Club del personale "personale in ordine". Audit interno della Checklist del Sistema di Gestione della Qualità per l'audit del personale

L'oggetto dell'audit può essere: SGQ (livello superiore), processo, dipartimento, sistema informativo, ecc.

Un modello di questa procedura è mostrato in Fig. 13.

Quando si conduce un audit interno del SGQ di una banca, si raccomanda inoltre di utilizzare lo standard internazionale ISO 19011 “Linee guida per l’audit dei sistemi di gestione della qualità e/o dei sistemi di gestione ambientale”.

I modelli di documenti necessari per condurre un audit del SQ della banca e un audit dei processi della banca sono riportati in [1].

Poiché l’architettura del SGQ è composta da 2 livelli (vedere Fig. 3 e 4), l’audit interno del SGQ comprende 2 fasi corrispondenti (procedure) più la fase generale “Preparazione all’audit”.

1. Preparazione per l'audit. Eseguito da: servizio di qualità.
2. Audit interno del SGQ (livello superiore). Eseguito da: servizio di qualità.
3. Controllo del processo. Implementato da: team di processo.

Vediamo più nel dettaglio queste fasi.

3.1. Preparazione per un audit

È costituito dalle seguenti funzioni.

• Sviluppo, coordinamento e approvazione di un programma di audit interno

Risultato: programma di audit interno. Questo documento contiene un elenco di tutti i tipi di audit con i nomi (per il prossimo anno). Per ciascun audit è indicato: un elenco degli oggetti dell'audit, il nome del responsabile dell'audit e la durata dell'audit.

• Formazione e addestramento (se necessario) di un gruppo di revisori interni della banca

Parallelamente allo sviluppo del programma di audit, viene determinata la necessità di auditor, viene formato e addestrato un gruppo di auditor (se necessario), vengono nominati auditor per ciascun team di processo, vengono nominati auditor per verificare il SGQ di livello superiore e il revisore capo è approvato.

• Preparazione e pubblicazione dell'Ordine sullo svolgimento degli audit interni

Input: programma di audit interno.
Uscita: ordine di condurre audit interni.
L'ordine approva il programma di audit, la composizione del gruppo di revisori e le loro responsabilità, le responsabilità dei membri dei team di processo, dei capi dipartimento e dei dipendenti della banca durante lo svolgimento degli audit.

• Preparazione di materiali didattici e metodologici sull'audit interno

Risultato: materiali didattici e metodologici sull'audit interno

• Sviluppo di una checklist unificata per l'audit di processo

Risultato: checklist per l'audit del processo (modello unico).
Una lista di controllo è una tabella utilizzata dal revisore per verificare la conformità ai requisiti stabiliti. Un frammento della lista di controllo (3 colonne della tabella) per l'audit del processo è riportato nella tabella. 1.

La lista di controllo è composta da 6 colonne.

• Numero di riga
• Requisito verificabile
• Domande chiarificatrici (se necessario)
• Un metodo per valutare il soddisfacimento di un requisito (documentazione di studio, osservazione, sondaggio, ecc.)
• Marchio di conformità/non conformità
• Elementi probativi (registrazione e commenti del revisore)

È necessaria un'unica checklist di audit del processo per garantire che tutti i team di processo e gli auditor controllino i processi secondo gli stessi requisiti.

• Distribuzione della documentazione di audit interno ai team di processo

Risultato: documentazione per l'audit interno per i team di processo. Include tutti i documenti sviluppati nelle procedure precedenti.

Tavolo 1. Lista di controllo per l'audit del processo (frammento)

3.2. Audit del SGQ (livello superiore)

È costituito dalle seguenti funzioni.

• Sviluppo di una lista di controllo e di un piano per l'audit del SGQ (livello superiore)

Risultato: lista di controllo e piano di audit del SGQ (livello superiore)

Un esempio di lista di controllo (frammento) per un audit del SQ (livello superiore) è presentato nella Tabella. 2.

