заслужава да се отбележи, че дълго време основният фактор, ограничаващ разпространението на облачните технологии, включително облачните EDMS, в руските региони бяха ограниченията на комуникационните канали и главно недостатъчното ниво на развитие на широколентовия достъп.

В момента ситуацията се изравнява. Както показа проучването „Облачни услуги в държавните агенции“, повече от 60% от анкетираните регионални организации потвърждават използването на облачни услуги или планове за миграция. Определен двигател за регионално облачно покритие беше платформата O7 на оператора Ростелеком, която беше фокусирана предимно върху услуги за региони и общини.

На базата на тази платформа компанията EOS създаде облачна услуга за електронен документооборот O7.DOK. Тази услуга е комбинирана с единна система за идентификация и авторизация (USIA), с регионалната инфраструктура на електронното управление, включително системата за междуведомствено електронно взаимодействие (SMEI), и дава възможност за обмен на данни с WEB услуги на държавни органи.

Разбира се, използването на SaaS базирани EDMS в държавните агенции изисква сериозно внимание във връзка с изискванията за сигурност и качество на отдалечената връзка към системата. Основният начин за решаване на проблема с информационната сигурност днес е да се постави EDMS за подчинени предприятия и организации, както и за местни власти, не в Интернет, а в мрежата на регионален държавен орган с организиране на защита на канала, който отчита необходимите изисквания. Днес тази практика вече е развита в много региони на страната. Така от 2011 г. правителството на Москва разработва система за електронно управление на документи, базирана на продукта Praktika, свързвайки ведомства и бюджетни институции към него.

При използването на тази схема се създава частен облак на ниво съставен субект на Руската федерация, в който са разположени всички решения, необходими за автоматизиране както на самия орган на регионалното управление, така и на всички подчинени институции. Това гарантира ефективното предаване на документи както към по-висшите органи, така и между подчинените организации, включително между общинските власти, и прозрачен мониторинг на състоянието на изпълнение на документите, получени от по-висши институции. В същото време се осигурява единен подход както към регламентирането на работата, така и към защитата на информацията.

Трябва също да се отбележи, че областта на автоматизацията на документи е неравномерно развита в Русия. Големите държавни агенции на федерално ниво имат този компонент по-добре развит, отколкото на регионално и местно ниво. Експертите отбелязват, че държавните агенции, които са слаби по отношение на информатизацията, печелят най-много от въвеждането на облачни EDMS. В допълнение, доминиращите причини за неизползване на облачни услуги продължават да бъдат проблеми със сигурността на информацията, както и регулаторни ограничения. Като проблем представителите на регионалните власти виждат и ограниченото финансиране.

В заключение бих искал да отбележа, че тенденцията на „преместване“ в „облака“ на услуги за организиране на управление на електронни документи и по-специално предоставяне на решения, използващи модела SaaS, се превърна в една от основните в разглежданата индустрия . Напредъкът в областта на облачните изчисления в много случаи днес вече прави модела на хостване на EDMS в облака и предоставяне на организациите на подходящи услуги за тяхното използване икономически ефективен.

Библиография:

1. „Облаци“ в публичния сектор: изследване на TAdviser и „Нови облачни технологии“. [Електронен ресурс] - Режим на достъп: http://www.tadviser.ru (дата на достъп: 20 ноември 2017 г.)
2. Документооборот в облаците. Ползи и рискове. [Електронен ресурс] – Режим на достъп: https://www.eos.ru (дата на достъп: 21.11.2017 г.)
3. Как да изстреляме държавата в облаците. [Електронен ресурс] - Режим на достъп: https://www.eos.ru (дата на достъп: 22.11.2017 г.)
4. EDMS във формат SaaS. [Електронен ресурс] - Режим на достъп: http://www.tadviser.ru (дата на достъп: 22.11.2017 г.)

Воденето на записи и документооборотът са важни спомагателни процедури на системата за управление на компанията, които всъщност формират структурата на нейните управленски процеси, пряко засягащи работата на организацията като цяло. Въпреки това, внедряването на пълноценна система за електронно управление на документи изисква специални сървъри, свързана инфраструктура и персонал, което може да бъде скъпо за компаниите. Моделът на услугата и облаците позволяват значително разширяване на целевата аудитория на системите за електронно управление на документи. Повечето производители на системи за електронно управление на документи (EDMS) се фокусират върху компании и организации с подчертано териториално разпределение и доста голям брой работни места. Именно тези компании трябва спешно да оптимизират документооборота и да организират електронно взаимодействие. Въпреки това, не всяка компания има достатъчно ресурси, за да плати „входния билет“ за процеса на въвеждане на EDMS. Предоставянето на услуги за управление на документи по модела SaaS (Software as a Servise) се оказва доста приемливо за организации от всякакъв размер и профил, които имат различни изисквания за защита на информацията.

