Abilități profesionale într-un CV de secretar de birou. Exemplu de CV secretar. Experiență profesională și de lucru

În legătură cu schimbarea locului secretarului în structura de conducere a unei firme moderne, au apărut cerințe mai înalte pentru nivelul de educație al asistentului de secretar, erudiția sa profesională, abilitățile de comunicare și capacitatea de a rezolva diverse probleme de afaceri. Astăzi, profesia de secretar-asistent presupune ca o persoană să fie foarte pregătită, o gamă întreagă de calități personale și de afaceri, determinate de specificul activității de secretariat.

Să ne întoarcem la numeroasele reclame care invită asistenții de secretariat la muncă. Candidații pentru acest post sunt supuși următoarelor cerințe: cunoașterea muncii de birou (aceasta implică cunoașterea regulilor de întocmire și prelucrare a principalelor tipuri de documente de gestiune și a regulilor de bază pentru organizarea muncii cu documente); Cunoștințe PC (implică cunoașterea unui editor de text MS Word, sisteme de foi de calcul MS Excelși familiaritatea generală cu sistemul de operare Windows); cunoașterea într-o oarecare măsură a unei limbi străine, mai des engleza, mai rar germană sau franceză.

În realitate, calificările și alte cerințe pentru secretarele moderne sunt mult mai extinse. Din păcate, atunci când angajează o secretară, managerul nu este întotdeauna capabil să formuleze clar aceste cerințe. Iar fișa postului, acolo unde există, nu oferă o imagine completă a atribuțiilor secretarului asistent.

Un secretar-asistent profesionist trebuie să aibă anumite cunoștințe și abilități și să posede anumite calități de afaceri și personale. Profesia de secretar-asistent necesită un nivel înalt de educație de bază.

Cunoștințe și abilități profesionale, necesar unui asistent-secretar modern, poate fi împărțit în trei grupe:

1. Cunoștințe necesare pentru documentare și suport informațional pentru management și companie în ansamblu. Secretarul adjunct trebuie să știe:

Documente normative și metodologice privind documentația susținere a managementului,

Principii de bază ale organizării fluxului de documente,

Fundamentele arhivării,

Programe de aplicare de bază

Limba rusă, una sau mai multe limbi străine (în funcție de profilul companiei).

Alcătuiește și execută principalele tipuri și varietăți de documente de management;

Organizați rațional munca cu documentele de management și mențineți o arhivă;

Găsiți, organizați și stocați informații;

Utilizați o mașină de scris, un computer personal, o imprimantă și alte mijloace de compunere, producere și copiere a documentelor.

2. Cunoștințe necesare suportului comunicativ al activităților companiei și administrației acesteia:

Reguli pentru desfășurarea unei conversații de afaceri;

Principii de organizare a primirii vizitatorilor, întâlniri, călătorii de afaceri;

Mijloace moderne de comunicare;

Fundamentele eticii profesionale.

Pe baza acestor cunoștințe, secretarul ar trebui să fie capabil să:

Conduceți conversații de afaceri și conversații telefonice;

Organizează întâlniri, prezentări, călătorii de afaceri;

Utilizați mijloace moderne de comunicare;

Organizarea primirii vizitatorilor si a serviciului telefonic;

Planificați-vă munca, planificați și economisiți timpul managerului.

3. Cunoștințe legate de principalele activități ale companiei, structura sa internă și relațiile externe:

Principii de organizare a muncii manageriale, temeiuri juridice ale managementului;

Fundamentele dreptului administrativ, al muncii și economic;

Acte juridice și reglementări care reglementează activitățile companiei și ale angajaților acesteia.

Pe baza acestor cunoștințe, secretarul trebuie să fie capabil să asigure munca eficientă a managerului.

Pentru a deveni un bun secretar-asistent, cunoștințele și aptitudinile nu sunt suficiente. Este necesar să aveți o serie de calități de afaceri și personale care fac parte integrantă din profesie.