Elenca i requisiti generali per i componenti del SGQ (livello superiore). Tali requisiti devono essere dettagliati e integrati dai requisiti della norma ISO 9001 e dai requisiti propri della banca.

Ad esempio, il requisito “1.1. Elenco (completezza) della documentazione - conformità ai requisitiISO 9001" dettaglia i requisiti della sezioneISO 9001 "4.2. Requisiti di documentazione"ISO 9001”, che indica la composizione della documentazione necessaria.

“La documentazione del sistema di gestione della qualità dovrebbe includere:

a) dichiarazioni documentate delle politiche e degli obiettivi della qualità;
b) manuale della qualità..."

Sulla base della lista di controllo, viene sviluppato un piano di audit del SGQ.

Il piano di audit è composto da 5 colonne.

• Numero di riga
• Numero della checklist o sezione (gruppo di requisiti da verificare) della checklist
• Nome completo del revisore dei conti
• Controlla data e ora
• Nome completo e posizione della persona responsabile tra i membri del processo del team/esecutori del processo

Il revisore seleziona i requisiti da una lista di controllo e prescrive nel piano quando, come e con chi li verificherà.

Ad esempio, per verificare il requisito “1.2. Pertinenza della documentazione”, il revisore programma diversi colloqui con i dipendenti della banca responsabili di determinati documenti e li annota nel Piano.

• Condurre un audit del SGQ (livello superiore) secondo il Piano e compilare la Checklist

Input: lista di controllo e piano di audit del SGQ (livello superiore).

Risultato: checklist di audit del SQ completata (livello superiore).

Il revisore valuta il rispetto di ciascun requisito della lista di controllo utilizzando il metodo di valutazione selezionato (intervista ai dipendenti della banca, studio della documentazione, monitoraggio delle attività della banca). Poi mette un segno sulla conformità/non conformità e indica le prove che lo confermano.

• Preparazione di un Rapporto sui risultati dell'audit interno del SGQ (livello superiore)

Input: lista di controllo dell'audit del SQ completata (livello superiore).

Output: relazione sui risultati dell'audit interno del SGQ (livello superiore).

Il rapporto sui risultati dell'audit interno del SGQ combina tutte le liste di controllo completate nell'ordine dei requisiti. Sono indicati il ​​numero totale di incoerenze, risultati e conclusioni individuati.

Risultato: piano di azioni correttive e preventive per il SGQ (livello superiore)

Le azioni più urgenti e importanti vengono eseguite immediatamente dopo lo sviluppo.
Le azioni che richiedono notevoli risorse lavorative e finanziarie vengono eseguite durante il successivo periodo di funzionamento del SGQ.

Tavolo 2. Lista di controllo per l'audit interno del SGQ (livello superiore)

3.3. Controllo del processo

Le regole per condurre un audit di processo sono simili alle regole per l'audit di un SGQ (livello superiore), solo che il processo è già oggetto di audit. Pertanto, forniamo un elenco di procedure e azioni senza ulteriori commenti.

Affinché l'audit di processo possa essere eseguito dal team di processo in modo metodico, corretto ed efficiente, deve includere un auditor qualificato del servizio qualità.

Pertanto, il team di processo opera durante lo svolgimento di un audit.

• Familiarizzazione con la documentazione di audit interno
• Sviluppo di un piano di audit del processo
  Input: lista di controllo dell'audit del processo (modello unico)
  Output: piano di audit del processo.
• Condurre un audit di processo secondo il Piano e compilare la Checklist Input: piano di audit del processo e checklist.
  Risultato: checklist di audit del processo completata.
• Predisposizione di un Report sui risultati dell'audit di processo e trasferimento al Servizio Qualità
  Input: checklist di audit del processo completata.
  Output: rapporto di audit del processo.
• Sviluppo di azioni correttive e preventive sulla base dei risultati degli audit
  Output: pianificare azioni correttive e preventive per il processo.
• Implementazione di azioni correttive e preventive tempestive

3.4. Ricevere e aggregare report di audit di processo dai team di processo

I rapporti sui risultati di tutti gli audit dovrebbero essere raccolti insieme per un ulteriore lavoro con loro.