EDMS функционалност

Въз основа на функционалността, EDMS могат да бъдат разделени на (фиг. 1): класически решения за автоматизация на документи, търсени предимно от държавни клиенти - функционалността и интерфейсите тук отдавна са дефинирани; системи за управление на документация (отраслови, регулаторни, административни); инструменти за групова работа с документи; стандартни системи за управление на процеси (автоматизация на работните потоци); системи за управление на произволни процеси.

Облачна EDMS архитектура

Всяка съвременна EDMS, независимо от концепцията, на която се основава нейната методология за продажби и какви процеси автоматизира (офис работа, документооборот, информационна поддръжка на модели за управление), е изградена на базата на тристепенна архитектура (фиг. 2) . В основата има СУБД и при необходимост система за криптографска защита. Второто и третото ниво са заети от системни и приложни услуги, както и от сървъра за приложения. Има и четвърто ниво, което включва интерфейсни решения, които ви позволяват да създадете най-функционалния интерфейс за конкретно устройство (настолен компютър, таблет, мобилен телефон и др.).

Базиран е на индустриална СУБД от Microsoft, IBM или Oracle. Задачите му включват сигурно съхранение на електронна документация и организация на достъпа до нея, включително йерархичен достъп (IBM Lotus Domino/Notes). В допълнение към СУБД, по-ниското ниво на класическата тристепенна EDMS архитектура може да включва информационна и транспортна инфраструктура, както и система за информационна сигурност с поддръжка на криптографски процедури и електронни подписи.
В облачна система съхранението на данни може да се извършва както в едно специално хранилище, така и разпределено, например на мястото, където документите се въвеждат в системата, което може да бъде особено важно за облачна автоматизация на документооборота в организацията с голям брой офиси, разположени в различни региони.

Специфични документно-ориентирани решения за управление на корпоративно съдържание могат да бъдат използвани като основа на модерна EDMS. Платформата Lotus заема значителен дял от тази част от пазара. Ако разгледаните по-рано СУБД представляват релационен подход към управлението на бази данни и информацията в тях е представена под формата на правоъгълни таблици, тогава данните в Lotus Domino се съхраняват йерархично, тоест в структура, подобна на обичайното съхранение на документи в организация. Този подход значително подобрява процедурите за управление на документи, което позволи на тази технология да заеме видно място на съвременния пазар на EDMS решения.

Малко отделно в тази група стои решението на Microsoft, което е предназначено повече за управление на корпоративно съдържание – SharePoint. Като ECM платформа, SharePoint намира много фенове, особено в средните предприятия, тъй като системите, изградени на нейна база, могат лесно да се мащабират както по обем, така и по функционалност в зависимост от текущите бизнес нужди; подходи, базирани на SharePoint обаче, все още практически не се прилагат под формата на облачен EDMS.

Много местни разработчици на EDMS, особено тези, които тясно взаимодействат с доставчици, имат едновременно няколко промишлени решения, създадени както в рамките на обща тристепенна архитектура, така и като надстройка над документно-ориентирана среда, която ви позволява ефективно да управлявате документни данни независимо.

Второто и третото ниво на тристепенната архитектура се реализират от сървър на приложения и различни системни услуги, чиито ресурси се използват от приложни модули на EDMS - софтуерен пакет, който осигурява основната функционалност на EDMS. Например, в процедурата за обработка на входяща кореспонденция, такъв универсален комплекс осигурява на системата следната функционалност: номериране на документи; съхранение на съдържанието на документа (изображение, текст); автоматизация на стандартни процедури (координация, одобрение или подписване).

Разбира се, има много повече задачи, решавани от сървър за приложения, но те трябва да се разглеждат единствено в контекста на функционалността, която предоставят.

EDMS в „облачната“ версия не се различава фундаментално. По този начин за тази категория потребители архитектурните аспекти на решението, както и аспектите на управлението на лицензите, не са важни.
Специална характеристика в архитектурата, която разгледахме, е четвъртото ниво, което е нивото на потребителските интерфейси (UI), предназначени да организират удобно и пълно взаимодействие на крайния потребител с EDMS като такъв, както и периферното оборудване, включено в допълнение към EDMS в комплекса на работното място на потребителя (скенер, принтер, баркод скенер и др.).