De bază calitati de afaceri cerut de secretar:

Abilități organizatorice: capacitatea de a-ți organiza munca, munca managerului tău și munca biroului, capacitatea de a organiza întâlniri, prezentări, călătorii de afaceri, recepții de delegații și alte evenimente;

Responsabilitate, fiabilitate: capacitatea de a-și asuma responsabilitatea, folosiți întotdeauna doar informații verificate cu atenție;

Punctualitate și diligență: executarea la timp și precisă a comenzilor, capacitatea de a nu uita niciodată de nimic și de a nu întârzia niciodată la nimic;

Inițiativă și independență: capacitatea de a lua decizii independente în cadrul puterilor proprii, fără a aștepta instrucțiuni de la manager cu privire la fiecare problemă;

Devotament față de companie, loialitate: un sentiment de implicare în afacerile companiei, capacitatea de a da dovadă de tact și prudență, capacitatea de a păstra informațiile confidențiale;

Capacitatea de a păstra secrete oficiale și informații confidențiale;

Previziune: capacitatea de a anticipa instrucțiunile managerului, eliberându-vă de nevoia de planificare detaliată și de explicare scrupuloasă a micilor detalii ale misiunii.

Calitati personale, necesare secretarului:

Abilități de comunicare, capacitate de adaptare: capacitatea de a stabili cu ușurință contacte cu oamenii, de a trece rapid de la un tip de activitate la altul;

Bunăvoință, politețe, curtoazie, receptivitate, atenție sinceră față de oameni, disponibilitate de a-i ajuta pe ceilalți, mai ales în situații tensionate, până la urmă - capacitatea de a crea confort psihologic în birou;

Inteligența: cultura vorbirii, aspectul, locul de muncă;

Tact, diplomație: delicatețe, capacitatea de a rezolva cu tact orice problemă, de a răspunde la orice întrebări fără a jigni mândria interlocutorului;

Muncă asiduă, conștiinciozitate;

Modestia, acuratețea;

Curiozitate: dorința de a îmbunătăți constant nivelul de cunoștințe, de a stăpâni domeniile de activitate conexe și de a fi la curent cu ultimele progrese în domeniul activității de secretariat și a activităților companiei.

Deci, putem afirma că la cumpăna dintre secolele XX – XXI. În Rusia, a fost format un nou tip de profesie de secretariat - asistentul de secretar, care combină nu numai responsabilitățile unui asistent manager și ale asistentului său, ci și multe alte funcții de conducere. În diferite organizații, responsabilitățile secretarului-asistent variază semnificativ, dar se poate urmări o tendință generală: sfera activităților lor se extinde constant, iar rolul său în structura de management a unei organizații moderne crește constant. În același timp, sunt în creștere și cerințele impuse candidaților pentru acest post.

Un secretar-referent este un specialist de înaltă clasă angajat în muncă creativă cu oameni, documente și informații.

Munca unui secretar-asistent se caracterizează prin diversitatea sarcinilor îndeplinite, o situație dinamică, nevoia de a rezolva rapid problemele și de a se angaja simultan în mai multe tipuri de activități. Din acest motiv, o serie de cerințe personale și de afaceri sunt prezentate unui candidat care încearcă să-și găsească un loc de muncă.

Solicitantul poate avea cerințe serioase de calificare (cunoaștere perfectă a muncii de birou, studii superioare, cunoștințe de limbi străine). Prin urmare, pentru a fi ascultat, este important să formatați corect CV-ul secretarei.

Responsabilitatile locului de munca

De obicei, o secretară este implicată în planificarea zilei de lucru a managerului ei, în convorbirile telefonice și în procesarea scrisorilor primite prin e-mail și poștă obișnuită. În plus, el este responsabil pentru îndeplinirea instrucțiunilor unei persoane superioare și menținerea unui evidență scurtă a întâlnirilor companiei.

Notificarea angajaților companiei și a supraveghetorilor imediati despre viitoarele întâlniri de afaceri, evenimente, termenele limită pentru depunerea documentației și modificările în programul calendaristic este doar o mică completare la sarcinile secretarului.