La tenuta dei registri del personale è obbligatoria per qualsiasi azienda e comporta lo sviluppo di numerosi documenti. Tutti i documenti del personale devono essere in perfetto ordine; in questo caso l'azienda non teme i rischi legati alla violazione delle leggi sul lavoro, come ispezioni governative, multe, sospensione delle attività, decadenza e controversie di lavoro con i dipendenti. Ma non tutti i datori di lavoro prestano la dovuta attenzione alla correttezza della gestione dei registri del personale e alla qualità dei documenti del personale, per cui i documenti diventano un disastro. Un audit del personale dell'organizzazione aiuterà a identificare gli errori nella tenuta dei registri del personale e a mettere in ordine i documenti.

Controllo delle risorse umane organizzazione o audit della documentazione del personale, l'audit del flusso di documenti è una procedura per valutare il sistema di flusso dei documenti del personale che si è sviluppato durante la manutenzione dei registri del personale, compreso il controllo della disponibilità di tutti i documenti del personale obbligatori e l'esame della documentazione del personale per verificarne la conformità con la legislazione vigente della Federazione Russa, al fine di ridurre al minimo i rischi di sanzioni legate alle ispezioni del rispetto delle leggi sul lavoro, nonché i rischi di vertenze di lavoro e reclami dei dipendenti.

Quando è necessario condurre un audit del personale?

• durante l'imminente ispezione statale;
• quando si cambia specialista delle risorse umane;
• quando esiste la minaccia di un audit dopo il licenziamento di un dipendente offeso (mancato pagamento dello stipendio, bonus puntuali, licenziamento su iniziativa del datore di lavoro);
• quando si verifica un cambiamento nella gestione aziendale;
• quando la legislazione cambia.
• Puoi condurre tu stesso un audit del personale o affidarlo a terzi. Esistono aziende specializzate che effettuano audit del personale; condurranno un'ispezione e scriveranno un rapporto dettagliato, che indicherà errori e violazioni, nonché raccomandazioni per eliminarle. Ma i loro servizi sono costosi, quindi non tutti i manager accettano di rivolgersi a tali società.
• In questo caso, sarà utile condurre autonomamente un audit della documentazione del personale. Per questo hai bisogno emettere un ordine sull'audit, determinarne gli obiettivi e i tempi e registrare anche le persone che condurranno l'audit del personale.
  Dopo aver emesso l'ordine, è necessario determinare le fasi dello svolgimento dell'audit del personale. Dalla definizione di un audit della documentazione del personale, ne consegue che la prima fase è la verifica della disponibilità di tutti i documenti obbligatori del personale, e la seconda è un esame della conformità della documentazione del personale alla normativa vigente. Diamo uno sguardo più da vicino a ciascuna fase di un audit del personale.

Come condurre un audit da soli

Verifica della disponibilità dei documenti obbligatori del personale

Il datore di lavoro è responsabile dell'assenza di documenti del personale obbligatori definiti dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa, pertanto, quando si effettua un audit del personale, il primo passo è determinare l'elenco di tali documenti e verificarne la disponibilità in azienda.

I documenti del personale obbligatori possono essere suddivisi in due gruppi:

• documenti obbligatori per tutte le aziende, indipendentemente dalla loro forma giuridica e dal campo di attività;
• documenti che diventano obbligatori a determinate condizioni.

Il primo gruppo comprende i documenti obbligatori nella legislazione del lavoro, ad esempio le normative locali sviluppate da ciascun datore di lavoro in modo indipendente e che riflettono le condizioni di lavoro in una determinata organizzazione. L'elenco di tutti i documenti che appartengono a questo gruppo è riportato nella Tabella 1.