Ниво на потребителски интерфейсмогат да бъдат разделени на категории според използваните видове интерфейси:

. "Дебел" клиент. Най-старият EDMS, който обаче осигурява пълнофункционално взаимодействие между потребителя и EDMS. Обикновено се представя под формата на софтуерен модул, инсталиран директно на потребителската станция, което показва основните му недостатъци: скъпо внедряване и по-нататъшна работа. Дебелите клиенти зависят от типа операционна система на приложението. Този подход се счита за доста остарял и базираните на него решения не се използват за облачни EDMS.
. "Тънък" клиент. Модерен EDMS, който взаимодейства с потребителя чрез уеб интерфейс с помощта на интернет браузър. Освен това това взаимодействие може да се организира както в рамките на локалната мрежа на организацията, така и чрез VPN и Интернет. Това го прави лесен за внедряване и поддръжка. Функционалността на такава система може да се актуализира без масово пренареждане на клиентските приложения, което също значително намалява разходите. В съвременните „облачни“ EDMS този тип интерфейс, независим от платформата на работното място, е основният.
. Мобилен клиент, предназначен за използване на модерни мобилни бизнес ориентирани платформи: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android и MS Windows Phone. Само решения, базирани на iOS и BlackBerry OS, осигуряват подходящото ниво на сигурност при прехвърляне на данни към и от вашия телефон.

Съвременните електронни системи за управление на документи продължават да се развиват, завладявайки нови пазарни сектори и предоставяйки услуги в рамките на нови бизнес модели, основният от които е SaaS.
Голям брой архитектурни аспекти са еднакви както за класическите EDMS, така и за облачните. Облачните решения в областта на управлението на документи обаче имат и много разлики от конвенционалните корпоративни информационни системи, които на практика изключват възможността за преработване на класическо EDMS решение в облачно, което в момента обяснява подчертано слабото представяне на облачните решения в сектора на системи за електронен документооборот на вътрешния пазар. Миналата година най-малко три такива системи бяха официално пуснати в търговска експлоатация; през 2012 г. разработчиците обещават поне пет базирани на облак решения, ориентирани към документи. Новите решения трябва да донесат както технически, така и правни нови подходи към възможностите за лицензиране и фактуриране, както и осигуряване на взаимовръзка с правителствени портални решения, системи за междуведомствено електронно взаимодействие (SMEI) и междуведомствено електронно управление на документи (EDF).

Проблеми на избора

Ако за една компания задачата за избор на облачен документооборот съвпада с първата автоматизация на документооборота като цяло, т.е. компанията е изправена пред избора „дали да внедри класически EDMS или просто да се свърже със съществуващо облачно решение“, финансовата полза от „облачната опция“ е ясно забележима. Но проблемът с доверието в доставчика на облачно решение може да бъде доста остър. И тук е необходимо да се отговори на редица въпроси: ще осигури ли доставчикът реална, а не декларирана конфиденциалност на документите, съхранявани в системата, ще се направи ли своевременно архивиране на данните и т.н.
Един от основните документи, определящи правните отношения между доставчика и клиента, е SLA (Service Level Agreement). Споразумението за SLA, за разлика от обикновеното споразумение за услуга, предполага не само и не толкова списък на работата, извършена от доставчика, но определя всички облачни EDMS услуги, които ще бъдат предоставени на клиента по време на срока на споразумението, както и срокове, в които тези услуги ще бъдат предоставени в необходимия обем и качество. Договорът ясно определя всички срокове за разрешаване на възникнали инциденти и проблеми и определя дисциплинарни мерки срещу доставчика в случай на неизпълнение или неточно изпълнение на задълженията.

Cloud EDMS или не?

Въпреки факта, че SaaS подходът работи добре в много ситуации и има голям брой аргументи в полза, въвеждането на облачно базирана EDMS в една компания все още среща съпротива. Какви критерии могат да предложат как да се автоматизира документооборота?