Cerințe pentru candidați

Un candidat pentru funcția de secretar executiv trebuie să fie sociabil, să aibă un vorbire competent scris și oral, îngrijit, diligent, atent și să cunoască o limbă străină. Adaptarea rapidă la echipă și disponibilitatea de a rezolva rapid situațiile dificile sunt trăsături care sunt foarte apreciate de managementul companiilor de renume.

Ce să scrieți în CV-ul unui asistent de secretară?

Ar trebui să începeți să scrieți acest document prin a enumera abilitățile de afaceri și personale care vor fi utile în noua companie.

Unul dintre punctele principale ale CV-ului unui secretar este educația primită. Dacă ai absolvit Facultatea de Științe Umaniste cu accent pe limbi străine, atunci asta te va ajuta doar să găsești mai repede un loc de muncă decent.

Este foarte important să descrii experiența ta de lucru existentă. De asemenea, ar trebui să menționați responsabilitățile funcționale pe care a trebuit să le îndepliniți în funcțiile deținute anterior.

Dacă ați părăsit cu demnitate ultimul loc de muncă, puteți furniza în siguranță informațiile de contact ale fostului dvs. manager. Departamentul de resurse umane al companiei poate verifica informațiile specificate în CV-ul secretarei, iar fostul tău șef cu siguranță vă va facilita examinarea rapidă a cererii dumneavoastră.

Scrisorile de recomandare de la locurile de muncă anterioare vor fi o completare excelentă la CV-ul dumneavoastră.

Exemplu de CV

Mai sus am descris principalele informații care ar trebui incluse în CV-ul secretarului, un eșantion din care vom demonstra acum.

Nume complet: Pavlenko Oksana Viktorovna.

Scop: obținerea postului de secretar-asistent în cadrul firmei „Tehnologie X”.

Data nasterii: 06/12/1969.

Număr de telefon de contact: xxx-xx-xx-xx.

Educaţie:

1980-1984 - Universitatea Pedagogică de Stat din Moscova, specializarea psihologie educațională.

2001-2006 - Cursuri de perfectionare pentru limbile franceza si engleza la KhSU.

Experienţă:

1985-2009 - Banca comercială „Golden Vein”. Postul ocupat - asistent manager, asistent secretar. Responsabilitati: negocieri cu partenerii straini, mentinerea documentatiei de birou, traducerea regulamentelor, participarea la negocieri, intocmirea planului de lucru pentru manager, rezervarea camerelor in hoteluri straine pentru angajatii aflati in calatorii de afaceri.

Abilități profesionale: întocmirea unui program de lucru, organizarea de recepții pentru colegi și partenerii companiei, ținerea proceselor-verbale ale întâlnirilor, munca de birou în conformitate cu cerințele legale.

Informații suplimentare: nivel fluent de limba engleză vorbită; cunoștințe fluente ale programelor Lotus, MS Office, WinFaxPro; viteza de scriere - 240 de caractere pe minut.

Adresa de înregistrare: Moscow, st. Oktyabrskaya, 64, ap. 247.

Starea civilă: căsătorită, fiică 5 ani.

Salariul dorit: de la 34 mii de ruble.

Acesta este doar un exemplu de CV al unei secretare, dar executarea lui este aproape de cerințele reale.

Cunoștințele despre profesia de secretariat sunt adesea limitate la informațiile obținute din filme și observații ale fragmentelor din munca secretarilor de la școală, colegiu și diferite instituții municipale.

Dar este foarte responsabil și necesită cunoștințe și abilități specifice. Totul depinde de domeniul de aplicare a acestor cunoștințe. Să ne uităm la exemple de CV-ul unui secretar, sau mai degrabă, cerințele pentru acesta.

Discordia de la secretar la secretar

Să presupunem că ai absolvit o universitate și vrei să lucrezi ca secretar într-o companie mare. Departamentul de HR vă va cere să completați un CV în care va trebui să spuneți totul despre dvs.