Tabella 1 Documenti del personale richiesti per tutti i datori di lavoro

Il secondo gruppo comprende i documenti che diventano obbligatori in presenza di determinate condizioni che possono essere determinate dalle specificità dell'organizzazione o se a tali documenti si fa riferimento in un contratto di lavoro, in un regolamento locale o in altri documenti. L'elenco di tali documenti è riportato nella tabella 2.

Tabella 2 Documenti che possono diventare obbligatori se vengono soddisfatte determinate condizioni

I datori di lavoro possono anche approvare altre normative locali, la cui presenza obbligatoria non è sancita dalla legislazione sul lavoro, ma possono aiutare in modo significativo nel lavoro, ad esempio regolamenti su dipartimenti, personale, certificazione, ecc.

L'azione finale della prima fase dell'audit del personale è la riconciliazione dei documenti: quali documenti sono disponibili e quali devono essere sviluppati. Per comodità i risultati della riconciliazione possono essere riepilogati in una tabella (Tabella 3)

Tabella 3 Riconciliazione dei documenti

Esame dei documenti

Dopo aver determinato l'elenco dei documenti richiesti e verificato la loro disponibilità, è necessario verificare la correttezza della loro esecuzione, nonché il rispetto dei requisiti legali.

Pertanto, in questa fase viene controllato il contenuto dei documenti del personale. Controlla tutti i documenti in possesso dell'azienda.

Quando si esaminano le normative locali, è necessario verificare che queste non peggiorino la situazione dei lavoratori rispetto alla legislazione sul lavoro e che rendano pubbliche le condizioni di lavoro dell'azienda. Tutti i dipendenti devono conoscere le normative locali contro la firma. Quando si controllano le normative locali, è necessario utilizzare gli articoli pertinenti del Codice del lavoro della Federazione Russa.

Ogni dipendente deve firmare un consenso al trattamento e al trasferimento dei suoi dati personali se, su sua richiesta, vengono rilasciati certificati al dipendente, quindi per ciascun certificato il dipendente deve scrivere un consenso scritto al trasferimento dei suoi dati personali a terzi.

Il programma delle ferie deve indicare non solo le ferie programmate, ma anche note sulle ferie effettive e sui rinvii delle ferie. I dipendenti devono essere informati per iscritto della data di inizio delle ferie con due settimane di anticipo.

L'organizzazione deve disporre di una tabella del personale aggiornata, che viene approvata con ordinanza; se vengono apportate modifiche alla tabella del personale, è necessario emettere ordini per modificare la tabella del personale;

Le schede attività devono essere mensili; le schede attività devono contenere informazioni su tutti i dipendenti (ferie, assenze per malattia, assenteismo, ecc.).

Durante l'esame dei documenti amministrativi è necessario verificare che gli ordini per il personale siano archiviati separatamente dagli ordini per le attività principali. Se un'azienda non utilizza moduli di documenti unificati, ma ha sviluppato e utilizza moduli propri, allora questi moduli di documenti deve essere approvato con ordine del capo della società.

Durante la revisione dei libri di lavoro, è necessario verificare la presenza di un ordine per l'attività principale all'appuntamento responsabile della tenuta dei registri di lavoro. Tutti i libri di lavoro devono essere registrati nel libro contabile per lo spostamento dei libri di lavoro e degli inserti in essi contenuti, tutti i libri devono essere disponibili e tutte le registrazioni devono essere effettuate in essi (ricevimenti, trasferimenti, premi), gli inserti devono essere cuciti nei libri di lavoro . Il datore di lavoro deve acquistare moduli di libri di lavoro e inserirli e registrarli nel libro delle entrate e delle spese per tenere conto dei moduli dei libri di lavoro e degli inserti in essi contenuti. I moduli dei libri di lavoro e gli inserti devono essere conservati nel reparto contabilità, che conserva il registro delle ricevute e delle spese; il trasferimento dei moduli al dipartimento del personale viene effettuato sulla base di note interne o richieste della persona responsabile della tenuta dei libri di lavoro. Nuovi libri di lavoro e inserti vengono rilasciati ai dipendenti in base alle loro candidature.