Критерий 1. Бързо нарастване на обемите на документооборота.
За малка или средна компания този знак е първият сигнал, че е време да помислите за автоматизиране на тази група процеси. Бързото нарастване на обемите на съдържание както в предприятието, така и между компаниите, наложи прилагането на ефективни системи и технологии за управление на документи. Уеб услугите позволяват на много компании бързо да автоматизират управлението на съдържание с предимства като значително по-ниски разходи за придобиване и по-лесно администриране на ИТ системи. Доставчикът е отговорен за управлението на инфраструктурата и поддръжката на услугата; потребителят не трябва да купува, поддържа или управлява нищо.
Смята се, че в повечето случаи големите предприятия могат потенциално да спестят повече от 50% от разходите за инфраструктура и управление в сравнение с традиционно внедряване на софтуер, като изберат SaaS модел за управление на документи. За малките компании автоматизирането на документооборота чрез облачна EDMS ще бъде дори по-евтино, защото относителната цена на инфраструктурата, както и разходите за администрация, са значително намалени.

Критерий 2. Компанията изисква ли едно приложение или система от няколко взаимосвързани модула?
Някои компании изискват множество функции, като възможност за получаване и изпращане на поща от приложение; OCR за конвертиране на факсове и сканирани документи в текстови документи и други функции за по-добра организация на съдържанието. Такива важни детайли могат да бъдат изпълнени само много по-евтино и по-добре от доставчик.

Критерий 3. Каква е необходимата скорост на изпълнение?
Традиционно етапът на закупуване на стандартен софтуер, който включва провеждане на търг, разработване на технически спецификации, тестване и преговори, може да отнеме месец, след което работата е завършена, което в условията на средна организация с 50-100 работни места в EDMS е още няколко месеца. При избора на облачна EDMS клиентът ще види приложението в действие още по време на периода на тестова експлоатация и възвръщаемостта на инвестицията ще дойде много по-рано.

Критерий 4. Има ли удобни инструменти за мигриране на данни към облачна система от EDMS, които вече се използват в предприятието. Каква е вероятността данните да бъдат частично или напълно повредени или загубени? От своя страна трябва да оцените рисковете, които възникват както по време на миграцията, така и по време на работа на системата за управление на документи в облачната платформа.

Критерий 5. Имате ли ограничен бюджет на проекта? При внедряването на облачно базирана EDMS, началните разходи са значително намалени и са сравними с разходите за експлоатация. Искате ли да намалите стартовите си разходи?
Закупуването на общ софтуер често води до високи разходи за лицензиране. Експертна оценка на цената на типичен софтуерен пакет е приблизително 15% от цената на притежаване и работа с това приложение за 5 години. С решение, базирано на облак, цената на притежание може да се разглежда като малка месечна такса, а не като огромна инвестиция.

Критерий 6: Имате ли нужда от непрекъснато подобряваща се ECM система?
Ако основната дейност на компанията се развива бързо, тогава използването на модифицируем „облачен“ EDMS може значително да намали разходите на компанията за управление на софтуера: промените в такава система се извършват едновременно за всички, докато инсталирането на допълнителен софтуер е изключено. В резултат на това доставчикът на решение извършва актуализации на сървъра, които са незабавно достъпни чрез уеб достъп, така че актуализирането на версиите е невидимо за оператора и не изисква допълнително заплащане.

Критерий 7. Можете ли да оцените рисковете, които ще възникнат, ако доставчикът на информационна система напусне пазара? В много отношения отговорът на този въпрос е технически решения, които позволяват миграция на данни както от самия облак, така и от резервни копия. От друга страна, вероятността документите да бъдат дискредитирани, която възниква, когато системният доставчик се промени поради политическа мотивация за подобни действия, може да бъде сведена до минимум чрез използването на криптографски инструменти за защита на информацията с подходяща сила.

Критерий 8. Можете ли да управлявате бизнеса си според принципа на Парето, когато основните възможности на продукта могат да решат максимален брой възложени му задачи? Ако да, тогава внедряването на базата на „облачен“ EDMS е подходящо за въпросната организация, но ако функционалността е по-фрагментирана и има и задачи, които не могат да бъдат решени с негова помощ, тогава изпълнението на цели въз основа на избраните „облачен“ EDMS е най-вероятно съмнителен и е необходим допълнителен анализ, за ​​да се вземе управленско решение за автоматизиране на документи по този начин. Това е така, защото повечето добре проектирани облачни системи предлагат голяма функционалност. Някои специализирани функции обаче не могат да бъдат предоставени. Поради това много компании се страхуват, че ще загубят гъвкавост. Но при по-ефективно използване е разрешено решение, при което EDMS ще предоставя само стандартна функционалност. Допълнително могат да бъдат внедрени други функционалности, изисквани от компанията.