Furnizați detaliile pașaportului, inclusiv înregistrarea și starea civilă;
Indicați scopul obținerii acestei poziții.
Arată de ce ești mai bun decât alți candidați pentru această poziție (Nu trebuie să fii modest aici. Incertitudinea este cea mai proastă. Este mai bine să scrii: pot, dețin, aplic, știu.)
Cunoașterea limbilor străine este întotdeauna binevenită.
Nici măcar nu se discută abilitățile de calculator. Nivelul de utilizator nu este adecvat. Trebuie să ai încredere în lucrul în diferite programe: Word, Excel, Power Point etc.
Învățământul superior în companiile de acest nivel este, de regulă, obligatoriu.
Experiență de muncă, permis de conducere, recenzii sunt binevenite.

În plus, va trebui să te caracterizezi. Indicați cât de punctual, competent, reținut etc. sunteți.

Să încercăm să facem un exemplu de CV pentru o secretară

Pavlova Galina Sergeevna Scop: obținerea postului de secretar-asistent/asistent manager Număr de telefon de contact: xxx-xx-xx-xx Data nașterii: 09/10/1978 Studii: 1996-2001 Universitatea Pedagogică de Stat din Khabarovsk Specializarea: psiholog educațional 2001-20003. Cursuri de perfecționare a limbii engleze la KSU. Experienta de munca: 2006 - 2009 Banca comerciala "Progres" Functie: secretar-asistent, asistent manager Responsabilitati: efectuarea corespondenței de afaceri și a fluxului documentelor în conformitate cu cerințele de reglementare; lucrul cu parteneri străini în limba engleză; traducerea documentației engleze în rusă și invers; participarea la negocieri ca; întocmirea planurilor de lucru pentru manager; rezervarea de hoteluri străine și comandarea biletelor prin internet. Abilități profesionale:

păstrarea evidenței în conformitate cu cerințele legale;
traduceri scrise ale oricăror documente;
procesele verbale ale ședințelor;
Întocmesc un program de lucru pentru manager pentru o săptămână, o lună;
Organizez receptii si negocieri, inclusiv invitati VIP;

Informații suplimentare: engleză - PC gratuit - cunoștințe MS Office, Lotus, WinFaxPro, programe HTML; Echipamente de birou; Dactilografiat 230 caractere/min. Înregistrare: Kirov, st. Amurskaya, 18 ani, ap. 10. „Starea civilă: căsătorit, fiu 4 ani. Salariul dorit: de la 30.000 de ruble. Acesta este doar un exemplu de CV al unei secretare, dar este aproape de cerințele reale.

Munca unei secretare este interesantă, variată și foarte responsabilă. Această persoană trebuie să îndeplinească diverse tipuri de sarcini manageriale, să organizeze întâlniri pentru vizitatori și oaspeți, să lucreze cu documentație și să aibă întotdeauna un aspect prezentabil. Înainte de a vă scrie CV-ul pentru un post de secretar, examinați următoarele linii directoare importante.

Cum ar trebui să fie o secretară bună?

În mare parte, secretarul se ocupă de lucrări „de hârtie”, așa că trebuie să fie atent și atent. Sunt necesare abilități de lucru cu un computer, aplicații de bază de birou și echipamente de birou.

Un avantaj suplimentar va fi cunoașterea unei limbi străine, mai ales dacă compania angajatoare are parteneri străini.

Specializarea educației nu este deosebit de importantă. Principalul lucru este că esența sa principală se intersectează cu menținerea documentelor, analizarea informațiilor și capacitatea de a găsi rapid o abordare a oamenilor.

Printre calitățile personale importante ale unui secretar se numără:

sociabilitate;
prietenie;
calm;
aspect prezentabil;
organizare.

Asigurați-vă că includeți o fotografie cu CV-ul dvs. Secretara trebuie să aibă ținută de afaceri, manichiură adecvată și coafură îngrijită.