I contratti di lavoro devono essere conclusi con ciascun dipendente, il contenuto del contratto di lavoro deve essere conforme all'articolo 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, ovvero il contratto di lavoro, come minimo, deve indicare le informazioni e le condizioni previste nel presente articolo.

Nota garantire che le carte personali dei dipendenti siano compilate correttamente; devono contenere informazioni aggiornate; La tessera personale deve riportare i codici e il dipendente deve conoscere tutte le informazioni relative all'ammissione e ai trasferimenti contro firma.

Tutti i registri del personale devono essere numerati, cuciti e sigillati con il sigillo e la firma del capo dell'azienda, nonché il libro per registrare il movimento dei libri di lavoro e gli inserti in essi contenuti e il libro delle entrate e delle spese per la contabilità dei moduli dei libri di lavoro e gli inserti in essi contenuti sono sigillati o sigillati con un sigillo di cera.

Registrazione dei risultati dell'audit del personale

Sulla base dei risultati dell'audit del personale, le persone che hanno effettuato l'audit redigono una relazione sui risultati dell'audit. Il rapporto di audit delle risorse umane mostra gli errori identificati e le misure necessarie per eliminarli, trae conclusioni sullo stato dei registri delle risorse umane e sui rischi che l'azienda deve affrontare.

Il rapporto può essere suddiviso in due blocchi.

Nel primo blocco, descrivere i risultati dell'audit dei documenti obbligatori del personale per l'azienda (normative locali, ordini per attività principali, programmi del personale, programmi delle ferie, ecc.).

Nel secondo blocco, annotare i risultati del controllo dei documenti relativi al caso di ciascun dipendente (contratto di lavoro, carta personale, conoscenza delle normative locali, libretto di lavoro).

Come condurre una revisione professionale della documentazione del personale senza il coinvolgimento di consulenti? (pubblicato presentazione, dispense e VIDEO seminario)

Come condurre una revisione professionale della documentazione del personale senza il coinvolgimento di costosi consulenti?

Da dove iniziare a verificare lo stato attuale delle cose?
- Come non rimanere sepolti in una pila di documenti?
- A cosa dovresti prestare particolare attenzione?

"AUDIT DEL PERSONALE FAI DA TE"

PROGRAMMA DEL SEMINARIO:

1. Scopi e obiettivi dell'audit interno. Tipologie di controlli.
2. Revisione dei documenti disponibili
3. Controllo del contenuto, della progettazione e della registrazione dei documenti
4. Verifica della conformità dei dati e delle condizioni nei vari documenti
5. Verifica della correttezza della registrazione delle transazioni di base del personale
6. Responsabilità per violazioni delle leggi sul lavoro

Tutti i partecipanti al seminario riceveranno lista di controllo dettagliata condurre un audit interno, che consentirà di valutare in modo rapido e organizzato lo stato attuale delle cose e identificare possibili rischi.

DOVE E QUANDO SI TERRÀ IL SEMINARIO:

LE CONDIZIONI DI PARTECIPAZIONE:

Seminario gratuito.
Numero limitato di posti. È richiesta la registrazione.

RESPONSABILE DEL SEMINARIO:

Gli ispettori possono venire a trovarti in tre casi: nell'ambito di un'ispezione programmata o non programmata (ad esempio, dopo il reclamo di un dipendente contro il datore di lavoro), nonché durante l'indagine su un incidente con un dipendente dell'azienda. La data dell'ispezione programmata è reperibile sui siti web dei dipartimenti di vigilanza competenti (GIT della regione corrispondente, Procura generale della Federazione Russa).

Se lo guardi passo dopo passo, l'ispezione avviene secondo il seguente algoritmo: l'organizzazione riceve una notifica dall'Ispettorato fiscale statale sulla fornitura di documenti, quindi l'ispezione stessa, dopo di che vengono redatti un atto e istruzioni sulla base sui suoi risultati e in caso di violazioni è prevista la responsabilità amministrativa.

In quali casi l’Ispettorato fiscale statale si rifiuterà di prendere in considerazione il reclamo di un dipendente? Scopri al telefono la risposta degli esperti collegando un nuovo prodotto "Consulenza di esperti. Ispezioni, tasse, diritto" .

Naturalmente, ogni fase può avere le sue sottigliezze. Ad esempio, l'elenco dei documenti richiesti sarà sicuramente ampliato: gli ispettori in visita ti chiederanno comunque di mostrare qualcosa in più. E devi essere preparato per questo. D’altra parte, quando vedete sul calendario la data di una visita alla vostra azienda, non dovete scoraggiarvi subito. Se, per ragioni oggettive, l'azienda non può ricevere “ospiti” nel giorno stabilito, vale sicuramente la pena discutere con l'Ispettorato statale dei trasporti la possibilità di riprogrammare. C'è un altro punto associato alla data che è importante una volta completata la verifica. Puoi impugnare un atto o un'ordinanza in tribunale solo entro 10 giorni di calendario dalla data di consegna o ricezione di una copia del documento. Non dimenticatelo se è prevista una visita GIT in azienda alla vigilia delle festività.

Quali argomenti e documenti interessano principalmente gli ispettori?

Inizierò con la persona principale dell'azienda: il direttore generale. Come sapete, in caso di violazioni, la responsabilità può essere attribuita all'organizzazione e separatamente al funzionario, che è il capo dell'impresa. Un direttore espatriato è particolarmente a rischio in questo senso. In conformità con l'art. 26 della legge federale del 15 agosto 1996 n. 114-FZ "" dopo due sanzioni amministrative, potrebbe semplicemente non essere autorizzato a entrare nel territorio della Russia. A questo proposito consiglio di documentare il trasferimento di responsabilità dal direttore generale al responsabile HR o al responsabile funzionale. Per fare ciò, sarà necessario emettere un ordine che gli imponga la responsabilità della tenuta dei registri del personale e la responsabilità per le violazioni, apportare le opportune modifiche al contratto di lavoro e alla descrizione del lavoro, nonché rilasciargli una procura per rappresentare gli interessi e il diritto di firma in questioni relative al personale.

Altrettanto interessante per GIT è il contratto di lavoro del manager. La pratica BLS mostra che questo documento contiene sempre errori: funzionalità e responsabilità non sono indicate, il luogo di lavoro, le condizioni di lavoro e altre condizioni, comprese quelle obbligatorie, sono indicate in modo errato ().

Ti consiglio immediatamente di preparare i documenti costitutivi della società (di norma, l'Ispettorato fiscale statale richiede copie autenticate da un notaio o il sigillo della società).

Durante l'audit verrà necessariamente esaminata la tabella dell'organico dell'azienda. È lì che puoi vedere salari diversi per le stesse posizioni, il che, secondo la legge, è una violazione (). In poche parole, posizioni simili dovrebbero avere lo stesso stipendio. Se questo non è il tuo caso, sappi che, oltre alla multa vera e propria per la violazione ai sensi dell' , dovrai pagare un extra a chi ha avuto uno stipendio inferiore (almeno per tre anni (prescrizione), e eventualmente per l'intero periodo, se l'ispettore del GIT lo deciderà). Esiste una via d'uscita da questa situazione, ad esempio, introducendo posizioni uniche con una divisione di funzionalità e descrizioni del lavoro uniche. Ma questo deve essere fatto adesso, senza aspettare un’ispezione programmata o, peggio, non programmata, poiché il progetto è piuttosto grande e ad alta intensità di manodopera.

Gli ispettori saranno ugualmente interessati ai documenti relativi ai salari: buste paga e buste paga, certificati di vari pagamenti, ecc. Vorrei attirare la vostra attenzione sul fatto che le date di pagamento nei documenti devono essere esatte e non fluttuanti "fino a tale o quella data". Naturalmente, è necessario calcolare lo stipendio lo stesso giorno: né prima né dopo, ad eccezione dei fine settimana, nel qual caso lo stipendio viene pagato il giorno prima ().

L'indicizzazione dei salari merita un'attenzione particolare. Dev'essere (). Di conseguenza, ti verrà chiesto di fornire un regolamento locale separato che ne regoli l'attuazione. La procedura per la sua attuazione, di norma, è prescritta nel Regolamento sulla remunerazione o nel Regolamento interno del lavoro. Se non lo hai ancora, ti consiglio di iniziare a svilupparlo adesso. Permettetemi di ricordarvi che l'indicizzazione viene effettuata allo stesso importo per assolutamente tutti i dipendenti. Se il tuo LNA indica il 2% annuo, significa che lo stipendio di ciascun dipendente è indicizzato a questo livello.

Altro oggetto di analisi è il time sheet. Questo documento è la principale fonte di informazioni sulla tutela del lavoro. Immagina di aver indicato: il briefing è stato completato e tutti i dipendenti hanno le firme e il foglio presenze mostrerà che uno dei dipendenti era in vacanza, altri due erano in viaggio d'affari, ecc. Ma è proprio la tutela del lavoro a rappresentare il rischio maggiore per le imprese. La mancata conduzione di corsi di formazione introduttiva, briefing periodici, esami medici (per i casi obbligatori) e molto altro: tutto ciò è irto di rischi enormi. Dirò solo che se l'organizzazione non dispone di un sistema di protezione del lavoro, la multa totale per violazioni per dipendente può raggiungere i 600 mila rubli.

Qui aggiungerò un altro rischio: è associato a una valutazione speciale delle condizioni di lavoro. La legge richiede che i suoi risultati siano pubblicati sul sito web aziendale (clausola 6, articolo 15 della legge federale del 28 dicembre 2013 n. 426-FZ ""). Alcune persone, ancora oggi, potrebbero non averlo; gli uffici di rappresentanza esteri potrebbero non avere accesso al sito aziendale. Sono sicuro che sia più semplice ed economico creare un semplice sito Web separato piuttosto che dimostrare successivamente in tribunale che non hai avuto l'opportunità di pubblicare queste informazioni. Inoltre, una valutazione speciale dovrebbe essere effettuata non solo in relazione ai posti di lavoro di nuova creazione, ma anche in caso di ridenominazione delle posizioni. Non tutti lo ricordano.

Il sistema delle ferie pone seri rischi alle imprese. Durante ogni ispezione programmata, il GIT verifica il programma delle ferie. La stessa assenza di un programma comporta una multa fino a 50mila rubli. (), ma la mancata concessione delle ferie rischia la stessa multa, ma per ogni caso, cioè per ciascun dipendente. Inoltre, a causa delle ferie non utilizzate si è presentato un pericolo ancora più grave. Sulla base dei risultati di una delle recenti ispezioni, l’Ispettorato fiscale statale della capitale ha annunciato una nuova “interpretazione” della violazione. Gli ispettori hanno visto dei cartelli (“Utilizzo del lavoro schiavo”). La possibile punizione per questo arriva fino alla reclusione da 3 a 10 anni.

Presta molta attenzione al tema della flotta di veicoli aziendali: l'emissione di auto aziendali o il compenso per l'utilizzo di un'auto personale. GIT cerca con insistenza di riconoscere tutti i dipendenti che utilizzano come autisti le auto aziendali. Anche se si tratta, ad esempio, di un responsabile delle vendite regionale che non funge da autista, ma si sposta solo tra i clienti. Se questo argomento ti riguarda, preparati a fornire quanti più documenti possibili: dai certificati degli esami medici ai documenti che confermano le condizioni tecniche del trasporto.

Naturalmente, questo non è l'intero elenco di richieste e documenti di interesse per GIT. Ma tutti sono direttamente correlati al rispetto della legge, il che significa che è in tuo potere analizzarla in modo tempestivo e approfondito, monitorare i cambiamenti e la pratica giudiziaria.

L'ambito delle esigenze di controllo dipende dalla struttura e dal tipo di attività di una particolare organizzazione. Per verificare adeguatamente l'operato dell'azienda, è necessario effettuare controlli periodici. Questa procedura è semplicemente impossibile senza una lista di controllo compilata correttamente.

Il concetto di lista di controllo per l'audit interno

Potrebbe essere necessaria una checklist di audit per rivedere l'intera operazione di un'organizzazione o di un settore, processo o divisione specifica. Questo documento era precedentemente compilato in formato cartaceo, ma successivamente iniziarono ad apparire versioni elettroniche in Word ed Excel. Ora esistono applicazioni specializzate, ma i metodi precedenti sono ancora rilevanti.

La checklist di audit standard contiene 6 colonne:

1. Linea numerica.
2. Requisito ISO verificabile.
3. Domande dettagliate.
4. Metodo di valutazione del requisito oggetto di verifica.
5. Una nota sull'esito del controllo.
6. Commenti del revisore dei conti o della commissione.

Il concetto stesso di lista di controllo viene letteralmente tradotto come “lista di controllo” e può essere utilizzato anche per verificare le attività di 1 dipendente dell'azienda.

Quadro normativo

Secondo la legge federale del 30 dicembre 2008 n. 307 “On Audit”, la preparazione di liste di controllo di vario tipo è regolamentata, ma ciò vale per l'audit esterno. È legalmente consentito condurre audit interni da parte delle società appaltate. La direzione può invitare un dipendente a condurre un'ispezione anziché creare una commissione composta dai propri dipendenti.

L'articolo 19 della legge federale "sulla contabilità" del 6 dicembre 2011 obbliga a condurre un audit interno. Ciò riguarda l'audit del settore contabile, altre aree di attività sono controllate in base alle preferenze personali dell'organizzazione.

Funzioni del documento

Gli obiettivi principali della checklist sono controllare e strutturare le informazioni sui processi attuali di qualsiasi tipo di attività. Questa è una sorta di lista di controllo di domande che consente di condurre un'analisi sistematica e identificare le carenze nel lavoro di una parte specifica dell'organizzazione.

Oltre alla funzione di controllo, sulla base dei dati della checklist è possibile elaborare un ulteriore piano di sviluppo o modificare la struttura dell'azienda. Inoltre, sulla base dei risultati di un audit interno, è consentito valutare la competenza dei dipendenti del dipartimento controllato dell'azienda o dell'intera azienda.

Di seguito sono descritte le fasi di compilazione della checklist per l'audit interno del SGQ con esempi.

Passaggi di riempimento

Nel processo di controllo, la struttura della checklist è importante. Nello svilupparlo è necessario tenere conto di un procedimento logico sequenziale che escluda il costante ritorno ad aspetti già considerati. Ciò ti consentirà di costruire la struttura corretta non solo della checklist stessa, ma ti aiuterà anche a compilarla correttamente.

Infatti, compilare una checklist ben scritta è molto semplice.

• Nella prima fase è necessario approfondire il contenuto dell'elemento di controllo, leggere la domanda o acquisire familiarità con il criterio controllato.
• Successivamente, dovresti chiarire il metodo di valutazione ed eseguirlo in conformità con questo paragrafo. Può trattarsi di un esame, un colloquio, un sondaggio, una revisione della documentazione o un altro metodo di valutazione.
• Nella terza fase è necessario inserire o inserire i risultati del controllo nell'apposita colonna della checklist.
• Inoltre in numerosi documenti è presente un paragrafo con i commenti del revisore. Se è sulla lista di controllo, deve essere completata prima di passare alla domanda successiva.

È possibile scaricare un elenco di controllo di esempio per l'audit interno.

Lista di controllo campione per l'audit interno

Lista di controllo campione per l'audit interno - 1

Lista di controllo campione per l'audit interno - 2

Lista di controllo campione per l'audit interno - 3

Lista di controllo campione per l'audit interno - 4

Lista di controllo campione per l'audit interno - 5